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SUPERIOR
ELEITORAL
A gesto de documentos constitui
recurso informacional estratgico,
Diagnstico 2008 cujo objetivo conferir aos
documentos de natureza
arquivstica do Tribunal Superior
O diagnstico da situao arquivstica de uma instituio o Eleitoral proteo adequada,
instrumento que direciona as aes para o planejamento dos recursos proporcionando acesso fcil e
humanos, fsicos, materiais e tecnolgicos empregados no rpido s informaes e reduzindo o
gerenciamento da informao e da gesto de documentos. conjunto de documentos de forma
regular e controlada.
O diagnstico do acervo arquivstico do TSE objetiva:
Este diagnstico do acervo
- conhecer a realidade da situao arquivstica do Tribunal; arquivstico do TSE a anlise
O acervo do Tribunal Superior criteriosa dos aspectos
Eleitoral, gerenciado pela Seo de - apresentar propostas de melhorias na gesto da informao orgnica do TSE; relacionados ao funcionamento dos
arquivos da instituio, com foco
TSE
12
PUBLICAES ARQUIVSTICAS
Organizao
Coordenadoria de Protocolo, Expedio e Arquivo/SGI
Texto-base
Yan Amaral Engelke, com a colaborao de Hans Mller Pequeno
Fernandes (ambos da Seo de Arquivo Searq/Copea/SGI)
Editorao
Coordenadoria de Editorao e Publicaes/SGI
Capa
Rauf Soares
Projeto grfico
Sebastiana Barto
I. Ttulo.
CDD 025.1
Tribunal Superior Eleitoral
Presidente
Ministro Carlos Ayres Britto
Vice-Presidente
Ministro Joaquim Barbosa
Ministros
Ministro Ricardo Lewandowski
Ministro Felix Fischer
Ministro Fernando Gonalves
Ministro Marcelo Ribeiro
Ministro Arnaldo Versiani
PROCURADOR-GERAL ELEITORAL
Dr. Roberto Monteiro Gurgel Santos
SECRETARIA-GERAL DA PRESIDNCIA DO TSE
SECRETRIO-GERAL DA PRESIDNCIA
Alfredo Renan Dimas e Oliveira
SECRETRIO-GERAL DA PRESIDNCIA
Alfredo Renan Dimas e Oliveira
DIRETOR-GERAL
Miguel Augusto Fonseca de Campos
SECRETRIO JUDICIRIO
Marco Aurlio Neto
SECRETRIO DE ADMINISTRAO
Anderson Vidal Corra
Organizao atual................................................................................ 13
Metodologia.......................................................................................... 16
Receptividade e particularidades........................................................ 18
Tipologias documentais........................................................................ 21
interna.............................................................................................. 25
Procedimentos administrativos....................................................... 26
Mobilirio e acondicionamento........................................................... 30
Piso e mobilirio................................................................................... 30
Acondicionamento................................................................................ 33
Plano de Classificao e Plano de Avaliao e Destinao
Processos (SADP)................................................................................. 43
Recursos tecnolgicos........................................................................... 47
Microfilmagem...................................................................................... 52
Recursos humanos................................................................................. 54
Referncias............................................................................................ 61
condies de armazenamento;
estado de conservao dos documentos;
espao fsico ocupado;
volume documental;
recursos humanos;
gnero dos documentos (textuais, audiovisuais, cartogrficos,
iconogrficos, microgrficos e informticos);
arranjo e classificao dos documentos (mtodos de
arquivamento utilizados);
tipos de acondicionamento;
crescimento vegetativo do acervo.
3
Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente,
que aguarda destinao. (BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de
terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicao Tcnica;
no 51). Acesso em: www.arquivonacional.gov.br).
4
Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor.
(BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicao Tcnica; no 51). Acesso em: www.
arquivonacional.gov.br).
5
Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio,
objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a
sua administrao. (BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicao Tcnica; no 51).
Acesso em: www.arquivonacional.gov.br).
6
BELLOTTO, Helosa. Tipologia documental em arquivos, 1990.
7
So exemplos de espcies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia,
memorando, ofcio, planta, relatrio.
8
LOPES, Luis Carlos. A informao e os arquivos: teorias e prticas, 1996.
Atendimento parlamentar;
Avaliao tcnica;
Conformidade contbil;
Controle de abastecimento;
Margem consignvel;
Programa de curso;
Reviso eleitoral;
Solicitao de software;
Termo de permisso;
Visitas agendadas.
Perfil do estagirio;
Publicaes em jornais.
Procedimentos administrativos:
Adicional de qualificao;
Cesso de material;
Compra de material;
Confeco de publicaes;
Doao de material;
Locao de equipamentos;
Prego;
Progresso funcional;
Recibos eleitorais;
Transferncia de servidor;
9
Revestimento de vinil semiflexvel, apresentado em placas e composto de resinas de
PVC, plastificantes, cargas minerais e pigmentos. isento de amianto em sua formulao.
Armrios de ao 11 4
Estantes de madeira 7 18
Outros 14 36
comuns.
Formas de acondicionamento
1% 7%
40% Caixas (40%)
29%
Envelopes (2%)
Pastas (4%)
Pastas A-Z (9%)
Pastas suspensas (8%)
Empilhadeiras (29%)
8%
4%
2% Fichrios (1%)
9%
Pastas funcionais (7%)
termo de descarte;
Sistema de Acompanhamento de
Documentos e Processos (SADP)
O SADP, desenvolvido entre 1993 e 1994, foi implantado em
1995 com o objetivo de gerenciar todos os documentos protocolizados
na Justia Eleitoral. Na primeira verso, o sistema era capaz de autuar,
distribuir e acompanhar todos os tipos de documentos administrativos,
protocolizar documentos;
registrar recursos;
400
200
Em 1998 Em 2008
Impressoras
Materiais
12
Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regulamenta a microfilmagem de documentos
oficiais no Brasil.
13
Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433.
Recursos humanos
200
0
Em 1998 Em 2008
37%
30%
Analistas (23%)
Tcnicos (37%)
Terceirizados (30%)
Requisitados (3%)
Estgirios (4%)
Menores aprendizes (3%)
23% 3%
3% 4%
Grau de escolaridade
47%
1o Grau (0%)
2o Grau (32%)
32%
Graduados (47%)
Especialistas (16%)
Mestres (2%)
16%
Doutores (3%)
3% 0% 2%
1. Identificao
Unidade: ______________________________________
Entrevistado: ____________________________________
Localizao: ____________________________________
2. Quantificao de Mobilirio:
Mobilirio Qtde.
Arquivos de ao
Estantes de madeira
Armrios de ao
Armrios de madeira
Outros
Recurso Qtde.
Impressoras a laser
Impressoras matriciais
Fax
Copiadoras
Scanners
Computadores
Outros
4. Recursos humanos:
Analista X X
Tcnico X
Estagirio
Terceirizado
TOTAL
5. Levantamento
( ) Originais ( ) Cpias
Espcie documental:
Tipologia documental:
Observaes1:
Acondicionamento2:
Gnero3 Protocolizado Produtor Procedncia Destino
Espcie documental:
Tipologia documental:
Observaes1:
Acondicionamento2: