Resolución 4622 de 2016

REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL
RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016

-3 OCT 2016
Por la cual se establece el reporte de los datos de afiliacin al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regmenes Especial y de Excepcin y
de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del

artculo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artculo 5 del Decreto Ley 1281 de 2002 y en
el numeral 23 del artculo 2 del Decreto Ley 4107 de 2011 y,
CONSIDERANDO
Que el artculo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte
de la Nacin, la direccin del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en
Salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definicin, diseo,
reglamentacin, implantacin y administracin del Sistema Integral de Informacin en
Salud, con la participacin de las entidades territoriales.
Que el artculo 6 del Decreto Ley 1281 de 2002 establece que la Registradura Nacional
del Estado Civil, las Cmaras de Comercio, las entidades que administran regmenes de
excepcin de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen informacin que resulte
til para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, debern suministrar la
informacin y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el
Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento
directo o a travs del Administrador Fiduciario del FOSYGA.
Que el artculo 4 de la Ley 1438 de 2011 establece que la direccin, orientacin y

conduccin del Sector Salud estar en cabeza del hoy Ministerio de Salud y Proteccin
Social, como rgano rector de dicho sector.
Que el pargrafo 2o. del artculo 32 de la citada ley contempla que las entidades
administradoras de los regmenes especiales y de excepcin debern entregar la
informacin peridica que solicite el hoy Ministerio de Salud y Proteccin Social.
Que el artculo 2.2.1.11.3.3 del Decreto 2245 de 2015 establece que el Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario INPEC debe reportar al Ministerio de Salud y Proteccin
Social y a la entidad fiduciaria la informacin de las personas bajo su vigilancia y custodia
en los trminos y condiciones requeridos.
Que el artculo 2.1.1.13.7 de Decreto 780 de 2016, "Por medio de/cual se expide el
Decreto nico Reglamentario del Sector Salud y Proteccin Socia!', contempl que
todas las entidades que oferten planes voluntarios de salud tendrn la obligacin de
reportar al Ministerio de Salud y Proteccin Social el listado de las personas beneficiarias
de estos planes conforme a la estructura y contenidos definidos por el Ministerio.
Que se hace necesario actualizar la estructura de datos de ingresos y novedades de la

afiliacin y establecer las condiciones para el reporte y validacin de la informacin que
los afiliados registren sobre su estado de afiliacin.
171
RESOLUCIN NMERO', 004622 DE 2016 3 OCT 2016 HOJA No 2
Continuacin de la resolucin "por la cual se establece el reporte de los datos de afiliacin al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regmenes Especial y de Excepcin y de las personas privadas
de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC"
Que resulta vital para el control del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de
sus recursos la estandarizacin de la informacin de afiliados en las diferentes entidades
que lo conforman, con el objeto de contar con datos consolidados de la poblacin
cubierta por los diferentes regmenes para soportar la definicin de polticas de
ampliacin de cobertura, control de la multiafiliacin, acreditacin de derechos, control
de traslado entre regmenes y optimizacin en la asignacin de los recursos financieros.
En mrito de lo expuesto,
RESUELVE
Artculo 1. Objeto y campo de aplicacin. Las disposiciones contenidas en la presente

resolucin tienen por objeto establecer el reporte de datos de afiliacin al Sistema
General de Seguridad Social en Salud, fijar los lineamientos aplicables al Rgimen
Contributivo, al Rgimen Subsidiado, a los Regmenes Especiales y de Excepcin, a las
entidades que ofertan Planes Voluntarios de Salud, al Instituto Nacional Penitenciario y
Carcelario INPEC, y actualizar en lo pertinente, la Base de Datos nica de Afiliados -
BDUA.
Las disposiciones aqu previstas sern de obligatorio cumplimiento por parte de las
Entidades Promotoras de Salud de los Regmenes Contributivo y Subsidiado, las
Entidades Obligadas a Compensar (EOC), los municipios, los departamentos que tengan
a su cargo corregimientos departamentales, quienes administren los Regmenes
Especiales y de Excepcin, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el
Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC.
Artculo 2. Plazo y tipos de archivo a reportar. Las entidades que administran las
afiliaciones entregarn al Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de
Solidaridad y Garanta FOSYGA o la entidad que haga sus veces, las novedades en
los archivos y estructuras definidas en el anexo tcnico que hace parte integral de la
presente resolucin.
2.1. Plazos para la entrega de los archivos.
Las entidades que administran las afiliaciones entregarn las novedades de sus afiliados
en los horarios que para el efecto determine este Ministerio, as:
a) Los procesos de actualizacin de la BDUA, se realizarn nicamente en las semanas

del mes que tengan mnimo 4 das hbiles, y se denominarn "Semana de Proceso
BDUA".
b) El segundo da hbil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la ltima semana

del mes, las EPS y EOC entregarn los archivos Si, R1 y NR, informacin que ser
procesada y tramitada a ms tardar el siguiente da hbil.
c) El ltimo da hbil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la

ltima semana del mes, las EPS y EOC, entregarn los archivos S4, R4, MC, MA,
NC, MS, NS, informacin que ser procesada y tramitada a ms tardar el siguiente
da hbil.
d) El ltimo da hbil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que
administran los Regmenes Especiales y de Excepcin, las entidades que oferten
4
RESOLUCIN NMERO r 004622 DE 2016 - 3 OCT 2016 HOJA No 3
Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC

entregarn los archivos ME, NE, MP y NP para la actualizacin correspondiente.
e) Las entidades territoriales, el ltimo da hbil de la ltima semana de proceso BDUA

de cada mes, entregarn los archivos NS y NR, informacin que ser procesada y
tramitada a ms tardar el siguiente da hbil.
Con fundamento en lo anterior, el calendario mensual de presentacin de novedades

para la actualizacin de la BDUA ser el siguiente, el cual se entregar a las entidades
al inicio de la correspondiente vigencia:
Respuesta del
Administrador
Fiduciario de los
Archivo a recursos del Fondo
Proceso Da Entidad responsable reportar de Solidaridad y
Garanta - FOSYGA
o la entidad que
haga sus veces
Segundo da EPS - Rgimen Subsidiado
hbil de la EPS EOC Rgimen Contributivo Si, R1, NR
Semana de semana
proceso BDUA EPS - Rgimen Subsidiado
(Con mnimo EPS EOC Rgimen Contributivo
S4, R4
cuatro das Entidades de Rgimen de Excepcin MS,MC, MA, ME,
lt
imo da hbil
hbiles) y Especial MP
de la semana
Entidades de Planes Voluntarios, NC, ,
NS, NP NE
Instituto Nacional Penitenciario y Siguiente da hbil.
Carcelario INPEC
Entidades que administran los
Regmenes Especiales y de ME, NE
ltima semana Excepcin y el Instituto Nacional
ltimo da hbil Penitenciario y Carcelario INPEC
del mes
de la semana de Entidades de Planes Voluntarios, de
(con mnimo MP, NP
mes
cuatro das Salud
hbiles)
Las Entidades Territoriales NS, NR
2.2. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades.
Rgimen o Entidad que repo"rta Tipo de Tipo de novedad

entidad archivos
R1 Novedad de traslado o movilidad
NR Novedad retroactiva
Rgimen Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1
oE
EPS OC R4, S4
Contributivo o Si
MC y MA Maestro de ingresos y maestro de aportantes
NC Novedades de actualizacin y/o correccin de informacin
NR Novedad retroactiva
Si Novedad de traslado o movilidad
EPS Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en

54, R4 Si o R1
MS Maestro de ingresos
NS Novedades de actualizacin y/o correccin de informacin
Subsidiado Novedad retroactiva
Novedades de actualizacin de estado de afiliacin sobre el
resultado de las novedades realizadas por las EPS, as: (N09)
NR retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de
Entidad territorial
NS
anulacin de ingresos no autorizados por el municipio, N20
(Actualizacin de nivel SISBEN) y N21 (Tipo de poblacin
especial del rgimen subsidiado)
Fondo del Magisterio,
ECOPETROL, NE Novedades de actualizacin y/o correccin de informacin
Direccin General de
Excepcin Sanidad Militar,
Direccin de Sanidad de ME Maestro de ingresos
la Polica Nacional
Universidades con NE Novedades de actualizacin y/o correccin de informacin
rgimen especial de
Especial ME Maestro de ingresos
salud
4
RESOLUCIN NMERO m, 004622DE2016 3 OCT 2016 HOJA No 4
Continuacin de la resolucin "por la cual se establece el reporte de los datos de afinacin al Sistema General de
de la libertad bajo la cus odia y vigilancia del INPEC"
Instituto Nacional NE Novedades de actualizacin y/o correccin de informacin

Penitenciario y Carcelario ME
INPEC Maestro de ingresos
INPEC
EPS, Entidades de NP Novedades de actualizacin y/o correccin de informacin

Medicina Prepagada
Planes
Compaas de Seguros
Voluntarios de
Salud MP Maestro de ingresos
Pargrafo. La informacin remitida por las entidades se entender entregada al

Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garanta FOSYGA
o la entidad que haga sus veces, una vez sea verificada con la malla validadora, y
posteriormente, la misma sea inscrita a travs de la pgina web del Administrador
Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garanta FOSYGA o la entidad
que haga sus veces y acompaada de la comunicacin suscrita por el representante
legal o delegado de la entidad que administra la afiliacin, la cual deber ser firmada
electrnicamente.
Artculo 3. Validacin de la informacin. El Administrador Fiduciario de los recursos del

Fondo de Solidaridad y Garanta - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, verificar
la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, validar su
contenido, actualizar la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA con las novedades
que cumplan con las respectivas reglas y entregar el resultado de dichas validaciones
a las entidades en relacin con sus afiliados.
Artculo 4. Actualizacin de la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA. El

Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garanta - FOSYGA
o la entidad que haga sus veces, con base en las novedades generadas previamente
por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regmenes,
planes voluntarios de salud y el INPEC, proceder a efectuar la actualizacin de los
datos bsicos de dichas afiliaciones en la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA.
El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garanta -

FOSYGA o la entidad que haga sus veces, dispondr copia de los resultados de cada
proceso de actualizacin de la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA, a las entidades
que administran las afiliaciones en lo correspondiente a sus afiliados, as como a las
entidades territoriales respecto de su jurisdiccin.
Adicionalmente, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y

Garanta - FOSYGA o la entidad que haga sus veces, elaborar mensualmente el quinto
da hbil de cada mes las estadsticas con los resultados finales de la actualizacin de
la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA, del mes anterior, para su disposicin en el
Sistema de Informacin de la Proteccin Social - SISPRO.
Pargrafo. La actualizacin de la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA, no exime a

las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regmenes, planes
voluntarios de salud y al INPEC, de la responsabilidad de mantener actualizadas sus
bases de datos con la totalidad de la informacin generada desde el momento de la
afiliacin o celebracin del contrato y de reportar de manera oportuna al Administrador
Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garanta - FOSYGA o la entidad
que haga sus veces.
Artculo 5. Procesos de depuracin de la informacin de la BDUA. Este Ministerio

definir las auditoras y los procesos de depuracin o actualizacin a la informacin
contenida en la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA.
RESOLUCIN NMERO , - 004 622 DE 2016 3 OCT 2016HoJA No 5
Continuacin de la resolucin "poda cual se establece el reporte de los datos de afiliacin al Sistema General de
Como resultado de los procesos de depuracin y auditora, el Administrador Fiduciario

de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garanta - FOSYGA o la entidad que haga
sus veces, informar a las entidades que administran las afiliaciones, los registros que
presentan inconsistencias y el proceso de correccin a seguir. Los registros que
actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso
puedan generarse, se bloquearn para los procesos de reconocimiento de recursos sin
perjuicio de la restitucin posterior de recursos a que haya lugar, conforme al marco
normativo vigente.
Las entidades que administran las afiliaciones estn en la obligacin de reportar las
novedades que resuelvan las inconsistencias informadas en las diferentes auditoras o
presentar las aclaraciones correspondientes dentro de los trminos que defina este
Ministerio.
Artculo 6. Calidad de datos de afiliacin reportada a la BDUA. Las entidades que

administran las afiliaciones sern las responsables de la veracidad y calidad de la
informacin reportada a la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA.
Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones, sern las responsables
de gestionar la plena identificacin de los afiliados, de acuerdo con el documento de
identificacin previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos
colombianos y residentes extranjeros, y tambin de mantener actualizado el tipo de
documento, nmero de identificacin, la novedad de fallecimiento y la respectiva
modificacin para su correcto registro en la BDUA.
Artculo 7. Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, trminos y condiciones.

Los obligados a reportar informacin de conformidad con lo previsto en los artculos 32,
114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, que no cumplan con el suministro oportuno, confiable,
suficiente y con la calidad necesaria para la operacin integral y monitoreo del Sistema
General de Seguridad Social en Salud, sern reportados por el Administrador Fiduciario
de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garanta FOSYGA, o la entidad que haga
sus veces, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que
haya lugar.
Artculo 8. Soporte para el giro de recursos. El suministro de la informacin solicitada

en los trminos y condiciones previstas en el anexo tcnico que hace parte integral de
la presente resolucin y que deber ser registrada y actualizada en la Base de Datos
nica de Afiliados - BDUA, constituir el soporte para el giro de la Unidades de Pago por
Capitacin UPC en los Regmenes Contributivo y Subsidiado.
Artculo 9. Afiliados identificados con tipos de documento adulto sin identificar (AS) y
menor sin identificar (MS). Los afiliados que se encuentran registrados con el tipo de
documento (AS y MS), permanecern en la BDUA con esta identificacin hasta tanto se
realicen las depuraciones con base en los listados censales que reporten las entidades
obligadas a ello y se corrija con la identificacin correspondiente.
Artculo 10. Trmino para el reporte de novedades generadas con anterioridad al 3 de

diciembre de 2015. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo del pargrafo 2
del artculo 2.1.6.1 del Decreto 780 del 2016, el reporte de las novedades generadas con
anterioridad a13 de diciembre de 2015, por las EPS y EOC podr efectuarse a ms tardar
dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente
resolucin.
RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016 _
3 OCT 2016 HOJA No 6
Artculo 11. Novedad para conformacin del grupo familiar en el rgimen subsidiado.
Las Entidades Promotoras de Salud - EPS, debern reportar la novedad N32
"Conformacin grupo familiar en rgimen subsidiado" a partir del tercer mes siguiente a
la expedicin de la presente resolucin. Para esto, las EPS que administran el Rgimen
Subsidiado debern disponer los mecanismos necesarios para que sus afiliados
registrados en la BDUA, a la entrada en aplicacin de la presente resolucin, conformen
sus grupos familiares en un plazo no mayor a doce (12) meses, sin perjuicio de la
aplicacin de lo dispuesto en el artculo 9 de la presente resolucin.
Artculo 12. Reporte de la novedad de suspensin. El reporte de la novedad de

suspensin por parte de las EPS y EOC es obligatorio y debe efectuarse de conformidad
con las condiciones establecidas en el artculo 2.1.3.15 Ttulo 3 del Decreto nico
Reglamentario del Sector Salud y Proteccin Social, 780 de 2016
Cuando la EPS o EOC, no reporte la novedad de suspensin no podr oponer tal

circunstancia al afiliado cotizante y a sus beneficiarios para negar la prestacin del
servicio de salud, por lo tanto tiene la obligacin de garantizar los servicios que estos
demanden.
Artculo 13. Disposicin de la informacin. Las entidades que administran las

afiliaciones en los distintos regmenes, planes voluntarios de salud y el INPEC contarn
en sus bases de datos con toda la informacin concerniente a la afiliacin, garantizando
su disposicin tanto a los titulares de la misma como a las autoridades que en el marco
de sus competencias la requieran.
Artculo 14. Tratamiento de la informacin. Las entidades que participen en el flujo y

consolidacin de la informacin, sern responsables del cumplimiento del rgimen de
proteccin de datos y dems aspectos relacionados con el tratamiento de informacin,
que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de
2014, el Captulo 25 del Ttulo 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las
normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen
responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la
informacin suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.
Artculo 15. Vigencia y derogatorias. La presente resolucin rige a partir de la fecha de

su publicacin y deroga las Resoluciones 1344 de 2012, 5512 de 2013, 2629 de 2014 y
2232 de 2015 y las dems disposiciones que le sean contrarias.
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot, D.0 a los

3 OCT 2016
N11O GAVIRIA URIBE

e alud y Proteccin Socibli
\Y)
RESOLUCIN NMERO, 004822 DE 2016 _ 3 001 2016 HOJA No 7
ANEXO TCNICO
El presente anexo tcnico est dividido en 5 partes:
1. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades.

2. Reporte de novedades de traslado entre entidades o de movilidad entre regmenes en
una misma EPS.
3 Glosario de campos con los valores especficos y permitidos para el reporte de la
informacin de afiliados y/o aportantes.
4 Especificaciones tcnicas para la remisin de la informacin.
5 Especificaciones para la identificacin excepcional y temporal de los afiliados con tipo de
documento (AS Y MS)
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS

Y DE NOVEDADES
1.1. Archivos que las entidades deben reportar al Administrador Fiduciario de los recursos
del Fondo de Solidaridad y Garanta - FOSYGA o la entidad que haga sus veces para
la actualizacin de la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA
Tabla 1. Identificacin de los archivos
Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por
parte de las entidades:
Sigla Descripcin Longitud
Archivo Maestro de Ingresos: Afiliados que an no han sido ingresados en la BDUA

,
MS ! Maestro Subsidiado ! 2
MC 1 Maestro Contributivo 2
ME ] Maestro Excepcin o Especial e INPEC 2
MP !Maestro de Planes Voluntarios de Salud 1 2
MA Maestro de Aportantes 2
Archivo de Novedades de actualizacin y/o correccin de datos de afiliados
que se encuentran actualizados en BDUA
----- _J
NS Novedades Subsidiado 2
1 NC . Novedades Contributivo 2
NE . Novedades Excepcin o Especial e INPEC 2
! NP ! Novedades para Planes Voluntarios de Salud 2
NR Novedad Retroactiva 2
Archivo de Novedades de actualizacin de traslado entre EPS o movilidad entre regmenes
R1, R4,S4 Para las EPS del Rgimen Contributivo 2
SI, 54 Para las EPS del Rgimen Subsidiado ! 2
Complementos para el nombre de los archivos
CODENTIDAD Cdigo de la entidad de salud que reporta la informacin

Fecha de generacin del archivo. No se debe utilizar ningn tipo del
DDMMAAAA 8
separador
1 DPTO Cdigo del departamento segn codificacin DANE 2
MPIO Cdigo del municipio segn codificacin DANE 3
Tabla 2. Nombres de archivos de datos.
Rgimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud

Maestro de afiliados MCCODENTIDADDDMMAAAA 16
Maestro de aportantes MACODENTIDADDDMMAAAA 16
Contributivo
Archivo de novedades de
NCCODENTIDADDDMMAAAA 16
actualizacin
RESOLUCIN NMERO
004622 DE 2016 3 OCT 2016 HOJA No 8
Rgimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud

Archivo de novedad retroactiva NRCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de solicitud de traslado
R1CODENTIDADDDMMAAAA 16
de afiliados
Archivo de respuesta dado por
la entidad a la que se le solicita
el afiliado. R4CODENTIDADDDMMAAAA 16
el afiliado. La entidad que S4CODENTIDADDDMMAAAA 16
solicita el afiliado es del rgimen
subsidiado.
Maestro de afiliados MSCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de NSCODENTIDADDDMMAAAA 16
actualizacin
Archivo de novedades de retiro 15
NSDPTOMPIODDMMAAAA
del municipio
Archivo de novedad retroactiva NRCODENTIDADDDMMAAAA 16
Subsidiado Archivo de respuesta dado por
el afiliado. R4CODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de solicitud de traslado 16
S1CODENTIDADDDMMAAAA
de afiliados
la entidad a la que se le solicita S4CODENTIDADDDMMAAAA 16
el afiliado.
Maestro de afiliados MECODENTIDADDDMMAAAA 16
Excepcin y
Especial Archivo de novedades de NECODENTIDADDDMMAAAA 16
actualizacin
Planes Maestro de afiliados MPCODENTIDADDDMMAAAA 16
Voluntarios de Archivo de novedades de NPCODENTIDADDDMMAAAA 16
Salud PVS actualizacin
Instituto 16
Maestro de afiliados MECODENTIDADDDMMAAAA
Nacional
Penitenciario y
Carcelario Archivo de novedades de NECODENTIDADDDMMAAAA 16
INPEC actualizacin
1.2. Estructura de los archivos maestros de datos.
A continuacin se define la estructura de datos a presentar para cada uno de los regmenes:
Contributivo y Subsidiado del SGSSS, de Excepcin y Especial y para las entidades que
administran Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
INPEC, que deben reportar informacin de afiliados al SGSSS. Los valores de cdigo y
valores permitidos deben consultarse en el numeral "4. Glosario de Campos" del presente
anexo tcnico.
Se entiende por INGRESO la informacin del afiliado que por primera vez se registra en la
Base de Datos nica de Afiliados - BDUA, o en la bases de datos de los regmenes
especiales y de excepcin - BDEX o en la base de datos de los Planes Voluntarios de Salud
-BDPVS y las dems que establezca el Administrador Fiduciario de los recursos del
FOSYGA o la entidad que haga sus veces. Estos afiliados tendrn en las bases de datos el
estado activo.
Las EPS deben reportar los datos del ingreso en la estructura del archivo maestro de
afiliados para el rgimen que aplique. Las entidades que ofrezcan Planes Voluntarios de
Salud, Regmenes Especial y de Excepcin y el INPEC, deben reportar las nuevas
afiliaciones en el archivo maestro de ingresos definido para cada tipo de entidad.
ef
RESOLUCIN NUMERO 004622 DE 2016 _ 3 oc-{ 2016 HOJA No 9
1.2.1. Rgimen Contributivo - RC
Aplica para las EPS y EOC
Tabla 3. Estructura del archivo maestro de afiliados del Rgimen Contributivo
o
t o
cti O
.
GO
O di e
a CO '5 o
o Nombre del Campo -is -o Valores Permitidos
e ti
2
ro c is
'is 0,E N di di
.r. m
o oa o
_i o
12 Cdigo de la entidad Cdigo de la EPS o EOC
6 X X
RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD
15 Tipo de documento del cotizante 2 (Vacio cuando el afiliado es cotizante X X
principal Vaco
principal)
Nmero de identificacin del cotizante (Vacio cuando el afiliado es cotizante X
16 3-16 X
principal principal) Vacio
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X X
2 Nmero de identificacin del afiliado 3-16 X X
3 Primer apellido del afiliado 20 X X
X X
4 Segundo apellido del afiliado 30 Vaco Vacio
5 Primer nombre del afiliado 20 X X
X X
6 Segundo nombre del afiliado 30 Vacio Vaco
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DD/MM/AAAA X X
8 Sexo del afiliado 1 M, F X X
17 Tipo de cotizante 2 Segn glosario de campos X Vaco
18 Tipo de afiliado 1 C,13, A X X
1,2,3,4,5,7,8,9 X
19 Parentesco con cotizante principal 1 (Vaco cuando el afiliado es cotizante X
Vaco
principal)
X
20 Condicin de discapacidad 2 D1, D2, D3, D4, D5, D6 Vaco
Vaco
Codificacin del DANE, segn lugar de x
9 Cdigo departamento 2 X
residencia.
Codificacin del DANE, segn lugar de )(
10 Cdigo municipio 3 X
residencia.
11 Zona 1 U, R X x
Fecha de la afiliacin y/o novedad.
(corresponde a la fecha de radicacin
13 del formulario nico de afiliacin en la 10 Formato DD/MM/AAAA x X
EPS)
21 Tipo de identificacin del aportante 2 NI, CC, TI, SC, CE, CD, PA X Vacio
22 Nmero de identificacin del aportante 3-11 X Vaco
Tabla CIIU revisin 4 DANE
(Este campo no se diligenciar, para el X
28 Actividad econmica del afiliado. 4 Vaco
caso de tipos de cotizante pensionado o Vacio
pensionado por sustitucin)
Cdigo asignado a la IPS por el
Ministerio de acuerdo con tabla REPS X X
46 Cdigo de habilitacin IPS Primaria 12
(Registro Especial de Prestadores de
Servicios de Salud)
Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deber reportar mediante novedad, el
cdigo de la IPS Primaria asignada al afiliado.
Si un afiliado cotizante tiene ms de un aportante, la Entidad debe reportar slo un registro

por uno de los aportantes y las dems relaciones las debe reportar en el archivo de
novedades de actualizacin (NC).
4
RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016 - 3 OCT 2016 HOJA No 10
Si un cotizante es independiente y l es su propio aportante; debe reportarse su tipo y

nmero de identificacin en los campos "Tipo de Identificacin del Aportante" y "Nmero de
Identificacin del Aportante", en el archivo maestro de afiliados.
Tabla 4. Estructura del archivo maestro de aportantes.
Obligatorio
permitida
Longitud
O
0) Nombre del Campo Valor permitido
is
,o
o
Tipo de identificacin del X
21 2 NI, CC, TI, SC, CE, PA, CD
aportante
Nmero de identificacin X
. 22 3-11
del aportante
Obligatorio cuando el tipo de identificacin es "NI", de X
23 Dgito de verificacin 1 Vaco
lo contrario debe ir vaco
Nombres y apellidos completos para cotizantes
Nombre o razn social del independientes que son empleadores. Nombre del X
24
aportante 150
Aportante para cotizantes dependientes
Segn la tabla de aportantes establecida para la
25 Tipo de aportante 2 X
Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes-PILA.
26 Sector del aportante 1 1, 2, 3 X
Actividad econmica del X
28 4 Tabla CIIU revisin 4 DANE
aportante
Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o ms afiliados deber
registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no
es empleador no se debe reportar en este maestro.
1.2.2. Rgimen Subsidiado.
Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Rgimen Subsidiado (EPS).
Tabla 5. Estructura del archivo maestro de afiliados al Rgimen Subsidiado.
-oo
XX XXXX XX o, XX NXXXX X Beneficiario
permitida
Longitud
o oo
.0
9' Nombre del Campo Valor permitido O
ti
o
12 Cdigo de la entidad 6 Cdigo de la EPS X
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, MS, RC, TI, CC, CE, Sc, AS, PA X
2 Nmero de identificacin del afiliado 3-16 X
3 Primer apellido del afiliado 20 X
30 x
4 Segundo apellido del afiliado Vaco
o o
5 Primer nombre del afiliado 20 X

30 X
6 Segundo nombre del afiliado Vaco
tg
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DD/MM/AAAA X

8 Sexo del afiliado 1 M, F X
Codificacin DANE, segn lugar de
residencia.
residencia.
11 Zona 1 U, R X
Fecha de la afiliacin y/o novedad.
13 (corresponde a la fecha de radicacin del 10 Formato DD/MM/AAAA X
formulario nico de afiliacin
Tipo de poblacin especial del rgimen 2 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10,11, 12, 13, 14, x
30 15, 16, 17, 18, 23, 24
subsidiado
31 Nivel SISBEN 1 1,2,3,N X
4
RESOLUCIN NMERO' O - 3 OCT 7016
o 4 6 2 ,,,c) DE 2016 HOJA No 11
Beneficiario
Cabeza d
permitida
Longitud
o
familia
2' Nombre del Campo Valor permitido
O
o
o
Cdigo asignado a la IPS de
acuerdo con tabla REPS (Registro
Xx
46 Cdigo IPS Primaria 12 X
Especial de Prestadores de
Servicios de Salud)
X
20 Condicin de discapacidad 2 D1, D2, D3, D4, D5, D6
Vacio
o
x
RC, TI, CC, CE, SC, PA, MS, AS,
X
15 Tipo de documento del cabeza de familia 2 (Vaco cuando el afiliado es cabeza
Vaco
de familia)
Xx x
Nmero de identificacin del cabeza de (Vaco cuando el afiliado es cabeza X
16 3-16 Vaco
familia de familia)
1,2,3,4,5,7,9
X
19 Parentesco con el cabeza de familia 1 (Vaco cuando el afiliado es cabeza
Vaco
de familia)
X
34 Etnia 2 01, 02, 03, 04, 05
Vaco
Para los afiliados registrados actualmente, la EPS deber reportar mediante novedad, la IPS
primaria asignada al afiliado.
1.2.3. Rgimen Especial y de Excepcin.
Aplica para la Direccin General de Sanidad Militar, Direccin de Sanidad de la Polica

Nacional, ECOPETROL, Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio, universidades
pblicas con servicio de salud para nuevas afiliaciones y reingresos.
Cuando se presenten casos de multiafiliacin prevalecer la afiliacin al Rgimen Especial

o de Excepcin frente a la del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Tabla 6. Estructura del archivo maestro de afiliados para los Regmenes de Excepcin
y Especial
Cotizante o
Beneficiario
permitida
Longitud
Cdigo
Nombre del campo Valor permitido

titular
Cdigo de la entidad del Rgimen de x

12 Cdigo de la entidad 6 X
Excepcin o Especial
,,, Tipo de documento del cotizante o 2 CC, RC, TI, CE, PA (vaco cuando el
Vacio X
I- titular afiliado es cotizante o titular)
Nmero de identificacin del Q i, (Vaco cuando el afiliado es cotizante Vaco X
16
cotizante o titular '"- I ' o titular)
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA X X
30 X X
4 Segundo apellido del afiliado Vacio Vaco
Primer nombre del afiliado 20 X X
5
30 X X
6 Segundo nombre del afiliado Vaco Vaco
Fecha de nacimiento del afiliado Formato DD/MM/AAAA X X
7 10
8 Sexo del afiliado 1 M, F X X
18 Tipo de afiliado 1 C, T, 8 X X
Codificacin DANE, segn lugar de x
residencia.
/1
RESOLUCIN NMERO' 004622 DE 2016 - 3 OCT 2016 HOJA No 12
Beneficiario
permitida
Cotizante
Longitud
& Nombre del campo Valor permitido
titular
'E
so
ci
Cdigo municipio Codificacin DANE, segn lugar de
10 3 X X
residencia.
13 Fecha de afiliacin y/o novedad 10 Formato DD/MM/AAAA X X
Formato DD/MM/AAAA. Si est
Fecha de terminacin de la X X
42 10 vigente la afiliacin el campo vendr
vinculacin a la entidad Vacio Vaco
vaco.
1.2.4. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC.
Aplica para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC para nuevas afiliaciones
y reingresos.
Tabla 7. Estructura del archivo maestro de afiliados para el Instituto Nacional

Penitenciario y Carcelario - INPEC
Beneficiario 1
Cotizante o
permitida
Longitud
O Nombre del campo Valor permitido
titular
'5
,c
o
Cdigo de la entidad del Rgimen de x X
12 Cdigo de la entidad 6
Excepcin o Especial
Tipo de documento de la persona CC, RC, TI, CE, PA, AS y MS (vacio
15 privada de la libertad 2 cuando el afiliado es cotizante o Vaco X
cabeza de familia)
Nmero de identificacin de la (Vaco cuando el afiliado es cotizante
16 3-16 o cabeza de familia)
Vaco X
persona privada de la libertad
Tipo de documento de la poblacin 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, AS y x X
1
del INPEC MS
Nmero de identificacin de la X X
2 3-16
poblacin del INPEC
3 Primer apellido 20 X X
30 X X
4 Segundo apellido Vacio Vacio
5 Primer nombre 20 X X
30 X X
6 Segundo nombre Vaco Vaco
Fecha de nacimiento Formato DD/MM/AAAA X X
7 10
8 Sexo 1 M, F X X
1:Domicialiaria X X
48 Tipo de reclusin 1
2:Intramural
Codificacin DANE, segn
corresponda campo 48, as: lugar de x X
9 Cdigo departamento 2
residencia o ubicacin del
establecimiento de reclusin.
Codificacin DANE, segn
Cdigo municipio corresponda campo 48, as: lugar de x X
10
0 3
residencia o ubicacin del
establecimiento de reclusin.
13 Fecha inicio de novedad 10 Formato DD/MM/AAAA X X
Formato DD/MM/AAAA. Si est
X X
42 Fecha terminacin de novedad 10 vigente la afiliacin el campo vendr
Vaco Vaco
vaco.
A
RESOLUCIN NMERO., 004622 DE 2016 - 3 001 2016 HOJA No 13
1.2.5. Planes Voluntarios de Salud - PVS
Tabla 8. Estructura del archivo maestro de afiliados a PVS
Benefic iario
Asegurado
Longitud
principal
Cdigo
Nombre del Campo Valor permitido
Cdigo de la entidad del PVS

(Este cdigo para el caso de
las entidades que oferten
12 Cdigo de la entidad 6 plizas de salud X X
corresponder al asignado
por la Superfinanciera,
antecedido de ceros (0).
CN, RC, TI, CC, CE,SC, PA,
1 Tipo de documento del asegurado 2 X X
CD
2 Nmero de identificacin del asegurado 3 _16 X X
3 Primer apellido del asegurado 20 X X

4 X X
Segundo apellido del asegurado 30 Vaco
Vacio
5 Primer nombre del asegurado 20 X X
X X
6 Segundo nombre del asegurado 30 Vaco Vaco
7 Fecha de nacimiento del asegurado 10 Formato DD/MM/AAAA X X
8 Sexo del asegurado 1 M, F X X
Codificacin DANE, segn X
lugar de residencia.
Codificacin DANE, segn X
lugar de residencia.
18 Tipo de asegurados 1 S, B X X
Nmero de pliza o contrato del plan X X
35 20
voluntario de salud
Fecha de inicio de cobertura de la
36 pliza o contrato plan voluntario de 10 Formato DD/MM/AAAA X X
salud
37 Tipo de Planes Voluntarios de Salud 1 1, 2, 3 X X
De acuerdo con los planes o X X
43 Cdigo del plan o producto 10
coberturas autorizados
Cuando en el campo 37 sea
1 o 3 deber registrar:
1=Individual
2=Familiar
3=Colectivo
44 Modalidad de la pliza o de contrato 1 X X
Cuando en el campo 37 sea
2 deber registrar:
4=Individual Hospitalaria
5=Individual Integral
6=Colectiva Hospitalaria
7=Colectiva Integral
8=Estudiantil
Formato DD/MM/AAAA. Si X
Fecha de finalizacin del Plan X
45 est vigente la afiliacin el
Voluntario de salud vaco vaco
campo vendr vacio.
Si un afiliado tiene contratado ms de un plan, se debe reportar un registro por cada uno de
ellos. Para los contratos y planes vigentes, la estructura del reporte debe corresponder a la
A
RESOLUCIN NMERO. 004622 DE 2016 - 3 NI 2016 HOJA No 14
Continuacin de la resolucin "por la cual se establece el reporte de/os datos de afiliacin al Sistema General de
enunciada previamente, registrando la fecha de inicio de cobertura y dejando la fecha de

finalizacin vaca.
Las entidades que ofrezcan Planes Voluntarios de Salud PVS, que no reportaron
informacin en los trminos de la Resolucin 2232 de 2015, debern registrar la informacin
para el cargue inicial, de plizas o contratos suscritos desde el 10 de junio de 2011 y aquellos
que a dicha fecha estuvieran vigentes.
Si la persona ha tenido Planes Voluntarios de Salud no consecutivas, estas deben ser

reportadas en registros independientes. El campo 45 se debe reportar en el cargue inicial
para contratos y planes no vigentes. Con posterioridad al cargue inicial, se deben reportar a
travs de la novedad N24.
1.3. Estructura del archivo de novedades
Aplica para todos los regmenes: Contributivo (EPS, EOC), Subsidiado (EPS, entidades
territoriales), Especiales y de Excepcin, el INPEC y para las entidades que ofrecen Planes
Voluntarios de Salud.
Novedades de actualizacin de datos
Las entidades deben mantener actualizada la informacin de sus afiliados mediante el envio
de novedades, reportando para ellas el cdigo de la novedad y su fecha de inicio en la
estructura de la Tabla 8. "Estructura del Archivo de Novedades". Las novedades de
actualizacin deben ser presentadas nicamente por las entidades que tienen el afiliado
reportado al Administrador Fiduciario del FOSYGA o la entidad que haga sus veces de
acuerdo con los cdigos de la tabla 10. "Cdigos de Novedades"
Las entidades debern remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben
cargarse en la BDUA, BDEX o BDPVS con el fin de garantizar la consistencia de la
informacin.
Tabla 9. Estructura del Archivo de Novedades
o
o
Consecutivo por archivo, iniciando x

Consecutivo de la novedad 8
en uno (1)
12 Cdigo de Entidad 6
CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, CD,
1 Tipo de documento afiliado 2 PA, AS (segn el rgimen que X X
aplique)
Nmero de identificacin del x x x x
2 3-16
afiliado
3 Primer apellido del afiliado 20 x x x x
30 X X X
x
4 Segundo apellido del afiliado yac
Vaco Vaco Vaco io
5 Primer nombre del afiliado X X X X
X
X X X yac
6 Segundo nombre del afiliado Vaco Vaco Vacio io
Fecha de nacimiento del
7 10 Formato DD/MAWAAA
afiliado y
Codificacin del DANE, segn
9 Cdigo departamento
lu.ar de residencia.
Codificacin del DANE, segn
Cdigo municipio
lu ar de residencia.
Cdi.o de la novedad 3 Tabla 10 "Cdigo de Novedad"
RESOLUCIN NMERO 2 DE 2016 3 0C-1 2016 HOJA No 15
o e 121
o 'O
0 To
=
5:s fa 0w >
:a Nombre del Campo ai
c
Valor permitido 'c in" al a 12- n
he)
U O =
O 0 al
O
Formato DD/MM/AAAA
32 Fecha inicio de novedad 10 Fecha en la cual aplica o se hace X X X
efectiva la novedad reportada.
x
X X X
Nuevo valor 1 Vac
Vaco Vaco Vaco .
io 1
X 1
X X X Vac
Nuevo valor 2 Vacio Vaco Vaco 1
X -
X X X Vac
Nuevo valor 3 Vacio Vaco Vacio
Dependiendo del cdigo de novedad, se o
x
deben registrar los nuevos valores, en el X X X
Nuevo valor 4 Vac
mismo orden en que aparecen en la tabla Vacio Vacio Vaco o
10 "CDIGOS DE NOVEDADES". x
x X X
Nuevo valor 5 Vac
Vado Vaco Vaco lo
Nuevo valor 6 X
X X X Vac
Vaco Vaco Vaco
o
Nuevo valor 7 X
X X X
Vac
Vaco Vaco Vaco o
Tabla 10. Cdigos de novedades
Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas
novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA, BDEX o BDPVS.
novedad
y Especial
Contributivell
Subsidiado 1
de
-
1 Excepcin
Orden ce
>
INPEC
Observaciones
Cdigo
Descripcin de la novedad de o.
variables
Para actualizacin del tipo de

documento y/o nmero de identificacin
y/o fecha de nacimiento del afiliado. Se
deben reportar obligatoriamente los 4
campos.
Si el tipo de actualizacin es una
correccin, se puede aplicar tambin
para identificaciones que no estn
vigentes y para afiliados en estado
retirado o desafiliado.
Para el caso que el tipo y nmero de
Actualizacin o correccin del identificacin se encuentre fallecido o
tipo y nmero de identificacin cancelado en RNEC y los nombres y
NO1 1, ,
2733
, X X X X
del afiliado y/o fecha de apellidos registrados en BDUA sean
nacimiento. diferentes, podr realizar esta novedad
siempre y cuando la entidad cuente con
los documentos de soporte vigentes de
acuerdo a RNEC y los nombres y
apellidos coincidan con la informacin
de est. Solo aplica para tipo de
actualizacin del documento igual a 2.
1 = Tipo de documento del afiliado
2 = Nmero de identificacin del afiliado
7 = Fecha de nacimiento del afiliado
33 = Tipo de actualizacin del
documento.
Actualizacin o correccin de 5 = Primer nombre
1402 5, 6 X X X X
nombres del afiliado. 6 = Segundo nombre
1
RESOLUCIN NUMERO
004622 DE 2016 - 3 OCT 2016 HOJA No 16
Contributivo i
Subsidiado I
Excepcin
y Especial
Orden o
novedad
>
INPEC
Cch :4
Descripcin de la novedad de Observaciones

variables
Actualizacin o correccin de 3 = Primer apellido

NO3 3,4 X X X X
apellidos del afiliado. 4 = Segundo apellido
Actualizacin o cambio de
9 = Departamento
N04 municipio de afiliacin en la 9,10 X X X X
10 = Municipio
misma Entidad de Salud
15 y 16 =Tipo y nmero de
identificacin del cotizante principal con
N05 segundo cotizante a cotizante 15,16 X
el cual se tiene inscrita en BDUA la
principal,
relacin familiar.
Aplica nicamente para cofizantes.
17 =Tipo de cotizante
Adicin de relacin con un 21=Tipo de documento del aportante
N06 aportante o reactivacin del 17, 21, 22, X 22 =Nmero de identificacin del
afiliado en la misma entidad. 28 aportante
28 = Actividad Econmica del afiliado.
Aplica en rgimen contributivo cuando:

Un cotizante pasa a ser beneficiario o
adicional o segundo cotizante de un grupo
familiar dentro de la misma entidad.
Un beneficiario o adicional o segundo
cotizante cambia de grupo familiar dentro
Inclusin de afiliado a un grupo de la misma entidad de salud.
familiar. Correccin de 15, 16, 18, Se debe tener en cuenta que si el afiliado es
NO7 X un cotizante principal, y tiene un grupo
parentesco. Cambio de 19, 20
condicin de beneficiario, familiar vigente, esta novedad se glosar.
15, 16 = Tipo y nmero de documento del
cotizante en estado ACTIVO al que se va a
unir el afiliado.
18 = Tipo de afiliado: A, B y C
19 = Parentesco con el cotizante.
20 = Condicin de discapacidad
beneficiario o adicional a 17 = Tipo de cotizante.
cotizante principal. 21= Tipo de identificacin del aportante
Actualizacin o cambio de 17, 21, 22,
NO8 X 22 = Nmero de identificacin del
beneficiario cnyuge a 28
aportante
segundo cotizante dentro del 28 = Actividad econmica del afiliado.
mismo grupo familiar.
La fecha de Inicio de novedad que debe

reportar la entidad es la fecha de
defuncin que reposa en los
documentos soporte.
Cuando el estado de la afiliacin sea

AF y sea necesario corregir la fecha de
inicio del estado, se puede realizar a
travs de esta misma novedad, siempre
y cuando la fecha de sta corresponda
a la reportada por la RNEC o en su
N09 Retiro por muerte. X X X X defecto por RUAF_ND (Nacimientos y
Defunciones del Registro nico de
Afiliados)
Si el afiliado es cotizante principal,

cabeza de familia o Titular, sus
beneficiarios y/o adicionales deben
hacer parte de otro grupo familiar,
utilizando para ello el reporte de
novedades, de lo contrario estos
beneficiarios y/o adicionales quedarn
en estado RETIRADO.
Actualizacin de una relacin 21, 22, 17,
N10 X 21 =Tipo de identificacin del aportante
laboral vigente: fecha 29, 28,17
61)
Contributivo
Cdigod
Subsidiado
Excepcin
y Especial
Orden co
novedad
>
INPEC
Descripcin de la novedad de o. Observaciones
variables
vinculacin aportante, actividad 22 =Nmero de identificacin del

econmica del afiliado y tipo de aportante
cotizante. 17 = Tipo de cotizante actual
29 = Nueva fecha de vinculacin al
aportante
28 = Nueva actividad econmica
17 = Nuevo tipo de cotizante.
21 =Tipo de identificacin del aportante
22 = Nmero de identificacin del
aportante
17 = Tipo de cotizante
Si el cotizante es principal con grupo
Finalizacin de relacin con un familiar vigente y slo tiene esta
N11 21, ,
22 17 X
aportante. relacin con este aportante, sus
beneficiarios y/o adicionales deben
hacer parte de otro grupo familiar,
utilizando para ello el reporte de
novedades, de lo contrario esta
novedad se glosar.
N12 condicin de beneficiario mayor 20 X X 20 = Condicin de discapacidad
de 25 aos
39 = Causal de retiro del afiliado por
Novedad de retiro en BDUA.
parte del municipio, departamento
N13 (Entidades territoriales,
39,41 X (Causales 1, 2 y 4)
Departamentos que tienen a 41 = Fecha fin del periodo solicitado,
cargo corregimientos aplica solo para novedad retroactiva.
14 = Estado de afiliacin
De AF a RE (siempre y cuando el tipo y
numero de documento NO se
encuentre en estado fallecido o
cancelado en RNEC)
39= Causales 5, 6, 7, 8 y 9 segn

corresponda
Para el Rgimen Contributivo:

N14 14,39 X X X
estado de afiliacin De AC a SU
De cualquier estado a RE
Los beneficiarios y/o adicionales

heredarn el estado del cotizante.
Para el Rgimen Subsidiado y

regmenes de Excepcin e INPEC: el
nico cambio permitido es pasar el
afiliado a estado RETIRADO (RE).
Esta novedad solamente la reportarn

las entidades territoriales,
departamentos con corregimientos a
Anulacin de ingresos. cargo, en el respectivo proceso de
(Entidades territoriales, actualizacin de BDUA.
N15 departamentos con X
corregimientos a cargo y el La anulacin del ingreso se reportar
INPEC) para los afiliados que fueron ingresados
a la BDUA de manera incorrecta por la
EPS en los procesos del mismo mes
del reporte.
RESOLUCIN NMERO O 04 G2 2 DE 2016 - 3 OCT 2016 HOJA No 18
Contr ibutivol
INPEC
Subsidiado
Excepc in
d
y Especial
Orden 0
novedad
Descripcin de la novedad de > Observaciones

Cdigo
o.
variables
Si la activacin es a un cotizante
Activacin del estado de principal, los beneficiarios y/o
N16 afiliacin cuando es igual a SU X
adicionales heredarn el estado del
o RX cotizante.
Actualizacin de Sexo del X X 8 = Sexo del afiliado.
N17 8 X X
afiliado
Actualizacin de zona de X 11 = Zona de afiliacin
N19 11 X
afiliacin
31 = Nivel SISBEN
Esta novedad la reportan: las EPS, las
N20 Actualizacin de nivel SISBEN 31 X entidades territoriales y los
departamentos que tienen a cargo
corregimientos.
30 = Poblacin especial del Rgimen
Subsidiado.
Tipo de poblacin especial del Esta novedad la reportan: las EPS, las
N21 30 X
rgimen subsidiado entidades territoriales y los
departamentos que tienen a cargo
corregimientos.
Cancelacin de contrato o 35 X 35 = Nmero de contrato o pliza
N24
pliza.
N25 Actualizacin de IPS Primaria 46 X X 46 = IPS Primaria
Aplica solo para correcciones
Actualizacin del nmero de 35 = Nmero de contrato o pliza de
N26 35,35 X
contrato o pliza. salud actual
35 = Nuevo nmero de contrato o pliza
35 = Nmero de contrato o pliza de
Actualizacin del tipo de X salud actual
N27 35,37
contrato o pliza. 37 = Tipo de contrato o pliza de salud
nuevo
35 = Nmero de contrato o pliza de
Actualizacin del cdigo del X salud actual
N28 35,43,43
plan o producto 43 = Cdigo del plan o producto
43 = Nuevo cdigo del plan o producto
Actualizacin de la modalidad 35 = Nmero de contrato o pliza de
N29 del PVS 35,44 X salud actual
44 = Nueva modalidad de la pliza o del
contrato
Reactivacin de contrato.
N30 Debe reportarse para cada uno 35 X 35= Nmero de contrato
de los asegurados reactivados
Reactivacin de afiliado en 30= Tipo de poblacin especial del
30, 31 rgimen subsidiado
N31 rgimen subsidiado en la X
misma EPS. 31= Nivel SISBEN
Conformacin grupo familiar en 15= Tipo de documento del cabeza de
rgimen subsidiado familia
16= Nmero de identificacin del
15,16,19, cabeza de familia
N32 Correccin de parentesco. X
20 19=Parentesco con el cabeza de
Cambio de condicin de familia
beneficiario 20= Condicin de discapacidad
Novedad de retiro retroactiva 39= Causal 4
N33 39, 41 X
en la misma entidad 41 = Fecha fin del periodo solicitado
1=Tipo de documento de la poblacin
del INPEC
Novedad de actualizacin de 2=Nmero de identificacin de la
N34 1,2, 13, 48 X
tipo de reclusin poblacin del INPEC
48=Tipo de prisin
13=Fecha inicio de novedad
ab
INPEC
PVSI
Subsidiado]
Contributivo
Excepcin
y Especial
Orden
novedad
Cor,
Descripcin de la novedad de Observaciones

variables
Para actualizacin de la fecha de

afiliacin se deben reportar
Actualizacin o correccin obligatoriamente los 4 campos.
N35 1, ,
2 13 XX X X
fecha de afiliacin. 1 = Tipo de documento del afiliado
2 = Nmero de identificacin del afiliado
13 = Fecha de la afiliacin ylo novedad.
Cuando una entidad presente en un mismo perodo Mas de una novedad respecto de un
afiliado, se deber diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarn en el orden que
la entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo "Consecutivo de la Novedad".
1.3.1. Novedad retroactiva
La novedad retroactiva es aquella que se reporta para activar un periodo de afiliacin,

entendiendo por ste, el comprendido entre una fecha de inicio y una fecha de finalizacin
dentro de un mismo mes. No aplica para afiliaciones vigentes, es decir para periodos
posteriores al ltimo cambio de entidad o rgimen. Para afiliaciones vigentes se debe utilizar
la solicitud de traslado.
La novedad retroactiva no aplica cuando el afiliado se encuentre fallecido o se encuentre

activo en la BDEX, para el periodo frente al cual se reporta esa novedad. Tampoco aplica
para periodos en los cuales se haya efectuado liquidacin de UPC en el rgimen contributivo.
As mismo las EPS y entidades territoriales debern aplicar segn corresponda lo
establecido en el artculo 13 de la presente resolucin.
1.3.1.1. Novedad retroactiva rgimen contributivo
Esta novedad la podrn presentar las EPS y EOC del Rgimen Contributivo para afiliados,
respecto de los cuales se cuente con el recaudo para el perodo de la novedad, con los
soportes de la afiliacin y que se haya garantizado el cumplimiento de lo previsto en el
artculo 43 de la Ley 789 de 2002. Con el propsito de no afectar el estado actual de la
afiliacin consignada en la BDUA, slo se activar y cerrar el perodo presentado de la
afiliacin para la EPS/EOC solicitante.
Se verificar con los perodos registrados en el Histrico de Afiliados Compensados (HAC)

y en el Histrico de Afiliados Pagados en el Rgimen Subsidiado (HAPS), que la cantidad
de das solicitados sea menor o igual a los das no reconocidos en dicho perodo. En todo
caso la liquidacin de la UPC y dems recursos se realizar conforme a lo establecido en el
artculo 16 de la Ley 1797 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.
Estas novedades no realizarn actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de

identificaciones registrados en la BDUA, sin perjuicio de las validaciones que se efectan en
el proceso de giro y compensacin.
Tabla 11. Estructura del archivo para la novedad retroactiva Rgimen Contributivo
o
._
._
o 03
'5
Nombre del campo : Valor permitido CTI
N
1.=
0
ro c
OC o
11 U m
Cdigo entidad que reporta la X
12 6 Como est actualmente en la BDUA X
novedad
4
RESOLUCIN NMERO. 004622 DE 2016 - 3 OCT 2016 HOJA No 20
Tz
I 0 ro
._
1 4-
1 c o
Nombre del campo .- Valor permitido o
-
Nmero nico asignado por la BDUA x

82 Serial BDUA X
a cada afiliado
Tipo de documento del 2 RC, TI, CC, CD, CE, SC, PA, X
X
15
Cotizante principal (vaco para cotizante principal) Vaco
Nmero de identificacin del . X
16 a par cotizante principal)
3-16 (vaco X
Cotizante principal Vaco
17 Tipo de 2 Segn glosario de campos X Vaco
18 Tipo de afiliado 1 C,B,A X X
1,2,3,4,5,7,8,9
(Vacio cuando el afiliado es cotizante
Parentesco con cotizante 1
19 1 principal) X
principal Vacio
(1 para el segundo cotizante del grupo
familiar)
x X
20 Condicin de discapacidad 1 D1, D2, D3, D4, D5, D6
Vacio Vaco
Codificacin DANE,
segn lugar de
9 Cdigo departamento 2 X ! X
residencia. ii
Codificacin DANE, segn lugar de 1
10 Cdigo municipio 3 X . X
residencia.
1 U,R X X
11 Zona
Tipo de documento del. ,.,
21 t NI, CC, TI, SC, CE, CD, PA X Vacio
A ortante
Nmero de identificacin del
2 3-11 X I Vaco
Aportante
(Este campo no se diligenciar, para x
28 Actividad econmica del afiliado 4 el caso de tipos de cotizante Vaco
Vacio
pensionado o pensionado por
sustitucin)
Fecha de inicio del periodo Formato DD/MM/AAAA
X X
40 solicitado (solo novedad 10 Corresponde a la fecha de inicio del
retroactiva) periodo solicitado por la Entidad
Formato DD/MM/AAAA
Fecha fin del periodo solicitado X
41 10 Corresponde a la fecha de fin del X
(solo novedad retroactiva)
periodo solicitado por la Entidad
47 Tipo de novedad retroactiva 1 1,2 X
Se debe enviar un registro por cada perodo sobre el cual se desea acceder a travs de la
novedad retroactiva. Ejemplo: Si se estn presentando 2 perodos completos o parciales, se
deben reportar 2 registros. Se debe generar un registro para cada uno de los afiliados por
los cuales se desea aplicar la novedad retroactiva.
1.3.1.2. Novedad retroactiva - Rgimen Subsidiado:
Esta novedad la podrn presentar las entidades del Rgimen Subsidiado para afiliados
respectos de los cuales se cuente con los soportes de la afiliacin, se haya garantizado el
acceso a los servicios de salud y se encuentre en estado retirado. Esta novedad no aplica
cuando el afiliado se encuentre fallecido para el periodo frente al cual se solicita esa
novedad. As mismo, cuando el afiliado se encuentre activo en BDEX, para tal periodo. A fin
de que no se afecte el estado actual de la afiliacin consignada en la BDUA, slo se activar
y cerrar el perodo presentado de la afiliacin para la EPS solicitante.
Se verificar con los perodos registrados en el Histrico de Afiliados Compensados (HAC)

y en el Histrico de Afiliados Pagados en el Rgimen Subsidiado (HAPS), que el nmero de
das solicitados sea menor o igual a los das no reconocidos en dicho perodo. En todo caso,
4
Oto'

RESOLUCIN NMERO /n22DE 2016 3 oCT 2015 HOJA No 21

Continuacin de la resolucin 'por la cual se establece el reporte de los datos de afiliacin al Sistema General de
las UPC reconocidas no podrn corresponder a ms de treinta (30) das.
Mediante la novedad retroactiva no se podrn realizar actualizaciones a los datos personales

del afiliado ni de identificaciones registradas en la BDUA. La aplicacin de estas novedades
estar sujeta al marco legal vigente y aplicable para el proceso de Liquidacin Mensual de
Afiliados (LMA).
La Novedad N33 de retiro retroactivo la podrn presentar las entidades del Rgimen
Subsidiado para los perodos en los cuales la EPS determina que debe reintegrar recursos
al FOSYGA o la entidad que haga sus veces, solamente aplicar para 11 meses hacia atrs
desde la fecha de reporte.
Tabla 12. Estructura del archivo para la novedad retroactiva Rgimen Subsidiado.
Obligatorio
Longitud
, permitida
Cdigo
o.
CD.
CD
o
o
o
o
CD
12 Cdigo entidad que reporta la novedad 6 Cmo est actualmente en BDUA X

Serial con el cual se encuentra registrado el
82 Serial BDUA X
afiliado en la BDUA
Codificacin DANE, segn lugar de x
residencia.
Codificacin DANE segn , lugar de
residencia.
11 Zona 1 U,R X
Tipo de Poblacin Especial del Rgimen 2 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12,13, 14, 15, 16, x
30 17, 18, 23, 24
Subsidiado
31 Nivel SISBEN 1 1, 2, 3, N X
X
34 Etnia 2 01, 02, 03, 04, 05
Formato DD/MM/AAAA
Fecha de inicio del periodo solicitado (solo Corresponde a la fecha de inicio del periodo X
40 10
novedad retroactiva) solicitado por la Entidad
Formato DD/MM/AAAA X
Fecha fin del periodo solicitado (solo novedad Corresponde a la fecha de fin del periodo
41 10
retroactiva)
solicitado por la Entidad
2. REPORTE DE NOVEDADES DE TRASLADO ENTRE ENTIDADES O DE MOVILIDAD

ENTRE REGMENES EN UNA MISMA EPS.
A continuacin se define la forma en que se aplicarn en la BDUA las novedades de

traslados entre EPS o de movilidad entre regmenes en la misma EPS remitidas por las
entidades.
La novedad de traslado se debe encontrar previamente soportada en las solicitudes y

autorizaciones que deben realizar las entidades involucradas, de acuerdo con las normas
vigentes que aplican a cada rgimen. Por lo tanto, en ningn momento se releva a las
entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliacin ni de proporcionar las
aclaraciones pertinentes o el reporte de correcciones sobre los datos reportados para la
actualizacin en la BDUA.
Tratndose de novedades de movilidad, no se requiere de autorizacin de la EPS teniendo

en cuenta que el afiliado va a migrar de un rgimen a otro dentro de la misma entidad, sin
perjuicio de las dems validaciones de consistencia de la informacin a que haya lugar.
La novedad de movilidad debe reportarse en los archivos R1 o S1 segn corresponda, para

el efecto, el afiliado deber estar activo en la BDUA. La novedad de movilidad reportada en
4
RESOLUCIN NMERO 0 0 6 2 2 DE 2016 3 001 2016 HOJA No 22
la BDUA por la respetiva EPS, implica simultneamente el retiro del rgimen en el que viene
activo el usuario y la activacin del afiliado en el otro rgimen.
2.1. Glosario de trminos del mdulo de actualizacin de traslados entre EPS o

movilidad entre regmenes en la misma EPS
Entidad1: Es la entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud

de traslado o movilidad. Esta Entidad dar la aceptacin o negacin a cada uno de los
registros reportados tratndose de solicitudes de traslado.
Entidad2: Es la entidad que solicita el traslado o movilidad en BDUA a la Entidadl, en el

archivo R1 o S1 segn el rgimen.
Traslado: Es la solicitud que la Entidad2 le realiza a la Entidadl para trasladar uno o varios
de sus afiliados.
Movilidad: Es la solicitud que la Entidad2 le realiza a la Entidadl, entendidas como una

sola EPS-, para migrar a un afiliado de un rgimen a otro.
Archivos R1, S1: Son los archivos con los registros de los afiliados que la Entidad2 le
solicita a la Entidadl.
Archivos R2, 52: Son los archivos con los registros de los afiliados que remite el
Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces, a
la Entidadl como solicitud del traslado en BDUA.
Archivos R3, 53: Son los archivos con los registros inconsistentes que remite El
Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces a
la Entidad2, en caso de encontrarse glosas en la verificacin del registro del afiliado en la
BDUA.
Archivos R4, 54: Son los archivos con los registros de respuesta de aceptacin o negacin
a la solicitud de traslado, enviado por la Entidadl al Administrador Fiduciario de los
recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces.
Archivos R5, S5: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el
Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces, a
la Entidad2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados
en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la Entidadl.
Archivos R6, S6: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el
Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces a
la Entidad2, los cuales contienen los traslados aprobados por la Entidad 1 pero que no
fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio.
Fecha de afiliacin a la entidad: Es la fecha en la cual el afiliado suscribi el formulario de

afiliacin y traslado ante la Entidad, o fecha en la cual inicia la movilidad en los trminos del
artculo 2.1.3.1 del Decreto 780 de 2016.
Semana de proceso BDUA: Corresponde a la semana del mes que tenga como mnimo 4
das hbiles del mes y se denomina as por cuanto en dicha semana se realizarn los
procesos de actualizacin de la BDUA.
2.2. Proceso de actualizacin de novedades de traslado entre EPS o de movilidad

entre regmenes en la misma EPS.
RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016- 3 XI. 215 HOJA No 23
Continuacin de la resolucin "por la cual se establece el reporte de los datos de afinacin al Sistema General de
Solicitud de traslado o de movilidad de la Entidad2 a La Entidad1. En la "Semana de

Proceso BDUA" la solicitud de traslado o movilidad la debe remitir la Entidad2 al
Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces, en
el archivo R1 o Si segn el rgimen.
Para que sea efectivo el traslado de un afiliado entre diferentes EPS independientemente
del rgimen que administren, deben surtirse los procedimientos de solicitud y autorizacin
del traslado, por parte de las entidades involucradas, para lo cual deben reportarse las
novedades correspondientes al Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la
entidad que haga sus veces (R1/S1 y R4/S4).
Cuando un afiliado migre del rgimen subsidiado al contributivo, en virtud de la novedad de

movilidad, la Entidad 2 podr solicitar, previo requerimiento del cotizante, a travs de la
novedad de traslado, a los beneficiarios de que tratan el artculo 2.1.3.6 del Decreto 780 de
2016 cuando los mismos se encuentren afiliados en otras Entidades Promotoras de Salud.
Lo anterior, con el fin de unificar el grupo familiar.
2.2.1. Actividades a realizar por el Administrador Fiduciario de los recursos del

FOSYGA o la entidad que haga sus veces con los Archivos R1 y S1.
El Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces
remite a la Entidad2, el archivo R3 o S3 segn al rgimen correspondiente con la respuesta
de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna
inconsistencia.
El Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces,
enviar a la Entidad1 el archivo R2 o S2 segn el rgimen con los registros de afiliados que
no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que estn siendo solicitados por la
Entidad2. El envi de los archivos R3, S3 y R2, 52 se realizar en la fecha definida en el
calendario establecido para la entrega de los resultados.
2.2.2. Actividades a realizar por la Entidad1 con el Archivo R2 o S2:
El ltimo da hbil de la "Semana de Proceso BDUA", exceptuando la ltima "Semana de

Proceso BDUA" del mes, la Entidad1 enviar al administrador fiduciario de los recursos del
FOSYGA o la entidad que haga sus veces, el Archivo R4 o S4 segn corresponda, con la
respuesta y la causal de aceptacin o negacin, a la solicitud de traslado hecha por la
Entidad2, de acuerdo con los cdigos descritos en este anexo.
2.2.3. Actividades del Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la

entidad que haga sus veces, con los archivos R4 y S4.
el ltimo da de la "Semana de Proceso BDUA", exceptuando la ltima "Semana de
Proceso BDUA" del mes, proceder a validar y actualizar en la BDUA las novedades de
traslado que fueron aprobados por la Entidad1, con base en la informacin solicitada en el
archivo R1 o S1 segn rgimen, e informar a la Entidad2 en el archivo R5, S5 la respuesta
a la solicitud dada por la Entidad1, siempre y cuando la aplicacin de dicha solicitud haya
cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, 54.
Los registros aprobados por la Enitdad1 y que no cumplan con las validaciones sern
enviados a la Entidad2 en el archivo R6 o S6, segn el rgimen que corresponda. Este envo
se realizar en el da programado para la entrega dentro de calendario de validacin BDUA.
2.3. Reglas generales para la aplicacin de las novedades de traslado entre EPS o de
movilidad entre la misma EPS.
RESOLUCIN NMERO 0046220E 2016 - 3 NI 2016 HOJA No 24
Este proceso se utiliza para reportar las novedades de traslado o de movilidad, efectuadas
por las diferentes EPS, de conformidad con las normas vigentes que regulan el tema.
Cuando cumplan con las condiciones de validacin, se aplicarn en la BDUA en el mismo
proceso que se reporta.
determinar si es procedente aplicar en la BDUA la causal de negacin del traslado
correspondiente a: "El afiliado tiene menos del tiempo mnimo de permanencia en la EPS
actual" segn el marco legal vigente y aplicable. En los casos en que determine que no es
procedente aplicar esta causal de negacin, el traslado quedar aprobado en la BDUA.
El Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces
dar como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el
archivo R2 o S2 segn el rgimen y que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4
o S4 y por tanto proceder a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma
situacin aplicar para los registros que enve la Entidad1 en el archivo R4 o S4 para los
registros que resulten glosados.
El reporte de novedades de traslado realizado para la actualizacin de la BDUA, se puede

aplicar entre las Entidades, independientemente del rgimen y el estado de afiliacin en el
cual se encuentre el afiliado en la BDUA, con excepcin de los afiliados se encuentren
fallecidos o en estado activo en la BDEX.
El reporte de la novedad de movilidad aplica slo respecto de los afiliados que se encuentren
en estado activo en la BDUA y que cumplan las condiciones establecidas en el Decreto 780
de 2016 o la norma que lo modifique o sustituya.
En aquellos casos donde el cotizante solicite un traslado de EPS y se encuentre en un

periodo de licencia de maternidad, paternidad o incapacidad por enfermedad general, la
efectividad del traslado se aplicar en los trminos establecidos en el Decreto 780 de 2016
o la norma que lo modifique o sustituya.
Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o S3 no ingresarn al mdulo de traslados,

el registro del afiliado quedar como se encontraba en la BDUA antes de la solicitud, por lo
que deber realizarse nuevamente el trmite de traslado en el siguiente proceso de BDUA.
Las novedades de traslado o de movilidad solo aplicarn por parte de las entidades
solicitantes frente a la ltima entidad que registr la afiliacin en la BDUA.
2.4. Estructura de los archivos para el proceso de traslado entre EPS o movilidad de
Rgimen en la misma EPS.
2.4.1. Rgimen Contributivo:
ARCHIVO R1
Benefic iario
o
Cdigo
Longitud
~
c
o.
ea
o
Valor permitido
3
o
o
o
N
1
o
Cdigo entidad que solicita el traslado 6 Cdigo de la entidad que solicita el x
72
o movilidad traslado o movilidad
1 Tipo de documento del afiliado 2 Como est actualmente en BDUA
2 Nmero de identificacin del afiliado 20 Como est actualmente en BDUA'
3 Primer apellido del afiliado 20 Como est actualmente en BDUA X X
30 X , X
4 Segundo apellido del afiliado Como est actualmente en BDUA
V I
Vio Vaco

RESOLUCIN NMERO 0 0 4 6 2 2 DE 2016 - 3 OCT 2I316 HOJA No 25
de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC
o
r.
.0 o
.... 50
1 c o
Nombre del campo Valor
aorpermitido
permo o (c.
14 o
()I c :r. c
o o o
i _ o m
---
5 Primer
. nombre del afiliado 20 Como est actualmente en BDUA X X-
30 X X
6 Segundo nombre del afiliado Como est actualmente en BDUA
Vaco VacP
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Como est actualmente en BDUA X X
8 Sexo del afiliado 1 Como est actualmente en BDUA X X
Cdigo de entidad a la cual se le 6
74 Como est actualmente en BDUA , X X
solicita el traslado del afiliado ir
Nmero de solicitud de traslado de la X X
70 8 Consecutivo interno de la entidad
nueva entidad qme_pide el traslado
76 Tipo de traslado 1 0, 1, 2, 3, 4 X X
RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD
Tipo de documento del cotizante X
15 2 (Vacio cuando el afiliado es X
principal Vaco
cotizante principal)
Nmero de identificacin del cotizante X
16 3-16 (vaco para cotizante principal) X
principal Vacio
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, RC TI, CC, CE, SC, PA X X
2 Nmero de identificacin del afiliado 3 - 16 Datos actualizados del afiliado X X
Datos actualizados del afiliado
' Datos actualizados del afiliado X X
1
4 Segundo apellido del afiliado 30 Vacio Vaco
5 Primer nombre del afiliado 20 " Datos actualizados del afiliado X X
' Datos actualizados del afiliado i X X
6 Segundo nombre del afiliado . 30 Vaco Vaco
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 * Datos actualizados del afiliado X 1 X
Sexo del afiliado 1 " Datos actualizados del afiliado X X
8
.r .. 4-- - - -
17 Tipo de cotizante 2 Segn glosario de campos X Vaco
18 Tipo de afiliado 1 C,B,A X r X
t --
1,2,3,4,5,7,8,9 (vaco para cotizante
principal) 1
19 Parentesco con cotizante principal 1 X
(1 para el segundo cotizante del Vacio
grupo familiar)
X
20 Condicin de discapacidad 1 D1, D2, D3, D4, D5, D6 Vaco
Vaci
Codificacin del DANE, segn lugar
9 Cdigo departamento 2 X X
de residencia.
Codificacin del DANE, segn lugar x
de residencia.
11 Zona 1 U, R , X
Fecha de afiliacin a la EPS o EOC, o Formato DD/MM/AAAA X X
13 10
fecha de movilidad.
21 Tipo de documento del aportante 2 NI, CC, TI, SC, CE, CD, PA X , Vaco
22 Nmero de identificacin del aportante 3-11 X ' Vaco
Tabla ClIll revisin 4 DANE
(Este campo no se diligenciar, para x
28 Actividad econmica del afiliado 4 el caso de tipos de cotizante Vaco
Vaco
. pensionado pensionado por
l sustitucin)
ARCHIVO R2
_
o
0 .17-1
1 o -5
0 Nombre del campo Valor permitido e
N ti;
.15 e it
O
C
O
'O O
U -J U Ce
_ _
82 Serial BDUA X X
Cdigo de la entidad que solicita el 6 Cdigo de la entidad que solicita el
x x
72
traslado traslado
Tipo de -documento del afiliado 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X X
ef
RESOLUCIN NMERO.
O -7016
004622 DE 2016-3 - HOJA No 26
! Benefic iario
Si
Longitud
c
Nombre del campo Valor permitido in
N
'E :c
,c) o
Ql u

30 x X
4 Segundo apellido del afiliado Vaco Vaco
5 Primer nombre del afiliado 20 X X 1
30 X x
6 Segundo nombre del afiliado Vaco , Vaco
13 Fecha de afiliacin a la entidad que 10 Formato DD/MM/AAAA X X
solicita
Fecha de inicio de compensacin de la 10 Formato DD/MM/AAAA X X
77
entidad que lo solicita
1, Tipo de documento del cotizante 2 X X
(Vaco para cotizante principal) Vaco
' principal
Nmero de identificacin cotizante 3-16 (Vaco para cotizante principal) X
16 X
principal Vaco
(Vaco cuando el afiliado es cotizante X X
19 Parentesco con cotizante principal 1 Vacio
principal)
de residencia.
Cdigo municipio 3 X
de residencia.
ARCHIVO R3 Y R6
! Beneficiario
3 c
II
Valor permitido Ni
7,
Nombre del campo c
al ol o
_JI O
E
Cdigo entidad que solicita el Cdigo de la entidad que solicita el X
2 6
traslado traslado
- 1
1 Ti .o de documento del afiliado 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X j
2 Numero de identificacin del afiliado 3-16 X 1
30 X X
4 Segundo apellido del afiliado Vaco Vaco
30 X X
6 Segundo nombre del afiliado Vaco Vaco
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DD/MM/AAAA X X
8 Sexo del afiliado 1 M, F L X X
Cdigo de entidad a la cual se le Cdigo de la entidad a la cual se le solicita I x X
74 6
1 solicita el traslado del afiliado el traslado
I Nmero de solicitud de traslado de la X X
' 70 8 Consecutivo interno de la entidad
nueva entidad que pide el traslado
76 Tipo de traslado 1 0, 1, 2 X
Tipo de documento del cotizante RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X
15 2 X
princi,1 (vaco para cotizante principal} Vaco
Nmero de identificacin del X
16 3-16 (vaco para cotizante principal) X ,
cotizante principal Vaco _I
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X X
Nmero de identificacin del afiliado X X

2 3-16
Primer apellido del afinado 20 X X
3
Segundo apellido del afiliado 30 X X
4 Vaco Vaco
Primer nombre del afiliado 20 X
5 X
30 X X
6 Segundo nombre del afiliado
Vaco Vaco
i/P /
RESOLUCIN NMERO - 004622 DE 2016 - 3 OCI 715 HOJA No 27
de
Continuacin de la resolucin "por la cual se establece el reporte de los datos de afiliacin al Sistema General
Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regimenes Especial y de Excepcin y de las personas privadas
....
o c c
0 p 1
N
Nombre del campo c Valor permitido r. '15'
0 C 1
al 01 0 0 '
al 1
Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DO/MM/AMA X X

7
Sexo del afiliado 1 MF 4 X X
8
2 Segun glosario de campos X X
17 Tipo de cotizante
1 C,B,A X X
18 Tipo de afiliado
1,2,3,4,5, 7,8,9
(vaco para cotizante principal) 1
1 X
19 Parentesco con cotizante principal (1 para el segundo cotizantedel grupo Vaco
familiar)
X
1 D1, 02, D3, 04, D5, D6 Vaco
20 Condicin de discapacidad Vaco
Codificacin del DANE, segn lugar de x X
residencia.
Codificacin del DANE, segn lugar de x X
10 Cdigo municipio 3
residencia.
11 Zona 1 U, R X X
13 Fecha de afiliacin a la EPS o EOC. 10 Formato DD/MM/AAAA X X
21 Ti .c) de documento del aportante 2 NI, CC, Ti,SC CE CD PA X Vaco
Numero de identificacin del 3-11
22 X _1 Vaco
_
aortante
(Este campo no se diligenciar, para el X
28 Actividad econmica del afiliado 4Vaco
caso de tipos de cotizante pensionado Vaco
.ensionado por sustituciri)
80 Cdigo de la glosa traslado 6 X X
ARCHIVO R4
_ 1
o
,
o -0 til m
o
II Nombre del campo ar c
Valor permitido rti
N
La
0
a 7, C
Oi C 0 0
0 0
_I oti
82 Serial BDUA X X
Cdigo de la entidad queX X
72 Cdigo entidad que solicita el traslado 6
solicita el traslado
CN, RC, TI, CC, , CE, SC PA,X
1 Tipo de documento del afiliado 2 X
CD
2 Numero de identificacin del afiliado 3-16 X
Nmero de aprobacin de la entidad de la Consecutivo interno de la X X
71 8
que se retir el afiliado entidad
81 Aprobacin o negacin del traslado 1 10 X X
1, 3, 4, 7, 10, 11, 12,
13,14,15,16,17 X X
786 Causal de aceptacin del traslado 2
79 o negacin del traslado 1, 5, 7, 8, 9, 10
Se diligencia para causal de X X
84 Fecha factible de aprobacin del traslado 10 Vaco 1 Vaco
negacin 7.
ARCHIVO R5
o
._
-0 o
.. stis
11 r c o
Nombre del campo .5"
Valor permitido N 4:5
15 C 7. C
`0 O O O
O -1 0 CO
82 Serial BDUA X X
Cdigo de la entidad que solicita el Cdigo de la entidad que
72 6 X X
traslado solicita el traslado + __
1 Tipo de documento del afiliado 2 RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X
RESOLUCIN NMERO 004622 0E2016 3 OCT 2016 HOJA No 28
.o 1
ti .93 11
.gi c '5
Nombre del campo Valor permitido 0 ill
e z . c
,o o o o
O -J U 0:1
r---- - - --
Cdigo de la entidad a la cual se le solicita Cdigo de la entidad a la cual X X
74 6
el traslado del afiliado _ se le solicita el traslado
Nmero de solicitud de traslado de la Consecutivo interno de la
70 8 X X
nueva entidad que pide el traslado entidad
1 Tipo de documento del afiliado 2 RC, TI, CC, CE, SC, PA, CD X X
2 Nmero de identificacin del afiliado 3-'16 1_ X X
Nmero de aprobacin de la entidad de la Consecutivo interno de la
71 8 X X
. e se retir el afiliado entidad -1-
81 Aprobacin o negacin del traslado 1 1, 0 X X
1, 3, 4, 7, 10, 11, 12,
78 Causal de aceptacin del traslado 2 13,14,15,16,17 X X
79 o negacin del traslado
1, 5, 7, 8, 9, 10
Se diligencia para causal deX
84 Fecha factible de aprobacin del traslado 1, 10 X
I negacin 7.
2.4.2. Rgimen Subsidiado:
ARCHIVO Si
:
Beneficiario
Cabeza de
familia
Cdigo
permitida
Longitud
Nombre del campo Valor permitido
Cdigo entidad que solicita el traslado o x

Cdigo de la entidad que solicita
72 movilidad 6 X
el traslado o la movilidad
Como est actualmente en X
BDUA
Como est actualmente en
2 Nmero de identificacin del afiliado 20 X X
BDUA
BDUA
X
4 Segundo apellido del afiliado 30 Vac
BDUA Vaco
io
5 Primer nombre del afiliado 20 X
BDUA
X
yac
6 Segundo nombre del afiliado 30 Vaco
BDUA
o
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 X X
BDUA
Como est actualmente en X X
8 Sexo del afiliado 1
BDUA
1 Tipo de documento del afiliado 2 Dato actualizado del afiliado XX
2 Nmero de identificacin del afiliado 3-16 Dato actualizado del afiliado XX
3 Primer apellido del afiliado 20 Dato actualizado del afiliado XX
X
X
4 Segundo apellido del afiliado 30 Dato actualizado del afiliado Vac
Vaco
lo
5 Primer nombre del afiliado 20 Dato actualizado del afiliado X X
X
X V
6 Segundo nombre del afiliado 30 Dato actualizado del afiliado
Vacio ac
o
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Dato actualizado del afiliado X X
8 Sexo del afiliado 1 Dato actualizado del afiliado X X
Codificacin DANE, segn lugar x X
de residencia,
4'
RESOLUCIN NMERO r DE 2016 - 3 OCT 2016 HOJA No 29
004624
Nombre d loaem libpeorfad bajo la custodia y vigilancia del INPEC"
Beneficiario
Cabeza de
lo
familia
permitida
Longitud
-o el Valor permitido
e
Codificacin DANE, segn lugar

10 Cdigo municipio 3 X X
de residencia.
11 Zona 1 U, R X X
13 Fecha de la afiliacin y/o novedad 10 Formato DD/MM/AAAA X X

Tipo de poblacin especial del rgimen 1,2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, X X
30
subsidiado
2 14, 15, 16, 17, 18,23
1, 2, 3, N (N no aplica para tipo
31 Nivel SISBEN 1 X X
de poblacin 5)
76 Tipo de traslado 1 0,1,2,3,4 X X
X
(Vaco cuando el afiliado es XVac
15 Tipo de documento del cabeza de familia 2
cabeza de familia) Vaco
lo
X
Nmero de identificacin del cabeza de (Vaco cuando el afiliado es X
16 3-16 Vac
familia cabeza de familia) Vaco
o
X
(Vaco cuando el afiliado es XVac
19 Parentesco con el cabeza de familia 1 Vaco
cofizante principal) o
ARCHIVO S2
Benefic iario
Cabeza de
si
Longitud
familia
y
el
82 Serial BDUA X X
Cdigo de la entidad que solicita el
72 Cdigo entidad que solicita el traslado 6 X X
traslado
CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS,
1 Tipo de documento del afiliado 2 X X
PA

X X
4 Segundo apellido del afiliado 30 Vaco Vaco
X X
6 Segundo nombre del afiliado 30 Vaco Vaco
Codificacin DANE, segn lugar de X
residencia.
Codificacin DANE, segn lugar de X
residencia.
13 Fecha de afiliacin a la entidad que solicita 10 Formato DD/MM/AAAA X X
Fecha de inicio de apropiacin de UPC de la 10 Formato DD/MM/AAAA X X
83
entidad que lo solicita
(Vaco cuando el afiliado es cabeza X X
15 Tipo de documento del cabeza de familia 2 Vaco Vacio
de familia)
Nmero de identificacin del cabeza de (Vaco cuando el afiliado es cabeza X X
16 3-16 Vaco Vaco
familia de familia)
(Vacio cuando el afiliado es X X
19 Parentesco con el cabeza de familia 1 Vaco Vaco
cotizante principal)
Codificacin del DANE X X
10 Cdigo municipio 3 Codificacin del DANE X X
4'

RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016 OCT 2.O1SH0JANO 30
Continuacin de la resolucin 'Por la cual se establece el reporte de los datos de afiliacin al Sistema General de
ARCHIVO S3 Y S6
E
Cdigo
Nombre del campo c Valor permitido

o
-I
Cdigo de la entidad que solicita el

traslado
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA
2 Nmero de identificacin del afiliado 3-16
3 Primer apellido del afiliado 20
4 Segundo apellido del afiliado 30

5 Primer nombre del afiliado 20
6 Segundo nombre del afiliado 30
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DD/MM/AAAA

8 Sexo del afiliado 1 M, F
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA
2 Nmero de identificacin del afiliado 3-16
X X X
3 Primer apellido del afiliado 20
4 Segundo apellido del afiliado 30
o
5 Primer nombre del afiliado 20
6 Segundo nombre del afiliado 30
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DD/MM/AAAA
8 Sexo del afiliado 1 M, F

residencia.
10 Cdigo municipio 3
residencia.
11 Zona 1 U, R
13 Fecha de afiliacin a la EPS 10 Formato DD/MM/AAAA

Tipo de poblacin especial del rgimen 2 1, 2,4, 5,6, 8,9, 10, 11, 12, 13, 14, 15,
30 16, 17, 18, 23, 24
subsidiado
1, 2, 3, N (N no aplica para tipo de
31 Nivel SISBEN 1
poblacin 5 del Campo 30 del Glosario)
76 Tipo de traslado 1 0,1,2,3,4
80 Cdigo de Glosa traslado 6
ARCHIVO S4
Requerido
Longitud
Valor permitido
,c1
0o Nombre del campo
82 Serial BDUA X
Cdigo de la Entidad que solicita el
72 Cdigo Entidad que solicita el traslado 6 X
traslado
1 Tipo de documento del afiliado 2 CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA X
4 9
3T0e2015
RESOLUCIN NMERO 0 04 6 2 2 DE 2016 - - - HOJA No 31
Continuacin de/a resolucin 'por la cual se establece el reporte de los datos de afiliacin al Sistema General de
1-0
Requerido
Longitud
Valor permitido
<I Nombre del campo
81 Aprobacin o negacin del traslado 1 1, 0 X
1, 3, 4, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y 17

78 aceptacin
Causal de del traslado X
2
79 o negacin del traslado 1, 5, 7 y 10
Se diligencia para causal de X
84 Fecha factible de aprobacin del traslado 10 Vaco
negacin 7.
ARCHIVO S5
Requerido
Longitud
.1
4) Nombre del campo Valor permitido
o
82 Serial BDUA X
Cdigo de la entidad que solicita el x
traslado
CN, RC
MS, , , CC ,
TI , CE ,SC ,AS
PA
Cdigo de entidad a la cual se le solicita el Cdigo de la entidad a la cual se le x
74 6
traslado del afiliado solicita el traslado
CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS,
PA
81 Aprobacin o negacin del traslado 1 1,0 X

1, 3, 4, 7, 10, 12, 13, 14, 15, 16 y
78 Causal de aceptacin del traslado 2 17 X
79 o negacin del traslado 1, 5, 7 y 10
Se diligencia para causal de X
84 Fecha factible de aprobacin del traslado 10 Vaco
negacin 7.
3. GLOSARIO DE CAMPOS
El siguiente glosario contiene los valores permitidos para las variables que deben ser
reportadas al administrador fiduciario de los recursos del FOSYGA, para la actualizacin de
la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA.
Definiciones para el uso apropiado de las variables:
Cdigo: En este campo se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable.
Nombre del campo: Corresponde a la descripcin de la variable.
Longitud del campo: Es el tamao mximo que puede tener el dato o segn las
especificaciones individuales del mismo.
Valores permitidos: En este campo se registran los valores aceptados para cada variable.
Rgimen: Indica el rgimen al que aplica la variable a utilizar: Contributivo C-, Subsidiado
S-, Excepcin y Especial e INPECE-,
PVS: Planes Voluntarios de Salud
RNEC: Registradura Nacional del Estado Civil.
BDPVS: Base de datos de referencia para Planes Voluntarios de Salud
BDEX: Base de datos de referencia para afiliaciones de los regmenes especiales y de
excepcin.
# 4,

RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016 - 3 CGT 2016 HOJA No 32
TABLA 14. Glosario de campos de archivos maestros y de novedades
O
O
-o
= Rgimen o
15 Valores permitidos
`0 Nombre del campo ' 13 PVS
. :1
51 o
o
_1
CNCertificado De Nacido Vivo -DANE CSEP
MSMenor sin documento de Identificacin $
MMMM
RCRegistro civil de nacimiento expedido por RNEC C $ P
TITarjeta de identidad expedida por RNEC C S P
CCCdula de ciudadana expedida por RNEC C S P
Tipo de documento del 2
CECdula de extranjera C S P
afiliado
SCSalvoconducto de permanencia. CSEP
Pasaporte expedido, por el pas de origen slo CSEP
PA
para extranjeros.
CD Carn diplomtico. C P
AS Adulto sin documento de identificacin. S
6 Numrico Para los casos S
1 excepcionales que
MS 10 o
Alfanumrico establece la presente S
12 resolucin
Longitud permitida para
CN 9 Numrico CSEP
- Certificado Nacido vivo.
11 Numrico Longitud y tipo de dato
permitido para Registro
C Alfanumrico o Civil asignado por la CSEP
10
numrico RNEC.
Alfanumrico o Longitud y fipo de dato
10
Numrico permitido para Tarjeta de
TI CSEP
Identidad asignada por la
11 Numrico
RNEC.
Longitud y tipo de dato
permitido para Cdula de
CC 3-10 Numrico CSEP
ciudadana asignada por
la RNEC.
Longitud y tipo de dato
permitido para
extranjeros mayores de 7
aos residentes en
Colombia con Cdula de
CE 3-6 Alfanumrico CSEP
Extranjera expedida por
la Unidad Administrativa
Especial Migracin
Colombia o la entidad
que haga sus veces.
Salvoconducto CSEP
SC 9 Numrico Migracin Colombia
Longitud y tipo de dato CSEP
PA 3-16 Alfanumrico permitido
Para los casos S
6 Numrico
excepcionales que
AS
establece la presente S
10 Alfanumrico
resolucin
Expedidos por la Unidad
Administrativa Especial
CD 3-11 Alfanumrico Migracin Colombia o la C P
entidad que haga sus
veces.
1M 'Mmm
3 Primer apellido el afiliado 20 En maysculas C S P

Segundo apellido del 30 _ . C $ P
4 En mays
culas
afiliado
Primer nombre del C S P
5 20 En maysculas
afiliado
Segundo nombre del C S P
6 30 En maysculas
afiliado
et
RESOLUCIN NMERO 004.622 DE 2016 2016 HOJA No 33
rn
o
-o
r= Rgimen o
Nombre del campo Valores permitidos
c PVS
h:El
U l o
_u
Fecha de nacimiento del CSEP

7 10 Formato DD/MM/AAAA
afiliado
M Masculino CSEP
8 Sexo del afiliado 1 CSEP
F Femenino
Cdigo del CSEP
9 2 Codificacin DANE
departamento
10 Cdigo del municipio 3 Cod ficacin DANE CSEP
U Urbana C S P
11 Zona 1 C S P
R Rural
Cd'go de la EPS o EOC o EPS-S, cdigos de
entidades de rgimen de Excepcin y Especial,
12 Cdigo de la entidad 6CSEP
Entidades de Planes Voluntarios de Salud y el Instituto
Nacional. Penitenciario y Carcelario INPEC.
Fecha de la afiliacin y/o
. ,, novedad. (para rgimen
1 contributivo y subsidiado
13 [ corresponde a la fecha 10 Formato DD/MM/AAAA CSEP
' de radicacin del
formulario nico de
afiliacin)
AC Activo CSEP
Retirado Terminacin de la inscripcin en una
RE CSEP
EPS
AF Desafiliado por fallecimiento CSEP
Estado actual de la Suspensin por mora
14 2
afiliacin SM Numeral 1 Art. 2.1.3.15 y 2.1.3.16 Decreto 780 de C S
2016.
PL Proteccin Laboral C
Suspensin por falta de documentos - Numeral 2 c s
SD
Art. 2.1.3.15 Decreto 780 de 2016.
CN Certificado De Nacido Vivo -DANE S
RC Registro civil de nacimiento expedido por RNEC CSEP
TI Tarjeta de identidad expedida por RNEC CSEP
CC Cdula de ciudadana expedida por RNEC C 5 E P
Carn diplomtico expedido por el Ministerio de
Tipo de documento del CD Relaciones Exteriores o la entidad que haga sus C P
cotizante principal o 2 veces. , , .
15
cabeza de familia o Cdula de extranjeria CSEP
CE
titular CSEP
SC Salvoconducto de permanencia.
Pasaporte expedido por el pas de origen slo CSEP
PA
para extranjeros.
MS Menor sin documento de Identificacin S
AS Adulto sin documento de identificacin. S
Nmero de identificacin
del cotizante principal, Longitudes segn el tipo de documento. Ver CSEP
16 ' 3-16
1 cabeza de familia o especificacin del campo 2 de esta tabla.
titular
1 Dependiente C
2 Empleada domestica C
3 Independiente C
4 Madre comunitaria o sustituta C
10 Pensionado C
11 Pensionado por sustitucin C
12 Aprendices en etapa electiva C
17 Tipo de cotizante 2
Desempleado con subsidio caja de compensacin
' 15
familiar Proteccin al cesante
16 Independiente agremiado C
17 Funcionarios pblicos sin tope mximo en el IBC C
18 Afiliados con requisitos cumplidos para pensin C
19 Aprendices en etapa productiva C
20 Estudiantes rgimen especial (Ley 789/02) c
4'
RESOLUCIN NMERO 00462 2 DE 2016 3 OGT 701S HOJA No 34
Longitudes
Rgimen o
PVS
11
Estudiantes de postgrado en salud

21 C
Cooperados, precoopertivas de trabajo asociado
31 C
44
Cotizante dependiente de empleo de emergencia c
con duracin mayor o igual a un mes.
Cotizante dependiente de empleo de emergencia C
45
con duracin menor a un mes.
Trabajador dependiente con aportante
47 beneficiario del Sistema General de C
Participaciones SGP
Cotizante dependiente, con aportante beneficiario c
48
Ley Primer Empleo. (Ley 1429/2011)
Beneficiario del mecanismo de proteccin al c
52
cesante
Prepensionado independiente para garantizar
56 continuidad del aseguramiento durante el trmite C
pensional (articulo 2.1.8.4 Decreto 780 de 2016)
rolu_ mi<
Cotizante C E
Cabeza de familia $
m m
Tipo de afiliado o Beneficiario o asegurado C S P
18 1
asegurado Adicional C _
Titular segn corresponda
Titular principal (asegurado) P
1 Cnyuge o compaero(a)permanente C $ E
Hijos del cotizante o de la compaero(a)
permanente, menores de veinticinco aos de edad
que dependen econmicamente del cotizante o C S E
2
los menores de 18 aos entregados en custodia
legal (numeral 9 artculo 2.1.3.6 Decreto 780 de
2016)
Hijos de beneficiarios menores de 25 aos o con
incapacidad permanente (nicamente nietos del
4 cotizante, cabeza de familia o titular hasta que el C S E
beneficiario conserve tal condicin) (numeral 3
artculo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)
Hijos del cotizante o de la compaero(a)
permanente, de cualquier edad si tienen
incapacidad permanente y depende C S E
9
econmicamente del cotizante, cabeza de familia
o titular (numeral 4 artculo 2.1.3.6 Decreto 780 de
Parentesco con' 2016)
19
cotizante principal, titular 1 Hasta tercer grado de consanguinidad - Hijos de
o asegurado principal. menores de 25 aos o cualquier edad con
incapacidad permanente, que por fallecimiento de
los padres, perdida de patria potestad o ausencia C S E
de estos que dependan econmicamente del
cotizante, cabeza de familia o titular. (hermanos,
tos y sobrinos) (numeral 7 articulo 2.1.3.6 Decreto
780 de 2016)
Padre o madre del cotizante, cabeza de familia o
3 titular en caso de ausencia de cnyuge o hijos. C S E
(numeral 8 articulo 2.1.3.6 Decreto 780 de 2016)
Padres que dependan econmicamente de alguno
de los cnyuges o compaero(a) permanente del
7 cotizante, cuando ambos cotizan, cabeza de C S E
familia o titular. (articulo 2.1.4.3 Decreto 780 de
2016)
Afiliado adicional (hasta cuarto grado de
8 consanguinidad o segundo de afinidad). (artculo C
2.1.4.5 Decreto 780 de 2016)
D1 Discapacidad Fsica temporal C S
Condicin de C S
20 2 D2 Discapacidad Neuro-sensorial temporal
discapacidad
D3 Discapacidad Mental temporal C $
r
RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016 3 OCT 2316 HOJA No 35
Longitudes
o
1/471 Rgimen o
Nombre del campo d
Valores permitidos
ci PVS
c.)
D4 Discapacidad Fsica Permanente C S

D5 Discapacidad Neuro-sensorial permanente C S
D6 Discapacidad Mental permanente C S
NI Nmero de Identificacin Tributaria C
CC Cdula de ciudadana C
TI Tarjeta de Identidad C
Tipo de identificacin del
t,o ut.)u
21 2 SC Salvoconducto de permanencia
aportante
CE Cdula de extranjera
PA Pasaporte
CD Carnet Diplomtico
Nmero de identificacin Sin guiones. ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios,
22 3-11 1- sin el digito de verificacin, para el tipo de documento NI.
del aportante
.
ti O 000000
23 Dgito de verificacin 1 Numrico
4 ; Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres
: y apellidos completos para cotizantes Independientes que son
Nombre o razn social ! Aportantes. Los caracteres especiales permitidos (comilla
24 150 doble ("), comilla sencilla o apstrofo (5, slash (/), punto (.),
del aportante
signo de pesos ($), menos (-), parntesis abriendo (0,
parntesis cerrando ()), pipe (I)) y backslash (\).
Segn la tabla de aportantes establecida para la Planilla
25 Tipo de aportante 2 .l Integrada de Liquidacin de Aportes-PILA.
1 Pblico
1
26 Sector del aportante 2 Privado
3 Mixto
28 Actividad econmica 4 Segn Tabla CIIU revisin 4 DANE
Fecha de vinculacin al
aportante
1 Habitante de la calle S _ __
Poblacin infantil abandonada a cargo del Instituto
2 S
Colombiano de Bienestar Familiar.
4 Creador o gestor cultural S
5 Poblacin con SISBEN S
Menores desvinculados del conflicto armado bajo
6 S
la proteccin del ICBF.
8 Poblacin desmovilizada y/o miembros del grupo
armado ilegal que celebren acuerdos de paz con S
el Gobierno Nacional
9 Vctimas del conflicto armado interno S
Poblacin infantil vulnerable bajo proteccin de
10 S
instituciones diferentes al ICBF
11 Programa en proteccin a testigos $
12 Poblacin en centros psiquitricos S
Tipo de poblacin 13 Poblacin rural migratorio S
30
especial del rgimen 2 14 , Poblacin reclusa a cargo de la entidad territorial S
subsidiado. 15 Poblacin
1 rural no migratoria S
i - -
S
16 'Adulto mayor en centros de proteccin
17 1 Comunidades indgenas S
18 Rrom (Gitanoj S
Personas en prisin domiciliaria a cargo del S
22 INPEC.
23 Personas que dejen de ser madres comunitarias. $
Migrantes colombianos repatriados, que han
retornado voluntariamente al pas, -o han sido S
24 deportados o expulsados de territorio extranjero.
Adolescentes y jvenes a cargo del ICBF en el
sistema de responsabilidad penal para $
25 adolescentes.
Miembros de los grupos armados al margen de la
ley que celebren acuerdos de paz con el Gobierno S
26 Nacional.
4 /
RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016 3 OCT 1 16 HOJA No 36
Longitudes
Rgimen o
Nombre del campo Valores permitidos PVS
181
1 Nivel I S
2 Nivel II S
31 Nivel SISBEN 1 3 Nivel III
Poblacin especial (si marca este campo es S
N
obligatorio diligenciar el campo 30)
32 Fecha de inicio de novedad 10 Formato DD/MM/AAAA CSEP
O Evolucin del tipo del documento CSEP
Tipo de actualizacin del 1 Correccin del documento de identidad CSEP

33 1
documento de identidad Correccin del documento de identidad cuando
2 tipo y nmero de documento se encuentra C S E
fallecido en RNEC.
01 Indgenas C S
02 Rrom (Gitano) C S
34 Etnia 2 03 Raizal (San Andrs y Providencia) C S
04 Palenguero de San Basilio de palenque C S
05 Negro(a) o afrocolombiano(a). C S
Nmero de pliza o
35 contrato plan voluntario 20 P
de salud
! Fecha de inicio de pliza
36 o contrato plan 10 Formato DD/MM/AAAA P
' voluntario de salud
1 Planes de medicina prepagada P
Tipo de Planes P
37 1 2 Plizas de salud
: Voluntarios de Salud
3 Planes de atencin complementaria en salud P
Afiliado no cumple con las condiciones para S
1
pertenecer al Rgimen Subsidiado
Afiliado no pertenece al municipio reportado en S
2
BDUA
4 Retiro de novedad retroactiva S
Terminacin de la relacin laboral o contractual o C
5
perdida de las condiciones para seguir cotizando
Cotizante o ncleo familiar fije su residencia en el c s
Causal de terminacin 6
exterior
39 en la inscripcin de la 1 Cuando el afiliado cumple las condiciones para c s
EPS 7
estar en un Regmenes exceptuado o especial
Este parmetro solo podr ser actualizado por el
Administrador Fiduciario de los recursos del
8 FOSYGA o la entidad que haga sus veces segn C S
la informacin reportada por el INPEC segn el
marco legal vigente y aplicable.
9 Exclusin de beneficiarios o afiliados adicionales C S
Fecha de inicio del

40 periodo solicitado (solo 10 Formato DD/MM/AAAA C S
1! novedad retroactiva)
1 Fecha fin del periodo
41 . solicitado (solo novedad 10 Formato DD/MM/AAAA C S
: retroactiva)
Fecha de terminacin de Formato DD/MM/AAAA. Archivo maestro de ingreso
42 la vinculacin a la 10 E
inicial
entidad
Cdigo de plan o
43 producto de la pliza 10 Alfanumrico P
autorizada
4(
RESOLUCIN NMERO 004 622DE 2016- 3 OCT 2016 HOJA No 37
! Longitudes
Cdigo
Rgimen o
Valores permitidos
o.
a
o
o
o
PVS
1=Individual
2=Familiar
3=Colectivo
Modalidad de pliza o 4=Individual Hospitalaria P
44 1
contrato 5=Individual Integral
6=Colectiva Hospitalaria
7=Colectiva Integral
8=Estudiantil
Fecha de finalizacin de P
la pliza o contrato
46 IPS Primaria i 12 1 Numrico C S
Normal, activacin de la afiliacin en un C
Tipo de novedad 1 periodo
47 1
retroactiva C
2 Adicin de relacin laboral en un periodo
1 Domiciliaria E
48 . Tipo de prisin 1
2 Intramural E
Tabla 15. Glosario de campos de archivos de traslado entre EPS o movilidad entre la
misma EPS.
Este glosario hace referencia a los trminos y convenciones utilizadas para el reporte de
informacin para la actualizacin de novedades de traslados o movilidad de afiliados ante la
BDUA.
coll
y0
= Rgimen
il Nombre del campo :.-... Valores permitidos
-o c
o o
Nmero de solicitud de
70 traslado de la nueva entidad que pide el 8 C S
traslado
Nmero de aprobacin de la entidad de la C S
71 8
que se retir el afiliado
72 i Cdigo de entidad que solicita el traslado 6 Cdigo EPS o EOC C S
: Cdigo de entidad a la cual se le solicita el C S

74 6 Cdigo EPS o EOC
Itraslado
Excepcional Pargrafo 2 articulo C S
O
2.1.6.1 Decreto 780 de 2016
Primer da calendario del mes
siguiente a la fecha de la novedad de
inscripcin. (para Rgimen C S
Contributivo y Subsidiado corresponde
a la fecha de radicacin del formulario
nico de afiliacin)
Primer dia calendario del mes
76 Tipo de traslado subsiguiente a la fecha de la novedad
de inscripcin. (para Rgimen C S
2
Contributivo y Subsidiado corresponde
a la fecha de radicacin del formulario
nico de afiliacin)
3 Aplica para movilidad C S
4 Aplica para movilidad mes siguiente C S
Casos excepcionales y/o rdenes
5 C S
judiciales
41
RESOLUCIN NMERO
004 622
DE 2016. 3 on lolet HOJA No 38
o
Rgimen
Nombre del campo a
Valores permitidos
o c
El Administrador Fiduciario de los recursos

del FOSYGA o la entidad que haga sus
veces calcula esta fecha con base en la
Fecha de inicio para el reconocimiento de C
77 1 informacin enviada por la entidad
recursos de la entidad que lo solicita solicitante en el archivo R1, campos: 13 y
76 de los glosarios de la presente
resolucin
El afiliado cumple con el tiempo mnimo c S
1
de permanencia en la EPS actual.
El traslado se da por unificacin del
grupo familiar- aplica para cambio de
3 cnyuge o compaero (a) permanente C S
o cambio de beneficiario a cnyuge o
compaero (a) permanente.
La EPS actual no tiene cobertura en el
4 C S
municipio donde reside ose traslada.
Por disolucin, liquidacin, retiro
voluntario o se disminuya la capacidad
7 de afiliacin de la EPS, previa C S
autorizacin de la Superintendencia
Nacional de Salud- SNS,
10 Por cumplimiento de un fallo de tutela C S
Por fallecimiento del cotizante en la
11 C
EPS actual.
El Afiliado tiene el tiempo mnimo de
permanencia verificado con la BDUA,
uso exclusivo para el Administrador c S
12
78 Causales de aceptacin del traslado 2 Fiduciario de los recursos del
FOSYGA o la entidad que haga sus
veces
Se presenten casos de deficiente
13 prestacin de servicios previa c
S
autorizacin de la Superintendencia
Nacional de Salud.
Cuando al usuario se le vea
menoscabado su derecho a la libre
escogencia de IPS o se haya afiliado
14 cS
con la promesa de obtener servicios en
una determinada red de prestadores y
esta no sea cierta
Cuando la afiliacin ha sido transitoria S
15 C
ordenada por la UGPP
Por Inscripcin por parte de su
16 empleador o la de su administradora de C S
pensiones
Por Inscripcin del afiliado por parte de c S
17
la entidad territorial
18 Por unificacin de grupo familiar C S
El cotizante o cabeza de familia tiene
1 menos del tiempo mnimo de C S
permanencia en la EPS actual.
El afiliado cotizante o cualquier
miembro de su ncleo familiar se C S
5
encuentra internado en una institucin
prestadora de servicios de salud.
79 Causales de negacin del traslado 2 La fecha en que se solicita el afiliado e S
7
no es vlida
El cotizante independiente no est a
paz y salvo en el pago de las c
9
cotizaciones al Sistema General de
Sguridad Social en Salud.
No solicita a todo el ncleo familiar C S
10
(aplica solo a los beneficiarios activos)
1
n0T 2016
RESOLUCIN NMERO 004629 DE 2016 - HOJA No 39
O -3)
nl
'6 Rgimen
o c
o
_i
Cotizante sin novedad de terminacin
11 de relacin laboral y/o perdida de las C
condiciones para seguir cotizando.
Cdigo generado por el Administrador
1
I Fiduciario de los recursos del Fondo de C S
80 Cdigo glosa traslado 6
Solidaridad y Garanta - FOSYGA o la
entidad que haga sus veces
1 Aprobado C S
81 ; Aprobacin o negacin del traslado 1 O 1 Negado
' Nmero nico asignado por la BDUA a cada
82 Serial BDUA C S
afiliado
Fecha de inicio de apropiacin de UPC de C S
la entidad que lo solicita
Formato DD/MM/AAAA.
Aplica para causal de negacin 7, la entidad S
84 Fecha factible de aprobacin del traslado. 10 que tiene la afiliacin reporta la fecha viable C
1 para el traslado
4. ESPECIFICACIONES TCNICAS PARA LA REMISION DE INFORMACIN
4.1. Medio
La informacin debe presentarse a travs de la plataforma tecnolgica dispuesta por el

Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA o la entidad que haga sus veces.
4.2. Caractersticas del formato
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones tcnicas:
a. Los nombres de los archivos deben ser grabados en letras maysculas, sin caracteres
especiales y sin tildes O.
b. Los datos de los archivos deben ser grabados en letras maysculas, sin caracteres
especiales y sin tildes, excepto la razn social en el maestro de aportantes y los
caracteres especiales permitidos por la RNEC en nombres y apellidos.
c. El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin.
Se utiliza el ENTER como fin de registro.
d. Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores
permitidos, este campo no debe llevar ningn valor, es decir, debe ser vaco y
reportarse en el archivo plano como ().
e. Ningn dato en los campos del archivo debe venir encerrado entre comillas (").
f. Los campos tipo fecha deben tener el formato da/mes/ao (DID/MWAAAA) incluido el
carcter SLASH (/) a excepcin de las fechas incluidas en los nombres de archivos.
g. Los campos numricos deben venir sin ningn formato de valor ni separacin de miles
ni decimales.
h. Se debe tener especial cuidado con las longitudes del nmero de identificacin de los
afiliados segn el tipo de documento.
i. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificacin,
por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los
campos nmero de identificacin, apellidos y nombres.
j. Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser
reemplazados por la vocal 'O' y viceversa.
k. Los archivos planos no deben traer ningn carcter especial de fin de archivo ni de
final de registro.
44
RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016 CT 2016 HOJA No 40
5. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACIN EXCEPCIONAL Y TEMPORAL DE

LOS AFILIADOS (AS Y MS)
Aplica para los afiliados de la Poblacin Especial del Rgimen Subsidiado que no estn
identificados por la Registradura Nacional del Estado Civil (RNEC) y que se encuentren en
el correspondiente listado censal.
Las entidades responsables de la generacin de los listados censales deben verificar la

plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, con los documentos de
identidad vlidos para efectuar la afiliacin y reporte de novedades al SGSSS segn lo
establece el artculo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016, de manera excepcional y con el fin de
garantizar el aseguramiento de esta poblacin, podrn utilizar los tipos y nmeros de
documento correspondiente a adulto y menor sin identificar segn los siguientes parmetros.
Tipo de Longitud ,
Condicin Composicin del numero de identificacin
Documento Mxima ,
Cdigo de departamento + cdigo de
Personas de la tercera edad en municipio + S + consecutivo por afiliado
AS 10
proteccin de ancianatos. (Alfanumrico). Ej: 08001S8125
Indigenas mayores de edad AS 10 municipio + 1 + consecutivo por afiliado
(Alfanumrico de 4). Ej: 7600118125
Cdigo de departamento + municipio + D +
Habitantes de la calle mayores de consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4).
AS 10
edad. Ej: 05001D0008
Habitantes de la calle menores de Departamento + municipio + D + consecutivo
MS 10
edad. por afiliado (4 dgitos). Ej: 05001D0008
Poblacin infantil vulnerable bajo
proteccin en instituciones Cdigo de departamento + cdigo de
diferentes al ICBF. MS 10 municipio + A + consecutivo por afiliado
Menores de edad a cargo del (Alfanumrico de 4). Ej: 25001A0009
ICBF.
MS 12 municipio + 1 + consecutivo por afiliado
Indgenas menores de edad
(Alfanumrico de 4). Ej: 08001418125.
Solo aplica para Rgimen Subsidiado.
Departamento + municipio + P + consecutivo
Menores de edad desmovilizados por afiliado (4 dgitos). Ej: 05001E0008
y/o que celebren acuerdos de paz *Las entidades Territoriales y las EPSS
con el Gobierno Nacional MS 10
deben gestionar la plena identificacin del
menor y reportar la actualizacin del
documento a la BDUA.
Departamento + municipio + P + consecutivo
por afiliado (4 dgitos). Ej: 05001P0008.
Mayores de edad desmovilizados *Las entidades Territoriales y las EPSS
y/o que celebren acuerdos de paz AS 10
deben gestionar la plena identificacin de
con el Gobierno Nacional esta poblacin y reportar la actualizacin del
documento a la BDUA.
Nmero asignado por el INPEC. Para
MS menores de tres (3) aos que convivan con
Poblacin privada de la libertad a sus madres recluidos en los establecimientos
cargo de las entidades territoriales 6 a cargo del INPEC.
Nmero asignado por el INPEC. Para
AS internos recluidos en los establecimientos de
reclusin a cargo del INPEC.
4_

Resolución 4622 de 2016

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REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL

RESOLUCIN NMERO 004622 DE 2016

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIN SOCIAL

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del

Que el artculo 4 de la Ley 1438 de 2011 establece que la direccin, orientacin y

Que se hace necesario actualizar la estructura de datos de ingresos y novedades de la

Artculo 1. Objeto y campo de aplicacin. Las disposiciones contenidas en la presente

2.1. Plazos para la entrega de los archivos.

a) Los procesos de actualizacin de la BDUA, se realizarn nicamente en las semanas

b) El segundo da hbil de la Semana de Proceso BDUA, exceptuando la ltima semana

c) El ltimo da hbil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la

Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC

e) Las entidades territoriales, el ltimo da hbil de la ltima semana de proceso BDUA

Con fundamento en lo anterior, el calendario mensual de presentacin de novedades

2.2. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades.

Rgimen o Entidad que repo"rta Tipo de Tipo de novedad

EPS Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en

Instituto Nacional NE Novedades de actualizacin y/o correccin de informacin

EPS, Entidades de NP Novedades de actualizacin y/o correccin de informacin

Pargrafo. La informacin remitida por las entidades se entender entregada al

Artculo 3. Validacin de la informacin. El Administrador Fiduciario de los recursos del

Artculo 4. Actualizacin de la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA. El

El Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garanta -

Adicionalmente, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y

Pargrafo. La actualizacin de la Base de Datos nica de Afiliados - BDUA, no exime a

Artculo 5. Procesos de depuracin de la informacin de la BDUA. Este Ministerio

Como resultado de los procesos de depuracin y auditora, el Administrador Fiduciario

Artculo 6. Calidad de datos de afiliacin reportada a la BDUA. Las entidades que

Artculo 7. Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, trminos y condiciones.

Artculo 8. Soporte para el giro de recursos. El suministro de la informacin solicitada

Artculo 10. Trmino para el reporte de novedades generadas con anterioridad al 3 de

Artculo 12. Reporte de la novedad de suspensin. El reporte de la novedad de

Cuando la EPS o EOC, no reporte la novedad de suspensin no podr oponer tal

Artculo 13. Disposicin de la informacin. Las entidades que administran las

Artculo 14. Tratamiento de la informacin. Las entidades que participen en el flujo y

Artculo 15. Vigencia y derogatorias. La presente resolucin rige a partir de la fecha de

Dada en Bogot, D.0 a los

N11O GAVIRIA URIBE

El presente anexo tcnico est dividido en 5 partes:

1. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS

Tabla 1. Identificacin de los archivos

Sigla Descripcin Longitud

Archivo Maestro de Ingresos: Afiliados que an no han sido ingresados en la BDUA

Complementos para el nombre de los archivos

CODENTIDAD Cdigo de la entidad de salud que reporta la informacin

Tabla 2. Nombres de archivos de datos.

Rgimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud

Rgimen Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud

1.2. Estructura de los archivos maestros de datos.

1.2.1. Rgimen Contributivo - RC

Aplica para las EPS y EOC

Tabla 3. Estructura del archivo maestro de afiliados del Rgimen Contributivo

Si un afiliado cotizante tiene ms de un aportante, la Entidad debe reportar slo un registro

Si un cotizante es independiente y l es su propio aportante; debe reportarse su tipo y

Tabla 4. Estructura del archivo maestro de aportantes.

1.2.2. Rgimen Subsidiado.

Tabla 5. Estructura del archivo maestro de afiliados al Rgimen Subsidiado.

5 Primer nombre del afiliado 20 X

7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 Formato DD/MM/AAAA X

1.2.3. Rgimen Especial y de Excepcin.

Aplica para la Direccin General de Sanidad Militar, Direccin de Sanidad de la Polica

Cuando se presenten casos de multiafiliacin prevalecer la afiliacin al Rgimen Especial