PROYECTO: FORTALECIMIENTO DE LA VISIBILIDAD DE LAS PUBLICACIONES DE LA UNIVERSIDAD

NACIONAL DE COLOMBIA A TRAVS DEL PORTAL DE REVISTAS UN

DIRECCIN NACIONAL DE BIBLIOTECAS Universidad Nacional de Colombia

MANUAL DE CONFIGURACIN DE REVISTA EN OPEN

JOURNAL SYSTEMS - OJS

Versin OJS 2.3.8.0

Manual elaborado por: Luis Carlos Martnez Ruiz.

Direccin: Fernando Piraquive - Biblioteca Digital UN.
Bogot, Colombia, noviembre de 2012
 QU ES EL SISTEMA OPEN JOURNAL SYSTEMS?

Open Journal Systems (OJS) es un sistema de administracin y publicacin de revistas y

documentos de publicacin peridica en internet. El sistema est diseado para reducir el
tiempo y energa dedicados al manejo de las tareas que involucra la edicin de una
publicacin seriada. Este sistema permite un manejo eficiente y unificado del proceso
editorial, con esto se busca acelerar el acceso en la difusin de contenidos e investigacin
producido por las universidades y centros de investigacin productores del conocimiento.
As mismo, busca consolidarse como una herramienta con innovaciones que permite el
acceso en texto completo de los documentos publicados.
OJS es una solucin de software libre desarrollado por el PKP (Public Knowledge Project -
http://pkp.sfu.ca) Canad, que se dedica al aprovechamiento y desarrollo de las nuevas
tecnologas para el uso en la investigacin acadmica. PKP a travs de sus esfuerzos,
financiados con fondos federales, trabaja con el fin de expandir y mejorar el acceso a la
investigacin.
Mayor informacin en:
http://pkp.sfu.ca/ojs_documentation
 CARACTERSTICAS DEL SISTEMA OJS-UNAL

1. Es administrado por la Biblioteca Digital de la Direccin Nacional de Bibliotecas.

2. El editor de cada revista configura los requerimientos, secciones, proceso de
revisin, entre otros.
3. Los envos de artculos y el proceso editorial se controlan en lnea.
4. Contiene un mdulo para ofrecer opcionalmente acceso libre a la informacin
publicada.
5. Posee un sistema de administracin completo, incluye un sistema de indexacin
de documentos en texto completo y por los metadatos asociados.
6. Contiene herramientas de lectura adicionales (opcionales), las cuales son
habilitadas de acuerdo al tipo de publicacin.
7. Maneja notificaciones por e-mail del avance que hay en el proceso editorial y
permite a los usuarios registrados comentar los artculos publicados.
8. Contiene un sistema de ayuda sensitiva al contexto y soporte en lnea.
9. OJS asiste en cada fase del proceso de publicacin, desde el envo hasta la
publicacin online.
10. OJS es un software de cdigo abierto y de acceso gratuito para publicaciones de
todo el mundo, con el propsito de hacer de la publicacin abierta al pblico, una
opcin viable para ms revistas.
 FLUJO DE TRABAJO OJS-UNAL

OJS administra el proceso editorial de una publicacin peridica mediante cinco pasos, los
cuales pueden ser manejados por uno o ms editores, as mismo intervienen en el proceso
varios especialistas como correctores y diseadores:

1. Cola de Envos: flujo de artculos enviados, comienza por el editor de la revista.

2. Revisin envo: el autor siempre estar enterado del estado de su artculo, la revisin
hecha por los pares y su aceptacin o rechazo.

3. Edicin Envo: Los artculos son enviados a maquetacin, diagramacin, revisin de

estilo y sintaxis.

4. Programacin de Ejemplares: Los artculos son programados para ediciones

presentes o futuras sin lmite de tiempo.

5. Tabla de Contenidos: Los artculos son ordenados por el editor de acuerdo al nmero
y volumen del ejemplar.
 ROLES DE USUARIO EN EL PROCESO EDITORIAL DE OJS-UNAL

OJS posee unos roles de usuario los cuales estn encargados de las diversas tareas en el
proceso editorial, desde el ingreso de artculos hasta su publicacin, todo esto siguiendo
un proceso lgico de flujo de trabajo, los roles bsicos del sistema son:

INGLS ESPAOL
1. Site Administrator 1. Administrador del sitio
2. Journal Managers 2. Administrador de revistas
3. Editors 3. Editor
4. Section Editors 4. Editor de seccin
5. Layout Editors 5. Diagramador
6. Reviewers 6. Par Evaluador
7. Copyeditors 7. Corrector de estilo
8. Proofreaders 8. Corrector de sintaxis
9. Authors 9. Autores
10. Readers 10. Lector
11. Subscription Managers 11. Administrador de suscripcin
 FUNCIONES DE CADA ROL

Administrador del sitio: es el encargado de parametrizar el sistema OJS, crear

revistas y darle el estilo al portal para los usuarios.

Administrador de la Revista: el administrador de la revista es el encargado de iniciar

la publicacin con los parmetros preestablecidos, adicionalmente maneja los usuarios y
los roles en el proceso editorial (inclusive el control de los usuarios que se inscriben y leen
la publicacin).

Editor: supervisa todo el proceso editorial, inicia el proceso mediante la asignacin

de los artculos que van llegando al sistema (son enviados por los autores) a los editores
de seccin para continuar su revisin, realizan la planeacin de los nmeros siguientes y el
contenido de estos.

Editor de Seccin: supervisa el envo, mediante su revisin y reenvo a pares

acadmicos y correctores de estilo, diagramacin y ortografa. As mismo enva las
novedades al autor para que est enterado en todo momento del estado de su artculo.
 FUNCIONES DE CADA ROL

Par Evaluador: se encarga de la revisin analtica del artculo, su pertinencia y

alcance investigativo, es la persona encargada de dar la aprobacin acerca del contenido y
su calidad para ser publicado.

Corrector de Estilo: trabaja en la gramtica y claridad para expresar las ideas el

autor, realiza preguntas al autor para encontrar posibles errores e inconsistencias
gramaticales, se asegura que el artculo cumpla con los lineamientos bibliogrficos y de
estilo requeridos por la publicacin.

Diagramador: transforma el documento final ya corregido en un artculo grfico que

cumple los lineamientos de imagen institucional predefinidos, en forma, fuentes, tamaos
y colores (Galeras). Crea los archivos de documentos finales (HTML, PDF, DOC) para su
publicacin electrnica.

Corrector de sintaxis: lee los documentos finales (Galeras) para encontrar errores
tipogrficos y de formato previos a la publicacin.
 CONSIDERACIONES PARA AGREGAR UNA PUBLICACIN EN EL SISTEMA OJS-UNAL

Los editores deben preparar las polticas generales de diseo, edicin y publicacin de
contenidos, el flujo de procedimientos y anlisis de tiempos y movimientos entre el envo
del artculo por el autor y su publicacin final, para ello debe verificar cuales Roles de
usuario posee actualmente, quienes son las personas encargadas de asumirlos y su
relacin con la revista.

A continuacin se presenta un manual para realizar la configuracin de la revista en el

sistema OJS (opciones del men Configuracin del Gestor de Revistas).
 CONFIGURACIN INICIAL DE UNA PUBLICACIN EN OJS

1. Primero que todo debe ingresar al sitio web de la revista en OJS, all digitar sus datos
de acceso en cualquiera de las 2 opciones mostradas en la Figura 1.
2. La primera configuracin que se debe realizar es la seleccin de los idiomas que
desea tener a disposicin en el portal OJS de la revista.
Existe la posibilidad de que la Interfaz de usuario (UI) las peticiones y los formularios sean
presentados en cada idioma posible en la plataforma, es decisin del gestor si la
comunicacin con lectores, autores y pares se presente en diferentes idiomas.

Si desea que el Si desea que el Si desea que los formularios

portal pueda autor pueda para los pares evaluadores y
visualizarse en realizar envo en de informacin de la revista
dicho idioma. este idioma. se presenten en este idioma.
3. Iniciar la configuracin del portal desde el men de Gestin de la Revista
4. Configuracin de detalles de la revista
 Favor ingresar el nombre oficial
de la revista (no traducir cuando
se llene en otro idioma)

La abreviatura del nombre

registrada con el ISSN

Sumamente importante ingresar ISSN e

e-ISSN o actualizar una vez sea obtenido

Si an no ha sido asignado un prefijo DOI

no se edita esta parte del formulario

Inscribir la direccin de la oficina

de la revista, detalladamente
 En estos campos debera
Posicin o cargo
registrarse la informacin
del responsable
del editor de la revista. El
correo electrnico debera
ser uno propio de la revista
(no personal). Actualizar
Colocar inmediatamente en caso de
indicativos de cambio.
pas y ciudad

Contacto para resolver dudas a

la hora de emplear el sistema
OJS.
 Este texto aparecer al final
de cada mensaje que se
enve va e-mail desde OJS.
Use el/los idiomas ms
pertinentes.

Un e-mail a donde se puedan notificar los

mensajes que no pudieron ser entregados.

La dependencia u
organizacin que edita la
revista, y su sitio web.
 Si desea realizar un
agradecimiento pblico a los
patrocinadores.

Si desea aadir ms patrocinadores.

Si desea realizar un
agradecimiento pblico a quienes
soportan financieramente
.patrocinadores.

Si desea aadir ms fuentes de financiacin.

 Esta informacin es esencial para
mejorar la visibilidad en ciertos
buscadores, favor ingresarla tambin
en ingls. Separe las palabras clave
con comas, stas deben ser
concretas y pertinentes.

Aqu podra incluir an ms palabras clave, por

ejemplo, <meta name="keywords" content="Colombia, systems">

La historia de la revista
puede editarse como una
pgina web (html)
incluyendo imgenes, otras
fuentes etc.
Una vez haya ingresado la
informacin en los
diferentes idiomas del
formulario debe hacer click
en Guardar y continuar.
 Una vez ha terminado de
ingresar la informacin en
espaol, debe ir al inicio de la
pgina, cambiar el idioma del
formulario y llenar de nuevo con
la informacin en los dems
idiomas requeridos.
 Al guardar la configuracin de la
seccin Detalles es posible
seguir con la edicin de las
Polticas.
Aqu debe aparecer el ISSN que
acabamos de registrar.
5. Configuracin de poltica de la revista

Deje en claro el tipo de artculos

que su revista recibe. A qu tipo
de lector va dirigida y qu reas
abarca.
Cuntas evaluaciones se realizan?
Cul es el tiempo aproximado de
revisin/evaluacin? Qu tipo de
pares evaluadores eligen?

Instrucciones bsicas para los

pares evaluadores. Qu deberan
evaluar, cmo lo deberan hacer.
Principios bsicos.
 Proceso de revisin a travs de OJS. Se envan
mensajes a los pares y ellos ingresan a OJS
para evaluar los artculos.

Elegir si desea realizar el proceso de revisin por s

mismo a travs de correo electrnico.

Tiempo dado a los pares

para evaluar un artculo.

Das antes de
enviar
recordatorio de
invitacin a
evaluar.
Das antes de enviar recordatorio de
evaluacin pendiente.
 As el editor puede evaluar desempeo de los pares
evaluadores.

Esta opcin facilita enormemente la tarea del par evaluador

porque para ingresar a un artculo para revisin slo debe
hacer un click.

Evite que los revisores tengan acceso al artculo sin aceptar invitacin a
evaluar.

Proporcionar enlaces a pginas informativas sobre revisin

ciega.
 Sea cuidadoso en la declaracin de
privacidad, tenga en cuenta el uso
que va a hacer de la informacin
de los diferentes usuarios. Incluye las
polticas de acceso a los ejemplares de las revistas
electrnicas y sus artculos.

Es importante marcar esta opcin,

as evitar desinformacin por
parte de los coautores de un
artculo.

Aqu puede incluir otra

informacin permanente que no
se publique por defecto en la
seccin acerca de la revista.

Si desea aadir an ms informacin.

No basta con activar esta opcin,
es necesario contactar una o ms
bibliotecas a las que les interese
almacenar la revista.

Tambin puede incluir un enlace a

un archivo de su computador
donde ya almacene informacin
de pares evaluadores.
 No olvide ingresar la
informacin en los dems
idiomas requeridos. Debe ir al
inicio de la pgina, cambiar el
idioma del formulario y
completarlo de nuevo.
6. Configuracin de envos

Por favor sea concreto, use las

posibilidades del HTML, haga estas
instrucciones agradables a la vista
de los autores. Sea claro y de
ejemplos.

Puede editar las caractersticas

especficas que un autor debe
revisar antes de enviar un artculo
para publicacin.
 D a conocer explcitamente las
polticas sobre derechos de autor de
su revista, es recomendable emplear
licencias Creative Commons.

Al activar se muestra
un campo de conflicto
de intereses para que
el autor complete al
hacer un envo.

Esta informacin es visible para los

autores al realizar un envo. Se
debe indicar el proceder del autor
ante un conflicto de intereses
financiero, profesional o personal.
 Active la mayor cantidad de
parmetros posibles y
proporcione ejemplos
relacionados a las temticas
de su revista. La carga de estos
metadatos contribuir a la
visibilidad de la misma.
 Este sistema no se encuentra
activo, sin embargo puede
registrar en otros sistemas de
bsqueda que empleen este
protocolo.

Puede elegir esta opcin para

tener un respaldo de los registros
de envos.
 Activando este asistente se le
permite al autor ingresar la
informacin de las referencias
bibliogrficas de sus trabajos, lo
cual mejora la consulta de dicha
informacin.
 No olvide ingresar la
informacin en los dems
idiomas requeridos. Debe ir al
inicio de la pgina, cambiar el
idioma del formulario y
completarlo de nuevo.
7. Configuracin de Gestin de la Revista. Seguridad, registros de usuario, informacin
de periodicidad, formato, etc.

Las revistas siguen la tendencia mundial de

polticas de acceso abierto (Open Access),
generando beneficios no slo a lectores
sino a toda la comunidad cientfica
involucrada. Puede editar aqu el texto que
aparece en Acerca de la Revista.
Elija las opciones de acuerdo a la operacin planeada de su revista.

Esta opcin le permitir tener un mayor control de cada

envo consultando rpidamente su historial.

D a conocer la periodicidad de su
revista, incluyendo polticas y
tiempos aproximados de
publicacin.
Elija de acuerdo con la nomenclatura constante
de su revista.

Recuerde digitalizar y realizar una carga

retrospectiva de los nmeros anteriores
de su revista. As facilitar su consulta.

Es til para acceder ms rpido

a un artculo particular.
Elegir si los nmeros son paginados.

Los anuncios permiten comunicar

noticias sobre nuevas polticas,
indexacin, noticias pertinentes, etc.

Corresponde a los Correctores de

estilo. Es conveniente que sea un
usuario de tipo Editor de pruebas.
 Estas instrucciones son un marco
para el trabajo del corrector. Pueden
variar de acuerdo al rea en la que se
enmarca la revista.

Es importante suministrar estas

instrucciones, recuerde mantener un
formato estndar en su publicacin.
 Una plantilla puede resultar
muy til en el proceso de
diagramacin, elabrela de
acuerdo a sus necesidades.

Los autores tambin deben ser

informados sobre la necesidad de
insercin de enlaces (si es posible) en
sus referencias).
 La correccin de pruebas es una
ltima etapa en la que se busca por
errores en las versiones finales de un
artculo.
 Esta cabecera se muestra slo en la
pgina principal. En el caso de la
Universidad Nacional de Colombia no
debe ser editada, pues es estndar.

Aqu publique la informacin ms

importante de su revista, puede
hacerlo en formato HTML para
hacerla ms agradable.
 No suba una imagen de
ms de 796 pixeles de
ancho, ya que no se
mostrar completa.

Aada el ltimo nmero a la pgina principal.

Esta cabecera se muestra en todo

el sitio de la revista. En el caso de
la Universidad Nacional de
Colombia no debe ser editada,
pues es estndar.
 Disee un pequeo
cono con el logo,
para ser mostrado en
la pestaa del
navegador.

Esta cabecera se muestra en todo

el sitio de la revista. En el caso de
la Universidad Nacional de
Colombia no debe ser editada,
pues es estndar.

Puede editar el pie de pgina (que

se muestra en todo el sitio) para
mostrar los ISSN de su revista y
otra informacin relevante.
Proporciones enlaces pertinentes en la barra de
navegacin. Puede aadir cuantos quiera.

Si lo desea puede cambiar los

estilos de su sitio en OJS, explore
las diferentes opciones y elija la
ms adecuada.
 Puede editar esta informacin
para mostrar la que considera
ms adecuada para los diferentes
actores. Proporcione enlaces a la
informacin ya contenida en el
sitio OJS.
Esta cantidad de elementos tambin afecta a
listados presentados a todos los usuarios,
puede editarlo cuando sea necesario.

No olvide ingresar la
informacin en los dems
idiomas requeridos. Debe ir al
inicio de la pgina, cambiar el
idioma del formulario y
completarlo de nuevo.