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2009

MANUAL DE USUARIO
FOXCON CONTABILIDAD
VERSION 2.0

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INDICE

1. INTRODUCCION

2. QUE ES FOXCON CONTABILIDAD

3. INICIANDO FOXCON
3.1. Ingreso al Programa
3.2. Creacin de la empresa
3.3. Seleccin al Modulo Contabilidad

4. PARAMETRIZAR CONTABILIDAD
4.1. Documentos
4.2. Plan nico de Cuentas
4.3. Terceros
4.4. Centros de Costos
4.5. Formas de Pago
4.6. Plantillas
4.7. Configurar Cierre

5. GRABACION
5.1. Grabacin Documento
5.2. Modificar Documento
5.3. Grabacin Rpida
5.4. Imprimir Documento

6. CONSULTAS
6.1. Documentos del Ao
6.2. Consultas X Cuentas
6.3. Consultas X Terceros
6.4. Cuentas por Pagar
6.5. Cuentas por Cobrar

7. INFORMES
7.1. Auxiliares
7.2. Balance de Prueba
7.3. Balance Detallado
7.4. Balance General
7.5. PyG
7.6. Mayor Analtico
7.7. Mayor y Balance
7.8. Caja Diario
7.9. Certificados

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7.10. Cuentas por Pagar
7.11. Cuentas por Cobrar

8. ESPECIALES
8.1. Periodo Contable
8.2. Actualizar Saldos
8.3. Optimizar Datos
8.4. Reparar Tablas
8.5. Cambiar NIT O CC
8.6. Numero Libro Fiscal
8.7. Copia de Seguridad
8.8. Restaurar Copia

9. SALIR DEL PROGRAMA

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GUIA PARA LA IMPLANTACION DE FOXCON MODULO
CONTABILIDAD

1. INTRODUCCION

Este documento tiene como fin, proporcionarle las indicaciones


necesarias que le permitirn implantar y manipular eficazmente el
software.

Para el buen funcionamiento del software es necesario seguir los pasos


indicados en este manual para garantizar el buen funcionamiento de la
herramienta y evitar posibles errores en su manejo.

2. QUE ES FOXCON - MODULO CONTABILIDAD?

FOXCON es una herramienta integral que facilita la administracin y el


mantenimiento de los procesos contemplados para el rea de
contabilidad.
Est diseado en la herramienta de desarrollo Microsoft Visual Foxpro
9.0, orientado al manejo de la informacin contable, tributaria,
financiera y administrativa que le permitir hacer una eficiente
distribucin de la informacin, los recursos y las actividades del sistema
contable y apoyar as su operacin y funcionamiento, reduciendo
costos y aumentando el impacto de productividad sobre la organizacin.

3. INICIANDO FOXCON

3.1 Ingreso al Programa

Para el ingreso al software se debe digitar un Usuario y una Contrasea;


la clave por defecto del programa son ADMIN para usuario y ADMIN
para contrasea; que luego el administrador podr cambiar a su
disposicin.

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3.2 Creacin de la Empresa

Este men identificar con Icono y descripcin el proceso que se desea


llevar a cabo en la ventana en la que se encuentre ubicado, en este caso
ARCHIVO DE EMPRESAS

Salir de la Ventana Actual


Nuevo Registro
Modificar Registro Actual
Eliminar Registro Actual
Imprimir Archivo Actual
Este paso nos permite personalizar el software creando la EMPRESA e
ingresando la informacin general de la misma. Para esto, ingresamos
en la opcin NUEVO (F3) y luego de introducir los datos presionamos
GRABAR (F2).

TIPS:
FOXCON nos permite crear hasta 999 Empresas, que se pueden
trabajar simultneamente en ventanas independientes.

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Nombre : Nombre o Razn Social de la Empresa
Nit: Identificacin de la Empresa (Nit o Cdula)
Direccin: Direccin del establecimiento
Telfono: Telfono del establecimiento
Base de Datos : Nombre Mximo de 10 Caracteres con el cual el
sistema identificar la Base de Datos de la Empresa
Ejemplo: DATOS, DATOS2, BD_DELGADO.
Ao de Inicio: Debe indicar el ao en que empezar a grabar
informacin de la empresa, si desea empezar a grabar informacin
desde el ao 2007, entonces debe indicar este valor, de lo contrario
indique ao actual.
Mes de Inicio: Debe indicar mes de inicio del ao indicado en el campo
anterior, de lo contrario indique 01

La informacin solicitada sobre el Representante Legal, Revisor y


Contador es informativa, no obligatoria.

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Si deseamos modificar alguna informacin seleccionamos la empresa y
Clic en Modificar presionamos (F4), Despus de creada la empresa no
ser posible modificar Base de Datos, Ao de Inicio y Mes de Inicio.

3.3 Seleccin al Modulo de Contabilidad

TIPS:
Para visualizar los mdulos se debe dar doble clic o Enter sobre el
NOMBRE DE LA EMPRESA y este desplegara una pantalla con las
opciones de trabajo.

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4. PARAMETRIZACION MODULO CONTABLE

Ruta : Modulo CONTABILIDAD opcin PARAMETROS


Las Tablas Bsicas, son aquellos datos elementales que requiere el
sistema para su operacin y que sern utilizados cuando se empiece a
alimentar la informacin de la Contabilidad FOXCON. Por este motivo,
es importante que se definan desde el inicio para evitar los retrocesos.

TIPS:
Para la inclusin de informacin a lo largo de toda la herramienta, es
importante que defina un estndar de textos, es decir, usted deber
tomar una decisin sobre la forma como va a ingresar los datos. Por
ejemplo, si va a ser todo con letra mayscula o si por el contrario va a
ser solo identificando la mayscula en las iniciales de cada palabra.

4.1 Documentos

Los documentos contables pueden ser creados o modificados desde la


opcin CONTABILIDAD PARAMETROS DOCUMENTOS
Los documentos se deben clasificar en una de estas opciones:
Nota Contable Factura de Compra
Egreso Devolucin en Compra
Ingreso Cotizacin
Cierre Anual Ajuste de entrada
Factura de Venta Ajuste de Salida
Devolucin en Venta Traslado

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4.2 Plan nico de Cuentas
Ruta : CONTABILIDAD PARAMETROS PLAN UNICO DE
CUENTAS

Por medio de esta opcin, el usuario puede crear, editar y definir los
parmetros para las cuentas contables que manejar en la
contabilizacin de los documentos de la empresa. Cuando se crea la
base de datos el software le sugiere un PUC que se cargara
automticamente, para esto escogemos la opcin SI como se ve a
continuacin, de lo contrario NO para Empezar a crearlo desde cero (0).

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Sin embargo el usuario es el encargado de realizar la depuracin, crear
los auxiliares de cuenta que requiera o eliminar las cuentas que no
utilizar, adems de indicar si desea manejar la cuenta por Terceros.

Para crear cuentas generales, solo es necesario definir Naturaleza e


indicar General en Tipo de Cuenta.

En el momento de crear la cuenta Auxiliar, el sistema despliega unas


caractersticas a mano derecha segn el requerimiento de la cuenta:

Centros de costo, si desea que la cuenta discrimine centro de costo.


Terceros, si desea discriminar la cuenta por terceros.
Retencin en la fuente, solo para cuentas de Rete-Fuente (2365)
Rete-IVA, solo para cuentas de Rete-Iva (2367)
Retencin de ICA, solo para cuentas de Rete-Ica
Cuenta por pagar, si la cuenta es una cuenta por Pagar
Cuenta por Cobrar, si la cuenta es una Cuenta por Cobrar

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4.3 Terceros

Esta opcin le permite al usuario crear una base de datos de todos los
terceros : proveedores, clientes, bancos, empleados y dems entidades
o personas con las que tenga relacin de cualquier tipo.
Ruta : CONTABILIDAD PARAMETROS TERCEROS

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TIPS
Para localizar el departamento o el municipio; ubicarse en el recuadro
dar ENTER; automticamente mostrara los cdigos y el nombre
seleccionado.

4.4 Centros de Costos

Es un acumulador que agrupa de manera homognea valores


registrados en cuentas que pertenecen a una misma funcin del Estado
de Resultado con el objeto de unificar la forma como operan sus
ingresos y gastos.

4.5 Formas de Pago

En esta opcin se parametriza las formas de pago que utilizara la


empresa de acuerdo a la poltica crediticia.

A continuacin se visualizan las siguientes opciones

Contado
Cheque
Consignacin
Tarjeta Debito-Crdito

Ejemplo 1:

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Ejemplo 2:

4.6 Plantillas

Ruta: CONTABILIDAD PARAMETROS PLANTILLAS

Esta opcin de FOXCON es de gran ayuda, pues nos permite disear


modelos de documentos utilizados con frecuencia para optimizar tiempo,
adems de permitir grabar informacin sin conocimiento contable.

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4.7 Configurar cierre

El comprobante de cierre de fin de ao contempla un proceso mediante


el cual las cuentas de ingreso, costos y gastos quedan en cero, es decir
cierra las cuentas de P y G contra la cuenta de ganancias y prdidas.

El proceso de realizar el comprobante de cierre es automtico y se debe


tener en cuenta haber revisado toda la informacin del balance, P Y G y
dems que se requiera antes de generar el comprobante. El objetivo es
dejar canceladas estas cuentas para iniciar un nuevo ejercicio contable.

TIPS:
El cdigo indicado paran la contrapartida de la 4,5,6 Y 7 debe ser de
cuentas de Estado de Resultado (360505) o segn la poltica contable
de la Empresa.

Ejemplo de Configuracin:

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5. GRABACION

Despus de haber realizado la alimentacin de las tablas bsicas, se


proceder con la generacin de los procesos para las diversas
transacciones del mdulo de Contabilidad.

TIPS:
Para que los procesos tengan xito y los resultados sean los
correctos se debe haber realizado correctamente la
parametrizacin bsica del mdulo.

5.1 Grabacin Documento

Ruta: CONTABILIDAD GRABACION GRABAR DOCUMENTO

Documento: Presione Enter para Seleccionar de el Archivo de


documentos, los cuales fueron creados en Parmetros, Documentos o
digite el cdigo del documento a trabajar si lo conoce.

Nmero: El sistema automticamente cargar el consecutivo, pero


usted tendr la opcin de ingresar el nmero que desea crear, este le
permitir seguir si este no existe.

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Da: Si usted se encuentra en el periodo actual contablemente el
sistema cargar automticamente el da actual, de lo contrario deber
indicarlo.
C. de Costo: Esta opcin se habilita si la empresa tiene creado como
mnimo un centro de costo (Parmetros Centros de Costo), para
seleccionar presione Enter o digite el cdigo del Centro de Costo al cual
pertenece el movimiento que va ha grabar.

Detalle: Indique el detalle general del documento que se encuentra


grabando, si desea lo puede dejar en blanco.

Insercin de Cuentas en el Documento.

1. Sobre la cuadricula, en el Primer campo, presionamos Enter para


cargar el archivo de Plan de Cuentas del cual seleccionamos una y
presionamos Enter.
2. Indicamos el detalle particular de la cuenta seleccionada.
3. Digitamos el valor debito o crdito, el cual depende de el
movimiento que estamos grabando, presionamos Enter para pasar
a la siguiente lnea y repetimos estos pasos para cada cuenta que
deseemos afectar en este documento.

Grabar el documento.

Si damos clic en la opcin Grabar este permitir enviar la informacin a


la base de datos para su posterior consulta.

Si damos clic en la opcin Imprimir este permitir grabar la informacin


y adems pre visualizar el documento en pantalla para su impresin o
Visualizacin.

5.2 Modificar Documento

Ruta: CONTABILIDAD GRABACION MODIFICAR


DOCUMENTO

Este proceso permite modificar documentos creados previamente en el


proceso de grabacin de Comprobantes, de lo contrario generar un
Mensaje de documento inexistente.

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5.3 Grabacin Rpida

En estos momentos el usuario puede hacer uso de las plantillas creadas


en PARAMETROSPLANTILLAS que cargara automticamente.

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5.4 Imprimir Documento

El usuario puede hacer uso de esta opcin ingresando por


CONTABILIDAD GRABACION IMPRIMIR DOCUMENTO

TIPS:
Utilice opcin Y para imprimir un documento, opcin Entre
para imprimir un RANGO.

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6. CONSULTAS

En esta opcin encontrar varias ventanas que permitirn visualizar la


informacin en pantalla, incluso podr exportarla a Ms Excel.

6.1 Documentos del Ao

Ruta : CONTABILIDAD CONSULTAS DOCUMENTOS DEL AO


Al ingresar a esta opcin se lista todos los documentos grabados
durante el ao. Si desea una ubicacin precisa; utilizamos el buscado
pero antes indicamos algn parmetro que lmite la bsqueda
como documento, numero documento, mes, da o detalle.

6.2 Consultas x Cuenta

Ruta : CONTABILIDAD CONSULTAS CONSULTA X CUENTAS

Esta consulta permite visualizar todos los movimientos registrados en el


ao actual o en todos los aos en que se halla grabado el movimiento
de la cuenta indicada, podr consultar desde el ao 1990 hasta el ao
actual 2009 y el sistema permitir ver el documento en el cual se realizo
cada registro de la cuenta.

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TIPS:
Si desea exporta la consulta se utiliza la opcin y esta mostrara
los datos en Ms Excel.

6.3 Consultas x Terceros

Ruta : CONTABILIDAD CONSULTAS CONSULTA X TERCERO

TIPS:
Para visualizar los movimientos y el saldo de una cuenta en particular
indique el cdigo en la cuadro de Texto de cuenta

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6.4 Cuentas Por Pagar
Ruta : CONSULTAS CUENTAS POR PAGAR

Esta consulta permite visualizar el estado de cuentas del proveedor


seleccionado en la Cuadricula superior.

La informacin de la cuadricula inferior corresponde a :

Cuenta : Cdigo de la cuenta por pagar.


Fuente : Tipo de documento con el que se causo la compra.
Nmero: ltimos seis (6) dgitos de la Factura de Compra.
Fecha: Ao, mes y da de causacin de la Compra.
Vencimiento : Fecha de vencimiento de la factura.
Valor : Total de la Causacin.
Dbito: Valor de pagos o abonos del documento actual.
Crdito: Valor de la Causacin.
Saldo : Dbitos Crditos o Saldo Actual del Documento.
Soporte: Tipo de Documento y Nmero en el que se causo la Factura
de compra

Adems en el inferior de la pantalla se muestran los totales de la cartera


del proveedor indicado.

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6.5 Cuentas Por Cobrar
Ruta : CONSULTAS CUENTAS POR COBRAR

Esta consulta permite visualizar el estado de cuentas del Cliente


seleccionado en la Cuadricula superior.

La informacin de la cuadricula inferior corresponde a :

Cuenta : Cdigo de la cuenta por cobrar.


Fuente : Tipo de documento con el que se causo la venta.
Nmero: Nmero de la Factura de Venta.
Fecha: Ao, mes y da de causacin de la Venta.
Vencimiento : Fecha de vencimiento de la factura.
Valor : Total de la Factura.
Dbito: Valor de la Causacin.
Crdito: Valor de pagos o abonos del documento actual.
Saldo : Dbitos Crditos o Saldo Actual del Documento.
Soporte: Tipo de Documento y Nmero en el que se causo la Factura
de venta.

Adems en el inferior de la pantalla se muestran los totales de la cartera


del cliente indicado.

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7. INFORMES

Para que el usuario pueda realizar revisiones a la informacin digitada,


detectar inconsistencias, realizar ajustes a los datos, conocer el estado
actual de la informacin contable y financiera de la compaa y emitir
los estados financieros y libros oficiales podr hacer uso de reportes
como lo son:

7.1 Auxiliares
Ruta : CONTABILIDAD INFORMES AUXILIARES

El procedimiento a seguir en una contabilidad, no es mas que normas,


pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar
informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin,
clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y
financieras que se nos suministre.

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TIPS:
La opcin nos permite listar el auxiliar del
tercero indicado en la casilla.

7.2 Balance de Prueba


Ruta: CONTABILIDAD INFORMES BALANCE DE PRUEBA

El Balance de Prueba es una lista o relacin de los saldos que muestran


las diferentes cuentas registradas en el libro mayor.

En esta opcin se lista o se relacionan los saldos de las diferentes


cuentas registradas en el libro mayor, la cual sirven de base para la hoja
de trabajo que facilita los ajustes de estos saldos, adems FOXCON
permite listar este informe por terceros

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7.3 Balance Detallado
Ruta: CONTABILIDAD INFORMES BALANCE DETALLADO

Es el documento contable que presenta situacin financiera de un


negocio en una fecha determinada. El Balance Detallado comprende el
anlisis de las propiedades de una empresa y la proporcin en que
intervienen los acreedores y los accionistas o dueos de tal propiedad,
expresados en trminos monetarios. Por lo tanto, es un estado que
muestra la situacin financiera y la denominacin ms adecuada del
estado de la situacin financiera.

La situacin financiera de un negocio se conoce por medio de la relacin


que haya entre los bienes y derechos que forman su activo y las deudas
y obligaciones que forman su pasivo.

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7.4 Balance General
Ruta: CONTABILIDAD INFORMES BALANCE GENERAL
Aqu encontramos el informe bsico que muestra la situacin financiera
de la empresa, en una fecha determinada. Contiene informacin sobre
los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con
otros para reflejar dicha situacin financiera.

NIVEL MAXIMO ENCONTRADO EN EL PUC

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NIVEL DE CUENTA (3)

7.5 P y G
Ruta: CONTABILIDAD INFORMES P Y G
Es un informe financiero que muestra el importe de la utilidad ganada o
perdida incurrida durante un determinado periodo. Este incluye en
primer lugar el total de ingresos provenientes de las actividades
principales del ente y el costo y gastos incurridos para lograrlos, las
partidas que lo conforman, suelen clasificarse en resultados ordinarios y
extraordinarios.

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7.6 Mayor Analtico
Ruta: CONTABILIDAD INFORMES MAYOR ANALITICO
Este informe es elaborado para algn proyecto u objetivo especfico,
como pudiera ser algn proyecto de inversin, adquisicin de
maquinaria, emisin de acciones, aumentos en el capital, obtencin de
financiamientos, etc.

Por tal motivo este informe debe tener y fomentar:

Una visin clara de las utilidades.

Un plan para mantener en equilibrio los factores de la utilidad, o sea el


volumen de ventas, margen bruto y gastos de operacin.

Obtener mayor rentabilidad con lo que tiene la empresa, es decir,


Inventarios, Clientes, Capital proveniente de bancos y otras
fuentes.

Ayuda a optimizar utilidades.

Deber llenarse el programa y report analtico todos los meses con el


objeto de administrar financieramente la empresa.

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7.7 Mayor y Balance
Ruta: CONTABILIDAD INFORMES MAYOR y BALANCE
Contiene informacin sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales
deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situacin
financiera.

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7.8 Caja Diario
Ruta: CONTABILIDAD INFORMES CAJA DIARIO
El Caja Diario nos proporcionar la informacin necesaria para preparar
el resumen de operaciones, que son los asientos que van a contener el
acumulado de los ingresos recibidos, los cheques girados, compras al
crdito y cualquier otra asiento que necesite la empresa. Luego esta
informacin se convierte en la base de los libros de contabilidad para
posteriormente elaborar los estados financieros.

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7.9 Certificados
Consiste en la expedicin de los certificados de Retencin en la Fuente,
IVA, e ICA a los proveedores de bienes y servicios del Ministerio.

Proveer las certificaciones tributarias a los proveedores de la Entidad de


conformidad con las disposiciones legales a fin de que stos atiendan
sus obligaciones tributarias con la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales.

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7.10 Cuentas Por Pagar

Visualiza el informe de dos maneras diferentes, uno por edad a 30, 60,
90 y ms de 90 das y otro que muestra facturas y saldos de los
documentos.

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7.11 Cuentas Por Cobrar

Visualiza el informe de dos maneras diferentes, uno por edad a 30, 60,
90 y ms de 90 das y otro que muestra facturas y saldos de los
documentos.

8. ESPECIALES

TIPS:
Para que los procesos tengan xito y los resultados sean los correctos
se debe haber realizado correctamente la parametrizacin bsica del
mdulo.

8.1 Periodo Contable

Espacio de tiempo en el que deben rendirse y registrarse todos los


resultados de la entidad, generalmente es un ejercicio de doce meses (1
ao) en el cual deben acumularse los ingresos y los gastos,
independientemente de la fecha en que se paguen.

FOXCON, se compone de 13 periodos, que son del 1 al 12


correspondientes a los meses del ao y un ltimo periodo 13
correspondiente al cierre, adems para el primer ao de la
empresa el sistema habilita un periodo de inicio, que solo es
habilitado en el ao en que se crea la empresa.

En esta opcin se puede modificar el periodo a trabajar.

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8.2 Actualizar Saldos

Propiciar que los estados financieros presenten


un alto grado de calidad, veracidad y
confiabilidad en sus cifras, para una mejor toma
de decisiones en los diferentes niveles de
autoridad.

Este proceso es recomendable hacerlo antes de


Visualizar o imprimir los estados financieros o
reportes de impuestos.

8.3 Optimizar Datos


En muchos programas contables este proceso
es conocido como Reindexar, el cual es creado
con el fin de corregir los ndices y verificar la
base de datos de la empresa actual.

8.4 Reparar Tabla


Este proceso es exclusivo de la empresa proveedora del
software, si en algn momento el sistema genera un mensaje de
error indicando que la tabla est daada, comunquese
inmediatamente con el proveedor del sistema FOXCON.

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8.5 Cambiar Nit o CC
En esta opcin se puede modificar los Nit o Cedulas de terceros
almacenados en la base de datos contable, con el fin de optimizar una
informacin precisa.

8.6 Numero Libro Fiscal


En esta opcin se puede numerar y foliar los diferentes libros oficiales
tales como Mayor y Balance, Libro Diario, Inventario y dems; que
despus sern registrados ante las respectivas entidades de control,
segn el caso.

36
8.7 Copia de Seguridad

37
8.8 Restaurar Copia

9 . SALIR DEL PROGRAMA


Usted puede salir de FOXCON desde esta opcin o ir al archivo de
empresas para cambiar de modulo o de empresa.

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