Centro Cientfico Tropical

Reserva Biolgica Bosque Nuboso Monteverde

Manual de compras

Lilliana Gonzlez Boza

Asistente de Gerencia

2013
 Reserva Biolgica Bosque Nuboso Monteverde [MANUAL DE COMPRAS]

Contenido
Introduccin .......................................................................................................................... 3
Presentacin.............................................................................................................................. 3
Objetivos ................................................................................................................................... 3
Polticas: .................................................................................................................................... 3
Etapas .................................................................................................................................... 4
Formulacin de principios: ........................................................................................................ 4
Elaboracin del pedido: ............................................................................................................ 4
Normas .................................................................................................................................. 5
Ambientales: ............................................................................................................................. 5
Sociales ...................................................................................................................................... 6
Culturales .................................................................................................................................. 6
Recomendaciones ................................................................................................................. 7
Bibliografa ............................................................................................................................ 8

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Introduccin

Presentacin
Las compras son una actividad muy comn en la actualidad, para una empresa
es un determnate en la obtencin de utilidades ya que el conjunto de ellas dan
como resultado final el producto que se ofrece a los clientes.
Este documento pretende dar una ruta certera a la eleccin de los productos
que ingresan a la empresa y que por ende requieren ser comprados, pero
enfatizados en una organizacin como la Reserva Biolgica Bosque Nuboso
Monteverde y los valores que la han caracterizado durante ms de 40 aos.

Objetivos
Objetivo general:

Brindar una gua a los funcionarios involucrados en la compra de

suministros, herramientas, maquinaria y otros, para que realicen la
adquisicin de manera eficaz y eficiente y de en armona con los
objetivos de la empresa.

Objetivos especficos:

Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y

necesidades de la empresa.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.

Polticas:

No tener solamente un proveedor, esto ayuda a disminuir los costos.

Antes de realizar la compra hay que cerciorarse de: calidad, cantidad y
garanta.
Al realizar un trato con el proveedor, hay que asegurarse de la seriedad
del mismo.
Planificar la compra, para que esta se lleve a cabo de una manera
eficiente y eficaz.
Revisar la cantidad de proveedura que hay en existencia.
Realizar todos los trmites correspondientes a los controles internos.
El producto que se compre debe de ir de acuerdo a las polticas de
sostenibilidad que posee la empresa.
Al tener el producto se debe cerciorar que la cantidad sea la correcta y
que los productos vengan en buen estado.
Revisar que la factura, indique lo que se est recibeindo..

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Etapas

Formulacin de principios:
Existen 3 principios bsicos de la gestin de compras, son:

Organizacin:

Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su funcin de

una forma ms eficaz. Para ello, cada componente deber tener definidas sus
misiones y tareas, as como sus objetivos y responsabilidades.

Previsin:

Implica definir y desarrollar tcnicas de compras. Y, en definitiva,

estudiar en el mercado qu proveedor existe, los precios de los productos que
se necesitan y cul es su evolucin y los objetivos de ahorro.

Control:

Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de

compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos.
Tambin tiene en cuenta cul es el coste general de obtener esos objetivos.
Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costos sobre los
proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de
precio, servicio y entrega.

Elaboracin del pedido:

Para realzar una compra de una manera eficiente se den de seguir los
siguientes pasos:

Realizacin de una serie de operaciones previas a la compra de un

producto, dentro de sta habr que:

Conocer cules son las necesidades en torno a los productos

que se necesitan comprar.
Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas
necesidades de compra.
Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas
necesidades.

Preparacin:

Investigacin de mercados: buscar los proveedores, que vayan

de acuerdo con las polticas de sostenibilidad.

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Realizar una preseleccin de los posibles candidatos

Ponerse en contacto con los proveedores y pedir la factura
proforma.

Realizacin del Pedido:

Analizar y comparar las ofertas para elegir el mejor o mejores

proveedores segn la necesidad.
Negociacin con los proveedores en aquellos puntos en los
que la empresa est disconformes
Eleccin del proveedor o proveedores.
Confeccionamos el pedido.

Seguimiento (control):

Vigilancia y reclamacin de las entregas.

Control cuantitativos (nmero de unidades que hemos pedido)
y cualitativo (con la calidad exigida, en la fecha comprometida,
etc) de los productos recibidos.
Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura.
Proceder a la devolucin de aquellos productos con los que no
se est conformes.

Operaciones derivadas de realizar una compra:

Recuperacin y devolucin de embalajes, desperdicios,

sobrantes, etc.
Gestin de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

Normas
Para realizar cualquier compra, se deben de tener en cuenta normas
ambientales, sociales y culturales, que representan el quehacer de la
organizacin.

Ambientales:
El papel utilizado es reciclado y no clorado.
Se tomarn en cuenta los registros ambientales de fabricacin de un
producto.
En cuanto a limpieza y productos cosmticos, se utilizarn solo
productos biodegradables.
El menaje utilizado en restaurante, ser de uso prolongado.

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Se procurar que en el restaurante no se embases para llevar

alimentos y si se utilizan, stos deben de ser amigables con el
ambiente.
En el restaurante, no se comprarn productos de animales que se
encuentren en peligro de extincin.
En la tienda, no se comprar ninguna madera que est dedada.
Venta de artesanas elaboradas con material reciclable.

Sociales
Se brindar un espacio, a los artesanos de la zona en la tienda, para
que vendan sus productos.
En la tienda, no se vender ningn producto que incite el consumo de
drogas y de alcohol.
Que los productos no vengan de pases, que utilicen nios para su
fabricacin.

Culturales
En la tienda, se procurar la compra de productos que represente la
cultura y el folclor costarricense.
No se comprar nada que atente contra la cultura y el folclor
costarricense.

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Recomendaciones

La Reserva Biolgica Bosque Nuboso Monteverde, es una empresa

ambientalista, muy reconocida a nivel mundial, por ende el que todas sus
acciones, sean realizadas en forma amigable con el ambiente es de suma
importancia, no solo para mantener su imagen sino tambin para trabajar en
armona con la misin y visin de la empresa.

Algunas acciones que pueden ayudar al cumplimiento de esto podran ser:

En el momento de realizar alguna compra, es preciso el tener en

cuenta la reduccin de residuos, y del consumo elctrico e hdrico.
El tener preferencias en recursos provenientes de procesos reciclados
o renovables.
Si el proveedor tiene bases ambientalistas, as sern sus acciones en
la empresa, as que de preferencia los proveedores con los que la
empresa tenga algn tipo de relacin deben de tener algn porcentaje
de conciencia ambiental.
No permitir el uso de productos que causen un impacto ambiental
negativo.

Aparte de la parte ambiental la compaa debe de interesarse en otros

aspectos importantes y que se dividen segn el producto que se desea
obtener:

Para suministros industriales: Se tendrn ms en cuenta variables como:

Asistencia tcnica.
Formacin que se les proporcione a los trabajadores.
Calidad del producto.
Plazo de entrega.
Condiciones financieras de las ofertas.

Para suministros comerciales: Se tendrn ms en cuenta variables

como:

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Calidad del producto.

Calidad del servicio como una de las ms importantes.

Para la empresa de servicios:

La satisfaccin de las necesidades del cliente ser la

variable ms importante.

Bibliografa

Gonzlez Lilliana, 2011 Manual de compras. Actualizacin.

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