CUADERNO3

Organización y Métodos Universidad Autónoma de Quito
Plan Analítico
Capítulo I
Organización
Introducción
Definición, Objetivos e Importancia
Justificación y Finalidad
Razones del Estudio de O y M
Ubicación Jerárquica de O y M
Perfil Profesional de O y M en función del área de Informática
Funciones y Servicios de O y M en Informática
Evaluación
Capítulo II
Pasos para el análisis de O y M

Características del Diseño de un Sistema de O y M
Obstáculos y Limitaciones
Resistencia al cambio
Esquema Básico para el Diagnóstico
Programa del Trabajo
Diferenciación Básica entre Datos e Información
Recopilación de Datos e Información
Cuestionario
Entrevista
Observación Directa
Organización de la Información
Tipos de Organización de la Información
Gráfica Narrativa Analítica
Presentación del Informe escrita y verbal
Metas y Evaluación
Capítulo III
Implantación de las Recomendaciones

Concepto de Implantación de Recomendaciones
Prueba Piloto
Difusión de las Recomendaciones
Selección y Adiestramiento del Personal
Preparación de Materiales y Equipos
Cronogramas
Evaluación, Importancia, Características e Instrumentos
Tiempos y Medios de Evaluación
Modificaciones y Ajustes
Tipos de Evaluación
Evaluación
Página: 1
Capítulo IV
Organigramas
Concepto y Objetivos
Clasificación de los Organigramas
Por su Uso
Por su Fin
Modelo Vertical, Horizontal, Mixto y Circular
Modelo Escalar
Utilidades
Funciones
Ventajas y Desventajas
Evaluación
Capítulo V
Administración por Procesos

Criterios para preparar un Organigrama
Normativas Generales para la evaluación de los Organigramas
Niveles Jerárquicos
Modelos en Función de los Niveles Jerárquicos
Clasificación
Características
Estructura Organizacional
Tipos de Estructura en la Organización
Descentralización y Desconcentración
Autonomías
Características
Tipos
Uso de las Líneas
Uso de los Rectángulos
Normas para presentar los Organigramas
Evaluación
Capítulo VI
Manuales
Definición, Conceptos
Partes de un Manual
Razones y Estructuras
Manual de Procedimientos
Concepto
Objetivos
Símbolos para la ruta de conocimiento
Definición y Clases de Manuales
Ejercicio Práctico
Página: 2
Tema: Cuaderno de Organización y Métodos R 01
Fecha de Entrega: 13 – 05 - 2010
Objetivo:
Aprender y comprender sobre los diferentes temas que abarca la Materia de
Organización y Métodos, ya que en algún momento de nuestra etapa
profesional lo podremos necesitar.
Desarrollo:
Organización
Organización es un conjunto de personas que se reúnen para cumplir un objetivo común, esto
es en el Área Administrativa.
En el Área Informática la organización es el orden, secuencia, proceso que se lleva para

cumplir un objetivo común.
La Organización es una técnica que actúa como mecanismo de control de los procedimientos
administrativos o procesos informáticos que están relacionados tanto al Área Administrativa
como al Área Informática con el planteamiento de políticas para el diagnóstico de las
organizaciones y poner soluciones a las mismas.
Concepto, Definición, Objetivos e Importancia
Concepto. Organización y Métodos se sustenta por la unificación de 2 terminologías

Organización y Métodos. El primero se lo explicó anteriormente tomándolo como empresa y los
Métodos son las formas o herramientas tecnológicas que nos ayudará al cumplimiento de los
objetivos, si unificamos estos 2 términos Organización y Métodos es una unidad que ayudará a
dar soluciones a los problemas generados en la organización.
Esta unidad se basa en técnicas que van a facilitar el desarrollo administrativo, optimizando los
recursos disponibles.
Estructura Organizacional
N Input Toma de Decisiones
Superior
N Proc Genera Estrategias

Intermedio
N Intelectual Genera Resultados

Operativo
Output
Motriz
Página: 3
Proceso. Es un conjunto de pasos lógicos secuenciales que ayudan a llegar a un objetivo

común.
Inicio
“Digite Primer Número”
Input x
“Digite Segundo Número”
“Proceso de Suma”
Proc
z=x+y
“El Resultado es: %d”, z
Output
Fin
Natural
Genera
RR – HH
Genera
RECURSOS TECNOLÓGICOS
Genera
RECURSOS ECONÓMICOS ( $ )
Página: 4
Objetivos
Detectar las causas que producen conflictos en la organización.
Efecto
Causa
Problema
Causa Programar
Efecto
Necesidad
Eliminar el trabajo innecesario que se detecte en la Organización en base a un diseño.
Eliminar duplicidad y superposición de funciones o actividades que generen un

Burocracia organizacional en la Empresa.
Política Real Genera un proceso para una persona
1 2 3 FIN
Burocracia
Crea, aumenta Política Irreal Genera dos procesos para una persona
procesos
innecesarios
2 4
1 6 FIN
3 5
Aumentar o incrementar los recursos que posee la organización, recursos humanos,

financieros.
Orientar los recursos a los objetivos de la organización.
Importancia
Es importante que en base a esta estructura se vaya a satisfacer a un Recurso Humano

Externo.
Justificación y Finalidad
Justificación
Una vez identificado el estudio del diagnóstico se llegó a la conclusión que los sistemas de
organización nos permiten desarrollar en forma eficiente y eficaz el proceso administrativo.
Página: 5
Eficiente. Cumplir el objetivo en base a los recursos que posee.
Eficaz. Optimizar los recursos que posee la organización.
Finalidad
Es asegurar el máximo de eficiencia de la máquina administrativa mediante la aplicación

adecuada de Métodos Científicos, pero como regla general a O y M no se le concede autoridad
sobre otras unidades administrativas.
Razones para el Estudio de O y M
Por iniciativa de los propios directivos cuando se trata de justificar el incremento del
personal y aumento de remuneración.
Por pedido propio del personal de la organización.
Por medio externo que necesita ser satisfecho.
Por políticas de la organización.
Ubicación Jerárquica de O Y M
La mayoría de instituciones asignan funciones de tipo asesor a O y M y las ubica

jerárquicamente juntos a los directivos o a niveles superiores de la organización, estos nos
permitirán:
1. Tener acceso a niveles directivos o superiores.
2. Tener un grado de independencia.
3. Tener un mayor grado de autoridad y responsabilidad en su área.
Por ser una unidad de asesoramiento debe gozar con pleno respaldo dentro de los niveles de
organización, es decir, no por estar ubicados entre los niveles superiores e intermedios van a
tener un grado de responsabilidad pero no autoridad.
Organización y Métodos va a estar directamente relacionado con toda la organización pero en

especial con el nivel directivo superior, la necesidad de crear una unidad de asesoramiento
surge cuando un directivo de la organización reconoce que no están cumpliendo los
objetivos establecidos.
Perfil Profesional del Personal de O y M
El personal que elabora en O y M se le conoce con el nombre de Analista que se encargará de

recopilar, organizar e interpretar los datos obtenidos de las encuestas y entrevistas para de esa
manera dar posibles soluciones a posibles problemas, el Analista debe ser un técnico o
profesional en el área y requiere de 2 tipos de conocimientos:
1. Conocimientos Técnicos
2. Conocimientos Teóricos
Conocimientos Teóricos
Página: 6
Deben saber de las teorías de la Administración de Sistemas e Investigación.
Cursos Especializados en Organización y Métodos.
Desarrollo organizacional y mejoramiento de procesos.
Conocer la estructura de la organización y Objeto de Estudio.
Entre los conocimientos teóricos también tenemos:
Los tipos de Administración:
1. Administración Lineal o Militar
2. Administración Científica
3. Administración Estructural y Funcional
4. Administración Sistemática
5. Administración por Objetivos (APO)
Administración Lineal o Militar
Toma de Decisiones
Superior Autoridad Grado
Responsabilidad Jerárquico
Genera Estrategias
Intermedio
No Cumplen Intelectual
Operativo Motriz
A mayor Autoridad existe mayor Responsabilidad ( > A, > R ).
Es aquella que identifica el grado de autoridad y responsabilidad que genera el grado

jerárquico donde mayor autoridad mayor responsabilidad.
Administración Científica
La Administración Científica fue sustentada por Tylor, se le considera el padre de la

Administración Científica en el año 1911 a 1912 analizó al recurso humano en función de sus
destrezas y habilidades denotando que cada uno de ellos tenían virtudes y se creaban virtudes,
desde esta época hasta la actualidad se estudia y analiza al recurso humano para cualquier
actividad y existen 3 fases para llegar al objetivo:
Observación Análisis Desarrollo Estudio
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Necesidades Interpretar Resultados

Input Proc Output
Administración Estructural
Como su nombre lo indica este tipo de administración se maneja en función de las unidades
más importantes, es decir, tenemos como nivel superior a los accionistas y gerente general,
gerentes departamentales, jefes o coordinadores, mano de obra.
Acc.
GG
GD
Jefes o Coor.
Mano de Obra
Administración Sistemática
Este tipo de administración se fundamenta en el criterio de una secuencia ordenada en función

de los esquemas jerárquicos, es decir, tomamos 2 parámetros, operativo y funcional, cuando
es funcional el análisis va desde arriba hacia abajo, es decir, tomamos decisiones, generamos
estrategias y cumplimos; y cuando es operativo aplicamos el modelo del triángulo invertido,
donde las acciones van desde abajo hacia arriba cumpliendo un proceso de necesidades
(satisfacción interna).
Administración por Objetivos (APO)
Es aquella que se fundamenta en los resultados cuyas siglas son las APO que se aplican en
los sistemas ya que si no cumplen el objetivo no están cumpliendo nada.
Conocimientos Técnicos
Nos permiten realizar diagnósticos administrativos en el diseño organizacional con elaboración

de flujogramas o algoritmos, organigramas, diagrama PER y distribución de espacios, además
este analista debe tener claros los conocimientos en procesos, estructuras y análisis.
Debe diagnosticar los problemas generados en la organización mediante la espina de

pescado.
Funciones y Servicios
Funciones:
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1. Estudia y analiza de manera permanente la estructura y funcionamiento de la

dependencia u organización.
2. Adecuar a la organización y las funciones en la dependencia que trabaja.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicita en la

interpretación y aplicación de técnicas administrativas (coordinadores, análisis FODA,
modelo PORTER).
4. Realizar actividades de promoción, investigación y divulgación.
5. Realizar un estudio de todo lo ejecutado en la organización.
6. Dictaminar, asesorar e informar a los departamentos con mayor jerarquía.
7. Conocer y aplicar técnicas concernientes al mejoramiento de los procesos.
8. Estudiar, proponer e implantar sistemas de mejoramiento para volvernos más eficientes

y eficaces.
La principal función de O y M es la de asesoramiento en las posibles soluciones a los posibles

problemas en el mejoramiento administrativo en donde goce de un fuerte respaldo y tenga
acceso a la máxima autoridad.
Servicios
1. Se caracteriza por tener tiempo para el estudio.
2. Ser independiente uno de otro.
3. Adiestrar o capacitar en Áreas Técnicas.
4. Liberación de limitaciones a los departamentos.
5. Enfocar los problemas desde el punto de vista de la empresa.
Pasos para el Análisis de O y M
La información sobre la actividad administrativa se debe recopilar, analizar e interpretar

mediante propuestas con ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento con ayuda
de los recursos que éstas disponen.
Para el análisis necesitamos:
1. Conocer el hecho o situación.
2. Descomponer para dar detalles de lo hecho.
3. Examinar críticamente.
4. Ordenar cada elemento en función de comparaciones.
5. Definir las relaciones que operan entre cada elemento.
6. Clasificar objetivos, estructuras, normas, políticas, funciones y operaciones.
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Características del Diseño de un Sistema de O y M
Existen 3 parámetros para el diseño; simplificación, sistematización y tercialización.
Simplificación. Eliminación, Adición, Combinación y Modificación.
Eliminación. No es otra cosa que suprimir procesos innecesarios.
Adición. Es el mecanismo mediante el cual las organizaciones tienden a generar las

necesidades introduciendo nuevos sistemas y programas.
Combinación. Significa juntar 2 o más procesos para mejorarlos.
Modificación. Cambios en los procesos organizacionales.
Sistematización. No es otra cosa que mejorar los procesos mediante la tecnología,

ayudados con el sistema o procesos NTIC (Nuevas Tecnologías de Información y
Comunicación).
Tercialización. No es otra cosa que un mecanismo de apoyo y de ayuda. Los informáticos o

de Sistemas forman parte de este proceso.
Obstáculos y Limitaciones de la unidad de O y M
Los obstáculos y limitaciones de la unidad de O y M se resumen en:
Carencia de un programa general de Organización y Métodos.
Poca predisposición de los ejecutivos.
Escasez del personal calificado.
Resistencia al cambio.
Falta de recursos.
El trabajo diferente que deben realizar los empleados permite que genere una resistencia y
existan 3 tipos: social, cultural y económico generando limitaciones.
Limitaciones
Entre las principales limitaciones tenemos:
Explicar a los directivos del problema.
Reformar los programas.
Explicar el proceso de cambio.
Organizar el equipo de trabajo.
Cambiar el comportamiento del empleado.
Esquema Básico para el Diagnóstico
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No existe un modelo idóneo que se pueda aplicar a una organización, sea esta pública o
privada para lo cual generamos las siguientes propuestas:
Programa de Trabajo.
Recolección de la Información.
Recopilación de la Información.
Son los principales parámetros para un esquema básico.
Programa de Trabajo
Cuando hablamos del Esquema Básico, hablamos primero del programa de trabajo que está
representado por los 3 tiempos del diagnóstico: de corto, mediano y a largo plazo, y se lo
realiza por áreas.
Recolección de Datos e Información
Este proceso se inicia con una serie de técnicas que son: cuestionario, entrevista, observación
directa, es necesario tener la información exacta que permita analizar en detalle las acciones,
procesos, diagramas, manuales, formularios, etc…
Estas técnicas ayudarán a mejorar el cuestionario.
El Cuestionario. Son preguntas con sesgo cerrado, cuyas preguntas básicas son: Qué, Cómo,
Cuándo, Dónde y Por qué.
La Entrevista. Es la comunicación entre 2 personas, observación directa es entrevista pero en

forma visual.
La Observación Directa. Esta nos ayuda a verificar la información recibida.
Recopilación de la Información
No es otra cosa que el mecanismo de tabular los datos y debe tener en cuenta: fuentes
originales, obtener información del proceso y comentario de nuevas investigaciones, y esta
información va a ser organizada.
.Organización de la Información
Consiste en ordenar la información en hojas de trabajo o cuestionario existiendo 2 maneras:

primero narrativa y segundo la gráfica.
La Narrativa. Son todos los informes manuales e instructivos, es decir, el material descriptivo.
La Gráfica. Son los símbolos, organigramas y flujos que ayudan a visualizar de mejor manera
la información.
Análisis
Es el proceso de examinar críticamente la organización, cubriendo las funciones, equipos y

materiales, en esta fase el investigador identifica el problema, este tipo de análisis debe ser
mediante 3 parámetros: preciso, rápido y consignarse por escrito.
Presentación del Informe
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Consiste en la entrega final del trabajo realizado, la presentación del informe debe ser escrita,
verbal y mixta.
Escrito. Debe ser escrito mediante 8 puntos principales que son:
1. Antecedentes
2. Introducción
3. Tema
4. Objetivos General y Específicos
5. Datos (análisis) Encuesta, Entrevista, Observación Directa e Indirecta
6. Tabulación de Datos (Σ)
7. Análisis de la Tabulación de Datos
8. Conclusiones y Recomendaciones
Verbal. Es aquella que se utiliza un medio de comunicación para llegar hacia un público.
Mixta. Es un complemento de las 2, de la verbal y la escrita.
Implantación y Recomendaciones
Una vez que las autoridades han decidido aceptar las recomendaciones debemos generar los
siguientes parámetros:
Prueba Piloto
Permite verificar la validez de la propuesta y realizar ajustes o cálculos.
Difusión de las Recomendaciones
Difusión de las Recomendaciones a todo el personal involucrado.
Selección y Adiestramiento del personal
Seleccionar el personal más adecuado mediante la capacitación de recurso humano podrá

generar nuevos cambios.
Preparación de materiales y equipos
Verificar con antelación requisitos previos para la aplicación del nuevo sistema.
Cronograma
Servirá de instrumento guía que nos ayudará a realizar los ajustes necesarios de forma
oportuna para el normal desarrollo del trabajo.
Evaluación, Importancia, Características e Instrumentos a utilizar
Permiten por una parte conocer el grado de cumplimiento de los planes implementados para la
solución y tomar acciones y correctivos para el desarrollo del mismo, es importante porque a
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través de este se puede conocer las deficiencias y dificultades durante el proceso que pueden
dar paso a cambios en los planes, realizar rectificaciones.
Características
Flexibilidad
Metodología
Creatividad
Participación
Los instrumentos a utilizar son tecnológicos y humanos.
Tiempos de Evaluación
Los Tiempos de Evaluación son los siguientes:
Antes Durante Después
Ideas a Post o
Realizar Ejecución Luego de
Diseño
En función del Diseño
¿Qué? Ejecutamos
¿Cómo? Programamos Resultado
¿Por qué?
¿Dónde? Es aplicable
¿Cuándo? Si No
Aplicar Buscar un
Complemento Complemento
Solución
Medios de Evaluación
Los Medios de Evaluación son: Observación Directa e Indirecta, Encuesta y Entrevista.
Tipos de Evaluación
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Los Tipos de Evaluación son: Mediata e Inmediata.
Mediata. Son aquellos que se realizan en función de tiempo.
Inmediata. Son aquellos que se realizan en el momento.
Pastel de la Administración
Proceso Oriental
Se fundamenta en 25 % 25 %
una visión, hacia Planificar Hacer
dónde queremos
llegar
25 % 25 %
Actuar Verificar
Proceso Occidental
Planificar – Visión hacia futuro

Misión 25 % 25 %
Objetivos específicos políticas Planificar Organizar
Estrategias – idea en marcha
Parámetros limitados
25 % 25 %
Controlar Dirigir
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Organigramas
No son otra cosa que la representación gráfica de la estructura de una organización donde se
demuestra su relación y jerarquías.
Los organigramas constituyen la imagen gráfica de las organizaciones, cuyo objetivo es

plasmar y transmitir en forma gráfica la composición de una organización.
Modelos
Existen 9 tipos de modelos que forman parte de los organigramas:
Modelo Triangular Modelo Invertido Modelo Plano
Operativo S I O
u n p
S p t e
Inter. e e r
Inter. r r a
S i m t
o e i
Operativo d v
r
Modelo Cónico Modelo Circular
Op.
S
Int.
Intermedio S
Operativo
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Modelo Estrella de 5 Puntas Modelo Estrella de 6 Puntas
S
As Au
As Au
Inter. Inter.
O
O O
O O
Int. Mot.
Int. Mot.
SC
Modelo Romboide Modelo Anillo
I S I
O
O
Int.
Los organigramas se clasifican en 2 tipos:
1) Por su Uso: Se dividen en Analíticos o Detallados, Sintéticos o Esquemáticos.
Analíticos o Detallados: Detalla en base a un análisis todos y cada uno de los departamentos.
Página: 16
1) Nivel Superior 1. Accionista
1.1 Junta de Accionistas
1.2 Directorios
1.3 Junta de Directorios
1.4 Presidente
1.5 Vicepresidente
1.6 Gerente General
1.7 Sub-Gerente General
2) Nivel Intermedio 2. Gerente Departamental
2.1 Sub-Gerente Departamental 1. Número de Personal
2.2 Jefes
2.3 Coordinadores 2. Giro del Negocio
2.4 Supervisores
3) Nivel Operativo 3. Intelectual: 1 – 3 de Universidad
3.1 Motriz: Fuerza
4. OyM
4.1 Asesores
5. Auxiliares y Secretaria
Ejercicios:
Determinar la estructura Analítica mediante las siguientes unidades: Accionistas,

Gerente General, Gerente de Sistemas, Gerente de Ventas, Programador, Digitador y
Ventas.
1. Accionistas
1.1 Gerente General

1.
2. Gerente de Sistemas 1.1
2.1 Gerente de Ventas 2.
3. Programador 2.1
3.
3.1
Página: 17
3.2
3.1 Digitador
3.2 Ventas
La Empresa “ABC” que se direcciona al desarrollo de software tiene las siguientes

unidades: Vendedor 1, Vendedor 2, Programador 1, Programador 2, Digitador 1,
Digitador 2, Jefe de Desarrollo, Accionista, Gerente General, O y M, Secretaria,
Gerente de Ventas y Vendedor 3. Determinar Analítica e Inversamente.
3.4 Vendedor 1
3.6
3.5 Vendedor 2 3.5
3.4
3. Programador 1
3.3
3.1 Programador 2 3.2
3.1
3.2 Digitador 1
3.
3.3 Digitador 2 2.1
2.
2.1 Jefe De Desarrollo
1. Accionista 4. 1.1 5.
1.
1.1 Gerente General
4. OyM
5. Secretaria
2. Gerente de Ventas
3.6 Vendedor 3
Sintéticos o Esquemáticos: Como su nombre lo indica en este tipo de organigramas

debemos detallar las unidades más importantes.
Normativas
Entre las principales normas tenemos:
a) Uso de Rectángulos.
MAYÚSCULAS Nivel Superior 1
Minúsculas Nivel Intermedio 2
Minúsculas Nivel Operativo 3
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b) Utilización de Líneas
Canal de Mando
Canal de Comunicación
Límite Geográfico
Canal de Coordinación
Bicondicionalidad
Ejercicios:
En el primer ejercicio aplicar este organigrama.
ACCIONISTAS
OyM
GERENTE GENERAL Secretaria
Gerente de Sistemas Gerente de Ventas
Programador
Digitador
Digitador
Página: 19
2. Por su Fin
Estructural: Como su nombre lo indica este representa las unidades más importantes
de la organización, donde se identifica niveles jerárquicos, canales de mando, canales
de comunicación y coordinación, sin olvidarnos que todo organigrama es analítico
con su modelo.
ACCIONISTAS
OyM
Secretaria
Nivel Intermedio Nivel Intermedio
Nivel Operativo
Funcional: Es una variación del organigrama estructural donde muestra todas y cada
una de las actividades que realiza cada unidad.
NIVEL SUPERIOR
_ ------------------------------
Asesoría
----------------------------
Secretaría
----------------------------
Nivel Intermedio Nivel Intermedio
---------------------------- ----------------------------
Nivel Operativo
----------------------
Posición o Personal: Es una variación del Funcional sin olvidar que estos representan
niveles jerárquicos, canales de mando, canales de comunicación, condición y
bicondicionales, la diferencia es verificar primero el número de personas, cargo y sueldo o
a su vez, número de personas, apellido, nombre y sueldo con su total.
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NIVEL SUPERIOR
Asesoría
Secretaría
1 Secretaria Gerente
Nivel Intermedio Nivel Intermedio 1 Secre. Ger. Ventas
# Cargo 1 Gerente de Ventas 2
# Apellido y Nombre 1 Asistente Vacante
2
Nivel Operativo
A más de estos existen otros modelos que son los: Escalares, Mixtos y Circulares.
Escalares: En este tipo de organigramas no se utilizan recuadros, como su nombre va en

escalas, guardando la estructura jerárquica.
Ejemplo:
NIVEL SUPERIOR
Nivel Intermedio
Nivel Operativo
Nivel Intermedio
Nivel Operativo
GERENTE GENERAL
Gerente de Ventas
Vendedor 1
Vendedor 2
Página: 21
Gerente de Sistemas
Programador
Digitador
Mixto: El mixto es otro tipo de organigrama donde se unifica el estructural, funcional, analítico,
es decir, aquí se complementan todos. Este tipo de organigramas se aplica utilizando el modelo
circular, de ahí nace este modelo.
Gerente RRHH Gerente Sistemas
GERENTE GENERAL
Gerente Ventas Gerente TH
Determinar un organigrama mixto: Accionista, Gerencia General, con un Gerente General, O y

M, Secretaría con una Secretaria, Gerente de Ventas, Vendedor 1, Vendedor 2, Gerente de
Sistemas, Programador 1 y Programador 2.
1. Accionista
1.1 Gerente General
4. OyM
5. Secretaria 1.
4. 5.
1.1
2.1 Gerente de Ventas
2.
3.2 Vendedor 1 2.1
3.3 Vendedor 2
3.
3.2
3. Programador 1 3.3
3.1 Programador 2
Página: 22
ACCIONISTA
OyM
GERENCIA GENERAL Secretaría
1 Gerente General 1 Secretaria

1 1
Gerente de Sistemas Gerente de Ventas
Programador 1
Programador 2
Vendedor 1
Vendedor 2
Utilidad, Funciones, Ventajas y Desventajas
Utilidad: Provee una imagen formal de la organización, sirve como fuente de consulta, facilita
el conocimiento, constituye un elemento técnico valioso.
Funciones: Entre las principales funciones tenemos para todas las áreas, en especial para:
Ciencias Administrativas como asistencia y orientación a todas las unidades (departamentos).
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Área de Organización y Sistemas ya que los sistemas se manejan en la organización y éstos

deben dar paso a una mejor estructura de los niveles organizacionales.
Administración del personal desarrollando estrategias de mejoramiento de procesos.
Ventajas
Obliga a sus actores a aclarar sus ideas, muestra quien depende de quién. Sirve como historial
de cambios.
Desventajas
Muestra las relaciones formales y no las informales, nos señala en forma clara el grado de
claridad, enseña la organización como es y no como debería ser y a veces ocasiona conflictos.
Criterios para evaluar un Organigrama
Debemos tener los siguientes parámetros:
Sencillez
Precisión
Presentación
Vigencia
Uniformidad
Precisión: Las unidades administrativas deben establecer una exactitud en la elaboración.
Uniformidad: Estableciendo el orden jerárquico en las gráficas.
Sencillez: Deben ser los más simples posible en forma clara y comprensible.
NIVEL SUPERIOR
Asesor
Auxiliar
Página: 24 Nivel Intermedio Nivel Intermedio
Nivel Operativo
Presentación: Cuando hablamos de presentación estamos hablando del formato que se va a

aplicar en la organización, es decir, los mecanismos que utilizaremos para el desarrollo del
mismo.
Vigencia: Los organismos no tienen un período de vigencia, es decir, como funcionan para hoy
para mañana ya no, en conclusión la vigencia es relativa.
Uniformidad forma parte de la sencillez con la utilización de rectángulos y líneas.
Normativas
1) Utilización de rectángulos.
2) Utilización de Líneas.
3) Coordinaciones.
4) Identificar Asesorías y Auxiliares.
5) Utilizar conectores para evitar cruces.
6) Diferencias entre Canal de Mando y Línea de Comunicación.
7) Utilizar simbología para información y datos del mismo.
Canal Mando
Coordinación
Canal Comuni.
Asesor
Auxiliar
Nivel Superior
E. P. F. E. R. P. F. R.
¿Qué es una estructura en la organización?

La estructura en la organización es un mecanismo que sirve para cumplir sus objetivos, debe
estar diseñada de manera que sea perfectamente clara, para asignar responsabilidades y
cumplimiento de objetivos.
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Tipos de Estructuras en la Organización
Entre los principales tipos podemos mencionar:
Horizontal, Lineal o Militar
Vertical Izquierdo
Vertical Derecho
Vertical Propiamente dicho
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Descentralización y Desconcentración
La Descentralización y Desconcentración da paso a una acción importante de las

organizaciones llamadas autonomías.
La Descentralización no es otra cosa que la transferencia definitiva de funciones, atribuciones y

responsabilidades de los titulares de la organización hacia otros sectores a efectos de distribuir
sus recursos.
La Desconcentración es un mecanismo mediante el cual los niveles superiores de un

organismo delegan en forma permanente las actividades para un adecuado cumplimiento.
La unificación de la Descentralización y Desconcentración da paso a las autonomías.
Autonomía no es otra cosa que dar cierto grado de independencia.
Clasificación:
La Autonomía se divide en 3:
1) Autonomía Total
Administrativo Operativo
AUTONOMÍA
TOTAL Financiero Legal 4 de 4
2) Autonomía Parcial
AUTONOMÍA Administrativo Legal

PARCIAL
Operativo 3 de 4
3) Autonomía Limitada
AUTONOMÍA
LIMITADA Operativo o Legal 1 de 4
Página: 27
Simbología que representa una Autonomía
Descentraliza distribuir funciones
Desconcentra delegar actividades
Ejercicios:
Realizar un organigrama con la siguiente estructura: Accionista, Gerente General,

Gerente de Sistemas, Gerente de Recursos Humanos, Programadores y Digitadores.
Tiene una Autonomía Total.
1. Accionista
1.1 Gerente General

1.
2.1 Gerente de Recursos Humanos 2.

2.1
3. Programadores
3.1 Digitadores 3.
3.1
ACCIONISTA
GERENCIA GENERAL
Gerente de Sistemas Gerente de RRHH
Programadores
Digitadores
Página: 28
AUTONOMÍA TOTAL
Legal
ACCIONISTA
GERENCIA GENERAL
Programadores
Digitadores
AUTONOMÍA PARCIAL
Legal
Administrativa
Operativo
Página: 29
ACCIONISTA
GERENCIA GENERAL
Programadores
Digitadores
AUTONOMÍA LIMITADA
Operativo
Determinar analíticamente la estructura de una Empresa con las siguientes

características: Gerente General, Gerente de Sistemas, Gerente de Recursos
Humanos, Gerente Operativo de Sistemas, Programador Web y Operativo Web,
Analista de Sistemas, Programador de Sistemas, Secretaria que coordina con Gerente
de Recursos Humanos, O y M, Asesor Técnico que coordina bicondicionalmente con
Gerente Operativo de Sistemas. Autonomía Parcial.
1. Gerente General 3.2

3.1
2. Gerente de Sistemas
3.
2.2 Gerente de Recursos Humanos 2.2
2.1
2.1 Gerente Operativo de Sistemas
2.
4.
3.1 Programador Web y Operativo Web 1.
4.1 5.
3. Analista de Sistemas
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3.2 Programador de Sistemas
5. Secretaria
4. OyM
4.1 Asesor Técnico
OyM ACCIONISTA
Asesor Técnico GERENCIA GENERAL Secretaria
Gerente de Sistemas Gerente Op. de Sist. Gerente de RRHH

A
Analis. Sistemas
A
Prog. y Op. Web
Progr. Sistemas
Descentralización
Desconcentración
AUTONOMÍA PARCIAL
Legal
Administrativa
Operativo
Casos Importantes
Los Asesores y Auxiliares carecen de jerarquía.
Utilizar las normativas como: rectángulo, canal de mando, canal de comunicación,

descentralización y desconcentración.
Dejar expresado gráficamente si no existieran grados autonómicos.
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Usos de Líneas correctas.
Uso de Leyendas.
Ejercicio
Determinar analítica y gráficamente la estructura de una Empresa con las siguientes

características: Accionistas, Gerente General, Programador, Asesor Legal, O y M,
Gerente de Sistemas, Gerente de Programación y Desarrollo, Digitador, Vendedor A,
Vendedor B (vertical izquierda), Gerente de Ventas, Gerente de Recursos Humanos,
Secretaria. Autonomía Total donde el Legal de la Autonomía coordina con el Gerente
de Recursos Humanos bicondicionalmente, la secretaria de la matriz coordina con el
operativo de la Autonomía y O y M coordina con el Gerente de Ventas y Desarrollo.
1. Accionistas 2.3
2.2
1.1 Gerente General 2.1
2.
3. Programador
4.1 Asesor Legal 2.3

2.2
4. OyM 2.1
2.
2.1 Gerente de Sistemas
4.1 4
1.1
2. Gerente de Programación y Desarrollo 5
1.
3.1 Digitador
3.2 Vendedor A
3.3 Vendedor B
2.2 Gerente de Ventas
2.3 Gerente de Recursos Humanos
5. Secretaria
Página: 32
C
OyM ACCIONISTA
Asesor Legal GERENCIA GENERAL Secretaria B

D
Gerente Prog. y Des. Gerente de Sistemas Gerente de Ventas Gerente de RRHH
C
Programador Digitador
A
Prog. y Op. Web
D
Prog. y Op. Web
Descentralización
Desconcentración
AUTONOMÍA TOTAL
Legal
Administrativa Financiero
Operativo B
Página: 33
MANUALES
Los manuales son herramientas de guía de las actividades que debe realizar el personal de la
organización, es decir, es un compendio de las actividades y funciones de la organización.
Definición. Los manuales se definen como guías de las actividades que debe realizar cada
uno de los departamentos de la organización, estos manuales se los conoce con el nombre de
reglamentos orgánicos funcionales.
Ventajas
1. Delimita en el campo de acción en cuanto a la organización.
2. Facilita el conocimiento de su área en cuanto a los ejecutivos e intermediarios.
3. Permite un conocimiento de la estructura formal en cuanto al personal operativo.
Desventajas
1. Se impone excesivo formalismo
2. Es muy difícil mantener actualizado el contenido.
Partes de un Manual
Un manual consta de las siguientes partes: General, Esencial y Complementario.
General. Describe un breve historia de la empresa, sus políticas como lo conforma con el
personal.
Esencial. Describe las funciones asignadas a la administración como son los de: planificación,
organización, dirección y control.
Complementario. Que son los organigramas: Diagrama de Flujo y Diagramas de Procesos.
Razones para la elaboración de Manuales

La razón fundamental para el desarrollo de un manual es la naturaleza del
cumplimiento de los objetivos en base a una distribución de actividades, es decir, los
límites de autoridad y responsabilidad que debe cumplir cada uno de los puestos o
cargos asignados, no debemos descuidarnos de a quién va dirigido.
Pasos para la Elaboración

1. Recopilación de la Información
2. Análisis y Estudio
3. Elaboración del Proyecto
4. Propuesta Definitiva
Página: 34
5. Aprobación
6. Publicación
Estructura
Parámetros:
1. Introducción. Es un breve resumen de cómo está constituido la Estructura

Organizacional.
2. Organigramas (Estructural, Funcional, Posición, Analítico y Modelo, Detallado).

Aquí se presentan primero el Analítico con su modelo respectivo, segundo la
representación gráfica del organigrama, es decir, los tipos de organigramas.
3. Objetivos General / Específicos. Primero debemos plantear los objetivos generales

para de esta manera encontrar los objetivos específicos.
4. Políticas. Son las normativas con que las organizaciones y departamentos van a
generar un proceso (normas, parámetros, lineamientos y reglas).
5. Funciones (Diagramas y Flujogramas). Son las actividades que van a desarrollar

dentro de la Estructura Organizacional.
6. Manual. Es la herramienta guía con que va a trabajar la organización.
7. Glosario de Términos. Son como un tipo de diccionario donde irán las palabras en
forma alfabética con su respectivo significado, es decir, las de difícil compresión.
8. Detalle del Manual. Numeración en cada una de las hojas que contenga el manual.
9. Observaciones Generales (Conclusión y Recomendación). Irán la conclusión del

proceso y recomendación de cada departamento en forma global.
10. Anexos (Bibliografía, Netgrafía). Aquí se detallará o apuntará una o varias hojas.
Bibliografía – Textos
Netgrafía – URL – Dirección Electrónica
DIAGRAMAS DE PROCESOS
No es otra cosa que una herramienta que nos guía al mejoramiento de los procesos mediante
los siguientes íconos:
= Operación (actividad)
= Transporte (movimiento)
= Control (verificación)
D = Demora (Pérdida de Tiempo)
Página: 35
A = Archivo (guardar)
DATOS
Cargo: Unidad:
Objetivo General:
Responsable: F. E.: dd/mm/yyyy
Valores
No. Actividad
D ST T
Firma Responsible: F. R.: dd/mm/yyyy
Ejemplo:
DATOS
Cargo: Unidad:
Objetivo General: Satisfacer las necesidades del
usuario
Responsable: F. E.: dd/mm/yyyy
Valores
No. Actividad
D ST T
1 Analizar Sistema X - X X - 3 1
2 Programar Sintaxis X - X X - 3 1
3 Compilar X X X X X 5 1
4 Ejecutar Sistema X X X X - 4 1
4 4 2 4 4 1 15 4
1 1 1 1
Firma Responsible: F. R.: dd/mm/yyyy
Página: 36
Clasificación de Manuales
Definición. La estructura tiene información sobre la historia, organización y procedimientos,
con este se describe en forma lógica y secuencial los pasos que componen un proceso. Un
manual de procedimientos se clasifica de la siguiente manera:
- Personal con todos sus subsistemas
- De seguridad
- De abastecimientos
- De contabilidad
- De control de comunicaciones
- Presupuestos
- Administración, etc…
Cuyo contenido da paso al surgimiento de nuevas acciones.
Un manual consta de las siguientes partes como estructura.
Representación gráfica de un Manual
Un manual consta de los siguientes parámetros:
Nombre Empresa
Datos Empresa
Nombre: Departamento: F. E.: dd/mm/yyyy

Datos
Cargo: Responsable: F. R.: dd/mm/yyyy
Objetivo General: Objetivos Específicos.: (4)
Desarrollo
Página: 37
Criterio Personal:
Pienso que el cuaderno es una ayuda muy útil ya que mediante este podemos
estudiar para cualquier evaluación, ya que contiene los diferentes temas que
nos ha impartido el ingeniero de Organización y Métodos. También podemos
aprender muchas cosas que desconocíamos sobre dichos temas, es decir,
alimentamos nuestra memoria.
Bibliografía:
Netgrafía:
Página: 38

CUADERNO3

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Organización y Métodos Universidad Autónoma de Quito

Pasos para el análisis de O y M

Implantación de las Recomendaciones

Administración por Procesos

Tema: Cuaderno de Organización y Métodos R 01

Fecha de Entrega: 13 – 05 - 2010

En el Área Informática la organización es el orden, secuencia, proceso que se lleva para

Concepto, Definición, Objetivos e Importancia

Concepto. Organización y Métodos se sustenta por la unificación de 2 terminologías

N Input Toma de Decisiones

N Proc Genera Estrategias

N Intelectual Genera Resultados

Proceso. Es un conjunto de pasos lógicos secuenciales que ayudan a llegar a un objetivo

“Digite Primer Número”

“Digite Segundo Número”

“El Resultado es: %d”, z

Detectar las causas que producen conflictos en la organización.

Eliminar duplicidad y superposición de funciones o actividades que generen un

Política Real Genera un proceso para una persona

Aumentar o incrementar los recursos que posee la organización, recursos humanos,

Orientar los recursos a los objetivos de la organización.

Es importante que en base a esta estructura se vaya a satisfacer a un Recurso Humano

Eficiente. Cumplir el objetivo en base a los recursos que posee.

Eficaz. Optimizar los recursos que posee la organización.

Es asegurar el máximo de eficiencia de la máquina administrativa mediante la aplicación

Razones para el Estudio de O y M

Por pedido propio del personal de la organización.

Por medio externo que necesita ser satisfecho.

Por políticas de la organización.

La mayoría de instituciones asignan funciones de tipo asesor a O y M y las ubica

1. Tener acceso a niveles directivos o superiores.

2. Tener un grado de independencia.

3. Tener un mayor grado de autoridad y responsabilidad en su área.

Organización y Métodos va a estar directamente relacionado con toda la organización pero en

Perfil Profesional del Personal de O y M

El personal que elabora en O y M se le conoce con el nombre de Analista que se encargará de

Deben saber de las teorías de la Administración de Sistemas e Investigación.

Cursos Especializados en Organización y Métodos.

Desarrollo organizacional y mejoramiento de procesos.

Conocer la estructura de la organización y Objeto de Estudio.

Entre los conocimientos teóricos también tenemos:

Los tipos de Administración:

1. Administración Lineal o Militar

3. Administración Estructural y Funcional

5. Administración por Objetivos (APO)

Administración Lineal o Militar

A mayor Autoridad existe mayor Responsabilidad ( > A, > R ).

Es aquella que identifica el grado de autoridad y responsabilidad que genera el grado

La Administración Científica fue sustentada por Tylor, se le considera el padre de la

Observación Análisis Desarrollo Estudio

Necesidades Interpretar Resultados

Este tipo de administración se fundamenta en el criterio de una secuencia ordenada en función

Administración por Objetivos (APO)

Nos permiten realizar diagnósticos administrativos en el diseño organizacional con elaboración

Debe diagnosticar los problemas generados en la organización mediante la espina de

1. Estudia y analiza de manera permanente la estructura y funcionamiento de la

2. Adecuar a la organización y las funciones en la dependencia que trabaja.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicita en la

4. Realizar actividades de promoción, investigación y divulgación.

5. Realizar un estudio de todo lo ejecutado en la organización.

6. Dictaminar, asesorar e informar a los departamentos con mayor jerarquía.

7. Conocer y aplicar técnicas concernientes al mejoramiento de los procesos.

8. Estudiar, proponer e implantar sistemas de mejoramiento para volvernos más eficientes

La principal función de O y M es la de asesoramiento en las posibles soluciones a los posibles