Apostila de Microsoft Office Excel 2007

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

Efetue clculos, analise informaes e visualize dados em planilhas usando o Microsoft Office Excel 2007.

Para executar o Microsoft Office Excel 2007, clique em

Iniciar Todos os programas Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007.

1. INICIANDO O DOCUMENTO
Quando um usurio cria uma planilha nova, a tela do computador dividida em linhas e colunas,
formando uma grade. A interseo de uma linha e de uma coluna chamada de clula. As linhas so numeradas
seqencialmente, as colunas so identificadas por letras tambm seqenciais e cada clula pela linha e coluna
que a forma.
Uma clula pode conter nmeros, texto ou frmulas. Por exemplo, a clula A4 (na tela abaixo) contm
o valor 10 e a clula D2 contm o texto "Valor total".

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Em geral, informaes da mesma categoria so digitadas em uma coluna (no exemplo, a coluna e a
descrio do produto vendido; a coluna C o valor unitrio), mas essa estrutura no rgida: pode-se agrupar
as informaes por linha ou por outras formas mais convenientes.
A possibilidade de usar frmulas o que diferencia um programa de planilha de uma calculadora.
Quando se coloca uma frmula em uma clula, diz-se que o contedo dessa clula deve ser calculado
em funo dos valores contidos em outras clulas.
Na planilha abaixo, o preo total de uma venda calculado multiplicando-se o preo unitrio pela
quantidade vendida de produtos do mesmo tipo.
No exemplo, a coluna A registra a quantidade de produtos e a coluna C traz o preo unitrio do
produto. A coluna D mostra o preo total. O contedo de cada clula calculado multiplicando-se os
valores da coluna A pelos valores da coluna C. Para que esse clculo seja feito automaticamente, deve-se
digitar a frmula =A4*C4 (ou =MULT(A4:C4) na clula D4. Quando o valor de A4 modificado, o valor de
D4 recalculado automaticamente de acordo com a frmula registrada na clula.

Normalmente, uma planilha criada em duas etapas.

(1) Primeiro o usurio determina os itens que deseja calcular e as frmulas a serem usadas para
fazer esse clculo.
(2) Depois, na fase de utilizao da planilha, preciso digitar os valores correspondentes a cada
item. Os resultados sero calculados automaticamente.

2. CRIANDO E MANIPULANDO FRMULAS EM UMA PLANILHA

Aqui mostrado como criar uma planilha, usando o programa Microsoft Office Excel 2007, mas o
procedimento descrito aplica-se a qualquer programa de planilha.
Como exemplo, elaborada uma planilha para controlar o faturamento de uma empresa que vende
apenas quatro produtos. Embora as frmulas sejam diferentes para cada planilha, o procedimento ser sempre
o mesmo.

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Quando se abre o Microsoft Office Excel 2007, j aparece um desenho bsico de planilha na tela. O
usurio, precisa, ento, organizar as informaes em linhas e colunas e determinar uma regio para cada tipo
de informao.
No layout, define-se onde cada informao ser colocada, mas essa informao ainda no digitada.
No exemplo, o usurio deve registrar o faturamento de cada um dos quatro produtos, ms a ms. A partir dessas
informaes, so calculados:
faturamento mensal de cada produto.
faturamento anual de cada produto.

A planilha tem espaos reservados tanto para as informaes que sero digitadas quanto para as que
sero calculadas automaticamente.
As informaes sero digitadas da clula B4 at a clula E5. Por e-xemplo, na clula B4 digitaremos
o faturamento do ms de janeiro correspondente a engrenagens; na clula C4, o faturamento de janeiro de
parafusos; na clula B5, o faturamento de fevereiro de engrenagens, e assim por diante, at o faturamento de
dezembro de arruelas na clula E5.
As informaes da coluna , sobre faturamento mensal total, e as informaes da linha 17, sobre o
faturamento anual por produto, sero calculadas automaticamente.
Primeiro, escreve-se as frmulas para calcular o faturamento total mensal (coluna F ). Esse faturamento
a soma dos valores vendidos de cada produto. Assim, o faturamento total de janeiro (clula F4) ser a soma
do faturamento de cada produto nesse ms (da clula B4 at a E4). Portanto, na clula 4 digitaremos a seguinte
frmula:

Clula I Frmula
F4 =B4+C4+D4+E4 ou =SOMA(B4:E4)

Isso indica para o programa de planilha que o valor de F 4 ser a soma dos valores das clulas B4,
C4, D 4 e E4.

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A frmula da clula F5 muito parecida com a frmula da clula F4 e o mesmo acontece com todas
as clulas.

Clula I Frmula
F4 =B4+C4+D4+E4 ou =SOMA(B4:E4)
F5 =B5+C5+D5+E5 ou =SOMA(B5:E5)
F6 =B6+C6+D6+E6 ou =SOMA(B6:E6)
F7 =B7+C7+D7+E7 ou =SOMA(B7:E7)
F8 =B8+C8+D8+E8 ou =SOMA(B8:E8)
F9 =B9+C9+D9+E9 ou =SOMA(B9:E9)
F10 =B10+C10+D10+E10 ou =SOMA(B10:E10)
F11 =B11+C11+D11+E11 ou =SOMA(B11:E11)
F12 =B12+C12+D12+E12 ou =SOMA(B12:E12)
F13 =B13+C13+D13+E13 ou =SOMA(B13:E13)
F14 =B14+C14+D14+E14 ou =SOMA(B14:E14)
F15 =B15+C15+D15+E15 ou =SOMA(B15:E15)

Como seria bastante trabalhoso digitar essa mesma frmula 12 vezes, vamos copi-la.
Posicione o cursor sobre a clula F4.
Abra a guia Incio e escolha o comando Copiar (CTRL + C); o computador copiar o
contedo de F4.
Selecione da clula F5 F15. Para isso, clique sobre a clula F5 e, mantendo o boto do mouse
pressionado, arraste-o at a clula F15.
Pressione a tecla ENTER.

O programa percebe que a frmula mudou de linha e altera o seu contedo: em vez de copiar
=B4+C4+D4+E4 para todas as linhas, ele adequar a frmula para cada linha. Assim, na clula F 5 ser escrito
=B5+C5+D5+E5; na clula F6 =B6+C6+D6+E6 e assim por diante.

O procedimento para calcular o faturamento anual de cada produto bastante parecido com o anterior:
o faturamento anual de engrenagens a soma do seu faturamento em cada ms. Na clula B17, poderamos
digitar a seguinte frmula:

Clula I Frmula
B17 =SOMA(B4:B15) ou
=B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15

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Observe que quando a frmula for muito grande, usaremos a funo SOMA do Microsoft Office Excel
2007, que facilita o clculo, somando todas as clulas especificadas. Na clula B17, a frmula ser:

Clula I Frmula
B17 =SOMA(B4:B15) que equivale a
=B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15

A notao B4:B15 indica que devem ser utilizadas todas as clulas no intervalo de B4 at B15. Assim,
essa frmula ir somar os valores em todas essas clulas e exibir o resultado na clula B17.

Agora, necessrio copiar essa frmula =SOMA(B4:B15) da clula B17, para C17. Basta selecionar
o cursor na clula B17, acionar o atalho de teclado <Ctrl> + C, posicionar o cursor na clula C17 e acionar o
atalho de teclado <Ctrl> + V. O Excel perceber que elas foram colocadas em outra coluna e ajustar as
referncias das colunas automaticamente. Assim, aps copiar a frmula para a clula D17. tem-se
=SOMA(D4:D15). Na clula E17 aparecer =SOMA(E4:E15) e assim por diante.

AGORA, NOSSA PLANILHA EST COMPLETA ! e basta digitar os valores unitrios relativos a
cada ms e a cada tipo de produto, das linhas 4 a 15, das colunas B a E. O programa dar, automaticamente, os
valores da linha 17 e da coluna F.

A rapidez uma das grandes vantagens dos programas de planilha. Se o susrio cometer um erro ou
quiser modificar o valor de uma clula, basta digitar o valor correto e todos os outros valores sero atualizados
automaticamente.

3. FUNES
FUNES de uma planilha so comandos mais compactos e rpidos para se executar frmulas. Com
elas possvel fazer operaes complexas com uma nica frmula.

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As funes so agrupadas em categorias, para ficar mais fcil a sua localizao.

As funes tambm facilitam o trabalho com planilhas especializadas.

Um engenheiro pode utilizar funes matemticas para calcular a resistncia de um material.

Um contador usar funes financeiras para elaborar o balano de uma empresa. Entre as diversas
funes, destacam-se:
(1) Funes financeiras - Para calcular juros, rendimento de aplicaes, depreciao de ativos
etc.
(2) Funes matemticas e trigonomtricas - Permite calcular raiz quadrada, fatorial, seno,
tangente etc.
(3) Funes estatsticas - Para calcular a mdia de valores, valores mximos e mnimos de uma
lista, desvio padro, distribuies etc.
(4) Funes lgicas - Possibilitam comparar clulas e apresentar valores que no podem ser
calculados com frmulas tradicionais.

A escolha de um ou outro tipo de funo depende do objetivo da planilha. Por isso, a Ajuda do
programa de planilha um valioso aliado. Ela contm a lista de todas as funes do programa, normalmente
com exemplo.

EXEMPLO: Para ilustrar, siga o exemplo da funo estatstica MDIA e a funo lgica SE em uma
planilha que controla a nota dos alunos de uma escola. Se a mdia for superior a 5, o aluno aprovado; caso
contrrio, reprovado.
Na tela abaixo, as notas foram digitadas nas colunas de B at E e suas mdias colocadas na coluna ,
com o auxlio da funo MDIA. Essa funo calcula a mdia das clulas indicadas. Para aplic-la:

Digite a frmula =MDIA(B3:E3) na clula F3. Ela indica o prximo passo a ser dado: o clculo da
mdia das clulas de B3 a E3 (a mdia de B3, C3, D3 e E3).

Clula I Frmula
F3 =MDIA(B3:E3)

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Para que o programa indique se um aluno foi aprovado ou no, a mdia obtida por esse aluno deve ser
comparada com 5. Isso feito digitando-se a frmula =SE(F3<5;"Reprovado";"Aprovado") na clula G3.

O contedo da clula ( Je determinado pela condio de teste F3<5. Ela exibir o "Reprovado"
caso a condio F3<5 seja verdadeira, ou seja, se o aluno obtiver mdia inferior a 5. Mostrar o valor
"Aprovado" no caso de a condio F3<5 ser falsa, ou seja, se o aluno obtiver uma mdia igual ou maior que
5.

Clula I Frmula
G3 = SE(F3<5;"Reprovado";"Aprovado")

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4. TRABALHANDO COM PLANILHAS

INSERINDO E EXCLUINDO PLANILHAS

Uma pasta de trabalho padro apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso necessite de mais planilhas,
voc pode inclu-las, utilizando o seguinte comando:

Inserir Planilha (SHIFT + F11).

Uma pasta de trabalho padro apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso no necessite de todas, voc
pode excluir as desnecessrias, selecionando-as e utilizando os comandos:
Clique com o boto direito do mouse sobre a planilha e clique na opo Excluir.

RENOMEANDO PLANILHAS

No Microsoft Office Excel 2007, um arquivo, ou seja, uma pasta, pode conter vrias planilhas
diferentes, sendo, portanto, fundamental nome-las de maneira a distingui-las. A nomeao no grava a
planilha, por isso necess-rio utilizar o comando Salvar (CTRL + B).
Para nomear a planilha, utilize um dos seguintes comandos:
Clique duplamente na guia da planilha que deseja renomear.
Digite o nome da planilha e pressione a tecla ENTER.

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TRABALHANDO COM LINHAS E COLUNAS

No Microsoft Office Excel 2007, um arquivo, ou seja, uma pasta, pode conter vrias planilhas
diferentes, sendo, portanto, fundamental nome-las de maneira a distingui-las. A nomeao no grava a
planilha, por isso necess-rio utilizar o comando Salvar (CTRL + B).

INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS

Imagine que, durante a digitao de uma seqncia de dados, alguns dados foram esquecidos, ficando
a tabela incompleta. Os dados podem ser introduzidos posteriormente nos locais corretos, bastando para isso
fazer a esco-lha adequada entre as opes de insero, encontradas na guia Incio: Selecione o local adequado
e clique na ferramenta Inserir, Inserir Linhas na Planilha ou Inserir Colunas na Planilha.

De modo semelhante possvel fazer a excluso de colunas ou linhas que tenham sido introduzidas
equivocadamente ou que no sejam mais necessrias.
O comando de excluso de linhas ou colunas pode ser encontrado na guia Incio, na ferramenta

EXCLUIR, EXCLUIR LINHAS DA PLANILHA OU EXCLUIR COLUNAS DA

PLANILHA

ALTERANDO A ALTURA E LARGURA DE LINHAS E COLUNAS

A definio de tamanho extremamente comum para as linhas e colunas. Porm, no Microsoft Office
Excel 2007, as linhas e colunas da planilha que contm ttulos ou aquelas que contm clulas de contedo
formatado com um tipo de letra diferente podem ter a altura aumentada ou diminuda.
Para alterar a altura de uma linha ou largura de uma coluna, faa o seguinte: aponte o mouse entre
as linhas 1 e 2, clique e arraste para alterar a altura da linha ou aponte o mouse entre as colunas A e B, clique
e arraste para alterar a largura da coluna.

5. FORMATANDO UMA TABELA

SEO FONTE

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Pode-se mudar o visual das letras, nmeros ou outros caracteres digi-tados das clulas selecionadas.

SEO ALINHAMENTO

Pode-se modificar o alinhamento das letras, nmeros ou outros carac-teres digitados das clulas
selecionadas.

SEO NMERO

Pode-se formatar os nmeros das clulas selecionadas.

6. GRFICOS
INSERINDO E EXCLUINDO GRFICOS

O Microsoft Office Excel 2007 apresenta um excelente recurso para a criao dos grficos: a guia
Inserir. Com esse recurso, o programa orienta o usurio a construir um grfico.
Para inserir um grfico, selecione a rea com os dados que deseja apresentar nele. Selecione, inclusive,
os dados que sero apresentados como legenda e como grfico.

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O Microsoft Office Excel 2007 identifica dentro da rea selecionada o que ir ser apresentado como
legenda e como grfico, porque o programa "entende" que, na maioria das vezes, a rea selecionada est
disposta segundo padres que facilitam a identificao dos elementos.

OBS: Antes de fazer qualquer tipo de grfico necessrio sele-cionar pelo menos um grupo de textos para
servir com A legenda e um ou mais grupos de nmeros para servir como grfico.

Selecione os meses que vo servir como legenda, mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione
os valores que vo servir como grficos, clique na guia Inserir e escolha um modelo de grfico mais adequado.

Para apagar um grfico selecionado, tecle DELETE.

FIM

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