Escuela de Administracin y Negocios

TIPO DE ACTIVIDAD:

GESTION CADENA DE
Nombre Asignatura: Sigla LOA 5105
ABASTECIMIENTO E INVENTARIO
Flujo operativo del rea de
Actividad N Lugar SALA DE CLASES
abastecimiento. RA 1_5
APRENDIZAJES ESPERADOS:
Identifica el proceso de Asignacin Directa de acuerdo a la los tipos de adquisicin de
Aprendizaje 1
los bienes y servicios.
Elige la alternativa del proceso de abastecimiento, considerando informacin
Aprendizaje 2
proveniente de otras reas de acuerdo a las estrategias de la organizacin.
Aprendizaje 3

INSTRUCCIONES: Trabajar en grupo de 4 integrantes, basndose en la informacin presentada a continuacin,

crear y presentar un caso que permita escoger y disear una cadena de abastecimiento orientada al proceso de compra,
almacenaje y distribucin.

Este material deber ser trabajado durante la clase presencial asociada a este Recurso de Apoyo.

1.- Seleccin del Mecanismo de Compra

Una vez que definimos qu necesitamos comprar, es necesario determinar qu mecanismo utilizaremos para
adquirir dicho bien. Los mecanismos se encuentran definidos por la Ley 19.886 de Compras Pblicas y el
Reglamento de dicha Ley y su utilizacin se encuentra bastante acotada por lo establecido en dichas normas.

Los criterios que deben orientar la eleccin del sistema son la eficiencia, la eficacia y la transparencia. Tal como
demuestra la experiencia nacional e internacional y la literatura relacionada con el tema, mientras ms abierto y
competitivo sea el mecanismo de compra seleccionado, mejores posibilidades de ser:

Efectivos: ya que mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello que necesitamos.

Eficientes: seguramente podemos conseguir la mejor opcin existente en el mercado, mejor precio y lograr una
mejor relacin entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos.

Transparentes: todos los actores interesados podrn participar en el proceso con igualdad de oportunidades
para acceder a la informacin.

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Los mecanismos que establece la Ley son:

Es fundamental resaltar que los procedimientos establecidos en la Ley y el Reglamento de Compras son
totalmente consistentes con las recomendaciones disponibles. Se trata de utilizar el camino que, garantizando la
mayor transparencia, permita conseguir ofertas generadas a partir de la mayor competencia posible. De esta
manera el, proceso permite conseguir ofertas que respondan a nuestras necesidades del modo ms econmico,
ms oportuno y ms eficiente.

Una tarea que se conecta directamente con esta etapa es la planificacin de las compras. En la medida que
las adquisiciones se planifiquen ms y mejor, las compras resultarn ms simples y rutinarias, por lo que ser
posible programarlas y, de este modo, utilizar los mecanismos ms adecuados a las caractersticas de la compra,
evitando al mximo el uso de sistemas excepcionales.

1.1 Actores
Aun cuando esta etapa es responsabilidad principalmente de la unidad o departamento de
abastecimiento, eventualmente en ella pueden participar el departamento jurdico, el usuario o cliente
interno/externo, que solicita la compra, etc.
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Aspectos Claves
Para la seleccin del mecanismo a utilizar es imprescindible tener en cuenta dos aspectos claves:

En primer lugar, es fundamental conocer la Ley 19.886 de Compras Pblicas y el Reglamento de

dicha Ley, de manera de saber cundo es posible usar cada mecanismo establecido. .

En segundo lugar, es muy recomendable tener presente la experiencia y las recomendaciones de los
expertos que sealan que es preferible optar por los mecanismos de compra que garanticen mayor
competencia entre los oferentes.

2 Llamado y Recepcin de Ofertas

Esta etapa tomar diferentes formas dependiendo del mecanismo de compra que se haya seleccionado. En
algunas ocasiones, este proceso ser relativamente sencillo, como en el caso de productos que sean ofrecidos a
travs de Catlogo Electrnico de Convenios Marco, ya que se solicita la aceptacin de una orden de compra y
una vez que el proveedor acepta se cierra esta etapa. En otros casos, esta etapa puede ser relativamente ms
amplia, como en caso de las licitaciones, donde habr que definir plazos, redactar bases, publicarlas, recibir y
resolver consultas, etc.

El Reglamento de Compras Pblicas establece que en aquellos casos en que no sea posible utilizar los
Convenios Marco disponibles en el Catlogo Electrnico, los organismos deben adjudicar, prioritariamente
mediante licitacin pblica, a menos que proceda una excepcin de licitacin privada o trato directo, la cual debe
ser respaldada con una resolucin fundada.

Una mencin especial merece la elaboracin de las bases administrativas y tcnicas. Se trata de los documentos
ms importantes para el desarrollo de las licitaciones. En ambos casos se trata de las reglas del juego que
debern seguir oferentes y comprador. En el caso de las bases tcnicas, la idea es especificar el producto o
servicio que se desea adquirir. El documento se construye partiendo de lo establecido en la definicin de
requerimientos y debe incluir todos los aspectos que se estimen necesarios para conseguir que los productos
ofertados se ajusten a nuestros requerimientos. Por su lado, las bases administrativas sirven para definir todos
aquellos aspectos administrativos de la compra. El contenido mnimo de las bases est establecido en el Art. 22
del Reglamento de la Ley 19.886 de Compras Pblicas.

2.1 Actores
En esta etapa participan especialmente los eventuales proveedores u oferentes y la unidad encargada
de adquisiciones. Sin embargo, segn la necesidad, tambin pueden participar expertos, asesores
jurdicos, los usuarios internos, etc.

2.2 Aspectos Claves

En esta etapa es fundamental contar con la especificacin del bien o servicio que se desea adquirir y
asegurarse de que esta especificacin sea clara y explcita para los eventuales proveedores. Tambin es
fundamental ser riguroso en la definicin de plazos de manera que permitan, a los eventuales
competidores, preparar sus ofertas, realizar consultas y presentar los documentos que se les soliciten.
Por otro lado, hay que cuidar que los plazos establecidos permitan realizar adecuadamente las
actividades que nos competen, como por ejemplo, contestar las preguntas. Tambin es muy importante
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dar todas las garantas de transparencia, dando el mismo trato a todos los participantes, especialmente
en lo que se refiere al cumplimiento de requisitos y plazos, adems de la entrega de informacin. No se
debe olvidar que la Ley determina que las condiciones no podrn establecer diferencias arbitrarias entre
los eventuales u oferentes.

2.3 Evaluacin de las Ofertas

Una vez que tenemos las propuestas de los oferentes, debemos analizar cuantitativa y cualitativamente
si ellas satisfacen nuestras especificaciones administrativas y tcnicas.

Para ello, debemos realizar un proceso de evaluacin que podr ser ms o, menos complejo,
dependiendo de las caractersticas de la compra y de la cantidad de propuestas recibidas.

Es muy importante destacar que las evaluaciones deben ser pensadas para comparar las ofertas en
aquellos aspectos relevantes explicitados en la definicin de requerimientos, los que deben considerar
otras caractersticas, adems del precio. Adems, es fundamental definir previamente, el mtodo que se
usar para comparar las alternativas, lo que en la prctica significa establecer indicadores para los
aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular.

Esta es una etapa crtica desde el punto de vista de nuestros potenciales proveedores y en la que ellos
pondrn especial atencin. Por esta razn, no slo es importante realizar una buena evaluacin, sino
tambin comunicar previamente a los potenciales proveedores bajo qu criterios se les evaluar,
estipulndolos con precisin en las respectivas bases o trminos de referencia, y posteriormente,
comunicar adecuadamente los resultados de la evaluacin.

Debemos recordar que los proveedores podrn impugnar los procesos ante el Tribunal de Contratacin
Pblica si perciben que ste no se realiz adecuadamente.

2.4 Actores
En general esta etapa es realizada por el departamento o la unidad de abastecimiento, sin embargo, en
los casos en que las licitaciones sean muy complejas, es conveniente formar equipos de evaluacin
con usuarios requirentes o expertos de otros departamentos de la organizacin. Asimismo, se pueden
contratar expertos externos a la organizacin.

Aspectos Claves

Para garantizar la transparencia en las evaluaciones, es muy importante que los eventuales oferentes
conozcan de antemano los criterios con los que se realizar la evaluacin. Por esta razn, es
imprescindible informarles tanto los aspectos que se evaluarn como la forma en que se har.

Adems, hay que ser muy consistentes al momento de realizar la evaluacin y usar slo aquellos criterios
que se explicit que se iban a utilizar en las bases o trminos de referencia, evitando incorporar nuevos
requisitos ya que esto comprometer negativamente la transparencia del proceso.

3 Adjudicacin y Formalizacin
Con esta etapa se cierra la parte decisoria del proceso. La adjudicacin se realiza de acuerdo a lo evaluado en la
etapa anterior. El resultado se comunicar a los actores involucrados y se proceder con la realizacin de los
trmites y actividades tendientes a formalizar la compra o contratacin respectiva.

Esta etapa es importante pues, en definitiva se establecen oficialmente los acuerdos del proceso de adjudicacin,
es decir, en esta fase deben formalizarse los acuerdos en materias de provisin, facturacin y pago de los
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servicios, deben administrarse los riesgos de eventuales incumplimientos por parte del proveedor, prever
mecanismos para garantizar el cumplimiento y para resolver las eventuales diferencias que pudiesen surgir.

3.1 Actores

Los principales actores involucrados son la unidad encargada de adquisiciones y el o los proveedores
adjudicados. Sin embargo, dependiendo de la complejidad de la compra pueden participar los equipos
jurdicos de ambas partes y los responsables de finanzas, entre otros. 10

3.2 Aspectos Claves

En esta etapa es necesario minimizar los riesgos de que ocurran problemas en la provisin del bien o
servicio contratado. Para estos efectos debe ponerse mucha atencin en la definicin de sistemas de
garantas que resguarden a la institucin de eventuales incumplimientos por parte del proveedor, los
cuales deben estar estipulados en las bases.

Hay que tener presente que la idea es establecer relaciones de colaboracin con los proveedores, donde
ambas partes ganen con la ejecucin de la compra. Por esta razn, el nivel de garantas necesarias debe
ser adecuado a los riesgos existentes, teniendo especial preocupacin de no subestimarlos ni tampoco
exagerarlos.

4 Ejecucin y Gestin del Contrato

Una vez adjudicada la compra, el bien o servicio deber ser provisto de la manera en que fue acordado en el
contrato u orden de compra. Dependiendo del caso, la entrega puede ser puntual o puede definir una relacin de
suministros que permanezca en el tiempo. En cualquier caso, la relacin con los proveedores permanecer
mientras el bien o servicio se use. Durante este tiempo es necesario monitorear el desempeo del proveedor, en
trminos de su respuesta a eventuales requerimientos, consultas, ejecucin de garantas, etc.

En esta etapa, se deber pagar por los bienes o servicios recibidos. Evidentemente, e cumplimiento de los plazos
y condiciones establecidos resulta muy importante para los proveedores, sin embargo tambin es muy relevante
para nosotros. En la medida que cumplamos con nuestros compromisos estaremos en mejores condiciones para
exigir a la contraparte. Adems, las empresas proveedoras terminan incorporando en sus cuentas los costos
financieros de los retrasos en los pagos, por lo que, en compras futuras, seguramente ser difcil conseguir
buenos precios.

Finalmente, es importante que luego de recibir los bienes o servicios, se haga una evaluacin de proveedores y
de algunas variables bsicas, tales como: oportunidad de la entrega, cumplimiento de condiciones de pre y post
venta, eficacia del producto o servicio entregado, etc. Tambin es importante que considere evaluar su contrato
en funcin de las condiciones que ofrece el mercado, determinar su continuidad o no, si existe la necesidad de
ampliarlo y si posee una clusula de renovacin automtica o de trmino anticipado.

Para estos efectos es imprescindible que revisemos tanto el contrato firmado con el proveedor como los aspectos
legales. La idea es realizar una adecuada gestin de contratos y evitar la realizacin de procesos de compra
innecesarios.

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4.1 Actores
En esta etapa participan tanto la unidad de abastecimiento, como finanzas, el proveedor y el usuario
del bien o servicio contratado.

4.2 Aspectos Claves

Los aspectos ms crticos dicen relacin con la gestin de los riesgos relativos a la provisin del bien
(incumplimiento, cumplimiento parcial, problemas con la calidad o cantidad de los productos, etc.). Es
fundamental establecer mecanismos de garanta que se ajusten a estos riesgos.

Por otro lado, en esta etapa se genera mucha informacin relevante para futuros procesos de
compra, sobre todo en lo relativo al grado de cumplimiento del proveedor y al nivel de satisfaccin
generado por el producto o servicio contratado. Ser muy conveniente que esta informacin se recoja y
utilice para orientar futuras compras y para mejorar nuestros propios procesos de compra.

Gua N 2 Chile compras. Procesos de abastecimiento:

http://formacion.chilecompra.cl/Default.aspx?option=com_documents&task=view&catID=25:Guias-
Practicas-en-Gestion-de-Abastecimiento

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