Responsabilidades Legales de la Junta de

Directores
Las responsabilidades legales y formales de la junta de directores son:
Asegurar que la organizacin cumpla las leyes y regulaciones relacionadas con
las corporaciones no lucrativas.
Asegurar que la organizacin utilice sus recursos para el cumplimiento de su
misin tal como lo indica en sus objetivos para la exencin de impuestos.
Determinar la misin de la organizacin, las estrategias y las prioridades de
sus programas.
Por lo general, una junta de directores se encarga de supervisar y mantener
la condicin de exencin de impuestos de la organizacin 501(c) (3) Hay seis
documentos principales que la junta de directores debe revisar para su cumplimento
en ese esfuerzo:
Artculos de incorporacin u organizacin
Reglamentos
Carta de determinacin (carta del Servicio de Rentas Internas, IRS por sus siglas
en ingls, que establece la estatus no lucrativa)
Auditoras
Forma 990 del IRS
Expedientes corporativos

A. Artculos de Incorporacin u Organizacin

Los artculos de incorporacin deben elaborarse y presentarse a la agencia de su
estado (generalmente al Departamento de Asuntos Administrativos) encargada de
la incorporacin de grupos como organizaciones legales. Este documento debe
definir el propsito de su organizacin e incluir el marco bsico para su administracin.
Es un documento legal que debe prepararse con la ayuda de un abogado
para asegurar el cumplimiento de todas las leyes estatales aplicables. Las guas estn
disponibles en el sitio de Internet http://www.nonprofitlaw.com/aoi.doc.
Aunque los requisitos varan en cada estado, generalmente slo se requiere la
siguiente informacin como mnimo:
Nombre de la organizacin
Propsito especfico. (Sea breve y amplio para permitir una evaluacin futura,
pero indique claramente su enfoque como organizacin exenta de impuestos)
Tiempo de existencia (a menudo a perpetuidad)
Ubicacin de la oficina.
Nmero, nombre y direcciones de los miembros de la junta de directores inicial.
Indicar si esta es una organizacin con membresa.
Provisiones para la distribucin de bienes en caso de que la corporacin
se disuelva.
La junta de directores inicial de una organizacin debe preparar y presentar los
artculos de incorporacin y las juntas de directores futuras deben revisarlos cada
ciertos aos para asegurar que sigan reflejando las metas y operaciones de la
organizacin. Se recomienda incluir solamente la informacin mnima requerida.
Los artculos de incorporacin deben enmendarse solamente cuando se hacen
cambios importantes a uno de los siguientes aspectos de la organizacin:
Nombre
Misin
Provisin para la disposicin de bienes si la organizacin se disuelve
Procedimiento para la eleccin de miembros directivos (estructura formal
de membresa vs. junta de directores perpetua)
B. Reglamentos
Los reglamentos explican las polticas de operacin y los procedimientos de una
organizacin
y su junta de directores en mayor detalle que los artculos de incorporacin. Los
reglamentos indican el tiempo de servicio, el nmero y las obligaciones de los funcionarios,
la manera de llenar vacantes, la poltica de la junta de directotes y las guas de
procedimiento.
(Los modelos de reglamentos estn disponibles en BoardSource (antes
Centro Nacional de Juntas Directivas No Lucrativas) www.boardsource.org, o en
www.nonprofitlaw.com/bylaws.org. As como los artculos de incorporacin se revisan
peridicamente, se debe hacer lo mismo con los reglamentos.

C. Carta del IRS que Establece el Status sin Fines de Lucro

Cuando el IRS aprueba a una organizacin como exenta de impuestos, enva una carta de
determinacin en la que confirma el status no lucrativo como una prueba de su exencin
de impuestos, e indica bajo qu seccin del cdigo del IRS est calificada. Esta carta es el
documento legal ms importante que posee su organizacin.
Para la peticin de la exencin de impuestos, las organizaciones deben presentar un
paquete de solicitud que incluya los artculos de incorporacin, los reglamentos y el nombre
de los funcionarios.
Las organizaciones sin fines de lucro estn sujetas a regulaciones federales en actividades
tales como cabildeo, tal como lo indica la carta de determinacin. La junta debe
cumplir los reglamentos de las organizaciones exentas de impuestos, y consultar con un
abogado si es necesario.

D. Auditoras
Al cumplir sus funciones de supervisin, la junta de directores debe revisar regularmente
las polticas y los mtodos de la organizacin sobre cmo realiza los negocios y administra
sus asuntos financieros. Esta tarea puede delegarse en el comit de auditora o finanzas.
El comit debe asegurarse que exista un mecanismo adecuado de control interno para
garantizar que:
Utiliza mtodos generalmente aceptados de contabilidad.
Cumple con las leyes y regulaciones correspondientes.
Proporciona informacin financiera confiable.
Opera de una manera eficaz y eficiente.
Ms especficamente, una auditora interna asegura que las polticas apropiadas se
apliquen para separar responsabilidades financieras, proteger los recibos de efectivo,
requerir una segunda firma en cheques de sumas grandes, mantenerse al tanto del
inventario,
asegurar un proceso eficiente de licitacin, presentar puntualmente los reportes y
mantener un buen archivo de registros. Los controles internos apropiados crean una base
firme para llevar a cabo una auditora financiera externa efectiva. Ya que la mayora de los
donantes requieren auditoras de los fondos, es prudente que las organizaciones coloquen
los costos de las auditoras en todos los presupuestos presentados a los posibles donantes.
Algunas veces el IRS hace auditoras de las organizaciones no lucrativas para verificar
el motivo y el monto de las donaciones y los gastos. La junta de directordes tiene la
responsabilidad de asegurar la existencia de un sistema de archivos y control fiscal. Los
archivos deben comprenderse fcilmente y estar en un orden fcilmente accesible para la
revisin del IRS a fin de evitar mayores tensiones causadas por esas auditoras.

E. Forma 990 del IRS

Aunque una organizacin no lucrativa no presenta una declaracin estndar de impuestos
sobre los ingresos, es necesario que complete la Forma 990, que documenta los ingresos
y los gastos anuales. En caso de no presentar su declaracin, la organizacin esta sujeta
a penas o multas que pueden resultar en sanciones civiles o criminales. Este documento
pblico proporciona informacin que le permite al IRS determinar si la organizacin
contina o no cumpliendo los requisitos para su exencin de impuestos, y se requiere
por ley que est disponible al pblico. El acceso fcil y abierto a este documento puede
ayudar a las organizaciones no lucrativas a obtener y mantener la confianza pblica.
La Forma 990 explica la misin y el programa de actividades de la organizacin. La
informacin financiera de la organizacin detalla las ganancias, los gastos y los bienes
netos. Tambin es necesario enumerar el nombre de los miembros directivos y su
compensacin as como tambin del personal clave y su compensacin (si es ms de
$50,000 anuales).
Mientras el personal y el contador de la organizacin preparan el formulario, la junta
de directores debe entender y verificar su contenido. Esta revisin es usualmente una
responsabilidad del comit de finanzas de la junta de directores, que explica el documento
al pleno de la junta directiva.
A las organizaciones no lucrativas tambin se les pide que retengan y documenten
los impuestos sobre los ingresos y al Seguro Social de los salarios de los empleados y que
presenten la Forma 1099-Misc para cualquier empleado no asalariado que haya ganado
una suma mayor al lmite determinado por el IRS ($600 en 2002). La junta de directores es
responsable de asegurar la aplicacin de un sistema que maneje estos asuntos

F. Archivos de la Organizacin
Las organizaciones no lucrativas deben mantener archivos de todas las decisiones y
actividades
(tales como polticas, procedimientos que documenten su cumplimiento con los
cdigos tributarios y de la organizacin) Esos archivos deben incluir declaraciones de
polticas y procedimientos, actas de las reuniones de la junta de directores y reportes del
comit. El mantenimiento adecuado y ordenado de los archivos facilitar asimismo las
operaciones de la organizacin.
La junta de directores es responsable de establecer o aprobar un sistema para asegurar
la creacin y mantenimiento de los archivos corporativos. Algunas de las tareas relacionadas
a esta importante funcin son responsabilidad del personal, pero la junta de directores
debe asegurarse de que las polticas y los procedimientos continen marchando bien con
respecto al mantenimiento, archivado, etc. Otras tareas pueden compartirse entre la junta
directiva y el personal, como la creacin de las actas y los reportes del comit.
En resumen, para cumplir sus responsabilidades la junta directiva debe establecer
polticas, asegurar el cumplimiento de leyes y regulaciones locales, estatales y federales, y
responder a los donantes.

DESARROLLO DE JUNTA DE DIRECTORES

ESTATUS 501 (C) (3)
Es el estado no lucrativo ms deseable concedido por el IRS. Este estado permite que los
donantes eximan el valor de sus donaciones del impuesto federal sobre los ingresos. Se
refiere al nmero de la seccin en el Cdigo de Rentas Internas.
EXPEDIENTES CORPORATIVOS
Las organizaciones no lucrativas deben mantener expedientes o archivos de sus decisiones
y actividades para documentar su conformidad con los cdigos tributarios y de la
organizacin.
Tales expedientes deben incluir: poltica y declaraciones procesales, actas de reuniones de la
junta directiva y reportes del comit. El mantenimiento de expedientes o archivos
adecuados y ordenados tambin facilitar las operaciones de la organizacin.
ARTCULOS DE INCORPORACIN O DE ORGANIZACIN
Este documento define el propsito de la organizacin y contiene un marco bsico para el
gobierno. Es un documento jurdico que se debe bosquejar con la ayuda de un abogado para
asegurar la conformidad
con todas las leyes aplicables del estado.
CARTA DE DETERMINACIN
Tambin conocida como la carta del IRS que establece el estado de no lucrativo; El IRS
enva esta carta para documentar que ha concedido a la organizacin el estado de exento
de impuestos. Es el
documento jurdico ms importante que posee una organizacin exenta de impuestos.