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INDICE

1. FORMULARIO
1.1 INTRODUCCION 3
1.2 DEFINICION 4
1.3 TIPOS DE FORMULARIOS 4
1.4 PARTES DEL FORMULARIO 5
1.5 REQUIRIMIENTO DEL ANALISTA 6
1.6 CLASIFICACIONES 6
1.7 REQUERIMIENTOS GENERALES 6
1.8 DISEO DEL FORMUARIO 7
1.9 VENTAJAS Y DESVENTAJAS 10
1.10 ANALISIS DE LOS FORMULARIOS 12
1.11 SISTEMA DE CONTROL 13
1.12 INDICE FUNCIONAL 13
1.13 DE LOS FORMULARIOS 14
1.14 MODELOS DE LOS FORMULARIOS 15
2. ADMINISTRACION DE LOS
FORMULARIOS 17
2.1 DISEO 17
2.2 CONTROL 21
3. CONCLUSIONES 22
4. BIBLIOGRAFIA 23

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EL FORMULARIO

INTRODUCCION
En nuestra vida diaria hemos rellenado decenas o cientos de formularios. Un
formulario, definiciones complejas aparte, es simplemente una pgina, hoja de
papel o documento con espacios vacios en los que el interesado en
cumplimentarlo debe consignar los datos que se le piden. Esos datos pueden
ser personales o sobre algn tema concreto. Los formularios se usan en casi
cualquier campo, desde documentos oficiales, encuestas, pruebas de
conocimiento, opiniones... etc. siendo uno de los principales instrumentos de la
burocracia actual.

Debido a la divisin del trabajo y la resultante especializacin de funciones, las


necesidades primordiales de recursos humanos para la organizacin, sea en
cantidad o en calidad, se establecen mediante una representacin de
descripcin y determinacin de cargos.

La descripcin del cargo seala los quehaceres, los deberes y las


responsabilidades del cargo, en tanto que las determinaciones del cargo se
ocupan de los requisitos que el ocupante necesita ejercer. Por tanto los cargos
se abastecen de acuerdo con estas delineaciones y esas especificaciones.

El ocupante del cargo debe tener caractersticas compatibles con las


especificaciones del cargo, en tanto que la actuacin que deber desempear
es el contenido del cargo explorado o registrado en la descripcin.

Es necesario que se describan y analicen los cargos para conocer su contenido


y sus especificaciones, con el fin de administrar los recursos humanos
empleados en ellos; El cargo se debe conocer en su totalidad y para esto es
importante la descripcin y el anlisis de cargos, es el mejor camino.

Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son


funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se
les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema
en el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun
en los procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin.
Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o
simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el
anlisis, diseo y control de formularios es indispensable en toda organizacin
para garantizar una adecuada sintetizacin del flujo de documentos en las
diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la
creacin, impresin y almacenamiento de los formularios, as como su
procesamiento y circulacin.

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DEFINICION
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
informacin variable, el cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional
a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de
trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el
desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime
informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar
informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes,
impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.. Los formularios
presentan una visin ordenada de mltiple informacin sobre algo, y son tiles
para llenar bases de datos

TIPOS DE FORMULARIO

Su uso esta orientado a la simplificacin del trabajo en las organizaciones,


aunque a veces se abusa de ellos, generando una gran cantidad de papelera y
archivos, problema que debe ser solucionado con una eficiente administracin
de los mismos.

Existen diferentes tipos de formularios, de acuerdo a las necesidades de los


usuarios:

Breves: se utilizan para registrar poca informacin (talones, tickets, etc.)

Eventuales: se utilizan para casos especiales (encuestas, investigaciones)

Pilotos: sirven para probar un futuro formulario. Es la corrida de prueba


del definitivo.

Permanentes: son los que ya han sido debidamente probados y se ha


decidido su implantacin.

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Formulario breve

TIPOS DE FORMULARIOS MANEJADOS EN LA EMPRESA


FORMULARIOS PRE-IMPRESOS
Se trata de los formularios que suelen ser enviados a una determinada
compaa grfica para ser confeccionados.
Tipos de formularios pre-impresos

Formularios de hojas sueltas:

son formularios que se realizan individualmente, los cuales son impresos tanto
en mquinas tipogrficas como rotativas. Estos se emplean cuando la
informacin que contendr es hecha a mano en una mquina de escribir.

Hojas continuas:

se trata de formularios que nicamente son impresos en mquinas rotativas.


Ejemplo: comprobantes de egreso, cheques, facturas, roles de pagos, etc.
Sobres:

estos formularios se suelen realizar en tamaos, formas y gramajes especiales,


donde se suele enrutar informacin para su correspondencia. Ejemplo: sobres
manila, tamao carta, de oficio, etc.
Tarjetas:

estos se suelen realizar con un gramaje especial, usualmente en cartulina. El


tipo de gramaje a utilizar depende directamente del uso a dar a la tarjeta.
Ejemplo: tarjetas de presentacin, Kardez, de control de entrada y salida, etc.

FORMULARIO ELECTRNICO

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Es un formulario que solo se utiliza a travs de ordenadores, los cuales poseen
campos que son fciles de llenar por el usuario. Estos pueden integrar campos
de textos con una longitud variable o prefijada.
Los formularios electrnicos se llenan desde la misma computadora, por lo
tanto cualquier error se podr corregir con gran facilidad. Pueden al mismo
tiempo ser compartidos con otros usuarios, solo si el ordenador est conectado
a una red.

TIPOS DE FORMULARIOS SEGN SU DISEO

Formularios de columna simple


Se trata de los formularios donde se ordena toda la informacin en campos
que presentan una sola columna.
Formulario tabular

Es el formulario que muestra una estructura en tabla: tiene campos en


columnas y se pueden realizar los registros en filas.

Formulario grfico

Es el que permite la implementacin de grficos.

Formularios automticos

Tipo de formulario que llega a crear una columna simple sin que haya dado la
orden el usuario.
Formulario principal

Tambin se le conoce como subformulario. Este permite el uso de diversas


columnas y tablas sin tener la necesidad de abrir un nuevo formulario.

TIPOS DE FORMULARIOS SEGN SU FORMATO

Formulario en formato vertical

En este tipo de formulario tanto la secuencia como el flujo de las operaciones


se mantiene en posicin vertical, o sea, de arriba hacia abajo. Esta integra
aquellas operaciones que son necesarias con relacin a su propsito.

Formularios horizontales

Tipo de formulario donde las operaciones en secuencia o el flujo de estas, se


organizan de izquierda a derecha, o sea, en forma horizontal.
Formularios en formato panormico
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Es el formulario donde todos los datos de informacin se organizan en una sola
carta, por lo tanto se puede valorar en una sola mirada. Estos formularios son
muy fciles de leer y de comprender. Juega con lneas verticales y horizontales.

PARTES DE FORMULARIO
Identificacin:

Es la parte donde se indica el nombre de la entidad, titulo del formulario, fecha,


cdigo.

Instrucciones:

Indica como se debe llenar el formulario, su distribucin (al final).

Cuerpo:

Incluye toda la informacin necesaria para que el formulario una vez


completado cumpla su objetivo. Los conceptos dentro del cuerpo deben estar
organizados segn lo establezca el procedimiento para el cual el formulario ha
sido diseado.

Conclusin:

Esta conformada por todos los datos que validen el contenido del formulario,
tales como firmas y sellos.

Objetivo:

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.

Objetivos especficos,

Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir


uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por
ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

Importancia:

Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los


empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto
administrativo se refleja en un formulario.

Uso de los formularios.


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Se utilizan para garantizar la uniformidad de informacin, dar precisin y para
eliminar la necesidad de copiar a mano.

Presentacin.

De acuerdo a la presentacin se pueden encontrar formularios como:


talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante qumico,
fsico o carbonizado, y cuaderno.

REQUERIMIENTOS DEL ANALISTA Y DIBUJANTE DE


FORMULARIOS
Para el anlisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones
de la organizacin, y los sistemas administrativos. Tener capacitacin en
tcnicas de diseo y, en el diseo y anlisis de formularios. Conocer las
tcnicas de impresin y los tipos de papel y tinta.

Para el dibujo se requiere capacitacin en tcnicas de dibujo, diseo e


impresin, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el
diseo de formularios.

CLASIFICACION
Se pueden clasificar segn su uso como breves, eventuales, pilotos y
definitivos; segn su aspecto funcional pueden presentarse como convenios,
reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, clculos estimados,
acuses de renta, entre otros;

Segn su diseo pueden ser lneas, recuadros y columnas.

De acuerdo a su forma de utilizacin pueden ser de posicin o estadsticos, los


que se conocen como ficheros; Y de relacin o dinmicos los cuales se utilizan
para dar informacin circular por varios servicios.

Segn su mbito de aplicacin pueden ser bsicos de una dependencia, o


temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las
encuestas.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA


ELABORACION DE UN FORMULARIO

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Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario
exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisin y
determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan
en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra
adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la
formacin que contendr el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribucin de


estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a
maquina, evitando reas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas
sombreadas.

Una vez realizada esta revisin se procede a poner a prueba el formulario, por
tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Requisitos Bsicos:

Antes de llevar a cabo la elaboracin del formulario se debe crear una actitud
mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho
formulario, y sobre todo debe presentar el mtodo ms sencillo y cmodo para
el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la informacin una
vez que ha sido registrada en la respectiva forma.

Es muy importante tomar en cuenta la economa en papel e impresin de la


forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso.

Para la composicin se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las


lneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la
descripcin de los datos.

DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo,


siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.

Fases para el diseo.

Fase prediseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y


determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir
con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para
comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo.

Se determin la necesidad de la existencia del impreso?

Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?

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Son necesarias todas las copias previstas?

Es lgica la secuencia de los datos?

La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al


mnimo?

Esta autorizado el diseo del formulario?

Cul es el departamento origen?

Cul es la finalidad del formulario?

Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?

Es necesario un subtitulo?

Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del


formulario?

Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

Con qu frecuencia se va a usar el formulario?

Debe tener el formulario un nmero de serie?

Este formulario elimina la necesidad de algn otro?

Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a los


ya existentes?

Fase del diseo:

En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos en la hoja, se


comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema
debe contar en las casillas 2,5 mm por carcter, para las entradas que se van a
hacer con mquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirn a
mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

Determinar el tamao, la anchura del impreso vendr determinada por la lnea


de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El
mayor nmero de lneas en sentido vertical, determinar la altura del
formulario. Aadir los tamaos de los mrgenes necesarios para tener el
tamao total.

Ajuste, decidir el tamao del papel que se va a utilizar empleando medidas


estndar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.

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Trazado, dibujar todas las lneas que crucen completamente el impreso de
arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto
verticales como horizontales.

Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las


instrucciones a un tamao aproximado al real.

Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las


instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales
para el impresor.

Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder


afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima
fase:

Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?

Se encuentra en una posicin adecuada?

Los datos fijos se comprenden fcilmente?

El lenguaje es claro?

Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se


refieren?

Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?

Las lneas son las adecuadas?

Se han aplicado las lneas adecuadamente?

Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?

Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo?

Se identifican todas las copias del formulario?

Esta el formulario identificado mediante un cdigo numrico?

Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento


del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes
preguntas:

Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria?

Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico?

Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?


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Son correctos los espaciados horizontales y verticales?

Se han especificado correctamente los mrgenes?

Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del


formulario?

Viene el formulario identificado con un nmero impreso?

Estn identificadas las copias del impreso para hacer posible su


autoseguimiento?

Se usan casillas "A" y "Desde"?

Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el


nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a
la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer
en un impreso externo.

Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo,
peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial,
perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras; de
ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, numero de ejemplares,
fecha de entrega e impresin continua.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS FORMULARIOS

VENTAJAS DESVENTAJAS
Puedo realizar evaluaciones Hay que tener amplios
diagnosticas, formativas y conocimientos en multimedia y
sumativas a grupos pequeos. nuevas tecnologas, adems de la
disponibilidad de los recursos
necesarios
para su aplicacin, entre otros,
equipo de cmputo, internet, can
para
proyectar.
Es posible realizar encuestas de Otra desventaja que para
opinin. evaluaciones
individuales desconozco si es
posible su utilizacin
Para realizar trabajos de Requiere de presupuestos elevados
investigacin con el uso de la y no todas las instituciones lo
escala de likert cuando se utiliza pueden obtener en sus
el programa estadstico spss, de presupuestos limitados,
este modo se pueden obtener los especialmente el sector educativo
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resultados de la investigacin pblico.
directamente graficados en
automtico.
Es una herramienta muy poderosa
para el docente-investigador en
todos los niveles del ciclo
educativo.

Partes de un instructivo

Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual agiliza


la implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro
y preciso.

El instructivo esta divido en:

- Titulo del formulario

- Objetivos (razn de la situacin)

- Generalidades

- Modo de llenado (maquina o a mano)

- Medio de obtencin

- Tiempo estimado

Caractersticas de impresin:

- Numero de copias

- Papel (color, marca y base del original y copias)

- Tinta, color de tinta.

- Mrgenes (lado y ancho para archivar)

- Indicar si lleva perforaciones.

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- Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)

- Juego (desglosables o sueltos)

- Encolados

- Indicar lado

- Lomo abierto o cubierto

- Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro

- Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco

ANALISIS DE LOS FORMULARIOS

Consideraciones generales sobre el anlisis de formularios:

Es una operacin que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de


formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de
implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminacin
de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

Requisitos bsicos para un buen anlisis.

Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupacin lgica de los
datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia.
Distribucin de espacio, ttulos claros que definan su funcin dentro de la
forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamao de las letras
bien proporcionada y mejor seleccionado.

Los datos ms solicitados, como lo son los totales, bolvares, pesos, entre otros,
deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicacin de las
lneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definicin
de mrgenes bien espaciados. Estandarizacin del tamao del papel. Seleccin
del papel de acuerdo a la funcin que va a desempear la forma y su duracin.
Correcto numero de copias indicando en cada uno, su destino.

Combinacin y rediseo de formularios

Aquellos formularios que tienen un objetivo similar, pueden fusionarse y


pueden servir al propsito alcanzado por cada uno separadamente.

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Al hacer el rediseo propuesto, hay que determinar si es el ms adecuado para
obtener o recoger la informacin con claridad y precisin con que lo venia
haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el papel adecuado, orden
lgico, espacios apropiados, trminos y palabras de significado comn, para
que el formulario contine suministrando a los usuarios los datos e informacin
que vena obtenindose con los formularios en uso, como influye el nuevo
formulario en los procedimientos en los cuales estaban inmersos los
formularios fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar
grficamente como circulara el nuevo formulario.

SISTEMAS DE CONTROL DE FUNCIONARIOS


Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones
de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la
necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms
eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar


formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la
eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de
formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para
suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinacin con el
departamento de compras para evitar la adquisicin de formularios no
autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresin final a
fin de lograr del impresor lo que se quiere.

Nivel de organizacin.

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto


dentro de la organizacin como para dar una visin amplia, necesaria para la
revisin, coordinacin y mejora de la instalacin de los formularios. Se debe
tomar en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es
quien decide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules
son los datos necesarios.

Control de formularios.
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En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un
programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los
factores que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los
sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben
ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema
secundario.

EL INDICE FUNCIONAL
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios
agrupados de acuerdo con el propsito a que sirven. El ndice funcional es para
uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los
formularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados para
determinar cul puede ser eliminado y cul puede ser ms ampliamente usado.
Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propsitos de
acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.

Pasos para la elaboracin

Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los


formularios por los que se hayan escogido, as como las subdivisiones de esos
temas, y codificar por temas, agrupar por funcin, codificar por funcin,
preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con
la informacin del nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice
funcional que le corresponde.

CLASIFICACION DE FORMULARIOS
Determinar para cada caso cul clasificacin es ms conveniente a los fines de
control que se persiguen y a la empresa en que se aplica.

Nmero correlativo:

Asignar un nmero de cdigo a todos los formularios. ste es poco flexible y se


desactualiza constantemente por lo que es ideal para empresas pequeas.

Por rea emisora:

Asignar a cada departamento un millar de nmeros, de cdigos o una


centena de acuerdo a la magnitud.

Compras: 0000 al 0999

Contabilidad 1000 al 1999

Ventas 2000 al 2999


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Asignar los dgitos caractersticos a cada rea y un nmero correlativo.

Compras 01 XXXX

Contabilidad 02 XXXX

Ventas 03 XXXX

Por el procedimiento en que interviene:

Es el que presenta mayores ventajas por la fcil ubicacin del formulario por
parte del usuario.

PROCEDIMIENTO CARACTERISTICA
Liquidacin de haberes 11
Control de gestin 20
Movimientos de fondos 30

MODELOS DE FORMULARIO

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ADMINISTRACION DE LOS FORMULARIOS
Es uno de los que tiene gran importancia dentro de la metodologa de la
organizacin. Los actuales formularios en otrora se consideraban un mal
necesario y eran universalmente condenados como excesivos y melindrosos,
en la actualidad pueden convertirse en magnficos instrumentos para
simplificar, acelerar y controlar el trabajo de las oficinas y talleres, reduciendo
con ellos el costo de produccin o funcionamiento.
Los formularios para que sirvan como instrumentos de trabajo y cumplan con el
propsito estipulado, deben ser diseados apropiadamente.
A. DISEO
Los elementos sobre el cual debe basarse el diseo son:
1. Cual es el propsito del formulario
2. Que informacin es necesaria para disear el formulario
3. Que principios de buen diseo deben ser tenidos en cuenta al
disearlos
4. Que factores deben ser considerados en la determinacin de las
especificaciones del formulario

1. PROPOSITO DEL FORMULARIO


Antes de empezar a disear un formulario tenemos que considerar lo
siguiente:
- Son los propsitos del formulario justificable
- Es necesario un formulario para llevar a cabo esos propsitos

En general todos los formularios debern ser diseados para llevar a


cabo los propsitos generales que estn resumidos como sigue:
- Los formularios prevn medios para llevar a cabo decisiones y
polticas

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- Los formularios proveen una base para la accin ejecutiva y para la
determinacin de polticas

Si los propsitos de un formulario no pueden justificarse, se hace


necesario justificar uno nuevo para llevar a cabo esos propsitos; es
posible eliminar formularios nuevos mediante el empleo de algn
formulario ya en uso, sea de la forma en que este o con pequeas
variantes para el caso.
2. INFORMACION NECESARIA PARA DISEAR UN FORMULARIO
Es muy importante reunir cierta informacin acerca del formulario para
su diseo. La dificultad estriba en que la informacin contenida en un
formulario es inadecuada para cumplir con su cometido apropiadamente,
o como sucede a menudo, en la ansiedad de dar una informacin
completa los formularios estn recargados de datos no necesarios.
Un formulario con demasiada informacin causa gastos de papel y
tambin de trabajo adicional que significa llenarlo.
Para simplificar la recoleccin de datos, se han clasificado tres grupos:
El registro de la informacin en el formulario
El empleo de la informacin que ha sido registrada
Manejo de formulario

REGISTRO DE INFORMACION

Todos los propsitos que el formulario ha de llenar


Por quien ha de ser anotada la informacin en el formulario
Cul es la fuente de informacin que ha de ser anotada en el
formulario
Cuando se efecta la anotacin de la informacin y con qu
frecuencia
En qu forma ha de ser registrada la informacin

EL EMPLEO DE LA INFORMACION QUE HA SIDO REGISTRADA

Quien y quienes harn uso de los datos que hay en cada porcin
de a informacin
En qu forma se har uso de la informacin
Cuando y con que frecuencia y porque espacio de tiempo ha de
hacerse uso de la informacin

MANEJO DE FORMULARIO
Bajo el rubro de manejo de formulario hgase un registro de:
La disposicin general del lugar de trabajo
El medio de clasificacin, la informacin por la cual se clasifica el
formulario

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El mtodo de archivo para la informacin e acuerdo a la cual se
archiva el formulario y el equipo de archivo empleado.

3. PRINCIPIOS DEL BUEN DISEO


Una vez que se ha reunido toda la informacin necesaria respecto al
formulario y que fue debidamente tabulada a fin de hacer fcil una
rpida referencia, se est en situacin de disear el formulario.
La primera decisin que rigen todo diseo de formularios son que la
consignacin y empleo de la informacin contenida y el manejo de esta
sean ejecutados con la mayor economa y con el menor nmero de
errores posibles.

La segunda decisin es el numero de partes o copias que se necesitan;


en este sentido debe prestarse atencin a:
- Ventajas o desventajas de muchas copias en comparacin con una
sola
- Posibilidad de copias legibles
- La presentacin del formulario
- La posibilidad de perdida o extravio
- Las condiciones de resistencia al uso o deterioro
Si un formulario tiene varias copias es necesario consignar la informacin
que debe llevar cada copia y despus identificar cada una de ellas, ya
sea por el nombre, color de papel o tinta de impresin; la exactitud,
rapidez y utilidad dependen de si el formulario esta dispuesto en forma
conveniente o no. Las siguientes reglas sern una ayuda como gua para
el apropiado diseo:
- Los simbolos del archivo o de clasificacin deben aparecer en el
formulario de forma destacada.
- Provase casillas en las cuales pueda anotarse la informacin
- Disponga la informacin en el formulario en la misma forma que esta
dispuesta en los formularios en los cuales ha de transcribir la
informacin o de los cuales se ha de tomar
- Al disear el esparcimiento de los formularios que han de ser llenados
a mano debe tomarse en cuenta el tiempo de empleado que ha de
hacer uso del formulario
- Los formularios han de ser llenados a maquina, no es necesario que
sean rayados
- En caso que los formularios sean llenados a maquina duplicatoria u
otro tipo de maquina, debe prestarse una consideracin especial a los
requerimientos de la maquina individual
- Generalmente resultaran economas si, siempre que sea posible la
informacin, se limite una sola planta del formulario

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- Generalmente siempre es conveniente imprimir instrucciones para el
uso en el mismo formulario
- Si el formulario esta encarpetado debe darse consideracin al tipo de
carpeta que se va a usar o el libro en el que se va a empastar.

4. LA ESPECIFICACION DE LOS FORMULARIOS


Una vez que el formulario ha sido dispuesto y distribuido
apropiadamente, es necesario determinar las especificaciones fsicas,
estas son:

PAPEL
DETERMINAR LA CLASE DE PAPEL
o Si se anota en lpiz, el bond es suficiente
o El bond ser suficiente si solo se usa un lado
o Si se emplean los dos lados, es necesario un ledger
o Si va ser archivado en posicin vertical, un papel bristol
DETERMINAR EL GRADO DEL PAPEL
o La vida del formulario que puede ser temporal,
semipermanente o permanente
o El carcter del manipuleo que puede ser: suave, normal rudo,
abusivo
DETERMINAR EL PESO DEL PAPEL
o Tratamiento que va a recibir el papel, cuanto mas pesado sea,
mas fuerte ser
o Numero de copias con papel carbn que ser necesario
obtener
o Rigidez necesaria para adaptarla al archivo
o Ha de enviarse por correo el formulario
o Se ha de emplear los dos lados
PARA DETERMINAR EL COLOR DEL PAPEL
Es preferible evitar los colores tanto como sea posible, mejor
ser el numero y aun las tintas de diferentes colores; no
obstante podrn emplearse colores:
o Para distinguir una copia ente muchas
o Cuando en una oficina hay dos formularios similares
o Para representar un distintivo especial
DETERMINAR EL TAMAO DEL FORMULARIO

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o Deben calcularse un diecisis avo de pulgada de mas en todos
los contornos para el recorte
o No debe emplearse la forma cuadrada si es necesario
ordenarlos o clasificarlos
o Deben ser tan pequeos como sea posible no obstante cumplir
su funcin en forma efectiva

LA TINTA
Existe una cantidad limitada de color en las tintas para emplearse en los
formularios. La tinta negra es la que representa menor gasto y a la vez
de fcil manejo. Las tintas de color son deseables como medio de
diferenciar arios formularios, bueno ser recomendar el empleo de dos
colores significa nos pasadas por la prensa lo que representa mayor
gasto. No se debe emplear el color rojo porque es menos distinguible y
mas propenso, el hombre es mas propenso a cometer errores con a tinta
roja que con la negra.

B. CONTROL DE LOS FORMULARIOS


Su funcin es:
- Mejorar procedimientos y mtodos de trabajo por medio de a mayor
tcnica en el diseo, mayor facilidad en la anotacin y uso de los
datos, adhesin estricta a normas de reconocida utilidad; tambin el
control tiene como objetivo la aprobacin de formularios tiles y el
rechazo de las duplicaciones o de los formularios que no llenan una
necesidad demostrada; los objetivos de un programa de control de
formularios pueden verse mejor en una empresa de gran volumen
donde la produccin o servicios suministran mas oportunidades para
mejor y hacer economas en este sentida. Los objetivos son:
Eliminacin de los formularios innecesarios
Perfeccionamiento en el diseo de formularios
Economa en la produccin, distribucin y uso
Anlisis de los formularios con relacin a los procedimientos de
trabajo y coordinacin de este elemento con el adiestramiento
del personal
Para establecer un sistema adecuado de control de formularios, es
necesario designar una unidad central o disponer de una persona de alta
categora que ejerza esta funcin. Los nuevos formularios o los que
requieran de cambios debern llevar el VB del jefe de control de
formularios.

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a 23
Sin control de formularios puede no darse fin a la confeccin y
multiplicidad de estos y seguir con la adhesin a sistemas anticuados.

CONCLUSIONES
Debemos considerar la importancia que representan los formularios, y los
cargos dentro de una organizacin, ya que la mayor parte de las funciones de
la sta giran alrededor de estos elementos. El desarrollo de cada uno de esos
procesos no solo estn interrelacionados entre s, sino que tambin se
relacionan con los objetivos de la empresa, de hecho, su elaboracin y
desarrollo se realizan en base a los objetivos de la organizacin a la cual
representan.

La descripcin de cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o


funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems cargos de la
empresa; es la enumeracin detallada de las funciones o tareas del cargo, la
periodicidad de la ejecucin, los mtodos aplicados para la ejecucin de las
funciones o tareas y los objetivos del cargo.

Aquel que ocupa el cargo debe tener caractersticas compatibles con las
especificaciones del mismo, desempeando el contenido del cargo explorado o
registrado en la descripcin.

El anlisis y la descripcin de cargos constituyen la base de cualquier programa


de recursos humanos, determinan las escalas salariales, segn la posicin de
los cargos en la empresa y el nivel de los salarios en el mercado de trabajo,
como base para la administracin de salarios.

Los formularios representan un papel importante dentro de la empresa ya que


estn representados en papeles o documentos que contienen informacin,
texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Su
objetivo principal es facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de
datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar
informacin y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

Para el anlisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones


de la organizacin, y los sistemas administrativos. Tener capacitacin en
tcnicas de diseo y, en el diseo y anlisis de formularios.

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a 24
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.

BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos90/formulario/formulario.shtml

http://www.mastermagazine.info/termino/5048.php

https://flemonroberto.wordpress.com/2011/11/05/ventajas-y-desventajas-del-
formulario/

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