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ADMINISTRATIVA
El lder del Equipo de Mejora Continua (EMC) debe encargarse de que todos los
miembros del equipo, as como los responsables del proceso, se encuentren
sensibilizados con el objetivo del proceso de simplificacin. Con este fin, se deben
llevar a cabo talleres de sensibilizacin y talleres de capacitacin que permitan la
participacin de todos los involucrados.
Etapa Preparatoria
Rol e importancia del EMC
Todos sus
Son los encargados
miembros son
de identificar y
lderes, deben
ayudar en la
convertirse en los
eliminacin de los
CAMPEONES DE
obstculos
LA
innecesarios
SIMPLIFICACIN
Aquellos que no estn alineados con los ejes contemplados en sus Planes de
Desarrollo Concertado y Planes Estratgicos Institucionales.
Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en comparacin con los
dems procedimientos de la entidad.
Aquellos solicitados por poblacin considerada de alta prioridad para el Estado
en razn a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en razn a su misin.
Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias reas de actividad
econmica.
Aquellos que sean ms costosos para los ciudadanos, derivados del pago de
derechos, de los documentos que se tengan que presentar y de otros costos
asociados a su gestin.
Etapa Preparatoria
Qu procedimientos priorizar?
Aquellos que presentan el mayor nmero de quejas por parte de los
ciudadanos.
Aquellos procedimientos que van a generar desarrollo econmico para tu
provincia o distrito.
Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la simplificacin de este
puede implicar el inicio ms o menos favorable de un proyecto de reforma y
modernizacin ms ambicioso y los primeros pasos influenciarn positiva o
negativamente en los siguientes.
Etapa Preparatoria
Qu procedimientos priorizar?
Aquellos que presentan el mayor nmero de quejas por parte de los
ciudadanos.
Aquellos procedimientos que van a generar desarrollo econmico para tu
provincia o distrito.
Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la simplificacin de este
puede implicar el inicio ms o menos favorable de un proyecto de reforma y
modernizacin ms ambicioso y los primeros pasos influenciarn positiva o
negativamente en los siguientes.
Etapa Preparatoria
Identificacin de actores involucrados
Identificar en una matriz a los actores internos y externos involucrados en el
proceso a fin de determinar su influencia en el mismo.
Etapa Preparatoria
Elaboracin del plan de trabajo
Seguir los siguiente pasos:
Analizar que las normas internas no sean contrarias a las leyes y normas de
carcter local.
Contar con informacin sobre las capacidades del personal permitir disear un
Plan de Capacitacin Integral complementario al fin de reforzar los puntos
dbiles e identificar a las personas que puedan ejercer las funciones de
orientadoras o gestoras del procedimiento.
Etapa de Diagnstico
Presentacin de Resultados al Comit de Direccin del Proyecto de
Simplificacin
Diagnstico grfico con la tabla ASME VM y el Diagrama de Bloques
Listado de las normas vigentes que rigen el procedimiento actual
Diagnstico de equipamiento e infraestructura (Las fotos son siempre muy
ilustrativas.)
Comparativo de costos entre lo que se est cobrando por procedimiento y el
costo real calculado
Diagnstico de las competencias de los recursos humanos involucrados y plan
de capacitacin propuesto.
Etapa de Rediseo
Cul es el objetivo de Qu resultados se esperan al final de esta
Cules son las fases?
esta etapa? etapa?
Se ha analizado el procedimiento y detectado qu
Anlisis del Procedimiento
actividades son innecesarias.
Rediseo Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento.
Modificacin o Elaboracin del
Se cuenta con una norma legal que documente el
Marco Normativo que regule el
procedimiento rediseado.
Simplificar el Procedimiento Rediseado
procedimiento lo ms Propuesta de
Se cuenta con una propuesta de acondicionamiento
posible, con la menor Acondicionamiento de la
de la infraestructura y del equipamiento que ayude a
cantidad de pasos, Infraestructura y el la simplificacin del procedimiento.
recursos y requisitos, peroEquipamiento
manteniendo la seguridad Propuesta de Rediseo de
Se cuenta con el costeo del nuevo procedimiento.
y control necesario, de talCostos
manera que cumpla con los Se cuenta con un plan de capacitacin para que los
Propuesta de Fortalecimiento de administradores del proceso adquieran mayores y/o
objetivos para el que fue
Capacidades nuevos conocimientos y habilidades necesarios para
creado.
operar el nuevo procedimiento.
Presentacin al Comit de
Se cuenta con la aprobacin y retroalimentacin del
Direccin del Proyecto de
Comit Directivo de la propuesta de simplificacin.
Simplificacin
Elaboracin de la Propuesta
Se cuenta con la nueva propuesta elaborada.
Final
Etapa de Rediseo
Anlisis del Procedimiento
Se analiza el procedimiento caracterizado en la etapa anterior con la Tabla
ASME-VM y el Diagrama de Bloques, para detectar qu actividades son
innecesarias y si se debe replantear el mismo.
Mejora continua
Diagnstico Rediseo
Implementacin
Preparatoria
Evaluacin
Monitoreo Sostenimiento
Monitoreo
Difusin de la informacin.
Evaluacin
Planear
Hacer
Alcanzar niveles ms altos de eficiencia y eficacia con
el fin de promover la competitividad y/o bienestar de Verificar
la ciudadana.
Actuar
Sostenimiento
Acceder a certificaciones
Elemento de Costo
Recursos consumidos por un Procedimiento Administrativo
Se clasifican en: Personal directo, Material fungible, Material no fungible, Servicio
identificable, Depreciacin de activos y amortizacin de intangibles, Servicios de
terceros, Costos fijos.
Centro de Actividad
Es un rea que acumula y realiza actividades. Puede ser una unidad orgnica de
la entidad.
Definiciones
Actividad
Conjunto de tareas realizadas por personas para desarrollar un procedimiento
administrativo.
Las actividades consumen recursos (elementos de costo).
Las actividades tienen una duracin en el tiempo.
Inductor
Es el factor que, cuando se incurre en l, da lugar a un costo.
Representa la causa principal del consumo de costos de la actividad. Es utilizado
para identificar los costos tanto de elementos de costo a centros de actividad, de
centros de actividad a actividades y de actividades a objetos de costo.
Metodologa de Determinacin de Costos
llopez@pcm.gob.pe
http://sgp.pcm.gob.pe/