8. Presente un plan de gestin de las comunicaciones para el proyecto.

CONTROL DE VERSIONES
Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 RS RM GA 12-09-12 Versin original

PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Proyecto en Desarrollo Centro Comercial CCVMT

Verano Mall-Tunja

COMUNICACIONES DEL PROYECTO: ESPECIFICAR LA MATRIZ DE COMUNICACIONES

DEL PROYECTO.

CONTROL DE VERSIONES
Versin Hecha por Revisada Aprobada Fecha Motivo
por por
1.0 RS RM GA 25-08-12 Versin
original

MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Proyecto en Desarrollo Centro Comercial CCVMT
Verano Mall-Tunja

INFORMACI CONTENID FORMAT NIVEL RESPONSA GRUPO METODOLO FRECUENCI CDIGO

N O O DE BLE DE RECEPT GA O A DE DE
FORMATO DETAL COMUNICA OR TECNOLOG COMUNICAC ELEMENT
LE R A IN O WBS
Iniciacin del Datos y Project Medio Project Sponsor Documento Mensual 1.1.1
Proyecto comunicaci Charter Manager digital Project
n sobre la (PDF) va Charter
iniciacin correo
del proyecto Electrnico
Lista de Datos Identificaci Alto Project Sponsor Documento Semanal 1.1.2
Starkeholder preliminares n de Manager digital Identificaci
sobre el Stakehold (PDF) va n
alcance del er correo de
proyecto electrnico Stakeholde
r
Planificacin Reporte de Plan de Muy Project Sponsor Documento Mensual 1.2.1 Plan
detallada del estado del Proyecto alto Manager digital de
Proyecto: proyecto (PDF) va Proyecto
Alcance, Cumplimient correo
Tiempo, o ejecutivo. electrnico
Costo, Tendencia Project Sponsor Documento Semanal 1.2.2
Calidad, del proyecto Manager digital Administra
RRHH, en tiempo, (PDF) va cin de
Comunicacio costo, correo Contratos
nes, Riesgos, alcance. electrnico
y Riesgos Project Sponsor Documento Mensual
Adquisicione Cambios Manager digital
s asociados a (PDF) va
la ejecucin correo
de proyecto. electrnico
Otros
(calidad,
recursos,
 adquisicione
s,
comunicacio
nes con
stakeholder
s)
Reporte de Documentos Adquirir el Alto Equipo de Project Mensual 1.3.1
estado de Internos equipo del Proyecto Manage Adquirir el
proyecto: - proyecto r Documento equipo del
Cumplimient digital proyecto
o ejecucin Documentos Desarrolla Alto Equipo de Project Documento Semanal 1.3.2
Vs. Plan Internos r el equipo Proyecto Manage digital Desarrollar
(Tiempo, r el
trabajo y equipo
planos)
Documentos Distribuir Alto Equipo de Project Documento Mensual 1.3.3
Internos la Proyecto Manage digital Distribuir la
informaci r informacin
n
Documentos Control Alto Equipo de Project Documento Semanal 1.4.1
Internos del Proyecto Manage digital Control del
alcance r alcance
Reporte de Documentos Control Alto Equipo de Project Documento Mensual 1.4.2
estado de Internos del Proyecto Manage digital Control del
proyecto: - cronogra r cronogram
Cumplimient ma a
o ejecucin
Documentos Cierre del Alto Equipo de Project Documento Mensual 1.5.1
Vs. Plan
(Tiempo y Internos Estudio Proyecto Manage digital Cierre del
trabajo). r Estudio
Mensual
Documentos Cierre de Alto Equipo de Project Documento Una sola vez 1.5.2
Internos adquisicio Proyecto Manage digital Cierre de
nes r adquisicion
es

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA

PROCESAR Y RESOLVER LAS POLMICAS, ESPECIFICANDO LA FORMA DE
CAPTURARLAS Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDAR SU TRATAMIENTO
Y RESOLUCIN, LA FORMA DE CONTROLARLAS Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL
MTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODER RESOLVERLAS.
1. Se captan las polmicas a travs de la observacin y conversacin, o de alguna persona o
grupo que los exprese formalmente.
2. Se codifican y registran las polmicas en el Log de Control de Polmicas.

LOG DE CONTROL DE POLEMICAS

Cdigo de Descripcin Involucrados Enfoque de Responsable Fecha Resultado

Polmica Solucin Obtenido
1.2.1 Fecha de Proveedor Revisin Jefe de logstica 28/03/217 No hay impacto
suministro de Impacto en el en el
material cronograma cronograma
1.2.2 Variacin de Cliente/ jefe de Modificacin Jefe de 23/04/2017 Reunin de
medidas del planta del plano ingeniera coordinacin
plano

3. Se revisa el Log de Control de Polmicas en la reunin semanal de coordinacin con el fin de:
a. Determinar las soluciones a aplicar a las polmicas, designar un responsable y un plazo de
solucin, y registrar la programacin de estas soluciones en el Log de Control.
b. Revisar si las soluciones programadas se estn aplicando, de no ser as se tomarn acciones
correctivas.
c. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polmica ha sido resuelta, de no
ser as se disearn nuevas soluciones (continuar en el paso a).
4. En caso que una polmica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta
convertirse en un problema, deber ser abordada con el siguiente mtodo de escalamiento:
a. En primera instancia ser tratada de resolver por el Project Manager y el Equipo de Gestin
de Proyecto, utilizando el mtodo estndar de resolucin de problemas.
b. En segunda instancia ser tratada de resolver por el Project Manager, el Equipo de Gestin
de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto, utilizando el mtodo estndar
de resolucin de problemas.
c. En tercera instancia ser tratada de resolver por el Sponsor, el Project Manager, y los
miembros pertinentes del proyecto, utilizando la negociacin y/o la solucin de conflictos. d. En
ltima instancia ser resuelta por el Sponsor o por el Sponsor y el Comit de Control de
Cambios si el primero lo cree conveniente y necesario.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES:
DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DE
COMUNICACIONES.
El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
2. Hay una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de informacin de
los stakeholders.
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
5. Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.
6. Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.
7. Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de informacin no
satisfechos.
8. Hay evidencias de resistencia al cambio.
9. Hay evidencias de deficiencias de comunicacin intraproyecto y extraproyecto.
La actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones deber seguir los siguientes pasos:
1. Identificacin y clasificacin de stakeholders.
2. Determinacin de requerimientos de informacin.
3. Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
5. Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
6. Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones
GUAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIN: DEFINA GUA PARA REUNIONES,
CONFERENCIAS, CORREO ELECTRNICO, ETC.
Guas para Reuniones. - Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas:

1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.

2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
3. Se debe empezar puntual.
4. Se deben fijar los objetivos de la reunin, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador),
los procesos grupales de trabajo, y los mtodos de solucin de controversias.
5. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de
anotador (toma nota de los resultados formales de la reunin).
6. Se debe terminar puntual.
7. Se debe emitir un Acta de Reunin (ver formato adjunto), la cual se debe repartir a los
participantes (previa revisin por parte de ellos).
Guas para Correo Electrnico. - Todos los correos electrnicos debern seguir las siguientes
pautas:

1. Los correos electrnicos entre el Equipo de Proyecto de Constructora Baluarte y el Cliente

debern ser enviados por el Project Manager con copia al Sponsor, para establecer una sola va
formal de comunicacin con el Cliente.
2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto de
Constructora Baluarte debern ser copiados al Project Manager y el Sponsor (si es que stos no
han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estn en
conocimiento de los responsables de la parte contractual.
3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto de Constructora Baluarte y
dems empresas constructoras asociadas, debern ser copiados a la lista Equipo_cbaluarte que
contiene las direcciones de los miembros, para que todos estn permanentemente informados
de lo que sucede en el proyecto.
GUAS PARA DOCUMENTACIN DEL PROYECTO: DEFINA LAS GUAS PARA
CODIFICACIN, ALMACENAMIENTO, RECUPERACIN, Y REPARTO DE LOS
DOCUMENTOS DEL PROYECTO.
Guas para Codificacin de Documentos. - La codificacin de los documentos del proyecto ser
la siguiente:
AAAA_BBB_CCC.DDD

Dnde: AAAA = Cdigo del Proyecto= PROD

BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.
CCC = Versin del Documento=v1_0, v2_0, etc.
DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.
Guas para Almacenamiento de Documentos. - El almacenamiento de los documentos del
proyecto deber seguir las siguientes pautas:
1. Durante la ejecucin del proyecto cada miembro del equipo mantendr en su mquina una
carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde guardar en las sub-carpetas
correspondientes las versiones de los documentos que vaya generando.
2. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deber eliminar los
archivos temporales de trabajo de los documentos y se quedar con las versiones controladas y
numeradas (ver guas para el control de versiones), las cuales se enviarn al Project Manager.
3. El Project Manager consolidar todas las versiones controladas y numeradas de los
documentos, en un archivo final del proyecto, el cual ser una carpeta con la misma estructura
del WBS, donde se almacenarn en el lugar correspondiente los documentos finales del
proyecto. Esta carpeta se archivar en la Biblioteca de Proyectos de CBaluarte, y se guardar
protegida contra escritura.
4. Se publicar una Relacin de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.
5. Los miembros de equipo borrarn sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de
informacin y multiplicidad de versiones.
Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos. -
1. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Constructora
Baluarte es libre para todos los integrantes del Equipo de Proyecto de Constructora Baluarte.
2. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Constructora
Baluarte para otros miembros de Constructora Baluarte que no sean del Proyecto requiere
autorizacin del Project Manager.
3. El acceso a la informacin del proyecto por parte de personas que no son de Constructora
Baluarte requiere autorizacin de Gerencia General, pues esta informacin se considera
confidencial, tanto para Constructora Baluarte como para el Cliente.
4. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project Manager.
5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.
GUAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUAS PARA REGISTRO Y
CONTROL ORDENADO DE LAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO.
1. Todos los documentos de Gestin de Proyectos estn sujetos al control de versiones, el cual
se
hace insertando una cabecera estndar con el siguiente diseo:
2. Cada vez que se emite una versin del documento se llena una fila en la cabecera, anotando
la
versin, quien emiti el documento, quin lo revis, quin lo aprob, a que fecha corresponde la
versin, y por qu motivo se emiti dicha versin.
3. Debe haber correspondencia entre el cdigo de versin del documento que figura en esta
cabecera
de Control de Versiones y el cdigo de versin del documento que figura en el nombre del
archivo
(ver Gua para Codificacin de Documentos), segn:

AAAA-BBB-CCC-DDD

Donde:
AAAA = Cdigo del Proyecto= CONSTRUMIX
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= NI, LE, LM, LV, MC, PL, HD, etc.
CCC = Versin del Documento= A, B, C, 01, 02, etc.
DDD = Formato del Archivo= doc, exe, pdf, mpp, etc.

GLOSARIO DE TERMINOLOGA DEL PROYECTO: GLOSARIO DE TRMINOS, NOMBRES,

CONCEPTOS, FRMULAS, ETC.