Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Charisma Enterprise
USER Training
Telefon: +40 (0)21 335 17 09, 335 17 10, 335 17 11; Fax: +40 (0)21 335 17 12
E-mail: office@totalsoft.ro Internet : www.totalsoft.ro
-1-
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
CUPRINS
1. CONCEPTE DE BAZA........................................................................................................7
A) SCOPUL ACESTUI CAPITOL....................................................................................................7
B) INTRODUCERE IN CHARISMA ERP.......................................................................................7
C) ENTITATI IMPLICATE IN SISTEM. DEFINITII...........................................................................9
D) PROPRIETATI ALE ENTITATILOR DIN SISTEM.......................................................................13
E) ACTIUNI POSIBIL DE EFECTUAT ASUPRA ENTITATILOR.......................................................16
F) DICTIONARE SPECIFICE PE MODULE...................................................................................22
G) CE AM INVATAT IN ACEASTA SECTIUNE. SCURTA RECAPITULARE.......................................23
H) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI.....................................................................................24
2. SETARI SI CONFIGURARI INITIALE..........................................................................24
A) SCOPUL ACESTUI CAPITOL..................................................................................................24
B) POPULARE NOMENCLATOARE.............................................................................................24
Nomenclator Parteneri.........................................................................................................24
Nomenclator Persoane.........................................................................................................53
Nomenclator Articole...........................................................................................................58
C) SETARE GESTIUNI...............................................................................................................79
D) SETARI CONTABILE.............................................................................................................88
E) CONFIGURARE STATIE DE LUCRU.......................................................................................98
F) CONFIGURARE DATE SOCIETATE.......................................................................................102
G) CE AM INVATAT IN ACEASTA SECTIUNE. SCURTA RECAPITULARE.....................................111
H) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI...................................................................................111
3. MODULUL GENERAL...................................................................................................112
A) DESTINATIE.......................................................................................................................112
B) SCOPUL ACESTUI CAPITOL................................................................................................112
C) FUNCTIONALITATI.............................................................................................................112
Catalog articole..................................................................................................................112
Liste de preturi....................................................................................................................119
Taxe....................................................................................................................................127
Coduri vamale....................................................................................................................131
Cursuri valutare.................................................................................................................142
Servere de printare.............................................................................................................145
Serii documente..................................................................................................................146
Centre de cost.....................................................................................................................149
D) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI...................................................................................161
4. MODULUL ACHIZITII...................................................................................................162
A) DESTINATIE......................................................................................................................162
B) SCOPUL ACESTUI CAPITOL................................................................................................162
C) SETARI NECESARE............................................................................................................162
Configurare statie de lucru.................................................................................................162
Cursuri valutare.................................................................................................................163
Parametri de initializare.....................................................................................................163
D) DICTIONARE SPECIFICE.....................................................................................................163
E) DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI....................................................................................163
-2-
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
-3-
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
-4-
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Cursuri valutare.................................................................................................................357
Parametri de initializare.....................................................................................................358
D) DICTIONARE SPECIFICE.....................................................................................................358
E) DOCUMENTE SI FUNCTIONALITATI....................................................................................358
Exercitii financiare.............................................................................................................359
Sisteme contabile................................................................................................................361
Planul de conturi................................................................................................................362
Cote de TVA........................................................................................................................363
Exercitiul financiar initial..................................................................................................364
Enitati si atribute................................................................................................................366
Machete de conturi.............................................................................................................368
Modele de contare..............................................................................................................369
Note contabile din documente primare...............................................................................373
Note contabile manuale......................................................................................................375
Operatiuni periodice..........................................................................................................381
Operatii / verificari la inchiderea de perioada...................................................................381
Verificari / Inchideri Contabilitate...................................................................................382
F) RAPOARTE SPECIFICE.......................................................................................................387
G) RASPUNSURI LA INTREBARI FRECVENTE..........................................................................387
H) DISCUTII LIBERE, ALTE INTREBARI...................................................................................388
-5-
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
1. Concepte de baza
a) Scopul acestui capitol
In acest capitol veti lua contact cu notiunile si conceptele generale ale sistemului, modul
in care el este organizat, cum functioneaza, care sunt actiunile posibile in sistem si
regulile de baza ale sistemului.
La sfarsitul acestei sectiuni veti fi capabili sa:
- intrati in sistem pe baza unui nume de utilizator si a unei parole.
- intelegeti ce reprezinta un partener, un articol
- intelegeti ce reprezinta un nomenclator
- intelegeti ce reprezinta un document
- intelegeti ce reprezinta starea unui document
- intelegeti legatura dintre nomenclatoare si documente
- intelegeti ce inseamna o tranzactie atasata unui document
- stiti ce actiuni puteti efectua asupra entitatilor din sistem
- intelegeti ce reprezinta un dictionar
b) Introducere in Charisma
ERP
Sistemul Charisma face parte din categoria sistemelor ERP (Enterprise Resources
Planning) fiind conceput si dezvoltat in totalitate de TotalSoft. Prin flexibilitatea si
configurabilitatea sa, sistemul Charisma a reusit sa fie implementat cu success in cele mai
diverse domenii de activitate cum sunt: farmaceutic, productie, constructii, distributie,
retail, leasing.
-6-
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a parolei atasata utilizatorului
respectiv:
-7-
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
-8-
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
a) Nomenclatoare
b) Documente
c) Rapoarte
Definitie: Prin partener se intelege orice persoana fizica sau juridica indiferent de forma
de organizare a acesteia care apare in anumite documente gestionate de sistemul
Charisma.
In contextul in care un anumit partener are in acelasi timp calitatea de furnizor dar si cea
de client, partenerul se defineste doar o singura data in sistem, nu de doua ori, dubla sa
calitate fiind atribuita prin intermediul tipului de partener: furnizor, client, persoana
juridica, client persoana fizica, furnizor+client, etc. Un tip special de partener din punct
de vedere al sistemului este partenerul de tip banca si se refera la bancile la care
compania in cauza are deschise conturi in diverse monede.
Definitie: Prin articol se intelege orice element (entitate) stocabil sau nestocabil care
poate sa apara pe detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma.
-9-
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Un alt exemplu este nomenclatorul de articole care gestioneaza informatii despre toate
articolele utilizate in sistem: cod articol, denumire articol, tip articol, unitate de masura,
stocabil sau nu, etc.
- 10 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 11 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Definitie: Raportul contine o serie de informatii din una sau mai multe entitati
(nomenclatoare, documente) filtrate si grupate dupa anumite criterii. In principiu
rapoartele din Charisma au format A4 si pot fi exportate in alte formate cum ar fi: excel,
text, pdf, HTML.
Exemplu: Raportul Stoc disponibil curent care ofera informatii privind stocul curent
impartit in doua coloane:diponibil si rezervat la data rularii raportului. Se pot introduce
diverse criterii de filtrare cum sunt: locatia, gestiunea, tip articol, articol, celula, etc.
- 12 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In sistemul Charisma proprietatile foarte des utilizate ale unei anumite entitati au campuri
speciale, predefinite pentru a fi introduse in sistem, cum este si cazul exemplului de mai
sus. Alte proprietati predefinte in sistem ale unui partener pot fi observate in ecanul de
mai sus: forma legala, valuta de baza, adrese, telefoane, persoane contact, conturi in
banci, etc.
In contextul in care se doreste introducerea in sistem a altor proprietati decat cele pentru
care exista campuri predefinite, se pot adauga proprietati noi in sistem. Aceasta
operatiune este posibila pentru doua entitati: partener si articol.
- 13 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Definitie: Prin tranzactia atasata unui tip de document se intelege modalitatea prin care
tipul de document respectiv poate lua nastere in sistem.
Fiecare tip de document poate avea atasata una sau mai multe tranzactii. Definirea
tranzactiilor posibile se face in functie de situatiile concrete intalnite in companie pentru
fiecare tip de document in parte.
Exemplu: pentru tipul de document factura fiscala de vanzare putem avea urmatoarele
situatii (cu mentiunea ca nu sunt toate cazurile posibile):
a) clientul cumpara anumite produse si i se intocmeste factura de vanzare cu
toate informatiile necesare fara a se fi intocmit anterior vreun alt tip de
document referitor la vanzarea respectiva.
- 14 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Din punct de vedere al modului in care se comporta tranzactiile acestea sunt de doua
tipuri:
- tranzactii manuale: in tranzactiile manuale informatiile din documente
vor fi introduse complet de la tastatura deoarece nu exista un document
anterior care se poate constitui ca sursa de date pentru documentul curent.
In exemplul de mai sus este cazul a).
- tranzactii automate: in tranzactiile automate pentru un anumit document
exista un document anterior din care pot fi preluate automat anumite
informatii si aduse in interiorul documentului curent, deci nu se vor mai
introduce de la tastatura. In exemplul de mai sus este cazul descris la
punctele b), c) si d) cand in factura de vanzare vor putea fi preluate
automat informatii din documentele sursa: aviz, proforma respectiv
comanda client. Acest mecanism se numeste generarea unui document
din alt document. In tranzactiile automate sunt implicate doua elemente:
documentul sursa si document destinatie. In exemplul nostru in cazul
descris la punctul c), documentul sursa este factura proforma, iar
documentul destinatie este factura fiscala de vanzare. In cadrul unei
tranzactii automate pentru un document destinatie pot exista unul sau mai
multe tipuri de documente sursa. Cazul frecvent intalnit este la
documentul Declaratie vamala de import cand la intocmirea acestuia
intervine o factura de import si o factura auxiliara de transport. De
asemenea un document se poate constitui ca sursa pentru mai multe
documente.
- 15 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- stergere: prin intermediul acestei actiuni se poate sterge din baza de date o
anumita inregistrare din nomenclatoare. Stergerea unei inregistrari in
sistem se poate face doar in anumite conditii. Exemplu: nu se va putea
sterge din nomenclatorul de parteneri un furnizor pentru care exista facturi
de aprovizionare in sistem.
- 16 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Presupunem ca dorim ca noul articol va prelua toate proprietatile articolului copiat doar
ca trebuie sa- alocam alt cod (1020) si alt nume (APARAT AER
CONDITIONAT_SAMSUNG). Pentru acest lucru se intra in cele doua campuri din
fereastra de mai sus, se fac modificarile nevesare si apoi se apasa butonul <Copiaza>
Se apasa butonul <OK> si in acest moment vom avea in baza de date un nou articol cu
codul 1020 si numele APARAT AER CONDITIONAT_SAMSUNG.
- 17 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- tiparire: prin aceasta actiune documentele pentru care s-a prevazut faptul
ca vor trebui tiparite din sistem, pot fi listate la imprimanta intr-un anumit
format prestabilit. Exemplu: factura de vanzare, bon de consum, etc.
- 18 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- stergere: operatiune prin care un document este sters din baza de date,
moment din care el nu va mai putea fi regasit in sistem. In principiu un
document nu poate fi sters din sistem daca este indeplinita macar una
dintre conditile de mai jos:
a) documentul are starea Valid
b) documentul are starea draft dar se constituie ca sursa pentru alt
document din sistem.
c) data documentului se afla intr-o luna calendaristica inchisa
- 19 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 20 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- export in alt format de fisier: operatiune prin care un raport afisat pe ecran
este exportat in alt tip de fisier. Aceasta actiune se declanseaza executand
click de mouse pe iconita de export (cea care arata ca un plic deschis)
aflata in meniul stanga-sus.
- 21 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
f) Dictionare specifice pe
module
Definitie : Dictionarul este o entitate din categoria nomenclatoarelor. Spre deosebire de
nomenclatorul de articole si nomenclatorul de parteneri care contin informatii utilizate in
aproape toate tipurile de documente din sistem, dictionarele contin un numar redus de
inregistrari si au o utilizare mai restransa fiind folosite doar in anumite tipuri de
documente. In plus dictionarele pot fi utilizate pentru inregistrarea in sistem a unor
informatii din nomenclatoare. Daca ne amintim in capitolul 1 punctul d) la inregistrarea
unui partener in nomenclatorul de parteneri aparea si campul Tip. Aceasta informatie se
selecteaza dintr-un dictionar.
- 22 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In principiu dictionarele pot sa apara in unul sau mai multe tipuri de documente. In cadrul
unui tip de document pot sa apara unul sau mai multe dictionare. Continutul acestor
dictionare poate fi modificat si se pot adauga inregistrari noi in functie de specificul
firmei.
- 23 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
g) Ce am invatat in aceasta
sectiune. Scurta recapitulare
In cadrul acestui prim capitol v-ati familiarizat cu terminologia utilizata in sistem si ati
inteles conceptele de baza ale sistemului. Acum trebuie sa stiti:
1. Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a unei parole.
2. Ce inseamna un modul si ca fiecare modul are un submeniu propriu.
3. Ce reprezinta o entitate si faptul ca entitatile sunt in principal de trei categorii.
4. Ce reprezinta un partener, un articol, un nomenclator, un raport, un tip de
document si ca un document are doua mari sectiuni: antet si detaliu.
5. Ce reprezinta o proprietate si ca o proprietate importanta a documentelor este
starea acestuia.
6. Ce inseamana o inregistrare.
7. Ce reprezinta o tranzactie si faptul ca un tip de document poate avea atasata
una sau mai multe tranzactii. Faptul ca tranzactiile pot fi manuale sau automate si
ca prin tranzactiile automate se poate genera un document pe baza informatiilor
din alt document (documente).
8. Ce actiuni putem executa asupra fiecarui tip de entitate si in ce conditii.
9. Ce inseamana un dictionar.
- 24 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
b) Populare nomenclatoare
Operatiunea de introducere a inregistrarilor aferente unui nomenclator se numeste
populare. Principalele nomenclatoare din sistem sunt: nomenclatorul de parteneri,
nomenclatorul de persoane si nomenclatorul de articole.
Nomenclator Parteneri
In acest nomenclator se stocheaza informatii referitoare la partenerii cu care lucreaza
compania respectiva indiferent de forma juridica a acestora si de calitatea de furnizor sau
client. Nomenclatorul de parteneri se gaseste in modulul General Parteneri
Parteneri
Ecranul care apare dupa alegerea acestei optiuni are o structura care este respectata de
majoritatea optiunilor din Carisma, in sensul ca va contine doua sectiuni: partea de sus
numita antet (header) si o a doua parte numita detaliu. In parte de detaliu se vor afisa
partenerii deja introdusi in sistem.
- 25 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Headerul ferestrei contine o serie de filtre. Pe baza setarilor facute in filtre sistemul va
afisa in partea de detaliu doar acele inregistrari care satisfac conditiile de filtrare. Filtrele
dupa care se pot face selectii in nomenclatorul de parteneri sunt:
Cod partener: se poate cauta in sistem un partener codul asignat in sistem
Nume partener: se poate cauta in sistem un partener dupa denumirea acestuia
Cod fiscal: se poate cauta in sistem un partener dupa codul fiscal aferent societatii
comerciale
Tip partener: se pot cautata de exemplu doar partenerii de tip Furnizor
Locul in care a fost introdus partenerul: in cazul scietatilor care au mai multe locatii
(magazine, depozite, sucursale) se pot cauta in sistem doar partenerii care au fost creati in
sistem spre exemplu intr-un anumit magazin.
Stare partener: se pot cauta doar parteneri activi (cei cu care firma lucreaza in prezent)
sau parteneri inactivi (in sensul ca firma a lucrat in trecut cu ei dar in prezent a incetat
relatiile comerciale).
Se pot alcatui filtre combinate, si pot fi cautati in sistem parteneri ai caror cod incepe cu
un anumit caracter (cifra, litera), sau a caror denumire contine un anumit sir de caractere,
etc.
Exemplu:
Daca dorim sa cautam in nomenclator doar partenerii al caror cod incepe cu litera 1 si
care in denumirea lor contin cuvantul impex, filtrele vor arata ca in fereastra urmatoare:
- 26 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se observa in setarea filtrelor aparitia unui caracter si anume, procent %. El tine locul
oricarui caracter sau sir de caractere. Deci in traducere filtrul de mai sus ar insemna:
-Arata-mi partenerii pentru care:
- codul acestora incepe cu litera 1 dupa care poate urma orice litera, cifra
sau sir de caractere
- si care contin in denumire sirul de caractere impex indiferent daca in
denumire sirul este scris cu litere mari sau mici
Apasam butonul <Executa filtru> aflat coltul dreapta sus al ecranului.
- 27 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Cum ar arata filtrul daca in plus am dori sa mai rafinam cautarea si vrem sa vedem doar
partenerii al caror cod incepe cu litera p (sau P), al caror nume incepe cu sirul de
caractere pa (indiferent daca este scris cu litere mari sau mici) ?
Dupa completarea filtrelor se apasa butonul <Executa filtru> din partea dreapta-sus
(butonul galben sub forma de fulger).
Exemplu: daca se doreste vizualizarea datelor aferente partenerului Partener 1 care apare
in fereastra de selectie de mai sus, se selecteaza linia aferenta acestuia:
Apoi se apasa butonul <Detaliu> din coltul stanga-jos al ferestrei
- 28 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observam ca locul butonului <Detaliu> a fost luat acum de butonul <Lista>. Daca vom
apasa pe acest buton ne vom intoarce inapoi in fereastra anterioara de selectie. Apasarea
succesiva pe aceste butoane ne va muta in permanenta intre fereastra de selectie si cea de
detaliere a liniei selectate. Ca o remarca, aceasta functionalitate este specifica intregului
sistem nu doar nomenclatorului de parteneri.
- 29 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 30 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
pana in prezent. In momentul in care furnizorul devine inactiv nu se vor mai putea opera
comenzi, facturi de achizitie in sistem.
Care sunt implicatiile alegerii unui anumit tip de partener? Exista vreo diferenta in
contexul in care pentru un partener se alege ca tip Client, Furnizor sau Persoana juridica?
Da, exista. Daca se alege la Tip partener valaorea Furnizor, acest partener nu va putea fi
utilizat decat in documente de aprovizionare: Comanda furnizor, Factura de achizitie,
NIR, etc. Nu se vor putea emite facturi de vanzare pe acest partener. Alegerea valorii
Client conduce fata de situatia anterioara la faptul de a putea emite pentru acest partener
doar documente de vanzare: Aviz de expeditie client, comanda client, factura de vanzare,
etc. In acest caz partenerul nu va putea fi utilizat pentru documente de intrare. In cazul in
care pentru un anumit partener vom seta in campul Tip valoarea Persoana juridica,
partenerul respectiv va putea fi utlizat atat in documente de aprovizionare, cat si de
vanzare. In functie de tipul de partener selectat se activeaza campurile din sectiunea
Vizualizare credit:
Campurile din partea stanga sunt aferente partenerilor de tip Furnizor, cele din partea
dreapta partenerilor de tip Client. Daca tipul partenerului este Persoana juridica se vor
activa automat ambele sectiuni. Pentru a intelege semnificatia informatiilor din aceste
sectiuni vom da un exemplu:
- 31 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
respective. In exemplul nostru exista in sistem facturi neachitate a caror suma este 13,685
lei.
Nr. zile scadente furnizor: reprezinta numarul de zile convenite cu furnizorul la care sa
se faca plata facturilor de achizitie. In cazul de mai sus s-a convenit cu furnizorul
respectiv ca facturile de achizitie sa fie platite in maxim 30 de zile de la data emiterii
acestora. Numarul de zile scadente daca este setat va aparea implicit la introducerea unei
facturi de aprovizionare a furnizorului respectiv. Aceeasi semnificatie o au si campurile
din sectiunea din partea dreapta dar pentru calitatea de client a partenerului respectiv
(informatii aferente facturilor de vanzare). In legatura cu acest aspect este si tab-ul
[Credit control].
Se poate bloca emiterea unui nou document de vanzare pentru un anumit partener daca
este satisfacuta una dintre conditiile urmatoare:
- exista cel putin o factura neincasata a carei scadenta a fost deposit si cu un
anumit numar de zile de gratie (in exemplu nostrum 5 zile);
- chiar daca nu exista facturi intarziate peste scadenta, clientul si-a deposit
limita de creditare (in exemplul nostru 100 RON).
Blocarea se poate realiza la nivel de client sau la nivel de locatie a acestuia, caz in care se
vor inregistra aceste conditii din fereastra Locatie partener tabul Credit control
Ca o regula generala in Charisma, setul de butoane din partea de jos a ecranului are
implicatii asupra intregului document, setul de butoane din partea dreapta asigura
- 32 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 33 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 34 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a adauga un nou partener in system se apasa butonul <Adauga> din partea de jos a
ecranului.
Dupa ce au fot introduse toate informatiile eferente unui partener daca se apasa direct pe
butonul:
a) <Salveaza>, partenerul nou introdus va fi stocat in baza de date.
b) <Renunta>, partenerul nu va fi stocat in baza de date si toate informatiile vor fi
pierdute
c) <Inchide>sau <Adauga>, sistemul ne va intreba daca dorim sa salvam in baza de
date informatiile nou introduse:
Informatiile minimale care trebuie introduce pentru a putea salva un partener nou sunt:
Cod, Nume, Tip si Stare. In functie de cerinte pot fi insa setate ca obligatorii si alte
campuri.
De asemenea daca dorim ca un nou partener adaugat sa nu fie vizibil in toate locatiile
apasam pe tab-ul [Vizibilitate].
- 35 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca dorim ca acest PARTENER NOU sa fie vizibil in sistem doar la Sediul Central,
punem bifa in campul [Este vizibil doar in locatile selectate], apoi selectam locatia
[Sediul central]. Apoi apasam butonul <Salveaza> pentru modificarile effectuate.
- 36 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Un tip special de partener este partenerul de tip Banca. Se refera la bancile la care firma
respectiva are conturi bancare deschise in diverse monede. Modul de adaugare este
identic cu cel al unui partener obisnuit doar pentru aceasta operatiune exista alta optiune
in meniul General. Pentru adaugarea unei banci in nomenclator se intra in modulul
General Parteneri - Banci.
- 37 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Ce facem in cazul in care dorim ca partenerii pe care-i avem inregistrati in sistem sa fie
impartiti in mai multe categorii, subcategorii, astfel incat in anumite raporte de
achizitii/vanzari sa putem vedea ce anume si cat am achizitionat/vandut la o anumita
categorie de parteneri? Aceasta problema sa rezolva prin intermediul Ierarhiei de
parteneri. Ce reprezinta aceasta ierarhie? Este o impartire a partenerilor in categorii,
subcategorii, etc in functie de necesitatile informationale ale firmei. Este o structura
arborescenta in care putem avea oricate ramuri si subramuri dorim, iar in varfurile
ramurilor se vor gasi partenerii. Ierarhia de parteneri nu este obligatoriu sa fie utilizata iar
structura acesteia tine de modul in care se doreste segmentarea partenerilor.
- 38 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 39 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 40 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 41 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se apasa din nou <Shift> + <Insert> pentru a adauga a doua ramura Clienti.
- 42 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Completam codul si numele celei de-a doua ramuri, apoi apasam butonul <OK>.
- 43 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 44 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se reia aceeasi procedura pentru celelalte doua subramuri. In final se apasa butonul
<Salveaza>.
- 45 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Acum urmeaza sa stabilim din ce categorie face parte PARTNER NOU pe care tocmai l-
am adaugat in sistem. Acesta se gaseste in partea dreapta a ecranului. Presupunem ca
acesta face parte din subcategoria Dealer. Se selecteaza nodul respective din ecranul de
clasificare:
- 46 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Penru a adauga acest partener la nodul Dealer apasam pe butonul < din centrul
ecranului.
- 47 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 48 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 49 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a selecta partneri din partea dreapta se poate tine apasata tasta <Shift> (inregistrari
successive), sau tasta <CTRL> pentru inregistrari aleatoare.
- 50 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 51 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca s-a gresit asocierea unui anumit parteneri (sau mai multi) acestia se selecteaza din
ramura asociata si se apasa butonul >. Presupunem ca partenerul eco a fost gresit
asociat subcategoriei Dealer si dorim s ail mutam inapoi. Se desface semnul + de la
Clienti si se selecteaza acest partener.
Apasam apoi butonul > pentru muta partenerul din aceasta categorie.
- 52 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 53 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca totusi dorim sa nu mai lucram cu un anumit partener pe care nu il putem sterge,
putem decide sa il facem Inactiv prin scimbarea valorii campului Stare din fisa de
partener.
Nomenclator Persoane
Pe langa nomenclatorul de Parteneri exista in sistem si un nomenclator de persoane. Care
este diferenta intre cele nomenclatorul de parteneri si cel de persoane? In nomenclatorul
de persoane se inregistreaza date aferente unor persoane fizice care au legatura cu
societatea respectiva. Unele din aceste persoane pot sa fie chiar parteneri (in cazul unui
client persoana fizica), dar nu toate. De aceea nomenclatorul de parteneri nu este
cuprinzator pentru nomenclatorul de persoane. In nomenclatorul de persoane se pot
adauga inregistrari care sa contina persoane fizice ce au calitatea de angajat in cadrul
firmei respective. Se pot adauga de asemenea persoane care sa nu fie angajati in cadrul
societatiirespective, dar sa fie angajati in cadrul unor firme din nomenclatorul de
parteneri. Pentru a putea selecta aceste persoane ca persoane de contact in fisa
partenerului respectiv, persoanele acestea trebuie sa existe in nomenclatorul de persoane.
Cu alte cuvinte, se adauga in sistem o persoana fizica dupa care se poate asocia ulterior
calitatea de partener, persoana de contact, angajat. Dca vrem sa atasam persoanelor din
sistem si o anumita functie pe care acesta o detine in cadrul organizatiei unde isi
- 54 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a adauga o noua functie in sistem se apasa butonul <Adauga> din partea de jos a
ecranului. Se va deschide un ecran in care se poate adauga o noua inregistrare:
- 55 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatie: Nu se vor putea adauga in sistem doua functii care sa aiba acelasi cod.
- 56 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa alegerea acestei optiuni se deschide un ecran in care putem vizualiza persoanele
deja existente in sistem:
Pentru a adauga in sistem o noua persoana se apasa butonul <Adauga> din partea de jos
a ecranului. Se va deschide ecranul urmator in care se pot introduce date de identificare
ale unei persoane.
- 57 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se completeaza campurile Nume, Prenume, CI, CNP, Functie, Locatia de lucru si alte
date de identificare:
- 58 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
asociat persoanei respective. Daca se pune bifa se activeaza un camp in care trebuie
precizat cu ce tip dorim sa fie creat in sistem partenerul asociat persoanei:
Nomenclator Articole
Asa cum spuneam in capitolul precedent prin articol se intelege orice element (entitate)
stocabil sau nestocabil care poate sa apara pe detaliul unui document gestionat prin
intermediul sistemului Charisma. Astfel in acest nomenclator vom regasi atat produsele
finite, marfurile, materiile prime, materialele auxiliare, obiectele de inventar,
consumabile, mijloacele fixe pe care o companie le achizitioneaza si/sau vinde cat si
articole nestocabile de tip venit/cheltuiala utilizate in activitatea financiar contabila.
Pentru a le putea utiliza ulterior in documente, toate aceste articole trebuie fie in primul
rand adaugate in acest nomenclator. Nomenclatorul de articole se gaseste in modulul
General-Articole-Articole.
- 59 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 60 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa apasarea pe butonul Executa filtru, in partea de detaliu sistemul va intoarce doar
inregistrarile care satisfac criteriul de filtrare introdus.
- 61 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Regula: Campurile Cod articol si Nume articol trebuie sa fie unice in nomenclatorul de
articole (in cazul in care folosim coduri de bare pe articole, si campul Cod bare trebuie
sa fie unic in nomenclator). Nu vom putea introduce in sistem doua articole care sa aiba
acelasi cod sau aceeasi denumire (sau aceleasi coduri de bare). Pentru a vizualiza
informatiile aferente articolului selectat se apasa butonul <Detaliu> sau se executa dublu
click de mouse pe linia selectata. Va aparea fereastra de detaliu aferenta articolului.
- 62 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca se doreste adaugarea unui nou articol in sistem se apasa butonul <Adauga> din
partea de jos a ferestrei. Se va deschide un ecran in care se pot stoca informatiile aferente
unui nou articol.
- 63 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatie: campul Cod trebuie sa fie unic ca si campul Denumire; astfel ca nu vom
putea avea in sistem doua articole cu acelasi cod, sau doua articole cu aceeasi denumire.
La deschiderea ferestrei pentru adaugarea unui nou articol apare implicit bifa pe
campurile Valid si Stocabil. Bifa pe campul stocabil indica faptul ca in sistem se va tine
stoc pe articolul respectiv. Daca se scoate bifa de pe campul valid, articolul respectiv nu
va mai fi ulterior vizibil in documente. Se foloseste aceasta functionalitate cand se decide
ca nu se mai lucreaza in sistem cu un articol.
Obs. Se poate seta sistemul ca pe baza unor criterii sa se genereze automat codul pentru
articolele noi din sistem.
Tip articol: toate articolele din sistem trebuie sa aiba asociat un tip. Alegerea unui tip are
implicatii in parte de contabilitate. Astfel putem spune ca tipurile de articole reprezinta o
clasificare contabila. Tipurile de articole pot fi oarecum asimilate cu planul sintetic de
conturi. Daca la adaugarea unui anumit articol se constata ca in campul Tip articol nu
se regaseste tipul de care avem nevoie, acesta poate fi adaugat in lista respectiva de tipuri.
Dictionarul care contine toate tipurile de articole se gaseste in modulul General-
Articole-Tipuri de articole.
Dupa alegerea acestei optiuni se deschide fereastra care contine lista de tipuri de articole
din sistem.
- 64 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a adauga un nou tip de articol se apasa butonul <Adauga> din fereastra de mai
sus. Apoi putem adauga un nou tip de articol in ecranul care apare.
- 65 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru fiecare tip de articol trebuie asociate o serie de conturi pe baza caruia sistemul
genereaza automat notele contabile (pentru detalii vezi capitolul Contabilitate).
Dupa adaugarea noului tip de articol se apasa butonul <Salveaza>.
- 66 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de jos exista un set de optiuni (tab-uri) in care pot fi stocate diverse alte
informatii referitoare la un articol:
- 67 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 68 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa adaugarea datelor respective se salveaza informatiile nou introduse prin apasarea pe
butonul <Salveaza>.
Pasul urmator este sa asociem proprietatea nou creata articolului :Geanta Prestige.
Intram in nomenclatorul de articole si selectam articolul respectiv si executatm click de
mouse pe tab-ul Proprietati (primul tab din partea stanga a ecranului de mai jos).
- 69 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Vom selecta din campul Cod/Nume proprietatea Culoare. Apoi in campul Tip valoare
vom alege optiunea pvtList deoarece avem o lista predefinita de culori.
- 70 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apoi apasam butonul adauga pentru a selecta urmatoare valoare a proprietatii Culoare.
Dupa selectarea celor patru valori se apasa butonul <Inchide>. Dupa aceeasta operatiune
fereastra trebuie sa arate ca in modelul de mai jos:
- 71 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Trebuie setata o valoare implicita (in cazul nostru daca se achizitioneaza cu precadere
genti de culoare alba vom considera aceasta valoare ca fiind cea implicita) pe care
sistemul sa o propuna automat la achizitie ea putand insa fi modificata de utilizator.
Pentru acest lucru punem bifa pe campul Obligatoriu si setam apoi la Valoare implicita
vom selecta Alb.
- 72 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Alte elemente importante pe care le putem stoca in sistem aferente unui articol sunt:
Se apasa pe sageata din partea dreapta a campului Echivalent pentru a selecta articolul
echivalent.
- 73 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 74 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca se doreste adaugarea a inca unui articol echivalent se apasa butonul <Adauga> din
fereastra de mai sus si se reia procedeul descris anterior. La finalizarea operatiunii se
apasa utonul <Inchide> pentru a reveni in fisa articolului si apoi pentru a salva articolele
echivalente in baza de date apasam butonul <Salveaza>.
- 75 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Denumiri in limbi straine: se pot stoca in sistem denumiri in limbi straine ale diverselor
articole care pot fi exportate in alte tari si pentru care dorim ca pe documentele de
vanzare sa fie tiparita alta denumire decat cea utilizata pe teritoriul Romaniei.
Taxe asociate: apasand pe acest buton pot fi vizualizate pentru articolele de la import
taxa vamala, comsionul vamal, Tva-ul aferent.
Cod de bare: pentru fiecare articol existent in sistem se poate introduce unul sau mai
multe coduri de bare. Ulterior in documente articolul poate fi cautat si dupa campul cod
de bare. Pentru a introduce un cod de bare unui articol se apasa pe butonul Cod de bare,
apoi se apasa pe butonul <Adauga> din partea dreapta a eceanului. Se deschide
urmatoarea fereastra:
In campul Cod de bare se introduce codul respectiv (poate fi introdus si prin scanare cu
cun cititor). Se seteaza apoi unitatea de masura pentru care este valabil codul de bare
respectiv. De asemenea codul de bare poate fi asociat unui anumit partener (nu este
obligatoriu).
- 76 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca se doreste asociarea a inca unui cod de bare se apasa butonul <Adauga> din
fereastra de mai sus si se reia procedeul descris. La finalizare se apasa butonul <Inchide>
apoi <Salveaza>.
Liste de preturi: apasand pe acest buton putem vizualiza listele de preturi in care
articolul respectiv a fost adaugat.
Furnizori: in aceasta sectiune se pot adauga atunci cand este cazul furnizorii pentru un
anumit articol. Se pot introduce unul sau mai multi furnizori si se poate stabili o prioritate
a acestora. Pentru a adauga un furnizor la un anumit articol se apasa pe butonul
<Furnizori> apoi pe butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului. Dupa aceasta
operatiune se da click stanga de mouse pe campul Furnizor.
- 77 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se apasa pe butonul sageata din dreapta campului Nume Furnizor. Se deschide o fereastra
in care putem selecta furnizorul dorit.
- 78 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 79 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
c) Setare gestiuni
Definitie: In mod normal prin gestiune se intelege un spatiu delimitat fizic in care sunt
depozitate anumite valori aflate in grija unui gestionar.
Prin Locatie se intelege un sediu, depozit, sucursala, magazin, etc al unei companii.
Prin Depozit se intelege un spatiu delimitat fizic in cadrul unei locatii in care se
depoziteaza anumite articole stocabile. O locatie contine cel putin un depozit.
Celula reprezinta un subdiviziune a unui depozit. Un depozit contine cel putin o celula,
caz in care celula se confunda cu depozitul. Fiecare celula are un identificator cu ajutorul
caruia pot fi localizate mai usor anumite stocuri de bunuri in cadrul depozitului.
Gestiunea reprezinta o grupare logica a mai multor celule. Orice gestiune trebuie sa
contina cel putin o celula, caz in care celula se confunda cu gestiunea.
Exemplu
O firma are doua depozite D1 si D2. Depozitul D1 are doua celule D11 si D12. Depozitul
D2 are si el tot doua celule D21 si D22. In celulele D11 si D22 sunt depozitate marfuri.
Astfel ca pentru a putea factura intr-o singura factura marfuri din ambele depozite vom
crea gestiunea de marfa care va contine Celula D11 si D22.
- 80 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a adauga un nou depozit in sistem se apasa butonul <Adauga> din partea de jos a
ecranului.
- 81 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 82 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 83 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Acum trebuie sa adaugam gestiunea de marfa care va contine celula D11 din depozitul
D1 si celula D22 din depozitul D2.
Gestiunile unei comanii sunt necesare a fi introduse in sistem pentru a putea gestiona
stocurile in sistem si pentru a se putea opera documente care au implicatii asupra
stocurilor.
Pentru a introduce in sistem gestiunile unei companii se intra in modulul Depozit si se
alege optiunea Gestiuni. Pentru a adaga o noua gestiune in sistem se apasa butonul
<Adauga> din partea de jos a ecranului. Se va deschide un ecran in care putem introduce
date aferente noii gestiuni:
- 84 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 85 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatie. In acest camp lista de preturi poate fi doar selectata, nu si creata! Listele de
preturi se creaza din modulul General-Articole-Liste de preturi.
- 86 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Selectam celulele D11 si D22 (dupa selectare celulei D11 se tine tasta <CTRL> apasata).
- 87 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 88 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
d) Setari contabile
Pentru a putea lucra cu modulul contabilitate este necesar sa fie introduse in sistem
anumite date si sa fie facute cateva setari. Acestea sunt:
1. Sistemele contabile
2. Exercitii financiare
3. Planul de conturi
- 89 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 90 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se apasa pe butonul <Adauga> din partea de jos a ecranului pentru a adauga in sistem un
nou exercitiu financiar.
- 91 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 92 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Efectul punerii bifei pe campul Inchisa operational este acela de a nu mai permite
introducerea de documente in luna respectiva pe care s-a pus aceasta bifa si se utilizeaza
in operatiunile de inchidere ale unei perioade. Daca se va incerca introducerea oricarui
document cu o data calendaristica apartinand unei luni inchise operational, la salvarea
documentului sistemul va intoarce un mesaj de eroare.
- 93 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Structura de conturi existenta poate fi parcursa prin apasarea pe semnul + al unei clase,
grupe, etc.
- 94 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
exemplu presupunem a dorim sa adaugam doua analitice la contul 4111, si anume: 4111.1
Clienti interni si 4111.2 Clienti externi.
Dupa introducerea acestor date ecranul aferent noului cont adaugat 4111.1 va
arata in felul urmator:
- 95 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 96 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Putem sterge un cont din sistem? Da, doar daca nu exista inregistrari aferente contului
respectiv. Pentru aceasta opratiune din planul de conturi se mai sus se apasa butonul
<Lista> (din coltul stanga-jos).
Presupunem ca dorim sa stergem ultimul analitic adaugat anterior, adica 4111.2. Pentru
acest lucru selectam contul respectiv si apasam butonul <Sterge> din partea de jos a
ecranului.
- 97 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 98 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatie: in cazul in care pe contul sintetic exista deja inregistrari, primul analitic
adaugat in sistem va prelua automat inregistrarile din contul sintetic. Astfel ca dupa
primul analitic adaugat in sistem la un cont sintetic nu va mai putea fi sters din baza de
date.
- 99 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca nu este setat nimic in campul Gestiunea de lucru sau este o alta gestiune cat cea
dorita, se apasa pe sageata din dreapta campului Gestiunea de lucru. Se va deschide o
fereastra in care putem completa anumite filtre prin care sa gasim o anumita gestiune
introdusa anterior in sistem conform instructiunilor din cest capitol la sectiunea c) Setare
gestiuni.
- 100 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 101 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 102 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 103 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 104 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se apasa apoi butonul <Salveaza> pentru a salva in sistem datele introduse. Datele
importante care trebuie introduse in sistem se refera la conturile din banci ale firmei
respective si la angajatii firmei. Aceste doua setari sunt necesare a fi facut pentru a putea
lucra in sistem operatiunle cu banca din modulul financiar, respectiv pentru a putea
- 105 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 106 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se selecteaza din lista care apare banca in cauza. Presupunem ca exemplu ca vrem sa
adaugam la BANACA 1 doua conturi: unl in lei si unul in euro.
- 107 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 108 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa ce terminam de adaugat toate conturile la toate bancile se apasa butonul <Inchide>
din fereastra de mai sus. Vom reveni in ecranul principal [Configurare societate] dupa
care apasam butonul <Salveaza> pentru a salva datele introduse in sistem.
- 109 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se completeaza apoi datele privind angajatul respectiv. Se apasa apoi butonul <Inchide>.
- 110 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa apasarea pe butonul <Inchide> se revine in ecranul principal. Pentru a salva noile
date introduse se apasa butonul <Salveaza>.
- 111 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
g) Ce am invatat in aceasta
sectiune. Scurta recapitulare
In cadrul acestui capitol ati inteles care sunt setarile principale care trebuie efectuate in
sistem pentru ca acesta sa functioneze. Acum trebuie sa stiti:
1. Ce reprezinta nomenclatorul de parteneri; sa cautati in sistem un anumit
partener, sa adaugati si sa stergeti un partener din baza de date. De asemenea ati
invatat cum sa inactivati un partener atunci cand acesta nu se poate sterge.
2. Cum se adauga in sistem un partener de tip Banca.
3. Cum sa creaza o ierarhie de parteneri, atunci cand dorim sa clasificam
partenerii dupa anumite criterii.
4. Cum se adauga o persoana in sistem
5. Ce reprezinta nomenclatorul de articole; sa cautati in sistem un anumit articol,
sa adaugati si sa stergeti un articol din baza de date. De asemenea ati invatat cum
sa inactivati un articol atunci cand acesta nu se poate sterge si ca articolele sunt
stocabile si nestocabile.
6. Ce reprezinta un tip de articol si cum se poate adauga in sistem un nou tip de
articol.
7. Ce reprezinta o gestiune si cum pot si adaugate gestiuni in sistem.
8. Care sunt setarile contabile principale si anume: setare sisteme contabile,
setare exercitiu financiar si setare plan de conturi.
9. Cum se adauga un cont in planul de conturi si in ce conditii se poate sterge un
cont.
10. Cum se deschide/inchide operational si contabil o luna.
11. Cum se configureaza o statie de lucru pe care se lucreaza in Charisma
12. Cum se configureaza datele aferente societatii proprii.
- 112 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
3. Modulul General
a) Destinatie
In acest capitol veti invata care sunt alte setari ce pot fi facute in sistem, altele decat cele
principale prezentate in capitolul precedent. Aceste setari pot sa conduca la anumite
automatisme in diverse documente din sistem sau la completarea anumitor dictionare si
ierarhii. Aceste setari pot fi facute sau nu, in functie de specificul activitatii clientului, de
modul acestuia de lucru si de organizare. Ele se gasesc in modulul General.
c) Functionalitati
Catalog articole
In cele mai multe cazuri furnizorii sau clientii unei companii utilizeaza pentru produsele
pe care le cumparam/vindem alte coduri si denumiri decat cele utilizate in sistemul nostru
informatic. Ca un exemplu presupunem ca in cardul firmei noastre avem un articol pentru
care am stabilit in sistemul nostru informatic intern urmatoarele:
Acizitionam acest articol de la furnizorul numit Furnizor Inghetata. Dar acest furnizor
utilizeaza in sistemul sau propriu alt cod si denumire pentru acest articol:
- 113 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Datorita acestui lucru facturile care vin de la acest furnizor continand produsul respectiv
au tiparite codul 2300 si denumirea Cornetto crema de vanilie fapt care pune
operatorul facturii de achizitie in situatia de a nu mai putea identifica asa usor produsul in
sistemul propriu. Mai mult decat atat furnizorul Furnizor Inghetata doreste ca atunci cand
primeste prin fax sau e-mail comenzi, aestea sa contina codul si denumirea utilizata de el
pentru produsele comandate.
Inghetata pe care o achizitionam o vindem mai departe mai multor clienti. Unul dintre
acestia numit Distribuitor Inghetata fiind un mare distribuitor ne poate impune ca pe
factura de vanzare pe care i-o intocmim sa apara codul si denumirea articolului utilizate
de el deoarece difera atat de codificarea furnizorului cat si de cea utilizata de noi:
Cum se rezolva aceste probleme in sistem, deoare asa cum am vazut in capitolul
precedent pentru un articol noi putem asocia in sistem un singur cod si o singura
denumire? Prin intermediul optiunii Catalog articole. Aici se poate face asocierea intre
codul, denumirea proprie a diferitelor articole si codul, denumirea acestor articole
utilizate de un anumit partener. Se intra in modulul General-Articole-Catalog articole
- 114 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Vom adauga prima data catalogul pentru furnizor. Pentru aceasta apasam butonul
<Adauga> din fereastra de mai sus:
- 115 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 116 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca se doreste adaugarea unui alt articol se apasa butonul <Adauga> si se reia
procedura descrisa. Apoi apasam butonul <Inchide> pentru a reveni in fereastra
principala:
- 117 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 118 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In fereasta de mai sus in loc sa cautam un articol dupa codul si denumirea proprie,
utilizam campul Cod/Denumire catalog:
Se introduce in campul Cod, codul pe care l-am introdus anterior in catalogul acestui
partener, si anume: 2300, dupa care se apasa butonul Executa filtru:
- 119 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Liste de preturi
In majoritatea cazurilor firmele care vand diverse marfuri si servicii practica anumite
tarife (preturi) care raman valabile o anumita perioada de timp. Pentru ca aceste preturi sa
apara automat in diverse documente fara a mai fi nevoie sa le introducem manual vom
utiliza listele de preturi.
Listele de preturi pot fi utilizate atat pentru partea de achizitie cat si pentru cea de
vanzare, deoarece si preturile de achzitie sunt in general negociate cu furnizorii pe
anumite perioade de timp.
Cateva din avantajele utilizarii listelor de preturi sunt :
- Scade timpul de operare al unui document deoarece nu mai este nevoie sa
se opereze si pretul
- Eliminarea erorilor datorita greselilor de operare. Uneori cei care
factureaza pot sa introduca pretul gresit
- Chiar daca preturile se tin in valuta, sistemul stie ca in documente sa
calculeze pretului in lei pe baza cursurilor valutare
- Se pot asocia liste de preturi pe anumiti parteneri astfel incat la facturare
automat apare pretul stabilit pentru partenerul respectiv.
- Se tine sub control mult mai usor daca furnizorii isi respecta preturile
negociate fata de cele care apar efectiv in facturile receptionate.
Listele de preturi se gasesc in modulul General Articole Liste de preturi.
- 120 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se deschide un ecran in care putem vizualiza listele existente in sistem dar putem si
adauga liste noi de preturi.
Pentru a adauga o lista noua de preturi in sistem se apasa butonul <Adauga> din partea
de jos a ecranului.
- 121 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 122 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Urmeaza acum sa adaugam articolele care fac parte din lista respectiva si pretul de
vanzare al acestora (in exemplul de mai sus am creat o lista de preturi de vanzare, cu tip
pret fara TVA). Pentru a adauga articole si pretul aferent in lista de utilizeaza butonul
<Adauga> din partea dreapta a ecranului de mai sus. Se deschide urmatoarea fereastra
din care putem selecta articole:
- 123 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 124 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a adauga al doilea articol apasam butonul <Adauga> din fereastra de mai sus si
apoi repetam procedura descrisa mai sus.
Dupa ce am terminat de adaugat cele doua articole si preturi se apasa butonul <Inchide>.
Vom reveni in fereastra principala a listei de preturi.
- 125 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apoi se apasa butonul <Salveaza> pentru a salva in baza de date noua lista de preturi de
vanzare.
Se pot asocia unei liste de preturi unul sau mai multi parteneri, astfel incat in
documentele in care acest parener va fi selectat sa fie aduse preturile corespunzatoare
acestuia.
Atunci cand este necesar pentru vanzare se poate asocial o lista de preturi pentru o
anumita adresa de livrare a unui anumit client.
Pentru a asocia unul sau mai multi parteneri unei liste de preturi se apasa pe tab-ul
[Parteneri] din interiorul listei respective.
- 126 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a selecta partenerii pentru care se aplica preturile din lista respective se apasa
butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului. Se deschide urmatorul ecran:
Pentru a selecta partenerii se apasa pe sageata din dreapta campului [Partener]. Se cauta
partenerii respective dupa cod sau denumire.
Daca se doreste asocierea unui nou partener se apasa butonul <Adauga> din fereastra
active. Daca nu, se apasa butonul <Inchide>.
- 127 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Taxe
In diverse documente apare necesitatea calcularii unor taxe aferente anumitor articole.
Acestea pot fi grupate in mai multe categorii:TVA. Acciza, Comision vamal, Taxa
vamala, etc. In cadrul fiecarei categorii avem mai multe valori pe care taxa respectiva le
poate lua: Exemplu: TVA 19%, TVA 9%, TVA 0%.
Cum se adauga in sistem categoriile de taxe de care avem nevoie?
In modulul General Articole Taxe putem sa ne configuram categoriile de taxe pe
care le vom utiliza in sistem.
- 128 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Ceea ce se vede in ecranul de mai sus reprezinta categoriile de taxe existente in sistem.
Dorim sa vedem ce valori avem pentru Taxa Vamala. Pentru acest lucru selectam linia
care contine aceasta taxa si apasam butonul <Detaliu> din coltul stanga-jos al ferestrei de
mai sus:
- 129 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se observa ca pentru acest tip de taxa (Taxa vamala) avem introduse in sistem
urmatoarele valori: 0%, 8%, 10%..30%. Cum procedam in cazul in care nici una
dintre aceste valori nu corespunde necesitatilor noastre? Presupunem ca avem la import
anumite produse pentru care avem nevoie de o taxa vamala de 18%. In fereastra de mai
sus apasam butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului. Se va deschide urmatorul
ecran:
- 130 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apoi apasam butonul <Inchide> din ecranul de mai sus, apoi butonul <Salveaza>.
Aceasta functionalitate este valabila daca dorim sa adaugam valori noi la oricare din
categoriile de taxe.
- 131 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Coduri vamale
Pentru articolele care se achizitioneaza prin import este necesar sa se intocmeasca
documentul numit Declaratia vamala de import. Cu ocazia importului, in functie de
incadrare si tara de provenienta pentru articolele importate se pot calculeaza accize,
comision vamal, taxa vamala, TVA. Pentru ca sistemul sa stie sa calculeze automat
valoarea acestor taxe in functie de articolele importate, trebuie definite in sistem Codurile
vamale. Pentru acest lucru se intra in modulul General Coduri vamale.
- 132 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In sistemul Charisma prin cod vamal intelegem grupari de valori distincte ale
urmatoarelor patru elemente: Acciza, Comision vamal, Taxa vamala si TVA.
Spre exemplu toate toate produsele pe care le importam au Acciza 0%, Comision vamal
0,5%, Taxa vamala 0%, TVA 19%.
Pentru a adauga in sistem un cod vamal se apasa butonul <Adauga> din fereastra de mai
jos.
Se adauga in campurile Cod si Nume codul si numele noului cod vamal pe care
dorim sa-l introducem in sistem.
- 133 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apoi trebuie sa adaugam taxele care compun acest nou cod vamal. Pentru aceasta
operatiune apasam pe butonul <Adauga> aflat in partea dreapta a ferestrei de mai sus.
Se deschide urmatoarea fereastra din care putem selecta categoriile de taxe si valorile
acestora:
Presupunem ca pentru acest cod vamal avem Acciza 0%, Comision vamal 0.5%, Taxa
vamala 10%, TVA 19%.
Pentru a adauga o taxa apasam pe sageata din dreapta campului Tip taxa
- 134 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 135 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Valorile pe care le gasim in cele doua liste (Tip taxa si Rata) sunt cele pe care au fost
anterior adaugate in optiunea Taxe prezentat anterior.
Pentru a adauga urmatoarea categorie de taxa, si anume Taxa vamala, se apasa butonul
<Adauga> din partea de jos a ecranului de mai sus.
- 136 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru Taxa vamala si Comision vamal trebuie specificata tara / tarile de provenienta la
care se aplica taxele respective. Pentru acest lucru executa click-stanga de mouse in
campul Tara. O sa apara o sageata in dreapta campului Tara. Apasam pe sageata
respectiva si selectam tara la care se aplica taxa respectiva.
- 137 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Presupunem ca taxa vamala de 10% se aplica pentru produse din Anglia si Canada.
Selectam prima tara Anglia:
Pentru a mai selecta inca o tara se apasa butonul <Adauga> din dreapta ecranului de mai
sus. Sistemul va adauga o noua linie goala pentru campul Tara.
- 138 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Executam clik-stanga de mouse pe acesta noua linie si apasam pe sageata din dreapta
pentru a selecta a doua tara.
- 139 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 140 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pasul urmator este sa asignam articolele care se incadreaza in acest cod vamal. Pentru
acest lucru se executa click de mouse pe tab-ul Articol din fereastra de mai jos:
Se deschide urmatorul ecran in care putem adauga articolele care fac parte din codul
vamal respectiv:
Pentru a selecta si adauga articole se apasa pe butonul <Adauga> din partea dreapta a
ecranului de mai sus. Se deschide un ecran de selectie a articolelor:
- 141 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Articolele pot fi cautate dupa cod sau denumire (fragmente din denumire).
Se selecteaza primul articol dupa care se apasa butonul din partea dreapta a ecranului
- 142 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se selecteaza urmatorul articol prin apasarea butonului <Adauga> din partea dreapta a
ecranlui si se reia procedura de lucru.
Dup ace se termina de adugat toate articolele corespunzatoare codului vamal se apasa
butonul <Salveaza> pentru a finaliza operatiunea de introducere a codurilor vamale.
Cursuri valutare
Deoarece in unele documente apar anumite valori exprimate in diferite valute
trebuie sa putem adauga in sistem in fiecare zi cursuri valutare. Se pot introduce in sistem
cursuri pentru aceeasi moneda la diverse banci. Pentru acest lucru se intra in modulul
General Cursuri valutare.
Se deschide un ecran in care se pot adauga pentru bancile definite anterior in sistem
cursuri valutare ale diverselor valute.
- 143 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a adauga o inregistrare noua se apasa butonul <Adauga> din partea de jos a
ecranului.
- 144 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatie:
banca propusa implicit este cea stabilita initial la General > Administrare > Parametri de
initializare, prin parametrul ExchangeBankId, din grupul Financiar:
- 145 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Servere de printare
Aceasta optiune din Charisma este utilizata pentru setarea calculatoarelor de pe care se
vor printa documente fiscale (Avize client, facturi de vanzare, chitante client). Pentru a
realiza aceasta operatiune se intra in modulul General Servere de printare.
- 146 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Serii documente
Din sistemul Charisma se pot tipari urmatoarele tipuri de documente (pe imprimate
fiscale): Avize de expeditie, facturi fiscale de vanzare, chitante client si polite de
asigurare). Deoarece fiecare exemplar din aceste tipuri de documente se identifica unic
prin trei campuri, si anume: Prefix, Numar si Sufix. Pentru ca sistemul sa poata tipari
automat pe documente aceste elemente, acestea trebuie introduse in sistem. Mai clar, in
momentul in care dorim sa tiparim prima factura din Charisma avem langa noi un top de
tipizate. Trebuie sa introducem in sistem seria, numarul si sufixul tiparit pe prima si
ultima factura din top. Sistemul va sti sa genere automat toate seriile fiscale. In sistem
exista optiuni pentru a seta seriile fiscale pentru fiecare tip de document. Operatia de
introducere a acestor serii fiscale este necesar sa fie facute la epuizare unui top de
documente si utilizare unuia nou. Voi exemplifica modul de introducere in sistem a
seriilor fiscale pentru facturile de vanzare, modalitatea fiind aceeasi si pentru celelate
tipuri de documente.
Pentru a realiza acest lucru se intra in modulul General Serii documente Serii
facturi. Se va deschide urmatorul ecran:
- 147 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 148 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 149 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Centre de cost
Contul de profit si pierdere din contabilitatea financiara arata daca pe o anumita perioada
de timp o companie a realizat profit sau nu. Deoarece este util sa se poata obtine un
diagnostic asupra rentabilitatii diferitelor compartimente, sau a altor structuri interne se
pot configura una sau mai multe ierarhii de centre de cost. Pe structura create se vor
repartiza ulterior cheltuielile si veniturile companiei.
In functie de specificul activitatii unei companii centrele de cost se pot identifica prin
urmatoarele:
- departamentele companiei
- contractile incheiate cu clientii
- proiectele la care lucreza compania
- agentii de vanzari
- magazinele prin care isi realizeaza desfacerea
- mijloacele de transport in cazul unei firme care ofera servicii transport
Structura (ierarhia) de centre de cost este o structura arborescenta care poata sa contina
centre, subcentre de cost pe oricate nivele.
Dupa ce ne este clar si avem clara aceasta structura ierarhica este necesar sa definim
centrele de cost. In aceasta faza nu se mentioneaza nici o relatie de subordonare intre ele
centrele de cost, ci doar se definesc ca si cod si denumire.
Pentru a seta centrele de cost intram in modulul General > Centre de cost > Definire
centre de cost:
- 150 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Partea de sus a ferestrei, denumita "Filtre", se utilizeaza la selectia centrelor de cost dupa
anumite criterii: Cod , Nume, Tip... Cand se filtreaza dupa Cod sau Nume, se poate utiliza
caracterul special %, care are urmatoarea semnificatie:
22%: se aleg toate centrele de cost la care Codul incepe cu sirul de caractere "22"
%22: doar cele care se termina in "22"
%22%: acele centre de cost care contin sirul de caractere "BV", indiferent de pozitie
Pentru a adauga un nou centru de cost se apasa pe butonul <Adauga>. Apare astfel
ecranul de editare a datelor proprii centrului de cost:
- 151 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se introduc codul si denumirea centrului de cost. Se alege apoi tipul centrului de cost
(daca este cazul).
- 152 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Centrele de cost se pot clasifica / ierarhiza folosind meniul General > Clasificari >
Centre de cost/ profit.
- 153 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Vom face click in regiunea alba din partea stanga, dupa care vom folosi combinatia de
taste < Shift + Insert >; apare un mic ecran de editare:
- 154 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apare acelasi gen de ecran ca cel prezentat anterior, in care se editeaza codul si
denumirea categoriei:
- 155 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru vizualizarea optiunilor posibile in cadrul modului de lucru, se poate bifa check-
boxul Optiuni pentru lista de entitati (nomenclator):
- 156 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apoi se selecteaza din partea dreapta centrul (centrele) de cost care apartin la ramura
Departament 1. Se pot selecta centr e de cost adicente tinand apasata tasta <Shift> sau
centre de cost aleatoare tinand apasata tasta <Ctrl>
- 157 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa selectarea centrelor de cost care apartin Departamentului 1 se apasa pe butonul <
din ecranul de mai sus.
Apoi prin aceeasi maniera se pot adauga subcentre aferente fiecarui centru de cost.
Exemplu: pentru a adauga subcentre pentru centrul de cost 1, selectam in partea stanga a
ecranului Centrul de cost 1.
- 158 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apoi se apasa butonul < pentru a le muta in partea stanga in ramura respectiva.
- 159 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Sisteme de analiza
Pentru a putea face alocarea documentelor primare pe strucutra de centre de cost
constituita anterior, trebuie sa ne setam un sistem de analiza care sa se bazeze pe structura
de centre de cost configurata.
Intram in modulul General-Centre de cost-Sisteme de analiza
- 160 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 161 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 162 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
4. Modulul Achizitii
a) Destinatie
In acest capitol veti invata modul de lucru in modulul Achizitii modul in care se
inregistreaza acele operatii / documente ce tin de activitatea de aprovizionare a firmei:
comenzi, avize, facturi, DVI, NIR etc.
c) Setari necesare
Pentru buna si corecta functionare sistemului si in particular a operarii documentelor in
modulul Achizitii, se vor urmari urmatoarele setari initiale:
Cursuri valutare
Cursurile valutare sunt importante pentru o serie de operatii in sistem Facturi de import,
Incasari / Plati etc. Ele se introduc o singura data in sistem. Modul de operare in acest caz
a fost prezentat anterior la Capitolul 3 MODULUL GENERAL, punctul C
Functionalitati.
- 163 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatie: cursurile (valorile ratelor de schimb) introduse la General > Cursuri valutare
sunt foarte importante ; acestea vor fi preluate apoi in mai toate documentele care
lucreaza cu valute Facturi de import, Facturi de export, Incasari / Plati, Extrase etc. De
asemenea, aceste cursuri vor fi preluate si in notele contabile generate automat din aceste
documente. Este deci important ca aceste valori sa fie corecte.
Parametri de initializare
La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri,
grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi
pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in
Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta:
CustomStatementExchangeBankId: este Banca din care se preia cursul pentru
Declaratie vamala de Import
d) Dictionare specifice
La General > Dictionare se pot stabili o serie de dictionare entitati, parametri care
vor fi folosite apoi in operarea documentelor la celelalte module.
Dintre dictionarele care au importanta la modulul Achizitii, se mentioneaza aici :
Tipuri de cereri de aprovizionare ; Calendar
e) Documente si
functionalitati
Important: modul de operare a documentelor care apar in cadrul modului Achizitii a fost
prezentat in cadrul helpului / manualului de utilizare de la Charisma Enterprise.
In cadrul acestui manual de training vor fi prezentate cateva fluxuri posibile de
documente, cu anumite exemple concrete.
1. Articole stocabile: acele tipuri de articole care sunt stocate fizic in gestiuni
(magazii) si la care miscarile se pot urmari prin Fisa de magazie. Exemple :
materii prime, materiale, marfuri, obiecte de inventar etc.
2. Articole nestocabile: sunt in general cele incadrate la categoria Cheltuieli.
Exemple: Chelutieli cu energie si apa, Cheltuieli cu intretinere si reparatii,
Cheltuieli cu posta si telecomunicatii, Alte servicii terti etc.
- 164 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se evidentiaza in modulul Mijloace fixe, in special prin documentul Fisa mijlocului fix.
Exemple: terenuri, constructii, mijloace de transport, echipamente tehnologice, licente
In functie de specificul fiecarei firme , anumite documente ar putea lipsi din acest flux.
De exemplu, un flux restrans ar fi cel format astfel: Comanda furnizor > Aviz de
expeditie de aprovizionare > Factura de achizitie > NIR.
Se va prezenta in acest manual fluxul complet, considerandu-se ca primul tip de
document se face manual, iar fiecare tip din urmatoarele se va genera automat din cel
precedent, pe baza unei tranzactii automate.
- 165 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 166 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Bifarea oricaruia din check-boxurile Autorul platii sau Destinatar livrare are ca efect
afisarea unei zone in care se pot introduce informatii corespunzatoare.
Aici se alege tranzactia Emitere Cerere de oferta furnizor. Denumirea ei, campul
Tranzactie manuala completat si inexistenta unui tip de document la Tipuri de
documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este manuala.
Se apasa pe butonul si se revine in ecranul de editare anterior :
- 167 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru alegerea articolului se face click in lista denumita Articol si se alege articolul
dupa denumire sau cod. Daca, de exemplu, denumirea articolului incepe cu sirul de
caractere T-50, se scriu aceste caractere la rubrica Denumire si se apasa tasta Enter:
- 168 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Alte rubrici de evidentiat aici sunt UM, Moneda (in care sa fie afisat pretul pe Oferta),
Data livrarii si Durata livrarii (acestea 2 din urma sunt interdependente).
Daca pe document se va introduce un sigur articol se apasa pe butonul ; in caz
contrar se apasa pe butonul si se reiau pasii cu alegerea articolului, introducerea
cantitatii etc.
Presupunem ca dupa introducerea articolelor pe document, acesta ar arata astfel :
- 169 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
nu a fost contat
nu s-au generat documente din el
daca documentul a facut intrari in stoc, nu s-a consumat din aceste intrari
Vom genera o Oferta furnizor din Cererea de oferta furnizor introdusa anterior in sistem.
Se alege meniul Achizitii > Oferte; se va deschide lista cu documente de pe data curenta:
- 170 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
cele nefolosite inca la tipul de document curent). Daca se doreste totusi introducerea unui
numar, se debifeaza check-boxul si rubrica Numar devine editabila.
Aici se alege tranzactia Generare Oferta furnizor din Cerere de oferta furnizor.
Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a unui tip
de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este automata.
Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Cererilor de oferta
emise catre partenerul ales pe antetul documentului:
- 171 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie; se va activa astfel
butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a
articolelor existente pe documentul ales anterior :
In acest ecran este afisata in partea de jos o lista cu articolele din documentul sursa ;
pentru fiecare din aceste articole sunt prezente 3 campuri :
Cantitate totala: este cantitatea existenta pe documentul sursa
Cantitate ramasa: este egala cu Cantitate totala cand nu s-a consumat nimic din
aceasta cantitate ; in caz contrar se va afisa aici diferenta intre Cantitate totala si
Cantitate consumata
Cantitate solicitata: este cantitatea aleasa pe documentul curent
Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului . Dupa ce se
apasa pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:
- 172 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din
acesta :
- 173 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In acest ecran, daca se face click-dreapta pe documentul sursa, se pot folosi 3 optiuni:
Arata tranzactia sursa: se afiseaza denumirea tranzactiei prin care a fost facut
documentul sursa
Vizualizare rapida document: se deschide o fereastra cu informatiile de baza din
documentul sursa
Editare document: se intra in ecranul de vizualizare a documentului sursa
Vom genera o Comanda furnizor din Oferta furnizor introdusa anterior in sistem.
Se alege meniul Achizitii > Comenzi; apare lista cu documente de pe data curenta:
- 174 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 175 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Comanda furnizor din Oferta furnizor. Denumirea ei,
campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la
Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este automata.
Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Ofertelor primite de
la partenerul ales pe antetul documentului:
Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie; se va activa astfel
butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a
articolelor existente pe documentul ales anterior :
- 176 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului . Dupa ce se
face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.
- 177 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 178 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Confirmare comanda furnizor din Comanda furnizor.
Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a unui tip
de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este automata.
Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Comenzilor emise
catre partenerul ales pe antetul documentului:
- 179 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie; se va activa astfel
butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a
articolelor existente pe documentul ales anterior:
Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului . Dupa ce se
face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:
- 180 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica
detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (de exemplu
Confirmare de comanda, Aviz), el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face
prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in
cadrul lui.
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.
Introducerea Avizelor de expeditie de aprovizionare se face la Achizitii > Avize > Avize
de expeditie. Se va genera acest tip de document dintr-o Confirmare comanda furnizor.
Ecranul care apare initial contine lista cu documente introduse pe data curenta :
- 181 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 182 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie; se va activa astfel
butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a
articolelor existente pe documentul ales anterior:
Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului . Dupa ce se
face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:
- 183 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se observa ca au fost preluate articolele din documentul sursa, cu Cantitate, UM, Pret.
Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul .
In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in
aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica
detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (Factura,
NIR) el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa
ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui.
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.
Pentru inregistrarea Facturilor de achizitie se apeleaza meniul Achizitii > Facturi >
Facturi de achizitie. Lista cu documente arata astfel :
- 184 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 185 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Factura furnizor din Aviz de expeditie furnizor.
Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a unui tip
de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este automata.
Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de selectie a Avizelor primite de
la partenerul ales pe antetul documentului:
Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie; se va activa astfel
butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a
articolelor existente pe documentul ales anterior:
- 186 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor
cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole,
iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila.
Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului . Dupa ce se
face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:
Se observa ca au fost preluate articolele din documentul sursa, cu Cantitate, UM, Pret.
Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul .
In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. Cat timp documentul este in
aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica
detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (NIR) el trebuie
sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul
este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui.
- 187 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.
O Nota de intrare receptie se poate face manual, sau automat, pe baza unui Aviz de
aporvizionare sau a uni Facturi de achizitie. NIR-ul se introduce in sistem folosind
meniul Achizitii > Receptie > Note de intrare receptie.
- 188 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 189 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare NIR din Aviz de expeditie furnizor. Denumirea ei,
campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a unui tip de document la
Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este automata.
Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie; se va activa astfel
butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a
articolelor existente pe documentul ales anterior:
Daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor
cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole,
iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila.
Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului . Dupa ce se
face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:
- 190 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se observa ca au fost preluate articolele din documentul sursa, cu Cantitate, UM, Pret.
Dupa o verificare a datelor introduse, se poate salva documentul prin butonul .
In urma acestei operatii, documentul va avea starea Draft. De asemenea, in lista de jos,
intitulata Lista documente sursa se vor afisa anumite informatii:
Cat timp documentul este in starea Draft, se pot face modificari in cadrul lui (se pot
sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca NIR-ul sa aiba efect si in Fisa de magazie,
documetul trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul .
Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modificari in cadrul lui.
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.
- 191 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 192 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 193 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
De obicei in cazul facturilor de servicii in dreptul cantitatii se trece 1, iar la pret unitar se
introduce valoarea fara TVA a serviciului respectiv.
Importuri
Facturi de import
- 194 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatie: dupa ce se alege valuta, este propus cursul introdus la General > Cursuri
valutare, pentru ziua respectiva. Acest curs se poate suprascrie cu alta valoare, daca este
cazul.
Dupa ce se completeaza date de pe antet se poate trece la adaugarea detaliilor pe
document, apasand butonul ; se deschide astfel ecranul de editare a detaliilor:
Aici se alege mai intai articolul (dupa cod sau denumire) si apoi se introduce cantitatea si
pretul in valuta aleasa pe antetul documetului. Daca se adauga si alte documente pe
factura se apasa pe butonul si se reiau pasii.
La sfarsit, factura ar putea arata astfel:
- 195 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Cat timp documentul este in starea Draft, se pot face modificari in cadrul lui (se pot
sterge / adauga / modifica detalii). Pentru ca din el sa se poate genera alte documente
(DVI, nota contabila) el trebuie validat. Operatia de validare se face prin butonul
. Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui.
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.
Indiferent ca sunt externe sau interne, ele au o anumita caracteristica: sunt Facturi care
contin anumite tipuri de articole (Transport, Comison), tipuri stabilite la tranzactia de
generare DVI din Facturi de import.
- 196 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
DVI
Acest tip de document se inregistreaza la Achizitii > Import > Declaratie vamala de
import.
DVI se genereaza automat din Facturi de import (eventual si din Facturi auxiliare) prin o
tranzactie automata, de genul Generare DVI din factura de import.
In antetul documetului se inregistreaza date generale : Numar DVI, Data, Partener, Valuta
si Curs valutar. Cursul valutar este cel introdus pe ziua respectiva, la banca stabilita la
General > Administrare > Parametri de initializare, prin parametrul
CustomStatementExchangeBankId.
- 197 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In cazul nostru avem o singura tranzactie, astfel ca trecem la selectia Facturilor de import.
In lista de jos deja e bifat acest tip de document; putem apasa deci pe butonul
si apare ecranul in care se pot alege Facturile :
- 198 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca exista si Facturi auxiliare, pentru preluarea lor in DVI se procedeaza astfel: in
ecranul de editare DVI se face click pe eticheta si se apasa pe ;
in ecranul care apare, in lista de jos se alege (bifeaza) Facturi auxiliare:
- 199 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa ce se alege din lista cel putin o factura se va activa butonul ; apasarea
acestuia are ca efect revenirea in ecranul de editare a DVI :
- 200 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se observa ca in rubrica facturi auxiliare a aparut suma valorilor preluate din facturile
auxiliare ; aceasta suma se va repartiza la sfarsit asupra fiecarui articol si va intra in pretul
final de pe NIR. Dupa salvarea DVI, in lista care apare daca se face click pe eticheta
vor fi afisate informatii despre aceste facturi.
In urma salvarii documentului, acesta va avea starea Draft. Cat timp documentul este in
aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica
detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (NIR) el trebuie
sa fie validat. Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul
este validat nu se mai pot face modficari in cadrul lui.
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta
NIR-urile legate de activitatea de import se inregistreaza la Achizitii > Receptie > Note
de intrare receptie, cu precizarea ca se va folosit o tranzactie automata de genul
Generare NIR din factura de import cu DVI.
In pretul final al fiecarui articol din NIR vor intra: baza de calcul, taxe, valoarea
repartizata a facturilor auxiliare.
- 201 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se alege o tranzactie corespunzatoare, gen Generare NIR din Factura de import cu DVI
si se apasa pe butonul ; apare fereastra de selectie a Facturilor de import:
- 202 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Selectarea cel putin a unui articol (prin bifare in colaona Selectie) sau a tuturor
articolelor (cu butonul ) are care efect activarea butonului ;
apasarea acestuia determina revenirea in ecranul initial, de editare NIR :
In urma salvarii documentului, acesta va avea starea Draft. Cat timp documentul este in
aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica
detalii). Pentru ca NIR-ul sa aiba efect in Fisa de magazie, el trebuie sa fie validat.
Operatia de validare se face prin butonul . Dupa ce documentul este validat nu
se mai pot face modficari in cadrul lui.
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.
Retururi
Tipul de document prin care se face retur este Aviz retur catre furnizor. In general acest
document are efect asupra stocului (scade stocul la articolele returnate); nu are efect
financiar pentru aceasta se va folosi Factura storno de aprovizionare.
Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au intrat
in gestiune, Avizul retur se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, returul se
va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul Emitere Aviz de retur catre furnizor.
- 203 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unui Aviz retur catre furnizor:
Revenind la fluxul exemplificat la Achizitii : Articole stocabile, vom face un Aviz retur
catre furnizor, pe baza Avizului de aprovizionare inregistrat anterior. Vom folosi
tranzactia Generare Aviz retur catre furnizor din Aviz de expeditie de achizitie.
- 204 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Aviz de retur catre
furnizor este Emitere Aviz de retur catre furnizor. Intrucat documentul se va genera
automat dintr-un Aviz de aprovizionare, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea
butonului ; apare astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:
Aici se alege tranzactia Generare Aviz retur catre furnizor din Aviz de expeditie de
achizitie - Cu scadere de stoc. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul
de selectie a Avizelor primite de la partenerul ales pe antetul documentului:
- 205 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie; se va activa astfel
butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a
articolelor existente pe documentul ales anterior:
Presupunem ca se vor returna doar 3 bucati din al doilea articol (cel cu codul A132790).
In lista de sus se alege acest articol prin bifare in coloana Selectie, dupa care, in partea
de jos, la rubrica se scrie 3 in loc de 10 bucati.
Se apasa apoi pe butonul si se revine astfel in ecranul initial, de editare a
documentului :
- 206 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
aceasta stare, se pot face modificari in cadrul lui (se pot sterge / adauga / modifica
detalii). Pentru ca din acest document sa se poate genera alte documente (de exemplu
Factura storno de achizitie) el trebuie sa fie validat. Operatia de validare se face prin
butonul . Dupa ce documentul este validat nu se mai pot face modficari in
cadrul lui.
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.
Stornari
Tipul de document prin care se face retur este Factura storno de aprovizionare. Acesta
are efect financiar (se stinge, total sau partial, obligatia de plata catre furnizor). Factura
storno poate avea sau nu efect asupra stocului, in functie de fluxul de documente utlizat
in sistem.
Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au intrat
in gestiune, Factura storno se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar,
stornarea se va inregistra printr-o tranzactie manuala, gen Inregistrare Factura de
achizitie storno. Aceasta tranzactie se poate face Cu scadere de stoc (cand se storneaza
articole stocabile) sau Fara scadere de stoc (pentru articole nestocabile).
Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unei Facturi storno de achizitie:
- 207 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Intrucat documentul sursa (Avizul) a facut deja scadere de stoc, e normal ca factura sa nu
mai scada stocul. Va influenta insa soldul financiar pe partener.
- 208 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Factura storno de achizitie din Aviz retur furnizor -
Fara scadere din stoc. Se apasa pe butonul pentru a intra in ecranul de
selectie a Avizelor retur catre partenerul ales pe antetul documentului:
Daca se doreste consumarea tuturor articolelor din documentul sursa, la intreaga lor
cantitate ramasa, se apasa pe butonul . Se pot alege si doar cateva articole,
iar din acestea sa se consume doar o parte din cantitatea disponibila
Selectarea cel putin a unui articol are ca efect activarea butonului . Dupa ce se
face click pe acesta se revine in ecranul de editare a documentului:
- 209 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Butonul poate fi folosit pentru a vedea din ce documente sursa a fost generat
documentul curent sau ce documente (inclusiv nota contabila) au fost generate din acesta.
f) Rapoarte specifice
Printre rapoarte specifice modului Achizitii de pot evidentia:
Achizitiii, Facturi si NIR-uri, NIR-uri emise fara factura etc.
g) Raspunsuri la intrebari
frecvente
- 210 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 211 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
5. Modulul Vanzari
a) Destinatie
Modulul Vanzari este destinat inregistrarii aspectelor comerciale ce tin de domeniul
vanzarilor : Facturi, Avixe, Comenzi, Exporturi, Configurari discounturi
c) Setari necesare
Configurare statie de lucru
Principalele configurari care se fac aici sint:
Gestiunea de lucru
Exercitiul financiar
Ambele sunt configurari proprii unei statii de lucru.
Modul de lucru pentru stabilirea acestor parametri a fost prezentat anterior la Capitolul 2
SETARI SI CONFIGURARI INITIALE, punctul E Configurare statie de lucru.
Cursuri valutare
Cursurile valutare sunt importante pentru o serie de operatii in sistem Facturi de import,
Incasari / Plati etc. Ele se introduc o singura data in sistem. Modul de operare in acest caz
a fost prezentat anterior la Capitolul 3 MODULUL GENERAL, punctul C
Functionalitati.
Observatie: cursurile (valorile ratelor de schimb) introduse la General > Cursuri valutare
sunt foarte importante ; acestea vor fi preluate apoi in mai toate documentele care
lucreaza cu valute Facturi de import, Facturi de export, Incasari / Plati, Extrase etc. De
asemenea, aceste cursuri vor fi preluate si in notele contabile generate automat din aceste
documente. Este deci important ca aceste valori sa fie corecte.
- 212 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Parametri de initializare
La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri,
grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi
pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in
Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta:
ImplicitStockAdministrationId : Parametru implicit folosit la proforma
PartnerDefaultDueDays: Numar zile scadente default pentru partneri
Configurare discounturi
In lista cu discounturi se poate face filtrare dupa urmatoarele criterii: Data de la care este
valabil, Tip de document la care se aplica, La ce se aplica
- 213 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Data inceput si Data sfarsit: este intervalul in care este valabil discountul
Tip discount: un discount poate fi procentual sau valoric
o Daca la Tip discount se alege Procentual, rubrica de deasupra va avea
eticheta Procentaj si in ea se va completa procentul pentru discount
o Daca la Tip discount se alege Valoric, rubrica de deasupra va avea eticheta
Valoare si in ea se va completa valoarea pentru discount
Cod si Nume: se dau un Cod si o Denumire pentru discount
Mod de aplicare:
o Automat (de sistem): discountul se aplica automat (obligatoriu) la toate tipurile
documentele specificate in lista Tipuri documente, tinandu-se cont de
Filtrele si Grupurile de utilizatori specificate. Acest tip de discount nu poate fi
sters din documente.
La un discount automat se poate bifa optiunea Promotie. Daca
parametrul de initializare ExclusivPromotion (de la Vanzari) are
valoarea DA, atunci celelalte discounturi configurate sunt ignorate si
primeaza cele de promotie
o Optional: in acest caz discountul nu se aplica automat ; depinde de utilizator
daca il va folosi sau nu la documente
La un discount optional se poate bifa optiunea Editabil. In acest caz,
pentru un discount procentual procentul poate varia intre 0 si cat s-a
stabilit in rubrica Procentaj
Se aplica la:
o Pe linie: se aplica pe detaliu de document
In general, discounturile pe linii se insumeaza. Acest comportament
este stabilit prin valoarea parametrului de initializare DiscCalcTypeId,
de la Vanzari
o Pe antet: se aplica la valoarea documentului
- 214 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Configurare adaosuri
Modalitati de plata
d) Dictionare specifice
- 215 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
La General > Dictionare se pot stabili o serie de dictionare entitati, parametri care
vor fi folosite apoi in operarea documentelor la celelalte module.
e) Documente si
functionalitati
Important: modul de operare a documentelor care apar in cadrul modului Vanzari a fost
prezentat in cadrul helpului / manualului de utilizare de la Charisma Enterprise.
In cadrul acestui manual de training vor fi prezentate cateva fluxuri posibile de
documente, cu anumite exemple concrete.
In functie de specificul fiecarei firme , anumite documente ar putea lipsi din acest flux.
De exemplu, un flux restrans ar putea fi urmatorul: Comanda client > Aviz de expeditie
de vanzare > Factura de vanzare.
Se va descrie fluxul complet, considerandu-se ca primul tip de document se face
manual, iar fiecare tip din urmatoarele se va genera automat din cel precedent, pe baza
unei tranzactii automate. Referitor la documentele (din cadrul fluxului complet) care au
influenta asupra stocului, se poate face urmatoare precizare: in general documentul
Confirmare de comanda rezerva stocul iar Aviz de expeditie scade efectiv stocul.
- 216 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus a ecranului se pot filtra documentele dupa diferite criterii: Data de la
pana la, Stare document, Numar document, Partener, Locatie.
Adaugarea unui nou document se faca cu butonul ; apare astfel ecranul de
editare a documentului:
- 217 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa ce se alege articolul se scrie cantitatea; se pot apoi stabili Unitatea de masura,
Moneda, Data livrarii si Durata livarii (ultimele 2 sunt interdependente).
Detaliul curent se salveaza cu butonul (sau cu , daca se doreste
adaugarea unui nou detaliu pe document).
- 218 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza
generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din
document.
- 219 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Oferta client este
Emitere Oferta catre clienti. Intrucat documentul se va genera automat dintr-o Cerere de
oferta client, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare
astfel fereastra de selectie a tranzactiilor:
Aici se alege tranzactia Generare Oferta catre client din Cerere oferta de la client.
Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a unui tip
de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este automata.
- 220 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Selectarea cel putin a unui document (prin bifare in coloana Selectie) are ca efect
activarea butonului . Daca se apasa pe acesta se va afisa fereastra cu articolele
disponibile de pe documentul ales:
Dupa ce se alege cel putin un articol (prin bifare in coloana Selectie) devine activ
butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare
a documentului:
- 221 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de antet a documentului se introduc date generale: Numar, Data, Partener, Mod
de plata, Conditii de livrare etc:
- 222 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Comanda de la client din Oferta catre client.
Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a unui tip
de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este automata.
Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana Selectie) devine activ
butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a
articolelor de pe documentul ales anterior:
- 223 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa ce se alege cel putin un articol (prin bifare in coloana Selectie) devine activ
butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare
a documentului:
- 224 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 225 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Confirmare comanda client din Comanda client.
Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a unui tip
de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este automata.
Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana Selectie) devine activ
butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a
articolelor de pe documentul ales anterior:
- 226 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se aleg articolele prin bifare in coloana Selectie. Se observa ca fereastra de mai sus
contine in partea de jos un panou denumit Cantitate disponibila aceasta deoarece
tranzactia este configurata sa faca rezervare de stoc. Daca un articol nu se consuma
integral se scrie cantitatea dorita in rubrica . Dupa ce se alege cel putin
un articol devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in
ecranul initial, de editare a documentului:
- 227 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
trece in starea Draft. Atat timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in
cadrul documentului stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte
documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se
mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat.
Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza
generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din
document.
Avizele de expeditie de vanzare se inregistreaza la Vanzari > Avize > Avize de expeditie.
Ecranul de editare a unui aviz de exepditie de vanzare arata astfel:
- 228 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Aviz de expeditie de vanzare din Confirmare comanda
client. Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a
unui tip de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este
automata.
Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana Selectie) devine activ
butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a
articolelor de pe documentul ales anterior:
- 229 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se aleg articolele prin bifare in coloana Selectie. Se observa ca fereastra de mai sus
contine in partea de jos un panou denumit Cantitate disponibila aceasta deoarece
tranzactia este configurata sa faca scadere de stoc. Daca un articol nu se consuma integral
se scrie cantitatea dorita in rubrica . Dupa ce se alege cel putin un
articol devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in
ecranul initial, de editare a documentului:
- 230 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
cadrul documentului stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte
documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se
mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat.
Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza
generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din
document.
- 231 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Factura de vanzare din Aviz de expeditie de vanzare.
Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a unui tip
de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este automata.
Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana Selectie) devine activ
butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a
articolelor de pe documentul ales anterior:
- 232 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se aleg articolele prin bifare in coloana Selectie. Se observa ca fereastra de mai sus nu
contine in partea de jos panoul Cantitate disponibila aceasta deoarece tranzactia este
configurata nu aiba influenta asupra stocului (Avizul de expeditie a scazut deja stocul).
Dupa ce se alege cel putin un articol devine activ butonul ; apasarea acestuia
are ca efect revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:
- 233 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Facturile de vanzare pentru articole nestocabile se inregistreaza tot la Vanzari > Facturi
> Facturi de vanzare. Se va folosi o tranzactie manuala de genul Emitere Factura de
vanzare, configurata sa nu faca scadere de stoc.
Vanzarile de mijloace fixe se inregistreaza la Vanzari > Facturi > Facturi de vanzare a
mijloacelor fixe.
Ecranul de editare a acestui tip de document arata astfel:
- 234 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Stornari
Tipul de document prin care se face retur este Factura storno de vanzare. Acesta are efect
financiar (se stinge, total sau partial, obligatia de plata catre furnizor). Factura storno
poate avea sau nu efect asupra stocului, in functie de fluxul de documente utlizat in
sistem.
Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au intrat
in gestiune, Factura storno se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar,
stornarea se va inregistra printr-o tranzactie manuala, gen Emitere Factura storno de
- 235 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
vanzare. Aceasta tranzactie se poate face Cu intrare in stoc (cand se storneaza articole
stocabile) sau Fara intrare in stoc (pentru articole nestocabile).
Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unei Facturi storno de vanzare:
Vom genera o Factura storno de vanzare din Factura de vanzare facuta in cadrul fluxului
de documente prezentat la Vanzari de articole stocabile. Se va evidentia al doilea caz, in
care Factura storno face intrare in stoc.
In antetul documentului se introduc date generale: Numar, Data, Partener, Gestiune etc.:
- 236 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Factura storno din Factura de vanzare Cu intrare in
stoc. Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta cel putin a
unui tip de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este
automata.
Se apasa pe butonul si apare ecranul de selectie a documentelor sursa:
- 237 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana Selectie) devine activ
butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a
articolelor de pe documentul ales anterior:
Se aleg articolele prin bifare in coloana Selectie. Daca se storneaza partial un articol,
dupa alegerea acestuia se scrie cantitatea dorita in rubrica . Dupa ce se
alege cel putin un articol devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect
revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:
- 238 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Folosind butonul se pot vedea atat documentele sursa care au stat la baza
generarii documentului, cat si documentele (inclusiv nota contabila) generate din
document.
Retururi
Retur = operatia de returnare de catre client a anumitor articole vandute acestuia, motive
frecvente fiind: defecte constatate ulterior, produse expirate etc.
Se opereaza la Vanzari > Avize > Avize de expeditie retur.
Tipul de document prin care se face retur este Aviz retur de la client. In general acest
document are efect asupra stocului (creste stocul la articolele returnate); nu are efect
financiar pentru aceasta se va folosi Factura storno de vanzare.
Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au iesit
din gestiune, Avizul retur se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, returul se
va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul Inregistrare Aviz de expeditie retur de
la client.
Tranzactii automate si cazuri de utilizare (U) la generarea unui Aviz retur de la client:
Vom prezenta aici un caz de Generare de Aviz retur din Aviz de expeditie de vanzare.
- 239 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 240 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se alege tranzactia Generare Aviz retur de la client din Aviz de expeditie de vanzare
- Cu intrare in stoc. Denumirea ei, campul Tranzactie manuala necompletat si existenta
cel putin a unui tip de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca
tranzactia este automata.
Dupa ce se alege cel putin un document (prin bifare in coloana Selectie) devine activ
butonul ; apasarea acestuia are ca efect aparitia ecranului de selectie a
articolelor de pe documentul ales anterior:
Se aleg articolele prin bifare in coloana Selectie. Daca se returneaza partial un articol,
dupa alegerea acestuia se scrie cantitatea dorita in rubrica . Dupa ce
se alege cel putin un articol devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca
efect revenirea in ecranul initial, de editare a documentului:
- 241 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Exporturi
- 242 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 243 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus a ecranului se alege articolul, dupa care se scrie pretul de vanzare (in
valuta). Intrucat tranzactia e configurata sa faca scadere de stoc, in partea de jos a
ferestrei apara un panou denumit Cantiate disponibila. In acesta este afisat stocul curent
pentru articolul selectat. In rubrica se scrie cantitatea vanduta.
Detaliul curent poate fi salvat prin butonul (sau cu , daca se doreste
adaugarea unui nou detaliu).
Dupa salvarea detaliilor, documentul ar putea arata astfel:
- 244 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
f) Rapoarte specifice
g) Raspunsuri la intrebari
frecvente
- 245 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 246 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
6. Modulul Depozit
a) Destinatie
c) Setari necesare
Configurare statie de lucru
Principalele configurari care se fac aici sint:
Gestiunea de lucru
Exercitiul financiar
Ambele sunt configurari proprii unei statii de lucru.
Modul de lucru pentru stabilirea acestor parametri a fost prezentat anterior la Capitolul 2
SETARI SI CONFIGURARI INITIALE, punctul E Configurare statie de lucru.
Parametri de initializare
La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri,
grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi
pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in
Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta:
Modalitate implicita de descarcare stoc: este cea propusa automat cand se
creaza un articol nou ( poate fi Identificare directa, CMP, CMP lunar)
Stoc disponibil dupa proprietati: Daca acest paramentru are valoarea [DA]
atunci disponibilul va tine cont de valorilor proprietatilor (din documentul sursa).
- 247 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
d) Dictionare specifice
La General > Dictionare se pot stabili o serie de dictionare entitati, parametri care
vor fi folosite apoi in operarea documentelor la celelalte module.
Dintre dictionarele care au importanta la modulul Depozit, se prezinta aici :
Explicatii proces verbal de inventar, Calendar, Proprietati.
e) Documente si
functionalitati
Intrari in stoc
Nota de intrare receptie (NIR) este principalul tip de document prin care articolele intra
in gestiune. Modul de operare pentru NIR a fost prezentat la capitolul Achizitii.
Nota de predare
- 248 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 249 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca se cunoaste (si e introdus in sistem) documentul initial, prin care articolele au iesit
din gestiune, Bonul de retur se va face printr-o tranzactie automata. In caz contrar, returul
se va inregistra printr-o tranzactie manuala, de genul Emitere Bon de retur.
Vom prezenta cazul in care Bonul de retur se genereaza din Bon de consum.
Ecranul de editare a uni Bon de retur arata astfel:
In antetul documentului se introduc date generale: Numar, Data, Gestiune (este propusa
cea setata la Configurare statie de lucru), Comanda
Se observa ca tranzactia curenta (implicita) pentru tipul de document Bon de restituire
este Emitere Bon de restituire. Intrucat documentul se va genera dintr-un Bon de
consum, se va schimba tranzactia curenta prin apasarea butonului ; apare astfel
fereastra de selectie a tranzactiilor:
Aici se alege tranzactia Generare Bon de restituire materiale din Bon de consum
materiale. Denumirea ei, campul Tranzactie manuala nebifat si existenta cel putin a
unui tip de document la Tipuri de documente sursa ne indica faptul ca tranzactia este
automata.
- 250 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupace se alege cel putin un document prin bifare in campul Selectie, devine activ
butonul . Apasarea acestuia are ca efect deschiderea ecranului de selectie a
articolelor existente pe documentul ales anterior :
Aici se alege cel putin un articol prin bifare in campul Selectie; daca nu se returneaza
intreaga cantitate initiala, se scrie cantitatea in rubirca . In urma
alegerii articolelor devine activ butonul ; apasarea acestuia are ca efect
deschiderea ecranului initial de editare a documentului:
- 251 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Bon de consum
- 252 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In antetul documetului se introduc date ca: Numar, Data, Gestiune (este propusa cea
stabilita la Configurare statie de lucru), Comanda.
Adaugarea detaliilor pe document se face cu butonul din partea dreapta; apare
ecranul de editare a detaliului:
- 253 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 254 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se alege sistemul de analiza curent; mai jos se aleg pe rand centrul de cost (cu ),
articolul de calculatie si procentul (sau valoarea) ce corespunde fiecarui centru de cost.
Butonul se poate folosi atunci cand se doreste preluarea modului de
alocare facut pe primul detaliu de document (atat centre de cost cat si procente) la toate
celelalte detalii din document.
Nota de casare
- 255 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus se alege articolul (dupa Cod sau Denumire). Intrucat tranzactia Emitere
Nota de casare este configurata sa faca iesire din stoc, in partea de jos a ferestrei este
afisat un panou intitulat Cantitate disponibila. In acesta se vede stocul curent pentru
articolul ales (si unitatea de masura respectiva). In rubrica se scrie
cantitatea, din articolul ales, care se doreste a fi casata.
Salvarea detaliului se face cu butonul (sau cu , daca se doreste
adaugarea unui nou detaliu).
- 256 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Transferuri
Se va prezenta un transfer intre gestiuni din aceeasi locatie. Ecranul de editare a unei
Note de transfer arata astfel:
- 257 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In antetul documentului se inregistreaza date ca: Numar, Data, Gestiune sursa, Gestiune
destinatie:
- 258 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus se alege articolul (dupa Cod sau Denumire). Intrucat tranzactia Transfer
intre gestiuni din aceeasi locatie e configurata sa faca iesire din stoc la gestiunea sursa,
in partea de jos a ferestrei este afisat un panou intitulat Cantitate disponibila. In acesta
se vede stocul curent pentru articolul ales (si unitatea de masura respectiva). In rubrica
se scrie cantitatea, din articolul ales, care se doreste a fi casata.
Salvarea detaliului se face cu butonul (sau cu , daca se doreste
adaugarea unui nou detaliu).
- 259 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
cadrul documentului stergeri / modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte
documente din el, documentul trebuie validat cu butonul . Dupa validare nu se
mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat.
Inventar
- 260 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 261 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca se doreste modificarea datelor la un anumit articol (de exemplu la ultimul articol
avem Cantitate scriptica = 1, dar Cantitate faptica = 0) se alege acel articol si se
completeaza manual in colocana de Cantitate Faptica:
- 262 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca la inventar exista diferente intre scriptic si faptic, acestea se vor reflecta in:
Intrari in stoc: cand Scriptic < Faptic
Iesiri din stoc: cand Scriptic > Faptic
Validarea unui Proces verbal de inventar are ca efecte modificarea fisei de magazie (la
articolele cu diferente intre Scriptic si Faptic) si generarea unui proces verbal de diferente
la inventariere, document care are implicatii in contare (corecteaza stocul din punct de
vedere contabil cu valorile articolelor gasite ca fiind diferite)
- 263 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In cazul in care dorim ca pe parcursul anului sa facem corectii ale stocului, se utilizeaza
documentul Proces verbal corectie stoc, ce va cuprinde articole la care se doreste
coectarea cantitativa cat si valorica.
- 264 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 265 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Rolul documentului Proces verbal de corectie stoc este de a corecta stocul si din punct de
vedere contabil pentru acele articolele ce prezinta diferente la inventar.
Compunere/descompunere
Ordin de compunere
In anumite situatii se doreste ca prin compunerea anumitor componente stocabile sa
rezulte un nou articol stocabil. Pretul de stoc al noului articol obtinut va fi dat de suma
componentelor din care acesta a rezultat.
Pentru a se realiza acest lucru in Charisma sunt necesari doi pasi:
In exemplul nostrum pentru obtinerea unei bucati din articolul CC1 este necesara o
bucata din articolul MF2 Marfa 2 si doua bucati din articolul A3- Articol 3. Se salveaza
noul articol.
- 266 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 267 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Presupunem ca dorim sa obtinem 3 bucati din articolul compus CC1; deci vom selecta
acest articol.
- 268 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 269 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Ordinul de descompunere
In contextul in care operatiunea de compunere permite si descompunerea, aceasta se
efectueaza prin Ordinul de descompunere. Efectul este exact invers ordinului de
compunere.
Obiecte de inventar
- 270 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Mai mult, daca ulterior se mai achizitoneaza alte bucati din acelasi tip de cuier, chiar daca
pretul difera fata de achizita initiala, se reutilizeaza articolul creat anterior in
nomenclator, nu cream altul nou.
- 271 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru acest tip de gestiune (cum este cea din imaginea de mai sus) trebuie pusa
obligatoriul bifa in campul [Obiecte inventar in folosinta].
Se introduce in sistem factura de achizitie obiecte de inventar. Acest lucru se face prin
documentul Factura de achizitie existenta in modulul Achizitii.
- 272 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 273 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se selecteaza gestiunea sursa (in exemplul nostru Obiecte inventar depozit) si gestiunea
destinatie ((in exemplul nostru Obiecte inventar folosinta).
In campul [Gestiune destinatie] nu vor aparea selectabile decat gestiunile pentru care la
definire a fost pusa bifa in campul [Gestiune obiecte de inventar in folosinta].
- 274 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 275 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apoi se apasa butonul <Inchide> (sau <Adauga> daca se mai doreste selectarea unui alt
obiect de inventar).
- 276 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 277 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se apasa butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului pentru a selecta obiectul de
inventar care restituie.
- 278 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 279 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatie
Daca se doreste transferarea dintr-un singur pas a unui obiect de inventar dintr-o gestiune
in alta, acest lucru se poate face utilizand documentul Nota de transfer din modulul
Depozit. Insa in acest caz se va pierde legatura obiectului de inventar cu angajatul.
Cazul 2
Daca se doreste individualizarea fiecarui obiect de inventar in parte, trebuie operata cate
o Fisa de obiect inventar pentru fiecare bucata achizitionata. Prin acest document se va
atribui cate un numar de inventar distinct fiecarui obiect in parte.
Dupa operarea NIR-ului in gestiunea de obiecte inventar depozit, se intra in modulul
Depozit si se alege documentul Fisa obiect inventar.
- 280 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se apasa pe butonul cu trei puncte aflat in dreapta campului [Numar] (cel aflat intre
campurile [Tip doc.] si [Data:]) pentru a selecta documentul de intrare pe baza caruia se
opereaza fisa obiectului de inventar.
- 281 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 282 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 283 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- numarul de inventar
Fisa obiectului de inventar se opereaza cu valori generice, adica de obicei se seteaza un
centru de cost, un department si o persoana generica urmand ca valorile reale pentru
departament si angajat sa fie ulterior schimbate la operarea Bonului de consum obiect de
inventar cand se cunoaste clar destinatia obiectului de inventar.
Apoi apasam butonul <Salveaza> si apoi <Valideaza>. Deoarece in NIR au fost 5 bucati
din acelasi obiect de inventar trebui operate inca 4 fise. Acest lucru se poate face
automatizat. Din fisa respectiva se apasa pe butonul <Lista> aflat in coltul stanga-jos al
documentului.
- 284 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 285 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se apasa butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului pentru a selecta articolul.
- 286 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observam ca diferenta fata de cazul 1 este ca dupa selectarea articolului apar suplimentar
numerele de inventar disponibile pentru articolul respectiv. Acum putem selecta care
anume numar de inventar urmeaza sa fie repartizat angajatului Dan Ionescu (in exemplul
nostru).
- 287 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 288 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apoi se selecteaza articolul care urmeaza sa fie transferat de la Dan Ionescu la Mihai
Bratu. Apasam butonul <Adauga> din partea dreapta a ecranului.
- 289 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se selecteaza obiectul de inventar care se scoate din uz. Apasam butonul <Adauga> din
partea dreapta a ecranului.
- 290 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
f) Rapoarte specifice
g)
h) Raspunsuri la intrebari
frecvente
- 291 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 292 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
c) Setari necesare
Pentru a putea lucra cu modulul de mijloace fixe in prealabil trebuie sa aveti introduse in
sistem urmatoarele:
Structura de Centre de cost
Departamentele societatii
Angajatii societatii dumenavoastra
d) Dictionare specifice
Grupe
Grupele de mijloace fixe se stabilesc la Mijloace fixe > Dictionare > Grupe.
Lista cu grupe arata astfel:
- 293 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Clase
Clasele de mijloace fixe se stabilesc la Mijloace fixe > Dictionare > Clase.
Lista cu clase arata astfel:
Alte dictionare
Exista si alte dictionare care se pot folosi la mijloace fixe:
- 294 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
e) Documente si
functionalitati
Fisa mijlocului fix
Fisa mijlocului fix - document folosit atat pentru evidentierea datelor generale despre un
anumit mijloc fix, cat si pentru centralizarea operatiilor referitoare la acesta.
Acest document se genereaza la Mijloace fixe > Fisa mijlocului fix.
In aceasta lista, se pot folosi urmatoarele criterii de filtrare: Numar de inventar, Data PIF
(Proces verbal de punere in functiune), Locatie, Articol, Centru de cost, Departament,
Stare mijloc fix, Grupa, Clasa
Observatie: pentru a gasi un mijloc fix inactiv (la care nu s-a facut inca PIF), trebuie
debifate ambele filtre de tip Data.
Adaugarea unui nou document se face prin click pe butonul ; apare ecranul de
editare a fisei mijlocului fix:
- 295 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In general, Fisa mijlocului fix poate avea la baza unul din urmatoarele 2 tipuri de
documente: Factura de achizitie sau Proces verbal de receptie.
In cazul de fata vom folosi o Factura de achizitie.
Se apasa pe butonul si se intra in ecranul de selectie a documentelor sursa:
- 296 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In acest ecran se poate face filtrare dupa Tip document (Factura, Proces verbal de
receptie...), Data, Partener. Se alege un document si se apasa pe butonul . Se
revine astfel in fereastra anterioara, unde se alege din lista "Denumire" un articol de pe
factura respectiva:
Tot aici se stabileste si numarul de inventar pentru noul mijloc fix (se completeaza in
rubrica "Nr. de inv.").
Pentru stabilirea clasei si a grupei din care face parte mijlocul fix precum si metoda de
amortizare si a perioada de amortizare, se apasa eticheta :
- 297 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se alege grupa din care face parte mijlocul fix; in functie de aceasta, se pot selecta
anumite valori in lista "Clasa". Dupa ce se alege clasa, apare o valoare la rubrica .
Observatie: se ia ca exemplu un mijloc fix cumparat, care are DSN = 72 luni, dar el a fost
deja amortizat la firma de la care a fost achizitionat, avand inca 2 ani de amortizat. In
acest caz la "Durata functionare" se inlocuieste 72 cu 24.
Tot in aceasta fereastra se pot completa - daca este cazul - Valoarea initial amortizata,
Luni initial amortizate etc. Atentie : aceste valori sunt valabile la data fisei mijlocului
fix !
Cele 2 rubrici din dreapta - "Data incep. amort." si "Data sfirsit amort." nu sunt editabile;
ele se vor completa automat dupa ce se face procesul verbal de punere in functiune (PIF).
Dupa ce se iese din acest ecran, folosind eticheta se pot scrie, daca este cazul,
anumite caracteristici tehnice ale mijlocului fix.
Dupa ce se introduc toate datele prezentate anterior, documentul poate fi salvat prin
butonul si validat prin butonul . Dupa validare se apasa pe butonul
si se alege optiunea "Creare PV PIF". Aceasta actiune are ca efect generarea
unui Proces verbal de punere in functiune si completarea cotelor de amortizare:
- 298 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 299 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru alegerea mijloacelor fixe se apasa butonul din dreapta; apare ecranul de
editare a detaliilor:
- 300 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa alegerea mijloacelor fixe se salveaza documentul. Pentru ca miscarea sa aiba efect,
Bonul trebuie validat.
Procese verbale
Documentele de tip Proces verbal care au influenta asupra mijloacelor fixe sint:
f) Rapoarte specifice
Balanta pe grupe de mijloace fixe: o lista cu mijloacele fixe, evidentiate dupa Numar
de inventar, Denumire, DNU, Valoare de inventar, Val. Amortizata, Val. Ramasa
Situatia mijloacelor fixe la data: o lista mai detaliata decat Balanta pe grupe
Intrari / Iesiri de mijloace fixe :se evidentiaza intrarile si iesirile de imobilizari
Raport amortizare ramasa pe grupe
- 301 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 302 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
8. Modulul Financiar
a) Destinatie
c) Setari necesare
Cursuri valutare
Cursurile valutare sunt importante pentru o serie de operatii in sistem , in modulul
Financiar existand o serie de operatii in valuta : Incasari si Plati, Compensari, Inchideri
de avansuri, Deconturi etc. Cursurile se introduc o singura data in sistem. Modul de
operare in acest caz a fost prezentat anterior la Capitolul 3 MODULUL GENERAL,
punctul C Functionalitati.
Observatie: cursurile (valorile ratelor de schimb) introduse la General > Cursuri valutare
sunt foarte importante; acestea vor fi preluate apoi in mai toate documentele care lucreaza
cu valute Facturi de import, Facturi de export, Incasari / Plati, Extrase etc. De
asemenea, aceste cursuri vor fi preluate si in notele contabile generate automat din aceste
documente. Este deci important ca aceste valori sa fie corecte.
- 303 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Parametri de initializare
La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri,
grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi
pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in
Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta:
AssetItemTypeCode: Tipuri de articole mijloace fixe (imobilizari)
ExchangeBankId: Banca de schimb
d) Dictionare specifice
Se evidentiaza urmatoarele dictionare care au importanta in modulul Financiar: Case,
Valute, Interval vechime facturi.
Acestea se configureaza la General > Dictionare.
e) Documente si
functionalitati
Incasari si Plati
- 304 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
U: s-a incasat initial o factura emisa catre client; dupa aceea s-a stornat
factura si se returneaza banii clientului (cash)
o Plata retur catre clienti cu numerar - restituire avans
Tip: Retur de Avans
DS: Avansuri clienti
U: s-a incasat initial un avans de la client si nu se mai face factura de
vanzare; I se returneaza banii clientului, in numerar
Chitanta numerar client (CNC)
o Incasare de la client cu numerar
Tip: Normal
DS: Factura de vanzare
U: se incaseaza in numerar o Factura de vanzare
o Incasare in avans de la client cu numerar
Tip: Avans
DS: nu are
U: se incaseaza, in numerar, un avans de la client
o Incasare retur de la furnizor cu numerar
Tip: Retur
DS: Factura storno de aprovizionare
U: s-a platit initial o factura primita de la furnizor; dupa aceea s-a
stornat factura si furnizorul returneaza banii, in numerar
o Incare retur de la furnizor cu numerar restituire avans
Tip: Retur de Avans
DS: Avansuri furnizori
U: s-a platit initial in avans furnizorul si nu s-a mai primit factura;
furnizorul returneaza banii, in numerar
Ordin de plata catre furnizor (OPF)
o Plata catre furnizor cu ordin de plata
Tip: Normal
DS: Factura de aprovizionare, Factura de import
U: se plateste cu OP o Factura primita de la furnizor
o Plata in avans catre furnizor cu ordin de plata
Tip: Avans
DS: nu are
U: se face o plata cu OP in avans catre furnizor
o Plata retur catre client cu ordin de plata
Tip: Retur
DS: Factura storno de vanzare
U: s-a incasat initial un avans de la client si nu se mai face factura de
vanzare; I se returneaza banii clientului, cu OP
o Plata retur catre client cu ordin de plata restituire avans
Tip: Retur de Avans
DS: Avansuri clienti
- 305 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 306 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatii:
Toate aceste alte tipuri de documente sunt pentru incasari / plati in numerar.
Dinte ele, doar Chitanta furnizor decont se genereaza automat (are ca document
sursa Factura de aprovizionare).
Anumite tipuri de documente pot fi confirmate pe deconturi (folosite ca
documente justificative): Bon fiscal diverse, Chitanta simpla, Chitanta furnizor decont.
- 307 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus a ecranului se pot filtra documentele dupa anumite criterii: Data,
Furnizor, Valuta, Stare document, Tip de plata, Numar document etc.
- 308 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru o plata in avans se alege furnizorul din lista, in combo-boxul "Tip plata" se alege
Avans, iar in rubrica "Suma" se trece valoarea platii, in combo-boxul Scop Plata se alege
una din valorile afisate si se salveaza documentul.
La o plata normala - pentru facturi primite pana la data platii, exista 2 moduri de lucru:
Utilizatorul nu este interesat sa plateasca o anumita factura de la un furnizor, ci
doreste sa achite acestuia facturile restante, in limita unei anumite sume (de
exemplu, 700 lei). Se alege furnizorul, se scrie valoarea platii in rubrica
, se apasa pe butonul si se alege ordinea in care se vor
prelua facturile . In lista de jos, intitulata Lista facturi platite, apare prima factura
restanta , achitata cu valoarea introdusa anterior (daca aceasta factura are valoare
mai mica de 700 lei, in lista apar mai multe facturi)
- 309 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Selectia facturilor se poate face bifand in coloana "Selectie" sau folosind butonul
.
Butonul devine activ doar dupa ce se selecteaza din lista cel putin o factura;
apasarea lui are ca efect preluarea facturii (facturilor) si revenirea in ecranul intial.
Observatie: atunci cand se selecteaza o factura, programul completeaza automat rubrica
"Solicitata" cu valoarea existenta in coloana "Rest de plata"; daca se doreste introducerea
unei sume mai mici, se va scrie valoarea in rubrica "Solicitata" si apoi se apasa pe
butonul "Genereaza".
Dupa selectarea facturilor si preluarea lor prin butonul Genereaza, ecranul de editare a
platii arata in felul urmator:
- 310 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Suma totala a achitarilor este preluata acum in rubrica "Suma". Se poate salva
documentul prin unul din butoanele prezente in partea de jos a ecranului: ,
, sau ; daca se vrea renuntarea la modificarile facute asupra
documentului se apasa pe butonul .
In partea de sus a ecranului se pot filtra documentele dupa anumite criterii: Data,
Furnizor, Valuta, Stare document, Tip de plata, Numar document etc.
- 311 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru o plata in avans se alege furnizorul din lista, in combo-boxul "Tip plata" se alege
Avans, in combo-boxul Scop Plata se alege una dintre valori (alte imobilizari,
imobilizari necorporale, instalatii tehnice si masini, nestocabile, stocabile, terenuri /
constructii) iar in rubrica "Suma" se trece valoarea platii si se salveaza documentul.
La o plata normala - pentru facturi primite pana la data platii, exista 2 moduri de lucru:
Utilizatorul nu este interesat sa plateasca o anumita factura de la un furnizor, ci
doreste sa achite acestuia facturile restante, in limita unei anumite sume (de
exemplu, 700 lei). Se alege furnizorul, se scrie valoarea platii in rubrica
, se apasa pe butonul si se alege ordinea in care se vor
prelua facturile . In lista de jos, intitulata Lista facturi platite, apare prima factura
restanta , achitata cu valoarea introdusa anterior (daca aceasta factura are valoare
mai mica de 700 lei, in lista apar mai multe facturi)
- 312 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Selectia facturilor se poate face bifand in coloana "Selectie" sau folosind butonul
.
Butonul devine activ doar dupa ce se selecteaza din lista cel putin o factura;
apasarea lui are ca efect preluarea facturii (facturilor) si revenirea in ecranul intial.
Observatie: atunci cand se selecteaza o factura, programul completeaza automat rubrica
"Solicitata" cu valoarea existenta in coloana "Rest de plata"; daca se doreste introducerea
unei sume mai mici, se va scrie valoarea in rubrica "Solicitata" si apoi se apasa pe
butonul "Genereaza".
Dupa selectarea facturilor si preluarea lor prin butonul Genereaza, ecranul de editare a
platii arata in felul urmator:
Suma totala a achitarilor este preluata acum in rubrica "Suma". Se poate salva
documentul prin unul din butoanele prezente in partea de jos a ecranului: ,
- 313 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus a ecranului se poate face filtrare dupa Data, Partener, Numar document.
- 314 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 315 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus a ecranului se poate face filtrare dupa Data, Partener, Locatie.
- 316 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se inregistreaza la Financiar > Diverse plati > Chitante numerar pentru decont.
In partea de sus a ecranului se poate face filtrare dupa Data, Partener, Locatie.
- 317 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa alegera cel putin a unui document (prin bifare in coloana Selectie) devine activ
butonul ; apasarea acestuia are ca efect revenirea in ecranul anterior, de editare
a documentului:
- 318 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Din aceasta lista se pot selecta documentele deja operate folosind campurile de filtrare
Data, Nr. document, Adresa si Angajat. Pentru introducerea unui nou document se apasa
butonul , dupa care se completeaza campurile din ante: Numar, Data, Angajat,
Operatie, Valoare, Valuta si Casa din care se efectueaza plata.
- 319 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Dupa inchiderea ferestrei Proprietati document, se salveaza din nou documentul Plati
pentru salariati. Pentru verificarea notei contabile asociate acestui document se apasa
butonul
Acest document se utilizeaza la plati pentru salariati prin casierie a diferitelor sume
reprezentand avansuri din salarii, prime, ajutoare materiale etc.
- 320 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 321 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In urma acestor plati generate, folosind planificarea de plati, se obtin ordine de plata care
ulterior se vor confirma pe extrasul de cont de la fiecare banca si cont in parte.
- 322 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Operatiuni CEC si BO
- 323 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pasul urmator este de a salva ecranul de selectii precum si noul borderou astfel creat.
- 324 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Compensari
In partea de sus a ecranului se poate face filtraere dupa Data, Client, Furnizor, Locatie sau
Numar document.
Pentru a adauga un nou document se apasa pe butonul ; apare astfel ecranul de
editare a documentului:
In antetul documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Valuta, Curs valutar.
- 325 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de jos ecranul e impartit in 2 parti: la stanga se vor afisa facturile primite de la
furnizori iar la dreapta vor fi facturile emise catre clienti.
Se alege furnizorul in lista ; dupa care se apasa pe
butonul , prezent sub lista; se va deschide ecranul de selectie a facturilor:
- 326 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Inchideri de avansuri
In partea de sus a ecranului se poate face filtrare dupa Data, Partener, Locatie.
Pentru adaugarea unui nou document se apasa pe butonul ; se va deschide
ecranul de editare a documentului:
- 327 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de jos ecranul e impartit in 2 parti: la stanga se vor afisa avansurile platie catre
furnizori iar la dreapta vor fi facturile primite ulterior de la acestia.
In zona intitulata Avansuri de inchis se alege furnizorul si valuta avansului:
Se alege cel putin un document (prin bifare in coloana Selectie); in caz ca avansul se
inchide partial se completeaza valoarea inchiderii in rubrica . Se
apasa pe butonul pentru a reveni in ecranul initial, de editare a documetului.
Pentru selectia facturilor de achizitie se procedeaza in mod asemanator.
Dupa salvare, documentul ar putea arata astfel:
- 328 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Operatii cu banca
Extras de cont
Extrasele de cont sunt documente prin care se evidentiaza zilnic soldurile si rulajele
pentru fiecare banca si cont bancar folosite in activitatea financiara a firmei.
Se opereaza la Financiar > Operatii cu banca > Extras de cont.
Lista cu extrase arata astfel:
- 329 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus a ecranului se pot filtra documentele dupa Data, Banca si Cont bancar,
Locatie.
In partea de sus, denumita Antet document, se introduc: Numar, Data, Banca si Contul
corespondent... In rubrica "Sold intial" apare suma corespunzatoare zilei si contului
bancar pentru care se realizeaza extrasul.
- 330 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Acest mod de lucru se foloseste atunci cand documentele au fost deja introduse si
urmeaza doar a fi preluate (confirmate) in extras. Se apasa pe butonul ;
apare astfel ecranul de selectie a documentelor de banca, introduse pe data respectiva si
neconfirmate inca:
Pentru acest mod de lucru se foloseste butonul , prezent in partea dreapta a listei
de detalii. Din lista care apare se alege tipul de document care se va edita (Ordin de plata
client, Ordin de plata furnizor, Diverse incasari si plati...). Primele tipuri de document au
fost tratate anterior, astfel ca se va face referire aici doar la "Diverse incasari si plati".
Ecranul de editare a unui astfel de document (detaliu pe extrasul de cont) arata astfel:
- 331 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Tip: se alege Debit - daca este vorba de o plata sau Credit - pentru incasare
Tip document: se alege din lista, in general, "Extras de cont"
Partener: se alege din lista partenerul pentru care se inregistreaza incasarea / plata
Operatie: din aceasta lista se pot selecta articolele de tip Extras, introduse in
nomenclatorul de articole
Cursul: este cel aferent monedei contului bancar la care se evidentiaza extrasul
Dupa introducerea acestor informatii, detaliul curent se poate salva prin butonul
(sau cu , daca se doreste adugarea unui nou document la "Diverse
incasari si plati").
- 332 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Acest tip de document se inregistreaza la Financiar > Operatii cu banca > Ordin de
schimb valutar.
Prin Ordin de schimb valutar se face un transfer de la un cont bancar la altul,
schimbandu-se si mondeda.
- 333 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
transferandu-se aceasta suma, in lei, la o alta banca. In cadrul acestui document se vor
completa date referitoare la 2 rubrici:
Se cumpara de la banca => contine urmatoarele date:
o Banca la care se cumpara valuta
o Contul bancar corespunzator bancii de mai sus
o Valuta care se cumpara - aceasta apare automat in urma selectarii contului
bancar
o Suma: se trece suma echivalenta rezultata in urma schimbului valutar
Se vinde de la banca => se completeaza aici date despre:
o Banca de la care se transfera suma respectiva
o Contul bancar corespunzator bancii respective
o Valuta care se schimba
o Suma care se schimba
Acest tip de document se inregistreaza la Financiar > Operatii cu banca > Nota de
transfer bancar.
Prin Nota de transfer bancar se transfera o suma dintr-un cont bancar la altul, in aceeasi
moneda.
- 334 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Operatii cu casa
- 335 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Prin selectarea optiunii Financiar > Operatii cu casa > Intrare numerar in casa se pot
introduce cecuri de numerar, documente prin care se vireaza bani din banca in casa.
Detalii: Numar, Persoana, Banca si Cont bancar, Valoare, Valuta, Curs, Casa.
- 336 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Cecul numerar se confirma pe extras de cont. In urma confirmarii va trece in starea Valid.
Prin selectarea optiunii Financiar > Operatii cu casa > Iesire numerar din casa se pot
introduce Foi de varsamant, documente prin care se vireaza bani din casa in banca.
Modul de operare este asamanator celui prezentat la Cec numerar. La fel, Foaia de
varsamant se confirma pe extras si va trece in starea Valid dupa confirmare.
Prin selectarea optiunii Financiar > Operatii cu casa > Transfer de monetar intre case se
pot introduce Note de transfer intre casierii, document prin care se vireaza banii dintr-o
casierie in-tralta cu respectarea conditiei ca ambele casierii sa aiba aceeasi moneda.
Detalii: Valoare, Moneda, Curs, Din Casa (casieria predatoare), In Casa (casieria
primitoare) si Persoana care mijloceste transferul
- 337 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Deconturi angajati
Acordarea avansului
Se opereaza la:
Financiar > Deconturi > Acordare avansuri > Dispozitie de plata
o Avansurile acordate in numerar prin casierie
Financiar > Deconturi > Acordare avansuri > Ordin de plata avans spre
decontare
o Avansurile acordate prin banca
Documentele pot fi filtrate dupa Data, Angajat, Valuta, Numar document sau Locatie.
- 338 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Ecranul de editare a unei Dispozitii de plata avans spre decontare arata astfel:
Se inregistreaza urmatoarele informatii: Numar, data, Angajat, Suma, Casa, Valuta, Curs
valutar etc.
Observatie: Ordinul de plata avans spre decontare se inregistreaza in mod asemanator, cu
deosebirea ca se vor alege banca si contul bancar prin care se acorda avans.
Inregistrarea decontului
Se opereaza la Financiar > Deconturi > Deconturi.
Lista cu deconturi arata astfel:
Documentele pot fi filtrate dupa Data, Angajat, Valuta, numar document sau Locatie.
Ecranul de editare a unui decont arata astfel:
- 339 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 340 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a prezenta si primul mod de lucru (adaugarea documentelor direct din decont), se
va exemplifica prin adaugarea unor deconturi diverse. In ecranul principal se apasa pe
butonul , dupa care se alege optiunea Diverse. Se intra astfel in ecranul de
editare a unui decont de diverse:
- 341 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Aici se completeaza Tipul articolului, articolul care apare pe decont, suma de pe decont
etc.
- 342 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 343 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 344 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Inchiderea decontului
Se face in general direct din cadrul decontului, folsind butonul , sau daca
inchiderea se realizeaza la alta data decat inregistrarea decontului se alege din tabul
Inchidere decont fie Dispozitie de incasare rest avans cand valoarea avansului este mai
mare devat valoarea decontului, fie Dispozitie de plata diferenta avans cand valoarea
avansului este mai mica decat valoarea decontului.
- 345 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In antetul documentului se introduc date ca: Numar document, Data, Valuta, Curs valutar
la sfarsitul anului, Tranzactie.
Pentru a alege facturile se apasa pe butonul ; se va deschide ecranul de selectie
a tranzactiilor active pentru tipul curent de document:
Se pot alege toate documentele prin click pe butonul ; prin apasarea butonului
se revine in ecranul initial:
- 346 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Note de reglare
- 347 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Notele de reglare pot fi filtrate dupa Data, Partener, Valuta, Numar document sau Locatie.
Pentru operarea unei noi note de reglare se apasa butonul moment in care se
deschide fereastra:
- 348 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 349 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Rolul acestor documente este de a urmari scadenta anumitor datorii si creante pe care le
are compania la diverse institutii precum si de a mijloci plata si incasarea acestora.
Aceste documente se opereaza din modulul Financiar > Datorii si creante diverse
- 350 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru cautarea unui document Datorii Diverse se poate apela la urmatoarele campuri de
filtrare din lista:
- tip operatie, data, scadenta, partener, tip partener, nr. document, serie, stare, valuta,
adresa si articol.
-
- 351 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Cash Flow
- 352 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
B. Se stabilesc legaturile intre liniile de cash flow si conturi contabile, eventuale criterii
de detaliere a acelorasi conturi contabile.
- 353 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca se folosesc incasari / plati cu bilete la ordin / cec uri, contul corespondent al
bancii este contul de efecte de plata/incasare. Acest cont este detaliat mai departe pe
contul de client/furnizor din factura asociata documentului de incasare. Mai departe,
contul de client/furnizor este impartit proportional pe linii de cash flow corespunzatoare
contului din factura.
Pentru liniile de incasare / plata avans, pana in momentul in care avansul este inchis,
suma respectiva sta intr-o linie speciala de cash flow, de exemplu Avansuri clienti. In
momentul in care un avans inchide o factura, aceata linie devine 0 iar suma avansului
respectiva se transfera catre liniile de cash flow aferente liniilor din factura.
------- aceasta detaliere a avansurilor de clienti / furnizori este optionala ------
- 354 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Un tratament asemanator pot avea si avansurile spre decontare acordate angajatilor (542)
- in momentul in care apare decontul, suma respectiva se muta in liniile de cash flow
aferente cheltuielor decontate ( 625 Plati pentru deplasari, 604 cheltuieli cu materiale
nestocabile, etc)
------- aceasta detaliere a avansurilor spre decontare este optionala ------
Exista situatii cand acelasi cont se imparte pe mai multe linii de cash flow.
Se poate face detalieri ale unui cont contabil in functie de Articolul din factura, Tipul de
Articol, Categoria de articol, Centrul de cost pe care se aloca cheltuiala / venitul din
factura , Articolul de Calculatie din alocarea pe centre de cost.
In functie de cum isi defineste clientul structura de cash flow , se poate alege una sau
mai multe din aceste metode de detaliere a cash flow - ului .
Bugetatul din raportul de Cash Flow este o parte manual, pentru linii fara
corespondentata in documente Charisma, si o parte automata, preluata din scadentele
completate in facturi . Aceste valori se impart pe aceleasi linii de cash flow ca si partea
de realizat.
- 355 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 356 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
167%, 1687%,
404 (facturi de 665%, 765%,
Plati contracte leasing manual leasing) 666%, 471%
404- non
Plati pentru alte investitii manual leasing 2%
Plati dividende manual 457 + 446.04
Incasari dobanzi banci manual 766
Vanzari Mijloace fixe 461 7583
Numerar investitii
f) Rapoarte specifice
- 357 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
g) Raspunsuri la intrebari
frecvente
Se va raspunde la cateva intrebari frecvente:
- 358 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 359 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
9. Modulul Contabilitate
a) Destinatie
Dupa cum modulul General sta la baza folosirii celorlalte module din Charisma
Enterprise, se poate spune despre modulul Contabilitate ca este partea de varf a
sistemului, el grupand in note contabile majoritatea informatiilor introduse in modulele
de baza.
c) Setari necesare
Cursuri valutare
Cursurile valutare sunt importante pentru o serie de operatii in sistem Facturi de import,
Incasari / Plati etc. Ele se introduc o singura data in sistem. Modul de operare in acest caz
a fost prezentat anterior la Capitolul 3 MODULUL GENERAL, punctul C
Functionalitati.
Observatie: cursurile (valorile ratelor de schimb) introduse la General > Cursuri valutare
sunt foarte importante ; acestea vor fi preluate apoi in mai toate documentele care
lucreaza cu valute Facturi de import, Facturi de export, Incasari / Plati, Extrase etc. De
asemenea, aceste cursuri vor fi preluate si in notele contabile generate automat din aceste
documente. Este deci important ca aceste valori sa fie corecte.
- 360 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Parametri de initializare
La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri,
grupati in general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi
pentru toate firmele; ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in
Charisma. Exemple de parametri care pot diferi de la o firma la alta:
AccSystemId = Sistemul contabil implicit
ReturnedInputTransactionList = Lista cu tranzactii retur de intrare (storno de
intrare); acestea vor fi luate in considerare la calculul CMP
WorkCostCenter = Lucru cu centre de cost la contabilitate
d) Dictionare specifice
La General > Dictionare se pot stabili o serie de dictionare entitati, parametri care
vor fi folosite apoi in operarea documentelor la celelalte module.
Dintre dictionarele care au importanta la modulul Achizitii, se mentioneaza aici :
Calendar, Valute, Jurnale contabile.
e) Documente si
functionalitati
Un mod general de lucru, in care primii 2 pasi sunt valabili mai ales in prima luna de
lucru in modulul Contabilitate, ar putea fi schitat astfel:
La Contabilitate > Definire parametri > Planul de conturi se stabileste planul de
conturi, valabil in cadrul unui sitem contabil.
La Contabilitate > Definire parametri > Exercitiu financiar initial se introduc
soldurile contabile initiale la Exercitiu financiar initial. La final se verifica daca
aceste solduri corespund cu cele introduse la documente primare:
o Solduri pe furnizori si clienti: Facturi furnizori / clienti in sold, Avansuri
furnizori / clienti in sold
o Deconturi angajati in sold
o Solduri initiale la conturi bancare si la casa
o Stocuri initiale
o Mijloace fixe
Se introduc documentele primare in celelalte module Achiziti, Vanzari, Financiar,
Depozit, Mijloace fixe
La Contabilate > Definire parametri > Entitati si atribute se stabilesc atributele
necesare la realizarea modelelor de contare specifice firmei
- 361 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Exercitii financiare
Pentru adaugarea unui nou exercitiu financiar se apasa pe butonul ; apare ecranul
de editare:
- 362 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus se scriu Denumirea si Anul. Se bifeaza Este initial doar pentru anul in
care se introduc soldurile initiale.
Pentru generarea lunilor (perioade contabile) se apasa pe butonul ; in lista
denumita Perioade de gestiune vor fi afisate noile perioade:
- 363 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Inchisa operational: daca se bifeaza aceasta optiune nu se mai pot face documente
primare in cadrul lunii respective. Se pot insa genera note contabile si tipari
rapoarte.
Pentru deschiderea unei perioade inactive, se alege luna din lista si se apasa pe
: apare fereastra de editare:
Sisteme contabile
In cadrul unui sistem contabil se va crea ulterior un plan de conturi, se vor genera note
contabile.
- 364 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Planul de conturi
Este afisat automat planul de conturi care tine de sistemul contabil stabilit la Parametri de
initializare prin parametrul AccSystemId (Sistem contabil implicit).
Pentru adaugarea unui cont nou se procedeaza astfel: se alege in lista contul parinte, dupa
care se apasa pe butonul ; apare fereastra de editare:
- 365 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In lista cu Locatii din partea de jos se aleg locatiile in care va fi vizibil (activ) contul.
Cote de TVA
La Contabilitate > Definire parametri > Cote TVA se stabilesc cotele de TVA cu care se
lucreaza in Charisma Enterprise.
Este foarte importanta intelegerea corecta a cotelor de TVA. Acestea permit urmarirea
inregistrarilor cu TVA si realizarea Jurnalului de vanzari si a Jurnalului de cumparari,
conform prevederilor legale. Aceste 2 jurnale sunt obtinute numai dupa ce documentele
primare au fost contate si se realizeaza pe baza notelor contabile in felul urmator:
- 366 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Observatii:
- 367 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
La "Exercitiu financiar" apare anul care la "Exercitii financiare" are bifata optiunea "Este
initial".
Pentru introducerea valorilor la un anumit cont se foloseste butonul "Adauga" si se intra
in fereastra de Editare:
Observatii:
Daca un cont are sold initial in mai multe valute (exemplu : contul 4012 - Furnizori
externi, cu sold in EUR si USD) se va introduce cate o inregistrare pentru fiecare
valuta in parte; in functie de cursul introdus la "Curs valutar" se va calcula automat si
echivalentul in valuta de baza.
Soldurile introduse aici apar ca solduri in raportul "Fisa contului" ; daca se doreste, de
exemplu, sa se urmareasca fisa contului 401 pe parteneri, trebuie ca la acest cont sa
fie introduse soldul initial pe fiecare partener in parte.
- 368 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Enitati si atribute
La Contabilitate > Definire parametri > Enitiati si atribute se stabilesc anumite Entitati
si Atribute, necesare indeosebi la modele de contare pentru contarea automata a
documentelor primare.
Entitate Atribute
Partener CodPartener , ContClient, ContFurnizor, TipPartener ...
CodArticol , CodTipArticol, ContStoc, ContCheltuieli,
Articol
ContVenituri ...
Incasari / Plati CodBanca, CodCasa, CodMoneda, SumaPlatii, TipPlata ...
Cand se intra in meniul "Entitati si atribute" apare fereastra care contine lista de entitati:
- 369 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se poate cauta un atribut anume scriind denumirea acestuia in rubrica Cautare si folosind
tasta Enter. In urma acestei cautari, se va evidentia in lista din dreapta atributul respectiv.
Daca exista mai multe atribute la care denumirea incepe cu sirul de caractere introdus, va
fi afisat primul atribut gasit.
- 370 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Daca atributul este de tip SQL se scrie o sintaxa SQL care sa returneze valoare dorita;
daca este Direct din camp se scrie campul la care se refera (si se alege tipul de data).
Machete de conturi
Fereastra care cuprinde lista de machete realizate pana in prezent arata astfel:
- 371 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Cont sintetic: se selecteaza din lista contul pentru care se face macheta
Cod: se da un cod pentru acesta macheta
Denumire: este un nume specific pentru macheta
Separator: simbol care va separa, in cadrul unui cont analitic , nivelurile de
conturi analitice (in general este punctul ".")
Denumire cont analitic generat: se specifica formatul pe care il va lua
denumirea analiticului format prin macheta
In lista de jos, intitulata "Atribute componente" se vor adauga atributele care compun
macheta De exemplu , un analitic construit pe baza machetei prezentata mai sus ar putea
arata in acest fel : 5124.BCR.EUR, iar denumirea acestui cont ar fi "Conturi la banci in
valuta - B.C.R.- EUR".
Pentru adaugarea unui nou atribut al machetei se apasa pe butonul Adauga, prezent in
partea dreapta si se intra in ecranul de editare a componentei. Aici se selecteaza din lista
un atribut care va intra in componenta machetei:
Modele de contare
- 372 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se pot filtra modelele dupa Sistem contabil, Tip document sau Tip tranzactie.
- 373 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru adaugarea unei noi formule contabile se apasa pe butonul Adauga din dreapta ;
apare astfel ecranul de editare:
- 374 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In cadrul rubricilor prezentate mai sus (Expresie debit, Expresie credit, Expresie suma...)
se poate scrie direct numele atributului sau, daca nu se cunoaste denumirea lui, se face
dublu-click pentru a intra in ecranul de selectie. Aici apare o structura ierarhica de entitati
si atribute :
- 375 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Contarea automata a documentelor primare se face la Contabilitate > Note contabile din
documente primare.
- 376 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Fereastra care apare la inceput contine Lista cu totate documentele din perioada curenta:
In partea de sus a ferestrei pot fi facute diferite filtrari asupra listei de documente, dintre
care se evidentiaza:
Tip document: Factura de achizite, Bon de consum, Extras de cont etc.
Model contabil: apar numai acele modele de contare aferente tipului de
document ales anterior
Tranzactie: in functie de tipul de document si de modelul de contare alese la
primii pasi, aici apar doar anumite tranzactii
Sistem contabil: RAS, IAS...
Stare: se refera la starea documentelor din lista - Contate, Necontate...
Dupa filtrare se poate apasa pe butonul care are ca efect contarea documentelor
primare. Dupa generare, documentele care s-au contat vor avea Contat pe coloana Stare.
Pentru verificare, se poate folosi butonul Detaliu si se intra in ecranul de Vizualizare a
notei (notelor) contabile realizate:
- 377 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Cand se intra in acest meniu apar notele contabile deja introduse pe luna curenta:
- 378 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
In partea de sus a ecranului se poate face filtrarea notelor dupa anumite criterii: Perioada
contabila, Sistem contabil, Tip document sursa.
In lista cu note contabile se poate folosi si filtrarea avansata, prin butonul . Apasarea
acestuia are ca efect aparitia ferestrei de filtrare avansata :
Aici se pot realiza filtre simple sau complexe ( compuse din mai multe conditii). Bifarea
optiunii inseamna ca se va tine cont si de filtrele normale ( stabilite in
lista cu note contabile).
- 379 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Antet document: se introduc date generale ca Numar, Data, Valuta, Curs, Sistem
contabil, Tip document etc.
Detalii document: inregistrarile contabile propriu-zise - Cont debitor ,Cont
creditor, Suma, Cota TVA.
Observatie:
Pentru un mod corect de lucru si pentru a avea Fisele de cont corecte, una din cerinte este
ca pe antetul notei contabile sa fie alese Valuta, Cursul si Partenerul; dupa ce aceste
informatii sunt introduse pe antet, ele vor fi preluate automat pe detaliile notei contabile,
in momentul editarii acestora
Detaliile notei se pot edita direct in aceasta fereastra , sau folosind butonul Modifica/Vezi
din partea dreapta. Apare astfel ecranul de editare a detaliului notei contabile:
- 380 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru fiecare nota contabila se stabilesc conturile (se folosesc in corespondenta conturi
extrabilantiere de clasa 8 ct.888) si valoarea bugetata. De asemenea pentru fiecare
bugetare se va asocia unui centru de cost din ierarhie.
- 381 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Notele contabile de bugetare pot fi introduse pentru o luna urmand ca inainte de validare
sa se duplice din fereastra lista pentru mai multe luni.
Este de preferat ca data documentului note contabile de bugetare sa fie datat cu prima zi
lunii, duplicatele purtand aceeasi zi, difera doar luna si eventual anul, urmand ca
documentul original si duplicatele sa se valideze.
- 382 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Se pot introduce intr-o luna note contabilede bugetare aferente unei perioade de timp (de
exemplu 6 luni) urmand ca din modul lista, cu click dreapta de mouse pe documentul in
starea salvat, sa se aleaga varianta de impartire la numarul de luni din acea perioada de
timp.
- 383 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Operatiuni periodice
Observatie: daca dupa inchiderea conturilor de cheltuieli / venituri / TVA se fac note
contabile noi sau se modifica rulajul la cele existente, trebuie rulate din nou operatiunile
periodice.
- 384 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 385 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Apoi se selecteaza anul curent si se intra in detaliu si se pune bifa in coloana <Inchisa
operational> pentru luna care se inchide. Apoi se apasa butonul <Salveaza>. O luna
inchisa operational se poate redeschide prin scoaterea bifei respective.
- 386 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
4. Daca este cazul se introduc si note contabile manuale direct din modulul
Contabilitate, alegand optiunea Note contabile. Acestea trebuie insa utilizate
pentru situatiile in care nu s-a putut modela nota contabila prin intermediul unui
document, pentru reglari sau pentru cazul in care nu se dispune de un anumit
modul din Charisma. Spre exemplu daca nu am achizitionat modulul de mijloace
fixe, nota contabila privind amortizarea va fi introdusa manual.
- 387 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
Pentru a adauga o nota contabila noua apasam butonul <Adauga> din partea de jos a
ecranului
Apoi cu adauga din partea dreapta se adauga contul debitor, credit, suma si cota de
TVA aferenta noti contabile.
- 388 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 389 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
6. Pasul urmator ese inchiderea contabila. Pentru acest lucru se intra in modulul
Contabilitate-Definire parametri-Exercitii financiare. Se selecteaza anul
curent si apoi luna pe care dorim sa o inchidem. Apoi apasam butonul <Inchide
perioada>. Ulterior acestei operatiuni nu se vor mai putea genera note contabile
automate si nici nse vor mai putea introduce in perioada respectiva note contsbile
manuale. Observatie: o luna inchisa contabil se poate redeschide ulterior daca este
cazul.
7. Se consulta Balanta de verificare, Registre de casa, banca, Jurnal de vanzari,
cumparari. Se verifica alte corelatii contabile.
f) Rapoarte specifice
Dintre rapoartele care au importanta din punct de vere contabil se pot evidentia:
Fise / Situatii:
o Fisa contului, Cartea mare, Fisa contului in valuta
Registre / Jurnale:
o Registru jurnal, Registru de banca, Registru de casa, Jurnal de cumparari,
Jurnal de vanzari
Balante de verificare:
o Balanta de verificare, Balanta parteneri, Balanta articole
Centre de cost / profit:
o Lista venituri si cheltuieli, Verificare conturi alocari
g) Raspunsuri la intrebari
frecvente
- 390 -
Manual de Training Utilizator Charisma ERP Versiunea: 2.11.0
TotalSoft S.A. Data: 5/16/2017
- 391 -