Вы находитесь на странице: 1из 20

Captulo 3

Control y monitoreo de avance de obra.


Arq. Julio Csar Prez Cervantes

3. Control y monitoreo de avance de obra.


3.1. Introduccin.

El correcto control y monitoreo de los recursos en general en obra, es parte


importante de cualquier proyecto en construccin, debido a que con este
seguimiento de avance y monitoreo de las actividades, se tienen que ir revisando y
en su caso, reprogramando cada una de ellas para que se logren alcanzar los
objetivos.

El avance de obra segn el programa, se tiene que ir cumpliendo segn las metas
propuestas de entrega y desempeo. Si se cayera en algn atraso, el gerente
deber de tomar acciones como por ejemplo contratar gente ms eficiente, ms
personal, etc.; pero que no afecte el presupuesto establecido inicialmente.
Recordemos que cada una de las actividades estn programadas as como la obra
en general con un determinado costo, calidad y tiempo.

El control y monitoreo es aplicado por el gerente de proyectos quien tomar


acciones que influirn en futuros eventos. Usualmente estas acciones estarn
basadas en decisiones hechas despus del estudio de todas las posibles soluciones
del hecho una vez detectado el problema. Un buen sistema de control y monitoreo
comunicar cada uno de los aspectos que intervienen en la obra. Por ende, una
buena comunicacin proveer de informacin y un estado exacto de avance en el
que se encuentra la obra, para que con esto se tomen acciones y tambin pueda el
gerente prever los posibles resultados.

Es por esto que se tiene que programar cada determinado tiempo, preferiblemente
a corto plazo el avance de todas las actividades para ir controlando y comparando
lo planeado contra lo real, si no se va a la par del programa recurren en atrasos y
por ende en un mayor costo al previsto, sin dejar de mencionar las multas que
estn estipuladas en el contrato por atraso daos o perjuicios.

36
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

Es por esto que el gerente tiene que pensar en todos los eventos, como se
comento anteriormente adelantarse a los posibles hechos que puedan afectar a la
obra en proceso. No debe de olvidarse de los posibles problemas a los que se
pueda enfrentar la obra, por consiguiente el gerente debe de hacer un plan
estratgico y un anlisis de riesgos.

Dentro de estos estudios de control y monitoreo de actividades, se tienen varias


tcnicas de control y monitoreo de las cuales hablaremos en el subcaptulo 3.3 que
ayudarn a tener toda esta informacin de la que hemos venido hablando, dentro
de ests tcnicas de control y monitoreo, el gerente debe de elegir la ms
apropiada segn sea el caso para determinado proyecto, adems de las tcnicas
que haya, la experiencia de obras hechas con anterioridad, darn al gerente mayor
visin del problema. En el captulo anterior, se habl de planeacin de recursos
humanos y materiales como parte esencial de cualquier proyecto, en este captulo
se hablar de cmo controlar dichos recursos para que estn a la disposicin
cuando se les necesite as como la cantidad de cada uno de ellos. El almacn es
parte fundamental de los recursos materiales y equipo, ya que ah llegarn,
guardarn y saldrn, cada uno de ellos, es por esto que el correcto manejo de los
materiales y equipo, traer beneficios y si no se manejan y aprovechan
adecuadamente, se ver reflejado en prdidas. Por ende, se debe siempre de
tener en mente una administracin de inventarios.

No debemos dejar de mencionar que los recursos financieros en cualquier


proyecto, es parte importante porque con esto le da liquidez a la obra y con esto
pueda tener un mejor manejo de los recursos, con un buen flujo de efectivo, se
podr ver y planear cuanto llevamos gastado, cuanto nos falta por gastar, en su
caso, si debemos de pedir financiamiento, cuanto pagaremos de intereses, etc. De
todo esto que se ha hablado, se explica con detalle a continuacin.

37
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

3.2. Avance de obra segn programa.

El control y monitoreo de la obra tiene su fundamento en el correcto avance de


obra segn el programa, con esto se puede lograr el equilibrio de las tres variables
clave que hablamos en el captulo uno que son costo, calidad y tiempo. Es por
esto, que con el correcto monitoreo y control de cada una de las actividades, se
logre equilibrar estas tres variables, ya que una va a depender de la otra, si se
descuida una se ver reflejada en las dems. Por ende, se ver reflejado en el
programa inicialmente realizado.

Para tener un buen avance se debe de emplear la tcnica ms apropiada para ir


dndole seguimiento a la obra, el gerente de la obra debe de tomar
consideraciones haciendo un anlisis previo de los posibles errores que se han
cometido. Principalmente debe de reconocer si existen errores ya sean de
coordinacin, entendimiento, tiempo, especificaciones, etc.; y por consiguiente en
que actividades o eventos est afectando el avance de la obra. No debe dejar de
verificar la calidad ya que puede traer repercusiones importantes en el proyecto,
teniendo en mente siempre, que ser aplicado a un nivel gerencial operativo.

Anteriormente se habl de la programacin a corto plazo como una tcnica de


monitoreo en un periodo no mayor a tres semanas en donde la temprana
correccin y deteccin de errores, permite seguir con el progreso de las
actividades, adems de mostrar los requerimientos de recursos y lo ms
importante que sean usados de manera ms eficiente. Es por esto que se le debe
de poner ms inters a este sistema de programacin en donde todas las
condiciones afectarn el avance de la obra segn el programa. Por consiguiente lo
planeado con lo realizado se puede representar o mostrar al gerente de diversas
maneras como por ejemplo diagramas de barras (gantt), curvas S, en donde
muestre claramente el avance del proyecto y con esto evale las posibles
soluciones y logre llevar la obra en costo calidad y tiempo

38
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

Un factor del que no debemos de olvidarnos es la necesaria informacin y


comunicacin que debe de darse con cada miembro que colabore en el equipo de
trabajo, se pueden de valer de muchas formas en las que destacan los reportes,
bitcoras, fotografas etc.; en donde toda la informacin que se muestre al gerente
de proyectos, servir para tener claro e identificado los puntos en donde se debe
de poner ms nfasis y tomar acciones. Por ende, una buena comunicacin en
cualquier equipo de trabajo, trae como consecuencias mejor desempeo del
equipo as como del proyecto en general en el que se est trabajando.

Pero no solo de actividades se debe de tener informacin, tambin es necesaria la


informacin financiera en donde se ver reflejado con la ayuda de programas o
tcnicas tales como el diagrama de barras, en donde se pueda ver lo que se lleva
gastado o lo que se tiene programado gastar en un determinado tiempo, adems
que se pude ver el flujo de efectivo, gastos, ingresos, etc.; de toda la obra o de
una actividad especfica, todo esto se ver con un ejemplo ms adelante en el
subcaptulo siguiente, recordemos que para cada evento se tiene presupuestado
cierta cantidad de pesos y al haber retrasos va incurrir en gastos y por lo tanto en
prdidas.

Por consiguiente, el adecuado manejo de la informacin, recursos materiales ,


equipo, humanos y financieros, se deben primeramente programar y una vez
programados y llevados a cabo, controlarlos y monitorearlos adecuadamente con
las tcnicas necesarias que se adecuen al proyecto, sobretodo dar un seguimiento
de lo planeado y lo realizado en determinado tiempo, para que el gerente
valindose de cualquier herramienta de representacin y por supuesto de su
experiencia en obras anteriores, tenga una visin ms clara de cmo va el
proyecto y segn sea el caso, tome acciones preventivas o correctivas en cada una
de las actividades crticas del proyecto.

39
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

3.3. Planeacin versus avance real.

Se ha hablado de monitoreo y control de obra como parte esencial del proyecto,


pero cuales son exactamente sus funciones? El hacer o programar un buen plan
de trabajo, as como la seleccin de cada unos de los recursos, materiales,
humanos y financieros, no dan al proyecto una certeza de xito. Dentro del
proceso de construccin, van a existir eventos o circunstancias que van a afectar el
avance del mismo, tales como inclemencias del tiempo, retraso de entrega de
materiales, mal rendimiento de los trabajadores, mala coordinacin, etc.; por
mencionar algunos, inclusive externos como el retraso de un pago, eventos
sociales, econmicos, etc.; todos estos factores van a afectar de manera directa al
proyecto. Por consiguiente, el gerente de proyectos debe de tener claro su papel
de coordinador y administrador del mismo.

Una vez que el gerente tiene detectadas cada una de las actividades con
problemas o futuros problemas (anlisis de posibles riesgos), debe de contar con
toda la colaboracin del equipo de trabajo para retomar las actividades y darles el
camino inicial al que se tena planeado. Es por esto que se debe de tomar acciones
de monitoreo y comparar lo planeado con lo realizado, para asegurarse que se
estn cumpliendo con las metas establecidas inicialmente en costo, calidad y
tiempo.

Este proceso de monitoreo y control de actividades de lo planeado con lo


realizado, est comprendido de tres bsicos elementos:

Monitoreo de actividades.
Comparacin del progreso con las metas establecidas.
Implementacin de acciones correctivas o preventivas.

Cada una de ellas se explica a continuacin:

40
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

Monitoreo de actividades: Tiene su fundamento bsico en la medida del


progreso de cada una de las actividades, cada miembro del equipo va a reportar el
avance que llevan al momento, en cierto periodo de tiempo. Una vez que se tiene
toda esta informacin, con la ayuda de la representacin grfica como por ejemplo
un diagrama de barras (figura 3.1) se puede observar que en las actividades uno y
tres presentan retraso.

El monitoreo se realiza por cada actividad independiente y se va marcando o


sealando dicho avance en determinada fecha o tiempo, adems el atraso tambin
se puede representar por medio de porcentaje avanzado y por realizar. Se puede
tomar tambin la fecha de inicio, duracin del trabajo y fecha de lmite de
terminacin. En cuanto a costos se refiere, se pueden incluir cifras para saber
cuanto se ha gastado con el volumen de obra realizado, as como cuanto falta por
realizar y por gastar. A continuacin se muestra un ejemplo:

Avance general de obra al 24 de febrero


Nombre de la Obra: Instituto Tampico
Ubicacin: Av. Universidades No. 1802, Tampico Tamps

2004
ACTIVIDAD
ENE FEB MAR ABR Total

20 27 3 10 17 24 3 10 17 24 31 7 14 21 28
Programado 100%
Actividad UNO
Avance Real
% realizado 33.3%
Programado 100%
Actividad DOS
Avance Real
% realizado 38.0%
Programado 100%
Actividad TRES
Avance Real
% realizado 23.00%

Figura 3.1
Avance general de obra planeado, actual y en porcentaje realizado

41
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

Otra parte fundamental de este punto, es el continuo proceso de informacin que


ocurre y debe de haber en todas las partes de la obra, la informacin que arroje
dicha recopilacin, se representa y se compara como en la grfica anterior. Lo
anterior sirve para que el gerente del proyecto determine si el programa va en
costo y tiempo, si pasa lo contrario, pueda tomar acciones al respecto. El elemento
clave en este proceso de informacin, es la correcta utilizacin del sistema de
control o monitoreo que se est empleando en el proyecto. Por consiguiente el
correcto manejo de todos los datos, va a depender de que se tengan sistemas de
control y monitoreo lgicos y realizables, tanto en planeacin como en reporte o
informe de costos. Tambin es necesario que el procedimiento o tcnica de
monitoreo sea eficiente y entendible, para que se realicen informes y
comparaciones rpidamente sin ningn tipo de duda para evitar mal interpretacin
de toda esta informacin. Un poco ms adelante hablaremos de las tcnicas de
control y monitoreo.

Comparacin del progreso con las metas establecidas: Esta comparacin se


realiza una vez teniendo toda la informacin como se habl en el punto anterior,
en donde, como su nombre lo dice, se compara el progreso con lo que se planeo
inicialmente. Esto es muy til ya que al gerente de proyectos, tiene que revisar
toda esta informacin que arroja tales tcnicas, las analiza, las observa y puede
llegar a una conclusin de cuales o que provoca tal retraso y que actividades
afectar posteriormente, por ende le debe de poner ms atencin a aquellas reas
del proyecto que requieran de atencin mas rpida para detectar esos retrasos y
por consiguiente un aumento en costo. Una vez detectado el retraso comparando
el avance planeado con lo real, el gerente de proyectos tiene que analizar si dentro
de las actividades con retraso, se encuentra alguna actividad crtica y ponerle
atencin de inmediato. Lo anterior se puede observar en la figura 3.1

42
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

Otro aspecto que debe de revisar el gerente de proyectos, es el bajo rendimiento


con algn tipo de actividad, se puede empezar a tiempo pero no se puede seguir el
ritmo ni el rendimiento esperado, obviamente esto traer como consecuencia que
se prolongue la terminacin del mismo. El gerente debe de encontrar la causa de
ese bajo rendimiento y encontrar una solucin posible a este problema. En el
captulo anterior, se habl de programacin de recursos y se hizo nfasis en la
oportuna entrega de materiales, en ocasiones el proveedor de materiales tiene un
atraso en la entrega del mismo, esto causar dao en el avance del proyecto,
algunos gerentes, cuando compran el material especifican fecha y hora de entrega
y si se hace una orden o contrato de compra venta donde pueden especificar
sanciones por parte del comprador, en caso de incurrir en una falta de estas, lo
mejor que debe de hacerse como una posible solucin pero no nica, es comprar
los materiales que se puedan almacenar uno o dos das antes de su utilizacin para
evitar estos posibles errores.

Adems se tiene que poner nfasis en las actividades que por algn motivo, el
gerente haya retrasado por querer adelantar en otras, esto se hace generalmente
cuando alguna actividad crtica presenta retraso, por consiguiente se tiene que
poner ms atencin a resolver dicha actividad, si se le aplican todos los recursos y
se olvidan de las pequeas actividades, pueden convertirse en actividades crticas
como se mencion anteriormente.

Un aspecto que sucede muy a menudo en cualquier obra en construccin que no


se debe de dejar de mencionar, son los cambios que existen en el proyecto
original, en el transcurso de la obra se le pueden ir ocurriendo varios cambios al
cliente que indiscutiblemente van a afectar la fecha de entrega de la obra, el
gerente debe de actualizar el programa de obra y hacer una nueva planeacin, de
esto hablaremos en el captulo siguiente.

43
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

Implementacin de acciones correctivas o preventivas:

Una vez analizado e identificado el problema en cuestin, el gerente debe de


tomar acciones correctivas o preventivas que ayuden a volver a encaminar al plan
inicial la obra. Lo importante de esto, sern las acciones que el gerente debe de
llevar a cabo para un buen seguimiento del control y monitoreo de la obra. Sin
incluir todas, algunas de las acciones ms comunes y de mejor resultado que el
gerente debe de tomar en cuenta para la reorganizacin del plan son las
siguientes:
Introduccin de ms recursos
Nueva programacin de actividades

En la introduccin de ms recursos como por ejemplo ms personal,


primeramente el gerente debe de tomar en cuenta, cuanta gente tendr que
emplear para realizar dicha actividad o si la misma gente se tendr que quedar
horas extras para alcanzar lo programado. En este tipo de accin, el gerente debe
de cuidar los recursos ya que tanto al contratar como el trabajar horas extras, el
gerente debe de contar con recursos adicionales. En ocasiones esta actividad debe
de ser necesaria por el hecho de contar con algunas actividades crticas que son
necesarias terminarlas

La nueva programacin de actividades es muy importante ya que una vez


aplicados mas recursos si este fuera el caso, el gerente del proyecto debe de
revisar la secuencia y el manejo de cada una de las actividades, esta sera una
mejor opcin que la anterior, ya que la introduccin de ms recursos podra tener
gastos extras, el gerente debe de ir coordinando cada una de las actividades en
tiempo y cantidad, sobretodo saber el tiempo exacto que debe de entrar cada una
de las actividades a coordinar. A continuacin hablaremos de las tcnicas de
control y monitoreo

44
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

3.4. Tcnicas para el control.

Recordemos que un efectivo gerente de proyectos debe de planear, prever,


evaluar, pronosticar y controlar todos los aspectos del proyecto en calidad y
cantidad de trabajo, costo y tiempo. Tambin se coment anteriormente que un
proyecto est compuesto de un plan, un presupuesto y un tiempo. Una parte muy
importante en todo esto, es el control que se debe de llevar a cabo para el buen
funcionamiento de lo inicialmente planeado. Existen varias tcnicas que el gerente
de proyectos puede tomar en cuenta para el correcto control de todos los recursos.
Una vez que se detectaron los errores, retrasos de actividades, mala coordinacin,
etc.; en caso que los hubiera, el gerente del proyecto debe de tomar acciones para
encaminar el proyecto a su plan inicial, si no se ha incurrido en tales, el gerente
puede llevar a cabo un buen control para evitar caer en ellos. Recordemos que no
se necesita caer en retrasos o errores para hacer un nuevo anlisis de actividades,
as como reprogramacin de actividades, si se termina antes el proyecto, traer
mejores beneficios a la empresa como satisfaccin total del cliente, etc. Por esto,
es necesario tener un buen control de los recursos, que ayuden al gerente de
proyectos a tener un mejor seguimiento de la obra. Dentro de las tcnicas de
control de avance de actividades se pueden dividir en dos principalmente:

Control reactivo
Control proactivo
Control fsico y financiero

El control reactivo consiste en la implementacin de metas, realizacin de las


actividades, recoleccin de informacin de avance o progreso, comparacin del
progreso con lo planeado y por ltimo, la implementacin de acciones para llevar a
cabo el trabajo lo ms cercano a lo inicialmente planeado. Este sistema requiere
principalmente de toda la recoleccin de informacin de lo que se ha hecho y se
est haciendo actualmente.

45
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

La informacin es el principal recurso de esta tcnica, ya que de los resultados


obtenidos de sta, se compara con las metas propuestas inicialmente y con esto,
se tomarn las acciones requeridas y una mala informacin, puede llevar a tomar
malas decisiones y empeorar an mas el retraso o incurrir en otras fallas que a la
larga, pueden complicar alguna actividad por la mala coordinacin o toma de
decisiones de las mismas, que al fin de cuentas puedan traer malos resultados.

El control proactivo consiste en controlar las metas establecidas


independientemente con un grado de aceptacin que en su caso, puedan ser
cambiadas si su caso lo requiere anticipadamente para evitar futuros problemas.
Cuando se detecten problemas, se van haciendo ajustes, estos ajustes se van
realizando de manera tal que no puedan crear problemas. Por consiguiente, el
control proactivo se aplica antes de que cualquier actividad sea realizada y va en
relacin al trabajo y la productividad.

Por ltimo, el control de las actividades es muy importante, pero no debemos dejar
de mencionar la combinacin del avance de las actividades con el avance
financiero, se tiene que controlar indiscutiblemente ya que se cuenta con un
presupuesto que no se debe de rebasar, por eso es importante controlar dichos
recursos. Es por ello que el gerente de proyectos se puede valer de algunas
tcnicas tales como:

Una relacin por cantidades o generadores de cada uno de


los materiales que se utilizarn en el proyecto por ejemplo:
cantidades de metros cbicos de concretos, toneladas de
acero, metros cuadrados de cierto elemento, etc.; y cuanto
est destinado para ellos.

46
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

Un corte cada determinado tiempo donde se muestre la


cantidad determinada de trabajo para ese periodo de
tiempo y cuanto dinero se necesitar para la adquisicin del
mismo, esto ayuda al gerente a saber cuanto dinero se va
a requerir para el avance de las actividades programadas
en tiempo.

Una relacin o explosin de insumos como comnmente se


le llama, determinado la cantidad exacta y el precio al que
ser adquirido el material as como el personal requerido
para la elaboracin del proyecto.

Las recomendaciones anteriores son las ms bsicas que el gerente de proyectos


puede tomar para el control del avance de actividades junto con los recursos
financieros, pero no debemos dejar de mencionar que son nicas y exclusivamente
para el control fsico y financiero en donde cada actividad tiene asignado un
recurso del cual no tiene que rebasar, las dems cuestiones financieras tales como
estimaciones, flujo de efectivo, pagos, financiamientos, etc.; se hablarn ms
adelante en el subcaptulo 3.6

Las tcnicas anteriores ayudarn al correcto control de los recursos que en


ocasiones son muy limitados y por lo tanto, requieren de ser revisados para evitar
caer en gastos innecesarios que traer como consecuencia una mala
administracin de recursos destinados para cada actividad. Recordemos que el
correcto control de todos y cada uno de los recursos, traer como beneficios el
alcance de las metas establecidas inicialmente en costo, calidad y tiempo. Otra
herramienta que el gerente debe de llevar a cabo para el buen manejo de los
recursos, es el continuo monitoreo del cual hablaremos a continuacin.

47
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

3.5. Tcnicas para el monitoreo.

Una vez teniendo perfectamente controladas las actividades comparndolas cada


una con las metas establecidas el monitoreo de todas estas actividades se hace
esencial. La herramienta principal para el monitoreo de las actividades, es la
informacin. Por lo tanto, ests tcnicas se utilizan solo para el presente y las
decisiones a corto plazo, pero que impactarn a las decisiones de mediano y largo
plazo. Cabe aclarar que el monitoreo de actividades es parte complementaria del
control de actividades, ya que no se puede tener un monitoreo sin tener un control
de las mismas.
Como se dijo anteriormente, la informacin es parte esencial del monitoreo de
actividades, pero el propsito primordial del monitoreo, es el constante contacto
con el proyecto en donde la recoleccin de dicha informacin puede ser til para
diferentes propsitos tales como:

Tomar decisiones para la implementacin de acciones a corto


plazo tales como, programacin de actividades, aplicacin de ms
recursos, cambios en la coordinacin de actividades, entre otras.
Evaluacin del programa inicial comparndolo con los resultados
obtenidos, en donde los deficientes resultados puede traer como
consecuencia la reprogramacin de las actividades.
Actualizacin de salidas de los recursos del proyecto para la
peticin de materiales para las actividades consecuentes.
Actualizacin de volmenes de obra para los pagos de
estimaciones del proyecto.
Reportes de avances fsico y financiero del proyecto.
Productividad de cada uno de los miembros del equipo.
Correcto uso de todos los recursos.
El cumplimiento de la calidad requerida y especificada en el
proyecto ejecutivo segn las necesidades del cliente y proyecto.

48
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

El gerente de proyectos de construccin se vale de diferentes tcnicas para llevar a


cabo esta tarea, en donde cada uno de los miembros del equipo tendr toda la
informacin que se requiera para llevar a cabo dicha tarea, entre las ms
frecuentes destacan:

Reportes de actividades realizadas cada determinado tiempo en


donde el gerente pedir dicha informacin, dependiendo de la
magnitud del proyecto.
Representacin grfica del avance de proyecto ya sea por
actividad o por programa general en donde se ver reflejado el
avance programado con lo realizado y lo que falta por realizar.
(ver figura 3.1) este reporte puede ir con montos de lo gastado y
por gastar si as lo requieren
Uso de memorias o bitcoras.
Manejo de tecnologa tales como videos, fotografa, etc.
Modelos de comparacin fsico financiero con lo planeado.
Reportes de gastos y estimaciones.
Estados de posicin financiera.

Cabe sealar que ests tcnicas de monitoreo son las que frecuentemente se usan
pero no las nicas, cada gerente de proyectos trabaja a su manera por
consiguiente el equipo del que se rodea, debe de ser eficiente y capaz de realizar
cada una de las tareas que se le han sido asignadas.

No se debe de dejar de mencionar que cada uno de los recursos que intervienen
en el proyecto son importantes, es por esto que un buen control de materiales y
recursos humanos es parte de nuestro estudio.

49
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

3.6. Control de materiales y recursos humanos

Se ha puesto mucho nfasis en el control y monitoreo de las actividades como


parte importante para cumplir con las metas establecidas originalmente del
proyecto, un aspecto que no se debe de dejar y por consiguiente estudiar, es el
control de materiales y recursos humanos.

En el captulo dos se habl de la programacin de recursos humanos y materiales,


como tarea que el gerente de obra no puede olvidar, en este captulo se pondr
atencin en el control y buen manejo de estos recursos. Primeramente, cada uno
de los materiales requeridos en obra una vez programados, se tiene que controlar,
el propsito principal de esta tarea es el buen manejo de cada uno de ellos.

Dentro de la integracin del precio unitario o principalmente explosin de insumos,


el gerente sabe que cantidad de material y mano de obra se requerir para la
elaboracin del proyecto o actividad, si no se cuida el buen manejo de estos
recursos, se tendrn gastos extras y por consiguiente prdidas para la empresa.
Por ende, el gerente debe de poner inters en que cada miembro del equipo
aproveche al mximo cada uno de los recursos que le son entregados para la
elaboracin de sus actividades. Entre las tcnicas de control de materiales
destacan:
Registro de entrada indicando cantidad, especificaciones y tipo de
material.
Buen almacenaje recomendado por el proveedor.
Inventario de todos los materiales que se encuentren en bodegas.
Programa de utilizacin de cada uno de ellos.
Registro de salidas as como el destino o actividad a realizar.
Adecuada elaboracin de materiales, si este fuera el caso, en una
adecuada proporcin de material.

50
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

En este control de materiales, tambin se puede utilizar la representacin grfica


como un diagrama de Gantt o una simple hoja de clculo, el cual nos va decir
cuanto material se ha pedido, cuanto material se ha ocupado y cuanto queda por
utilizar. Adems nos puede decir tambin cuanto se ha gastado en dinero en ese
material y cuanto resta por gastar, ambos se pueden representar en porcentaje o
nmeros exactos. Esto es muy importante ya que nos va a dar un mejor panorama
de cmo estamos en cuanto a gastos y material ocupado. En la mano de obra
ocurre lo mismo, una vez programado y sabiendo del personal requerido, es
conveniente saber coordinar y controlar a cada uno de ellos, las actividades estn
programadas en determinado tiempo y cantidad, por consiguiente, el personal que
interviene en cada una de ellas debe de hacer justo cuando se le indique cada
actividad a realizar, teniendo un determinado tiempo ya que al no cumplir con l,
se vern afectadas otras actividades. Entre los aspectos que se deben de controlar
son:

La correcta y oportuna intervencin del personal que labora en el


proyecto.
Adecuado rendimiento de trabajo.
Calidad en el trabajo.
Revisar si lo que se est haciendo es lo requerido.
Confiabilidad de la informacin.

No debemos dejar de mencionar la calidad de mano de obra, seguridad y buen


ambiente laboral, son aspectos que se deben de tomar en cuenta, ya que si se
cumplen con todos estos puntos, el trabajador tendr un mejor desempeo y har
mejor sus actividades. Por ltimo, el buen manejo de los recursos financieros
traer beneficios que se vern reflejados en ahorros y por lo tanto ganancias, es
por ello el caso de estudio de nuestro siguiente tema.

51
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

3.7. Flujo de efectivo.

Se ha hablado de tcnicas para controlar todos los recursos materiales, humanos,


laborales, pero no se ha puesto atencin en el control de los recursos financieros,
importante aspecto que debe de ser revisado y analizado, ya que de eso va a
depender el buen control del dinero en el proyecto y buena fuente de informacin
para conocer el estado financiero que guarda el proyecto. El flujo de efectivo, es
una buena tcnica para conocer todo esto, el gerente de proyectos, debe de hacer
un programa por periodos de tiempo, el cual le muestre el comportamiento
financiero del proyecto.

Se define como flujo de efectivo al reporte de efectivo que entra (entradas en


caja) y el importe de efectivo que sale (pagos en efectivo o desembolsos) durante
un periodo de tiempo. Adems el flujo de efectivo muestra el incremento o
decremento neto en efectivo durante el periodo y el saldo en efectivo al final del
periodo, todo esto durante la vida de la construccin del proyecto y en su caso si
fue necesario pedir financiamiento, durante el periodo del pago de este.

Es necesario la elaboracin de un ejemplo para mejor comprensin del mismo, a


continuacin, se muestra el flujo de efectivo para un proyecto con cinco
actividades. En la figura 3.2 se muestran los costos por mes de cada actividad,
segn lo programado por el gerente en su estimacin de costos. Como se puede
observar, se encuentra representados los tiempos por barras, indicando los costos
directos de cada actividad. Los costos indirectos tales como gastos de oficinas
central, de campo, gastos fijos, honorarios, papelera, etc.; se muestran tambin
por periodos en tiempo, estos costos fueron calculados con el anlisis de gastos
para este proyecto.

52
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

$ 20,000.00

Actividad uno
$ 10,000.00

Actividad dos
$ 40,000.00
Actividad tres
$ 100,000.00
Actividad cuatro
$ 40,000.00
Actividad cinco

1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes

Costos directos $ 25,000.00 $ 60,000.00 $ 60,000.00 $ 65,000.00

Costos Indirectos $ 2,000.00 $ 2,000.00 $ 2,000.00 $ 2,000.00

Total $ 27,000.00 $ 62,000.00 $ 62,000.00 $ 67,000.00

Figura 3.2
Flujo de efectivo de cinco actividades de una obra

Una vez separados los gastos por meses, se revisa el contrato para ver como fue
acordado el pago ya sea por estimacin cada determinado tiempo, se determina
un porcentaje de ganancias y de retencin. En este caso supongamos una
ganancia del 27 % (en funcin de costo directo) y una retencin del 15 % (en
funcin del costo con utilidad) como garanta durante la primera mitad del
proyecto, en este caso en los primeros dos meses; esta retencin se devolver en
el pago final una vez realizados los trabajos. Todos estos datos como ya se dijo
anteriormente se acordaron al realizar el contrato. Los pagos se van realizando al
final de cada mes de acuerdo al programa y avance del proyecto y lo estipulado en
el contrato. Entonces por lo anterior tenemos la siguiente tabla:

53
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

Costos Costo con Retencin


Meses Pago total
Totales utilidad 15%
Uno $27,000.00 $34,290.00 $5,143.50 $29,146.50
Dos $62,000.00 $78,740.00 $11,811.00 $66,929.00
Tres $62,000.00 $78,740.00 $78,740.00
Cuatro $67,000.00 $85,090.00 $85,090.00

Total $218,000.00 $276,860.00 $16,954.50 $259,905.50


$16,954.50
Total $276,860.00

Figura 3.3 Flujo de efectivo sin financiamiento


En este caso (tabla 3.3) el costo total incluye los costos directos e indirectos,
posteriormente se le agreg la utilidad y en los primeros dos meses, se hizo la
retencin, al final del pago se regres dicha retencin para completar el pago
acordado. Cabe sealar que en este caso no se requiri de financiamiento, a
continuacin se muestra un pequeo ejemplo con las mismas cinco actividades
pero con financiamiento (tabla 3.4)
Concepto Meses
1 2 3 4
Costo directo 25000 60000 60000 65000
Costo indirecto 2000 2000 2000 2000
Subtotal 27000 62000 62000 67000

Utilidad 7290 16740 16740 18090


Total 34290 78740 78740 85090
Retencin 5143.5 11811
Pago recibido 29146.5 66929 78740 102044
Costo total a la fecha 27000 89000 151000 218000 218000
Total pago a la fecha 34290 113030 191770 276860 276860
Pago total a la fecha 29146.5 96075.5 174816 276860
Financiamiento 27000 89270 123016 124317 46820.5 -55223
Intereses 1% 270 892.7 1230.2 1243.2
Cantidad total financiada 27270 90162.7 124246 125561 46820.5 -55223

Figura 3.4 flujo de efectivo con financiamiento


En este ejemplo se puede observar el comportamiento que tuvo el dinero en el
tiempo, junto con sus pagos, financiamiento e intereses, esta herramienta le sirve
al gerente para ver el comportamiento del dinero, el saldo sombreado, indica la
ganancia del constructor o empresa.

54
Captulo 3
Control y monitoreo de avance de obra.
Arq. Julio Csar Prez Cervantes

3.8. Discusin

El control y monitoreo del avance de la obra es importante como qued


demostrado anteriormente, el correcto uso de la informacin para obtener datos
precisos, debe de ser lo ms claro posible para que haya un mejor entendimiento
entre todos los miembros del equipo. En este captulo se mostraron tcnicas y la
manera de cmo tener control y poner nfasis en todos los recursos, ya que si no
se controla un obra por ms grande o pequea que sea, ir directo al fracaso, se
pueden tener los mejores estructuristas, ingenieros, constructores, etc.; pero si no
se manejan los recursos adecuadamente, no se cumplirn con los requerimientos
del proyecto. El monitoreo tambin es importante si ya se tiene un buen plan o
estrategias a seguir para cumplir con las metas establecidas en tiempo, costo y
calidad; el monitoreo simplemente va a ayudar a que se cumplan dichas metas. El
gerente debe de contar con todo el apoyo, ya que los miembros del equipo le
ayudarn a mantenerlo informado, as como a realizar las actividades con la mayor
calidad posible antes de tomar cualquier accin ya sea preventiva o correctiva. Por
consiguiente, el monitoreo debe de darse continuamente, para comparar los
avances de obras reales con los planeados inicialmente. Si no se llegara a cumplir
con tales, el gerente debe de tomar acciones que encaminen nuevamente al
proyecto a su ruta inicial. Dichas acciones deben de ser sustentadas por hechos
reales, tomando en consideracin los sucesos externos o internos que puedan
afectar al proyecto. No debemos dejar de mencionar que la actualizacin de datos
de todo el proyecto, conforme se vaya avanzando y realizando las actividades,
tambin es parte importante del buen control y monitoreo del proyecto, porque
con esto, el gerente o los miembros del gabinete tendrn ms claro el problema
para que se siga con el curso del programa que se tenga contemplado, si no se
cumplieran con lo planeado inicialmente, el gerente tendr la necesidad de una
reprogramacin y nuevos mtodos de control a utilizar, este tema es motivo de
estudio del siguiente captulo.

55