Los 14 principios de Edward Yang

Muchos de los que trabajamos en los aos 80 y 90 con los conceptos de

la Calidad Total, observamos como hoy da siguen vigentes
los principios gerenciales que el Dr. William E. Deming nos leg:
Esos principios fueron pilar para el desarrollo de la calidad y permiti a pases
como Japn y a los tigres y tigrillos de Asia posicionarse sobre pases destacados
por su competitividad, originada principalmente por la calidad de
sus productos de exportacin. Asimismo Estados Unidos cuando se auto
descubri volvi a ocupar el sitial que como potencia econmica lo obliga a tener.
El famoso documental de "Porqu Japn puede y nosotros no", los hizo despertar
de un letargo de varias dcadas, redescubriendo a sus propios "gurus".

Los 14 Principios:
1. Constancia en el propsito de mejorar productos y servicios:

"El Dr. Deming sugiere una nueva y radical definicin de la funcin de una
empresa: Ms que hacer dinero, es mantenerse en el negocio y
brindar empleo por medio de la innovacin, la investigacin, la mejora
constante y el mantenimiento".

Este primer principio es vlido y seguir siendo vlido de por vida, pues la
mejora en productos y servicios nunca acabar.

2. Adoptar la nueva filosofa:

"Hoy da se tolera demasiado la mano de obra deficiente y

el servicio antiptico. Necesitamos una nueva religin en la cual los errores
y el negativismo sean inaceptables".

Para lograr la constancia en el propsito de mejorar continuamente, debe

aceptarse como una filosofa propia, y adoptarla a todas las labores de la
empresa. De suerte uno de los principios de ISO 9000 los establece: "La
mejora continua del desempeo global de la organizacin debera ser
 un objetivo permanente de sta". Lamentablemente
muchas empresas pasan de una a otra filosofa, buscan afanosamente
afuera, teniendo a lo interior de la empresa mucho que descubrir.

3. No depender ms de la inspeccin masiva:

"Las empresas tpicamente inspeccionan un producto cuando ste sale de

la lnea de produccin o en etapas importantes del camino, y los productos
defectuosos se desechan o se re elaboran. Una y otra prctica son
innecesariamente costosas. En realidad la empresa le est pagando a los
trabajadores para que hagan defectos y luego los corrijan. La calidad NO
proviene de la inspeccin sino de la mejora del proceso".

Este principio fue mal comprendido. Recordamos una empresa que

aplicando el principio al pie de la letra, redujo de 20 a 4 sus inspectores de
calidad con el consiguiente problema en el deterioro de la calidad de sus
productos. La inspeccin NUNCA se elimina, se hace innecesaria, lo cual
se logra por el crecimiento de su personal, por el control de sus procesos.
Si una empresa tiene problemas de calidad, no solo debera inspeccionar al
100%, sino no hasta el 400% para asegurarse de que no lleguen productos
defectuosos al mercado. El mismo Deming nos lo recomendaba. Una vez
recibimos en CR una visita de un conocido japons, lder en Calidad Total.
Cuando se le pregunt que cuntas empresas estaban en Calidad Total,
en CR?, respondi que ninguna, pues de todas las que haba visto, no
encontr una sola grfica de control, razn por la cual consider que no
haba control de sus procesos y por lo tanto seguan con la inspeccin
masiva de sus productos.
4. Acabar con la prctica de adjudicar contratos de compra basndose
exclusivamente en el precio:

"Los departamentos de compra suelen funcionar siguiendo la orden de

buscar al proveedor de menor precio. Esto frecuentemente conduce a
provisiones de mala calidad. En lugar de ello, los compradores deben
 buscar la mejor calidad en una relacin de largo plazo con un solo
proveedor para determinado artculo".

Como gerente de materiales en varias empresas multinacionales

aprendimos varias lecciones de lo que es cambiar de proveedor,
concluyendo que el costo de un producto no es el precio de compra sino el
precio de uso. Una materia prima que se adquiere de un proveedor nuevo,
por ms que se encuentre en la lista de proveedores aprobados, famosa
hoy da, causar grandes prdidas hasta que el proceso es ajustado y el
resto de insumos se acoplan a la nueva materia prima. Si es difcil obtener
la misma calidad en dos lotes diferentes de un mismo proveedor, con
mucho ms razn en dos proveedores distintos.

Algunas empresas se soportaron en este principio para desarrollar

el concepto de "Proveedor nico", creyendo que ahora iban a tener un solo
proveedor para todos sus productos. Lo que promovi el Dr. Deming fue
una "fuente nica para cada producto".

5. Mejorar continuamente y
por siempre los sistemas de
produccin y servicio

"La mejora no es un esfuerzo de una sola vez. La administracin est

obligada a buscar constantemente maneras de reducir el desperdicio y
mejorar la calidad".

Adems de la mejora continua de los productos deben mejorarse los

sistemas, pues difcilmente alcanzaremos nuevas metas con los
mismos mtodos. El estudio de la capacidad de procesos, el ir estrechando
los niveles de tolerancias hasta llegar al 6 sigma (3.4 defectos por milln),
 hace que las empresas puedan realmente destacarse en este mercado
globalizado. Este aspecto es reforzado concretamente en la clusula 8.5.1
de ISO 9001, establece: "La organizacin debe mejorar continuamente
la eficacia del sistema de gestin de la calidad mediante el uso de
la poltica de la calidad, objetivos de la calidad, resultados de
las auditoras, anlisis de datos, acciones correctivas y preventivas y la
revisin por la direccin".

Muy pocas empresas utilizan o comprenden el concepto del Cpk (Indice de

capacidad de proceso) y su relacin con la variabilidad del proceso mismo
medido por medio de la varianza.

6. Instituir la capacitacin en el trabajo:

"Con mucha frecuencia, a los trabajadores les ensean su trabajo otros

trabajadores que nunca recibieron una buena capacitacin. Estn obligados
a seguir instrucciones ininteligibles. No pueden cumplir bien su trabajo
porque nadie les dice cmo hacerlo".

Capacitar permanente a trabajadores y supervisores en su propios

procesos, de manera que ese aprendizaje ayude a mejorarlos tanto
incremental como radicalmente. Primero tener conocimiento de lo que se
hace, ms all de seguir el procedimiento, el mecnico que sepa
de mecnica, el soldador de soldadura, etc. ISO 9000 lo confirma en 6.2
cuando establece que "el personal que realice trabajos que afecten la
calidad del producto debe ser competente con base en la educacin,
formacin, habilidades y experiencia apropiadas".

"La organizacin debe:

a. Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza

trabajos que afectan la calidad del producto;
b. Proporcionar formacin o tomar otras acciones para satisfacer dichas
necesidades.
c. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
 d. Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e
importancia de sus actividades y cmo contribuyen al logro de los
objetivos de la calidad.

Hoy da la capacitacin va de degeneracin en degeneracin.

Cada persona que se entrena se degenera el conocimiento.

7. Instituir el liderazgo:

"La tarea del supervisor no es decirle a la gente qu hacer, ni es castigarla,

sino dirigirla. Dirigir consiste en ayudarle al personal a hacer un mejor
trabajo y en aprender por mtodos objetivos quin necesita ayuda
individual".

Es mucho lo que se ha escrito sobre el tema, y hay coincidencia en la

necesidad del involucramiento del lder para que las cosas cambien, por
eso no es necesario profundizar. En un anlisis de relacin causa efecto
que hicimos en un grupo de trabajo con respecto a los 8 principios de ISO
9000:2000, concluimos que el disparador de todo el esfuerzo es el
liderazgo. Desarrollar lderes a todos los niveles es obligacin del lder
superior, quitar el temor de que si son mejores entonces termina botndolo
a l.

"Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin de la

organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente interno, en el
cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los
objetivos de la organizacin".

8. Desterrar el temor:

"Muchos empleados temen hacer preguntas o asumir una posicin, an

cuando no comprendan cul es su trabajo, ni qu est saliendo bien o mal.
Seguirn haciendo las cosas mal o sencillamente no las harn. Las
 prdidas econmicas a causa del temor son terribles. Para garantizar mejor
calidad y ms productividad es necesario que la gente se sienta segura"

Se ha dicho que no hay temor al cambio sino a la incertidumbre de lo que

pasar con el cambio. Adems de explicar en que consiste el cambio, son
pocos los gerentes que dan muestra de haber desterrado el temor de su
estilo gerencial, presionando sobre metas inalcanzables, culpando a
subordinados de la falta de capacidad de los procesos que son
de responsabilidad gerencial. Nos deca Ishikawa que el 85% de los
problemas son responsabilidad de la Gerencia, pocos entienden lo que esto
significa. Desterrar el temor a equivocarse. Como lamentamos en las
capacitaciones al interno de la empresa, como en presencia del superior,
nadie se atreve a hablar, preguntar o menos cuestionar, eso si causa pena.
Apenas este sale del saln las preguntas y cuestionamientos afloran por
miles.

9. Derribar las
barreras que hay
entre reas de staff:

"Muchas veces los departamentos o las unidades de la empresa compiten

entre s o tienen metas que chocan. No laboran como equipo para resolver
o prever los problemas, y peor todava, las metas de un departamento
pueden causarle problemas a otro."

Aunque Hammer y Champy lo utilizaron como caballo de batalla en su

famosa reingeniera, sta se concentr en los despidos de personal,
 perdindose la gran oportunidad para derribar barreras entre
departamentos que se olvidan que la batalla no es interna sino contra una
competencia que no da tregua y unos clientes que no estn dispuestos a
exigir menos que lo mejor. Existe un gran desgaste entre departamentos
que hace difcil llegar a soluciones correctas. Hoy da el enfoque basado en
procesos y el enfoque de sistemas tmidamente proponen identificar los
procesos y gestionar sus interacciones, pero se debe tener cuidado de
mencionar que el problema es de "organigrama", es de poder, guste o no.

10. Eliminar los lemas, las exhortaciones y las metas de produccin para
la fuerza laboral:

"Estas cosas nunca le ayudaron a nadie a desempear bien su trabajo. Es

mejor dejar que los trabajadores formulen sus propios lemas".

Anuncios en peridicos, carteles por toda la empresa, murales con las

huellas del personal, contribuyen al ambiente de calidad, pero no mejoran la
calidad. Si el dinero que se gasta en esas campaas se invirtiera en hacer
estudios profundos de los procesos, en conocer las necesidades reales de
los clientes, otra sera la situacin. Algunas empresas certificadas bajo ISO
9000, abusan de la palabra ISO, como si esto fuera lo realmente
importante, olvidndose del mejoramiento continuo de la calidad y el
servicio.
11. Eliminas las cuotas numricas:

"Las cuotas solamente tienen en cuenta los nmeros, no la calidad ni los

mtodos. Generalmente son una garanta de ineficiencia y alto costo. La
persona, por conservar el empleo, cumple la cuota a cualquier costo, sin
tener en cuenta el perjuicio para su empresa"

Si se aceptara como una mxima de todo proceso la variabilidad implcita

en todos ellos y si todo el esfuerzo se concentrar en reducirla, las metas
se alcanzaran solas. Que se gana con estar revisando la meta de la
semana o del mes con sus altibajos, si stos varan debido a causas
normales. Se alcanzan las metas y nadie analiza porqu; no se alcanzan y
tampoco se analiza, se amonesta, en el siguiente mes se alcanzan para
luego caer de nuevo. Una nueva meta sin un nuevo mtodo no cambia el
proceso. Los premios y castigos no mejoran procesos.

12. Derribar las barreras que impiden el sentimiento de orgullo que

produce un trabajo bien hecho:

"La gente desea hacer un buen trabajo y le mortifica no poder hacerlo. Con
mucha frecuencia, los supervisores mal orientados, los equipos defectuosos
y los materiales imperfectos obstaculizan un buen desempeo. Es preciso
remover esas barreras"

Ningn empleado que ingresa nuevo a una empresa entra desmotivado,

pero en muy poco tiempo nos encargamos de desmotivarlo. Las personas
no cometen errores a propsito, actan dentro de lo que el sistema les
permite, la falla est en el sistema, no en las personas. Fallas en
la seleccin, en la induccin, en el entrenamiento, en el reconocer los
logros, en estudiar las causas de falla, en la ausencia de procesos de
mejora continua. Algunas personas con la sana intencin de democratizar
 las empresas quieren involucrar a los empleados en la definicin de
la Misin y Visin de la empresa, pero no estn dispuestos a escuchar
sugerencias en la mejora de sus propios procesos. La participacin es la
forma de hacer valioso a una persona.

13. Establecer un vigoroso programa de educacin y entrenamiento:

"Tanto la administracin como la fuerza laboral tendrn que instruirse en los

nuevos mtodos, entre ellos el trabajo en equipo y las tcnicas estadsticas"

Este principio es complemento del nmero 6 sobre la capacitacin. Este es

ms referido a lo que se conoce como "Formacin y Desarrollo
de Competencias", lo cual depende de la visin de la empresa, de los
objetivos para alcanzarla, de las nuevas formas de poder competir, de los
nuevos procesos a desarrollar, de los nuevos comportamientos del personal
a todos los niveles, en sntesis del cambio cultural que la empresa requiere.

14. Tomar medidas para lograr la transformacin:

"Para llevar a cabo la misin de la calidad, se necesitar un grupo especial

de la alta administracin con un plan de accin. Los trabajadores no pueden
hacerlo solos, y los administradores tampoco. La empresa debe contar con
una masa crtica de personas que entiendan los Catorce puntos, las
7 enfermedades mortales y los obstculos".

La transformacin no llega sola, la alta direccin debe tomar la decisin de

querer hacerlo y aplicar el principio de instituir el liderazgo. Para lograr la
transformacin debe ser algo ms que llamar al consultor, nombrar al
"representante de la gerencia", significa comprometerse y ser ejemplo,
capacitndose de primero, cumpliendo su tarea. Aquellas empresas que
hoy da nos dejan satisfaccin en nuestra labor como consultores, son
aquellas en donde el Gerente General fue el pilar del cambio, estableca
buenos lineamientos, motivada a su gente, se comprometa. El mejor
consultor no sustituye un mal gerente.
 ACTA

1.ETIMOLOGA. Proviene del latn acta ("actos, hechos; archivos, registros"). Acta
es el plural de actum ("acto, accin").

2. CONCEPTO. Es un documento redactado durante una reunin de personas,

con la finalidad de testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, as como
tambin los temas tratados.
Toda institucin pblica o privada debe llevar este documento en el
llamado "LIBRO DE ACTA", el cual es muy importante porque contiene la historia
y la vida de una institucin certificando y dando fe legal de los actos y decisiones
de una entidad o sociedad.
El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un Juez Instructor o por un
Notario Pblico.
La redaccin del Acta le corresponde a la secretaria quien generalmente redacta el
documento en borrado para despus pasarla al Libro de Actas y hacerlo firmar por
todas las personas asistentes a la reunin.

3. FUNCIN. El libro de actas es muy importante en la vida de una institucin,

porque certifica y da fe legal de determinados actos y decisiones de una empresa
o sociedad, para su debido cumplimiento. En el se asientan todos los puntos
fundamentales como testimonio verdico.

4. USOS. Hacen uso de ella todas las instituciones, sobre todo gremiales, que
deseen darle valor legal a sus actividades de carcter social, jurdico o poltico.
Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera pgina, por
un escribano o notario.
Su redaccin le corresponde al secretario, quien generalemtne la escribe primero
en un borrador para luego pasarla al libro y hacerla firmar.

5. CLASES DE ACTAS

1. Acta de Sesin. Contiene los acuerdos tomados en una reunin o sesin

Ordinaria o Extraordinaria. Es un documento en el que consta el testimonio
de los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano
deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de
personas, que se convoca o cita, instala y funciona teneindo en cuenta
determinadas leyes, estatutos o normas establecida en cada entidad sea
pblica o privada.

2. Acta de Comparendo. Contiene los acuerdos tomados por el juez cuando

quiera hacer justicia.

3. Acta de Conciliacin. Contiene los hechos ocurrido cuando dos partes se

renen y acuerdan conciliar en algn litigio.

4. Acta de Inspeccin o Supervicin. Cuando se requiera redactar los

resultados de algunas de estar diligencias cumplidas.

5. Acta de Fundacin. Cuando quiere dejar constancia de la fundacin o

inauguracin de una entidad pblica o privada, una ciudad, una regin o
aspectos importantes de la vida de un pas.

6. Acta de Trabajo. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en

la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaborados por el
secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que
preside el acto y con la intervencin de personas interesadas. Por ejemplo,
se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes de
plazas de trabajo, evaluar al personal, un proceso electoral, decomisar
mercadera ilegal o de dudosa procedencia; al efectuar visitar de inspeccin
 administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o lugares
devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al
incautar, exterminar, transferir, invertariar, entregar y y depositar bienes;, al
asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos
problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin
administrativa considerada delicada o de responsabilidad.

7. Acta de Embargo. Es aquel que se ordena en un juicio ejecutivo mercantil

derivado de la falta de pago de ttulos de crdito (entre ellas los
documentos que conocemos como vouchers de las tarjetas de crdito y que
no son otra cosa sino pagars) o deudas bancarias en general.

El procedimiento es el mismo para acreedores bancarios que comunes.

ste inicia con la demanda que presenta el acreedor ante un tribunal. Si el
juez encuentra la demanda ajustada a derecho la admitir y, como un acto
precautorio, ordenar el embargo de bienes del deudor que basten a
garantizar el adeudo, incluyendo principal e intereses.

Para el embargo de bienes, en la medida de lo posible, debe seguirse

el siguiente orden:

I. Las mercancas

II. Los crditos de fcil y pronto cobro, a satisfaccin del acreedor

III. Los dems muebles del deudor

IV. Los inmuebles

V. Las dems acciones y derechos que tenga el demandado.

Embargo de bienes muebles. Una vez efectuado el embargo, el acreedor

nombra depositario de los bienes embargados. La nica funcin del
depositario es resguardar los bienes hasta que se concluye el juicio. Desde
 luego, el depositario puede llevarse consigo los bienes embargados, pero
no debe hacer uso de los mismos, pues podra incurrir en responsabilidad
penal.

Embargo de bienes inmuebles. Si los bienes embargados son inmuebles,

se anotar el embargo en el Registro Pblico de la Propiedad de la entidad
en donde ste se encuentre. No se nombra depositario y el bien contina
en posesin de quien la tenga antes del embargo.

8. Acta de Lanzamiento o Desahucio.

9. Acta de Sociedad.

6. PARTES DEL ACTA

1. Encabezamiento. Se especifca los siguentes datos: lugar, fecha, hora,

cantidad y nombre de los asistentes; aprobacin o modificacin del acta
anterior.

2. Cuerpo o texto. En esta parte se consideran las siguiente estaciones:

2.1. Despacho. Se da lectura a todos los documentos remitido y recibido.

2.2. Informe.Se anotan todos los informes emitidos oralmente en la sesin

detallando el nombre del informante.

2.3. Pedidos.Se anotarn ordenadamente todos los pedidos que hagan los
asistentes. Cada persona hace uso de la palabra para enunciar su
pedido sin dar ninguna explicacin.

2.4. Orden del da o Debate. Es la parte ms importante del Acta, la ms

extensa. Cada pedido formulado ser fundamentado, debatido y
aprobado o rechazado por los distintos asistentes. Una vez comenzado el debate,
el presidente o quien dirija la sesin no aceptar nuevos pedidos.
 o Votacin. Terminado el debate de un pedido el presidente de la asamblea
llamar a los asistentes a votar para ver si se aprueba el pedido. La
aprobacin puede ser:

A = Mayor

B = Unanimidad

C = Aclamacin

3. Cierre del Acta y Firmas. Al trmino del debate se procede a cerrar el acta
con la siguiente frmula:
"No habiendo otro asunto ms que tratar y siendo a las 8:pm., se dio por
finalizada la sesin firmando los presentes el Acta"

7. EL ACTA DEBE REDACTARSE DIRECTAMENTE EN LIBRO DE ACTAS

El acta de una sesin debe ser redactada por el secretario o por quien hace sus
veces directamente en el libro de actas, en la misma sesin, para que sea
aprobada al trmino de ella. Slo en forma excepcional, podrs se redactada en
borrador para ser pasada luego al lbro en plazo no mayor de 10 das; en este caso
el acta ser aprobada por una comisin especial por delegacin de facultades.

8. EL QURUM DE LAS SESIONES

"Qurum" es una palabra latina que se refiere al nmero necesario de miembros

que debe estar presente para que se instale y funcione formalmente la sesin de
un rgano deliberante.
El qurum de ley necesario para este fin lo constituye la presencia de ms de la
mitad de los miembros que conforman legalmente el rgano deliberante. Por lo
tanto, el qurum mnimo est constituido por la concurrencia de la mitad ms uno
de tales miembros. Por ejemplo, si un rgano est integrado por 20 miembros, su
qurum mnimo lo constituirn 11 personas.
Sin embargo, si el nmero legal de miembros de un rgano es impar, su qurum
mnimo viene a ser el nmero entero inmediato superior al de la mital de aqul.
Por ejemplo, si su rgano est compuesto legalmente por 9 miembros, su qurum
mnimo lo constituye la presencia de slo 5 miembros.
La ley del estatuto deber precisar si para la determinacin del qurum debe
tomarse en cuenta al nmero total de miembros de un rgano o solamente al
nmero de sus miembros hbiles. En algunas estidades, para la determinacin del
qurum, no consideran miembros hbiles a los que no estn al da en sus
aportaciones o cotizaciones, a los que estn enfermos o ausentes con licencia
concedida legalmente y a los suspendidos en el ejercicio de sus funciones.

9. ADOPCIN DE ACUERDOS

Los acuerdos en las sesiones se adoptan por votacin. Por mas que existiera
opinin favorable unnime con relacin a una propuesta, se debe de votar, por la
formalidad que exigen las leyes. Los acuerdos se adoptaran por el voto conforme
de la mayora absoluta de los presentes en la sesin; es decir, por el voto de ms
de la mitad de los miembros asistentes. En consecuencia, la mayora absoluta
mnima est representada por el voto de la mitad ms uno de los concurrentes.
Por ejemplo, si los presentes son 15 miembros, un acuerdo se adoptar con el
voto de 8 miembros, como mnimo.
La ley o el estatuto pueden exigir que los acuerdos, en ciertos casos, se tomen por
mayora ms alta (llamada "mayora calificada"), pero nunca por un nmero de
votos menor a la mayora absoluta, porque serann ilegales y, por ende, nulos ipso
jure.

10. VOTO DIRIMENTE

Cuando en una votacin ordinaria o nominal se ha producido igualdad de votos a

favor de dos o ms propuestas, y en el estaturo o norma interna o se ha previsto
como resolver el empate, ste deber resolverse mediante el "voto dirimente" del
presidente. Se conoce como tal al segundo se ha generado empate en la votacin
referida lneas arriba. Es este caso el presidente vota una vez ms y dirigirme o
rompe el empate.

11. SALVAMENTO DE VOTO

Los miembros de lor rganos deliberantes son solidariamente responsables de los

acuerdos que adoptan en las sesiones. Pero estarn exentos de responsabilidad
administrativa y penal quienes "salven su voto", inmediatamente despus de
haberse producido el acuerdo que a juicio de ellos es contrario a la ley o las
normas internas establecidad. Una persona, "salva su voto" cuando solicita al
presidente que conste en el acta su oposicin expresa al acuerdo tomado, o
cuando le enva una carta, generalmente notaria, con el mismo propsito.

12. RECONSIDERACIN DE ACUERDOS

En algunas institucione del Sector Pblico, se acostumbra solicitar la

reconsideracin de acuerdos en cuanto han sido tomados o en la prxima sesin,
cuando todava no han sido publicados o no se ha notificado formalmente a las
partes interesadas. La ley no se opone texativamente a esta costumbre, por lo
que las instituciones la consienten a fin de agilizar la solucin de sus problemas.
Esta reconsideracin puede ser solicitada por uno o ms miembros del rgano que
ha tomado el acuerdo, y pueden hacerlo en forma verbal o por escrito. Se formula
cuando se considera que el acuerdo que se observa ha sido adoptado en forma
apresurada, arbitraria, injusta, sin los elementos de juicio necesario, o en contra de
la ley o de las normas internas establecidas.
Para que un acuerdo sea reconsiderado (es decir, para que sea anulado o
enmendado), se requiere el voto conforme de por lo menos los 2/3 de los
miembros presentes en la sesin a favor de ella; en caso contrario, la
reconsideracin no procede y es desestimada, continuado vigente el acuerdo que
se observ.

13. IMPUGNACIN DE ACUERDOS

Los acuerdos de los rganos de gobierno de las entidades privadas considerados
contrarios a la ley o a sus normas internas, o que puden daar gravemente sus
intereses, podrn ser impugnados judicialmente. En cambio, en las instituciones
del Sector Pblico, estan impugnacin tiene lugar pirmero a nive de instancias
administrativas, cuando los acuerdos han sido publicados mediante resolucin.

14.REDACCIN DEL ACTA DE SESIN EXTRAORDINARIA

Se denomina sesin extraordinaria a aqulla que se lleva a cabo en cualquier

fecha del ao, a iniciativa del que dirige el rgano deliberante o pedido escrito de
un nmero determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas
internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o
los intereses de la institucin del rgano respectivo. Se convoca con la
anticipacin que seala la norma y con la especificacin de la agenda a ser
tratada .
El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta slo cuatro estaciones o
momentos de la sesin que son : control de asistencia, lectura de la agenda, orden
del da y aprobacin del acta.

NOTA IMPORTANTE
En los tiempos pasados, la aprobacin del acta de una sesin se realizaba recin
en la prxima sesin, que a veces no se llevaba a cabo por mucho tiempo. Esta
aprobacin tradicional, en la actualidad, ya no se practica por extempornea e
insulsa. Al haberse dispuesto por ley que las actas adquieren fuerza legar a partir
de su aprobacin, se necesita que estn aprobadas cuanto antes para ejecutar
sus acuerdos sin observaciones que podrasn lo que ms conviene a las
instituciones es disponer que las actas de las sesiones de sus rganos de
gobierno y en todos los casos se aprueben de una vez al finalizar la sesin, en
forma inmediata.

15. ACREDITACIN MEDIANTE ACTA

En ciertos casos, la ley exige uqe lo que han sido elegido representantes legales
se acrediten como tales con la presentacin del acta de la sesin en la cual se
adopt el acuerdo correspondiente, debidamente aprobada. Para ello ser
suficiente que el interesado presente una copia legalizada de la referida acta. Por
ejemplo, esta acreditacin es obligatoria para los representantes legales de las
organizaciones sindicales en los actos de comparecencia que promueve el
Ministerio de Trabajo en casos de conflicto con el empleador.

16. INSCRIPCIN DE ACTAS EN LA OFICINA REGISTRAL

Las actas de las sesiones en las que consten los acuerdos sobre la forma del
estatuto de una sociedad o asociacin, la seleccin de sus representantes leales,
as como la renovacin o variacin de sus mandatos, y en los casos previstos por
ley, deben ser inscritas obligatoriamente en la Oficina Registral de la sede
institucional, a fin de dar seguridad jurdica a tales actos.
Dicha inscripcin deber realizar luego de la aprobacin del acta y en el plazo
establecido. Para cuyo efecto ser suficiente la presentacin de copias fotostticas
de la misma, debidamente legalizados por notario pblico o, en su defecto, por
juez de paz.
Esta inscripcin es de suma importancia, ya que tales acuerdos adquieren
vigencia legal recin a partir de ella. En consecuencia, cuando se trate de la
adopcin de esta clase de acuerdos, no bastar que las respectivas actas de
sesin estn debidamente aprobadas, sino que requerirn, adems, de su
inscripcin en los registros correspondientes para tener plena vigencia legal.

17. COPIA CERTIFICADA DE ACTA DE SESIN

Cualquier miembro de un rgano deliberante, por ms que no asista a sesin, o su

representante, tiene derecho a solicitar copia certificada del acta de la sesin que
indique, de toda el acta o slo de la parte o partes que seale.

18. ACTA DE CONSTITUCIN DE UNA EMPRESA O ASOCIACIN

El acta de constitucin de una empresa o de una asociacin es su partida de

nacimiento. Es el documento inicial, el primero que se elabora formalmente a
nombre de una entidad, a partir de la cual se escribir su historia, porque no hay
que olvidar que las actas vienen a ser verdaderos testimonios de la vida de las
instituciones.
El acta de constitucin es la primera acta que se escribe en el libro respectivo, una
vez que ste ha sido legalizado por la correspondiente.
El acta de constitucin y el estatuto conforman los dos documentos bsicos para
constituir legalmente una empresa o asociacin.

18.1. ACTA DE CONSTITUCIN DE UNA EMPRESA

Se denomina empresa a toda sociedad constituida de acuerdo con las leyes de

nuestro pas. Y qu es una sociedad? Una sociedad es una agrupacin de
personas naturales y/o jurdicas que se han unido formalmente para dedicarse a
una actividad productiva, comercial o de servicios con fines de lucro, es decir, para
obtener ganancias o utilidades en beneficio mutuo.
Una persona natural es aqulla que tiene existencia fsica, real como cualquiera
de nosotros; mientras que una persona jurdica es aqulla constituida legalmente
por dos o ms personas naturales y/o jurdicas, distinta a todas ellas.

18.2. ACTA DE CONSTITUCIN DE UNA ASOCIACIN

La asociacin es una organizacin estable de personas naturales y/o jurdicas

que, a travs de una actividad comn, persigue un fin no lucrativo, mientras que la
empresa sule perseguir un fin lucrativo.
Una asociacin puede ser de carcter gremial, profesional, cultural, educativo,
deportivo o social, como un club, una asociacin de vivienda. Las asociaciones se
rigen por las normas del Cdigo Civil, su estatuto y reglamentos internos.

El acta de constitucin de una asociacin debe precisar:

1. El lugar, da, mes y ao, as como l ahora y el domicilio donde se renen los
que van a constituir la asociacin.

2. La nmina de los que se renen:

a) Si son personas naturales, sus nombres y apellidos, documentos de

identificacin y domicilio.

b) Sin son personas jurdicas: sus denominaciones o razn social y los

nombres y apellidos de quienes las representan.

1. La denominacin de la asociacin que se constituye.

2. Sus fines, y

3. La eleccindel primer consejo directivo de la asociacin.

NOTAS:
o A las personas que figuran en el acta de constitucin de sociedades y
asociaciones, suelen considerarse como "socios fundadores" o "asociados
fundadores", respectivamente, a quienes el estatuto, a veces, les reconoce
cierta prerrogativas o derechos especiales.
MINUTA:

Es un documento elaborado por un abogado que contiene el acto de constitucin

de empresa (llamado contrato), que debe presentarse ante un notario para su
elevacin ante escritura pblica.

La minuta contiene la descripcin de la actividad econmica que se realizar.

Tambin debe especificar el aporte que har el dueo o cada socio del negocio.
Asimismo, debe de sealar cundo se iniciarn las actividades, el domicilio
comercial y el tiempo de duracin de la empresa.

Hay 10 modelos, dependiendo del tipo de empresa:

1. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)

Bienes No Dinerarios

2. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)

Bienes Dinerarios

3. Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (SRL)

Bienes No Dinerarios

4. Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (SRL)

Aporte Dinerario (Efectivo)

5. Sociedad Anonima (SA)

Aporte No Dinerario (Bienes Muebles)

6. Sociedad Anonima (SA)

Aporte Dinerario (Efectivo)

7. Sociedad Anonima Cerrada (SAC)

Con Directorio con Aporte Dinerario (Efectivo)

8. Sociedad Anonima Cerrada (SAC)

Con Directorio en bienes No Dinerarios
9. Sociedad Anonima Cerrada (SAC)
Sin Directorio en bienes No Dinerarios

10. Sociedad Anonima Cerrada (SAC)

Sin Directorio con Aporte Dinerario (Efectivo)

- La Reserva del Nombre en Registros Pblicos

Permite comprobar que no existen otras empresas con nombre similar igual
inscritas en el registro. A) Bsqueda de ndices. B) Reserva de preferencia

- Presentacin de los Documentos Personales

Copia simple de DNI vigente del titular o de los socios.

- Descripcin de la Actividad Econmica

Redactarlo en un documento y firmarlo por las partes interesadas.

- Capital de la Empresa

Indicar el aporte del titular de los socios para la constitucin de empresas.

- Estatuto

Adjunta el Estatuto que regir a la empresa: rgimen del directorio, la gerencia, la

junta general, los deberes y derechos de los socios accionistas, etc.
 ESCRITURA

ESCRITURA PBLICA PARA LA CONSTITUCION DE UNA EMPRESA

1.1Definicin.-
Es un instrumento pblico que contiene los documentos extendidos en el registro
del notario y que se refiere a los actos y contratos de las partes , sobre declaracin
de voluntad o sobre la realizacin de un negocio, redactado conforme a ley.

1.2Descripcin de la definicin

A)La escritura se refiere a la creacin modificacin y extensin de una relacin

jurdica mas general y exactamente contiene un negocio jurdica.
B) Formaliza actos jurdicos (da fe de fechas, hechos, capacidad de otorgantes y
comparecientes) y origina efectos jurdicos.

ESCRITURA PUBLICA

Es un instrumento pblico que contiene los documentos extendidos en el Registro

del Notario y que se refiere a los actos y contratos de las partes, sobre declaracin
de voluntad o sobre Ia realizacin de un negocio, redactado conforme a ley. Segn
el tratadista espaol AGUADO, "la escritura se refiere a la creacin, modificacin y
extensin de una relacin jurdica mas general y exactamente contiene un negocio
jurdico".
La escritura pblica es importante por lo siguiente:
I. Da origen a dems actos de la funcin notarial

II. Formaliza actos jurdicos

III. Origina efectos jurdicos

IV. Produce fe sobre fechas, hechos y capacidad de los otorgantes y compa-
recientes
V. Tiene valor jurdico

Partes de la Escritura .-Son:

Lugar y fecha del otorgamiento

Nombres y apellidos de los otorgantes, su edad, domicilio y profesin

Si proceden por si en nombre de otros, insertando en este caso los comprobantes
de su representacin.

El estado civil y nacionalidad de los otorgantes y si entienden o no el idioma

castellano.
Ahora bien, definidos y ampliados los conceptos relacionados con los trmites en
si, detallaremos los mismos.

PROCEDIMIENTO:

PRIMERO: ACTA DEFUNDACION:

Tomada la decisin por los participantes a la sesin de fundacin de la empresa y

fijado el domicilio fiscal de la misma, as Como la razn social, capital, giro, entre
otros aspectos Legales, se da inicio a la Asamblea General de Fundacin, la
misma que debe constar en el libro de actas, aprobada y firmada por los
concurrentes.
El libro de actos previamente debe legalizarse ante el Poder Judicial. Este libro
puede utilizarse tanto pare las Asambleas ordinarias como extraordina
I Arias. En el caso de las sociedades annimas donde se realizan adems
sesiones de Directorio, puede utilizarse otro libro de actas para dichas sesiones.
SEGUNDO: LA MINUTA.

Conforme hemos mencionado, la minuta debe ser autorizada por un abogado,

quien adems debe pagar el una ser mil del capital suscrito por derecho al Fondo
de Mutual de Abogado. Al respecto debe recabarse con las oficinas del Banco de
la Nacin el formulario FONDO MUTUAL DE ABOGADO; ste, una vez cancelado,
debe adjuntarse a la minuta para ser insertado en la escritura publica.
La minuta debe ser revisada previamente por los participantes, firmndola
conjuntamente con el abogado. Luego se presenta a la Notaria Pblica para que
se la eleve a escritura pblica. Al recepcionar la minuta (original y copia) La notaria
le asigna un nmero de KARDEX, con el cual se identificar a la minuta y, en su
caso, a la escritura en todos los trmites y seguimientos que se realice ante la
Notaria.

TERCERO.- ESCRITURA PUBLICA:

Consignado el nmero de KARDEX en la minuta, ser devuelta al interesado la

copia certificada por el notario, la misma quo se podr utilizar ante el Ministerio de
Economa (RUC), Municipalidad (certificado de zonificacin) y en el Banco
(apertura de la cuenta corriente de la empresa). Simultneamente la Notaria va
redactando Ia escritura y previa coordinacin con las partes interesadas
oportunamente se firmar este instrumento pblico, y luego se ingresara a los
registros pblicos para su inscripcin. A fin de evitar observaciones de forma o de
fondo en este organismo pblico, es recomendable que antes de firmar la escritura
se lea bien, as coma se inserte todo lo relacionado con lo que se hace mencin
en a misma y, reiteramos, antes de redactar la minuta es conveniente confirmar en
los registros pblicos si existe una razn social idntica. En el intervalo de tiempo
desde que se firm la escritura hasta su inscripcin, si as lo requieren los
participantes podrn solicitar COPIA SIMPLE DE LA ESCRITURA o EL
TESTIMONIO o en su caso las PARTES DE INGRESO A LOS REGISTROS
PUBLICOS, a fin de cumplir con los requerimientos ante cualquier organismo
publico, privado o proveedores. Notificada la empresa de su inscripcin, esta
devolver la COPIA SIMPLE y/o TESTIMONIO para que la Notaria anote el folio,
tomo y fecha de inscripcin en los registros pblicos certificada por el notario
pblico que conforme hemos manifestado con este procedimiento adquiere su
personera jurdica.
Tanto la copia simple como el testimonio, que en si cada uno es copia fiel de la
escritura pblica original (archivo del notario) firmada por los participantes, son la
"partida de nacimiento" de una empresa y deben conservarse con la debida
importancia y seguridad.
Referente al costo de una minuta y de una escritura es variable, as como los
honorarios del abogado y del notario, respectivamente. Sin embargo, los derechos
regstrales son fijados mensualmente por el Registro Publico de acuerdo a un
porcentaje de la UIT, que aparece en el diario oficial "El Peruano".