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POSIBLES PREGUNTAS PARA EL ARCHIVO

1. Qu es el Archivo de Gestin?
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las unidades productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos
iniciados.

2. Qu es el Archivo Central?
Son aquellas unidades de archivo que dependen de la Direccin de Gestin
Documental y Archivo o quin haga sus veces, que custodian y administran la
documentacin procedente de las distintas unidades productoras.

3. Qu es el Archivo Intermedio?
Es el que concentra la documentacin que conforme a la Tabla haya cumplido su
plazo de conservacin en el Archivo Central.

4. Qu es el Archivo Histrico?
Es el que custodia y gestiona fondos documentales que constituyen el
Patrimonio Histrico, son la memoria colectiva de una nacin, regin o
localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana y que deben
conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigacin,
la ciencia y la cultura.

5. Qu es el ciclo Vital del Documento?


Las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde su produccin
o recepcin en una dependencia, hasta la determinacin de su destino final, que
puede ser baja documental o conservacin permanente en el Archivo Nacional
del Ecuador o en el Archivo Histrico que corresponda.

6. Cules son los tipos de Archivo que se contemplan en el ciclo vital del
documento?
Archivo de Gestin o Activo, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo
Histrico.
7. Qu es la desmaterializacin?
El proceso de transformacin de documentos fsicos a formato electrnico
caracterizndose porque cuentan con plena validez jurdica por medio de
certificacin electrnica.

8. Qu es la gestin Documental y Archivo?


Los procesos integrales relacionados con la gestin documental y archivo en las
dependencias, cualquiera que sea su soporte.

9. Qu es un instructivo?
Es una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y
expuestas de diferente manera, en diversos soportes, para darle a un individuo la
posibilidad de actuar de acuerdo a cmo sea requerido para cada situacin.

10. Cul es el objetivo del instructivo?


Es orientar al usuario en los procedimientos a seguir a travs de una manera
clara, detallada y precisa, de modo tal que la actividad a realizar resulte sencilla
y exitosa.

11. Qu es la Metodologa?
Hace referencia al conjunto de procedimientos racionales utilizados para
alcanzar una gama de objetivos que rigen una investigacin cientfica.

12. Qu es la Norma Tcnica?


Es la Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo emitida por la Secretara
Nacional de la Administracin Pblica.

13. Qu es el Plan Institucional?


El Plan Anual de Desarrollo de Gestin Documental y Archivo elaborado en el
contexto del Sistema Institucional de Gestin Documental y Archivo

14. Qu es Plan Anual Nacional?


El Plan Anual de Desarrollo de Gestin Documental y Archivo elaborado en el
contexto delas entidades de la Administracin Pblica Central e Institucional.
15. Qu es el Procedimiento de Archivo?
Es el conjunto de acciones u operaciones a realizarse como: organizacin,
consulta, conservacin y disposicin final de los documentos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, as como el ciclo vital y la
normatividad archivstica.

16. Qu es el Snap?
La Secretara Nacional de la Administracin Pblica.

17. Qu es el sistema Institucional?


El Sistema Institucional de Gestin Documental y Archivo.

18. Qu es el sistema nacional?


El Sistema Nacional de Gestin Documental y Archivo.

19. Qu son los sujetos obligados?


Las personas naturales o jurdicas sobre las cuales recae el cumplimiento
obligatorio de la presente Norma Tcnica

20. Qu es el cuadro?
Cuadro General de Clasificacin Documental

21. Qu es la Tabla?
Tabla de Plazos de Conservacin Documental

22. Qu es la oficina productora?


Nombre de la Unidad Administrativa o Acadmica que produce y conserva la
documentacin tramitada en el ejercicio de sus funciones.

23. Cules son las funciones de la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP?


Elaborar el Plan Anual Nacional para las entidades de la APCID.
Establecer los procedimientos de la gestin de archivos para los sujetos
obligados al cumplimiento de esta Norma Tcnica;
Elaborar e implementar manuales y normas tcnicas para la gestin
documental y archivo, manejo documental, racionalizacin de la gestin
documental, conservacin, custodia y mantenimiento de documentos;
Disear y proponer proyectos de gestin documental y archivos que
permitan innovar al gobierno de la informacin en la Administracin
Pblica.
Coordinar y dirigir proyectos relacionados con la gestin documental y
archivo, que a su vez estn orientados a la mejora y modernizacin de la
Administracin Pblica;
Emitir recomendaciones para mejorar la administracin documental.
Presentar y validar propuestas y proyectos de digitalizacin y
desmaterializacin electrnica;
Validar el cumplimiento de directrices en la elaboracin de herramientas
metodolgicas;
Validar el cumplimiento de las directrices emitidas en la Tabla de cada
dependencia en relacin a la baja documental y emitir el dictamen final;
Dar claridad cuando exista duda respecto a la interpretacin de las
disposiciones de la presente Norma;
Conferir copias certificadas del fondo documental bajo su custodia,
observando las normas legales y tcnicas;

24. Qu es el Sistema Nacional de Gestin Documental y Archivo?


Es el conjunto de dependencias y procesos de gestin documental y archivo
articulados entre s y que tienen como finalidad coordinar las estrategias
necesarias para la correcta operacin de los procesos y procedimientos a nivel
Nacional, as como la preservacin del patrimonio documental histrico de la
Nacin.

25. Qu se debe hacer los documentos sujetos al procedimiento archivstico?


Forman parte del Sistema Institucional que les dio origen, as como del
Sistema Nacional, por lo que estn sujetos al procedimiento archivstico
establecido en la presente Norma Tcnica.
Se organizarn y gestionarn de acuerdo al ciclo vital del documento,
representado por los Archivos de Gestin o Activo, el Archivo Central, el
Archivo Intermedio y, a partir de los criterios de disposicin, el Archivo
Histrico o la baja documental controlada.
Se expedientarn, clasificarn, registrarn, preservarn, transferirn,
valorarn y cumplirn su destino final, el que puede ser baja documental
o transferencia final al Archivo Nacional del Ecuador para la
preservacin del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad
con la metodologa establecida en la presente Norma Tcnica.

26. Qu es el patrimonio documental de la Nacin?


Se conforma por aquella documentacin histrica que custodia el Archivo
Nacional del Ecuador, los manuscritos antiguos e incunables, mapas, ediciones
raras de libros, los objetos y documentos que pertenecieron o se relacionan con
los precursores y prceres de la independencia nacional, o de los personajes de
singular relevancia para la historia ecuatoriana, en posesin de personas
particulares o jurdicas, y todos aquellos documentos de archivo que sirvan de
fuente para estudios histricos, econmicos, sociales, jurdicos y de cualquier
ndole, que por su naturaleza no sean fcilmente sustituibles y que den cuenta de
la evolucin del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en
su desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere
inters pblico, les asigna la condicin de bienes culturales y les da pertenencia
a la memoria colectiva del pas.

27. Qu es el sistema Institucional?


El Sistema Institucional es el conjunto de procesos y procedimientos que
interactan desde que se producen los documentos hasta su destino final, y tiene
como objetivo asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de
los documentos de archivo, cualquiera que sea su soporte y poca de produccin
o recepcin, mediante los mtodos y procedimientos definidos en la presente
Norma Tcnica, as como en los instructivos que emita la Direccin Nacional de
Archivo de la Administracin Pblica.

28. Cmo est compuesto el sistema Institucional?


Los Archivos de Gestin o Activo;
La Direccin de Gestin Documental y Archivo o la que haga sus veces;
El Archivo Central; y,
Las autoridades y el talento humano calificado suficiente.

29. Las unidades para cumplir sus responsabilidades deben tener?


Designar a los Responsables de los Archivos de Gestin o Activo.
Supervisar que la documentacin de archivo que acredite el resultado de
sus acciones institucionales se clasifique, registre, conserve y transfiera
en los trminos definidos por la presente Norma Tcnica.
Transferir al Archivo Central aquellos expedientes que hayan concluido
su gestin en los trminos definidos por la presente Norma Tcnica.
Cumplir con las disposiciones de la presente Norma Tcnica.
Validar los inventarios de transferencia de los expedientes que se
transfieran al Archivo Central, al Archivo Intermedio y los de baja
documental.
Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la conservacin de
sus Archivos de Gestin o Activo.

30. Qu procesos debe realizar el sistema institucional?


Registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin
documental;
Identificacin de documentos de archivo;
Integracin y ordenacin de expedientes;
Clasificacin archivstica por procesos;
Descripcin documental;
Valoracin documental;
Transferencias documentales;
Preservacin de archivos
Control de la gestin documental y archivo

31. Cules son los instrumentos de consulta y control de la gestin documental


y archivo?
El Cuadro;
La Tabla;
Los inventarios documentales:
General por expediente
De transferencia
De baja documental

32. El registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin


documental
Ser el canal para la recepcin y el despacho de los documentos oficiales que se
dirijan a la dependencia o se enven hacia el exterior, cualquiera que sea su
destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envo.

33. Cules son los documentos que estn sujetos a Archivo?


Los documentos de archivo, con independencia de su soporte fsico o tipologa
documental, estn sujetos al proceso archivstico completo: expedientacin,
clasificacin, inventario, preservacin, transferencias y disposicin final.

34. Cules son los documentos que no estn sujetos a Archivo?


Los documentos no considerados de archivo, como son los de comprobacin
administrativa inmediata, que de manera enunciativa mas no limitativa pueden
ser: vales de fotocopias, solicitud de permisos de salida, registro de visitantes,
invitaciones a eventos, circulares, entre otros, y los documentos de apoyo
informativo, tales como manuales de uso, directorios telefnicos, impresiones de
Internet, libros y revistas que no forman parte del asunto, entre otros.

35. Los Expediente generado por las unidades productoras deber?


Clasificarse conforme al Cuadro.
Identificarse con cartula y pestaa.
Registrarse en el inventario general por expediente.
Estar sujeto a expurgo y limpieza a la conclusin del asunto o trmite
Foliarse
Transferirse al cumplir su plazo de conservacin conforme a la Tabla.
Valorarse y;
Cumplir su disposicin final.

36. Cul es el instrumento bsico para la gestin documental y archivo?


El Cuadro es el instrumento bsico para la gestin documental y archivo. Cada
dependencia expedir, a travs de la Comisin de Gestin Documental y
Archivo, el Cuadro que usarn todas las unidades para clasificar los expedientes
que generan.

37. Qu es la gua de Archivos?


Es el instrumento de consulta que proporciona informacin general sobre el
contenido del fondo documental de la dependencia, mediante la descripcin de
sus secciones y series, a fin de orientar y auxiliar en la bsqueda de informacin.
La Gua se estructurar con informacin de los Archivos de Gestin o Activos y
del Archivo Central. El Archivo Intermedio y el Archivo Histrico, elaborarn su
propia Gua. Los tres tipos de Gua de Archivos se publicarn en el portal de
Internet de cada dependencia y en el de la Direccin Nacional de Archivo de la
SNAP. La Gua de Archivos se elaborar con los campos descriptivos que se
establecen en la Metodologa.

38. Qu son los inventarios Documentales?


S|on los instrumentos para el control, la gestin y la consulta de los expedientes
que obran en cada uno de los archivos de las dependencias, en ellos se
describirn los datos generales de los expedientes en el contexto del Cuadro.

39. Cules son los tipos de Inventarios Documentales?


El inventario de transferencia primaria se utiliza para transferir
expedientes al Archivo Central;
El inventario de transferencia secundaria se utiliza para transferir
expedientes al Archivo Intermedio;
El inventario de expedientes para conservacin permanente se utiliza
para la transferencia final al Archivo Histrico;
El inventario de expedientes para Baja Documental se utiliza para
relacionar los expedientes dictaminados sin valor permanente y gestionar
su destruccin.

40. Qu es la valoracin documental?


La valoracin documental es una actividad intelectual que se basa en el
conocimiento profundo de la dependencia, sus facultades, atribuciones,
funciones y procedimientos de creacin de documentos, as como de los
procesos de toma de decisiones respecto a los aspectos crticos, cruciales o
relevantes de la actuacin institucional.

41. Cundo un documento debe ser transferido?


El ciclo de vida de los expedientes se gestionar mediante las transferencias
documentales de los mismos que cumplan su plazo de conservacin de acuerdo a
lo establecido en la Tabla.

42. Cules son los tipos de Transferencia?


Archivo de Gestin o Activo al Archivo Central (transferencia primaria)
Archivo Central al Archivo Intermedio (transferencia secundaria)
Archivo Intermedio al Archivo Nacional, en su caso, (transferencia final)
43. Para la preservacin de documentos, todos los archivos deben tener?
Plan de prevencin de riesgos
Programa regular de inspeccin y mantenimiento
Plan de contingencia

44. Antes de digitalizar un documento la unidad encargada que requisitos


debe tener?
Cuadro aprobado por la Comisin de Gestin Documental y Archivo de
cada dependencia.
Tabla aprobada por la Comisin de Gestin Documental y Archivo de
cada dependencia.
La documentacin fsica organizada, clasificada, foliada, inventariada y
expurgada parcialmente.

45. Qu es el Padrn Nacional de Archivos?


Es el receptorio electrnico en el que se registran e integran los datos generales
de los archivos del pas, y tiene como propsito establecer un vnculo
permanente entre la comunidad archivstica nacional y la SNAP como autoridad
rectora en materia de archivos, procurando el rescate de archivos e impulsando
la organizacin, conservacin y difusin del patrimonio documental de la
Nacin.