Mdulo 1: La empresa

1.1. LA EMPRESA

A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la
misma para cuyo servicio se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o
controlar las personas de la empresa estn estrechamente relacionadas entre s.

Es de sentido comn que, antes de empezar a discutir las tcnicas de direccin, se

examine con todo detenimiento lo que se trata de dirigir. El propsito es que los
dirigentes de un rea de la empresa o de toda la empresa, tengan y aprecien la
importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella.

Para que se comprenda con toda claridad a qu se est haciendo referencia cuando se
habla de empresa industrial, primeramente habr que definirla. Se hablar
indistintamente de empresa industrial, empresa, compaa o firma, si bien
los ltimos dos trminos se aplicarn generalmente a las empresas del sector privado.

1.2. EMPRESA INDUSTRIAL

Es toda organizacin de propiedad pblica o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar

y distribuir mercancas o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el
propsito de entregar un bien o servicio que satisfaga las necesidades del medio
mediante el pago de los mismos.

En esta definicin estn comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos

centrales o de los estados, municipios, accionistas de sociedades annimas, sociedades
colectivas, agencias administrativas, familias, particulares y miembros de cooperativas.

Se incluyen en la misma los pequeos establecimientos industriales, pero no las industrias

de artesana y domsticas independientes, las pequeas tiendas de venta al por menor ni
las pequeas explotaciones agrcolas.

Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar
en los siguientes grandes grupos, con algunos ejemplos:

Produccin:

Industrias manufactureras.

Industrias de elaboracin.

Industrias extractivas.

Edificacin, Ingeniera civil y obras pblicas (excepto la edificacin).

Agroindustrial (en escala industrial).

Servicios:

Transporte.

Produccin de energa elctrica y otros servicios pblicos.

 Reparacin, conservacin, limpieza y otros servicios.

Distribucin (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor).

Hoteles y Restaurantes.

Informacin y servicios de esparcimiento.

Mdulo 2: Administracin de bodegas

2.1. PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS

Para realizar una gestin eficiente en la Administracin de Bodegas se debe seguir

procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carcter
generalista, pudiendo existir otros especficos, segn el tipo de material y caractersticas
propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento.

1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a

las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o gua de
despacho del proveedor, y rechazar productos que estn deterioros o no correspondan a
la compra.

2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo segn

corresponda, cualquier irregularidad en la recepcin.

3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.

4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de

seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden
ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan el ingreso de
personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones elctricas defectuosas,
techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto,
mermas, prdidas, deterioros, peligros de contaminacin e incendio, etc.

5. Despachar los bienes y materiales, segn las cantidades y especificaciones

establecidas en el documento solicitud de abastecimiento u otro documento interno

6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su

custodia.

Recepcin de mercaderas

La Recepcin est relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de

almacenamiento. El encargado de la recepcin o de la bodega debe recibir las materias
primas, materiales, repuestos y mercaderas, adquiridas por la empresa.

Para la recepcin de estas mercaderas debe actuar en conjunto con un representante del
Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden
de Compra de la Empresa y que sean los especificados.

Cuando sea necesaria una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante de
la compra.
Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de
Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota
de pedido del proveedor.

Almacenamiento

Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las

Bodegas debe atenerse a las recomendaciones establecidas en los captulos siguientes.

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadera, el

encargado de bodega es responsable de la proteccin, cantidad y seguridad de
los productos.

Entrega o despacho de mercaderas

Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las rdenes de
entrega o de requisicin, le sean comunicadas, en lo posible, con medio da de
anticipacin, a objeto de preparar el despacho de ellas.

Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisicin, sean controladas por
un Depto. Contralor. Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de
Existencias y l debe remitir la copia con su firma de Entregado a Contralora.

El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un

documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

Registros

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la

distribucin como la salida de ellos.

En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo fsico, a lo menos, de:

rdenes de Compra (copia)

Vales de requisicin o entrega

Plano de Bodega y distribucin de las reas de almacenamiento

Guas de Despacho de proveedor o salida

Guas de Ingreso

Registros computacionales

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los

movimientos de materiales dentro de una Bodega.
 Mdulo 3: Recepcin de materiales

3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las
instalaciones de la empresa, sean estas materias primas, materiales, repuestos y
mercaderas en general, que se relacionan con alguna de las siguientes caractersticas y
normas:

1. Que sean adquiridas por la empresa.

2. Que sean semi-elaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse

hasta ser requeridas posteriormente.

3. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa (o a otra sucursal), para recibir algn
tratamiento especial.

Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o

clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn
autorizadas por algn funcionario superior que se har responsable de este hecho.

1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la funcin de
adquisicin deber remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia
tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artculos que van a recibir: cantidad,
cdigo, calidad (especificaciones tcnicas), proveedor y fecha de recepcin.

2. Previo a la recepcin de las mercaderas, el bodeguero debe exigir la Gua de

despacho del proveedor, que acompaa los artculos requeridos. Cada gua debe
corresponder a una Orden de Compra.

3. El encargado de bodega chequear las cantidades, calidades y especificaciones entre la

Orden de Compra y las Guas de Despacho. Verificar que los artculos recibidos
corresponden exactamente a los solicitados.

4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de

bodega procede a firmar las guas de despacho en original y copia entregando al
transportista el duplicado de la gua y archiva el original. En caso de ausencia de gua, el
encargado de bodega indicar su visto bueno en el reverso de la factura original.

Algunas empresas emiten Guas de Recepcin internas, que se adjuntan a las guas de
despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa.

5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo

sealado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones:

Recepcin parcial por cantidad inferior (por esto se usa Gua de Recepcin).

Recepcin parcial por rechazo (constancia en Gua de Recepcin).

Devolucin de gua y materiales proveedor, informando a su superior.

6. El encargado de la recepcin deber realizar inspeccin en aquellos envases con

roturas o marcas de dao, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y
especificaciones de lo pedido.
3.2. DISTRIBUCIN DEL ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que

la construccin de una sola planta ofrece un mayor espacio til por inversin, en parte
porque se ahorra espacio destinado a escaleras y elevadores y porque hay ahorro
respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar cargas en los
pisos superiores.

En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metlicas, modulares, de tipos

estndares, que reducen considerablemente los costos de construccin.

La limitante principal a esta recomendacin, lo constituye el espacio disponible en las

industrias ya instaladas.

La distribucin de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una
serie de informacin, relativa a los materiales que se almacenarn, a la capacidad de los
recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para funcin,
debiendo considerarse los antecedentes relacionados con:

Naturaleza de los productos

Capacidad de la Bodega

Equipos empleados en la Bodega

Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir
su ubicacin en la Bodega, por lo que deben contener informacin relativa a las siguientes
caractersticas:

Naturaleza

Las condiciones del almacenamiento varan segn esta caracterstica del material,
exigiendo en cada caso un tratamiento diferente.

Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares ms seguros,
en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los ms expuestos a robos.

Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc.,
deben almacenarse separados entre s y de los otros materiales.

Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la accin de algunos

agentes atmosfricos como humedad, especialmente en los productos que poseen
envases de papel o cartn.

Volumen, peso y forma

Los materiales se diferencian entre s en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo

considerar las posibilidades extremas de cada una de estas caractersticas, al planearse
un almacenamiento racional.

As, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos
que ocupan un mayor volumen y adems son pesados. Con aquellos bultos que sean
frgiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten
daados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento, los
que se detallan ms adelante.

Actividad o movimiento de los artculos

Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de

bodegas, debiendo almacenarse en reas de fcil acceso, en donde se les pueda manejar
rpida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en
almacenamiento, pueden ubicarse en lugares ms apartados o donde por estructura del
edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad.

Respecto de esta caracterstica hay que distinguir dos aspectos.

Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado

espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relacin con la
cantidad que normalmente se depositar, no solo representa un desperdicio de espacio
sino que tambin de tiempo y esfuerzo.

Segundo: se refiere a la cantidad y tamao de los elementos a almacenar. En este caso,

la dificultad en la distribucin de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y
tamao de ellos; tenindose que cantidades grandes de bultos uniformes son fciles de
distribuir, en cambio, cantidades pequeas de bultos distintos, requieren un planeamiento
ms especializado.

Lotes pequeos deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto
de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.
Cuando se almacenan mercaderas en cantidades inferiores a bultos estndares de
almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajoneras especiales. Si es
corriente este caso, habra que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la
distribucin general de las Bodegas.

Capacidad de las bodegas

En relacin a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar:

Dimensiones de las superficies de almacenamiento.

Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura.

Ubicacin de las puertas y ventanas.

Servicios de carga y descarga.

Distancias entre estantes, tanto para la conservacin de las mercaderas, como

para su proteccin contra incendios.

Equipos empleados en las bodegas

La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de:

Estanteras,

Casilleros,
 Pallets o tableros,

Cajoneras, etc.

La seleccin misma del equipo depende de la capacidad del rea de almacenamiento, de

la altura hasta la que es posible llegar y el uso a que se les destine. Una clasificacin
general de los equipos de almacenamiento que es posible utilizar, se detalla a
continuacin:

Estantes

La utilizacin de estantes permite un acceso fcil a las mercaderas y un mximo

aprovechamiento del espacio cubico; en especial en el almacenamiento de artculos
voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.

Los estantes pueden ser rgidos y desmontables, construidos en acero en madera.

Los tipos de estantes de uso ms frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonera
para el almacenamiento de artculos de despacho irregular.

Uno de estos tipos son las estanteras de tablero que se utilizan especialmente en el
agrupamiento y el apilado de lotes pequeos. Por lo general son desmontables. Pueden
tener entrada por uno o varios costados.

En general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptacin al

alto de la carga. Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor
estabilidad. Agregando listones a los estantes, pueden hacerse divisiones para almacenar
partidas de diferentes tipos.

Tableros

Consisten en una plataforma porttil sobre la cual se colocan los artculos por unidad de
carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. Tambin son
conocidos como pallets.

Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de

una combinacin de ambos.

La utilizacin de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran nmero de bultos y

artculos por unidades de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de
ser manejado por un operario.

Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribucin de la Bodega implica un

aprovechamiento racional y practico del espacio. Las dificultades que se le presentan al
encargado de las bodegas, aumentan con la demanda de l, debiendo considerarse como
objetivo primordial de la Distribucin de Bodegas, el mximo y mejor
aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una
proteccin adecuada y una atencin expedita de los materiales.

Factores que son necesarios analizar para la determinacin del espacio, es el siguiente:

Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.

 Caractersticas relativas a tamao, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas,
dificultad de manejo, etc.

Normas para espaciamiento, pasillos, reas de carga y descarga.

Limitaciones fsicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.)

Formas y dimensiones de las superficies en relacin con los tipos de materiales a

almacenar.

Situacin con respecto a los equipos de manejo.

Planes de aumento de la produccin o cambio en los planes de venta.

Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo

de los materiales).

Cargas admisibles de los pisos y su ubicacin.

Altura de las Bodegas.

Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad,

deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.

En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribucin

flexible, con un planeamiento dinmico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio
justifique.

Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales

El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las

mayores posibilidades de:

Reduccin de gastos,

Aumento de la eficiencia de las operaciones,

Disminucin de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte,

Ahorro de mano de obra,

Disminucin de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo,

Reduccin de prdidas por ausentismo,

Otros.

En atencin a los mltiples y variados problemas que presenta la manipulacin de los

materiales y que afectan a la eficiencia y economa de la bodega y al servicio que sta
presta, es necesario examinar algunos factores relativos al manejo, tales como:

Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminndolos o combinndolos,

 Mecanizacin mxima de los movimientos,

Recorrido mnimo de los materiales,

Empleo de equipos estndares, que han probado su eficacia,

Necesidad de montacargas, Gras Horquillas, etc.

Capacidad de los aparatos de manipulacin (unidades por hora que puedan

manejar),

Caractersticas del material a transportar:

Cantidad de materiales,

Frecuencia de movimientos,

Largo de la ruta,

Direccin de los desplazamientos,

Limitaciones:

Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren),

Ancho de pasillos,

Clases de equipos aptos para mover los materiales,

Conservacin y reparacin de los aparatos.

La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la

Empresa deber contar con ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en
cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera.

Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que
manejar. Sin embargo, para facilitar la seleccin de ellos, se han dividido en cuatro clases
principales que son:

Transportadores, o correas,

Gras horquillas,

Vehculos industriales (como puentes gras, gras de alta tonelaje, camiones gras)

Equipo colocador y transbordador.

Mdulo 4: Almacenamiento y distribucin de materiales

4.1. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES

El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:

 Aprovechamiento adecuado del espacio fsico,

Mayor rapidez de operacin,

Control ms expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

Las normas que se deben tener siempre en cuenta son:

1. Para permitir que la recepcin, y la entrega de materiales sea fcil, rpida y segura, se
deber disponer de un rea dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan
efectuar la recepcin y despacho de los materiales.

2. En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los

diferentes artculos y contar con pasillos entre las estanteras para un fcil manejo y
transporte de los materiales.

3. Disponer medios de proteccin contra la contaminacin, daos y deterioros de los

materiales producida por organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos.

4 Disponer medios de proteccin contra daos y deterioros de los materiales y contar

con extintores de incendios.

5. Se debern tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de los

materiales con vigencia o duracin limitada, y aquellos que se alteran por la accin de la
luz, calor y humedad.

6. Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona,

sean o no funcionarios de la empresa. El acceso slo ser posible con la autorizacin del
Jefe de Bodega o Encargado de Bodega.

7. Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita el dao de los envases y la
absorcin de la humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como
arena, ripio, bolones.

4.2. PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCIN

La distribucin del rea de almacenamiento se basa generalmente en la clasificacin de

grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento
total del espacio.

De acuerdo al estudio de las mercaderas y sus movimientos, indicarn cuales irn a las
reas de menudeo, a la de bultos o a una combinacin de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artculos que se van a
almacenar y tener una idea de los planes de utilizacin que se tenga con los mismos, con
el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deber llevar un control
constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un mximo
aprovechamiento del espacio.

Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposicin un Plano de

bodega y distribucin, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la
disposicin general de los pasillos, las reas de almacenamiento y sus lmites, la posicin
de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc.
La Carta de Distribucin constituye un elemento eficaz para el Control del
almacenamiento y mejor aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar
visible o bien distribuirse como gua e informacin, entre los encargados de las
actividades de Bodega.

4.3. NORMAS DE APILAMIENTO

Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el

almacenamiento y traslado de materiales, mercaderas y productos.

Apilamiento de caja

Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los

espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehculos de transporte.

En el apilamiento se pueden utilizar diferentes tcnicas:

Empleo de esquineros verticales y ensunchado

Empleo de envoltorios o recubrimientos plsticos

Algunos tipos de pallets

Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran:

Pallet simple

Pallet de doble entrada

4.4. ROTACIN DE PRODUCTOS SEGN FECHA DE VENCIMIENTO

La rotacin de productos es una norma de gran importancia y tiene relacin con la entrega
o salida de los materiales desde la bodega.

La rotacin est en funcin de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos

ha de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento ms prximo. No deben
mantenerse productos vencidos.

El primero en entrar ser el primero en salir. Esta regla tambin se aplica a los
materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de
cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el transcurso del
tiempo. Todos los productos qumicos presentan fecha de vencimiento y lote de
fabricacin, pero su vida til o su calidad se ve disminuida o deteriorada si estn
expuestos al calor, a la humedad o a la luz del sol.

La rotacin debe ser:

Planificada anticipadamente.

Realizada de manera de evitar la formacin de saldos.

A tiempo, para evitar alcanzar el lmite de conservacin de algn producto.

Rotacin fcil y efectiva si:

 Las mercaderas poseen etiquetas, timbres o cdigos que indiquen su fecha de
elaboracin.

Las mercaderas con una misma fecha estn almacenadas en lotes independientes
de otras mercaderas con fechas diferentes.

La no observacin de esta norma conduce a prdidas innecesarias y perfectamente

evitables.

Mdulo 5: Entrega y despacho de materiales

5.1. ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES

Normas generales

En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:

1. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisicin, le

sean comunicadas en lo posible, con anticipacin, a objeto de preparar el despacho de
ellas.

2. El encargado de Bodega no debe entregar ningn artculo sin algn documento escrito
o los formularios dispuestos por la Empresa.

3. Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante
un formulario, por ejemplo, Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionara en
triplicado y se debe enviar a la Bodega, debidamente timbrado y firmado por el
funcionario autorizado.

4. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si
estn correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado.

5. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo

indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas.

6. Los ejemplares de la solicitud deber distribuirse de la siguiente forma:

copia 1 : solicitante

copia 2 : bodega despachadora

copia 3 : envo al departamento de compras u otro solicitante

7. Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de

Bodega mantendr el pedido en archivo pendiente y activara la reposicin de su stock
(pedir al departamento de Adquisicin o Produccin las cantidades para reponer su
stock).

8. En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras

para no daar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplcelas.
9. Las Bodegas debern establecer horarios de atencin para la recepcin de pedidos y
despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas
de preparacin de documentos, archivar documentos y poner al da los stocks y
formularios en general.

5.2. ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han
de considerar algunas de las siguientes medidas de seguridad:

Los productos riesgosos de contaminacin, deben transportarse en envases seguros

y por ningn motivo junto a productos alimenticios.

En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse nicamente equipos y

herramientas que no daen los envases. No debe haber empleo de ganchos que
pudieran pinchar o rasgar los envases.

En caso de derrame de productos lquidos qumicos, evitar su escurrimiento

haciendo un cerco de aserrn, arena secos, caoln con un alcalinizante alrededor de
la zona, para luego recogerlo. Los qumicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos
con aserrn, arena hmedos, caoln con un alcalinizante. En ambos casos enterrar el
aserrn, la arena, caoln con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de
profundidad, lejos de cursos de aguas.

El lugar de trabajo debe contar con agua, jabn y paos limpios o de papel para
ayudar a combatir las sobrexposiciones o intoxicaciones.

Utilizar guantes de goma durante la manipulacin de productos qumicos.

No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

 Mdulo 6: Documentacin en la administracin de bodegas

6.1. DOCUMENTACIN EN LA ADMINISTRACIN DE BODEGAS

Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes
normas generales:

1. En la Bodega o recinto deber mantenerse un registro de toda la documentacin que

sea utilizada para la entrega y recepcin de materiales, con el propsito de mantener un
respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la Bodega, para justificar
su uso, procedencia o despacho.

2. Algunos tipos de documentos utilizados en Bodega (copias) son:

rdenes de Compra

Notas de pedido o entregas internos

Guas de despacho

Guas de devolucin

Guas de ingresos

Tarjetas de registro de cada artculo(si las tuviera)

Notas o solicitud de reposicin de sus stocks

Notas o Guas de productos dados de baja

3. Deber mantener al da todos los registros de la bodega, de manera de mantener

informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relacin con la Bodega,
como por ejemplo:

Ventas, para que est enterado de los materiales y productos disponibles en

Bodega y a ofrecer a sus clientes existencias reales.

Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Gua de Ventas, u otro

documento interno y no tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y
disponibles.

Produccin, para que abastezca oportunamente los materiales que estn bajo los
niveles de inventario establecidos por la Bodega.

Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles

en Bodega, como tambin de los productos dados de baja.

Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de

 materiales en bodega.

4. Todo producto dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los
documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega.

Mdulo 7: Control de inventarios

7.1. CONTROL DE INVENTARIOS

Concepto de inventario

Los inventarios tienen un papel fundamental en la economa de las empresas e

instituciones. Por lo tanto, debe encontrarse en la administracin de inventarios
(incluyendo las bodegas) un rea fructfera para reducir los costos. Desde el punto de
vista de la Empresa, los inventarios representan una inversin, ya que se requiere de
capital para tener reservas de materiales en cualquier estado.

El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se

mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten
comnmente en:

Materias primas

Productos en proceso

Productos terminados

Suministros

Control de inventarios

El control de inventarios es la tcnica que permite mantener la existencia de productos a

niveles deseados.

En manufactura, como el enfoque es el producto fsico, se da mayor importancia a los

materiales y a su control; en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el
enfoque principal es sobre el servicio y su manipulacin (a menudo se consume en el
momento en que se genera una venta) y se da muy poca importancia a los materiales, por
lo cual los inventarios adquieren una mayor importancia. En las tiendas
departamentales, los inventarios deben ser importantes para estimular las ventas.

Por qu se deben tener Inventarios?

La razn fundamental es que resulta fsicamente imposible y econmicamente poco

prctico el que cada artculo llegue al sitio donde se necesita y cuando se
necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea fsicamente posible suministrar
materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas, esto
resultara prohibitivo debido al costo involucrado.

Otras razones son:

Reducir los costos de manejo de materiales

 Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento

Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos

Lograr una recuperacin favorable de la inversin

7.2. TIPOS DE INVENTARIOS

Sistema de inventario perpetuo

Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o

producto que se tiene en la Bodega, reponindose las Existencias cuando stas llegan a
cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez que se retiran existencias, la
cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema
computacional) para sealar en forma exacta la cantidad que an se tiene disponible
en Bodega.

En la mayora de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de
un sistema computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se
alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de
los artculos. La computadora seala cuando se alcanza el punto de reordenar o pedir
existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa.

Importancia del Inventario Perpetuo

La utilizacin del inventario perpetuo permite:

Mantener la informacin de los stocks al da y actualizada.

Verificar la rotacin que tiene el producto, ya que la informacin de Entradas y

Salidas es diaria.

Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus
clientes.

Realizar despachos reales a los clientes, no basados en cantidades supuestas

Que el departamento de produccin sepa con que suministros puede contar.

Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital inmovilizado que

posee en sus bodegas.

Mantener la informacin al da de los productos que deben ser eliminados de las

existencias (dados de baja por daos, mermas u otras causas).

En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar
el inventario perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias.

Sistema de inventario peridico

En un inventario peridico el nmero de artculos que se tienen en el almacn se revisa

con un intervalo constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen
esencialmente el concepto ABC, los artculos que tienen una utilizacin monetaria alta se
comprueban con ms frecuencia que los artculos de menor valor monetario o C. Despus
de cada revisin, se hace un pedido. La magnitud de ste depende de la tasa de
utilizacin durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud
variable de la orden est diseada para que aproxime al nivel de las existencias a un
nmero mximo deseado.
En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones
es alta.

El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones

del intervalo en que existen muchos retiros pequeos y son bajos los costos de la orden.

Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las
comprobaciones peridicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque
ha sido mal colocada o almacenada en ms de un lugar.

7.3. CODIFICACIN POR BARRAS

Los cdigos de barras son lneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que
etiquetan los artculos de inventario con informacin codificada digitalmente.

Estos son lebles con lector ptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o
microprocesadores.

La forma de codificacin de datos Alfanumrica fue ampliamente estandarizada con la

adopcin de la Norma Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los cdigos son ahora un
mtodo barato, adaptable y que facilita la automatizacin de la entrada de datos que
identifican una partida de inventario, su costo, su localizacin y otra informacin
necesaria del inventario. Son tambin muy tiles para concentrar la informacin de
produccin, como la fuente del artculo, el trabajo hecho en l y quin lo hizo, y otros
datos.

Los cdigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas
industriales, comerciales y de servicios. Su uso ms conocido es la identificacin de los
productos comercializados en los supermercados; pero es slo uno de los campos donde
se puede implementar.

En una serie de lneas y espacios (smbolos de cdigos de barras) es posible almacenar

gran cantidad de informacin, la cual puede ser rescatada automticamente con la ayuda
de un rayo lser, para ser recuperada en un computador.

Codificacin de las unidades de consumo

La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos,

vestuario, ferretera, libros, etc. Se debe identificar usando el cdigo EAN-13 (que consta
de trece dgitos), y en artculos de tamao reducido con el cdigo EAN-8 (que consta de
ocho dgitos).

EAN 13 es el cdigo que se utiliza para la identificacin de productos en la

comercializacin de los mismos. Consta de trece dgitos de los cuales 12 son realmente el
cdigo y el 13 es un dgito de control que sirve para detectar lecturas errneas, siendo
los dos primeros dgitos los que identifican el pas de origen.

Los cdigos de barra que llevan los productos permiten su registro automtico en el punto
de pago y otras operaciones de control de flujo de mercaderas, como control de
inventarios y de productos en proceso, administracin de bodegas, despacho de
mercaderas, etc.
Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas
ofrecen su instalacin, puesta en marcha y manejo. Los cdigos en estos paquetes ya
vienen asignados y lo que resta a la empresa que lo va a emplear es colocar el nombre del
artculo, ubicacin y otros datos importantes del producto.

Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepcin de Materiales para registrar en

forma inmediata los artculos recibidos (en algunos casos basta leer con el Lector un
artculo y digitar manualmente el nmero de artculos), y en la Bodega de Despacho,
donde se registrar en forma rpida la cantidad despachada y que el computador rebajar
automticamente.

El computador arrojar inmediatamente las cantidades de materiales que existan en

Bodega, lo que restara por realizar sera el inventario lgico arrojado por el Computador y
que es necesario comprobar en bodega mediante un inventario fsico.