Paso Acticvidad Descripcion de actividades

Entregar artculos 1. se entregan los artculos solicitados con una respectiva

1
solicitados orden de compra.
Recibir articulos
solicitados 1. Se compara la factura del proveedor, con la orden de
compra, en cuanto a tiempo pactado, cantidad solicitada,
2 referencia de los artculos y valores.
2. A los artculos que necesitan frio, se revisa su grado de
refrigeracin, certificado de calidad, , y se entregan de
inmediato al rea solicitante.
1.Conectarse al servidor, activar impresora, conectarse a
1 Inicio del proceso ZEUS.
2.Acretitarse an el modulo
1.digitar el numero de la orden de compra

Ingreso Orden de 2.ir a la opcion detalle: seleccionar codigo a codigo de los

2 entregados, digitar la cantidad y el valor de acuerdo a la
Compra
factura; enter. Repetir la actividad con cada uno de los
codigos entregados. Enter y esc.
1. con la funcio F7, se ingresa a la ventana del formato de
la factura
2. se presiona enter en datos de la factura
3. procedemos a ingresar los datos: prefijo, numero de la
factura, valor del iva, el valor total de la factura, fecha de
elaboracion, del dia de recibido, los dias del acuerdo de
pago, entre.
3 Ingreso de la factura
4. presiona F4, si la factura tiene rete IVA Y/O retefuente

5. presiono F3 para digitar el numero de la cedula de la

persona que recibe la factura con la mercancia. Enter y
regresar al IRM
6. Se corroboran los valores y se graba el IRM. Si hay
diferencias nos devolvemos con Esc, para buscar la
diferencia.
 Responsable
Proveedor

Auxiliares de suministros
(recibo)

revisar que informacion nos da

El pdf
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PROCEDIMIENTO RECIBO, INGRESO Y DEVOLUCIN DE ARTCULOS A PROVEEDORES

rea Organizacional
Unidad Estratgica Todas Macroproceso Abastecimiento rea Organizacional que genera Suministros Suministros Sede Todas
donde aplica

Fecha ltima
Elabor Revis Aprob Fecha de Emisin
Revisin

05/05/17 10/05/17

Maria Eugenia Lopez,

Sandra Patricia Roldn Franco, Margot Ruales, Jefe departamento de Suministros.
Coordinadora Suministros
Auxiliar suministros Lorena Montoya, Analista inventarios. Versin 3
Medellin.

Cdigo

OBJETIVO ALCANCE

Definir los pasos y condiciones necesarias para el recibo, ingreso de Inicia cuando el proveedor hace su entrega de los artculos y finaliza cuando el auxiliar de suministros registra en el
artculos al sistema y la devolucin de a proveedores. sistema y/o rechaza los artculos.

DEFINICIONES

Artculo: todo aquello que se recibe en rea: Repuestos, elementos de laboratorio, material de empaque, insumos, dotacion. Elementos de aseo, elementos de papeleria y dems.
Certificado de Calidad: documento que acredita la vida til de los artculos necesarios para el buen funcionamiento de los procesos
IRM : infome recibo mercanca, documento generado por el sistema luego del ingreso de la mercancia.
TRM: Tasa de cambio del peso Colombiano.
Orden de Compra: Documento que representa los acuerdos pactados con el proveedor: (artculos, cantidad, valor, lugar de entrega,tiempos de pago, descuentos.)
Factura: Documento legal con el que se verifica la recepcin y el ingreso de la mercancia al sistema.
IVA: Impuesto de valor agregado.
Reteiva: Retenciones al Impuesto agregado.
Retencion del ICA: Retenciones de Industria y Comercio.
Impoconsumo: Impuesto al consumo.

# NORMAS GENERALES

1. ENTREGA
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PROCEDIMIENTO RECIBO, INGRESO Y DEVOLUCIN DE ARTCULOS A PROVEEDORES

El proveedor tiene la responsabilidad de entregar en la fecha pactada y en buenas condiciones los artculos requeridos, esta entrega se realiza en el almacn de suministros
1.1
detallado en la compra dentro del horario establecido.
En cada entrega de artculos se debe asociar la orden de compra, factura original y copia, salvo en casos especiales se recibe con remisin, la cual se debe legalizar a mas
1.2
tardar en 10 das.
Los insumos para el proceso, materiales de empaques, reactivos, equipos de proteccin personal y dems artculos que requieran para la recepcin el certificado de calidad,
1.3
debe ser facilitado por el proveedor con los articulos.
1.4 La entrega de los artculos solicitados se debe hacer en los almacenes de suministros, bodegas y/o almacenes satlites de Suministros.
Es responsabilidad del personal de suministros encargado de la recepcin validar que los artculos entregados correspondan a los solicitados, en cuanto de descripciones,
1.5
referencias, cantidades, valores y sitios de entrega.
Las personas responsables de la recepcin de los artculos deben dejar constancia en la factura de la entrega detallando el nombre completo (legible), numero de la cedula y
1.6
fecha de la recepcin.
Se elabora el formato Control Recepcin de insumos y material de empaque cuando se reciba material de empaque, insumos para el proceso, sustancias qumicas,
1.7
combustibles.
El registro "Control Recepcin de insumos y material de empaque" con sus respectivas observaciones indica el recibo a satisfaccin o devolucin de los del artculos al
1.8
proveedor.
1.9 Los artculos que requieren refrigeracin se debe revisar la temperatura de recibo y deben ser entregados de inmediato al rea solicitante.
Si el proveedor presenta novedades en la entrega se debe dejar reporte de la devolucin en el formato de "Mercanca no conforme" el cual tambien debe ser entregado al
proveedor.
2. ELABORACIN IRM

El ingreso de los articulos al aplicativo de Suministros se debe realizar a travs del modulo de ingreso de mercancia y se debe activar los siguientes controles:

2.1 1. Conectarse al servidor.

2. Activar impresora
3. Conectarse a ZEUS.

2.2 Cada usuario de suministros habilitado para el ingreso de mercancia dispone de una clave para el ingreso al mdulo.
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PROCEDIMIENTO RECIBO, INGRESO Y DEVOLUCIN DE ARTCULOS A PROVEEDORES

Para el ingreso de artculos a suministros se deben seguir los siguientes pasos:

1. Abrir al modulo de ingreso de mercancia.

2. Activar controles.
3. Acreditarse como usuario.
4. Digitar el nmero de la orden de compra.
5. Ir a la opcion detalle.
5.1 seleccionar cdigo a cdigo los artculos entregados.
5.2. Digitar la cantidad y el valor de acuerdo al valor detallado en la factura. (Enter para grabar cada uno de los articulos y valores)
2.3 5.3 Repetir la actividad con cada uno de los cdigos entregados.
6. Regresar a la pantalla inicial (Presionando las teclas Enter y ESC)
7. Ingresar datos de factura (Presionando la tecla F7).
7.1 Se presiona enter en datos de la factura.
7.2 Se ingresan los datos de la factura de acuerdo al documento enviado por el proveedor.
7.3 Si la factura discrimina: retencin de IVA y Retencin en la fuente proceder a ingresar (Presionando la tecla F4).
7.4 Digitar el nmero de la cedula de la persona que recibi los articulos (Presionando la tecla F3).
8. Regresar a la pantalla inicial (Presionando la tecla enter)
9. Se validan los valores y se graba el IRM.
9.1 Si hay diferencias nos devolvemos con Esc

Todas las facturas con su respectivo IRM deben ser enviada a contabilidad como mximo a los 5 dias despues al ingreso salvo en cierre contable en donde todas las facturas
2.4
ingresadas deben ser enviadas el mismo da.

2.5 Se debe rendondear las cantidades detalladas en las facturas al entero mayor o menor de acuerdo a la cifra. Por ejemplo 25,4 , ingreso 25 y 25,5 ingreso 26.
Se debe ingresar los valores de retencin fuente, retencin IVA, Retencion del ICA, Impoconsumo cuando estos sean discriminados en las facturas y deben estar de acuerdo con
2.6
la normatividad vigente.
Cuando surgan diferencias con respecto al valor del IRM y el valor de la factura superiores o inferiores a la desviacin permitida estos deben ser enviados a la administracin
2.7
central de Suministros.

2.8 No se deben ingresar facturas al modulo de IRM que tengan fecha superior al dia del ingreso.
Es responsabilidad del Controlador de Suministros o quien haga sus veces la creacin de cdigos de Suministros detallado el cdigo, subgrupo, localizacin, nombre, referencia,
2.9
dimensin, unidad de manejo.
2.10 No se permite el ingreso de las facturas sin orden de compra o que esta haya sido eliminada.
Es responsabilidad del personal que realiz la compra dar apoy al personal de los almacenes en cuanto a modificacin de ordenes de compra, recuperacin de ordenes y
2.11
elaboracin de la mismas para legalizacin de facturas.
2.12 No se permite el ingreso de las facturas a proveedores que se encuentren inactivos.
2.13 El valor del IRM debe ser igual al valor de la factura salvo que existan otros valores.
2.14 Las desviaciones del IRM frente al valor facturado son configurados por la administracin central de Suministros.
2.15 No se permite generar IRM que discriminen una misma factura para un mismo proveedor.
2.16 Se debe indicar en el campo de observaciones el permiso para sustancias controladas, notas dbito aplicadas al proveedor, fecha de vencimiento, nmero del lote, entre otros.
2.17 Durante la elaboracin del IRM se debe revisar que el sitio de entrega corresponda al que se realiz la entrega de lo controrio se debe modificar.
2.18 Para facturas que discriminen diferentes ordenes de compra se debe relacionar cada orden de compra.
2.19 Es responsabilidad del personal que realiza el ingreso de los arculos en el aplicativo de suministros relacionar cada una de las ordenes de compra que se detallan en la factura.
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PROCEDIMIENTO RECIBO, INGRESO Y DEVOLUCIN DE ARTCULOS A PROVEEDORES

2.20 Los descuentos por pronto pago corresponden a valores o porcentajes detallados en la factura de acuerdo a los dias de pago.
2.21 Para el ingreso de la liquidacin de las Importaciones contabilidad envia a la persona designada el documento que soporte el ingreso.
Para importaciones el nmero de la factura corresponde a el nmero de la orden de compra o el numero de liquidacion que registre contabilidad o la persona encargada de este
2.22
tema.
2.23 Para correcciones de la informacin grabada en el aplicativo de Suministros debe haber una persona responsable de revisar y realizar los respectivos cambios.
2.24 Cada IRM corresponde a un unico numero de factura, excepto que sean facturas de diferentes proveedores
2.25 Para cdigos de pedidos especiales previo al ingreso de la factura se deben crear los cdigos de los articulos.
Todos los IRM deben ser impresos en stiker el cual debe ser adjunto a la factura salvo que por dificultades en la impresin se debe adjutar la Impresin del documento en otro
2.26
tipo de documento.
2.27 Es responsabilidad de coordinador, controlador o auxiliar de Suministros encargado de cada almacn de Suministros la disposicin de la informacin a contabilidad.
3. DEVOLUCIN DE MERCANCIA A PROVEEDORES
Las novedades reportadas por los proveedores durante las entregas deben quedar registradas.
Todos los tramites de devoluciones a proveedores y notas crdito deben ser tramitadas desde cada planta.
Las causas para la devolucin de la mercanca se relacionan a continuacin:
El artculo relacionado en factura no cumple con las especificaciones solicitadas en la orden de
El Lugar de entrega no es el relacionado en la orden de compra.
compra
Los artculos entregados no cumplen con la calidad solicitada Diferencia en precio de la orden de compra con respecto a la factura.
Los artculos solicitados en la orden de compra no estan completos Se entrega sin factura y sin orden de compra.
La fecha de entrega de la mercanca, no es la pactada en la orden de compra Se entrega mercanca en horarios no autorizados.
Se entrega con remisin y no con factura La factura no cumple con los requisitos de los entes regulatorios.

La Orden relacionada en la factura es errada No entrega la mercanca con los documentos requeridos para la recepcin

Los artculos solicitados no son transportados en un vehiculo apto. Los artculos solictados no se encuentran empacados adecuadamente.
otras Dispocisiones:
En cada almacen se debe cotar con un rea destinada para los artculos que se encuentran por devolucin a proveedores.
Los artculos no se le entregan al Proveedor sin recibir la Nota Crdito.
El diligenciamiento del documento Devolucin a Proveedores es exclusivo del Coordinador del Almacn de Suministros Medelln.
No se realiza devolucin o rechazo de material de empaque o materia prima, sin antes darle a conocer las causas al Jefe de Suministros.
Toda notificacin de la devolucin de mercanca a un Proveedor, se debe hacer inmediatamente se verifique su causa.
Toda mercanca para devolucin, debe ser ubicada en el almacn, en el rea asignada para ello.
El rechazo de la mercanca se realiza en el momento de la recepcin.
Si la devolucin es por causa de un mal pedido, el usuario asume la responsabilidad.
El Proveedor est en la obligacin de cambiar la mercanca o hacer nota crdito cuando la devolucin de la mercanca es por mala calidad o por mala entrega.
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PASOS SECUENCIALES

REGISTRO/
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
CONTROL
Orden de
Compra
Entregar artculos Entrega los artculos solicitados con una respectiva orden de compra, factura, certificados de calidad y
1 Proveedor Factura
solicitado dems documentos requeridos.
Certificados
de Calidad
Realiza muestreo y elabora el formato Control Recepcin de insumos y material de empaque en original
2 Realizar muestreo y copia, la parte que le corresponde a Suministros y lo enva a Control Calidad con la muestra de la Auxiliar de Suministros
mercanca.

Recibe, validando que los artculos entregados correspondan a los solicitados, en cuanto de
descripciones, referencias, cantidades, valores, sitio de entrega. Si los artculos cumplen con lo solicitado
Recibir artculos Coordinador, Controlador,
3 se coloca sello de Recibido en Suministros, firma, nmero de cdula y fecha de la recepcin. factura.
solicitados Auxiliar de Suministros
Si los artculos no cumplen con lo solicitado continua con el paso 4, de lo contrario continua con el paso 5.

Realizar devolucin Realizar devolucin al proveedor de los artculos entregados, dejando constancia en el formato de Coordinador, Controlador, Mercancia
4
de los artculos "Mercancia No Conforme" y entregando copia de este al proveedor. Auxiliar de Suministros no conforme

Crea los cdigos de barras generados por el sistema, segn Manual de Usuario Inventarios en
Recepcin Suministros y los coloca de acuerdo con la unidad de empaque
Crear cdigos de
5 Auxiliar de Suministros
barras NOTA: Los Almacenes Satlites reciben la mercanca y solicitan a Suministros Medelln con Memorando
los cdigos de barras de la mercanca recibida; envan los documentos de recepcin a Suministros
Medelln para su respectivo registro.

Localiza la mercanca en el Almacn, teniendo en cuenta lo parmetros establecidos en el procedimiento

Localizar mercanca
6 Almacenamiento de mercancas y entrega los documentos (Factura Original y segunda copia de la Auxiliar de Suministros
en almacen
Orden de Compra) al Auxiliar Kardex.

Ingresa los artculos al aplicativo de Suministros de acuerdo a lo establecido en la norma general 2.3,
7 Ingresar mercanca genera el Informe Recibo Mercanca en original y dos copias, archiva la segunda copia, entrega el Auxiliar Kardex
original al Coordinador del Almacn Suministros con la segunda copia de la Orden de Compra.

Recibe el Informe Recibo de Mercanca con los anexos, los revisa y los pasa al Jefe de Suministros quien
Coordinador Almacn
8 Recibir informe los autoriza con la firma y los pasa a la Secretaria quien los enva a Contabilidad debidamente
Suministros
relacionados.
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Entrega los artculos a los usuarios de acuerdo a solicitudes de pedido, los usuarios validan que se
realice la entrega de los articulos de acuerdo a lo solicitado.
Entregar artculos a Coordinador, Controlador, Auxiliar
9
usuarios de Suministros
Si los usuarios reciben a satisfaccin se da por terminada la recepcin al proveedor. De lo contrario
continua con el paso 11.

Devuelve la mercanca al Proveedor segn norma 3.14; si es por mal pedido del Usuario, gestiona ante el
Auxiliar de Compras la devolucin de la mercanca. Si el Proveedor la acepta, solicita al Usuario la
elaboracin del formato Reintegro de Artculos cdigo A R0201-10508 para ingresarlo al sistema
teniendo en cuenta el manual de usuarios Aplicacin Suministros; si el Proveedor no la acepta, el
Usuario asume la responsabilidad de lo pedido.
Tramitar
10 documentos de Auxiliar Suministros
Si la devolucin es por mala calidad o mal referenciado, el Usuario que solicita enva el reintegro con las
devolucin
observaciones del caso y un Memorando dirigido al Coordinador del Almacn informando la causa de la
devolucin. El Coordinador del Almacn elabora Memorando dirigido a la Secretaria de Suministros
indicando el caso; la Secretaria elabora una carta firmada por el Jefe de Suministros al Proveedor, con
copia al Coordinador del Almacn y al Auxiliar de Compras respectivo, para que recojan la mercanca y
enven la correspondiente nota crdito.

Entrega la mercanca al Proveedor, elabora el formato Remisin en original y tres copias; original para el
Entregar mercanca
11 Transportador, primera copia blanca para Portera, segunda copia amarilla para el Proveedor y tercera Auxiliar Suministros
al comprador
copia verde en Suministros.

Recibe la Nota Crdito del Proveedor e imprime del sistema el documento Devolucin de Mercanca en
Recepcionar la nota original y dos copias, segn manual usuario Aplicacin Suministros; la segunda copia es para el Coordinador del Almacn
12
a crdito Proveedor, la primera copia para el Auxiliar Kardex quien la archiva y enva el original a Contabilidad con Suministros
la Nota Crdito.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA (Aplicable al documento)

NOMBRE EXPEDIDO POR FECHA ASPECTO TEMTICO

orden de compra

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN Vo.Bo. SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
ANTERIOR
NOMBRE FIRMA
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R0101-10442 Versin 3
 Cdigo/Versin R0101-10416 V1

DIRECCIN GENERAL Fecha de Emisin 10-Jun-14

CONTROL DE CAMBIOS
Departamento de Planeacin
Fecha de ltima
27-Jul-15
Revisin

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIN

Se agrega en el cajetn los campos "rea Organizacional que genera" y "rea Organizacional donde aplica".
Se cambia el cajetn "Ciclo" por "Cdigo" y se agrega la fila "Polticas" Comentario "En caso de que al procedimiento / Instructivo no
2 17-Feb-16
le apliquen polticas, se debe retirar esta filas del documento. No aplica para el Laboratorio de Calidad de Leche.