Manual Microsoft Excel 2010 Avanzado

MICROSOFT
EXCEL 2010 AVANZADO
Elaborado por:
Junio 2011
Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL 1
NDICE
Introduccin
Descripcin General del curso
Unidad 1. Introduccin a Excel Avanzado

Caractersticas generales. 6
Manejo de funciones avanzadas 8
Unidad 2. Designar entradas de celdas vlidas

Validar un dato 29
Ejemplos de celdas Validadas 34
Unidad 3. Formularios en el ambiente de Excel

Manejo de Formularios 36
Botones para el manejo de formularios 36
Control de nmero 37
Botn 38
Botn de Opcin 39
Casilla de Verificacin 39
Cuadro Combinado 40
Unidad 4. Manejo de herramientas de base de datos

Filtros avanzados 43
Subtotales 44
Tablas dinmicas 50
Unidad 5. Macros: Automatizacin de tareas de uso frecuente

Conceptos Bsicos relacionados con Macros 61
El Lenguaje VBA 62
Pasos para crear una nueva Macro 63
Ejecutar una Macro 65
Administracin de una Macro 66
La ficha del Programador 69
Seguridad de las Macros 73
Unidad 6. Herramientas de seguridad de una libro de Excel

Proteger Libros 75
Proteger Hojas y Celdas 77
84
REFERENCIAS
INTRODUCCIN
Excel es, hoy por hoy, la hoja de clculo ms utilizada en el mercado. Excel
permite guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas,
adems de poder representar todos estos datos a travs de grficos de distinto
tipo, que facilitan su interpretacin. Puede resultar de enorme utilidad para realizar
desde las ms simples operaciones, como pueden ser llevar la contabilidad del
hogar, registrar la asistencia a cursos, hasta aquellas ms complejas, (como
establecer previsiones sobre posibles inversiones, realizar anlisis estadsticos,
entre otros.
Microsoft Office Excel 2010 es una potente herramienta que se puede usar para
crear y aplicar formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir informacin
para tomar decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener
resultados, la visualizacin de datos enriquecida y las vistas de tabla dinmica
permiten crear, de un modo ms sencillo, grficos de aspecto profesional y fcil
uso. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.
Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un
libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como
grficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene hojas de clculo que se
pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre.
Este programa permite la manipulacin de libros y hojas de clculo. En Excel, un

libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada
libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin
relacionada en un nico archivo.
Por otra parte permite hacer uso de hojas de clculo para mostrar y analizar datos.
Pueden introducirse y modificarse los datos simultneamente en varias hojas de
clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose en los datos de varias hojas
de clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con
sus datos correspondientes o en una hoja de grfico.
El presente manual ha sido creado para ensear a los usuarios, de manera clara y
amena, el uso de aplicaciones avanzadas en Excel. Aqu se desarrolla en forma
concisa y prctica la utilizacin de las herramientas avanzadas de una de las
hojas de clculo ms poderosas y populares bajo el ambiente de Windows.
Est organizado en diversos captulos, los cuales van avanzando en su grado de

complejidad, permitiendo una consulta rpida sobre un determinado tema.
En el primer captulo, permite hacer un resumen referencial de elementos bsicos
para el manejo del programa que permiten nivelar los conocimientos en el manejo
de las herramientas y la interfaz de usuario la cual se presenta algunos cambios
con respecto a versiones anteriores.
Seguidamente en el segundo Captulo se hace referencia a las tcnicas

elementales para el diseo de Bases de Datos, tomando como herramienta inicial
la aplicacin de celdas vlidas para construir tablas que permitan la reutilizacin
de los datos que la conforman.
Por otra parte en el Captulo tres se describe la herramienta formularios a travs

de los cuales se procesa informacin, para luego ser usada dentro de un libro de
trabajo y ayudar el procesamiento de bases de datos.
Seguidamente en el captulo 4 se contemplan las diversas herramientas para el

manejo de base de datos como el uso de filtros avanzados, subtotales y tablas
dinmicas desde su diseo y creacin, elementos que la conforman, formatos y
elaboracin de reportes y grficos.
Por otra parte en el quinto captulo, se hace referencia introductoria, al uso de

Macros en Excel, su importancia, tcnicas de diseo y dems consideraciones
relacionadas con las mismas como herramienta para la automatizacin de tareas.
Finalmente en el ltimo captulo, se tratan todos los aspectos relacionados con las
diversas herramientas de seguridad de los archivos, para la restriccin a la hora
de hacer uso de un libro de trabajo. Y posteriormente se tocan algunas
herramientas actualizadas que trae la nueva versin 2010.
Durante el desarrollo de cada uno de los temas, se encontraran diversas

ilustraciones, las cuales permiten un entendimiento gil de los procedimientos
necesarios para ejecutar las tareas.
En conclusin el manual que se presenta a continuacin presentara una

diversidad de herramientas que podrn ser aplicadas para optimizar el trabajo,
agilizando los procesos desarrollados diariamente y como un material de consulta
continua que apoye su uso y aplicacin.
DESCRIPCIN GENERAL
Denominacin Del Curso: Microsoft Excel 2010 Avanzado
Objetivo General:
Desarrollar habilidades en el uso de herramientas avanzadas de Microsoft Excel
2010, las cuales apoyen procesos de anlisis y toma de decisiones en la
organizacin.
Objetivos Especficos:
Describir los elementos fundamentales para el manejo de las principales
herramientas y funciones de la aplicacin.
Describir las herramientas avanzadas orientadas hacia el manejo de bases
de datos y su aplicacin en casos prcticos para la obtencin de reportes
ajustados a las necesidades del entorno.
Aplicar herramientas de optimizacin de tareas en Excel a travs del uso de
procesos automatizados que permitan desarrollar actividades
eficientemente.
Conocer los diversos procedimientos para aplicar reglas de seguridad a los
libros de trabajo, para asegurar la integridad de los datos y la informacin.
A Quines Est Dirigido:

Participantes de todas las reas con conocimientos en el Manejo de Microsoft
Excel a nivel intermedio.
Duracin: 16 Horas.
Unidad 1. Introduccin a Excel Avanzado
Caractersticas generales.
Microsoft Excel 2010 es una Hoja de Clculo con mltiples funciones que facilitan
la elaboracin de clculos. Su interfaz y las barras de herramientas permiten
resolver modelos matemticos con alto grado de calidad y precisin. Se destaca
por ser una de las aplicaciones ms difundidas en el mundo; ya que despus del
procesador de textos, es la que cuenta con mayor nmero de usuarios. Su
potencialidad permite resolver problemas en todas las reas desde los niveles
ms bsicos, hasta los avanzados de ingeniera, administracin, contadura,
finanzas, entre otros.
Provee herramientas comprensivas para ayudar a crear, analizar y compartir
planillas, dndole al usuario la posibilidad de crear planillas de clculo, a travs de
su diversidad de herramientas para el manejo de bases de datos extensas,
permitiendo generar reportes rpidamente, basado en las necesidades del
usuario. Tambin podr analizar su informacin con grficos y vistas dinmicas
con Pivot Table; tambin otorga la posibilidad de subir esta informacin a la Web
para la visualizacin y colaboracin universal.
Excel, puede guardar casi 4.300 millones de letras, nmeros, signos, etc. Por otra
parte, hay que tener en cuenta que, en modo Standard, cada Archivo que se crea
cuando se inicia la aplicacin conforma lo que se denomina Libro, el cual est
conformado bsicamente por tres Hojas, cada una de las cuales, puede almacenar
toda esa informacin. Y el sistema, permite agregar, si hiciera falta, varias hojas
de clculo ms.
Al entrar al programa se encuentra una ventana con un ambiente de trabajo propio
de la aplicacin como se observa a continuacin, aunque en ciertas ocasiones el
ambiente esta adecuado al usuario que maneja continuamente la aplicacin en el
ordenador que se est utilizando.
Se visualiza en la pantalla una cuadrcula, en el borde superior una serie de
rtulos con letras que indican las Columnas y a la izquierda otros rtulos con
nmeros que indican las Filas. La interseccin de una columna con una fila
determina lo que se denomina Celda y esta celda es llamada por la interseccin
de los rtulos, como por ejemplo: A1, B3, F15, etc. En cada celda se pueden
almacenar: un nmero, un texto o una frmula. Para permitirle explorar grandes
cantidades de datos en hojas de clculo, Office Excel 2010 admite hasta 1 milln
de filas y 16.000 columnas por hoja de clculo. Especficamente, la cuadrcula de
Office Excel 2010 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un
1.500% ms de filas y un 6.300% ms de columnas comparadas con las que
haba en Microsoft Office Excel 2003. Para su informacin, ahora las columnas
acaban en XFD en lugar de acabar en IV.
En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un nmero ilimitado en el
mismo libro y el nmero de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al
que limite la memoria disponible.
Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administracin de
memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2010.
Tambin experimentar una aceleracin de los clculos en hojas de clculo de
gran tamao con muchas frmulas gracias a la compatibilidad de Office Excel
2010 con varios procesadores y conjuntos de chips multiproceso. Office Excel
2010 admite asimismo hasta 16 millones de colores.
Estas planillas en EXCEL son denominadas Hojas y estas hojas forman un Libro,
este libro es almacenado en un archivo. De esta forma, se denominan a cada
celda por el nombre de la hoja y la direccin de la celda, separadas por el smbolo:
!, por ejemplo: Hoja2!A5. La celda que esta recuadrada con un borde grueso (A1),
esta celda se denomina Celda Activa y es aquella en la que se est posicionado.
Interfaz de usuario en Office 2010
La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en
Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solan estar ocultos tras
complejos mens y barras de herramientas ahora son ms fciles de encontrar en
las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lgicos de comandos y
caractersticas. Muchos cuadros de dilogo han sido reemplazados por galeras
desplegables que muestran las opciones disponibles. Adems, se ofrece
informacin descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para
ayudarle a elegir la opcin adecuada.
Independientemente de la actividad que est llevando a cabo en la nueva interfaz
de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las
herramientas que resultan ms tiles para completar dichas tareas correctamente.
Al entrar al programa se encuentra una ventana con un ambiente de trabajo propio
de la aplicacin como se observa a continuacin, aunque en ciertas ocasiones el
ambiente esta adecuado al usuario que maneja continuamente la aplicacin en el
ordenador que se est utilizando.
Elementos bsicos de la nueva interfaz de usuario de algunos de los productos de
la suite Microsoft Office. Los principales programas de Office tienen una nueva
interfaz de usuario (IU) que reemplaza los mens, barras de herramientas y la
mayora de los paneles de tareas de las anteriores versiones, con un solo
mecanismo que es sencillo e intuitivo.
Esta nueva interfaz ha sido diseada de forma que le ayude a ser ms productivo
y que sea ms fcil buscar las caractersticas adecuadas para varias tareas,
descubrir la nueva funcionalidad y ser ms eficaz.
Esta nueva interfaz ha sido diseada de forma que le ayude a ser ms productivo
y que sea ms fcil buscar las caractersticas adecuadas para varias tareas,
descubrir la nueva funcionalidad y ser ms eficaz.
La Cinta de Opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en
pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, se vern las operaciones
relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en
Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las
ms habituales se podran aadir a la barra de acceso rpido como se ver
posteriormente. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles,
las reconocers porque tienen un color atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en

que se encuentre cuando se trabaja con Excel. Est diseada para mostrar
solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Por otra parte cuenta con las Fichas Contextuales que no son ms que fichas
adicionales que aparecen con determinados conjuntos de comandos que solo son
relevantes cuando se editan objetos de un determinado tipo, es por ello que las
fichas contextuales aparecen cuando son necesarias, facilitando mucho la
bsqueda y el uso de los comandos justos para la operacin que se va a realizar.
Por ejemplo, los comandos para editar grficos no son relevantes hasta que
aparece un grfico en la hoja de clculo y el usuario est intentando modificarlo.
En la versin de Excel 2010 adicionalmente se podrn crear nuevas fichas y

personalizarlas, para que los usuarios reorganicen las funciones del modo ms
adecuado a sus necesidades
As mismo cuenta con una Barra de Acceso Rpido, a travs de la cual se tiene
acceso a comandos de uso continuo, en esta barra estos comandos estn siempre
visibles y a la mano permitiendo al usuario personalizarla de acuerdo a sus
necesidades.
Otro elemento importante es la nueva vista Vista Backstage, una nueva

incorporacin en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovacin ms
reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una caracterstica
complementaria de la cinta de opciones,
Despus de hacer clic en la pestaa Archivo, podr ver la Vista Backstage de

Microsoft Office. La Vista Backstage es donde se
administran los archivos y sus datos, creando, guardando,
inspeccionando metadatos o informacin personal ocultos
y configurando opciones. En sntesis, se trata de todo lo
que se hace a un archivo que no se hace en l.
La ficha Archivo reemplaza al botn Microsoft
Office y al men Archivo usado en versiones
anteriores de Microsoft Office.
La ficha Archivo es la ficha de color, ubicada en la esquina superior izquierda de
los programas de Microsoft Office 2010.
Al hacer clic en la pestaa Archivo, se ven muchos de los comandos bsicos que
se vean al hacer clic en el botn de Microsoft Office o en el men Archivo en
versiones anteriores de Microsoft Office, como Abrir, Guardar e Imprimir.
Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior de este men y, a
continuacin, haga clic en cualquiera de las categoras de la lista a la izquierda.
En versiones anteriores de Excel, poda definir opciones en el cuadro de dilogo
Opciones, que se abra en el men Herramientas. En esta versin, muchas de
esas opciones estn disponibles a travs del botn de Microsoft Office, donde
estn ms visibles y ms cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos.
Manejo de funciones Avanzadas
De todas las ventajas que presenta la herramienta, una de las principales es el
uso de las funciones para generar resultados a la hora de procesar datos, dentro
de una base de datos.
Para ello se hacen uso de las referencia de celdas que no son ms que nombres
que identifican una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a
Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea
utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas
partes de una hoja de clculo en una frmula o bien, utilizar el valor de una celda
en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas
en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias
a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a
datos de otros programas se denominan referencias remotas.
Dependiendo de cul sea su uso existen tres tipos de referencias:
Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la
formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las
hace con respecto a la distancia entre la frmula y las celdas que forman parte de
la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto.
Ejemplo: A B
1 15 20
2 =A1 + 2 30
Si ahora se copia la celda A2 en B3, como se copia una columna hacia la derecha
y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la
referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar
el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una
fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2. Para mantener en la
frmula sumar 2 al contenido de la celda superior.
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la
formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.
Suponiendo el ejemplo: A B
1 15 20
2 =$A$1 + 2 30
Si ahora se copia la celda A2 en B3 , aunque se copie una columna hacia la

derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila
encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2.
Referencia Mixta: Se puede hacer una combinacin de ambas referencias,
permitiendo que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Suponiendo el ejemplo:
A B Si ahora se copia la celda A2 en B3 , como hay un
signo $ delante de la columna aunque se copie
1 15 20 una columna ms a la derecha sta no variar,
pero al no tener el signo $ delante de la fila, al
copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2
2 =$A1 + 2 30 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .
A B Si ahora se copia la celda A2 en B3 , como hay un

1 15 20 signo $ delante de la fila aunque se copie una fila
hacia abajo sta no variar, pero al no tener el
signo $ delante de la columna, al copiarla una
2 =A$1 + 2 30 columna ms a la derecha la columna cambiar
por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2 .
Las funciones en Excel estn organizadas por categoras orientadas hacia su rea
de aplicacin, pero existen ciertas funciones de uso comn que pueden ser
aplicadas en cualquier tipo de rea, con la finalidad de obtener resultados basados
en las necesidades de los usuarios. De ellas se hablar a continuacin
Funcin condicional SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si
dicho argumento es FALSO.
Se debe utilizar SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor
de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo
contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar
cualquier operador de comparacin.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la
funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento
prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en
blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO,
utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero
puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto
excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI
muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es
FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay
ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y
valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una
coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero).
Valor_si_falso puede ser otra frmula.
Si se hace a travs del asistente para funciones en Excel 2010 se seguirn los
siguientes pasos:
1.- Seleccionar la Ficha Frmulas ubicada en la Cinta de Opciones, all se

encontrara un Grupo denominado Biblioteca de Funciones, donde las mismas
estn organizadas por categoras.
2.- Seleccionar el icono de insertar funcin, o si se conoce la categora a la que
pertenece la formula, se ubica dentro de la biblioteca y se selecciona de all
directamente la funcin solicitada. Tambin se puede acceder a esta
misma pantalla haciendo clic sobre el icono que se encuentra
ubicado en la barra de frmulas.
Aparecer el siguiente cuadro de opciones:
3.- Seleccionar la categora de las funciones lgicas y posteriormente la funcin Si,

y aparecer el siguiente recuadro donde se proceder a llenar cada uno de los
argumentos que la componen, basado en la sintaxis de la formula explicada
anteriormente, como se muestra a continuacin.
Funcin Y
La funcin Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO;

devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea

comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como

VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias
que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas,
dichos valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve
el valor de error #VALOR!
Funcin O
La funcin O devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es

VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1;valor_lgico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea

comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como

VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan
valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas,
dichos valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, O devolver el valor de
error #VALOR!
Puede utilizar la frmula matricial O para comprobar si un valor aparece en
una matriz. Para introducir una frmula matricial, presione
CTRL+MAYS+ENTRAR.
Funciones lgicas anidadas
Una funcin lgica puede ser parte del argumento de otra, para entender el
concepto se presenta un ejemplo de asignacin de cdigos a ciertos valores, con
las siguientes condiciones:
Dato Menor a 50 ---> Bajo, Mayor a 50 y menor que 100 ---> Medio, Mayor que
100---> Alto
El modelo se presenta en la siguiente figura
Para construir una funcin lgica anidada se deben seguir los siguientes pasos,
para explicar los mismos se har a travs del siguiente ejemplo.
Dada la siguiente tabla, calcular el nuevo precio basado en lo siguiente:
1.- Llamar el asistente para funciones por cualquiera de los mtodos ya conocidos.
2.- Seleccionar la categora de funciones lgicas y all dar clic en la funcin SI
3.- Aparece el cuadro Argumentos de funcin. Donde se procede

como muestra la figura a introducir los datos de la primera condicin
planteada.
4.- Para introducir la segunda condicin se hace clic en el cuadro de nombres
donde se llama nuevamente la funcin condicional seguros de estar posicionados
en el valor falso para que la nueva condicin quede anidada
5.- automticamente el asistente crea una nueva estructura condicional para

agregar la segunda condicin y se procede a concluir el procedimiento ya que la
condicin restante se obvia debido a que todos los datos que no cumple las dos
condiciones anteriores dan como resultado la respuesta falsa de la segunda
condicin como se muestra en la figura.
Es de hacer notar que cada vez que se necesite anidar una nueva condicin se
procede a realizar el paso nmero 4 hasta un mximo de 7 condicionales
anidadas.
Bsqueda Vertical (Buscarv())

Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve
el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice
BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se
encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea
encontrar.
La V de BUSCARV significa "Vertical".

Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado).
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en: Es la tabla de informacin donde se buscan los datos. Utilice
una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo
Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera
columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden
ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO (0); VERDADERO (1). De lo
contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del
men Datos y seleccione la opcin Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto,
nmeros o valores lgicos.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Indicador_columnas: Es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual
debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual
a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el
valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error
#VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de
matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!.
Ordenado: Es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO (1), devolver
una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna
coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado.
Si es FALSO(0) , BUSCARV encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra
ninguna, devolver el valor de error # N/A.
Bsqueda Horizontal (Buscarh())
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en
la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se
encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee
encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas.
Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una
columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis:
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado).
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en: Es una tabla de informacin en la que se buscan los datos.
Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser
texto, nmeros o valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de
matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,...
, A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un
valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar
matriz_buscar_en.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha
seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del men Datos.
A continuacin haga clic en Opciones y despus en Ordenar de izquierda a
derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y despus
en Ascendente.
Indicador_filas: Es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe
devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la
segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es
menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es
mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor
de error #REF!.
Ordenado: es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una
coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta,
devolver el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
BUSCARH encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna,
devolver el valor de error #N/A.
Uso de la funcin en Falso.
En cualquiera de las dos funciones BuscarV o BuscarH, se utiliza FALSO en su
ltimo argumento cuando el valor buscado es un dato preciso, especifico. Debido s
esto si la funcin no encuentra un dato igual al buscado, la misma arroja el valor
de #N/A.
Para visualizar mejor este caso se explicara mejor con el siguiente ejemplo:
Se tiene una base de datos estructurada relacionada con el inventario de
productos de una empresa. (Esa base de datos que servir como matriz de
bsqueda, podr encontrarse en la misma hoja, en una hoja diferente o en otro
libro ajeno al que se est usando).
Se necesita hacer una consulta de precios de un producto en particular y para ello
se utilizara la funcin ConsultaV (debido a que es una Tabla Vertical), bajo los
siguientes pasos.
1.- Seleccionar del asistente para funciones la categora de Funciones de
bsqueda y referencia, como muestra la figura:
2.- Aparecer un cuadro de control con los argumentos de la funcin los cuales
sern llenados segn los requerimientos como se muestra en la figura
Uso de la funcin en Verdadero.
En cualquiera de las dos funciones ConsultaV o ConsultaH, se utiliza
VERDADERO en su ltimo argumento cuando el valor buscado es un dato de
coincidencia exacta o aproximada. Debido si esto si la funcin no encuentra un
dato igual al buscado, selecciona el valor aproximado ms cercano por debajo del
mismo. En caso de que no encuentre alguno, arroja el valor de #N/A.
Se necesita conocer el nivel de inventario segn la cantidad de unidades que hay
en existencia y para ello se utilizara la funcin ConsultaV (debido a que es una
Tabla Vertical), bajo los siguientes pasos.
1.- Seleccionar del asistente para funciones la categora de Funciones de
bsqueda y referencia, como en el ejemplo anterior.
sern llenados segn los requerimientos como se muestra en la figura.
Nota: El rango numrico es creado tomando el lmite inferior de cada uno de los
rangos que muestra la tabla. Es importante resaltar que en este tipo de casos la
tabla debe estar ordenada de menor a mayor para que funcione correctamente.
Funcin Elegir
Utiliza el argumento nm_ndice para devolver un valor de una lista de argumentos
de valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 29 valores posibles a partir
del rango del argumento ndice. Por ejemplo, si valor1 a valor 7 son los das de la
semana, ELEGIR devuelve uno de los das cuando se utiliza un nmero entre 1 y
7 como argumento nm_ndice .
Sintaxis
ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
Nm_ndice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento
nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 29, o bien una frmula o referencia a
una celda que contenga un nmero entre 1 y 29.
Si nm_ndice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve
valor2 y as sucesivamente.
Si nm_ndice es menor que 1 o mayor que el nmero del ltimo valor de la
lista, ELEGIR devuelve el valor de error #VALOR!
Si nm_ndice es una fraccin, se trunca al entero inferior antes de ser
utilizada.
Valor1, valor2,... son de 1 a 29 argumentos de valores entre los cuales
ELEGIR selecciona un valor o una accin que se ejecuta basndose en el
argumento nm_ndice. Los argumentos pueden ser nmeros, referencias a
celdas, nombres definidos, frmulas, funciones o texto.
Observaciones
Si nm_ndice es una matriz, cada valor se evaluar cuando se ejecute
ELEGIR.
Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango,
as como valores individuales.
Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de ventas de un periodo donde se
visualizan los datos de cada venta y se necesita saber en una columna adicional el
trimestre al cual pertenece cada venta.
A travs de la funcin ELEGIR se

resolver de la siguiente manera:
1.- Seleccionar del asistente para

funciones la categora de Funciones de
bsqueda y referencia y all la funcin
elegir, como en los ejemplos anteriores.
sern llenados segn los requerimientos como se muestra en la figura.
Funcin Contar.si
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el
criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto,
que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden
expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
Funcin Sumar.si
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32", "manzanas".
Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Este tercero es opcional, esto
quiere decir que si la condicin est en el mismo rango donde se efecta la suma,
no hace falta el tercer parmetro, pero si el criterio est en un rango y donde se
hace la suma en otro (u otros) rangos, entonces tiene que colocarse el tercer
parmetro.
FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO
Desde la versin de Excel 2007 se incorpora la funcin nueva,
SUMAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a SUMAR.SI, la cual suma celdas
teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que SUMAR.SI.CONJUNTO, suma
celdas teniendo en cuenta mltiples criterios.
Sintaxis:
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango de sumas; criterio_rango1; criterio1; criterio rango2;
criterio2..)
donde:
Rango de sumas: es un argumento obligatorio, en el que se suman una o mas
celdas.
criterio_rango1: es un argumento requerido que es el primer rango en el que se
evala el criterio asociado (criterio1).
criterio1: argumento obligatorio que es un criterio asociado a criterio_rango1 en la
forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto, que define en cual celda,
en el rango de sumas, se adicionar debido al criterio_rango1.
Los otros argumentos son opcionales.
Se ver un ejemplo donde se consideran 3 criterios:
Un negocio de venta de vinos cuenta con la siguiente tabla
Se requiere saber la cantidad de unidades Mayores a 5 Vendidas por vendedor y
por producto como lo muestra la siguiente tabla:
En respuesta a esta problemtica, se hace uso de la funcin Sumar.Si.Conjunto, la

cual permite aplicar las tres condiciones para sumar lo requerido. Es de hacer
notar que se pueden aplicar hasta un mximo de 127 criterios.
La funcin quedara de la siguiente manera:
Obsrvese que el primer criterio es el rango de unidades que se van a sumar si
cumplen con las tres condiciones propuestas. Para dar como resultado un total de
16 unidades que corresponden a Buchanan Steven, del producto Champagne y
que son superiores a 5 unidades.
FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO
Excel 2007 incorpora una funcin nueva, CONTAR.SI.CONJUNTO, que es
parecida a CONTAR.SI, la cual cuenta celdas teniendo en cuenta un solo criterio,
en tanto que CONTAR.SI.CONJUNTO, cuenta celdas teniendo en cuenta
mltiples criterios.
Sintaxis:
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2)
donde :
rango1: es el rango donde se cuentan las celdas, debido al criterio1, criterio2..
Los primeros dos argumentos son obligatorios.
Se ver un ejemplo donde se consideran 3 criterios:
Un negocio de venta de vinos cuenta con la siguiente tabla, la cual refleja en cada
fila las ventas realizadas durante un periodo de tiempo
Se requiere saber la cantidad de ventas por vendedor y por producto, que sean
superiores a 5 unidades como lo muestra la siguiente tabla:
En respuesta a esta problemtica, se hace uso de la funcin Contar.Si.Conjunto,
la cual permite aplicar las tres condiciones para contar lo requerido. Es de hacer
notar que se pueden aplicar hasta un mximo de 127 criterios.
La funcin quedara de la siguiente manera:
Obsrvese que estn especificados cada uno de los criterios. Para dar como
resultado un total de 2 ventas que corresponden a Buchanan Steven, del producto
Champagne y que son superiores a 5 unidades.
FUNCION PROMEDIO.SI
De forma similar a la anterior funcin, permite determinar el promedio en un
conjunto de datos, dadas ciertas condiciones.
Sintaxis:
PROMEDIO.SI(rango, criterio, rango_para_promediar)
donde :
rango: es el rango donde se buscan las coincidencias
Criterio: Argumento que sirve como valor de comparacin para el rango.
Rango_para_promediar: Elementos que se van a tomar en cuenta para calcular el
promedio.
Por ejemplo si se quisiera calcular el stock promedio del producto A que hay en los
tres almacenes, se usara la siguiente frmula:
=PROMEDIO.SI(C3:C8,G3,D3:D8)
Donde: el rango C3:C8 representa el rango donde se buscan las coincidencias con
G3 y se suma segn las coincidencia del rango D3:D8, el resultado obtenido sera
4.
PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_para_promediar, rango_criterio1, criterio1,

rango_criterio2, criterio2)
Se emplea de manera similar al anterior, por ejemplo para calcular lo obtenido con
PROMEDIO.SI, se usara la siguiente frmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D3:D8,$C$3:$C$8,G3)
FUNCIN SI.ERROR(valor, si_es_error)

Evalua si valor es un error y si lo es escribe en la celda lo que indica si_es_error.
Por ejemplo Si se tenemos los nmeros 9 y 0 en las celdas B3 y C3
respectivamente, lgicamente si hacemos la divisin B3/C3, en la celda E3,
resultar un error. Entonces podramos usar tal funcin de la siguiente manera,
escribiramos en E3:
= SI.ERROR(B3/C3,"Error, divisin entre cero. Corrige").
Unidad 2. Designar entradas de celdas vlidas
Validacin de datos
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda. Esta herramienta se utiliza cuando de
desea restringir la entrada de datos a un intervalo determinado por ejemplo de
edades, fechas, nmeros, textos, entre otros. En esta unidad se describe cmo
funciona la validacin de datos en Excel y se explica brevemente las diferentes
tcnicas de validacin de datos disponibles.
La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer
restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda.
La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban
datos no vlidos. Si se prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no
vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin es posible
proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda,
as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir posibles errores de
transcripcin de datos.
La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con
otros miembros de la organizacin y se desea que los datos que se escriban en l
sean exactos y coherentes, basados en ciertos lineamientos.
Para aplicar algn tipo de validacin en una tabla se deben seguir los siguientes
pasos:
1. Seleccionar el rango de la hoja
de Excel que se desea validar.
2. Acceder a las opciones de
validacin haciendo clic la
pestaa Datos / Datos /
Validacin de Datos. All
aparecer el siguiente cuadro de
opciones:
En este cuadro existen tres pestaas que van a permitir configurar los elementos
de validacin para ese rango de datos seleccionado.
3. En la primera pestaa Configuracin se seleccionan las opciones para el
tipo de validacin a aplicar y las caractersticas de la misma. Primeramente
en Permitir se da clic en el listado y se selecciona una de las opciones que
aparecen all predeterminadas como se muestra en la figura:
4. Posteriormente en el rea de Datos se selecciona el tipo de operador
relacional que se va a utilizar para restringir el rea seleccionada y
opciones para complementar la validacin.
5. En la siguiente pestaa denominada Mensaje de Entrada, se coloca all

aquel mensaje de ayuda que se quiere que aparezca al encontrarse en la
celda validada. Este permite orientar al usuario a la hora de introducir los
datos en la celda.
6. Finalmente se encuentra la pestaa Mensaje de Error, la cual permite
modificar y personalizar el mensaje que aparece cuando el usuario
introduce un dato que no es vlido. En esta seccin se encuentra tambin
una lista desplegable en la cual se podr seleccionar cualquiera de los tres
tipos de error determinados dependiendo el uso que se le vaya a dar.
Entre las principales aplicaciones que se le pueden dar a esta herramienta de
Validacin se encuentran las siguientes:
Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista

Por ejemplo, se pueden limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas,
Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a
partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro.
Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico
Por ejemplo, se puede especificar un rango de edades que son las que va admitir
la base de datos.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo
Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3
das siguientes.
Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo
Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo para la salida y entrada de
los trabajadores diariamente.
Limitar la cantidad de caracteres de texto
Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o
menos. Estableciendo una longitud especifica en la transcripcin de caracteres
dentro de una celda.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas
Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para establecer un lmite mximo
para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina
proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en
la celda, aparecer un mensaje de validacin.
Dos casos muy comunes:
1.- Cuando se desea Validar que en la columna de la Edad, no entren
datos menores de 18 ni mayores de 60 aos, como se muestra en la
figura.
2.- Cuando se desea validar por un listado de tal manera que al
posicionarse en la celda aparezca un listado de las posibles opciones
a seleccionar para incluirlas en la celda, como se muestra en la figura.
Ejemplos de celdas validadas
Error de validacin al intentar

introducir datos fuera del lmite.
Celdas validadas tipo lista.
Es importante resaltar que a partir de esta versin se puede usar una opcin
adicional de Validacin de datos que permite segn una validacin dada
Redondear aquellas celdas que no
cumplen con una condicin dada,
denominada Redondear con un crculo
datos no vlidos. Esa opcin se utiliza
cuando ya la base de datos est llena y
se quieren visualizar aquellos datos no
vlidos, como se observa en el ejemplo.
Unidad 3. Formularios en el ambiente de Excel
Manejo de Formularios
Microsoft Excel proporciona varios controles para las hojas de dilogo. Se pueden
utilizar estos controles en hojas de clculo para ayudar a seleccionar los datos.
Los botones, las casillas de verificacin y otros controles disponibles en la barra
de herramientas Formularios proporcionan opciones cuando se utiliza un
formulario. Por ejemplo, si se crea un formulario personal, pueden agregarse dos
botones de opcin para especificar si un empleado trabaja a tiempo parcial o a
tiempo completo. Como solamente puede seleccionarse un botn de opcin a la
vez, el empleado podr trabajar a tiempo parcial o a tiempo completo, pero nunca
ambas opciones a la vez.
La mayora de los controles tienen propiedades que pueden modificarse; sin

embargo, solamente pueden cambiarse las propiedades de formato de los botones
de comando y los controles de rtulo.
Por ejemplo, los cuadros desplegables, cuadros de lista, controles de nmero y

barras de desplazamiento son tiles para seleccionar los elementos de una lista.
Si agrega un control a una hoja de clculo y lo vincula a una celda, puede devolver
un valor numrico para la posicin actual del control. Los procedimientos
siguientes muestran el uso de algunos de estos controles.
Botones para el manejo de formularios

Para acceder a los controles de formularios se debe hacer clic en la pestaa del
Programador, en subgrupo Controles, el Icono Insertar en la Opcin Controles de
Formulario, mostrando los siguientes tems.
Principales Controles
Icono Descripcin Icono Descripcin
Etiqueta Cuadro de lista
Campo de Texto Cuadro combinado
Barra de
Cuadro de Grupo
desplazamiento
Botn Control de nmero
Casilla de verificacin Botn de opcin
A continuacin se describirn los controles ms utilizados

Control de nmero
Para agregar un control de nmero en
Excel 2010, Ficha del Programador, el
Subgrupo Controles, se hace clic en el
icono insertar y se toma el icono de los
controles de formulario como muestra
la figura.
A continuacin, cree un control de
nmero que abarque las celdas B2:B3.
Asigne un tamao al control de nmero
para que tenga aproximadamente un
cuarto del ancho de la columna.
Posteriormente se debe hacer clic con

el botn secundario del mouse en el
control de nmero y, a continuacin,
en la pestaa Formato de control. All
se colocan las caractersticas de del control que se necesita, y se hace clic en
Aceptar:
Al hacer clic en alguna celda para que el control de nmero no se seleccione. Al
hacer clic en el control hacia arriba o hacia abajo en el control de nmero, la celda
G18 se actualiza con un nmero que indica el valor actual del control de nmero
ms o menos el cambio incremental del mismo. El valor del control de nmero no
cambiar si el valor actual es 1 y hace clic en el control hacia abajo o si el valor
actual es 20 y hace clic en el control hacia arriba.
Propiedades de control de las barras de desplazamiento y control numrico

Propiedad Descripcin
Valor actual Representa la posicin relativa de ste dentro de la barra de
desplazamiento.
Valor mnimo Representa la posicin ms prxima a la parte superior de
una barra de desplazamiento vertical o al extremo izquierdo
de una barra de desplazamiento horizontal.
Valor mximo Representa la posicin ms lejana a la parte superior de
una barra de desplazamiento vertical o al extremo derecho
de una barra de desplazamiento horizontal.
Incremento El tamao del espacio que se desplazar el cuadro de
desplazamiento cuando se haga clic en la flecha situada en
cualquier extremo de la barra de desplazamiento.
Cambio de El tamao del espacio que se desplazar el cuadro de
pgina desplazamiento cuando se haga clic entre el cuadro de
desplazamiento y una de las flechas de desplazamiento.
Vincular con la Devuelve el valor actual del cuadro de desplazamiento. Este
celda nmero puede utilizarse en una frmula para devolver un
resultado basndose en la posicin del cuadro de
desplazamiento.
Las propiedades de control de un botn de nmero son las mismas que las de
una barra de desplazamiento, excepto que los botones de nmero no tienen la
propiedad de Cambio de pgina.
Botn
Este botn es usado para asignar una accin o
macro que se encuentra almacenado en el archivo.
Y para poder insertarlo se selecciona de Ficha del
Programador, el Subgrupo Controles, se hace clic
en el icono insertar y el los controles de formulario
se selecciona el Icono Botn y se dibuja un
cuadrado en la hoja de Excel del tamao del botn
que se necesita.
Al hacer clic con el botn derecho del mouse aparecen las opciones que
permitirn modificar el formato del mismo y asignarle la macro que se necesite.
Botn de Opcin
Este control permite activar o desactivar una opcin. Se deben usar para permitir
solamente una de varias posibilidades.
Para utilizar este control, la Ficha del Programador, el Subgrupo Controles, se
hace clic en el icono insertar y de los controles de formulario se selecciona el
botn de opcin, se dibuja en la hoja de Excel y con el clic derecho del mouse se
procede a acceder a las propiedades de la casilla en la pestaa Control.
En esta ficha se modifican las siguientes opciones:
Valor: Determina el valor inicial del botn de opcin, si est Activado o
Desactivado.
Vincular con la celda: Devuelve el nmero del botn de opcin seleccionado en
el grupo de opciones (El primer botn de opcin es el nmero 1). Se utiliza la
misma celda Vincular con la Celda para todas las opciones de un grupo. Despus
se usar el nmero devuelto en una frmula o macro para responder a la opcin
seleccionada.
Por ejemplo si se crea un formulario personal con un botn de opcin denominado
Tiempo Completo, si el botn de opcin est activado o Tiempo Parcial si se ha
activado el segundo botn:
=si(ci=1; Tiempo Completo;Tiempo Parcial)
Sombreado 3D: Muestra la casilla de verificacin con un efecto de sombreado
tridimensional.
Casillas de verificacin
Este control se activa o desactiva y permite activar ms de una casilla a la vez en
una hoja o en un grupo.
Para utilizar este control, se selecciona el control de la barra de herramientas, se
dibuja en la hoja de Excel y con el clic derecho del mouse se procede a acceder a
las propiedades de la casilla en la pestaa Control.
Valor: permite determinar el estado de la casilla de verificacin, es decir si esta
activada o desactivada.
Vincular con la celda: Es la celda que devuelve el estado de la casilla de
verificacin. Si la casilla de verificacin esta activada, la celda del cuadro vincular
con la celda, contiene VERDADERO. Si la casilla de verificacin esta desactivada,
la celda contiene FALSO. Si la casilla de verificacin es Mixta, la celda contiene
#N/A. Si la celda esta vacia, Excel interpreta que el estado de la casilla de
verificacin es FALSO.
Sombreado 3D: Muestra la casilla de verificacin con un efecto de sombreado
tridimensional.
Cuadro combinado
Es un control que le permite a Excel distinguir la posicin de un elemento en un
listado seleccionado. Para utilizar este control, se selecciona la Ficha del
Programador, el Subgrupo Controles, se hace clic en el icono insertar y el los
controles de formulario se selecciona el cuadro combinado, se dibuja en la hoja de
Excel y con el clic derecho del mouse se procede a acceder a las propiedades de
la casilla en la pestaa Control.
Rango de entrada: Para especificar el intervalo de la lista. Se selecciona de la

hoja de Excel el rango donde se encuentra la lista que se desea vincular al botn.
Vincular con la celda: La celda que mostrar un valor numrico (segn el

elemento que se seleccione en la lista).
Lneas de unin verticales: Esta entrada determina cuntos elementos se

mostrarn antes de que sea necesario utilizar una barra de desplazamiento para
ver los dems elementos.
Nota
La casilla Sombreado 3D es opcional; aporta una apariencia tridimensional al
cuadro desplegable o combinado.
La lista desplegable o el cuadro combinado deberan mostrar la lista de elementos.

Para utilizar la lista desplegable o el cuadro combinado, se debe hacer clic en
alguna celda para que el objeto no se seleccione. Al hacer clic en un elemento de
la lista desplegable o del cuadro combinado, en la celda que se seleccion como
vinculo de la celda, se actualiza con un nmero que indica la posicin en la lista
del elemento seleccionado, como muestra la figura.
Nota: Si en las fichas de trabajo de la cinta de opciones no
se encuentra la Ficha del Programador, la misma se activa
en la Ficha Archivo, dando clic en el botn opciones como
muestra la figura y aparecer el cuadro Opciones de Excel,
se selecciona la opcin Personalizar Cinta de Opciones, y en
el cuadro que muestra del lado derecho se visualiza una
opcin para activar o desactivar la mencionada Ficha.
Unidad 4. Manejo de herramientas de base de datos
Filtros avanzados
El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el comando
Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello,
tiene que escribir los criterios segn los cuales desea filtrar los datos en un rango
de criterios independiente situado sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar
criterios ms complejos.
Varias condiciones en una sola columna: Si

incluye dos o ms condiciones en una sola
columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las
filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o
"Suyama" en la columna Vendedor
Una condicin en dos o ms columnas

Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas, introduzca
todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra todas
las filas que contienen
"Producto" en la columna Tipo,
"Davolio" en la columna
Vendedor y valores de ventas
superiores a 1.000 $.
Una condicin en una columna u otra: Para buscar datos que cumplan una
condicin de una columna o una
condicin de otra, introduzca los
criterios en filas diferentes del
rango. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra todas las
filas que contienen "Producto" en la
columna Tipo, "Davolio" en la
columna Vendedor o valores de
ventas superiores a 1.000 $.
Uno de dos conjuntos de condiciones para

dos columnas: Para buscar filas que cumplan
uno de dos conjuntos de condiciones, donde
cada conjunto incluye condiciones para ms de
una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la
columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y tambin muestra las
filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $.
Ms de dos conjuntos de condiciones para una columna: Para buscar filas

que cumplan ms de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas mltiples
con el mismo ttulo. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios muestra las
ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000
$ junto con aquellas inferiores a 500 $.
Condiciones creadas como resultado

de una frmula: Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el
resultado de una frmula. Si emplea una frmula
para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna
como rtulo de criterios; conserve este rtulo vaco o
utilice uno distinto a un rtulo de columna de la lista.
Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra
filas que tienen un valor en la columna C mayor que
promedio de las celdas C7:C10.
Notas
La frmula que utilice con el fin de generar una condicin debe utilizar una
referencia relativa para hacer referencia al rtulo de columna (por ejemplo,
Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las dems
referencias de la frmula deben ser referencias absolutas y la frmula debe
evaluarse contra VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace
referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) de la lista.
En la frmula puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia
relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error
#NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, puede no tenerlo en
cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra la lista.
Cuando evala datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en
mayscula y minscula.
Subtotales
Otro elemento de automatizacin de tareas. Permite CORTAR y TOTALIZAR los

registros de una base de datos, de acuerdo a parmetros determinados por el
usuario. Los subtotales constituyen una manera rpida y sencilla de resumir datos
en listado. No es necesario crear frmulas. Excel crea la frmula, inserta las filas
correspondientes al subtotal y al total y efecta un esquema de los datos,
automticamente. As, los datos resultantes son fciles de formatear, colocar en
un grfico e imprimir. En resumen, aade lneas de subtotal a columnas de la lista.
Para entender su funcionalidad se explicarn cada uno de los datos con un

ejemplo.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de
cualquier columna que contenga nmeros.
Por ejemplo se tiene un reporte de ventas como el siguiente:
De esta base de datos se necesita saber el total de

Unidades Vendidas y Monto de Facturacin por
cada uno de los Vendedores, para ello se seguirn los
siguientes pasos:
1.- Ordenar la lista por Vendedor, ya que es el dato por

el cual se va a generar el Subtotal.
2.- Para activar los Subtotales se selecciona la Ficha Datos el Subgrupo Esquema,
el icono Subtotales y aparecer el siguiente cuadro:
3.- Del conjunto de opciones que se muestra en la figura, se selecciona para cada
cambio en Vendedor que fue la columna por la cual se orden la tabla, se elige la
funcin a utilizar y se tildan aquellos campos donde se desea agregar el subtotal.
El subtotal quedara de la siguiente forma:
Obsrvese como se crearon grupos los cuales presentan al final
un total del conjunto de datos que pertenecen a el y un pequeo
men de nmeros en la parte superior que permitir desplazarse
por las diversas opciones del subtotal.
4.- Al hacer clic en el Nro 2 se podrn visualizar claramente los

subtotales generados de forma resumida como se muestra en la
figura:
A partir de este cuadro resumen se puede generar un reporte que permita

resguardar los datos generados, antes de generar otro subtotal.
Para ello se selecciona el rea a copiar
Se procede a ir a la Ficha Inicio en el grupo Modificar, el icono

Buscar y Seleccionar, la opcin Ir A Especial que se muestra en
el listado y aparecer el siguiente cuadro en el cual se tildara la
opcin Slo Celdas visibles(2), como muestra la figura y se
presiona el botn aceptar.
Excel automticamente se posiciona sobre las celdas que se desea seleccionar,
se procede a copiar y se pegan los datos en el sitio donde se desea conservar el
reporte, el cual quedara de la siguiente manera:
Para poder generar otro subtotal diferente, se procede a ordenar la tabla

nuevamente por la columna que se desea y aparecer el siguiente cuadro de
advertencia:
Subtotales Anidados
Para generar subtotales anidados se debe seguir el siguiente procedimiento:
1.- Ordenar la tabla por las columnas que se desea generar el reporte, en la Ficha
Inicio, en el Subgrupo Modificar, el icono Ordenar y Filtrar, la opcin Orden
Personalizado, y se seleccionan los niveles de ordenamiento que se desean.
Obsrvese que primero se va ordenar por Vendedor y luego por Producto
2.- posteriormente se genera el primer subtotal por Producto, en la Ficha Datos,

subgrupo Esquema la opcin Subtotal.
La tabla quedara as:
Para generar el otro subtotal se sigue el mismo
procedimiento anterior pero ahora por Pas destinatario,
con la diferencia que se destilda le opcin Remplazar
Subtotales Actuales, como se observa en la figura.
Se presiona aceptar y los datos quedaran as:
Tablas dinmicas
Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan
aspectos concretos de una informacin global. Es decir con una Tabla Dinmica
se pueden hacer resmenes de una Base de Datos, utilizndose para, promediar,
o totalizar datos.
Debe ser muy importante la cantidad de informacin a manejar para que el uso de
la tabla dinmica se justifique. Para su utilizacin, se debe recurrir a la pestaa
Insertar, el Subgrupo Tablas, la opcin Tablas Dinmicas.
Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo las ventas de

una empresa, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a
travs de una herramienta de Excel, Tablas Dinmicas
Como crear una tabla Dinmica

Para crear una tabla dinmica a partir de estos datos, se har clic en la pestaa
Insertar y se har clic en Tabla dinmica (tambin se puede desplegar el men
haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico
dinmico).
Aparecer el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas.
Desde aqu se indicar el lugar donde se encuentran los datos
que se quieren analizar y el lugar donde se quiere ubicar la Tabla
Dinmica.
En este caso como se posicin con antelacin en los datos, Excel
automticamente selecciona los mismos para el diseo de la Tabla Dinmica.
Aparecer automticamente un conjunto de Fichas contextuales en la parte
derecha de la cinta de opciones, las cuales van a permitir posteriormente definir el
formato de la tabla que se est diseando.
Se abrir automticamente el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el rango

de datos deseado, aqu tambin se pudiera seleccionar una base de datos de una
fuente externa.
Se observa como se genera una nueva hoja con el siguiente diseo: La hoja
muestra un nuevo cuadro de dilogo de tabla dinmica denominado Lista de
campos de tabla dinmica
En la parte superior del cuadro de dilogo aparecen los campos de la tabla de
datos original. En la parte inferior se muestran cuatro reas a donde arrastrar los
datos y disear la tabla.
La zona de diseo de la tabla aparecer de la siguiente manera:
Los campos que se siten en el rea Rtulos de columna aparecern en
horizontal a lo largo de la tabla y los que se siten en el rea Rtulos de fila en
vertical. Los Valores se establecen para situar los clculos totales de datos. Se
procede a marcar los tres campos que se van a incluir en la tabla dinmica. Se
puede observar como dependiendo del tipo de datos que contenga el campo, ste
se coloca automticamente en el rea correspondiente.
Si se quiere volver a la vista que se maneja en versiones anteriores para la

creacin de tablas dinmicas se da clic derecho en el mouse y se selecciona la
opcin Opciones de Tabla Dinmica, y all se da clic en la pestaa Mostrar, y se
selecciona la opcin Diseo de Tabla Dinmica Clsica.
La vista quedara as:
Elementos de la Tabla Dinmica
Campo Pgina
Un campo de pgina es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha
asignado una orientacin de pgina en una tabla dinmica. En el ejemplo, Regin
es un campo de pgina que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por
regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de pgina, la tabla dinmica
cambiar para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
Elemento del campo Pgina
Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la
tabla ser un elemento en la lista de un campo de pgina. En el ejemplo, el
elemento Este se presenta actualmente en el campo de pgina Regin y la tabla
dinmica muestra nicamente los datos resumidos para la regin Este.
Campo Datos
Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que
contiene datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de
datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en
los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos,
como estadsticas o importes de ventas, pero tambin puede contener texto.
Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinmica
mediante la funcin Contar y los datos numricos mediante la funcin Suma.
Campo Fila
Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se
ha asignado una orientacin de fila en la tabla dinmica. En el ejemplo, Producto y
Vendido son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendido son los
ms prximos al rea de datos; los campos de fila exteriores, como Producto,
estn situados a la izquierda de los campos de la fila interior.
Campo Columna
Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha
asignado una orientacin de columna en una tabla dinmica. En el ejemplo,
Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los
campos de columna interiores son los que tienen sus elementos ms prximos al
rea de datos; los campos de columna exteriores estn encima de los campos de
columna interiores (en el ejemplo se muestra nicamente un campo de columna).
rea de datos
El rea de datos es la parte de la tabla dinmica que contiene los datos
resumidos. Las celdas del rea de datos muestran los datos resumidos de los
elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del rea
de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de
origen.
Una tabla dinmica utiliza una funcin de resumen para resumir los valores del
rea de datos. Microsoft Excel utiliza la funcin Suma para calcular los campos de
datos que contienen datos numricos y utiliza la funcin Contar para calcular las
celdas que contienen texto. Puede elegir una funcin de resumen distinta (como
Promedio, Mx, Mn o DesvEst) para analizar y personalizar los datos.
Puede utilizarse tambin un clculo personalizado que calcule los valores
basndose en otros elementos o celdas del rea de datos; por ejemplo, pueden
presentarse los valores como un porcentaje de una fila especfica en la tabla
dinmica.
Si desea crear sus propias frmulas que utilicen elementos de la tabla dinmica o
bien datos de otras hojas de clculo, puede crear un campo calculado o un
elemento calculado dentro de un campo.
Modificar Datos en una Tabla Dinmica
Para modificar datos dentro de la tabla dinmica, si se desea incorporar nuevos

campos, basta con arrastrar algn elemento de la lista de campos hacia el rea
de los rtulos de datos, del panel que se encuentra a la derecha de la Tabla
dinmica. Si se desea quitar algn campo, se toma el mismo con el Mouse y se
arrastra hacia el cuadro de lista de campos y automticamente se desincorpora de
la tabla dinmica. Ntese que en la lista de campos estn resaltados todos
aquellos que se estn usando en la tabla.
En el momento que se realiza el cambio, Excel recalcula automticamente los

datos de la tabla dinmica. Por ejemplo si se incorpora el Campo Nombre del
Producto al rea de las filas, la Tabla Dinmica quedara de la siguiente manera:
Tambin se pueden aplicar Autofiltros en cualquiera de los campos incorporados

en la tabla dinmica. Por ejemplo si se deseara obtener los clculos del Ventas de
los tres primeros vendedores, se selecciona el autofiltro que est al lado del
nombre del campo y all se seleccionan los campos que se quieren filtrar como se
muestra en la figura:
Obtencin de Subtablas
Esta herramienta tambin permite generar Subtablas que engloben los tem de a
base de datos de donde proviene el resultado final de una celda de la Tabla
Dinmica. Por ejemplo haciendo doble clic sobre una celda, en este caso en la del
monto total 74,83, Excel automticamente produce un detalle de los datos de
donde proviene ese monto total generado, de la siguiente forma:
Produccin de Promedios u otras funciones

Aunque Excel por defecto genera sumatorias de los datos que se encuentran en la
Tabla Dinmica, tambin permite a travs de sus opciones la operacin
matemtica realizada con los datos de la base de datos. Esto se logra dando clic
derecho encima del campo de datos y seleccionando la opcin Configuracin de
Campo all se procede a seleccionar la funcin deseada y se presiona Aceptar,
automticamente Excel recalculo los datos basados en el cambio realizado.
Tablas Dinmicas de Tres Dimensiones
En este caso se presentara una tabla ms compleja que la anterior. Permite
analizar no solo las ventas por Vendedor y por Producto, sino tambin por Pas
Destinatario. Es una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma manera,
cambiando solamente el diseo. En este caso se agregar el Campo Pas
Destinatario al rea de Coloque Campos de Pgina Aqu. Al hacer clic en su
autofiltro se podr seleccionar uno de los pases por ejemplo Argentina. Esta
tabla queda exclusivamente relacionada con las ventas en Argentina.
La tabla quedara as:
Actualizar Datos de la Tabla
Si se produce cambios en alguna de las cantidades

contenidas en las celdas de la planilla original, la
actualizacin en la Tabla Dinmica se efecta de
la siguiente manera:
1.- Se acciona, clic sobre cualquier celda con el
botn derecho del mouse, y aparece la pantalla
segn la imagen
2.- Se acciona clic sobre Actualizar Datos o se
hace clic en el icono Actualizar Datos que se
encuentra en la ficha opciones
Por otra parte es importante resaltar que al insertar una tabla dinmica en la hoja
de Excel automticamente aparece un conjunto de fichas denominado
Herramientas de Tabla Dinmica, a travs de las cuales se pueden modificar
aspectos generales a la tabla y agregar diversas caractersticas adicionales. Estas
fichas se visualizan de la siguiente manera.
Graficar datos en la Tabla Dinmica

Para graficar una Tabla Dinmica basta con posicionarse en la tabla que se
desea, y hacer clic sobre el icono Grfico Dinmico y automticamente se
generar la grfica. Se llama dinmica ya que como se puede observar dentro de
la misma se pueden hacer cambios orientados a la manera en que se quieren
visualizar los datos.
Y se observar una grfica como esta:
Obsrvese que aparecen 2 fichas adicionales orientadas a modificar las opciones

de la grfica, y un panel de filtros de grfico dinmico que permite interactuar con
los datos de la base de datos y hacer modificaciones instantneas al rea de
trabajo para obtener grficos con resultados diferentes.
Unidad 5. Macros: Automatizacin de tareas de uso frecuente
Conceptos bsicos relacionados con Macros
Que es una Macro
Desde el punto de vista general, se puede decir que las macros ayudan a
automatizar tareas. Son partes de cdigo de programacin que es interpretado por
Excel y lleva a cabo distintas acciones o una sucesin de tareas. De esta forma,
con una macro se pueden realizar tareas repetitivas muy fcilmente.
Sin embargo, ste no es el nico uso que se le puede dar a una macro ya que, si
se utiliza el lenguaje de programacin en el que hablan las macros, Visual Basic
para Aplicaciones (VBA), se podrn desarrollar desde tareas y funciones simples
para usos especficos hasta aplicaciones complejas.
En algunos programas de hojas de clculo, las macros son colecciones de
pulsaciones de teclas. Al pulsar una tecla, introducimos dicha pulsacin en la
macro. Las macros de pulsaciones de teclas se pueden interpretar con facilidad
puesto que existe una correspondencia unvoca entre lo que hace en el teclado y
lo que ve en la macro. No obstante, es conveniente que no sean muy largas
porque se pueden transformar en ilegibles y poco flexibles.
El lenguaje de macros de Excel es un verdadero lenguaje de programacin.
Probablemente nunca encontrar lmites para lo que se puede hacer con Visual
Basic. La contrapartida a esta potencia es que el lenguaje puede resultar un poco
difcil para entenderlo bien al principio.
El grabador de macros le puede ayudar a iniciarse en la creacin de macros y
aprendizaje de Visual Basic. No precisa conocimiento alguno del lenguaje para
activar el grabador, trabaje un poco, desactive el grabador y despus recupere la
macro que se ha producido. No obstante, si se extiende demasiado, difcilmente
una macro va a producir los resultados que usted quiere.
La creacin de la macro adecuada en Microsoft Excel equivale a poner aceite en
la bisagra de una puerta que chirra. Si, debera crear una macro para aadir ese
subrayado. En Excel, el aceite no est en el garaje. Se llama grabador de macros
y forma parte de Excel, encontrndose dispuesto cuando se necesite. Lo nico
que hay que hacer es utilizarlo.
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla
mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones
que se almacenan en un mdulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse
siempre que sea necesario realizar la tarea. Por ejemplo, si suele escribir cadenas
largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar formato a esas
celdas y que se ajuste el texto.
Grabar macros: Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada
paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuacin, se ejecuta
la macro para que repita los comandos. Si se comete algn error mientras se
graba la macro, tambin se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic
almacena cada macro en un nuevo mdulo adjunto a un libro.
Ejecutar fcilmente una macro: Se puede ejecutar una macro seleccionndola

de una lista en el cuadro de dilogo Macro. Para que una macro se ejecute cada
vez que haga clic en un botn determinado o presione una combinacin de teclas
especfica, asigne la macro a un botn de la barra de herramientas, a un mtodo
abreviado de teclado o a un objeto grfico de una hoja de clculo.
Administrar macros: Tras grabar una macro, se puede ver el cdigo de macro
con el Editor de Visual Basic para corregir errores o modificar lo que hace la
macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto tambin tiene que aplicar el
formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de
negrita a una celda y, a continuacin, copiar las instrucciones de esa macro a la
macro de ajuste de texto. El Editor de Visual Basic es un programa diseado para
que los usuarios principiantes puedan escribir y editar fcilmente cdigo de macro,
y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso saber cmo se programa o
se utiliza el lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en las
macros. El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un
mdulo a otro, copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de los mdulos
que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.
Seguridad de macros: Excel incluye protecciones contra virus susceptibles de

ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede
certificar esas macros con una firma digital de modo que los dems usuarios
pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que
contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas.
El lenguaje VBA
El lenguaje de programacin de las macros es Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Conviene pensarlo como un lenguaje de programacin comn y corriente
pero con algunas particularidades. Su entorno de desarrollo est plenamente
integrado con las aplicaciones de Microsoft Office. Las aplicaciones que creamos
con este lenguaje no pueden ejecutarse en forma autnoma, es decir, siempre
formarn parte de algn documento o alguna plantilla de Office.
Interaccin con el resto de Office
Con VBA podremos integrar ms an las distintas aplicaciones de Microsoft Office.
Con una macro de Excel 2010 se puede comunicar con el resto de las
aplicaciones de este paquete de oficina muy fcilmente. Toda esta interaccin y
los conocimientos sobre el manejo de estas herramientas permitirn construir
aplicaciones de alta complejidad en poco tiempo.
El formato de los archivos
Excel 2010 presenta una forma diferente de guardar nuestras planillas ya que en
esta versin se crea una separacin entre los archivos normales y aquellos que
incluyen macros de Visual Basic para Aplicaciones o controles ActiveX. De esta
forma, con slo ver la extensin del archivo se podr determinar si contiene cdigo
VBA o controles ActiveX. Este cambio se genera, principalmente, por una cuestin
de seguridad, para que podamos identificar los archivos antes de abrirlos.
Pasos para Crear una Nueva Macro
Grabar una macro
La forma ms sencilla de crear macros es crearlas mediante el grabador de

macros del que dispone Excel. Este grabador de macros permite grabar las
acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las
cuales se pueden modificar posterirmente si se tienen conocimientos de
programacin.
Para grabar una macro se debe acceder a la

pestaa Vista y despliega el submen Macros y
dentro de este submenu seleccionar la opcin
Grabar macro...
Adems de esta opcin en el men se pueden

encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros. Donde se accede a un listado de las
macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas. Con esta opcin se utilizaran referencias relativas para
que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que se ve es el cuadro de
dilogo Grabar macro donde se puede dar un nombre a la macro.
El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los dems
caracteres pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten
espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como
separador de palabras.
No utilice un nombre de macro que tambin sea una referencia de celda; de lo
contrario puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es
vlido. Si desea ejecutar la macro presionando un mtodo abreviado, escriba una
letra en el cuadro Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para
letras minsculas) o CTRL+ MAYS + letra (para letras maysculas), donde letra
es cualquier tecla del teclado. La tecla de mtodo abreviado que se utilice no
puede ser ni un nmero ni un carcter especial como @ o #.
Nota: La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo

abreviado predeterminada equivalente en Microsoft Excel mientras est
abierto el libro que contiene la macro.
En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin en que desea almacenar
la macro. Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel,
seleccione Libro de macros personal.
Si desea incluir una descripcin de la macro, escrbala en el cuadro Descripcin.

Haga clic en Aceptar. Si desea que la macro se ejecute con relacin a la posicin
de la celda activa, grbela utilizando referencias de celda relativas.
Para comenzar la grabacin de la macro se pulsa el botn Aceptar y a
continuacin, se visualiza la barra de estado, all se encontrara este botn en la
barra de estado donde se tendr la opcin de detener la grabacin.
A partir de entonces se deben realizar las acciones que se quieran grabar, es

conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si
seleccin alguna celda posteriormente, cuando se ejecute la macro, la seleccin
puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que se quieren grabar, presionamos sobre el
botn Detener de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y
haciendo clic en.
Crear una macro mediante Microsoft Visual Basic
1. En el men Herramientas de Microsoft Excel, seleccione Macro y despus

haga clic en Editor de Visual Basic.
2. En el men Insertar, haga clic en Mdulo.
3. Escriba o copie el cdigo en la ventana de cdigo del mdulo.
4. Si desea ejecutar la macro desde la ventana del mdulo, presione F5.
5. Una vez escrita la macro, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel en
el men Archivo.
Crear una macro de inicio
Las macros automticas, como Auto_Activate, estn diseadas para ejecutarse

cuando se inicia Microsoft Excel. Para obtener ms informacin sobre este tipo de
macros, consulte la Ayuda de Visual Basic.
Copiar parte de una macro para crear otra
1. Abra el libro que contenga la macro que desee copiar.
2. Seleccione Macro de la ficha Vista el icono Macros, la opcin Ver Macros
3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que

desea copiar.
4. Haga clic en Modificar.
5. Seleccione las lneas de la macro que desee copiar.
Para copiar toda la macro, asegrese de que incluye las lneas Sub y End
Sub en la seleccin.
6. Hacer clic en Copiar.
7. Cambie al mdulo en el que desee situar el cdigo.
8. Haga clic en Pegar.
Sugerencia: Puede ver el archivo Libro de macros personal (Personal.xls) en

cualquier momento abrindolo en el Editor de Visual Basic (Alt+F11). Como
Personal.xls es un libro oculto que siempre est abierto, si desea copiar una
macro deber mostrarlo.
Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, se puede ejecutar las veces que se quiera. Antes de
dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea,
ser necesario seleccionar o no las celdas que se quiera queden afectadas por las
acciones de la macro.
Por ejemplo si se ha creado una macro que automticamente da formato a las
celdas seleccionadas, se tendr que seleccionar las celdas previamente antes de
ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro se debe acceder a la ficha Vista en la opcin Ver Macros,
y se aparece el cuadro de dilogo Macro como el que se ve en la imagen donde
se tiene una lista con las macros creadas.
Se debe seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botn Ejecutar. Se
cerrar el cuadro y se ejecutar la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar. Cierra el cuadro de dilogo sin
realizar ninguna accin.
Paso a paso. Ejecuta la macro instruccin
por instruccin abriendo el editor de
programacin de Visual Basic.
Modificar. Abre el editor de programacin de
Visual Basic para modificar el cdigo de la
macro. Estos dos ltimos botones son para
los que sapan programar.
Eliminar. Borra la macro.
Opciones. Abre otro cuadro de dilogo
donde podemos modificar la tecla de mtodo
abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro sin
necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.
Administracin de una Macro

Detener una macro
Siga uno de estos procedimientos:

Si desea detener la ejecucin de una macro, presione ESC y haga clic en
Finalizar en el cuadro de dilogo Microsoft Visual Basic.
Si desea evitar que una macro se ejecute automticamente al iniciar
Microsoft Excel, mantenga presionada la tecla MAYS durante el inicio.
Eliminar una macro
1. Abra el libro que contiene la macro que desea eliminar.

2. En la lista Macros en, seleccione Este libro.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que
desee eliminar. Haga clic en Eliminar.
Modificar una macro
Antes de modificar una macro, deber familiarizarse con el Editor de Visual Basic.
Puede utilizarse el Editor de Visual Basic para escribir y modificar las macros
adjuntas a los libros de Microsoft Excel.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
3. Haga clic en Modificar.
Para obtener Ayuda para el Editor de Visual Basic, haga clic en Ayuda de
Microsoft Visual Basic en el men Ayuda.
Copiar un mdulo de una macro a otro libro
1. Abra el libro que contiene el mdulo que desea copiar y el libro en que
desea copiar el mdulo.
2. Seleccione de la ficha Vista el icono Macros, la opcin Ver Macros
3. En el men Ver, haga clic en Explorador de proyectos.
4. Arrastre el mdulo que desee copiar al libro de destino.
Iniciar una macro desde un botn o un control grfico
1. Haga clic en el botn o el control grfico para que aparezcan los

controladores de tamao.
2. Con el objeto grfico seleccionado, haga clic con el botn secundario del
mouse (ratn) en un controlador de tamao del botn o del objeto grfico
para mostrar el men contextual.
3. En el men contextual, haga clic en Asignar macro.
4. Siga uno de estos procedimientos:
Para asignar una macro al botn u objeto grfico, escriba el nombre
de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto grfico
seleccionado, haga clic en Grabar. Cuando finalice de grabar la
macro, haga clic en Detener grabacin en la barra de herramientas
Grabar macro.
Para escribir una macro en el Editor de Visual Basic, haga clic en
Nueva. Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre
de la macro, en el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin,
haga clic en Modificar.
Nota: Si asigna una macro a un botn o a otro objeto que ya est en uso como,
por ejemplo, un hipervnculo, se eliminar la informacin del hipervnculo. A partir
de entonces, al hacer clic en el botn o en el objeto, se ejecutar la macro.
Iniciar una macro desde un rea, una zona activa o un objeto grfico
1. Dibuje otro objeto para crear una zona activa para un objeto existente.
2. Con el segundo objeto grfico seleccionado, haga clic con el botn
secundario del mouse (ratn) en un controlador de tamao del botn o del
objeto grfico para mostrar el men contextual.
3. En el men contextual, haga clic en Asignar macro.
4. Siga uno de estos procedimientos:
Para asignar una macro al botn u objeto grfico, escriba el nombre
de la macro en el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto grfico
seleccionado, haga clic en Grabar. Cuando finalice de grabar la
macro, haga clic en Detener grabacin en la barra de herramientas
Grabar macro.
Para escribir una macro en el Editor de Visual Basic, haga clic en
Nueva. Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre
de la macro, en el cuadro Nombre de la macro y, a continuacin,
haga clic en Modificar.
5. En el men Formato, haga clic en Autoforma y, a continuacin, haga clic en
la ficha Colores y lneas.
6. Bajo Rellenar, haga clic en Sin relleno en el cuadro Color. Bajo Lnea, haga
clic Sin lnea en el cuadro Color.
7. Repita estos pasos para cada zona activa que desee crear. No es
necesario crear un nuevo objeto grfico para cada zona activa.
Guardar archivos con Macros
Cuando se guarda un archivo y se quiere que las Macros que se han creado se
almacenen con el resto de las hojas de clculo d utilizar un tipo de archivo
diferente.
Para ello se debe ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar como.
Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar como

tipo seleccionarLibro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Dale un nombre y el archivo se almacenar. Cuando se abre un archivo que tiene

Macros almacenadas se mostrar este anuncio bajo la banda de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn
compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para
nuestro equipo. Si se confa en las posibles Macros que contuviese el archivo o se
han creado con antelacin, pulse el botn Opciones para activarlas.
La ficha del programador
Dentro de la cinta de opciones se encontra diferentes fichas con herramientas
para explotar Excel 2010 a fondo. Entre ellas, existe una ficha de opciones
especfica para interactuar con VBA: la ficha del programador. Esta ficha es
especial y no se encuentra disponible dentro de la instalacin bsica, por lo que
debemos modificar algunas opciones para poder utilizarla.
Para activar la ficha Programador se debe dirigir a las Opciones de Excel incluidas
dentro del Botn de Office. Una vez all, dentro del grupo de opciones Ms
frecuentes y bajo el ttulo Opciones principales para trabajar con Excel, debe
incluir una tilde en el casillero Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
Con la ficha Programador se podr acceder a funciones especficas, que se

encontrarn divididas en tres grupos principales: Cdigo, Controles y XML. A
continuacin se hara un recorrido por las distintas herramientas que contiene cada
uno para poder moverse ms rpidamente entre estas opciones.
Grupo: Cdigo
Dentro de este grupo se encontrarn los comandos que accionan herramientas

relacionadas con el cdigo VBA de las macros.
Grupo Cdigo: Visual Basic
El primer icono, denominado Visual Basic,

iniciar el editor de cdigo VBA. Este editor
es la herramienta principal para la
elaboracin de macros complejas, dado
que permite realizarle modificaciones al
cdigo de las macros en una ventana
especial con un formato similar a los
lenguajes de programacin. Adems de
abrirlo desde este icono, tambin se podr
iniciar el editor si se presiona la
combinacin de las teclas ALT + F11.
Grupo Cdigo: Grabar macros
Desde este comando se alcanzar la
grabadora de macros. Esta herramienta guarda todas las acciones que realizamos
y las transforma en cdigo VBA.
Esta ventana mostrar las macros incluidas en los distintos libros abiertos o
particularmente en alguno de los que se encuentren abiertos. Aqu tambin se
encontraran las opciones ms sencillas para administrar las macros:
Ejecutar: ejecuta la macro seleccionada en el cuadro de dilogo.

Paso a paso: iniciar el editor de Visual Basic en forma automtica y se
ejecutar la macro seleccionada instruccin por instruccin. Esto es muy
til al momento de analizar el correcto funcionamiento de una macro y
solucionar posibles problemas.
Modificar: con este botn tambin se podr iniciar el editor de VBA para
realizar cambios en nuestras macros.
Eliminar: elimina directamente la macro seleccionada.
Opciones: es posible agregar un atajo de teclado especfico para una macro
y tambin incluir una descripcin de sta. Si a una macro se le agrega un
atajo de teclado ya existente, a partir de ese momento, y cuando se tenga
abierto el libro que incluye esa macro, al utilizar este atajo de teclado se
ejecutar la macro y se reemplazar la instruccin predeterminada de
Excel. Esto volver a su punto inicial cuando semodifique el atajo de
teclado o eliminemos la macro.
Grupo Cdigo: Usar referencias relativas
Cuando se habla de macros, las referencias indican desde dnde y a qu lugar se

deben mover. En este sentido, dentro del grupo de opciones Cdigo encuentra un
botn que permite alternar entre usar o no usar referencias relativas.
Se puede decir que las referencias fijas son inamovibles e indican una
determinada coordenada (celda) o un grupo de ellas dentro de la hoja de clculo.
Por el contrario, las referencias relativas realizan, a partir de la ubicacin de la
celda actual, los movimientos indicados en la macro.
Grupo Cdigo: Seguridad de macros
Con este botn se acceder a la configuracin de las opciones de seguridad

relacionadas con las macros.
Grupo: Controles
Los controles pueden ser algo tan simple como un cuadro de texto o un botn, o
algo ms complejo como una aplicacin. Estos controles podrn ser incrustados
dentro de planillas o directamente en formularios especficos. De esta forma, se
relacionaran las celdas de la planilla, el cdigo VBA y los controles ActiveX.
Grupo Controles: Insertar
Con el botn Insertar se podrn incluir los diferentes controles que nos
proporciona Microsoft Excel 2010 por defecto, como muestra la figura.
Los controles de formulario son los botones, los cuadros de texto, las etiquetas,los
botones de opcin, los cuadros combinados, entre otros. Los controles ActiveX se
utilizan en sitios web y en las aplicaciones del equipo, pero no son soluciones
autnomas sino que slo pueden ejecutarse desde el interior de los programas
que los hospedan, como Windows Internet Explorer y los programas de Microsoft
Office.
Grupo Controles: Modo Diseo
Al incluir controles, tanto de formulario como ActiveX, en nuestras planillas, stos

quedarn activos, es decir, cuando se presionen se ejecutar la tarea deseada y
por lo tanto no se podrn modificar. Si se presiona comando Modo Diseo, los
controles incluidos ya no se ejecutarn directamente y se podrn ajustar sus
opciones. Para salir de
este modo, se debe
presionar el comando de
nuevo.
El aspecto de los
botones de formulario y
ActiveX es muy similar,
pero la forma de
asignarles instrucciones y
modificar sus
propiedades es bastante
diferente
Grupo Controles: Propiedades
Desde aqu se podrn modificar las diferentes opciones referidas a los controles
ActiveX incrustados. Este grupo de propiedades ser diferente, dependiendo del
tipo de control que tengamos seleccionado. Son muy variadas las opciones que se
pueden modificar y stas pueden estar ordenadas alfabticamente u organizadas
por categoras.
Otra manera de acceder a las propiedades de un control es seleccionarlo, si est

en Modo Diseo, y presionar el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
Propie dades del men que se abre. Las caractersticas modificables son muy
amplias y las analizaremos con el pasar de los captulos. Encontraremos un grupo
de propiedades que ajustan la apariencia y la fuente del control, otro grupo que
modifica su comportamiento y una categora denominada Varias, que incluye
opciones diversas.
Grupo Controles: Ver cdigo
Con esta instruccin se abrir el editor VBA y mostrar el cdigo correspondiente

al control elegido. Este comando tambin podr ejecutarlo si se selecciona (con
Modo Diseo activado) un control ActiveX y elegimos la opcin Ver cdigo dentro
de la lista desplegable que aparece al presionar el botn derecho del mouse.
Grupo Controles: Ejecutar cuadro de dilogo
Por ltimo, se puede decir que la opcin Ejecutar cuadro de dilogo, del grupo
Controles, permite ejecutar un cuadro de dilogo personalizado de Excel 5.0.
Estos Grupo Controles: Ejecutar cuadro de dilogo.
Seguridad en las Macros

Si presionamos el botn denominado Seguridad de macros, que se incluye dentro
del grupo Cdigo en la ficha Programador, accederemos a la configuracin del
Centro de confianza de Excel 2010. En l encontraremos la configuracin de
seguridad y la privacidad de Excel 2010. Dentro del Centro de confianza
encontraremos distintos grupos de opciones, como se vera a continuacin.
Editores y ubicaciones de confianza
Un editor es un programador que ha creado una macro, un control ActiveX, un
complemento u otra extensin de aplicacin para uso de todos los usuarios. Estos
editores son programadores que deben acreditarse con credenciales vlidas. Para
esto, el proyecto de cdigo debe estar firmado digitalmente (sello electrnico
seguro con cifrado que certifica la autenticidad de una macro o un documento).
Esta firma debe ser vlida y estar actualizada (no caducada).
De esta forma, si se ejecuta un cdigo que no cumpla con estos criterios, el Centro
de confianza deshabilitar el cdigo en forma automtica y aparecer un mensaje
de aviso. Cuando aparezca un cuadro de dilogo de seguridad, se tendr la
opcin de dejar la macro deshabilitada, habilitarla o confiar en el editor. Para esto
se hace clic en la opcin Confiar en todos los documentos de este editor.
Por su parte, las Ubicaciones de confianza son sitios seguros en los que
confiamos. Los cdigos ejecutados desde estas ubicaciones no emitirn
advertencias de seguridad.
Es posible deshabilitar todas las ubicaciones de confianza si se selecciona la
opcin correcta dentro de este grupo.
Configuracin de macros
Para las macros que no se encuentren dentro de una ubicacin de confianza,
existen algunas opciones que nos permitirn deshabilitar las macros con o sin
notificacin, deshabilitar todas las macros con excepcin de aquellas que se
encuentren firmadas digitalmente o habilitar todas las macros. sta es la opcin
menos recomendada desde el punto de vista de la seguridad.
Opciones de privacidad
Desde el Centro de confianza tambin podr modificar opciones relacionadas con
conexiones externas (Contenido externo) y las Opciones de privacidad.
Guardar el archivo habilitado para Macros
Es de hacer notar que en Excel 2010 en el momento de guardar un archivo que
contenga Macros, se debe dar clic en la Ficha Archivo y all seleccionar guardar
como, asignarle un nombre y en el recuadro tipo seleccionar Libro de Excel
habilitado para Macros como muestra la figura.
Unidad 6. Herramientas de seguridad de un libro de Excel
Proteger libros de trabajo

Excel2010 permite proteger libros de trabajo mediante contraseas. Existen dos
tipos de contraseas:
Contrasea para abrir: para que slo puedan acceder al libro aquellas
personas que conocen la contrasea.
Contrasea de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de
trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que
conozcan la contrasea.
Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo entre

maysculas y minsculas. Si se desea proteger el acceso a libros de trabajo, se
deben seguir los siguientes
pasos:
1.- Seleccionar el Botn Office.
2.- Elegir la opcin Guardar

como
3.- Hacer clic sobre la flecha de

la derecha del botn
4.- Elegir la opcin Opciones generales...
Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar el cual se muestra a

continuacin:
Escribir la contrasea en el recuadro Contrasea

para abrir o en el recuadro Contrasea de
escritura dependiendo del tipo de contrasea. Al
escribir la contrasea aparecern ***** para que
nadie pueda verla y Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha

para confirmar la contrasea (es una forma de
asegurarnos que la contrasea que se introduzca
es la deseada y no ha habido una equivocacin).
Volver a escribir la contrasea en el recuadro.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir de la
confirmacin.
Si no se ha escrito las dos veces la misma

contrasea, Excel2010 pedir volver a introducirla. Hacer clic sobre el
botn Guardar para cerrar el cuadro de guardar como.
El efecto de la proteccin al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora

de abrirlo. Si se ha utilizado una contrasea para abrir, aparecer el cuadro de
dilogo de la derecha. Si se conoce la contrasea, se escribe en el recuadro y se
hace clic en Aceptar.
Excel2010 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin sobre

ste. Si no se conoce la contrasea, Excel2010 no dejar abrirlo. Si se ha
utilizado una contrasea de
escritura, aparecer el cuadro de
dilogo de la derecha.
Si se conoce la contrasea, la
escribimos en el recuadro y
Aceptar.
Excel2010 recuperar el libro para

poder realizar cualquier
modificacin sobre ste.
Si no se conoce la contrasea, se puede pulsar el botn Slo lectura en cuyo caso

Excel2010 lo abrir pero cualquier modificacin se tendr que guardar con otro
nombre.
Si se quiere borrar una contrasea, se tiene que abrir el libro con la contrasea
para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuacin realizar los mismos pasos
que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contrasea.
A continuacin se observar como se protegen las celdas disponibles en

Excel2010 para no permitir la modificacin de celdas por error o por no tener
permiso para ello.
Proteger hojas celdas
Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo,

Excel2010 ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello se
tienen que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las
celdas que no se quieren que sufran variaciones, y la segunda que consiste en
proteger la hoja.
Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por
defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran
cambios, pero no se aplican ya que la hoja no est protegida, para que realmente
se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo.
Para desbloquear las celdas que se van a A8 variar en algn momento sigue los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas que se quiere es desbloquear para poder

realizar variaciones.
2.- Seleccionar la pestaa Inicio.

3.- Hacer clic sobre la flecha que se encuentra
bajo la seccin Fuente.
4.- Hacer clic Sobre la pestaa Proteger.
Aparecer la ficha.
5.- Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic
sobre el botn Aceptar.
6.-. Si se activa la casilla Oculta, lo que se
pretende es que la frmula o el valor de la
celda no se pueda visualizar en la barra de
frmulas.
Las operaciones de la ficha Proteger no tienen
efecto si no se protege la hoja de clculo, por lo
tanto a se deben realizar los siguientes pasos:
1.- Seleccionar la pestaa Revisar.

2.- Hacer clic sobre el botn Proteger hoja que se
encuentra en la seccin Cambios.
3.- Aparecer el cuadro de dilogo Proteger hoja de
la derecha:
Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para
proteger el contenido de las celdas de la hoja activa.
5.- Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta
hoja de clculo para que no tenga efecto la proteccin para la modificacin
seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la proteccin.
Si se quiere asignar una contrasea para que solamente pueda desproteger la

hoja la persona que sepa la contrasea, escribirla en el recuadro Contrasea.
1.- Hacer clic sobre el botn Aceptar.
2.- Si se ha puesto contrasea se pedir confirmacin de contrasea, por lo tanto

se tendr que volver a escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar.
A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrn

modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio.
Si se quiere desproteger la hoja, se volvern a realizar los mismos pasos que en

la proteccin.
REFERENCIAS
Bsqueda y referencia
http://www.jorgesanchez.net/ofimatica/manuales/funcExcel.pdf
Crear series en Excel
http://excelforo.blogspot.com/2009/09/insertar-una-serie-en-excel.html
http://www.mailxmail.com/curso-basico-excel/creacion-series-excel
http://www.adrformacion.com/cursos/eaxp/leccion1/tutorial5.html
Gonzalo Hctor Fernndez Pcia Bs. As Argentina Microsoft Excel 2003
www.lawebdelprogramador.com
Manual de Microsoft Excel 2003.
www.manualespdf.es/manual-excel-2003
Manual de Microsoft Excel 2003.
http://www.duiops.net/manuales/excel/excel.htm
Patric Conrad, Administracin de Datos con Excel, EDITORIAL MICROSOFT
PRESS, AO 1996.
REED, Jacobson. (1999). Microsoft Excel / VisualBasic Paso a Paso. Madrid:
Editorial Mc Graw Hill
Subtotales http://sabanet.unisabana.edu.co/cursos/excel/subtotales.html
Soporte Excel Microsoft http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/

Manual Microsoft Excel 2010 Avanzado

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MICROSOFT

EXCEL 2010 AVANZADO

Unidad 1. Introduccin a Excel Avanzado

Unidad 2. Designar entradas de celdas vlidas

Unidad 3. Formularios en el ambiente de Excel

Unidad 4. Manejo de herramientas de base de datos

Unidad 5. Macros: Automatizacin de tareas de uso frecuente

Unidad 6. Herramientas de seguridad de una libro de Excel

Este programa permite la manipulacin de libros y hojas de clculo. En Excel, un

Est organizado en diversos captulos, los cuales van avanzando en su grado de

Seguidamente en el segundo Captulo se hace referencia a las tcnicas

Por otra parte en el Captulo tres se describe la herramienta formularios a travs

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Denominacin Del Curso: Microsoft Excel 2010 Avanzado

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Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en

En la versin de Excel 2010 adicionalmente se podrn crear nuevas fichas y

Otro elemento importante es la nueva vista Vista Backstage, una nueva

Despus de hacer clic en la pestaa Archivo, podr ver la Vista Backstage de

Si ahora se copia la celda A2 en B3 , aunque se copie una columna hacia la

A B Si ahora se copia la celda A2 en B3 , como hay un

Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como

1.- Seleccionar la Ficha Frmulas ubicada en la Cinta de Opciones, all se

Aparecer el siguiente cuadro de opciones:

3.- Seleccionar la categora de las funciones lgicas y posteriormente la funcin Si,

La funcin Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO;

Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea

Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como

La funcin O devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es

Valor_lgico1;valor_lgico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea

Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como

Funciones lgicas anidadas

El modelo se presenta en la siguiente figura

3.- Aparece el cuadro Argumentos de funcin. Donde se procede

5.- automticamente el asistente crea una nueva estructura condicional para

Bsqueda Vertical (Buscarv())

La V de BUSCARV significa "Vertical".

Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.

A travs de la funcin ELEGIR se

1.- Seleccionar del asistente para

En respuesta a esta problemtica, se hace uso de la funcin Sumar.Si.Conjunto, la

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_para_promediar, rango_criterio1, criterio1,

FUNCIN SI.ERROR(valor, si_es_error)

5. En la siguiente pestaa denominada Mensaje de Entrada, se coloca all

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista

Ejemplos de celdas validadas

Error de validacin al intentar

La mayora de los controles tienen propiedades que pueden modificarse; sin

Por ejemplo, los cuadros desplegables, cuadros de lista, controles de nmero y

Botones para el manejo de formularios

Etiqueta Cuadro de lista

Campo de Texto Cuadro combinado

Botn Control de nmero

Casilla de verificacin Botn de opcin

A continuacin se describirn los controles ms utilizados

Posteriormente se debe hacer clic con

Propiedades de control de las barras de desplazamiento y control numrico

Rango de entrada: Para especificar el intervalo de la lista. Se selecciona de la

Vincular con la celda: La celda que mostrar un valor numrico (segn el

Lneas de unin verticales: Esta entrada determina cuntos elementos se

La lista desplegable o el cuadro combinado deberan mostrar la lista de elementos.