Grupo de procesos de Planificacin

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Cuarta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Objetivos de Aprendizaje
Describir un marco general para la gestin de la integracin del proyecto
refirindose a las otras reas del conocimiento de gerencia y gestin de
proyectos y el ciclo de vida del proyecto

Describir el desarrollo del plan para la direccin del proyecto, incluyendo el

contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes

Comprender los elementos que hacen importante una buena gestin del
alcance del proyecto

Explicar el proceso de planificacin del alcance y describir el contenido de un

plan de gestin del alcance de la aplicacin

Describir el proceso de desarrollo de la declaracin del alcance del proyecto

utilizando el acta del proyecto y la declaracin sobre el alcance preliminar

Analizar el proceso de definicin del alcance y el trabajo que implica construir

una estructura de desglose del trabajo usando el enfoque por analoga, de
arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentales
Grupo del Proceso de Planificacin
El objetivo principal de la planificacin del proyecto es orientar la
ejecucin
Grupo de proceso vs rea de Conocimiento
reas de conocimiento
4. Gestin de la integracin del proyecto
5. Gestin del alcance del proyecto
6. Gestin del Tiempo del proyecto
7. Gestin de los costos del proyecto
8. Gestin de la Calidad del proyecto
9. Gestin de los Recursos Humanos del proyecto
10. Gestin de las Comunicaciones del proyecto
11. Gestin de los Riesgos del proyecto
12. Gestin de las adquisiciones del proyecto
Grupo del Proceso de Planificacin
4.2 Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
5.1 Recopilar Requisitos
5.2 Definir el Alcance
5.3 Crear la EDT
6.1 Definir las Actividades
6.2 Secuenciar las Actividades
6.3 Estimar los Recursos de las Actividades
6.4 Estimar la Duracin de las Actividades
6.5 Desarrollar el Cronograma
7.1 Estimar Costos
7.2 Estimar el Presupuesto
8.1 Planificar la Calidad
9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
10.2 Planificar las Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestin de Riesgos
11.2 Identificar Riesgos
11.3 Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
12.1 Planificar las Adquisiciones
Grupo del Proceso de Planificacin

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de

Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras reas de Conocimiento
Desarrollar el plan para la direccin del proyecto
Proceso donde se documentan las
acciones necesarias para definir,
Acta de constitucin del proyecto
preparar, integrar y coordinar todos los
planes subsidiarios.
Factores Ambientales de la Salida:
Empresa Plan para la direccin
del Proyecto
Plan para la direccin del proyecto
Activos de los Procesos de la
Organizacin
Establece el orden y caractersticas
de los procesos del proyecto desde
su planeacin hasta su cierre y
ayuda a orientar la ejecucin y el
control del proyecto
Entradas:
Adquisiciones Calidad Acta de constitucin del proyecto

Riesgos Costos Planes subsidiarios que pertenecen a

Tiempo
otras reas del conocimiento aun no
Comunicaciones
vistas
Alcance
Recursos humanos Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la
organizacin
Lo elaboran:
Gerente del proyecto
Equipo de direccin del proyecto
(PMO)
La clave para el xito general del proyecto:
Buena Gestin de la Integracin del proyecto

Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras reas de

conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto

Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el

"panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles

La Gestin de integracin de proyectos no es lo mismo que la integracin

de software
Elementos comunes de un plan para la direccin
del proyecto
Introduccin y panorama general del proyecto

Descripcin de cmo esta organizado el proyecto

Gestin y procesos tcnicos utilizados en el proyecto

Trabajo a realizar, cronograma e informacin presupuestaria

Ejemplo de contenido de un plan para la
direccin de un proyecto de software

SECCIONES PRINCIPALES TEMAS DE LA SECCIN

PANORAMA Propsito, alcance y objetivos; limitaciones e hiptesis;

entregables; resumen del cronograma y del presupuesto;
evolucin del plan

ORGANIZACIN DEL PROYECTO Interfaces externas; estructura interna; roles y

responsabilidades

PLAN DE PROCESOS DE GESTIN Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisicin de

PLAN DE PROCESOS TECNICOS
recursos, planes de entrenamiento al equipo), plan de
trabajo( actividades, cronograma, recursos,
presupuesto); plan de control; plan de gestin de
riesgos; plan de cierre
Modelo del proceso; mtodos, herramientas y tcnicas;
plan de infraestructura; plan de aceptacin del producto

PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestin de la configuracin; plan de validacin y

verificacin; plan de documentacin; plan de
aseguramiento de la calidad; revisiones y auditorias;
plan de solucin de problemas
Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Acta de Constitucin del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Salidas de los Procesos de
Planificacin
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de la Integracin del
proyecto
 Grupo del Proceso de Planificacin
Plan Subsidiario: Gestin del alcance

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Cuarta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Grupo del Proceso de Planificacin

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de

Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras reas de Conocimiento
Gestin del alcance del proyecto
Alcance
Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creacin de productos del
proyecto y el proceso utilizado para crearlos

Entregable
Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software,
documentos de planeacin, o actas de reunin

Gestin del alcance del proyecto

Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que est o no
incluido en un proyecto.
Gestin del alcance del proyecto
INICIACIN PLANIFICACIN
Acta de constitucin del proyecto

Recopilar requisitos
Registro de interesados

Documentacin Plan de gestin Matriz de trazabilidad

de requisitos de requisitos de requisitos

Definir el alcance

Lnea base del alcance

Declaracin del alcance del proyecto

Crear la EDT

EDT Diccionario de la EDT

Recopilar requisitos
Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir
con los objetivos del proyecto.

Se decide qu se definir, verificar y controlar en el alcance.

Sugerencias para reducir los requisitos
incompletos y Cambiantes
Elaborar y seguir un proceso de gestin de requerimientos

Utilizar tcnicas como la elaboracin de prototipos y el modelado de casos de

uso para obtener una mayor participacin de los usuarios

Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados

Crear una base de datos de gestin de requerimientos para documentar y

controlar los requerimientos

Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida

del proyecto

Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas

Hacer hincapi en las fechas de finalizacin para ayudar a centrarse en lo que

es ms importante

Asignar recursos especficamente para manejar las solicitudes de cambios /

mejoras
Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos*

Tomado de Dharma Consulting

Plan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la direccin

del Proyecto

Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Documentacin de requisitos Costos
Comunicaciones Plan de gestin de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Recursos Definir el Alcance
humanos Crear la EDT
Recopilar Requisitos

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Acta de Constitucin del Proyecto
2. Registro de Interesados
1. Entrevistas 1. Documentacin de Requisitos
2. Grupos de Opinin 2. Plan de Gestin de Requisitos
3. Talleres Facilitados 3. Matriz de Rastreabilidad de
4. Tcnicas Grupales de Creatividad Requisitos
5. Tcnicas Grupales de Toma de
Decisiones
6. Cuestionarios y Encuestas
7. Observaciones
8. Prototipos

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto
Definir el Alcance del Proyecto

Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto

Se revisa la autorizacin legal del proyecto y el alcance preliminar

adems de la informacin de los requerimientos desarrollados y las
solicitudes de cambio aprobadas

A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser ms

claro y especfico
Ejemplo de plan de gestin del alcance
Nombre del proyecto
Proyecto de actualizacin de sistemas de informacin

Introduccin
El propsito de este documento es proveer una gua para preparar documentos importantes sobre la gestin del alcance relacionados con este proyecto

Preparando la declaracin del alcance

La declaracin preliminar dar las bases para la preparacin de una declaracin de alcance mas detallada. La declaracin del alcance debe ser revisada
con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estn disponibles y
asegrese de tener expertos en la declaracin del alcance.
Cada versin del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versin mas reciente. Los
cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estar disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.

Creando la EDT
El equipo del proyecto trabajar conjuntamente en la creacin de la EDT. El patrocinador y el comit revisaran la EDT para verificar que todas las
actividades necesarias para culminar el proyecto estn incluidas. El equipo de trabajo revisar EDTs de proyectos similares y las guas de la compaa
para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable.
La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comit y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.

Verificar que los entregables estn completos

El gerente de proyecto trabajar con el patrocinador y el comit para desarrollar un proceso para verificar el xito y si esta completo cada entregable. En
general el patrocinador ser el encargado de verificar que estn completos los entregables importantes. Los contratos debern incluir clusulas
describiendo el proceso de verificacin del alcance.

Gestionando las peticiones de cambios a la declaracin del alcance

Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de
cambios. Una peticin de cambio ser completada y revisada por el grupo de diseo.
Ms sobre el plan de gestin del Alcance del
Proyecto

Acta del proyecto:

Las actualizaciones afectarn los servidores

Declaracin preliminar del alcance:

Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos debern ser compatibles con los
servidores existentes. Si es ms econmico mejorar los servidores actuales esas mejoras debern ser
reportadas al CIO para aprobacin. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO
debe aprobar un plan detallado describiendo los servidores y su localizacin al menos dos semanas antes de la
instalacin.

Declaracin del alcance del proyecto Versin 1:

Servidores: Este proyecto necesitar de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base
de datos, aplicaciones, y funciones de impresin. Dos de cada tipo de servidor ser comprado y se utilizar para
este proyecto. La descripcin detallada de los servidores estn en el Brochure del producto en el Apndice 8 con
su respectivo plan de localizacin.
Plan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la direccin

del Proyecto

Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Declaracin de alcance Tiempo
Crear la EDT
Recursos
humanos
Definir el Alcance

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Acta de Constitucin del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Declaracin del Alcance del
2. Documentacin de Requisitos 2. Anlisis del Producto Proyecto
3. Activos de los Procesos de la 3. Identificacin de Alternativas 2. Actualizaciones a los Documentos
Organizacin 4. Talleres Facilitados del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto
EDT*

EDT
Agrupacin orientada a la prestacin de los componentes del proyecto, la
cual organiza y define el alcance total del proyecto

EDT
Documento que proporciona la base para la planificacin y la gestin del
programa, costos, recursos y cambios del proyecto

Descomposicin
Subdivisin de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes ms
pequeos y ms manejables

Paquete de trabajo
Tarea en el nivel ms bajo de la EDT

EDT Estructura de Desglose del Trabajo

WBS Work Breakdown Structure
Plan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la direccin

del Proyecto

Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Crear la EDT Tiempo
EDT
Recursos Diccionario de la EDT
humanos Lnea base del alcance
Ejemplo de la EDT de una intranet
organizada por producto

Intranet

Diseo del sitio Web Diseo del Inicio Pginas de mercadeo Pginas de ventas

Mapa del sitio Textos Textos Textos

Diseo grfico Imgenes Imgenes Imgenes

Programas Links Links Links

Ejemplo de la EDT
Ejemplo de la EDT organizada por fases
Ejemplo de la EDT de una intranet
organizada por fases

Proyecto de
Nivel 0 intranet

Nivel 1 Diseo del Desarrollo del Despliegue del

Concepto Soporte
sitio sitio sitio

Evaluar los Definir Definir Desarrollar Equipo de

Sistemas Definir El riesgo y El plan Desarrollo Web
funcionalidad
Nivel 2 actuales requerimientos Enfoque de Del proyecto Breve
especfica
Gestin de
riesgos

Definir los Definir los Definir los Definir los

Nivel 3 Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de
Los usuarios contenido sistema Servidor propietario
Ejemplo EDT basada en entregables
Ejemplo de EDT en forma tabular

1.0 Concepto
1.1 Evaluar los sistemas actuales
1.2 Definir Requerimientos
1.2.1 Definir requerimientos de usuario
1.2.2 Definir requerimientos de contenido
1.2.3 Definir requerimientos de sistema
1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario
1.3 Definir funcionalidad especfica
1.4 Define riesgos y la gestin orientada al riesgo
1.5 Desarrollar el plan de desarrollo
1.6 Equipo de trabajo
2.0 Diseo del sitio Web
3.0 Desarrollo del sitio Web
4.0 Entrega
5.0 Soporte
Diagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project

EDT cronograma
Diagrama de Gantt Organizado por grupos de
procesos de la gestin del proyecto

EDT cronograma
Ejemplo: tareas para la EDT

3.0 Ejecucin
3.1 Encuesta
3.2 Entradas de usuario
3.3 Contenido de la intranet
3.3.1 Plantillas y herramientas
3.3.2 Artculos
3.3.3 Links
3.3.4 Pregunte al experto
3.3.5 Funcin de solicitudes del usuario
3.4 Diseo de la intranet
3.5 Construccin de la intranet
3.6 Pruebas del sitio
3.7 Promocin del sitio
3.8 Entrega del sitio
3.9 Medicin de los beneficios del proyecto
Enfoques para el desarrollo de EDTs

Lneas base
Algunas organizaciones proporcionan lneas base para la preparacin de
EDTs

Analoga
Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto

Arriba - abajo
Comenzar con los tems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeos

Abajo - arriba
Empezar con las tareas ms especficas hacia las ms generales

Mapa mental
Tcnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para
estructurar los pensamientos y las ideas
Ejemplo de mapa mental enfocado en la
creacin de la EDT

Proyecto
de actualizacin
de TI
EDT en forma grfica

Proyecto de actualizacin de TI

Adquirir hardware y Instalar hardware y

Gestin del proyecto Actualizar inventario
software software

Realizar el inventario
Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario
fsico

Edificio A Edificio B Edificio C

Porttiles PCs
Diccionario de la EDT y lnea base del Alcance
Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse ms, as las
personas sabrn qu hacer y podrn estimar cunto tiempo se
tardarn y cunto les costar realizar la tarea

Diccionario de EDT
Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT

Lnea base de alcance

La declaracin del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el
diccionario de la EDT forman la lnea base de alcance, la cual se
utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del
alcance del proyecto.
Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT*
Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT

Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos

de la EDT por debajo de el

Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque

muchas personas pueden estar trabajando en l
La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente ser
realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines
slo si son prcticos
Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la
EDT para garantizar la coherencia
Cada tem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para
garantizar la correcta comprensin del alcance de las tareas incluidas y no
incluidas en ese tem
La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios
inevitables, mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del
proyecto est de acuerdo con la declaracin del alcance

*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

Crear la EDT

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Declaracin del Alcance del 1. Descomposicin 1. EDT
Proyecto 2. Diccionario de la EDT
2. Documentacin de Requisitos 3. Lnea Base del Alcance
3. Activos de los Procesos de la 4. Actualizaciones a los Documentos
Organizacin del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin del Alcance del proyecto
Plan para la direccin del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la direccin

del Proyecto

Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Documentacin de requisitos Costos
Comunicaciones Plan de gestin de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Recursos Definir el Alcance
humanos Declaracin de alcance
Crear la EDT
EDT
Diccionario de la EDT
Lnea base del alcance