6.

1 Funciones del Almacn

Todo almacn dependiendo de la clase, del tipo de productos, etc desempea

estas funciones:

Recepcin de productos: abarca el conjunto de tareas que se realizan antes de la

llegada de los productos al almacn, desde la entrada hasta despus de su
llegada. La recepcin se divide en estas fases: antes de la llegada, llegada de los
productos y despus de la llegada.

Almacenaje y manutencin: el almacenaje es la actividad principal que se realiza

en el almacn y consiste en mantener con un tratamiento especializado los
productos, sistemticamente y con un control a largo plazo. Y la manutencin se
refiere a la funcin que desempean los operarios del almacn, empleando los
equipos e instalaciones para manipular y almacenar productos con el fin de
alcanzar una serie de objetivos estipulados.

Preparacin de pedidos: proceso conocido tambin por el trmino ingls picking y

se refiere principalmente a la separacin de una unidad de carga de un conjunto
de productos.

Expedicin: consiste en el acondicionamiento de los productos con el fin de que

stos lleguen en perfecto estado y en las condiciones de entrega y transporte
pactadas con el cliente.

Organizacin y control de las existencias: depender del nmero de referencias a

almacenar, de su rotacin, del grado de automatizacin e informatizacin de los
almacenes.
6.2 Localizacin de los almacenes
La localizacin o ubicacin de un almacn es una decisin estratgica, puesto que afecta a

casi todos los departamentos de la empresa e influye directamente en los costes. Con el fin de

buscar el lugar ptimo para instalar un almacn, la empresa se sirve de varias fases,

comenzando por la creacin de un equipo formado por personal de todos los departamentos,

que se encargar de seleccionar la localizacin del almacn. Este equipo establecer unos

criterios o requisitos necesarios para dicha ubicacin, ordenndolos por orden de prioridad,

tras lo cual se buscarn las ubicaciones candidatas a tenor de los susodichos criterios. Una

vez llegado a este punto, el equipo recopilar la informacin de cada candidatura, tanto la

informacin cualitativa [situacin, clima, accesos], como la cuantitativa [costes]; a

continuacin evaluar dicha informacin, a partir de lo cual establecer la seleccin elegida

para la localizacin del almacn.

A la hora de tomar la decisin final, el equipo antes mencionado ha de fijar su atencin en

varios factores decisivos, cuales son: la distancia del almacn a los clientes y a los

proveedores [la cual habr de ser la mnima posible para ahorrar costes en el transporte de los

productos], el tipo de transporte que se vaya a utilizar [terrestre, martimo, areo, por

ferrocarril], la accesibilidad [el lugar deber estar bien comunicado y, si es posible, cerca de

una autopista], el coste del terreno [relacionado con la inversin inicial y sin perder la nocin

de una posible revalorizacin en el futuro], la disponibilidad y caractersticas de la mano de

obra [por medio de un anlisis de la poblacin activa, su cualificacin, su cifra de desempleo

(normalmente a travs del Instituto Nacional de Estadstica)] y otros condicionantes y servicios

[como el clima, los impuestos, las licencias, las facilidades de servicios].

Existen varios mtodos analticos para hallar el punto geogrfico ptimo, en donde

se supone debera situarse el almacn. El ms utilizado se denomina centro de gravedad y

su empleo va encaminado a una primera aproximacin en base a las distancias entre el

almacn y los clientes exclusivamente; otros sistemas se basan en las distancias entre el

almacn y los proveedores, y otros combinan las dos distancias. En el que aqu referimos,

pues, slo se tienen en cuenta las distancias entre el almacn y los clientes, por medio del
cual se calculan las distancias ponderadas por el volumen de pedidos de cada punto de

demanda; una vez calculado, suele resultar que se trata del punto ms cercano al punto de

demanda con mayor volumen de pedidos. En la realizacin de este mtodo, en primer lugar se

ubican los puntos de demanda sobre un plano o mapa y, ayudndose del volumen de pedidos

de cada punto, se sita el punto ptimo en el propio plano con una coordenada y una abscisa.

En otras ocasiones, se tienen en cuenta la latitud y longitud de los puntos de demanda, incluso

en otras varias slo se cuenta con los kilmetros sin ms.

Otro mtodo distinto al anterior es el denominado ponderacin de los factores, cuya

resolucin ya es ms especfica, pues con l se decide entre varias ubicaciones posibles.

Consiste en seleccionar dichas ubicaciones, determinando los factores o requisitos

imprescindibles; a continuacin se le asigna a cada uno de estos factores un peso, que refleja

la importancia que la empresa concede segn su poltica; luego, en cada una de las posibles

ubicaciones se le da una puntuacin por cada factor, segn una tabla especfica; finalmente,

se calcula la localizacin mediante la tabla y una frmula:

FACTORE Wi UBICACIN

S (i)
1 W1 P1
2 W2 P2
3 W3 P3

n Wn Pn

La Puntuacin de la ubicacin vendra dada por el sumatorio de la puntuacin de cada factor

en cada ubicacin multiplicada por la ponderacin o peso de cada factor, todo ello dividido por

el sumatorio de cada ponderacin.

6.2.1 La capacidad de los almacenes

 Una vez ubicado el almacn en un lugar determinado, se debe gestionar la capacidad del

mismo; esto es, hay que decidir qu tamao ha de tener, pues cuanto ms grande sea, mayor

ser el coste; ahora bien, si es demasiado pequeo, tal vez no se pueda almacenar la

cantidad suficiente de productos demandados, por el cual motivo podra producirse una rotura

de stock. Por todo esto la eleccin de la capacidad del almacn se convierte en una de las

decisiones estratgicas de la empresa.

Por supuesto, se debe tener en cuenta que a largo plazo la empresa pueda verse en la

necesidad de expandir dicha capacidad o, al contrario, contraerla debido a las variaciones de

la demanda. En el primer caso cabran dos soluciones posibles, ampliar el almacn o alquilar

otro; en el segundo caso, las soluciones seran las de vender el almacn y adquirir o alquilar

otro nuevo, o dar un uso alternativo a la parte sobrante del almacn en cuestin, solucin sta

que es la ms habitual.

La capacidad de un almacn no se mide por la superficie o el volumen que ocupa, sino por

unidades de almacenaje, normalmente pals, aunque tambin se pueden contabilizar por

cajas, bandejas.... Por ello es normal que dicha capacidad vaya en funcin del tipo de

estanteras que se vayan a utilizar, as como de la maquinaria precisa. Para realizar el clculo

matemtico, se ha de considerar la forma en que se van a colocar los productos, ya sea

mediante un sistema de posicin fija [cada referencia se colocar en su propio lugar], ya sea

mediante un sistema de posicin aleatoria [los productos se colocan en el hueco que haya

disponible]. Luego de haber hallado la capacidad para el almacenamiento, habr que calcular

el volumen que ocupar el resto de las zonas del almacn, desde las destinadas a carga y

descarga, hasta la zona de picking, la de servicios, la de oficinas, etc; para ello se duplicar o

triplicar el volumen de la zona de almacenamiento [se suele decir que el tamao del edificio

ha de ser entre dos y tres veces la capacidad de almacenaje].

Cmo se calcula, pues, esta capacidad de almacenaje? Pues bien, si el sistema empleado

en el almacn es de posicin fija, se suman las referencias de cada lote ptimo de pedido a

las que forman el stock de seguridad para hallar el nmero total de pals que se supone

podrn estar almacenados al mismo tiempo; se divide este resultado entre el nmero de pals

que se pueden almacenar en una estantera para averiguar cuntas estanteras sern
precisas; por ltimo, se calcula la superficie que ocuparn dichas estanteras y se darn dos

opciones, considerando el doble y el triple de dicha superficie. En el caso de que el sistema de

almacenamiento sea de posicin aleatoria la nica operacin distinta ser la primera, pues

habr que hallar la media del lote ptimo antes de sumarle el stock de seguridad, para lo cual

habr que dividir el lote entre dos.

6.3 Seleccin de mobiliario, maquinaria y equipo de almacn.

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza,

aprovechamiento, origen, condiciones fsicas y situacin legal.

Por su Naturaleza:

Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o

medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que

tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y
resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio
del Instituto,

ejemplo: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes

invariablemente son adquiridos con cargo al captulo 5000 del Clasificador por
Objeto del Gasto. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin
en el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto,
tienen un desgaste parcial, total que tienen un periodo de vida corto y que
adems no pueden ser inventariados en forma individual. Estos bienes
invariablemente son adquiridos con cargo al captulo 2000 del clasificador
por Objeto del Gasto. Ejemplo: Mouses, licuadoras, calculadoras de
bolsillo, cafeteras, engrapadoras

simples, des engrapadoras, papeleras, perforadoras simples, accesorios,

refacciones, etc.

Por su aprovechamiento:

Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las

actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de
algn dispositivo para su operacin. Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms
directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para
su operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas
de escribir, calculadoras, etc.)

Por su Origen:

Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y

que fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos federales o con

recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros o producidos por
la misma institucin.

Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas fsicas

y morales) y que a travs de un contrato o convenio. Transitoriamente estn a
disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento.

Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores pblicos

del Instituto para su uso personal, (radios, cmaras fotogrficas, computadoras,
etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos.

Por sus Condiciones Fsicas:

Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin

con seguridad.

Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas
mnimas de seguridad para su operacin.

Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y

que su rehabilitacin es mayor o casi igual que su valor de
reposicin o que su mantenimiento es muy alto.

6.4 Sistemas de informacin para la administracin de inventarios y

almacenes.

Sistema de revisin continua y cantidad fija de reabastecimientos. Se abastece un

nivel de reabastecimiento que permita que el inventario se vaya reduciendo hasta
el nivel de existencias de seguridad dentro del tiempo de entregasi se
experimentan proporciones de utilizacin promedio. Las rdenes
dereabastecimiento se colocan por una cantidad fija y predeterminada
que seprograma para ser percibida hacia el final del tiempo de
entrega de lossuministros.Los parmetros que definen un sistema de capacidad
fija de reabastecimiento sonQ, la cantidad fija ordenada en un momento dado, y el
punto de reabastecimiento,ROP.Los sistemas de cantidad fija de reabastecimiento
son comunes en aquellos casosen los que se mantiene un registro perpetuo de
inventario o en los que el nivel deinventario est bajo una supervisin lo
suficientemente estrecha como para quepueda emitirse un aviso al momento de
llegar al punto de reabastecimiento. Unode los mtodos para mantener este
control es el sistema de dos charolas, dondeel inventario est separado
fsicamente en dos charolas, de las cuales unacontiene una cantidad
equitativa al nivel de inventario de reabastecimiento, ROP.El resto de las
existencias posibles se coloca en la otra charola y losrequerimientos
diarios se van obteniendo de ella hasta que se vaca. En estepunto sea
alcanzado el nivel de reabastecimiento y se emite una requisicin deexistencias.
Entonces se recurre a las existencias de la segunda charola
quecontiene una cantidad equivalente al promedio utilizado durante el
tiempo deentrega ms un inventario de seguridad. El inventario se reabastece al
recibirse laorden, se realiza la distribucin en las dos charolas y se
repite el ciclo. Estesistema es lo suficientemente simple como para que
cualquier encargado dealmacn pueda entenderlo, sin embargo tambin
se requiere un seguimientoconstante de los niveles de inventario.Sistema de
reabastecimiento peridicoOtro sistema de administracin al que tambin se
recurre continuamente consisteen fijar el ciclo de reabastecimiento en lugar de la
cantidad de reabastecer. Endichos sistemas, la condicin del inventario es
revisado en forma peridica y seemite una orden por una cantidad que permite
reabastecer los inventarios hastaalcanzar un nivel mximo planeado. La cantidad
a ordenar, por tanto, vara de unperiodo de revisin al siguiente.

Este sistema tiene ciertas ventajas para el ciclamiento de la produccin, en

dondelos artculos de gran valor requieren de un estrecho control, para el control
de losartculos que pueden deteriorarse con el tiempo y cuando un cierto nmero
deartculos pueden obtenerse de un miso proveedor; puede ser posible
que seobtengan ventajas en los costos de transporte al agrupar las
rdenes quenormalmente se envan a un proveedor comn. Adems
este sistema permiteobtener mayor eficiencia operativa al revisar la condicin
de todos los artculos almismo tiempo. Posiblemente la ventaja individual mas
importante del sistema seala revisin peridica de los inventarios y los niveles de
utilizacin ya que proveenlas bases para que los ajustes puedan tomar
en cuenta los cambios en lademanda. Esto es ventajoso en los
artculos de temporada; si la demandaaumenta, el tamao de la orden
se incrementa; si la demanda disminuye, eltamao de la orden se
reduce. La desventaja del sistema es que los costosasociados con el
mantenimiento del inventario son superiores a los costosasociados con el
sistema de revisin continua.Sistema ptimo de reabastecimientoEn este sistema
los niveles de existencias son revisados en forma peridica, perolas rdenes se
expiden solamente cuando los inventarios alcanzan un
nivelpredeterminado de reabastecimiento. En ese momento se emite una orden
parareabastecer los inventarios al nivel requerido para contar con
existencias deseguridad ms que los requerimientos esperados en un ciclo,
como sucede en elsistema de reabastecimiento peridico.