Practicas Pre Profesionales

FACULTAD DE CIENCIAS DE GESTIN

CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

INFORME DE PRACTICA PRE PROFESIONAL

ELABORADO POR:

Gino Prez Salazar

DOCENTE

MAG. JORGE BONILLA FERREYRA

LIMA - PER

2017
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INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES I

I. PRESENTACION

1.1. Objetivo del Informe

El rea donde se va a desarrollar las prcticas es en el rea de servicios
administrativos. Se eligi esta rea por la carrera que se cursa de
Administracin. Dentro de la empresa ICPNA, esta rea es muy importante
por la cantidad de funciones que realiza, es desde este punto se realizan
casi todas las operaciones de matrcula y el nmero de personas asignadas
a esta rea parece que no hay un buen control en los servicios que brinda,
tenemos que Identificar el Nivel de calidad de servicios y mejorar la
gestin.
1.2. Periodo de Prcticas
Del 4 de abril al 18 de julio del ao 2017
1.3. Institucin y rea donde desarroll sus prcticas
ICPNA - Instituto Cultural Peruano Norteamericano.
rea: Almacn y servicios administrativos.
1.4. Funciones del rea donde realiz sus prcticas
Registro de matriculas
Pagos de Exmenes y Cursos de Ingls.
Requerimiento de Folletera.
Anulaciones de Matriculas
II. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
2.1 Razn Social
Instituto Cultural peruano Norteamericano - ICPNA
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2.2 Actividades que realiza

2.2.1 Ingreso de Kardex
Inventarios
Reporte de Liquidacin
Transferencias
2.3 Aspectos Tcnicos:
2.3.1. Ubicacin Geogrfica
Av. Angamos Oeste 160, Miraflores, Lima, Per.
2.3.2. Plano de Ubicacin

2.3.3. Organizacin
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ALMACEN DE
TEXTOS

2.3.4. Infraestructura Tecnolgica: Hardware y Software (equipos y

accesorios).
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En el ICPNA se maneja actualmente bastante computadoras y

sistemas en lnea e impresoras las cuales detallo:
Equipos:
Radio
Hardware:
Computadoras
Teclado
Impresora
Scanner
Software:
Visual
Spring Commercial
Kardex
Correo Electrnico

III. ACTIVIDADES REALIZADAS

a) Recoleccin de datos de las reas comprometidas, para identificar

las causas de los defectos y errores en matrculas y las largas colas
y quejas.

b) Verificar y analizar el estado de los procesos de las matriculas, cada

una de ellas independientemente para medir los tiempos de cada
operacin o proceso en servicios administrativos y almacn.

c) Mejorar la coordinacin con las reas del cronograma de cambio de

ediciones de libros.

d) Tenar mayor comunicacin con biblioteca para entrega de folletera y

eventos.

IV. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS

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a) Se verificara en un plazo de 4 das y reportar las incidencias, para tener

un reporte actualizado en l se pueda verificar los razones de los
problemas que tienen las reas comprometidas en el proceso de
matrculas, ventas, exmenes e inscripciones la cual en el quinto da se
tendr el detalle de todos las incidencias deseas para la solucin ms
adecuada.

b) Mejorar el orden con respecto a S.AC y prevenir las largas colas

provocadas en matriculas y llevar una buen orden y tambin informacin al
alumno con respecto a horarios e inicios de clases.

c) Coordinacin eficiente con el requerimiento de libros respetando el

cronograma del rea acadmica junto con el rea de logstica y estas seas
ingresadas con tiempo antes de la matrcula.
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d) Manejar un proyectado en comn con Biblioteca informar a los alumnos y ellos

tengan conocimiento de la programacin completa del icpna y nos pueda
ayudar para no generar colas innecesarias de consultas o confusiones.
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V. DESARROLLO DEL PLAN

6.1 Objetivo
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Mejorar los tiempos en matricula y sus procesos de todas las reas

comprometidas y tener un mayor control con el alumnado y procesos para
optimizar los tiempos y realizar una buena matricula minimizando errores y
prever cualquier eventualidad.

6.2 Justificacin
La empresa ICPNA presenta problemas en los procesos de matrcula y su
calidad de servicio cuenta con malos procesos que se quieren mejorar los
cuales detallo:

a) Se mejorara con un proceso ms ptimo para reducir las colas y

tenga una mayor calidad de servici el alumnado.

b) Al tener un mayor orden en las matriculas no se requiere horas

extras de los empleados esto genera un costo menos a la empresa.

c) Al promover un orden con la entrega de los folletos e informacin de

eventos, generara ms clientes y ms ingresos a la para la empresa
y una mayor rentabilidad.

6.3 Planificacin

Organizaremos un orden con las matriculas y con horarios pre establecidos

para no atender todos al mismo tiempo sino en diferentes horarios y en
orden progresivo.
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Se propone un mayor nmero de personal en ciertos horarios de

matrculas las que cuenten con mayor capacidad de inscripciones al
alumnado para su mayor fluidez y con un nico horario pre establecido y as
dar un buen servicio.

Se controlara los das de matrcula con su campus virtual para que se

brinde la atencin espera y disminuya la congestin y genere reclamos y
quejas.

Misin
Fomentar el conocimiento y el intercambio cultural entre el Per y los
Estados Unidos de Amrica, fundamentalmente a travs de la enseanza
de los idiomas ingls y castellano, el desarrollo de las bibliotecas y la
difusin de las manifestaciones artsticas y culturales de ambos pases.

Visin
Ser reconocido como el mejor Centro Cultural Binacional en el Per y
Amrica Latina, mediante el logro permanente de la excelencia en la calidad
de los servicios culturales y educativos ofrecidos a la comunidad.
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Se tendr ms un mayor nfasis en las ideas, contribuciones de los alumnos

y empleados.

6.4 Metodologa

Para el desarrollo se ha identificado mediante un estudio cuantitativo del

nivel de satisfaccin de los estudiantes Segn una encuesta de 100 de
alumnos en el ICPNA presenta una baja calidad, y descontento de los
alumnos en sus servicios y procedimientos en matriculas, y un mnimo de
10% alumnos est satisfecho con la atencin brindada el resultado de la
encuesta del servicios administrativos, nos indica que se tiene que mejorar
los servicios administrativos.

Procedimiento:

Encuesta
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1) En el periodo de matrculas est satisfecho con el servicio brindado?

1 2 3 4 5

2) Las sesiones de matrculas estn bien desarrolladas y especificas?

1 2 3 4 5

3) El tiempo de espera es el necesario para sus trmites?

1 2 3 4 5

4) El material de enseanza es suficientemente claro?

1 2 3 4 5

5) El personal est calificado y resuelve sus dudas e inquietudes?

1 2 3 4 5
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a) En la pregunta 1 se registr que un 40 % no est contento con los procesos

de matriculas

b) En la pregunta 2 se registr que un 15 % no est satisfecho

c) En la pregunta 3 se registr que un 25 % de descont por las largas

esperas

d) En la pregunta 4 se registr que un 15 % no est de acuerdo con la

metodologa

e) En la pregunta 5 se registr que un 5% no se encuentra bien informado

6.5. Diagrama de Actividades

Sistema ineficiente de procesos

en las matrculas 01 de Abril
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Ingreso De documentacin
Registro de alumnado en
en mperiodo de matrculas
las mastriculadas 01 de
01 de Abril
Abril

El alumnado y otras No cuenta con el personal

reas de matriculas suficiente para las
sufren las largas colas y matrciluas y hay
quejas 02 - 07 de Abril demasiados procesos para
los ingresos 02 de Abril

Se analizan las Incidencias detectadas

dificultades y se verifica en las matriculas 10 de
los errores 10 de Abril Abril

Acortas los tiempos de

matrculas y minimiza los
tiempos 19 de mayo
Procesos de Matricula
adecuadas

Correctos procesos y
coordinaciones en la
matricula 01 de Junio

Sistema eficiente para

los procesos de
matrcula 02 de Junio

6.6. Anlisis
5.6.1
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Casos: Sistema ineficiente en el Periodos de Matriculas

Fuerzas Conducentes Fuerzas de Resistencia

1 Mltiples Procesos 1 Falta de contingencia

2 Personal suficiente 2 Malas coordinaciones
3 Gran cantidad de alumnos 3 Grandes cantidades de quejas
4 Imagen institucional 4 Daa la imagen de la empresa
5 colas de atencin 5 Mal cronograma de matriculas
6 Ingreso de Guas 6 Sistema en psimas condiciones
7 Matriculas 7 Clases Canceladas.

6.7. Resultados del Anlisis

Sistemas Procesos
AGENTE Sistema Visual Clerk Matricula, despacho, acadmica y
CAUSAL Sac.
localizacin El problema se localiza en todas Daan el proceso de matrcula,
las sedes del ICPNA perjudican el stock de libros cuando
falla, el alumno se matricula pero no
registrar como matricula, becas no se
generan.
Cuadro En las matriculas el alumno ingresa Incomodidad , molestia a los alumnos
Especifico tarde a clases por el sistema
Congestin de colas por la cada Impaciencia , reclamos consecutivos
del sistema
Correccin constante y doble Llamadas de atencin por las fallas
procesos para las matrculas.

Manifestacin El sistema no ejecuta el inicio de la No hay sistema ni control para la

aplicacin matricula
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Diagnostico El servidor colapsa por los Reporta el error y dar solucin

demasiados datos que tiene que
registrar.
Soluciones
Tener mejor base de datos y una
revisin tcnica de los equipos.
inmediata
Revisar las bases datos y los errores
constantes del sistema y revisar las
conexiones de los equipos.

6.8. Resultados del Diseo

Simplificar el sistema de procesos y matriculas en uno solo para no
congestionar el sistema virtual ICPNA al momento de matricular genere una
activacin directa para el recojo del texto y aplicar un filtro de registro con
los bancos en el spring comercial del ICPNA que pueda generar Guas
propias de Salida para un stock ms actualizado.
6.9. Resultados de Actividades.
Se estima que los servicios del sistema se pueden mejorar y optimar y
tambin se puede mejorar la productividad del empleado un tiempo
estimado de 6 meses a un ao por el tema de costos y procesos.
6.10. Conclusiones, recomendaciones

6.11. Bibliografa.

VI. ANEXOS
7.1. Cuadros
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7.2. Grficos
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7.3. Fotografas

ARBOL DE PROBLEMAS

Errores constantes en Falta de coordinacin con

Servicio ineficiente. las matriculas en otras reas.
servicios
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Sistema ineficiente en periodos de matrculas para los

alumnos

Falta de
Infraestructura mantenimiento al Mala comunicacin
ineficiente sistema preventivo. con reas.

ARBOL DE OBJETIVOS

Servicio eficiente. Adecuada Coordinacin con otras

Organizacin para las
reas
matriculas

Estructura eficiente. Comprobacin

Sistema eficiente en periodos dedematrculas para losCoordinacin
equipos funcionando en
alumnos
total operatividad comunicacin con las
reas
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