Word 2013 Avanzado - v15 PDF

Microsoft Word
2013 Avanzado
Manual del Servidor Pblico Participante

Programa General de Profesionalizacin 2015
Basado en la
Deteccin de Necesidades de Capacitacin
Duracin: 20 horas
Secretara de Finanzas
Subsecretara de Administracin
Instituto de Profesionalizacin de los Servidores Pblicos
Federalismo No. 103, Torre 2, 1er piso, entre

Libertad y Fraternidad, Santiago Tlaxomulco,
Toluca, Estado de Mxico, C.P. 50030, Tel y Fax
(722) 236.26.00
.www.edomex.gob.mx/profesionalizacion
1
El Manual forma parte del material didctico del Programa
General de Profesionalizacin 2015, propiedad del Instituto de
Profesionalizacin de los Servidores Pblicos, mismo que fue
elaborado con la colaboracin de:
Universidad Autnoma del Estado de Mxico

Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones
Con la participacin de:

LIA Reyna Mara Pea Arellano
Licenciatura en Informtica Administrativa_
Cedula Profesional: 7092493
ltima actualizacin: 15 de Julio de 21015
Conoce nuestro Aviso de Privacidad en:

www.edomex.gob.mx/profesionalizacion
2
NDICE
1. Presentacin del Manual ________________________________________________________ 6

1.1 Carta de Bienvenida ______________________________________________________________ 6
1.2 Recomendaciones para el uso del Manual del servidor pblico participante: _________________ 7
1.3 Organizacin del Manual del servidor pblico participante:_______________________________ 7
1.4 Medicin del aprendizaje:__________________________________________________________ 7
2. Introduccin __________________________________________________________________ 9
3. Objetivos generales de aprendizaje: ______________________________________________ 10
4. Contenido temtico: ___________________________________________________________ 11
4.1 Pginas Web con Word 2013 ______________________________________________________ 11
4.1.1 Resultados del aprendizaje (Objetivos especficos) ___________________________________________ 11
4.1.2 Introduccin _________________________________________________________________________ 11
4.1.3 Trabajar con una pgina Web. ___________________________________________________________ 11
4.1.4 Insertar hipervnculos en una pgina web __________________________________________________ 12
4.1.5 Modificar un hipervnculo. ______________________________________________________________ 14
4.1.6 Guardar la pgina Web _________________________________________________________________ 15
4.1.7 Convertir a HTML. _____________________________________________________________________ 16
4.1.8 Publicar en Internet. ___________________________________________________________________ 16
4.1.9 Diseo.______________________________________________________________________________ 17
4.1.10 Conclusin del Tema_________________________________________________________________ 17
4.2 TEMA 2. Combinar correspondencia ________________________________________________ 18
4.2.1 Resultados del aprendizaje (objetivos especficos) ____________________________________________ 18
4.2.2 Introduccin _________________________________________________________________________ 18
4.2.3 Conceptos previos _____________________________________________________________________ 18
4.2.4 Crear el documento principal ____________________________________________________________ 19
4.2.5 La pestaa Correspondencia _____________________________________________________________ 24
4.2.6 Insertar campos de combinacin _________________________________________________________ 24
4.2.7 Ver datos combinados__________________________________________________________________ 25
4.2.8 Desplazarse por los registros_____________________________________________________________ 25
4.2.9 Buscar un registro _____________________________________________________________________ 26
4.2.10 Destinatarios de combinar correspondencia ______________________________________________ 27
4.2.11 Filtrar destinatarios _________________________________________________________________ 28
4.2.12 Ordenar destinatarios________________________________________________________________ 29
4.2.13 Asignar campos_____________________________________________________________________ 30
4.2.14 Combinar al imprimir ________________________________________________________________ 31
4.2.15 Combinar en correo electrnico________________________________________________________ 31
4.3 Esquemas ______________________________________________________________________ 32
4.3.1 Resultados del aprendizaje ______________________________________________________________ 32
4.3.2 Introduccin _________________________________________________________________________ 32
4.3.3 Conceptos bsicos _____________________________________________________________________ 33
3
4.3.4 Crear un esquema _____________________________________________________________________ 34
4.3.5 Pestaa de Esquema ___________________________________________________________________ 36
4.3.6 Botones especiales de la pestaa _________________________________________________________ 37
4.3.7 Diferencia entre Borrador y esquema ______________________________________________________ 39
4.3.8 Conclusin del Tema ___________________________________________________________________ 40
4.4 Documentos maestros ___________________________________________________________ 41
4.4.1 Objetivos especficos ___________________________________________________________________ 41
4.4.2 Introduccin _________________________________________________________________________ 41
4.4.3 Botones del documento maestro _________________________________________________________ 41
4.4.4 Crear documento maestro ______________________________________________________________ 42
4.4.5 Manipulando Documentos maestros. ______________________________________________________ 44
4.5 Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices __________________________________ 47
4.5.2 Introduccin _________________________________________________________________________ 47
4.5.3 Conceptos bsicos. ____________________________________________________________________ 47
4.5.4 Insertar marcas de ndice _______________________________________________________________ 48
4.5.5 Insertar ndice. _______________________________________________________________________ 50
4.5.6 Tablas de contenido. ___________________________________________________________________ 51
4.5.7 Actualizar la TDC.______________________________________________________________________ 54
4.5.8 Tablas de ilustraciones y otras ___________________________________________________________ 54
4.6 Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie. ______________________________________ 58
4.6.2 Introduccin _________________________________________________________________________ 58
4.6.3 Conceptos bsicos. ____________________________________________________________________ 58
4.6.4 Insertar marcadores. ___________________________________________________________________ 59
4.6.5 Referencias cruzadas ___________________________________________________________________ 61
4.6.6 Notas al pie y notas al final. _____________________________________________________________ 64
4.7 Compartir documentos ___________________________________________________________ 66
4.7.2 Introduccin _________________________________________________________________________ 66
4.7.3 La pestaa revisar _____________________________________________________________________ 67
4.7.4 Herramienta de resaltado _______________________________________________________________ 67
4.7.5 Comentarios _________________________________________________________________________ 68
4.7.6 Control de Cambios ____________________________________________________________________ 70
4.7.7 Comparar cambios sobre un documento ___________________________________________________ 72
4.7.8 Formularios __________________________________________________________________________ 74
4.7.9 Propiedades comunes de los controles_____________________________________________________ 74
4.7.10 Controles de contenido ______________________________________________________________ 75
4.7.11 Proteger Formularios ________________________________________________________________ 76
4.8 Organigramas y diagramas ________________________________________________________ 78
4.8.2 Introduccin _________________________________________________________________________ 78
4
4.8.3 Organigramas ________________________________________________________________________ 78
4.8.4 Modificar el diseo ____________________________________________________________________ 80
4.8.5 Modificar el aspecto del diagrama ________________________________________________________ 82
4.9 Macros ________________________________________________________________________ 88
4.9.2 Introduccin _________________________________________________________________________ 88
4.9.3 Personalizar comandos de Word _________________________________________________________ 88
4.9.4 Crear macros con la grabadora. __________________________________________________________ 89
4.9.5 Insertar la macro en la barra de acceso rpido. ______________________________________________ 91
4.9.6 Ejecutar macros. ______________________________________________________________________ 93
4.10 Seguridad ______________________________________________________________________ 95
4.10.1 Resultados del aprendizaje____________________________________________________________ 95
4.10.2 Introduccin _______________________________________________________________________ 95
4.10.3 Aadir contraseas a nuestro documento ________________________________________________ 95
4.10.4 Restricciones de formato y de edicin. __________________________________________________ 96
4.10.5 Otras opciones de seguridad. __________________________________________________________ 98
4.10.6 Gestin de derechos de informacin (IRM).______________________________________________ 100
4.10.7 Conclusin del Tema________________________________________________________________ 100
4.11 CONCLUSIN FINAL _____________________________________________________________ 101
5. Glosario de trminos _________________________________________________________ 102
6. Referencias didcticas: ________________________________________________________ 104
7. Anexos _____________________________________________________________________ 105
7.1 Infografa de identidad institucional Los servidores pblicos somos ____________________ 106
7.2 Por qu es importante la profesionalizacin de los servidores pblicos? _________________ 108
7.3 Sabas que? __________________________________________________________________ 109
7.4 Por qu la Equidad de Gnero?___________________________________________________ 110
7.5 Informacin de inters __________________________________________________________ 111
8. Directorio __________________________________________________________________ 112
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1. Presentacin del Manual
1.1 Carta de Bienvenida
Aq u en el Es t ad o d e M x i co es t a mo s l l en o s d e h er o n a s , d e h r o es p o rq u e c o mo s er v i d or es p b li c o s
h a c en l o q u e d eb en , en t r eg a r s e p a r a h a c er el bi en d e l a p o b l a ci n , p a r a c o rr es p o n d er l a co n f ia n z a
q u e n o s b r in d a l a g en t e. L o s ex h o r t o a q u e si g a mo s da n d o l as mejo r es c u en t a s , s ir v i en d o co n p as i n,
s i r vi en d o c o n d ec i si n p a r a qu e l a g en t e es t r ea l men t e s a t is f ec h a d e l o q u e es t e g o b i er n o v i e n e
r ea l i z a n d o 1
Eruviel vila Villegas
Me complace darte la ms cordial bienvenida a este evento de profesionalizacin, que ha sido

diseado para ti, con la finalidad de aportar conocimientos que permitan mejorar desempeos y
habilidades, que sumados a la experiencia, se conviertan en mejores resultados en la
responsabilidad que tienes asignada y que a su vez sean el medio para que alcances ms logros y
satisfacciones, que enriquezcan tu persona y aumenten el crecimiento profesional como servidor
pblico.
Debo mencionar que el Instituto de Profesionalizacin est comprometido con cada servidor
pblico y con los principios y valores que requiere la administracin pblica, por lo que te
invitamos a que expreses las inquietudes y aproveches el espacio que el Poder Ejecutivo del
Gobierno del Estado de Mxico a conformado, mediante el Programa General de
Profesionalizacin 2015, espacio que nos permita demostrar una vez ms, lo capaces, talentosos y
entregados que somos como servidores pblicos, con un alto compromiso para quien nos debemos,
la ciudadana mexiquense, de la cual formamos parte.
Es necesario agregar que es una enorme satisfaccin para cada uno de los integrantes del Instituto,
divulgar en sus programas y en cada lugar donde se imparten los eventos de profesionalizacin,
valores como el respeto, la libertad, justicia, tolerancia, responsabilidad, honradez y confianza;
permitindonos contar con compaeros servidores pblicos ms comprometidos y capaces de
atender y generar alternativas de solucin ante la diversidad de necesidades y requerimientos de
los ciudadanos.
Compaero servidor pblico, te invito a que te acerques al Instituto de Profesionalizacin para

obtener mayor informacin de los programas o en su caso, consultes la pgina
www.edomex.gob.mx/profesionalizacion en la que encontrars detalle de los diferentes
programas que estn a tu disposicin, as como la descripcin de las principales actividades o
sucesos que en materia de profesionalizacin estn por efectuarse.
Contribuyamos en forma conjunta, en la construccin de un gobierno de Mexiquenses con

vocacin de servicio.
Yonatn Eleuterio Michoa

Director General
1
Mensaje del Gobernador del Estado de Mxico, durante la Entrega de Reconocimientos y Estmulos a Servidores Pblicos. Toluca, Mxico, 18 de diciembre de 2014.
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1.2 Recomendaciones para el uso del Manual del servidor pblico participante:
El presente manual es solo una gua, el contenido aqu mostrado muestra la manera de acceder a cada
una de las herramientas avanzadas que Microsoft Word 2013 ofrece, se recomienda leer el contenido
total de este y buscar la manera de aplicarlo a su entorno laboral para hacer ms fcil su trabajo.
1.3 Organizacin del Manual del servidor pblico participante:
El presente Manual de Microsoft Word 2013 Avanzado es la continuacin de los dos niveles
anteriores, en el cual se van mostrando todas las herramientas de las cuales estn conformadas las
Fichas de Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Desarrollador; las cuales manejan las
funciones ms Avanzadas.
1.4 Medicin del aprendizaje:
La medicin del aprendizaje obtenido por el servidor pblico participante en el evento de

profesionalizacin, se desarrolla en dos momentos:
Primer momento: Evaluaciones durante la imparticin del evento de profesionalizacin.

Al inicio, que corresponde a la evaluacin diagnstica:
Actividad que permite obtener informacin respecto de las condiciones iniciales del aprendizaje,
los conocimientos previos con relacin a una determinada competencia y favorece la toma de
decisiones para adecuar al perfil del participante el proceso de instruccin-aprendizaje.
Durante el desarrollo, que corresponde a la evaluacin por participacin:

Es la evaluacin que emite el facilitador al servidor pblico participante con base a su
desempeo durante el evento de profesionalizacin.
Se caracteriza por la asignacin de valores a la colaboracin, esto es realizar la tarea indicada
con una actitud favorable. El instructor asigna el valor considerando si en el diseo se le otorg
un peso a dicha actividad.
Al trmino, que corresponde a la evaluacin de conocimientos (terica):

Actividad que consiste en valorar a travs de preguntas escritas (examen) relacionadas con los
objetivos de aprendizaje planeados previamente.
La evaluacin final del evento de profesionalizacin consiste en el promedio obtenido de la

evaluacin de participacin y la evaluacin de conocimientos, cuyo resultado debe ser mayor o
igual a 8 puntos en una escala de 0 a 10 y contar con el 80% de asistencia para que el servidor
pblico participante reciba la constancia de acreditacin respectiva.
En las modalidades de: seminarios, talleres y conferencias, entre los principales, se considerar
la asistencia del servidor pblico como criterio para emitir la constancia correspondiente.
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Segundo momento: Evaluacin posterior a la imparticin del evento de profesionalizacin.
En este momento el Instituto de Profesionalizacin deber contar con los elementos necesarios que
le permitan medir la permanencia del aprendizaje del servidor pblico participante en eventos de
profesionalizacin. Entendindose por Permanencia del Aprendizaje a la retencin y aplicacin del
conocimiento adquirido en el evento de profesionalizacin, en un periodo de tiempo posterior al
mismo. Se basa en realizar un comparativo entre la calificacin obtenida por el servidor pblico
participante al final del evento de profesionalizacin con el resultado obtenido en una segunda
aplicacin tiempo despus. Cabe sealar que los reactivos de ambos instrumentos se debern vincular
con los objetivos de aprendizaje del evento impartido.
El facilitador deber anexar al expediente del evento de profesionalizacin impartido, un instrumento
de evaluacin (tipo clave de examen) con al menos 5 reactivos con sus respectivas respuestas, que
permitan medir la Permanencia del Aprendizaje en el servidor pblico participante.
La informacin resultado de esta medicin es de utilidad para fortalecer los procesos de enseanza
aprendizaje a cargo del Instituto de Profesionalizacin, por lo que se solicita al facilitador del evento
su apoyo para formular los reactivos referidos.
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2. Introduccin
Los procesadores de textos son una de las herramientas informticas ms utilizadas hoy da en una empresa,
oficina, realizar trabajos de clase o para trabajar en casa.
Un procesador de textos es un software, destinado a la creacin de documentos de texto; con ellos podemos
brindar al usuario la facilidad de integrar diferentes aplicaciones para poder dar un formato especfico y
enriquecerlo de mil maneras. Uno de los procesadores de textos ms utilizados hoy da es Word.
Word es un procesador de Textos integrado en el paquete de Software Microsoft Office 2013 junto a la base
de datos Access y la hoja de clculo Excel entre otras aplicaciones. Es un programa muy sofisticado y
completo, pero fcil de usar. Con el podemos crear textos, almacenarlos para su posterior tratamiento,
imprimirlos, corregirlos usando el corrector ortogrfico incorporado, etc., y todo ello de una manera rpida y
transparente.
Microsoft Word tambin puede mezclar en un documento textos, frmulas matemticas, imgenes, grficos,
tablas, hojas de clculo, etc., y mostrar en pantalla una imagen exacta de cmo va a quedar impreso dicho
documento. Esto es lo que se llama una aplicacin WYSIWYG (What You See Is What You Get) tal como lo
ve es como lo obtendr. Las aplicaciones WYSIWYG son muy fciles de aprender y de utilizar. Debido a que
los efectos de cada comando o accin pueden ser inmediatamente observados en la pantalla, los errores se
detectan de inmediato y de ordinario se pueden eliminar con una simple accin.
En este curso vamos a mostrar la mejor forma de dar realce a tus documentos creando documentos con aspecto
profesional.
La interfaz grfica ahora es muy fcil de utilizar y con los estilos predefinidos que tiene, nos ofrece una gama
de opciones que podemos elegir y aplicar a la hora de realizar nuestros archivos.
Todo esto con el fin de poder realizar el trabajo de manera ms rpida, fcil y eficaz.
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3. Objetivos generales de aprendizaje:
A final del curso el participante conocer las caractersticas avanzadas que Microsoft Office Word 2013
nos ofrece, para utilizarlo eficazmente. Gracias a todas la novedades que ahora incluye.
Adquirir las habilidades necesarias en el uso de las funciones avanzadas de Microsoft Office Word
2013, con el fin de manejar adecuadamente el programa y los documentos generados por el mismo,
as mismo sabr crear documentos empleando las opciones avanzadas para dar formato a sus
documentos, as como publicarlos en una pgina Web si as lo desea, sabr disear pginas Web,
trabajar con macros, con tablas de contenido, entre otros.
Todo esto mediante una interfaz ms dinmica y fcil de utilizar. Se darn cuenta que las opciones
avanzadas que aqu veremos no son difciles, ya cada una de las herramientas que contiene las
podemos utilizar y aplicar en cualquier mbito.
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4. Contenido temtico:
4.1 Pginas Web con Word2013
4.1.1 Resultados del aprendizaje (Objetivos especficos)
Al finalizar el tema, el participante ser capaz de:
Adquirir los conceptos generales y conocer las caractersticas fundamentales del procesador de textos Word
2013 para realizar una pgina web usando este procesador de texto.
4.1.2 Introduccin
Dado el auge que est experimentando Internet es comprensible que Word incorpore un editor de pginas Web.
Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la herramienta especfica de Microsoft en este campo, o
con otros programas como Dreamweaver de Macromedia, pero es muy til para empezar a realizar nuestras
primeras pginas Web. Sobre todo dada la posibilidad de convertir directamente nuestro documento Word en
una pgina Web.
4.1.3 Trabajar con una pgina Web.
Si queremos crear una nueva pgina, lo haremos como un documento normal, y ya nos preocuparemos
a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web.
Si lo que queremos es editar una pgina existente...
Si la pgina est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento normal, a travs del
dilogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre l, y en el men contextual, elegir Microsoft Office
Word en el men Abrir con.
Otra opcin es abrir una pgina directamente desde su servidor.
Para ello, damos click en el Ficha Archivo y elegimos Abrir. En la barra de exploracin, donde aparece la carpeta
en la que nos encontramos, escribimos la direccin Web completa (podemos copiarla del navegador) y pulsamos
Abrir.
Para trabajar con una pgina Web, disponemos de la vista Diseo Web, en la barra de vistas o en la pestaa
Vistas
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A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos acostumbrados para el resto de
documentos.
Luego veremos que por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todos los formatos de Word, y
al guardarla, se modificarn.
4.1.4 Insertar hipervnculos en una pgina web
Un hipervnculo es una palabra, frase o grfico que al hacer clic sobre l saltamos a la pgina Web a la que
apunta el hipervnculo. Cuando pasamos el cursor por encima de un hipervnculo, ste cambia de forma y toma
la forma de una mano.
Los hipervnculos pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma pgina, a otra pgina en el mismo servidor,
a otra pgina en otro servidor, a una direccin de correo electrnico, a un servidor ftp, etc.
Para insertar un hipervnculo ir a la pestaa Insertar, y pulsar el botn Hipervnculo.
Aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el campo Texto y el campo
Direccin, veamos cmo hacerlo:
Texto.
Es el texto que contiene el hipervnculo, puedes seleccionarlo en el documento con lo cual ya aparecer en este
campo o en otro caso debers escribirlo ahora.
Si quieres insertar un hipervnculo en una imagen seleccinala antes de insertar el hipervnculo, vers como
aparece <Seleccin del documento> en este campo Texto.
Vincular a.
Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda:
12
1.- Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin completa de Internet (URL)
si queremos enlazar con una pgina de Internet, por ejemplo, http://www.uaemex.mx.
Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web.
Si la pgina estuviese en otro directorio habra que indicarlo.
2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro hipervnculo nos lleve a un lugar
en el mismo documento en el que nos encontramos. Previamente deberemos haber insertado en nuestro
documento el marcador al que hacemos referencia, esto se hace colocndose en el lugar donde queremos
insertar el marcador y desde la pestaa Insertar, seleccionar Marcador para que aparezca un cuadro de dilogo
donde escribiremos el nombre del marcador.
3.- Crear nuevo documento. El hipervnculo nos llevar al documento que vamos a crear en este momento. En
el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo en el campo Nombre del nuevo
documento. En el documento original se rellenar el campo Direccin con el nombre de este nuevo documento,
y se cerrar el cuadro de dilogo.
4.- Direccin de correo electrnico. En el campo Direccin escribiremos una direccin de correo, como por
ejemplo mailto@gmail.com. Al hacer clic en el hipervnculo se abrir el programa de correo del navegador (por
ejemplo, Outlook Express) ya preparado para enviar el correo a esta direccin.
En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora.
Informacin de pantalla. Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que introduzcamos el texto
de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor encima del hipervnculo y lo mantenga un cierto
tiempo aparecer un cuadrado amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido en la sugerencia.
Es una buena forma de dar una explicacin adicional sobre el contenido del hipervnculo. Slo funcionan con IE
4.0 o superior.
Si queremos que nuestro hipervnculo nos lleve a un archivo, con este botn podemos elegir ese
archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando utilizamos el comando
Abrir archivo.
Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo Direccin.
Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para que busquemos la pgina a
la que queremos que nos lleve el hipervnculo que estamos insertando. La direccin (URL) de la pgina
que estemos visitando se copiar en el campo Direccin.
Marcador. Nos muestra los marcadores que contiene la pgina web que tenemos seleccionada (si es
que los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarn en una ventana como esta
para que el marcador se aada a la direccin de la pgina. Cuando el usuario pulse en el hipervnculo,
el navegador se colocar en la posicin de la pgina en la que se insert el marcador.
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Marco de destino. Una pgina Web puede estar dividida en marcos o frames, aqu podemos elegir en
qu marco queremos que se abra la pgina apuntada por el hipervnculo.
Al hacer clic en este botn se abrir un cuadro de dilogo como el que ves aqu para que selecciones el marco
de destino. Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.
Nota: Por defecto, si escribimos una direccin, como por ejemplo www.google.com, Word genera
automticamente un hipervnculo a esa direccin.
4.1.5 Modificar un hipervnculo.
Al seleccionar un elemento que contiene un hipervnculo y pulsar el botn derecho del ratn aparece la ventana
que ves aqu, al elegir la opcin Modificar hipervnculo se abrir el cuadro de dilogo Insertar Hipervnculo, que
acabamos de ver en el punto anterior y en el que podemos modificar todas las caractersticas del hipervnculo.
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4.1.6 Guardar la pgina Web
Si partimos de un documento en blanco, este no ser realmente una pgina Web hasta que no lo guardemos
como tal. Y si hemos abierto una pgina directamente desde su servidor, deberemos guardarla en nuestro disco
duro para salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta con pulsar el Ficha Archivo y la opcin Guardar o Guardar como.
El dilogo Guardar como ya lo conocemos. Lo que debemos modificar es el tipo de archivo, eligiendo Pagina
Web en el desplegable Guardar como tipo:
Al elegir este tipo de archivo, aparece el botn Cambiar ttulo.
Pulsando sobre l aparecer un cuadro de dilogo, como el que ves aqu, en el que introducir el ttulo. Este ttulo
no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos cuando guardamos nuestro archivo. Aqu
nos referimos al propio ttulo de la pgina Web. Este ttulo es el que se ver en la barra de direcciones y en lista
de Favoritos desde un navegador, (cuando se guarde nuestra pgina en Favoritos), y tambin el ttulo que se
suele ver cuando un buscador lista nuestra pgina
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Pulsando en el botn Herramientas, encontramos las Opciones Web, donde podremos elegir algunas opciones
ms avanzadas sobre la web.
Nota: Del mismo modo, podemos guardar una pgina Web en un formato de documento de Word.
4.1.7 Convertir a HTML.
Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas caractersticas de formato que
no estn disponibles en HTML y, por lo tanto, no sern visibles al ver la pgina en un navegador como Internet
Explorer, Mozilla o Netscape Navigator.
Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y el contorno no tendrn ningn
efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas caractersticas de formato desaparecen.
Hay otras caractersticas de formato que varan de aspecto en HTML, por ejemplo, todos los estilos de bordes
de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el texto en varias columnas es convertido
en una sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el final de la pgina HTML; la alineacin de los
grficos y tablas respecto al texto tambin puede variar ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto
horizontal.
Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los nmeros de lnea, los
encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la pgina.
Si surge alguna de estas incompatibilidades, Word nos lo comunicar en un mensaje.
4.1.8 Publicar en Internet.
Una vez que tenemos acabada nuestra pgina Web podemos publicarla en Internet y podr ser vista desde
cualquier parte del mundo. Slo tienes que seguir los pasos que le vamos a indicar. As de sencillo.
Para que tu pgina se vea desde internet simplemente tiene que estar almacenada en un servidor de internet.
Cualquiera puede tener un servidor de Internet, slo hace falta un ordenador, una direccin IP fija, una conexin
telefnica y un software adecuado, como el servidor Apache que adems es gratuito. Esto explica el gran
crecimiento inicial de Internet. Han surgido miles de servidores que comparten su informacin por el simple gusto
de aprender y ensear. Y muchos ms que esperan hacer negocio en la red.
De todas formas, crear un servidor es bastante ms complicado de lo que vemos en este curso. Sin embargo
hay una forma mucho ms fcil de publicar en Internet: basta utilizar los servicios gratuitos que ofrecen algunos
servidores comerciales, a cambio de un poco de publicidad. A continuacin te vamos a indicar cmo puedes
hacerlo.
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Obtener espacio gratuito. Hay dos alternativas.
1. Inscribirse en un sitio especializado en ofrecer espacio gratuito como Lycos-Tripod, Geocities, iespaa,
Pobladores, etc,
2. Utilizar el espacio gratuito que suelen ofrecer los proveedores de Internet como Tiscali, Inicia, Telpolis,
WorldOnLine, Jazzfree, Navegalia, Terra, etc.
Colocar tus pginas en Internet.
Una vez hayas elegido el sitio Web que hospedaras tus pginas debes seguir las instrucciones que te darn para
transferir tus pginas Web a su servidor. Normalmente se hace mediante un programa de transferencia por FTP,
por ejemplo Ws_Ftp, a partir del usuario, password y DSN que te proporcionen tendrs dos ventanas, una con
los ficheros de tu ordenador y la otra con los ficheros en el servidor Web, mediante unos botones podrs pasar
los ficheros de un lado al otro. As de fcil.
A partir del momento en que transfieras tus ficheros ya podrs ver tus pginas en Internet tecleando la direccin
(URL) que te asignen. Por ejemplo. http://members.es.tripod.de/tunombre/tupagina.htm
Si la direccin que te asignan es larga y complicada puedes utilizar una ms corta mediante una redireccin. Hay
sitios que hacen esto gratuitamente como redireccion.com
4.1.9 Diseo.
Vamos a esbozar algunas consideraciones sobre el diseo de pginas Web.
Conviene no hacer las pginas demasiado grandes, cuanto ms grandes ms tardarn en cargarse y el
usuario se puede cansar de esperar e irse a otra pgina. Entre 20 y 30 Kb. es un buen tamao.
Hay que tener en cuenta que la ventana del navegador puede cambiar de tamao segn el monitor con
que se est visualizando la pgina Web. Es mejor utilizar dimensiones relativas (en porcentaje) que
absolutas (en pxeles).
Conviene utilizar tablas para contener las diferentes partes de la pgina y lograr que se siten en el sitio
que ms nos interese.
Utilizar formatos grficos que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y PNG.
Facilitar la navegacin con ndices y flechas para avanzar y retroceder.
4.1.10 Conclusin del Tema
En este tema vimos cmo realizar una pgina bajo los parmetros que nos brinda Word 2013, as como darle un
nombre a la pgina e insertarle hipervnculos, esto brinda la oportunidad de que tengamos la facilidad de tener
una pgina web realizada desde Word, de manera fcil y sencilla.
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4.2 TEMA 2. Combinar correspondencia
4.2.1 Resultados del aprendizaje (objetivos especficos)
Adquirir los conceptos generales y podr realizar una combinacin de documentos que le permita la
obtencin de informacin de distintos sitios, generacin de etiquetas y recibos entre otros.
4.2.2 Introduccin
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2013 nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se
repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta
segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas
existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de

sobres, generar recibos, etc.
4.2.3 Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento

principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta
naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un
registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre
y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente
utilidad de Word.
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4.2.4 Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia, all haz clic en la
opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo,
nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opcin deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo
electrnico, sobres, etc...)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
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En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual
crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin
seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una
tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros
de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
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Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar
el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin
Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic
en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar...
Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el
que indicaremos de dnde coger los datos:
En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten
tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los
datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja
Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.
En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de
datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la
carpeta, slo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo
para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en
l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante.
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Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y
aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos
que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento
que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (Si tenemos la
utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del
origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
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Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos
Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de
destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas
de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso
nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado
ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos
el panel de tareas.
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4.2.5 La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas
y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa
Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios
convenientes.
Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.
Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente.
Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a
campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.
Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.
Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin
podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.
4.2.6 Insertar campos de combinacin
Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la pestaa Correspondencia y se abrir
el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el
campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos.
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El campo aparecer en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser
sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.
A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.
4.2.7 Ver datos combinados
Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el botn.
Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.
La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son
del origen de datos, una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono , los campos
del origen de datos aparecern resaltados.
4.2.8 Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarn tantos
documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del
origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.

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Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el n del registro.
Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento
con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.
4.2.9 Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando
de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn.
Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.
Al hacer clic en el botn aparece el cuadro de dilogo Buscar entrada que vemos a la derecha.
En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.
En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente.
Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no
es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve
otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de dilogo

donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas.
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4.2.10 Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos
almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis cartas salgan ordenadas por algn
campo de combinacin e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos
registros del origen de datos en vez de todos.
Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia

donde podremos hacer todo esto.
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se
combinarn con el documento principal).
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o mensaje de correo
electrnico, o etiqueta, etc...).
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar los destinatarios
que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no
aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte
inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:
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Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir nuevos.
Si la lista es muy extensa con el botn Buscando se abrir el cuadro de dilogo Buscar entrada donde podemos
introducir un valor y un campo y se posicionar en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan,
hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en la
pgina siguiente...
4.2.11 Filtrar destinatarios
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinacin, primero
tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el
icono , a continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo Ciudad y se
despliega una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de Ciudad.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen Ciudad.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo Ciudad.
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en la poblacin del origen de
datos (en este caso tenemos personas de Mxico, Toluca, Guanajuato, Guadalajara, etc.). Si seleccionamos uno
de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los
dems no se combinarn.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin:
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En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del origen de datos
que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. En la primera lnea se va
formando la primera condicin.
En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin.
En Comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son los
conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).
Vaco indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que
no tengan direccin, seleccionamos Campo: direccin y Comparacin: No vaco, en Comparado con: no
pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacin es Vaco
o No vaco.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de esta forma slo
apareceran combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas,
Como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaca, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen
algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
4.2.12 Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos interesa que las cartas
salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el
nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si
volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro
de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que
utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la
lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, a continuacin hacer
clic sobre la pestaa Ordenar registros.
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Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos
ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
4.2.13 Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc...,
para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su
direccin, poblacin, etc.... Estos nombres no tienen por qu coincidir con los nombres que tiene nuestro origen
de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos, esta utilidad me permite
decirle a Word cmo se llama el campo estndar en mi origen de datos para que Word pueda luego realizar la
asociacin necesaria.
El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este
cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en combinar
correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo
estndar.
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Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar, Word hace
automticamente la asociacin. En el ejemplo anterior, en el origen de datos hay un campo que se llama
apellidos, otro que se llama nombre y otro que se llama Ciudad, como tambin son nombres de campos
estndares, Word sin preguntar ha definido la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos
que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin Bloque de
direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una
asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.
4.2.14 Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin.

Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha.
Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual
(el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres
primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.
4.2.15 Combinar en correo electrnico
La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en
un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo electrnico es evidente que esta
utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.
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Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu grupo de registros
queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del mensaje a
enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin
formato, HTML o datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad debe tener instalado un programa de correo electrnico compatible con MAPI
como por ejemplo, Microsoft Outlook 2013.
En este tema se vieron las distintas formas para combinar correspondencia, la manera en la que esta herramienta
que nos ofrece Word 2013 para poder enviar a distintos destinatarios la misma informacin pero haciendo
algunas diferencias para que dieran un aspecto diferente.
4.3 Esquemas
4.3.1 Resultados del aprendizaje

Adquirir los conceptos generales y podr realizar una combinacin de documentos que le permita la
obtencin de informacin de distintos sitios, generacin de etiquetas y recibos entre otros.
4.3.2 Introduccin
Qu es un esquema?, Qu utilidad le podemos obtener de los esquemas?, Sabe Word trabajar con
esquemas de forma eficaz? Todas estas preguntas y algunas ms que te irn surgiendo conforme avances por
esta unidad sern resueltas a medida que entremos en el mundo de los esquemas.
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4.3.3 Conceptos bsicos
Para comenzar vamos a explicar que se entiende por esquema, un esquema es un resumen bien estructurado
de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que
el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios,
etc. Un ejemplo claro y sencillo es este curso; el curso est dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo
en puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel.
Cuanto ms extenso sea un documento ms interesante es utilizar los esquemas. En un documento corto no es
necesario crear un esquema pero un documento largo sin un esquema puede resultar difcil de manejar.
Y con respecto a si sabe Word trabajar con esquemas de forma eficaz lo iremos viendo a lo largo de la unidad y
podris comprobar que con un pequeo esfuerzo adicional nuestros documentos quedarn perfectamente
estructurados.
Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.
Y este es el mismo documento en vista de esquema, ms adelante veremos cmo crearlo.

Antes de ver cmo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos conceptos que utilizaremos en
el resto de la unidad.
Nivel de esquema. El nivel de esquema es una caracterstica de formato que se puede asignar a un
prrafo. De forma similar a cmo asignamos una alineacin a un prrafo, tambin podemos asignarle un
nivel de esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creacin de esquemas se basa
en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema previamente debemos asignar los niveles
de esquema es las partes adecuadas del documento. Como iremos viendo a lo largo de esta unidad, los
niveles de esquema se pueden asignar directamente o por medio de los Estilos de Ttulo.
Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es un formato predefinido que se aplica normalmente a un ttulo. Word
tiene nueve estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1, Ttulo 2,..., Ttulo 9. Cada estilo tiene sus propias
caractersticas de formato (fuente, tamao de letra, etc.) y tambin tiene un nivel de esquema definido.
El estilo Ttulo 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Ttulo 2 tiene el nivel de esquema 2, y as
sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de ttulo tambin estamos asignando el nivel de
esquema correspondiente.
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Borrador. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de esquema a nuestro documento, Word
dispone de otra forma de crear algo similar a un Esquema. Se trata del Mapa del documento que es un
esquema ms rudimentario creado por Word segn unos criterios internos que no podemos modificar. Si
el documento est bien estructurado Word crear un Borrador bastante bien definido, pero si el
documento no tiene una estructura clara el borrador creado por Word nos servir ms bien de poco. Al
final del tema compararemos en profundidad las diferencias entre Esquema y Borrador.
Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas similitudes con un esquema.
Una tabla de contenidos es lo que en Espaa solemos llamar un ndice. Una tabla de contenidos es una
lista de los puntos de un documento con el nmero de pgina donde se encuentra dicho punto. Adems
tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en cuestin presionando la tecla CTRL y
haciendo clic sobre el punto. Tambin tiene la capacidad de actualizarse de forma automtica. La tabla
de contenido se explicar con profundidad en los temas siguientes.
4.3.4 Crear un esquema
A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos de 2 estrategias:
0 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.
As podremos utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de cada punto en el orden que deseemos.
Para aplicar este mtodo:
- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visin esquema. Desde la pestaa Vista - Esquema o desde
botn Esquema de la barra de estado . Se abrir la pestaa Esquema, que veremos con detalle
en el punto siguiente.
- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos cmo Word le asigna Ttulo 1 y Nivel de
esquema 1. Seguimos redactando los siguientes ttulos o puntos de nuestro documento asignndoles el nivel de
esquema que deseemos utilizando los botones de la pestaa de la siguiente forma:
- Despus de escribir un ttulo pulsamos la tecla Intro y podremos escribir el siguiente ttulo con el mismo nivel
de esquema en el que estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botn , y si queremos subir un
nivel pulsamos el botn . Tambin puedes utilizar el resto de los botones de la pestaa Esquema que tienes
explicados en el siguiente punto.
- Una vez est creado el esquema, para introducir el texto normal del documento en el desplegable Nivel de
esquema , hay que seleccionar Texto independiente.
1 - Crear el esquema despus de tener el documento redactado.
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Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel correspondiente (nivel 1, nivel 2, etc.),
si no es as tendremos que ver cmo estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para
convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opcin es la que utilizaremos nosotros en los ejemplos de esta
unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:
a) Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece Word, Titulo 1, Titulo2... Ttulo 9. Estos estilos
tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el nmero del ttulo, es decir
el Ttulo 1 tiene el Nivel de esquema 1 y as sucesivamente.
Para aplicar un estilo de ttulo debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo.
- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.

El inconveniente de utilizar los ttulos predefinidos de Word es que tienen su propio formato, por ejemplo el Titulo
1 es Cambria con tamao 14 y en azul, y puede darse el caso que este formato no se adapte a nuestro
documento.
b) La segunda opcin es definirnos nuestros propios estilos de ttulos y asignarles el nivel de esquema que
creamos conveniente.
Para asignar un nivel de esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de dilogo Nuevo estilo y pulsar en el
botn de la parte inferior izquierda que dice Formato, se abrir un desplegable, elegir Prrafo, y aparecer un
cuadro de dilogo como el que ves en esta imagen.
En la parte superior del cuadro est la opcin Nivel de esquema, donde podemos elegir el nivel que deseemos.
Tambin podramos aplicar un nivel de esquema a un punto de nuestro documento directamente, es decir, sin
definir un estilo nuevo. Bastara seleccionar el texto y aplicarle formato Prrafo para llegar a este cuadro de
dilogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo ms aconsejable es definir un estilo nuevo y aplicarlo
cuando lo necesitemos.
c) La tercera opcin para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones de la pestaa Esquema, de los que
hemos hablado hace un momento y que veremos en el punto siguiente.
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4.3.5 Pestaa de Esquema
Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los ttulos correspondientes los niveles
adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder a la pestaa Vista y cambiar la vista a Esquema. O
en la parte inferior izquierda de la pantalla donde tenemos los botones de vistas pulsar sobre el 4 icono como
vemos marcado en la imagen.
Si lo hemos hecho bien veremos nicamente los ttulos del documento con la sangra adecuada a su nivel de
esquema.
Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaa Esquema que vemos en la imagen de abajo.
A continuacin detallamos la funcionalidad de cada botn de la barra de esquema de forma esquemtica y en el

punto siguiente explicaremos algunos botones ms detalladamente:
Aumentar de nivel a nivel 1. Sube el ttulo seleccionado al nivel ms alto (nivel 1).
Aumentar nivel. Sube el ttulo seleccionado un nivel ms alto del que tenga en ese momento.
Nivel de esquema. Nos dice el nivel de esquema del texto seleccionado, entre 1 y 9. Si no
queremos asignar ningn nivel elegiremos "Texto independiente", que es el nivel que debe tener el texto normal
de un documento.
Disminuir nivel. Baja el ttulo seleccionado un nivel menor del que tenga en ese momento.
Disminuir a texto. Baja el ttulo seleccionado al nivel ms bajo (nivel texto independiente).
Subir. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye una lnea arriba. Esta funcin la veremos con
ms detalle.
Bajar. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye una lnea abajo. Esta funcin la veremos con
ms detalle.
Expandir. Situado sobre un ttulo contrado, muestra el texto que incluye en su nivel.
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Contraer. Situado sobre un ttulo expandido, oculta el texto que incluye en su nivel.
Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos todos los niveles mostrar
el documento al completo.
Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre este botn nos

mostrar nicamente la primera lnea de los prrafos.
Por defecto est activada. Sirve para ver el texto con el formato que tengamos definido.
Muestra / oculta la siguiente serie de botones.
Los siguientes botones los explicaremos con ms detalle en la siguiente unidad cuando veamos Documentos
maestros.
4.3.6 Botones especiales de la pestaa
Modificar los niveles.
En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a manipular los niveles del texto.
Con el botn conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel 1 independientemente del nivel
que tena anteriormente.
Con el botn conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena un nivel 2, al
seleccionar el texto (o simplemente colocar el cursor) y pulsar este botn pasa a tener nivel 1.
Este cuadro combinado nos muestra el nivel de esquema que tiene actualmente el texto y presionando
sobre el tringulo de la derecha podemos desplegar la lista de posibles niveles y aplicrselo directamente al
texto.
Con el botn conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir si antes tena un nivel 2 al pulsar
sobre este botn el texto pasa a tener un nivel de esquema 3.
Con el botn conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel ms bajo de todos (Texto
independiente) sea cual sea el nivel que tena anteriormente. En realidad, el nivel "Texto independiente" equivale
a no tener ningn nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un texto normal.
Desplazar texto utilizando los botones y :
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Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos de la barra que hemos visto en
la pgina anterior y en sta barra tenemos estos dos botones (el botn de subir y el botn de bajar )
Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edicin bsica (I) es el primer punto y seguramente
sea de nivel 1, en su interior tiene un punto denominado Desplazarse por un documento que tendr un nivel
inferior al del ttulo principal y ste a su vez tiene tres puntos en su interior que son Desplazamientos cortos
dentro de una misma pantalla, Desplazamientos a lo largo de todo el documento y Mediante las Barras de
desplazamiento. Que sern del mismo nivel los tres pero evidentemente un nivel inferior al ttulo Desplazarse por
un documento.
En un documento normal si queremos que el punto Mediante las Barras de desplazamiento vaya antes que el
punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento tendramos que seleccionar todo el texto de ese punto
"cortar" y situndonos encima del punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento "pegar" el texto.
Con la vista en esquema esto lo podemos hacer de una forma ms fcil: simplemente seleccionado el ltimo
punto (Mediante las Barras de desplazamiento) y presionando el botn de la barra de esquema. Y con esto
desplazamos el ttulo y todo su contenido un lugar por encima de donde estaba como podemos ver en la imagen.
Expandir y contraer el texto.
En las dos imgenes que podemos ver aqu tenemos el esquema nicamente con los puntos claves del
documento. Con la ayuda de los botones y podemos ampliar o reducir el contenido del documento, es
decir podemos ir introducindonos para ver el contenido del documento desde el nivel 1 hasta el nivel texto
independiente. Veamos un ejemplo:
ste es el nivel mnimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1 solo podemos ver el ttulo principal
del documento.
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Si a continuacin pulsamos sobre el botn estando con el cursor sobre este ttulo conseguimos expandir el
documento un nivel ms, es decir tendremos el nivel 2 a la vista tambin.
Si volvemos a pulsar sobre el botn estando de nuevo sobre el primer ttulo conseguimos expandir un nivel
ms en el documento, con lo cual tendremos a la vista aquellos ttulos con el nivel 3.
Y volviendo a hacer clic sobre el botn desde el ttulo 1 del documento conseguiremos expandir un nivel ms
sobre el documento, en nuestro caso ya no existen ms niveles as que despliega el documento en toda su
extensin con el texto normal, como vemos en la siguiente imagen.
4.3.7 Diferencia entre Borrador y esquema
Borrador.
El borrador es una lista de ttulos del documento que se muestra en una ventana adjunta a la izquierda de nuestro
documento. En la imagen podemos ver el borrador de nuestro documento. As tal cual lo vemos es prcticamente
lo mismo que un esquema, hay que decir que es as porque los ttulos tienen el nivel adecuado.
39
Si los ttulos no tuvieran el formato con sus niveles, el borrador tendra un aspecto menos descriptivo, podra no
mostrar ninguna lista o mostrar una lista conforme a sus propios criterios internos.
Para acceder al borrador debemos ir a la pestaa Vista y marcar la opcin Borrador.
Desventajas frente al esquema:
- El borrador nicamente nos sirve para desplazarnos a travs del documento.

- No podemos realizar ningn tipo de cambio sobre el borrador.
- No se actualiza automticamente.
Ventajas:
- Para desplazarnos a travs del documento es muy til y rpido.

- Aunque no hayamos creado los ttulos para el esquema, con documentos que tienen cierta estructura interna
suele crear un borrador aceptable.
Esquema
.
Un esquema ya hemos visto lo que es, as pues veamos las ventajas ms palpables con respecto al borrador.
- Puedes expandir y contraer porciones del documento.

- Podemos ver nicamente las cabeceras de los ttulos que deseemos.
- Podemos desplazar partes de un documento de forma fcil y sencilla.
- Podemos hacer modificaciones en vista esquema.
En este tema vimos cmo realizar un esquema, as como los conceptos bsicos, para una mayor comprensin
del uso de estos.
40
4.4 Documentos maestros
4.4.1 Objetivos especficos
Adquirir los conceptos generales y aprender a establecer y organizar un documento que por sus
caractersticas est previsto que sea muy extenso.
4.4.2 Introduccin
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (grficos, tablas,
formato de texto, etc.) y adems contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que
pueden tratarse independientemente como documentos normales.
Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas automticamente en el

documento maestro, puesto que este lo que contiene son enlaces a estos subdocumentos.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus caractersticas est previsto
que sea muy extenso (un libro compuesto de varios captulos). Los documentos maestros permiten organizar y
modificar documentos extensos dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar.
Adems de todo esto puedes pensar, si pero y con respecto a los nmeros de pgina, los ndices y dems
caractersticas de los subdocumentos no habr organizacin en el documento final. En este sentido no hay
problema ya que el documento maestro se trata como un nico documento, teniendo su propio ndice general,
nmeros de pginas, encabezados, etc.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen gran potencia de
clculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior
al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea.
4.4.3 Botones del documento maestro
Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la unidad anterior.
Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al tratamiento de documentos maestros.
En el ltimo punto del tema explicaremos ms detalladamente el uso de estos botones.
Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa Vista - Esquema. O
pulsando sobre el 4 icono de la lista de vistas que est en la parte inferior izquierda de la
pantalla.
Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema:
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Estos son las nuevas opciones que aparecern:
Son los botones destinados a documentos maestros.
Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.
Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.
Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raz de un ttulo.
Lo veremos ms detalladamente a lo largo de la unidad.
Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como subdocumento

lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento.
Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.
Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios

subdocumentos.
Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie
pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.
La funcionalidad de estos botones los veremos a lo largo de la unidad.
4.4.4 Crear documento maestro
Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:
Crear un esquema de un documento maestro.
Esta opcin sirve cuando tenemos muy claro la organizacin, estructura y desarrollo del documento. Podemos
crearnos un esquema (o ndice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la
seleccin de los puntos ms importantes y clasificarlos por documentos individuales.
Imaginemos que tenemos la planificacin de un libro bien estructurado y sabemos el nmero de captulos con
sus ttulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinar cada ttulo de un captulo
a un subdocumento.
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Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos:
- Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su nivel correspondiente.
- Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro.

- Presionamos sobre para crear un subdocumento.
- A continuacin podemos redactar el contenido del subdocumento.
Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento.
Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adems crea un documento por cada
subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro.
Por ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento maestro y 3 subdocumentos (Captulo
1, Captulo 2 y Captulo 3). Estos 4 documentos estarn en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres
que les da por defecto a los subdocumentos son el primer ttulo. En este ejemplo los documentos tienen el nombre
de Capitulo 1.docx, etc.
Convertir documentos existentes en un documento maestro.
La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en un nico
documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Adems, si creamos un documento cortando y
pegando, el rendimiento de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso sea el documento ms se ralentizar
el sistema al trabajar con l.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes pasos:
- Crear un nuevo documento que ser el documento maestro.
- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaa Vista - Esquema o presionando sobre
Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los captulos ya creados.
- Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.
- Para insertar el primer subdocumento presionamos sobre .
Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que documento queremos
insertar.
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- Seleccionamos el docx y pulsamos Abrir.
Con el resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento maestro formado
por tres subdocumentos.
4.4.5 Manipulando Documentos maestros.
Contraer / expandir documentos.
Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de esquema asociados a la manipulacin
con documentos maestros, ahora los veremos un poco ms en detalle.
Con el botn conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en el documento
maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el documento maestro que estamos viendo
de ejemplo. Podemos ver que no muestra el contenido de los subdocumentos sino que muestra la ruta de nuestro
disco duro donde se encuentra ubicado dicho documento.
44
Quitar subdocumento.
Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botn para quitar el documento
como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del documento
maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no se borra fsicamente de nuestro
disco duro.
Combinar / dividir subdocumentos.
Combinar.
Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos subdocumentos pequeos en nuestro documento maestro
puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos poca extensin para tener menos subdocumentos
pero un poco ms extensos.
Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos presionando primero sobre el icono
que aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYUS (Shift)
de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos
como queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono . Se fusionarn todos en el mismo
subdocumento. Este botn slo estar habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados.
Dividir.
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos dividirlos en varios
subdocumentos.
Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del ttulo del subdocumento a partir
de donde vayamos a crear otro subdocumento.
Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn , este botn slo estar habilitado si estamos
en la posicin correcta.
Bloquear documentos.
Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene varios subdocumentos, los
subdocumentos pueden ser bloqueados automticamente por Word cuando un usuario est utilizando un
subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr acceso en modo lectura.
Tambin podemos modificar la opcin de bloquear/desbloquear nosotros mismos utilizando el icono que tenemos
en la barra esquema .
Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del subdocumento aparece un dibujo en forma
de candado . A partir de este momento no podremos modificar el subdocumento, solo tendremos acceso en
modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.
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En este tema se puso en prctica la realizacin de un documento maestro, esto nos permiti establecer y
organizar un documento. En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de trabajo
para compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar bajo un
mismo proyecto, para la realizacin de un manual extenso, donde cada miembro del grupo realiza diferentes
captulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro.
46
4.5 Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, ndices
Adquirir los conceptos generales y aprender a establecer y organizar un documento que por sus
caractersticas est previsto que sea muy extenso.
4.5.2 Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Word llama
tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que
nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y tabla
de contenido.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un
documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente
la localizacin rpida de algn punto importante del documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los trminos importantes
del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
4.5.3 Conceptos bsicos.
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice
est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos
ndice alfabtico, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro
para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un
trozo de un ndice.
Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los ttulos
de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de
pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele
figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de qu temas trata el libro.
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Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) casi
tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de una tabla de
contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los Esquemas vistos en la unidad anterior, pero si vamos a imprimir
el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que no dispondremos de la posibilidad de pasar
a la vista Esquema.
4.5.4 Insertar marcas de ndice
Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que
posteriormente aparezcan en nuestro ndice.
Existen 2 formas de marcar las entradas del ndice:
De forma automtica:
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crearnos un nuevo documento donde
tendremos todas las marcas de ndice.
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:
Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.
En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el
ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento
es "Captulo 2. Tipos de vehculos" en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si
escribiramos "captulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que la "c" est en minscula y la "i"
no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice.
Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Captulo
2 una sub-entrada llamada "Vehculos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Captulo
2. Tipos de vehculos: Vehculos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subndice de Captulo
2.
Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice.
Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la opcin
de la pestaa Vista - Ver en paralelo.
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Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento
automticamente.
o Abrimos el documento a marcar.

o Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn .
Aparece el dilogo de ndice.
o Hacemos clic en el botn Auto marcar...
Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
o Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word ha incluido unas marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos en el siguiente apartado.
Insertar marcas de ndice. De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
o Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a
aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca.
o Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la combinacin
de teclas Alt + Shift + X.
o Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si habamos seleccionado el texto, en el recuadro
Entrada estar ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este
recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice.
Podemos crear Sub-entradas de la Entrada principal, las sub-entradas aparecern debajo de la entrada principal
y sangras a la derecha. Las sub-entradas se utilizan cuando una entrada principal tiene trminos estrechamente
relacionados con ella que tambin aparecen en el documento.
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Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiar en la
siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de pginas.
Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva. Pulsamos Marcar para que se
lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar.
La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el momento en que est activo el
dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas. Cuando terminemos
presionamos sobre el botn Cerrar.
4.5.5 Insertar ndice.
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automticamente podemos crear el
ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final
o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un cuadro de dilogo
ndice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos sub-entradas podemos elegir Tipo, Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada
principal o Continuo si preferimos que las sub-entradas aparezcan a la derecha.
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En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice.
Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice presionando sobre el botn Modificar
nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.
Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de ellos
seleccionndolo y presionando sobre Modificar...
4.5.6 Tablas de contenido.
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada por los ttulos de los apartados que
aparecen en el documento.
Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan en la tabla de
contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos.
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1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.
Vimos que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en
nuestro documento utilizamos estos estilos de ttulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla
de contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema
de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo de ttulo apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista - Esquema.
3. Crear estilos de ttulos personalizados.
Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando
generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos en la pestaa de
Tabla de contenido en el dilogo Tabla de contenido (que veremos a continuacin) debemos pulsar sobre el
botn Opciones...
Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos personalizados
que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo
2, etc. lo lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de TDC 2 y as sucesivamente.
Generar la tabla de contenidos.
Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto anteriormente y por lo tanto ya estn
definidos los elementos que formarn la tabla de contenido slo nos queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla de
contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar el men Tabla de
contenido.
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Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una tabla de contenidos
de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero
aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido..., donde
aparecer el siguiente cuadro de dilogo.
En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentacin que
tendr el estilo seleccionado.
Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinear nmeros de
pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar
hipervnculos en lugar de nmero de pgina.
Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos
establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la
imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC slo tenga 3
niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.
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Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando en
Guardar seleccin en galera de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir
al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.
4.5.7 Actualizar la TDC.
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automticamente. Si una vez creada
la TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics
de ratn de una manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:

- Desde la pestaa Referencias disponemos del botn .
- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde tenemos la opcin
Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el dilogo Actualizar la tabla
de contenido que vemos en la imagen de abajo para seleccionar si deseamos actualizar solo los nmeros de
pgina o toda la tabla.
4.5.8 Tablas de ilustraciones y otras
Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, grficos o de tablas.

Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos primero debemos marcar las entradas y
despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla
de ilustraciones:
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- Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opcin debemos seleccionar nuestra ilustracin, ya sea tabla, imagen, grfico, etc., y acceder
a la pestaa Referencias y pulsa el botn Insertar ttulo.
Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen, como podemos ver el ttulo se va a insertar en una tabla,
aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc., y seleccionar Ttulo, Word lo detecta automticamente y
le asigna el ttulo y el tipo de rotulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser incluida encima de la seleccin o
por debajo de la seleccin.
Adems vemos una serie de botones:

- Nuevo rtulo... Este botn sirve para modificar el Ttulo de la ilustracin.
- Numeracin... Este botn nos abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo
de la numeracin de los ttulos.
- Auto ttulo... Este botn sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado tipo. Por ejemplo
podemos hacer que se generen automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits (*.bmp) que
vayamos incluyendo en el documento.
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- Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.
Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los grficos, tablas, etc., no
estn excluidos. Por tanto podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y
asignrselo posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo, posteriormente
cuando hayamos aplicado un ttulo a la ilustracin podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones Word reconocer esos tipos personalizados.

En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustracin.
Generar la tabla de ilustraciones.
Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaa Referencias y
hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla. Seleccionar
si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar
hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.
En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla,
ilustracin, Fig., etc.) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opcin de Tabla, puesto
que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
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Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde podemos seleccionar, por
ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado.
La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente para no mezclar distintas tablas.
Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si
lo asignamos manualmente podramos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores
de tabla.
La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.
En esta unidad vimos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permiten organizar estos
elementos en tablas que facilitan su bsqueda y consulta por parte de los lectores.
57
4.6 Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie.
Adquirir los conceptos generales y aprender a realizar referencias cruzadas.
4.6.2 Introduccin
Al redactar un documento, Cuntas veces nos hemos encontrado con que estamos hablando de algo que ya
hemos explicado anteriormente y nos gustara que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas
ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo.
Por ejemplo, ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la pgina dnde est ese grfico
vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina corremos el riesgo que, ms adelante, modifiquemos
el documento y cambie el nmero de pgina y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est
solucionado de forma automtica con las referencias cruzadas, como vamos a ver a continuacin.
4.6.3 Conceptos bsicos.
Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre e identifica
para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento tcnico es frecuente
realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En
formato digital tambin se puede hacer esto y de una manera ms sofisticada y elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera
rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que nosotros
modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se
muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.
Referencias cruzadas.
Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se encuentra en el documento. Por
ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer
referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna
imagen, tabla o grfico dentro del documento.
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Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el
documento es modificado y la referencia ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza
sola.
En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo que vemos en
la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla
Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn").
Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir informacin
o dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo una nota al
pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr quien es el autor de
esa cita.
En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1, esto indica que
esa palabra tiene una nota al pie . La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superndice 1.
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo o puede ponerse
debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra
AvPg.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia
fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele
poner al final de un captulo o bien al final del documento.
4.6.4 Insertar marcadores.
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Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro documento a los que
vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays + F5.
Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen de la derecha. Donde debemos escribir el nombre del marcador.
El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener
nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y
pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado el marcador.
Cmo ver los marcadores de nuestro documento?
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin Marcadores ocultos.
Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder el men Archivo y hacer clic en el
botn Opciones de Word.
Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas, en la lista de opciones de
la derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, all
marcaremos la opcin Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos marcadores
que hemos incluido.
Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaa Inicio, desplegando la opcin
Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I.
En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable podemos

seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente solo debemos pulsar sobre Ir a.
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4.6.5 Referencias cruzadas
Ya hemos comentado que es una referencia cruzada y su estrecha relacin con los marcadores. Ahora vamos a
ver cmo crear una referencia cruzada a un marcador.
Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de nuestro
documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior.
Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la referencia
cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el botn Referencia cruzada. Aparecera el cuadro de dilogo
Referencia cruzada, similar al de esta imagen.
En el desplegable Tipo elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo apareceran los marcadores que
hayamos creado previamente. Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.
Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervnculo.
Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que podemos hacer
referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones, tablas, notas al pie ...
En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a crear. En la imagen puedes
ver los tipos disponibles.
El cuadro despegable Referencia a indica que texto va a aparecer en el documento cuando creemos la referencia
cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecer el nombre que dimos al marcador cuando
lo creamos.
Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptndose al Tipo
seleccionado, segn veremos a continuacin.
Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin "preparados"
previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una
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tabla en el documento, sino que adems hayamos creado un ttulo tipo Tabla. A continuacin vamos a ver cmo
hay que hacer esta "preparacin" para cada tipo.
Tipo Ttulo.
Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo predefinidos (Ttulo 1, Ttulo 2...
Titulo 9) .Para crear un ttulo basta seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo
que corresponda.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son:
Texto del ttulo. Texto actual de ttulo.

Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra el marcador del ttulo.
Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo.
Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del subttulo.
Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del ttulo de cabecera.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos
situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento
en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior
a la que est la referencia en el documento.
Tipo Marcadores.
Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto en el punto anterior
"Insertar Marcadores", de esta misma unidad.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son:
Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.

Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el marcador.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo relativo al marcador.
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero de prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de prrafo.
en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior
a la que est la referencia en el documento.
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Tipos de Notas al pie o Notas al final.
Al final de esta unidad veremos cmo crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya podremos asignarles
una referencia cruzada sin ms preparacin.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son:
Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero de nota al final.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la nota al final.
con respecto a la posicin en que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una
posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de pgina con el mismo
formato que la indicacin de la nota al pie.
Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla.
Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero, obviamente, debemos crear la
Ecuacin, Ilustracin o Tabla y luego debemos colocar el cursor al lado del elemento e ir al men Insertar,
Referencia, Ttulo... y aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a la derecha.
En primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos seleccionar entre Ecuacin, Ilustracin o Tabla.
En el campo Ttulo aparecer, por ejemplo, Ilustracin 1, si es la primera ilustracin que creamos, Ilustracin 2,
si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en el botn Nuevo rtulo. Lo que pongamos en
el campo Ttulo luego podr aparecer en la referencia cruzada segn el campo Referencia a.
Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un elemento al que asignar la
referencia cruzada.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo Referencia Cruzada, para los tipos
Ecuacin, Ilustracin y Tabla son:
Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin.
Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero.
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Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto.
Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin.
situado la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra posteriormente en el documento
en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la referencia se encuentra en una posicin anterior a
la que est la referencia en el documento.
Tipo Elemento numerado.
Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando las opciones
de Numeracin y Vietas).
4.6.6 Notas al pie y notas al final.
Crear una nota al pie.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.

- Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar automticamente y no tendremos que realizar
ms acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de dilogo de Notas al pie y
notas al final haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.
Aparece el dilogo que vemos en la imagen de la derecha. Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al
final. Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
- Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin.
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Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin. Adems en el dilogo podemos seleccionar el
formato del nmero que deseamos que se muestre como subndice.
Podemos incluir una marca personal pulsando en Smbolo...
Se puede indicar a partir de qu nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la
numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento
y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece un "bocadillo"
con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lleva a la
nota al pie/nota al final referente al superndice.
En este tema vimos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para relacionar informacin en el
documento, con los marcadores y las referencias cruzadas, y para hacer aclaraciones con la utilizacin de las
notas al pie y las notas al final. Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y
sern ms fciles de utilizar.
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4.7 Compartir documentos
Reconocer la importancia de Compartir documentos

Identificara los elementos principales de la herramienta Compartir documentos
4.7.2 Introduccin
Hoy da es muy frecuente el trabajo en equipo, un documento puede ir pasando por diferentes manos hasta llegar
a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresas grandes y tambin en ambientes de teletrabajo,
a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas, etc.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir
con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre el documento y dejar comentarios,
posteriormente se puede consultar quien hizo ese comentario o quien ha realizado cambios sobre el documento
original. Tambin existe la herramienta Resaltado que es como si marcsemos texto con un rotulador. Por ltimo,
veremos cmo manejar diferentes versiones de un mismo documento.
Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, al insertar un comentario nos
resalta la palabra y dibuja un globo a la derecha del documento con el comentario en su interior.
La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que subrayamos el papel
ordinario con un fluorescente.
Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente mediante globos informativos los diferentes cambios
producidos en el documento.
En las imgenes de arriba podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en el documento, el
primero es un cambio de formato, nos dice que el texto ha utilizado la herramienta de resaltar. La siguiente
imagen el texto tachado es texto eliminado.
Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por el corrector o la persona que
ha hecho los comentarios.
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4.7.3 La pestaa revisar
La barra de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a compartir documentos, en la
siguiente imagen puedes ver su aspecto.
La revisin de cambios no se activar si no hacemos clic en el botn Control de cambios. A partir de ese momento
podrs resaltar texto, insertar comentarios y guardar un histrico de los cambios realizados.
La pestaa de revisin tiene los botones agrupados por tipo de herramienta, segn muestran las siguientes
imgenes:
Comentarios Control de cambios
Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.
4.7.4 Herramienta de resaltado
Dentro de la pestaa de Inicio tenemos la herramienta para resaltar
-Resaltar texto.
Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas pero igual de efectivas.
La primera opcin es:
- Seleccionar el texto o el elemento del documento.
- Escoger el color del resaltado.
Si ya tenemos el color seleccionado, nicamente deberemos seleccionar el texto y hacer clic sobre .
La segunda opcin es:
- Hacer clic sobre el botn .
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- El l puntero del ratn tomar esta forma , ya podemos seleccionar el texto y quedar resaltado.
- Hacer clic otra vez sobre el botn , para dejar de resaltar y que el puntero del ratn tome su forma
normal.
-Quitar efecto resaltado.
Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que para resaltar, pero en lugar de
seleccionar un color debemos seleccionar Ninguno para que as quite el resaltado.
Si tenemos varios resaltados y deseamos eliminarlos todos podemos presionar Ctrl + E para seleccionar todo el
documento y posteriormente hacer clic sobre resaltado en Ninguno.
-Buscar texto resaltado.
Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es situarnos al
inicio del documento y acceder a la pestaa Inicio - Buscar o presionar las teclas Ctrl + B.
Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa Buscar, presionamos el botn Ms y se
despliega otras opciones de bsqueda ms avanzadas. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos Resaltar.
Para comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma habitual, nos ir
encontrando los elementos resaltados del documento.
4.7.5 Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias personas, sino
deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o apostillar algn concepto, es muy
interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de imprimir.
-Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario .

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una lnea
discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de otra. Por ejemplo estando en vista
Normal o Lectura nos aparece una seccin lateral con el globo del comentario a la derecha del documento junto
con una lnea discontinua enlazada al texto comentado.
El comentario nos ofrece informacin del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo primero que
indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (AC--> Alex Cacho) y el nmero
de comentarios que ha realizado este autor, a continuacin muestra el texto del comentario.
En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los comentarios
deberemos abrir el Panel de Revisin.
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Para ello deberemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en
la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como vemos en la imagen de abajo.
Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin por ejemplo en a la derecha nos muestra el nombre
completo del autor y un regln ms abajo muestra el comentario. Veamos el resto de botones de la barra de
revisin que hacen referencia a comentarios.
Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.
Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.
Elimina el comentario seleccionado.
Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona en
concreto, podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio, desplegando el men Buscar
y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en el

cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior y Siguiente del mismo
dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Mostrar/ocultar comentarios. En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos marcar o desmarcar la opcin
que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si la opcin est seleccionada los
comentarios sern visibles de lo contrario no se vern.
-Imprimir comentarios. Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse.
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En el men Control de cambios, podemos acceder a la opcin Cambiar opciones de seguimiento, abrir un
cuadro de dilogo y en la ltima seccin donde pone Globos existe la opcin Orientacin del papel donde
podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.
Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos.
Adems de esto en el dilogo de Imprimir debemos tener la precaucin de en la opcin Imprimir tener
seleccionada la opcin Documento con marcas.
4.7.6 Control de Cambios
El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los miembros de
un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto
eliminado). Por cada miembro del equipo que realice algn cambio Word le asigna un color diferente, as se
puede identificar a cada miembro del equipo por un color.
Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones pero a simple vista no sabemos qu
modificaciones se han realizado. Estudiemos que tipo de modificaciones son las que detecta el control de
cambios y cmo las muestra.
Los cambios que detecta el control de cambios son los que mencionamos a continuacin y la visualizacin por
defecto es la indicada:
-Inserciones. Pone el texto del color asignado al revisor y lo subraya.
-Cambios de formato. Muestra un globo con el prefijo Con formato: y despus indica que tipo de formato se ha
aplicado.
-Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor.
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-Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea vertical negra, indicando que el
documento ha sido editado y modificado.
Esta visualizacin de los cambios puede ser modificada.

Para activar el control de cambios debemos pulsar el botn de la pestaa Revisar antes de hacer ningn
cambio sobre el documento. Otra forma de activar el control de cambios es pulsando Ctrl + Mays + E. Si lo
activamos cada cambio que se efecte en el documento se almacenar y posteriormente podremos comparar el
documento original con el documento final tras los cambios.
o Botones de la pestaa Revisar pertenecientes al control de cambios.
El primer cuadro despegable sirve para indicar como queremos ver el documento.
Marcas mostradas finales. Muestra el documento final con las marcas informando de los cambios
realizados.
Final. Muestra el documento sin marcas, como quedara si se aceptan los cambios.
Marcas mostradas originales. Muestra el documento original y las marcas de los cambios que se han
realizado.
Original. Muestra el documento original sin marcas.
Una buena opcin es trabajar en vista Final porque as evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca
un globo indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado
de globos.
En el men Mostrar marcas podemos indicar qu elementos de revisin mostrar u ocultar.
Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una ventana donde podemos ver los cambios y comentarios
del documento principal, los cambios de encabezado y pie de pgina, cambios de cuadros de texto, cambios de
cuadro de texto de encabezado y pie de pgina, cambios de pie de pgina y cambios de notas al final.
-Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.
Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha activado el control de cambios,
despus otro componente puede revisar el documento con las herramientas de navegacin de cambios y aceptar
o rechazar los cambios efectuados.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:
- Manualmente con los botones,

Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos
al anterior cambio.
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos
al siguiente cambio.
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Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar para aplicar el cambio propuesto.
- O automticamente
Desplegando la opcin Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta opcin sirve para
aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.
Desde el men que tenemos en el botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos escoger que tipo de
marcas queremos ver y cuales queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones manuscritas (utilizadas mediante
PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato.
Dentro del submen Revisores nos aparece una lista despegable con los componentes (revisores) que han
modificado en documento con el color asignado a cada uno. Si seleccionamos Todos los revisores se marcan
todos los revisores disponibles y veremos las marcas aplicadas por todos los revisores, pero si nicamente
queremos ver los cambios aplicados por un revisor dejaremos seleccionado solamente ese revisor.
En el submen Globos disponemos de tres opciones para indicar cuando queremos que se muestren los globos.
Mostrar revisiones en globos. Indica que siempre que existan globos que se muestren.
Mostrar todas las revisiones en lnea. El caso contrario que aunque existan globos que no se muestren, aunque
s se mostrarn como tachados, subrayados, etc.
Mostrar slo comentarios y formato en los globos. Mostrar solo los globos pertenecientes a formatos o
comentarios, el resto se mostrar en lnea.
4.7.7 Comparar cambios sobre un documento
Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento original sea modificado sin que
antes se active la propiedad de control de cambios. Esto quiere decir que en el documento se guardarn los
cambios efectuados pero no habr ningn registro sobre los cambios efectuados, por tanto no podremos revisar
para aceptar o rechazar los cambios, a no ser que tengamos una copia del documento original y lo podamos
cotejar (comparar).
-Comparar el documento original con el documento modificado.
Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable tener guardada una
copia de la ltima versin que tuvimos por si algn miembro del equipo realiza algn cambio sin activar el control
de cambios y los guarda. Si tenemos una copia posterior podremos utilizar la herramienta de comparacin que
nos ofrece Word.
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Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el control de cambios debemos
seguir los siguientes pasos:
- Abrir el documento original.

- Acceder a la pestaa Revisar y desplegar el botn Comparar, seleccionar la opcin Comparar...
Aparece el dilogo Comparar y combinar documentos.
- Debemos seleccionar el otro documento, es decir el documento con los ltimos cambios y pulsar Aceptar.
Nos muestra un nuevo documento basado en el documento final y con las marcas de los cambios producidos
con respecto al documento original.
Si hacemos clic en el botn Ms para ver ms opciones nos encontraremos con una muy interesante que nos
ofrece tres formas distintas de combinar los documentos.
Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento.
Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original.
Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de los cambios producidos.
-Comparar en paralelo dos documentos.
Otra forma de comparar dos documentos es vindolos al mismo tiempo ambos documentos el documento original
y el documento final.
Para realizar este tipo de comparacin debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento final).

- Desde el documento original accedemos a la pestaa Vista y seleccionamos Ver en paralelo.
Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en posicin vertical un documento al
lado del otro.
En la misma seccin de la pestaa Vista encontraremos otras opciones:
Desplazamiento sincrnico. Este botn puede activarse o desactivarse. Si est activado como vemos en la
imagen al desplazarnos por un documento el otro documento tambin se desplaza al mismo tiempo
paralelamente al otro.
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Restablecer posicin de ventanas. Sirve para poner en posicin vertical ambas ventanas de los documentos,
por si las habamos modificado de posicin.
Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para desactivar este modo y volver a la edicin normal.
4.7.8 Formularios
Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas los completen y nos
los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2013 permite la introduccin y uso de formularios en nuestros
documentos. Podemos, en un documento de texto, definir un formulario incluyendo cajas de texto o cuadros de
seleccin, donde el lector del documento podr rellenar los datos que le solicitemos, de forma parecida a como
rellenbamos los documentos basados en plantillas.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado por el lector.
Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten introducir informacin de
forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha de desarrollador
en la Cinta de opciones. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en la ficha Archivo. En la seccin
Ms frecuentes, buscaremos y marcaremos la opcin Mostrar ficha Desarrollador en la cinta de opciones.
Ahora, disponemos de una nueva pestaa, llamada Desarrollador.
4.7.9 Propiedades comunes de los controles
En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar al documento.
Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer clic sobre el
tipo de control deseado en la ficha Desarrollador.
Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionndolo haciendo clic sobre l, y
pulsando en .
Todos los controles comparten las siguientes propiedades:
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El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el ttulo Nombre: se mostrara.
La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est activado el Modo Diseo.
Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el lector pueda borrar el
control, y marcando No se puede editar el contenido, no podr editar su contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen las vern.
Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece para ser sustituido por el texto a
rellenar.
Para cambiar este texto, debemos pulsar en , hacer clic sobre el control e introducir el nuevo
texto. El texto que escribamos se mostrar como ayuda.
4.7.10 Controles de contenido
Los controles Texto enriquecido y Texto permiten introducir un cuadro de texto, que el usuario podr
rellenar. La diferencia entre ambos es que el control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato.
Las propiedades especiales de estos controles son:
Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que se puedan crear
varios prrafos al pulsar la tecla Intro.
El control Imagen , permite que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l. Los controles Cuadro
de lista y Cuadro combinado permiten al usuario elegir entre una serie de elementos disponibles. La diferencia
entre ambos es que el cuadro combinado aparece plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras
que el cuadro de lista aparece ya desplegado y slo permite elegir una opcin entre las existentes.
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Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control.
El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor.
Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar... y Quitar respectivamente.
Podemos modificar el orden en que se mostrarn con los botones Subir y Bajar.
4.7.11 Proteger Formularios
Para crear un formulario, debemos disear el documento como un formulario normal, aplicando estilos y formatos,
y aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario debe introducir la informacin.
Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el usuario podra editar y eliminar lo
que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar el formulario, debemos proteger el documento de la
siguiente forma:
Primero, debemos marcar la opcin Restringir formato y edicin, en el desplegable del botn Proteger
documento.
Abrimos as el panel Restringir formato y edicin.
La opcin que nos interesa para rellenar formularios, la elegimos en la seccin Restricciones de edicin,
seleccionando la opcin Rellenando formularios.
Para que la proteccin tenga efecto, pulsamos el botn S, aplicar la proteccin. Se muestra un dilogo en el
que podemos elegir una contrasea. Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que conozcan la
contrasea.
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De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como una plantilla, los
usuarios podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y guardar lo que rellenen como
un documento normal.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir
con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre el documento y dejar comentarios,
posteriormente se puede consultar quien hizo ese comentario o quien ha realizado cambios sobre el documento
original. Tambin existe la herramienta Resaltado que es como si marcsemos texto con un rotulador. Por ltimo,
veremos cmo manejar diferentes versiones de un mismo documento
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4.8 Organigramas y diagramas
Identificara de que formas puede insertar organigramas y diagramas.

Reconocer las herramientas que permiten modificar el diseo de organigramas y el
aspecto de los diagramas.
4.8.2 Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de elementos grficos. Un organigrama
es un elemento grfico que representa una organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo la organizacin
de cargos en una empresa.
Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser obligatoriamente una organizacin
jerrquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de
secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los pasos o componentes con una secuencia
lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas especficas en cuanto a la estructura
y elementos que lo forman.
4.8.3 Organigramas
Crear organigramas.
Para insertar un organigrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.
- Se abrir este cuadro de dilogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botn Aceptar.
Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarqua.
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Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.
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Agregar formas.
Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el tringulo negro de la
derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en qu nivel estemos podemos
insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es nico no puede tener compaero de trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados
de A. Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es compaero de C y viceversa. Un Asistente
est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A
4.8.4 Modificar el diseo
Este botn sirve para modificar el diseo del organigrama.
Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican la estructura de colocacin de los recuadros.
Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la imagen.
Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical
desde el recuadro principal y el resto se sitan o bien a la izquierda o bien a la derecha.
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Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical
desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la izquierda.
Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin se basa en una lnea vertical desde
el recuadro principal y el resto de recuadros se sitan a la derecha salvo los ayudantes.
Auto-diseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del
organigrama. Es tan fcil como hacer clic, arrastrar y soltar.
Cambiar el orden de los elementos.
Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a izquierda.

Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:
Cambiar el diseo.
Debido a que Word organiza los diagramas en categoras, podemos intercambiar el diseo de nuestro diagrama
por uno de su misma categora con un solo clic.
Para ello, en la pestaa Diseo hacemos clic en el desplegable Diseos para ver la lista de posibles cambios:
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Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar automticamente. Tambin podemos
seleccionar la opcin Ms diseos para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico SmartArt.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura puede que no sea la misma,
obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ello.
Lo que se tomar en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.
El Panel de texto.
Con este botn podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro diagrama.
Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos editarlo utilizando este panel.
Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus propiedades
desde la pestaa Inicio. Como veremos ms adelante tambin podrs cambiar su aspecto.
Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa Enter.
Se crear un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para
moverlo a un nivel superior.
4.8.5 Modificar el aspecto del diagrama
Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo relacionado a cmo
hacerlo.
Si utilizas un poco de imaginacin podrs crear organigramas, diagramas y grficos muy vistosos.
En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa Diseo. SmartArt ofrece, adems
de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes estilos y colores para cada una de ellas.
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Para modificar esto utilizaremos las opciones que se encuentran en la seccin Estilos SmartArt:
Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro grfico, para ello, simplemente
despliega el men Cambiar colores y selecciona el que ms te guste.
Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu grfico mostrar la pre
visualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin.
Estos colores estn clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms recomendable es que en un mismo
documento todos los grficos que introduzcas sigan la misma lnea para conseguir un aspecto ms homogneo.
Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.
La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico predefinido.
Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se visualizan.
Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de hecho hay algunos que tienen un
nmero sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta ltima edicin de Word, los grficos 3D tienen
una calidad impresionante.
Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona uno. Mientras
vayas pasando con el ratn vers la pre-visualizacin en tu grfico.
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En cualquier momento puedes hacer clic en la opcin Restablecer grfico de la pestaa Diseo para devolver el
diagrama a su configuracin inicial.
Todos los cambios de estructura y estilo que hayas hecho se descartarn y el grfico se reiniciar.
Esta accin no borra los diferentes elementos que hayas introducido, solamente la forma en que se visualizan.
Luego nos encontraremos con las opciones de la pestaa Formato.
Desde aqu podremos configurar las opciones de formato del diagrama. Vamos a poder modificar todava ms
su aspecto y adems decidir cmo interactuar con el resto de elementos del documento.
En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin en 3D podremos seleccionar el modo Editar en 2D
para pasar el grfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con ms comodidad.
Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico tomar de nuevo la apariencia en tres
dimensiones.
Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a diferentes tareas:
Mayor. Este botn aumenta el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms
grande se har.
Menor. Este botn disminuye el tamao de la forma en el organigrama. Cuantas ms veces lo pulses ms
pequeo se har.
Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs cambiar la forma de un elemento
cualquiera del diagrama, bastar con seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar la forma que quieres que
tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.
Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier elemento del
grfico o si est seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.
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Desde aqu podremos establecer rpidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros diagramas. Para
ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos preestablecidos por Word desplegando los estilos de
forma:
Selecciona uno de ellos y se aplicar automticamente.
Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la pre visualizacin en el diagrama.
Este tipo de estilos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del grfico, para modificar aspectos relativos
al grfico completo utilizaremos la segunda opcin.
Esta segunda opcin es utilizar directamente los desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos
de formas.
Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos diferentes a los que
Word nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos hacer que el fondo sea una
imagen, un degradado o una textura.
Seleccionas la opcin Sin relleno, el elemento quedar sin ningn tipo de color de relleno, y en el caso de que
por ejemplo el grfico tuviese algn elemento detrs (texto, imgenes, tablas....) seran visibles a travs de l.
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Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendr nuestro elemento (o
el grfico entero). Adems de poder elegir su color tambin podremos modificar su grosor y el tipo de lnea
(solida, a rayas, punteada...)
Observa que hay un desplegable dedicado a cmo se mostrarn las flechas que unen los elementos de nuestro
diagrama.
Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms jugosas en cuanto a la visualizacin del
diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms te gustan.
Aun as diremos que al final de los desplegables que forman este men casi siempre encontraremos una opcin
para abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Desde aqu podrs modificar las caractersticas avanzadas del formato del grfico. Este cuadro de dilogo
tambin est accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el grfico y seleccionando Formato de
forma.
Para terminar veremos el resto de opciones que se encuentran en esta pestaa:
Como puedes ver, las opciones de la seccin Tamao son muy fciles de comprender. Con ellas puedes
establecer el alto y ancho del grfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos definir el tamao del grfico colocando
el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando, el
resultado que lograramos aqu no sera tan exacto como si lo hiciramos desde la opcin Tamao de la pestaa
Formato.
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El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el resto del documento.
En primer lugar, el desplegable Posicin te permite seleccionar la ubicacin exacta del grfico dentro de la pgina.
Para ello, simplemente selecciona el grfico y despliega el men.
Haz clic sobre la opcin que te parezca correcta y el grfico se situar en el lugar que marcaste.
Si ninguna de las opciones que se te ofrecen te gusta puedes hacer clic en el botn Ms opciones de diseo
para que se abra el cuadro de dilogo Diseo avanzado desde donde podrs colocar el grfico en la posicin
exacta que desees.
Desde este cuadro podrs establecer la posicin vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja,
prrafos, caracteres, etc.).
Observa que en la opcin Horizontal tienes tambin un apartado para establecer la posicin en el caso de que
el destino final del documento sea ser encuadernado (Diseo de libro), por lo que se tendrn que tomar en cuenta
los mrgenes de la paginacin.
Otra opcin que nos permitir decidir el comportamiento de su posicin en la hoja es el men desplegable Ajuste
del texto.
El valor que aqu escojas decidir cmo se comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto.
Veamos qu valores podemos escoger:
-En lnea con el texto: coloca el grfico a la altura del texto, como si fuese un carcter ms.
-Cuadrado: separa el resto de elementos de s creando un cuadrado invisible de bordes amplios.
-Estrecho: separa el resto de elementos de s creando un cuadrado invisible de bordes estrechos, con esta opcin
estar ms cerca del texto que si utilizaremos la opcin Cuadrado.
-Detrs del texto: No ocupa ninguna posicin relativa en la hoja, simplemente se limita a estar en el fondo.
-Delante del texto: Igual que la anterior, slo que en este caso el objeto flota sobre la hoja tapando lo que queda
detrs.
-Arriba y abajo: ocupa todo el espacio vertical de donde se encuentre, el resto de objetos o texto se encontrarn
en su parte superior e inferior.
-Transparente: el texto y los objetos se adaptan a la forma del grfico. Por ejemplo, si tiene forma de tringulo,
el texto seguir hasta que llegue a su borde, en este caso el vaco de texto que se crear tendr tambin forma
de tringulo.
Del mismo modo que con la opcin anterior, podemos hacer clic en Ms opciones de diseo para abrir el cuadro
de dilogo anterior pero en la pestaa de Ajuste del texto.
Al terminar el tema se desarrollaron las habilidades para la creacin de diagramas especficos de cualquier tema
y realizar organigramas de cualquier organizacin. Con los diseos de acuerdo a cada tema en especfico,
gustos, etc. Conocimos la gama de opciones que nos ofrece la utilizacin de los diferentes Smart Art.
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4.9 Macros
Identificara la utilidad de la herramienta macros

Reconocer los elementos que permiten crear macros y como ejecutarlos
4.9.2 Introduccin
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse automticamente utilizando
las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario,
actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
- Automatizar una serie de pasos.
- Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades.
- Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de la empresa, si lo
tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos mediante una macro.
4.9.3 Personalizar comandos de Word
Antes de estudiar las macros vamos a ver los comandos predefinidos por Word para comprender mejor que es
lo que se puede llegar a hacer con una macro. Veamos los comandos de Word y qu modificaciones podemos
hacer sobre ellos.
Si disponemos de los conocimientos necesarios y avanzados podemos hacer macros que funcionen como si
fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una combinacin de
teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo del tema.
Consultar la lista de comandos existentes en Word.
Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlos siguiendo los siguientes pasos.
- Accede a la pestaa Vista - Macros - Ver macros...
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Aparece el cuadro de dilogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word.
Se despliega una lista con los comandos disponibles que existen en Word.
Con estos comandos nicamente podemos ejecutarlos de forma normal o si estn compuestos de una serie de
pasos ejecutarlos Paso a paso.
Hemos visto los comandos existentes que tenemos en Word pero nicamente podemos consultarlos, no
podemos realizar ninguna modificacin.
Ahora veremos cmo podemos crear nuestras propias macros para poder utilizarlas.
4.9.4 Crear macros con la grabadora.
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos a hacer, ya
que al poner en marcha la grabadora sta almacenar todos los comandos que vayamos realizando.
As pues si hacemos algn comando sobre la marcha que en principio no tiene porqu ejecutarse siempre con
la macro que estamos creando, estas acciones sern guardadas en la macro y posteriormente al ejecutarla se
llevaran a cabo.
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Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qu tipo de macro vamos a crear
y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias veces los
pasos antes de grabar la macro, para que as salga sin ningn error.
Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora no podemos utilizar el ratn para
desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que
vimos en la Unidad 3.
Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la macro a grabar
no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para
posteriores documentos.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Macros y desplegar el men Macros y seleccionar
la opcin Grabar macro.
Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos a la derecha.
Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.
Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:
- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y nmeros.
- No puede contener espacios ni smbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente en Word las acciones de
la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que haba antes. Por tanto debemos tener
mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a, podemos seleccionar donde vamos a asignar su ejecucin, si a un botn de
alguna barra o alguna combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de Teclado aparecern
unos nuevos cuadros de dilogo, que veremos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones
desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botn o a una
combinacin de teclas.
Guardar macro en, aqu podemos seleccionar donde vamos a guardar la macro, por defecto nos sugiere guardar
la macro para utilizarla con todos los documentos.
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin sobre qu efectos provoca la macro.
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Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la
grabacin desde el men Macro o desde la barra de estado:
Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se transforma con la
imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna accin que no
deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opcin de
Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda
automticamente una vez hemos pulsado el botn Detener. Pero es conveniente asignarla a un botn o a una
combinacin de teclas, como veremos a continuacin.
4.9.5 Insertar la macro en la barra de acceso rpido.
Insertar la macro en una barra de mens o en una barra de herramientas.
Para insertar la macro en la barra de acceso rpido una vez la hemos creado y le hemos dado un nombre:
Accedemos a la Ficha de Archivo - Opciones. Aparece el dilogo Opciones de Word.
Seleccionamos la categora Personalizar Cinta de opciones.
- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern listadas todas la macros que hayamos
grabado.
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- Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar>> para que se aada a la barra de herramientas.
La macro se aadir al listado de comandos en barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr seleccionndola y haciendo clic en el botn
Modificar.
Se abrir un cuadro de dilogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno y adems
puedas modificar su nombre.
Asignar una combinacin de teclas a la macro.
Si en el cuadro de dilogo anterior pulsamos el botn Personalizar..., se abrir el cuadro de dilogo que vemos
en esta imagen. Tambin se abrir este dilogo si al crear la macro, en el dilogo Grabar macro, pulsamos en el
icono del teclado.
Este dilogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una combinacin de teclas.
Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de mtodo abreviado, y pulsamos una combinacin de teclas,
esta se reflejar en dicho recuadro.
Si la combinacin de teclas no est asignada previamente, aparecer el rtulo [sin asignar], como en el caso de
la imagen, en el caso contrario, aparecer el evento al que est asignada.
Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro tipo de comando.
Editar el cdigo de la macro.
Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola, adems puede servirnos de utilidad si tenemos
conocimientos de programacin en Visual Basic si se han encontrado errores al ejecutar la macro.
Para editar la macro pulsamos la combinacin de teclas ALT + F11 y dentro del dilogo Macros seleccionamos
la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar. Nos abre el editor de Visual Basic con la macro
seleccionada.
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4.9.6 Ejecutar macros.
Para llevar a cabo la ejecucin de la macro debemos:
- Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros.

- Seleccionar la macro de la lista.
- Pulsar Ejecutar.
O si la hemos asociado a un botn de la barra de men o a una combinacin de teclas simplemente con pulsar
sobre la opcin indicada, tenemos suficiente.
Comentamos el resto de botones del dilogo.
Pas a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de Visual Basic.
Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior.
Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Esta opcin se explica en el siguiente punto.
Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e intercambiar
macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.
Tambin podemos crear macros que se auto-ejecuten, disponemos de diversas opciones de auto-ejecucin
Auto-Exec. Se ejecuta al abrir Word.
Auto-Exit. Se ejecuta al cerrar Word.
Auto-New. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la macro.
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Auto-Open. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la macro.
Auto-Close. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro.
Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre ese a la macro.
Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una serie de pasos, a la macro
le pondremos el nombre Auto-New.
Eliminar macros.
Para eliminar una macro debemos acceder al dilogo de macros, seleccionar la macro a eliminar y pulsar sobre
Eliminar.
Al trmino de tema el participante tendr la habilidad de crear diferentes macros para cualquier documento a que
se le asigne y de mostrar que se puede mejorar un documento con esta herramienta. Lograremos disear macros
de acuerdo a las necesidades y hacer ms fcil nuestro trabajo.
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4.10 Seguridad
Identificara las distintas herramientas de seguridad que ofrece Word 2013

Reconocer como proteger los documentos creados, adems de crear restricciones
para su posterior edicin.
4.10.2 Introduccin
Hoy en da existe bastante concienciacin de tener un sistema de seguridad instalado en nuestro PC, con
antivirus, cortafuegos, anti-spyware, etc. Y ms an si tenemos contratado un acceso a internet, ya que sabemos
el peligro que tenemos de que nuestro ordenador quede en mano de los "asaltantes cibernticos".
Tambin es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documento en entornos de
trabajo donde usuarios diferentes pueden disponer del documento. Por ejemplo, en una empresa una secretaria
puede tener acceso a un ordenador donde hay algunos documentos a los que interesa que no tenga autorizacin
para modificarlos.
En Word tambin existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. Podemos definir
los siguientes niveles de seguridad:
- Aadir contrasea a un documento.
- Controlar quien puede abrir, modificar o imprimir un documento.
- Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica.
- Proteger el documento contra virus de macros.
- Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado, pero no es un sistema inviolable cien por cien, por lo que
conviene completar, con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.
4.10.3 Aadir contraseas a nuestro documento
Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignndole una
contrasea para que nicamente la persona que conozca esa contrasea puede abrir, modificar, etc., el
documento.
Una contrasea (o palabra de paso, Password, en ingls) es una combinacin de caracteres que pueden
contener tanto letras como nmeros y que utiliza un sistema de encriptacin para convertir el texto introducido
en una cadena de caracteres indescifrables.
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Accediendo a la ficha Archivo Proteger documento - Cifrar documento podemos ver este cuadro de dilogo
desde el que introduciremos la contrasea.
Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la contrasea.
4.10.4 Restricciones de formato y de edicin.
Restricciones de formato.
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro
documento.
Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no pueden realizar
ningn cambio de formato.
Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar, desplegar la opcin Proteger documento
y seleccionar Restringir formato y edicin. Se abrir el panel que ves a tu derecha.
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La primera opcin Restricciones de formato permite proteger el documento sobre modificaciones de formateo.
Pulsando sobre Configuracin... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos seleccionar que tipo de
formateos restringimos.
Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos, si quitamos la seleccin, esos estilos sern los
que NO se permiten hacer sobre el documento.
Disponemos de 3 botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de Word.
Ninguno. No deja marcado ningn estilo.
Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.
En el panel Proteger documento el tercer paso es comenzar a aplicar, se activa el botn Si, aplicar la proteccin.
Al pulsar sobre este botn nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contrasea, para que
posteriormente podamos desactivar esta restriccin.
Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre el botn Suspender la proteccin
que aparecer, nos aparece un dilogo donde debemos introducir la contrasea y pulsar Aceptar.
Restricciones de edicin.
Con esta restriccin podemos determinar qu tipo de edicin permitimos sobre el documento. Podemos limitar
los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin.
Al seleccionar la segunda opcin Admitir slo este tipo de edicin en el documento se despliegan unas opciones
en el panel de Restringir formato y edicin.
Podemos seleccionar que tipo de ediciones sobre el documento queremos habilitar. Podemos seleccionar entre
la lista que vemos en la imagen.
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Y en excepciones podemos seleccionar que usuarios pueden realizar modificaciones.
Cambios realizados. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los
cambios realizados sern resaltados.
Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.
Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las reas de los formularios.
Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn cambio, equivale a slo lectura.
4.10.5 Otras opciones de seguridad.
La firma digital.
En la ficha Archivo, Proteger documento encontrars la opcin Agregar una firma digital, donde podemos acceder
al dilogo Obtener Id. Digital, donde Word nos da la posibilidad de crear una firma digital o de solicitarla en alguno
de los sitios recomendados por Microsoft.
Para tener una firma digital, antes, debemos contratarla a una autoridad certificadora como la Fbrica Nacional
de Moneda y Timbre. Esta y alguna otra compaa ofrece certificados de firmas digitales, para ms informacin
visita su web e infrmate de cmo contratar una firma digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento, es decir que un documento con una firma digital
con un certificado contratado podemos asegurar que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido firmado) por
el usuario al que pertenece la firma.
No vamos a entrar en detalle pero en una firma digital existen 2 tipos de clave para un mismo usuario, la clave
pblica que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de quien dice ser, y una clave
privada que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que nicamente debe conocer l.
Word te da la posibilidad de crear t tu propia certificacin que nicamente te ser vlida para identificarte para
trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar esta alternativa.
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Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se encuentre en el
equipo. En caso contrario, hacer clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser modificado. En caso de que sufriese algn
tipo de edicin la firma se rompera, pues no sera posible afirmar que el sujeto que ha realizado los cambios es
el mismo que firm el documento.
Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que cuando el documento est
finalizado, al aadirle la firma, cada persona que lo abra ver que lo hiciste t y no podr modificarlo sin romper
la firma digital.
Seguridad de macros.
En la ficha Archivo, Opciones de Word podemos escoger la categora Centro de confianza. All encontraremos
varios enlaces de informacin y un botn que nos llevar a su configuracin: Configuracin del centro de
confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad sobre los documentos.
Como vimos en la unidad de macros, las macros se pueden programar para realizar determinadas tareas, de
modo que pueden crearse macros malintencionadas que pueden modificar el buen comportamiento de Word y
perjudicar nuestro sistema. De modo que puede ser, y de hecho es, un agujero de seguridad que en cierto modo
podemos controlar dependiendo del nivel de seguridad que apliquemos.
Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Es el ms restrictivo puesto que no permite la ejecucin de macros
en tu equipo.
Deshabilitar todas las macros con notificacin. Permite la ejecucin de macros a peticin del usuario. Cuando
abras el archivo saltar un aviso que debers aceptar si quieres que las macros se ejecuten.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Permite la ejecucin de las macros con firma
digital.
Habilitar todas las macros. Es el nivel ms bajo de seguridad y por tanto el ms peligroso puesto que no ofrece
proteccin alguna sobre las macros.
En la categora Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmas digitales de usuarios o compaas
de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus documentos.
En la pestaa Seguridad del dilogo Opciones disponemos de una serie de opciones de confidencialidad.
Podemos seleccionar:
Quitar informacin personal... Si seleccionamos esta opcin al guardar el documento en Word, eliminar la
informacin relativa a la autora del documento, es decir los campos relativos al autor del documento como
nuestro nombre y dems se dejarn en blanco.
Avisar antes de imprimir... Esta opcin permite que seamos avisados antes de imprimir, guardar o enviar un
archivo con modificaciones.
Guardar el nmero aleatorio... Word al guardar un documento le asigna un nmero para posteriormente
identificarlo, esta opcin genera un nmero aleatorio para el identificador del documento.
Hacer visible el marcado oculto... Esta opcin muestra las marcas ocultas al abrir o guardar un documento.
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4.10.6 Gestin de derechos de informacin (IRM).
Esta es una herramienta enfocada para documento creados a partir de la versin MS Office Professional Edition
2013 o la versin de Word 2013.
Adems de estas versiones, para utilizar la herramienta de gestin de derechos de informacin (IRM) es
necesario tener instalado el sistema operativo MS Windows Server 2013 o el servicio .NET Passport.
Con esta herramienta conseguimos un control completo sobre la seguridad de nuestro documento restringiendo
el acceso y modificacin completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros especifiquemos
Hoy en da la informacin se ha convertido en algo primordial y la proteccin de cualquier documento es

importante para la persona que lo elaboro esto quiere decir que es necesario tener una seguridad muy importante
en nuestro documento, por el esfuerzo que se tiene en hacerlo, as como en las macros que podemos realizar
cada uno.
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4.11 CONCLUSIN FINAL
Al termino del curso, el participante aprender y conocer los aspectos ms importantes de un
procesador de textos, el cual es Word 2013, para su mejor manejo en sus presentaciones de cada
documento, as como una solucin de ayuda para tener con mayor facilidad cualquier documento
avanzado, la creacin de este es un reflejo de toda la capacidad de lo que se puede crear en este
procesador de texto.
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5. Glosario de trminos
TRMINO DEFINICIN
Ratn El ratn permite realizar acciones sobre elementos de la pantalla, basta colocar
el puntero del ratn sobre un elemento y pulsar un botn.
Normalmente se utilizan dos botones del ratn, el principal y el secundario que

corresponden con el botn izquierdo y derecho respectivamente. Si eres zurdo
puedes cambiar esta configuracin en Configuracin, Panel de Control, icono
Mouse y activar la casilla "Zurdo". Con el botn principal se realizan las
operaciones ms usuales como hacer clic, doble clic y arrastrar. Mientras que
con el botn secundario normalmente aparece el men contextual
Clic Es la operacin ms usual consiste en pulsar una vez el botn principal.
Doble clic Consiste en pulsar dos veces el botn principal. Las dos pulsaciones han de
ser bastante rpidas. Para ajustar a tu gusto el tiempo entre las dos
pulsaciones se puede ir a Configuracin, Panel de Control, icono Mouse.
Prubalo haciendo doble clic sobre una letra y vers cmo se selecciona toda
la palabra.
Arrastrar y soltar Consiste en pulsar con el botn principal sobre una palabra o icono y, sin
soltar el botn, mover el ratn a otro lugar, y entonces soltar el botn. Vers
como la palabra o el icono ha sido arrastrado a ese lugar.
Clic en el botn Normalmente aparece un men contextual con las opciones ms utilizadas
secundario segn en la situacin en que nos encontremos en cada momento. Por ejemplo,
si tenemos seleccionada una tabla, aparecern las opciones ms usadas en el
manejo de las tablas
El teclado El teclado, bsicamente, permite introducir texto. Pero tambin realizar

algunas cosas ms.
Teclas de Funcin Estas teclas, F1, F2..., F12 permiten realizar funciones especficas en cada
programa. Como, por ejemplo, solicitar ayuda pulsando la tecla de funcin F1.
Combinar teclas Para realizar algunas funciones hay que pulsar dos o ms teclas a la vez, por
ejemplo, se puede salvar el documento pulsando Ctrl + S, es decir, pulsar la
tecla Ctrl y, sin soltarla, pulsar la tecla "s".
Ventanas Las ventanas tienen en la parte superior la barra de ttulo, que nos dice como
se llama la ventana.
En el cuerpo de la ventana esta la informacin que muestran o los campos
para introducir datos.
Puede haber varias ventanas abiertas pero slo una est activa; la ventana
activa es la que tiene la barra de ttulo en color azul.
Cuando la informacin no cabe en la ventana tienen una barra de

desplazamiento en el lateral derecho para avanzar y retroceder.
Cerrar Cerrar una ventana supone dos cosas, dejar de verla y finalizar el programa
asociado a la ventana, mientras que minimizar una ventana solo supone dejar
de verla, sin acabar el programa asociado, cuando volvamos a maximizarla
todo seguir igual.
102
Minimizar Minimizar una ventana es hacer que desaparezca de la pantalla y se cree un
icono en la barra de tareas, para minimizar hacer clic en , para volver a
maximizarla basta hacer clic en el icono de la barra se tareas.
Maximizar
Despus de cambiar de forma el botn central se convierte en el botn
maximizar y toma esta forma . Para volver al tamao mximo de

la ventana pulsa en este botn.
Mover Para mover una ventana sita el puntero en la barra de ttulo, haz clic y
arrstralo hasta el lugar deseado.
Mens contextuales Los mens contextuales o emergentes son los mens que se despliegan
haciendo clic con el botn derecho del ratn.
Unidad fsica
Son los discos reales del ordenador, pueden ser un disco duro, una unidad de
disquetes de 3 1/2, un CD-Rom, una unidad Zip, un DVD, una tarjeta
CompactFlash, etc.
Unidad lgica
El sistema de archivos no puede referirse a las unidades fsicas como tales
sino que lo hace a travs de una unidad lgica. Podemos simplificar diciendo
que una unidad lgica es el nombre con el que Windows se refiere a las
unidades fsicas.
Las unidades lgicas se nombran con letras maysculas seguidas de dos

puntos. As la unidad fsica disquete se corresponde con la unidad lgica A:, si
hubiera otra unidad de disquetes sera la unidad B:, el primer disco duro sera
la unidad lgica C:, la unidad D: ser el siguiente disco duro o el CD-Rom o el
DVD, ... y as sucesivamente.
Archivos
Los datos se guardan en el disco en forma de archivos. Vamos a ver las dos
caractersticas fundamentales de los archivos: el tipo y el nombre.
Historial
Nos muestra los ltimos documentos utilizados
Mis documentos
Es la carpeta predefinida para Word. Siempre que utilizamos Guardar como...
aparecer esta carpeta en el campo Guardar en.
Favoritos
Para colocar aqu accesos directos.
103
6. Referencias didcticas:
Camarda, Bill. Using Microsoft Word 2003. Que, 1231 pginas, Idioma: Ingls, ISBN:
078972958X ISBN-13: 9780789729583
Charte Ojeda Francisco. Word 2003. Ed. Anaya Multimedia, 400 pginas, ISBN: 8441516391
ISBN-13: 9788441516397, 1 edicin (01/2004)
GONZLEZ MANGAS ANTONIA; GASPAR GONZLEZ MANGAS. GUA RPIDA. WORD OFFICE
2003. Paraninfo, 360 pginas, ISBN: 8428328773 ISBN-13: 9788428328777, (2008)
Gookin, Dan. Word 2003 for Dummies. Wiley John + Sons, 432 pginas, Idioma: Ingls, ISBN:
0764539825 ISBN-13: 9780764539824, 1 edicin (2003)
Hobby Press. CURSO BASICO DE WORD. Idioma: Espaol, ISBN: 8486249902 ISBN-13:
9788486249908
Kimbert Scott Mara. Word 2003.Ed. Anaya Multimedia, 192 pginas, ISBN: 8441516189 ISBN-
13: 9788441516182, 1 edicin (01/2004)
Online Training Solutions Inc. Microsoft Office Word 2003 Paso a Paso.McGRAW-
HILL/INTERAMERICANA DE ESPAA, S.A.U., 456 pginas, Idioma: Espaol, ISBN: 8448140591
ISBN-13: 9788448140595, 1 edicin (01/02/2004)
Romero Aires Carlos. Word 2003. Ed. Anaya Multimedia, 192 pginas, ISBN: 8441516251
ISBN-13: 9788441516250, 1 edicin (01/2004)
VILLAR VARELA, ANA MARIA, MICROSOFT WORD 2003: NIVEL INTERMEDIO. edicin: VIGO,
N Edicin:1, Ao de edicin:2005, ISBN: 9788493459420
Villar Varela, Ana Mara. Microsoft Word 2003. Nociones Bsicas. Ideas Propias Editorial, 79
pginas, ISBN: 8493459410 ISBN-13: 9788493459413, 1 edicin (09/2005)
104
7. Anexos
Contenido:
7.1 Infografa de identidad institucional Los servidores pblicos somos
7.2 Por qu es importante la profesionalizacin de los servidores pblicos?
7.3 Sabas que? se declara 2015, Ao del Bicentenario Luctuoso de Jos Mara Morelos y
Pavn
7.4 Por qu la Equidad de Gnero?
105
7.1 Infografa de identidad institucional Los servidores pblicos somos
106
107
7.2 Por qu es importante la profesionalizacin de los servidores pblicos?
Compaero servidor pblico:

La profesionalizacin es de suma importancia para ti como persona y como servidor pblico.
Pero Qu es la Profesionalizacin?:
Institucionalmente, constituye la aproximacin del servidor pblico a la conciencia de su papel y
valor de su trabajo, en el que est presente la optimizacin en la gestin gubernamental bajo la
premisa de transformar la capacitacin de algo mecnico y aleatorio, a un sistema encaminado al
establecimiento de un modelo integral, donde el factor humano es el ncleo del mejoramiento del
servicio pblico.
Cubre perfiles y aproxima un grupo de atributos de la persona a un puesto, estrechando la brecha

que existe mediante conocimientos puntuales dirigidos a reforzar o crear capacidades de los
servidores pblicos.
Se vincula con la trayectoria del servidor pblico, desde que ingresa a la administracin pblica,
crece y cuenta con un desarrollo en el mismo, hasta su egreso, en forma planificada y organizada,
con el inters de alcanzar un mejor desempeo de sus responsabilidades, independientemente del
nivel jerrquico del mismo.
La Profesionalizacin est sustentada en las premisas de:
Rescatar el orgullo de ser Dndole un sentido de Compromiso de Servicio con

servidor pblico; pertenencia a la institucin la ciudadana;
gubernamental;
somos ciudadanos que sirven a somos el rostro, movimiento y impregnado de calidad,

otros ciudadanos suma de resultados eficacia y eficiencia, con
calidez.
Te invitamos a que aproveches los eventos que estarn a tu alcance, para mejorar tu conocimiento,
habilidades, desempeo y experiencias. Tu participacin contribuir en la obtencin de mejores resultados
de la administracin pblica estatal, en beneficio de la sociedad y del progreso de nuestra entidad
mexiquense.
108
7.3 Sabas que?
Se declara 2015, Ao del Bicentenario Luctuoso de Jos Mara Morelos y Pavn.
El 22 de diciembre de 1815, se cumplen 200 aos del aniversario luctuoso de Jos Mara Teclo Morelos Prez y Pavn, mejor
conocido como el Siervo de la Nacin, nacido el 30 de septiembre de 1765 en Valladolid, sacerdote y militar insurgente
mexicano quien fue el artfice de la segunda etapa (1811-1815) de la Guerra de Independencia de Mxico.
Proveniente de una familia campesina y humilde, vivi en

carne propia las realidades del campo y su ingente
problemtica. Con esfuerzo y empeo estudi y ya maduro
se orden sacerdote.
Tuvo gran conocimiento de los problemas sociales, de las

demandas y necesidades de las mujeres y hombres que
buscaban la libertad y mejores condiciones de vida.
Fue un libertador, guerrero victorioso y genio militar, pero

sobre todo un hombre de estudio que tena muy ntido el
propsito de la creacin de la Nacin Mexicana
independiente con gobierno propio y leyes justas, a partir
El 22 de diciembre de 1815, alrededor de las tres de la tarde, fue fusilado hincado y por la espalda
de la voluntad del pueblo. en la antigua casa de los virreyes en el pueblo de San Cristbal Ecatepec, hoy municipio de
Ecatepec, Estado de Mxico.
http://www.memoriapoliticademexico.org/Biografias/MPJ65.html , Imagen consultada el 03/02/2015
En 1813, Morelos convoca el Primer Congreso

Independiente, en Chilpancingo, cuyo resultado fue la Constitucin de Apatzingn que declara la independencia absoluta de
Mxico con Espaa. Jos Mara Morelos tambin decreta como oficial la religin catlica y la igualdad entre espaoles,
indgenas, criollos, mestizos y miembros de las distintas castas. Concede el voto a todos los varones mexicanos y limita las
tierras de cultivo para evitar la formacin de latifundios.
Es Morelos quien establece adems la divisin de poderes en legislativo, ejecutivo y judicial, as como la educacin
obligatoria y gratuita. Es nombrado Generalsimo por el Congreso que poco ms tarde le retira el mando militar. Estando en
Acapulco tiene conocimiento del plan de ataque del virrey a Tehuacn para dispersar al Congreso. Morelos, tratando de
defenderlo, es traicionado por un antiguo compaero de armas, tomado prisionero en Tesmalaca y conducido a la capital de
Mxico donde se le recluye en la crcel de la Inquisicin. Despus de degradarlo como sacerdote es fusilado el 22 de
diciembre de 1815 en Ecatepec (Estado de Mxico).
En acuerdo los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial del Estado de Mxico , por el que se crea el Consejo Consultivo del
Bicentenario Luctuoso de Jos Mara Morelos y Pavn, el cual tiene como objetivo promover, coordinar y realizar un
programa conmemorativo para que la sociedad del Estado de Mxico con la colaboracin de sus distintos mbitos de
gobierno, instituciones pblicas y privadas, participen en la creacin de los testimonios sobre lo que significa la vida, obra y
legado del Generalsimo Jos Mara Morelos y Pavn .
En cumplimiento al contenido del acuerdo de voluntades antes referido y como justo reconocimiento y gratitud al insurgente
que nos dio patria y libertad la Legislatura Estatal ha declarado:2015 Ao del Bicentenario Luctuoso de Jos Mara Morelos
y Pavn.
109
La igualdad de oportunidades es un principio general en el Estado y todas las polticas que se pongan en marcha deben
respetarlo y promoverlo. Respetar este principio significa conseguir una participacin equilibrada de ambos sexos en todas
las esferas de la vida pblica y privada.
7.4 Por qu la Equidad de Gnero?
La equidad de gnero est muy presente en la humanidad desde los inicios de la vida social, econmica y poltica. Desde
aquel entonces la mujer no tena derecho a ser escuchada, ni a opinar, ni mucho menos a ser parte de una familia y sociedad.
La ONU refiere el concepto a la capacidad de ser equitativos y justos en relacin al trato de hombres y mujeres, teniendo en
cuenta sus diferentes necesidades. En una situacin de equidad de gnero, los derechos, responsabilidades y oportunidades
de los individuos no se determinan por el hecho de haber nacido hombre o mujer.
Significa que mujeres y hombres, independientemente de sus diferencias biolgicas, tienen derecho a acceder con justicia e
igualdad al uso, control y beneficio de los mismos bienes y servicios de la sociedad, as como a la toma de decisiones en los
mbitos de la vida social, econmica, poltica, cultural y familiar.
Es la aceptacin de las diferencias entre hombres y mujeres, y la aceptacin tambin de derechos, buscando el ideal de un
equilibrio en el que ninguno de ambos sexos se beneficie de manera injusta en perjuicio del otro.
Por lo tanto, la equidad de gnero est dirigida a tener un trato justo para ambos sexos, acorde con sus respectivas necesidades,
pudiendo incluir la igualdad de trato, o un trato diferente pero que sea considerado equivalente en cuanto a los derechos,
beneficios, obligaciones y oportunidades.
El Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 2011 2017 establece dentro de sus objetivos el alcanzar una sociedad ms
igualitaria a travs de la atencin a grupos en situacin de vulnerabilidad, identificando que una sociedad en igualdad de
condiciones y oportunidades es una sociedad ms prspera y ms segura, por lo que resulta necesario atender de forma
focalizada a los grupos que se encuentran en alguna situacin adversa y vulnerable, como es el caso de la mujer que se ubica
en el centro de la atencin multisectorial de las polticas pblicas.
En este sentido el Instituto de Profesionalizacin de los Servidores Pblicos promueve dentro del Programa de desarrollo
humano con enfoque en el servicio, las plticas y talleres sobre equidad de gnero que permiten a los servidores pblicos
identificar la relevancia de la igualdad personal e institucional.
Conoce ms sobre el Instituto de Profesionalizacin, consulta nuestro portal de

servicios o llmanos!
Federalismo 103, Torre 2, Santiago Tlaxomulco.
Toluca de Lerdo, Estado de Mxico,
Telfonos: (01 722) 236 26 00, extensiones 1406, 1407, y 1408.
Ligas de Inters sobre Equidad de Gnero:

http://www.inmujer.df.gob.mx/index.jsp
http://puntogenero.inmujeres.gob.mx/
http://portal2.edomex.gob.mx/cemybs/inicio/index.htm?ssSourceNodeId=315&ssSourceSiteId=cemybs
Fuentes:
http://www.fao.org/docrep/x0220s/x0220s01.htm
http://portal2.edomex.gob.mx/idcprod/groups/public/documents/edomex_archivo/copladem_pdf_cpd11-17.pdf
110
7.5 Informacin de inters
Servidor Pblico:
Ponemos a tu disposicin informacin que puedes compartir vinculada con la alfabetizacin o
concluir la educacin bsica, media superior y superior. Accede desde nuestro portal:
en el icono de eventos y convocatorias
Si conoces a alguien que est interesado en concluir la primaria o la

secundaria, el Instituto Nacional para la Educacin de los Adultos (INEA) Delegacin
Estado de Mxico, apoya sin costo para aprender, acreditar y obtener el certificado.
Es muy sencillo, solo tienes que contactarnos y personal del INEA se comunicar para
acercar los
beneficios del programa.
Los datos que nos proporciones tienen carcter

confidencial. Es importante que llenes bien los campos
que se te solicitan.
Debes saber que el

INEA reconoce las
boletas de calificaciones de la escuela en donde haya estudiado, y adems reconoce lo
aprendido a lo largo de la vida.
S, no has logrado concluir tu bachillerato o licenciatura, o es tu deseo iniciar tus estudios

de maestra, la Universidad Digital del Estado de Mxico, tiene un lugar para ti.
La Universidad Digital del Estado de Mxico, ofrece una oferta amplia a los servidores
pblicos y sus familiares a corto, mediano y largo plazos, te
invitamos a que concluyas tu bachillerato, tcnico superior
universitario, licenciatura o maestra a distancia.
La Universidad Digital del Estado de Mxico, tiene como finalidad

apoyar la Educacin a Distancia con medios Tecnolgicos que permitan a todos los grupos
poblacionales acceder a los diversos programas educativos formales en todos los niveles.
111
8. Directorio
Lic. Joaqun Castillo Fuentes

Secretario de Finanzas
Lic. Mario Alberto Quezada Aranda

Subsecretario de Administracin
Instituto de Profesionalizacin de los

Servidores Pblicos del Poder Ejecutivo del
Gobierno del Estado de Mxico
Lic. Yonatn Eleuterio Michoa

Director General
Lic. Guadalupe Enrquez Candelario

Directora de Profesionalizacin
Lic. Roberto Alva Daz

Subdirector de Investigacin y Estrategias de Profesionalizacin
C.P. Gabriela Ruiz Gonzlez

Delegada Administrativa
Comentarios y Sugerencias
Con la Lic. Guadalupe Enrquez Candelario, en el telfono (722)
236.26.00, ext. 1408 y 1474; guadalupe.enriquez@edomex.gob.mx; o en las
instalaciones del Instituto de Profesionalizacin, sito en calle Federalismo No. 103,
Torre 2, 1er piso, Santiago Tlaxomulco, Toluca, Estado de Mxico, C.P. 50030.
Coordenadas en Google Maps (19.3228677,-99.6674537)
112

Word 2013 Avanzado - v15 PDF

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Microsoft Word

Manual del Servidor Pblico Participante

Federalismo No. 103, Torre 2, 1er piso, entre

Universidad Autnoma del Estado de Mxico

Con la participacin de:

ltima actualizacin: 15 de Julio de 21015

Conoce nuestro Aviso de Privacidad en:

1. Presentacin del Manual ________________________________________________________ 6

1.1 Carta de Bienvenida

Eruviel vila Villegas

Me complace darte la ms cordial bienvenida a este evento de profesionalizacin, que ha sido

Compaero servidor pblico, te invito a que te acerques al Instituto de Profesionalizacin para

Contribuyamos en forma conjunta, en la construccin de un gobierno de Mexiquenses con

Yonatn Eleuterio Michoa

1.3 Organizacin del Manual del servidor pblico participante:

1.4 Medicin del aprendizaje:

La medicin del aprendizaje obtenido por el servidor pblico participante en el evento de

Primer momento: Evaluaciones durante la imparticin del evento de profesionalizacin.

Durante el desarrollo, que corresponde a la evaluacin por participacin:

Al trmino, que corresponde a la evaluacin de conocimientos (terica):

La evaluacin final del evento de profesionalizacin consiste en el promedio obtenido de la

4.1 Pginas Web con Word2013

4.1.1 Resultados del aprendizaje (Objetivos especficos)

Al finalizar el tema, el participante ser capaz de:

4.1.3 Trabajar con una pgina Web.

Si lo que queremos es editar una pgina existente...

Otra opcin es abrir una pgina directamente desde su servidor.

4.1.4 Insertar hipervnculos en una pgina web

Para insertar un hipervnculo ir a la pestaa Insertar, y pulsar el botn Hipervnculo.

4.1.5 Modificar un hipervnculo.

Al elegir este tipo de archivo, aparece el botn Cambiar ttulo.

4.1.7 Convertir a HTML.

Si surge alguna de estas incompatibilidades, Word nos lo comunicar en un mensaje.

4.1.8 Publicar en Internet.

Colocar tus pginas en Internet.

Vamos a esbozar algunas consideraciones sobre el diseo de pginas Web.

Facilitar la navegacin con ndices y flechas para avanzar y retroceder.

4.1.10 Conclusin del Tema

4.2.1 Resultados del aprendizaje (objetivos especficos)

Al finalizar el tema, el participante ser capaz de:

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de

4.2.3 Conceptos previos

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento

Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar...

Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir....

Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.

4.2.6 Insertar campos de combinacin

A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.

4.2.7 Ver datos combinados

4.2.8 Desplazarse por los registros

Permite ver los datos del primer registro del origen.

Permite visualizar el registro siguiente.

Permite visualizar el ltimo registro.

4.2.9 Buscar un registro

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de dilogo

Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia

Se abrir este cuadro de dilogo:

4.2.11 Filtrar destinatarios

(Todos) se seleccionan todos los valores de Ciudad.