MANUAL DE USUARIO

ADMINISTRACION

Seleccione en el Men Principal el botn Administracin:

GENERAL
Esta opcin determina las condiciones bsicas de creacin de tablas
comunes donde sealaremos los parmetros como Plan de Cuentas,
Terceros, Items y otros.

CONTABILIDAD

En esta opcin encontramos todos los requerimientos para la consolidacin

de la contabilidad.

EDITAR PLAN DE CUENTAS

La primera ventana visualizada indica las cuentas de nivel auxiliar creadas

hasta el momento.

Esta pantalla presenta las siguientes opciones:

Buscar: Permite digitar el cdigo o la descripcin de una cuenta para

ubicarla en la pantalla. Esta opcin se utiliza de acuerdo con la opcin
Seleccin. Si cuando presiona seleccin la etiqueta inferior del campo
Buscar cambia a cdigo, debe entonces en el campo Buscar indicar el cdigo
de la cuenta, en caso contrario si cambia a descripcin lo que debe asignarle
al campo Buscar es la descripcin de la cuenta.

Seleccin: Cambia el orden de la informacin que se muestra en pantalla de

cdigo a descripcin y viceversa, cuando usted hace clic sobre este botn
ver que la etiqueta debajo del cuadro de texto buscar cambiar
alternadamente entre cdigo y descripcin. La informacin se muestra en
orden alfabtico.

Adicionar: Adiciona una cuenta, se puede ejecutar tambin desde la

pantalla de creacin de cuentas una vez se ha grabado una cuenta.

Editar: Permite ver la informacin de una cuenta creada previamente,

posicionndose en la cuenta y presionando editar, o presionando doble clic
sobre la misma.

Borrar: Para borrar una cuenta, se debe ubicar en la cuenta y se presiona

borrar, solo es permitido por el programa cuando la cuenta no tiene
movimiento.

Para editar o modificar una cuenta especfica, seleccione la cuenta y

presione el botn editar o doble clic sobre ella, debe encontrar la siguiente
figura:
Ubquese en el campo AUXILIAR, y digite el cdigo del auxiliar, s los
niveles anteriores (Ttulo, Grupo, Cuenta y Subcuenta) han sido utilizadas
aparecer la descripcin de cada uno en caso contrario digtelos.

Ajustable: Para las cuentas ajustables por inflacin. Seleccione el mdulo

que ajusta la cuenta ya sea Inventarios, Contabilidad o Activos Fijos. Debe
seleccionar la cuenta de correccin monetaria y de ajuste por inflacin
haciendo doble clic en cada uno de estos campos respectivamente.

Pide base y retencin: Para las cuentas de retencin por pagar. Debe
digitar el porcentaje de retencin para que el programa pueda calcular la
retencin y registre las bases y retenciones para efecto de expedir
posteriormente los certificados de retencin.
Pide cdigo del proyecto: Para las cuentas que van a manejar proyecto y
dentro de los proyectos las actividades, esta opcin obliga a que al usar esta
cuenta en un comprobante deba asignar el cdigo del proyecto y la actividad.

Pide Departamento y Centro de Costo: Para las cuentas que van a

manejar Departamento y dentro de los departamentos los centros de costo
esta opcin lo obliga a asignar el cdigo del Departamento y del centro de
costos al momento de crear comprobantes.

Tipo de aplicacin: Seleccione la opcin de acuerdo con sus conocimientos

contables, sta permite al programa generar y permite que usted disee
reportes por el tipo de aplicacin. Ejemplo: Reportes de Cartera, los cuales
se haran sobre las cuentas tipo CC (cartera)

Grabar: Presione este botn una vez ha dado los parmetros a la cuenta y
presione adicionar si va a continuar creando cuentas, en caso contrario
presione la X para salir de esta ventana.

EDITAR TERCEROS

En la pantalla principal de la creacin de terceros (figura anterior) se encuentran

las siguientes opciones:

Buscar por nombre: Permite un ordenamiento por orden alfabtico de los

terceros que corresponde al listado de la empresa.

Buscar por nombre extendido: Si una vez creado el tercero se le asigno o

posee un nombre extendido, mediante esta consulta podr buscar dichos tercero
s de una manera especfica.

Buscar por NIT: Permite que se pueda ordenar de menor a mayor el listado de
los tercero de acuerdo a su Nit o nmero de identificacin.
En esta pantalla encuentra las opciones de adicionar, editar y eliminar un tercero
seleccionado.

Botones a utilizar:

Nuevo Editar Borrar

Adicionar <F3>: Es til para crear un nuevo tercero en la base de datos.

Editar: Esta opcin es usada para ver los parmetros e informacin dados a un
tercero creado previamente, le permitir, modificar datos del mismo si lo
requiere. Se utiliza, posicionando el cursor en el tercero y presionando el botn.

Borrar: Se utiliza borrar del listado de terceros un tercero determinado, siempre

y cuando ste no tenga transacciones, en caso contrario el programa le enva un
mensaje indicndole esto. Se utiliza colocando el cursor en el tercero deseado y
presionando el botn borrar, el programa le pide que confirme si est seguro de
borrar o no.

Durante la creacin o edicin de un tercero se utiliza la siguiente pantalla:

Esta pantalla permite la creacin de los terceros asociados a la compaa,
entendidos estos como creacin de clientes, proveedores y otros, cuyo rango
comprende empleados u otro tipo de tercero vigente. Utilice los siguientes
botones:

Nuevo Grabar Cancelar

La carpeta IDENTIFICACION le permitir digitar la informacin de su tercero a

nivel general, y hacer uso en ella de los parmetros dados en la opcin Cuentas
por Cobrar, de este mismo mdulo como se explic en cada una de ellas como
son Actividad, Grupo, Categora, Zona y Fuente.

Digite los datos de sus terceros: actividad, grupo categora, fuente y tipo cartera
son campos en los cuales al presionar la flecha con negrilla.

Cuenta cliente: Digite o haga doble clic para colocar la cuenta que manejar
con el tercero en cuentas por cobrar, esta cuenta es tomada automticamente
por el programa con la informacin de saldos iniciales de cartera, teniendo en
cuenta que para las dems transacciones esta cuenta solo ser sugerida por
defecto y no de uso obligatorio o automtico.

Es importante tener presente que la cuenta que se coloque en este campo debe
haber sido creada previamente en su plan de cuentas.

Cuenta proveedor: Digite o haga doble clic para colocar la cuenta (creada
previamente en su plan de cuentas) que manejar con el tercero en cuentas por
pagar, esta es tomada automticamente por el programa con la informacin de
saldos iniciales de cuentas por pagar, teniendo en cuenta que para las dems
transacciones esta cuenta solo ser sugerida por defecto y no de uso obligatorio
o automtico.

Tipo de empresa: Seleccione y asigne el tipo de empresa de acuerdo al tipo de

tercero que aparece en la pantalla al presionar clic en el campo.

Atendido por: Seleccione un vendedor de la tabla. Estos han sido configurados

en el Modulo Administracin/General/Facturacin/Editar Vendedores.

Limite de Crdito: Monto hasta el cual se permitir tener cartera con el tercero
(Cliente, Proveedor, Otro), esta opcin supervisa el cupo disponible en el
momento de realizar transacciones y de acuerdo al nivel de autoridad del usuario
se podr trabajar sobre cupo. Ejemplo: factur a MERC DE COLOMBIA S.A. $
5.000.000 su cupo inicial es de $ 10.000.000 el cupo disponible ser de $
5.000.000; con lo cual no podr facturarle un valor a este, de ser as el usuario
deber tener la opcin de asignar sobre cupo.

Nivel de precio: Campo para asignar una lista de precio a nuestro tercero,
teniendo en cuenta que para clientes contamos con cinco listas de precios
configuradas para cada tem. Dependiendo del nivel de precio asignado al
cliente, en el momento de facturarle un determinado producto, el programa
busca en los datos de la creacin del producto el precio de venta que
corresponda al nivel de precio asignado al cliente y coloca este precio, que podr
ser cambiado en la factura si as se requiere, entran en juego las autorizaciones
dadas al usuario que factura, para que permita cambiar el precio en la factura,
debe tener activado modificar precios.

Pago neto a. Forma de pago asociada a un tercero se toma de la tabla del

Modulo de Administracin/General/Facturacin/Forma de pago.

Tipo de reteica: Asigna la correspondiente tarifa y cuenta contable de acuerdo a

la actividad econmica del tercero, asocia la tabla del Mdulo de
Administracin/General/Contabilidad/Retenciones.

Descuento aplicado en ventas: Valor entero que representa el porcentaje de

descuento aplicado al tercero en la Factura.

Id de acuerdo al tipo de empresa: Confirma el nmero de identificacin

tributario del tercero.

Lista de precios para cotizaciones: Se selecciona una de acuerdo a la tabla de

configuracin del Mdulo Administracin/General/Cotizaciones/Lista de precios.

Nombre extendido: Campo auxiliar que permite ampliar el nombre del tercero a
80 caracteres.

Establezca la direccin, ciudad y departamento del tercero.

Caractersticas tributarias:

Auto-Retenedor: Presione en el caso que su proveedor sea auto retenedor, es

decir que usted no puede hacerle retencin, ya que el mismo es responsable de
su recaudo y cancelacin ante el organismo competente.

Gravable: Colocar gravable es decirle al programa que en caso en que se

facture a este cliente, calcule y contabilice con la factura el IVA, cuando el
producto en el momento de su creacin se ha determinado que tiene IVA en
caso de que se facture a este cliente un producto sin IVA el programa no lo
contabiliza ni lo calcula.

El clculo lo hace tomando el porcentaje de impuestos asignado al producto, y

la contabilizacin la hace en la cuenta colocada en la configuracin del sistema,
dentro de la configuracin del sistema, en el campo IMPUESTO DE VENTAS.

Cuando no se coloca a un cliente como gravable, en el momento que se le

facture no calcula ni contabiliza IVA tanto si el producto tiene IVA como si no lo
tiene.

Agente retenedor: Coloque a un cliente como agente retenedor para indicar al

programa que en el momento de facturar a este cliente, calcule y contabilice con
la misma, la retencin por compras que el cliente nos hace a nosotros.

El clculo lo hace, teniendo en cuenta las bases y los porcentajes de retencin

colocados en la configuracin del sistema, colocados dentro de la carpeta
documentos, y la contabilizacin la hace en la cuenta colocada en las cuentas
comunes en el campo Retefuente en formato de factura que est dentro de la
misma configuracin.

Cargar ICA: Se coloca para los terceros que son Rgimen simplificado cuando
nosotros somos grandes contribuyentes. Esto har que el programa calcule y
contabilice el ICA con la factura.

El clculo lo hace, teniendo en cuenta las bases y los porcentajes de retencin

colocados en la configuracin del sistema, colocados dentro de la carpeta
Documentos, y la contabilizacin la hace en la cuenta colocada en las cuentas
comunes en el campo IMP. ICA mayor valor en factura que est dentro de la
misma configuracin.

Retener ICA: Si se le asigna al programa esta opcin en el momento de facturar

a este cliente, calcula y contabiliza la retencin de ICA que el cliente nos hace.

El clculo lo hace, teniendo en cuenta las bases y los porcentajes de retencin

colocados en la configuracin del sistema, dentro de la carpeta Documentos, y
la contabilizacin la hace en la cuenta colocada en las cuentas comunes en el
campo Reteica en formato de factura que esta dentro de la misma
configuracin.

Retener IVA: Si se le asigna al programa esta opcin en el momento de facturar

a este cliente, calcula y contabiliza la retencin de IVA que el cliente nos hace.
El clculo lo hace, teniendo en cuenta las bases y los porcentajes de retencin
colocados en la configuracin del sistema, colocados dentro de la carpeta
Documentos, y la contabilizacin la hace en la cuenta colocada en cuentas
comunes en el campo ReteIva en formato de factura que est dentro de la
misma configuracin.

Crdito activo: Se activa para los clientes que tienen condiciones de venta a
crdito al momento.

Cargar mora: Se utiliza para los clientes a los cuales se van a contabilizar
intereses de mora en el momento en que tengan cartera vencida.

Plazo de pago: Das de plazo que el proveedor le concede a usted.

Notas: Observaciones acerca del usuario

Se debe tener especial cuidado en la asignacin de la cuenta cliente y

proveedor, ya que sta es la cuenta que automticamente toma el programa
para contabilizar los saldos iniciales de cartera y proveedores, en las dems
transacciones, por ejemplo notas dbitos o crdito se convierte en una cuenta
sugerida que permite cambiarse digitando la nueva cuenta o presionando doble
clic en el campo para traer el plan de cuentas y tomar una de all si lo requiere de
acuerdo a la contabilizacin. Tambin se debe tener en presente que si un
tercero tiene saldos iniciales, en cuentas por cobrar o cuentas por pagar
diferentes, coloque una cuenta y digite los saldos iniciales de la misma, cambie
la cuenta y digite los saldos iniciales de la nueva cuenta.

Carpeta DIRECCIONES DE ENVIO: Por medio de est se crean las diferentes

sucursales que un cliente tiene, esta creacin de sucursales, no es para llevar
contabilidades independientes, sino para poder facturar a las diferentes
direcciones de envo que el cliente tenga.

Los datos que se relacionan en los diferentes campos, corresponden a

informacin de la sucursal, como son: Nombre, direccin, ciudad, telfono,
ciudad, pas, zona, informacin adicional y vendedor que atiende la sucursal, que
puede ser el mismo de la principal o puede ser un vendedor diferente.

Para que se pueda adicionar una sucursal a un cliente se requiere que el cliente
haya sido previamente creado, es decir que no se podr adicionar un cliente y
sus diferentes sucursales al mismo tiempo.
Al mismo tiempo podr realizar modificaciones a una direccin de envo
previamente creada, para ubicar en la pantalla la direccin de envo que desea
visualizar o modificar, desplazar las flechas hacia la izquierda o hacia la derecha
hasta ubicar la requerida, o digite el nmero de sucursal, en el campo Ir a la
sucursal No..

Esta carpeta contiene adems los siguientes campos: sucursal, cdigo ciudad,
circuito, comuna, barrio, manzana, cuadra, ruta de reparto.

Carpeta ARCHIVOS ANEXOS: En esta opcin usted podr enlazar documentos

que tiene en otros tipos de aplicaciones como Excel, PowerPoint, archivos pdf,
etc.

CIUDADES
Muestra una ventana para el desplazamiento y edicin de diferentes cdigos,
nombres de ciudades y departamentos, presione el botn Nuevo e introduzca en
Cdigo el cdigo numrico que usted le asigna a la ciudad, en Ciudad el
nombre de la ciudad y en Departamento el nombre del departamento.

Botones a utilizar:

Nuevo Grabar Cancelar Borrar

Cuando usted haga clic sobre alguno de los botones sealados, se ejecutar su
respectiva accin, solo se podrn utilizar los botones que estn completamente
negros (habilitados).

Para borrar una ciudad sitese sobre el registro que desea eliminar y presione el
botn Borrar. El botn Cancelar le permite deshacer la ltima modificacin
realizada. El botn Grabar guarda la informacin en su base de datos.

BARRIOS

Muestra una ventana para el desplazamiento y edicin de diferentes cdigos y

nombres de barrios. Para la creacin de los barrios se utilizan los mismos
botones de la creacin de ciudades con igual funcionamiento. Si desea crear un
nuevo barrio presione el botn Nuevo e introduzca en el campo Cdigo el
cdigo numrico que usted le asigna al barrio y en el campo Nombre _barrio
escriba el nombre respectivo.

DEPARTAMENTOS GEOGRFICOS

Esta opcin muestra la misma ventana de la creacin de barrios, en la cual

usted podr asignarle un cdigo a un respectivo departamento a ser creado o
simplemente observar los que ya tienen creados.

CUENTAS CORRIENTES

En esta opcin, se crean los bancos y corporaciones de ahorro con los cuales
usted realiza los comprobantes de egreso. Utilice los siguientes botones para
manipular la informacin:

Nuevo Editar Borrar

Se incluye una tabla con los siguientes campos o columnas: No. Banco, Nombre
y Direccin:
Una vez ha ingresado a la opcin de Cuentas Corrientes se muestra los bancos
o cuentas corrientes que se han creado en la base de datos, aqu podr crear
una nueva cuenta, editarla o borrarla. Para borrar una cuenta sitese sobre el
registro que desea eliminar y presione el botn Borrar. Cuando presiona el
botn Nuevo o Editar encontrar la siguiente pantalla en la cual puede modificar
la informacin existente o crear un nuevo banco.

Adicionar <F3>: Para crear una nueva cuenta corriente, a la cual le ser
asignado un nmero que no es el cdigo Bancario, es solamente un contador.

All quedarn registrados los datos generales de mi cuenta corriente como el

nombre de la entidad, agencia, direccin, contacto (Gerente), nmero de la
cuenta corriente y el nmero del prximo cheque a emitirse entre otros.

Cuenta contable: Esta cuenta es muy importante que haya sido previamente
creada en su plan de cuentas, por que sta es la cuenta que el programa
automticamente acreditar al momento de realizar un Comprobante de Egreso

Cheque No.: Maneja el consecutivo de la chequera, cuando el banco le

entregue una nueva debe recordar cambiar este consecutivo, el programa en el
momento de hacer un comprobante de egreso muestra el nmero
correspondiente de acuerdo al consecutivo, pero lo permite cambiar si se
requiere.

Use lser si su impresora es lser, el SAI est diseado para imprimir en la

impresora predeterminada sea lser o no.

Editar <F4>: Para editar o modificar la cuenta corriente que se encuentra activa
en la pantalla.

Borrar : Para eliminar la cuenta corriente activa en pantalla.

RETENCIONES

Esta opcin le permite dar los parmetros para la retencin que usted hace y
contabiliza al momento de realizar una entrada de almacn. En la entrada de
almacn le aparecern en el campo retenciones para que usted seleccione la
retencin requerida, el programa har los clculos y la contabilizacin
dependiendo de los parmetros que usted asigne.

Los botones que estn activados son de un color ntido, de lo contrario se

encuentran desactivados.

Tipo: Corresponde a un grupo de caracteres de carcter Alfanumrico que har

que el programa guarde un acumulado de las retenciones y las bases de un
determinado tipo de retencin. Se puede colocar cualquier carcter sin importar
si las siglas tienen relacin con la descripcin de la retencin. El programa no
permite repetir ninguna sigla. Digite las iniciales, el programa lo requiere para
manejar internamente las diferentes retenciones que se realicen.

Descripcin: Digite la descripcin de la retencin.

Base mnima: Valor mnimo a partir del cual el programa har el clculo de la
retencin para el tipo de retencin creado, esto esta determinado por las
normas de carcter tributario.

Porcentaje: Es el valor numrico a calcular, esta columna almacena datos de

tipo porcentual por lo cual si usted, desea expresar el 3% solo tiene que digitar
en esta celda el nmero 3.

Cuenta: Digite o haga doble clic para colocar la cuenta donde el programa va
a contabilizar automticamente el valor calculado al aplicar la retencin, esta
cuenta debe haber sido previamente creada en su plan de cuentas, de lo
contrario el programa no le permitir colocar una cuenta que no exista en el
mismo. Si ha intentado digitar una cuenta que no existe el programa no le
permitir digitar de nuevo en el campo, deber presionar doble clic en el mismo
para seleccionar del plan de cuentas, la correcta.

En el momento de hacer una entrada de almacn se puede presentar que usted

haga o no, retencin a sus proveedores, si la hace, existe dentro de la entrada
de almacn un campo donde podr con doble clic en el mismo, seleccionar del
cuadro de retenciones la o las retenciones a que hubiere lugar.

Si por error teniendo una entrada de almacn de menor valor que la base de
retencin para un determinado tipo de retencin, se trata de aplicar la retencin,
el programa no la calcula, por que l tiene en cuenta para calcular y contabilizar
una retencin, que la entrada de almacn sea de valor superior a la base
asignada, en el parmetro.

Presione salir una vez haya terminado una nueva retencin o una modificacin si
es el caso.

Navegador: El navegador incluye cuatro botones con los cuales usted podr
desplazarse a travs de la tabla de conceptos de retencin. Este navegador es la
barra inferior presentada en la ventana.
ACTIVIDADES DE PROYECTO

Digite la informacin, de acuerdo a su necesidad, para cada una de las

actividades que la empresa maneja.

Cdigo: asigne un cdigo numrico a la actividad realizada.

Descripcin: Escriba el nombre de la actividad

Depto: Departamentos, escriba el cdigo del departamento, si usted hace doble

clic sobre este campo podr ver y seleccionar de la lista de departamentos que
ya ha creado

CCosto: Centro de costos, digite el nmero que identifica al centro de costos, o

haga doble clic para seleccionar uno creado.

Para las dems opciones Costo estimado por hora, equipo involucrado, valor de
hora y tiempo estimado establezca la informacin respectiva para la actividad.

Los botones ubicados en la parte superior Nuevo, Grabar, Cancelar y Borrar

tienen el mismo funcionamiento de los mdulos anteriores.

PROYECTOS

Seleccionada esta opcin se observa una tabla en la cual se muestra el cdigo y

la descripcin del proyecto, el nit del cliente y el responsable. Cuando usted
decide editar o crear un nuevo proyecto, la interfase mostrada es la siguiente:
Digite la informacin para los diferentes proyectos de su empresa, cuando el
proyecto haya sido terminado, diligencie el campo factura para introducir la
informacin de la factura en el caso que sea un proyecto externo.

CREACIN DE DEPARTAMENTOS
Permite editar los departamentos que posea la empresa y contablemente usarlos
en los comprobantes donde utilice cuentas que en el momento de su creacin se
ha determinado que usarn departamentos.

En el mdulo de Contabilidad se encuentra un reporte que se llama Consultas

Dinmicas y que permite como su nombre lo indica hacer diferentes consultas al
movimiento de sus cuentas y podr hacerlo por centro de costos y
departamento.

CREACIN DE CENTROS DE COSTOS

Esta lista le permitir que adicione los centros de costos necesarios para el
manejo de inventarios y para las cuentas que previamente en el plan de cuentas
usted a determinado que usarn centro de costos.

En los comprobantes en los cuales se utilice una cuenta que maneje centro de
costos no le ser permitido omitir la asignacin del centro de costos, lo cual
podr hacer digitando el cdigo del centro de costos correspondiente o
presionando doble clic en el campo para escoger uno del listado ya creados en
esta opcin.

CREACIN DE TIPOS DE EMPRESA

Esta lista es usada en el momento de crear los terceros para determinar el tipo
de tercero que es cada uno, esta forma tiene una tabla con tres campos o
columnas: cdigo, descripcin y observacin. Cdigo es un nmero entero
cualquiera, descripcin es la clasificacin tributaria efectuada (gran
contribuyente, rgimen simplificado, rgimen comn, etc.)

FACTURACIN
Con este submen usted tiene acceso a diferentes aspectos generales relativos
al mdulo de facturacin. Tiene las siguientes opciones

CREACIN DE USUARIOS

Esta opcin permite colocar por parmetros por defecto en la facturacin y

manejar las autorizaciones a la persona que factura, por medio del modulo de
seguridad, se determinara que usuario podr entrar a dar estos parmetros.

Cliente predeterminado: Es el cliente que por defecto el programa asignar al

momento de realizar una factura, esta opcin es de mayor utilidad para las
empresas que tengan un cliente al que realicen ms cantidad de facturas. Es
importante que se tenga en cuenta que al momento de hacer una factura es
responsabilidad del usuario del SAF, hacerla al cliente correcto.

Factura desde: Nmero inicial de la autorizacin para generar facturas.

Factura Hasta: Nmero de la ltima factura de la que se tiene autorizacin.

Prximo nmero: Nmero de la factura con la cual se va a iniciar el

procedimiento de facturacin por medio del SAI, este campo maneja el contador
de la numeracin automtica de la factura en el programa, cabe anotar que el
programa no permite colocar un nmero que no est dentro del rango contenido
en los campos "factura desde", "factura hasta".

Copias de facturas: Es el nmero de facturas que imprime por defecto

Cdigo para abrir el cajn: Es el cdigo asignado para abrir el cajn de

seguridad cuando usted tenga conectado el sistema de facturacin a dicho
mecanismo.

Cantidad predeterminada: Es la cantidad que por defecto el programa traer

en el momento de seleccionar cualquier producto, dentro de la elaboracin de
una factura, Ejemplo: cantidad: 1. Por supuesto que esta cantidad podr ser
modificada de acuerdo a su necesidad en todo momento.

Bodega predeterminada: Es la bodega que por defecto el programa traer en

el momento de seleccionar cualquier producto, dentro de la elaboracin de una
factura, Ejemplo: bodega: 1. Por supuesto que sta, podr ser modificada de
acuerdo a su necesidad en todo momento, teniendo en cuenta que al elaborar
una factura, permite digitar la bodega de la cual se va a sacar la mercanca, pero
si se presiona doble clic, podr ver en pantalla las bodegas y las cantidades que
hay en cada una de ellas, del producto que se ha seleccionado.

Prefijo: Haga doble clic para filtrar en este campo el prefijo de facturacin, cuyo
documento usted ya ha creado. Ejemplo: El usuario con el prefijo FC podr
hacer la factura No. 1516 y otro usuario con un prefijo FM podrn realizar sin
ningn obstculo la factura No. 1516.

Esto, por que el programa no permite que un mismo usuario repita un numero de
factura.

Prefijo Devolucin: Haga doble clic para acceder a los prefijos de devolucin
que ha creado. Es el prefijo utilizado para las devoluciones de mercancas

Das de mora: Cuantos das le est permitido a sus clientes estar en mora.

Prx. Nm. Dev.: (Prximo Nmero de Devolucin)

Lista de precios: Indique cual lista de precios debe usted utilizar.

Das de mora mxima: Es el nmero de das mximo que un cliente puede

estar en mora

Items mximo a Facturar: Dentro del cuerpo de una factura preimpresa.

Nombre formato de la factura: Permite, presionando doble clic en el campo,

dar la ruta dentro del sistema en donde se encuentra la factura, si se tienen
varios usuarios, podrn realizar sus facturas en el mismo formato (con relacin a
la presentacin), o en diferente si se requiere.

Copias de facturas: Cantidad de originales que se imprime para cada una de

las facturas.

Caracteres Impresora Lser: Digite los caracteres de su impresora, si es lser,

de lo contrario deje en blanco, esto no quiere decir que las facturas slo se
podrn imprimir en la impresora lser aqu relacionada, el programa enva la
impresin en la impresora predeterminada del equipo que se est utilizando o a
la impresora a la que se desee.

Factura (S) (N) (O): Seleccione la opcin pertinente S si el usuario esta

autorizado para facturar por tem, N si lo har por cdigo u O si estar
autorizado a hacerlo por referencia.
Otorga descuentos: Determine si el usuario podr o no, dar descuento en el
momento de realizar la factura.

Inventario negativo: Determine si el usuario podr o no, facturar con inventario

negativo (en rojo).
Controla Sobre cupo: Determine si el usuario podr o no, vender a un cliente
por encima del cupo asignado, o de su cupo disponible si es el caso.

Imprimir al grabar: Seale esta opcin cuando despus de grabar usted

necesite que su factura se imprima

Hacer devolucin

Facturar por debajo del costo: Determine si el usuario podr o no, facturar
productos por debajo del costo (situacin que se presenta cuando la empresa
vende productos en promocin cuyo costo de venta sea inferior al costo del
producto)

Modifica la factura basada en el pedido: Permite al usuario o no modificar una

factura que se hizo basada en un pedido

Redondea Total facturas: Cuando usted desee que el total de las facturas sea
redondeado active esta opcin

Hacer devoluciones en efectivo.

Devolver sobre los items vendidos.

Modifica la forma de pago.

Anula factura.

Calcula impuestos: Si se le da visto bueno, a esta opcin, el programa har los

clculos pertinentes de impuestos en los diferentes casos, en caso contrario no
calcula impuestos.
Editar factura.

Anular devolucin.

EDITAR VENDEDORES

Digite los datos de sus vendedores incluyendo los porcentajes de comisin por
ventas y recaudo de cada uno.

En la parte superior de la ventana (figura siguiente) encuentra la opcin Busca

por vendedor, con sta puede seleccionar un vendedor del listado presentado y
desplazarse directamente a la informacin del mismo.

Adems encuentra las siguientes opciones entre otras:

Cdigo del vendedor: Debe asignar un valor entero en esta casilla que
corresponde con el vendedor

Nombre: Nombre del vendedor asignado para facturar

Telfono: Zona (El limite geogrfico utilizado por los usuarios de facturacin);
Cuota mnima mensual que debe cumplir el vendedor, comisin de venta
(porcentaje de venta)

Se debe tener en cuenta que al crear los clientes se debe asignar un vendedor al
mismo.
En el momento de realizar una factura de venta, se puede presentar que el
cliente exista en nuestra base de datos, por haber realizado negociaciones con
l, o que el cliente sea nuevo, si es nuevo en la pantalla en la cual se realiza la
factura existe el "Botn", "Cliente" que permite que al presionarlo podamos
adicionar clientes a nuestra base de datos para poder proceder a realizar la
factura, este "botn", solo funciona si existe dentro de sus vendedores un
vendedor con cdigo 99 sin importar la descripcin que se coloque al mismo.

Ejemplo:

99 Ventas Directas

99 Ventas de Gerencia

99 Hctor Fabio Alzate Meja

Cancelar para no grabar la informacin y la "X", de la esquina superior derecha

para salir de la opcin.

En el mdulo de inventario se pueden realizar reportes de las ventas de acuerdo

al vendedor, recuerde que adems cuenta con el generador de reportes que le
permitir disear reportes nuevos o realizar reportes partiendo de la modificacin
de reportes ya existentes.

FORMAS DE PAGO
Esta opcin es muy importante en el proceso de facturacin de su empresa, los
parmetros que aqu se determinen son tomados automticamente por el
programa en el momento de facturar. Cuando se crea un cliente, se le asigna
una forma de pago y en el momento de factura el programa trae por defecto esta
forma de pago para la factura, permite cambiar la forma de pago en el momento
de facturar, si las condiciones de la venta lo requieren en caso contrario har la
contabilizacin de la venta de acuerdo con los parmetros predeterminados.

La descripcin de las formas de pago, viene dada por los siguientes campos:
FORMA DE PAGO POR VALOR
Botones de
Nro. Escriba en esta casilla Permite crear una forma de pago cuando el cliente
navegacin
un valor entero nos da una parte de contado y la dems queda en
correspondiente con alguna cartera de acuerdo al nmero de das asignado.
forma de pago

Cuota: Digite en forma consecutiva las cuotas de pago para una factura.

Ejemplo: 1 cuota, 2 cuotas o 3 cuotas.

Descripcin:Escriba en este rengln la descripcin que corresponda segn los

trminos de la negociacin.

Das: Este campo sirve al programa para colocar la fecha de vencimiento de la

factura, es decir toma la fecha de la factura y de acuerdo a los das de crdito
colocara la correspondiente fecha de vencimiento.

Porcentaje: Se puede jugar con este porcentaje para indicarle al programa el

valor de cada una de las cuotas. Ejemplo: Si la empresa vende Crdito a 30
das, ser una cuota; si vende a 60 das, tambin ser una cuota; pero si vende
30% de contado y 70% a crdito, debe asignar cuota No. Uno 30% y cuota No.
Dos 70 %.

Cuenta: De este campo toma el programa la cuenta del PUC, para realizar la
contabilizacin de la cuenta por cobrar al cliente. Si la venta realizada es de
contado, debe determinar si por esta venta usted genera recibo de caja, si no lo
hace digite la cuenta caja general, y esta factura al momento de ser
contabilizada, afectar los mdulos de facturacin, Inventario (s vende
mercancas), y contabilidad. Si genera recibo de caja, deber llevar dentro del
campo cuenta la cuenta por cobrar de clientes, para poder realizar un recibo de
caja a su cliente posteriormente por el mdulo de cuentas por cobrar. Si la venta
es a crdito digite la cuenta por cobrar que corresponda, en este caso al
momento de contabilizar esta factura sern afectados los mdulos de
facturacin, inventario, cuentas por cobrar y mdulo de contabilidad.

Tenga presente que la misma haya sido creada previamente como tipo CC
(Cartera)

TABLAS DE IMPUESTO DE VENTA

Esta tabla de impuestos, es la que toma el programa al realizar la factura.

El clculo lo hace tomando el porcentaje de impuestos asignado al producto, y la

contabilizacin la hace en la cuenta colocada en la configuracin del sistema, en
Administracin en la opcin sistema, dentro de la configuracin del sistema, en el
campo " IMPUESTO DE VENTAS".

Los campos a llenar son los siguientes:

Autoridad: Coloque en este campo la descripcin del IVA.

Imp.%: Coloque el porcentaje de retencin para la descripcin anterior.

Cuenta: Haga doble clic sobre esta casilla para seleccionar del PUC la cuenta
correspondiente.

Descripcin Cuenta: Aparece automticamente cuando selecciona la cuenta, si

trata de cambiar la descripcin en esta casilla tambin cambiar la el nmero de
la cuenta seleccionada.
Cuenta_Dev: Haga doble clic en la casilla para seleccionar la cuenta de
devolucin.

Desc_Cta_dev: Carga automticamente la descripcin de la cuenta de

devolucin una vez la cuenta es seleccionada.

Presionando salir se graba la tabla de impuesto, creada o la modificacin si es el

caso.

CREACIN DE ADMINISTRADORES
Por medio de esta ventana usted puede crear administradores del sistema de
facturacin, aqu usted puede dar diferentes opciones al administrador como son
modificar precios, modificar sobre-cupo, modificar das de mora, modificar
descuentos y modificar formas de pago.

TRANSPORTADORES

Es una opcin valida si su empresa maneja transporte, con ella puede mantener
un control sobre la maquinara que posee.
TIPOS DE CARTERA

Con esta opcin podr crear o modificar los tipos de cartera que maneja la
empresa. Los botones a manejar son los siguientes:

Nuevo Salir

Editar Refrescar

Presione el botn Nuevo para crear un nuevo tipo de cartera, se despliega una
interfase que le permite cumplir dicho objetivo. Presione en esta el botn Grabar
y Salir. Si desea ver sus cambios inmediatamente presione el botn Refrescar.

El botn Editar permite modificar un tipo creado.

INVENTARIOS
En ese submen usted encontrar diferentes opciones para el manejo de los
inventarios.

CLASIFICACION DE ITEMS
Cuando usted selecciona este submen usted ver una ventana con cinco
agrupaciones, lneas, grupos, subgrupos, marcas y modelos.
Las cuales se explicarn a continuacin:

Lneas
Esta clasificacin le aparecer cuando va a crear los items (productos
servicios), de su inventario y le permitir posteriormente obtener reportes de
ventas o movimiento de productos. Cree lnea, de acuerdo a la clasificacin de
su inventario.

Grupos
Adicione los grupos de las diferentes lneas, acuerdo a la clasificacin de su
inventario. Esta clasificacin le aparecer cuando va a crear los items (productos
servicios), le permitir posteriormente obtener reportes de ventas o movimiento
de productos.

Subgrupos
Adicione los subgrupos existentes de acuerdo a su clasificacin de inventario.
Marcas
Adicione las diferentes marcas de sus productos de inventario, ste campo no es
obligatorio de llenar ni de asignar al producto si los productos de su inventario no
lo tienen.

Modelos
Adicione las diferentes de sus productos de inventario, ste campo no es
obligatorio de llenar ni de asignar al producto si los productos de su inventario no
lo tienen.

EDITAR ITEMS
Cuando usted selecciona esta opcin usted podr adicionar y grabar registros,
correspondientes a los artculos del inventario y ver la siguiente ventana.

CREACION DE ITEMS DE INVENTARIO (PRODUCTO O SERVICIO)

Adicionar: Para realizar la creacin de un producto de inventario, est opcin
podr ser utilizada desde la pantalla inicial, o posteriormente cuando en la
pantalla de creacin de productos, tambin se encuentra el botn adicionar.

Editar: Para modificar o ver los parmetros dados a un producto previamente

creado.

Borrar: Para borrar un producto previamente creado.

Dentro de esta carpeta estn los parmetros ms generales de la creacin de los

productos de inventario como son:

Clasificacin: Asigne del listado de clasificaciones creado en la opcin

clasificacin de inventario de este mismo mdulo, la informacin pertinente al
producto.

Medidas: Digite la unidad de compra y la unidad de venta del producto as

mismo como el valor mximo y mnimo de existencias de inventario.

Precios: Seleccione del listado de Mrgenes creados la correspondiente al

producto si lo maneja. Digite los cinco valores correspondientes con igual
nmero de listas de precios, que van a ser tomadas por el programa en el
momento de la facturacin dependiendo del nivel de precio asignado al cliente.
En la explicacin de la creacin de los mrgenes se puede ver cmo interactan
con el costo predeterminado para asignar el precio de venta a un producto.

Pr. IVA: Muestra el valor de venta del producto tomando el precio No. 1
incluyndole el IVA, esto sucede cuando se presiona el botn cambia. Teniendo
en cuenta que solo funciona con el primer precio de la lista de precios.

Si el producto maneja nivel de precio por volumen, asigne el nivel

correspondiente.

Tipo IVA: Seleccione el tipo de IVA que el producto maneja para que en el
momento de facturar el producto, el programa pueda calcular el IVA
correspondiente.

Ubicacin: Seleccione de las ubicaciones, previamente creadas por la opcin

lista de este mismo mdulo, la correspondiente al producto.

Centro de Costo: Designe el centro de costo correspondiente.

Departamento: Determine el departamento asignado al producto.

Tipo : Es una clasificacin que servir para determinar para la contabilizacin
en el momento de la facturacin, as:

Habitacin: En el momento de facturar un producto, no mover la cuenta de

inventario, ni la cuenta del costo, solamente, la cuenta de ingreso.

Inventario: Maneja el krdex de los productos, y en el momento de la compra,

contabiliza en la cuenta 14 de inventario, el valor de la compra. En el momento
de elaborar la factura, contabiliza en la cuenta de ingreso el valor de la venta de
un producto, al mismo tiempo, realiza el procedimiento de costeo, es decir
acredita en la cuenta de inventario y debita en la cuenta del costo de ventas, el
valor promedio correspondiente a la cantidad que se est facturando.

Recargo: En el momento de realizar una factura, si el producto es un recargo,

solo realizar contabilizacin automticamente en la cuenta de ingreso
asignada.

Servicio: En el momento de realizar una factura, si el producto es un servicio,

solo realizar contabilizacin automticamente en la cuenta de ingreso
asignada.

Suministro de oficina: Los suministros de oficina no sern facturados.

Dimensin: Dimensin (medida), del producto si lo requiere, en caso contrario

deje en blanco.

Peso: Coloque el peso del producto, o deje en blanco si no lo necesita.

Comisin: Porcentaje de comisin del producto.

Desc. Mximo: Descuento mximo para el producto.

Procedencia: Digite la procedencia de acuerdo a su necesidad o deje en

blanco.

Vr. FOB: Digite valor FOB, como dato informativo.

Imp. Consumo: Digite en Pesos el valor unitario del impuesto de consumo por
unidad, cuando como en el caso de los licores tenga este impuesto.

Origen: Al hacer clic en este campo obtendr el listado de los orgenes que han
sido previamente creados, este campo no es requerido, es decir no es de uso
obligatorio.
En cuanto a los costos del producto, el programa no deja modificar el precio
Promedio, ni el ltimo costo, porque estos campos contienen informacin de
acuerdo al movimiento del producto, El nico que podemos modificar es el costo
predeterminado, el cual entra a jugar con el margen asignado al producto para
determinar las diferentes listas de precios.

Ejemplo de orgenes: Corea, Colombia, Austria.

NOTAS:
Pantalla que le permitir colocar las notas que quiera para su producto, en
cualquier momento de su existencia.

Ejemplo: Si su empresa es una inmobiliaria, podr a los apartamentos o bienes

que le den administracin, colocarle la historia relacionada con el nmero del
contrato de arrendamiento, arrendador, datos de los fiadores, estado en que
qued el apartamento o bien, etc.

Adems se tiene un rengln fijo para digitar una observacin.

Pantalla que muestra la cantidad disponible, las ltimas cantidades de

entradas, salidas y ajustes en unidades, as como las fechas y el acumulado
para los mismos.

REFERENCIAS: Digite el cdigo y la descripcin para los productos,

equivalentes, como son los genricos, para el caso de los medicamentos.

DOBLE UNIDAD: Si la empresa maneja doble unidad, d los parmetros

APLICACIONES
Estas descripciones vienen dadas de la opcin aplicaciones del mdulo de
administracin, y permite indicar las posibles aplicaciones que tiene el producto o
servicio en nuestra empresa, llenar esta tabla es opcional.
Presionando el botn Grabar se graban los parmetros dados a un producto
determinado.

EDITAR KITS

Cuando usted selecciona este submen podr ver la siguiente ventana:

NIVELES DE PRECIO DE LOS ITEMS

Use esta opcin para

crear los diferentes
niveles de precio
cuando se manejen y
modificar el precio de
venta de un producto de
acuerdo a la cantidad
que compre un cliente.

Ejemplo: Si un cliente le
compra 15 unidades de
un producto X, se la
vende cada una a $150
pero si compra 100
unidades del mismo
producto se las vende a
$100 cada una.

ORIGENES
Crear las aplicaciones de acuerdo a la conveniencia de la empresa y adems se
debe recordar que si su empresa no lo utiliza no es obligatorio de utilizar. Se
establece un cdigo y una descripcin para el origen.

BODEGAS
Permite adicionar la cantidad de bodegas que se desean para el manejo de los
inventarios.

Digite Bodega, Descripcin y Responsable, segn lo requiera. Ubquese sobre el

campo Tipo y aparecer una flecha que presionada despliega los tipos que le
puede asignar y que previamente usted ha creado.

MARGENES
Esta opcin permite que al momento de crear los productos de inventario, se
puedan colocar en forma automtica los precios de venta de los productos,
cuando el precio de venta es asignado en el momento de la creacin del
producto como un porcentaje inicialmente sobre el COSTO
PREDETERMINADO.

Posteriormente se cuenta con un utilitario que permitir ajustar los precios de

venta con los mismos porcentajes pero, sobre el costo Promedio o sobre el
ltimo costo.

Esta opcin lo que hace es tomar para cada uno de los cinco precios de venta de
cada producto, el porcentaje correspondiente de acuerdo al porcentaje digitado
para el cdigo de margen asignado a cada producto.

Por medio de esta pantalla digite en cada uno de los campos los porcentajes que
le permitirn que el programa asigne automticamente los precios de venta de
cada uno de los cinco precios que el programa maneja para los items de
inventario, el clculo se hace tomando como base el campo Costo
Predeterminado que se encuentra en la pantalla de creacin de productos (Items
y servicios) de inventario.
CREACIN DE UBICACIN DE PRODUCTOS

Esta lista es para que al momento de crear un producto de nuestro inventario,

opcin que se realiza en el mdulo de Administracin, podamos asignar al
producto cual es su lugar dentro de una bodega determinada, a la cual se llevar
el producto al hacer una entrada de almacn (opcin referida en el mdulo de
inventarios al momento de realizar una compra de productos de inventario).

Ejemplo: Si el producto tiene predestinado un estante determinado o una

ubicacin especfica dentro de la bodega, al momento de la creacin, asigne
sta, si no la tiene, determine que est en bodega, el cdigo de la bodega se
asigna en la entrada de almacn.

DESVIACIN EN COMPRAS TALLA / COLOR

 CUENTAS POR COBRAR

RECIBOS DE CAJA CONCEPTOS

Los conceptos de recibo de caja son los campos en los cuales se van a colocar
las cuentas y valores que intervienen la elaboracin de un recibo de caja y que
son diferentes de la cuenta por cobrar.

Digite el nmero, la descripcin, la cuenta en la cul va a realizar el asiento

contable as mismo como la naturaleza de la contabilizacin (dbito o crdito)

En un recibo de caja se pueden presentar las siguientes situaciones:

.- Que la persona cancele completa la cantidad adeudada, en este caso solo

interviene el concepto de recibo de caja No. 10 si el pago es al da, ya sea en
efectivo o en cheque.

.- Que la persona cancele completa la cantidad adeudada, en este caso solo

interviene el concepto de recibo de caja No. 11 si el pago se realiza con un
cheque posfechado.

.- Que la persona cancele un valor mayor o menor que la cantidad adeudada, en

este caso intervienen los conceptos del No. 1 al No. 8.
Estos conceptos indican al programa la cuenta de su plan de cuentas, y la
naturaleza de la transaccin (Dbito o Crdito) donde va a contabilizar el valor
registrado en cada uno de los campos en la elaboracin del recibo de caja.

Es de anotar que las cuentas que intervengan en estos conceptos de recibo de

caja debern haber sido creadas previamente,

CDIGO DE BANCOS

Al momento de elaborar un recibo de caja se debe especificar la forma en que

nos esta cancelando la persona.

Ejemplo: En efectivo, con el cheque No. 20452 del banco de la Repblica, etc.

Por lo tanto esta pantalla con los diferentes cdigos le aparecer al momento de
realizar un recibo de caja, debe tenerse en cuenta por lo tanto que los bancos
que se crean en esta pantalla son los posibles bancos de nuestros clientes y no
los de nuestra empresa.
CREACIN DE ZONAS DE CLIENTES

Se debe crear todas las zonas de ventas que la empresa maneja en sus ventas,
teniendo en cuenta que a una zona le podrn ser asignados varios vendedores,
pero a un vendedor solo le podr ser asignada una zona.

En el momento de crear el tercero se le coloca tomando de este listado la zona

en el cual se encuentra el cliente. Y posteriormente podr verse el reporte de
ventas, por zonas.

CREACIN DE CATEGORAS DE CLIENTES

Esta lista ser utilizada cuando adicione un cliente nuevo, la forma de usarla es
dar doble clic en el campo categora del cliente; adems le permitir
posteriormente en el mdulo de facturacin obtener reportes de ventas por
categora de clientes.
FUENTES DE CONTACTO DE CLIENTES

Este listado se realiza de los medios que han generado que un tercero se
convierta en nuestro cliente, es decir, por qu medio el cliente conoci de
nuestra empresa.
CREACIN DE GRUPOS DE CLIENTES

Esta lista ser utilizada al momento de crear los clientes, y posteriormente

permite en el mdulo de facturacin, reportes de ventas de acuerdo a los
diferentes grupos creados. Por ejemplo si el cliente es mayorista o minorista.

SEGUIMIENTO DE CARTERA

Mensajes ms comunes que se presentan al momento de hacer el seguimiento

a la cartera de nuestros clientes.

Por ejemplo es muy comn que cuando se llama a cobrar una factura a una
empresa nos contesten que El cheque ya est, pero que el gerente no lo ha
firmado an.

CREACIN DE ACTIVIDAD DEL CLIENTE

Esta lista le aparece cuando se vayan a crear los terceros y adems le permitir
tener diferentes reportes de ventas, de acuerdo a las actividades de sus clientes.
Digite cdigo, descripcin y observacin segn lo requiera. Para sta y para
cada una de las listas subsiguientes.

Utilice el botn Grabar para grabar la informacin, Cancelar para deshacer un

cambio hecho inmediatamente y Borrar para borrar un registro de las actividades
del cliente.

Use las flechas direccionales del teclado, la barra del navegador ubicado en la
parte inferior de la ventana use el ratn, para desplazarse por los diferentes
registros.

COTIZACIONES
Cuando usted seleccione este submen ver la siguiente ventana:

COMENTARIOS DE SEGUIMIENTO

Listado de los mensajes ms comunes que se presentan cuando se realiza

seguimiento a una cotizacin:

CREACIN DEL ESTADO DEL NEGOCIO

Mensajes ms comunes sobre el estado de un negocio que se encuentra hecho

por medio de una cotizacin, esto aplica al seguimiento que se hace a una
cotizacin previamente grabada.
CREACIN FORMAS DE PAGO

Esta lista se usa para colocar la forma de pago en una cotizacin. Debe crear
las formas de pago que su empresa tiene determinadas en su departamento de
cartera.

CREACIN MOTIVOS DE APLAZAMIENTO

Mensajes ms comunes que se presentan en el momento de hacer el

seguimiento a una cotizacin previamente grabada.
CREACIN MEDIOS DE ENTREGA

Al momento de crear la cotizacin, permite colocar la forma por medio de la cual

se va a hacer llegar la mercanca al tercero en el caso en que se realice la venta.

MEDIOS DE SOLICITUD DEL CLIENTE

Al momento de hacer la cotizacin, presionando doble clic en el campo

Solicitud, despliega el listado de los medios que han sido creados en esta lista,
que representa la forma como el cliente nos hizo la cotizacin. Ejemplo.
Cuando la cotizacin la ha realizado el cliente en forma personal.

MEDIOS DE CONTACTO DEL CLIENTE

 SISTEMA

CONFIGURACION DEL SISTEMA

Por intermedio de este submen podr accederse a una ventana con ocho
grupos: Compaa, sucursales, impuestos, parmetros generales, cuentas
comunes, mensajes, consecutivos y parmetros de produccin, estos grupos
son explicados a continuacin:

COMPAA

Digite la informacin concerniente a su empresa, como son el nombre de la

empresa, que es el que el programa toma en el momento de marcar las hojas en
las cuales se va a imprimir los libros oficiales, y adems este nombre como se
escriba en este campo, es como aparecer en los documentos de la empresa,
NIT. , etc.
SUCURSALES

Establezca las sucursales que posee la empresa y complementa la informacin

necesaria.

IMPUESTOS
Esta opcin nos muestra diferentes opciones y no todas tienen que ver con el
manejo de los impuestos. Defina el nmero de las cuentas establecidas que
sern utilizadas en cada uno de los mdulos requeridos segn la actividad que
este realizando la empresa.

PARMETROS GENERALES

Esta ventana presenta entre otras las siguientes opciones:

Manejar Doble Unidad: Digite si, cuando el tipo de producto que usted factura,
maneja doble unidad, es decir Cantidad y peso en kilos, esto sirve para que en el
momento de la creacin de los productos de inventario, configure si el precio
unitario de venta se multiplicara por la cantidad o por el peso del producto.

Tiempo mx. Para cobrar recargo: Esta opcin, se utiliza para las
empresas que son hoteles, por que el programa registra la fecha y hora en la
cual llega el cliente, en el momento de realizar la factura, el programa verifica
que el cliente no se haya excedido del tiempo para el cual se esta cobrando la
tarifa, en caso de hacerlo le muestra en pantalla un recuadro en el que le sugiere
cobrar recargo para este cliente.
CUENTAS COMUNES

Digite o haga doble clic en los campos para asignar la cuenta correspondiente de
acuerdo a la descripcin del campo. Estas cuentas debern haber sido creadas
previamente en el plan de cuentas. Cabe anotar que es responsabilidad de
cada empresa colocar las cuentas correspondientes y correctas en cada uno de
los casos.

Efectivo Caja General: Cuenta de Caja General.

Utilidades retenidas: Cuenta que el programa tomar para realizar la
contabilizacin, de la Utilidad o prdida, cuando se realice el proceso automtico
de cierre de fin de ao.
Cuentas por Cobrar: Esta cuenta es la que el programa sugiere en el campo
Cuenta Cliente, cuando se adiciona un cliente. Esta cuenta deber estar acorde
con su plan de cuentas. Teniendo en cuenta que el programa toma la cuenta del
cliente automticamente para la contabilizacin de los saldos iniciales de
cartera.
Cuentas por Pagar: Esta cuenta es la que el programa sugiere en el campo
Cuenta Proveedor, cuando se adiciona un proveedor. Esta cuenta deber esta
acorde con su plan de cuentas. Teniendo en cuenta que el programa toma la
cuenta del proveedor automticamente para la contabilizacin de los saldos
iniciales de cuentas por pagar.
Cargos por mora: Esta cuenta es aquella en la cual se contabilizan los
ingresos por intereses de mora.
Anticipo de clientes: Cuenta en la que se contabiliza los anticipos recibido de
clientes, si la empresa lo maneja.
Anticipo a Proveedores: Cuenta en la que se contabiliza el anticipo entregado
a proveedores.
Fecha cierre del periodo: Fecha de bloqueo a partir de la cual no podrn
hacerse registros en la contabilidad. Se puede utilizar el borrador (ver dibujo),
para quitar una fecha de bloqueo.
Descuentos pie de factura: Cuenta en la cual el programa contabilizar el
valor obtenido al realizar el clculo de un descuento, dentro de una factura.
Contra ajustes de inventario: Cuenta por defecto para las contabilizaciones
de ajustes de inventario.
ICA mayor valor en factura: Cuenta en la que el programa contabiliza
automticamente el resultado del clculo cuando en la elaboracin de una
factura, da lugar a efectuar ICA.
Impuesto de ventas: Cuenta en la cual el programa realizar
automticamente la contabilizacin del valor calculado dentro de una factura
para el impuesto de ventas.
Retefuente en formato de factura: Cuenta en la cual el programa realizara
automticamente la contabilizacin del valor calculado dentro de una factura
para la retencin en la fuente.
Reteiva en formato de factura: Cuenta en la cual el programa realizar
automticamente la contabilizacin del valor calculado dentro de una factura
para la retencin del IVA.
Reteica en formato de factura: Cuenta en la cual el programa realizar
automticamente la contabilizacin del valor calculado dentro de una factura
para la retencin del Ica.
Saldos iniciales: Cuando de saldos iniciales de cartera y proveedores se habla,
debemos recordar que la cuenta correspondiente al Dbito para los saldos
iniciales de Cartera y el Crdito para los saldos iniciales de cuentas por pagar, es
tomada automticamente de la cuenta asignada al tercero en el momento de la
creacin, y la contrapartida correspondiente para ambos casos es tomada de
este campo. Normalmente las transacciones contables tienen doble partida
(Dbito Y Crdito), pero los saldos iniciales (balance Inicial), no, son valores que
resumen, el movimiento de una cuenta, si se tratara de introducir este balance
inicial dentro de un solo comprobante, no se requerira cuenta puente, pero se
requiere por que los saldos iniciales de Cartera se introducen por el mdulo de
Cuentas por Cobrar, los saldos iniciales de Cuentas por pagar se introducen por
el mdulo de Cuentas Por Pagar, los saldos iniciales de inventario se introducen
por el mdulo de inventario y los dems saldos contables se introducen por el
mdulo de Contabilidad, esto debido a los requisitos de informacin que
necesita y da cada uno de los mdulos.
Cuenta Imputo. Consumo: Cuenta en la que el programa contabilizar
automticamente, el valor del impuesto de consumo, cuando se realice una
factura de un producto de licor, etc.

MENSAJES

Digite los mensajes que desee colocar para los diferentes documentos que el
programa le muestra en pantalla, facturas, cotizaciones, ordenes de compra.
CONSECUTIVOS

Digite el nmero consecutivo que corresponda para cada tipo de documento,

teniendo en cuenta que el programa en el momento de la elaboracin de un
documento toma automticamente de este campo el respectivo consecutivo,
permitiendo modificacin en algunos Documentos.

Adems podr adicionar los documentos que requiera, estos podrn ser
utilizados en el mdulo de contabilidad, y la nica condicin es que no se acepta
la creacin de un tipo de documentos con el cdigo repetido.

Para grabar una modificacin debe presionar el botn Grabar en caso contrario
no ser grabada ninguna de las carpetas.

PARMETROS DE PRODUCCIN

Establezca aqu los costos de produccin de sus materias primas, si su empresa

aplica a este tipo de producto.
ADICIONAR / EDITAR USUARIOS

Por medio de esta opcin podr adicionar usuarios al sistema y crear o modificar
las claves de acceso a todos los usuarios. Se cuenta con los siguientes botones:

Adicionar: Para crear un nuevo usuario, se debe digitar el nuevo usuario.

Grabar: Para grabar las modificaciones a un usuario creado con anterioridad, o
los datos de un usuario nuevo.
Cancelar: Para salir sin grabar del usuario en el cual se encuentre.
Borrar: Para borrar del sistema un usuario.

Adems tambin puede colocar la clave de entrada del usuario existente y

modificar la clave de un usuario nuevo.
Se deben crear por esta opcin todos los usuarios que se requieran para
manejar las diferentes opciones y funciones que el programa puede ofrecer, ya
que la autorizacin para entrar a la seguridad debe tenerla solo el administrador
del programa o la persona con la responsabilidad suficiente para realizar esta
funcin.

SEGURIDAD

Seleccione el usuario o digite el nombre, al cual se van a dar los diferentes

niveles de autorizacin y presione Entrar. Cuando usted elija Entrar haga esto
aparecer la siguiente ventana:

Se hace clic sobre cada uno de los mdulos hasta el nivel de autorizacin que va
a dar al usuario como se ve a continuacin.
Se realiza una seleccin mdulo por mdulo, se presiona procesar una vez
haya dado las autorizaciones correspondientes, reconfirme la autorizacin para
que el programa proceda a ejecutar el proceso.
Nota : S usted no elige procesar los cambios no se efectuarn.
 REPORTES

PLAN DE CUENTAS

La pantalla muestra el plan de cuentas en forma de registro, seleccione:

Ver: Para entrar el generador de reportes y obtener una vista previa de la

impresin del plan de cuentas imprimir para mandar a la impresora el reporte.

TERCEROS

Seleccione de acuerdo a su requerimiento y presione consultar para ver la

informacin en pantalla o enve a la impresora si es el caso.
VENDEDORES

Seleccione de acuerdo a su requerimiento y presione consultar para ver la

informacin en pantalla o enve a la impresora si es el caso.

INVENTARIOS

Por medio de este reporte se obtiene informacin de los productos de

inventario y de los ensambles existentes, slo debe tener en cuenta que un
reporte detallado incluye todo lo existente y un reporte por rango toma para
la impresin slo en rango seleccionado.

DEPARTAMENTOS Y CENTROS DE COSTO

Seleccione de acuerdo a su necesidad, para la impresin de los departamentos

y centros de costo de la empresa.
PROYECTOS Y ACTIVIDADES

Seleccione de acuerdo a su necesidad, para la impresin de los proyectos y

actividades de la empresa.

UTILITARIOS

VERIFICAR PUC

Cuando selecciona esta opcin ver la siguiente ventana:

VERIFICAR CAMPOS NULOS

Cuando usted seleccione ver el siguiente cuadro de informacin: