Corporacin universitaria minuto de dios

Facultad de administracin
Administracin en salud ocupacional

Semana 5

Autor
Michel Rojas Tafur Id: 319332

Anlisis y Diagnstico Organizacional

Tutor
Jaqueline Perdomo Campos

Neiva - Huila
Mircoles 08 Marzo de 2017

1
 Tabla de contenido

Introduccin.3
Justificacin.........................................................................4
Objetivos..5
Auditoria Externa...6-7
Ejemplo de Informe de Auditoria Externa...8-10
Conclusin...11
Bibliografa..12

2
 Introduccin

El factor determinante de una empresa radica en su capacidad para acompaar el

crecimiento de la demanda con producto o servicio que funcione y que duren en el

mercado. Por eso es determinante que en toda organizacin se tenga una estructura

estratgica para lograr las metas y objetivos propuestos en la misin organizacional

y que se cumplan con todos los requisitos tcnicos y legales vigentes.

Por esto en este trabajo se encontrara un breve resumen de la auditoria externa, de su

evaluacin y de cmo se lleva a cabo en cada organizacin. Con el propsito de

crecimiento y mejora continua para obtener los resultados esperados, para entender

mejor el tema de auditoria externa se plantea un ejemplo de un resultado final de una

auditoria donde se presenta las conclusiones, las fortalezas del sistema de Gestin,

las no conformidades y sus respectivas observaciones.

3
 Justificacin

Este trabajo se realiza por la necesidad de que las empresas se den cuenta de las

debilidades que tienen en su Sistema de Gestin de Calidad mediante la auditora

de un agente externo e imparcial que verifique sus procesos y los lleve al alcance

de sus objetivos.

4
 Objetivos

GENERAL

Conocer la importancia de realizar una Auditoria Externa para el cumplimiento

de su Plan de Calidad en su Sistema de Gestin.

ESPECFICOS

Reconocer el proceso de control que se deben tener en cada proceso o actividad de

un producto o servicio.
Identificar los problemas de control.
Interpretar los tipos de mejora que se pueden realizar en una organizacin con los
hallazgos expuesto en el informe final de la auditoria externa.

5
 Auditoria Externa

La auditora externa consiste en que una

empresa es auditada e inspeccionada por
otra ajena a su razn social o ente externo
el cual no debe tener ningn vnculo ni
relacin con la organizacin que est
siendo auditada. Para realizar la auditoria
externa se deben emplear tcnicas que nos
lleven a dar una opinin o una evaluacin
objetiva sobre los resultados de cmo se
encuentra operando la organizacin con
cada uno de sus productos o servicios para
as generar sugerencias al gerente de la
empresa sobre las mejoras y correcciones que se puedan implementar en la organizacin.

La auditora externa se puede hacer dos veces al ao para revisar si los procesos internos de
la empresa cumplen con los parmetros de calidad que se seala la ley. La razn porque la
que se realiza la auditoria externa y con la que se quiere obtener la certificacin es para lograr
los objetivos y la visin que tiene la organizacin a corto y largo plazo.

En la auditoria se realiza la verificacin de como una empresa ha implementado su sistema

de Gestin de Calidad, conocer las implementaciones, y como estn desarrollando sus
actividades en funcin del sistema que han hecho para el sistema de gestin de calidad el cual
es el que va hacer evaluado en cada uno de sus procesos, que los empleados se encuentren
certificados en cada una de las actividades que realizan para buscar un anlisis detallado
mirando las necesidades de los clientes para lograr su satisfaccin

En la auditoria externa se miran las caractersticas tcnicas y de calidad de cada uno de los
productos y servicios que ofrece la empresa para poder cumplir con las polticas y objetivos
que la empresa se ha propuesto.

6
Cuando se va a realizar un agente externo para que nos realice la auditoria se debe mirar que
el auditor debe contar con la capacidad para proporcionar una opinin crtica de manera
imparcial y profesional sobre los hallazgos que se encuentren en el trascurso de la misma,
para poder presentar el respectivo informe cuando la auditoria haya culminado.

Los procesos de certificacin de una empresa se hacen para poder garantizar que los
productos o servicios estn dentro de lo que la empresa ha ofrecido a cada uno de sus clientes.
Tambin se realiza para mejorar los procesos y buscar la mejora continua para llegar a la
eficacia y la eficiencia de cada uno de los procesos.

La misin de una auditoria externa es revisar el grado de cumplimiento de la organizacin

con su sistema de gestin en la calidad.
Paso para realizar una auditora.
Antecedentes.
Riesgos principales
Objetivo de la auditoria, alcance y enfoque.
Escala de tiempo y reporte.
Equipo de trabajo.
La auditora debe tener definida el alcance que se va a lograr en la organizacin donde se
miran cada uno de los procesos tanto en el rea operativa como en el rea logstica, las
actividades, la revisin documentaria, la validacin de los documentos en la metodologa de
los trabajos, se entrevista al personal, se miran y revisan los equipos, la infraestructura y se
revisan los registros de las evidencias de las acciones que se han realizado desde la auditoria
interna verificando si los controles han sido o no los indicados.

Tambin el auditor se cerciora que el personal est calificado para cumplir con la funcin
que tiene que realizar y finalmente se realiza una revisin gerencial para ver si est
comprometida o no para el desarrollo de la organizacin.

7
Ejemplo de Informe de Auditoria Externa.

INFORME DE AUDITORIA

ALCANCE DE AUDITORIA: Todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad:

Gestin Gerencial, Gestin de Calidad, Gestin de Compras, Gestin de Recurso Humano,
Gestin Comercial, Diseo de Redes de Telecomunicaciones, Construccin e
Implementacin de Redes de Telecomunicaciones, Gestin de Soporte Tcnico
Mantenimiento, Gestin de Calidad
FECHA DE AUDITORIA Agosto 12 de 2015
FECHA ENTREGA Agosto 12 de 2015
INFORME
DAS DE AUDITORIA 1
TOTAL DE HALLAZGOS 13

CONCLUSIONES
1. Las actividades observadas y realizadas en los procesos permiten cumplir los
objetivos establecidos por la organizacin.
2. Los procesos cumplen con los requisitos exigidos por la NTC ISO9001:2008, sin
embargo se debe fortalecer en cuanto al control de documentos y registros de calidad
tal como lo exige el requisito en el numeral 4.2.3 y 4.2.4, la aplicacin de las
herramientas de medicin, anlisis y mejora establecidos en el numeral 8 de la norma
3. Los recursos utilizados en los procesos son los adecuados para cumplir los objetivos

FORTALEZAS DEL SISTEMA

1. Existe un evidente compromiso de la gerencia con la Implementacin y
mantenimiento del SGC.
2. Tiempo y disposicin del personal para la realizacin de la auditora.
3. Compromiso del Personal con el Sistema de Gestin de la Calidad.
NO CONFORMIDADES
N Descripcin Requisito
ISO
9001:2008
La organizacin ha implementado el PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS V00, en el Numeral 09, define
la Distribucin de documentos. As mismo ha implementado el
1 4.2.3 d
documento Listado Control de Documentos Internos y Externos V00.
Sin embargo no se evidencia como define cuales son los puntos de uso
para los diferentes documentos implementados.

8
 La organizacin ha implementado el PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS V00, sin embargo, este no
2 4.2.3 e
evidencia cmo asegurarse de que los documentos permanecen legibles
y fcilmente identificables.
La organizacin ha implementado el PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS V00, sin embargo, no incluye
3 como se asegura de que los documentos de origen externo que la 4.2.3 f
organizacin determina que son necesarios para la planificacin y la
operacin del SGC se identifican y que se controla y su distribucin.
La organizacin no evidencia la realizacin de revisiones de la
direccin al SGC de la organizacin a intervalos planificados de tal
4 5.6
manera que se asegure su conveniencia, adecuacin y eficacia
continuas
La organizacin ha implementado el formato para Evaluacin de
Competencias V00, en cual se evala el desempeo de los cargos
director ejecutivo, gerente general, coordinador financiero,
coordinador administrativo, coordinador contable, asistente operativo,
5 ingeniero residente, tecnlogos, tcnicos, auxiliar operativo, auxiliar 6.2.2 c
contable; sin embargo, no se evidencia la realizacin de las evaluacin
de desempeo a los cargos de coordinador operativo, coordinador de
calidad , coordinador de compras, almacenistas, mensajero y auxiliar
de servicios generales,
Al revisar los registros de competencia de las personas que ocupan los
cargos Coordinador Operativo Fabin Arley Lopez, Ing. Residente
Faiber Ernesto Caldern Anaya, auxiliar operativo Carlos Mario
6 Serrano y Asistente coordinacin operativa Jorge Antonio Valencia 6.2.2 e
Crdoba, de este ltimo, no se evidencia el certificado en el que este
cursando ltimos semestres de ingeniera como lo establece el perfil del
cargo Asistente de la Coordinacin Operativa.
La organizacin ha implementado el Procedimiento de Diseo de
Redes de Telecomunicaciones V00; sin embargo, no se evidencia 7.3.4
7 actividades y/o registros revisin, verificacin y validacin de tal 7.3.5
manera que se pueda evaluar los resultados del diseo frente a lo 7.3.6
planificado.
La organizacin no evidencia como cuida los bienes que son propiedad
del cliente mientras estn bajo el control de la organizacin, teniendo
en cuenta que las obras o instalaciones de redes de telecomunicaciones
8 son ejecutadas en instalaciones del cliente como se evidencia en el 7.5.4
contrato Solucin integral en tecnologa, informacin y
comunicaciones para la conectividad del edificio principal de la
gobernacin del departamento del amazonas.
Al evaluar el desempeo del proceso de Recurso Humano: se
establecen indicadores como Cumplimiento de Capacitaciones 13
9 programas y 13 ejecutadas, resultado 100%, meta 80% e indicador de 8.2.3
Personal Competente: 11 con resultados satisfactorios / 12
evaluaciones, sin para un embargo, este no permite evidenciar el logro

9
 de los resultados planificados teniendo en cuenta que la organizacin
presenta una planta de persona de 24 personas.
La organizacin cuenta con el PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
INTERNAS V00, adems con un programa de auditora para la
10 8.2.2
vigencia 2015, sin embargo no se evidencian registros de auditora
interna.
La organizacin determina y recopila datos con el de demostrar el
desempeo de los diferentes procesos a travs del documento MATRIZ
11 DE DESPLIEGUE DE POLITICA V00, sin embargo no se evidencia 8.4
el anlisis de los mismos, de tal manera que se analicen las
caractersticas y tendencias de los procesos.
La organizacin no determina acciones para eliminar las causas de las
12 8.5.3
no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.
La organizacin cuenta con el PROCEDIMIENTO DE
TRATAMIENTO DE SERVICIO NO CONFORME; cuenta el
documento Matriz de no Conformidad V00. Sin embargo Al
presentarse servicios no conformes no se cumple el tratamiento dado
13 teniendo en cuenta que se aplica el tratamiento definido en estos 8.3 a
documentos, como se evidencia en las fallas en la prestacin presentada
al cliente Gobernacin del Amazonas el 13 de junio, en donde no se le
inform al cliente de la falla, dado que este tratamiento est definido en
la matriz de producto no conforme.

OBSERVACIONES
Se recomienda revisar la metodologa de medicin de los objetivos de la calidad
definidos en la matriz de despliegue de tal manera que facilite su medicin.
Se recomienda que para las competencias del cargo de tcnicos y tecnlogos se
incluya en el procedimiento que estos perfiles se establecen segn los requerimientos
de los proyectos.
En el formato Evaluacin de la Eficacia de la Capacitacin V00, establecer la fecha
de realizacin de la evaluacin de la eficacia.
En el procedimiento Formal para Atencin ante Fallas de Enlaces de internet, enlaces
WAN y enlaces WAN de ltima milla, donde se identifican clasificacin de prioridad
de las quejas en alta, media, normal baja, establecer los tiempos de respuesta a las
diferentes quejas segn el nivel de prioridad definido.
Generar trazabilidad de las evaluaciones de proveedores frente a la orden de compra
que aplica, correlacin orden de compra resultados de evaluaciones.
Se recomienda generar resultados de reevaluaciones de los proveedores, a partir de
las evaluaciones de los proveedores.

10
 Conclusiones

Se reconocieron las necesidades de realizar una auditoria externa en la

empresa para el logro de sus metas y para su mejoramiento continuo.

La auditora externa nos ayuda a la satisfaccin del cliente con productos

con los ms altos estndares de calidad.

El lder debe crear estrategias especficas para el mejoramiento de su proceso de

calidad en los hallazgos obtenidos cuando se le hace entrega del informe final en

la auditoria.

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 Bibliografa

Tomado de Gifmania. http://www.gifmania.com/Gif-Animados-

Personas/Imagenes-Profesiones/Auditores/
Publicado el 21 junio de 2015 por Culturas Noticias San Jacinto Auditoria Externa
https://www.youtube.com/watch?v=EUlHmg2piQc

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