ASTOS DE REPRESENTACIN

Rueda Lpez, Nuria

Gastos de Representacin se definen como aquellos gastos

destinados a representar a una empresa o entidad pblica, con el
objetivo de mejorar la imagen de la misma ante clientes, proveedores
u otros entes pblicos. La amplitud de su definicin explica que
frecuentemente se confundan en la prctica con otra categora de
gastos, como son los gastos de viaje, por lo que conviene insistir en
su delimitacin.

Centrndonos en el mbito empresarial, los gastos de viaje

comprenden aquellos originados por la realizacin de un viaje de
trabajo que se destinan a financiar el desplazamiento, manutencin y
alojamiento que se deriven del mismo. Por el contrario, los gastos de
representacin generalmente se derivan de las relaciones pblicas
desarrolladas por los profesionales, administradores o altos cargos de
la entidad para la que trabajan, con la finalidad de obtener
determinados beneficios econmicos. Entre dichos gastos se incluyen
los derivados de estancias en hoteles para los clientes; invitaciones
de comidas con clientes; y asistencia a eventos artsticos, deportivos
o culturales con proveedores.

Desde el punto de vista fiscal, la Ley 35/2006, de 28 de noviembre,

del Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas y de modificacin
parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta
de no Residentes y sobre el Patrimonio (en adelante LIRPF), en su
artculo 17, considera rendimientos ntegros del trabajo todas las
contraprestaciones o utilidades, cualquiera que sea su denominacin
o naturaleza, dinerarias o en especie, que deriven, directa o
indirectamente, del trabajo personal o de la relacin laboral o
estatutaria y no tengan el carcter de rendimientos de actividades
econmicas. Entre dichos rendimientos se incluyen las
remuneraciones en concepto de gastos de representacin.

Por otro lado, el Real Decreto Legislativo 4/2004, de 5 de marzo, por

el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre
Sociedades (en adelante LIS), considera este tipo de gastos
deducibles siempre y cuando se encuentren comprendidos en alguno
de los siguientes casos:

Gastos por relaciones pblicas con clientes o proveedores.

 Gastos que se efecten con respecto al personal de la
empresa con arreglo a los usos y costumbres.
Gastos para promocionar, directa o indirectamente, la venta
de bienes y prestacin de servicios.
Gastos que se encuentren correlacionados con los ingresos.
En consecuencia, los gastos de representacin deben diferenciarse de
las liberalidades o gastos no necesarios para el desarrollo de la
actividad econmica, como son los regalos realizados a personas no
vinculadas con la empresa, los cuales no se consideran deducibles
por la LIS.

Se consideran gastos de representacin a:

o Los efectuados con el objeto de representar a la Compaa
fuera de sus oficinas, locales o establecimientos.
o Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita
mantener o mejorar su posicin de mercado, incluidos los
obsequios y agasajos a clientes.
No se consideran gastos de representacin:
Los gastos de viaje

Gastos dirigidos a la masa de consumidores reales o

potenciales, como los gastos de propaganda

Los gastos de representacin sern deducibles siempre que

1. i) No superen el 0.5% de los ingresos brutos, hasta el
mximo de 40 UITs.
2. ii) Se trate de gastos causales.
3. iii) Estn sustentados en comprobantes de pago que den
derecho a costo o gasto (facturas, excepcionalmente, boletas de
venta).
El lmite para la deducibilidad de gastos de representacin
contiene en realidad un doble lmite:
1. i) Que los gastos de representacin cargados a resultados no
excedan del 0.5% de los ingresos netos, y;
2. ii) Que an cuando no se exceda el lmite anterior, este a su vez
no supere las 40 UITs

3. MARIO ALVA MATTEUCCI

4. A lo largo de todo el ao es comn que las empresas realicen
regalos, obsequios o agasajos tanto a clientes como a
proveedores, ello como una muestra de atencin o generar
ciertos mecanismos de fidelizacin, entre otros objetivos. Los
bienes pueden ser de diversa naturaleza, como un portalpices,
 un portafolio de cuero, una cartera de dama, un reloj, un
artefacto elctrico, una botella de licor, entre otros. Sin
embargo, en todos los casos planteados se necesita contar con
la respectiva sustentacin del gasto causal, adems de cumplir
con los criterios de razonabilidad, proporcionalidad y
generalidad.
5. Tengamos presente que de acuerdo a lo sealado por el literal
q) del artculo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, se
considera como gasto deducible en la determinacin de la renta
neta de tercera categora, los gastos de representacin propios
del giro o negocio, en la parte que, en conjunto, no exceda del
medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos, con un lmite
mximo de cuarenta (40) UIT.
6. En concordancia con lo sealado anteriormente, el literal m) del
artculo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta
precisa que a efecto de lo previsto en el inciso q) del Artculo
37 de la Ley, se consideran gastos de representacin propios
del giro del negocio:
7. 1. Los efectuados por la empresa con el objeto de ser
representada fuera de sus oficinas, locales o establecimientos.
8. 2. Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita
mantener o mejorar su posicin de mercado, incluidos los
obsequios y agasajos a clientes.
9. Tengamos presente que no se encuentran comprendidos en
el concepto de gastos de representacin, los gastos de
viaje y las erogaciones dirigidas a la masa de consumidores
reales o potenciales, tales como los gastos de propaganda.
10. Para efecto del lmite a la deduccin por gastos de
representacin propios del giro del negocio, se considerar los
ingresos brutos menos las devoluciones, bonificaciones,
descuentos y dems conceptos de naturaleza similar que
respondan a la costumbre de la plaza.
11. La deduccin de los gastos que no excedan del lmite a
que alude el prrafo anterior, proceder en la medida en que
aqullos se encuentren acreditados fehacientemente mediante
comprobantes de pago que den derecho a sustentar costo o
gasto y siempre que pueda demostrarse su relacin de
causalidad con las rentas gravadas.
12. El problema que se puede presentar es que el gasto de
representacin supere los lmites que el literal q) del artculo
37 de la Ley del Impuesto a la Renta determinen dentro del
ejercicio, lo cual no necesariamente puede ocurrir en el mes de
diciembre sino en meses anteriores.
 13. Bajo este escenario apreciamos que si el gasto no resulta
deducible a partir de un determinado mes antes de finalizar el
ejercicio, el contribuyente deber repararlo, debiendo adicionar
el exceso como una diferencia de tipo permanente en la
Declaracin Jurada Anual del Impuesto a la Renta, sobre la cual
tributar el 30%.
14. En este punto se puede presentar un problema con la
utilizacin del IGV como crdito fiscal respecto a los
comprobantes que sustenten la adquisicin de los bienes que
han sido entregados por concepto de gastos de representacin.
Al revisar lo sealado por el numeral 10 del artculo 6 del
Reglamento de la Ley del IGV se precisa que los gastos de
representacin propios del giro o negocio, otorgarn derecho a
crdito fiscal, en la parte que, en conjunto, no excedan del
medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos acumulados en
el ao calendario hasta el mes en que corresponda aplicarlos,
con un lmite mximo de cuarenta (40) UIT acumulables
durante un ao calendario.
15. As, si al verificar que se han superado los lmites, ya no
se podr utilizar ni el gasto ni el IGV. Solo que en el caso del IGV
la deduccin del crdito fiscal va de la mano con el gasto. Por
ejemplo, si un determinado contribuyente cumple los lmites
hasta el mes de agosto, las adquisiciones de bienes destinadas
a ser entregadas como gasto de representacin por los meses
de setiembre, octubre, noviembre y diciembre ya no son
aceptadas como tal y por ende se estara incumpliendo el
requisito sealado en el literal a) del artculo 18 de la Ley del
IGV, lo cual implicara que se debera reparar tambin el crdito
fiscal de esas adquisiciones, habindose configurado la
comisin de la infraccin sealada en el numeral 1 del artculo
178 del Cdigo Tributario, por haber utilizado un crdito fiscal
sin tener derecho a ello, aparte del pago del IGV que no se
cancel.
16. En tal sentido, recomendamos hacer una revisin tanto de
los lmites sealados en las normas del Impuesto a la Renta
como del IGV con la finalidad de evitar contingencias con el
fisco con respecto a los gastos de representacin.

Gastos de Representacin vs Gastos de Viaje

Posteado por: Sandra Teruel | 05/03/2014 | Categorias: Gastos de

representacin
Una invitacin a cenar a un cliente con el fin de
captarlo, organizar un evento corporativo o asistir durante
unos das a un congreso profesional son algunos ejemplos de
acciones puestas en marcha por las empresas y compaas
con el fin de conseguir un beneficio presente o futuro. Son lo
que se conoce como gastos de representacin, y su gestin y
posibilidades de deduccin fiscal son muy parecidas a
los gastos de viaje.

El objetivo principal de los gastos de representacin es fomentar la

imagen de la empresa y de sus profesionales para, de esta
forma, lograr un beneficio comercial a corto o medio plazo. Se trata
de acciones ligadas al marketing y las relaciones pblicas de la
empresa y pueden ser ejecutados tanto por empleados del
departamento de venta, como por responsables de marketing,
administradores, directivos o altos
cargos de la compaa.

Este tipo de actos de representacin

suelen surgir como producto de la
colaboracin entre el departamento de
marketing y la direccin comercial. La
empresa los suele plantear como una
inversin de marketing ms,
respondiendo a una estrategia de
mejora de la imagen corporativa y
fortalecimiento de la marca.

Si quieres leer ms sobre Gastos de Representacin, descrgate

nuestra gua en PDF aqu.

Tipos de gastos de representacin: un sinfn de posibilidades

Si quisiramos elaborar un listado con todos los gastos de

representacin posibles, la lista sera largusima y, an as, seguro
que nos dejaramos alguno en el tintero. Actualmente, las
posibilidades no tienen otros lmites que la propia imaginacin de los
responsables de los departamentos de ventas, marketing y/o
relaciones pblicas de las empresas.

Pero haciendo un esfuerzo de sntesis, podemos destacar

como principales y ms comunes los siguientes:
 Estancias en hoteles para clientes.

Invitaciones a comidas y cenas con clientes.

Regalos y obsequios de empresa dirigidos a clientes y

proveedores.

Invitaciones al ftbol y otros acontecimientos deportivos.

Entradas al cine, teatro, parques de ocio y

otros espectculos.

Deportes de aventuras: jornadas de paintball, circuitos de

karting, actividades de invierno, etc.

Cuidados estticos o de bienestar personal: masajes,

tratamientos, relax, yoga, spa, etc.

Talleres de conocimiento personal, solidarios,

manualidades, cocina, etc.

Lo que NO son gastos de representacin

Por el contrario, no se consideran gastos de representacin y,

por lo tanto, no tienen derecho a ventajas fiscales todosaquellos
gastos cuya finalidad NO es la obtencin de beneficios
empresariales futuros. En este grupo encontraramos, por ejemplo:
gastos de restaurantes con personas no vinculadas a la empresa ni
futuros clientes, entradas a espectculos para familiares o amigos,
gastos de aparcamiento o de desplazamiento no relacionados con
actividades de la empresa o regalos de importe excesivo.

Diferencias entre gastos de representacin y gastos de viaje

La diferencia fundamental entre los gastos de representacin y los de

viaje es que, mientras los primeros estn destinados, como su
propio nombre indica, a representar a la empresa ante clientes
y proveedores, los gastos de viaje son los generados por la
propia actividad de la fuerza de venta. Por lo tanto, ejemplos de
gastos de viajes seran: los desplazamientos, las carreras de taxi. la
manutencin o el alojamiento de los empleados (en su mayor parte
del departamento comercial).
Pese a que pertenecen a partidas presupuestarias diferentes, en
ciertas ocasiones los gastos de representacin y de viajes se solapan
y confunden, como por ejemplo una cena con clientes despus de un
seminario.

La gestin de los gastos de representacin

Muchos de estos gastos, como las comidas y cenas con clientes,

tienen un proceso similar al de los gastos de viajes: el gasto suele
correr en un primer momento a cuenta del empleado y
posteriormente le es reembolsado por la empresa, tras la debida
justificacin del importe.

Durante las prximas semanas, iremos publicando sobre los diez

problemas ms habituales en la gestin de los gastos de
representacin: recopilacin de justificantes o tiques, generacin,
seguimiento y validacin de notas de gastos, implantacin de
polticas de control, etc.

Asimismo, el lector de nuestra gua sobre gastos de

representacin encontrar las mejores soluciones para enfrentarse
con xito a estas dificultades.

Debilidades

La principal debilidad del gasto de representacin es que

tiene repercusin directa con el tema del IGV, por decirlo de manera
coloquial:

Si el gasto de representacin se cae, el IGV de dichos comprobantes

tambin se cae y esto conlleva a reparar el IGV.
No llevar un control adecuado de los gastos de presentacin, puede
terminar en reparar el IGV.

Por qu reparo IGV?, es porque que no estas cumplimiento un

requisito sustancial Artculo 18 del TUO del IGV, esto ultimo conlleva
a rectificar el PDT.

Qu pasa si ya he rectificado mi PDT por el tributo IGV?

Esto genera la sancin rectificar mas de una vez la declaracin

correspondiente a un mismo periodo y tributo, cuya sancin es 30%
UIT.

Hablando de la UIT, como ya sabrs para el 2016 es S/. 3,950.