Manual

de Instrues

(C) VBB Software Informtica

Pgina 1

 As informaes contidas neste documento, incluindo URLs e outras referncias
de sites da Web na Internet, esto sujeitas a alteraes sem aviso prvio. Os exemplos
de empresas, organizaes, produtos, clientes, nomes de domnios, endereos de e-
mail, logotipos pessoas, lugares e acontecimentos aqui mencionados so fictcios,
salvo indicao em contrrio. Nenhuma associao com qualquer empresa,
organizao, produto, cliente, nome de domnio, endereo de e-mail, logotipo, pessoa,
lugar ou acontecimento intencional ou deve ser inferida. Obedecer s leis de direitos
autorais responsabilidade do usurio. Sem limitar os direitos autorais, nenhuma
parte deste documento pode ser reproduzida, armazenada ou introduzida em um
sistema de recuperao, ou transmitida de qualquer forma por qualquer meio
(eletrnico, mecnico, fotocpia, gravao, ou qualquer outro), ou para qualquer
propsito, sem permisso, por escrito, da VBB Software.

A VBB Software pode ter patentes ou requisies para obteno de patente,
marcas comerciais, direitos autorais ou outros direitos de propriedade intelectual que
abrangem o contedo deste documento. A posse desse documento no lhe confere
nenhum direito sobre as citadas patentes, marcas comerciais, direitos autorais ou
outros direitos de propriedade intelectual, salvo aqueles expressamente mencionados
em um contrato de licena, por escrito, da VBB Software.


(C) VBB Software Informtica Ltda.


Os nomes de empresas e produtos reais aqui mencionados podem ser marcas
comerciais de seus respectivos fornecedores.

Pgina 2

ndice

1. Instalao ............................................................................................. 06
1.1 Como obter o instalador ...................................................................... 06
1.2 Executando o instalador ...................................................................... 06
1.3 Iniciando o programa ...................................................................... 07

2. Conhecendo as telas do Consultrio .............................................. 08

2.1 Barra de Ferramentas ...................................................................... 08
2.2 Menu Ajuda e Suporte ...................................................................... 09
2.3 Atalhos da barra superior .......................................................... 09
2.4 Tela inicial do programa ...................................................................... 09

3. Cadastrando Profissionais e Operadoras .............................................. 12
3.1 Cadastrando Operadoras ...................................................................... 13
3.2 Cadastrando Profissionais de Sade .............................................. 13

4. Agenda de Consultas ................................................................................. 13
4.1 Elaborando agendas personalizadas .............................................. 13
4.2 Editando Agendas ...................................................................... 14
4.3 Renomeando Agendas .......................................................... 14
4.4 Excluindo Agendas ...................................................................... 14
4.5 Imprimindo Agendas ...................................................................... 15
4.6 Agendando Pacientes ...................................................................... 15
4.6.1 Repetio automtica de agendamentos ....................... 16
4.6.2 Encaixes ...................................................................... 16
4.7 Remarcar ou editar agendamentos .............................................. 17
4.8 Excluir agendamento ...................................................................... 17
4.9 Pesquisar na Agenda ...................................................................... 17
4.10 Lista de Espera ...................................................................... 18
4.11 Fechar ............................................................................................. 18

5. Sala de Espera ................................................................................. 19
5.1 Personalizando sua Sala de Espera Virtual ................................... 19

6. Pacientes ............................................................................................. 20
6.1 Barras da tela Pacientes .......................................................... 20
6.1.1 Total de Pacientes .......................................................... 21
6.2 Cadastrando pacientes ...................................................................... 21
6.2.1 Botes fixos da ficha de pacientes ................................... 21
6.2.2 Principal ...................................................................... 23
6.2.2.1 Foto ...................................................................... 23
6.2.3 Observaes ...................................................................... 24
6.2.3.1 IMC ...................................................................... 24
6.2.4 Histrico ...................................................................... 25
6.2.5 Evoluo ...................................................................... 25
6.2.6 Exames ...................................................................... 26

Pgina 3

 6.2.7 Imagens ...................................................................... 26
6.2.8 Planos de Tratamento .............................................. 26
6.2.9 Produtos ...................................................................... 27
6.2.10 Pagamentos ...................................................................... 28
6.2.10.1 Recibos .............................................. 28
6.2.11 Presenas ...................................................................... 29

7. Tarefas ............................................................................................. 29

8. Financeiro ............................................................................................. 30
8.1 Cadastrando Caixas/Contas e Tipos de lanamentos ........... 31
8.2 Movimentaes ...................................................................... 32
8.3 Contas a Pagar e Contas a Receber .............................................. 33
8.4 Pagamento Parcelado e Recebimento Parcelado ....................... 34
8.5 Pagamento Personalizado e Recebimento Personalizado ........... 35
8.6 Recibos ................................................................................. 35
8.7 Saldos por Caixa ...................................................................... 36
8.8 Lanamentos por Categorias .......................................................... 37
8.9 Recebimentos por Conta/Caixa .............................................. 37
8.10 Totais do Dia ................................................................................. 38
8.11 Previso de Saldo ...................................................................... 38
8.12 Totalizadores ................................................................................. 39

9. Estoque ............................................................................................. 39
9.1 Cadastro de Produtos ...................................................................... 39
9.2 Itens Acabando ...................................................................... 41
9.3 Itens em Faltas ...................................................................... 41
9.4 Entrada de Produtos ...................................................................... 41
9.5 Sada de Produtos ...................................................................... 42

10. Tabelas ............................................................................................. 43
10.1 Tabela de Procedimentos .......................................................... 43
10.2 Tabela CID-10 ................................................................................. 43

11. Modelos ............................................................................................. 44
11.1 Modelos de Documentos .......................................................... 44
11.1.1 Personalizar layout... .......................................................... 46
11.2 Modelos de Anamnese .......................................................... 46

12. Aniversariantes ................................................................................. 47

13. Exportar E-mails (E-mail Marketing) .......................................................... 48

14. Chat Interno ............................................................................................. 48

15. Relatrios ............................................................................................. 49
15.1 Agenda de Consultas ...................................................................... 50

Pgina 4

 15.2 Aniversariantes ...................................................................... 50
15.3 Atendimentos por Agendas .......................................................... 50
15.4 Atendimentos por Plano .......................................................... 51
15.5 Catlogo de E-mails ...................................................................... 51
15.6 Catlogo de E-mails e Telefones .............................................. 51
15.7 Catlogo de Endereos .......................................................... 52
15.8 Catlogo de Telefones .......................................................... 52
15.9 Catlogo por Categorias .......................................................... 52
15.10 Contas a Pagar ...................................................................... 53
15.11 Contas a Receber ...................................................................... 53
15.12 Convnio dos Pacientes .......................................................... 53
15.13 Diagnsticos dos Pacientes .......................................................... 54
15.14 Faltas por Pacientes ...................................................................... 54
15.15 Itens do Estoque ...................................................................... 54
15.16 Movimentaes ...................................................................... 55
15.17 Pacientes Inativos ...................................................................... 56
15.18 Pagamentos por Pacientes .......................................................... 56
15.19 Planos de Tratamento .......................................................... 56
15.20 Recibos Emitidos ...................................................................... 57
15.21 Recibos por Pacientes .......................................................... 57

16. Etiquetas ............................................................................................. 57
16.1 Etiquetas ou Cartes do Usurio/Consultrio ....................... 58
16.2 Etiquetas dos Pacientes .......................................................... 59

17. Acessrios ............................................................................................. 60
17.1 Calculadora ................................................................................. 60
17.2 Cronmetro ................................................................................. 60

18. Backup e Restaurao ...................................................................... 61

19. Executar Comandos ................................................................................. 62

20. Configuraes ............................................................................................. 62
20.1 Informaes ................................................................................. 62
20.2 Segurana ................................................................................. 63
20.3 Opes de Uso ...................................................................... 63
20.4 Personalizar ................................................................................. 63
20.5 Backup ................................................................................. 64
20.6 Agenda Online ...................................................................... 64
20.6.1 Acessando sua agenda pela internet ................................... 66

21. Funcionamento em Rede .................................................................... 68

22. Suporte Tcnico ................................................................................ 68

Pgina 5

 1. Instalao

1.1 Como obter o instalador

Para instalar o Sistema de Gerenciamento para Consultrio, baixe o instalador

em nosso site, acessando a pgina http://www.vbbsoftware.com/downloads.htm. Na
pgina de downloads, clique na opo de baixar o Sistema de Gerenciamento para
Consultrio. Salve o arquivo que ser baixado em algum local de seu computador e
abra-o quando terminar de fazer o download. Ao abrir o arquivo, o Windows ou seu
programa padro de abrir arquivos compactados iro exibir uma janela contendo um
arquivo de nome instalar.exe. Execute esse arquivo e o programa de instalao ser
iniciado. Se o Controle de Conta de Usurio do Windows ou o SmartScreen ou algum
outro sistema de proteo do computador solicitar permisso para executar o
instalador, escolha a opo Permitir.

1.2 Executando o instalador

Ao iniciar o instalador, alguns arquivos necessrios para o funcionamento do

programa sero copiados e logo em seguida o assistente de instalao ser aberto com
a mensagem de boas vindas. Nesta tela, clique em OK para prosseguir.

Na tela seguinte, ser solicitada a informao sobre em que pasta deseja

instalar o programa. Recomendamos instalar na pasta padro, juntamente com os
outros programas instalados no computador, em Arquivos de Programas, que
tambm pode aparecer como Program Files ou Program Files (x86). Essa pasta j
especificada por padro pelo programa de instalao, ou seja, no preciso mudar
Pgina 6

nada para instalar nela. Entretanto, caso deseje instalar em outro local, basta clicar no
boto Mudar pasta e indicar o local desejado.

Tendo a pasta definida, basta clicar no boto Instalar.

A tela seguinte ir verificar se existe espao suficiente no disco onde a pasta

definida se encontra e logo em seguida ser apresentada uma tela para escolher o
nome do grupo de programas em que ficaro os atalhos do Sistema de Gerenciamento
para Consultrio no menu Iniciar do Windows. Preencha com o nome desejado ou
mantenha o nome padro e depois clique em Continuar.

Feito isso, a instalao dos arquivos do Consultrio comear a ser feita. Ao

terminar a instalao, o assistente ir exibir uma tela informando que o programa foi
instalado com sucesso. Clique em Concluir para finalizar o instalador.

Ao clicar em Concluir, nossa pgina de cadastro ser aberta. muito

importante que voc preencha as informaes solicitadas para que possamos lhe
contatar quando existirem atualizaes disponveis do produto.

1.3 Iniciando o programa

Para iniciar o Sistema de Gerenciamento para Consultrio, v no menu iniciar

do Windows e localize o grupo de programas referente ao sistema, conforme foi
especificado na instalao. Dentro do grupo de programas abra o atalho Consultrio.

Pgina 7

 2. Conhecendo as telas do Consultrio

2.1 Barra de ferramentas

pela barra de ferramentas que praticamente todas as funes do programa

sero acessadas. O Sistema de Gerenciamento para Consultrio possui uma moderna
barra de ferramentas divididas em abas, fazendo com que a disposio das
funcionalidades do programa fiquem mais organizadas e mais fceis de serem
acessadas.

Veja o que est contido em cada aba:

Aba Contm

Principal Acesso rpido s principais funes de diversas

reas do programa.

Cadastros Telas de cadastros de Pacientes, Profissionais,

Operadoras, Categorias de pacientes, Tipos de
lanamento, Conta/Caixa, Tabelas de
procedimentos, CID 10, Modelos de documentos e
anamneses, alm da tela de Aniversariantes e
Exportar e-mails.

Financeiro Movimentaes, Contas a pagar, Contas a receber,

Pagamento/Recebimento parcelado,
Pagamento/Recebimento personalizado, Recibos,
grficos de Saldo por caixa, de Lanamento por
categoria, Recebimento por Conta/Caixa, alm de
Totais do dia, Totalizadores e Previso de saldo.

Estoque Cadastro de produtos, Itens em falta, Itens

acabando, Entrada/Sada de produtos.

Ferramentas Relatrios, Etiquetas, Calculadora, Cronmetro,

Backup e restaurao, Exportar e-mails, Executar
comando, Configuraes.

Pgina 8

 No menu Arquivo, o usurio ter acesso a informaes do programa, como
link para o site da pgina do Sistema de Gerenciamento para Consultrio, dados sobre
a ativao da licena, informaes sobre as cpias de segurana dos dados do
programa, em Backup e Restaurao, alm de ter acesso a tela de Configuraes.

2.2 Menu Ajuda e Suporte

O menu Ajuda e Suporte possibilita que o usurio abra com um simples clique
o manual de instrues do programa, alm do manual especfico de como instalar o
programa em rede. Esse menu tambm oferece maiores informaes obre o
programa, e, principalmente, conta com a opo para que o usurio entre em contato
conosco, ative ou obtenha informaes sobre a ativao de sua licena, alm do atalho
para que o programa de Assistncia Remota seja aberto. atravs deste programa de
assistncia remota que oferecemos suporte tcnico para casos mais especficos em
que nossos clientes encontram dificuldades no sanadas com as instrues contidas
neste manual.

Os botes de minimizar, maximizar e fechar as janelas encontrados ao lado do

menu Ajuda e Suporte so relacionados a tela do programa que est sendo
visualizada. Assim, estando o usurio na tela Agenda de Consultas, por exemplo, e
clicar neste boto fechar (X), apenas a tela Agenda de Consultas ser fechada,
permanecendo o programa aberto e retornando a tela que estava aberta
anteriormente.

2.3 Atalhos da barra superior

A barra superior conta com dois botes de atalho: o primeiro abre uma nova
ficha para realizar o cadastro de um paciente e o segundo boto de atalho abre a tela
de agendamento de consultas.

2.4 Tela Inicial do Programa

A tela inicial do Sistema de Gerenciamento para Consultrio um grande

resumo do programa. Nela, ser possvel visualizar de maneira rpida todos os
compromissos do dia atual.

Pgina 9

A barra azul da tela inicial pode ser personalizada com o nome e a

especialidade do profissional ou com o nome e o slogan da clnica/consultrio,
conforme o caso. A configurao dessas informaes sero abordadas no item
Configuraes deste manual. A imagem do bonequinho tambm pode ser
substituda por outros modelos que o programa apresenta, assim como por uma foto
ou logo que o usurio deseje. Para realizar a mudana da imagem, basta clicar sobre
ela e selecionar um dos demais modelos ou clicar em Procurar imagem para inserir o
arquivo diretamente de seu computador. A barra conta ainda com um link para o
Manual de Instrues do programa e um boto para atualiza informaes. O boto de
atualizar informaes deve ser utilizado quando informaes so inseridas ou
alteradas e a tela inicial ainda no as apresenta automaticamente. J o link para o
Manual de Instrues pode ser removido/recolocado atravs da tela de
Configuraes do programa.

Abaixo da barra azul, tratada no pargrafo anterior, o programa apresenta a

data do dia atual, de acordo com as informaes registradas no Windows.

A tela apresenta um resumo dos principais registros realizados no programa

para o dia atual. Assim, so listadas as Contas a Pagar e as Contas a Receber, as Tarefas
pendentes, os Aniversariantes e a Agenda do dia atual. Vejamos:

Contas a Pagar: todas as contas a pagar com o vencimento para o dia atual
sero apresentas neste campo, com seus respectivos valores. Para ocultar os

Pgina 10

lanamentos, basta clicar sobre o ttulo do grupo (Contas a Pagar); para exibi-los
novamente, basta clicar outra vez sobre o mesmo ttulo. Ao clicar em Abrir contas a
pagar..., o usurio ser direcionado para a tela Contas a Pagar, do Financeiro do
programa; todas as informaes sobre esta ferramenta sero expostas no item
Financeiro deste manual. Assim, para que uma Conta a Pagar deixe de ser mostrada
neste campo, necessrio sua baixa no sistema financeiro. Enquanto o sistema no
identificar o pagamento da conta, ela continuar sendo mostrada na tela.

Contas a Receber: todas as contas a receber com o vencimento para o dia atual
sero apresentas neste campo, com seus respectivos valores. Para ocultar os
lanamentos, basta clicar sobre o ttulo do grupo (Contas a Receber); para exibi-los
novamente, basta clicar outra vez sobre o mesmo ttulo. Ao clicar em Abrir contas a
receber..., o usurio ser direcionado para a tela Contas a Receber, do Financeiro
do programa; todas as informaes sobre esta ferramenta sero expostas no item
Financeiro deste manual. Assim, para que uma Conta a Receber deixe de ser mostrada
neste campo, necessrio sua baixa no sistema financeiro. Enquanto o sistema no
identificar o recebimento da conta, ela continuar sendo mostrada na tela.

Tarefas: todas as tarefas pendentes (tanto as com o status de A fazer quanto
as com o status de Em andamento) sero apresentadas na tela inicial quando for o
dia de seus vencimentos. Ao clicar em Abrir tarefas... o usurio ser direcionado para
a tela Tarefas, onde ser possvel alterar seu Status. Apenas tarefas com o status de
Pronto deixaram de ser exibidas na tela inicial. Para ocultar as tarefas, basta clicar
sobre o ttulo do grupo (Tarefas); para exibi-las novamente, basta clicar outra vez
sobre o mesmo ttulo.

Aniversariantes do Dia: o programa apresenta na tela inicial todos os
aniversariantes do dia. Ao clicar em Abrir aniversariantes... possvel, alm de
visualizar as informaes, enviar e-mails para tais pacientes. Estas funes sero
expostas no item Aniversariantes deste manual. Ao lado do nome de cada
aniversariante, sero exibidos seu telefone e sua nova idade. Para ocultar os
aniversariantes, basta clicar sobre o ttulo do grupo (Aniversariantes do Dia); para
exibi-los novamente, basta clicar outra vez sobre o mesmo ttulo.

Agenda do dia: exibida apenas a agenda do dia atual, agilizando o processo
de visualizao, abertura de fichas e agendamento de horrios vagos. No caso de mais
de uma agenda, elas podem ser selecionadas atravs da barra de seleo. Ao clicar em
um paciente agendado j cadastrado no sistema, sua ficha ser aberta. Caso o paciente
ainda no seja agendado, o programa lhe comunicar tal fato e dar a opo de
realizar o agendamento. Ao clicar em horrios livres, a tela de agendamento de
consultas ser aberta j com o horrio desejado preenchido.

Pgina 11

 3. Cadastrando Profissionais e Operadoras

Um dos primeiros passos ao comear a utilizar o Sistema de
Gerenciamento para Consultrio o cadastramento das
possveis operadoras de planos de sade e dos profissionais
(mdicos e profissionais da sade) que iro utilizar o sistema.
O cadastro importante pois os dados ficaro armazenados e, durante a utilizao das
ferramentas do programa, toda vez que sejam necessrios, esses dados j aparecero
preenchidos, permitindo ao usurio seleciona-los com maior rapidez e praticidade na
elaborao de determinada tarefa.

A barra de comandos abaixo uma barra padro que o programa utiliza em
grande parte de suas funes. Ela fica localizada sempre abaixo da barra de
ferramentas principal do sistema e suas funes so quase que autoexplicativas.

Adicionar: cria uma nova tarefa de acordo com a tela que o usurio est
utilizando. Assim, na tela de agendamentos, o Adicionar cria novos
agendamentos, na tela de lanamentos financeiros, ele cria novos lanamentos
financeiros e assim por diante. Aqui, na tela Profissionais ele permite o
cadastro de novos profissionais ao sistema e, na tela Operadoras possibilita o
cadastro de operadoras de planos de sade.

Excluir: com o item desejado selecionado, essa funo excluir o cadastro em
questo. Assim, ao selecionar um operadora de plano de sade e clicar em
Excluir, seu cadastro ser apagado do sistema. IMPORTANTE: antes de excluir
um cadastro, ao clicar na funo Excluir da barra de comandos, uma tela
confirmando a excluso ser apresentada para garantir que o usurio deseje
realmente realizar tal comando.

Salvar: aps criados, diversos campos podem ser editados com apenas um
clique. Assim, podemos, por exemplo, corrigir o nome de um profissional que j
foi cadastrado no sistema, apenas clicando sobre seu nome na tela de cadastro
de profissionais e fazendo a correo. Aps realizar essas edies feitas
diretamente nos cadastros com apenas um clique, deve-se clicar em Salvar
da barra de comandos para que as alteraes sejam armazenadas no sistema.

Pgina 12

 Fechar: fecha a tela em que o usurio est ao realizar o clique, passando para a
tela que estava aberta anteriormente. Ao fechar todas as telas abertas, o
programa mostrar a tela inicial do sistema.

3.1 Cadastrando Operadoras: aba Cadastros >> Operadoras.

Clique em Adicionar, digite o nome do plano de sade e clique em Ok
para armazenar o cadastro. Para cancela-lo, clique em Cancelar.
Repita a operao quantas vezes forem necessrias, realizando o mesmo
procedimento para cada operadora. Ao final, com todas as operadoras
cadastradas, clique em Fechar.

3.2 Cadastrando Profissionais de Sade: aba Cadastros >> Profissionais.

Clique em Adicionar e digite o nome do profissional. Dados
complementares de cadastro como os dados de registro no conselho
profissional so opcionais. Realize o mesmo procedimento quantas vezes
forem necessrias at cadastrar todos os profissionais.


4. Agenda de Consultas

possvel criar inmeras agendas personalizadas atravs do boto Agenda de
consultas, na aba Principal. Cada mdico ou profissional de sade pode criar sua
prpria agenda contendo seu nome, horrios de atendimentos, intervalos e durao
de consultas.

4.1 Elaborando agendas personalizadas: na aba Principal >> boto Agenda de
Consultas >> Criar uma nova agenda.

Ser aberta a tela de configurao onde devem ser
inseridas informaes como o nome da agenda
(normalmente o nome do mdico), o tempo de
durao das consultas e os dias e horrios de
atendimento; cada dia de atendimento deve ser
marcado (clicando no quadrado a frente do dia) e os
horrios devem ser inseridos no formato hh:mm
(exemplo: 09:30 s 18:45 ou 09 s 15).

Pgina 13




Na parte esquerda da tela Agenda de Consultas possvel visualizar
todas as agendas criadas e abri-las com um nico clique.

4.2 Editando agendas: na aba Principal >> boto Agenda de Consultas >>
selecionar agenda desejada >> Editar agenda atual.

Tambm possvel, a qualquer momento, com a agenda selecionada,
modificar as informaes cadastradas como dias e horrios de atendimento
clicando em Editar agenda atual.

4.3 Renomeando agendas: na aba Principal >> boto Agenda de Consultas >>
selecionar agenda desejada >> Renomear a agenda atual.

Ao selecionar a agenda desejada no canto esquerdo da tela Agenda de
Consultas, clicar em Renomear a agenda atual. Aps atribuir um novo
nome a agenda selecionada, clique em Ok.

4.4 Excluindo agendas: na aba Principal >> boto Agenda de Consultas >>
selecionar agenda desejada >> Excluir agenda atual.

Para excluir uma agenda, selecione-a no canto esquerdo da tela Agenda de
Consultas e clique em Excluir agenda atual.

Pgina 14


IMPORTANTE: Caso uma agenda tenha sido excluda por engano, basta
criar uma nova agenda com as mesmas configuraes da agenda anterior
(nome, horrios de atendimento, intervalos) que nenhuma informao ser
perdida; a agenda voltar a ser apresentada pelo sistema, com todos os
agendamentos realizados.

4.5 Imprimindo agendas: na aba Principal >> boto Agenda de Consultas >>
Imprimir consultas marcadas.

Permite que os agendamentos realizados sejam impressos para se ter uma
agenda do dia em papel. Ao clicar em Imprimir consultas marcadas,
selecione o dia desejado e a agenda que se deseja imprimir. Aps clicar em
Ok, o sistema ir gerar um relatrio com todos os agendamento daquele
dia de determinada agenda.


Realizando agendamentos: os agendamentos so realizados com o
preenchimento inteligente de campos j cadastrados, possibilidade de encaixes,
repeties e diferenciao de agendamentos por esquema de cores.



4.6 Agendando pacientes: na aba Principal >> Agenda de Consultas >>
Adicionar.

Na tela que se abre, selecione a agenda do profissional que ir realizar o
atendimento. No campo Data, abrir um calendrio onde o dia da
consulta dever ser selecionado; ao fundo, o dia selecionado ser
mostrado. No campo Hora, aparecero as opes disponveis de horrio
do dia selecionado. Em Contato deve ser digitado o nome do paciente;
caso o paciente j esteja cadastrado, o programa far uma busca
automtica e mostrar as opes de nomes. Para o computador, Jos no
a mesma pessoa do que Jose, por exemplo; assim, os nomes agendados
devem ser idnticos aos nomes cadastrados para que o programa possa
localizar corretamente a ficha e dados dos pacientes. No boto Inserir
telefones, aconselhvel que se insira os telefones do paciente quando se
trata de um novo paciente que ainda no possui cadastro no sistema,
permitindo assim, que exista uma maneira de contato enquanto sua ficha
ainda no criada. Maiores informaes que sejam relevantes na hora do
agendamento podem ser inseridas no campo Detalhes.

Pgina 15

 Caso o dia selecionado esteja cheio, existe na tela o boto Pesquisar
prximo horrio vago, que pesquisa horrios disponveis em outros dias da
agenda. Aps inserir os dados do atendimento, clique em Agendar.

4.6.1 Repetio automtica de agendamentos: a repetio automtica de
agendamentos tambm pode ser ativada no momento do
agendamento de um paciente. Esta opo indicada para pacientes
que realizam algum tratamento onde os dias e horrios da semana
que eles so atendidos so fixos. muito utilizada por psiclogos,
psiquiatras e fisioterapeutas, por exemplo, que, sempre em
determinado dia da semana atende os mesmos pacientes no mesmo
horrio. Assim, podemos realizar um agendamento e solicitar que o
sistema o repita semanal, quinzenal ou mensalmente. Por exemplo:
ao ativar o campo Repetir esse agendamento e inserir o nmero 4
no campo vez(es), clicando em semanalmente, o programa
automaticamente agendar esse mesmo paciente, neste mesmo dia
da semana e horrio pelas prximas 4 semanas.

4.6.2 Encaixes: o programa tambm permite que sejam realizados
Encaixes, forando assim, um agendamento no horrio que o
usurio escolher. Para realizar encaixes, basta, na tela de
agendamentos, clicar no boto Encaixar e digitar o horrio
desejado no formato hh:mm. importante destacar que o horrio
deve ser diferente dos demais agendamentos. Se existe um paciente
s 10:00h, o programa s conseguir realizar um encaixe s 10:01,
por exemplo.

Para criar uma facilidade de visualizao, todos os pacientes marcados
como encaixe, sero sinalizados com uma marcao (bolinha) de cor
amarela na frente de seus nomes.

Pgina 16

 4.7 Remarcar ou editar agendamentos: na aba Principal >> Agenda de
Consultas >> selecionar o paciente >> Editar/Remarcar ou Agenda de
Consultas >> selecionar o paciente >> clique duplo.

Os agendamentos tambm podem ser remarcados ou editados. Basta clicar
sobre o agendamento desejado e dar um clique duplo ou clicar em
Editar/Remarcar, na barra azul da tela Agenda de Consultas. Nessa tela,
possvel pesquisar um novo horrio vago para o paciente, clicando em
Pesquisar prximo horrio vago ou realizar uma busca atravs do
calendrio (campo Data) e selecionar manualmente o horrio. Caso no
tenha horrios disponveis no dia desejado, possvel realizar um
encaixe, atravs do boto Encaixar em outro horrio, digitando no
formato hh:mm o horrio em questo.
O boto No compareceu e deseja remarcar pode ser usado para
remarcar o paciente que no compareceu a consulta, deixando na agenda
os dois agendamentos; o agendamento onde o paciente faltou (marcado
com a cor roxa) e o novo agendamento realizado.
A legenda Estado Atual serve para que o usurio tenha uma visualizao
mais fcil da agenda atravs de um esquema de cores que mostra os
encaixes, faltas, transferncias de consultas e comparecimentos. Ao final da
edio do agendamento, clique em Ok para confirmar as alteraes ou
em Cancelar para anular a mudana.

4.8 Excluir agendamento: na aba Principal >> Agenda de Consultas >>
selecionar paciente desejado >> Excluir.

Clique sobre o agendamento desejado e clique no boto Excluir, na barra
de cor azul da tela Agenda de Consultas.

4.9 Pesquisar na agenda: na aba Principal >> Agenda de Consultas >>
Pesquisar.

Na tela Agenda de Consultas, localizado na barra de cor azul, existe um
boto chamado Pesquisar. Atravs deste boto, possvel pesquisar
agendamentos atravs do nome ou parte do nome de pacientes. O
programa mostrar uma planilha, na prpria tela, com o nome do paciente,
dia do agendamento, horrio e o nome da agenda em que o paciente foi
agendado. Ao selecionar o paciente e clicar em Ir para..., o programa ir
direcionar o usurio para o dia em que o paciente est marcado na agenda.

Pgina 17

 4.10 Lista de espera: na aba Principal >> Agenda de Consultas >> Lista de
dEspera.

Atravs da tela Lista de Espera, tambm localizada na barra de cor azul,
na tela Agenda de Consultas, possvel criar uma lista com dados de
pacientes que desejam ser atendimentos mas, por algum motivo, no
encontraram horrios disponveis. Para adicionar um paciente na Lista de
Espera, clique em Adicionar e preencha a tela com os dados do paciente.
Tambm possvel selecionar a opo Qualquer agenda para pacientes
que no optaram por nenhum mdico especfico e podem ser atendidos
por qualquer profissional que tenha disponibilidade de horrio. Aparecendo
a disponibilidade de horrios, basta abrir a lista de espera e, aps selecionar
o paciente, clicar em Marcar.... Aps marcar um paciente da lista de
espera na agenda, o programa lhe perguntar se deseja exclu-lo da lista, o
que aconselhvel. Para excluir um paciente da lista de espera, basta
selecionar seu nome e clicar em Excluir. A lista de espera tambm oferece
uma busca atravs do campo Pesquisar, que permite encontrar o
pacientes atravs do nome, telefone ou informaes contidas no campo
observaes.

4.11 Fechar: na aba Principal >> Agenda de Consultas >> Fechar.

O boto fechar fecha a tela de agendamentos sem sair do programa.



Agenda do dia na Tela Inicial: A tela inicial do programa apresenta as agendas
do dia para que o usurio tenha uma fcil visualizao dos compromissos agendados.
Na barra branca, acima dos horrios, deve-se escolher a agenda que se deseja
visualizar. importante destacar que para que trocas de horrios e agendamentos
realizados recentemente apaream na tela inicial, normalmente necessrio atualizar
a tela atravs da tecla F5 de seu teclado ou clicando em Atualizar (F5).

Ao clicar em um paciente que ainda no possui cadastro no programa, o programa lhe
perguntar se deseja realizar o cadastro; ao clicar em Sim, a tela de cadastro de
pacientes ir se abrir. Caso o paciente j esteja cadastrado no sistema, sua tela de
cadastro ser aberta para que informaes necessrias sejam checadas.

Visualizao da agenda atravs de tablets, smartphones e computadores em
geral conectados internet: veja como configurar esta ferramenta atravs do item
Agenda Online, no tpico 20.6 deste manual.

Pgina 18

 5. Sala de Espera

Para abrir a ficha de um paciente na
agenda da tela inicial, basta dar um clique
duplo sobre seu nome. Aps realizar os
devidos registros na ficha do paciente,
existe, no rodap esquerdo da ficha, um
boto chamado Adicionar sala de
espera. Ao clicar neste boto, o paciente
ser direcionado para a Sala de Espera
Virtual do programa, onde todos os
computadores ligados em rede podero ter
acesso a quantidade e tempo de espera
dos pacientes que esto aguardando
atendimento. Aps adicionar o paciente
sala de espera, clique em Ok para salvar
as informaes digitadas em sua ficha.
Repare que ao lado do nome do paciente
na agenda, aps ele ter sido encaminhado
para sala de espera, aparecer uma
sinalizao de cor verde, indicando que o
paciente compareceu a consulta.

Ao clicar no boto Sala de Espera, na
barra principal do programa, temos uma tela com os pacientes que encontram-se
aguardando atendimento e, ao clicar sobre o nome de determinado paciente, do lado
esquerdo da tela, o programa mostrar o horrio de chegada do paciente, o horrio
que ele est agendado, o nome da agenda em que ele est marcado e o tempo que o
paciente est esperando. Estas informaes podem ser acessadas simultaneamente
caso o programa esteja sendo utilizado em rede.

Em Filtrar por agenda, podemos optar por determinada agenda para que a
visualizao seja apenas dos pacientes agendados para determinado profissional.

O boto Atualizar, da mesma maneira que na tela inicial, uma importante
ferramenta caso algum novo dado ainda no tenha aparecido na tela.


5.1 Personalizando sua Sala de Espera Virtual: ao clicar sobre o desenho da
poltrona ou clicando no boto Personalizar, abrir uma tela para que o
usurio escolha uma imagem de cadeira, com diversas opes de cores e

Pgina 19

 formatos, permitindo assim que seja escolhida a imagem que mais se adequa
ao ambiente do consultrio ou clnica.

Tambm possvel definir o tempo (em minutos) para que a imagem de um
cafezinho aparea ao lado do nome dos pacientes da sala de espera. Ao
configurar o tempo de 15 minutos, por exemplo, aparecer ao lado do nome
do paciente a imagem, sinalizando que ele j est h 15 minutos aguardando
o atendimento e sugerindo que uma gua ou caf seja servido.

Para que o atendimento seja iniciado, basta dar um clique duplo sobre o
nome do paciente que sua ficha ser aberta. Ao final do atendimento, basta
clicar no boto Remover da sala de espera.


6. Pacientes

6.1 Barras da tela Pacientes

Abrir: Com o nome do paciente selecionado, abre a ficha do paciente. Essa

funo tem a mesma finalidade do clique duplo sobre o nome do paciente.

Adicionar: realiza um novo cadastro de paciente.

Excluir: Apaga o cadastro selecionado. Antes do cadastro ser excludo, uma

mensagem de confirmao ser realizada pelo sistema.

Fechar: fecha a tela Pacientes.

A barra de pesquisa filtra a lista de pacientes para uma busca mais eficiente. Ao
Pesquisar por: Maria, por exemplo, em: Nome, apenas as pacientes com o nome
de Maria aparecero na lista de pacientes. O boto Exibir todos retira o filtro e
mostra novamente a lista completa com todos os pacientes cadastrados.

Os botes abaixo so atalhos, para realizar algumas funes do programa de

maneira prtica diretamente da tela Pacientes:

Pgina 20

 Marcar Consulta: com o nome do paciente selecionado, este boto abre a tela
de marcao de consultas j com o nome do paciente preenchido para que seja
realizado um agendamento.

Criar Tarefa: com o nome do paciente selecionado, este boto criar tarefas
relacionadas com o paciente em questo. As opes para a criao de tarefas
rpidas atravs deste atalho, so visitar, enviar e-mail e realizar uma chamada
telefnica.

Enviar E-mail: com o nome do paciente selecionado e um gerenciador de e-

mails (Ex: Outlook) devidamente configurado, o programa de e-mails aberto
j com o endereo eletrnico do paciente em selecionado no campo para.

Relatrio de Presenas: gera um relatrio geral de presenas que podem ser

filtradas por compareceu, faltou ou todos. Este relatrio pode ser filtrado,
ainda, por perodo inicial e final de tempo e/ou por agendas.

6.1.1 Total de pacientes

A barra inferior da tela Pacientes mostra o total de pacientes em exibio na
tela. Assim, se todos os pacientes estiverem sendo exibidos, sem filtros, estes
o total de pacientes cadastrados no programa.


6.2 Cadastrando pacientes

O caminho para realizar cadastros Pacientes >> Adicionar. Aps preencher

os campos desejados, clicar em Ok para confirmar a criao do cadastro. Para
cancelar o cadastro e no salva-lo, clicar em Cancelar.

6.2.1 Botes fixos da ficha de pacientes

Adicionar sala de espera: aps preenchido o cadastro inicial, com dados

como nome, telefone, endereo e data de nascimento, por exemplo, ao clicar
neste boto, o paciente ser inserido da na Sala de Espera. O recurso Sala de
Espera abordado no item 5 deste manual. ATENO: apenas pacientes

Pgina 21

 agendados podero ter seu cadastro movidos para a Sala de Espera; o
agendamento de pacientes abordado no item 4 deste manual.

Faltou: usado para registrar a falta de um paciente. Esta falta ser computada
na aba Presenas da ficha do paciente e seu nome ser sinalizado com uma
marcao de cor vermelha na agenda.

Atestados/Receitas: abre a tela Atestados/Receitas. O usurio pode criar

seus prprios atestados e receitas acessando o menu Ferramentas >>
Modelos de documentos. O programa j vem com um modelo genrico pr-
cadastrado tanto de atestado quanto de receita. Para utilizar os modelos, basta
seleciona-lo, inserir as informaes especficas do paciente, como a prescrio
para o caso de receita ou o nmero de dias para o caso do atestado e clicar em
Avanar; campos que no sero utilizados podem ficar em branco, assim,
para utilizar o modelo de Atestado, basta preencher o campo Dias de
repouso. O CID tambm pode ser inserido nos modelos de documentos
personalizados; aps criar um modelo que conte com o CID, a pesquisa pode
ser realizada clivando em Alterar e, em contendo... digitando parte do
nome da doena desejada (Ex: Den para localizar o CID de Dengue). A criao
de modelos personalizados de documentos ser abordado no item 11 deste
manual.

A opo de Redigir livremente no utiliza os modelos que o programa oferece

nem modelos personalizados; ao clicar em Avanar ao lado do campo
Redigir livremente, esta opo ser ativada e um arquivo com apenas os
dados digitados, incluindo o cabealho e rodap, ser gerado para impresso.
ATENO: So 02 botes Avanar, um para imprimir utilizando os modelos e
outro para imprimir redigindo livremente.

Tambm existe a opo de inserir produtos previamente cadastrados no

Estoque; para este caso, consultar o correspondente deste manual.

Tanto os atestados e receitas sero devidamente registrados na aba Opes

da ficha do paciente, de forma automtica, desde que a opo Registrar no
histrico do paciente esteja devidamente ativa. A configurao inicial do
programa j conta com a ativao desta funo.

O boto Fechar fecha a tela Receitas/Atestados.

Cronmetro: Abre um cronmetro que pode ser usado para um melhor

controle do tempo dos atendimentos realizados.

Pgina 22

 6.2.2 Principal

A aba Principal da ficha do paciente conta com as informaes pessoais de

cadastro de cada paciente. Campos como nome, endereo, telefones, e-mail, data de
nascimento, filiao, numerao de documentos pessoais e profisso so alguns dos
campos desta tela. Nem todos os campos desta tela possuem o preenchimento
obrigatrio; ela deve ser preenchida de acordo com a necessidade de cada
profissional. Tambm nesta tela que so inseridos dados do convnio do paciente,
alm de informaes como a categoria do paciente e o profissional que o atende. O
boto Imprimir permite que toda a tela Principal seja impressa.

6.2.2.1 Foto

As fotos dos pacientes podem ser capturadas atravs de webcams ou de

arquivos do prprio computador. As webcams devidamente instaladas e funcionando
no computador sero automaticamente reconhecidas pelo programa. Para selecionar
um arquivo ou visualizar a imagem atravs da webcam, deve-se selecionar a opo
correspondente.

Pgina 23

 6.2.3 Observaes

Esta aba dividida em dois campos de texto, um denominado Observaes e

outro denominado Referncias. no campo observaes que o sistema ir
armazenar o contedo dos atestados e receiturios j gerados para este paciente
(desde que esta funo esteja ativada na tela Atestados/receitas). ATENO: estes
dois campos so de livre preenchimento e no contam com nenhum limitador de
espao; assim, quanto mais o usurio for escrevendo, mais estes campos vo
aumentando de tamanho e passaro a contar com uma barra de rolagem para uma
melhor visualizao das informaes.

6.2.3.1 IMC

A aba Observaes tambm conta com uma ferramenta de clculo e

armazenamento do ndice de Massa Corporal IMC. Para utiliza-la, deve-se clicar em
Dados e evoluo do IMC do paciente... >> Adicionar. Na tela que se abre, deve-se
inserir a altura (em metros) e o peso (kg) do paciente e clicar em Salvar. Aps salvar
os dados do paciente, as informaes sero armazenadas em uma tabela onde ser
fornecido a Descrio do IMD. Os grficos (linha ou barras) gerados com as
informaes inseridas sero uma importante forma de comparao da evoluo do
paciente. Como qualquer tipo de comparao, necessrio que mais de uma medio
seja adicionada a tabela para que os grficos faam sentido e sejam apresentados pelo
sistema. Assim, s aps adicionar a segunda medio do paciente, que os grficos
sero gerados.

Pgina 24

 Para excluir algum cadastro feito no IMC, basta selecionar a linha desejada e
clicar em Excluir. Ao Voltar para aba Observaes, sempre ser apresentada a
ltima medio com o ltimo resultado do IMC gerado pelo sistema para o paciente
em questo.

6.2.4 Histrico

A aba Histrico composta por dois campos de texto de tamanho ilimitado.

De acordo com a quantidade de informaes inseridas, tanto o campo Histria
mdica pregressa quanto o campo Anamnese vo tendo seu tamanho ampliado e
sua visualizao realizada atravs da barra de rolagem na lateral do campo. Visando
uma maior praticidade na rotina de trabalho do usurio, possvel criar modelos de
anamneses pr-cadastrados ou utilizar o modelo que o programa j apresenta. Assim,
basta clicar em Inserir modelo de anamnese pr-cadastrado... e no campo
Identificador selecionar o modelo desejado clicando no boto Escolher. A criao
dos modelos de anamneses so feitas atravs do menu Ferramentas >> Modelos de
anamneses que ser abordado no item Ferramentas deste manual.

6.2.5 Evoluo

Esta aba se destina a Queixa principal do paciente e ao Histrico da doena

atual (evoluo do tratamento). Estes dois campos tambm no possuem nenhum
limitador em relao a quantidade de informaes inseridas; quanto mais
informaes, maior ser o campo. Esta aba tambm permite o acesso a ferramenta de
busca pelo CID e a possibilidade de inserir esta busca no campo Histrico da doena
atual (evoluo do tratamento). Assim, deve-se clicar em Pesquisar... e em
Contendo... deve-se informar parte do nome da doena >> Pesquisar. Ao clicar
sobre o resultado desejado, o programa voltar para a tela anterior onde ser possvel
armazenar esta informao clicando em Inserir.

O boto Nova consulta serve para separar e organizar as anotaes feitas nos
dois campos desta aba. Assim, a cada nova consulta do paciente, deve-se clicar neste
boto para que o sistema divida as anotaes j realizadas das novas anotaes,
informando a data em que elas ocorrero. ATENO: o sistema no possui limite de
consultas; quanto mais consultas inseridas maior ser o campo para que as
informaes possam ser digitadas.

Todas as informaes dos campos Queixa principal e Histrico da doena

atual (evoluo do tratamento) podem ser impressas clicando no boto Imprimir.

Pgina 25

 6.2.6 Exames

A aba Exames permite que informaes mais relevantes dos exames dos
pacientes possam ser armazenas de forma organizada e de fcil visualizao atravs da
digitao deste dados. Clicando em Incluir exame, abrir a tela Adicionar exame. Nesta
tela, dados como data do exame, tipo e dados mais relevantes devero ser inseridos. Para
que as informaes sejam salvas, deve-se clicar em Incluir exame.

Todos os exames salvos sero expostos na planilha Tipo. Ao selecionar o exame

desejado, os dados do exame sero expostos no campo abaixo. Para acrescentar
informaes em um exame j cadastrado, insira as informaes diretamente no campo
Exame e clique em Salvar alteraes. Para excluir o cadastro de determino exame,
basta seleciona-lo e clicar em Excluir.

6.2.7 Imagens

Recurso utilizado para inserir imagens relacionadas ao tratamento do paciente. Ao

clicar em Incluir imagem o programa permite que sejam localizados arquivos de imagens
do prprio computador. ATENO: no renomeie os arquivos, os mude de pasta nem os
exclua do computador visto que o programa no salva o arquivo em si, salva apenas o
caminho onde este arquivo est salvo. Caso este endereo seja alterado, o programa no
ir conseguir localiza-lo. Se o programa estiver sendo utilizado em rede, necessrio que a
referncia seja ao endereo de rede. Ex: \\servidor\pasta de fotos\imagem.jpg e no
C:\Users\Nome\Imagens\imagem.jpg. Para inserir arquivos de dispositivos mveis, como
CD, pen-drive, HD externo, entre outros, primeiro os salve no computador e depois os
localize atravs do programa. Aps selecionar o arquivo de imagem, digite a descrio do
arquivo. Na tabela Descrio, sero apresentadas todas as imagens anexadas a ficha do
paciente, com suas respectivas descries, alm das datas e horrios que foram inseridas
no sistema. Para alterar informaes como a descrio, data e/ou horrio, basta dar um
clique duplo sobre a informao, altera-la e clicar em Salvar alteraes. Para excluir
alguma imagem, basta seleciona-la atravs do campo Descrio e clicar em Excluir.

6.2.8 Planos de Tratamento

Para criar um plano de tratamento, basta clicar em Incluir plano. Na tela que se
abre, informaes como a descrio do plano de tratamento, valor, descontos, nmero de
parcelas e entrada devem ser informados. Para que todas estas informaes sejam
lanadas no financeiro do programa, a opo Lanar no financeiro deve estar marcada.
Ao clicar em Incluir plano, uma tela de recebimento personalizado ser aberta para
que as informaes lanadas no financeiro do sistema sejam confirmadas e/ou alteradas.
Para realizar lanamentos financeiros, necessrio escolher uma "conta". Este processo
de criao e personalizao de contas ser abordado dentro do item Financeiro deste
manual.

Pgina 26

 Este plano de tratamento pode ser impresso, inclusive com um campo para que
o cliente assine confirmando que est ciente dos valores e formas de pagamento
propostas pelo plano.

Para excluir um plano de tratamento, selecione o plano no campo Descrio e

clique em Excluir Plano. Para alterar informaes dos campos j cadastrados, basta,
com o plano selecionado, clicar sobre o campo, modificar a informao ou os valores e
clicar em Salvar alteraes. ATENO: alteraes ou excluses de planos de
tratamento no modificam lanamentos previamente lanados no financeiro do
sistema. Assim, ao excluir ou alterar um plano de tratamento, necessrio acessar a
rea financeira e alterar/excluir manualmente o lanamento em questo.

6.2.9 Produtos

Permite que itens cadastrados no Estoque sejam inseridos nesta aba. Desta
maneira, fica relacionado na ficha do paciente todos os itens por ele adquiridos, alm
valor gasto; o valor mostrado com base no Valor de venda cadastrado no
Estoque. Cadastro de itens no estoque sero abordados no item Estoque deste
manual.

Assim, na aba Estoque, ao clicar em Acrescentar produto, deve-se

selecionar o item desejado. Tambm existe um campo de busca (Localizar), onde
parte do nome do item deve ser digitado em caso de muitos produtos cadastrados,
facilitando assim a pesquisa. possvel escolher a quantidade desejada de itens em
questo que sero atribudas ao paciente e o valor unitrio e total j sero calculados
pelo programa. Caso deseje alterar tais valores especificamente para determinado
paciente na hora do lanamento, basta clicar no campo desejado e realizar a alterao
do valor. Com a opo Diminuir do estoque selecionada, o programa

Pgina 27

automaticamente dar a baixa no estoque da quantidade atribuda ao paciente. Ao
clicar em Inserir, o produto ser inerido ficha do paciente; aps a mensagem de
que o produto foi inserido com sucesso, clique em Fechar para voltar a aba
Produtos.

Para excluir um produto lanado ficha do paciente, basta seleciona-lo e clicar

em Excluir produto. Uma mensagem ir perguntar se deseja retornar com o produto
ao estoque. Clicando em Sim, automaticamente o sistema voltar com o produto ao
estoque.

importante destacar que os campos do sistema permitem uma flexibilidade

muito grande quanto a sua utilizao e sua adequao a rotina de trabalho de cada
usurio. Desta maneira, caso o profissional deseja cadastrar servios ao invs de
produtos, ele poder utilizar esta mesma ferramenta para atender as suas
necessidades.

6.2.10 Pagamentos

A aba Pagamentos permite uma visualizao de todos os lanamentos

financeiros existentes no sistema que so relacionados ao paciente em questo. Desta
forma, quando um plano de tratamento elaborado, so criados os devidos
lanamentos financeiros; o campo Contas a receber do paciente ir apresentar todas
as obrigaes que o paciente tem a pagar. Quando o paciente realiza o pagamento
destas obrigaes e, atravs do financeiro do sistema dado baixa nessa obrigao,
automaticamente este lanamento sai do campo Contas a receber do paciente e
passa para o campo Movimentaes j realizadas pelo paciente. Em baixo de cada
campo possvel criar manualmente novas obrigaes e pagamentos, alm de excluir
lanamentos selecionados e altera-los clicando diretamente sobre o campo e clicando,
posteriormente, em Salvar.

6.2.10.1 Recibos

Atravs desta aba, tambm possvel gerar de maneira muito prtica recibos
para o paciente em questo. Assim, clicando em Recibos... ser aberta uma tela com
todos os recibos j emitidos para o paciente.

Esta tela conta com a barra padro do programa, onde o boto Adicionar cria
um novo recibo; o boto Excluir exclui o recibo selecionado; o boto Salvar garante
o armazenamento dos documentos criados; o boto Imprimir imprime o recibo
selecionado e o boto Fechar volta para a aba Pagamentos.

Para gerar um novo recibo, clique em Adicionar. O nome do paciente j

estar preenchido automaticamente; deve-se digitar seu CPF/CNPJ e o valor no

Pgina 28

campo a importncia de R$. Note que este campo deve ser preenchido
exclusivamente com valores numricos pois o programa ir escrever, de forma
automtica, o valor digitados neste campo. Aps preencher o campo referente a,
clique em: OK para salvar o recibo e imprimi-lo posteriormente; em Imprimir para
imprimir e salvar o recibo; e em Cancelar para no salvar nem imprimir o recibo
criado.

Os recibos podem ser personalizados, com a criao de rodap prprio e a

incluso do logotipo de seu consultrio/clnica atravs da aba Ferramentas >>
Configuraes >> Personalizar >> Personalizar receiturio.

6.2.11 Presenas

Na aba Presenas so relacionadas todos os agendamentos do paciente em

questo. Esta tela mostra em que agenda o paciente foi agendado, assim como a data,
o horrio e o status da consulta (compareceu, faltou, remarcou).

Em aplicar filtro, possvel filtrar estas informaes para se obter

agendamentos exclusivos realizados do paciente em determinada agenda, no campo
Agenda. Tambm possvel marcar a opo Usar dados entre as datas e selecionar
a data inicial e final do perodo que se deseja pesquisar. Ao clicar em Aplicar, os
filtros sero ativados e mostraro apenas os resultados desejados, com base nesta
pesquisa mais refinada de informaes.

Esse relatrio, com os agendamentos realizados por determinado paciente

pode ser impresso clicando em Imprimir.... Note que caso tenham sido usados
filtros, o relatrio apresentar apenas as informaes filtradas, no contendo todos os
agendamentos realizados.

7. Tarefas

Este recurso permite a criao de tarefas para que tais obrigaes criadas sejam
lembradas e categorizadas por um nvel de prioridade, com a incluso de data de
vencimento da tarefa. Assim, ao se cadastrar uma tarefa, como por exemplo, o
retorno de uma ligao telefnica, possvel inserir a data limite em que esta tarefa
deve ser realizada e, conforme a tarefa est em andamento ou foi concluda,
possvel realizar a alterao do Status da tarefa.

Pgina 29

 As tarefas que vencem no dia atual so mostradas na tela inicial do programa.
Ao clicar em Abrir tarefas..., na tela inicial, o programa ir para a tela Tarefas,
permitindo que o Status da tarefa seja alterado ou que tarefas sejam criadas
(Adicionar) ou excludas (clicando na tarefa >> Excluir).

Ao alterar o Status de uma tarefa para Pronto, automaticamente, ela ser
removida da tela inicial do programa. O Status de uma tarefa pode ser alterado
atravs do boto Alterar Status com a tarefa selecionada ou diretamente pela
coluna Status.

O campo Exibio permite realizar um filtro para visualizao das tarefas

cadastradas. Desta maneira, possvel visualizar apenas as tarefas com o status de A
fazer ou ordena-las para que sejam visualizadas de acordo com sua ordem de
vencimento, por exemplo. Para confirmar o filtro de visualizao, aps selecionar o
modo de exibio, clique em Ok.

8. Financeiro

O financeiro do sistema foi desenvolvido com o objetivo de ser flexvel para se
adequar da melhor maneira a rotina de trabalho de cada consultrio ou clnica. Desta
maneira, possvel criar contas e, cada lanamento, pode ser inserido na conta
correspondente. Assim, se tenho vrios profissionais que atendem e a diviso dos
lucros realizada de acordo com os seus atendimentos, posso criar uma conta para
cada profissional e nela lanar apenas os recebimentos oriundos dos atendimentos ou
procedimentos realizados por este profissional. Posso tambm criar uma conta geral
para o consultrio/clnica, lanando nela as despesas gerais e os valores com que cada
profissional contribui para o funcionamento do negcio, por exemplo. Ou, ainda,
podemos simplesmente, criar uma ou vrias contas padres, onde de acordo com as
caractersticas de cada negcio, entradas e sadas so lanadas em suas respectivas
contas.



Pgina 30

 8.1 Cadastrando Caixas/Contas e Tipos de lanamentos

O primeiro passo para utilizao do financeiro do sistema o cadastro das

Contas/Caixas que sero utilizadas. Esse cadastro deve ser feito atravs da aba
Financeiro >> Caixas/Contas.

Ao clicar no boto Caixas/Contas deve-se clicar em Adicionar para criar

uma nova conta. Na tela que se abre, digite um cdigo que identifique a conta, que
pode ser uma simples sequncia numrica (Ex: 01) e a descrio da conta. Aps inserir
os dados, clique em Ok para confirmar a criao da conta ou em Cancelar para no
criar a nova conta.

Para excluir uma conta, basta seleciona-la e clicar no boto Excluir na barra
de aes da tela Caixas/Contas. Para editar o nome ou cdigo de uma conta j criada
basta clicar sobre a palavra ou nmero que deseja alterar e realizar a edio. Aps
modificar o nome ou cdigo da conta, clique em Salvar na barra de ao da tela. Esse
procedimento pode ser feito inclusive com a conta que j vem pr-cadastrada ao se
instalar o programa, fazendo com que seu nome seja personalizado para melhor
identificao.

O cadastro e/ou edio de Tipos de lanamentos tambm uma ferramenta

importante para adequar o sistema as suas necessidades de utilizao. Todo
lanamento financeiro pede que seja informado o Tipo do lanamento. O programa
j vem com Tipos previamente cadastrados, como funcionrios, manuteno, gua,
luz, condomnio, entre outros. A incluso dos tipos nos lanamentos realizados serve
para uma melhor organizao e descrio dos lanamentos gerados. Assim,
acrescentar ou excluir tipos para que o programa se adeque com a sua necessidade de
uso trar maior praticidade na utilizao. Para cadastrar e/ou alterar/excluir Tipos de
lanamentos, basta ir na aba Financeiro >> Tipos de lanamentos; para criar
novos tipos, clique em Adicionar, para exclu-los selecione o lanamento e clique em
Excluir e, para edita-los clique no lanamento, edite seu nome e clique em Salvar.

Pgina 31

 8.2 Movimentaes

A tela Movimentaes mostra todas as movimentaes efetivadas que foram

lanadas no sistema. Assim, todos os compromissos efetivamente pagos e recebidos
sero mostrados nesta tela.

Existe um filtro que mostram as movimentaes apenas da Conta selecionada;

neste filtro as Contas so selecionadas pelos cdigos com que foram cadastradas. Alm
da visualizao por Contas, tambm possvel fazer uma busca mais refinada,
selecionando o Tipo do lanamento e filtrando tambm pela data inicial e final do
perodo que se deseja localizar determinado lanamento. Assim, pela data inicial e
final, possvel tambm verificar apenas os lanamentos do dia (colocando o mesmo
dia como data inicial e final) ou do ms (colocando o primeiro dia do ms em inicial e o
ltimo em final), por exemplo.

No campo Localizar tambm possvel encontrar um lanamento digitando

parte de sua descrio ou parte do nome do paciente relacionado ao lanamento que
se deseja encontrar. Por exemplo, ao digitar a palavra mensal no campo Localizar,
o sistema s ir mostrar os lanamentos que possuem essa palavra em seu cadastro.

Para realizar lanamentos diretamente da tela Movimentaes , basta clicar

em Adicionar na barra de ao e realizar o preenchimento dos campos necessrios
para a criao de um novo lanamento, principalmente a descrio, valor, tipo do
lanamento e se foi Entrada ou Sada de dinheiro. Para excluir uma movimentao,
basta seleciona-la e clicar em Excluir.

Ao selecionar uma movimentao e clicar em Editar na barra de ao da tela

Movimentaes, ser aberta a tela do lanamento selecionado permitindo que os
campos sejam alterados; para salvar as alteraes, clique em Aplicar.

Os dados das movimentaes podem ser alterados diretamente da planilha da

tela Movimentaes ao dar um clique duplo sobre o campo que se deseja alterar.
Neste caso, aps a alterao, clique em Salvar na barra de ao.

O boto Fechar da barra de ao fecha a tela Movimentaes e retorna a

tela que estava aberta anteriormente.

A barra inferior da tela Movimentaes mostra um resumo da tela, com o

total (R$) em exibio, alm do nmero de movimentaes e a data da ltima

Pgina 32

movimentao realizada. A barra tambm mostra qual conta est sendo visualizada no
momento.

8.3 Contas a Pagar e Contas a Receber

Contas a Pagar e Contas a Receber so lanamentos programados para ocorrer

no futuro. Esses so os lanamentos que foram agendados e espera-se que ocorram
para que se cumpra o planejamento financeiro elaborado pelo usurio do sistema.
Assim, ao cadastrar a conta de luz que vence no prximo dia 10, por exemplo, ela
estar aqui, na tela de Contas a Pagar. Da mesma maneira quando elaboramos um
plano de tratamento de um paciente, na tela Contas a Receber que as parcelas
restantes sero apresentadas.

Tanto as Contas a Pagar quanto as Contas a Receber podem ser adicionadas

diretamente de suas respectivas telas, clicando em Adicionar e completando as
informaes do lanamento financeiro, como valor, data de vencimento ou de
recebimento, tipo do lanamento, descrio, entre outros. Para excluir um destes
lanamentos, basta seleciona-lo e clicar no boto Excluir da barra de aes. Para
editar algum dados de um lanamento, basta dar um clique duplo sobre o campo que
se deseja editar e, aps as alteraes, clicar em Salvar na barra de aes da tela.

Ao pagar algum lanamento de Contas a Pagar ou ao receber algum pagamento

lanado em Contas a Receber, o usurio deve selecionar o lanamento e clicar em Dar
baixa na conta. esta ao que far com o lanamento em questo saia da simples
previso e entre efetivamente nas Movimentaes da Conta desejada.

As telas de Contas a Pagar e Contas a Receber tambm contam com um filtro

de visualizao dos lanamentos, onde possvel localizar mais facilmente um
lanamento escolhendo o Tipo de lanamento desejado e/ou digitar alguma palavra
ou parte de palavra contida em algum campo do lanamento no campo Localizar.
possvel ainda visualizar apenas os lanamentos vencidos para se ter uma viso do que
j deveria ter sido recebido e/ou pago e no foi; para tal funo, basta clicar em Exibir
apenas contas vencidas.

A barra inferior das telas Contas a Pagar e Contas a Receber, seguindo a mesma
linha da tela Movimentaes, apresenta um resumo dos lanamentos exibidos na
tela, mostrando o total (R$) a receber ou pagar e o nmero de lanamentos que esto
sendo visualizados.

Pgina 33

 Para sair de ambas as telas sem sair do programa, seguindo o padro da barra
de ao das telas do programa, basta clicar no boto Fechar que o usurio ser
direcionado para a tela que estava aberta anteriormente.

8.4 Pagamento Parcelado e Recebimento Parcelado

Estas duas funes permitem o registro de pagamentos/recebimentos em

parcelas, com intervalos iguais entre cada um dos pagamentos/recebimentos.

Assim, ao criar um criar um Recebimento Parcelado, por exemplo, insiro o valor

(R$) total do oramento, o nmero de parcelas em que o total ser dividido e o valor
que ser pago de entrada (valor percentual %). Aps preencher os campos anteriores,
insiro a data em que a entrada ser paga (o programa j traz preenchido este campo
com a data do dia, mas ela pode ser alterada); a partir da data da 1 parcela que o
intervalo das demais parcelas sero calculados. O campo Intervalo entre as parcelas
deve ser preenchido e, abaixo, selecionado se o prazo em dias ou meses.

ATENO: 01 ms ou 30 dias; um erro muito comum o usurio preencher o

campo de cima com o nmero 30 e no trocar para dias, deixando a opo marcada
em meses, o que far com que o programa lance cada parcela com uma diferena de 2
anos e meio entre elas.

Concluindo o lanamento, o usurio dever selecionar a conta em que o

lanamento ser feito, a descrio do lanamento, o nmero ou identificao do
documento, se for o caso, e o tipo do lanamento. O campo Receber de permite que
o lanamento seja vinculado a um determinado paciente cadastrado no sistema,
fazendo com que todos estes lanamentos sejam mostrados tambm na ficha deste
paciente; este campo levar ao mesmo resultado da criao de um Plano de
Tratamento feito diretamente da ficha do paciente.

IMPORTANTE: o lanamento personalizado sempre ir trabalhar com 1 + o

restante das parcelas. Assim, a primeira parcela sempre ser a entrada. Ao dividir o
lanamento em 3 parcelas, ser 1 (na data indicada como 1 parcela) + 2 (que sero
lanadas de acordo com o intervalo estipulado pelo usurio), por exemplo. Caso a
entrada (1 parcela) seja lanada na data atual, seguindo o modelo que o sistema j
mostra preenchido no campo Data da 1 parcela, este primeiro lanamento j
entrar diretamente em Movimentaes e, as demais, entraro em Contas a
Receber ou Pagar, conforme o caso, e devero ser baixadas quando ocorrer o efetivo
recebimento/pagamento.

Pgina 34

 Para a funo Pagamento Parcelado, as instrues so exatamente as mesmas,
sendo, neste caso, lanamentos em que o usurio ir realizar o pagamento de alguma
obrigao que ele possui.

Para concluir o Pagamento ou Recebimento Parcelado, deve-se clicar em

Lanar. Para cancela-lo, clique em Cancelar que o lanamento no ser concludo.

8.5 Pagamento Personalizado e Recebimento Personalizado

Esta ferramenta se destina a pagamentos/recebimentos que no seguiro um

padro de valores das parcelas e/ou das datas em que os pagamentos/recebimentos
sero realizados. Assim, possvel criar, por exemplo, um Pagamento/Recebimento
personalizado onde cada uma das parcelas tero prazos de pagamentos distintos um
dos outros e onde cada uma destas parcelas tero valores diferentes.

IMPORTANTE: todos os lanamentos devem ser gerados ao mesmo tempo, sem

nenhum saldo restante do valor total do recebimento/pagamento.

Assim, para se criar um recebimento personalizado, por exemplo, insira o total

a receber, a descrio do lanamento e v criando lanamentos inserindo a data e o
valor das parcelas e clicando em Inserir. Cada lanamento criado ser abatido
automaticamente do saldo devido e o valor restante ser mostrado no campo
Restante. Todos estes lanamentos sero mostrados em uma planilha possibilitando
a verificao dos dados inseridos antes dos lanamentos serem efetivamente
concludos. Caso algum lanamento esteja incorreto, basta seleciona-lo e clicar em
Excluir.

Ao zerar o campo Restante, selecione o Tipo do lanamento e clique em

Lanar para concluir. Para cancelar os lanamentos, clique em Cancelar.

Todas as instrues acima tambm devem ser aplicadas no caso de um

Pagamento Personalizado.

8.6 Recibos

A tela Recibos mostram todos os recibos j emitidos pelo programa,

mostrando, inclusive, os recibos j emitidos diretamente da ficha de cada paciente.

Para criar algum recibo diretamente desta tela, clique em Adicionar e

preencha os dados da tela que se abre. No campo Recebi de, o programa ir fazer
um preenchimento automtico de nomes de pacientes j cadastrados no programa. O
recibo emitido por esta tela tambm ser vinculado automaticamente a ficha do

Pgina 35

paciente selecionado, caso este j seja cadastrado no programa. O campo a
importncia de R$ deve ser preenchido apenas com nmeros e seu valor por extenso
j ser preenchido automaticamente pelo programa no campo abaixo. Aps completar
os campos da tela, clique em Ok para apenas armazenar o recebido, em Imprimir
para imprimir e armazenar o recibo com os dados digitados ou em Cancelar para no
salvar as informaes e cancelar a criao do documento.

Os recibos criados podem ser impressos posteriormente. Para isso, basta

selecionar o recibo desejado e clicar em Imprimir na barra de aes da tela. Para
excluir um recibo, basta seleciona-lo e clicar em Excluir. O boto Fechar, sai da tela
Recibos mas no fecha o programa, apenas retorna para a tela que estava aberta
anteriormente.

8.7 Saldos por Caixa

Gera um grfico de pizza que exibe o saldo de cada Conta cadastrada no

programa e faz uma distribuio do saldo de cada Conta em relao ao saldo total das
Contas.

O grfico apresentado pode ser personalizado e conta com 03 opes de

aparncias e diversas cores que podem ser escolhidas, nos campos Aparncia e
Cores, respectivamente.

A posio dos valores dos saldos de cada Conta tambm pode ser alterada no
campo Posio dos Rtulos.

Para salvar a imagem deste grfico, clique em Salvar imagem; esta opo
interessante, inclusive, caso seja necessrio um arquivamento de tal grfico para
posterior comparao ou conferncia de informaes. O grfico tambm pode ser
impresso, clicando em Imprimir. Para simplesmente sair do grfico, clique no boto
de fechar (X) da barra de comandos da tela.

Pgina 36

 8.8 Lanamentos por Categorias

Exibe um grfico de pizza que mostra a composio tanto dos lanamentos

futuros quanto dos lanamentos j realizados (tanto a receber quanto a pagar) em
relao aos tipos de lanamentos. Dessa forma, possvel, por exemplo, verificar
quanto e qual a proporo no grfico das minhas contas a pagar so destinadas a
aluguel, a luz, a gua, a condomnio, e assim por diante.

Para que o grfico seja gerado, necessrio selecionar a opo desejada entre
Contas a pagar, Contas a receber, Contas pagas e Contas recebidas e informar
a data inicial e a data final do perodo que se quer que o grfico compreenda.

O grfico apresentado pode ser personalizado e conta com 03 opes de

aparncias e diversas cores que podem ser escolhidas, nos campos Aparncia e
Cores, respectivamente.

Para salvar a imagem deste grfico, clique em Salvar imagem; esta opo
interessante, inclusive, caso seja necessrio um arquivamento de tal grfico para
posterior comparao ou conferncia de informaes. O grfico tambm pode ser
impresso, clicando em Imprimir. Para simplesmente sair do grfico, clique no boto
de fechar (X) da barra de comandos da tela.

8.9 Recebimentos por Conta/Caixa

Exibe um grfico de pizza que mostra os recebimentos obtidos por cada uma
das contas. Assim, utilizando o filtro de datas que este grfico dispe, podemos, por
exemplo, verificar os ganhos brutos de cada um dos profissionais que utilizam o
sistema ao final de um ms, colocando na data inicial o primeiro dia do ms e na final o
ltimo dia do ms em questo. Desta forma, este grfico apresenta os ganhos brutos
de cada uma das contas, sem a deduo de nenhuma conta paga, e permite uma
visualizao que mais se adeque a sua rotina de trabalho pois os campos data inicial
e data final podem ser preenchidos de acordo com a necessidade do usurio. Aps
inserir as datas inicial e final, clique em Gerar para que o grfico seja elaborado.

Tambm existe a opo de Descontar gastos. Ao marcar esta opo, o grfico

de transformar em uma ferramenta de apresentao dos lucros lquidos de cada uma
das contas, pegando tudo o que foi recebido no perodo estipulado e desconto todas
as despesas do mesmo perodo.

O grfico apresentado pode ser personalizado e conta com 03 opes de

aparncias e diversas cores que podem ser escolhidas, nos campos Aparncia e
Cores, respectivamente.

Pgina 37

 Para salvar a imagem deste grfico, clique em Salvar imagem; esta opo
interessante, inclusive, caso seja necessrio um arquivamento de tal grfico para
posterior comparao ou conferncia de informaes. O grfico tambm pode ser
impresso, clicando em Imprimir. Para simplesmente sair do grfico, clique no boto
de fechar (X) da barra de comandos da tela.

8.10 Totais do Dia

Esta ferramenta um extrato do sistema financeiro do programa no dia atual.

Ela mostra em uma tela simples todas os ganhos e despesas do dia agrupados por
lanamentos e faz a deduo dos gastos em relao aos recebimentos do dia,
mostrando o Total ao final da listagem. A tela j vem com a opo de Incluir gastos
marcada; caso no se deseje que os gastos sejam apresentados nesta listagem, basta
desmarcar esta opo no canto superior esquerdo da tela.

Para fechar a tela de Totais do Dia, clique no boto de fechar (X) da barra de
comandos da tela em questo.

8.11 Previso de Saldo

A Previso de Saldo mostra as previses financeiras para uma determinada

data selecionada pelo usurio. Assim, ao clicar em Previso de Saldo, o programa pede
que seja inserida a data da previso que se deseja gerar; a data deve ser informada no
formato (dd/mm/aaaa).

A tela seguinte mostra uma previso de saldo com base nos lanamentos de
caixas, contas bancrias, contas a pagar e contas a receber registradas at o dia
selecionado.

Pgina 38

 Essa tela pode ser impressa ao clicar no boto Imprimir. Para fecha-la, basta
clicar no boto Fechar da tela.

8.12 Totalizadores

A tela Totalizadores mostra um resumos de todos os totais baseados em dados

registrados at a data da visualizao. Nesta tela, so mostrados os totais j
registrados nos Caixas, nas Contas a Receber e nas Contas a Pagar, alm do total geral
j registrado no sistema. O sistema tambm mostra o saldo das Contas a Receber
deduzidas das Contas a Pagar.

Essa tela pode ser impressa ao clicar no boto Imprimir. Para fecha-la, basta
clicar no boto Fechar da tela.

9. Estoque

Esta funo do programa tem por objetivo permitir um cadastramento de
produtos e/ou servios utilizados pelo usurio. No caso de produtos, mais visvel a
utilizao desta ferramenta, que conta com entradas e sadas de mercadoria,
configuraes para que o programa avise quando estiver em um nvel mnimo
estipulado de algum produto e informaes sobre produtos em falta no estoque.
No entanto, esta ferramenta pode ir alm, sendo utilizada tambm para o
cadastramento prvio de servios que o consultrio ou clnica ofeream, alm de
permitir um cadastramento de substncias/produtos receitados com frequncia, de
modo a inclui-los com poucos cliques nos receiturios e atestados da ficha dos
pacientes.

Assim, a ferramenta Estoque deve ter sua utilizao adequada s caractersticas

especficas de cada clnica ou consultrio.

9.1 Cadastro de Produtos

Nesta tela que so cadastrados os produtos/servios que estaro disponveis

na ferramenta Estoque. No caso de servios os campos Quantidade em estoque e
Quantidade mnima devem ser preenchidos com valores aleatrios; valores altos, de
preferncia, para que a ferramenta no diga a todo o tempo que eles esto acabando.

Assim, ao clicar em Adicionar, ser aberta uma tela para que sejam inseridas
todas as informaes relevantes como nome, fabricante, fornecedor, preo de
compra, preo de venda, entre outros campos.

Pgina 39

Para confirmar o cadastro do produto/servio, clique em Ok. Para cancelar o

cadastro e no salvar as informaes, clique em Cancelar.

A tela Cadastro de Produtos segue o mesmo padro das demais telas do

programa, apresentando em uma planilha todos os itens cadastrados e contando com
uma barra de aes, onde:

Adicionar: incluir novos produtos no estoque.

Excluir: excluir produtos que estejam selecionados na planilha.

Salvar: salva alteraes feitas diretamente nas clulas da planilha; a edio das
informaes pode ser realizada atravs de um clique duplo da clula desejada.

Editar: realiza alteraes em itens cadastrados atravs da tela em que eles

foram cadastrados ao invs de diretamente na clula. A edio, tanto diretamente na
clula como atravs da tela de cadastramento so equivalentes.

Fechar: fecha o Catlogo de Produtos sem sair do programa, retornando a tela

que estava aberta anteriormente.

A tela em questo conta ainda com um filtro, muito til para se localizar
produtos/servios cadastrados em caso de grandes quantidades cadastradas. Neste
filtro, possvel pesquisar por palavras ou parte de palavras em campos especficos do
cadastro do item, como no nome do produto/servio, fabricante, fornecedor e
tambm no campo onde descrita a serventia do item.

Pgina 40

 A barra inferir da tela, seguindo o mesmo padro das telas financeiras do
programa, mostra a quantidade total de unidades em estoque, o valor total (R$) destes
itens calculado pelo preo de venda, alm da quantidade itens em exibio na tela.

9.2 Itens Acabando

Nesta tela so listados todos os itens que o sistema verifica que esto com uma
quantidade menor do que a estipulada como mnima para se ter em estoque.

A tela tambm conta com um filtro para localizar produtos atravs de palavras
ou parte de palavras que estejam contidas em um de seus campos de cadastro.

Aps acessar os Itens Acabando, necessrio fechar a tela no boto Fechar

da barra de aes para visualizar novamente o Catlogo completo de Produtos
cadastrados.

9.3 Itens em Falta

Esta mostra apenas os itens em falta no estoque, ou seja, itens com quantidade
em estoque menor ou igual a zero.

A tela tambm conta com um filtro para localizar produtos atravs de palavras
ou parte de palavras que estejam contidas em um de seus campos de cadastro.

Aps acessar os Itens Acabando, necessrio fechar a tela no boto Fechar

da barra de aes para visualizar novamente o Catlogo completo de Produtos
cadastrados.

9.4 Entrada de Produtos

esta funo que permite abastecer os itens cadastrados no Estoque do

programa. Assim, para dar entrada a novas unidades de itens j cadastrados, clique em
Nova movimentao da tela Entrada de Produtos.

Ao clicar em Nova Movimentao, abrir uma tela de Entrada de Estoque

onde dever ser selecionado o produto para o qual se deseja realizar o
reabastecimento. Aps selecionar o item, o sistema mostrar suas principais
caractersticas, alm de mostrar a quantidade atual disponvel em estoque.

No campo Entrada de Estoque, o programa j ir preencher a data do dia atual

(que pode ser modificada) alm de apresentar o campo Quantidade Entrada j

Pgina 41

preenchido com o nmero 1. Esta Quantidade Entrada que dever ser alterada, de
acordo com cada abastecimento, para a quantidade de unidades que esto entrando
novamente no estoque.

O campo Pagamento permite que as movimentaes de entrada sejam

lanadas diretamente na movimentao financeira do programa. Assim, ao escolher a
Conta em que o lanamento deve ser debitado, o programa far o lanamento de
sada baseado no valor de compra do item e na quantidade reabastecida.
IMPORTANTE: necessrio que a opo Lanar essa movimentao no caixa esteja
ativa (marcada) para que o lanamento financeiro seja realizado.

Para concluir a entrada de estoque, clique em Dar Entrada e, em seguida, em

Terminar.

9.5 Sada de Produtos

Esta ferramenta permite o registro da sada de produtos/servios de modo que

tanto a quantidade de suas unidades quanto os valores calculados pelo seu preo de
venda sejam armazenado pelo sistema.

O procedimento de sada de estoque exatamente o mesmo procedimento de

entrada de estoques descrito no item 9.4 deste manual. A nica diferena que ao

Pgina 42

invs de digitar a quantidade de itens que esto abastecendo o sistema, dever ser
digitado no campo Quantidade Sada a quantidade de unidades que esto sendo
deduzidas do Estoque.

10.Tabelas

O sistema conta com a tabela TUSS e a tabela CID-10 para dar suporte ao usurio
em caso de pesquisas por codificao de procedimentos mdicos e pela classificao
internacional de doenas, respectivamente. As tabelas so acessadas atravs da aba
Cadastros.

10.1 Tabela de Procedimentos

A Tabela de Procedimentos (TUSS) utilizada pelo sistema apenas como suporte

ao usurio para possveis pesquisas. Assim, a tela da Tabela de Procedimentos conta
com uma ferramentas de busca onde pode ser digitadas palavras ou parte de palavras
dos procedimentos que se deseja buscar. Tambm possvel adicionar itens tabela
utilizando o boto Adicionar da barra de aes do programa para inserir novas
informaes. Para editar informaes j existentes, basta clicar na informao, altera-
la e clicar no boto Salvar na barra de aes. Para excluir algum procedimento, basta
seleciona-lo e clicar no boto Excluir da mesma barra de aes. O boto Fechar sai
da Tabela de Procedimentos sem sair do programa, retornando para a tela que estava
aberta anteriormente.

10.2 Tabela CID-10

A Classificao Internacional de Doenas (CID-10) tambm pode ser utilizada como

base de pesquisa atravs da aba Cadastros >> Tabela CID-10. Essa tabela no pode
ser editada, diferente na Tabela de Procedimentos mas tambm contm em sua tela
uma ferramenta de busca onde palavras ou parte de palavras podem ser usadas para
se localizar a doena, atravs de seu grupo ou descrio. O boto Fechar sai da
Tabela CID-10 sem sair do programa, retornando para a tela que estava aberta
anteriormente.

A tabela CID-10 tambm pode ser acessada atravs de outras ferramentas do

programa, permitindo que as classificaes das doenas sejam inseridas na ficha de
cada paciente, atravs da aba Evoluo. A tabela tambm pode ser acessada atravs
das Receitas e Atestados, permitindo que as classificaes sejam pesquisadas e
inseridas em tais documentos.

Pgina 43

 11.Modelos

O programa permite que os documentos gerados sejam completamente
personalizados, fazendo com que inmeros modelos possam ser criados para atender
s necessidades do usurio. Dessa maneira, o modelo do receiturio, do atestado e da
anamnese podem ser personalizados atravs da aba Cadastros >> Modelos, e,
demais modelos de documentos podem ser criados e pr-cadastrados no sistema.

11.1 Modelos de Documentos

Esta a funo do programa que permite a criao de novos modelos de

atestados, receiturios, entre outros modelos que atendam a necessidade de uso da
clnica/consultrio. Os modelos criados podero ser utilizados atravs do boto
Atestados/Receitas da ficha dos pacientes. O programa j conta com 02 modelos
previamente cadastrados: um denominado Atestado e outro denominado
Prescrio de Medicamentos.

A tela de Modelos de Documentos conta com marcaes que precisam ser

perfeitamente compreendidas pelo usurio para que a criao do modelo atenda
perfeitamente as suas necessidades. A legenda destas marcaes a seguinte:

Pgina 44

Cada vez que for inserida uma das marcaes acima no Texto do documento,
as respectivas informaes sero inseridas no momento em que cada documento for
gerado. Exemplificando, caso seja digitado <p> no Texto do documento, ao gerar um
documento utilizando este modelo atravs da ficha do paciente, este <p> ser
substitudo pelo nome do paciente em questo, permitindo que sejam elaborados
documentos que tenham informaes relevantes preenchidas automaticamente pelo
sistema; caber ao profissional apenas a digitao de informaes realmente pessoais
que no possam ser preenchidas de forma automtica pelo sistema.

Assim, para criar seus prprios modelos de documentos, clique no boto

Novo e digite um nome que identifique este novo modelo; atravs deste nome que
ele ser identificado entre os demais modelos registrados no sistema.

Aps nomear o modelo, preencha seus campos, como o Ttulo e o Texto.

Esses campos podem ser criados de acordo com s necessidades de cada usurio e so
neles que as marcaes devem ser utilizadas. Estes campos podem ser formatados
pelo prprio usurio, permitindo que fontes, estilos de fontes, tamanho e alinhamento
do texto sejam escolhido. Para realizar estas configuraes, clique no boto Fonte...
e Alinhamento de cada um dos campos. Normalmente, o campo Ttulo possui uma
fonte com o tamanho maior do que o campo Texto.

O ltimo campo a ser preenchido o campo Assinatura. Aps seu

preenchimento, o usurio pode escolher se deseja localizar a Assinatura no final do
texto, marcando esta opo, ou se deseja personalizar a fonte e o alinhamento da
assinatura. A personalizao da assinatura atravs da opo Assinatura personalizada
conforme parmetros abaixo, conta com o posicionamento vertical da Assinatura,
que a distncia da Assinatura em relao ao cabealho da folha. O programa vem
com o posicionamento vertical de 8000 preenchido, o que equivale a uma posio um
pouco abaixo da metade de uma folha A4. Para alterar esta posio, basta aumentar
ou diminuir este valor e testa-lo, gerando um documento do modelo como guia, para
ajustar uma posio perfeita da assinatura.

Para visualizar os modelos cadastrados no sistema, basta seleciona-los atravs

do campo Identificador, do lado direito da tela Modelos de Documentos.

Pgina 45

 Para concluir a criao do modelo, clique em Salvar. Modelos criados
tambm podem ser excludos, quando, aps selecionados, clica-se no boto Excluir.
O boto Fechar sair da tela Modelos de Documentos, voltando a tela aberta
anteriormente.

11.1.1 Personalizar layout...

A opo Personalizar layout... leva a uma tela de configurao dos

documentos gerados pelo sistema. atravs desta tela que so configuradas opes
como o Logotipo da clnica/consultrio, a posio da imagem e o espao para esse
Logotipo no documento. O caminho onde o Logotipo est salvo no computador dever
ser indicado para que o programa o localize; possvel realizar esta busca pelo
endereo do arquivo atravs do boto Procurar.... Alm disso, tambm possvel,
atravs desta tela, configurar o modo como a data ser exibida no documento e se
este apresentar ou no a hora de sua emisso.

O campo Texto do Rodap permite a criao de rodaps nos documentos,

como a insero de endereo/telefone do estabelecimento, por exemplo.

No caso de modelos de receiturios j impressos (feitos em grficas, por

exemplo), o usurio pode escolher a opo No desejo inserir logotipo, datas e nem
rodap para que apenas as informaes dos campos Ttulo, Texto e Assinatura
sejam impressas nestes receiturios.

Para salvar as configuraes realizadas, basta clicar em Ok. Para cancelar as

alteraes, clique no boto Cancelar. O boto Padres... redefine as informaes
da tela com as informaes iniciais do programa.

11.2 Modelos de Anamnese

O programa j conta com um modelo de anamnese padro previamente

cadastrado que pode ser utilizado no campo Anamnese, na aba Histrico da ficha
do paciente.

No entanto, como cada profissional necessita de perguntas e ordenamentos

especficos, o programa possibilita que sejam criadas anamneses personalizadas, de
modo que, com apenas um clique, elas sejam inseridas na ficha do paciente atravs do
boto Inserir modelo de anamnese pr-cadastrado..., cabendo ao usurio apenas o
preenchimento das respostas na hora da consulta.

Para criar estes novos modelos, basta clicar no boto Novo, identifica-lo com
um nome de fcil identificao e preencher o campo em branco, criando as perguntas
Pgina 46

da entrevista, sem nenhum tipo de limitao quanto a quantidade de palavras ou
nmero de perguntas.

Para visualizar os modelos cadastrados no sistema, basta seleciona-los atravs

do campo Identificador, do lado direito da tela Modelos de Anamnese.

Para concluir a criao do modelo, clique em Salvar. Modelos criados

tambm podem ser excludos, quando, aps selecionados, clica-se no boto Excluir.
O boto Fechar sair da tela Modelos de Anamnese, voltando a tela aberta
anteriormente.

12.Aniversariantes

A ferramenta Aniversariantes rene todos os pacientes cadastrados no

programa, permitindo uma visualizao com base na data de aniversrio de tais
pacientes. Desta forma, atravs do filtro que a tela Aniversariantes possui, possvel
visualizar tanto os pacientes que aniversariam no dia atual como os pacientes que
aniversariam no ms selecionado.

Esta ferramenta possibilita o envio de e-mails para os aniversariantes do dia.

No entanto, estes e-mails no so enviados pelo programa; eles so enviados por
gerenciadores de e-mails que estejam devidamente configurados no computador,
como o Outlook, por exemplo. Assim, o envio dos e-mails s poder ser realizado caso
o computador utilizado possua um gerenciador de e-mail e este gerenciador esteja
devidamente configurado.

Com o gerenciador de e-mails configurado, basta clicar em Gerar e-mails para

aniversariantes para que a prxima tela seja aberta, mostrando todos os
aniversariantes do dia. Nesta tela, deve ser inserido o assunto do e-mail, no campo
Assunto. Aps inserir o devido assunto do e-mail, clique em Enviar para que o
gerenciador de e-mails configurado no computador seja aberto.

A tela do gerenciador de e-mails j ser aberta com o Assunto preenchido e o

endereo do e-mail de todos os aniversariantes do dia inseridos no campo Cco
(Cpia oculta). Os e-mails so inseridos neste campo por questes privacidade, para
que um paciente no tenha acesso aos e-mails dos demais. Assim, no campo Para
recomendado que o usurio preencha com seu prprio e-mail ou o e-mail da
clnica/consultrio.

Pgina 47

 Aps preencher o campo Para com seu prprio endereo de e-mail, basta
digitar a mensagem de aniversrio que ser enviada e clicar em Enviar para que
todos os e-mails sejam enviados aos aniversariantes do dia.

13.Exportar E-mails (E-mail Marketing)

O Sistema de Gerenciamento para Consultrio permite que voc exporte sua lista
de contatos de e-mail (pacientes que possuem e-mail cadastrado) para um arquivo CSV
e, com isso, voc pode passar facilmente essa lista para aplicativos como Microsoft
Office Outlook, por exemplo.

Comma-separated values (CSV) um formato de arquivo que pode conter valores
separados por algum delimitador (ponto e vgula (;) por exemplo), podendo ser criado
em qualquer editor de texto e lido por diversos programa.

Na parte de cima da tela, temos opes de filtro, caso o usurio deseje gerar uma
lista com os e-mails de um grupo especfico de pacientes. Voc pode filtrar pelo nome
do profissional que est cadastrado na ficha desse paciente, pela categoria ou pelo
ms de nascimento, este ltimo bem til para fazer listas para aniversariantes.

No campo Salvar em:, coloque o local da pasta e o nome do arquivo a ser gerado.
Voc pode clicar em Alterar Local para pesquisar uma pasta em seu computador.
Clique em Gerar para criar o arquivo.

Em programas como o Microsoft Office Outlook, por exemplo, h no menu
Arquivo uma opo de Importar. Dentro da opo de importar voc pode navegar
para Importar de outro programa ou arquivo e em seguida Valores Separados por
Vrgulas (Windows). Da em diante, basta informar a localizao do arquivo gerado e
clicar em Avanar. Selecione o destino (qual pasta de contatos, caso tenha mais de
uma) e confirme a operao.

14.Chat interno

O chat interno permite que usurios de seu estabelecimento se comuniquem entre

si pela rede local. Assim, possvel que profissionais e secretrias se comuniquem
utilizando o Sistema de Gerenciamento para Consultrio, permitindo, inclusive, que
profissionais solicitem secretria a entrada do prximo paciente utilizando o Chat
interno. Veja como realizar a configurao do Chat interno:

Servidor: o Servidor o computador principal, que precisar estar conectado para

que os demais usurios possam se conectar. Ao escolher a opo de se conectar no

Pgina 48

chat como servidor, voc deve informar um apelido para o usurio que estiver neste
computador e uma porta de conexo, que por padro usamos 1234. Voc pode deixar
essa porta padro a menos que outro programa instalado em seu computador j esteja
usando a mesma, o que muito pouco provvel. Aps definir esses valores, clique em
"Iniciar". Se o firewall do Windows perguntar se deseja permitir que essa aplicao use
a rede, diga que sim, isto , desbloqueio o acesso ao aplicativo.

Ao se conectar no servidor, voc ver uma mensagem do tipo Servidor conectado

no IP local [endereo]:[porta], onde no local de [endereo] estar o endereo IP do
servidor e no local de [porta] estar a porta definida. Guarde esse endereo do
servidor, isto , o nmero que est antes do smbolo de dois pontos, composto por
quatro blocos separados por pontos. Exemplos: 192.168.0.1. Voc precisar fornecer
esse endereo quando for conectar cada cliente no chat pela primeira vez.

Clientes: os usurios chamados de clientes so aqueles que iro se conectar ao

servidor. Ao abrir uma conexo com o cliente, voc precisar fornecer o IP que foi
exibido ao conectar no servidor e a porta especificada para usar o chat. (leia a seo
acima, nesta pgina, se tiver dvidas). Alm disso, defina um "Apelido", isto , um
nome de exibio para o computador que est se conectando. Feito isto, basta clicar
em "Conectar".

15.Relatrios

O sistema conta com diversos relatrios que podem ser emitidos, possibilitando
um maior controle, visualizao e impresso das informaes relevantes registradas no
programa. Desta maneira, ao clicar no boto Relatrios, tanto da aba Principal

Pgina 49

quanto da aba Ferramentas, ser aberta uma tela com todos os relatrios que o
programa emite. Vejamos:

15.1 Agenda de Consultas

Gera um relatrio de todos os agendamentos realizados em determinado dia,

de acordo com a agenda selecionada. Esse relatrio ir apresentar o nome e
respectivos telefones dos pacientes agendados, alm do horrio de cada
agendamento. Para imprimir o relatrio, clique no cone da impressora, do lado
esquerdo da barra superior.

15.2 Aniversariantes

Ao selecionar o ms desejado e clicar em Ok, ser gerado um relatrio com

todos os pacientes cadastrados no sistema que fazem aniversrio no ms em questo.
Alm do nome dos pacientes, o relatrio mostrar a data do aniversrio e informaes
de contato do aniversariante, como e-mail e telefone. Para imprimir o relatrio, clique
no cone da impressora, do lado esquerdo da barra superior.

15.3 Atendimentos por Agenda

Esse relatrio apresentar as consultas realizadas em cada uma das agendas do

programa. Apenas as consultas com o status de Compareceu sero contabilizadas.
Assim, ao se definir um filtro de datas, por exemplo: da data inicial do ms at a data
final deste mesmo ms, teremos todas as consultas realizadas no ms em questo,
divididas de acordo com as agendas em que elas foram marcadas. Por ser um relatrio
muito importante, que pode ser usado como base para uma diviso de lucros, por
exemplo, o sistema permite que seja gerado tanto um relatrio destas informaes
quanto um grfico de pizza que realiza o comparativo dos atendimentos por agendas
em relao ao todo.

Pgina 50

 15.4 Atendimentos por Plano

Este relatrio permite visualizar a quantidade de atendimentos realizados de

acordo com cada plano de sade cadastrado no programa. Assim, o primeiro passo
selecionar o status que se deseja pesquisar (compareceu, faltou ou todos). Ao gerar o
grfico sem as demais opes preenchidas, o programa ir apresentar todos os
atendimentos j realizados pelos planos de sade desde quando o usurio comeou a
utilizar o programa. Para realizar um filtro por data e saber, por exemplo, quantos
atendimentos por planos de sade foram realizados no ms passado, basta marcar a
opo Usar dados entre as datas e selecionar a data inicial e final dos dados que
sero expostos no relatrio. Tambm possvel realizar um filtro por agenda, para que
sejam visualizados apenas os atendimentos por planos de sade, de determinado
perodo de tempo, realizados em determinada agenda. Aps preencher corretamente
os dados, poder ser emitido tanto um relatrio quanto um grfico com tais
informaes.

15.5 Catlogo de E-mails

Abre uma tela com todos os pacientes cadastrados no programa e permite que
seja aplicado um filtro para selecionar dentre estes pacientes, apenas os pacientes que
devem constar no relatrio, como, por exemplo, apenas os e-mails dos pacientes que
tenham determinado plano de sade. Assim, para exemplificar, no campo Filtrar,
pode ser digitado o nome do plano de sade e, no campo Em, selecionado a opo
Plano de Sade. Ao clicar no boto Criar Relatrio, ser gerado um relatrio
apenas com os e-mails dos pacientes desejados. Pode-se atribuir um nome a este
relatrio; assim, basta alterar o campo Ttulo, no rodap da pgina, caso haja
necessidade. Para que o programa no aplique nenhum filtro e o relatrio contenha o
e-mail de todos os pacientes cadastrados, basta no utilizar esta opo. Para imprimir
o relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra superior.

15.6 Catlogo de E-mails e Telefones

Abre uma tela com todos os pacientes cadastrados no programa e permite que
seja aplicado um filtro para selecionar dentre estes pacientes, apenas os pacientes que
devem constar no relatrio, como, por exemplo, apenas o e-mail e telefones dos
pacientes que tenham determinado plano de sade. Assim, no campo Filtrar, basta
digitar o nome do plano de sade e, no campo Em, selecionar a opo Plano de
Sade. Ao clicar no boto Criar Relatrio, ser gerado um relatrio apenas com o e-
mail e telefones dos pacientes desejados. Pode-se atribuir um nome a este relatrio;
assim, basta alterar o campo Ttulo, no rodap da pgina, caso haja necessidade.

Pgina 51

Para que o programa no aplique nenhum filtro e o relatrio contenha o e-mail e
telefones de todos os pacientes cadastrados, basta no utilizar esta opo. Para
imprimir o relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra
superior.

15.7 Catlogo de Endereos

Abre uma tela com todos os pacientes cadastrados no programa e permite que
seja aplicado um filtro para selecionar dentre estes pacientes, apenas os pacientes que
devem constar no relatrio, como, por exemplo, apenas os dados de pacientes que
morem do bairro X. Assim, no campo Filtrar, basta digitar o nome do bairro desejado
e, no campo Em, selecionar a opo Bairro. Ao clicar no boto Criar Relatrio,
ser gerado um relatrio apenas com o endereo, e-mail e telefones dos pacientes
desejados. Pode-se atribuir um nome a este relatrio; assim, basta alterar o campo
Ttulo, no rodap da pgina, caso haja necessidade. Para que o programa no
aplique nenhum filtro e o relatrio contenha o endereo, e-mail e telefones de todos
os pacientes cadastrados, basta no utilizar esta opo. Para imprimir o relatrio,
clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra superior.

15.8 Catlogo de Telefones

Abre uma tela com todos os pacientes cadastrados no programa e permite que
seja aplicado um filtro para selecionar dentre estes pacientes, apenas os pacientes que
devem constar no relatrio, como, por exemplo, apenas os telefones dos pacientes
que tenham tido sua ltima consulta h dois meses. Assim, no campo Filtrar, basta
digitar o ms e o ano desejado (mm/aaaa) e, no campo Em, selecionar a opo
ltima Consulta. Ao clicar no boto Criar Relatrio, ser gerado um relatrio
apenas com os telefones dos pacientes desejados. Pode-se atribuir um nome a este
relatrio; assim, basta alterar o campo Ttulo, no rodap da pgina, caso haja
necessidade. Para que o programa no aplique nenhum filtro e o relatrio contenha o
telefone de todos os pacientes cadastrados, basta no utilizar esta opo. Para
imprimir o relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra
superior.

15.9 Catlogo por Categorias

Abre uma tela com todos os pacientes cadastrados no programa e permite que
seja aplicado um filtro para selecionar dentre estes pacientes, apenas os pacientes que
devem constar no relatrio, como, por exemplo, apenas os pacientes do mdico X.

Pgina 52

Assim, no campo Filtrar, basta digitar o nome do mdico (conforme est cadastrado
no sistema) e, no campo Em, selecionar a opo Mdico. Ao clicar no boto Criar
Relatrio, ser gerado um relatrio apenas com os pacientes do mdico em questo
onde sero sinalizados os pacientes que esto registrados na categoria Particular e
os pacientes que esto registrados na categoria Convnio. Pode-se atribuir um nome
a este relatrio; assim, basta alterar o campo Ttulo, no rodap da pgina, caso haja
necessidade. Para que o programa no aplique nenhum filtro e o relatrio contenha a
categoria de todos os pacientes cadastrados, basta no utilizar esta opo. Para
imprimir o relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra
superior.

15.10 Contas a Pagar

Este relatrio mostra todas as contas que ainda no foram pagas (ou que, pelo
menos, no tiveram sua baixa registrada no sistema), de acordo com um intervalo de
datas definido pelo usurio. possvel especificar o Tipo da conta para uma busca
mais precisa mas, ao deixar o campo Tipo em branco, todos os lanamentos sero
apresentados. O relatrio ir listar todas as Contas a Pagar do intervalo selecionado,
alm de somar o Total (R$) de seus valores. Para imprimir o relatrio, clique no cone
da impressora, do lado esquerdo da barra superior.

15.11 Contas a Receber

Este relatrio mostra todas as contas que ainda no foram recebidas (ou que,
pelo menos, no tiveram sua baixa registrada no sistema), de acordo com um intervalo
de datas definido pelo usurio. possvel especificar o Tipo da conta para uma busca
mais precisa mas, ao deixar o campo Tipo em branco, todos os lanamentos sero
apresentados. O relatrio ir listar todas as Contas a Receber do intervalo selecionado,
alm de somar o Total (R$) de seus valores. Para imprimir o relatrio, clique no cone
da impressora, do lado esquerdo da barra superior.

15.12 Convnio dos Pacientes

Abre uma tela com todos os pacientes cadastrados no programa e permite que
seja aplicado um filtro para selecionar dentre estes pacientes, apenas os pacientes que
devem constar no relatrio, como, por exemplo, apenas os pacientes do mdico X.
Assim, para exemplificar, no campo Filtrar, pode ser digitado o nome do mdico
(conforme est cadastrado no sistema) e, no campo Em, selecionada a opo
Mdico. Ao clicar no boto Criar Relatrio, ser gerado um relatrio apenas com

Pgina 53

os pacientes do mdico em questo onde podero ser visualizados os convnios de
cada paciente, alm de informaes como matrcula no plano de sade e telefone.
Pode-se atribuir um nome a este relatrio; assim, basta alterar o campo Ttulo, no
rodap da pgina, caso haja necessidade. Para que o programa no aplique nenhum
filtro e o relatrio contenha a categoria de todos os pacientes cadastrados, basta no
utilizar esta opo. Para imprimir o relatrio, clique no cone da impressora, do lado
esquerdo da barra superior.

15.13 Diagnsticos dos Pacientes

Abre uma tela com todos os pacientes cadastrados no programa e permite que
seja aplicado um filtro para selecionar dentre estes pacientes, apenas os pacientes que
devem constar no relatrio, como, por exemplo, apenas os pacientes do mdico X.
Assim, exemplificando, no campo Filtrar, pode ser digitado o nome do mdico
(conforme est cadastrado no sistema) e, no campo Em, selecionado a opo
Mdico. Ao clicar no boto Criar Relatrio, ser gerado um relatrio apenas com
os pacientes do mdico em questo onde sero visualizados, sem nenhuma vinculao
aos nomes dos pacientes, uma listagem de diagnsticos, baseados na tabela CID que
tenham sido registrados nas fichas dos pacientes. Pode-se atribuir um nome a este
relatrio; assim, basta alterar o campo Ttulo, no rodap da pgina, caso haja
necessidade. Para que o programa no aplique nenhum filtro e o relatrio contenha a
categoria de todos os pacientes cadastrados, basta no utilizar esta opo. Para
imprimir o relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra
superior.

15.14 Faltas por Pacientes

Relatrio que mostra os pacientes que faltaram s consultas de acordo com o

perodo determinado pelo usurio. Os campos das datas do intervalo de tempo j so
preenchidos pelo sistema com o perodo de um ms at a data do dia atual; para
modificar este perodo, basta alterar as datas do campo Data inicial e Data final.
Ao clicar em Ok, o relatrio ser gerado, mostrando o nome dos pacientes faltosos,
seus telefones e o nmero de faltas que eles tiveram no perodo. Para imprimir o
relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra superior.

15.15 Itens do Estoque

Gera um relatrio com todos os itens cadastrados na ferramenta Estoques do

programa, contendo o nome de cada um dos produtos, seus fabricantes, a quantidade

Pgina 54

disponvel em estoque de cada item, alm do estoque tipo como mnimo e valores de
compra (R$) e valores de venda (R$) de cada um dos produtos. Para imprimir o
relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra superior.

15.16 Movimentaes

Atravs deste relatrio possvel visualizar o lucro obtido pela
clnica/consultrio no perodo desejado. Os relatrios podem ser especficos de uma
determinada Conta (ao seleciona-la) ou podem exibir as movimentaes de todas as
contas cadastradas no sistema, desde que esta opo esta marcada. Assim, ser
gerado um relatrio com todas as movimentaes financeiras efetivamente ocorridas.
Existe ainda a opo de exibir os totais de dbito e crdito, opo esta que j vem
ativada pelo sistema.

Para se ter o resultado final de um perodo, deve-se marcar a opo No

acumular saldo anterior para que, apenas o resultado do perodo selecionado seja
apresentado no relatrio. Existe ainda um filtro de categorias que pode ser usado para
especificar sua busca.

Ao clicar em Ok, o relatrio ser gerado e nele sero apresentados todas as

movimentaes ocorridas no sistema, organizadas em ordem cronolgica, com o saldo
disponvel aps a realizao de cada lanamento, como em um extrato bancrio. Para
imprimir o relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra
superior.

Pgina 55

 15.17 Pacientes Inativos

Este relatrio permite identificar pacientes que estejam a algum tempo sem
frequentar o consultrio/clnica. uma tima ferramenta para atrair pacientes que,
por algum motivo, no estejam mais frequentando o estabelecimento. Assim, o
sistema considera como inativos, pacientes cuja data no campo ltima Consulta
tenha sido h mais de X dias. A quantidade de dia deve ser escolhida pelo usurio para
que o relatrio seja gerado. O programa j mostra como padro o perodo de 90 dias.
Ao clicar em Ok, ser gerado um relatrio com o nome dos pacientes em questo,
seus telefones para contato e a data em que foi realizada sua ltima consulta. Para
imprimir o relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo da barra
superior.

15.18 Pagamentos por Pacientes

Permite a visualizao de todos os pagamentos j realizados por um

determinado paciente, em um determinado perodo de tempo. Assim, necessrio
selecionar um paciente cadastrado no sistema e informar a data inicial e final do
perodo de tempo desejado; aps realizar a seleo do paciente e do perodo, informe
se deseja que seja exibido apenas as movimentaes de caixa relacionadas a este
paciente (movimentaes efetivamente ocorridas), se deseja exibir apenas as Contas a
Receber vinculadas a este mesmo paciente (previses) ou se deseja exibir tudo, tanto
as movimentaes quanto as previses. Ao clicar em Ok, ser gerado um relatrio
com a data dos lanamentos, em que contas eles foram creditados, o histrico do
lanamento, seu valor e a soma, com o total (R$) de pagamentos j realizados por este
paciente. Para imprimir o relatrio, clique no cone da impressora, do lado esquerdo
da barra superior.

15.19 Planos de Tratamento

Exibe de forma resumida todos os Planos de Tratamento realizados em

determinado perodo de tempo. Tambm possvel utilizar o filtro do relatrio e gerar
as informaes sobre os Planos de Tratamento de pacientes especficos; para isso,
basta marcar a opo Filtrar por cliente e selecionar o paciente desejado. Aps
determinar o perodo de tempo, clique em Ok para que o relatrio seja gerado. O
relatrio mostrar informaes sobre os planos de tratamento, incluindo: data do
plano, nome do paciente, descrio do plano de tratamento, forma de pagamento,
desconto concedido (se for o caso), data do pagamento da entrada e o valor total do
plano de tratamento. Aps a listagem dos Planos de Tratamento, o relatrio exibir a

Pgina 56

soma (R$) de todos os planos exibidos no item Total. Para imprimir o relatrio, clique
no cone da impressora, do lado esquerdo da barra superior.

15.20 Recibos Emitidos

Relatrio que lista todos os recibos emitidos pelo programa durante o perodo
de tempo selecionado (Data inicial e Data final). Tambm possvel visualizar apenas
os recibos emitidos para um determinado paciente; neste caso, selecione a opo
Filtrar por cliente e selecione o nome do paciente desejado. Ao clicar em Ok, sero
listados todos os recibos emitidos no perodo selecionado, com sua respectiva data de
emisso, nome do paciente para quem foi emitido o recibo, CPF/CNPJ, descrio e
valor do recibo. Aps a listagem, o relatrio mostra a quantidade total de recibos
visualizados, alm do Total (R$) dos valores dos recibos.

15.21 Recibos por Pacientes

Este relatrio extremamente til, principalmente para servir como base da

Declarao de Imposto de Renda (IR) dos profissionais que utilizam o sistema e/ou da
clnica/consultrio. Assim, ao selecionar um perodo de tempo, que pode, por
exemplo, ser todo o ano anterior, o sistema gera um relatrio que agrupa todos os
recibos emitidos no perodo selecionado por pacientes, informando o nome de cada
paciente, seu CPF/CNPJ e o valor total (R$) de recibos emitidos para cada um dos
pacientes. Ao final do relatrio, o item Total soma todos valores (R$) dos recibos
mostrando o montante que foi emitido em recibos aos pacientes.

16.Etiquetas

Pgina 57

 A ferramenta Etiquetas, localizada na aba Ferramentas, permite que sejam
impressas tanto etiquetas repetidas com as informaes do usurio e/ou da
clnica/consultrio, como tambm permite que sejam geradas etiquetas para mala-
direta com o nome e endereo dos pacientes cadastrados no sistema.

16.1 Etiquetas ou Cartes do Usurio/Consultrio

Esta opo permite que etiquetas com as informaes do usurio/consultrio

sejam impressas. Normalmente so utilizadas como remetente no envio de
correspondncias.

Assim, na tela de configuraes, preencha as 04 linhas conforme a orientao

contida nos prprios campos, com nome do usurio, endereo, Bairro Cidade
Estado e CEP, cada informao em sua respectiva linha. possvel escolher a
formatao do texto (fonte, tamanho, cor, negrito, itlico, sublinhado) contido nas
etiquetas atravs do boto ....

A unidade de medida utilizada nas configuraes da folha de etiquetas o

milmetro (mm). Assim, caso deseje realizar uma configurao manual de modelos de
etiquetas no cadastrados no sistema, ser necessrio realizar a alterao de tais
campos de medidas, utilizando o mtodo de tentativa e erro at encontrar as
configuraes perfeitas que se encaixem a seu modelo.

ATENO: o programa conta com modelos de etiquetas pr-cadastrados

atravs do boto Escolher modelo.... Nossa recomendao que estes modelos
sejam utilizados, visto que as margens de tais modelos j foram testadas por nossa
equipe a sua impresso se torna mais fcil para o usurio. Desta maneira, antes de
comprar folhas de etiquetas para impresso, consulte os modelos pr-cadastrados que
o programa oferece.

Caso tenha criado seu prprio modelo atravs de suas prprias medies ou
caso tenha que realizar pequenos ajustes nos modelos previamente cadastrados pelo
sistema, salve estes modelos no boto Salvar modelo... para que, na prxima
utilizao da ferramenta no seja necessrio realizar novamente tal configurao. Ao
clicar em Salvar modelo..., d a ele uma descrio para que possa, posteriormente,
identifica-lo.

Selecione o formato do papel (A4 ou Carta) no campo Papel e digite o

nmero (quantidade) de pgina de etiquetas deseja que sejam impressas, no campo
Nmero de pginas. Aps as configuraes, clique em Imprimir e selecione a
impressora desejada. IMPORTANTE: sugerimos que seja impressa apenas 01 pgina de
etiquetas para que o usurio possa conferir se elas realmente esto dentro dos

Pgina 58

padres configurados; ao se certificar que esto corretas, deve-se alterar o campo
Nmero de pginas para a quantidade desejada.

16.2 Etiquetas dos Pacientes

Esta funo permite que sejam emitidas etiquetas dos pacientes cadastrados
no sistema. Normalmente so utilizadas para o envio de correspondncias, como
malas-diretas enviadas aos aniversariantes do ms ou em poca natalina, por exemplo.

Desta forma, ao clicar em Etiquetas dos Pacientes, ser aberta a tela de

configurao para que informaes como formatao do texto das etiquetas (fonte,
tamanho, cor, negrito, itlico, sublinhado) e escolha do modelo a ser utilizado sejam
realizadas. Para alterar a formatao do texto, deve-se clicar no boto ....

A unidade de medida utilizada nas configuraes da folha de etiquetas o

milmetro (mm). Assim, caso deseje realizar uma configurao manual de modelos de
etiquetas no cadastrados no sistema, ser necessrio realizar a alterao de tais
campos de medidas, utilizando o mtodo de tentativa e erro at encontrar as
configuraes perfeitas que se encaixem a seu modelo.

ATENO: o programa conta com modelos de etiquetas pr-cadastrados

atravs do boto Escolher modelo.... Nossa recomendao que estes modelos
sejam utilizados, visto que as margens de tais modelos j foram testadas por nossa
equipe a sua impresso se torna mais fcil para o usurio. Desta maneira, antes de
comprar folhas de etiquetas para impresso, consulte os modelos pr-cadastrados que
o programa oferece.

Caso tenha criado seu prprio modelo atravs de suas prprias medies ou
caso tenha que realizar pequenos ajustes nos modelos previamente cadastrados pelo
sistema, salve estes modelos no boto Salvar modelo... para que, na prxima
utilizao da ferramenta no seja necessrio realizar novamente tal configurao. Ao
clicar em Salvar modelo..., d a ele uma descrio para que possa, posteriormente,
identifica-lo.

Aps escolher a formatao do texto e selecionar/criar as configuraes de seu

modelo de etiquetas, selecione o formato do papel (A4 ou Carta) no campo Papel.

A tela conta ainda com a utilizao de um filtro para que o usurio no tenha
que, necessariamente, imprimir etiquetas de todos os pacientes cadastrados no
sistema. Assim, utilizando tal filtro, possvel: selecionar apenas pacientes que
realizem aniversrio em determinado ms; eliminar pacientes sem o endereo
cadastrado no sistema; selecionar pacientes que sua ltima consulta tenha sido
antes ou depois de determinada data; e, ainda, selecionar uma busca por

Pgina 59

pacientes que tenham em seu cadastrado alguma palavra ou parte de palavra desejada
pelo usurio, como, por exemplo, pacientes que sejam atendidos apenas pelo mdico
X. Assim, no campo Contendo, deve-se digitar o nome do mdico (exatamente como
est registrado no sistema) e no campo em, selecionar a opo Mdico. Para que
tais opes sejam ativadas, deve-se selecionar as opes desejadas marcando-as no
quadrado de confirmao a frente de cada opo. Para que a busca seja feita, aps
selecionar as opes do filtro, deve-se clicar em Listar Pacientes. Para que os filtros
sejam desativados e o sistema volte a apresentar todos os pacientes cadastrados,
deve-se remover tais filtros e clicar novamente em Listar Pacientes.

Aps todas as configuraes terem sido realizadas, estando o sistema

apresentando apenas os pacientes desejados em caso de utilizao de filtros, basta
clicar em Imprimir e selecionar a impressora desejada para realizar a impresso.
IMPORTANTE: sugerimos que a primeira impresso seja testada com poucos pacientes,
para se ter a certeza que as margens esto de acordo com o modelo de etiquetas
utilizado. Caso no esteja, deve-se corrigir manualmente as medidas correspondentes
ou escolher um outro modelo pr-cadastrado.

17. Acessrios

17.1 Calculadora

Na aba Ferramentas >> Calculadora. Exibe a calculadora do Windows para

que possa ser utilizada diretamente atravs do programa.

17.2 Cronmetro

Na aba Ferramentas >> Cronmetro. Abre o cronmetro do programa; este

cronmetro tambm pode ser acessado diretamente pela ficha de cada paciente, ao se
clicar no cone correspondente.

Para configura-lo, basta digitar o tempo (em minutos) que ele dever
cronometrar e clicar em Iniciar. Para que o cronmetro realize um contagem
regressiva, basta selecionar esta opo. Enquanto o cronmetro estiver funcionando,
ser apresentada a hora em que a contagem foi iniciada. Ao completar a contagem de
tempo, o cronmetro voltar para tela de configurao, indicando que o tempo pr-

Pgina 60

estabelecido j se esgotou. A qualquer momento possvel parar a contagem, clicando
em Parar.

18.Backup e Restaurao

Localizado na aba Ferramentas >> Backup e Restaurao. Para que a

ferramenta Backup e Restaurao seja aberta, necessrio fechar o programa para
prosseguir com a operao. Assim, para abrir esta ferramenta, clique em Ok para
avanar o processo.

A ferramenta Backup e Restaurao muito simples. Composta por duas
abas (uma denominada Backup e outra denominada Restaurao), essa
ferramenta utilizada para a realizao de backups manuais e para a restaurao de
dados, quando, por algum motivo, necessita-se instalar o programa em um novo
computador ou est sendo instalada uma nova verso do programa no computador
habitual.

Para a realizao do backup automtico, no necessria a utilizao desta

ferramenta, como veremos no item Configuraes deste manual.

Assim, para a realizao de um backup manual, basta inserir o destino desejado

na aba Backup e clicar em Ok. O programa j vem com o campo preenchido com o
endereo de seu prprio computador (C:\), mas tambm possvel realizar esta cpia
de segurana para seu HD externo ou pen-drive, substituindo o C:\ pela unidade
desejada. ATENO: evite usar acentos no endereo de destino da cpia.

Para restaurar os dados em uma nova licena do programa, basta abrir a

ferramenta e, na aba Restaurao inserir o local onde est localizada a cpia.
Tambm existe a opo Procurar... para que a busca seja feita de maneira mais fcil.
Aps localizar o arquivo de backup desejado, clique em Restaurar para que os dados
sejam inseridos no programa.

Pgina 61

 19. Executar Comandos

Ferramenta de uso exclusivo de nosso suporte tcnico. No a utilize sem as

devidas orientaes.

20. Configuraes

A tela de configuraes uma das reas centrais do programa. nela que todas
configuraes para que o programa se adeque ao usurio so realizadas. Seguindo o
mesmo estilo das demais telas do programa, a tela Configuraes tambm
organizada atravs de abas. Assim, vejamos o contedo de cada uma das abas,
separadamente:

20.1 Informaes

na aba Informaes, que so inseridos os dados como o nome do

profissional ou o nome do Consultrio/Clnica, a especialidade do profissional ou
slogan utilizado e o logotipo da clnica/consultrio. No caso do Logotipo, a imagem
poder ser localizada no computador atravs do boto Procurar. O preenchimentos
destes dados importante pois eles sero utilizados em diversos lugares do programa,
como na tela inicial, nos relatrios, entre outros. Para que as informaes sejam
armazenadas, clique em Salvar.

Pgina 62

 20.2 Segurana

Nesta aba que so definidas as possveis senhas a serem utilizadas no

programa. O programa permite o uso de senhas para que se entre no sistema, para
abrir o histrico de pacientes, para abrir o controle financeiro e estoque e permite,
ainda, o bloqueio de modificaes nas finanas do computador.

O procedimento para a implantao de qualquer uma das senhas o mesmo:

preencher o campo senha atual, nova senha, digitar a confirmao da senha e uma
dica, para casos de esquecimento. IMPORTANTE: caso o usurio nunca tenha
cadastrado uma senha anterior, basta deixar o campo senha atual em branco. Clique
em Ok para finalizar o processo de criao da senha. Para que as informaes sejam
armazenadas, clique em Salvar.

20.3 Opes de Uso

Esta aba permite a ativao de opes como a sinalizao de pacientes aps um

nmero determinado de faltas consecutivas e a exibio somente das movimentaes
financeiras do dia. Tambm atravs desta aba que existe a possibilidade de desativar
a pesquisa instantnea em Pacientes, fazendo com que o programa no localize de
forma automtica um paciente quando seu nome comece a ser digitado; este recurso
s interessante em casos de lentido do computador, devido ao grande nmero de
cadastros e a configurao da mquina.

20.4 Personalizar

Permite a mudana do visual do programa, atravs da escolha de diferentes

temas dos controles e temas das janelas.

A opo Personalizar receiturio um link para a mesma tela de

configuraes j exposta no item Modelos de Documentos, com o nome de
Personalizar layout.

Ainda nesta aba, possvel exibir/ocultar o boto Manual de Instrues da

tela inicial do programa. Este boto um simples link para a pgina do manual em
nosso site http://www.vbbsoftware.com/consultorio.

20.5 Backup

A configurao inicial do programa, j conta com a opo de realizar backups

automticos sempre que o programa seja fechado. Esses backups, por padro, so
realizados na pasta C:\BkpCons\. Assim, utilize esta aba apenas para o caso de

Pgina 63

mudana no endereo onde os backups sero salvos. Para realizar Backups manuais,
utilize a ferramenta Backup e Restaurao, na aba Ferramentas.

20.6 Agenda Online

A ferramenta Agenda Online permite que todas as agendas cadastradas no

programa sejam visualizadas atravs de tablets, smartphones e computadores em
geral conectados internet. uma ferramenta que permite que o usurio organize
melhor seu dia de trabalho, sabendo exatamente como est sua agenda ates mesmo
de chegar na clnica/consultrio.

Para que as informaes estejam sempre atualizadas, o programa conta com

um sincronizador de informaes, que deve ser configurado pelo usurio, como
veremos a seguir.

Para programas conectados em rede, a configurao deve ser realizada apenas

em um dos computadores, no importando se ele ou no o servidor da rede.

Ao abrir a aba Agenda Online, deve-se ativar a opo Iniciar o sincronizador

(minimizado) quando o Sistema de Gerenciamento para Consultrio for aberto. Ao
sinalizar esta opo, toda vez que o programa for aberto, o sincronizador da agenda
tambm ser iniciado, permitindo que as informaes das agendas sejam
sincronizadas de forma automtica para sua visualizao na internet.

Pgina 64

 Aps marcar a opo indicada, clique no boto Abrir o sincronizador para
configuraes para que as configuraes iniciais de uso possam ser configuradas.

Na tela de configuraes do sincronizador, ser necessrio criar um nome para
o endereo das agendas. Ser neste endereo que os dados de suas agendas ficaro
disponveis para serem acessados. Sugerimos que utilizem o nome e sobrenome do
profissional ou o nome da clnica/consultrio. Por se tratar de um endereo na
internet, no utilize espaos nem acentos.

Aps digitar o nome desejado para seu endereo, clique em Gerar Endereo.
Assim que o endereo for gerado, ela ser apresentado onde, at ento, estava a
mensagem de Nenhum endereo gerado. Todos os endereos se iniciaro por
www.consultorio.info/ ; aps a barra, entrar o nome criado pelo usurio.

Esse endereo gerado, como mostra o exemplo acima, ser o endereo de
acesso a sua agenda na internet. Ao acessar seu endereo atravs da internet, ser
solicitado um nome de usurio e senha, que tambm so apresentados na tela de
configurao do sincronizador, como possvel verificar na imagem.

As informaes da agenda sero sincronizadas de acordo com o intervalo de

tempo definido pelo usurio no campo Sincronizar a cada. A configurao padro do

Pgina 65

programa de uma sincronizao realizada a cada 30 minutos. O campo Prxima
Sincronia, mostra o horrio da prxima sincronizao de informaes. A cada
sincronizao de informaes, ser aberto um informe, dizendo que a sincronizao
est sendo realizada; para que estas notificaes no sejam exibidas, desative o campo
Mostrar notificaes.

Para concluir as configuraes iniciais de sua Agenda Online, clique em

Sincronizar Agora para que as informaes sejam enviadas ao endereo criado. Aps
ser concluda a sincronizao (barra verde), clique no boto Fechar.

Ao fechar o sincronizador da agenda, ele ser minimizado na barra no

Windows, conforme mostra a figura a seguir. Para abri-lo novamente, clique sobre o
cone do Consultrio >> Abrir Opes.... Para encerrar o sincronizador, clique em
Encerrar; neste caso, as informaes das agendas no sero mais transmitidas para
seu endereo na internet.

20.6.1 Acessando sua agenda pela internet

Aps realizar todas as configuraes do sincronizador, basta acessar o endereo

criado atravs de tablets, celulares (smartphones) e/ou computadores em geral com
acesso internet.

Ao acessar seu endereo, ser exigida uma autenticao, com o nome de

usurio e senha mostrados na tela de configuraes do sincronizador. Aps realizar a
autenticao, sero apresentadas todas as agendas cadastradas no sistema. Assim,
basta selecionar a agenda desejada para ter acesso s suas informaes.

As telas a seguir exemplificam o acesso atravs do Safari, o navegador da

Apple, utilizado em iPhones e iPads. No entanto, os demais navegadores tambm
seguem os mesmos padres e apresentaro as informaes da mesma forma, sem
nenhuma alterao substancial.

Pgina 66

Aps acessar sua agenda atravs de seu tablete ou smarphone, crie um cone
de sua agenda na tela inicial de seu aparelho, facilitando assim seu acesso.

Pgina 67

 Ao adicionar Tela de Inicio do aparelho, nomeie o cone como Consultrio,
para que assim ele possa ser facilmente identificado. Aps realizar este procedimento,
para visualizar novamente sua agenda, basta clicar sobre o cone criado e fazer a
autenticao, com seu nome de usurio e senha.

21.Funcionamento em Rede

O Sistema de Gerenciamento ara Consultrio pode ser executado em rede

local. Veja como instalar o programa em rede no manual em
http://www.vbbsoftware.com/rede.htm.

O programa funciona tanto em rede com fio quanto em rede sem fio (Wi-Fi).

22.Suporte Tcnico

Oferecemos a nossos cliente um suporte tcnico realizado atravs da internet

(e-mail e assistncia remota). Assim, caso seja necessrio, nos contate pelo e-mail
vbbsoftware@vbbsoftware.com ou diretamente atravs de nosso site
http://www.vbbsoftware.com/consultorio.

Pgina 68

 A assistncia remota que oferecemos a nossos clientes realizada atravs do
programa TeamViewer, que instalado junto com o Sistema de Gerenciamento
para Consultrio. Para que nossos tcnicos tenham acesso ao seu programa,
necessrio que, ao solicitar o suporte remoto, seja enviado a ID que o TeamViewer
apresenta ao ser aberto. ATENO: para que possamos realizar o atendimento
atravs do TeamViewer, necessrio que ele esteja aberto, aguardando o
atendimento de nossa equipe.

VBB Software Informtica

Pgina 69