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Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por

ventas, servicios prestados, otorgamientos de prstamos o cualquier otro


concepto anlogo. De igual forma, se incluyen los documentos por cobrar a
clientes que representan derechos exigibles, que han sido documentados
con letras de cambio o pagars. Representan aplicaciones de recursos de la
empresa que se transformarn en efectivo para terminar el ciclo financiero a
corto plazo.

Importancia

Las cuentas por cobrar constituyen uno de los conceptos ms importantes


del activo circulante. La importancia est relacionada directamente con el
giro del negocio y la competencia.
Las cuentas por cobrar representan una inversin muy importante para la
empresa. Una de las medidas para conocer la inversin que se tiene en
cuentas por cobrar es la relacin de la inversin al capital de trabajo y al
activo circulante, y se obtienen a travs de las pruebas de liquidez.

Necesidades de informacin de las cuentas por cobrar

Una buena administracin requiere de informacin al da sobre los saldos


de los clientes y deudores. Por lo tanto, el administrador tiene un reto muy
grande para controlar que las operaciones sean captadas y registradas
veraz y correctamente.
Las cuentas que estn al corriente no requieren de administracin, las que
tienen algn problema por falta de pago, exceso de deuda sobre el lmite de
crdito aprobado, devoluciones del correo de estados de cuenta por
direcciones errneas o por cambio de domicilio del cliente, cheques
devueltos por los bancos de pagos efectuados por clientes, etc., deben ser
atendidos inmediatamente para conservar una sana cartera. La
administracin cuando tiene una informacin que le permita tomar
decisiones firmes y giles, obtiene una confianza capaz de impulsar al
cliente a aumentar sus consumos.

El nivel de la inversin en las cuentas por cobrar

Dependiendo del giro del negocio y la competencia se otorga el crdito a los


clientes, el cual representa el tiempo que transcurre entre la fecha de la
venta y la fecha en que se cobra, o se recibe en efectivo el importe de la
venta.
Por lo tanto, las ventas a crdito se transforman en cuentas por cobrar
representando generalmente en la empresa una importante inversin del
activo circulante. La inversin se determina por el volumen de las ventas a
crdito y por el promedio de das que transcurren entre las fechas de venta
y la cobranza.
El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado de la
razn cuentas por cobrar a ventas multiplicado por los das del ao para
obtener los das de crdito. De cualquier manera, los das cartera pueden
relacionarse con los plazos que la empresa ofrece y de esta manera calificar
la inversin en cuentas por cobrar. El promedio de los das que transcurren
entre las fechas de venta y la cobranza dependen de las condiciones
econmicas y de factores controlables conocidos como variables de las
polticas de crdito.

Las polticas de crdito

Deben tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la


inversin. Para evaluar el crdito, los administradores deben considerar la
solvencia moral del acreditado, la capacidad financiera de pago, las
garantas especficas y las condiciones generales de la economa o del
mercado en que opera.
Existen agencias de informacin de crdito y una fuente alterna de
informacin son las centrales de tarjetas de crdito.
La administracin de cuentas por cobrar tiene que fijar polticas, tales como:
reducir al mximo la inversin de cuentas por cobrar en das cartera,
administrar el crdito, evaluar el crdito en forma objetiva, mantener la
inversin en cuentas por cobrar al corriente y vigilar la exposicin de las
cuentas por cobrar ante la inflacin y devaluacin de la moneda.
Las variables de las polticas de crdito son las condiciones de crdito, el
periodo del crdito, los descuentos por pronto pago anticipado y las polticas
de cobro.

Las condiciones del crdito

Especifican el periodo del crdito, los descuentos normales, por pago de


contado o pago anticipado. La responsabilidad para fijar estas condiciones
recae en la direccin financiera, en coordinacin con la direccin de ventas.
Por otro lado, el encargado de administrar las polticas es el departamento
de crdito y cobranzas de la misma direccin de finanzas.

El periodo del crdito


El otorgamiento de ms das de crdito estimula las ventas, pero tiene un
costo financiero al inmovilizar la inversin en cuentas por cobrar
aumentando los das de cartera y disminuyendo la rotacin.
Es necesario conocer qu flexibilidad tienen las ventas, porque al reducirse
el periodo de crdito generalmente se afecta el volumen y como
consecuencia una reduccin en las utilidades marginales y una falta de
absorcin de costos fijos y semivariables.
Una de las estrategias para capturar mercado e incrementar ventas es el
ampliar las condiciones de crdito cuando existen condiciones similares en
la calidad, servicio y precio de los productos.

Descuentos por pago anticipado

Generalmente las empresas tienen como meta capturar mercado y tener


una participacin mayor, esto conlleva a otorgar un crdito similar al de la
competencia. Una estrategia es otorgar descuento al cliente cuando ste
paga anticipadamente sus facturas. El descuento debe tener como
referencia el costo del dinero en el mercado. En caso de que la empresa
tenga crditos con intereses se puede otorgar a los clientes descuentos
mayores a los del mercado, pero menores a lo que est pagando la
empresa a terceros para poder generar un flujo de efectivo adicional a la
operacin normal y liquidar anticipadamente los pasivos contratados que
estn generando tasas de inters superiores.
Los descuentos por pago al contado en efectivo tienen un beneficio directo
en la financiacin de las cuentas por cobrar, que se compensa con la
reduccin del ingreso. Estos descuentos tienen un efecto en la promocin
de ventas, incrementndose el volumen y mejorndose generalmente la
rentabilidad de la empresa.

Establecimiento de una poltica de crdito

Primeramente se deben investigar cules son las polticas de crdito del


giro de la empresa en el mercado que participa. Por consiguiente se debe
tener un profundo conocimiento del mercado para que el juicio de los
dirigentes tenga el efecto deseado.
Las polticas de crdito son apropiadas segn la poca y las condiciones
econmicas que vive la empresa. Estas no son para siempre sino que
deben adecuarse en forma dinmica y cambiante para elevar al mximo el
rendimiento de la empresa sobre la inversin.

Las polticas de cobro


Se refieren a la forma que debe administrarse la cobranza cuando el cliente
no paga su adeudo en trminos del crdito otorgado. Esta poltica es muy
variable y est condicionada al mercado y giro del negocio en que opera.
El proceso de cobro puede ser costoso pero se requiere de firmeza para no
prolongar la gestin de cobro y reducir al mximo las prdidas por cuentas
incobrables. Esta firmeza hace que generalmente los clientes cumplan sus
compromisos con ms oportunidad.
Los costos de morosidad son altos, adems inmovilizan recursos que tienen
un costo de oportunidad y que podran estar generando beneficios en otra
parte de la estructura financiera de la empresa.
La vigilancia constante de las cuentas por cobrar es una medida efectiva
para mantener las cuentas al corriente.
En mercados altamente competitivos cuando la oferta es mayor a la
demanda, se puede llegar fcilmente a una cartera vencida que puede llevar
a la empresa a prdidas considerables.

Vigilancia sobre los saldos pendientes de cobro

El departamento de crdito tiene a su cargo el vigilar y supervisar las


cuentas de los clientes para que las facturas sean presentadas en su
oportunidad para su cobro, y es gestionar con base en las polticas de
crdito el cobro de las cuentas de los clientes que estn vencidas.
La administracin de la cobranza se realiza a travs de un informe conocido
como anlisis de antigedad de saldos en el que aparecen todas las
cuentas a cobrar. sta contiene nombre y nmero de cliente, saldo de la
cuenta, suma de todas las facturas que estn dentro de los trminos del
crdito, importe vencido desde 1 hasta 120 das. Estos listados tienen una
presentacin horizontal y al final se tienen los totales por cada columna y se
puede conocer con toda precisin el estado de la cartera de los clientes.
Una prctica necesaria y muy importante es comunicarles mensualmente a
los clientes el estado de su cuenta con fines de informacin y para que
concilien su importe con su contabilidad y se mantenga una cartera al
corriente con informacin oportuna y veraz.

Financiamientos con cuentas por cobrar

Se pueden obtener con la venta de las cuentas por cobrar. Es una fuente
importante para generar flujo de efectivo en al financiamiento de la
empresa. A la operacin de venta se le llama factoraje, lo cual representa un
paraje u oficina donde reside el factor y hace los negocios de comercio. La
empresa vende y cede sus cuentas por cobrar al comprador quien asume el
riesgo del crdito, as como las gestiones del cobro.
Se establece un contrato de cesin de derechos por medio del cual el
cedente transmite los derechos que tiene de su deudor a un tercero que es
una entidad financiera. De esta manera el cliente sigue con la obligacin de
pagar pero no a la empresa sino a la entidad. El factor cobra un inters y
una comisin tomando en cuenta el prestigio comercial y la solvencia del
cliente que debe pagar las facturas, el monto y el plazo del crdito. Las
cuentas por cobrar pueden documentarse con letras de cambio o pagars, y
las instituciones de crdito efectan en este caso operaciones de
descuento.

El control de las cuentas y documentos por cobrar

El administrador debe implementar todas aquellas medidas de control


operativo que salvaguarden los activos y patrimonio de los socios o
accionistas, manteniendo as la funcionalidad e integridad de la empresa.
Tambin establecen la verificacin y exactitud de los datos y operaciones
realizadas, as como el desarrollo y fomento de la eficiencia y reglas que
deben seguir en la administracin del negocio.

Efectos de la inflacin y devaluacin sobre las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son activos monetarios porque representan un


determinado nmero de unidades monetarias por cobrar, por lo que son
susceptibles a modificar su monto y por lo tanto no pueden corregirse ya
que su importe permanece siempre determinado por la cantidad de
unidades que representan.
En poca de inflacin alta que puede considerarse de ms de un dgito,
debe reconocerse la prdida que se produce en las cuentas por cobrar al
perder su poder de compra por ser activos monetarios.
En caso de una devaluacin de la moneda que representa el
reconocimiento oficial de la inflacin con relacin a una moneda extranjera,
cambia el monto a cobrar en pesos de las cuentas por cobrar en moneda
extranjera y debe reconocerse la utilidad generada por el tipo de cambio
nuevo.
Una buena administracin en pocas de inflacin y devaluacin debe medir
la exposicin de la empresa en forma continua para minimizar sus efectos.

Bibliografa
MORENO Hernndez Joaqun A., et. al. , La Administracin Financiera del
Capital de Trabajo, Mxico: 1997, Ed. I.M.C.P.