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Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et les procdures de chacune des activits de lentreprise pour
maintenir la prennit de celle-ci.
Les procdures dfinies doivent permettre dassurer la sparation des fonctions maximisant ainsi la scurit et
diminuant toute possibilit de malversations internes ou externes.
a. Champ dapplication
Larticle 16 du rfrentiel juridique prcise quil sagit de toutes les entreprises relevant du champ dapplication
du SYSCOHADA. En consquence toutes les entreprises relevant du SYSCOHADA sont tenues dtablir le
manuel des procdures. Il sagit notamment :
Des socits commerciales,
Des coopratives,
Des associations,
Des entreprises publiques de type priv.
a. Contenu du manuel
Le rfrentiel juridique du SYSCOHADA, ne donne aucune prcision sur le contenu de la documentation.
Mais pour tre un ouvrage de rfrence sur le plan professionnel, le manuel doit contenir au moins les
informations suivantes :
Gnralits sur lentreprise
Informations gnrales (nom, forme, sige social, capital etc.),
Lorganigramme gnral de lentreprise,
Intervenants extrieurs et rle de chacun.
En effet, la rdaction du manuel tant une obligation lgale, ladministration est en droit de rclamer la production
de cette documentation lors dun ventuel contrle. Par ailleurs, tant un outil de gestion, ce manuel doit voluer
au rythme de lvolution de lentreprise.
. Le libre entretien
Cette technique consiste se faire dcrire les procdures en vigueur sans utiliser le moindre support.
Procdure de trsorerie
Dpenses
Recettes
Enregistrement et suivi comptable
Protection des valeurs
Procdure de paie
Gestion du personnel
Prparation de la paie
Enregistrement et suivi comptable
Paiement du personnel
. Dfinition des objectifs
Il convient en outre de dfinir pour chaque fonction un objectif prcis.
OBJECTIFS
Les procdures de la gestion de la caisse dpense visent instaurer une organisation optimale de toutes les
transactions lies aux sorties despces.
Elles permettront de sassurer que toutes les oprations de dcaissements en espce sont autorises par la
direction de lentreprise et quelles sont justifies.
DESCRIPTION
TRE 01 Les oprations se rapportant la caisse dpenses
Le dcaissement en espce
Lapprovisionnement de la caisse
Expression du besoin en
personnel
Responsable de service 1. Adresse au Grant un mmorandum Mmorandum
motiv de demande de recrutement
comportant la dfinition et le profil du
poste.
Grant 1. Analyse le mmorandum et y Mmorandum
apporte les modifications quil juge Budget
ncessaire.
2. Vrifie dans le budget que le
recrutement a t prvu.
3. Signe le mmorandum pour accord
et le transmet au Responsable
Comptable.
4. En cas de refus, le Grant rdigera
un mmorandum motiv.
Responsable Comptable 1. Sur la base du mmorandum valid Avis de recrutement
par le Grant, rdige un avis de
recrutement
2. Transmet lavis au Grant pour
validation.
Grant 1 .Analyse lavis, fait procder aux Avis de recrutement
corrections ventuelles.
2. Transmet lavis au Responsable
Comptable.
Responsable Comptable 1. Fait publier lavis de recrutement Avis de recrutement
par les voies choisies.
3 tablissement du contrat de
travail
Moyens
Dossiers individuels du personnel
Logiciel de paie
DESCRIPTION DE DOCUMENT ET
TAPES INTERVENANTS
LA TACHE INTERFACE
1 Planification des congs
des congs annuels
Tous les Responsable 1.En dbut dexercice, recense Planning des congs
de service auprs de chaque agent de son
ASM service les dates de dpart en
congs souhaites.
2.Centralise ces prvisions et
procde un arbitrage en
concertation avec le personnel
3.tablit le planning des congs
de la socit.
4.Transmet le planning de
congs au Grant.
Grant 1.Reoit les plannings des Planning des congs
congs des services.
2.Fait porter sur les planning les
corrections ventuelles.
3.Transmet les plannings
dfinitifs :
- A chaque responsable
de service,
- Au Contrleur de
gestion,
- Au Responsable
Comptable.
2 Formulation de la
demande de congs
Agent 1. Renseigne une fiche de Fiche de demande de
demande de congs congs
annuels.
2. Transmet la fiche au
Responsable de son
service.
3 Analyse de la demande de
congs
1. Appose sa signature
sur la demande de
congs.
2. Informe le salari de
lacceptation de la
fiche de demande de
congs.
3. Transmet la demande
de congs au Grant.
Si les dates ne concordent
pas
Etc.
Processus Investissement
Processus Trsorerie
Processus Gestion des ressources humaines
Processus Systmes dinformation et informatique
Processus Production de linformation comptable et financire
CONTRLEUR DE GESTION
Service : Contrle de gestion
Suprieur : Grant
hirarchique
Services : Aucun
dpendants
Domaine Gestion des ressources humaines
Domaine Gestion des courriers et de la communication interne
Domaine Accueil visiteurs
Domaine Imputations comptables:: Valide les provisions
Domaine Arrt des comptes
- Dfini et formalise les procdure dinventaire
- Ralise les inventaires
- Valorise le stock
Domaine Contrles gnraux
Domaine Gestion des stocks
- Dfinition et formalisation des procdures dinventaire
Domaine Vente
Domaine Gestion des immobilisations
Domaine Gestion des frais gnraux
Domaine Gestion de la trsorerie
Domaine Budget et Reporting
Primtre couvert par le manuel
Procdures administratives
ACH Domaine Gestion des achats
ACH01 Suivi des prochains arrivages
ACH02 Rception et dpotage des marchandises
VEN Domaine ventes
VEN01 Ventes aux distributeurs agrs
VEN02 Ventes aux nouveaux distributeurs
DIS Domaine Gestion des distributeurs
DIS01 Formation des distributeurs
DIS02 Gestion des bonus
DIS03 Gestion des rclamations
Procdures comptables
IMP Domaine Imputations comptables
IMP01 Procdure denregistrement
IMP02 Procdure de classement des documents
IMP03 Procdure danalyse des comptes
ARR Domaine dArrt des comptes
ARR01
ARR02
Procdures financires
CTR Domaine Contrles Gnraux
CTR01
CTR02
STO Domaine Gestion des stocks
STO01
STO02
IMM Domaine Gestion des immobilisations
IMM01 Acquisitions de biens dquipement
IMM02
Directeur administratif
Et financier
Responsable du Contrleur de
Service comptabilit Gestion central
Contrleurs de gestions
Trsorier du groupe
Des socits filiales
Caractristiques particulires :
Manage une quipe de responsables comptables , paie, trsorerie, contrle de gestion et informatique de
gestion
Rdige par : Approuv par :