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Organización y Métodos Universidad Autónoma de Quito

Plan Analítico

Capítulo I

Organización
 Introducción
 Definición, Objetivos e Importancia
 Justificación y Finalidad
 Razones del Estudio de O y M
 Ubicación Jerárquica de O y M
 Perfil Profesional de O y M en función del área de Informática
 Funciones y Servicios de O y M en Informática
 Evaluación

Capítulo II

Pasos para el análisis de O y M


 Características del Diseño de un Sistema de O y M
 Obstáculos y Limitaciones
 Resistencia al cambio
 Esquema Básico para el Diagnóstico
 Programa del Trabajo
 Diferenciación Básica entre Datos e Información
 Recopilación de Datos e Información
 Cuestionario
 Entrevista
 Observación Directa
 Organización de la Información
 Tipos de Organización de la Información
 Gráfica Narrativa Analítica
 Presentación del Informe escrita y verbal
 Metas y Evaluación

Capítulo III

Implantación de las Recomendaciones


 Concepto de Implantación de Recomendaciones
 Prueba Piloto
 Difusión de las Recomendaciones
 Selección y Adiestramiento del Personal
 Preparación de Materiales y Equipos
 Cronogramas
 Evaluación, Importancia, Características e Instrumentos
 Tiempos y Medios de Evaluación
 Modificaciones y Ajustes
 Tipos de Evaluación
 Evaluación

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Capítulo IV

Organigramas
 Concepto y Objetivos
 Clasificación de los Organigramas
 Por su Uso
 Por su Fin
 Modelo Vertical, Horizontal, Mixto y Circular
 Modelo Escalar
 Utilidades
 Funciones
 Ventajas y Desventajas
 Evaluación

Capítulo V

Administración por Procesos


 Criterios para preparar un Organigrama
 Normativas Generales para la evaluación de los Organigramas
 Niveles Jerárquicos
 Modelos en Función de los Niveles Jerárquicos
 Clasificación
 Características
 Estructura Organizacional
 Tipos de Estructura en la Organización
 Descentralización y Desconcentración
 Autonomías
 Características
 Tipos
 Uso de las Líneas
 Uso de los Rectángulos
 Normas para presentar los Organigramas
 Evaluación

Capítulo VI

Manuales
 Definición, Conceptos
 Ventajas y Desventajas
 Partes de un Manual
 Razones y Estructuras
 Manual de Procedimientos
 Concepto
 Objetivos
 Símbolos para la ruta de conocimiento
 Definición y Clases de Manuales
 Ejercicio Práctico

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Tema: Cuaderno de Organización y Métodos R 01

Fecha de Entrega: 13 – 05 - 2010

Objetivo:
Aprender y comprender sobre los diferentes temas que abarca la Materia de
Organización y Métodos, ya que en algún momento de nuestra etapa
profesional lo podremos necesitar.

Desarrollo:
Organización

Organización es un conjunto de personas que se reúnen para cumplir un objetivo común, esto
es en el Área Administrativa.

En el Área Informática la organización es el orden, secuencia, proceso que se lleva para


cumplir un objetivo común.

La Organización es una técnica que actúa como mecanismo de control de los procedimientos
administrativos o procesos informáticos que están relacionados tanto al Área Administrativa
como al Área Informática con el planteamiento de políticas para el diagnóstico de las
organizaciones y poner soluciones a las mismas.

Concepto, Definición, Objetivos e Importancia

Concepto. Organización y Métodos se sustenta por la unificación de 2 terminologías


Organización y Métodos. El primero se lo explicó anteriormente tomándolo como empresa y los
Métodos son las formas o herramientas tecnológicas que nos ayudará al cumplimiento de los
objetivos, si unificamos estos 2 términos Organización y Métodos es una unidad que ayudará a
dar soluciones a los problemas generados en la organización.

Esta unidad se basa en técnicas que van a facilitar el desarrollo administrativo, optimizando los
recursos disponibles.

Estructura Organizacional

N Input Toma de Decisiones

Superior

N Proc Genera Estrategias


Intermedio

N Intelectual Genera Resultados


Operativo
Output
Motriz

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Proceso. Es un conjunto de pasos lógicos secuenciales que ayudan a llegar a un objetivo


común.

Inicio

“Digite Primer Número”

Input x

“Digite Segundo Número”

“Proceso de Suma”
Proc

z=x+y

“El Resultado es: %d”, z

Output

Fin

Natural

Genera

RR – HH
Genera

RECURSOS TECNOLÓGICOS

Genera

RECURSOS ECONÓMICOS ( $ )

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Objetivos

 Detectar las causas que producen conflictos en la organización.

Efecto
Causa
Problema
Causa Programar
Efecto

Necesidad
 Eliminar el trabajo innecesario que se detecte en la Organización en base a un diseño.

 Eliminar duplicidad y superposición de funciones o actividades que generen un


Burocracia organizacional en la Empresa.

Política Real Genera un proceso para una persona

1 2 3 FIN
Burocracia

Crea, aumenta Política Irreal Genera dos procesos para una persona
procesos
innecesarios
2 4

1 6 FIN

3 5

 Aumentar o incrementar los recursos que posee la organización, recursos humanos,


financieros.

 Orientar los recursos a los objetivos de la organización.

Importancia

Es importante que en base a esta estructura se vaya a satisfacer a un Recurso Humano


Externo.

Justificación y Finalidad

Justificación

Una vez identificado el estudio del diagnóstico se llegó a la conclusión que los sistemas de
organización nos permiten desarrollar en forma eficiente y eficaz el proceso administrativo.

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Eficiente. Cumplir el objetivo en base a los recursos que posee.

Eficaz. Optimizar los recursos que posee la organización.

Finalidad

Es asegurar el máximo de eficiencia de la máquina administrativa mediante la aplicación


adecuada de Métodos Científicos, pero como regla general a O y M no se le concede autoridad
sobre otras unidades administrativas.

Razones para el Estudio de O y M

 Por iniciativa de los propios directivos cuando se trata de justificar el incremento del
personal y aumento de remuneración.

 Por pedido propio del personal de la organización.

 Por medio externo que necesita ser satisfecho.

 Por políticas de la organización.

Ubicación Jerárquica de O Y M

La mayoría de instituciones asignan funciones de tipo asesor a O y M y las ubica


jerárquicamente juntos a los directivos o a niveles superiores de la organización, estos nos
permitirán:

1. Tener acceso a niveles directivos o superiores.

2. Tener un grado de independencia.

3. Tener un mayor grado de autoridad y responsabilidad en su área.

Por ser una unidad de asesoramiento debe gozar con pleno respaldo dentro de los niveles de
organización, es decir, no por estar ubicados entre los niveles superiores e intermedios van a
tener un grado de responsabilidad pero no autoridad.

Organización y Métodos va a estar directamente relacionado con toda la organización pero en


especial con el nivel directivo superior, la necesidad de crear una unidad de asesoramiento
surge cuando un directivo de la organización reconoce que no están cumpliendo los
objetivos establecidos.

Perfil Profesional del Personal de O y M

El personal que elabora en O y M se le conoce con el nombre de Analista que se encargará de


recopilar, organizar e interpretar los datos obtenidos de las encuestas y entrevistas para de esa
manera dar posibles soluciones a posibles problemas, el Analista debe ser un técnico o
profesional en el área y requiere de 2 tipos de conocimientos:

1. Conocimientos Técnicos

2. Conocimientos Teóricos

Conocimientos Teóricos

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 Deben saber de las teorías de la Administración de Sistemas e Investigación.

 Cursos Especializados en Organización y Métodos.

 Desarrollo organizacional y mejoramiento de procesos.

 Conocer la estructura de la organización y Objeto de Estudio.

Entre los conocimientos teóricos también tenemos:

Los tipos de Administración:

1. Administración Lineal o Militar

2. Administración Científica

3. Administración Estructural y Funcional

4. Administración Sistemática

5. Administración por Objetivos (APO)

Administración Lineal o Militar

Toma de Decisiones
Superior Autoridad Grado
Responsabilidad Jerárquico
Genera Estrategias
Intermedio

No Cumplen Intelectual
Operativo Motriz

A mayor Autoridad existe mayor Responsabilidad ( > A, > R ).

Es aquella que identifica el grado de autoridad y responsabilidad que genera el grado


jerárquico donde mayor autoridad mayor responsabilidad.

Administración Científica

La Administración Científica fue sustentada por Tylor, se le considera el padre de la


Administración Científica en el año 1911 a 1912 analizó al recurso humano en función de sus
destrezas y habilidades denotando que cada uno de ellos tenían virtudes y se creaban virtudes,
desde esta época hasta la actualidad se estudia y analiza al recurso humano para cualquier
actividad y existen 3 fases para llegar al objetivo:

Observación Análisis Desarrollo Estudio

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Necesidades Interpretar Resultados


Input Proc Output
Administración Estructural

Como su nombre lo indica este tipo de administración se maneja en función de las unidades
más importantes, es decir, tenemos como nivel superior a los accionistas y gerente general,
gerentes departamentales, jefes o coordinadores, mano de obra.

Acc.
GG

GD
Jefes o Coor.

Mano de Obra

Administración Sistemática

Este tipo de administración se fundamenta en el criterio de una secuencia ordenada en función


de los esquemas jerárquicos, es decir, tomamos 2 parámetros, operativo y funcional, cuando
es funcional el análisis va desde arriba hacia abajo, es decir, tomamos decisiones, generamos
estrategias y cumplimos; y cuando es operativo aplicamos el modelo del triángulo invertido,
donde las acciones van desde abajo hacia arriba cumpliendo un proceso de necesidades
(satisfacción interna).

Administración por Objetivos (APO)

Es aquella que se fundamenta en los resultados cuyas siglas son las APO que se aplican en
los sistemas ya que si no cumplen el objetivo no están cumpliendo nada.

Conocimientos Técnicos

Nos permiten realizar diagnósticos administrativos en el diseño organizacional con elaboración


de flujogramas o algoritmos, organigramas, diagrama PER y distribución de espacios, además
este analista debe tener claros los conocimientos en procesos, estructuras y análisis.

Debe diagnosticar los problemas generados en la organización mediante la espina de


pescado.

Funciones y Servicios

Funciones:

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1. Estudia y analiza de manera permanente la estructura y funcionamiento de la


dependencia u organización.

2. Adecuar a la organización y las funciones en la dependencia que trabaja.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicita en la


interpretación y aplicación de técnicas administrativas (coordinadores, análisis FODA,
modelo PORTER).

4. Realizar actividades de promoción, investigación y divulgación.

5. Realizar un estudio de todo lo ejecutado en la organización.

6. Dictaminar, asesorar e informar a los departamentos con mayor jerarquía.

7. Conocer y aplicar técnicas concernientes al mejoramiento de los procesos.

8. Estudiar, proponer e implantar sistemas de mejoramiento para volvernos más eficientes


y eficaces.

La principal función de O y M es la de asesoramiento en las posibles soluciones a los posibles


problemas en el mejoramiento administrativo en donde goce de un fuerte respaldo y tenga
acceso a la máxima autoridad.

Servicios

1. Se caracteriza por tener tiempo para el estudio.

2. Ser independiente uno de otro.

3. Adiestrar o capacitar en Áreas Técnicas.

4. Liberación de limitaciones a los departamentos.

5. Enfocar los problemas desde el punto de vista de la empresa.

Pasos para el Análisis de O y M

La información sobre la actividad administrativa se debe recopilar, analizar e interpretar


mediante propuestas con ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento con ayuda
de los recursos que éstas disponen.

Para el análisis necesitamos:

1. Conocer el hecho o situación.

2. Descomponer para dar detalles de lo hecho.

3. Examinar críticamente.

4. Ordenar cada elemento en función de comparaciones.

5. Definir las relaciones que operan entre cada elemento.

6. Clasificar objetivos, estructuras, normas, políticas, funciones y operaciones.

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Características del Diseño de un Sistema de O y M

Existen 3 parámetros para el diseño; simplificación, sistematización y tercialización.

Simplificación. Eliminación, Adición, Combinación y Modificación.

Eliminación. No es otra cosa que suprimir procesos innecesarios.

Adición. Es el mecanismo mediante el cual las organizaciones tienden a generar las


necesidades introduciendo nuevos sistemas y programas.

Combinación. Significa juntar 2 o más procesos para mejorarlos.

Modificación. Cambios en los procesos organizacionales.

Sistematización. No es otra cosa que mejorar los procesos mediante la tecnología,


ayudados con el sistema o procesos NTIC (Nuevas Tecnologías de Información y
Comunicación).

Tercialización. No es otra cosa que un mecanismo de apoyo y de ayuda. Los informáticos o


de Sistemas forman parte de este proceso.

Obstáculos y Limitaciones de la unidad de O y M

Los obstáculos y limitaciones de la unidad de O y M se resumen en:

 Carencia de un programa general de Organización y Métodos.

 Poca predisposición de los ejecutivos.

 Escasez del personal calificado.

 Resistencia al cambio.

 Falta de recursos.

El trabajo diferente que deben realizar los empleados permite que genere una resistencia y
existan 3 tipos: social, cultural y económico generando limitaciones.

Limitaciones

Entre las principales limitaciones tenemos:

 Explicar a los directivos del problema.

 Reformar los programas.

 Explicar el proceso de cambio.

 Organizar el equipo de trabajo.

 Cambiar el comportamiento del empleado.

Esquema Básico para el Diagnóstico

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No existe un modelo idóneo que se pueda aplicar a una organización, sea esta pública o
privada para lo cual generamos las siguientes propuestas:

 Programa de Trabajo.

 Recolección de la Información.

 Recopilación de la Información.

Son los principales parámetros para un esquema básico.

Programa de Trabajo

Cuando hablamos del Esquema Básico, hablamos primero del programa de trabajo que está
representado por los 3 tiempos del diagnóstico: de corto, mediano y a largo plazo, y se lo
realiza por áreas.

Recolección de Datos e Información

Este proceso se inicia con una serie de técnicas que son: cuestionario, entrevista, observación
directa, es necesario tener la información exacta que permita analizar en detalle las acciones,
procesos, diagramas, manuales, formularios, etc…

Estas técnicas ayudarán a mejorar el cuestionario.

El Cuestionario. Son preguntas con sesgo cerrado, cuyas preguntas básicas son: Qué, Cómo,
Cuándo, Dónde y Por qué.

La Entrevista. Es la comunicación entre 2 personas, observación directa es entrevista pero en


forma visual.

La Observación Directa. Esta nos ayuda a verificar la información recibida.

Recopilación de la Información

No es otra cosa que el mecanismo de tabular los datos y debe tener en cuenta: fuentes
originales, obtener información del proceso y comentario de nuevas investigaciones, y esta
información va a ser organizada.

.Organización de la Información

Consiste en ordenar la información en hojas de trabajo o cuestionario existiendo 2 maneras:


primero narrativa y segundo la gráfica.

La Narrativa. Son todos los informes manuales e instructivos, es decir, el material descriptivo.

La Gráfica. Son los símbolos, organigramas y flujos que ayudan a visualizar de mejor manera
la información.

Análisis

Es el proceso de examinar críticamente la organización, cubriendo las funciones, equipos y


materiales, en esta fase el investigador identifica el problema, este tipo de análisis debe ser
mediante 3 parámetros: preciso, rápido y consignarse por escrito.

Presentación del Informe

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Consiste en la entrega final del trabajo realizado, la presentación del informe debe ser escrita,
verbal y mixta.

Escrito. Debe ser escrito mediante 8 puntos principales que son:

1. Antecedentes

2. Introducción

3. Tema

4. Objetivos General y Específicos

5. Datos (análisis) Encuesta, Entrevista, Observación Directa e Indirecta

6. Tabulación de Datos (Σ)

7. Análisis de la Tabulación de Datos

8. Conclusiones y Recomendaciones

Verbal. Es aquella que se utiliza un medio de comunicación para llegar hacia un público.

Mixta. Es un complemento de las 2, de la verbal y la escrita.

Implantación y Recomendaciones

Una vez que las autoridades han decidido aceptar las recomendaciones debemos generar los
siguientes parámetros:

Prueba Piloto

Permite verificar la validez de la propuesta y realizar ajustes o cálculos.

Difusión de las Recomendaciones

Difusión de las Recomendaciones a todo el personal involucrado.

Selección y Adiestramiento del personal

Seleccionar el personal más adecuado mediante la capacitación de recurso humano podrá


generar nuevos cambios.

Preparación de materiales y equipos

Verificar con antelación requisitos previos para la aplicación del nuevo sistema.

Cronograma

Servirá de instrumento guía que nos ayudará a realizar los ajustes necesarios de forma
oportuna para el normal desarrollo del trabajo.

Evaluación, Importancia, Características e Instrumentos a utilizar

Permiten por una parte conocer el grado de cumplimiento de los planes implementados para la
solución y tomar acciones y correctivos para el desarrollo del mismo, es importante porque a

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través de este se puede conocer las deficiencias y dificultades durante el proceso que pueden
dar paso a cambios en los planes, realizar rectificaciones.

Características

 Flexibilidad

 Metodología

 Creatividad

 Participación

Los instrumentos a utilizar son tecnológicos y humanos.

Tiempos de Evaluación

Los Tiempos de Evaluación son los siguientes:

Antes Durante Después

Ideas a Post o

Realizar Ejecución Luego de

Diseño

En función del Diseño

¿Qué? Ejecutamos

¿Cómo? Programamos Resultado

¿Por qué?

¿Dónde? Es aplicable

¿Cuándo? Si No

Aplicar Buscar un

Complemento Complemento

Solución

Medios de Evaluación

Los Medios de Evaluación son: Observación Directa e Indirecta, Encuesta y Entrevista.

Tipos de Evaluación

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Los Tipos de Evaluación son: Mediata e Inmediata.

Mediata. Son aquellos que se realizan en función de tiempo.

Inmediata. Son aquellos que se realizan en el momento.

Pastel de la Administración

Proceso Oriental

Se fundamenta en 25 % 25 %
una visión, hacia Planificar Hacer
dónde queremos
llegar

25 % 25 %
Actuar Verificar

Proceso Occidental

Planificar – Visión hacia futuro


Misión 25 % 25 %
Objetivos específicos políticas Planificar Organizar
Estrategias – idea en marcha

Parámetros limitados

25 % 25 %
Controlar Dirigir

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Organigramas

No son otra cosa que la representación gráfica de la estructura de una organización donde se
demuestra su relación y jerarquías.

Los organigramas constituyen la imagen gráfica de las organizaciones, cuyo objetivo es


plasmar y transmitir en forma gráfica la composición de una organización.

Modelos

Existen 9 tipos de modelos que forman parte de los organigramas:

Modelo Triangular Modelo Invertido Modelo Plano

Operativo S I O
u n p
S p t e
Inter. e e r
Inter. r r a
S i m t
o e i
Operativo d v
r

Modelo Cónico Modelo Circular

Op.
S
Int.

Intermedio S

Operativo

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Modelo Estrella de 5 Puntas Modelo Estrella de 6 Puntas

S
As Au
As Au

Inter. Inter.

O
O O
O O
Int. Mot.
Int. Mot.

SC

Modelo Romboide Modelo Anillo

I S I

O
O
Int.

Los organigramas se clasifican en 2 tipos:

1) Por su Uso: Se dividen en Analíticos o Detallados, Sintéticos o Esquemáticos.

Analíticos o Detallados: Detalla en base a un análisis todos y cada uno de los departamentos.

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1) Nivel Superior 1. Accionista

1.1 Junta de Accionistas

1.2 Directorios

1.3 Junta de Directorios

1.4 Presidente

1.5 Vicepresidente

1.6 Gerente General

1.7 Sub-Gerente General

2) Nivel Intermedio 2. Gerente Departamental

2.1 Sub-Gerente Departamental 1. Número de Personal

2.2 Jefes

2.3 Coordinadores 2. Giro del Negocio

2.4 Supervisores

3) Nivel Operativo 3. Intelectual: 1 – 3 de Universidad

3.1 Motriz: Fuerza

4. OyM

4.1 Asesores

5. Auxiliares y Secretaria

Ejercicios:

 Determinar la estructura Analítica mediante las siguientes unidades: Accionistas,


Gerente General, Gerente de Sistemas, Gerente de Ventas, Programador, Digitador y
Ventas.

1. Accionistas

1.1 Gerente General


1.
2. Gerente de Sistemas 1.1
2.1 Gerente de Ventas 2.
3. Programador 2.1

3.
3.1
Página: 17
3.2
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3.1 Digitador

3.2 Ventas

 La Empresa “ABC” que se direcciona al desarrollo de software tiene las siguientes


unidades: Vendedor 1, Vendedor 2, Programador 1, Programador 2, Digitador 1,
Digitador 2, Jefe de Desarrollo, Accionista, Gerente General, O y M, Secretaria,
Gerente de Ventas y Vendedor 3. Determinar Analítica e Inversamente.

3.4 Vendedor 1
3.6
3.5 Vendedor 2 3.5
3.4
3. Programador 1
3.3
3.1 Programador 2 3.2
3.1
3.2 Digitador 1
3.
3.3 Digitador 2 2.1
2.
2.1 Jefe De Desarrollo

1. Accionista 4. 1.1 5.
1.
1.1 Gerente General

4. OyM

5. Secretaria

2. Gerente de Ventas

3.6 Vendedor 3

Sintéticos o Esquemáticos: Como su nombre lo indica en este tipo de organigramas


debemos detallar las unidades más importantes.

Normativas

Entre las principales normas tenemos:

a) Uso de Rectángulos.

MAYÚSCULAS Nivel Superior 1

Minúsculas Nivel Intermedio 2

Minúsculas Nivel Operativo 3

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b) Utilización de Líneas

Canal de Mando

Canal de Comunicación

Límite Geográfico

Canal de Coordinación

Bicondicionalidad

Ejercicios:

 En el primer ejercicio aplicar este organigrama.

ACCIONISTAS
OyM

GERENTE GENERAL Secretaria

Gerente de Sistemas Gerente de Ventas

Programador

Digitador

Digitador

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2. Por su Fin

Estructural: Como su nombre lo indica este representa las unidades más importantes
de la organización, donde se identifica niveles jerárquicos, canales de mando, canales
de comunicación y coordinación, sin olvidarnos que todo organigrama es analítico
con su modelo.

ACCIONISTAS
OyM

Secretaria

Nivel Intermedio Nivel Intermedio

Nivel Operativo

Funcional: Es una variación del organigrama estructural donde muestra todas y cada
una de las actividades que realiza cada unidad.

NIVEL SUPERIOR
_ ------------------------------
Asesoría
----------------------------
Secretaría
----------------------------
Nivel Intermedio Nivel Intermedio
---------------------------- ----------------------------

Nivel Operativo
----------------------

Posición o Personal: Es una variación del Funcional sin olvidar que estos representan
niveles jerárquicos, canales de mando, canales de comunicación, condición y
bicondicionales, la diferencia es verificar primero el número de personas, cargo y sueldo o
a su vez, número de personas, apellido, nombre y sueldo con su total.

Página: 20
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NIVEL SUPERIOR

Asesoría

Secretaría
1 Secretaria Gerente
Nivel Intermedio Nivel Intermedio 1 Secre. Ger. Ventas
# Cargo 1 Gerente de Ventas 2
# Apellido y Nombre 1 Asistente Vacante
2

Nivel Operativo

A más de estos existen otros modelos que son los: Escalares, Mixtos y Circulares.

Escalares: En este tipo de organigramas no se utilizan recuadros, como su nombre va en


escalas, guardando la estructura jerárquica.

Ejemplo:

NIVEL SUPERIOR

Nivel Intermedio

Nivel Operativo

Nivel Intermedio

Nivel Operativo

GERENTE GENERAL

Gerente de Ventas

Vendedor 1

Vendedor 2

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Gerente de Sistemas

Programador

Digitador

Mixto: El mixto es otro tipo de organigrama donde se unifica el estructural, funcional, analítico,
es decir, aquí se complementan todos. Este tipo de organigramas se aplica utilizando el modelo
circular, de ahí nace este modelo.

Gerente RRHH Gerente Sistemas

GERENTE GENERAL

Gerente Ventas Gerente TH

Determinar un organigrama mixto: Accionista, Gerencia General, con un Gerente General, O y


M, Secretaría con una Secretaria, Gerente de Ventas, Vendedor 1, Vendedor 2, Gerente de
Sistemas, Programador 1 y Programador 2.

1. Accionista

1.1 Gerente General

4. OyM

5. Secretaria 1.
4. 5.
1.1
2.1 Gerente de Ventas
2.
3.2 Vendedor 1 2.1
3.3 Vendedor 2
3.
2. Gerente de Sistemas 3.1
3.2
3. Programador 1 3.3
3.1 Programador 2

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ACCIONISTA
OyM

GERENCIA GENERAL Secretaría

1 Gerente General 1 Secretaria


1 1

Gerente de Sistemas Gerente de Ventas

Programador 1

Programador 2

Vendedor 1

Vendedor 2

Utilidad, Funciones, Ventajas y Desventajas

Utilidad: Provee una imagen formal de la organización, sirve como fuente de consulta, facilita
el conocimiento, constituye un elemento técnico valioso.

Funciones: Entre las principales funciones tenemos para todas las áreas, en especial para:

Ciencias Administrativas como asistencia y orientación a todas las unidades (departamentos).

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Área de Organización y Sistemas ya que los sistemas se manejan en la organización y éstos


deben dar paso a una mejor estructura de los niveles organizacionales.

Administración del personal desarrollando estrategias de mejoramiento de procesos.

Ventajas

Obliga a sus actores a aclarar sus ideas, muestra quien depende de quién. Sirve como historial
de cambios.

Desventajas

Muestra las relaciones formales y no las informales, nos señala en forma clara el grado de
claridad, enseña la organización como es y no como debería ser y a veces ocasiona conflictos.

Criterios para evaluar un Organigrama

Debemos tener los siguientes parámetros:

 Sencillez

 Precisión

 Presentación

 Vigencia

 Uniformidad

Precisión: Las unidades administrativas deben establecer una exactitud en la elaboración.

Uniformidad: Estableciendo el orden jerárquico en las gráficas.

Sencillez: Deben ser los más simples posible en forma clara y comprensible.

NIVEL SUPERIOR
Asesor

Auxiliar

Página: 24 Nivel Intermedio Nivel Intermedio

Nivel Operativo
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Presentación: Cuando hablamos de presentación estamos hablando del formato que se va a


aplicar en la organización, es decir, los mecanismos que utilizaremos para el desarrollo del
mismo.

Vigencia: Los organismos no tienen un período de vigencia, es decir, como funcionan para hoy
para mañana ya no, en conclusión la vigencia es relativa.

Uniformidad forma parte de la sencillez con la utilización de rectángulos y líneas.

Normativas

1) Utilización de rectángulos.

2) Utilización de Líneas.

3) Coordinaciones.

4) Identificar Asesorías y Auxiliares.

5) Utilizar conectores para evitar cruces.

6) Diferencias entre Canal de Mando y Línea de Comunicación.

7) Utilizar simbología para información y datos del mismo.

Canal Mando

Coordinación

Canal Comuni.

Asesor

Auxiliar

Nivel Superior
E. P. F. E. R. P. F. R.

¿Qué es una estructura en la organización?


La estructura en la organización es un mecanismo que sirve para cumplir sus objetivos, debe
estar diseñada de manera que sea perfectamente clara, para asignar responsabilidades y
cumplimiento de objetivos.

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Tipos de Estructuras en la Organización

Entre los principales tipos podemos mencionar:

 Horizontal, Lineal o Militar

 Vertical Izquierdo

 Vertical Derecho

 Vertical Propiamente dicho

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Descentralización y Desconcentración

La Descentralización y Desconcentración da paso a una acción importante de las


organizaciones llamadas autonomías.

La Descentralización no es otra cosa que la transferencia definitiva de funciones, atribuciones y


responsabilidades de los titulares de la organización hacia otros sectores a efectos de distribuir
sus recursos.

La Desconcentración es un mecanismo mediante el cual los niveles superiores de un


organismo delegan en forma permanente las actividades para un adecuado cumplimiento.

La unificación de la Descentralización y Desconcentración da paso a las autonomías.

Autonomía no es otra cosa que dar cierto grado de independencia.

Clasificación:

La Autonomía se divide en 3:

1) Autonomía Total

Administrativo Operativo
AUTONOMÍA
TOTAL Financiero Legal 4 de 4

2) Autonomía Parcial

AUTONOMÍA Administrativo Legal


PARCIAL
Operativo 3 de 4

3) Autonomía Limitada

AUTONOMÍA
LIMITADA Operativo o Legal 1 de 4

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Simbología que representa una Autonomía

Descentraliza distribuir funciones

Desconcentra delegar actividades

Ejercicios:

 Realizar un organigrama con la siguiente estructura: Accionista, Gerente General,


Gerente de Sistemas, Gerente de Recursos Humanos, Programadores y Digitadores.
Tiene una Autonomía Total.

1. Accionista

1.1 Gerente General


1.
2. Gerente de Sistemas 1.1

2.1 Gerente de Recursos Humanos 2.


2.1
3. Programadores

3.1 Digitadores 3.
3.1

ACCIONISTA

GERENCIA GENERAL

Gerente de Sistemas Gerente de RRHH

Programadores

Digitadores

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AUTONOMÍA TOTAL

Legal
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ACCIONISTA

GERENCIA GENERAL

Gerente de Sistemas Gerente de RRHH

Programadores

Digitadores

AUTONOMÍA PARCIAL

Legal

Administrativa

Operativo

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ACCIONISTA

GERENCIA GENERAL

Gerente de Sistemas Gerente de RRHH

Programadores

Digitadores

AUTONOMÍA LIMITADA

Operativo

 Determinar analíticamente la estructura de una Empresa con las siguientes


características: Gerente General, Gerente de Sistemas, Gerente de Recursos
Humanos, Gerente Operativo de Sistemas, Programador Web y Operativo Web,
Analista de Sistemas, Programador de Sistemas, Secretaria que coordina con Gerente
de Recursos Humanos, O y M, Asesor Técnico que coordina bicondicionalmente con
Gerente Operativo de Sistemas. Autonomía Parcial.

1. Gerente General 3.2


3.1
2. Gerente de Sistemas
3.
2.2 Gerente de Recursos Humanos 2.2
2.1
2.1 Gerente Operativo de Sistemas
2.
4.
3.1 Programador Web y Operativo Web 1.
4.1 5.
3. Analista de Sistemas

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3.2 Programador de Sistemas

5. Secretaria

4. OyM

4.1 Asesor Técnico

OyM ACCIONISTA

Asesor Técnico GERENCIA GENERAL Secretaria

Gerente de Sistemas Gerente Op. de Sist. Gerente de RRHH


A

Analis. Sistemas
A
Prog. y Op. Web

Progr. Sistemas

Descentralización

Desconcentración

AUTONOMÍA PARCIAL

Legal

Administrativa

Operativo

Casos Importantes

 Los Asesores y Auxiliares carecen de jerarquía.

 Utilizar las normativas como: rectángulo, canal de mando, canal de comunicación,


descentralización y desconcentración.

 Dejar expresado gráficamente si no existieran grados autonómicos.

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 Usos de Líneas correctas.

 Uso de Leyendas.

Ejercicio

 Determinar analítica y gráficamente la estructura de una Empresa con las siguientes


características: Accionistas, Gerente General, Programador, Asesor Legal, O y M,
Gerente de Sistemas, Gerente de Programación y Desarrollo, Digitador, Vendedor A,
Vendedor B (vertical izquierda), Gerente de Ventas, Gerente de Recursos Humanos,
Secretaria. Autonomía Total donde el Legal de la Autonomía coordina con el Gerente
de Recursos Humanos bicondicionalmente, la secretaria de la matriz coordina con el
operativo de la Autonomía y O y M coordina con el Gerente de Ventas y Desarrollo.

1. Accionistas 2.3
2.2
1.1 Gerente General 2.1
2.
3. Programador

4.1 Asesor Legal 2.3


2.2
4. OyM 2.1
2.
2.1 Gerente de Sistemas
4.1 4
1.1
2. Gerente de Programación y Desarrollo 5
1.
3.1 Digitador

3.2 Vendedor A

3.3 Vendedor B

2.2 Gerente de Ventas

2.3 Gerente de Recursos Humanos

5. Secretaria

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C
OyM ACCIONISTA

Asesor Legal GERENCIA GENERAL Secretaria B


D

Gerente Prog. y Des. Gerente de Sistemas Gerente de Ventas Gerente de RRHH

C
Programador Digitador
A
Prog. y Op. Web
D
Prog. y Op. Web

Descentralización

Desconcentración

AUTONOMÍA TOTAL

Legal

Administrativa Financiero

Operativo B

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MANUALES
Los manuales son herramientas de guía de las actividades que debe realizar el personal de la
organización, es decir, es un compendio de las actividades y funciones de la organización.

Definición. Los manuales se definen como guías de las actividades que debe realizar cada
uno de los departamentos de la organización, estos manuales se los conoce con el nombre de
reglamentos orgánicos funcionales.

Ventajas y Desventajas

Ventajas
1. Delimita en el campo de acción en cuanto a la organización.

2. Facilita el conocimiento de su área en cuanto a los ejecutivos e intermediarios.

3. Permite un conocimiento de la estructura formal en cuanto al personal operativo.

Desventajas
1. Se impone excesivo formalismo

2. Es muy difícil mantener actualizado el contenido.

Partes de un Manual
Un manual consta de las siguientes partes: General, Esencial y Complementario.

General. Describe un breve historia de la empresa, sus políticas como lo conforma con el
personal.

Esencial. Describe las funciones asignadas a la administración como son los de: planificación,
organización, dirección y control.

Complementario. Que son los organigramas: Diagrama de Flujo y Diagramas de Procesos.

Razones para la elaboración de Manuales


La razón fundamental para el desarrollo de un manual es la naturaleza del
cumplimiento de los objetivos en base a una distribución de actividades, es decir, los
límites de autoridad y responsabilidad que debe cumplir cada uno de los puestos o
cargos asignados, no debemos descuidarnos de a quién va dirigido.

Pasos para la Elaboración


1. Recopilación de la Información

2. Análisis y Estudio

3. Elaboración del Proyecto

4. Propuesta Definitiva

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Organización y Métodos Universidad Autónoma de Quito

5. Aprobación

6. Publicación

Estructura
Parámetros:

1. Introducción. Es un breve resumen de cómo está constituido la Estructura


Organizacional.

2. Organigramas (Estructural, Funcional, Posición, Analítico y Modelo, Detallado).


Aquí se presentan primero el Analítico con su modelo respectivo, segundo la
representación gráfica del organigrama, es decir, los tipos de organigramas.

3. Objetivos General / Específicos. Primero debemos plantear los objetivos generales


para de esta manera encontrar los objetivos específicos.

4. Políticas. Son las normativas con que las organizaciones y departamentos van a
generar un proceso (normas, parámetros, lineamientos y reglas).

5. Funciones (Diagramas y Flujogramas). Son las actividades que van a desarrollar


dentro de la Estructura Organizacional.

6. Manual. Es la herramienta guía con que va a trabajar la organización.

7. Glosario de Términos. Son como un tipo de diccionario donde irán las palabras en
forma alfabética con su respectivo significado, es decir, las de difícil compresión.

8. Detalle del Manual. Numeración en cada una de las hojas que contenga el manual.

9. Observaciones Generales (Conclusión y Recomendación). Irán la conclusión del


proceso y recomendación de cada departamento en forma global.

10. Anexos (Bibliografía, Netgrafía). Aquí se detallará o apuntará una o varias hojas.

Bibliografía – Textos

Netgrafía – URL – Dirección Electrónica

DIAGRAMAS DE PROCESOS
No es otra cosa que una herramienta que nos guía al mejoramiento de los procesos mediante
los siguientes íconos:

= Operación (actividad)

= Transporte (movimiento)

= Control (verificación)

D = Demora (Pérdida de Tiempo)

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A = Archivo (guardar)

DATOS

Cargo: Unidad:
Objetivo General:
Responsable: F. E.: dd/mm/yyyy

Valores
No. Actividad
D ST T

Firma Responsible: F. R.: dd/mm/yyyy

Ejemplo:

DATOS

Cargo: Unidad:
Objetivo General: Satisfacer las necesidades del
usuario
Responsable: F. E.: dd/mm/yyyy

Valores
No. Actividad
D ST T

1 Analizar Sistema X - X X - 3 1

2 Programar Sintaxis X - X X - 3 1

3 Compilar X X X X X 5 1

4 Ejecutar Sistema X X X X - 4 1

4 4 2 4 4 1 15 4

1 1 1 1

Firma Responsible: F. R.: dd/mm/yyyy

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Clasificación de Manuales
Definición. La estructura tiene información sobre la historia, organización y procedimientos,
con este se describe en forma lógica y secuencial los pasos que componen un proceso. Un
manual de procedimientos se clasifica de la siguiente manera:

- Personal con todos sus subsistemas

- De seguridad

- De abastecimientos

- De contabilidad

- De control de comunicaciones

- Presupuestos

- Administración, etc…

Cuyo contenido da paso al surgimiento de nuevas acciones.

Un manual consta de las siguientes partes como estructura.

Representación gráfica de un Manual

Un manual consta de los siguientes parámetros:

Nombre Empresa

Datos Empresa

Nombre: Departamento: F. E.: dd/mm/yyyy


Datos
Cargo: Responsable: F. R.: dd/mm/yyyy

Objetivo General: Objetivos Específicos.: (4)

Desarrollo

Página: 37
Organización y Métodos Universidad Autónoma de Quito

Criterio Personal:
Pienso que el cuaderno es una ayuda muy útil ya que mediante este podemos
estudiar para cualquier evaluación, ya que contiene los diferentes temas que
nos ha impartido el ingeniero de Organización y Métodos. También podemos
aprender muchas cosas que desconocíamos sobre dichos temas, es decir,
alimentamos nuestra memoria.

Bibliografía:

Netgrafía:

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