Normas Generales

CDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO
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CODIGO ALM-01 Pagina 1 de 23
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PRESENTACIN
El Almacn considera que una adecuada estructura de prcticas de buen gobierno corporativo
permite atraer nuevos inversionistas y generar mayores niveles de competitividad. La
consolidacin de prcticas de buen gobierno corporativo se logra a travs de la identificacin,
el fortalecimiento y la suficiencia de la informacin a la cual puedan acceder los destinatarios
de este Cdigo.
Los principios bsicos que determinan los actos de ALMAGRARIO S.A. son los de respeto,
honestidad, compromiso, atencin al cliente y vocacin de servicio, integridad, altos niveles de
desempeo y lealtad, siguiendo en todo momento el objetivo prioritario de maximizar el valor
de los accionistas, con total ajuste a la normatividad que reglamenta la actividad del Almacn y
de conformidad con los criterios, valores y modelos de conducta de general aceptacin.
Ahora bien, los principios, reglas y dems normas de gobierno corporativo no se encuentran
definidas en el presente catlogo de manera taxativa; por el contrario, han sido consagradas,
tanto en los Estatutos Sociales, como en cada uno de los cdigos, manuales y dems normas
Almacn que contienen un conjunto de medidas y prcticas relativas al rgimen de actuacin
de los funcionarios y rganos del Almacn. Todo este universo de disposiciones conforma un
cuerpo normativo flexible que, en funcin de las circunstancias, se ir adaptando en
consonancia con las necesidades del Almacn y con las tendencias imperantes a futuro en
materia de buen gobierno de las sociedades.
Las disposiciones consagradas el presente cdigo son la expresin de las polticas generales de
ALMAGRARIO S.A. en relacin con sus reglas de gobierno y debe ser interpretado, en
consecuencia, en conjuncin y armnicamente con las normas y polticas contempladas en el
Cdigo de tica y Conducta, el Manual de Contratacin y el Reglamento Interno de Trabajo de
los funcionarios de ALMAGRARIO S.A.
Diana Alejandra Porras Luna

Presidente
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1. POLTICAS
ALMAGRARIO S.A. mantendr publicado en la pgina web del Almacn y en la intranet

corporativa, la versin actualizada y vigente del Cdigo de Buen Gobierno, con el fin de facilitar
su consulta a los inversionistas, funcionarios y proveedores del Almacn. De igual manera,
conservar en las dependencias de la Auditora Interna a disposicin de todos los interesados y
destinatarios de estas normas, un ejemplar impreso de la versin publicada en los medios
electrnicos del Almacn, para consulta de todos los interesados.
Todos los funcionarios y proveedores de ALMAGRARIO S.A. tienen el deber de conocer y dar
aplicacin al contenido del Cdigo de Buen Gobierno.
La totalidad de las reas que componen el Almacn deben comprometerse a reportar a la

Auditora Interna del Almacn, cualquier modificacin que efecte sobre la informacin
relativa al presente Cdigo y que deba ser publicada, as como cualquier informacin que deba
ser modificada o actualizada.
2. LOS PRINCIPALES RGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN DE

ALMAGRARIO
2.1. La Asamblea General de Accionistas.
Para obtener la confianza de los inversionistas, es necesaria la implementacin de normas que

aseguren un trato igualitario a todos los accionistas, independientemente del monto de su
participacin en el capital social; por ello las actuaciones del Almacn siempre se dirigen en la
bsqueda del inters de la sociedad y no en el de sus socios individualmente considerados.
Para asegurar que este postulado se cumpla al pie de la letra, el Almacn se obliga a cumplir
los mandatos legales y estatutarios que aseguren a los accionistas el ejercicio de las siguientes
facultades:
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- Agruparse en un nmero plural que represente mnimo el cincuenta por ciento (50%)
de las acciones suscritas para convocar a Asambleas Extraordinarias
- Ejercer directamente, o por intermedio de apoderado constituido para tal efecto, el
derecho de inspeccin de informacin escrita, los estados financieros y sus anexos, los
libros y dems documentos durante los quince (15) das hbiles previos a las reuniones
ordinarias de la Asamblea.
- Ejercer el libre de derecho de expresin y de disenso, as como obtener informacin y
aclaracin de consultas durante el desarrollo de la Asamblea.
- Contratar, a su cargo, y dentro del trmino establecido por la ley para ejercer el
derecho de inspeccin, siempre que existan razones fundadas para ello, una auditora
externa especializada e idnea.
- Obtener toda la informacin relativa a las operaciones relevantes que se lleguen a
celebrar con los vinculados econmicos.
- Exigir la existencia de un reglamento interno de funcionamiento de la Asamblea de
Accionistas.
- Contar, oportunamente, con la documentacin necesaria para su informacin, de todos
los temas a tratarse durante la Asamblea.
- Ser convocados a la celebracin de la Asamblea, de conformidad con el trmite
establecido en la legislacin mercantil y dems normas que reglamenten la actividad
del Almacn.
- Durante el desarrollo de la Asamblea, a que se tramite el Orden del Da en la forma
presentada y en consecuencia, a que se desagregue cada uno de los temas a tratar.
De la misma manera, los mecanismos para la convocatoria a reuniones ordinarias o

extraordinarias, los qurum requeridos para deliberaciones y decisiones propias de la
Asamblea de Accionistas que estn contenidos en los Estatutos Sociales de Almagrario (Arts. 22
a 34), aseguran una eficiente participacin de todos los accionistas y garantizan el ejercicio de
sus derechos polticos y econmicos.
De otra parte, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 2.3.1. de la
Resolucin 1200 de 1995 proferida por la Superintendencia de Valores, hoy Superintendencia
Financiera de Colombia, todos los representantes legales, administradores y dems
funcionarios de ALMAGRARIO debern asegurarse de dar un trato equitativo a todos los
accionistas del Almacn; por ello, se abstendrn de desarrollar las siguientes conductas:
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1- Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes en blanco,

donde no aparezca claramente definido el nombre del representante para las
asambleas de accionistas.
2- Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de la asamblea, donde no
aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.
3- Recibir poderes especiales de los accionistas antes de la convocatoria a las asambleas.
4- Admitir con vlidos poderes conferidos por los accionistas, sin el lleno de los requisitos
establecidos en el artculo 184 del Cdigo de Comercio, para participar en asambleas de
accionistas. Es decir, que los poderes debern otorgarse por escrito, indicando el
nombre del apoderado, la persona en quien ste puede sustituirlo, si es del caso, y la
fecha o poca de la reunin. Las personas jurdicas que otorguen poder, debern
acompaar certificado que acredite su existencia y representacin de conformidad con
la ley.
5- Sugerir o determinar el nombre de quienes actuarn como apoderados en las
asambleas de accionistas.
6- Recomendar a los accionistas que voten por determinada lista.
7- Sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de
accionistas, la presentacin en la asamblea de propuestas que hayan de someterse a su
consideracin, el otorgamiento de facultades a la Junta Directiva y al Presidente para
presentar proposiciones a los accionistas para asegurar la buena marcha de la entidad.
8- Sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de
accionistas, la votacin a favor o en contra de cualquier proposicin que se presente de
la misma.
Tambin estarn prohibidas las conductas descritas, cuando las mismas se realicen a travs
de apoderado, intermediario o por interpuesta persona.
Los administradores y empleados del Almacn no podrn ejercer poderes para representar
acciones ajenas en las reuniones de la Asamblea, ni sustituir los poderes que se les
confieran. Tampoco podrn votar, ni an con sus propias acciones, en las decisiones que
tengan por objeto aprobar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidacin.
En todo caso, los administradores y empleados del Almacn podrn ejercer los derechos
polticos inherentes a sus propias acciones y a aquellas que representen cuando acten en
calidad de representantes legales. El empleado que a su vez sea accionista del Almacn,
que decida representar sus acciones en una reunin de Asamblea de Accionistas o hacerse
representar en la misma otorgando poder a un tercero, deber informar expresamente, al
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solicitar su credencial o en el respectivo poder, su condicin, para que su voto no sea

tenido en cuenta en la aprobacin de los estados financieros.
El funcionario responsable de la implementacin y verificacin del cumplimiento de los

procedimientos de control ser el Secretario General, Jurdico y Administrativo, quien
evaluar que los poderes otorgados por los accionistas cumplan con los requisitos del
artculo 184 del Cdigo de Comercio y las disposiciones de la Junta Directiva. Los poderes
que contravengan estas disposiciones sern devueltos.
El Secretario General, Jurdico y Administrativo informar a la Junta Directiva antes de la

celebracin de cada Asamblea de Accionistas sobre el cumplimiento de estas instrucciones.
El Presidente de la Junta Directiva informar al mercado en general, por conducto del

Superintendente Delegado para Emisores, de manera previa a la celebracin de cada
Asamblea de Accionistas, de las medidas adoptadas por la Junta Directiva para asegurar el
cumplimiento de la Resolucin 116 de 2002 de la Superintendencia de Valores de
Colombia.
2.2. La Junta Directiva.
La Junta Directiva es el principal rgano de administracin y por ello se encarga de trazar la

poltica general del Almacn y controla su ejecucin, mediante la supervisin de las actividades
de la Alta Administracin y de la proteccin de los derechos de los accionistas.
2.2. Eleccin, funciones, composicin, responsabilidades e independencia de

la Junta Directiva.
La eleccin de miembros de Junta Directiva se realiza por la Asamblea General de Accionistas

cada ao conforme lo previsto en los Estatutos Sociales. Las funciones y responsabilidades de
sus miembros se sujetan a lo previsto en la normatividad vigente, en especial el Estatuto
Orgnico del Sistema Financiero, el Cdigo de Comercio y los Estatutos Sociales. Su
conformacin la integra seis (6) miembros principales y sus respectivos suplentes personales;
cinco (5) de ellos miembros son elegidos por la Asamblea General de Accionistas para perodos
de dos (2) aos, trmino que empezar a contarse a partir del da siguiente al de su eleccin,
en tanto el sexto miembro ser el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural o su Delegado. El
mtodo de eleccin de sus miembros y el trmite de su posesin ante la Superintendencia
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Financiera de Colombia, garantizan su independencia, idoneidad y calidad para el desempeo

de sus funciones.
Conforme se dispone en los Estatutos Sociales, se reunir, como mnimo, una vez al mes y
extraordinariamente cuando ella misma lo disponga, o cuando sea convocada por su
Presidente, por el Presidente del Almacn, por el Revisor Fiscal, o por solicitud conjunta que
presenten dos (2) o ms Directores. La Junta Directiva cuenta con un reglamento interno de
funcionamiento que es de carcter obligatorio y vinculante para todos sus miembros,
conforme se dispuso en la Asamblea General de Accionistas rgano encargado de impartir su
aprobacin.
Dicho reglamento es de amplio conocimiento, tanto por los miembros de la Junta Directiva,
como por la totalidad de los accionistas e incluye los derechos, deberes, funciones y
atribuciones de los miembros, as como las disposiciones relacionadas con la informacin que
debe suministrarse a los miembros de la Junta Directiva nombrados por primera vez, con el fin
de que tengan un mejor conocimiento de la entidad, de las operaciones efectuadas, as como
con el desarrollo de las reuniones, el procedimiento para la toma de decisiones, el trmino
para el envo de la informacin relevante a tratarse en cada reunin, con de los temas
especficos a tratar al interior de este rgano, entre otras materias, brindando de esta manera,
las herramientas necesarias para el mejor desempeo de sus funciones.
2.3. Mecanismos de autoevaluacin de la actividad de los administradores,

principales ejecutivos y directores.
A cargo de la Junta Directiva:
De manera previa a la reunin de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas del

Almacn, deber evaluar el informe anual de gestin del Presidente y deber
determinar su resultado, contando con la facultad para adoptar el informe rendido por
el Presidente, para su presentacin conjunta a la Asamblea General Ordinaria de
Accionistas.
Formular de la metodologa para adelantar su autoevaluacin de gestin, as como de

la Alta Direccin, teniendo como referentes, la visin, misin y los objetivos trazados
por el Almacn.
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Prestar atencin, analizar y actuar en consecuencia con los informes que, sobre la
gestin del Almacn, presente a su consideracin el Revisor Fiscal.
A cargo de la Alta Administracin
Disear la forma de evaluar la gestin de cada una de las reas internas.
El Revisor Fiscal deber incluir dentro de su dictamen, una referencia a la adecuacin de

los actos de los administradores a los estatutos y a las rdenes o instrucciones de la
Asamblea General de Accionistas.
2.4. Comit de Auditora.
El Comit de Auditora de ALMAGRARIO S.A. asiste a la Junta Directiva en la formulacin,

implementacin y evaluacin de los sistemas de control interno y de los procedimientos
operativos del Almacn, buscando asegurar que las actividades mediante las cuales se
desarrolle el objeto social, estn ajustadas a los protocolos previamente definidos. De la misma
manera, se encargar de verificar que tales procedimientos efectivamente cumplan la misin
de salvaguardar el inters patrimonial de la sociedad; en el cumplimiento de estas
responsabilidades, determinar la debida implementacin de controles sobre las operaciones
del Almacn, as como la efectividad de los mismos.
Desde otra perspectiva, el Comit de Auditora tiene a su cargo la obligacin de garantizar la

transparencia en el suministro de la informacin financiera del Almacn; para el cumplimiento
de esta labor, tendr acceso irrestricto a todos los libros y registros del Almacn, al tiempo que
ejercer sin limitacin alguna el derecho a contar con informacin veraz, actualizada y
oportuna, en todos los casos que la solicite.
El Comit de Auditora tendr a su cargo la obligacin de pronunciarse frente a las propuestas

que formule la Asamblea de Accionistas en relacin con la designacin de los auditores
externos; por esta razn, asumir directamente la supervisin de las labores adelantadas por
dichos auditores.
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2.5. Revisora Fiscal.
El Revisor Fiscal de ALMAGRARIO es elegido con la mitad ms uno de las acciones

representadas en la Asamblea General de Accionistas, quien contar con dos (2) suplentes y
ser designado para un perodo igual al de la Junta Directiva; no obstante, podr ser removido
en cualquier tiempo con el voto que as lo decida de la misma mayora que lo eligi.
Las funciones a cargo de la Revisora Fiscal se encuentran contenidas en los Estatutos Sociales
del Almacn, en total sujecin a lo dispuesto en el artculo 207 del Cdigo de Comercio.
2.6. Responsabilidades de los Directores y Administradores.
Las normas civiles y mercantiles acerca de las obligaciones a cargo de los administradores son
aplicables al interior de ALMAGRARIO para los miembros de la Junta Directiva, los
Representantes Legales y dems funcionarios que para el correcto ejercicio de las funciones
asignadas deban adoptar decisiones; por ello, debern responder bajo tal calidad ante los
rganos de control del Almacn, ante sus accionistas y dems inversionistas.
La Alta Direccin del Almacn deber evitar todas las circunstancias que puedan generar
conflictos de inters entre ella y los accionistas, as como entre los accionistas mayoritarios y
los minoritarios.
La Junta Directiva velar porque se de estricta observancia a las disposiciones legales que se
expidan para regular la prevencin y divulgacin de conflictos de inters y ser el rgano
competente para conocer la existencia de conflictos de inters, darle el manejo que indiquen
las disposiciones legales y la prudencia de sus actuaciones y divulgarlo cuando ello sea
procedente.
Los administradores del Almacn siempre actuarn ajustados al ordenamiento jurdico y a las
disposiciones internas, razn por la cual siempre se abstendrn de ejercer conductas que
puedan atentar contra la solvencia o liquidez del Almacn, mediante operaciones con fines
especulativos o en condiciones abiertamente alejadas de las consideradas normales en el
comercio; tambin se abstendrn de adelantar conductas que toleren, faciliten o permitan la
evasin fiscal, as como omitir el suministro de informacin que deba conocer el mercado y el
pblico en general relacionada con el cumplimiento de las obligaciones del Almacn.
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La Junta Directiva deber evaluar la gestin de la Alta Direccin a travs de los informes
semestrales que en tal sentido le sean presentados. Dichos informes debern incluir, como
mnimo, un resumen detallado de las funciones, operaciones y negocios adelantados en cada
rea y los resultados obtenidos dentro de cada perodo de corte. Con base en la informacin
recibida, la Junta Directiva ponderar el nivel de desempeo de la Alta Direccin a travs de los
resultados presentados por cada rea y presentar el resultado de su evaluacin a
consideracin de la Asamblea General de Accionistas, conjuntamente con el informe anual del
Presidente.
3. NORMAS DE CONDUCTA. CONFLICTOS DE INTERS
El Cdigo de Etica y Conducta aprobado por la Junta Directiva del Almacn consagra los
criterios generales a los que deben someterse los funcionarios del Almacn, la informacin que
debe suministrarse, as como las reglas generales frente a comportamientos y situaciones que
pueden generar, o parecer que generan, conflicto de intereses. El Cdigo de Etica y Conducta
es aplicable para todos los funcionarios del Almacn, en sus relaciones internas como externas,
as como frente a los vinculados econmicos de ALMAGRARIO y a ellas habrn de remitirse en
aras de resolver cualquier inquietud frente a este tema.
3.1. Reglas generales para el manejo de los conflictos de inters
De conformidad con el numeral 20 del artculo 41 de los Estatutos Sociales, corresponde a la

Junta Directiva de ALMAGRARIO Reglamentar los mecanismos concretos que permitan la
prevencin, el manejo y la divulgacin de los conflictos de inters que puedan presentarse entre
los accionistas y los directores, los administradores o altos funcionarios, y entre los accionistas
mayoritarios y los minoritarios.
En desarrollo de este mandato, a continuacin se establecen los lineamientos generales para

resolver favorablemente todos aquellos conflictos que surjan entre los accionistas y los
administradores del Almacn, as como entre accionistas y entre el Almacn y los grupos de
inters.
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3.1.1. Reglas generales para el manejo de los conflictos de inters entre los
accionistas y la Alta Administracin del Almacn.
La administracin de ALMAGRARIO evitar todas las circunstancias que generen conflicto de

inters entre los accionistas y administradores, directores y funcionarios del Almacn.
Los administradores no podrn, por s mismos o por interpuesta persona, enajenar o adquirir
acciones del Almacn mientras estn en ejercicio de sus cargos, salvo en aquellos eventos que
se traten de operaciones distintas a la especulacin y siempre que cuenten con autorizacin
previa, expresa y escrita de la Junta Directiva, la cual ser otorgada con el voto favorable de las
dos terceras partes de sus miembros, excluido el del solicitante, o de la asamblea general, con
el voto favorable de la mayora ordinaria prevista en los estatutos. As mismo, los
administradores y directores, salvo los casos de representacin legal, no podrn representar
en las reuniones de la asamblea acciones distintas de las propias, mientras estn en ejercicio
de sus cargos.
ALMAGRARIO no podr realizar operaciones activas de crdito con la persona natural o jurdica
que llegue a adquirir o poseer una participacin igual o superior al diez por ciento (10%) de su
capital. Esta prohibicin se extender hasta por un perodo de un (1) ao contado a partir de
la fecha en que el hecho se produzca.
La administracin de ALMAGRARIO deber velar porque en el otorgamiento de cupos de

crdito a accionistas se de cumplimiento a los lmites individuales establecidos en las
disposiciones legales.
Cuando se presente una situacin, real o potencial, de conflictos de inters entre accionistas y
administradores, directores y funcionarios del Almacn, la Junta Directiva evaluar las
circunstancias de la misma y en caso de ser procedente, solicitar al Representante Legal la
convocatoria a una reunin de la Asamblea General de Accionistas, la cual deber celebrarse
dentro del mes calendario siguiente, con el fin de que el conflicto sea dirimido por el mximo
rgano social.
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3.1.2. Reglas generales para el manejo de conflictos de inters entre

accionistas mayoritarios y minoritarios.
La Alta Administracin del Almacn debe evitar, a toda costa, la configuracin de situaciones
que constituyan o puedan llegar a constituir un conflicto de inters entre los accionistas
mayoritarios y minoritarios; para ello, deber garantizar el derecho de todos los accionistas a
acceder e inspeccionar los libros y dems documentos indicados en las disposiciones legales,
dentro de las oportunidades previstas en las mismas.
Siempre que ocurra una situacin real o potencial, de conflictos de inters entre accionistas
mayoritarios y minoritarios, la Junta Directiva evaluar las condiciones de la misma y, si es
procedente, le solicitar al Representante Legal la convocatoria a una reunin de la Asamblea
General de Accionistas, dentro del mes calendario siguiente, con el fin de que el conflicto sea
dirimido por el mximo rgano social.
Aquellas decisiones adoptadas por la Asamblea General de Accionistas que lleguen a generar
conflictos de intereses, debern ser acatadas tanto por los accionistas mayoritarios, como por
los minoritarios, siempre que dichas decisiones hayan sido adoptadas con el lleno de los
requisitos legales.
3.1.3. Reglas generales para el manejo de conflictos de inters entre la Alta

Direccin.
Cuando se presente una situacin que genere o pueda llegar a generar conflictos de inters
entre funcionarios de la Alta Direccin, esta ser resuelta en la forma que indique la Junta
Directiva, con el voto de la mayora de los miembros presentes, excluyendo el del director
afectado por el conflicto.
3.1.4. Reglas generales para el manejo de conflictos de inters entre el

Almacn y los Grupos de Inters.
Reglas respecto de los empleados
Ningn empleado est autorizado para ofrecer o aceptar regalos, beneficios, reembolsos o
esparcimiento a, o de terceros que puedan constituir infraccin de las leyes o que puedan
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afectar, o parecer que afectan, la imparcialidad, la objetividad, o la independencia en la toma

de las decisiones que deben adoptar en el desarrollo de sus funciones.
No obstante, y en todo caso, por razones exclusivamente de cortesa, podrn aceptarse regalos
de pequeo valor, salvo en los siguientes casos:
a. Cuando con ellos se nuble el juicio del funcionario respecto de la aceptacin, ampliacin o
renovacin de cupos de crdito o la vinculacin o renovacin comercial, sin el lleno de los
requisitos legales.
b. Cuando con ellos se entienda o se de a entender que su significado es el de un intercambio

por un negocio presente o futuro.
Para una mejor comprensin sobre lo que debe entenderse por la expresin pequeo valor,
se atender al siguiente criterio, sin que ello signifique abandonar o desatender los manuales y
reglamentos internos, as como las reglas del sentido comn: tales regalos deben asimilarse a
aquellos que implcitamente puedan llevar a un deterioro de la relacin comercial con el
cliente o proveedor en caso de ser rechazado, o cuando su devolucin resulta a todas luces
imprctica.
Ningn empleado est autorizado para que, en nombre propio o de un tercero, directa o
indirectamente, pida o acepte, ninguna clase de regalo, ddiva o propina, ni ningn otro
beneficio ilegal o no tico a empleados, clientes, inversionistas, proveedores o cualquier otra
clase de vinculados econmicos de Almagrario o a terceros. El funcionario que tenga
conocimiento de cualquiera de estas situaciones de ofrecimiento o propuestas de arreglo,
deber ponerlas en conocimiento del Oficial de Cumplimiento de manera instantnea.
Reglas respecto de los acreedores
El Almacn garantizar a todos sus acreedores el ejercicio de los siguientes derechos:
1. El cumplimiento de todas las obligaciones contractuales a su cargo que emanen de los

respectivos actos jurdicos.
2. El suministro, por parte de los administradores, de la informacin prevista en el

presente Cdigo, la que ordene la ley y especialmente, la siguiente:
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El informe sobre riesgos del Almacn que tenga incidencia en la inversin o en

los derechos derivados de la misma, que haya sido presentado a los accionistas,
en las reuniones ordinarias de la asamblea, siempre que no tenga el carcter de
confidencial o reservado, a juicio del Almacn.
La participacin de la sociedad en procesos de fusin, conversin, escisin,
adquisicin o cesin de activos, pasivos y contratos, una vez el respectivo
acuerdo haya sido aprobado por el rgano social competente.
Los cambios en los rganos de administracin del Almacn.
3. La obtencin, en todo momento de los administradores, un trato respetuoso, digno y

equitativo.
4. Que les sean absueltos todos los interrogantes relacionados directamente con la
informacin que la entidad les suministre.
A su turno, los Acreedores debern actuar con lealtad frente al Almacn y debern abstenerse
de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista conflicto de intereses.
Igualmente se abstendrn de revelar a terceros la informacin del Almacn o relativa a l, que
hayan conocido en ejercicio de sus derechos. As mismo, debern abstenerse de utilizarla para
obtener provecho propio o ajeno, distinto al derivado de la ejecucin legtima de los derechos
inherentes a su calidad de Acreedor.
Reglas respecto de los proveedores
El Almacn garantizar a todos los proveedores el ejercicio de los siguientes derechos:
1. Obtener un trato justo y equitativo

2. Participar en igualdad de condiciones en el registro de proponentes del Almacn
3. Obtener el pago oportuno de sus facturas
En sus relaciones con el Almacn, los proveedores debern actuar con transparencia y se
abstendrn de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista conflicto de
intereses o violacin a las normas legales y estatutarias. Igualmente se abstendrn de revelar a
terceros la informacin del Almacn o relativa a ella, que hayan conocido en ejercicio de sus
derechos. As mismo, debern abstenerse de utilizarla para obtener provecho propio o ajeno,
distinto al derivado de la ejecucin legtima de los derechos inherentes a su calidad de
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proveedores. Tambin se abstendrn de dar prebendas o regalos personales a los empleados

como mecanismo para lograr favoritismo en sus relaciones con la cooperativa.
Reglas respecto de los clientes
Los clientes son los destinatarios finales de las actividades desarrolladas por el Almacn y en
consecuencia, se constituyen en su razn de ser, por ello, en aras de evitar situaciones
conflictivas o problemticas entre las partes, ALMAGRARIO se compromete con ellos a:
1. Ofrecer un servicio eficiente y ajustado a las tarifas del mercado.

2. Obtener un trato justo y equitativo, en el que no se produzcan cobros no autorizados o
exceso en el cobro de tasas de inters, entre otros.
3. Obtener informacin completa y permanente sobre el estado de sus productos
4. Recibir asesora clara y precisa sobre los servicios ofrecidos
5. Acceso en igualdad de condiciones a los servicios
3.2. Incumplimiento a las normas relativas sobre conflictos de inters por

parte de la Alta Direccin e Inversionistas.
Se considerarn infracciones por parte de la Alta Direccin y los inversionistas:
Omitir el cumplimiento de las normas sobre informacin privilegiada, as como dar un uso
indebido o divulgar, informacin sometida a reserva o de carcter confidencial.
Omitir el cumplimiento de las normas sobre conflictos de inters y dems deberes que le
hayan sido impuestos por el Almacn, incluyendo los deberes profesionales de quienes presten
sus servicios en asuntos relevantes para con ALMAGRARIO, o incumplir los deberes o las
obligaciones frente al mercado, a los accionistas o a los inversionistas indicados en las
normales legales y reglamentarias, especialmente los deberes y obligaciones frente a los
accionistas minoritarios.
Omitir el deber de divulgar en forma veraz, oportuna, completa, suficiente y diligente,

informacin que pudiere afectar las decisiones de los accionistas en la respectiva Asamblea, o
que por su importancia pudiera afectar la colocacin de valores, su cotizacin en el mercado, o
la decisin de los inversionistas indicados en las normas legales y reglamentarias de vender o
comprar dichos valores o de abstenerse de hacerlo.
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3.3. Reglas generales para el manejo de las relaciones econmicas entre el

Almacn y sus accionistas mayoritarios.
Una de las principales polticas de ALMAGRARIO consiste en abstenerse de realizar

transacciones, ni operaciones con accionistas o funcionarios de la Alta Direccin, cuyas
condiciones sean diferentes de las que generalmente emplea el Almacn con el pblico, segn
el tipo de operacin, salvo aquellas celebradas con la Alta Direccin que tengan por objeto
atender sus necesidades de salud, educacin, vivienda y transporte y siguiendo, las cuales en
todo momento debern estar ajustadas a los estatutos del Almacn y dems regulacin
vigente.
En aquellos eventos en que se presente una transaccin u operacin con accionistas o

administradores, stos debern acudir a la instancia pertinente para dejar las constancias
respectivas y obtener la aprobacin.
El informe anual de gestin presentado por la Junta Directiva y el Presidente del Almacn a la
Asamblea General de Accionistas deber contener una evaluacin de las operaciones
realizadas con vinculados econmicos.
4. REGLAS RELATIVAS A LA ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN.
4.1. Suministro de Informacin Relevante.
La Direccin de Riesgos deber generar diariamente un reporte de resultados, as como de

exposicin a los riesgos inherentes a la operacin de emisin de Certificados de Depsito de
Mercancas (CDMs). Toda la informacin que se produzca sobre esta materia, ser remitida a
la Superintendencia Financiera de Colombia, al tiempo que ser publicada a ttulo de
informacin relevante en la pgina web del Almacn, para garantizar el acceso a la misma por
parte de todos los inversionistas. Los estados financieros del Almacn estarn a disposicin de
las personas interesadas en su consulta en la Secretara General, Jurdica y Administrativa, as
como en la Direccin Financiera del Almacn.
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4.2. Comunicacin de los hallazgos relevantes e irregularidades advertidos

por el Revisor Fiscal a los accionistas y a la Alta Administracin.
La Revisora Fiscal deber informar, por escrito y de manera oportuna a la Asamblea General
de Accionistas, a la Junta Directiva y al Presidente del Almacn, segn sea el caso, de los
hallazgos relevantes y de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento del Almacn y
en el desarrollo de sus negocios.
Los estados financieros de ALMAGRARIO, cuyos ejercicios contables son anuales, debern
incluir informacin como los cambios en los flujos de efectivo, las garantas constituidas a favor
de terceros. Asimismo, las notas a los estados financieros contienen informacin como la
relacionada con el manejo de riesgos y polticas seguidas en el manejo de las inversiones.
Los estados financieros de cierre de ejercicio sern certificados por el Revisor Fiscal, lo que
indicar su fidelidad respecto de los soportes contables del Almacn. El dictamen del Revisor
Fiscal expresar las salvedades de ste y permitir evidenciar situaciones de riesgo o de
incumplimiento de normas.
Los estados financieros de cierre de ejercicio, junto con el correspondiente dictamen del
revisor fiscal, sern de pblico conocimiento en la medida en que stos debern ser
depositados en la Cmara de Comercio del domicilio social del Almacn.
Adicionalmente, el Almacn elaborar anualmente un folleto explicativo de los resultados del

ejercicio, que contendr tanto los estados financieros con sus notas respectivas, y el dictamen
del revisor fiscal. Esta publicacin estar a disposicin de los accionistas en el Departamento
de Accionistas de ALMAGRARIO. En todo caso, los estados financieros podrn ser consultados a
travs de la Secretara General, Jurdica y Administrativa.
4.3. Suministro de informacin transparente a los accionistas, inversionistas,

al mercado y al pblico en general.
ALMAGRARIO ha establecido como marco general para el desarrollo de sus operaciones, la

transparencia y sometimiento irrestricto a todas las normas legales e internas del Almacn que
le son aplicables en materia de conservacin, elaboracin y suministro de informacin.
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4.4. Oficina de Atencin a los Inversionistas.
El Secretario General, Jurdico y Administrativo de ALMAGRARIO servir de enlace entre los

accionistas e inversionistas y tendr a su cargo atender sus necesidades y requerimientos.
Toda la informacin relativa a los derechos y obligaciones de los accionistas podr ser
consultada en la Secretara General, Jurdica y Administrativa del Almacn.
4.5. Divulgacin de informacin al mercado.
ALMAGRARIO suministrar oportunamente al mercado, toda la informacin relacionada con

sus estados financieros, en los trminos y condiciones previstos por la Ley.
Tanto en la pgina web del Almacn (www.almagrario.com), como en el web site de la

Superintendencia Financiera de Colombia (www.superfinanciera.gov.co) se puede consultar
informacin relacionada con el balance general y estados de resultados, entre otros aspectos.
La informacin sobre hechos relevantes que se presenten en materia financiera, o de cualquier

tipo de riesgo, que afecten materialmente al Almacn, se divulgar a medida que se vayan
presentando, por el canal de informacin que se considere adecuado para caso concreto, sin
perjuicio de acatar la normatividad vigente sobre informacin relevante, la cual ser
transmitida al pblico de conformidad con las disposiciones expedidas para tal efecto por la
Superintendencia Financiera de Colombia.
La restante informacin que no haga parte de la publicada por el Almacn, podr ser solicitada
por escrito a la Secretara General, Jurdica y Administrativa, indicando las razones y fines de la
consulta, y acreditando la calidad en que se acta. La respuesta del Almacn se dar en los
trminos legales, siempre que la informacin solicitada no ostente la calidad de reservada o
confidencial.
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5. CRITERIOS DE ESCOGENCIA DE PROVEEDORES DE BIENES O SERVICIOS

DEL ALMACN.
5.1. Polticas para contratacin.
ALMAGRARIO cuenta con un Manual de Contratacin que establece los principios, instancias y
procedimientos necesarios para celebrar contratos para la adquisicin de bienes o servicios.
Respecto al cumplimiento de los principios de contratacin, se deber hacer especial nfasis
en la seleccin objetiva del contratista, mediante el cual se satisfaga la necesidad de la entidad
con la oferta que resulte ms conveniente a los intereses del almacn.
Los procesos de contratacin debern fomentar la participacin de las pequeas y medianas

empresas nacionales, y debern dar prelacin a las ofertas que cumplan con las condiciones de
igual precio, calidad y capacidad de suministros y servicio.
5.2. Polticas para compras de bienes y servicios.
Los procesos de adquisicin de bienes y servicios debern estructurarse de manera que

aseguren la calidad, transparencia, confiabilidad, disponibilidad y precio de los elementos o
servicios requeridos; por ello, la decisin de suscribir un contrato o expedir una orden de
servicios deber ser el resultado de la comparacin de ofertas, o del anlisis de un proveedor
especfico, cuando las circunstancias del servicio solicitado as lo aconsejen.
6. NORMAS SOBRE CONDUCTAS TICAS, SANCIONES Y RESOLUCIN DE

CONFLICTOS.
ALMAGRARIO cuenta con un Cdigo de Etica y Conducta, en el cual se establecen las

directrices ticas que deben regir el comportamiento de todos los funcionarios del Almacn;
igualmente contiene los criterios fundamentales para la resolucin de los conflictos de inters.
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A su turno, el Reglamento Interno de Trabajo establece las sanciones que conlleva el

incumplimiento de las disposiciones internas del Almacn.
Tales reglamentos y codificaciones hacen parte integral del presente Cdigo de Buen Gobierno.
7. IDENTIFICACIN DE LOS PRINCIPALES ACCIONISTAS.
No. ACCIONES VALOR PARTICIPACIN

ACCIONISTA NOMINAL A COMPOSICIN SEGN EL TIPO DE ENTIDAD
EN CIRCULACION CAPITAL
$10 por accin PARTICULAR % ESTATAL % TOTAL
P.A.R. - CAJA
AGRARIA - EN 279.414.066 2.794.140.660 64,623% 0 2.794.140.660 100 2.794.140.660
LIQUIDACION
BBVA
152.962.835 1.529.628.350 35,377% 1.529.628.350 100 0 1.529.628.350
COLOMBIA
PARTICULARES 47 470 0,000% 470 100 470
TOTAL 432.376.948 4.323.769.480 100,000% 1.529.628.820 2.794.140.660 4.323.769.480
8. ADMINISTRACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE

ALMAGRARIO.
En cumplimiento a lo dispuesto por la Superintendencia Financiera de Colombia en su Circular

Externa No. 014 de 2009, el Almacn viene implementando y ajustando el Sistema de Control
Interno en los siguientes componentes bsicos:
Ambiente de control.
Sistemas de informacin y comunicacin
Sistema de gestin de riesgos
Composicin y Funcionamiento de los rganos de administracin y control
Actividades de control
Monitoreo.
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8.1. Ambiente de control.
Se refiere a todos aquellos elementos de la cultura organizacional que fomentan en todos los
funcionarios del Almacn, los principios, valores y conductas orientadas hacia el control. El
grado de eficacia en su implementacin depende de contar con personal competente que
inculque en el resto del Almacn un sentido de integridad y concientizacin sobre el control.
8.2. Sistemas de Informacin y Comunicacin.

En la medida que el componente operativo del Almacn descansa en sus sistemas de
informacin, el Almacn deber ajustar y mejorar los controles que garanticen la seguridad,
calidad y cumplimiento de la informacin generada, toda vez que los sistemas de informacin
y comunicacin son la base para ubicar e intercambiar informacin con precisin, celeridad y
seguridad tal, que le permita a los funcionarios del Almacn cumplir con sus responsabilidades.
8.3. Sistema de Gestin de riesgos.
ALMAGRARIO debe preservar la eficacia, eficiencia y efectividad de su gestin y capacidad

operativa, as como salvaguardar los recursos que administre, para lo cual deber contar con
un sistema de administracin de riesgos que permita la minimizacin de los costos y daos
causados por stos, con base en el anlisis del contexto estratgico, as como la determinacin
de mtodos para el tratamiento y monitoreo de sus riesgos, con el propsito de prevenir o
evitar la materializacin de eventos que puedan afectar el normal desarrollo de los procesos y
el cumplimiento de los objetivos empresariales, o, en caso de que ello no resulte
razonablemente posible, de mitigar su impacto.
8.4. Composicin y Funcionamiento de los rganos de administracin y

control.
Los miembros de la Junta Directiva, en su condicin de principales gestores del gobierno

corporativo, debern realizar su gestin con profesionalismo, integridad, competencia e
independencia, dedicndole el tiempo necesario. En igual sentido, debern ser transparentes
en su gestin, procurando tener un buen conocimiento de los riesgos que involucran los
productos y servicios ofrecidos por ALMAGRARIO; igualmente debern evaluar con
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profundidad los riesgos involucrados en los instrumentos de inversin empleados por el

Almacn y debern apoyar la labor de los rganos de fiscalizacin y control.
La Junta Directiva dictar los criterios orientadores y ejercer la vigilancia a la Alta Direccin,
razn por la cual sus miembros debern contar con experiencia y conocimientos adecuados
acerca de las actividades, los objetivos y la estructura de la respectiva entidad.
A su turno, el Comit de Auditora, tendr a su cargo la evaluacin del Control Interno del
Almacn, as como su mejoramiento continuo, sin que ello implique una sustitucin a la
responsabilidad que de manera colegiada, le corresponde a la Junta Directiva.
De otra parte, los Representantes Legales del Almacn sern los encargados de implementar
los procedimientos de control y revelacin, verificar su operatividad al interior del Almacn y
su adecuado funcionamiento.
Finalmente, el Auditor Interno, en su condicin de agente independiente y objetivo, deber

encargarse de agregar valor y mejorar las operaciones del Almacn ayudndola a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de
los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno.
8.5. Actividades de control.
Son entendidas como las polticas y los procedimientos a seguir para lograr que las
instrucciones impartidas por la Alta Direccin en relacin con sus riesgos y controles, se
cumplan a cabalidad. Las actividades de control debern distribuirse en todos los niveles
jerrquicos y funcionales del Almacn.
8.6. Monitoreo.
Es el proceso a travs del cual se deber verificar la calidad de desempeo del Control Interno
en el transcurso del tiempo, el cual se deber llevar a cabo a travs de la supervisin continua
ejercida por la Alta Direccin como parte habitual de su responsabilidad frente al control
interno y complementada con evaluaciones peridicas puntuales adelantadas por la Auditora
Interna.
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9. AUDITORAS EXTERNAS REALIZADAS A ALMAGRARIO.
9.1. Revisor Fiscal.
Se ejerce permanentemente y es elegido por la Asamblea General de Accionistas, conforme lo

dispone el artculo 46 de los Estatutos del Almacn, el rgimen mercantil, la Ley 43 de 1990 y
dems normas vigentes que reglamentan el ejercicio de la profesin de Contador Pblico y las
funciones de la Revisora Fiscal en Colombia.
Los resultados de su gestin se ajusta a las normas de auditora generalmente aceptadas y se

presentan en memorandos de control interno, en el dictamen de los Estados Financieros y en
el informe de gestin de la administracin del Almacn que rinde anualmente a la Asamblea
General de Accionistas.
9.2. Superintendencia Financiera de Colombia.
La Superintendencia Financiera de Colombia ejerce las funciones de vigilancia e inspeccin de

las entidades financieras (Art. 325 EOSF) y en desarrollo de este mandato peridicamente
revisa los Estados Financieros del Almacn e imparte su autorizacin para posterior aprobacin
por parte de la Asamblea General de Accionistas.
Mediante visitas programadas al Almacn obtiene un conocimiento integral de la situacin

financiera, del manejo de los negocios, as como de aspectos puntuales relacionados con el
giro ordinario de los negocios que as lo requieran.
9.3. Contralora General de la Repblica.
En razn a la participacin accionaria del Almacn de recursos pblicos, est sujeto a las
revisiones y visitas de inspeccin programadas peridicamente por la Contralora General de la
Repblica, las cuales tienen por objeto confrontar la razonabilidad de los Estados Financieros,
as como comprobar si el Almacn atiende debidamente los principios de economa, eficiencia
y eficacia en el manejo de los recursos asignados para el desarrollo de su objeto social; de otra
parte evala el grado de cumplimiento al Sistema de Control Interno, de la normatividad
aplicable, as como la calidad, cantidad y oportunidad de los servicios por el Almacn.
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10. INTEGRACIN NORMATIVA.
Este Cdigo se integrar en todo aquello que resulte compatible con las normas previstas
en el Cdigo de Etica y Conducta, el Reglamento Interno de Trabajo, los manuales e
instructivos expedidos en materia de riesgos, prevencin y represin de conflictos de inters,
lavado de activos y financiacin del terrorismo, los cdigos de conducta expedidos por el
Autorregulador del Mercado de Valores (AMV) en lo que le sea aplicable, as como con los
dems manuales, instructivos y cdigos que sean adoptados por el Almacn.
Las disposiciones contenidas en el presente cdigo harn parte integral del Reglamento
Interno de Trabajo, as como de los contratos individuales de trabajo y del Rgimen
Sancionatorio del Almacn; por tal motivo, debern ser acatadas por todos los funcionarios
accionistas, asesores, consultores, intermediarios, proveedores y contratistas del Almacn.
11. INTERPRETACIN
Los principios generales del derecho de la Constitucin Poltica colombiana, servirn como
criterios auxiliares para la interpretacin del presente Cdigo.
En caso de presentarse dudas respecto del sentido, alcance, aplicacin o interpretacin de una
disposicin, antes de tomar cualquier decisin, deber consultarse, en primera instancia, con
el superior jerrquico y en su defecto, con la Secretara General, Jurdica y Administrativa.
Responsable Cargo Firma Fecha

Sec. General, Jurdica y
Elabor Marcela Becerra Corts
Administrativa
EN ORIGINAL Noviembre de 2009
Aprob Junta Directiva Junta Directiva ACTA 10 de diciembre 2009

Normas Generales

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CDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

Diana Alejandra Porras Luna

ALMAGRARIO S.A. mantendr publicado en la pgina web del Almacn y en la intranet

La totalidad de las reas que componen el Almacn deben comprometerse a reportar a la

2. LOS PRINCIPALES RGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN DE

2.1. La Asamblea General de Accionistas.

Para obtener la confianza de los inversionistas, es necesaria la implementacin de normas que

De la misma manera, los mecanismos para la convocatoria a reuniones ordinarias o

1- Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes en blanco,

solicitar su credencial o en el respectivo poder, su condicin, para que su voto no sea

El funcionario responsable de la implementacin y verificacin del cumplimiento de los

El Secretario General, Jurdico y Administrativo informar a la Junta Directiva antes de la

El Presidente de la Junta Directiva informar al mercado en general, por conducto del

2.2. La Junta Directiva.

La Junta Directiva es el principal rgano de administracin y por ello se encarga de trazar la

2.2. Eleccin, funciones, composicin, responsabilidades e independencia de

La eleccin de miembros de Junta Directiva se realiza por la Asamblea General de Accionistas

Financiera de Colombia, garantizan su independencia, idoneidad y calidad para el desempeo

2.3. Mecanismos de autoevaluacin de la actividad de los administradores,

A cargo de la Junta Directiva:

De manera previa a la reunin de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas del

Formular de la metodologa para adelantar su autoevaluacin de gestin, as como de

A cargo de la Alta Administracin

Disear la forma de evaluar la gestin de cada una de las reas internas.

El Revisor Fiscal deber incluir dentro de su dictamen, una referencia a la adecuacin de

2.4. Comit de Auditora.

El Comit de Auditora de ALMAGRARIO S.A. asiste a la Junta Directiva en la formulacin,

Desde otra perspectiva, el Comit de Auditora tiene a su cargo la obligacin de garantizar la

El Comit de Auditora tendr a su cargo la obligacin de pronunciarse frente a las propuestas

2.5. Revisora Fiscal.

El Revisor Fiscal de ALMAGRARIO es elegido con la mitad ms uno de las acciones

2.6. Responsabilidades de los Directores y Administradores.

3. NORMAS DE CONDUCTA. CONFLICTOS DE INTERS

3.1. Reglas generales para el manejo de los conflictos de inters

De conformidad con el numeral 20 del artculo 41 de los Estatutos Sociales, corresponde a la

En desarrollo de este mandato, a continuacin se establecen los lineamientos generales para

La administracin de ALMAGRARIO evitar todas las circunstancias que generen conflicto de

La administracin de ALMAGRARIO deber velar porque en el otorgamiento de cupos de

3.1.2. Reglas generales para el manejo de conflictos de inters entre

3.1.3. Reglas generales para el manejo de conflictos de inters entre la Alta

3.1.4. Reglas generales para el manejo de conflictos de inters entre el

Reglas respecto de los empleados

afectar, o parecer que afectan, la imparcialidad, la objetividad, o la independencia en la toma

b. Cuando con ellos se entienda o se de a entender que su significado es el de un intercambio

Reglas respecto de los acreedores

El Almacn garantizar a todos sus acreedores el ejercicio de los siguientes derechos:

1. El cumplimiento de todas las obligaciones contractuales a su cargo que emanen de los

2. El suministro, por parte de los administradores, de la informacin prevista en el

El informe sobre riesgos del Almacn que tenga incidencia en la inversin o en

3. La obtencin, en todo momento de los administradores, un trato respetuoso, digno y

Reglas respecto de los proveedores

El Almacn garantizar a todos los proveedores el ejercicio de los siguientes derechos:

1. Obtener un trato justo y equitativo

proveedores. Tambin se abstendrn de dar prebendas o regalos personales a los empleados

Reglas respecto de los clientes

1. Ofrecer un servicio eficiente y ajustado a las tarifas del mercado.

3.2. Incumplimiento a las normas relativas sobre conflictos de inters por

Se considerarn infracciones por parte de la Alta Direccin y los inversionistas:

Omitir el deber de divulgar en forma veraz, oportuna, completa, suficiente y diligente,

3.3. Reglas generales para el manejo de las relaciones econmicas entre el

Una de las principales polticas de ALMAGRARIO consiste en abstenerse de realizar

En aquellos eventos en que se presente una transaccin u operacin con accionistas o

4. REGLAS RELATIVAS A LA ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN.