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GESTO DE CUSTOS

EFICIENTE PARA
EMPREENDEDORES
Controle suas finanas
e aumente sua margem de lucro
//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

SUmrio

1| Objetivos e conceitos 4| Transformando custos


bsicos de Gesto de Custos pg04 fixos em custos variveis pg12
Os 3 objetivos da Gesto de Custos Receita versus Custo
Custo Fixo versus Custo Varivel Receita versus Custo: cenrio de reduo da receita
Receita versus Custo: cenrio de aumento da receita
2| Passo a passo para uma Gesto
de Custos eficiente pg05 5| Custos como estratgia de precificao pg14
Defina um Controle de Gastos adequado Fatores predominantes para precificao
Registre todos os pagamentos Como precificar um produto/servio do ponto
Crie um oramento especfico para despesas de vista da Gesto de Custos
Tenha disciplina e seja organizado Calculei o preo de venda, e agora?

3| Oportunidades de ao em 6| Gesto de Custos nas empresas pg16


perodos de cortes de custos pg06
Administrativo/Financeiro 7| Gaste menos e lucre mais pg18
Recursos Humanos
Infraestrutura 8| Referncias pg19
Fornecedores
Otimizao de processos 9| Sobre o ContaAzul pg20

10| Sobre a Endeavor pg21

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

introduO

H certas prticas saudveis que todo empre- produtos e servios, sua empresa oferecer um
endedor de sucesso precisa adotar no seu dia preo final adequado sua realidade e a dos
a dia, a fim de garantir os melhores resultados consumidores.
para o negcio. Algumas delas so definitivas,
como a gesto estratgica dos custos. Mais do Neste guia, voc tem acesso a algumas fer-
que assegurar a sobrevivncia da empresa, ramentas para assumir o controle dos custos
uma Gesto de Custos eficiente permite o seu da sua empresa. Se restarem dvidas, envie
crescimento em ambientes competitivos. Por- -as para ns. Teremos o prazer em ajud-lo a
tanto, de extrema importncia que voc co- melhorar seus processos.
nhea, administre e controle com propriedade
os seus custos e despesas. Boa leitura!
Equipes ContaAzul e Endeavor
Outra virtude de um bom empreendedor est
em buscar maneiras constantes de aumentar a
competitividade dos seus produtos e servios
no mercado. Para o seu consumidor, o fator pre-
o um dos argumentos de venda mais decisi- Este ebook vem acompanhado de uma
vos no momento da compra. Por isso, com uma planilha exclusiva de gesto de custos.
Gesto de Custos alinhada, alm de conhecer Clique aqui para fazer o download.
o investimento exato na produo e oferta de

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

1 | Objetivos e conceitos
bsicos de Gesto de Custos

Antes de comearmos a conhecer as Custo Fixo versus Custo Varivel


metodologias para reduzir seus custos Custo Fixo: a soma de todas as despesas
e aumentar seus lucros, precisamos mensais de uma empresa que esteja
esclarecer alguns objetivos e conceitos funcionando, mesmo que no venda ou
ligados ao assunto. preste servio algum.

Os 3 objetivos da Despesas de aluguel, material de escritrio, con-


Gesto de Custos tador, taxa de IPTU, gua, telefone, entre outras.
1. Fornecer informaes sobre a
rentabilidade e o desempenho de diversas Custo Varivel: o custo do material e dos
atividades da empresa; insumos, ou seja, tudo que consumido
para voc produzir ou prestar um servio.
2. Auxiliar no planejamento, controle
e desenvolvimento das operaes; Impostos sobre produtos/servios e comisses
de vendedores tambm podem variar.
3. Fornecer informaes para a tomada
de decises.
Leia mais
A importncia de cortar custos certos

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

2 | Passo a passo para uma


Gesto de Custos eficiente

Defina um Controle Registre todos os lanamentos


de Gastos adequado essencial fazer o registro de todos os gastos.
Para comear, voc precisa determinar um Assim, ser possvel identificar oportunidades
Controle de Gastos apropriado sua empresa de reduo de custos por meio de uma anlise
para o lanamento de todos os custos e detalhada de toda a gesto.
despesas. O Controle de Gastos um conjunto
de categorias que permite classificar cada Crie um oramento
despesa. Voc pode cri-lo utilizando um especfico para despesas
conjunto de categorias e subcategorias que Estabelecer um calendrio ou tabela de metas
permite classificar cada uma das despesas. mensais pode ajud-lo a controlar gastos fixos
Assim, ser possvel visualiz-las de forma e variveis.
geral ou detalhada.
Tenha disciplina e seja organizado
Uma dica importante: procure criar um Um controle de custos eficiente depende de disci-
Controle de Gastos no muito resumido, mas plina e organizao para que voc tenha informa-
tambm no muito detalhado. Exemplo: criar es seguras. Procure sempre analisar os proce-
uma categoria Despesas Administrativas dimentos financeiros, detalh-los em ferramentas
muito genrico. Por isso, crie subcategorias adequadas e acompanhar periodicamente as suas
como Despesas com pessoal, Viagens, variaes. Com tudo em mos, voc poder tomar
Utilidades e Servios, etc. decises assertivas para a reduo de custos.

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3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos

A Gesto de Custos realmente eficiente promove Administrativo/Financeiro


o equilbrio financeiro no apenas em situaes Planejamento tributrio
de necessidade de cortes. Portanto, a exceo Em determinadas situaes, por meio de
no deve virar regra: importante que voc in- um enquadramento tributrio adequado s
vestigue continuamente oportunidades de redu- caractersticas da sua empresa, possvel
o e eliminao de desperdcios. reduzir os valores pagos em impostos.
Os regimes tributrios de lucro Real, Simples e
Ainda assim, se voc est passando por um mo- Presumido tm alquotas diferentes e crditos/
mento de dificuldade financeira e percebe que dedues prprios. Conte com o seu Contador
a reduo de gastos fundamental, comece a para simular qual o modelo mais apropriado
basear-se no seu controle de pagamentos. Ao para o seu negcio.
avaliar os relatrios e identificar despesas one-
rosas, voc poder encontrar diversas alternati-
vas de cortes.
Leia mais
A seguir, voc confere algumas sugestes .Planejamento Tributrio na Prtica
para reduo de custos em diversos setores
de sua empresa. .Organizar os impostos o primeiro
passo para o dinheiro no sair voando

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos
Renegociao de dvidas Tarifas bancrias negociveis
Se sua empresa tem dvidas, a melhor maneira Se voc usa diversos bancos, use esse
de honr-las renegociar junto aos credores relacionamento a seu favor e otimize o
para obter as melhores taxas possveis. uma processo de negociao de servios. Se voc
tima oportunidade de economia. usa apenas um banco, negocie mesmo assim.
seu direito!
Anlise do Fluxo de Caixa
O acompanhamento peridico do Fluxo de Centralizao das compras
Caixa primordial para a gesto financeira. Ao Uma equipe focada em compras gera
prever antecipadamente uma possvel falta de resultados muito melhores do que compras
caixa, voc garante mais tempo para descobrir feitas individualmente. Para melhorar o
alternativas de cobri-lo, incidindo menores processo, acostume-se a solicitar ao menos 3
juros sobre emprstimos. oramentos para cada necessidade de compra.
Com as cotaes em mos, ainda vale fazer
mais uma rodada de negociao para chegar
melhor relao custo/benefcio.
Leia mais
6 Dicas para um Fluxo de Caixa Eficaz Mas ateno: s vezes o menor custo
inimigo da melhor qualidade!
Baixe
Planilha de Fluxo de Caixa

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos

Recursos Humanos
Renovaes automticas Demisses nem sempre so a soluo
Garanta que seus contratos no sejam Os custos de resciso impactaro no caixa a
renovados automaticamente por simples curto prazo. Por isso, faa uma simulao cuja
descuido. A renovao automtica diminui a avaliao considere, alm da resciso e da
possibilidade de rescindi-los sem multas. economia posterior, os investimentos com a
contratao e o treinamento do funcionrio,
Poltica de viagens bem como o tempo necessrio para recuperar o
Defina regras relacionadas s despesas de conhecimento perdido.
passagens, hospedagens, alimentao e traslado.
Essa poltica deve prever e orientar sobre a Banco de horas como compensao
importncia da compra de passagens antecipadas, O banco de horas uma alternativa para
estipular limites de valores para refeies/gastos minimizar o pagamento de horas extras,
adicionais e definir parmetros para traslado compensando as horas excedentes em perodos
entre aeroporto, hotel e compromisso, entrega de de baixa demanda, emenda de feriados ou
recibos e cupons fiscais. Uma boa dica avaliar a frias mais longas. Voc s precisa avaliar as
parceria com uma agncia de viagens. regras previstas para aplicao do banco de
horas na conveno sindical da sua categoria.

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos

Terceirizao de servios Infraestrutura


O uso de terceiros pode ser uma alternativa Telefonia e energia eltrica
para transformar os custos fixos em Uma sada simples para reduo de custos
variveis. Porm, importante que as de telefonia garantir que as ligaes
funes terceirizadas no envolvam sejam feitas de celular para celular e de fixo
atividades estratgicas da sua empresa, como para fixo. Softwares conectados central
desenvolvimento de produtos. telefnica permitem entender o consumo com
detalhes. No caso da energia eltrica, realizar
Frias coletivas um programa de conscientizao pode ser
Caso haja necessidade de reduo acentuada efetivo.
na produo, as frias coletivas so muito
teis. Digitalizao de documentos
O consumo excessivo de suprimentos,
Sugestes de funcionrios como papel e tinta de impressora, pode
Por estarem envolvidos diretamente no dia a ser facilmente resolvido ao digitalizar os
dia da empresa, seus funcionrios so fontes documentos. Alm disso, esse processo
eficazes para identificar sugestes para corte promove uma maior segurana da informao
de gastos. Uma dica para incentiv-los com a disponibilizao dos documentos em
estabelecer um sistema de bonificao para rede.
as sugestes implantadas.

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos

Fornecedores Uso de softwares


Compras em volume O mercado oferece inmeros softwares -
Uma tima oportunidade de negociao de inclusive gratuitos - para auxiliar e otimizar
preos a compra de materiais em grande os processos de sua empresa. Avalie bem
volume. Apesar de exigir a necessidade de o benefcio que o software trar e, na
caixa para compra vista, isso pode refletir contratao, cogite a possibilidade de um
positivamente na margem, j que possvel plano anual, que a longo prazo sai mais
reduzir significativamente o custo unitrio do barato do que o mensal.
material.
Negociao de aumentos
Reduo de estoque Mesmo os aumentos previstos em contrato
Para itens que no tm giro, indicada a so totalmente negociveis. Monitore
reduo de estoque. Capital aplicado em seus contratos para estar sempre a par da
estoque que no gira no rende. data de renovao, para que voc possa
negociar seus reajustes. Use como manobra
as propostas de concorrentes. um timo
Leia mais argumento!

Estoque: de simples depsito a rea estratgica

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3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos

Fornecedores alternativos Otimizao de processos


Manter apenas um fornecedor para cada H custos que no so visivelmente
servio pode significar preos mais altos e risco perceptveis nos relatrios das principais
de faltar produtos em estoque. Procure manter despesas. Eles so, na verdade, desperdcios
relacionamento com outros fornecedores e em virtude da ineficincia dos processos. Para
avalie mercadorias que possam substituir as conseguir identificar esses gastos ocultos, a
que voc vende. Converse com os fornecedores melhor alternativa organizar conversas com
que j existem para avaliar as possibilidades todos os envolvidos para desenhar como o
de reduo de custos, como entregas menos processo atual e buscar melhorias em conjunto.
frequentes e pagamento vista. O reflexo no necessariamente ser na reduo
financeira imediata, mas essas mudanas
impactaro no aumento da produtividade.
Leia mais
Gesto de estoque, pra qu te quero?

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4 | Transformando custos fixos


em custos variveis

Como voc j viu, a terceirizao de servios a Receita versus Custo:


sada mais comum para transformar custos fixos cenrio de reduo da receita
em variveis. A principal discusso est ligada ao No cenrio de uma queda de receita, a Empresa 2
risco de a receita no cobrir os custos do negcio. vai sofrer menos, pois parte dos seus custos sero
reduzidos em funo da diminuio da demanda -
Receita versus Custo se no h demanda, no h custo. Logo, a Empresa
Vamos a um exemplo. 1 sofrer mais, pois ela possui maior probabilidade
Acompanhe o quadro a seguir. de ter um prejuzo operacional (resultado negativo).

Empresa 1 Empresa 2 Empresa 1 Empresa 2


(+) Receita 100 100 (+) Receita 80 80
(-) Custo Fixo 70 40 (-) Custo Fixo 70 40
(-) Custo Varivel - 30 (-) Custo Varivel - 24
(=) Resultado 30 30 (=) Resultado 10 16

A Empresa 1 tem uma estrutura baseada em Porm, a principal desvantagem desse modelo a
custos fixos. J os custos da Empresa 2 so reduo do potencial de retorno do negcio.
baseados em custos variveis.

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4 | Transformando custos fixos


em custos variveis

Receita versus Custo: Com o crescimento da receita, a Empresa 2 tem um


cenrio de aumento da receita aumento de seus custos variveis, no aproveitando
Imagine agora um cenrio de elevao da receita. os ganhos de produtividade. Em um negcio
Acompanhe no quadro a seguir. promissor, seu resultado vai crescer menos que a
Empresa 1. J em um cenrio real, para garantir o
Empresa 1 Empresa 2 aumento da receita, pode ser necessrio contratar
mais pessoas (Custo Fixo) para atender demanda
(+) Receita 120 120
(no representada na tabela ao lado). Ainda assim,
(-) Custo Fixo 70 40 no na mesma proporo necessria que o custo
(-) Custo Varivel - 36 varivel, devido questo da produtividade. Este
exemplo ilustra os impactos da mudana num
(=) Resultado 50 44
cenrio de aumento e de diminuio de receita.

Vale ressaltar: no to simples alterar a sua


estrutura de custos. Essa mudana deve ser
feita de forma planejada, sempre observando
as perspectivas estratgicas do negcio.

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5 | Custos como estratgia


de precificao

Uma Gesto de Custos eficiente tambm est Valor Exemplo


preocupada com a precificao adequada dos
(+) Custo Fixo R$ 10.000,00 Salrio dos profissionais
produtos que sua empresa oferece. Importantes envolvidos
fatores influenciam diretamente na formao (+) Custo Varivel R$ 2.000,00 Impostos sobre
desses preos. vendas e comisses
(+) Despesas R$ 1.000,00 Despesas fixas
Fatores predominantes proporcionais (gua,
luz, telefone, aluguel)
para precificao
1. Custos: valores empregados na produo/ (+) Lucro R$ 2.000,00 Use como base
um percentual sobre
prestao de produtos/servios;
os custos
(=) Preo de Venda R$ 15.000,00
2. Percepo de valor: o quanto o cliente est
disposto a pagar;
Perceba que o valor de R$ 15.000,00
3. Concorrncia: produtos semelhantes suficiente para cobrir os custos (fixos e
com preo mais baixo. variveis) envolvidos na produo/prestao
do produto/servio, as despesas e o lucro
Como precificar um produto/servio esperado. Para calcular a proporcionalidade
do ponto de vista da Gesto de Custos das despesas, necessrio estimar qual ser a
Acompanhe no exemplo do quadro a seguir. previso de vendas dos produtos/servios.

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

5 | Custos como estratgia


de precificao

Para isso, voc tem as seguintes alternativas: (aumentando a lucratividade). Uma opo ainda
Anlise do histrico: observe o utilizar um preo de venda acima do preo de
comportamento de vendas realizadas mercado, caso o seu produto/servio oferea
em determinado perodo e projete para o diferenciais em relao concorrncia (como
perodo seguinte; atendimento, marca ou entrega).
Pesquisas de mercado: estudo da demanda
de produtos/servios diretamente junto Em casos em que a empresa possui vrios
ao pblico-alvo ou com o apoio de uma produtos/servios venda, a estratgia pode
instituio de pesquisa. ser baixar o preo (reduzindo a lucratividade,
com o risco de gerar prejuzo) para atrair
Ateno: vrios aspectos podem afetar a sua projeo, como clientes. Assim, voc ter um prejuzo
concorrncia, novos produtos, sazonalidade, cenrio econmi- consciente sobre alguns produtos, mas sucesso
co, entre outros. Portanto, no deixe de consider-los!
financeiro no resultado geral da empresa
(gerado pelos demais produtos lucrativos).
Calculei o preo de venda, e agora?
Aps calcular o preo de venda do seu produto,
importante compar-lo com o valor de
mercado. Se o preo calculado estiver abaixo Leia mais
do preo de mercado, cabe a voc definir se Precificao: Critrios Essenciais
mantm o seu preo (com chances de aumentar
as vendas) ou se o ajusta ao valor de mercado

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6 | Gesto de Custos nas empresas


Allan Grossmann,
CFO do Beleza Natural,
o maior instituto de
beleza especializado Dinheiro tem que ser difcil de gastar! Qualquer um, gerente
em cabelos crespos ou operacional, tem que enfrentar processos burocrticos
e ondulados a preos para gastar dinheiro.
acessveis do Brasil,
fala de alguns segredos As empresas acabam caindo no erro de querer agilizar os
para uma Gesto de processos, mas perdem o controle. Outro erro confundir
Custos eficiente. ter oramento com liberdade/autorizao de efetuar aquele
gasto. Uma forma de sensibilizar um colaborador quanto a
esse descontrole question-lo: voc realizaria esse gasto
em casa? bvio que no!

Apesar do controle tornar o processo mais lento e burocrtico,


ele passa a ser mais eficiente. A questo criar uma gesto
forte de controle de despesa, sem o empreendedor entrar
na zona de conforto ou parar de olhar para isso.
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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

6 | Gesto de Custos nas empresas


Os irmos Danilo e
Gustavo Moreira,
proprietrios da Lips
perfumes, negcio de Como nosso negcio opera apenas com ns dois, sem mais
venda de perfumes funcionrios, precisvamos fazer uma gesto de custos
porta a porta, sugerem eficiente para reduzir quaisquer gastos onerosos. Uma das
que a definio de alternativas que trouxe muito benefcio foi a escolha de um
um bom software sistema de gesto integrado, que auxiliasse em todos os
de gesto uma boa setores da empresa.
oportunidade para
otimizar os processos Conseguimos reduzir custos com funcionrios e com outros
e reduzir custos. sistemas com preo muito elevado. Alm disso, por sermos
uma empresa nova e de porte pequeno, conseguimos
alimentar o sistema devidamente, o que nos proporciona
uma viso real da empresa, com economia de tempo e
financeira.

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7 | Gaste menos e lucre mais

Para qualquer empresa, a Gesto de Custos uma atividade estrat-


gica de importncia decisiva para sua rentabilidade e produtividade.
Por isso, voc, que empreendedor, precisa conhecer profundamen-
te seu negcio, para administr-lo de forma eficiente. Alm de ser
uma questo de sobrevivncia, a aplicao destas medidas pode,
inclusive, aumentar a competitividade dos seus produtos e servios
no mercado.

Comece aplicando nossas dicas no seu dia a dia. Elas j


surtiro um efeito muito positivo na sua gesto financeira.
Depois, compartilhe conosco quais foram os seus resultados.
Estaremos te esperando!

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8 | Referncias

Administradores.com - http://conta.co/1wYxwdS
Contbil RCA - http://conta.co/1EZJgOa
Exame.com - http://conta.co/1wvMdEB
PEGN - http://conta.co/18cWzyf
Expense Reduction Analysts - http://conta.co/18cWzyf
IEF - http://conta.co/1E6Skgj
pmelink.pt - http://conta.co/1MslfPp
Revista PEGN - http://conta.co/1Alwvr5

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Sobre o ContaAzul
O ContaAzul o mais simples sistema de gesto online
para micro e pequenas empresas. Com ele voc controla
seu financeiro, suas vendas, seu estoque e emite nota fis-
cal eletrnica sem complicaes. Alm disso, nosso atendi-
mento de primeira est disponvel para te ajudar gratuita-
mente por e-mail, chat e telefone.

Saiba mais
www.contaazul.com
suporte@contaazul.com
0800 600 0919

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Sobre a endeavor
Com atuao em 20 pases, de organizaes pblicas e privadas
a Endeavor uma das principais para influenciar mudanas positivas no
organizaes de fomento ao ambiente empreendedor.
empreendedorismo no mundo.
Com oito escritrios no Brasil -
Presente no Brasil h 14 anos, So Paulo, Rio de Janeiro, Paran, Rio
a organizao apoia empreendedores Grande do Sul, Santa Catarina, Minas
de alto impacto promovendo a troca Gerais, Pernambuco e Cear - j capacitou
de experincia entre eles e uma mais de dois milhes de brasileiros com
rede de mentores formada pelas programas educacionais presenciais
principais lideranas empresariais do e distncia. Alm disso, os seus 116
pas. A Endeavor acredita na fora do empreendedores apoiados movimentam
exemplo desses empreendedores para mais de dois bilhes de reais anualmente
inspirar milhes de brasileiros, por isso e empregam mais de 20.000 pessoas.
compartilha suas histrias e aprendizados Dessa forma, trabalha para transformar
prticos de especialistas em seu portal, o Brasil em uma das grandes referncias
considerado referncia em contedo em empreendedorismo no mundo, com
de empreendedorismo. Alm disso, empreendedores de impacto cada vez
Saiba mais publica estudos e atua na mobilizao maior na sociedade.

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