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INTRODUCCIN
Es la parte en la cual se indica en forma general la razn de ser del manual que es
unificar conceptos e implementacin de todos los procesos de gestin documental.
Aqu se hace relacin de manera de una cita bibliogrfica cada una de las normas
que aplican actualmente para el archivo total, puesto que a partir de ellas se
empieza la creacin del manual.
El presente documento rene los criterios que debern observar las reas de la
Direccin General del Patrimonio Inmobiliario Federal con el objetivo de
homogeneizar los procedimientos de registro, canalizacin y despacho de las
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solicitudes de servicio a travs del Sistema de Registro y Control de
Correspondencia.
Encontramos tablas de retencin documental: estas tablas son la base para las
transferencias documentales entre los archivos y adems influyen mucho en el
archivo de gestin y mas especficamente en la unidad de correspondencia; por
eso es fundamental explicar como se deben de hacer, aplicar y sobretodo
controlar.
2. GENERALIDADES
El concepto de Ventanilla nica de Correspondencia (tcnicamente: registro de
entrada y salida de correspondencia) ha evolucionado de forma relevante en los
ltimos tiempos, utilizando recursos integrados en la gestin documental. Estos
cambios suponen importantes mejoras en la explotacin de la informacin.
Por tanto, los procesos indicados demandan soluciones para controlar, unificar y
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gestionar la entrada y salida de la documentacin (correspondencia, fax, e-mail),
as como la distribucin de documentos dentro de la organizacin.
En tal sentido, son mltiples las razones para su aplicacin y nos aporta
resultados excepcionales, sobre todo de ahorro de costos y de reduccin del ciclo
operativo, que traducido permite un mayor control sobre las operaciones y mayor
eficiencia en las gestiones internas y externas.
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Verifica que el rea correspondiente le entregue el Documento Resolutorio, dentro
del tiempo establecido de acuerdo la modalidad del Trmite solicitado.
Lleva el control del cumplimiento del plazo de 5 das otorgado al usuario y en caso
de que los requisitos solicitados en el Oficio de Improcedencia no sean entregados
en tiempo y forma, notifica a Ventanilla nica para la elaboracin y entrega del
Oficio de Cancelacin del Trmite, adjuntando la documentacin propiedad del
usuario. Entrega en tiempo y forma el Documento Resolutorio.
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Fig. 1 Recepcin de Documentacin
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la documentacin de la dependencia, para la recepcin de documentos dentro del
Sistema Estatal de Archivos se observarn puntualmente los siguientes principios
bsicos:
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relacionen con sta a travs de la va documentaria, constituye un fenmeno
bsico dentro de la comunicacin y coordinacin institucional. Su realizacin
eficiente es, por lo tanto, fundamental para la adecuada induccin o culminacin
de las gestiones pblicas. El correcto despacho de documentos es una importante
condicin para que la dependencia efecte oportuna y completamente la funcin
social que le corresponde como parte del aparato gubernamental, manteniendo
con un alto sentido de servicio la comunicacin necesaria con la ciudadana, otras
instituciones, o interna y regionalmente, entre los diversos componentes de la
propia dependencia.
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DE GOP GEF GGS
O R D C
REGISTRO
COURRIER
Distribucin Externa
USUARIO
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dependencia ser la instancia responsable del despacho de los documentos de la
institucin bajo el procedimiento sealado con anterioridad, siendo las nicas
autorizadas para distribuir por intercambio gubernamental, franqueo o valija, la
correspondencia de salida de las diversas entidades administrativas que le ser
entregada directamente por las Unidades de Archivos de Trmite respectivas.
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Administrativa, se efectuar por medio de un control interno de
documentos, diseado por el Archivo Central.
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3.5. ELABORACIN DE RESPUESTAS
1. Para cada tipo de trmite, la Unidad Administrativa establecer el nmero
de copias a utilizarse y su distribucin.
2. Toda respuesta oficial al igual que los anexos llevar en las copias y al pie
del documento la sumilla de firma de responsabilidad de los funcionarios
que intervienen en la elaboracin.
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Todo documento que se enve a travs de FAX U OTRO MEDIO ELECTRNICO,
que no garantice la durabilidad de la informacin, ser remitido eloriginal
inmediatamente a su destinatario.
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la secretaria actualizar la accin en su registro y devolver el formato
DSINAR- RCD-01 al Archivo Central.
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Hora: Hora de recepcin de la correspondencia en la ORDC.
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2 Destinatario: Se especfica la unidad (es) a la (s) que se enva la
correspondencia y/o documento.
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De ste problema principal, se desprenden una serie de problemas
secundarios, entre ellos:
b. FUENTE DE INFORMACIN
La fuente de informacin parte desde el concepto de que es una Ventanilla
nica de la Recepcin y Despacho de Documentos y de los datos que se
obtienen mediante encuestas realizadas a los usuarios que acuden a esta
ventanilla para ser atendidos.
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salida de la misma en una sola unidad.
Las ventanillas nicas se crean para agilizar los pagos y los procedimientos
oficiales en la consecucin de permisos, acreditaciones, recursos o
servicios evitando que la ciudadana sufra las consecuencias de la
dispersin espacial impuesta por la estructura de las diferentes
administraciones y el complejo organigrama de cada una de ellas.
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4. ESTARA USTED DE ACUERDO EN QUE LA EMI (ESCUELA MILITAR
DE INGENIERA) ESTABLEZCA OTRO MECANISMO DE ATENCIN
AL CLIENTE, COMO UNA VENTANILLA NICA AUTOMATIZADA
Luego tenemos dos preguntas las cuales han sido llenadas a criterio de los
encuestados.
MUY BUENA 8
BUENA 12
REGULAR 22
MALA 8
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Habiendo realizado sta pregunta a los encuestados, nos constatamos que
el 44% del total de encuestados considera que la atencin de la Ventanilla
nica de Recepcin y Despacho de Correspondencia de la Escuela Militar
de Ingeniera es regular, un 24 considera que es buena, para un 16%
consideran que es buena, en cambio para el restante 8% consideran que es
mala la atencin.
SI 38
NO 12
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que si existe mucha burocracia en la atencin de trmites y para el restante
24% consideran que no existe.
MUCHO 29
POCO 14
NADA 7
SI 42
NO 8
20
Realizada esta pregunta referente a que si la EMI debera establecer un
mecanismo automatizado de atencin al cliente, tenemos que para el 84%
de los encuestados estaran de acuerdo y satisfechos con un diseo de
sistema automatizado, ya que esto ayudara a que los trmites sean ms
rpidos y puntuales, en cambio para el 16% restante con est muy de
acuerdo con este mtodo, ya que tienen la desconfianza de que el sistema
falle.
En esta pregunta por ser una respuesta en la cual los encuestados tuvieron
que responder personalmente, no tenemos un ndice o rango de datos que
nos indique la proporcionabilidad de respuesta, pero si la mayor parte de
los encuestados respondieron que en ocasiones la atencin es psima, ya
que no consideran que muchas personas no pueden estar esperando todo
el da solamente para ser atendidos, o para en su caso que se les diga que
vuelvan otro da.
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sus funciones.
4. CONCLUSIONES
Para concluir el presente trabajo vemos que la aplicacin, cumplimiento y
seguimiento de lo establecido en el procedimiento es responsabilidad de la Oficina
de Recepcin y Despacho de Correspondencia dentro de las Instalaciones de la
Escuela Militar de Ingeniera como reparticin nica para est labor, es
dependiente del Departamento de Administracin.
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objetivo lograr que se cumplan con carcter de obligatoriedad el despacho de
correspondencia por esta oficina nicamente, la supervisin de la entrega de
documentos oportunamente, verificando que la entrega est respaldada por la
hora y firma (sello) del receptor, respetando la frecuencia y horarios de despacho
de correspondencia.
5. BIBLIOGRAFA
BELMOT M., TATIANA, Reglamento Comn de Procedimientos
Administrativos y de Comunicacin de los Ministerios, La Paz,
GACETA OFICIAL DE BOLIVIA, Decreto Supremo N 23934 de 23 de
Diciembre de 1994
OPORTO ORDOEZ, LUS, Gestin Documental y Organizacin de
Archivos Administrativos; La Paz: Zabaleta, 2005
DUPLA DEL MORAL, ANA, Manual de archivos de oficina para gestores;
Madrid: Marcial Pons, 1997
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6. ANEXOS
DISEO
VENTANILLA NICA DE RECEPCIN Y DESPACHO
DE CORRESPONDENCIA
VERIFICACIN DOCUMENTAL
INGRESO FIRMAS
ANEXOS
FOLIOS
DOCUMENTO DESTINATARIO DERIVACIN
-SELLADO
-REGISTRO MANUAL O AUTOMATIZADO
-HOJA DE RUTA
MENSAJERA
-VERIFICACION DOCUMENTAL
FIRMAS
ANEXOS
SALIDA FOLIOS
DESTINATARIOS
DIRECCIONES
COURRIER DOCUMENTOS -SELLADO COPIAS DERIVACIN
-REGISTRO MANUAL O
AUTOMATIZADO
-DESPACHO
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ESPECIFICACIONES TCNICAS
PARA EL SERVICIO DE DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
HONORABLE CMARA DE DIPUTADOS
SECCIN VENTANILLA NICA
1. PRESENTACIN Y OBJETIVOS.-
2. ALCANCE.-
La empresa que se adjudique el contrato de ste Servicio deber absorber todos los
requerimientos en cuanto a la generacin de correspondencia en todas las oficinas de las
reas Administrativa y Legislativa.
3. CONDICIONES ESPECFICAS.-
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Especificando el tiempo mnimo y mximo de entrega en cada caso. Presentando
diariamente y/o a solicitud los itinerarios de los medios de transporte usados.
d) SERVICIOS ESPECIALES
Se considera como servicios especiales: a la recoleccin y entrega de la
correspondencia: expreso, nocturno, feriados, otros; a nivel local, nacional e
internacional Especificando el costo de la misma por su peso, kilogramo adicional en
correspondencia nica y agrupada. Especificando el tiempo mnimo y mximo de
entrega en cada caso. Presentando diariamente y/o a solicitud los itinerarios de los
medios de transporte usados.
e) CONTROL DE SERVICIOS
Las reas administrativas y legislativas de la Honorable Cmara de Diputados, por
medio de la Seccin de Ventanilla nica solicitar el servicio de envo de
correspondencia a la empresa que suministre este servicio; la cual deber atender de
manera inmediata el requerimiento del solicitante. Para el control del envo del servicio
de correspondencia, se deber acompaar un programa en computadora para la
impresin de guas o una gua numrica individualizada, ambas con las siguientes
caractersticas:
- Numero Correlativo
- Fecha y hora de recepcin
- Fecha y hora de entrega al destinatario
- Registro de peso
- Registro de precio
- Registro de la unidad y nombre del remitente
- Registro de nombre y direccin del destinatario
- Guas original para el remitente y tres copias
- Guas en papel qumico
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la cancelacin por el servicio prestado.
4. PLAN DE TRABAJO
La propuesta de la empresa proveedora de este servicio deber contar con un plan de
trabajo donde especifique el peso en kilos, los tiempos mnimos y mximos en la entrega
del documento y la constancia, itinerarios diarios de los medios de transporte usados en
salidas nacionales como internacionales, para correspondencia normal, nocturna y expresa.
5. PERSONAL
La empresa a requerimiento de Ventanilla nica de la Honorable Cmara de Diputados,
deber contar con el personal disponible, con la finalidad de poder atender sin demora los
servicios de envo de correspondencia
6. RESPONSABILIDAD
Las empresas proponentes debern indicar independientemente del cumplimiento del
contrato, la garanta de los servicios con responsabilidad de parte del proveedor.
7. DAOS Y PERJUICIOS
Se deja claramente establecido que la empresa proponente garantizar implcitamente lo
siguiente:
- El buen comportamiento de su personal, en cuanto a tica y confidencialidad.
- La indemnizacin o las sanciones en caso de prdida de correspondencia, mal
manejo en el envo, descuido o negligencia de su personal.
9. FORMA DE PAGO
La forma de pago ser contra la presentacin de factura, siguiendo los procedimientos
establecidos en la Honorable Cmara de Diputados y el Sistema de Gestin y
Modernizacin Administrativa (SIGMA). El proponente que se adjudique la provisin de
servicio de despacho de correspondencia, realizara un contrato en el que se considerar la
forma de pago.
2.- REFERENCIAS.-
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La Metodologa a aplicar en el proceso, es Contratacin Menor por Comparacin de
Precios. La publicacin en el SICOES se realizo en fecha 23/07/07, la entrega de sobres se
recibir hasta fecha 26/07/2007 hasta horas 16:00 y la apertura de sobres se realizara a
horas, 16:30.
Las propuestas debern ser presentadas en sobre cerrado y con precios de oferta EN LA
UNIDAD DE COMPRAS Y CONTRATACIONES UBICADO EN LA DIR. CALLE
COMERCIO Y COLON Y TAMBIEN DEBERA ESPECIFICAR EN EL SOBRE LA
DESCRIPCION DEL BIEN, estas tendrn validez de sesenta (60) das, presentando la
oferta de su propuesta deber incluir copia de NIT, SIGMA y C. I.
2.1 EXPERIENCIA.-
El plazo del servicio deber ser inmediata a la recepcin del contrato de la empresa, y el lugar de
entrega del servicio se dar en la Aria solicitante en la direccin, calle Comercio entre colon, en el
edificio (Ex Banco Minero) perteneciente a la H. CAMARA DE DIPUTADOS.
3.-FORMA DE PAGO.-
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ESPECIFICACIONES TCNICAS
PARA EL SERVICIO DE DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
HONORABLE CMARA DE DIPUTADOS
SECCIN VENTANILLA NICA
12. ALCANCE.-
La empresa que se adjudique el contrato de ste Servicio deber absorber todos los
requerimientos en cuanto a la generacin de correspondencia en todas las oficinas de las
reas Administrativa y Legislativa.
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Especificando el tiempo mnimo y mximo de entrega en cada caso. Presentando
diariamente y/o a solicitud los itinerarios de los medios de transporte usados.
i) SERVICIOS ESPECIALES
Se considera como servicios especiales: a la recoleccin y entrega de la
correspondencia: expreso, nocturno, feriados, otros; a nivel local, nacional e
internacional Especificando el costo de la misma por su peso, kilogramo adicional en
correspondencia nica y agrupada. Especificando el tiempo mnimo y mximo de
entrega en cada caso. Presentando diariamente y/o a solicitud los itinerarios de los
medios de transporte usados.
j) CONTROL DE SERVICIOS
Las reas administrativas y legislativas de la Honorable Cmara de Diputados, por
medio de la Seccin de Ventanilla nica solicitar el servicio de envo de
correspondencia a la empresa que suministre este servicio; la cual deber atender de
manera inmediata el requerimiento del solicitante. Para el control del envo del servicio
de correspondencia, se deber acompaar un programa en computadora para la
impresin de guas o una gua numrica individualizada, ambas con las siguientes
caractersticas:
- Numero Correlativo
- Fecha y hora de recepcin
- Fecha y hora de entrega al destinatario
- Registro de peso
- Registro de precio
- Registro de la unidad y nombre del remitente
- Registro de nombre y direccin del destinatario
- Guas original para el remitente y tres copias
- Guas en papel qumico
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la cancelacin por el servicio prestado.
14. PLAN DE TRABAJO
La propuesta de la empresa proveedora de este servicio deber contar con un plan de
trabajo donde especifique el peso en kilos, los tiempos mnimos y mximos en la entrega
del documento y la constancia, itinerarios diarios de los medios de transporte usados en
salidas nacionales como internacionales, para correspondencia normal, nocturna y expresa.
15. PERSONAL
La empresa a requerimiento de Ventanilla nica de la Honorable Cmara de Diputados,
deber contar con el personal disponible, con la finalidad de poder atender sin demora los
servicios de envo de correspondencia
16. RESPONSABILIDAD
Las empresas proponentes debern indicar independientemente del cumplimiento del
contrato, la garanta de los servicios con responsabilidad de parte del proveedor.
18. DE SU COBERTURA
La empresa que se adjudique este servicio deber contar con cobertura total en cuanto a
servicio a nivel nacional (ciudades capitales y provincias en general) e internacional
demostrndola con documentacin, experiencia mnima de 1 ao.
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Documentacin mnima requerida para las empresas a presentar en sus propuestas:
Las propuestas debern ser presentadas en sobre cerrado, lacrado y con precios de oferta,
TAMBIEN DEBERA ESPECIFICAR EN EL SOBRE LA DESCRIPCION DEL BIEN:
presentar las propuestas en la UNIDAD DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
UBICADO EN LA CALLE COMERCIO ESQUINA COLON EX BANCO MINERO o
comunicarse al numero telefonico 2144724 o 2144725.
REFERENCIA
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