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PROCESO AL QUE PERTENECE:

GESTIN DEL TALENTO
HUMANO
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CONTENIDO

Pg.

1. CARACTERIZACIN DEL SUBPROCESO 4

1.1 Nombre del Subproceso 4

1.2 Nivel del proceso 4

1.3 Proceso al que pertenece 4

1.4 NORMATIVIDAD 4

2. OBJETIVO 4

3. ALCANCE 5

3.1 DESDE 5

3.2 HASTA 5

4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO 5

4.1 RESPONSABLE 5

4.2 PARTICIPANTES 5

5. DIAGRAMA DE BLOQUE 6

6. PRODUCTO 6

6.1 Interacciones 7

6.2 Criterios de calidad del producto 8

6.3 Control del Producto No Conforme 8

7. RECURSOS 8

7.1 Fsicos 8

7.2 Humanos 8
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7.3 Financieros 8

8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL 8

9. INSTRUCTIVO METODOLGICO 9

10. PARMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS 12

11. DEFINICIONES 13

11.1. Perfil del cargo 13

11.2. Vacante 13

11.3 Perfil del cargo 13

11.4. Promociones 13

11.5. Convocatoria 13

11.6. Evaluacin psicotcnica 13

11.7. Contrato Laboral 13

11.8. Modalidades de Contrato Laboral 13

11.8.1. Contrato a trmino fijo 13

11.8.2 Contrato a trmino indefinido 14

11.8.3 Contrato de obra 14

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1. CARACTERIZACIN DEL SUBPROCESO

1.1 Nombre del Subproceso

Seleccin de Personal

1.2 Nivel del proceso

Apoyo

1.3 Proceso al que pertenece

Gestin Talento Humano

1.4 NORMATIVIDAD
FECHA DE
TIPO DE ENTRADA DENOMINACIN DE LA ARTICULO APLICACIN
NMERO
NORMA EN NORMA ESPECFICA
VIGENCIA
4.2.3, 4.2.4, 6.2.1,
6.2.2, 8.2.3, 8.3,
NTC ISO 9001 2008 Norma Tcnica Colombiana Todos los Artculos
8.4, 8.5

Mayo 31 de Seleccin y
Estatuto Estatuto Docente
2005 contratacin
N.A. Forma, contenido,
duracin del contrato

Terminacin de
Cdigo Agosto 05 de Cdigo Sustantivo del contrato de trabajo
1950 Trabajo
Contrato de
aprendizaje

Ley y decretos 100 1993 Ley de seguridad social, por Lo que se aplicable.
reglamentarios. la cual se crea el sistema de
seguridad social integral y
dictan otras disposiciones

2. OBJETIVO
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Ejecutar el proceso de seleccin y contratacin de todo el personal nuevo que

ingrese a la Corporacin, verificando el cumplimiento de las competencias
requeridas.

3. ALCANCE

3.1 Desde
Inicia con la requisicin de personal.

3.2 Hasta
Termina en la evaluacin de desempeo.

4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO

4.1 Responsable
Directora de Gestin de Talento Humano.

4.2 Participantes
Secretario General, Directivo o Jefe de Unidad, Rector, Coordinadora de
Nmina.
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5. DIAGRAMA DE BLOQUE

ANALIZAR LOS DEFINIR Y/O REALIZAR

REQUISITOS DEL AJUSTAR PERFILES EVALUACION PARA
PERSONAL LA SELECCIN

REALIZAR
EJECUTAR LA TRAMITAR LA EVALUACIN DE
SELECCION VINCULACION DESEMPEO

EVALUAR LA RETROALIMENTAR
GESTION DEL EL SISTEMA
SUBPROCESO

6. PRODUCTO

Personal vinculado segn las competencias requeridas

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6.1 Interacciones

ENTRADA SALIDA
SUBPROC
SUBPRO
SUBPROCES RESPONSAB ESO INFORMACI RESPONSAB
INFORMACIN MEDIO CESO MEDIO
O EMISOR LE RECEPTO N LE
R
Coordinadore Aprobacin o Directora
Correo Todos los
Todos los s de programa Requerimientos rechazo de el gestin de Correo
electrnic subproceso
procesos y jefes de de personal o los talento electrnico
o s
unidad candidatos humano
Informe acciones de
Directora
Director(a) de consolidado e Gestin de mejora,
Auditoria de gestin de
calidad y informe de Impreso talento preventivas Fsico
calidad talento
control interno auditora de humano y/o
humano
calidad correctivas
Coordinador
Directrices para Seleccin del personal Informe
Directora
Planeacin formular planes, Magntic Planeacin trimestral de
de Planeacin Gestin de Correo
estratgica informe de o estratgica plan
y Control Talento electrnico
gestin de la impreso estratgico
Interno Humano
corporacin. de unidad
Vicerrector(a) Cronograma Directora
Magntic Gestin del
Formacin acadmico(a), Calendario para reporte Gestin de
o Talento Fsico
integral coordinadores acadmico de Talento
impreso Humano
de programa novedades Humano
Coordinadore
Gestin del
Todos los s de programa Relacin de Personal Coordinacin
Impreso talento Fsico
procesos y jefes de seleccionados vinculado de nomina
humano
unidad
Electrnic
MEN - Normatividad oo
impreso
Electrnic
Min proteccin
- Normatividad oo
social
impreso.
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6.2 Criterios de calidad del producto

Personal vinculado competente, Cumplimiento de normatividad laboral.

6.3 Control del Producto No Conforme

Ver subproceso de control del producto o servicio no conforme.

7. RECURSOS

7.1 Fsicos
Video Beat, equipos de computo, Auditorios, telfono, Internet. Implementos de
oficina.

7.2 Humanos
Directora de Gestin del Talento Humano. Secretario General.

7.3 Financieros
Presupuesto asignado por la Institucin.

8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Ver anexo.
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9. INSTRUCTIVO METODOLGICO

CICLO REGISTRO
ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREAS
PHVA NOMBRE CODIGO
1.Planear el proceso de seleccin para cada inicio de
1. PLANEAR LA semestre
SELECCIN DEL DIRECTORA GESTION 2. Elaborar cronograma de seleccin y contratacin Cronograma de seleccin y
PERSONAL DEL TALENTO HUMANO. del periodo. contratacin
P 3.Socializar cronograma de actividades

1. Recibir y analizar los requerimientos de personal E mail

de las diferentes unidades.
H 2. ANALIZAR LOS 2. Consultar el manual y/o ajustar de competencias y Manual Competencias Y F6P7S134.2
REQUISITOS DEL DIRECTORA GESTION responsabilidades. Responsabilidades
PERSONAL DEL TALENTO HUMANO. 3. Recibir y analizar las hojas de vida

4. Citar al personal para la aplicacin de las

herramientas de seleccin.
H 1. Aplicar las herramientas de seleccin establecidas Verificacin de Referencias GTH-SP-F5
(entrevista, pruebas psicotcnicas y verificacin de Verificacin de Ttulos
3. REALIZAR LA DIRECTORA GESTION referencias laborales y acadmicas). Acadmicos GTH-SP-F4
EVALUACION DEL TALENTO HUMANO. 2. Elaborar resumen de proceso de seleccin y Resumen del Proceso de GTH-SP-F1
PARA LA pronostico ocupacional Seleccin y Pronostico
SELECCIN Ocupacional

3. Informar directivo y/o jefes de unidad solicitantes Email

candidatos aptos para la contratacin
DIRECTIVO O JEFE DE 1. Recibir Informacin de candidatos aptos y aplicar
H UNIDAD prueba tcnica Prueba Tcnica GTH-SP-F6
4. EJECUTAR 2. Seleccionar el candidato, dentro de los aprobados
SELECCION por Gestin del Talento Humano.
3. Enviar a Gestin del Talento Humano la relacin de Relacin de Seleccionados GTH-SP-F2
seleccionados y prueba tcnica para los trmites Prueba Tcnica
contractuales. GTH-SP-F6
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CICLO REGISTRO
ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREAS
PHVA NOMBRE CODIGO
1. Recibir y analizar la informacin de seleccionados Relacin de Seleccionados GTH-SP-F2
H 5. TRAMITAR
VINCULACION COORDINADOR DE 2.Comunicar al seleccionado instrucciones sobre los Hoja de vida institucional GTH-SP-F3
NOMINA requisitos para la vinculacin
1. recibir y verificar los requisitos del seleccionado.
6. ELABORAR DIRECTORA GESTION
H CONTRATO DEL TALENTO HUMANO Y 2. Verificar coherencia entre la hoja de vida y relacin
COORDINADORA DE de seleccionados.
NOMINA 3. Consultar y/o actualizar el manual de
Competencias y Responsabilidades

1. Citar al personal para la firma del contrato. Correo electrnico

2. Revisar los requisitos para la afiliacin a la
H 7. LEGALIZAR seguridad social.
CONTRATO 3.Realizar la afiliacin a la seguridad social (salud,
COORDINADORA DE riesgos y pensin) y afiliacin a la caja de
NOMINA compensacin familiar
4. Entregar copias del contrato al empleado.
1.Preparar la logstica y el material necesario
H 8. REALIZAR DIRECTORA DE GESTIN 2.Citar el personal para la induccin o re induccin
INDUCCION O DEL TALENTO HUMANO
REINDUCCION 3.Ejecutar la Induccin o re induccin Control de Asistencia a GTH-FC-F2
Capacitaciones

1.Programar los empleados para la concertacin de Concertacin objetivos GTH-SP-F7

objetivos
2. Realizar la concertacin de objetivos en el primer
9. REALIZAR bimestre del ao.
H/ V EVALUACION DEL 3.Remitir copia de la concertacin de objetivos a la Seguimiento Objetivos GTH-SP-F8
DESEMPEO DIRECTIVO Y/O JEFE DE Direccin de Gestin de Talento Humano
UNIDAD 4.Realizar seguimiento semestral a la Concertacin de Cuadernillo de Medicin GTH-SP-F10
Objetivos Competencias
Evaluacin final de objetivos GTH-SP-F9
5.Ejecutar junto con el empleado la medicin de Concertacin de objetivos GTH-SP-F7
competencias de acuerdo al nivel y evaluacin final
de objetivos
6. Remitir copia a la Direccin de Gestin de Talento
Humano.
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CICLO REGISTRO
ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREAS
PHVA NOMBRE CODIGO
1.Verificar que todo el personal administrativo haya
10. CONSOLIDAR sido evaluado
RESULTADOS DE 2.Ingresar la informacin por unidad al sistema
H/V LA EVALUACION DIRECTORA DE GESTIN
DEL DESEMPEO DEL TALENTO HUMANO 3.Tabular la informacin y analizar resultados
4. Elaborar informe y presentar al Comit Directivo.

1. Identificar causa de desvinculacin , la cual puede

ser: Renuncia o Terminacin unilateral del contrato de
11. REALIZAR trabajo.
TRAMITES DE 2. Solicitar el paz y salvo. Paz y Salvo Empleados GTH-LNPS-F3
H DESVINCULACION 3. Elaborar liquidacin y enviar a Gestin Financiera
para realizacin de pago.
COORDINADORA DE 4. Tramitar desvinculacin de seguridad social y Caja
NOMINA de Compensacin Familiar.
5. Archivar Hoja de vida en personal en ubicacin
inactivo.

1. Elaborar cuadro de mando integral y respectivo Cuadro de mando integral PE F2

anlisis del mismo, dando cuenta del cumplimiento de
12. EVALUAR LA los indicadores del subproceso
V.A GESTION DEL DIRECTORA DE GESTIN 2.Proponer y documentar las acciones requeridas,
SUBPROCESO DEL TALENTO HUMANO bien sean de mejora, correctivas y preventivas
3. Remitir el informe A la coordinacin de planeacin Acta SGC CDR- F2
y control interno

1. Identificar, analizar y solicitar los ajustes a los Planilla de control de

13.
RETROALIMENTAR
A EL SISTEMA
DIRECTORA DE GESTIN
DEL TALENTO HUMANO
documentos del sistema de Gestin de la calidad. cambios
2.Documentar los respectivos cambios en los formatos Reporte de no conformidad SGC CDR- F6
y acciones propuestas.
3. Remitir los cambios a la direccin de calidad, cada
que sea necesario para su anlisis, aprobacin y
notificacin.
4.Implementar las acciones de que le sean aprobadas
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10. PARMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS

IDENTIFICACIN 1 2 3 4 5
RESPONSABLE DE
NOMBRE CDIGO MEDIO ACCESO/UBICACIN CONSERVACIN DISPOSICIN
ARCHIVAR
Resumen proceso de
Directora de Gestin del
seleccin y pronostico GTH-SP-F1 Permanente Archivo General
Talento Humano

Archivo unidad Gestin del Talento

ocupacional
Verificacin de GTH-SP-F5
Coordinador de nomina Permanente Archivo General
referencias GTH-SP-F4
Hoja de vida
GTH-SP-F3 Coordinador de nomina Permanente Archivo General
institucional

Humano
FISICO
Relacin de
seleccionados GTH-SP-F2 Coordinador de nomina Un ao Archivo General

Directora de Gestin del Archivo

Prueba Tcnica GTH-SP-F6 Permanente
Talento Humano General
GTH.SP-F7
Evaluacin del GTH.SP-F8 Directora de Gestin del Archivo
Un ao
Desempeo GTH.SP-F9 Talento Humano General
GTH.SP-F10
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11. DEFINICIONES

11.1. Perfil del cargo

Son las especificaciones y exigencias tcnicas mnimas del cargo que se quiere
proveer.
11.2. Vacante
Cargo disponible en la institucin. Se origina por el retiro de un empleado, la
creacin de un nuevo cargo y/o la autorizacin temporal de un puesto de trabajo.
11.3 Perfil del cargo
Son las especificaciones y exigencias tcnicas mnimas del cargo que se quiere
proveer.
11.4. Promociones
Llenar una vacante con un Asociado de la Empresa, previo cumplimiento del perfil
del cargo.
11.5. Convocatoria
Es el procedimiento por medio del cual se informa al pblico la existencia de una
vacante y se le invita a participar en el proceso de seleccin de esa vacante si
cumple con el perfil del cargo.
11.6. Evaluacin psicotcnica
Conjunto de test o pruebas psicolgicas diseadas para evaluar la presencia o
grado de desarrollo de una cualidad o atributo psicolgico de un candidato como
aptitudes, personalidad y actitudes requeridas para desempear un puesto de
trabajo.
11.7. Contrato Laboral
Contrato de trabajo es aqul por el cual una persona natural se obliga a prestar un
servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continuada dependencia
o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin.
Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera,
patrono, y la remuneracin, cualquiera que sea su forma, salario.
11.8. Modalidades de Contrato Laboral

11.8.1. Contrato a trmino fijo

Es aquel que tiene un lmite en el tiempo. Las partes determinan exactamente la
fecha en que ha de terminarse el contrato. Anteriormente, no podan ser inferiores
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a un ao, salvo ciertas circunstancias de las empresas como reemplazos

temporales de trabajadores por licencias, vacaciones etc. A partir de 1991, en aras
del principio de la flexibilidad laboral se permite suscribir contratos a trmino fijo
inferiores a un ao, por cualquier periodo.
La ley 50 de 1990 desaparece el tope mnimo de un ao, pero mantiene el tope
mximo de tres aos, lo cual indica que los contratos a trmino fijo pueden ser
desde un da hasta tres aos.

11.8.2 Contrato a trmino indefinido

Es el ms comn de los contratos laborales y se caracteriza porque no tiene
limitacin en el tiempo, no prev ninguna fecha, condicin o circunstancia que
permita conocer desde su inicio el momento hasta el cual habr de tener vigencia
el mismo.

As las cosas, su duracin se extiende hasta cuando las partes lo deseen o

cuando se presenten circunstancias de hecho que conforme a la ley laboral se
consideran causas de terminacin del contrato laboral, por ejemplo las faltas
graves que cometa el trabajador en el cumplimiento de las obligaciones derivadas
del contrato de trabajo.

11.8.3 Contrato de obra

En esta clase de contrato la duracin del mismo se encuentra determinada por el
tiempo necesario para la ejecucin completa de una determinada obra o labor.

En este tipo de contrato, la prrroga no existe por cuanto si la obra o labor termina
por completo, es natural que no haya lugar a ella.