DISEO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA

CALIDAD EN LA FBRICA DE PLASTICOS C.I BANACOL S.A BAJO LOS

REQUERIMIENTOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2000

KENNETH SCHEIDER LPEZ HUMNEZ

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERIAS FSICO-MECNICAS
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES
BUCARAMANGA, 2007
 DISEO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD EN LA FBRICA DE PLASTICOS C.I BANACOL S.A BAJO LOS
REQUERIMIENTOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2000

KENNETH SCHEIDER LPEZ HUMNEZ

Proyecto de grado para optar al ttulo de

INGENIERO INDUSTRIAL

Director

SIOMARA HERNNDEZ

Ingeniera Industrial

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERIAS FSICO-MECNICAS
ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES
BUCARAMANGA, 2007
A la Providencia, que con su luz me dio, siempre que se lo ped, fortaleza y
esperanza; a mi abuelo que en paz descanse; a mi abuela por su afecto y
apoyo incondicional; a mi madre por su cario y amistad nicos; a mi padre
por su cario y respaldo, a mis hermanas por estar ah; a mis amigos y
compaeros que tantas enseanzas me dejaron.
 AGRADECIMIENTOS

El autor desea expresar sus agradecimientos a todo el personal de Banacol

Plsticos, por la inolvidable oportunidad que represent el haber hecho parte
de esa gran familia.

Al Ingeniero Juan Carlos Payn quien codirigi este proyecto de grado y

quien fue un excelente apoyo en la realizacin de este trabajo.

Al Ingeniero Gustavo Hernndez por su respaldo a la realizacin de este

proyecto.

A la Ingeniera Siomara Hernndez, Directora de este trabajo de grado por su

colaboracin y respaldo.
 RESUMEN EJECUTIVO

Ttulo: DISEO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD EN

LA FBRICA DE PLSTICOS C.I BANACOL S.A. BAJO LOS REQUERIMIENTOS DE LA
NORMA NTC-ISO 9001:2000*

Autor: LPEZ HUMNEZ, KENNETH SCHEIDER**

Palabras Claves: Sistema de Gestin, Mejoramiento Continuo, Enfoque Basado en

Procesos, Calidad, Normas ISO 9001:2000, Satisfaccin del Cliente, Requisito,
Conformidad.

Descripcin:

Bajo la idea de mejorar su competitividad y eficiencia organizacionales y de ofrecer un mejor

producto al cliente, la Fbrica de Plsticos C.I Banacol, decidi estructurar e implementar un
Sistema de Gestin de la Calidad, ajustado a los requerimientos de la normativa NTC ISO
9001:2000.

Para este objetivo se trabaj por implementar la cultura de la calidad y del mejoramiento
continuo entre el personal de la organizacin, como camino para alcanzar el cumplimiento de
los objetivos organizacionales de acuerdo a la filosofa del enfoque basado en procesos y
orientando los procesos hacia la satisfaccin de los requisitos del cliente.

En este documento se muestran los resultados del desarrollo de las actividades de

planeacin, ejecucin, verificacin y accin en el proceso de implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad. Dicho proceso se ajust a los requerimientos de cada uno de los
puntos de dicha norma.

Las etapas en el desarrollo de este trabajo fueron: Un diagnstico general de la organizacin

para determinar el estado inicial de sus procesos respecto al cumplimiento de los requisitos
de la norma. Se dise y elabor una estructura documental para soportar el Sistema de
Gestin de la Calidad. Se plane y ejecut una estrategia de sensibilizacin del personal con
el fin de arraigar una cultura de la calidad y del mejoramiento continuo.

Por ltimo se realiz la auditora interna de suficiencia para evaluar la eficacia e idoneidad
del Sistema de Gestin de la Calidad implementado.

*
Tesis de Grado
**
Facultad de Ingeniera Fsico-Mecnica, Ingeniera Industrial, Ing. Siomara Hernandez
 EXECUTIVE SUMMARY

Title: DESIGN AND IMPLEMENTATION OF THE QUALITY ADMINISTRATION SYSTEM IN

THE C.I BANACOL PLASTIC COMPANY UNDER REQUERIMENTS OF THE ISO
9001:2000 NORM*

Author: LPEZ HUMNEZ, KENNETH SCHEIDER**

Keywords: Administration System, Continuous Improvement, Focus Based in Processes,

Quality, Norms ISO 9001:2000, The Satisfaction Client, Requirement, Conformity.

Description:

Under the idea of improving their competitiveness and organizational efficiency and of
offering a better product to the client, The C.I Banacol Plastic Company, decided to structure
and to implement a System of Administration of the Quality, adjusted to the requirements of
the normative NTC ISO 9001:2000.

For this objective one worked to implement the culture of the quality and of the continuous
improvement among the personnel of the organization, like the way to reach the execution of
the organizational objectives according to the philosophy of the focus based on processes
and guiding the processes toward the satisfaction of the client's requirements.

In this document to show the results of the development of the activities planner, execution,
verification and action in the process of implementation of the Quality Administration System.
This process was adjusted to the requirements of each one of the points of this norm.

The stages in the development of this work were: A general diagnosis of the organization to
determine the initial state of their processes regarding the execution of the requirements of
the norm. It was designed and it elaborated a documental structure to support the System of
Administration of the Quality. You drifted and it executed a strategy of the personnel's
sensitization with the purpose of rooting a culture of the quality and of the continuous
improvement.

The last subject was the sufficiency internal audit to evaluate the effectiveness and suitability
of the implemented Quality Administration System.

*
Graduation Work
**
Engineering Physical-Mechanic Collage, Industrial Engineering, Eng, Siomara Hernandez
 CONTENIDO

pg.

INTRODUCCIN 1

1. DESCRIPCIN DEL PROYECTO 3

1.1 TTULO DEL PROYECTO 3

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3

1.3 ALCANCE 4

1.4 OBJETIVOS 4

1.4.1 Objetivo General 4

1.4.2 Objetivos Especficos 4

2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 6

2.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA 6

2.2 RESEA HISTRICA 7

2.3 MISIN 7

2.4 VISIN 7

2.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8

2.5.1 Recurso Humano 10

2.6 PRODUCTOS 11

3. MARCO TERICO 14

3.1 MEJORAMIENTO CONTINUO 14

3.1.1 Importancia del mejoramiento contino 14

3.1.2 Ventajas y dificultades del mejoramiento continuo. 14

3.1.3 Por qu mejorar. 16
3.1.4 Poltica de Calidad. 17

3.1.5 Directrices, polticas y sondeos de la compaa 18

3.1.6 Comprender las caractersticas del proceso. 19

3.1.7 Pasos para el mejoramiento continuo. 21

3.1.8 Normas ISO 22

3.2 INDUSTRIA DEL PLSTICO 24

3.2.1 Procesos de transformacin de plstico

3.2.2 Proceso de extrusin

4. METODOLOGA DE DESARROLLO DEL PROYECTO 31

5. DIAGNSTICO 35

5.1 METODOLOGA DEL DIAGNSTICO 35

5.2 ANLISIS DOFA 36

5.2.1 Fortalezas 37

5.2.2 Debilidades 37

5.2.3 Oportunidades 37

5.2.4 Amenazas. 38

5.3 DIAGNSTICO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO CON

LOS REQUERIMIENTOS DE LA NORMA NTC ISO 9001:2000
PARA EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD. 38

5.3.1 Anlisis Cualitativo del Estado Inicial de Cumplimiento

de los requerimientos de la Norma NTC ISO 9001:2000 38

5.3.1 Anlisis numrico del estado inicial de cumplimiento de los

requerimientos de la norma NTC ISO 9001:2000 59

6. SENSIBILIZACIN DEL PERSONAL 62

6.1 ESTRATEGIA DE SENSIBILIZACIN 62

6.2 METODOLOGA DE CAPACITACIN 64

6.3 CAPACITACIONES REALIZADAS 67

7. DISEO E IMPLEMENTACIN 68

7.1 DOCUMENTACIN 68

7.1.1 Mapa de Procesos 69

7.1.2 Manual de Calidad. 71

7.1.3 Manual de Procedimientos. 71

7.1.4 Manual de Funciones y Perfiles de Cargos 72

7.1.5 Indicadores de Calidad. 74

7.1.6 Cumplimiento de la documentacin con los requisitos de la Norma 77

7.2 IMPLEMENTACIN 84

7.2.1 Estrategia de Implementacin. 84

8. EVALUACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 85

8.1 AUDITORA INTERNA DE SUFICIENCIA 85

8.1.1 Planeacin de la Auditora Interna 86

8.1.2 Ejecucin de la Auditora. 87

8.1.3 Resultados de la Auditora. 88

8.1.4 Estado final de cumplimiento de los requisitos 91

8.2 REVISIN GERENCIAL 93

8.3 ANLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORA 93

8.4 PLAN DE ACCIN 95

9. CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO 91

CONCLUSIONES 101
RECOMENDACIONES 103

BIBLIOGRAFIA 104

ANEXOS 105
 LISTA DE CUADROS

pg.

Cuadro 1. Distribucin de personal por reas funcionales. 10

Cuadro 2. Reuniones de Capacitacin ms importantes 67

Cuadro 3. Causas de No Conformidades detectadas 94

Cuadro 4. Plan de Accin de Mejoras 95

Cuadro 5. Estado de medicin de los indicadores de calidad 91

Cuadro 6. Cumplimiento de los objetivos del proyecto 99

 LISTA DE FIGURAS
pg.

Figura 1. Estructura organizacional Fbrica de Plsticos 9

Figura 2. Metodologa de realizacin del proyecto 31

Figura 3. Metodologa del Diagnstico 60

Figura 4. Proceso de Sensibilizacin 63

 LISTA DE IMGENES
pg.

Imagen 1. Fachada Fbrica de Plsticos C.I Banacol S.A. 6

Imagen 2. Productos terminados 12

Imagen 3. Usos de la soga de polipropileno 13

Imagen 4. Usos de la bolsa de polietileno 13

Imagen 5. Actividades de sensibilizacin 66

 LISTA DE ANEXOS
pg.

Anexo A. Lista de chequeo 106

Anexo B. Manual de calidad 117

Anexo C. Caracterizacin de procesos 131

Anexo D. Procedimientos obligatorios 140

Anexo E. Ejemplo de procedimiento interno 157

Anexo F. Listado de documentos 160

Anexo G. Listado de registros 163

Anexo H. Instructivo elaboracin de documentos 166

Anexo I. Ejemplo de presentacin visual utilizada en actividades

de capacitacin 197
 INTRODUCCIN

En los tiempos actuales la supervivencia de las empresas est determinada

por el grado de competitividad que stas sean capaces de alcanzar respecto
a su competencia. Dicho grado de competitividad depende en gran medida
de la capacidad que cada organizacin posea para satisfacer
adecuadamente a sus clientes dentro de unos parmetros de calidad y
eficiencia que resulten ventajosos en su mercado especfico.

Uno de los instrumentos con que en la actualidad se cuentan para el logro de

este objetivo es la administracin de sistemas de gestin de la calidad
(SGC).

Un SGC permite la adecuada administracin de los procesos de la

organizacin con el fin de enfocarlos a la plena satisfaccin de los clientes y
al mejoramiento continuo de los mismos.

Por todo esto la Fbrica de Plsticos C.I Banacol S.A., siendo conciente de la
necesidad de estandarizar y mejorar sus procesos en procura de aumentar
su eficiencia productiva y de consolidar su imagen ante sus clientes, ha
emprendido la tarea de disear e implementar un SGC basado en los
requerimientos de la normativa ISO 9001:2000, y el cual se constituya en un
pilar dentro de su estrategia para alcanzar sus objetivos organizacionales.

El objetivo de este documento consiste en mostrar del desarrollo del proyecto

de grado realizado para disear e implementar dicho Sistema de Gestin de
la Calidad en la Fbrica de Plsticos C.I Banacol S.A,, cumpliendo
estrictamente con los requisitos establecidos en la familia de normas NTC
ISO 9001, versin 2000, y mostrando el desarrollo de las diferentes etapas
de realizacin del trabajo de diseo e implementacin del SGC y que
comprenden el anlisis de las caractersticas de la empresa, el diagnstico

1
inicial del sistema organizacional, la elaboracin del soporte documental, los
resultados de la primera auditora interna y finalmente la exposicin de las
conclusiones y recomendaciones aportadas por el autor del proyecto.

2
1. DESCRIPCIN DEL PROYECTO

1.1 TTULO DEL PROYECTO

Diseo e Implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad en la

Fbrica de Plsticos, C.I Banacol S.A, bajo los requerimientos de la norma
NTC ISO 9001:2000.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Como resultado de la necesidad de la empresa de mantenerse y crecer en el

mercado de suministros de plsticos para el sector agropecuario (cultivos de
pltano y banano para exportacin), es menester tomar medidas que
contribuyan al logro de este objetivo. Uno de los puntos principales en
atender es el de los procesos internos de la empresa y el impacto que tiene
el desarrollo de los mismos en las caractersticas finales de los productos y
servicios que ofrece y por ende en la satisfaccin de las necesidades de sus
clientes.

El concepto clave en la relacin empresa-cliente es el de calidad, la cual

abarca no solo al producto como tal sino que se extiende a la totalidad de la
estructura interna de la empresa y a los diferentes procesos que aunados
constituyen la operacin del negocio. Actuando bajo esta consideracin, se
expone la necesidad del mejoramiento y documentacin de los procesos
como una forma para ofrecer un mayor valor agregado a la clientela al tiempo
que se generan otros beneficios para la organizacin, tales como son: una
mejor administracin del conocimiento, mejor perspectiva para el
mejoramiento de los procesos, facilidad de eliminar ineficiencias y evaluar
resultados de mejoras implementadas, entre otros.
De esta situacin nace el inters de la Fbrica de Plsticos de llevar a cabo
el trabajo que ocupa a esta prctica empresarial, la cual se basa en

3
desarrollar e implementar un Sistema de Gestin de la Calidad basado en las
normas internacionales ISO 9001:2000, que le permita implantar una cultura
de mejora permanente en los procesos de la organizacin, dentro de unos
parmetros de eficiencia y calidad que aumenten su competitividad y
permanencia dentro de su mercado.

1.3 ALCANCE

El alcance de este trabajo abarca las etapas de diagnstico de los procesos

de la empresa, capacitacin del personal, documentacin del Sistema de
Gestin de la Calidad (SGC), implementacin del SGC, realizacin de la
primera auditora interna.

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 Objetivo General. Disear, estructurar e implementar un Sistema de

Gestin de la Calidad en la Fbrica de Plsticos C.I BANACOL S.A., de
acuerdo a los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2000 y a las
necesidades y caractersticas de la empresa, que contribuya al incremento
de la calidad en sus procesos y le permita lograr posteriormente la
certificacin por parte del ente certificador.

1.4.2 Objetivos Especficos.

- Analizar y diagnosticar el estado actual de los procesos de la Fbrica de

Plsticos y evaluar su desempeo de acuerdo a los parmetros de las
normas internacionales ISO 9001:2000.
- Capacitar al personal de la Fbrica de Plsticos en los conceptos
asociados a las normas ISO 9001:2000, Sistemas de Gestin, enfoque
basado en procesos, enfoque al cliente, entre otros.

4
- Realizar la documentacin de soporte para el SGC de acuerdo a los
requisitos de las normas ISO 9001:2000 y que le permita a la empresa su
posterior implementacin.

- Implementar el SGC diseado, verificando el cumplimiento con los

requerimientos de la normatividad ISO, con los recursos y herramientas
de control necesarios, y evaluando con indicadores de gestin dicho
cumplimiento.

- Verificar y apoyar el proceso de realizacin de las auditoras internas al

SGC, para detectar las no conformidades que presente y tomar las
acciones correctivas pertinentes.

5
 2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

La Fbrica de Plsticos es una Unidad Estratgica de Negocios (UEN) de la

Comercializadora Internacional BANACOL S.A, dedicada a la manufactura
de polietileno de alta, media y baja densidad y polipropileno tipo rafia. Inici
sus operaciones el 26 de octubre de 1986.

Para el desarrollo de sus procesos dispone de una planta de personal de 69

personas, las cuales se distribuyen en cuatro reas: Direccin administrativa
(14 personas), Direccin de produccin (41 personas), Departamento de
control de calidad (3 personas) y Departamento de Mantenimiento
(11 personas).

Imagen 1. Fachada Fbrica de Plsticos C.I Banacol S.A.

2.2 RESEA HISTRICA

6
C.I. BANACOL S.A., tom la decisin de montar su propia fbrica de
plsticos hace 18 aos, con el propsito fundamental de contribuir con
insumos plsticos al sector agropecuario (cultivos de pltano y banano).
Actualmente se est construyendo una nueva filosofa de servicio y de
calidad permanente, apuntando siempre hacia el desarrollo de la agro-
industria bananera.

La fbrica de plsticos, est situada en el corregimiento de Nueva Colonia,

Municipio de Turbo, y en la zona industrial de C.I BANACOL; a una distancia
de 19 kilmetros del Municipio de Apartado y a 36 kilmetros de la cabecera
Municipal de Turbo en un rea superficial de 4000 m2 (incluye planta,
oficinas y patios).

2.3 MISIN

La fbrica de plsticos esta dedicada a la produccin de bolsa de polietileno

de alta, media y baja densidad y polipropileno tipo rafia.

Satisfacemos las necesidades de nuestros clientes en el sector bananero,

platanero y frutas tropicales, buscando la alta productividad de sus cultivos.

2.4 VISIN

Ser la mejor opcin en insumos plsticos para el sector agrcola: banano,

pltano y frutas tropicales, con productos de excelente calidad y alta
competitividad.

7
2.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La Comercializadora Internacional Banacol, corporativamente se encuentra

presidida por la junta de accionistas. Esta junta directiva es la encargada de
designar al presidente de la corporacin, el cual responde ante ella y es
quien toma la mayora de las decisiones ejecutivas sobre toda la empresa. El
presidente a su vez designa a los vicepresidentes, los cuales dirigen cada
una de las reas funcionales corporativas.

La Fbrica de Plsticos como unidad organizacional se encuentra dividida en

cuatro reas funcionales principales encargadas de realizar los procesos
principales y de apoyo para el desarrollo de sus operaciones. Dichas reas
son: Administracin, Produccin, Control de Calidad y Mantenimiento, rea
de almacn depende de la administracin general. Estas reas son
direccionadas y lideradas por la gerencia general la cual a su vez depende
directamente a nivel corporativo de la Vicepresidencia Logstica de la
corporacin Banacol. Las tareas y procesos de temas financieros,
comerciales y de recursos humanos estn integradas y dependen en gran
medida de las correspondientes reas corporativas y que se encuentran
centralizadas para todas las divisiones de Banacol.

8
Figura 1. Estructura Organizacional Fbrica de Plsticos

GERENCIA

ADMINISTRACIN PRODUCCIN CONTROL DE

CALIDAD

ALMACN

- Administracin. Es el rea encargada de realizar las tareas y procesos

administrativos para apoyar la operacin de las otras reas de la
organizacin. Es la encargada de coordinar las tareas de suministro y
aprovisionamiento de materiales e insumos, compras de materiales,
ventas de los productos terminados, costos y bienestar.

Esta integrada por 15 personas distribuidas en 12 cargos dirigidos por el

Director de Mantenimiento. El almacn de materiales y repuestos es
dependiente de esta rea.

- Produccin. rea encargada de coordinar los procesos encargados de

transformar las materias primas e insumos en productos terminados,
siguiendo las especificaciones tcnicas. Est integrada por 48 personas
distribuidas entre los cuatro cargos que conforman esta rea.

9
- Control de Calidad. Es el rea encargada de establecer los controles en
los procesos de produccin para garantizar el cumplimiento de los
requisitos en los productos terminados. Tambin es la encargada de
verificar que la materia prima cumpla con los estndares de calidad
requeridos por el proceso. Est conformada por 3 personas distribuidas
en 2 cargos.

- Mantenimiento. rea encargada de realizar las tareas de mantenimiento

preventivo y correctivo necesarios para el buen funcionamiento de la
infraestructura tcnica de la Fbrica de Plsticos. Est conformado por 7
personas distribuidos en 5 cargos.

2.5.1 Recurso Humano. El recurso humano de la Fbrica de Plsticos

cuenta con personal calificado para apoyar sus procesos de valor agregado,
contando con profesionales y tcnicos en reas como: Ingeniera Mecnica,
Ingeniera Industrial, Ingeniera Elctrica, Ingeniera Qumica, Contadura,
Mecnica Industrial, Auditoras, Secretara General, entre otros. En cuanto a
los cargos de la base operativa el nivel de educacin formal puede
considerarse bajo, pero para efectos del desempeo en la ejecucin de los
procesos los empleados son entrenados y formados a nivel interno hasta
alcanzar el nivel requerido.

La distribucin de personal por reas funcionales dentro de la empresa se

muestra a continuacin:

Cuadro 1. Distribucin de personal por reas funcionales.

REA FUNCIONAL NMERO DE PERSONAS

Administracin 13
Control de calidad 3
Produccin 48
Mantenimiento 9
TOTAL 73

10
2.6 PRODUCTOS

La Fbrica de Plsticos fabrica productos derivados de resina de

Polipropileno y Polietileno, para atender las necesidades de la agroindustria
bananera.

Tiene una capacidad instalada de 4100 toneladas ao en bolsas de

polietileno y 900 toneladas ao de hilo de polipropileno.

Con el 45% de las 5.000 toneladas ao, cubre las necesidades que la
Compaa demanda en los procesos de produccin y comercializacin de
banano y pltano. El porcentaje restante lo vende a terceros que, a pesar de
no ser mercados fijos, la empresa ha logrado mantener mediante el
ofrecimiento de un buen producto y la entrega oportuna de los mismos.

El 90% de las materias primas, son compradas en mercados internacionales

como Estados Unidos, Israel, Corea y Japn, las cuales son tradas por va
martima hasta el puerto de Turbo, posteriormente son nacionalizadas en la
zona aduanera ubicada en el sector Industrial de la Compaa. El 10% son
compradas en el pas.

Los principales productos son:

Bolsa Polietileno: el material bsico para su elaboracin lo constituye

la resina de polietileno. Existen dos lneas de producto:
Lnea de Empaque: Es la bolsa usada para empacar la fruta en
las cajas para exportacin. Existen varias referencias segn el
uso y el cliente:
- Tubopack
- Banavac
- Polypack Eurobox

11
 - Polypack Europeo
- Polypack 60*40
- Cluster Bag

Lnea de Bolsa de Campo: Es la bolsa usada en los cultivos

para proteccin de los racimos. Las referencias utilizadas son:
- Guantelete
- Poly-D
- Treebags

Soga: producida a partir de rafia de resina de polietileno. Se usa

principalmente para realizar los amarres de las plantas en los cultivos
para evitar la cada de las matas por causa del peso de los racimos 3.
Bodega de productos terminados

Imagen 2: Productos terminados

12
Imagen 3: Usos de la soga de polipropileno

Imagen 4: Usos de la bolsa de polietileno

13
 3. MARCO TERICO

El marco terico para este trabajo est constituido principalmente por

algunos conceptos tericos que se anuncian a continuacin y que giran
principalmente alrededor del tema general de mejoramiento continuo y
sistemas de gestin de la calidad. Tambin se muestra un numeral relativo al
estado del arte del tema de plsticos.

3.1 MEJORAMIENTO CONTINUO

El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la

esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan hacer si quieren
ser competitivas a lo largo del tiempo.

3.1.1 Importancia del mejoramiento continuo. La importancia de esta

tcnica gerencial radica en que con su aplicacin se puede contribuir a
mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organizacin.

A travs del mejoramiento continuo se logra ser ms productivos y

competitivos en el mercado al cual pertenece la organizacin, por otra parte
las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que
si existe algn inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado
de la aplicacin de esta tcnica puede ser que las organizaciones crezcan
dentro del mercado y hasta llegar a ser lderes.

3.1.2 Ventajas y dificultades del mejoramiento continuo.

Ventajas.

- Se concentra el esfuerzo en mbitos organizativos y de procedimientos

puntuales.

14
- Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.

- Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia

una reduccin en los costos como resultado de un consumo menor de
materias primas.

- Incrementa la productividad y dirige a la organizacin hacia la

competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales
organizaciones.

- Contribuye a la adaptacin de los procesos a los avances tecnolgicos.

- Permite eliminar procesos repetitivos.

Dificultades de aplicacin.

- Cuando el mejoramiento se concentra en un rea especfica de la

organizacin, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe
entre todos los miembros de la empresa.

- Requiere de un cambio en toda la organizacin, ya que para obtener el

xito es necesaria la participacin de todos los integrantes de la
organizacin y a todo nivel.

- En vista de que los gerentes en la pequea y mediana empresa son muy

conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.

- Hay que hacer inversiones importantes.

15
3.1.3 Por qu mejorar.

El cliente es el Rey. Segn Harrington (1987), "En el mercado de los

compradores de hoy el cliente es el rey", es decir, que los clientes son las
personas ms importantes en el negocio y por lo tanto los empleados deben
trabajar en funcin de satisfacer las necesidades y deseos de stos. Son
parte fundamental del negocio, es decir, es la razn por la cual ste existe,
por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atencin necesaria.

La razn por la cual los clientes prefieren productos del extranjero, es la

actitud de los dirigentes empresariales ante los reclamos por errores que se
comentan: ellos aceptan sus errores como algo muy normal y se disculpan
ante el cliente, para ellos el cliente siempre tiene la razn.

El Proceso de mejoramiento. La bsqueda de la excelencia comprende un

proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada da. Dicho proceso debe
ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades que se
realicen en la empresa a todos los niveles.

El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios

positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para
el cliente, ya que las fallas de calidad cuestan dinero.

Asimismo este proceso implica la inversin en nuevas maquinaria y equipos

de alta tecnologa ms eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a
los clientes, el aumento en los niveles de desempeo del recurso humano a
travs de la capacitacin continua, y la inversin en investigacin y desarrollo
que permita a la empresa estar al da con las nuevas tecnologas.

Actividades Bsicas de Mejoramiento. De acuerdo a un estudi en los

procesos de mejoramiento puestos en prctica en diversas compaas en
Estados Unidos, Segn Harrington (1987), existen diez actividades de

16
mejoramiento que deberan formar parte de toda empresa, sea grande o
pequea:

- Obtener el compromiso de la alta direccin.

- Establecer un consejo directivo de mejoramiento.
- Conseguir la participacin total de la administracin.
- Asegurar la participacin en equipos de los empleados.
- Conseguir la participacin individual.
- Establecer equipos de mejoramiento de los Sistemas (equipos de control
de los procesos).
- Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.
- Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una
estrategia de mejoramiento a largo plazo.

3.1.4 Poltica de Calidad. La base del xito del proceso de mejoramiento es

el establecimiento adecuado de una buena poltica de calidad, que pueda
definir con precisin lo esperado de los empleados; as como tambin de los
productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha poltica
requiere de la debida autorizacin del presidente.

La poltica de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser
aplicada a las actividades de cualquier empleado, igualmente podr aplicarse
a la calidad de los productos o servicios que ofrece la compaa. Tambin es
necesario establecer claramente los estndares de calidad, y as poder cubrir
todos los aspectos relacionados al sistema de calidad.

Para dar efecto a la implantacin de esta poltica, es necesario que los

empleados tengan los conocimientos requeridos para conocer las exigencias
de los clientes, y de esta manera poder lograr ofrecerles excelentes
productos o servicios que puedan satisfacer o exceder las expectativas.

17
3.1.5 Directrices, polticas y sondeos de la compaa. Es de suma
importancia que la alta directiva asuma un papel clave en cuanto a la
redaccin de cada una de las directrices de la empresa, relacionadas
directamente con la calidad y un mejoramiento continuo. La labor del
presidente es dar a conocer y comunicar por escrito las debidas directrices
de manera clara y precisa; y darle la correspondiente responsabilidad a cada
uno de los ejecutivos con el objeto de cumplir con todas las directrices y
polticas establecidas por la compaa. En ocasiones el mejoramiento de la
calidad requiere de importantes modificaciones a las polticas en vigor.

Luego de que la compaa adquiera el compromiso de implantar el proceso

de mejoramiento, es necesario emprender un buen sondeo general en
relacin a opiniones de gerentes y empleados. El principal propsito de dicho
sondeo, consiste en establecer la lnea de partida del proceso y poder
facilitar la identificacin de las oportunidades de mejoramiento. Adems,
funciona como vnculo de comunicacin entre empleados y gerentes; y
permite que los directivos posean una mayor sensibilidad y conciencia de lo
que ocurre en la empresa.

El sondeo de opinin debe realizarse cuidadosamente, tomando en

consideracin que ste deber repetirse las veces que sean necesarias, para
as poder detectar las tendencias. Las preguntas que conforman un sondeo
debern cubrir con los siguientes aspectos:

- Satisfaccin general con la empresa

- El puesto en s
- Las oportunidades de ascenso
- El salario
- La administracin
- Asesoramiento y evaluacin
- Productividad y calidad
- Desarrollo profesional

18
- Atencin a los problemas personales
- Prestaciones de la empresa
- Entorno laboral

Para que los resultados obtenidos del sondeo mantengan su validez, es

fundamental que sean verificados correctamente, se debe tener mucho
cuidado al momento de llenar las formas, al analizar los datos y al proceder a
dar la informacin a la directiva.

3.1.6 Comprender las caractersticas del proceso.

El Empleado y el Proceso. Las personas le dan vida al proceso. Nuestro

personal hace que el proceso funcione; sin l obtenemos nada. Necesitamos
entender qu sienten acerca del proceso las personas que le dan vida a ste.
Qu obstaculiza su camino?, qu partes del proceso les agradan?, qu
les causa molestia? El proceso final tiene que ser un matrimonio homogneo
entre personas y metodologas, en el cual el equipo es esclavo de las
personas no al contrario.

Si no se tiene en cuenta el aspecto humano del proceso, el EMP no podr

tener xito. Slo existe una forma de lograr la comprensin que se requiere
sobre la sensibilidad humana del proceso y los talentos y limitaciones que
tienen nuestros colaboradores, y consiste en involucrarse en el ambiente
laboral. Hable con ellos. Pdales sus opiniones e ideas. Luego, ponga en
prctica sus sugerencias. Si las personas se involucran, los resultados finales
sern mucho mejores y ms fciles de alcanzar.

Revisin del Proceso.

- Los empleados malinterpretan los procedimientos.

- No conocen los procedimientos
- Descubren una manera mejor de hacer las cosas.
- Es difcil poner en prctica el mtodo documentado.

19
- Les falta entrenamiento.
- Se les entren para realizar la actividad en forma diferente.
- No cuentan con las herramientas indispensables.
- No disponen del tiempo suficiente.
- Alguien les dijo que lo hicieran en forma diferente.
- No comprenden por qu deben seguir los procedimientos.

La nica manera de comprender realmente lo que sucede en los procesos de

la empresa es a travs de un seguimiento personal del flujo de trabajo,
analizando y observando su desarrollo. Esto se conoce como revisin del
proceso.

A fin de prepararse para la revisin del proceso, el EMP debe asignar

miembros del equipo, a las diferentes partes del proceso. Por lo general, un
miembro del equipo de revisin (ER) pertenece al departamento en el cual se
realiza la actividad. Las personas que se asignan al ER deben tener algn
conocimiento de la actividad que les corresponder evaluar. Cada ER debe:

- Estar muy familiarizado con toda la documentacin existente y pertinente

al proceso
- Acordar con el jefe del departamento las entrevistas con su personal
- Entrevistar a una muestra de las personas que ejecutan la tarea, para
conocer cabalmente lo que ocurre dentro del proceso
- Comparar la forma en que diferentes personas hacen el mismo trabajo
para determinar cul deber ser la mejor operacin estndar

Eficiencia del Proceso. Lograr la efectividad del proceso representa

principalmente un beneficio para el cliente, pero la eficiencia del proceso
representa un beneficio para el responsable del proceso: la eficiencia es el
output por unidad de input. Las caractersticas tpicas de eficiencia son:

- Tiempo del ciclo por unidad o transaccin

- Recursos (dlares, personas, espacio) por unidad de output
20
- Porcentaje del costo del valor agregado real del costo total del proceso
- Costo de la mala calidad por unidad de output
- Tiempo de espera por unidad o transaccin

A medida que realiza la revisin, busque y registre los procedimientos para

medir la eficiencia de actividades y grupos de actividades. Estos datos se
utilizaran posteriormente, cuando se establezca el proceso total de medicin.

Calificacin del proceso. Convertirse en el mejor es un objetivo elevado y

difcil. Tener los mejores procesos de la empresa deber ser la meta de
todos; pero necesitamos acontecimientos importantes que nos indiquen de
qu manera estamos avanzando. A esto se refiere la calificacin del proceso
de la empresa. De sta surgen los acontecimientos trascendentes y los
puntos de reconocimiento para los equipos de mejoramiento del proceso
(EMP).

3.1.7 Pasos para el mejoramiento continuo.

1 Paso: Seleccin de los problemas (oportunidades de mejora)

2 Paso: Cuantificacin y subdivisin del problema

3 Paso: Anlisis de las causas, races especficas.

4 Paso: Establecimiento de los niveles de desempeo exigidos (metas de

mejoramiento).

5 Paso: Definicin y programacin de soluciones

6 Paso: Implantacin de soluciones

7 Paso: Acciones de Garanta

21
3.1.8 Normas ISO. El origen de las normas ISO est basado en las normas
britnicas BS 5750, de aplicacin al campo nuclear; aunque ya existan
normas similares de aplicacin militar anteriores a esta, como la MOD 05/25
y la AQAP 149.

En 1985 se edita el primer borrador de la normas ISO 9001, 9002, 9003 (tres
modelos para el Aseguramiento de la Calidad), publicndose por primera vez
en 1987. Los tres modelos de sistemas de la calidad demostraban el
cumplimiento de los requerimientos adecuados, la aprobacin o registro para
el caso de los proveedores, la implantacin del sistema ante los clientes y
brindaban una gua para la gestin de la calidad interna.

El organismo encargado de la realizacin de estas normas es ISO

(International Standard Organization), a travs de su Comit tcnico TC/176.
ISO es una Federacin Mundial de Organismos Nacionales de
Normalizacin, creada en 1947, con sede en Ginebra (Suiza).
La serie ISO 9000 surge para armonizar la gran cantidad de normas sobre
gestin de calidad que estaban apareciendo en distintos pases del mundo.
Actualmente son utilizadas en todo el mundo.

Hasta el momento se han creado 3 versiones con respecto a estas normas

en 1987, 1994 y 2000 respectivamente. La segunda versin de la norma ISO
9000, es decir ISO 9000:2000, cancela y reemplaza a las normas NTC-ISO
8402:1994 e ISO 9000-1:1994 captulos 4 y 5. Los captulos de la norma ISO
9000-1 que constituyen el esquema de la familia de Normas ISO 9000 se han
publicado por ISO en un documento aparte.

La tercera edicin de la norma ISO 9001, es decir, ISO 9001:2000, anula y

reemplaza la segunda edicin ISO9001:1994, as como las normas ISO
9002:1994 e ISO 9003:1994.

22
Los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad establecidos en la nueva
edicin de la norma ISO 9001:2000, adems del aseguramiento de la calidad
del producto, pretenden conseguir tambin la satisfaccin del cliente.

La gestin basada en procesos es ampliamente usada en el mundo de los

negocios actual, y ha llevado a desarrollar una estructura basada en
procesos para las normas revisadas. Esta nueva estructura basada en
procesos es consistente con el ciclo para la mejora: Planificar Hacer
Verificar Actuar"1.

Resultado de este proceso de revisin y fusin de normas, se obtuvo la

siguiente configuracin:

- La norma ISO 9000: describe los fundamentos de los sistemas de gestin

de la calidad y especifica la terminologa de los sistemas de gestin de la
calidad.

- La norma ISO 9001: especifica los requisitos para los sistemas de gestin
de la calidad aplicables a toda organizacin que necesite demostrar su
capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus
clientes y los r reglamentarios que le sean de aplicacin y su objetivo es
aumentar la satisfaccin.

- La norma ISO 9004: proporciona directrices que consideran tanto la

eficacia como la eficiencia del Sistema de Gestin de la Calidad. El
objetivo de esta norma es la mejora del desempeo de la organizacin y
la satisfaccin de los clientes y de las partes interesadas (empleados,
proveedores, propietarios, sociedad).

1
INTERNATIONAL STANDARD ORGANIZATION. Gua para la planificacin de la transicin
hacia la Norma ISO 9001:2000. Marzo 2001.
23
A raz de esta revisin, una empresa puede certificarse solamente bajo la
norma ISO 9001:2000. Las dems normas de la familia ISO 9000 constituyen
nicamente un soporte conceptual para la implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad.

3.2 INDUSTRIA DEL PLSTICO

Plsticos es una palabra que deriva del griego "Plastikos" que significa
"Capaz de ser Moldeado", sin embargo, esta definicin no es suficiente para
describir de forma clara a la gran variedad de materiales que as se
denominan.

Tcnicamente los plsticos son sustancias de origen orgnico formadas por

largas cadenas macromoleculares que contienen en su estructura carbono e
hidrgeno principalmente. Se obtienen mediante reacciones qumicas entre
diferentes materias primas de origen sinttico o natural. Es posible
moldearlos mediante procesos de transformacin aplicando calor y presin.
Los plsticos son parte de la gran familia de los Polmeros. Polmeros es una
palabra de origen latn que significa Poli = muchas y meros = partes, de los
cuales se derivan tambin otros productos como los adhesivos,
recubrimientos y pinturas.

A la par del descubrimiento y sntesis de los materiales plsticos, la

creatividad del hombre ha ideado formas para moldearlos con el objeto de
satisfacer sus necesidades. Por ejemplo: la sustitucin de los materiales
tradicionales como el vidrio, metal, madera o cermica, por otros nuevos que
permiten obtener una mejora de propiedades, facilidad de obtencin y, por
las necesidades del presente siglo, la posibilidad de implementar
producciones masivas de artculos de alto consumo a bajo costo.

24
El nacimiento de los procesos de moldeo de materiales plsticos, se remota
a pocas bblicas con el uso del bitmen, para la confeccin de la canasta en
la que se puso al patriarca hebreo Moiss en el ro Nilo y en el uso de este
material en vez de cemento para edificar Babilonia. Al seguir el curso de la
historia, se detectan otros usos de resinas naturales como el mbar en
joyera en la antigua Roma, la laca como recubrimiento en la India, pelotas
de hule natural para juegos rituales en Amrica Central, y otras. En 1839,
Charles Goodyear descubri el proceso de vulcanizacin del hule con azufre,
pero an no se puede hablar de procesos de moldeos comerciales o
industriales. En 1868 Parkes,, en Londres, idea el moldeo de nitrato de
celulosa utilizando rodillo, una pequea cantidad de solvente y calor para
plastificar el compuesto. Los intentos para el desarrollo de productos y
proceso para moldear continuaron, y en 1872 se patenta la primera mquina
de inyeccin, para moldear nitrato de celulosa, pero debido a la flamabilidad
de este material y peligrosidad de trabajar, el proceso no se desarroll. Al
trmino del siglo XIX, los nicos materiales plsticos disponibles para usos
prcticos eran el Shellac (laca), la Gutta Percha, la Ebonita y el Celuloide, el
mbar y el bitmen, moldeados en formas artesanales. En 1926, la
expansin de materiales polimricos y las experiencias en el diseo de
mquinas para procesarlos, estimulan la creacin de mquinas con
aplicacin industrial, en la construccin y fabricacin en serie de inyectores
de mbolo impulsada por la Sntesis del Poliestireno (PS) y Acrlico (PMMA).
En 1935 Paul Toroester, en Alemania, construye una mquina extrusora de
termoplsticos, basada en diseos anteriores para el procesamiento de
hules. A Partir de estas fechas inicia el uso de electricidad para el
calentamiento, que sustituye al vapor. En Italia se genera el concepto del uso
de husillos gemelos. En 1938, se concibe la idea industrial de termo-formado,
y en 1940 el moldeo por soplado. A la fecha, se cuenta con la existencia de
cientos de polmeros patentados; de ellos aproximadamente 30 son
imprescindibles. Los productos manufacturados con plsticos, son obtenidos

25
por ms de 20 procesos de moldeo distintos, aproximadamente 10 gobiernan
la mayor parte del volumen de plsticos transformados.

3.2.1 Procesos de transformacin de plstico.

Para facilitar el estudio de los procesos de Transformacin se clasifican en:

Procesos para Termoplsticos:

-Extrusin
-Inyeccin
-Soplado
-Termoformado
-Calandreo
-Sinterizado
-Recubrimiento por Cuchilla
-Inmersin

Procesos para Termofijo:

-Laminado
-Transferencia
-Embobinado de filamiento continuo.
-Pultrusin

Procesos para Termoplsticos y Termofijos

-Vaciado
-Rotomoldeo
-Compresin
-Espreado
-RIM

26
Aunque existe un nmero mayor de procesos de moldeo de plsticos, los
anteriores se pueden encontrar con ms frecuencia.
Otra clasificacin de los procesos de transformacin se basa en los cambios
del estado que sufre el plstico dentro de la maquinaria. As, podemos
encontrar la siguiente divisin:

-Procesos Primarios
-Procesos Secundarios

En primer caso, el plstico es moldeado a travs de un proceso trmico

donde el material para por el estado lquido y finalmente se solidifica,
mientras que en los procesos secundarios se utilizan medios mecnicos o
neumticos para formar el artculo final sin pasar por la fusin del plstico.
Con base en estos criterios, los procesos de transformacin principales se
clasifican como:

Procesos primarios:
-Extrusin
-Inyeccin
-Soplado
-Calandreo
-Inmersin
-Rotomoldeo
-Compresin

Procesos Secundarios:
-Termoformado
-Doblado
-Corte
-Torneado
-Barrenado

27
3.2.2 Proceso de Extrusin

Definicin
Es un proceso continuo, en que la resina es fundida por la accin de
temperatura y friccin, es forzada a pasar por un dado que el proporciona
una forma definida, y enfriada finalmente para evitar deformaciones
permanentes. Se fabrican por este proceso: tubos, perfiles, pelculas,
manguera, lminas, filamentos y pellets.

Ventajas y restricciones
Presenta alta productividad y es el proceso ms importante de obtencin
de formas plsticas en volumen de produccin. Su operacin es de las
ms sencillas, ya que una vez establecidas las condiciones de operacin
es de las ms sencillas, ya que una vez establecidas las condiciones de
operacin, la produccin contina sin problemas siempre y cuando no
exista un disturbio mayor. El costo de la maquinaria de extrusin es
moderado, en comparacin con otros procesos como inyeccin, soplado o
Calandreo, y con una buena flexibilidad para cambios de productos sin
necesidad de hacer inversiones mayores.
La restriccin principal es que los productos obtenidos por extraccin
deben tener una seccin transversal constante en cualquier punto de su
longitud (tubo, lmina) o peridica (tubera corrugada); quedan excluidos
todos aquellos con formas irregulares o no uniformes. La mayor parte de
los productos obtenidos de una lneas de extrusin requieren de procesos
posteriores con el fin de habilitar adecuadamente el artculo, como en el
caso del sellado y cortado, para la obtencin de bolsas a partir de pelcula
tubular o la formacin de la unin o socket en el caso de tubera.

Aplicaciones Actuales

28
A continuacin, se enlistan productos que encuentran en el mercado,
transformados por el proceso de extrusin:

-Bolsa (comercial, supermercado)

-Pelcula plstica para uso diverso
-Pelcula para arropado de cultivos
-Bolsa para envase de alimentos y productos de alto consumos
-Tubera para condicin de agua y drenaje
-Manguea para jardn
-Maguera para uso mdico
-Alambre para uso elctrico y telefnico
-Perfil
-Hojas para persiana
-Ventanera
-Canales de flujo de Agua
-Manteles para mesa e individuales
-Cinta Adhesiva
-Flejes para embalaje
-Monofilamento
-Alfombra (Filamento de las alfombras)

Descripcin Del Proceso

Dentro del proceso de extrusin, varias partes debe identificarse con el fin
de aprender sus funciones principales, saber sus caractersticas en el
caso de elegir un equipo y detectar en donde se puede generar un
problema en el momento de la operacin.

La extrusin, por su versatilidad y amplia aplicacin, suele dividirse en

varios tipos, dependiendo de la forma del dado y del producto extrudo.
As la extrusin puede ser:

29
-De tubo y perfil
-De pelcula tubular
-De lmina y pelcula plana
-Recubrimiento de cable
-De Monofilamento
-Para pelletizacin y fabricacin de compuestos

Independientemente del tipo de extrusin quiera analizar, todos guardan

similitud hasta llegar al dado extrusor. Bsicamente, una de extrusin
consta de un eje metlico central con labes helicoidales llamado husillo o
tordillo, instalado dentro de un cilindro metlico revestido con una camisa
de resistencias elctricas. En un extremo del cilindro se encuentra un
orificio de entrada para la materia prima, donde se instala una tolva para
la materia prima, donde se instala una tolva de alimentacin,
generalmente de forma cnica; en ese mismo extremo se encuentra el
sistema de accionamiento del husillo, compuesto por un motor y un
sistema de reduccin de velocidad. En la punta del tornillo, se ubica la
salida del material y el dado que forma finalmente plstico.

30
4. METODOLOGA DE DESARROLLO DEL PROYECTO

Para la realizacin del proyecto se llevaron a cabo diversas etapas de

acuerdo al ciclo PHVA2 o ciclo de mejoramiento continuo, el cual constituye
el pilar metodolgico y filosfico de los sistemas de gestin de la calidad y
de la familia de normas ISO 9000. Por esta razn para el desarrollo del
proyecto se llevaron a cabo cada una de las etapas correspondiente de
acuerdo al ciclo PHVA segn se muestra en la Figura 2.

Figura 2. Metodologa de realizacin del proyecto.

-Diagnstico.
PLANEAR
-Planificacin del
Sistema.

-Plan de
Accin para
levantamient
o de no
conformidad
es.
ACTUAR

HACER

-Documentacin
-Capacitacin
-Implementacin.
-Evaluacin del
SGC

VERIFICAR

2
Planear, Hacer, Verificar, Actuar
31
Para cada una de las etapas correspondientes del ciclo de gestin se
determinaron las actividades correspondientes al diseo e implementacin
del SGC de la Fbrica de Plsticos, teniendo como directriz en todo momento
la filosofa de la mejora continua. Dichas actividades se describen a
continuacin:

PLANIFICAR. Para la etapa de planificacin se definieron las siguientes

etapas:

- Anlisis de la Organizacin. Para esta etapa se consider analizar de

manera de general a la Fbrica de Plstico en su estado actual en
aspectos relevantes tales como su estructura interna a nivel funcional y
de procesos, los recursos humanos y tcnicos con que cuenta, como est
orientado su direccionamiento estratgico, sus fortalezas y debilidades, su
competencia directa y caractersticas de su mercado, entre otros.

- Diagnstico. Tambin se realiz un diagnstico, para evaluar el

cumplimiento inicial con respecto a la normativa ISO 9001:2000.

- Planificacin del Sistema. Una vez analizada la estructura,

caracterstica y directrices de la organizacin y de conocer su estado
actual respecto al cumplimiento de los requisitos se definen las
necesidades, ventajas y falencias de la empresa para planear un Sistema
de Gestin de la Calidad adecuado a su realidad y que sea consecuente
con los objetivos organizacionales y con los requerimientos de la
normativa NTC ISO 9001:2000. Esta planificacin incluye definir las
directrices del SGC, la estructura documental del mismo, las estrategias
de capacitacin e implementacin y las diferentes acciones para su
revisin y mantenimiento.

32
 HACER. En esta etapa se ejecutan las acciones definidas en la etapa de
planeacin.

- Capacitacin. Corresponde a las actividades encaminadas a sensibilizar

al personal de la Fbrica de Plsticos en los temas relativos a Sistemas
de Gestin de la Calidad y a la norma NTC-ISO 9001:2000.

- Documentacin. Corresponde al proceso de elaboracin de toda la

documentacin de soporte para el SGC segn los requisitos de la
normativa ISO 9001 y a los requerimientos definidos por la direccin para
el adecuado funcionamiento del SGC de la Fbrica de Plsticos.

- Implementacin. Comprende las diversas acciones destinadas al

cumplimiento total de las disposiciones de la planificacin del SGC y que
involucran a todo el personal de acuerdo a los objetivos planteados y con
la directriz y liderazgo de la direccin.

VERIFICAR. En esta etapa se quiere asegurar el cumplimiento de las

disposiciones planeadas.

- Evaluacin del SGC. Comprende la realizacin de auditoras internas al

SGC de la Fbrica de Plsticos, con el objetivo de evaluar la eficacia del
mismo y del cumplimiento con los requisitos de la normativa ISO 9001 e
identificar oportunidades de mejoramiento.

ACTUAR. Esta etapa se refiere a las acciones a realizar de acuerdo a los

resultados de la verificacin hecha, con el objeto de garantizar el
mejoramiento continuo.

- Plan de Accin para el Levantamiento de No Conformidades: Este

plan se realiza con el objeto de ejecutar las acciones necesarias para

33
lograr el levantamiento de las No Conformidades halladas en la etapa de
evaluacin, de acuerdo a los resultados derivados de la auditora interna y
siguiendo las disposiciones de la gerencia.

34
 5. DIAGNSTICO

Este diagnstico tiene por objeto, hacer una descripcin del estado inicial de
la organizacin general, los procesos de la Fbrica de Plsticos y medir el
grado de cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001 para sistemas
de gestin de calidad.

El caso del diagnstico general de la organizacin se hizo un anlisis DOFA

(Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) de la empresa en su
conjunto

Para la realizacin del diagnostico de cumplimiento de los requerimientos de

la normativa ISO 9001:2000 se utiliz una lista de chequeo que evalu cada
punto de la normatividad ISO 9001 y se le asign una calificacin numrica.
Dicha calificacin fue realizada por el estudiante en prcticas y el tutor de la
prctica en la empresa.

Paralelamente se hizo un anlisis conceptual del cumplimiento del Sistema

de Gestin de la Calidad de la fbrica de plsticos con los respectivos
requisitos de acuerdo a lo enunciado por esta norma internacional, y se
plantearon las acciones de mejora a seguir para el cumplimiento de los
requisitos no cumplidos en cada uno de los numerales (A partir del punto 4
hasta el ocho).

5.1 METODOLOGA DEL DIAGNSTICO

Para la realizacin del diagnstico inicial se conform un grupo de trabajo

aprobado por la gerencia y que estaba constituido por el Ingeniero Jos
Echavarra, Jefe de Calidad y representante de la direccin, Juan Carlos
Payn, Tcnico del rea corporativa de Gestin Humana y Tutor del
estudiante en prcticas en la empresa y por el Estudiante en Prcticas.
35
El proceso de diagnstico consisti en una revisin de cada punto de la
norma por el grupo de trabajo y se emiti un concepto consensuado por los
tres miembros y en el caso de los puntos que lo requeran se contaba con el
concepto del jefe de rea o dueo de proceso respectivo implicado. Estas
revisiones fueron hechas con la ayuda de una lista de chequeo diseada por
el autor del proyecto para el ejercicio (Vase el anexo A).

5.2 ANLISIS DOFA

Este diagnstico tiene por objeto analizar el estado inicial de la Fbrica de

Plsticos en cuanto a aspectos internos de su sistema organizacional, en el
caso de las fortalezas y debilidades, y a factores externos como son las
oportunidades y amenazas del entorno. Para cada uno de estos puntos el
estudiante en prcticas analiz los principales factores considerados
importantes por los directivos de la empresa a la hora de realizar un anlisis
organizacional, teniendo en cuenta aspectos como los planes
organizacionales, los recursos humanos y tcnicos, las caractersticas y
oportunidades del mercado, la presencia de la competencia, el tipo de
clientes, entre otros.

5.2.1 Fortalezas. Para la determinacin de las fortalezas organizacionales

se tuvo en cuenta los principales aspectos que constituyen o ayudan a
constituir las principales ventajas de la Fbrica de Plsticos en cuanto a su
desempeo organizacional.

- Tecnologa
- Recurso Humano
- Experiencia
- Reconocimiento de los clientes
- Buena Imagen

36
- Buenas relaciones interpersonales
- Comunicacin interna
- Buena localizacin
- Buen ambiente laboral

5.2.2 Debilidades. Son aquellos aspectos internos de la fbrica de plsticos

que representan impedimentos o entorpecimiento para el logro de las metas
organizacionales de la empresa o limitan el desempeo de la operacin del
negocio.

- Dependencia de la agroindustria bananera.

- Alta rotacin del personal profesional.
- Falta mayor diversificacin en las lneas de productos.
- Desorganizacin en algunos sectores de la planta fsica.
- Bajo nivel educativo del personal operativo de las reas que generan el
valor agregado.
- Condiciones fsicas adversas para el desempeo de los cargos operativos
de la empresa.

5.2.3 Oportunidades. Se derivan de las situaciones o aspectos externos a

la organizacin que de ser aprovechadas por la empresa podran significar la
creacin de ventajas competitivas para la empresa.

- Posibilidad de ampliar la gama de productos plsticos.

- Oportunidad de incursionar en mercados diferentes a los de la zona de
Urab y de Santa Marta.
- Aprovechar posibles ventajas de los tratados comerciales del pas que
podran ayudar a ampliar el mercado.
- Aprovechar las tecnologas que surgen en la industria del plstico para
crear ventajas competitivas.

37
5.2.4 Amenazas. Se refiere a aquellos aspectos del entorno que pueden
afectar el logro de los objetivos organizacionales.

- Incremento en la actividad de la competencia.

- Tendencia a la devaluacin en el mercado del dlar.
- Los altos precios del petrleo tienden a encarecer el precio de las
materias primas.
- Declive del mercado bananero y platanero.

5.3 DIAGNSTICO DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO CON LOS

REQUERIMIENTOS DE LA NORMA NTC ISO 9001:2000 PARA EL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.

5.3.1 Anlisis Cualitativo del Estado Inicial de Cumplimiento de los

requerimientos de la Norma NTC ISO 9001:2000

Para facilidad en la revisin del anlisis se conserva la nomenclatura

numrica usada en la norma para cada uno de los numerales que conforman
de la misma. Empezando con el numeral 4, Sistemas de Gestin de la
Calidad, hasta el numeral 8, Medicin, Anlisis y Mejora.

PUNTO 4: SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES

La Fbrica de Plsticos no cumple actualmente con este requisito de la

norma NTC ISO 9001 por cuanto que inicialmente se encontr lo siguiente:

- No se encuentran identificados todos los procesos necesarios para el

adecuado funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC).

38
- No se ha determinado la interaccin y secuencia de los procesos del
SGC.

- Se encuentran definidos parcialmente los criterios y mtodos necesarios

para la operacin y control eficaz de los procesos.

- No existen herramientas de seguimiento, medicin y anlisis de los

procesos definidos.

- No se encuentran implementadas las acciones necesarias para alcanzar

los resultados planificados y la mejora continua de los procesos.

- Los procesos contratados externamente por la organizacin no afectan

directamente la conformidad del producto con los requisitos, por lo que no
son considerados dentro del Sistema de Gestin de la Calidad.

Accin de Mejora. Para cumplir con todos los requisitos de este punto de la
norma la organizacin debe:
- Identificar los procesos necesarios para el adecuado funcionamiento de
su Sistema de Gestin de la Calidad, definiendo la secuencia e
interaccin de los mismos.

- Definir completamente los criterios y mtodos de control de los procesos,

la disponibilidad de recursos e informacin, y los mecanismos de
seguimiento, medicin y anlisis, para garantizar el correcto
funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad.

- Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados

planificados y el mejoramiento continuo de los procesos.

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

39
4.2.1 Generalidades. Respecto a este punto de la norma se encontr lo
siguiente:

- No se encuentra documentada ni se ha declarado una poltica de calidad

ni objetivos de calidad.

- No existe el manual de calidad.

- No se encuentran documentados todos los procedimientos requeridos por

la norma ISO.

- No estn todos los documentos requeridos por la organizacin para

asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de los procesos.

- No existen todos los registros requeridos por la norma ISO ni un

procedimiento documentado para el control de dichos registros.

Por lo tanto se concluye que este punto no tiene cumplimiento en la fbrica

de plsticos de acuerdo a esta Norma internacional.

Accin de Mejora. Se plantean las siguientes acciones de mejora para ste

punto de la norma:

- Definir y documentar una poltica de calidad y objetivos de calidad para

guiar al Sistema de Gestin de la Calidad.

- Elaborar un manual de calidad.

- Establecer la documentacin necesaria para el adecuado funcionamiento

del Sistema de Gestin de la Calidad y el mejoramiento continuo de los

40
 procesos de la fbrica de plsticos, incluyendo los procedimientos,
registros y dems documentos necesarios.

4.2.2 Manual de Calidad. La organizacin no ha documentado un manual

de calidad acorde con los requisitos de las normas ISO.

Accin de Mejora. Establecer y documentar un manual de calidad que

incluya:

- El alcance del Sistema de Gestin de la Calidad y la justificacin de las

exclusiones del caso.

- Los procedimientos documentados requeridos por el Sistema de Gestin

de la Calidad.

- La descripcin de la interaccin de los procesos del Sistema de Gestin

de la Calidad.

4.2.3 Control de los Documentos. En la empresa no se encuentra

definido, documentado e implementado un procedimiento para el control de
los documentos, por lo que se concluye que inicialmente no se cumple con
este requerimiento de la norma ISO.

Accin de mejora. Establecer, documentar e implementar un procedimiento

para el control de los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de la
Calidad de la fbrica de plsticos. Dicho procedimiento debe definir los
controles necesarios para:

- Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin.

41
- Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.

- Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin

actual de los documentos.

- Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos

aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

- Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente

identificables.

- Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se

controla su distribucin.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles

una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por
cualquier razn.

4.2.4 Control de los Registros. En la fbrica de plsticos no se cumple con

este requisito de la norma ISO, puesto que no existe un procedimiento
documentado para ejercer control sobre los registros del Sistema de Gestin
de la Calidad.

Accin de Mejora. Se debe establecer un procedimiento documentado para

definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la
proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los
registros.

42
PUNTO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN

Este requisito an no tiene cumplimiento por parte de la organizacin, puesto

que no existe evidencia del compromiso de la gerencia con el desarrollo e
implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, as como de la mejora
continua de su eficacia.

Accin de Mejora. La gerencia de la fbrica de plsticos debe

comprometerse con el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin
de la Calidad ejecutando las siguientes acciones:

- Comunicar a la organizacin de la importancia de satisfacer tanto los

requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.
- Establecer la poltica de calidad.
- Asegurar que se establecen los objetivos de calidad.
- Llevar a cabo las revisiones por la direccin.
- Asegurar la disponibilidad de recursos.

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

La fbrica de plsticos cumple parcialmente con ste requisito puesto que los
procesos estn enfocados a sacar productos acorde con los requisitos de los
clientes y existe un servicio post venta para una mejor satisfaccin de sus
necesidades, pero no estn documentados los procedimientos y
herramientas necesarios para asegurar de manera eficiente el cumplimiento
de dichos requisitos.

43
Accin de Mejora. Se propone elaborar un procedimiento para determinar
las acciones a seguir a la hora de atender las quejas y reclamos de los
clientes con sus respectivos registros. Tambin debe de elaborarse un
procedimiento para determinar los requerimientos y expectativas de los
clientes en cuanto a los productos de la fbrica de plsticos, con el objeto de
enfocar los procesos a la satisfaccin de las expectativas y necesidades el
cliente.

5.3 POLTICA DE CALIDAD

Este requisito an no es cumplido por la organizacin por .cuanto que no se

encuentra definida, documentada y divulgada una poltica de calidad que
sirva de gua al Sistema de Gestin de la Calidad de la fbrica de plsticos.

Accin de Mejora. Se debe definir una poltica de calidad por parte de la

gerencia, con base a las polticas corporativas que aplican a todas las
divisiones de la corporacin C.I Banacol, que est encaminada a la
satisfaccin de los requisitos del cliente, a definir los objetivos de calidad y a
mejorar la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad de la fbrica de
plsticos. Esta poltica de calidad deber ser documentada y divulgada entre
todo el personal de la fbrica, revisndose continuamente para que se
adecue a los propsitos organizacionales.

5.4 PLANIFICACIN

5.4.1 Objetivos de la Calidad. La organizacin no cumple con este

requisito puesto que no se encuentran definidos ni documentados los
objetivos de calidad para el Sistema de Gestin de la Calidad.

44
Accin de Mejora. Se deben definir y documentar los objetivos de calidad
para el sistema de gestin de la fbrica de plsticos. Estos objetivos deben
ser medibles y coherentes con la poltica de calidad definida.

5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad. Este requisito

so se cumple en la organizacin puesto que no est establecida una
metodologa o directriz para hacer la planificacin del Sistema de Gestin de
la Calidad.

Accin de Mejora. Se debe establecer y documentar un procedimiento para

la planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad, que garantice el
cumplimiento de los requisitos generales de la norma ISO, el alcance
objetivos de la calidad y se mantenga la integridad del Sistema de Gestin de
la Calidad cuando se planifican o implementan cambios en ste.

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad. Este requisito es cumplido

parcialmente por la fbrica de plsticos puesto que las responsabilidades y la
autoridad estn definidas en la mayora de casos pero no estn debidamente
documentadas.

Accin de Mejora. Se debe definir un organigrama en donde se muestre la

jerarqua organizacional y elaborar un manual de funciones y de descripcin
de cargos en donde se definan las responsabilidades y autoridad de cada
cargo.

5.5.2 Representante de la Direccin. La organizacin no cumple con este

requisito puesto que la gerencia no ha designado de manera oficial a su
representante en el Sistema de Gestin de la Calidad.

45
Accin de Mejora. La gerencia de la fbrica debe designar oficialmente a un
representante para el Sistema de Gestin de la Calidad y deber dejarlo por
escrito y divulgarlo en la organizacin. Este representante deber tener la
responsabilidad y autoridad que incluya:

- Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos

necesarios para el Sistema de Gestin de la Calidad.

- Informar a la alta direccin sobre el desempeo del Sistema de Gestin

de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

- Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos

del cliente en todos los niveles de la organizacin.

5.5.3 Comunicacin Interna. Se cumple parcialmente este requisito en la

fbrica de plsticos, porque si bien existen los medios y procesos de
comunicacin interna, estos no se encuentran debidamente documentados ni
se hacen considerando la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad.

Accin de Mejora. Se debe dejar constancia documental de que en la

organizacin existen los procesos adecuados para la mejora en la eficacia
del Sistema de Gestin de la Calidad y de que stos a su vez estn sujetos a
la poltica de mejoramiento continuo.

5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

5.6.1 Generalidades. La fbrica de plsticos no cumple con este requisito,

por cuanto no existen mecanismos definidos para que la direccin de la
fbrica ha revisin peridica del funcionamiento del Sistema de Gestin de la
Calidad.

46
Accin de Mejora. Se debe definir y documentar un procedimiento de
revisin por la direccin en el cual se establezcan los pasos a seguir para
que la gerencia cumpla con su obligacin de revisar peridicamente el
funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad, estableciendo tareas,
responsables, plazos y los respectivos registros, con el fin de evaluar
oportunidades de mejora y garantizar la eficacia del Sistema de Gestin de la
Calidad.

5.6.2 Informacin para la Revisin. Este requisito no es cumplido por la

fbrica de plsticos por cuanto que no cuenta con un Sistema de Gestin de
la Calidad que genere informacin para revisin por la direccin.

Accin de Mejora. Se debe definir y recopilar informacin para la revisin

por la direccin una vez que empiece a implementarse el Sistema de Gestin
de la Calidad.

5.6.3 Resultados de la Revisin. Este requisito no se cumple en la fbrica

de plsticos puesto que no se realizan revisiones por la direccin.

Accin de Mejora. Se deben definir informacin de salida para la revisin

por la direccin con el fin de incluir todas las decisiones y acciones
relacionadas con:

- La mejora de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad y sus

procesos.
- La mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente.
- Las necesidades de recursos.

47
PUNTO 6: GESTIN DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISIN DE LOS RECURSOS

La fbrica de plsticos cumple parcialmente este requisito, ya que tiene

determinado y cuenta con la infraestructura tcnica y el recurso humano
requeridos para que los procesos logren el cometido de satisfacer las
necesidades de los clientes. An falta determinar los recursos para el
mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad.

Accin de Mejora. La organizacin debe determinar que recursos humanos

y tcnicos debe tener para garantizar la eficacia de su Sistema de Gestin de
la Calidad.

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 Generalidades. La organizacin cumple parcialmente este requisito,

ya que cuenta con el recurso humano competente para garantizar la calidad
de los productos. Pero no ha establecido de manera documental el perfil y las
competencias que el personal requiere.

Accin de Mejora. Se debe elaborar y documentar una manual de

funciones para todo el personal de la fbrica y trazar los perfiles de
competencias requeridos por el personal competente para desempear los
cargos de manera eficaz segn la poltica y objetivos de calidad.

6.2.2 Competencia, Toma de Consciencia y Formacin. Se cumple

parcialmente este requisito en la fbrica de plsticos por cuanto estn
determinadas las competencias que debe tener el personal que realiza los
trabajos que afectan a la calidad del producto, pero no hay verificacin de

48
cumplimiento de dichas competencias ni se encuentran documentados
formalmente los perfiles del personal.

Accin de Mejora. Se deben tomar las siguientes acciones de mejora:

- Se deben documentar las competencias del personal de la fbrica de

plsticos que realizan trabajos que afectan directamente la calidad del
producto.

- Se debe proporcionar capacitacin y formacin al personal que lo

necesite y evaluar los resultados.

- Se debe asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e

importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los
objetivos de la calidad.

- Se deben elaborar y mantener los registros apropiados de educacin,

formacin, habilidades y experiencia del personal de la fbrica de
plsticos.

6.3 INFRAESTRUCTURA

La fbrica de plsticos cumple parcialmente con este requisito puesto que

determina y proporciona la infraestructura necesaria para lograr la
conformidad con los requisitos del producto, pero no lo hace de manera
formal y sistemtica.

Accin de Mejora. Se deben definir de manera formal las acciones y

mecanismos necesarios para determinar la infraestructura necesaria para
cumplir los objetivos de calidad.

49
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

Se cumple parcialmente con este requisito puesto que informalmente se

determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la
conformidad con los requisitos del producto.

Accin de Mejora. Se deben de crear mecanismos para determinar y

gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los
requisitos del producto.

PUNTO 7: REALIZACIN DEL PRODUCTO

7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO

La fbrica de plsticos no cumple con este requisito, ya que no cumple con

una metodologa para planificar y desarrollar los procesos necesarios para la
realizacin del producto.

Accin de Mejora. Definir un procedimiento para realizar la planificacin de

la realizacin del producto, siendo coherente con los requisitos de los otros
procesos del sistema de gestin e la calidad. Igualmente se debe determinar
cuando sea necesario lo siguiente:

- Los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto.

- La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar
recursos especficos para el producto.
- Las actividades requeridas de verificacin, validacin, seguimiento,
inspeccin y ensayo/prueba especficas para el producto as como los
criterios para la aceptacin del mismo.
- Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los
procesos de realizacin y el producto resultante cumplen los requisitos.
50
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 Determinacin de los Requisitos Relacionados con el Producto.

La organizacin cumple parcialmente con este requisito puesto que se
determinan los requisitos especificados por el cliente, los requisitos
necesarios para el uso especificado, los requisitos legales y reglamentarios
relacionados con el producto y los requisitos adicionales determinados por la
empresa, pero se hace de manera informal en algunos casos y no se tienen
procesos definidos para identificar dichos requisitos.
Accin de Mejora. Definir y documentar los procesos necesarios para
determinar los requisitos relacionados con el producto.

7.2.3 Revisin de los Requisitos Relacionados con el Producto. La

fbrica de plsticos no cumple con este requisito por cuanto que no se hace
revisin formal y detallada de los requisitos relacionados con el producto.

Accin de Mejora. Se deben establecer los procedimientos requeridos para

revisar los requisitos relacionados con el producto y se deben crear los
registros respectivos de los resultados de dichas revisiones y de las acciones
originadas por la misma.

7.2.4 Comunicacin con el Cliente. Se cumple parcialmente este requisito

en la fbrica de plsticos, puesto que se dan los procesos de comunicacin
con el cliente requeridos por la norma, pero no existen mecanismos formales
de definicin y seguimiento formal de dicha comunicacin.

Accin de Mejora. Se deben de determinar e implementar las disposiciones,

mecanismos y procedimientos necesarios para realizar la comunicacin con
el cliente relativa a:

- Informacin del producto.

51
- Consultas, contratos o atencin de pedidos incluyendo sus quejas.
- Retroalimentacin del cliente, incluyendo sus quejas.

7.3 DISEO Y DESARROLLO

En la Fbrica de plsticos no se llevan a cabo procesos de diseo y

desarrollo de productos, puesto que los productos ofrecidos son
manufacturados con base a fichas tcnicas estandarizadas y no obedecen a
procesos internos de desarrollo y diseo entendidos como tales, por lo que
este punto de la norma es considerado como excluido.

7.4 COMPRAS

7.4.1 Proceso de Compras. No se cumple este requisito en la fbrica de

plsticos puesto que no existe una metodologa definida para seleccionar,
evaluar y pre-seleccionar a los proveedores.

Accin de Mejora. Se debe establecer una metodologa y criterios para la

seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores, y deben mantenerse
los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin
necesaria que se derive de las mismas.

7.4.2 Informacin de las Compras. Este requisito no se cumple en la

organizacin puesto que no existen los procedimientos formales para
asegurar que se adecuan los requisitos de compra especificados antes de
comunicrselos al proveedor.

Accin de Mejora. Definir los procedimientos formales para asegurar que

los requisitos de compra especificados son adecuados, antes de
comunicrselos al proveedor.

52
- Verificacin de los Productos Comprados. Este requisito es cumplido
parcialmente en la fbrica de plsticos, puesto que existen procesos de
verificacin establecidos para el cumplimiento de especificaciones,
mediante pruebas de laboratorio para las materias primas.

Accin de Mejora. Se deben definir y documentar formalmente los

procedimientos para asegurar que los productos comprados cumplen con los
requisitos de compra especificados.

7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

7.5.1 Control de la produccin y de la Prestacin del Servicio. Este

requisito no es cumplido por la fbrica de plsticos puesto que no existen los
procesos para garantizar que la planificacin y la produccin se llevan a cabo
bajo condiciones controladas.

Accin de Mejora. Determinar y documentar los procesos para que las

actividades de planificacin y de produccin se lleven a cabo bajo
condiciones controladas segn los requerimientos de la norma internacional
ISO.

7.5.2 Validacin de los Procesos de la Produccin y de la Prestacin

del Servicio. La fbrica de plsticos no cumple con este requisito puesto
que no hay una validacin formal de los procesos, para demostrar que estos
tienen la capacidad para alcanzar los resultados planificados.

Accin de Mejora. Establecer y documentar los procesos o mecanismos

que se determinen necesarios para asegurar que los procesos tienen la
capacidad de alcanzar los resultados planificados.

53
- Identificacin y Trazabilidad. Ester requisito es cumplido parcialmente por
la fbrica de plstico puesto que los productos son identificados y puede
reconstruirse de manera parcial el historial documental de cada producto,
pero no existe documentado e implementado un proceso para garantizar
la identificacin y Trazabilidad del producto.

Accin de Mejora. Establecer e implementar un proceso para la

identificacin y Trazabilidad de los productos en la fbrica de plsticos.

7.5.3 Propiedad del Cliente. La fbrica de plsticos no cumple con este

requisito, puesto que no estn definidos los mecanismos para garantizar que
los bienes que son propiedad del cliente son debidamente identificados,
verificados, protegidos y salvaguardados.

Accin de Mejora. Se debe establecer un procedimiento que garantice que

los bienes del cliente son debidamente cuidados mientras estn bajo el
control de la organizacin. Para el caso de la fbrica de plsticos durante los
procesos de maquila es cuando se hace evidente la necesidad de cumplir
con ste requisito de la norma.

7.5.4 Preservacin del Producto. Este requisito no se cumple en la

organizacin, ya que no estn definidos los procesos para garantizar la
preservacin de la conformidad de los productos durante el proceso interno y
la entrega al destino previsto.

Accin de Mejora. Definir formalmente los mecanismos necesarios para

garantizar la preservacin de la conformidad del producto, incluyendo la
identificacin, manipulacin, almacenamiento y proteccin.

54
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN

Este requisito no es cumplido en la fbrica de plsticos, ya que no estn

definidos, procesos, procedimientos o responsabilidades para realizar el
control de los dispositivos de seguimiento y medicin.

Accin de Mejora. Definir un proceso debidamente documentado para

realizar el control de los dispositivos de seguimiento y medicin en la fbrica
de plsticos.

PUNTO 8: MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES

Este requisito no es cumplido en la fbrica de plsticos puesto que no se han

planificado e implementado los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y
mejoras requeridos de acuerdo a los requisitos de este numeral de la norma
ISO 9001.

Accin de Mejora. Establecer e implementar los procesos necesarios para

hacer seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para:

- Demostrar la conformidad del producto.

- Asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad.
- Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad.
|
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

8.2.1 Satisfaccin del Cliente. Este requisito no tiene cumplimiento en la

fbrica de plsticos ya que no existen mtodos determinados para obtener y

55
utilizar informacin relativa a la percepcin del cliente con respecto al
cumplimiento de los requisitos por parte de la organizacin.

Accin de Mejora. Definir los mtodos y procedimientos para determinar la

percepcin de la satisfaccin del cliente de acuerdo a los requisitos de la
norma ISO.

8.2.2 Auditora Interna. Este requisito no se cumple en la organizacin

puesto que no se realizan auditoras internas al Sistema de Gestin de la
Calidad ni existen los procedimientos definidos para realizarla de acuerdo
con los requerimientos de esta norma internacional.

Accin de Mejora. Establecer un procedimiento documentado e

implementado para la realizacin de auditoras internas al Sistema de
Gestin de la Calidad de la fbrica de plsticos, definiendo responsabilidades
y requisitos para su planificacin y ejecucin, para la informacin de sus
resultados y para mantener los registros.

8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos. Este requisito no tiene

cumplimiento en la fbrica de plsticos puesto que la empresa no tiene
mtodo definidos para realizar seguimiento y medicin de los procesos.

Accin de Mejora. La empresa debe definir los mtodos y herramientas para

realizar el seguimiento y medicin de sus procesos de acuerdo a los
requisitos de la norma internacional ISO.

8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto. Este requisito no es cumplido

en la fbrica de plsticos puesto que no estn definidos mtodos o registros
para realizar el seguimiento y medicin de las caractersticas del producto
para verificar que se cumplen los requisitos del mismo.

56
Accin de Mejora. Establecer los mtodos y registros necesarios para medir
y hacer seguimiento de los productos para verificar que se cumplen los
requisitos de los mismos.

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Este requisito no tiene cumplimiento en la fbrica de plsticos puesto que no

se ha establecido un procedimiento que asegure que los productos no
conformes con los requisitos, se identifican y controlan para prevenir su uso o
entrega no intencional.

Accin de Mejora. Documentar e implementar un procedimiento que permita

la identificacin y control de los productos no conformes con los requisitos,
establecindose responsabilidades y autoridades relacionadas con su
tratamiento. Igualmente se deben mantener registros de la naturaleza de las
no conformidades y de cualquier accin tomada posteriormente.

8.4 ANLISIS DE DATOS

Este requisito no se cumple en la fbrica de plsticos puesto que no estn

definidas acciones para realizar anlisis de datos que permitan demostrar la
idoneidad y eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad y evaluar
oportunidades de mejora.

Accin de Mejora. Establecer la metodologa para realizar el anlisis de

datos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivo de proporcionar
informacin sobre:

- La satisfaccin del cliente.

- Conformidad con los requisitos del producto.

57
- Las caractersticas y tendencias de los procesos y de los productos,
incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas.
- Los proveedores.

8.5 MEJORA

8.5.1 Mejora Continua. Este requisito no es cumplido por la organizacin

por cuanto que no estn definidos la poltica de calidad, los objetivos de
calidad, los resultados de las auditoras, el anlisis de los datos, las acciones
correctivas y reventitas y la revisin por la direccin.

Accin de Mejora. La fbrica debe definir los diferentes tems anteriormente

mencionados de acuerdo a los requerimientos de la normatividad ISO 9001,
con el objeto de mejorar continuamente la eficacia de su Sistema de Gestin
de la Calidad.

8.5.2 Accin Correctiva. Este requisito no se cumple en la fbrica de

plsticos, ya que no est definido e implementado un procedimientos para la
toma de acciones para eliminar causas de no conformidades en los procesos
y en los productos.

Accin de Mejora. La empresa debe documentar e implementar un

procedimiento que permita la toma de acciones para liminar causas de no
conformidades detectadas. Este procedimiento debe definir los requisitos
para:

- Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes).

- Determinar las causas de las no conformidades.
- Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no
conformidades no vuelvan a ocurrir.
- Determinar e implementar las acciones necesarias.

58
- Registrar los resultados de las acciones tomadas.
- Revisar las acciones correctivas tomadas.

8.5.3 Accin Preventiva. Este requisito no tiene cumplimiento en la fbrica

de plsticos, puesto que no existe definido un procedimiento documentado
que permitan determinar acciones preventivas para eliminar causas de no
conformidades potenciales.

Accin de Mejora. Se debe definir y documentar un procedimiento para

determinar acciones preventivas para eliminar causas de no conformidades
potenciales. Este procedimiento debe definir los requisitos para:

- Determinar las no conformidades potenciales y sus causas.

- Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no
conformidades.
- Determinar e implementar las acciones necesarias.
- Registrar los resultados de las acciones tomadas.
- Revisar las acciones preventivas tomadas.

5.3.2 Anlisis Numrico del Estado Inicial de Cumplimiento de los

requerimientos de la Norma NTC ISO 9001:2000. Como complemento al
diagnstico cualitativo el autor de este trabajo realiz un diagnstico
numrico para evaluar el estado de cumplimiento de la organizacin con los
requisitos de la norma.
Para este anlisis se utiliz una lista de chequeo (Ver Anexo A), por medio
de la cual se emite una calificacin para cada numeral de la norma segn se
considere el estado de cumplimiento del requisito. Al final se obtiene una
calificacin numrica total para el cumplimiento de todos los requerimientos
de la norma que son aplicables.
El anlisis fue realizado por el Ingeniero Juan Carlos Payn, Tcnico de
Gestin Humana y codirector de este proyecto, y por el autor del trabajo de

59
grado. Por ambas personas fue revisada la normativa y se estudi el estado
actual de cumplimiento en la empresa tendiendo en cuenta su actual
estructura de procesos y de documentos, ejercicio a partir del cual fue
asignada una calificacin concertada de acuerdo al sistema de calificacin
utilizado. Para ello se revis la documentacin y se hicieron entrevistas con
los encargados de las diferentes funciones y procesos relacionados con el
punto de la norma en cuestin para luego emitir el juicio.
El sistema de calificacin diseado consiste en asignar para cada punto una
calificacin numrica de 1 (uno) a 5 (cinco), siendo 1 el valor mnimo de
cumplimiento con el requerimiento y 5 el valor mximo de cumplimiento. Al
sumar las calificaciones parciales se obtiene un valor numrico total que al
ser dividido por el nmero mximo de puntos que es posible obtener (caso
ideal en el que todos los puntos tienen un cumplimiento del 100% o
calificacin de 5 en cada numeral de la norma) da como resultado un valor
porcentual que para nuestro caso ilustra el grado de cumplimiento inicial de
la organizacin con los requisitos de la normativa ISO 9001:2000 para
sistemas de gestin de la calidad.

Figura 3: Metodologa de realizacin del diagnstico inicial

4. ASIGNACIN DE 1. REVISIN DE LOS

LA CALIFICACIN REQUISITOS DE LA
NORMA

3. EMISIN DE 2. REVISIN DEL

JUICIOS SISTEMA
ORGANIZACIONAL

60
Resultado Numrico del Diagnstico. Los Resultados de la calificacin son
los siguientes:

- Puntaje Mximo Posible: 390

- Puntaje Obtenido: 71

Luego de terminada la calificacin los resultados arrojaron un total de 71

puntos sobre 390 posibles, los cual nos muestra un cumplimiento porcentual
de 18.21%. Esto nos indica un nivel apreciablemente bajo de cumplimiento
con los requerimientos en un nivel general de la organizacin, aunque para
algunos puntos de la norma se presentan cumplimientos parciales de los
requisitos. En el anexo A se aprecia al detalle la calificacin asignada a cada
numeral y los totales obtenidos.

61
 6. SENSIBILIZACIN DEL PERSONAL

La capacitacin y sensibilizacin del personal de la Fbrica de plsticos se

consider como fundamental dentro del proceso de diseo y sobre todo de
implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad. Teniendo en cuenta
que para el xito de este proceso se hace necesario que se de un arraigo de
la cultura de la calidad, del enfoque basado en procesos, del enfoque a la
plena satisfaccin del cliente y de los conceptos asociados a la normativa
ISO 9001, entre el personal, el proceso de capacitacin se enfoc en ser muy
reiterativo en los conceptos fundamentales sobre todo en el personal
encargado de las labores ms operativas.

6.1 ESTRATEGIA DE SENSIBILIZACIN

Para empezar con la sensibilizacin fue diseada, por parte de el autor del
proyecto junto con la direccin de la fbrica, una estrategia basada
fundamentalmente en la propaganda enfocada en los conceptos de los temas
de calidad y sistemas de gestin de la calidad, con el objeto de despertar
curiosidad y expectativa entre el personal de la organizacin. Es de resaltar
que en cuanto a este objetivo se puede considerar como exitosa esta parte
de la estrategia.

62
Figura 4: Proceso de Sensibilizacin

4. REPLANTEAR O 1. DISEO DE LA
MEJORAR LA ESTRATEGIA DE
ESTRATEGIA DE SENSIBILIZACIN
SENSIBILIZACIN

3. EVALUACIN DE LA 2. EJECUCIN DE LAS

EFICACIA DE LAS ACTIVIDADES DE
ACTIVIDADES DE SENSIBILIZACIN
SENSIBILIZACIN PLANEADAS

Esta estrategia estuvo compuesta de los siguientes aspectos:

Programacin de reuniones para la explicacin de conceptos.

Hacer uso de la cartelera para suministrar informacin relacionada con
los conceptos tales como: calidad, mejoramiento continuo, normas
ISO, enfoque basado en procesos, requerimientos del cliente, entre
otros, con el objeto de crear ambiente de expectativa en el personal
Reparticin de stickers de bolsillo con conceptos relativos a Sistemas
de Gestin de la Calidad.
Organizacin de Actividades ldicas para evaluacin de conceptos
aprendidos.
Comprometer a los jefes de rea en verificar la asimilacin de la
cultura de la calidad y de la mejora continua entre el personal
subalterno.

63
 Seguimiento por parte de la gerencia de la evolucin de la asimilacin
de conceptos de acuerdo a lo reportado por los jefes de rea.

Gran parte de estos tems fueron planteados por el autor de este proyecto
con la aprobacin de la gerencia.

6.2 METODOLOGA DE CAPACITACIN

Dentro del proceso de sensibilizacin la realizacin de reuniones y

actividades de capacitacin constituyeron uno de los pilares de ms cuidado
puesto que generalmente las personas tienden a ver con desidia estas
actividades, sobre todo para personal operativo, que numricamente
hablando constituye la mayora del personal en la Fbrica de Plsticos. En
este caso se determin reunir primeramente al personal de los niveles
jerrquicos ms altos y a los directores y jefes de rea, para ms tarde
hacerlo con el personal de la base operativa. Esto con el objeto de
comprometer a las personas de cargos con personal subordinado, con el
proceso.

En la segunda etapa dentro de la estrategia global de capacitacin, el

estudiante en prcticas, junto con la direccin de la fbrica y con el tcnico
de gestin humana, dise un cronograma de reuniones por grupos de
personal operativo teniendo en cuenta los horarios y cambios de turnos para
que no quedara ninguna persona por fuera. El tamao de los grupos se
busc no fuera excesivamente grande para facilidad en el desarrollo de las
actividades propias de la capacitacin (aproximadamente 15 personas por
grupo). La duracin de cada reunin igualmente se dise para una duracin
mxima de una hora.

Para sensibilizar al personal antes de realizar las reuniones se busc hacer

una preparacin previa del personal mediante la distribucin de carteles por
64
toda la planta con preguntas claves relativas a las ideas fundamentales en el
tema de Sistemas de Gestin de la Calidad tales como: Qu es un
proceso?, Qu es Calidad?, Qu es mejora continua?, entre otros
interrogantes. Esta etapa propagandstica busc crear un ambiente de
expectativa e inters entre el personal y busc estimular la creacin de
interrogantes y dudas para resolver en la siguiente etapa.

En el desarrollo de la actividad de capacitacin se busco hacer mucho

nfasis en los conceptos fundamentales para evitar caer en el bombardeo
excesivo de informacin y de conceptos que desembocaran en el desinters
general por los temas y en el tedio (vase anexo J). La reunin de
capacitacin se dividi en tres etapas:

Primera Etapa: Presentacin y exposicin de los conceptos

fundamentales, en conjunto con entrega de material didctico.
Segunda Etapa: Exposicin y resolucin de dudas y comentarios de
los participantes.
Tercera Etapa: Actividad ldica para estimular la asimilacin y
retencin de los conceptos.

La complejidad de los temas y la profundidad de los diferentes conceptos

plantearon la necesidad de hacer la exposicin de los mismos de manera
que fuera fcilmente digerible por los diferentes grupos segn el nivel
educativo de las personas integrantes. Por tal razn el carcter ldico de las
actividades de capacitacin tuvo especial nfasis.

Igualmente las actividades de capacitacin y fueron realizadas

cronolgicamente hablando a la largo del desarrollo de las diferentes etapas
del proceso de diseo e implementacin

65
Para las etapas de elaboracin de manuales, procedimientos, instructivos y
dems documentos, la metodologa bsica de capacitacin fue la de reunin
con el personal ya sea de manera grupal o individual segn fue requerido. En
los apartados de este documento en los cuales se hace referencia a dicha
documentacin, se har la exposicin respectiva de la metodologa aplicada
en cada caso.

El diseo, coordinacin y liderazgo de la capacitacin estuvo siempre a cargo

del estudiante en prcticas y autor del proyecto conjuntamente con el tcnico
en gestin humana y codirector del proyecto de grado.

Imagen 5. Actividades de sensibilizacin.

66
6.3 CAPACITACIONES REALIZADAS
Dentro del proceso de sensibilizacin se llevaron a cabo las capacitaciones en los diferentes temas como se
muestra a continuacin en el cuadro 2.
Cuadro 2. Reuniones de capacitacin ms importantes.
TEMA OBJETIVO
Hacer exposicin de los
conceptos bsicos
relativos a la calidad,
Conceptos Bsicos
Sistemas de Gestin y
Normatividad ISO 9001
Presentar la estructura
documental del Sistema de
Presentacin de la
Gestin de la Calidad en
Documentacin
trminos generales.
Poner en conocimiento del
personal la poltica y
objetivos de calidad de la
Manual de Calidad fbrica de plsticos y de su
estructura interna de
procesos.
Capacitar al personal para
que ejerzan como
Formacin de Auditores
auditores de sistemas de
gestin de la calidad.
PERSONAL CONVOCADO
Todo el personal de la
Fbrica de Plsticos
Todo el personal de la
Fbrica de Plsticos
Todo el personal de la
Fbrica de Plsticos
Personal de la Fbrica de
Plsticos Seleccionado para
posible auditor interno.
67
DURACIN DIRIGIDO
60 minutos Estudiante En Prcticas.
Tcnico En Gestin Humana:
Juan Carlos Payn.
60 Minutos Estudiante En Prcticas.
Tcnico En Gestin Humana:
Juan Carlos Payn.
60 minutos Estudiante En Prcticas.
Tcnico En Gestin Humana:
Juan Carlos Payn.
Cuatro Jefe del departamento de
sesiones de Gestin Corporativo: Ing.
cuatro horas John Jairo Restrepo
cada una.
 7. DISEO E IMPLEMENTACIN

Esta importante etapa corresponde a la elaboracin del soporte documental

ya su aplicacin en organizacin para el adecuado funcionamiento del
Sistema de Gestin de la Calidad.
Para esta etapa fue conformado el equipo de mejoramiento, el cual es
integrado por el gerente, los dueos de procesos, jefes de reas y el autor
del proyecto. Este equipo es el encargado de coordinar toda la estrategia
tendiente a lograr el adecuado diseo e implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad contando con el respaldo de la gerencia de la Fbrica
de Plsticos. El equipo se reuni cada dos semanas para comprobar los
avances en este proceso. En estas reuniones se realizaban tareas como:

Revisar y aprobar documentos.

Recoger propuestas mediante lluvia de ideas para el diseo e
implementacin del SGC.
Plantear cronogramas de tareas y verificar su cumplimiento.
Hacer seguimiento del desarrollo de los procesos.
Asignar responsabilidades para ejecucin de tareas relacionadas con
el SGC.
Evaluar la eficacia de las estrategias planteadas y ejecutadas.
Servir de puente entre la gerencia y los niveles jerrquicos bsicos de
la organizacin.

7.1 DOCUMENTACIN

Para soportar el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad la

documentacin de los procesos que integran el mismo constituye una parte
fundamental. En la Fbrica de Plsticos el proceso de documentacin se
llev a cabo teniendo en cuenta los requisitos de la normativa NTC ISO
9001:2000, y los requisitos planteados en la organizacin como
68
fundamentales para el logro de la satisfaccin del cliente y el logro de los
objetivos organizacionales.

Para la normativa y reglas definidas sobre la forma de llevar a cabo la

elaboracin de la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad se
elabor el documento Instructivo para la elaboracin de Documentos para el
Sistema de Gestin de la Calidad de La Fbrica de Plsticos.
(Vase El Anexo I)

La mayor parte del soporte documental fue elaborado por el autor del
proyecto contando con la asesora y apoyo de los directores del proyecto y
de las personas involucradas directamente con el documento dentro de la
organizacin.

7.1.1 Mapa de Procesos. El Mapa o Red de Procesos de la Fbrica de

Plsticos fue construida usando la metodologa de la lluvia de ideas en un
grupo de trabajo conformado por los diferentes directores y jefes de rea con
el visto bueno del gerente (Vase el Anexo B).

La Red de procesos define a la Gestin de la gerencia de la Fbrica como la

encargada de sealar el Direccionamiento Estratgico de la organizacin.

Tambin define al proceso de Produccin (Extrusin y conversin) como al

Proceso Generador de Valor.

Este proceso generador de valor es el encargado de transformar

directamente los requerimientos de los clientes en productos terminados que
sean capaces de cumplir con los requisitos definidos por dichos clientes.
Para el logro de este objetivo, aparte del direccionamiento de la gerencia,
cuenta adems con el apoyo y recursos proporcionados por los diferentes
procesos precisamente definidos como Procesos de Apoyo y Recursos.
69
Todos estos procesos estn definidos de la manera siguiente:

Direccionamiento Estratgico. Comprenden los procesos generados en las

reas de Gerencia y Direccin Administrativa, que establecen las estrategias
y directrices para toda la organizacin, de las cuales se derivan las normas
de accin que guan e integran a todos los procesos.

- Gestin Gerencial: Constituye todas las actividades ejecutadas por la

gerencia para lograr el cumplimiento de los objetivos organizacionales y
del sostenimiento del SGC.

Proceso Generador de Valor. Planea y Ejecuta las actividades de

produccin con el objeto de cumplir las especificaciones tcnicas del
producto y la adecuada optimizacin de los recursos para satisfacer los
requerimientos planteados por los clientes.

- Produccin (Extrusin y Conversin): Es el proceso encargado de la

transformacin directa de las materias primas e insumos en productos
terminados de acuerdo a los requerimientos.

Procesos de Apoyo y Recursos. Le entregan a los procesos generadores

de valor los parmetros y herramientas necesarias para el desarrollo de sus
actividades. Estn integrados por los siguientes procesos:

- Sistema de Gestin de la Calidad (SCG). El proceso del sistema de

calidad que se encarga de administrar todos los procesos del sistema.

- Control de Calidad. Proceso encargado de verificar el cumplimiento de

los requerimientos por parte de los productos, materias primas e insumos.

70
- Almacenes. Proceso encargado de administrar y coordinar las tareas de
aprovisionamiento de materias primas e insumos.

- Mantenimiento. Proceso encargado de brindar el soporte tcnico

necesario para el adecuado funcionamiento de la infraestructura soporte
de los dems procesos del SGC.

7.1.2 Manual de Calidad. El manual de calidad fue documentado por el

autor del proyecto teniendo como base la poltica y objetivos de
calidad, el mapa de procesos definido y el alcance y exclusiones
considerados para el Sistema de Gestin de la Calidad de la Fbrica
de Plsticos. Tambin se hace una breve resea y descripcin de la
empresa (Vase el Anexo B).

Poltica de Calidad: Gestionamos la calidad de los productos con

personal altamente calificado y tecnologa de punta, de acuerdo a los
objetivos gerenciales, para satisfacer las necesidades de nuestros
clientes y garantizar el mejoramiento continuo en los procesos,
manteniendo en todo momento el compromiso ambiental
Objetivos de Calidad:
-Mejoramiento permanente de la calidad en los productos y servicios
ofrecidos.
-Maximizar la productividad y eficiencia en la Produccin.
-Aumentar la satisfaccin de los clientes

7.1.3 Manual de Procedimientos. El manual de procedimientos de la

Fbrica de Plsticos fue realizado con base a la red de procesos definida, y
su documentacin corri a cargo del autor del proyecto con el apoyo de cada
uno de los dueos de proceso quienes son los que mejor conocen la
estructura de los procesos, procedimientos e instrucciones de las diferentes
reas funcionales de la organizacin.
71
Para documentar cada procedimiento se elabor un formato especial en el
cual se definen entre otros: El nombre del proceso o procedimiento, el dueo
de proceso, el objetivo del documento, el lmite inicial y final del
procedimiento, las entradas y salidas, el flujograma de actividades, el o los
responsables de cada actividad y la documentacin implicada (Vanse los
Anexos C, D y E).

7.1.4 Manual de Funciones y Perfiles de Cargos. Para la elaboracin del

manual de funciones y de perfiles de cargos fue usado un formato definido
corporativamente. El proceso fue liderado y conducido por el autor del
proyecto en conjunto con el tcnico en gestin humana y a la sazn
codirector del proyecto.

La metodologa empleada para la descripcin de los cargos consisti en

seleccionar a una o a dos personas por cargo a criterio del Jefe de rea
respectivo y segn el grado de complejidad de las respectivas funciones,
hasta formar un grupo de personas del mismo nivel jerrquico sin tener en
cuenta el rea funcional. El objetivo fue que cada persona elaborara la
descripcin de su propio cargo siguiendo una pauta establecida y con la
asesora permanente de los conductores de la actividad.

Luego se hizo una breve capacitacin sobre las diferentes partes del formato
y de la forma correcta de diligenciarlo. En esta parte se expona la tcnica de
redaccin apropiada y se proporcionaron listas de verbos asociados a la
descripcin de cargos. Seguidamente se proceda a diligenciar cada punto
del formato para lo cual se daba un tiempo prudencial, al trmino del cual
cada persona lea en voz alta su redaccin ante todo el grupo y se daba la
oportunidad de hacer aportes y correcciones para que entre todos se hallara
la manera de definir de la manera ms acertada posible la definicin del
cargo de manera clara y coordinada (Vase el Anexo F).

72
El formato definido est conformado por los siguientes aspectos o
secciones:

- Identificacin del Cargo: Describe aspectos como el nombre del cargo y a

su ubicacin dentro de la jerarqua de la empresa.

- Misin: Define de manera general cual es el objetivo del cargo y con base
a que guas es desempeado.

- Dimensiones: Muestra la dimensin del cargo en cuanto a

responsabilidades materiales, econmicas y de autoridad.

- Principales Responsabilidades del Cargo: Define las principales funciones

desempeadas por el cargo.

- Naturaleza de la Responsabilidad: Describe que tipo de decisiones y

propuestas se pueden formular desde el cargo.

- Interrelaciones Internas y Externas: Muestra la naturaleza de las

relaciones del cargo.

- Perfil: Describe que necesidades en cuanto a formacin, experiencia y

habilidades son requeridas para desempear el cargo.

- Otros Aspectos: Se refiere a otras consideraciones especiales que se

puedan presentar para el desempeo del cargo y que no estn
contempladas en los otros apartados, tales como capacidad de trabajar
bajo presin o disponibilidad absoluta.

73
7.1.5 Indicadores de Calidad. Los indicadores constituyen una de las
herramientas fundamentales que permiten monitorear el desempeo de un
Sistema de Gestin de la Calidad, ya que nos indican el cumplimiento de los
objetivos trazados y nos ayudan a analizar a travs del tiempo el
comportamiento de los procesos que integran dicho sistema de gestin.
Tambin son importantes a la hora de identificar las oportunidades de mejora
que ayuden a ser ms eficiente el sistema y de asegurar el mejoramiento
continuo en los procesos.

En la Fbrica de Plsticos se definieron unos indicadores que permitieran

medir el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad implementado y
verificar el alcance de los objetivos de calidad propuestos para el mismo.

Inicialmente se implementaron unos indicadores que mostraran los aspectos

ms importantes de acuerdo a los objetivos de calidad planteados.

Para la implementacin de la cultura de la medicin se opt por capacitar al

personal involucrado y responsable por los indicadores en la importancia de
usarlos como una herramienta muy importante a la hora de medir el
desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad y de los procesos de la
Fbrica de Plsticos y como instrumentos a la hora de detectar no
conformidades y oportunidades de mejora.

Indicadores Propuestos. Los indicadores planteados para el SGC de la

Fbrica de Plsticos se definieron con el objetivo de afianzar una cultura de
la medicin, medir el alcance de los objetivos de calidad y cumplir con las
exigencias bsicas de la normativa. De acuerdo a esto se tuvieron en cuenta
los siguientes aspectos:

- Evaluar la percepcin de los clientes en cuanto a su percepcin de

satisfaccin.
74
- Analizar el comportamiento del nmero de quejas y reclamos sobre los
despachos.

- La incidencia de fallos de calidad detectados en los procesos.

- La idoneidad de los proveedores.

- La eficiencia de las actividades de Mantenimiento.

- Las acciones de mejoramiento planteadas para el SGC.

- Las capacitaciones realizadas entre el personal.

En la tabla de indicadores se muestran los indicadores definidos para el SGC

de la Fbrica de Plsticos y en ella se especifican el objetivo para el cual fue
creado, la frmula de clculo para cada indicador, la periodicidad o
frecuencia para realizar la medicin, la meta de cumplimiento establecida
para cumplir inicialmente, y las personas encargadas dentro de la
organizacin para la medicin y seguimiento de cada indicador.

Los resultados de los indicadores son mostrados a la gerencia y analizados

por el equipo de mejoramiento para evaluar el comportamiento que los
procesos y la eficacia del SGC, y de ser necesario emprender acciones de
mejora o de replanteamiento o creacin de nuevos indicadores.

En la medida que se consolide el SGC de la Fbrica de Plsticos y la cultura

de los indicadores se afiance se pueden ir aumentando el nmero de ndices
segn los requerimientos organizacionales y del propio SGC.

Ejemplo de Medicin de Indicadores. Para mostrar el desarrollo a lo largo

de un periodo de tiempo de algunos de los indicadores planteados se
75
presentan a modo de ejemplo la evaluacin de dos de los indicadores mejor
consolidados en la medida de que se disponen de suficientes datos para
realizar el anlisis. Cada indicador ha sido medido consolidando datos
semestralmente.

- Satisfaccin del Cliente: Este indicador mide la el grado de satisfaccin de

los clientes segn los resultados de la aplicacin de la encuesta. Al haberse
realizados estudios previos de satisfaccin del cliente se puede hacer el
anlisis de evolucin del indicador para los ltimos dos aos. Se observa una
tendencia de mejora en la medicin del indicador.

Satisfaccin Cliente = (# Clientes satisfechos / # Clientes Totales)

Evolucin del Indicador Satisfaccin del Cliente

Ao
2004-2 2005-1 2005-2 2006-1 META

Valor del indicador

66% 69% 73% 77% 75%
(%)

- Quejas y Reclamos: Este indicador mide los niveles de quejas hechas por
los clientes segn el nmero de despachos realizados. En la tabla se
muestra el indicador para los ltimos dos aos. Segn la evolucin
mostrada en el indicador se evidencia que las mejoras llevadas a cabo
resultaron positivas y el indicador ha venido mostrando una tendencia
general favorable.

Quejas y Reclamos = (# de quejas y reclamos / # de despachos)

76
 Evolucin del Indicador Quejas y Reclamos
Ao
2004-2 2005-1 2005-2 2006-1 META

Valor del indicador

73% 76% 83% 81% 80%
(%)

- Mantenimiento: Mide la relacin entre las reparaciones realizadas a la

maquinaria y los mantenimientos preventivos realizados. Este indicador
ha venido mejorando en la medida que se han hecho esfuerzos en el
sentido de implantar la cultura del mantenimiento preventivo en la Fbrica
de Plsticos.

Mantenimiento = # Reparaciones a Maquinaria de Produccin /

# Mantenimientos Preventivos a Maquinaria de Produccin

Evolucin del Indicador Mantenimiento

Ao
2004-2 2005-1 2005-2 2006-1 META

5
6.25 (Menor o
Valor del indicador 9.4 5.5 5.4
igual a
cinco)

7.1.6 Cumplimiento de la documentacin con los requisitos de la

Norma. Para efecto de ilustrar el cumplimiento con los requerimientos de la
norma ISO se muestran en este documento las acciones realizadas en la
documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Fbrica de
Plsticos, para cada uno de los puntos de la norma, del cuatro (4) al ocho
(8).

Acciones para el punto cuatro de la norma. 4. Sistema de Gestin de

la Calidad. Las acciones de documentacin llevadas a cabo por el

77
estudiante en prcticas para el punto cuatro de la norma fueron las
siguientes:

- Se estructur y document un Sistema de Gestin de la Calidad en el

cual se muestran los diferentes procesos requeridos para su adecuado
funcionamiento, y se definieron los criterios, mtodos y acciones a seguir
para asegurar el adecuado control, medicin y anlisis de la operacin y
de los procesos que lo integran.
- Se elabor un mapa de procesos en la cual se muestra la identificacin
de los procesos requeridos para el adecuado funcionamiento del Sistema
de Gestin de la Calidad, evidencindose igualmente la interaccin y
secuencia de los mismos. (Vase el Anexo B).

- Se hizo una declaracin documentada de la poltica y objetivos de

calidad.

- Se documentaron formalmente los procedimientos y registros requeridos

por esta norma internacional.

- Se documentaron formalmente los procedimientos, registros y dems

documentos requeridos por la organizacin para asegurar la eficaz
planificacin, operacin y control de sus procesos.

- Se estructur y document un Manual de Calidad.

- Se document un procedimiento para garantizar el control de los

documentos (Vase el Anexo D).

- Se document un procedimiento para el control de los registros del

Sistema de Gestin de la Calidad.

78
Acciones Para el Punto Cinco de la Norma: 5. Responsabilidad de la
Direccin. Para el cumplimiento de este requisito de la norma internacional,
el estudiante en prcticas verific y apoy cada uno de los siguientes puntos
relativos al compromiso de direccin de la Fbrica de Plsticos para con el
Sistema de Gestin de la Calidad:

- La direccin de la Fbrica de Plsticos (Representada por el Gerente)

hizo pblico su apoyo y compromiso para con el Sistema de Gestin de la
Calidad mediante carta publicada en las carteleras de la Fbrica y
enviada a los usuarios a travs del correo electrnico corporativo.

- Se document formalmente una poltica de calidad apropiada a la

organizacin y que evidencia el compromiso de la organizacin y de la
gerencia con el cumplimiento de los requisitos del cliente y de mejorar
continuamente el Sistema de Gestin de la Calidad (Vase el Anexo B).

- Se documentaron formalmente los objetivos de calidad formulados por la

direccin de la Fbrica de Plsticos de acuerdo a la poltica de calidad
previamente formulada (Vase el Anexo B).

- Se document un procedimiento de planificacin de la calidad para que la

par con el manual de calidad y con el resto de procedimientos del sistema
de gestin sirvan para cumplir con el requisito de planificacin del
Sistema de Gestin de la Calidad de este punto de la norma.

- Se elabor una carta para designar un representante de la direccin que

asuma la responsabilidad general sobre el adecuado funcionamiento del
Sistema de Gestin de la Calidad. Para la Fbrica de Plsticos esta
responsabilidad fue asignada al Ingeniero Jos D. Echavarra quien
desempea el cargo de Jefe de Calidad.
79
- Se document un procedimiento para realizar adecuadamente la revisin
del Sistema de Gestin de la Calidad por parte de la gerencia de la
fbrica de plsticos de acuerdo a los requisitos de esta norma
internacional, en el cual se establecen las personas responsables, la
informacin requerida y el anlisis de los resultados de dicha revisin
(Vase el Anexo D).

Acciones Para el Punto Seis de la Norma: 6. Gestin de los Recursos.

En el proceso de documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la
Fbrica de Plsticos, las acciones ejecutadas fueron:

- En la definicin de la poltica de calidad, objetivos de calidad y en el

compromiso documentado de la gerencia con el Sistema de Gestin de la
Calidad se demuestra que la direccin de la Fbrica de Plsticos est
comprometida en determinar y proporcionar los recursos y la
infraestructura necesarios para el mantenimiento del sistema de gestin y
para lograr la satisfaccin de los clientes mediante el cumplimiento de los
requisitos.

- Se document un manual de descripcin de cargos en donde se

especifican las dimensiones, responsabilidades y funciones de los
diferentes cargos que integran la estructura jerrquica de la Fbrica de
Plsticos y de los perfiles requeridos para quienes los desempeen
(Vase el Anexo E)

- Se document un procedimiento para la gestin humana en el cual se

muestra el inters por lograr un adecuado ambiente de trabajo para el
personal.

80
Acciones Para el Punto Siete de la Norma: 7. Realizacin del
Producto. Para el cumplimiento de los requisitos de este numeral de la
Norma Internacional se llevaron a cabo las siguientes acciones de
documentacin:

- Se defini una red de procesos y se definieron los correspondientes

procedimientos, instructivos y registros para garantizar que los productos
realizados en la fbrica de plsticos se lleven a cabo mediante procesos
controlados que garanticen el cumplimiento de los mismos con los
requisitos del cliente (Vase el Anexos D, E, G y F )

- Para los procesos relacionados con el cliente se documentaron los

procedimientos de Satisfaccin del Cliente, el cual tiene como objetivo
definir una metodologa para determinar que grado de satisfaccin tienen
los clientes de la fbrica de plsticos, y el de Realizacin y Atencin de
Quejas y Reclamos que proporciona los parmetros a seguir para atender
y dar causa a los reclamos hechos por los clientes y lograr de esta
manera un proceso retroalimentador que ayude a la deteccin de
falencias y a la mejora permanente de los procesos.

- Para las tareas de compras se defini un procedimiento para garantizar el

adecuado tratamiento de los insumos del proceso de produccin
denominado Pedido y Almacenamiento de Materia Prima e Insumos. As
mismo para garantizar que estos materiales son los adecuados de
acuerdo a los parmetros de calidad requeridos se defini un
procedimiento de Pruebas y Ensayos. (Vase Anexos D y G). Igualmente
se estableci un formato de calificacin de proveedores de insumos y
materias primas para evaluar el desempeo de cada proveedor de
acuerdo a unos parmetros de cumplimientos establecidos por la
direccin de la fbrica de plsticos.

81
- Para garantizar la planificacin de la produccin y control en el manejo de
los productos en la fbrica desde su fabricacin hasta su despacho fueron
documentados los procedimientos Planificacin de la Produccin y
Control, Almacenamiento y Embalaje de Producto Terminado.
(Vase Anexo G)

- Para cumplir con el requisito del numeral relativo a la identificacin y

trazabilidad del producto se elabor el procedimiento de Trazabilidad.
(Vase el Anexo D).

- Para garantizar el adecuado manejo de la propiedad del cliente se

document el procedimiento de Maquila, el cual establece las actividades
y responsabilidades necesarias para satisfacer este requisito.
(Vase el Anexo D).

- Se document el procedimiento Control de Dispositivos de Seguimiento y

Medicin, con el objeto de describir el sistema utilizado para el adecuado
uso y medicin de los equipos de inspeccin, medicin y control utilizados
en el proceso de produccin se encuentren en las adecuadas condiciones
de uso y calibracin (Vase el Anexo D).

Acciones Para el Punto Ocho de la Norma: 8. Medicin, Anlisis y

Mejora. Para el cumplimiento con este requisito se llevaron a cabo las
siguientes acciones a nivel de documentacin:

- Se defini un procedimiento llamado Satisfaccin del Cliente, el cual tiene

como objetivo presentar la metodologa a seguir para realizar un estudio
tendiendo a determinar el grado de satisfaccin de los clientes y con base
en los resultados llevar a cabo las acciones de mejora pertinentes.
(Vase el Anexo D)

82
- Se document un procedimiento de Auditora Interna al S.G.C, el cual
describe la forma de realizar una auditora interna al Sistema de Gestin
de la Calidad de la Fbrica de Plsticos, definiendo las tareas,
responsables, documentos y acciones requeridos para la planificacin y
realizacin de dicha auditora. Igualmente se elaboraron los registros y
formatos correspondientes a programa anual de auditoras, plan de
auditora, informe de auditora y Lista de Chequeo (Vase el Anexo D).

- Se elabor el procedimiento Control de los Procesos, para asegurar que

los procesos llevados a cabo en la fbrica de plsticos son los adecuados
para el alcance de los requisitos de calidad en los productos.

- Se document el procedimiento Producto No Conforme, para definir la

metodologa que asegure que los productos que sean no conformes con
los requisitos del cliente son identificados y controlados para prevenir su
uso o entrega no intencionales. Tambin se elabor el registro Producto
No Conforme, el cual permite registrar y caracterizar las no
conformidades detectadas en el producto (Vase el Anexo D).

- Se defini una tabla de indicadores de gestin con el objetivo de generar

datos que permitan demostrar la idoneidad la eficacia del Sistema de
Gestin de la Calidad de La Fbrica de Plsticos (Vase el Anexo B).

- Se defini el procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de

Mejora, el cual define la secuencia de tareas para la toma de acciones
que lleven al mejoramiento permanente del Sistema de Gestin de la
Calidad. Tambin se elaboraron los registros de Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora, y Solicitud para Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora (Vase el Anexo D).

83
7.2 IMPLEMENTACIN

7.2.1 Estrategia de Implementacin. Para la implementacin del Sistema

de Gestin de la Calidad se cont con la activa participacin del Equipo de
Mejoramiento el cual fue conformado por los jefes y directores de todas las
reas funcionales de la Fbrica de Plsticos, por el representante de la
direccin y por el autor del proyecto.

El grupo se reuni cada dos semanas para revisar el estado de avance en la

documentacin e implementacin del sistema de gestin, analizando los
inconvenientes y logros presentados a lo largo del proceso y logrando
consensos relativos a la manera de manejar los xitos y obstculos surgidos.
Antes de cada reunin se envi un correo a cada uno de los miembros del
equipo en el cual se informaban los temas a tratar durante la reunin, la
fecha, hora y lugar exactos para su realizacin.

Al final de cada reunin se levant un acta en la cual se consignaban los

acuerdos alcanzados y las acciones y compromisos a realizar, estableciendo
plazos y responsables para la ejecucin de los mismos.

En ests reuniones se le asignaba a cada jefe de rea la responsabilidad de

verificar y controlar que el personal a su cargo tenga en cuenta los
conceptos, documentos y metodologas establecidas previamente para la
correcta implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad. A su vez el
representante de la direccin era el receptor de las inquietudes y logros de
los jefes en cada rea en cuanto a la implementacin del sistema de gestin
y rendir el respectivo informe a la gerencia. De esta manera se busc que en
todos los niveles de la organizacin, desde el operativo hasta el gerencial, se
diera el compromiso requerido para la exitosa implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad en la Fbrica de Plsticos.

84
 8. EVALUACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

La evaluacin del Sistema de Gestin de la Calidad constituye la etapa en la

cual es posible verificar el desempeo que ha tenido el Sistema de Gestin
de la Calidad en un periodo determinado.

Los criterios de evaluacin se deben ajustar por un lado a la poltica y

objetivos de calidad propuestos para el sistema y por otro lado a los
requisitos de la norma internacional NTC ISO 9001:2000.

La evaluacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Fbrica de

Plsticos debe identificar sus fortalezas, amenazas y las oportunidades de
mejora que lo impulsen a aumentar su eficiencia y a su mejoramiento
permanente.

Para desarrollar el proceso de evaluacin se realiz la respectiva auditora

interna a partir de cuyos resultados, y habindose dado la revisin gerencial
pertinente, se hizo el anlisis sobre el desempeo del Sistema de Gestin de
la Calidad y se determinaron los planes de accin necesarios para la
eliminacin de las no conformidades detectadas.

8.1 AUDITORA INTERNA DE SUFICIENCIA

Con la auditora interna al Sistema de Gestin de la Calidad de la Fbrica de

Plsticos se hizo una evaluacin del cumplimiento que hasta el momento
llevaba respecto a los requerimientos de la norma NTC ISO 9001:2000.

La primera auditora interna fue desarrollada siguiendo la pauta establecida

por el procedimiento auditora interna al SGC (Vase el Anexo D).

85
En la documentacin fueron definidos, paralelamente al procedimiento para
auditoras internas, los formatos para realizar la evaluacin del auditor lder,
de los auditores y de los auditados, y el formato de perfil del auditor, los
cuales fueron creados con el objeto de evaluar idoneidad del personal
encargado de auditar el Sistema de Gestin de la Calidad.

La auditora estuvo liderara por el jefe de gestin corporativa, el ingeniero

John Jairo Restrepo, el cual es el encargado a nivel de la corporacin
Banacol del sostenimiento de los sistemas de gestin implementados en las
diferentes unidades de negocios y reas funcionales de la empresa, y el cual
cuenta con el conocimiento, experiencia y liderazgo necesarios para llevar a
cabo el proceso de evaluacin.

El autor del proyecto en todo este proceso particip como auditor y

verificador del proceso.

Todas las personas encargadas de participar en el proceso de auditora

participaron del taller de capacitacin de auditores realizado previamente.

8.1.1 Planeacin de la Auditora Interna. Primeramente fue programada la

auditora en reunin del equipo de mejoramiento y del gerente de acuerdo a
la operacin programada de la empresa en las semanas siguientes a la
reunin, y en acuerdo con el departamento de gestin corporativa.
Igualmente fue conformado el equipo auditor de acuerdo a los requisitos
exigidos para auditores internos. Se definieron el respectivo alcance, objetivo
y criterios de auditora.

- Alcance de la Auditora: Aplica a todos los procesos que hacen parte del
Sistema de Gestin de la Calidad de la Fbrica de Plsticos.

86
- Objetivo de Auditora: Evaluar el cumplimiento del Sistema de Gestin de
la Calidad con los requerimientos de la normativa NTC ISO 9001:2000 y
con los requisitos de cliente.

- Criterios de Auditora: los criterios de auditora corresponden a los

numerales aplicables de la norma ISO 9001:2000 y a los requisitos del
Sistema de Gestin de la Calidad.

8.1.2 Ejecucin de la Auditora. Luego de terminada la etapa de planeacin

se procedi a enviar al auditor lder la documentacin del sistema con 30
das de anticipacin, para que realizara la revisin respectiva.

La auditora fue realizada el da jueves 4 de mayo de 2006 en las

instalaciones de la Fbrica de Plsticos, segn lo planeado. Empez a las 7
a.m. y finaliz a las 6 p.m. del mismo da. Todo el personal fue avisado de la
realizacin de la auditora y fueron comunicados objetivos, alcance y criterios
para su ejecucin.

Como auditor lder actu el ingeniero John J. Restrepo, el cual empez el

proceso con la reunin de apertura.

La metodologa empleada en el trabajo de campo implic entrevistas al

personal encargado de los procesos, observacin de la ejecucin de las
tareas, revisin de los registros y de la documentacin en general.

Con la reunin de cierre se dio por terminado el trabajo de campo.

Se abarcaron todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad

Implementado.

87
8.1.3 Resultados de la Auditora.

Fortalezas del SGC:

- Alto compromiso de la Gerencia con el Sistema de Gestin de la Calidad.

- Alto compromiso demostrable del personal de todos los niveles con el

mantenimiento del SGC.

- Buen grado de conocimiento del Sistema de Gestin de la Calidad por

parte de los dueos de los procesos.

- Conformidad de la documentacin del SGC con los requerimientos de la

normativa ISO 9001.

- Identificacin del personal con la documentacin elaborada.

- Compromiso del personal de los mandos medios en el mejoramiento

continuo de los procesos del SGC.

- Reconocimiento por parte del personal directivo y medio de las ventajas

competitivas que representa la implementacin del SGC.

- Participacin activa del personal en la elaboracin de la documentacin

del SGC, principalmente en el manual de funciones.

- Efectiva estrategia de capacitacin y sensibilizacin del personal, en los

temas relacionados son el SGC, siendo esta didctica y de positiva
aceptacin por parte de todo el personal.

88
Debilidades del SGC:

- Falta de control total en el proceso de compras.

- Bajo nivel educativo en el personal operativo.

- Inexperiencia del personal de niveles medios y bajos en el tema de

sistemas de gestin de la calidad.

- Poca cultura de la medicin y anlisis de datos mediante indicadores de

gestin.

- Poco afianzamiento de la cultura del mantenimiento preventivo en el

departamento de mantenimiento.

- Falta una mayor cultura del orden y del aseo en las reas de produccin y
mantenimiento.

No Conformidades Encontradas:

- No existe evidencia de revisin gerencial.

- No existen evidencias de registro de algunos indicadores.

- Para gran parte del personal no son claros algunos conceptos tales como:
Accin Preventiva, Accin Correctiva, Sistemas de Gestin.

- Falta la evaluacin de habilidades y competencias de parte del personal

de la empresa.

- Falta documentacin de soporte de competencias de algunos empleados.

89
- No se existen registros de calibracin de algunos equipos.

- No hay evidencia de realizacin de auditoras al SGC.

- Hay errores y en la codificacin y ubicacin de los documentos reseados

en el listado maestro de documentos.

- No hay evidencia de la revisin peridica de la poltica y objetivos de

calidad.

- No hay evidencia de reevaluacin de proveedores ni se ha definido la

periodicidad para su realizacin.

Observaciones:

- Es conveniente que la ubicacin de la documentacin sea conocida y sea

accesible al personal de todas las reas.

- El manejo de la informacin relativa al SGC debe ser ms abierto en los

niveles jerrquicos operativos de la organizacin.

- Se deben buscar mecanismos para facilitar el aporte en cuanto a

propuestas de mejora del personal operativo.

Oportunidades de Mejora:

- Implantacin de mecanismos que permitan lograr una mejor

afianzamiento de la cultura de la mejora continua.

90
- Afianzamiento de la cultura de la autoevaluacin y medicin para
determinar el grado de madurez alcanzado por el SGC a lo largo del
tiempo.

- Cambio en la distribucin de planta en la zona de produccin para lograr

una mejora en la eficiencia y presentacin de la planta al igual que en el
bienestar del personal que labora en el rea.

- Mejora en las capacitaciones del personal en los conceptos relativos a

sistemas de gestin de la calidad y normas ISO 9001.

- Fomentar la integracin del personal administrativo con el personal

operativo, dentro del marco comn del SGC de la fbrica.

8.1.4 Estado final de cumplimiento de los requisitos. Para evaluar

cuantitativamente el estado de cumplimiento de los requisitos aplicables a
la empresa, tambin se realiz una evaluacin de todos los puntos de la
normativa ISO 9001:2000 usando como herramienta la lista de chequeo
que fue aplicada para el diagnstico. (Ver anexo A)
Los resultados obtenidos fueron:

Puntaje Mximo Posible: 390

Puntaje Obtenido: 344

91
 Grfica 1. Estados de cumplimiento de los requisitos inicial y
final.

Estado de Cumplimiento Respecto a los Requisitos

de la NTC-ISO 9001:2000

18,2% 88,2%

Diagnstico Diagnstico
Inicial Final

Luego de terminada la calificacin los resultados arrojaron un total de

344 puntos sobre 390 posibles, los cual nos muestra un cumplimiento
porcentual de 88.21% (Vase grfico 1). Esto nos muestra que el
nivel de cumplimiento se increment notablemente respecto al grado
de cumplimiento de 18.2% evaluado en el diagnstico inicial respecto
a los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2000. Aunque el
resultado es positivo an falta por mejorar muchos aspectos a la vez
que se debe velar por que algunos requisitos no desmejoren en su
cumplimiento a causa del desgaste del SGC a travs del tiempo.

92
8.2 REVISIN GERENCIAL

Una vez concluido el proceso de auditora interna se procedi a realizar la

revisin gerencial de acuerdo a lo requerido por el numeral 5.6 de la norma y
siguiendo lo definido en el procedimiento revisin por la direccin (Vase el
Anexo D).

La revisin gerencial se realiza con el objeto de garantizar la conveniencia,

adecuacin y eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad.

La revisin gerencial fue realiza en reunin programada por el Jefe de

Calidad, quien es representante designado de la direccin, para el gerente y
el equipo de mejoramiento. Previamente fueron definidos el objetivo y los
temas a tratar dentro de la reunin de revisin gerencial y comunicndose a
los asistentes.

8.3 ANLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORA

Se revisaron los resultados arrojados de la auditora interna y se

determinaron las posibles causas de las no conformidades detectadas.

Vase el cuadro 3.

93
Cuadro 3. Causas de No Conformidades detectadas

NO CONFORMIDADES CAUSAS
Por ser esta la primera auditora interna,
No existe evidencia de revisin no se ha realizado todava ninguna
gerencial revisin gerencial al sistema

No existen evidencias de registro de Por decisin de la gerencia no se han

algunos indicadores implementado la totalidad de los
indicadores planteados del sistema
inmediatamente, para realizar un proceso
gradual de implantacin de la cultura de la
medicin en la organizacin.
Para gran parte del personal no son Por la novedad del tema en la organizacin
claros algunos conceptos tales como: y por el nivel educativo de gran parte de
Accin Preventiva, Accin Correctiva, los empleados se dificulta la asimilacin
Sistemas de Gestin del personal de algunos conceptos
Falta la evaluacin de habilidades y Por cuestiones de la operacin del negocio
competencias de parte del personal no se ha terminado el proceso de
de la empresa evaluacin de habilidades y competencias
de todo el personal
Falta documentacin de soporte de Algunos empleados no han soportado toda
competencias de algunos empleados la documentacin exigida para el soporte
de competencias
No se existen registros de El programa de calibracin contempla
calibracin de algunos equipos plazos y perodos para calibrar los equipos
que al momento de la auditora no se
haban cumplido
No hay evidencia de realizacin de Esta es la primera auditora realizada al
auditoras al SGC SGC de la Fbrica de Plsticos
Hay errores y en la codificacin y Se presentaron cambios en el sistema de
ubicacin de los documentos codificacin de los documentos lo que llev
reseados en el listado maestro de a que se presentaran errores e
documentos incongruencias en algunos casos
No hay evidencia de la revisin El la primera vez que se plantean la
peridica de la poltica y objetivos de poltica y los objetivos de calidad para el
calidad SGC de la Fbrica de Plsticos se
plantean y el perodo para su revisin an
no se ha cumplido
No hay evidencia de reevaluacin de El proceso de evaluacin se est
proveedores ni se ha definido la realizando por primera vez y no se han
periodicidad para su realizacin realizado por lo tanto reevaluaciones ni se
ha determinado el perodo de vigencia de
tal evaluacin

94
Luego de analizar los resultados de la auditora y de las causas de las No
Conformidades detectadas, se discutieron las medidas a tomar para corregir
los fallos y realizar las mejoras pertinentes. Se definieron siguientes las
medidas a tomar:

- Trazar un plan de accin para la eliminacin de las No Conformidades,

asignando responsabilidades y tarea puntuales para tal fin.

- Fomentar en la organizacin una cultura de mejoramiento en el personal,

estimulando el aporte y la participacin de cada empleado. Cada jefe de
rea se comprometi a este objetivo.

Finalmente se pas al diseo del plan de accin, al cual todos los

participantes se comprometieron a colaborar y apoyar para su ejecucin,
principalmente el Gerente.

8.4 PLAN DE ACCIN

De acuerdo a los resultados de la auditora y al anlisis de la revisin

gerencial se traz un plan de accin con las medidas a tomar para la
aplicacin de mejoras, estableciendo responsables y tiempos de accin para
cada una.

Cuadro 4. Plan de Accin de Mejoras

TIEMPO PARA
ACCION RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Realizar actividades de
refuerzo en cuanto a la Director Administrativo 12 Semanas
capacitacin del personal
en temas relacionados con Representante SGC
Sistemas de Gestin de
Calidad Tcnico Gestin Humana

95
 Continuacin Cuadro 4. Plan de Accin de Mejoras

TIEMPO PARA
ACCION RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Establecer un programa para
la evaluacin de habilidades Tcnico Gestin Humana 6 semanas
y competencias para todo el
personal faltante
Establecer un cronograma
para la solicitud y recepcin Tcnico Gestin Humana 6 semanas
de la documentacin de
soporte de las competencias
del personal que no la haya
presentado y almacenarla en
el sitio determinado
Revisar minuciosamente la
codificacin de la Representante SGC 4 semanas
documentacin del SGC de
acuerdo a lo definido en el Analista de Procesos
instructivo de Elaboracin de
Documentos, verificando su
consistencia.
Disear una estrategia para
reforzar la cultura del Director de Mantenimiento 4 Semanas
mantenimiento preventivo
del departamento de
mantenimiento.
Definir un plazo para la
terminacin de la evaluacin Director Administrativo 4 semanas
de los proveedores actuales,
definiendo los periodos de Representante SGC
vigencia de la misma

Una vez determinado el plan de accin a seguir para la eliminacin de las No

Conformidades, el gerente ratific su compromiso con el mantenimiento del
SGC implementado a la vez que el equipo de mejoramiento tambin renov su
compromiso con el sostenimiento del SGC en la Fbrica de Plsticos y la
filosofa del mejoramiento continuo en la organizacin.

96
8.5 ESTADO DE LOS INDICADORES DE GESTIN

En la culminacin de este trabajo de grado quedaron planteados como

herramientas de medicin del desempeo del Sistema de Gestin de la
Calidad del la Fbrica de Plsticos los indicadores de gestin propuestos.
A continuacin se muestran los valores reales medidos para estos
indicadores al momento de culminar esta prctica empresarial al mes de
junio de 2006. De esta manera se compara la medicin con las metas
propuestas y las sugerencias derivadas de los valores obtenidos.

Cuadro 5. Estado de medicin de los indicadores de calidad.

INDICADOR META VALOR RECOMENDACIN

REAL
El indicador indica un
Satisfaccin 75% comportamiento favorable,
del Cliente (Mayor o igual a 77% por lo que se recomienda
75%) trabajar por mantenerlo y
mejorar su medicin.
Este indicador an no cumple
Quejas y 20% con la meta planteada por lo
Reclamos (Menor o igual a 38% que se deben seguir
20%) planteando e implementando
acciones de mejoramiento
para alcanzar dicha meta.
Conviene culminar la tarea de
Evaluacin de clasificar y evaluar a todos los
Proveedores 100% 82% proveedores para alcanzar la
meta propuesta para este
indicador.
El indicador muestra que an
Defectuosos 20% no se ha alcanzado la meta
(Menor o igual a 37% por lo que se deben seguir
20%) aplicando acciones de mejora
para alcanzar el objetivo.
El indicador est cerca de
Rasgado 20% cumplir el objetivo pero se
(Menor o igual a 26% debe seguir la aplicacin de
20%) acciones de mejoramiento.

97
Continuacin cuadro 5. Estado de medicin de los indicadores de
calidad.
INDICADOR META VALOR RECOMENDACIN
REAL
Este indicador no cumple con
Ponchado 20% el objetivo por lo que se
(Menor o igual a 37% recomienda seguir
20%) planteando y ejecutando
acciones de mejoramiento
para lograr un
comportamiento ms
favorable de la medicin.
La aplicacin de las acciones
Acciones de de mejoramiento planteadas
Mejoramiento 100% 0% a partir de la revisin
gerencial an est en curso
de aplicacin por lo que la
medicin de este indicador
an se encuentra en cero.
Se deben aplicar todas las
acciones de mejora previstas
en el plan de accin para
lograr la meta propuesta.
Este indicador cumple a
Auditorias cabalidad con la meta
Internas 100% 100% propuesta. Se recomienda
que las auditoras que se
programen a futuro, se
ejecuten en las condiciones
planeadas para mantener el
cumplimiento del indicador.
Este indicador muestra un
Capacitaciones 90% desempeo ptimo respecto
del Personal (Mayor o igual a 100% a la meta propuesta. Se
90%) recomienda cumplir
minuciosamente con las
tareas de capacitacin
planeadas para mantener la
medicin.
5 Este indicador an no
Mantenimiento (Menor o igual a alcanza la meta propuesta.
cinco) 5.4 Es recomendable afianzar
an ms la cultura del
mantenimiento preventivo
dentro de la planta de
produccin con el objeto de
alcanzar la meta propuesta.

98
 9. CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO

Cuadro 6. Cumplimiento de los objetivos del proyecto

OBJETIVO CUMPLIMIENTO
OBJETIVO GENERAL
Disear, estructurar e implementar un El objetivo general de este proyecto de
Sistema de Gestin de la Calidad en la grado se ha cumplido en la medida que
Fbrica de Plsticos C.I BANACOL S.A., se llevaron a cabo con xito todas las
de acuerdo a los requisitos de las etapas planteadas dentro del mismo y
normas NTC ISO 9001:2000 y a las fueron alcanzados los objetivos
necesidades y caractersticas de la especficos planteados.
empresa, que contribuya al incremento
de la calidad en sus procesos y le
permita lograr posteriormente la
certificacin por parte del ente
certificador.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Analizar y diagnosticar el estado actual El autor del proyecto en conjunto con la
de los procesos de la Fbrica de organizacin realiz un anlisis de
Plsticos y evaluar su desempeo de general de la empresa en cuanto a
acuerdo a los parmetros de las normas caractersticas generales de la
internacionales ISO 9001:2000. organizacin y se cheque el estado de
cumplimiento de los procesos respecto a
los requisitos de la norma NTC ISO
9001:2000, para determinar los pasos a
seguir en el desarrollo del proyecto. (Cap
5)

Capacitar al personal de la Fbrica de Se disearon e implementaron

Plsticos en los conceptos asociados a
las normas ISO 9001:2000, Sistemas de
Gestin, enfoque basado en procesos,
enfoque al cliente, entre otros.
estrategias y actividades de
sensibilizacin y capacitacin para el
personal de la Fbrica de Plsticos en
los temas necesarios para el adecuado
xito de un SGC. En estas tareas el autor
del proyecto tuvo activa participacin y
sirvi para mejorar el conocimiento del
recurso humano de la organizacin y
calibrar mejor las estrategias a seguir
para el diseo e implementacin del
SGC. (Cap 6)

99
Continuacin Cuadro 5. Cumplimiento de los objetivos del proyecto

OBJETIVO
Realizar la documentacin de soporte
para el SGC de acuerdo a los requisitos
de las normas ISO 9001:2000 y que le
permita a la empresa su posterior
implementacin.
CUMPLIMIENTO
Fue creado el soporte documental
necesario para el adecuado
funcionamiento y mantenimiento del
SGC, teniendo en cuenta siempre las
necesidades de la organizacin y los
requisitos obligatorios establecidos en la
normativa ISO 9001:2000. (Cap 7)

Implementar el SGC diseado, Fueron planeadas y ejecutadas todas las

verificando el cumplimiento con los actividades conducentes a la adecuada
requerimientos de la normatividad ISO, implementacin del SGC diseado de
con los recursos y herramientas de acuerdo a los requisitos de la normativa
control necesarios, y evaluando con necesidades de la empresa. (Cap 7)
indicadores de gestin dicho
cumplimiento.

Verificar y apoyar el proceso de Se realiz la primera auditora interna

realizacin de las auditoras internas al para verificar la consistencia del SGC
SGC, para detectar las no implementado, proceso que cont con el
conformidades que presente y tomar las acompaamiento del autor del proyecto.
acciones correctivas pertinentes. Una vez concluida se procedi a hacer la
respectiva revisin de la gerencia, para
analizar los resultados y tomar las
acciones conducentes a la eliminacin de
causas de No Conformidades y
ratificando el compromiso gerencial para
con el SGC y la cultura del mejoramiento
continuo. (Cap 8)

100
 CONCLUSIONES

- Para un proceso de implementacin de un sistema de gestin de calidad

en una organizacin de cualquier tipo es indispensable el compromiso y
apoyo rotundo de la direccin o gerencia, ya que sin su liderazgo y
decisin, no es posible encaminar a todo el personal a si las metas a
alcanzar, a la par que tampoco es posible el sostenimiento del SGC sin su
compromiso de brindar los recursos necesarios.

- Los sistemas de gestin de la calidad constituyen una herramienta que

de ser adecuadamente aplicadas se pueden convertir en una ventaja
competitiva en la medida que se enfoca a la organizacin en una cultura
del mejoramiento continuo.

- Es necesario adems involucrar a todo el personal de la organizacin en

el proceso de diseo, implementacin y sostenimiento del SGC para
garantizar que el proceso sea exitoso.

- El conocimiento de la propia organizacin es necesario para que los

primeros pasos tendientes a la construccin del SGC sean los adecuados
y se edifiquen sobre bases realistas.

- Las normas NTC ISO 9001:2000 constituyen un estndar universal, que

debe ser adecuado a la realidad particular de cada organizacin, la cual
debe tener en cuenta a parte de los requisitos de la normativa, los propios
requisitos derivados de su sistema interno, de su relacin con los clientes,
de la competencia y de sus fortalezas, limitaciones y posibilidades.

- Es importante trazar objetivos y metas especficas a alcanzar en los

procesos de planeacin de un SGC, para evaluar de manera correcta el
xito final de dicho proceso.
101
- La implementacin de la normativa ISO 9001:2000 permite integrar la
planeacin estratgica de la empresa, unificando los objetivos
organizacionales con los objetivos de calidad planteados para el SGC.

- La evaluacin permanente de un SGC es fundamental para una ms

efectiva implementacin de acciones de mejora, y para ello deben usarse
todas las herramientas que permiten la recoleccin de la informacin
necesaria para tal fin.

- Es necesario contar con asesora experimentada en temas de ISO 9001

para que el proceso de implantacin del SGC pueda ser llevado a cabo
sobre pasos firmes y seguros.

102
 RECOMENDACIONES

- Se recomienda seguir con programas de sensibilizacin al personal con el

objeto de mantener presente la cultura del mejoramiento continuo y el
compromiso de todos con el sostenimiento del SGC.

- La gerencia debe mantener su compromiso en el sostenimiento del SGC

liderando en todo momento la gestin del sistema, apoyando y
proporcionando los recursos necesarios para su adecuado
funcionamiento.

- Realizar una segunda auditora interna para verificar la eliminacin de las

no conformidades detectadas en la primera, verificando la idoneidad y el
mejoramiento continuo del SGC.

- Conviene revisar peridicamente la poltica y los objetivos de calidad y

ajustarlos de acuerdo a la evolucin del Sistema de Gestin de la Calidad
y a las metas organizacionales.

- Mantener comunicacin permanente con todo el personal para mostrar la

situacin y los avances del SGC a travs del tiempo.

- Estudiar la posibilidad de realizar modificaciones en la distribucin de la

planta de produccin para un mejor aprovechamiento del espacio que
permita mayor eficiencia en el proceso y que a la vez redunde en el
bienestar del personal de produccin.

103
 BIBLIOGRAFA

BUENO, Eduardo. Organizacin de empresas. Estructura, procesos y

modelos. Ediciones Pirmide, Madrid, 1996.

GUTIERREZ PULIDO, Humberto. Calidad total y productividad. Editorial Mc

Graw Hill.

HARRINGTON, James. Mejoramiento de los Procesos de la empresa.

Editorial Norma, 1994

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN

(ICONTEC). Sistemas de gestin de la calidad, requisitos NTC ISO
9001:2000. Santa fe de Bogot, D.C. 2000.

MNDEZ LVAREZ, Carlos Eduardo. Metodologa Diseo y desarrollo del

proceso de investigacin. Colombia, Editorial Mc-Graw Hill Interamericana
S.A., 2001.

ORTZ, Nstor Ral. Anlisis y mejoramiento de los procesos de la empresa.

Universidad Industrial de Santander

PENENGO, Miguel. Metodologa de los procesos de mejoramiento

administrativo. Editorial Tcnica S.R.L., Montevideo, 1997.

104
ANEXOS

105
 ANEXO A.

LISTA DE CHEQUEO

106
 LISTA DE CHEQUEO NORMA ISO 9001:2000

CALIFICACIN
REQUISITO
1 2 3 4 5
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 76
4.1. REQUISITOS GENERALES 26
Se tiene establecido, documentado e implementado
un SGC? X
Se tiene identificado los procesos necesarios para el
SGC? X
Se tiene determinada la secuencia e interaccin de
estos procesos? X
Se ha determinado los criterios y mtodos para la
operacin y control de estos procesos? X
Se asegura la disponibilidad de recursos e
informacin necesarios para la operacin y seguimiento
de estos procesos? X
Se realiza seguimiento, medicin y anlisis a estos
procesos? X
Se controlan los procesos contratados externamente? N.A

4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN 50

4.2.1. Generalidades 25
Se cuenta con una declaracin documentada de una
poltica de calidad y de objetivos de calidad?
X
Se cuenta con un manual de calidad?
X

Se cuenta con los procedimientos documentados

exigidos por esta norma internacional?
X
Se tienen determinados los documentos necesarios
para la planificacin, operacin y control de los
procesos? X
Se tienen determinados los registros requeridos por
esta norma internacional? X
4.2.2. Manual de calidad 15
El manual incluye el alcance del SGC y contiene la
justificacin de las exclusiones? X
El manual incluye los procedimientos documentados
para el SGC o una referencia de ellos?
X
El manual incluye la descripcin de la interaccin
entre los procesos del SGC? X

107
 CALIFICACIN*
REQUISITO
1 2 3 4 5
4.2.3. Control de los documentos 1

Se cuenta con un procedimiento documentado que

defina los controles necesarios para la aprobacin,
revisin, actualizacin, identificacin, disponibilidad, X
prevencin de uso de documentos de origen externo e
interno y eliminacin de documentos obsoletos?

4.2.4. Control de los registros 1

Se cuenta con un procedimiento documentado que

defina los controles necesarios para la identificacin,
X
almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de
retencin y disposicin de los registros?

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 0
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIN

La alta direccin se compromete con el desarrollo,

X
implementacin y mejora continua del SGC?

La alta direccin comunica al personal la importancia

de satisfacer tanto los requisitos de los clientes como X
los legales y reglamentarios?

La alta direccin ha establecido su poltica de

X
calidad?
La alta direccin se asegura de que se han
X
establecido los objetivos de calidad?
La alta direccin ha llevado a cabo revisiones al
X
sistema de gestin de la calidad?
La alta direccin se asegura de la disponibilidad de
X
recursos?
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE
La alta direccin se asegura de determinar los
X
requisitos de los clientes?

La alta direccin se asegura que los requisitos de los

X
clientes se cumplen y stos quedan satisfechos?

108
 CALIFICACIN*
REQUISITO
1 2 3 4 5
5.3 POLTICA DE CALIDAD

La alta direccin se asegura de que la poltica de

calidad es adecuada al propsito de la Fbrica? X
La poltica de calidad proporciona un marco de
referencia para establecer y revisar los objetivos de X
calidad?
La poltica de calidad se ha comunicado dentro de la
X
Fbrica?

Se asegura que la poltica de calidad es entendida,

X
aplicada y mantenida en la Fbrica?

5.4. PLANIFICACIN 0
5.4.1. Objetivos de la calidad
La alta direccin ha establecido los objetivos de
X
cadlidad de la Fbrica?
Los objetivos de calidad son medibles y coherentes
X
con la poltica de calidad?
5.4.2. Planificacin del sistema de gestin de la
calidad

La alta direccin se asegura que la planificacin del

SGC se lleva a cabo para lograr los objetivos de la X
calidad y los requisitos de la norma?

La alta direccin se asegura de mantener la

integridad del SGC cuando se planean e implementan X
cambios en el propio sistema?
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y
COMUNICACIN 0
5.5.1. Responsabilidad y autoridad

La alta direccin se asegura que las

responsabilidades y autoridades estn definidas y son X
comunicadas dentro de la Fbrica?

5.5.2. Representante de la direccin

Se tiene designado un representante de la direccin
que cuente con la responsabilidad y autoridad de X
mantener el SGC?

109
 CALIFICACIN*
REQUISITO
1 2 3 4 5
5.5.3. Comunicacin interna

Se cuenta con procesos de comunicacin apropiados

dentro de la organizacin y la comunicacin se efecta X
considerando la eficacia del SGC?

5.6. REVISIN POR LA DIRECCIN

La alta direccin realiza peridicamente revisiones al
X
SGC?
La revisin incluye la evaluacin de las oportunidades
X
de mejora?

La alta direccin revisa el SGC basndose en la

informacin siguiente?:Resultados de la auditora,
retroalimentacin de los clientes, funcionamiento de los X
procesos, conformidad del producto, situacin de las
acciones correctivas y preventivas, seguimien

Las decisiones y acciones tomadas por la direccin

como resultado de la revisin incluyen?: La mejora de
la efectividad del SGC, la mejora del producto en X
relacin con los requisitos del cliente y las necesidades
de recursos?

6. GESTIN DE LOS RECURSOS 10

6.1. GESTIN DE RECURSOS 2
La alta direccin asegura la determinacin y
proporcin de los recursos necesarios para el X
mantenimiento del SGC?
6.2. RECURSOS HUMANOS 3
Se determina y se garantiza la competencia necesaria
para el personal que realiza trabajos que afectan la X
prestacin del servicio?
Se mantienen registros apropiados sobre la
educacin, formacin, habilidades y experiencia X
requeridos por el personal?
6.3. INFRAESTRUCTURA 3

Se determina la infraestructura necesaria para lograr

X
la conformidad con los requisitos de los productos?

110
 CALIFICACIN*
REQUISITO
1 2 3 4 5
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO 2

Se cuenta con un ambiente de trabajo apropiado para

X
dar conformidad a los requisitos del producto?

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO 29

7.1. PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL
PRODUCTO 1
Se planifica y desarrollan los procesos necesarios
X
para la realizacin del producto?

7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

6
7.2.1. Determinacin de los requisitos relacionados
con el producto 2
Se tienen determinados los requisitos relacionados
con el producto (cliente, no establecidos por el cliente, X
legales u otros)?
7.2.2. Revisin de los requisitos relacionados con
el producto 2
Se revisan y dado el caso se actualizan los requisitos
X
relacionados con el producto?

Se mantienen registros de los resultados de la

X
revisin y de las acciones originadas por la misma?

7.2.3. Comunicacin con el cliente 2

Se cuenta con disposiciones eficaces para la

comunicacin con los clientes en cuanto a: Informacin
sobre el producto, consultas, contratos o atencin de X
pedidos incluyendo las modificacin, la
retroalimentacin del cliente, incluyendo sus quejas?

7.3. DISEO Y DESARROLLO N.A

7.3.1. Planificacin del diseo y desarrollo
Se planifica y controla el diseo y desarrollo de
productos?
7.3.2. Elementos de entrada para el diseo y
desarrollo
Se determinan los elementos de entrada relacionados
con el requisito del producto ?
7.3.3. Resultados del diseo y desarrollo
Se verifica los resultados del diseo y desarrollo del
producto?

111
 CALIFICACIN*
REQUISITO
1 2 3 4 5
7.3.4. Revisin del diseo y desarrollo

Se realizan revisiones sistemticas del diseo y

desarrollo y se mantienen registros de los resultados
de las revisiones y de cualquier accin necesaria?

Se mantienen registros de las revisiones y de las

acciones necesarias a realizar?
7.3.5. Verificacin del diseo y desarrollo
Se verifica el diseo y desarrollo de acuerdo a lo
planificado?
Se mantienen registros de las verificaciones al diseo
y desarrollo?
7.3.6. Validacin del diseo y desarrollo
Se validan los resultados del diseo y desarrollo del
producto?

Se mantienen registros de la validacin del diseo y

de las acciones necesarias a realizar?

7.3.7. Control de los cambios del diseo y

desarrollo
Se identifican los cambios y modificaciones del
diseo?
Se mantienen registros de los cambios y
modificaciones del diseo y de las acciones necesarias
a realizar?
7.4. COMPRAS 7
7.4.1. Proceso de compras 4
Se asegura que el producto adquirido cumple los
X
requisitos de compra especificados?
Se evala y selecciona a los proveedores en funcin
de su capacidad para suministrar productos de acuerdo X
con los requisitos?

Se tienen establecidos los criterios para la seleccin,

X
evaluacin y reevaluacin de proveedores?

Se tienen establecidos los registros de los resultados

de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria X
que se derive de las mismas?

112
 CALIFICACIN*
REQUISITO
1 2 3 4 5
7.4.2. Informacin de las compras 1
La organizacin asegura la adecuacin de los
requisitos de compra especificados antes de X
comunicrselos al proveedor?
7.4.3. Verificacin de los productos comprados 2

Se tiene establecido e implementado la inspeccin u

otras actividades necesarias para garantizar que el
X
producto comprado cumple los requisitos de compra
especificados?

7.5. PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

13
7.5.1. Control de la produccin y de la prestacin
del servicio 7
La organizacin planifica y lleva a cabo la produccin
X
y prestacin del servicio en condiciones controladas?
Las condiciones a controlar incluyen la disponibilidad
de informacin que describen las caractersticas del X
producto?
Las condiciones a controlar incluyen la disponbilidad
X
de instrucciones de trabajo?
Las condiciones a controlar incluyen la utilizacin del
X
equipo apropiado?
Las condiciones a controlar incluyen la disponibilidad
X
y utilizacin de equipos de medicin y seguimiento?

Las condiciones a controlar incluyen la implantacin

X
de actividades de seguimiento y medicin?

Las condiciones a controlar incluyen la implantacin

X
de actividades de liberacin, entrega y posventa?

7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin

y de la prestacin del servicio 1
Se validan los procesos de la produccin y de la
X
prestacin del servicio?
7.5.3. Identificacin y trazabilidad 2
Se controla y registra la identificacin nica del
X
producto?

113
 CALIFICACIN*
REQUISITO
1 2 3 4 5
7.5.4. Propiedad del cliente 2

La organizacin tiene definida los criterios para el

X
cuidado de los bienes que son propiedad del cliente?

Se comunica al cliente y se mantienen los registros

cuando algn bien se pierda, deteriore o que se estime X
inadecuado para su uso?

7.5.5. Preservacin del producto 1

Se tienen definidos los criterios para la preservacin
(identificacin, manipulacin, embalaje,
X
almacenamiento y proteccin) para la conformidad del
producto?
7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE
SEGUIMIENTO Y MEDICIN 2
Se lleva a cabo seguimiento y medicin a los
dispositivos necesarios para proporcionar evidencia de
X
la conformidad del producto con los requisitos
determinados?
Se llevan registros de los resultados de la calibracin
X
y la verificacin de los dispositivos?
8.MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA 9
8.1. GENERALIDADES 1

Se llevan a cabo procesos de seguimiento, medicin,

anlisis y mejora para demostrar la conformidad del X
producto, del SGC y de mejoramiento del SGC?

8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIN 5

8.2.1. Satisfaccin del cliente 1
Se tienen definidos mtodos de seguimiento que
permitan evaluar la percepcin del cliente con respecto
X
al cumplimiento de sus requisitos por parte de la
Fbrica?

114
 CALIFICACIN*
REQUISITO
1 2 3 4 5
8.2.2. Auditoria Interna 2
Se llevan a cabo a intervalos planificados auditoras
internas para determinar la adecuacin e X
implementacin del SGC?

Se cuenta con un procedimiento documentado que

defina las responsabilidad y requisitos para la
X
planificacin y la realizacin de auditorias, para
informar los resultados y para mantener los registros?

8.2.3. Seguimiento y medicin de los procesos

1

Se llevan a cabo mtodos apropiados para el

X
seguimiento y medicin de los procesos del SGC?

8.2.4. Seguimiento y medicin del producto 1

Se llevan a cabo mtodos apropiados para el

seguimiento del producto, as como la evidencia de la
conformidad con los criterios de aceptacin y los X
registros que indican la (s) persona (s) que autoriza (n)
la liberacin del producto?

8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 1

Se tienen definidos los controles necesarios para

asegurar que el producto que no sea conforme con los
requisitos se identifica y se controla para prevenir su X
uso o entrega no intencional, as como los registros de
las no conformidades y de cualquier acc

8.4. ANLISIS DE DATOS 1

Se lleva a cabo anlisis de datos con el fin de

demostrar la idoneidad y eficacia del SGC y para X
evaluar dnde puede realizarse la mejora continua?

8.5. MEJORA 1

Se cuentan con procedimientos documentados que

permitan definir los requisitos para el tratamiento de las
X
no conformidades as como de las acciones correctivas
y/o preventivas que se formulen?

115
RESULTADOS DE CALIFICACIN DEL DIAGNSTICO

SUMA REAL MXIMO CUMPLIMIENTO

71 390 18,21%

*CALIFICACIN:
Se asigna la calificacin de cada punto de la norma de acuerdo al grado de cumplimiento inicial en la empresa.

La escala de calificacin va del 1 al 5. En donde 1 corresponde al mnimo grado de cumplimiento y 5 al

mximo.
El grado de cumplimiento total se obtiene de la sumatoria total de puntos obtenidos entre todos los puntos
evaluados en comparacin con la calificacin mxima posible.

116
 ANEXO B.

MANUAL DE CALIDAD

117
 C.I. BANACOL S.A.
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD FBRICA DE PLSTICOS
MANUAL DE CALIDAD

CDIGO: SG-DO-001 VERSIN: 00

TIPO: RIGE DESDE: Enero 18 de 2006
DOCUMENTO CONTROLADO Pgina 117 de 210

C.I BANACOL S.A.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

SG-DO-001

PREPAR REVIS APROB

Nombre Kenneth Lpez H. Jos David Echavarra Jos Mara Otlora

Cargo Analista de procesos Jefe de Calidad Gerente

Firma

Fecha Diciembre de 2005 Diciembre de 2005 Enero 18 de 2006

117
 TABLA DE CONTENIDO

Pg.
INTRODUCCIN ....................................................................................................... 120
1. FBRICA DE PLSTICOS C.I. BANACOL..................................................... 121
1.1 MISIN ............................................................................................................. 121
1.2 VISIN .............................................................................................................. 122
1.3 RESEA HISTRICA.................................................................................... 122
3. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD...................................................... 122
3.1 ALCANCE ........................................................................................................ 122
3.2 EXCLUSIONES............................................................................................... 122
3.3 POLITICA DE CALIDAD ............................................................................... 123
3.4 OBJETIVOS DE CALIDAD........................................................................... 123
3.5 INDICADORES ............................................................................................... 123
4. DESCRIPCIN GENERAL DE LOS RED DE PROCESOS ......................... 123
4.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO. ................................................... 123
4.2 PROCESOS GENERADORES DE VALOR. ............................................. 123
4.3 PROCESOS DE APOYO............................................................................... 124
4.4 CLIENTE .......................................................................................................... 125

118
LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1. ORGANIGRAMA
ANEXO 2. RED DE PROCESOS
ANEXO 3. TABLA DE INDICADORES DE CALIDAD

119
INTRODUCCIN

El manual de calidad de la Fbrica de plsticos, est fundamentado con un

enfoque basado en procesos acorde a la norma ISO 9001:2000, buscando
mayor especificidad en lineamientos de calidad que le permita fomentar la
creacin de una cultura de calidad, reflejados en sus productos y servicios con
el propsito fundamental de satisfacer y superar las expectativas del cliente.

El manual da a conocer cada uno de los procesos de la fbrica sirviendo de

referencia para cada uno de los procedimientos, instructivos y registros
requeridos por dicha norma garantizando la existencia de la gestin de los
recursos de manera eficiente y eficaz.

La norma rige a partir del ao 2006 para el SGC de la fbrica de plsticos.

120
1. FBRICA DE PLSTICOS C.I. BANACOL

La fbrica de plsticos es una Unidad Estratgica de Negocios de la

Corporacin Banacol. Actualmente su capacidad instalada es de 6.000
toneladas ao distribuida en dos lneas de produccin, polietileno y
polipropileno.

La produccin est enfocada a la fabricacin de los siguientes productos:

Bolsa tratada para la proteccin de banano y pltano, bolsas de empaque,
cintas de identificacin, bolsas tratadas para otras frutas tropicales, guantelete
para la proteccin de las manos de los racimos, bolsas para ensilaje y soga de
polipropileno para amarre de las matas.

El destino de sus productos va dirigido a cubrir las necesidades de las fincas

propias en Colombia y Costa Rica, as como a la venta a otras
comercializadoras y mercado agrcola al interior del pas.

Gran parte de su desarrollo tecnolgica se ha hecho al interior de la planta,

con base en la experiencia de su personal tcnico.

Su sistema de produccin es continuo las 24 horas, durante todos los das del
ao.

Su estructura organizacional est conformada por cuatro reas Funcionales las

cuales a su vez estn integradas por 25 cargos. (Ver Anexo 1)

1.1 MISIN
La fbrica de plsticos esta dedicada a la produccin de bolsa de polietileno de
alta, media y baja densidad y polipropileno tipo rafia.
Satisfacemos las necesidades de nuestros clientes en el sector bananero,
platanero y frutas tropicales, buscando la alta productividad de sus cultivos.

121
1.2 VISIN
Ser la mejor opcin en insumos plsticos para el sector agrcola: banano,
pltano y frutas tropicales, con productos de excelente calidad y alta
competitividad.

1.3 RESEA HISTRICA

La Fbrica de Plsticos inici operaciones en octubre de 1986, como parte de
un programa de la Compaa de integrar todas sus necesidades para la
comercializacin de la fruta.
En el ao 2.000 por exigencias del mercado inicia la produccin de polietileno
de alta y media densidad. La innovacin y calidad conllevaron al liderazgo de
estos productos; situacin determinante para proyectar la adquisicin de nueva
maquinaria y ampliacin de las instalaciones, para disponer de una capacidad
instalada de 6.000 toneladas ao de polietileno y polipropileno.
Actualmente, esta desarrollando productos con la ms alta tecnologa y diseo,
con una nueva filosofa de servicio y calidad permanente, apuntando siempre
hacia el desarrollo de la agro-industria bananera

3. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

3.1 ALCANCE
El alcance del SGC abarca los procesos de manufactura de material de
polietileno de alta, media y baja densidad y polipropileno tipo rafia.

3.2 EXCLUSIONES
En la fbrica de plsticos se excluye el punto 7.3, Diseo y Desarrollo de la
norma ISO 9001:2000 para el SGC, ya que los productos fabricados se
encuentran estandarizados de acuerdo a fichas tcnicas y por lo tanto no se
realizan actividades de diseo y desarrollo.

122
3.3 POLTICA DE CALIDAD
Gestionamos la calidad de los productos con personal altamente calificado y
tecnologa de punta, de acuerdo a los objetivos gerenciales, para satisfacer las
necesidades de nuestros clientes y garantizar el mejoramiento continuo en los
procesos, manteniendo en todo momento el compromiso ambiental

3.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

Mejoramiento permanente de la calidad en los productos y servicios
ofrecidos.
Maximizar la productividad y eficiencia en la Produccin.
Aumentar la satisfaccin de los clientes

3.5 INDICADORES
Para medir el cumplimiento de la poltica de calidad y el alcance de los
objetivos de calidad fueron establecidos establecieron unos indicadores de
medicin. (Ver Anexo 3)

4. DESCRIPCIN GENERAL DE LOS RED DE PROCESOS

La red de procesos muestra la estructura de procesos que posee la Fbrica de
Plsticos para satisfacer las necesidades de sus clientes e ilustra la interaccin
de estos procesos para lograrlo. (Ver Anexo 2)

4.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO.

Comprende las reas de Gerencia y Direccin Administrativa, que establecen
las estrategias y directrices para toda la organizacin, de las cuales se derivan
las normas de accin que guan e integran a todos los procesos y
proporcionan los recursos humanos y tcnicos que garantizan el cumplimiento
con los requisitos.

4.2 PROCESOS GENERADORES DE VALOR.

Proceso encargados de planear y ejecutar las actividades de produccin con el
objeto de cumplir las especificaciones tcnicas del producto y la adecuada

123
optimizacin de los recursos para satisfacer los requerimientos planteados por
los clientes.

- Proceso de Produccin: Es el proceso encargado de transformar las

materias primas e insumos en productos terminados mediante actividades que
agregan valor. Comprende dos partes claves o sub-procesos.

o Sub-Proceso de Extrusin: Comprende el proceso industrial de

transformacin de la materia prima mediante procesos de extrusin de
Polietileno y Polipropileno para la obtencin de pelculas plsticas y
rafia.

o Sub-Proceso de Conversin: Comprende el proceso industrial de

transformacin del producto en proceso de Polietileno y Polipropileno
para la conformacin de los productos terminados.

4.3 PROCESOS DE APOYO

Le entregan a los procesos generadores de valor los parmetros y
herramientas necesarias para el desarrollo de sus actividades:

- Control de Calidad: proceso encargado de verificar el cumplimiento de los

requerimientos por parte de los productos, materias primas e insumos.

- Almacenes: proceso encargado de administrar y coordinar las tareas de

aprovisionamiento de materias primas e insumos.

- Mantenimiento: proceso encargado de brindar el soporte tcnico necesario

para el adecuado funcionamiento de la infraestructura soporte de los dems
procesos del SGC.

- SGC: El Sistema de Gestin de la Calidad proporciona al proceso generador

de valor herramientas e informacin que le permiten asegurar la mejora
continua en cada una de las actividades que desarrolla, mediante el

124
seguimiento y evaluacin que hacen posible detectar no conformidades que
afecten el cumplimiento con los requerimientos de los clientes y con las
acciones correctivas para eliminarlas.

4.4 CLIENTE
Es el encargado de especificar en ltimas los requerimientos de los productos,
lo que constituye la informacin bsica del sistema para generar dichos
productos de acuerdo a sus requisitos. Igualmente con la retroalimentacin
recibida de los clientes, el sistema evala su eficacia en cuanto a la
satisfaccin de las necesidades de los mismos.

125
ANEXOS

126
 P R E S ID E N C IA

F . D E P L A S TIC O S V IC E P R E S ID E N T E D E
L O G IS T IC A
IN T E G R A D A

GERENTE

D IRE CT O R
D IR E C T O R D E
A D M I N IS T R A T IV O JEFE DE PL AN T A J E F E D E C A L ID A D
M A N T E N IM IE N T O

A N A L IS T A D E A N A L IS T A D E JEFE DE
COSTOS PROCESOS A LM AC EN A N A L IS T A A S IS T E N T E D E
P L A N E A C I N Y MTTO
D IS E O O P E R A T IV O

A U X IL IA R S U P E R V IS O R D E
A D M IN IS T R A T IV O P R O D U C C I N

A U X IL IA R
OPERADOR DE
DE OPERADOR DE A U X IL IA R
S E C R E T A R IA / P R O D U C C I N E L E C T R O M E C N IC O
A LM AC N P R O D U C C I N D E C A L ID A D
R E C E P C IO N IS T A C A L IF IC A D O
1

AU X. DE A SEO Y M EN SA JER O / AUX. DE ASEO Y A U X IL IA R D E OPERADOR DE AYUDANTE DE AY UD AN TE

C A F E T E R IA CONDUCTOR O F IC IO S V A R IO S ALM ACN 2 MONTACARGAS P R O D U C C I N M TTO.

127
128
TABLA INDICADORES DE CALIDAD

INDICADOR OBJETIVO FRMULA PARA PERIODICIDAD META DE RESPONSABLES PROCESO

CLCULO CUMPLIMIENTO MEDICIN SEGUIMIENTO RELACIONADO
Satisfaccin del Evaluar el grado Control de
de satisfaccin de Clientes satisfechos / Jefe de Gerencia
Cliente Calidad
los clientes de la Clientes Totales Semestral 75% Calidad
Fbrica de Equipo de SGC
Plsticos. Mejoramiento

Quejas y Evaluar el grado Control de

de incidencia de # de quejas y reclamos / Jefe de Gerencia
Reclamos Calidad
queja y reclamos # de despachos Semestral 80% Calidad
de los clientes. Equipo de SGC
Mejoramiento
Evaluacin de Determinar el SGC
cumplimiento de la # de proveedores Director Gerencia
Proveedores
organizacin en calificados y certificados / Semestral 100% Administrativo
# de proveedores totales
cuanto a la Equipo de
evaluacin de los Mejoramiento
proveedores de
materias primas e
insumos.

Defectuosos Evaluar la Produccin

incidencia de # de Ordenes de Jefe de Planta Gerencia
productos Produccin con Trimestral 80%
Defectuosos / Control de
defectuosos en el Equipo de Calidad
# de rdenes de
proceso de produccin realizadas Mejoramiento
produccin.
SGC
Rasgado Evaluar la Produccin
incidencia de # de rdenes de Trimestral 80% Jefe de Planta Gerencia
producto con produccin con rasgado /
# de rdenes de Control de
rasgado en el Equipo de Calidad
produccin Realizadas
proceso. Mejoramiento
SGC

129
 INDICADOR OBJETIVO FRMULA PARA PERIODICIDAD META DE RESPONSABLES PROCESO
CLCULO CUMPLIMIENTO RELACIONADO
Ponchado Evaluar la Produccin
incidencia de # de rdenes de Trimestral 75% Jefe de Planta Gerencia
producto con Produccin con
problemas de ponchado / Control de
problemas de Equipo de Calidad
# de rdenes de
ponchado. Produccin realizadas Mejoramiento
SGC
Acciones de Determinar el Gerencia SGC
grado de # acciones preventivas, Jefe de
Mejoramiento
cumplimiento en la correctivas y de mejora Semestral 100% Calidad Equipo de
planeadas /
implementacin de Mejoramiento
# de acciones
las acciones de preventivas, correctivas y
mejora planteadas. de mejora planeadas

Auditorias Internas Determinar el Gerencia SGC

grado de # de auditorias Jefe de
cumplimiento de programadas / Anual 100% Calidad Equipo de
# de auditorias
las auditorias Mejoramiento
ejecutadas
planeadas para el
SGC.

Capacitaciones del Mide el grado de Gerencia SGC

cumplimiento en la Capacitaciones Director
Personal
organizacin en Realizadas / Semestral 90% Administrativo Equipo de
Capacitaciones
las actividades de Mejoramiento
Programadas
capitacin del
personal.

Mantenimiento Mide la proporcin

5 Gerencia SGC
existente entre los # de Reparaciones a Director de
mantenimientos maquinaria de Semestral Mantenimiento Equipo de
Produccin / Mantenimiento
preventivos y los (Menor o igual a Mejoramiento
# de Mantenimientos
correctivos Preventivos cinco)
realizados en la
planta.

130
 ANEXO C.

CARACTERIZACIN DE PROCESOS

131
 PROCESO DE ALMACENES
MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSIN 0,0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CDIGO DEL PROCESO AL-PR-001 NOMBRE DEL PROCESO Proceso de Almacenes

DUEO DEL PROCESO / CARGO Anbal Cifuentes/ Jefe de Almacn
REA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO Equipo de Mejoramiento CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACIN PERIODO ESTABILIZACIN (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Jefe de Almacn
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Definir de una manera global todos los pasos que se deben seguir para cumplir con el desarrollo de las actividades en el rea de almacn.

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Realizar la gestin de los inventarios con el fin de mantener el adecuado suministro de M.P,
Recepcionar, transportar y despachar el producto terminado.
materiales y repuestos a todas las reas de la Fbrica de Plsticos.

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)

Q:De acuerdo a la cantidad

Q:De acuerdo a las de material que se vaya a
especificaciones producir.
Entrega de
tcnicas requeridas por t: Una vez hecho el
Cliente Pedido. Materias primas e Produccin.
el cliente. requerimiento por parte del
insumos.
t: Presupuestado en el jefe de planta.
plan de produccin. MACROPROCESO $: Valor de las materias
ENTRADAS SALIDAS primas o insumos.
DE ALMACENES
Q:Siguiendo el
presupuesto anual de Q: Gestionar la consecucin
materiales y repuestos. y entrega de los materiales y
t: Cada que sea repuestos.
Pedido de
Mantenimiento Solicitud de requerido de acuerdo a t: Nacionalizacin del
Materiales y Mantenimiento
(preventivo y correctivo) repuestos. las programaciones o repuesto o demora en su
Repuestos.
necesidades de consecucin.
mantenimiento. $: Valor del repuesto o los
$: Valor comercial de materiales.
los repuestos.
DEFINICIONES ASOCIADAS
TRMINO DEFINICIN
Mantenimiento Preventivo. Serie de actividades y operaciones tcnicas encaminadas a prevenir el fallo de las mquinas en el proceso
Mantenimiento Correctivo. Serie de actividades y operaciones tcnicas para corregir las fallas que presenten los equipos y mquinas de produccin

132
 CONTINUACIN PROCESO DE ALMACENES
MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

PROCEDIMIENTO VERSIN 0.0

NOMBRE DEL PROCESO Proceso de Almacenes ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Anbal Cifuentes/ Jefe de Almacn VALIDADOR DEL PROCESO Jefe de Almacn
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO

Actividad Descripcin de actividades

JEFE DE AUXILIAR DE AUXILIAR DE Documentos Observaciones
(Qu) (Como, Donde, Cuando)
ALMACN ALMACN MONTA CARGA

Realizar el control y la gestin para el AL-PR-002

suministro oportuno de materias primas, Procedimiento para el
INICIO
insumos, materiales y repuestos requeridos pedido y
por los departamentos de produccin, almacenamiento de la
mantenimiento y administracin, de acuerdo materia prima e insumos.
1 a las necesidades que se presenten durante AL-MP-PR-001
el desarrollo normal de las actividades de la Proyeccin de materias
Gestionar inventarios.
fbrica y segn el presupuesto anual primas e insumos.
designado. Las existencias de inventario se
deben verificar con base en las rdenes de
compras y los pedidos hechos por los
clientes.

Recepcionar y almacenar en la bodega y en AL-PR-002

el sitio correspondiente de acuerdo al tipo de Procedimiento para el
2
producto o material que ingrese, verificando pedido y
su adecuada disposicin para proteger la almacenamiento de la
Almacenar materias primas, materiales y
integridad de los mismos. materia prima e insumos.
repuestos.
AL-PR-001
Procedimiento para el
manejo de materiales y
repuestos.
Hacer entrega, a las personas autorizadas, de
materias primas, insumos, materiales y
repuestos necesarios para la operacin continua
Proveer materiales. 3 de las diferentes reas de la fbrica, siguiendo
los procedimientos ydiligenciando y verificando
la documentacin correspondiente.

Recibir del departamento de produccin los

diferentes lotes de producto terminado y
darle la adecuada disposicin en la bodega
Recepcionar y despachar el producto 4 de P.T. Tambin se debe hacer el
terminado. respectivo retiro y transporte del P.T una vez
que vaya a ser despachado usando los
procedimientos y documentos
reglamentarios.

FIN

133
 PROCESO DE CALIDAD
MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSION 0.0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO DEL PROCESO CC-PR-001 NOMBRE DEL PROCESO Proceso de Calidad

DUEO DEL PROCESO / CARGO Jose David Echavarria / Jefe de Calidad
AREA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACION (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Jefe de Control de Calidad
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA xxx RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Describir de una manera global las responsabilidades asignadas al departemento de calidad

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Realizar la prueba tecnica a la materia recibida Realizar las diferentes pruebas de calidad

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)
Q:De acuerdo a las
nacesidades que se
Q: Especificaciones tcnicas
tengan en cuanto a
del producto
cantidad y tipo de
t: Cada que se genere un un
producto Orden de
Cliente Pedidos nuevo pedido Produccin
t: Una vez se presente Produccin
$: Formulacin y costos
la necesidad
produccin ( extrusin y
$: Costo de produccion
conversin)
(materia prima y mano
de obra entre otros)
Q:Cumplir
correctamente con los MACROPROCESO DE
SALIDAS Q: Resistencia de la pelicula
ENTRADAS
procesos de extrusion y CALIDAD al impacto del dardo y
conversion elongacion y resistencia
Producto en
t: Estipulado en la para la soga
Produccion proceso o Pruebas de Calidad Almacen
planificacion de la t: Durante el proceso de
terminado
produccion extrusion y conversion
$:Costo de produccion( $:Costo de las muestras de
materias primas, calidad
energia, trabajo)

DEFINICIONES ASOCIADAS
TERMINO DEFINICION
Calidad Atributos de un bien que le permite cumplir con las especificaciones requeridas

134
 CONTINUACIN PROCESO DE CALIDAD

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

PROCEDIMIENTO VERSION 0.0

NOMBRE DEL PROCESO Proceso de Calidad ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Jose David Echavarria / Jefe de Calidad VALIDADOR DEL PROCESO Jos Echavarra
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Descripcin de actividades
AUXILIAR DE JEFE DE DIRECCION DE JEFE DE Documentos Observaciones
(Qu) (Como, Donde, Cuando)
CALIDAD CALIDAD LA FABRICA ALMACEN
Realizar prueba tcnica a la materia prima Una vez llegado el lote de materia prima se
recibida INICIO recibe una muestra de parte del auxiliar de
almacen y se procede a su analisis por CC-PR-001
medio del equipo de laboratorio ( Melt Index) Procedimiento Control
1 Calidad

Proyectar el consumo de materias primas Consultar el planeador de proyeccion

trimestral de materias primas e insumos Y
gestionar su compra o no de acuerdo a la
informacion contenida en este. El planeador
AL-PR-001
2 2 2 se encuentra en el disco (M)/ archivo
Procedimiento
compartidos/ materias primas/; elegir el
Proyeccion de Materias
trimestre proyectado. La proyeccion
Primas e Insimos
trimestral contiene informacion a cerca de la
cantidad de materia prima que hay en la
fabrica, la que esta en pedido, la que viene
en transito y la que esta en puerto.
Realizar las diferentes formulaciones de PP-IN-001 Instructivo
materia prima de acuerdo a cada pedido o para elaborar la orden de
Generar las ordenes de produccin de producto. produccion.
3
acuerdo a los pedidos registrados en el
planeador.

Determinar para la linea de polietileno la CC-IN-001

resistencia que ofrecen las pelculas de Instructivo de resistencia
plstico a la rotura por impacto, apariencia, a la caida del dardo
medidas y calibre, y para la linea de CC-IN-003 Instructivo
Realizar las diferentes pruebas de calidad polipropileno la resistencia y elongacion de la Resistencia max. a la
4
soga tencion y elongacion de
la soga
FIN

135
 PROCESO DE MANTENIMIENTO
MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSION 0.0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO DEL PROCESO MT-PR-001 NOMBRE DEL PROCESO Proceso Mantenimiento

DUEO DEL PROCESO / CARGO Javier Arenas/Director de Mantenimiento
AREA FUNCIONAL
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACION (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Director de Mantenimiento
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Definir las principales actividades que conforman el macroproceso de mantenimiento dentro de la fbrica de plsticos, identificando la secuencia y responsables de cada una

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Programacin de las actividades de mantenimiento preventivo Gestin de los inventarios

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)

Q:De acuerdo a las

necesidades del equipo y de
Programacin de
la infraestructura
tareas de
Q:Hecha por las t: Segn necesidades y
mantenimiento
personas debidamente disponibilidad de recursos
autorizadas NOMBRE DEL
Necesidades de
Todos los Procesos t:Cada vez que surja la ENTRADAS PROCESO SALIDAS Todos los Procesos
Mantenimiento
necesida de
mantenimiento Correcto Q:Verificado y avalado por el
funcionamiento de director y/o asistente de
equipos y de la mantenimiento
infraestructura en t:Cada que se requiera
general

DEFINICIONES ASOCIADAS
TERMINO DEFINICION
Mantenimiento Serie de actividades y operaciones tcnicas encaminadas a corregir y/o a prevenir el fallo de las mquinas en el proceso

136
 CONTINUACIN PROCESO DE MANTENIMIENTO
MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

PROCEDIMIENTO VERSION 0,0

NOMBRE DEL PROCESO Proceso Mantenimiento ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Javier Arenas/Director de Mantenimiento VALIDADOR DEL PROCESO Director de Mantenimiento
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Asistente de Analista de Descripcin de actividades
Director de Electro- Ayudante de Documentos Observaciones
(Qu) Mantenimiento Planeacin y (Como, Donde, Cuando)
Mantenimiento mecnico Mantenimiento
Operativo Diseo

INICIO
Planear actividades de mantenimiento Trazar un programa de actividades, en un perodo Programacin de
determinado de acuerdo a criterios de tiempo, espacio mantenimiento
y recursos, para la ejecucin de las tareas de preventivo
1 1 1 mantenimiento preventivo, requeridas con el fin de
garantizar el continuo y adecuado funcionamiento de
mquinas, equipos e instalaciones de la fbrica.

Recibir y atender solicitudes de mantenimiento Atender las solicitudes para ejecutar acciones de
mantenimiento por parte del personal autorizado para
2 2
ello en cualquiera de las diferentes reas funcionales
de la fbrica de plsticos

Ejecutar acciones de mantenimiento Realizar las diferentes tareas de mantenimiento que Salidas de almacn
hayan sido previamente programadas como AL-PR 001 Manejo
mantenimiento preventivo o las difrentes acciones de de materiales y
mantenimiento correctivo que surjan durante la repuestos
3 3 operacin. Se deben solicitar al almacn las partes y
repuestos que puedan ser requeridos de acuerdo a los
procedimientos correspondientes.

Gestionar inventarios de repuestos Monitorear y verificar constantemente los niveles de

inventarios de repuestos, para que se mantengan en
4 4 los niveles mnimos requeridos para garantizar la
seguridad en la operacin.

FIN

137
 PROCESO DE PRODUCCIN
MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSIN 0,0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CDIGO DEL PROCESO PN-PR-001 NOMBRE DEL PROCESO Proceso de Produccin

DUEO DEL PROCESO / CARGO Fabio Vlez / Jefe de planta
REA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACIN PERIODO ESTABILIZACIN (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Jefe de Planta
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA xxx RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Identificar los procesos que conforman el macro proceso de produccin, con el fin de estructurar las responsabilidades a nivel directivo de la gestin administrativa, operativa y de control.

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Recibir la Orden de Produccin Empacar e identificar el Producto Terminado

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)
Q:Condiciones tcnicas
y mecnicas para
Q:Solicitar la materia prima y
ejecutar la OP
los insumos
t:Establecido en la
Orden de Planificacin de la t: El establecido en la
Control de Calidad planificacin de la Produccin
Produccin (OP). produccin. planificacin de la
produccin
produccin
$:Costo de produccin
$: Costo de produccin
(materias primas, mano
de obra y energa)
Q: Buena calidad en el
producto y coincidencia
con los datos de la OP ENTRADAS MACROPROCESO DE SALIDAS Q: Dando Cumplimiento a la
t: Presupuestado en la PRODUCCION orden de produccin OP
Extrusin Polietileno y OP Materias
planificacin de la Producto Extruido. t: Presupuestado en el plan Produccin
Polipropileno. primas.
produccin de produccin
$:Costo de las materias $:Costo de produccin
primas, energa y mano
de obra

Q: Realizar el proceso
de conversin segn la Q:Debidamente etiquetado y
OP empacado
t: Estimado en la t: Una vez terminado el
Conversin Polietileno o Producto
Material Extruido. planificacin de la proceso de conversin Almacn.
Polipropileno. terminado.
produccin $:Insumos de Conversin
$: Costo de produccin ( (empaque, sobre-empaque y
energa, mano de obra etiquetas entre otros)
entre otros)

DEFINICIONES ASOCIADAS
TERMINO DEFINICIN
Extrusin Proceso inicial en la transformacin de resinas de polietileno y polipropileno en pelcula plstica para fabricacin de bolsas y soga bananera
Conversin Polietileno o Polipropileno Segundo Proceso en la transformacin de polietileno y polipropileno.

138
 PROCESO DE PRODUCCIN
MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

PROCEDIMIENTO VERSIN 0,0

NOMBRE DEL PROCESO Proceso de Produccin ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Fabio Vlez / Jefe de planta VALIDADOR DEL PROCESO Jefe de Planta
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Descripcin de actividades
JEFE DE OPERARIO DE AYUDANTE DE Documentos Observaciones
(Qu) SUPERVISOR (Como, Donde, Cuando)
PLANTA PRODUCCIN PRODUCCIN

Recibir personalmente de parte del jefe de PN-IN-001

INICIO
calidad la orden de produccin Procedimiento
Recibir la orden de Produccin para elaborar
Orden de
1 produccin.
Realizar la programacin del proceso de PN-PR-002
produccin, elaborando el plan de Procedimiento
produccin y la solicitud de las materias para elaboracin
primas buscar la manera ms eficiente en la del plan de
asignacin de los recursos (humano, produccin
maquinaria y materiales) y actividades con el PN-IN-002
Programar la produccin 22 fin de cumplir con los pedidos. Instructivo para
la solicitud de
materias primas
e insumos.

Desarrollar el proceso de extrusin segn las PN-PR-001

especificaciones tcnicas y mecnicas Procedimiento
Desarrollar el proceso de extrusin 32 32 32 descritas en la orden de produccin para la extrusion
Polietileno (PE) o Polipropileno (PP) de polietileno o
polipropileno

Desarrollar el proceso de conversin de PN-PR-001

acuerdo a los requerimientos y condiciones Procedimiento
de la orden de produccin para la
Realizar el proceso de conversin 42 42 42 conversin de
Polietileno (PE) o Polipropileno (PP) polietileno (PE) o
Polipropileno
(PP).
Realizar las labores de etiquetado y de PN-PR-001
Empacar e identificar el producto 52 empaque de los productos terminados de Procedimiento
terminado acuerdo a los parmetrosy procedimientos para la gua de
establecidos. empaques.

FIN

139
 ANEXO D.

PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS

140
 PROCEDIMIENTO AUDITORA INTERNA AL SGC

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSION 0.0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO SG-PR-003 NOMBRE Auditoria Interna al S.G.C

DUEO DEL PROCESO / CARGO Jos David Echavarra/ Jefe de Control Calidad
AREA FUNCIONAL
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO Gerente CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACION (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Equipo de Mejoramiento
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA xxx RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS xxx

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Establecer la metodologa para planificar y realizar auditoras internas al sistema de gestin de la calidad conforme con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2000 y los establecidos por la
organizacin.
LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Verificacin de la eficacia de acciones correctivas y cerrar las observaciones y no conformidades en el

Programacin de las auditoras para un perodo determinado.
plazo estipulado.

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)

Q: Deben de estar
Q: Se debe comunicar con 8
registradas en el
Informes de das de anticipacin a los Gestin Gerencial
formato SG-RE-006 SG-RE-005 Plan
SGC Auditoras involucrados en la Auditora. y
Informe de auditora. de auditoras.
anteriores. t: Anual. Proceso Involucrado.
t: Anual.

Q: Deben estar AUDITORA Q: Informacin clara sobre

Todos los procesos actualizados y ENTRADAS INTERNA AL SALIDAS SG-RE-006 las fortalezas y debilidades
Procedimientos Gestin Gerencial
involucrados con la disponibles si el Auditor SGC Informe de encontradas en la Auditora.
escritos.
auditora. los solicita. auditora. t: Anual.
t: Anual.

SG-RE-001 Q: Cumplir con los requisitos

Q: Debe estar
Listado maestro de la norma y del SGC.
actualizado y disponible
de acciones Levantamiento de t: Plazo estipulado para
SGC para la Auditora. Gestin Gerencial
preventivas no conformidades. levantamiento de no
t: Anual.
correctivas o de conformidad.
mejora.

DEFINICIONES ASOCIADAS
TRMINO DEFINICION
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de las auditoras y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
AUDITORA.
determinar la extensin en que se cumplen los criterios de esta.

AUDITOR. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

AUDITADO. Organizacin que es auditada.

EQUIPO AUDITOR. Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.

141
 CONTINUACIN PROCEDIMIENTO AUDITORA INTERNA AL SGC

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

PROCEDIMIENTO VERSION 0.0

NOMBRE Auditoria Interna al S.G.C ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Jos David Echavarra/ Jefe de Control Calidad VALIDADOR DEL PROCESO Equipo de Mejoramiento
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Descripcin de actividades
Representante del Responsable del Documentos Observaciones
(Qu) Gerente Auditor Lder Equipo Auditor (Como, Donde, Cuando)
SGC proceso

INICIO
Programar auditoras. Programar las auditoras para un perodo E-mail. Esta actividad se debe
1 determinado una vez definidos el alcance, SG-RE-004 Programa realizar en base a:
objetivos y criterios de la auditora. anual de auditoras. Procesos y requisitos a
auditar, mes previsto de
ejecucin de la auditora,
equipo auditor, indicacin
del auditor lder.

Conformar equipo auditor. Conformar y aprobar el equipo auditor y definir E-mail.

los responsables de los procesos a auditar de SG-RE-004 Programa
acuerdo al programa. El Representante del SGC anual de auditoras.
2 2 debe informar la conformacin del equipo auditor
y de los responsables de los procesos a la
Direccin para su respe

El equipo Auditor se
selecciona de acuerdo al
perfil del Auditor para el
SGC (SG-RE-011) y
teniendo en cuenta los
siguiente: Haber asistido al
curso de formacin de
Auditores internos y haber
obtenido en el examen una
nota superior al 70% y en
la auditori
Planificar la auditora. Planificar la ejecucin de la auditora interna e SG-RE-005 Plan de
informar al equipo auditor con ocho (8) das de auditoras.
3
antelacin para que apruebe el plan de auditora.
Una vez aprobado el plan por el equipo auditor,
se le notifica al responsable del proceso a
auditar.
Informar al personal. Confirmar e informar al personal del rea SG-RE-005 Plan de
auditada sobre el objeto, alcance y auditoras.
4
caractersticas de la auditora.

Reunir documentos. Reunir toda la documentacin del SGC SG-RE-005 Plan de

necesaria para la realizacin de la auditora y auditoras
5
convocar al equipo auditor para preparar la lista SG-RE-007 Lista de
de verificacin. chequeo.

Llevar a cabo la reunin de apertura. Realizar la reunin de apertura de la auditora SG-RE-005 Plan de
interna del SGC. En la reunin de apertura, se auditoras
deben tener en cuenta los siguientes puntos: SG-RE-007 Lista de
6 6 Presentacin del equipo auditor. chequeo.

Realizar el trabajo de campo de la auditora. Recolectar evidencias acerca del funcionamiento Procedimientos
del S.G.C del proceso auditado mediante: escritos, SG-RE-005
7 7 Entrevistas, muestreos y seguimiento a la Plan de auditoras
documentacin. SG-RE-001 Listado
Tambin se debe verificar el cumplimiento con maestro de acciones
los preventivas correctivas
o de mejora.
SG-RE-007 Lista de
chequeo.

Llevar a cabo la reunin de cierre. Coordinar con el equipo auditor los hallazgos SG-RE-005 Plan de
encontrados y determinar cuales son auditoras
8 8 observaciones y cuales no conformidades, y SG-RE-007 Lista de
luego sacar las conclusiones del caso. chequeo.

Elaborar informe de Auditora. Elaborar un informe sobre la auditora interna SG-RE-006 Informe de El informe se enrega al
realizada para destacar las fortalezas auditora auditado y al
encontradas durante la auditora, las SG-PR-001 Representante de la
observaciones y las no conformidades. El Procedimiento para Direccin.
responsable del proceso debe adjuntar los acciones correctivas,
9 9 Informes de Acciones Correctivas de acuerdo al preventivas y de
mejora.

Implementar acciones de mejoramiento. Definir e implementar acciones correctivas con el SG-PR-001

fin de eliminar las no conformidades y Procedimiento para
observaciones detectadas en la auditora interna acciones correctivas,
10 fijando responsables y plazos de ejecucin de preventivas y de
acuerdo al procedimiento DP-PR-001 acciones mejora.
correctivas, preventivas y

Verificar eficacia de las acciones correctivas. Verificar la eficacia de la implementacin de las SG-RE-006 Informe de
acciones correctivas y cerrar las observaciones y auditora.
11 no conformidades en el plazo estipulado.

FIN

142
 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y
MEDICIN

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSION 0,0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO SG-PR-005 NOMBRE Control de los dispositivos de seguimiento y medicion.

DUEO DEL PROCESO / CARGO Oscar Alberto Combita/Analista de Diseo y Planeacin
AREA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACION (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Director de Mantenimiento
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Describir el sistema establecido para asegurar que los equipos de inspeccin, medicin y control utilizados en el proceso de produccion , se encuentran en condiciones de uso y esten correctamente
calibrados.
LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Elaboracin de listado de equipos. Etiquetar instrumentos.

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)
Q:Detectar equipos que
pueden alterar las
condiciones fisico- Q: Calificar los equipos de
quimicas de los acuerdo a su incidencia en
Mantenimiento. productos. Listado de equipos las propiedades fsico-
Necesidades de
Produccin. t: Preparacion de la e instrumentos de qumicas de los productos. Control de Calidad.
medicin.
Control de Calidad. lista de equipos que control y medicin. t: Tabla de calificacion de
necesitan calibracion. necesidades de medicin.
$: Presupuesto $: Costo de la calibracin.
asignado para la
calibracion.

Q: Calificar los equipos

con un rango definido
entre uno y cinco.
Calificacion de todos los Q: Calificacin superior a 3,5
equipos que pueden ENTRADAS
CONTROL DE LOS
SALIDAS en la tabla de calificacin de
Calificacin de alterar el producto. DISPOSITIVOS DE Equipos que necesidades de medicin.
SEGUIMIENTO Y Produccin.
Mantenimiento. las necesidades Elaborar la lista de necesitan ser t: De acuerdo a lo que
MEDICION. Control de Calidad.
de medicin. calificacin de calibrados. considere conveniente
necesidades de produccin y calidad.
medicin. $: Costo de calibracin.
t:Segn programacin
de calibracin

Q: Personal externo Q:Revisar las etapas del

debidamente entrenado proceso en las cuales
y acreditado o personal interviene el equipo y
interno capacitado. Equipo calibrado y verificar su correcto
Produccin. Calibracin. Produccin.
t: Una vez identificado condiciones de uso. funcionamineto.
el equipo. t: Durante el proceso de
$: Costo de la produccin.
calibracin. $: Costo de produccin.

DEFINICIONES ASOCIADAS
TERMINO DEFINICION
Conjunto de operaciones que determinan la relacin entre valores indicados a traves de un instrumento de medicin, el cual debe seguir un patrn de
Calibracin.
referencia.
Instrumento de medicin, software, patrn de medicin, material de referencia o equipos auxiliares o combinacion de ellos necesarios para llevar a
Equipo de medicin.
cabo un proceso de medicin.
Tabla que contiene la calificacin (de uno a cinco) asignada a cada equipo de acuerdo a su incidencia en las caractersticas fsico-qumicas alli
Tabla de Calificacin de las necesidades de medicin.
descritas de los productos.
Consiste en retirar de cualquier tipo de uso el equipo de medicin y monitoreo que luego de ser recalibrado sigue presentando inconsistencias en sus
Retirar.
mediciones y el cual no puede asignarse a otra rea o labor.
Consiste en asignar un equipo recalibrado y que a un sigue presentando inconsistencias a otra labor o area para la cual no fue concebido inicialmente
Degradar.
y en la cual puede servir dadas sus actuales condiciones.
Apariencia. Se refiere al aspecto visible del producto: maltrato, opacidad, contaminado y empaque entre otros.

Dimensiones. Caracteristicas fsicas que debe tener el producto: ancho, largo, grosor y calibre entre otros.

Propiedades mecnicas. Rasgado ( MD/MT), impacto al dardo, elongacin y resistencia para la soga.

143
 CONTINUACIN PROCEDIMIENTO CONTROL DE DISPOSITIVOS DE
SEGUIMIENTO Y MEDICIN

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSION 0,0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO SG-PR-005 NOMBRE Control de los dispositivos de seguimiento y medicion.

DUEO DEL PROCESO / CARGO Oscar Alberto Combita/Analista de Diseo y Planeacin
AREA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACION (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Director de Mantenimiento
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Describir el sistema establecido para asegurar que los equipos de inspeccin, medicin y control utilizados en el proceso de produccion , se encuentran en condiciones de uso y esten correctamente
calibrados.
LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Elaboracin de listado de equipos. Etiquetar instrumentos.

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)
Q:Detectar equipos que
pueden alterar las
condiciones fisico- Q: Calificar los equipos de
quimicas de los acuerdo a su incidencia en
Mantenimiento. productos. Listado de equipos las propiedades fsico-
Necesidades de
Produccin. t: Preparacion de la e instrumentos de qumicas de los productos. Control de Calidad.
medicin.
Control de Calidad. lista de equipos que control y medicin. t: Tabla de calificacion de
necesitan calibracion. necesidades de medicin.
$: Presupuesto $: Costo de la calibracin.
asignado para la
calibracion.

Q: Calificar los equipos

con un rango definido
entre uno y cinco.
Calificacion de todos los Q: Calificacin superior a 3,5
equipos que pueden ENTRADAS
CONTROL DE LOS
SALIDAS en la tabla de calificacin de
Calificacin de alterar el producto. DISPOSITIVOS DE Equipos que necesidades de medicin.
SEGUIMIENTO Y Produccin.
Mantenimiento. las necesidades Elaborar la lista de necesitan ser t: De acuerdo a lo que
MEDICION. Control de Calidad.
de medicin. calificacin de calibrados. considere conveniente
necesidades de produccin y calidad.
medicin. $: Costo de calibracin.
t:Segn programacin
de calibracin

Q: Personal externo Q:Revisar las etapas del

debidamente entrenado proceso en las cuales
y acreditado o personal interviene el equipo y
interno capacitado. Equipo calibrado y verificar su correcto
Produccin. Calibracin. Produccin.
t: Una vez identificado condiciones de uso. funcionamineto.
el equipo. t: Durante el proceso de
$: Costo de la produccin.
calibracin. $: Costo de produccin.

DEFINICIONES ASOCIADAS
TERMINO DEFINICION
Conjunto de operaciones que determinan la relacin entre valores indicados a traves de un instrumento de medicin, el cual debe seguir un patrn de
Calibracin.
referencia.
Instrumento de medicin, software, patrn de medicin, material de referencia o equipos auxiliares o combinacion de ellos necesarios para llevar a
Equipo de medicin.
cabo un proceso de medicin.
Tabla que contiene la calificacin (de uno a cinco) asignada a cada equipo de acuerdo a su incidencia en las caractersticas fsico-qumicas alli
Tabla de Calificacin de las necesidades de medicin.
descritas de los productos.
Consiste en retirar de cualquier tipo de uso el equipo de medicin y monitoreo que luego de ser recalibrado sigue presentando inconsistencias en sus
Retirar.
mediciones y el cual no puede asignarse a otra rea o labor.
Consiste en asignar un equipo recalibrado y que a un sigue presentando inconsistencias a otra labor o area para la cual no fue concebido inicialmente
Degradar.
y en la cual puede servir dadas sus actuales condiciones.
Apariencia. Se refiere al aspecto visible del producto: maltrato, opacidad, contaminado y empaque entre otros.

Dimensiones. Caracteristicas fsicas que debe tener el producto: ancho, largo, grosor y calibre entre otros.

Propiedades mecnicas. Rasgado ( MD/MT), impacto al dardo, elongacin y resistencia para la soga.

144
 PROCEDIMIENTO DE REVISIN POR LA DIRECCIN

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSION 0.0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO DP-PR-002 NOMBRE Revisin por la Direccin

DUEO DEL PROCESO / CARGO Jose David Echavarra/ Jefe Control Calidad
AREA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO Equipo de Mejoramiento CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACION (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Representante SGC
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Planear y llevar a cabo la metodologa para revisar el sistema de gestin de la calidad por parte de la gerencia y asegurar su mejora permanente.

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Identificacin y anlisis de toda la informacin del SGC. Verificar la correcta ejecucin de las soluciones de las no conformidades.

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)

Q:Realizadas por los

auditores internos y externos Q:Basado en el resultado de
Resultados de segn lo exijido por la norma Identificacin de las las auditoras del SGC.
auditorias. ISO. no conformidades t: Cada ao.
t:Cada ao.
$: Costo de las auditoras.

Q:Conclusiones de los Q:Debe estar acorde con la

estudios de satisfaccin del magnitud del problema y la
Retroalimentacin cliente. Propuesta para
t:Cada ao.
realidad del sistema.
del cliente. mejorar la calidad
$:Costo estudio de t:Cada Ao.
satisfaccin. $:Costo mejora.

Q:Resultados de aplicar el
Q:Aplicada segn las
Desempeo de los procedimento Control de necesidades y posiblidades
procesos y Procesos y de los informes del sistema.
de calidad.
Accin correctiva
conformidad del t:Cada que se encuentre
producto. t:Cada ao. una falla.
$: Costo de la mejora.

Q:Evaluacin hecha por el

REVISIN POR LA responsable de la misma
Q:Estado de las acciones ENTRADAS DIRECCIN SALIDAS junto con el Representante
Estado de las correctivas que se estn Evaluacin del del SGC.
acciones correctivas, implementando.
t:Cada reunin del equipo de
estado de las t:Cada que se cumplan los
SGC preventivas y de Gestin Gerencial
mejoramiento. mejoras plazos establecidos para
mejora.
evaluar las acciones
correctivas emprendidas.

Q:Evaluacin hecha por el

responsable de la misma
Q:Analisis de las acciones de
mejoramiento que son junto con el Representante
Acciones de
monitoreadas por la del SGC.
seguimiento de Evaluacin de las
direccin. t:Cada que se cumplan los
revisiones por la t:Cada reunin del equipo de mejoras aplicadas
plazos establecidos para
direccin. mejoramiento.
evaluar las Mejoras
Aplicadas.

Q:Acorde con los

Cambios que podran Q:Cambios identificados por parmetros y exijencias de
el equipo de mejoramiento. Actualizacin del
afectar al sistema de t:Cada ao. las normas ISO.
SGA
gestin de la calidad. t:Cada ao.
$:

Q:Con un responsable
Q: Precisas, alcanzables y definido.
medibles.
Recomendaciones Aplicacin de t: Plazo definido para la
t: Cada reunin del equipo de
para la mejora. mejoramiento. accin correctiva aplicacin de la accin.
$:Costo de la accin
correctiva.

DEFINICIONES ASOCIADAS
TRMINO DEFINICIN

Conjunto de la informacin que la Direccin estime conveniente analizar durante el procedimiento de revisin. Esta informacin puede haberse
ENTRADAS PARA LA REVISIN.
obtenido con carcter previo o de forma simultnea al proceso de revisin.

Acciones emprendidas por la direccin tendentes a mejorar el SGC y sus procesos. Estas acciones pueden revestir la forma de recomendaciones,
RESULTADOS DE LA REVISIN.
observaciones, conclusiones y decisiones, sirviendo de entrada para posteriores revisiones.
Cuando se pretenda la revisin de algn procedimiento concreto, bien por la reciente implantacin del mismo, o por cambios significativos en dicho
REVISIONES ESPECFICAS.
procedimiento.

Cuando estn motivadas por cambios relevantes en el SGC (poltica, objetivos, sistemas de gestin, recursos humanos y materiales, cambios
REVISIONES EXTRAODINARIAS.
legislativos y reglamentarios).

145
 CONTINUACIN PROCEDIMIENTO DE REVISIN POR LA DIRECCIN
NOMBRE
DUEO DEL PROCESO / CARGO
Actividad
(Qu)
Planificacin de la revisin gerencial.
Revisar desempeo de los procesos.
Revisar informacin del SGC.
Revisar informacin del SGC.
Revisar informacin del cliente.
Enumerar las no conformidades del SGC.
Citar a revisin gerencial.
Desarrollar la reunin de acuerdo al programa
establecido.
Llenar el registro: REVISIN POR LA DIRECCIN
AL S.G.C.
Disear plan de seguimiento.
FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006
MANUAL DEL PROCESO
PROCEDIMIENTO VERSION 0.0
Revisin por la Direccin ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
Jose David Echavarra/ Jefe Control Calidad VALIDADOR DEL PROCESO Representante SGC
PROCEDIMIENTO
Descripcin de actividades
Representante del Equipo de Dueos de Analista de Documentos Observaciones
Gerente Jefe de Calidad (Como, Donde, Cuando)
SGC Mejoramiento proceso Costos
INICIO
Se deben elaborar planes de revisin gerencial para DP-RE-004 Plan de Revisin
el seguimiento de las acciones de mejora, en donde Gerencial.
1
se detallen las diferentes actividades de
mejoramiento, estableciendo fechas, responsables,
recursos y causas, entre otros.
Manual de Calidad. Esta actividad se realizar
Estudiar la informacin correspondiente al cada ao.
2 2 desempeo de los procesos y la conformidad del Plan de Auditora Interna.
producto, a travs de la evaluacin de los
indicadores del BSC. Encuesta Satisfaccin Cliente.
Indicadores.
DP RE 001Listado maestro de
A.C.P.M.
DP RE 004 Revisin por la
direccin.
Hacer la revisin de informacin pertinente del SGC
para detectar no conformidades y estado de las
acciones de mejora. Se debe revisar:
3 Resultados de auditorias.
Estado de las acciones correctivas y preventivas.
Acciones de seguimiento de revisiones por
Se debe revisar:
Cambios que podran afectar al sistema de gestin
de la calidad.
Recomendaciones para la mejora.
Se debe revisar:
Estudio de satisfaccin del cliente.
Quejas y reclamos de los clientes.
5 5
Hacer una lista de las no conformidades detectadas Listado maestro de ACPM DP
dentro del SGC tomando como base toda la RE 001.
informacin anteriormente estudiada.
6
Citar integrantes del equipo de mejoramiento del E-mail.
7 SGC, y comunicar previamente los temas a tratar.
En la reunin se analizarn los resultados Manual de Calidad.
8 8 8 obtenidos, las acciones emprendidas y los cambios
producidos, se revisar la poltica de calidad y se
establecern los objetivos para el prximo periodo.
Se delegarn las responsabilidades de ejecucin de
las m
Reportar las decisiones y acciones relacionadas con DP-RE-004 REVISIN POR
9 la mejora de la eficacia del sistema de gestin de la LA DIRECCIN AL S.G.C.
calidad y sus procesos, la mejora del producto en
relacin con los requisitos del cliente, y las
necesidades de recursos.
Elaborar un plan de seguimiento que permita
verificar y evaluar el cumplimiento del levantamiento
10 de las no conformidades detectadas, diligenciando el
registro Plan de Seguimiento de acciones
Preventivas, Correctivas y de Mejora.
FIN
146
 PROCEDIMIENTO CONTROL Y MODIFICACIN DE DOCUMENTOS

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSION 0.0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO DEL PROCESO SG-PR-002 NOMBRE Control y Modificacin de Documentos

DUEO DEL PROCESO / CARGO Jose David Echavarra/ Jefe Control Calidad
AREA FUNCIONAL
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO Gerente F. Plsticos CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACION (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Representante SGC
ESTADO DOCUMENTACIN Vigente
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Establecer la metodologa para controlar todos los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad garantizando su localizacin, actualizacin y revisin peridica, aprobados por personal
autorizado, retirados o identificados debidamente cuando estn obs
LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Revisar y aprobar los documentos con el fin de rectificar y/o modificar su contenido.
Coordinar y aprobar la cancelacin u obsolescencia de los documentos.
Todo documento deber finalizar con nombre y cargo de las personas que preparan, r

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)
Q: Informacin actualizada y
dispuesta para Auditoria y/o
SG-RE-005 Control
revisin
de distribucin de
t: Cada que se entregue un
documentos.
documento

Q: Informacin actualizada y
SG-RE-001 Listado dispuesta para Auditoria y/o
maestro de revisin
CONTROL Y documentos t: Cada que requiera
ENTRADAS MODIFICACIN DE SALIDAS modificacin
Q: Claridad en la DOCUMENTOS
SG-RE-006 informacin a modificar Q: Informacin actualizada y
Solicitud de y/o realizar SG-RE-002 Listado dispuesta para Auditoria y/o
Todos los Procesos elaboracin y/o t: Cada vez que sea maestro de revisin SGC
modificacin de requerido por el dueo registros. t: Cada vez que sea
documentos de proceso requerida una modificacin
Q: Informacin actualizada y
dispuesta para Auditoria y/o
SG-RE-07
revisin
Modificacin a
t: Una vez modificado un
documentos
documento

Q: Informacin actualizada y
dispuesta para Auditoria y/o
SG-RE-008 Control
revisin
de versiones por
t: Una vez modificado un
pginas
documento

DEFINICIONES ASOCIADAS
TERMINO DEFINICION

147
 CONTINUACIN PROCEDIMIENTO CONTROL Y MODIFICACIN DE
DOCUMENTOS

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

PROCEDIMIENTO VERSION 0.0

NOMBRE DEL PROCESO Control y Modificacin de Documentos ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Jose David Echavarra/ Jefe Control Calidad VALIDADOR DEL PROCESO Representante SGC
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Descripcin de actividades
EQUIPO DE ANALISTA DE SECRETARIA- Documentos Observaciones
(Qu) GERENTE REPRESENTANTE SGC JEFES DE REA (Como, Donde, Cuando)
MEJORAMIENTO PROCESOS RECEPCIONISTA

Revisar y aprobar Documentos INICIO

Todos los documentos sern sometidos a revisin por Toda la documentacin del SGC Pueden ser causas de esta
el jefe del rea y aprobado por el gerente de la fbrica revisin:
1 de plsticos o por el representante de la direccin, con La creacin de un nuevo
el fin de rectificar y/o modificar su contenido. Se documento.
guardar una copia firmada por estas Incongruencias o
modificaciones con
respecto al SGC.
Surgimiento de nuevas n

Divulgar y distribuir el documento una vez Deber llevarse un control de la entrega de la DP-RE-005 CONTROL El Represntante de la
est aprobado. documentacin: DP-RE-005 CONTROL DISTRIBUCIN DE Direccin suministrar
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS. DOCUMENTOS. copias no controladas para
casos tales como
2 2 documentos requeridos
por los clientes para
efectos comerciales o
cuando a juicio del Jefe lo
amerite o se le solicite

Coordinar y verificar la adecuada Toda la documentacin del Sistema de Gestin de la DP-RE-005 CONTROL Se debe llevar el registro,
distribucin de los documentos. calidad que es distribuida, tendr en cada hoja del DISTRIBUCIN DE cuyo formato es DP-RE-
3 3 documento controlado un sello con la leyenda DOCUMENTOS. 005 REGISTRO
DOCUMENTO CONTROLADO. Las copias no CONTROL
controladas tendrn en cada hoja del documeneto un DISTRIBUCIN DE
sello con la le DOCUMENTO, que indica
el detalle de las copias no
controladas.

Ubicar y conservar la documentacin. Guardar la documentacin en la carpeta del Sistema DP-RE-001 LISTADO Cada rea tendr una
de Gestin de la Calidad y en medio electrnico, en MAESTRO DE DOCUMENTOS copia impresa de la
4 4 general donde sea pertinente o donde lo requiera el y DP-DO-RE-002 LISTADO documentacin que le
Sistema de Gestin de la Calidad: MAESTRO DE REGISTROS. compete y adems tendr
acceso al sistema en
forma electrnica de estos
documentos.

Solicitar cualquier modificacin y/o Cuando se detecte la necesidad de un cambio en un DP-RE-006 SOLICITUD DE
elaboracin de documentos. documento del Sistema de Gestin Calidad, el jefe de MODIFICACIONES A
5 5 5 5
rea debe diligenciar el formato DP-RE-006 DOCUMENTOS.
SOLICITUD DE MODIFICACIONES A
DOCUMENTOS.

Aprobar el nuevo documento y/o Las nuevas modificaciones deben ser remitidos a
modificacion. revisin por parte del jefe del rea y ser
6 6 6
posteriormente aprobado por el Gerente o el
representante de la Direccin.

Registrar y relacionar todas las Todas las modificaciones hechas a los documentos DP-RE-07 MODIFICACIN A Cuando se hayan
modificaciones hechas a los documentos. del Sistema de Gestin de la Calidad se identifican en DOCUMENTOS presentado 10
las matrices DP-RE-07 MODIFICACIN A DP-RE-008 CONTROL DE modificaciones menores,
DOCUMENTOS y DP-RE-008 CONTROL DE VERSIONES POR PGINAS se proceder a hacer una
VERSIONES POR PGINAS nueva versin con el
cambio del documento.
Una modificaci
7

Coordinar y aprobar la cancelacin u Aquellos documentos que siendo obsoletos deban ser Un documento es
obsolescencia de los documentos. conservados por el Sistema de Gestin de la Calidad, cancelado cuando pierde
por requerimientos de carcter legal, de seguimiento, vigencia al ser
o tcnico, debern conservarse en el archivo central reemplazado con otro
8 8 con el rtulo: OBSOLETO en letra imprenta. documento o cuando hay
cambios estructurales o
tecnolgicos que lo
desactualizan.

FIN

148
 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSIN 0.0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO SG-PR-003 NOMBRE Control de los Registros

DUEO DEL PROCESO / CARGO Jos David Echavarra/ Jefe Control Calidad
AREA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACIN (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Representante SGC
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA xxx RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS xxx

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Definir los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros.

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Disear los formatos y definir la presentacin de stos, con base en el procedimiento para
Realizar la disposicin final de los registros.
elaboracin de documentos.

Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)

Q:Pueden ser
diligenciados en forma Q: Informacin actualizada y
manual, electrnica SG-RE-002 Listado dispuesta para Auditoria y/o
ambas, como tambin maestro de revisin
pueden conservarse registros t: Permanentemente
copias fsicas o medio $:
Formatos para magntico
Todos los Procesos SGC
registros t: Cada que se requiera
de acuerdo a los
requerimiento de las
CONTROL DE LOS Q: Informacin actualizada y
normas ISO 9001 y a ENTRADAS REGISTROS SALIDAS SG-RE-010 Control dispuesta para Auditoria y/o
las necesidades del
de distribucin de revisin
SGC
registros t: Permanentemente
$:
$:

DEFINICIONES ASOCIADAS
TERMINO DEFINICION
FORMATO Es la planilla para llenar un registro.
REGISTRO Documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.

149
 CONTINUACIN PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

PROCEDIMIENTO VERSION 0.0

NOMBRE Control de los Registros ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Jos David Echavarra/ Jefe Control Calidad VALIDADOR DEL PROCESO Representante SGC
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Descripcin de actividades
Jefe Control Personal Secretaria- Analista de Documentos Observaciones
(Qu) Jefes de rea (Como, Donde, Cuando)
Calidad Operativo Recepcionista Procesos
Crear formatos de registros. Disear los formatos para el registro, SG-IN-001 Pueden ser diligenciados
INICIO definiendo la estructura y el contenido que Instructivo para la en forma manual,
debe tener para recopilar la informacin elaboracin de electrnica ambas, como
que sea requerida, con base en el documentos. tambin pueden
1
instructivo para elaboracin de conservarse copias fsicas
documentos. o medio magntico.

Coordinar la creacin, modificacin, anulacin y Clasificar e identificar los formatos SG-RE-002 Listado
suspensin de los formatos. 2 2 creados segn el proceso al cual maestro de
pertenezcan y asignando el nombre y registros.
cdigo correspondientes.

Definir los criterios de control. Definir los criterios de control basicos Controles para los Los criterios de control
necesarios para tener control sobre un registros. tambien se aplican para
registro como son:Nombre, cdigo, SG-RE-002 Listado los registros que no se
3 versin, responsable, frecuencia de maestro de encuentran en formatos
elaboracin, tiempo de retencin. (Ver registros. (Actas, Informes, tec).
anexo)
Diligenciar registro. Diligenciar los registros correspondientes Registros. El diligenciamieto de los
consignando la informacin requerida y registros se puede realizar
entregar a los jefes de rea. Tener en de 2 formas.
cuenta que el formato sea la ltima 1. En forma manual : En
versin, diligenciar en letra clara, no este se llenan los formatos
realizar en lo posible tachones y llenar los previamente impresos.
4 espacios en b 2.- Electrnicamente :
Llenando el registro por
intermedio del un
programa de computador.

Revisar y avalar los registros. El responsable debe revisar el registro, Registros.

verificando su correcto diligenciamiento y
5
colocando la firma que lo avale.

Archivar los registros. Archivar los registros en la carpeta Registros.

correspondiente y actualizar la gua de
6 consulta del archivo.

Guiar en la bsqueda de informacin. SG-RE-002 Listado

maestro de
7 Servir de gua a los usuarios o personas
registros.
interesadas en la bsqueda de la
informacin en los registros archivados.
Llevar control de los registros. Controlar el archivo de registros mediante
la actualizacin del libro de control
8 "entrega y devoluciones de documentos".

Firmar libro de control. Firmar libro de control de documentacin

9 para retiro o devolucin de cualquier
carpeta del archivo.

Realizar la disposicin final de los registros. De acuerdo a los controles de los

10 10 registros se dispondr de stos en los
sitios pertinentes y una vez cumplan el
tiempo de archivo inactivo, se eliminan.
FIN

150
 PROCEDIMIENTO EVALUACIN DE LA SATISFACCIN DEL CLIENTE

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSIN 0.0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CDIGO DEL PROCESO CC-PR-002 NOMBRE DEL PROCESO EVALUACIN DE LA SATISFACCIN AL CLIENTE
DUEO DEL PROCESO / CARGO Jos David Echavarra/Jefe Control Calidad
REA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACIN PERIODO ESTABILIZACIN (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Jefe Control de Calidad
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS xxx

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Evaluar el grado de satisfaccin de los clientes identificando las debilidades y buscando la mejora continua en el sistema

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Empieza con la decisin de realizar el estudio seleccionando la muestra de clientes y definiendo el cuestionario y Termina con la toma de decisiones respectivas para la correccin de los fallos que se evidencien en los resultados del
metodologa a seguir estudio

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)

Q:Listado completo de la
clientela de la fbrica de Q:Tamao de muestra
Plsticos estadsticamente significativo
Listado Maestro de Seleccin muestra de
SGC t:Cada vez que se haga un t:Cada vez que se haga un estudio
Clientes clientes
estudio de satisfaccin de satisfaccin
$:Costo de los materiales del
estudio
EVALUACIN DE LA
ENTRADAS SATISFACCIN DEL SALIDAS
Q:Estructura adecuada de CLIENTE
Q: Correcto procesamiento de los SGC
preguntas
resultados obtenidos Gestin Gerencial
SGC t:Cada vez que se haga un
Encuesta Resultados de encuesta t:Cada que se realice el estudio de
Control de Calidad estudio de satisfaccin
satisfaccin
$:Costos varios de
realizacin del estudio

Q:Falla identificada a partir Q: Formulada y analizada por el

de los resultados del estudio equipo de mejoramiento
SGC Identificacin de
t:Cada vez que se haga un Propuesta de mejora t: Cada que se realice el estudio
Control de Calidad falencia en la calidad
estudio de satisfaccin de satisfaccin
$: Costo de la mejora

Accin Correctiva
TERMINO DEFINICIN
SGC Sistema de Gestin de la Calidad

151
 CONTINUACIN PROCEDIMIENTO EVALUACIN DE LA SATISFACCIN DEL CLIENTE

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

PROCEDIMIENTO VERSIN 0.0

NOMBRE DEL PROCESO EVALUACIN DE LA SATISFACCIN AL CLIENTE ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Jos David Echavarra/Jefe Control Calidad VALIDADOR DEL PROCESO Jefe Control de Calidad
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Descripcin de actividades
JEFE DE CONTROL DE DIRECTOR DIRECTOR DE JEFE DE Documentos Observaciones
(Qu)
CALIDAD
GESTIN HUMANA
ADMINISTRATIVO
JEFE DE PLANTA
MTTO ALMACN
GERENCIA (Como, Donde, Cuando)

INICIO

Identificar y clasificar a los clientes Revisar el listado maestro de clientes de la Listado maestro de
1 1 fbrica y dividir en grupos a los diferentes clientes
clientes segn sean distribuidores, plataneros,
fincas propias, socias o afiliadas.

Definir el proceso de recoleccin de la Establecer el mtodo de muestreo, Plan de muestreo

informacin 2 2 2 confiabilidad y objetivos del estudio, para inspeccin por
determinando el tamao de la muestra atributos
estadsticamente adecuado para cada grupo NTC -I SO 2859-1
de clientes.

Seleccionar de los factores de evaluacin Analizar e investigar los factores que inciden en
3 3 3 la satisfaccin de los clientes (que esperan,
cuales son sus deseos y de que depende su
satisfaccin).

Elaborar la encuesta Disear la encuesta que servir de herramienta Encuesta satisfaccin

de recoleccin de la informacin que se quiere del cliente
4 4
obtener directamente de los clientes teniendo SG-RE-003
en cuenta la clasificacin que fue hecha de los
mismos.

Aplicacin de la encuesta Aplicar la encuesta sobre la muestra de clientes Encuesta satisfaccin Aplicacin de la encuesta
seleccionada. del cliente en una pre-muestra de
6 6 SG-RE-003 clientes para analizar la
eficacia de la misma

Procesar los datos arrojados por el estudio Procesar y organizar estadsticamente los Encuesta satisfaccin Se debe verificar
resultados del cuestionario aplicado a la del cliente directamente con los
muestra de clientes seleccionada. SG-RE-003 clientes encuestados, la
7 exactitud en las respuestas
que no sean
suficientemente claras y
que tengan que ver con un
aspecto importante del
estudio
Programar la reunin Programar la reunin con todo el equipo de
mejoramiento para el anlisis de los datos del
8 estudio.

Realizacin de la reunin y asignacion de Analizar con el equipo de mejoramiento de los

responsabilidades para las mejoras resultados de la encuesta y asignar, al jefe de
9 9 9 9 9 9 9 rea que se considere pertinente, la ejecucin
de las acciones correctivas del caso.

Verificar el cumplimiento de la mejora Verificar que se halla cumplido con la mejora

10 asignada al jefe de rea correspondiente.
10

Entregar informe a la gerencia Elaborar un informe de los resultados finales

11 del estudio y de las mejoras logradas a partir
10 de l, para entregarlo a la gerencia de la
fbrica. Informe Gerencial

FIN

152
 PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME
MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006
1
FICHA GENERAL VERSIN 0.0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO DEL PROCESO SG-PR-003 NOMBRE DEL PROCESO PRODUCTO NO CONFORME

DUEO DEL PROCESO / CARGO Jose David Echavarra / Jefe Control Calidad
AREA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACION (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Equipo de Mejoramiento
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA xxx RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS xxx

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Establecer la metodologa para asegurarse de que el producto no conforme con los requisitos establecidos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega intencional.

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Reporte de la deteccin de no conformidades en cualquier parte del proceso productivo Anlisis y evaluacin gerencial de los informes presentados por el representante del S.G.C.

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)

Gestin Gerencial.
Q: Se debe llenar el registro
DP-RE-007 SGC.
y archivarlo.
Producto no Produccin.
t: Una vez identificado el
conforme. Control de Calidad.
producto no conforme.

Q: Informacin actualizada y
Acciones dispuesta para Auditora y/o
Q: Evaluar y notificar la correctivas, revisin.
no conformidad al preventivas y/ de t: Cada vez que se requiera Todos los procesos.
Identificacin y/ PRODUCTO NO
responsable del mejora. solucionar una no
reporte de ENTRADAS CONFORME SALIDAS
Todos los procesos. proceso. conformidad.
posibles no
t: Cada que se presente
conformidades.
una no conformidad.

Q:Informacin relativa a
disposicn final, reparacin
o destruccin de productos;
levantamiento y cierre de no
Informes para la
conformidades; concesiones Gestin Gerencial.
gerencia.
y acuerdos con los clientes.
t:Siempre que sea
requerido.

DEFINICIONES ASOCIADAS
TRMINO DEFINICION
ACCION CORRECTIVA . Accin tomada para eliminar la causa raz de una no conformidad o anomala presentada.
ACCION PREVENTIVA. Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente no deseable.
CONCESIN. Autorizacin del cliente para usar el producto o para liberarlo, cuando no es conforme con los requisitos establecidos.
CONFORMIDAD. Cumplimiento de un requisito.

DEFECTO. Incumplimiento de un requisito, asociado a un uso previsto o especificado.

Incumplimiento leve o parcial de un requisito, que est dentro de los parmetros de aceptacin. Autorizacin antes de la elaboracin para apartarse
DESVIACION PERMITIDA.
de los requisitos establecidos inicialmente.

. Autorizacin para continuar con la fase siguiente del proceso.

NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito.
PRODUCTO NO CONFORME. Aquel que no cumple con uno o mas de los requisitos exigidos por el cliente o por normas legales determinadas.
REQUISITO. Caracterstica que debe cumplir un producto.
Actividad realizada cuando hay variacin de la clase de un producto no conforme, de tal forma que se ajusta a unos requisitos que no son los
RECLASIFICAR.
iniciales.
REPARAR. Es la accin tomada sobre un producto no conforme de tal forma que pueda convertirse en aceptable.
REPROCESAR. Accin tomada para que un producto no conforme pueda cumplir con los requisitos.
TRATAMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD. Accin tomada para eliminar una no conformidad.

153
 CONTINUACIN PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME
MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006
PROCEDIMIENTO VERSION 0,00
NOMBRE DEL PROCESO PRODUCTO NO CONFORME ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Jose David Echavarra / Jefe Control Calidad VALIDADOR DEL PROCESO Equipo de Mejoramiento
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Descripcin de actividades
Operadores de Auxiliar de Jefe Control Documentos Observaciones
(Qu) Gerencia (Como, Donde, Cuando)
Produccin Calidad Calidad

Reportar al Jefe de Control Calidad la Orden de Produccin. Se establece que: para el

INICIO
deteccin de una no conformidad, ya sea en material en proceso la
DP-RE-007 Producto no cantidad mnima de la cual
los insumos, producto en proceso o producto conforme. se reportar es el
1 1 1 terminado. Tambin se reportan las no equivalente a un millar de
Identificar y reportar no conformidades. conformidades detectadas en las quejas y DP-RE-001 Registro para unidades y para el
reclamos de los clientes para productos ya reclamos y devoluciones. producto terminado que
entrega halla salido de la planta,
una unidad de empaque.

Evaluar el producto y determinar si es Registros de calidad. DP-RE-

producto no conforme, ademas se debera 001, DP-RE-002, DP-RE-
003, DP-RE-004, DP-RE-
2 2 registrar y notificar al responsable del 005.
Evaluar y notificar la no conformidad proceso.
DP-RE-007 producto no
conforme.

Registrar las no conformidades y las causas DP-PR-001 Acciones

que dieron origen al producto no conforme Correctivas, Preventivas y de
Mejora.
3 3 en el listado maestro de a.c.p.m, siguiendo el
Registrar no conformidades. procedimiento establecido. DP-RE-001 listado maestro
de ACPM.

Se debe determinar si el producto no

conforme ha sido despachado al cliente o
an sigue en el sistema productivo, para
El producto Fue
SI tomar decisiones al respecto una vez
Determinar si el producto fue entregado. entregado al
cliente? detectada la no conformidad del mismo.

NO Negociar con el (los) cliente (s) el tratamiento

a seguir para subsanar el efecto negativo de
la No Conformidad y emprender acciones
tales como:
-Reprocesar el elemento no conforme.
Acordar con el cliente las accciones a 4 -Desechar el elemento no conforme y
seguir. reemplazarlo por uno nuevo.
-Reajusta
A

Hacer saber al cliente la existencia de la no

conformidad si se considera necesario
Comunicar no conformidad al cliente. 5 hacerlo.

Determinar, en conjunto con el cliente y

respetando las normativas aplicables al
NO Se libera el
caso, si se hace entrega del producto en las
Determinar si se libera el producto. producto?
condiciones detectadas.

SI
El producto es liberado por concesin DP-RE-007 Producto no
6 (permiso otorgado para que el producto conforme.
Consignar en el registro
Liberar el producto. pueda ser adquirido y/o vendido sin importar DP-RE-007 Producto no
su condicin, previo acuerdo entre las conforme la observacin.
A partes).
Verificar el estado del producto no conforme DP-RE-007 Producto no
para de terminar si puede ser reparado o conforme.
NO Reprocesar y/ reprocesado diligenciando el registro de
Decidir tratamiento al producto no Reparar el
conforme. producto?
producto no conforme.

SI
Realizar los cambios pertinentes en el DP-RE-007 Producto no
7 7 producto para eliminar las no conformidades conforme.
Reprocesar y/o Reparar. presentadas.

Comprobar nuevamente si el producto no

Cumple con los conforme an incumple con los requisitos de
SI calidad exijidos.
requisitos de
Verificar no conformidades. calidad?

NO Rechazar el producto no conforme tomando

Rechazar. 8 acciones para impedir su uso o aplicacin.

Identificar y depositar el producto no DP-PR-002 Procedimiento

9 9 conforme en un rea definida y claramente revisin por la Direccin.
Destruir el producto rechazado. identificada para su destruccin.

Presentar a la Gerencia de la Fbrica el DP-PR-002 Procedimiento

A 10 resultado de la disposicin final de los revisin por la Direccin al
Presentacin de resultados. S.G.C.
productos no conformes.

Analizar y evaluar los informes presentados DP-PR-002 Procedimiento

por el representante del S.G.C. Revisin por la direccin.
11
Analizar informes. DP-RE-003 Acta Reunin.

Implementar acciones correctivas, DP-PR-001 Acciones

preventivas y de mejora para eliminar las no correctivas, preventivas y de
6 mejora.
conformidades detectadas y sus causas.
Implementar acciones correctivas.

FIN

154
 PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

FICHA GENERAL VERSIN 0,0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CODIGO SG-PR-001 NOMBRE Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

DUEO DEL PROCESO / CARGO Jos David Echavarra/ Jefe de Control Calidad
AREA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACION PERIODO ESTABILIZACION (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Equipo de Mejoramiento
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA xxx RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS xxx

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Definir el procedimiento utilizado por la Fbrica de Plsticos para la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora, dentro del sistema de Gestin de la calidad, garantizando el mejoramiento
continuo de todos sus procesos.
LIMITE INICIAL (Donde comienza). LIMITE FINAL (Donde termina)

Revisar el funcionamiento del SGC Registrar el cierre de la no conformidad.

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)

Q: Se debe diligenciar el
Q: Se debe diligenciar el
formato SG-RE-001 Listado
formato SG-RE-002
maestro de acciones
Solicitud para acciones
preventivas correctivas o de
Informe de correctivas, preventivas Cierre de no
mejora.
Auditora. de mejora. conformidad.
t: Plazo estimado para cerrar
t:Cada vez que se haga
la no conformidad.
una auditora.
$: Costo del reparo y/o
$:costo de la auditora.
accin.

Q: Revisar en que fase Q:Evaluar si se han

de desarrollo se ACCIONES cumplido con la ejecucin de
encuentran las A.C.P.M. ENTRADAS CORRECTIVAS, SALIDAS las A.C.P.M y tomar las
PREVENTIVAS Y DE Determinacin del
Listado maestro t: Cada vez que se acciones del caso.
SGC MEJORA estado de las Gestin Gerencial
de A.C.P.M. revise el estado de las t:Cada vez que se revise el
mejoras.
mejoras. estado de las mejoras.
$: Costo que implique la $: Costo que implique la
mejora. mejora.

Q:tener en cuenta las

Q: Se debe diligenciar el
quejas y reclamos para
formato SG-RE-001 Listado
determinar no
maestro de acciones
conformidades en los
Quejas y preventivas correctivas o de
procesos y los Deteccin de No
reclamos de los mejora.
productos. Conformidades.
clientes. t: Plazo estimado para cerrar
t:Cada vez que se
la no conformidad.
reciba una queja.
$: Costo del reparo y/o
$:costo de resolver la
accin.
queja del cliente.
DEFINICIONES ASOCIADAS
TRMINO DEFINICIN
ACCION CORRECTIVA. Accin tomada para eliminar la causa raz de una no-conformidad.
A.C.P.M Accin correctiva, preventiva o mejora.
CONFORMIDAD. Es la medida en la que el proceso sea capaz de reproducir consistentemente los requerimientos del usuario (traducido en una especificacin).
DEFECTO. Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
MEJORA CONTINUA. Parte de la gestin de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.
NO-CONFORMIDAD (N.C). Incumplimiento de un requisito.

155
 CONTINUACIN PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2006

PROCEDIMIENTO VERSION 0.0

NOMBRE Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Jos David Echavarra/ Jefe de Control Calidad VALIDADOR DEL PROCESO Equipo de Mejoramiento
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Descripcin de actividades
Auditor interno o Representante Direcin Analista de Documentos Observaciones
(Qu) Jefe de Area Empleado Gerente (Como, Donde, Cuando)
externo S.G.C Procesos
Revisar el funcionamiento del sistema de gestin de Revisar el desempeo del SGC de acuerdo a los DP-PR-003 Auditorias
INICIO
la calidad (SGC) resultados de las Auditoria Interna y Externas. Internas del SGC.

1 1 1 1

Identificar posibles no conformidades u Se identifican las no conformidades u observaciones Procedimientos.

observaciones en el SGC 2 2 2 2 en el SGC durante el desarrollo de las actividades
diarias, las Auditorias Internas y Externas y a las
quejas y reclamos de los clientes.

Comunicar no conformidades (N.C) Comunicar al representante de la direccin las no DP-PR-003 Plan de auditora El formato solo se utilizar
conformidades detectadas en el SGC, usando el interna del SGC, CC-PR-001 para las auditorias internas
3 3 3 3 formato del plan de auditoria interna establecido o va Realizacin y Atencin de o externas y el e-mial para
e-mail. reclamos o e-mail. las actividades diarias y las
quejas y los reclamos de
los clientes.

Clasificar las N.C Clasificar las no conformidades encontradas de DP-RE-006 informe de

acuerdo al impacto negativo en el desarrollo normal de auditoras y CC-PR-001
4 4
los procesos (No conformidad mayor, No conformidad Realizacin y Atencin de
menor u Observacin). reclamos.

Delegar responsabilidades respecto a las N.C. De acuerdo a la naturaleza de la no conformidad se e-mail.

asigna la responsabilidad de la mejora al jefe de rea
5 5
respectivo. DP-RE-001 Listado maestro
de ACPM.

Identificar las posibles causas de las N.C Analizar e identificar las posibles causas que DP-RE-001 Listado maestro
A 6 generaron las no conformidades y plantear posibles de ACPM.
acciones correctivas, preventivas y mejoras (A.C.P.M)
segn los recursos humanos y tcnicos disponibles y
sugerir la(s) que se considere(n) ms conveniente

Registrar la accin correctiva. Comunicar a la Gerencia de la fbrica la A.C.P.M DP-RE-002 Solicitud de

planteada por el jefe del rea y definir un tiempo lmite acciones correctivas,
7 7
para el levantamiento de la observacin o no preventivas de mejora,
conformidad haciendo la solicitud en el registro
definido. DP-RE-001 Listado maestro
de ACPM.

E-mail
Autorizar la(s) A.C.P.M propuesta(s). Evaluar las mejoras propuestas segn la relacin
8 costo beneficio de cada una para escoger y autorizar Mediante una reunin con
la que se considere ms conveniente. los jefes de rea
involucrados.
Implementar la A.C.P.M Ejecutar la implementacin de la A.C.P.M segn fue DP-RE-002 Solicitud de
9 planteada y verificar que se hizo de la manera acciones correctivas,
adecuada. preventivas de mejora.

Comunicar la implementacin de la A.C.P.M Notificar al Representante del SGC y al Analista de

procesos la implementacin de la A.C.P.M
10

Registrar la A.C.P.M Consignar en el formato de ACPM la implementacin DP-RE-001 Listado maestro

11 11 de la mejora. de acciones preventivas
correctivas o de mejora.

Actualizar procedimientos Actualizar los procedimientos que hayan sufrido DP-PR-002 Procedimiento
12 12 12 modificaciones por causa de las acciones implantadas para control y modificacin de
y divulgarlo a las personas interesadas en los documentos.
resultados.
Verificar el levantamiento de la N.C. Verificar una vez se haya cumplido con el
13 13 levantamiento de la no conformidad dentro del plazo
fijado para ello.

Definir si se cerr la N.C

SI Se cerr la
observacion o la no
conformidad?

NO
Solicitar informe al responsable. Realizar la solicitud de un informe para explicar las e-mail
causas del incumplimiento del cierre de la no
14 14 conformidad.

Presentar nuevas alternativas. Analizar y presentar nuevas alternativas de solucin

para la no conformidad que no pudo ser eliminada e
15
implemente un nuevo plan.

Registrar el cierre de la N.C. A Hacer el respectivo cierre de la no conformidad en el

registro especificado para tal fin.
16 16

FIN

Procedimiento!D15

156
 ANEXO E.

EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO INTERNO

157
 PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2005

FICHA GENERAL VERSIN 0.0

FINALIDAD ALCANCE CONTEXTO GLOSARIO PROCEDIMIENTO POLITICAS INDICADORES INFRAESTRUCTURA COMPETENCIAS

CDIGO DEL PROCESO PN-PP-PR-002 NOMBRE DEL PROCESO Planificacin de la produccin de plsticos
DUEO DEL PROCESO / CARGO Fabio A. Vlez / Jefe de Planta
REA FUNCIONAL G. Plsticos.
ANALISTA DE PROCESOS Kenneth Lpez
CERTIFICADOR DEL PROCESO CRITICIDAD
NIVEL DE MADURACIN PERIODO ESTABILIZACIN (MESES)
ACCIN DE MADURACIN ACTUAL VALIDADOR DEL PROCESO Jefe de Produccin
ESTADO DOCUMENTACIN
APLICACIN DEL PROCESO Corporativo Colombia X Costa Rica Estados Unidos
RESPONSABLE EN COSTA RICA xxx RESPONSABLE EN ESTADOS UNIDOS xxx

FINALIDAD
(Qu y Para qu)

Programar para un periodo determinado la demanada de plsticos, asignando los recursos de manera efectiva para la elaboracin de cada producto

LIMITE INICIAL (Donde comienza) LIMITE FINAL (Donde termina)

Recibir las necesidades de productos plsticos Solicitar materias primas e insumos

DIAGRAMA CONTEXTO
Requisito Requisito
Proceso Proveedor Entrada PROCESO Salida Proceso Cliente
(Q, t, $) (Q, t, $)
Q: Claridad en las
especificaciones del
producto, tiempo de Q: Validacin en los datos
Orden de
Almacn Pedido entrega y costo t: Tiempo de procesamiento Produccin
produccin
t: Semanal o cada que $: Costo de la orden
se requiriera
$:Costo de la actividad
Q: Informacin
Q: Optimizacin de recursos
Planeador actualizada, materiales
Plan de la t: Programacin de
semanal en perfectas
Almacenes Produccin (Orden actividades de produccin Produccin
Informacin sobre condiciones
de produccin) $: Costo por orden de
inventarios t: Inmediata
produccin
$: Valor del inventario
ENTRADAS PLANIFICACIN DE SALIDAS Q: Correcta asignacin de
LA PRODUCCIN materias primas e insumos
Q:Materiales en
Solicitud de para produccin
perfectas condiciones Materias primas e
Produccin materias primas e t: Programacin de Produccin
t: Inmediata insumos
insumos actividades de produccin
$: Valor del inventario
$: Costo de materas primas
e insumos

Q: Normas ASTM
Pruebas de Q: Anlisis de los datos
Control Calidad y t: Diario Informe estadstico
Calidad y datos t: Informacin actualizada Control de Calidad
Estadsticas $: Costo de formulacin de los productos
estadsticos $:
por producto

Q: Ordenes de trabajo
Programa de mtto t: Especificacin del Q: Datos validados y
Control de Calidad
preventivo, tiempo y repuestos a analizados
Mantenimiento Tiempos y Costos
correctivo y emplear t: ltimo periodo
Gerencia
operativo $: Costo por orden de $: costo de actividades
trabajo
DEFINICIONES ASOCIADAS
TERMINO DEFINICIN
Planeador Registro que contiene informacin de cada uno de los productos y clasificacin por clientes, existencias y necesidades
Programacin para un periodo determinado de los pedidos de los clientes, con el fin de asignar los recursos requeridos
Plan de Produccin (maquinaria, materias primas e insumos) para su fabricacin.

Orden de Produccin (OP) Documento que contiene las especificaciones del producto y parmetros de produccin.

158
CONTINUACIN PROCEDIMIENTO PLANIFICACIN DE LA PRODUCCIN

MANUAL DEL PROCESO FECHA ACTUALIZACIN 18-Ene-2005

PROCEDIMIENTO VERSIN 0.0

NOMBRE DEL PROCESO Planificacin de la produccin de plsticos ANALISTA DE PROCESOS Kenneth lpez
DUEO DEL PROCESO / CARGO Fabio A. Vlez / Jefe de Planta VALIDADOR DEL PROCESO Jefe de Produccin
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
Actividad Descripcin de actividades
Jefe de Director Jefe Control Supervisor de Documentos Observaciones
(Qu) Jefe de Planta (Como, Donde, Cuando)
Almacn Administrativo Calidad Produccin

INICIO
Recibir y clasificar el pedido por correo
E-mail u orden
Recibir pedido de plsticos electrnico semanalmente o cada que se
1 de compra
presente la necesidad.

2 Conocer el pedido y analizar la capacidad de

Analizar pedido de plsticos E-mail
respuesta.

No
? Determinar en el planeador si el producto es E-mail u orden
El producto es nuevo?
nuevo, una vez le llegue el pedido de compra
Si

Solicitar a Medelln la creacin del cdigo

3 E-mail u orden
Crear cdigo del producto nuevo y luego este se crea en la aplicacin
de compra
de costos

4 E-mail u orden
de compra.
Archivos
Ingresa cada pedido por producto
compartidos/
Ingresar pedido al planeador debidamente clasificado por cliente en el
directorio M /
planeador semanal
Archivo:
Planeador - Plan
de produccin

Procedimiento
5 para la
El Jefe de Almacn ingresa semanalmente codificacin de
Ingresar datos de las existencias en el planeador las existencias de los un producto
almacenes (formato
corporativo en
lotus notes)

6 Archivos
6 Asignar un porcentaje sobre los inventarios compartidos/
Analizar los pedidos y asignar la en el planeador como medio preventivo ante directorio M /
proyeccin sobre inventarios cualquier incontigencia, cada que lo Archivo:
considere pertinente Planeador - Plan
de produccin

Archivos
7 7
Con base en el planeador semanalmente, compartidos/
6 6
Programar la produccin y verificar asignar las mquinas, personal y materiales directorio M /
existencias de las materias primas en el plan de produccin y elaborar el horario Archivo:
de produccin. Planeador - Plan
de produccin

8 Archivos
Una vez realizado el plan de produccin, compartidos/
Informar sobre las ordenes de produccin informar al Jefe de Control Calidad y directorio M /
que debe generar estadsticas las ordenes de produccin que Archivo:
debe generar Planeador - Plan
de produccin

9 Realizar las ordenes de produccin Instructivo para

Realizar la Orden de produccin
solicitadas con base en el instructivo elaborar la OP

Entregar informe sobre hallazgos

Retroalimentar anlisis de la orden de 10
encontrados en la formulacin de los OP
produccin
productos y las mejoras propuestas
Si
? Reformar el plan de produccin con base en Plan de
Surgen cambios?
No los resultados de la formulacin del producto produccin.

11
Autorizar la Orden de produccin y Firmar la orden de produccin y entregarla al Orden de
entregar al supervisor Supervisor de produccin produccin

Coordinar las actividades planeadas con Plan de

Planear actividades 12 operadores y ayudantes de produccin produccin.
6
Solicitar por medio del correo electrnico las
Solicitar las materias primas e insumos 13 materias primas e insumos necesarios para E-mail
6 elaborar la orden de produccin
FIN

159
 ANEXO F.

LISTADO DE DOCUMENTOS

160
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS FBRICA DE PLSTICOS
C.I. BANACOL S.A. Versin: 00
FBRICA DE PLSTICOS Cdigo: SG-DO-007
CONTROL DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ACTUALIZACION APROB
Fecha de
Proceso Documento Cdigo Versin Distribucin Responsable Actualizacin Vigencia aprobacin
Manual de Calidad Sistema de Gestin de la Calidad Carpeta SGC
SG-DO-001
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Manual de Funciones y Perfiles de Cargos Carpeta SGC
SG-DO-002
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Caracterizacin Proceso Direccin y Planeacin Carpeta SGC
SG-DO-003
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Caracterizacin Proceso Control de Calidad Carpeta SGC
SG-DO-004
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Caracterizacin Proceso Produccin Carpeta SGC
SG-DO-005
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Caracterizacin Proceso Mantenimiento Carpeta SGC
SG-DO-006
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Listado maestro de documentos SG-DO-007
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Listado maestro de registros SG-DO-008
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Listado maestro de acciones correctivas, preventivas y de Carpeta SGC
SG-DO-009
mejora 0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Programacin anual de auditorias internas de calidad SG-DO-010
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Plan de Auditoria SG-DO-011
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Informe de Auditoria SG-DO-012
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Plan de Seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de Carpeta SGC
SGC mejora
SG-DO-013
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Plan de Revisin Gerencial SG-DO-014
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Instructivo para elaboracin de documentos del SGC Fbrica Carpeta SGC
SG-IN-001
de Plsticos 0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de Carpeta SGC
SG-PR-001
mejoras 0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento para control y modificacin de documentos SG-PR-002
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento para auditorias internas de calidad SG-PR-003
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento para tratamiento de producto no conforme SG-PR-003
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento para control de registros SG-PR-004
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Procedimiento para el control de los dispositivos de Carpeta SGC
SG-PR-005
seguimiento y medicin 0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento para el control de los procesos SG-PR-006
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento propiedad del cliente (Maquila) SG-PR-007
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento revision por la direccion SG-PR-008
0 Intranet Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento de trazabilidad SG-PR-009 Intranet
0 Representante SGC 0 1 Ao Enero-18-2006

161
CONTINUACIN LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS FBRICA DE PLSTICOS
C.I. BANACOL S.A. Versin: 00
FBRICA DE PLSTICOS Cdigo: SG-DO-007
CONTROL DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ACTUALIZACION APROB
Fecha de
Proceso Documento Cdigo Versin Distribucin Responsable Actualizacin Vigencia aprobacin
Carpeta SGC
Procedimiento proyeccin de materias primas e insumos CC-PR-001
0 Intranet Jefe de Calidad 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento para la realizacin de pruebas y ensayos CC-PR-002
0 Intranet Jefe de Calidad 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento para la realizacin y atencin de reclamos. CC-PR-003
0 Intranet Jefe de Calidad 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento satisfaccin del cliente CC-PR-005
0 Intranet Jefe de Calidad 0 1 Ao Enero-18-2006
CONTROL DE Carpeta SGC
Instructivo para la elaboracin de la orden de produccin CC-IN-001
CALIDAD 0 Intranet Jefe de Calidad 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Instructivo resistencia a la caida del dardo CC-IN-005
0 Intranet Jefe de Calidad 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Instructivo determinacion del indice de fluidez CC-IN-002
0 Intranet Jefe de Calidad 0 1 Ao Enero-18-2006
Instructivo resistencia maxima a la tension y elongacion de la Carpeta SGC
CC-IN-003
soga 0 Intranet Jefe de Calidad 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Instructivo estadsticas CC-IN-004
0 Intranet Jefe de Calidad 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Instructivo uso y mantenimiento de al montacarga AL-IN-001
0 Intranet Jefe de Almacn 0 1 Ao Enero-18-2006
Procedimiento pedido y almacenamiento de Materia Prima e Carpeta SGC
AL-PR-002
insumos 0 Intranet Jefe de Almacn 0 1 Ao Enero-18-2006
ALMACENES Carpeta SGC
Procedimiento para el manejo de materiales y respuestos AL-PR-003
0 Intranet Jefe de Almacn 0 1 Ao Enero-18-2006
Procedimiento para el control, almacenamiento y embalaje de Carpeta SGC
AL-PR-004
producto terminado 0 Intranet Jefe de Almacn 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Instructivo gua de empaques PN-IN-001
0 Intranet Jefe de Produccin 0 1 Ao Enero-18-2006
Procedimiento para la planificacin de la produccin de Carpeta SGC
PN-PR-002
plsticos 0 Intranet Jefe de Produccin 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Procedimiento para Extrusin Polietileno y Polipropileno PN-PR-03
0 Intranet Jefe de Produccin 0 1 Ao Enero-18-2006
PRODUCCIN Carpeta SGC
Procedimiento para Conversin Polietileno y Polipropileno PN-PR-004
0 Intranet Jefe de Produccin 0 1 Ao Enero-18-2006
Instructivo para la solicitud de materias primas, insumos, Carpeta SGC
PN-IN-002
repuestos y materiales 0 Intranet Jefe de Produccin 0 1 Ao Enero-18-2006
Carpeta SGC
Instructivo para el cierre de turno PN-IN-003
0 Intranet Jefe de Produccin 0 1 Ao Enero-18-2006
Director de Mantenimiento/
Programa de Mantenimiento MT-DO-001 Carpeta SGC Asistente de mantenimiento
0 Intranet Operativo 0 1 Ao Enero-18-2007

Director de Mantenimiento/
MANTENIMIENTO Procedimiento Mantenimiento preventivo MT-PR-001
Carpeta SGC Analista de Diseo y
0 Intranet Mantenimiento 0 1 Ao Enero-18-2006
Director de Mantenimiento/
Procedimiento Mantenimiento Correctivo MT-PR-002 0 Carpeta SGC Asistente de mantenimiento
Intranet Operativo 0 1 Ao Enero-18-2006

162
 ANEXO G.

LISTADO DE REGISTROS

163
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS FBRICA DE PLSTICOS
C.I. BANACOL S.A. Versin: 00
FBRICA DE PLSTICOS Cdigo: DP-DO-RE-010
CONTROL DISTRIBUCIN DE REGISTROS ACTUALIZACION APROB
Fecha de Fecha de
Proceso Documento Cdigo Versin Distribucin Responsable Actualizacin vigencia Aprobacin
Carpeta SGC
Solicitud para acciones correctivas, preventivas de mejora SG-RE-002 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Registro revisin por la Direccin al S.G.C SG-RE-003 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Control distribucin de documentos SG-RE-005 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Solicitud de modificaciones a documentos SG-RE-006 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Modificaciones a documentos SG-RE-007 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006

SGC Carpeta SGC

Prueba para Auditores Internos de Calidad. SG-RE-007 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Control de versiones por pginas SG-RE-008 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Lista de Chequeo de Auditoria SG-RE-008 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Certificado de Auditor SG-RE-009 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Control distribucin de registros SG-RE-010 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Certificado de calibracin para equipos de seguimiento y Carpeta SGC
medicin SG-RE-010 0 Representante SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Formato de calidad en extrusin PE CC-RE-001 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Formato de calidad en conversin PE CC-RE-002 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Formato de calidad en extrusin PP CC-RE-003 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Formato de calidad en conversin PP CC-RE-004 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Formato de calidad pruebas de resistencia CC-RE-005 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Formato de calidad melt por materia prima CC-RE-006 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Producto no conforme CC-RE-007 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Control Calidad Carpeta SGC
Formato de calidad Evaluacin de materias primas e insumos CC-RE-008 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Formato Lista de equipos para seguimiento y medicin. CC-RE-009 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006

Carpeta SGC
Formato ficha de vida de equipos para seguimiento y medicin. CC-RE-010 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Registro para la realizacin de pruebas y ensayos CC-RE-011 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Registro para la realizacin de pruebas y ensayos a etiquetas CC-RE-012 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Registro para reclamos y devoluciones
CC-RE-012 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Encuesta para satisfaccin del cliente CC-RE-013 0 Jefe de Control Calidad 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006

164
CONTINUACIN LISTADO MAESTRO DE REGISTROS FBRICA DE PLSTICOS
C.I. BANACOL S.A. Versin: 00
FBRICA DE PLSTICOS Cdigo: DP-DO-RE-010
Carpeta SGC
Registro para el consolidado de materias primas AL-RE-001 0 Jefe de Almacn 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Almacenes Carpeta SGC
Registro para el consolidado de insumos AL-RE-002 0 Jefe de Almacn 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Registro para la gua de empaques
PN-RE-001 0 Jefe de Planta 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Registro para el planeador semanal PN-RE-002 0 Jefe de Planta 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Registro orden de produccin para polietileno PN-RE-003 0 Jefe de Planta 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Registro orden de produccin para polipropileno PN-RE-004 0 Jefe de Planta 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Produccin Carpeta SGC
Hoja de utilizacin para extrusin polietileno PN-RE-001 0 Jefe de Planta 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Hoja de utilizacin para extrusin polipropileno PN-RE-002 0 Jefe de Planta 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Hoja de utilizacin para conversin polietileno PN-RE-001 0 Jefe de Planta 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Carpeta SGC
Hoja de utilizacin para conversin polipropileno PN-RE-002 0 Jefe de Planta 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Director de Mantenimiento
Control de Mantenimientos MT-RE-001 0 Carpeta SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006
Mantenimiento Director de Mantenimiento
Mantenimiento general dividido por lineas. MT-RE-002 0 Carpeta SGC 0 Enero-18-2007 Enero-18-2006

165
 ANEXO H.

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE

DOCUMENTOS

166
 C.I. BANACOL S.A.
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD FBRICA DE PLSTICOS
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS

CDIGO: DP-DO-IN-001 VERSIN: 00

TIPO: Instructivo RIGE DESDE: Enero 18 de 2006
DOCUMENTO CONTROLADO Pagina 1 de 14

C.I BANACOL S.A.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE

DOCUMENTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIN
DE LA CALIDAD DE LA FBRICA DE
PLSTICOS, C.I BANACOL S.A

DP-DO-IN-001

PREPAR REVIS APROB

Nombre Kenneth Lpez H. Jos David Echavarra Jos Mara Otlora

Cargo Analista de procesos Jefe de Calidad Gerente

Firma

Fecha

167
1. OBJETO

El presente instructivo establece los parmetros para elaborar, estructurar,

redactar, presentar y codificar los documentos generados para el Sistema
de Gestin de Calidad de la Fbrica de Plsticos

2. ALCANCE

Este documento se aplica en todas las reas involucradas de la fbrica de

plsticos y a toda la documentacin de cada uno de los procesos del
Sistema de Gestin de Calidad de la fbrica de plsticos

3. RESPONSABLES

Los dueos de cada proceso de la fbrica de plsticos elaboran los

documentos siguiendo los directrices especificados en esta norma. Para
efectos de recoleccin y suministro de informacin se cuenta con el apoyo
de las personas que tengan relacin directa con los procesos.

4. DEFINICIONES

4.1 NORMA FUNDAMENTAL

Es un documento que contiene las normas bsicas necesarias para la

elaboracin y presentacin de los documentos relacionados con el Sistema
de Gestin de Calidad de la Fbrica de Plsticos.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 REGLAS PARA LA ELABORACIN DE LOS DOCUMENTOS

5.2 LETRA, TAMAO DE LA HOJA Y ORIENTACIN

Los documentos relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad se

elaboran en letra tipo Arial, cuyo tamao varia entre 8 y 14,
dependiendo del espacio y la importancia del texto; en papel blanco
tamao carta u oficio y con orientacin vertical u horizontal, segn los
requerimientos o necesidades especficos de cada proceso.

183
 5.2.1 Presentacin
El texto debe ser redactado en forma clara, precisa y sencilla.
Se debe evitar el uso de trminos en idioma extranjero, excepto
cuando correspondan a vocabulario de uso tcnico comn.
La fecha debe tener el siguiente formato: dos dgitos para el da, las
tres primeras letras para el mes y los cuatro dgitos para el caso del
ao separados por guiones. Ejemplo: 21-feb-2005.
Los documentos se deben redactar en tiempo presente y modo
impersonal
Se permite el uso de abreviaturas siempre y cuando su lectura no se
preste a doble interpretacin por parte de los usuarios.
El interlineado se trabaja en espacio sencillo.

6. NIVELES DE DOCUMENTACIN

Los documentos que se manejan en la Fbrica de Plsticos son:

TIPO DE DOCUMENTO

Manual de Calidad

Plan de Calidad
Procedimientos

Instructivos

Documentos de origen externo

Documentos de origen general
4 Planos
5 Formatos

184
 Figura 1: Pirmide de documentos

7. DESCRIPCIN DE LOS DOCUMENTOS

Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin

de Calidad de la Fbrica de Plsticos

Plan de Calidad: Especifica que procedimientos y recursos asociados

deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando debe aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato especfico.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o

un proceso.

Instructivo: Documento que describe en detalle el qu y el cmo de una

actividad.

Documento de origen externo: documentos diseados por entes no

pertenecientes a la empresa, los cuales sirven de gua para la
elaboracin de documentos, procesos, formatos u otro tipo de
documentos internos.

Documentos Generales: Documento que presenta informacin de

apoyo a la gestin de cada una de las reas, con relacin al producto,
servicio o proceso. Incluye documentacin de carcter interno como
catlogos, lista de precios y otros; y externo como manuales de las
maquinas de la empresa, normas nacionales e internacionales
relacionadas con el producto, aseguramiento de la calidad, los planos
suministrados por los clientes para la fabricacin del producto segn las
especificaciones requeridas, entre otros.

Planos: Documento que permite describir de manera grfica piezas y/o

productos.

Formatos: Documento de forma preimpresa que se utiliza para

consignar informacin.

7.1 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

La codificacin de los documentos la hace el Gerente o el Representante de la

direccin de acuerdo a los siguientes parmetros. (Ver figura 2)

AA BB CCC
XX - XX - X XX

185
 Figura 2

Donde:

AA: Define el Proceso rea funcional al cual pertenece el proceso. Se usan

dos letras de acuerdo a los siguientes procesos de la Fbrica de
Plsticos:

Proceso de Direccin y Planeacin. Proyecta planes estratgicos,

trazando directrices en el corto y largo plazo bajo polticas, objetivos,
metas y estrategias emitidos por la direccin de la empresa para el
desarrollo de la Fbrica.
Proceso de Produccin. Coordina las actividades de los procesos
productivos para cumplir las especificaciones tcnicas del producto
con la adecuada optimizacin de los recursos.
Proceso de Control de Calidad. Se encarga de manejar todas las
labores tendientes a controlar las variables que afectan la calidad de
los procesos y de los productos.
Proceso de Almacenes. Establece pautas para el control de
inventarios y dispone de las cantidades adecuadas que permitan el
cumplimiento de los requerimientos del mercado.
Proceso de Mantenimiento. Coordina las actividades de
mantenimiento con el fin de que la maquinaria y equipo contribuyan
al funcionamiento normal de las operaciones.
Proceso SGC: Comprende las tareas de planeacin, implementacin
y sostenimiento del Sistema de Gestin de Calidad de la Fbrica de
Plstico.

Las abreviaturas utilizadas para cada proceso son:

AL: Almacenes
DP: Direccin y Planeacin
PN: Produccin
MT: Mantenimiento
CC: Control de Calidad
SG: Sistema de Gestin de Calidad

BB Define el tipo de documento del sistema de Gestin de la Calidad de la

Fbrica de Plsticos. Se usan dos letras de acuerdo al documento, de la
siguiente forma:

MC: Manual de calidad

186
 PR: Procedimiento
IN: Instructivo
RE: Registro
PG: Programa
DO: Documento
DE: Documento de origen Externo
DG: Documento de origen General
PL: Planos
FO: Formatos

CCC Define un nmero de tres dgitos consecutivos para cada tipo de

documento.

Ejemplo de Codificacin: DP-PR-003

Pertenece al proceso de Direccin y planeacin, es un procedimiento de
producto no conforme cuyo consecutivo es el 003.

8. DOCUMENTACIN DE PROCEDIMIENTOS

A continuacin se muestra la metodologa usada para la presentacin o

elaboracin de los procedimientos dentro de la documentacin del Sistema de
Gestin de Calidad, usando el formato corporativo denominado MANUAL DEL
PROCESO que se ha estipulado para tal fin, y que se debe diligenciar en la
mayor cantidad posible de apartados. El formato digital est diseado sobre la
aplicacin Excel y est conformado por diversas hojas de clculo, las cuales
buscan documentar diferentes aspectos del proceso. A continuacin se
procede a detallar la forma de diligenciar las hojas de clculo denominadas:
Ficha general, Procedimiento, Polticas, Indicadores e Infraestructura.

8.1 FICHA GENERAL

Registrar los datos del encabezado del procedimiento: Nombre y

cdigo del procedimiento; rea funcional de la fbrica a la que
pertenece el procedimiento a documentar; nombre del analista de
procesos o persona encargada de hacer el levantamiento; nombre
del certificador del proceso; nivel de maduracin y accin actual de
maduracin para determinar que tan avanzado est el estado de la
documentacin general en los procesos de la fbrica de plsticos;
estado de la
documentacin; aplicacin del proceso, para definir en cual pas se
encuentra la sede o UEN corporativo a la que pertenece el
procedimiento a documentar; criticidad del proceso, segn sea el
impacto o importancia del proceso dentro de las operaciones de la
Fbrica de Plsticos, definiendo si el impacto es alto (A), medio (M)
o bajo (B); periodo de estabilizacin del proceso (medido en meses)
una vez ste sea implementado; nombre de la persona que valide el
proceso dentro de la fbrica.

187
 Establecer la finalidad del proceso (Qu y para qu?): definir cual
es el objetivo fundamental del proceso enmarcado dentro los
objetivos corporativos.

Establecer el alcance del proceso (Lmites): definir donde y cuando

empiezan y terminan las diferentes actividades que conforman el
proceso.

En el apartado de Diagrama Contexto establecer las diferentes

entradas que alimentan el proceso y las salidas generadas a partir
de stas, para lo cual se debe especificar los respectivos procesos
proveedores y procesos clientes, detallando en lo posible los
requisitos fsicos, los requisitos de tiempo y los costos o requisitos
de tipo financiero asociados a cada entrada o salida. Estas entradas
o salidas pueden ser de diversa naturaleza como son: informacin,
productos, documentos, equipos, entre otros.

En el ltimo apartado se deben definir de manera concreta aquellos

trminos de naturaleza tcnica o especfica que se requieran para la
adecuada comprensin del proceso documentado.

188
 8.2 PROCEDIMIENTO

En la ficha Procedimiento se diagrama el procedimiento especificando y

describiendo cada una de las actividades o tareas que lo conforman y
asignando uno o varios responsables a cada una de ellas.

En el cuadro procedimiento se especifica el nombre de las distintas

actividades que conforman el proceso. Estas actividades se deben
registrar en el mismo orden consecutivo en que se desarrollan en el
proceso real.

Cada actividad se debe describir en la columna correspondiente para

lo cual debe especificarse brevemente la forma, el sitio y el momento
en que se realiza la actividad. Tambin se deben registrar los
documentos que intervienen directamente en ella.
Se deben especificar los diversos cargos que intervienen o que
ejecutan las tareas. Para ello se deben usar los smbolos y
convenciones establecidos en el formato para la construccin del
flujograma del proceso. A continuacin se enumeran los smbolos
para hacer la diagramacin:

189
SMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO

Inicio-fin Indica el inicio o fin de un

proceso y deben colocarse

al inicio y al final del

Rectngulo diagrama de flujo.

redondeado

Actividad o tarea Indica el desarrollo de una

actividad dentro del

Rectngulo proceso

Decisin Se utiliza en aquel punto

Z del proceso en el cual deba

tomarse una decisin (SI-

Rombo N0, verdadero-falso)

Conector Se utiliza para conectar

una actividad con otra en el

caso de que la

Rectngulo configuracin del

flujograma lo requiera.

Flujo Indica la direccin y el

orden de los pasos del

Flecha delgada proceso

Cuadro 2: Smbolos para diagramas de flujo

190
8.3 POLTICAS:

En la hoja de clculo denominada polticas, escribir las polticas que deben de

servir de lineamiento para el desarrollo del proceso. Esta poltica debe de ser
establecida por el dueo del proceso y redactada por l junto con el analista de
procesos.

Definir cual es el objetivo global que las polticas del proceso buscan
alcanzar
Definir el alcance de la poltica del proceso, fijando lmites espaciales,
temporales y de recursos humanos y tcnicos.
Definir cada una de las polticas del proceso teniendo en cuenta si son
internas, si afectan solamente a partes internas o externas del mismo y
si afectan directamente a otros procesos o personas externas a l.
Adems
Se debe asignar a un responsable (cargo) para verificar o ejecutar el
cumplimiento de la poltica.

8.4 INDICADORES:

En la hoja de clculo llamada indicadores, se deben especificar los

instrumentos de medida de desempeo del proceso.

En el cuadro correspondiente se debe colocar el nombre de indicador

Colocar la frmula para calcular el indicador, especificando el tipo de
dato que se debe aplicar para realizar correctamente el clculo
Se deben de especificar adems: las unidades de medida que se usan
para el indicador; la fuente de donde se obtienen los datos; el(los)
responsable(s) de registrar los datos para el indicador y de aplicarlos en
la frmula; la frecuencia con que se debe de evaluar el indicador; y
finalmente establecer una meta numrica que permita comparar los
resultados reales obtenidos y determinar si se est cumpliendo con los
niveles de desempeo esperados.

8.5 INFRAESTRUCTURA:

En la hoja de clculo infraestructura, indicar los diversos soportes o

infraestructura necesaria para desarrollar las actividades que conforman el
proceso:

En el cuadro tecnolgica, registrar todos aquellos soportes o

herramientas informticas o de software que son necesarios utilizar para
desempear cualquiera de las tareas que conforman el proceso.
Ejemplo: Excel, Intranet, Nmina, entre otros.
En el cuadro maquinaria/equipos, especificar los instrumentos,
equipos o mquinas que son operados o utilizados para desarrollar
actividades que hagan parte del proceso, Ej.: Extrusora, Computador,
Montacargas, entre otros.

191
 En el cuadro Fsica se debe de describir la infraestructura o planta
fsica en donde se llevan a cabo las tareas del proceso. El: Taller de
mecnica, planta de produccin, oficinas administrativas, entre otros.
En el cuadro de otros se puede detallar algn otro tipo de infraestructura
que no encaje en ninguno de los cuadros anteriores.

9. REGLAS PARA ELABORACIN DE INSTRUCTIVOS Y DOCUMENTOS

GENERALES DEL SGC

9.1 NUMERACIN DE TTULOS

La numeracin de divisiones y subdivisiones para los documentos del

Sistema de Gestin de Calidad se maneja de la siguiente manera:

Los ttulos de primer y segundo nivel van en negrilla y

MAYSCULAS.
Los ttulos de niveles inferiores van en negrilla y con minscula.
Se utiliza igualmente vietas en los documentos cuando estos lo
requieran.

9.2 ENCABEZADOS

Los documentos de C.I BANACOL se encabezan de la siguiente forma

para su identificacin a partir de la segunda pgina:

A2
A1 A5
A3 A4

Figura 3: Esquema encabezado documentos

A.1: Cdigo de identificacin del documento en mayscula.

A.2: Nombre del documento en mayscula.
A.3: Nmero de versin del documento
A.4: Fecha en que entra en vigencia el Documento.
A.5: Nmero de pginas del documento.

9.3 PIE DE PGINA

La figura 2 ilustra el modelo de pie de pgina usado para los

documentos del Sistema de Gestin de Calidad.

B.1 B.5 B.9

B.2 B.6 B.10

B.3 B.7 B.11

B.4 B.8 B.12

192
 Figura 2: Pie de pgina para documentos

B.1 Firma de la persona con autoridad en la Fbrica de Plsticos para

elaborar el documento
B.2 Nombre de la persona con autoridad en la Fbrica de Plsticos para
elaborar el documento
B.3: Cargo de la persona que elabora el documento
B.4: Fecha en la que se elabora el documento.
B.5 Firma de la persona con autoridad en la Fbrica de Plsticos para
revisar el documento
B.6 Nombre de la persona con autoridad en la Fbrica de Plsticos para
revisar el documento
B.7: Cargo de la persona que revisa el documento
B.8: Fecha en la que se revisa el documento.
B.9 Firma de la persona con autoridad en la Fbrica de Plsticos para
autorizar el documento
B.10 Nombre de la persona con autoridad en la Fbrica de Plsticos
para autorizar el documento
B.11: Cargo de la persona que autoriza el documento
B.12: Fecha en la que se autoriza el documento.

Nota (1)

El encabezado y pie de pgina van ambos slo en la primera pgina del

documento y las siguientes pginas slo llevan el encabezado.

9.4 MRGENES

Las mrgenes para archivar documentos se hacen de la siguiente forma:

Las hojas que tienen una orientacin vertical llevan encabezado a 1
cm, pie de pgina a 1 cm, margen izquierdo a 4 cm y margen
derecho a 2 cm.
Las hojas que tienen una orientacin horizontal llevan encabezado a
1 cm, margen inferior o pie de pgina a 1 cm, margen izquierdo a 4
cm y margen derecho a 2 cm.

10. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos de la Fbrica Plsticos tienen la siguiente estructura:

A. Portada
B. Encabezado
C. Pie de pgina

A. Portada: Los documentos de la Fbrica de Plsticos presentan una portada

de la siguiente forma:

X: Nombre de la empresa en negrilla y MAYSCULAS, va en la parte

superior de la hoja a 7 cm. de margen.

193
Y: Nombre del documento y cdigo, va en la parte central de la hoja.

Z: Pie de pgina, va en la parte inferior a 1 cm. de margen.

En la figura 3 se ilustra el modelo de la portada de los documentos.

Figura 4: Portada de documentos

X: Nombre de la empresa
Y: Nombre del documento y cdigo
Z: Pie de pgina

Los documentos Generales no presentan portada y la revisin y aprobacin se

hacen en la primera pgina

B. Encabezado: Segn modelo y especificaciones descritas en Las

condiciones Generales del presente documento.
Los documentos de origen externo se codifican con una etiqueta que contiene
nombre de la empresa, a quien pertenece, cdigo de identificacin del
documento y el nombre de la Fbrica de Plsticos en la parte inferior derecha.

La etiqueta se ubica en la parte superior derecha de la primera pgina.

C Pie de pgina: De acuerdo a las especificaciones descritas en las

condiciones generales.

9. ANEXOS

Anexo No. 1 Cartula de presentacin de documentos (Instructivos).

Anexo No. 2 Encabezamiento de las pginas interiores de un instructivo.

Anexo No. 3 Encabezamiento de otros documentos.

194
ANEXO No. 1. Cartula de presentacin de documentos.

C.I. BANACOL S.A.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD FBRICA DE PLSTICOS
(ARIAL 12)
NOMBRE DEL DOCUMENTO (ARIAL 12)

VERSIN: 00 (ARIAL
CDIGO: DP-DO-IN-001 (ARIAL 12) 12)
TIPO: (Arial 12) RIGE DESDE: Fecha (ARIAL 8)
DOCUMENTO CONTROLADO (ARIAL 12) Pagina 1 de 9 (Arial 12 )

C.I BANACOL S.A.

(ARIAL 18 NEGRILLA)

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

(ARIAL 18 NEGRILLA)

NOMBRE DEL DOCUMENTO

(ARIAL 18 NEGRILLA)

PREPAR (ARIAL12) REVIS (ARIAL 12) APROB (ARIAL 12)

Nombre
(Arial 12)
Cargo
(Arial 12)
Firma
(Arial 12)
Fecha
(Arial 12)

195
 CDIGO
(ARIAL 18 NEGRILLA)
Anexo No. 2 Encabezamiento de las pginas interiores de un procedimiento o
instructivo.

NOMBRE DEL DOCUMENTO (ARIAL 12)

CDIGO
Versin XXX (Arial Fecha (Arial 12) Pgina 1 de 14
(ARIAL 12)
12)

Anexo No. 3 Encabezamiento de otros documentos.

C.I. BANACOL S.A.

FBRICA PLSTICOS

196
 ANEXO I.

EJEMPLO DE PRESENTACIN VISUAL

UTILIZADA EN ACTIVIDADES DE
CAPACITACIN

197
 GESTIN
POR
PROCESOS

Por: Equipo de Procesos

198
 OBJETIVO

El objetivo es satisfacer al cliente

siempre desde la primera vez,
con el fin de conseguir su
recompra y recomendacin a
terceros como prueba de su
fidelidad.

199
 Definiciones:
Sistema:
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o
que interactan.
Gestin:
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organizacin.
Sistema de Gestin:
Sistema para establecer la poltica, los objetivos y la
forma de lograr dichos objetivos.
Sistema de Gestin por procesos .
Sistema de gestin para dirigir y controlar una
organizacin por medio de los procesos.

200
 Proceso (definicin)

Cualquier actividad o grupo de

actividades, que emplee un insumo
o recurso, le agregue valor a ste y
suministre un producto o servicio a
un cliente externo o interno.

201
 Elementos de un proceso
El proceso equivale a un sistema por lo
tanto debe contener al menos:

Objetivos medibles dependiendo de las

salidas (productos).

Recursos que me permitan hacer una

transformacion, de las entradas
(insumos).

202
 Elementos de un proceso
(cont.)
Componentes (actividades) requeridas
para lograr los objetivos.

DUEOS DEL PROCESO

203
 Visin del Proceso

Valor
Proveedor Cliente
Agregado
INSUMO
Actividades PRODUCTO

Requisitos
COMO HACER QUE HACER
ESTANDAR DE L PROCESO ESTANDAR DEL PRODUCTO

204
 Caractersticas de los Procesos
Tienen un responsable (dueo).
Tienen limites bien definidos.
Tienen interacciones y
responsabilidades internas bien
definidas.
Tienen procedimientos
documentados, obligaciones de
trabajo y requisitos de entrenamiento.

205
Porqu un enfoque hacia los Procesos?
El enfoque hacia los procesos es
genrico, aplicable a organizaciones de
todo tipo y tamao.
El enfoque hacia los procesos exige que
las organizaciones identifiquen y
gestionen proactivamente los procesos
que pueden afectar la satisfaccin del
cliente, no solamente demostrar la
ejecucin de actividades especficas.

206
 Diferencias De Enfoque
Centrado en la organizacin
Los empleados son el problema
Empleados
Hacer mi trabajo
Comprender mi trabajo
Evaluar a los individuos
Cambiar a la persona
Siempre se puede encontrar un
mejor empleado
No confiar en nadie
Quien cometi el error
Orientado a la lnea
Centrado en el proceso
El proceso es el problema
Personas
Ayudar a que se hagan las cosas
Saber que lugar ocupa mi trabajo
dentro del proceso
Evaluar el proceso
Cambiar el proceso
Siempre se puede mejorar el proceso
Todos estamos en esto conjuntamente
Que permiti que el error sucediera
Orientado al cliente
207
 MACROPROCESOS

PROCESOS
Cada nivel
Controlado por
un solo RESPONSABLE

SUB-PROCESOS

Cada nivel se
Comporta como ACTIVIDADES
PROCESO

TAREAS

208
GESTIN DE PROCESOS Y CONOCIMIENTOS

Proceso del conocimiento

Obtener Conocimiento
Obtener
Generar Representar Conocimiento
Desarrollar
Actualizar Documentar
Eliminar Conocimiento Preparar
Clasificar
Identificar
desactualizacin Procesamiento

Combinar
Documentar estructura
Eliminar obsoletos del
Archivar
conocimiento
Utilizar Conocimiento Transmitir Conocimiento
Transmitir
Aplicar en procesos Facilitar Disponibilidad
de negocios Procurar y encontrar
Detectar portadores
Transmitir de persona a
persona

209