Access 2013

Access est un logiciel permettant de
grer des donnes en masse : une liste

de clients ou de fournisseurs, un stock
de produits, des commandes, des
salaris, un club de tennis, une cave
vin, une bibliothque, une collection de
timbres-poste
ACCESS 2013
Systme de Gestion de
Bases de Donnes
Relationnelles
Fabienne ROUX 2004-2014

fabienne.roux@live.fr
Microsoft Access 2013
TABLE DES MATIRES
I. PRSENTATION 3
1. QUEST-CE QUACCESS ? 3
2. QUELLE DIFFRENCE AVEC EXCEL ? 3
3. CRATION DUNE NOUVELLE BASE DE DONNES 3
4. LES OBJETS DACCESS 4
II. LES TABLES 5
1. CRATION DES TABLES 5

2. CL PRIMAIRE 6
3. STOCKAGE DES DONNES 6
4. AJOUT ET SUPPRESSION DE CHAMPS OU DENREGISTREMENTS 7
5. TRI DES DONNES 7
6. FILTRAGE DES DONNES DANS LES TABLES 7
III. LES REQUTES 8
1. LES REQUTES SLECTION 8

QUELQUES OPRATEURS DE CRITRES 10
CRATION DUN CHAMP CALCUL 10
LES REQUTES PARAMTRES 11
LES REGROUPEMENTS ET STATISTIQUES 11
LES TRIS ET PREMIRES VALEURS 12
2. LES REQUTES ACTION 13
REQUTE SUPPRESSION 13
REQUTE AJOUT 14
REQUTE MISE JOUR 15
REQUTE CRATION DE TABLE 15
3. REQUTE ANALYSE CROISE 15
IV. LES RELATIONS 16
V. LES FORMULAIRES 17
1. CRATION AUTOMATIQUE 17
2. UTILISATION DU FORMULAIRE 17
VI. LES TATS 18
1. CRATION AUTOMATIQUE 18
2. ETATS AVEC GROUPE 18
VII. LES MACROS 20
1. BOUTON DE COMMANDE AVEC MACRO AUTOMATIQUE 20

2. MACRO 21
CRER LA MACRO 21
AFFECTER LA MACRO AU BOUTON DE COMMANDE 22
3. MENU GNRAL 23
4. OPTIONS DE LA BASE DE DONNES 23
2004-2014 - Fabienne ROUX fabienne.roux@live.fr Page 2 sur 24

I. PRSENTATION
1. QUEST-CE QUACCESS ?
Access est un logiciel permettant de grer des donnes en masse : une liste de clients ou de
fournisseurs, un stock de produits, des commandes, un club de tennis, une cave vin, une
bibliothque, une collection de timbres-poste
2. QUELLE DIFFRENCE AVEC EXCEL ?
Excel est un tableur : il ne vous propose pas dautre prsentation que des tableaux, en lignes
et en colonnes. Access vous propose davantage de possibilits et vous permet de
personnaliser votre base de donnes pour en faire une application sur mesure.
Avec Access, vous avez galement la possibilit de relier plusieurs tables de donnes : vous
pouvez ainsi mettre en relation le fichier client, les commandes, la facturation et la mise jour
des stocks pour effectuer une gestion commerciale complte.
De plus, Access permet de grer les donnes avec beaucoup plus de scurit et de facilit.
En revanche, Access est plus strict dutilisation, il demande un effort dapprentissage, alors que
vous pouvez utiliser Excel en quelques heures.
3. CRATION DUNE NOUVELLE BASE DE DONNES
Pour ouvrir Access, cliquer sur son icne :
Cliquer sur BASE DE DONNES DU BUREAU VIDE, spcifier un nom et un emplacement pour
l'enregistrement, puis cliquer sur CRER. La fentre principale de votre base de donnes
apparait :

4. LES OBJETS DACCESS
Les TABLES servent STOCKER les informations. Ce sont des fichiers contenant un ensemble
dinformations autour dun mme thme ou concept.
Exemple 1 : une table employs qui contiendrait des renseignements sur chaque
employ (nom, adresse, fonction, date dembauche)
Exemple 2 : une table articles qui contiendrait des informations techniques sur
chaque produit (dsignation, rfrence, prix, quantit)
Les REQUTES servent FILTRER les donnes en fonction de critres prcis. Elles servent
donc extraire les donnes des tables, permettant de slectionner une partie des
donnes. Elles permettent galement de raliser des ACTIONS sur ces donnes, comme
d'effectuer des calculs, des modifications, des suppressions Les requtes peuvent tre
enregistres et ainsi rutilises aussi souvent que ncessaire, et vous pourrez par la suite les
intgrer aux formulaires et aux tats.
Les FORMULAIRES permettent la SAISIE et la MODIFICATION dinformations dans les tables,

mais de manire plus conviviale que dans les tables : plus besoin de se contenter dune
prsentation sous forme de lignes et de colonnes, vous pourrez ici intgrer des cases
cocher, des listes droulantes, des titres, des cadres, des images Les formulaires
constituent un environnement facile manipuler qui vous permettra mme de laisser des
novices utiliser votre base de donnes.
Les TATS servent IMPRIMER les donnes, et permettent de prsenter un mme fichier de
donnes de faons diffrentes : liste de clients sur 3 colonnes, liste de clients par ordre
alphabtique de nom et regroups par rgion, liste de clients avec adresse complte
Les variations sont infinies.
Les MACROS permettent dAUTOMATISER certaines actions, en programmant des boutons

de commande. Par exemple, vous pouvez dans un formulaire ajouter un bouton qui
appelle un tat.
Les MODULES servent PROGRAMMER de manire beaucoup plus pointue que les macros,
et ne sont pas destins au grand public, mais aux utilisateurs avertis. Ils ncessitent la
matrise du langage de programmation VBA (Visual Basic for Applications).
Le LANGAGE SQL est le langage informatique universel qui permet de manipuler les objets
et les enregistrements des bases de donnes.
Vous pouvez faire apparatre la fentre principale contenant les objets

tout moment en appuyant sur F11.

II. LES TABLES
1. CRATION DES TABLES
Vous devez commencer par construire la STRUCTURE de votre table, et non pas commencer
par y stocker les donnes !
Pour cela, il faut basculer en MODE CRATION en cliquant sur le bouton

Affichage dans longlet Accueil.
Saisir le NOM de la table et valider.
Cette fentre apparat :
La premire colonne va contenir les NOMS DES CHAMPS, chaque champ reprsente un
groupe de donnes dans la table.
Exemple : nom ou prnom ou adresse ou tlphone si vous crez une table du genre carnet
dadresse.
La deuxime colonne dfinit le TYPE DE DONNES que chaque champ va contenir, par
exemple numrique ou texte ou date Cliquez dans la case, un menu droulant vous est
propos : choisir le type dsir.
En fonction du type de donnes slectionn, des PROPRITS supplmentaires vous sont

proposes en bas de la fentre, dans deux onglets. Vous pouvez par exemple y spcifier la
longueur des caractres, le format des donnes, des masques de saisie
La troisime colonne DESCRIPTION est rserve lutilisateur, vous pouvez y inscrire librement
des commentaires pour chaque champ.

2. CL PRIMAIRE
Access a automatiquement propos un champ portant une CL PRIMAIRE votre premire

table. Ce champ est de type NumeroAuto, ce qui signifie quil contiendra un numro cr
automatiquement par Access, et incrment chaque nouvel enregistrement. On affecte la
cl primaire un champ contenant pour chaque enregistrement une information unique. La
cl primaire interdit la cration de doublons dans le champ qui la contient.
Pour les tables suivantes, il faudra manuellement crer un champ de type

NumeroAuto et lui attribuer la cl primaire en cliquant sur licne Cl primaire.
Exemple : vous avez une liste de clients, plusieurs dentre eux peuvent avoir le mme
nom, voire le mme nom et le mme prnom, pour tre sre de ne pas les confondre (et ne
pas envoyer la facture au mauvais client !), on peut ajouter un champ N Client qui portera
la cl primaire : deux clients ne pourront avoir le mme numro.
3. STOCKAGE DES DONNES
Ltape suivante consiste entrer les donnes dans la table. Pour retourner
en mode de saisie des donnes, cliquer sur licne Affichage puis sur MODE
FEUILLE DE DONNES.
Chaque colonne reprsente dsormais un CHAMP, et chaque ligne un ENREGISTREMENT,

cest--dire lensemble des informations pour un client, ou un article, ou une commande
Complter chaque ligne soigneusement (attention aux erreurs et fautes dorthographe qui
vous gneront normment pour les filtres et les requtes).
La sauvegarde des donnes se fait automatiquement lorsque vous quittez une case pour
passer une autre, vous navez donc pas craindre de perdre des informations. Merci
Access !

4. AJOUT ET SUPPRESSION DE CHAMPS OU DENREGISTREMENTS
Pour AJOUTER UN CHAMP, il faut retourner en mode cration. Ajouter alors le nom et le type
de donnes du nouveau champ.
Pour SUPPRIMER UN CHAMP (toujours en mode cration), cliquer tout fait gauche de la
ligne du champ supprimer : la ligne est mise en surbrillance. Appuyer sur la touche Suppr du
clavier.
Attention ! Cette opration supprime dfinitivement toutes les donnes du

champ, pour tous les enregistrements. Il ny a pas dannulation possible.
Pour SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT, en mode feuille de donnes, cliquer tout fait

gauche de la ligne supprimer : elle est mise en surbrillance. Appuyer sur la touche Suppr du
clavier.
5. TRI DES DONNES
Dans la feuille de donnes, slectionner le champ que vous voulez trier en

cliquant nimporte o dans la colonne. Cliquer sur Croissant ou Dcroissant dans
longlet Accueil.
Les enregistrements sont maintenant tris par ordre alphabtique, numrique ou

chronologique, selon le type de donnes.
6. FILTRAGE DES DONNES DANS LES TABLES
Les filtres dans les tables permettent de nafficher quune partie des donnes de la table, ce
qui devient ncessaire lorsque votre base contient de nombreux enregistrement.
Par exemple, vous pouvez ne vouloir afficher que les clients rsidant Paris, ou les commandes
passes en fvrier, etc.
Cliquer sur une valeur de votre choix dans la table, puis sur licne SLECTION et sur le FILTRE
de votre choix.
Les filtres dans les tables sont phmres, pour les sauvegarder, il faut crer des requtes.

III. LES REQUTES
Il existe plusieurs types de requtes :
Les REQUTES SLECTION extraient des donnes en appliquant des tris et des filtres.
Les REQUTES CALCULES effectuent des calculs (TVA, total, pourcentage).
Les REQUTES PARAMTRES fournissent une grande souplesse aux requtes en les rendant
interactives, dynamiques avec lutilisateur de la base.
Les REQUTES REGROUPEMENT permettent de regrouper les donnes et dobtenir des

indices statistiques (effectifs, moyenne, minimum).
Les REQUTES ACTION permettent de modifier les donnes : supprimer certaines

informations, en ajouter dautres, mettre jour des donnes, en importer.
Les REQUTES ANALYSE CROISE sont lquivalent du tableau crois dynamique dans
Excel.
1. LES REQUTES SLECTION
Cliquer sur CRATION DE REQUTE dans longlet Crer.
1. Slectionner la ou les tables ncessaire(s) la requte en double-cliquant sur leur nom.
Clic-Clic !
2. Slectionner ensuite chaque champ ncessaire la requte en double-cliquant sur son

nom.

Clic-Clic !
Dfinir vos critres de slection dans la ligne CRITRES en respectant la syntaxe dAccess (voir
plus loin les OPRATEURS de critres).
Si besoin, dfinir des critres supplmentaires dans les lignes OU
Exemple : je veux afficher la liste des clients parisiens :
Critre de slection
Affichez le rsultat de la requte en cliquant sur Excuter.
Revenir en mode Cration pour modifier la requte, ou fermer la requte sans oublier de
lenregistrer. Lui donner un nom explicite !

QUELQUES OPRATEURS DE CRITRES
Logiques Comparatifs 1 Arithmtiques Syntaxiques
Et / Ou / Dans Suprieur : > Additionner : + texte
Pas / ! Infrieur : < Soustraire : - [champ]
Entre et / - Sup. ou gal : >= Multiplier : * [paramtre]
Null Inf. ou gal : <= Diviser : / #date#
*/?/#2 Diffrent de : <> nombre
& (concatnation) oui/non

(case cocher)
Il est galement possible dutiliser des fonctions pr-programmes (comme dans Excel) :
somme, min, max, vrai/faux, anne
Access nest pas sensible la casse (il ne fait aucune diffrence entre les majuscules et les
minuscules), par contre, attention aux accents.
CRATION DUN CHAMP CALCUL
Pour crer un NOUVEAU CHAMP contenant le calcul, il faut utiliser une NOUVELLE COLONNE.
Donner un nom au nouveau champ, suivi de : , puis crire le calcul en indiquant les noms des
champs concerns entre crochets.
Exemple 1 : PRIX HT: [QUANTITE]*[MONTANT]

Exemple 2 : TVA : [PRIX HT]*20,6/100
1Les oprateurs de comparaison fonctionnent aussi avec du texte : ils appliquent une comparaison par ordre
alphabtique (exemple : >d vous donnera la liste des noms placs aprs le d dans lalphabet).
2Ltoile permet de remplacer nimporte quelle suite de caractres, le ? remplace un seul caractre, le # remplace
un chiffre (exemple : du* vous donnera la liste des noms commenant par du , comme duchmol, dutronc,
dufour).

LES REQUTES PARAMT RES
Elles permettent lutilisateur de dfinir lui-mme le critre chaque ouverture de la requte,

rendant ainsi la requte interactive et rutilisable avec des critres changeant.
Dans la ligne critre du champ concern, saisir ENTRE CROCHETS le texte afficher dans la
bote de dialogue.
Par exemple: Vous grez les ventes des agents commerciaux de votre entreprise par rgion.
Vous souhaitez pouvoir consulter indpendamment les rsultats de chaque secteur, sans pour
autant devoir crer autant de requte quil y a de rgion.
Chaque fois que vous lancerez la requte, vous naurez qu prciser le secteur choisi dans la
bote de dialogue qui apparatra.
LES REGROUPEMENTS ET STATISTIQUES
Vous voulez connatre le montant total des ventes de chaque vendeur. Il faut regrouper toutes
les ventes par vendeur et effectuer la somme de ses ventes.
Vous avez besoin de la ligne OPRATION, quon obtient en cliquant sur licne

Choisir Regroupement
pour le champ Vendeur Choisir Somme pour le
champ Montant des ventes
LES TRIS ET PREMIRES VALEURS
Dfinir LORDRE DE TRI (croissant ou dcroissant) en cliquant dans la ligne Tri et en

slectionnant loption dsire dans la liste qui apparat.
Exemple : je veux afficher la liste des clients parisiens classs par ordre alphabtique :
Ordre de tri
Critre de slection
Pour obtenir uniquement les premiers enregistrements du rsultat dune requte, utiliser la
fonction PREMIRES VALEURS : taper le nombre ou le pourcentage denregistrements dsirs.
Par exemple : je veux afficher le nom des 3 employs les mieux pays :

Attention !
Cela suppose que les
salaires soient tris du plus
lev au plus faible.
2. LES REQUTES ACTION
Elles permettent deffectuer automatiquement une ACTION au lieu dafficher une liste de
rsultats.
Dmarrez une nouvelle requte en mode cration, puis prcisez le TYPE DE REQUTE que vous
dsirez effectuer, sinon vous aurez par dfaut une requte slection.
REQUTE SUPPRESSION
Elle permet de supprimer des donnes en fonction dun critre.
Slectionner le type SUPPRESSION, faire basculer les champs contenant les donnes
supprimer, dfinir le critre permettant de savoir quelles donnes doivent tre supprimes.
Exemple : supprimer toutes les commandes antrieures septembre 2002

REQUTE AJOUT
Elle permet dajouter une table des enregistrements provenant dune autre table (voire
dune autre base de donnes).
Crez une requte en slectionnant les tables qui contiennent les enregistrements que vous
souhaitez ajouter dans lautre table.
Choisir le type AJOUT, spcifier le nom de la table de destination (celle qui va recevoir de
nouveaux enregistrements).
Faire basculer les champs de la table dorigine (celle do proviennent les donnes) dans la
requte, et ventuellement dfinir un critre si on ne veut pas ajouter tous les enregistrements
de la table dorigine.
Exemple : on a une table Commandes2 contenant des commandes antrieurs sept 2002,
on veut les ajouter la table Commandes :

REQUTE MISE JOUR
Elle permet de modifier les donnes dun champ.
Slectionner le type MISE JOUR, faire basculer le champ modifier, dans la ligne Mise
jour, procder au changement.
Exemple : on a une table employs contenant un champ prime , on veut augmenter la

prime de chaque employ de 100 :
REQUTE CRATION DE TABLE
Le rsultat de la requte apparatra dans une nouvelle table.
Slectionner le type CRATION DE TABLE. Dans la bote de dialogue qui s'affiche, taper le nom
de la table crer ou remplacer.
3. REQUTE ANALYSE CROISE
Ce type de requte ncessite 3 champs :
un CHAMP EN EN-TTE DE COLONNE, auquel on applique un regroupement ;

au moins un CHAMP EN EN-TTE DE LIGNE, auquel on applique un regroupement ;
un CHAMP VALEUR : gnralement de type numrique pour pouvoir y appliquer un indice
statistique.

IV. LES RELATIONS
Dans longlet Outils de base de donnes, cliquer sur RELATIONS :
AJOUTER TOUTES LES TABLES la fentre des relations (comme pour une requte).
FAIRE GLISSER AVEC LA SOURIS LES CHAMPS COMMUNS deux tables les uns sur les autres.
Exemple : NClient de la table Client vers NClient de la table Commande
Access propose de crer un lien :
Cliquer sur APPLIQUER LINTGRIT RFRENTIELLE. Cela permet dtablir une relation de type
un plusieurs.
Exemple 1 : Pour un client, il peut y avoir plusieurs vhicules ; mais pour un vhicule, il ny a
quun propritaire. Dans ce type de relation, vous ne pourrez pas enregistrer un vhicule sans
quil soit li un et un seul propritaire.
Exemple 2 : Pour un pays, il peut y avoir plusieurs habitants. Mais pour un homme, il ne peut y
avoir quun pays dorigine. Chaque personne sera lie un et un seul pays dorigine.
Cliquer enfin sur CRER. Une ligne noire avec les symboles 1 et relie maintenant les tables.
Pour supprimer une relation :

cliquer sur le lien noir puis sur la touche SUPPR du clavier.
Confirmer la suppression.

V. LES FORMULAIRES
Les FORMULAIRES permettent la SAISIE et la MODIFICATION dinformations dans les tables,

mais de manire plus conviviale : plus besoin de se contenter dune prsentation sous forme
de lignes et de colonnes, vous pourrez ici intgrer des cases cocher, des listes droulantes,
des titres, des cadres, des images Les formulaires constituent un environnement facile
manipuler qui vous permettra mme de laisser des novices utiliser votre base de donnes.
1. CRATION AUTOMATIQUE
Dans le navigateur, slectionner la table ou la requte qui servira de source votre formulaire.
Cliquer sur FORMULAIRE dans longlet Crer. Vous obtenez un formulaire instantan :
2. UTILISATION DU FORMULAIRE
Basculer en MODE FORMULAIRE.
Pour naviguer entre les enregistrements, utiliser la zone au bas du formulaire :
Se dplacer entre les enregistrements (cliquer Crer un nouvel Saisir un mot cl pour effectuer une
sur les flches ou saisir un n denregistrement) enregistrement recherche dans les enregistrements

VI. LES TATS
Les TATS servent IMPRIMER vos rapports de donnes, il est ainsi possible de prsenter une
mme liste de donnes de faons diffrentes : liste de clients sur 3 colonnes, liste de clients par
ordre alphabtique de nom et regroups par rgion, liste de clients avec adresse complte
Les variations sont infinies.
1. CRATION AUTOMATIQUE
Dans le navigateur, slectionner la table ou la requte qui servira de source votre rapport.
Cliquer sur TAT dans longlet Crer. Vous obtenez un tat instantan :
2. ETATS AVEC GROUPE
Access vous permet de regrouper ou de trier les enregistrements dans votre rapport.
Par exemple, vous voulez la liste des clients classs par ville de rsidence.
Cliquer sur REGROUPER ET TRIER dans longlet Cration.

Une nouvelle zone apparait au bas de ltat, dans laquelle vous pouvez ajouter des ordres de
tri et de regroupement.

VII. LES MACROS
Les MACROS permettent dAUTOMATISER certaines actions, en programmant des BOUTONS

DE COMMANDE qui seront visibles dans les formulaires ou les tats.
Par exemple, vous pouvez ajouter un bouton de commande pour appeler un tat, pour
imprimer, fermer un formulaire, lancer une requte, un programme, quitter Access
1. BOUTON DE COMMANDE AVEC MACRO AUTOMATIQUE
Ouvrir le formulaire ou ltat concern en MODE CRATION.
Dans longlet Cration, cliquer sur le contrle BOUTON. Cliquer ensuite dans le formulaire ou
ltat la position o lon souhaite placer le bouton de commande.
Une BOITE DE DIALOGUE apparait dans laquelle on choisit laction que lon souhaite
provoquer en cliquant sur le bouton de commande.
Par exemple, on peut paramtrer un bouton pour accder la saisie dun nouveau salari :
Ltape suivante permet de paramtrer laspect du bouton (texte ou image) :

Basuler en MODE FORMULAIRE, un bouton parfaitement oprationnel propose prsent la

saisie dun nouveau salari :
2. MACRO
La boite de dialogue propose lors de la cration dun bouton de commande prsente une
liste limite daction, et ne permet pas au bouton deffectuer plusieurs actions.
Pour un choix daction plus large et pour permettre un bouton deffectuer plusieurs actions
successives, il faut crer manuellement la macro, puis laffecter au bouton de commande.
CRER LA MACRO
Dans longlet Crer, cliquer sur MACRO.
Choisir laction que votre macro doit effectuer dans la LISTE DROULANTE au milieu de lcran.

Il faut ensuite paramtrer les PROPRITS en fonction de laction choisie.
Il est possible de programmer plusieurs actions conscutives dans une seule macro.
Access vous demande denregistrer la macro la fermeture de la fentre.
AFFECTER LA MACRO AU BOUTON DE COMMANDE
Pour utiliser la macro, il faut laffecter un bouton de commande dans un formulaire ou un

tat.
En MODE CRATION, ouvrir le formulaire ou tat et insrer un BOUTON comme vu

prcdemment (partie VII 1).
Dans la boite de dialogue de lassistant, slectionner la catgorie DIVERS et laction EXCUTER

UNE MACRO. Ltape suivante vous permettra de SLECTIONNER LA MACRO activer.

3. MENU GNRAL
Un MENU GNRAL est un formulaire permettant de naviguer dans la base de donnes : ouvrir
les formulaires, les tats, les requtes, quitter lapplication
Ce formulaire nest bas sur aucune table ou requte mais contient principalement des
boutons de commandes.
4. OPTIONS DE LA BASE DE DONNES
De nombreuses options sont proposes pour personnaliser votre base de donnes et en faire
une vritable application sur mesure.
Cliquer sur FICHIER, sur OPTIONS puis sur BASE DE DONNES ACTIVE :
Exemple :
Au dmarrage de la base de
donnes, on peut lancer
louverture dun formulaire
prcis (par exemple le menu
gnral).
On peut galement
personnaliser le nom et licne
de la base de donnes
(remplacer licne et le nom
Access).
On peut remplacer les menus

dAccess et crer ses propres
menus.

INDEX
A mode cration ......................................................... 5
action ......................................................................13 N
ajout .........................................................................14
application .........................................................3, 23 NumeroAuto ............................................................. 6
B O
bouton de commande .............2, 4, 20, 21, 22, 23 oprateurs ..........................................................9, 10
opration ................................................................ 11
C
P
calculs ............................................................ 4, 8, 10
casse ........................................................................10 pourcentage .......................................................... 12
champ .............................................. 5, 6, 7, 8, 10, 11 premires valeurs .................................................. 12
cl primaire............................................................... 6 proprits ............................................................5, 22
concatnation.......................................................10
critre ....................................................... 4, 9, 10, 11 R
rapport ....................................................................18
D regroupement....................................................8, 11
doublon ..................................................................... 6 relation un plusieurs ........................................... 16
relations ...................................................................16
E
S
enregistrement .....................................................6, 7
extraire....................................................................... 4 source ............................................................... 17, 18
SQL ............................................................................. 4
F statistiques........................................................ 11, 15
stocker ....................................................................... 5
F11 .............................................................................. 4 structure .................................................................... 5
filtre.........................................................................6, 7 suppression ............................................................. 13
I T
intgrit rfrentielle .............................................16 tableau crois dynamique .................................... 8
interaction ..........................................................8, 11 Tri ................................................................... 7, 12, 18
type ............................................................................ 5
M
macros ............................................................. 20, 21
V
menu gnral ........................................................23 valeur ...................................................................7, 15
mise jour...............................................................15 VBA ............................................................................ 4

Access 2013

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Access est un logiciel permettant de

grer des donnes en masse : une liste

Fabienne ROUX 2004-2014

TABLE DES MATIRES

II. LES TABLES 5

1. CRATION DES TABLES 5

III. LES REQUTES 8

1. LES REQUTES SLECTION 8

IV. LES RELATIONS 16

VI. LES TATS 18

VII. LES MACROS 20

1. BOUTON DE COMMANDE AVEC MACRO AUTOMATIQUE 20

2004-2014 - Fabienne ROUX fabienne.roux@live.fr Page 2 sur 24

2. QUELLE DIFFRENCE AVEC EXCEL ?

3. CRATION DUNE NOUVELLE BASE DE DONNES

Pour ouvrir Access, cliquer sur son icne :

2004-2014 - Fabienne ROUX fabienne.roux@live.fr Page 3 sur 24

4. LES OBJETS DACCESS

Les FORMULAIRES permettent la SAISIE et la MODIFICATION dinformations dans les tables,

Les MACROS permettent dAUTOMATISER certaines actions, en programmant des boutons

Vous pouvez faire apparatre la fentre principale contenant les objets

2004-2014 - Fabienne ROUX fabienne.roux@live.fr Page 4 sur 24

II. LES TABLES

1. CRATION DES TABLES

Pour cela, il faut basculer en MODE CRATION en cliquant sur le bouton

Saisir le NOM de la table et valider.

Cette fentre apparat :

En fonction du type de donnes slectionn, des PROPRITS supplmentaires vous sont

2004-2014 - Fabienne ROUX fabienne.roux@live.fr Page 5 sur 24

Access a automatiquement propos un champ portant une CL PRIMAIRE votre premire

Pour les tables suivantes, il faudra manuellement crer un champ de type

3. STOCKAGE DES DONNES

Chaque colonne reprsente dsormais un CHAMP, et chaque ligne un ENREGISTREMENT,

2004-2014 - Fabienne ROUX fabienne.roux@live.fr Page 6 sur 24

4. AJOUT ET SUPPRESSION DE CHAMPS OU DENREGISTREMENTS

Attention ! Cette opration supprime dfinitivement toutes les donnes du

Pour SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT, en mode feuille de donnes, cliquer tout fait

5. TRI DES DONNES

Dans la feuille de donnes, slectionner le champ que vous voulez trier en

Les enregistrements sont maintenant tris par ordre alphabtique, numrique ou

6. FILTRAGE DES DONNES DANS LES TABLES

2004-2014 - Fabienne ROUX fabienne.roux@live.fr Page 7 sur 24

III. LES REQUTES

Il existe plusieurs types de requtes :

Les REQUTES CALCULES effectuent des calculs (TVA, total, pourcentage).

Les REQUTES REGROUPEMENT permettent de regrouper les donnes et dobtenir des

Les REQUTES ACTION permettent de modifier les donnes : supprimer certaines

1. LES REQUTES SLECTION

Cliquer sur CRATION DE REQUTE dans longlet Crer.

1. Slectionner la ou les tables ncessaire(s) la requte en double-cliquant sur leur nom.

2. Slectionner ensuite chaque champ ncessaire la requte en double-cliquant sur son

2004-2014 - Fabienne ROUX fabienne.roux@live.fr Page 8 sur 24

Si besoin, dfinir des critres supplmentaires dans les lignes OU

Exemple : je veux afficher la liste des clients parisiens :

Affichez le rsultat de la requte en cliquant sur Excuter.

2004-2014 - Fabienne ROUX fabienne.roux@live.fr Page 9 sur 24

QUELQUES OPRATEURS DE CRITRES

Logiques Comparatifs 1 Arithmtiques Syntaxiques

Et / Ou / Dans Suprieur : > Additionner : + texte

Pas / ! Infrieur : < Soustraire : - [champ]

Entre et / - Sup. ou gal : >= Multiplier : * [paramtre]

Null Inf. ou gal : <= Diviser : / #date#

*/?/#2 Diffrent de : <> nombre

& (concatnation) oui/non