Tutorial Gicap

Anlisis funcional y documentacin de requerimientos
GESTION PROCESOS CALIDAD

Fase I
GESTION DE NO CONFORMIDADES Y
ACCIONES
Agosto de 2.015
Versin 06
Idea Consultora Informtica, S.L. R.M. Zaragoza, Tomo 3581, Folio 98, Hoja Z-45436, Inscripcin. 1 CIF B99184491
Cl Paseo Sagasta, 17 4 50008 Zaragoza Telfono: 976 48 68 68 Fax: 976 48 76 74
Contenido
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Objetivos del proyecto ....................................... 3
AF010 Parmetros: No Conformidades y Acciones . 4
AF020 Mantenimiento de situaciones de No
Conformidades ............................................... 5
AF030 Mantenimiento de deteccin de No
Conformidades ............................................... 5
AF040 Mantenimiento de Procesos de Deteccin de No
Conformidades. .............................................. 6
AF050 Mantenimiento de Tratamientos de No
Conformidades. .............................................. 7
AF060 Mantenimiento de Elementos afectados en las
No Conformidades. ......................................... 7
AF070 Mantenimiento de situaciones de Acciones .. 9
AF080 Ficha de No Conformidades ....................... 9
AF090 Listado de No Conformidades ...................18
AF010 Ficha de Acciones ...................................20
AF110 Reports NC y ACCIONES ..........................23
Cl Paseo Sagasta, 17 4. 50008 Zaragoza Telfono: 976 48 68 68 Fax: 976 48 76 74
Objetivos del proyecto
Plantear las adaptaciones requeridas para gestionar los procesos de calidad de la
empresa relativos a la gestin de no conformidades asociadas a servicios, compras,
ventas, etc as como las acciones correctivas y preventivas llevadas a cabo por parte
de la empresa.
Estas adaptaciones se desarrollarn en un nuevo mdulo: Mdulo de Calidad,

independiente del ERP-RPS pero que tomarn de ste la informacin requerida, por
ejemplo datos de clientes, proveedores, molturas, etc.
AF010 Parmetros: No Conformidades y
Acciones
Descripcin general
El objetivo es disponer de un punto de men o seccin dnde se puedan gestionar los

parmetros generales de la aplicacin. El nuevo punto dar acceso a una pantalla que
constar de un mantenimiento ficha con pestaas. Inicialmente slo constar de una
pestaa con el nombre Parmetros Generales.
Especificaciones
En la pestaa Parmetros Generales se incluir un marco Series Numeracin para

gestionar los contadores de las fichas de No Conformidades y Acciones que se
describen en los siguientes apartados de este anlisis.
El campo prefijo es alfanumrico de 10 caracteres, n dgitos contador y contador
son campos numricos enteros.
Ejemplo: segn el dibujo el nmero de no conformidad siguiente es NC201000123.
AF020 Mantenimiento de situaciones de No
Conformidades
Especificaciones
Mantenimiento donde se podrn gestionar las situaciones posibles en las que se

encuentra una No Conformidad. Ejemplo: 1-Alta, 2-Paralizada, 6-Cerrada.
El mantenimiento consta de los campos siguientes:

Situacin: campo numrico entero. Campo obligatorio.
Descripcin: descripcin de la situacin. Campo alfanumrico de 50 caracteres.
Una vez dado de alta el registro la descripcin ser modificable.

No se podr eliminar un registro si ya est siendo utilizado en alguna no conformidad.
La situacin 3 es considerada internamente como Cerrada.
AF030 Mantenimiento de deteccin de No

Conformidades
Especificaciones
Nuevo formulario para el mantenimiento de la deteccin de no conformidades.

El mantenimiento constar de los campos siguientes:
Cdigo: contador numrico. Campo obligatorio.

I/E: desplegable con dos valores posibles I (interna) E (externa). Campo
obligatorio. El concepto interna-externa se refiere a la no conformidad.
Descripcin: descripcin de la forma de deteccin. Campo alfanumrico de 50
caracteres.
Seleccin valor: campo no obligatorio con desplegable que contiene los
siguientes valores: CLI, PROV.
Una vez dado de alta el registro slo la descripcin ser modificable.
A continuacin se muestra un ejemplo:
Cdigo I/E Descripcin Seleccin Valor

1 E En Cliente CLI
2 E En Proveedor PROV
3 I Dpto. Calidad
En el apartado correspondiente en la ficha de la No Conformidad veremos que si la

forma de deteccin elegida es la 1, se habilitar un campo con acceso a los clientes
dados de alta en Rps para que el usuario indique el cliente que ha detectado la No
Conformidad. En el caso del cdigo 3 no se habilitar este tipo de campo.
AF040 Mantenimiento de Procesos de Deteccin

de No Conformidades.
Especificaciones
Mantenimiento donde se podrn gestionar los puntos operacionales o procesos en los

que se puede detectar la No Conformidad. Ejemplo: almacenaje, limpieza, facturacin,
etc.

Cdigo: campo numrico entero. Campo obligatorio.
Descripcin: descripcin del proceso de deteccin. Campo alfanumrico de 50
caracteres.

AF050 Mantenimiento de Tratamientos de No
Conformidades.
Especificaciones
Mantenimiento donde se podrn gestionar tipos de tratamiento la No Conformidad.

Ejemplo: rechazo, reproceso, reclasificacin, etc.

Descripcin: descripcin del tipo de tratamiento. Campo alfanumrico de 50
caracteres.

AF060 Mantenimiento de Elementos afectados

en las No Conformidades.
Especificaciones
Mantenimiento donde se podrn gestionar los elementos afectados en las no

conformidades. Ejemplo: producto, albarn de venta, albarn de compra, etc.

Descripcin: descripcin del elemento. Campo alfanumrico de 50 caracteres.
Detalle: campo no obligatorio donde se especifica el elemento afectado. Por
ejemplo, puede ser el elemento Albarn de Venta y detalles Error en precio,
Error en direccin de envo, etc.
Seleccin valor: campo no obligatorio con desplegable que contiene los
siguientes valores:
o PROD (producto)
o OF (moltura)
o ALBV (albarn de venta)
o ALBC (albarn de compra)
o FACV (factura de venta)
o FACC (factura de compra)
o TRANS (transportista)

A continuacin se muestra un ejemplo:
Cdigo Descripcin Detalle Seleccin Valor

1 Producto PROD
2 Albarn Venta Error en direccin de envo ALBV
3 Albarn Venta Error en precio ALBV
4 Almacn
En el apartado correspondiente en la ficha de la No Conformidad veremos que si el

elemento afectado es el 2, se habilitar un campo con acceso a los albaranes dados
de alta en Rps para que el usuario indique albarn afectado. En el caso del cdigo 4 no
se habilitar este tipo de campo.
AF070 Mantenimiento de situaciones de
Acciones
Especificaciones
Mantenimiento donde se podrn gestionar las situaciones posibles en las que se

encuentra una Accin. Ejemplo: 1-Alta, 2-Paralizada, 3-Cerrada.

Situacin: campo numrico entero. Campo obligatorio.
Descripcin: descripcin de la situacin. Campo alfanumrico de 50 caracteres.

No se podr eliminar un registro si ya est siendo utilizado en alguna accin.
La situacin 3 es considerada internamente como Cerrada.
AF080 Ficha de No Conformidades

Descripcin general
La gestin de las no conformidades se realizar mediante un formulario tipo ficha que

constar de los campos que se indican a continuacin.
A este formulario se acceder desde Mdulo de Calidad> No Conformidades>Ficha No
Conformidades
Esta ficha constar de un marco de datos generales y varias pestaas.
Especificaciones
Marco Datos Generales:
o Informe: contador automtico, se asigna al generar un nuevo informe

de acuerdo con la parametrizacin del contador.
o Tipo de no conformidad: marco con dos opciones para indicar si la no

conformidad es interna o externa. Campo obligatorio.
o Fecha Alta: fecha de alta de la no conformidad. Por defecto se cargar la
fecha del sistema. Campo obligatorio.
o Plazo: plazo establecido para la resolucin de la no conformidad. Campo

obligatorio.
o Responsable: con desplegable que muestra los usuarios dados de alta

en el mdulo. Campo obligatorio.
o Situacin: estado o situacin de la no conformidad. Los valores

correspondientes se dan de alta el Mantenimiento de Situaciones de No
Conformidad. Este campo dispone de desplegable con las situaciones
dadas de alta en el mdulo. Al dar de alta un No Conformidad se asigna
por defecto la situacin 1. Campo obligatorio. El valor visualizado es la
descripcin de la situacin.
10
o Descripcin: campo tipo comentario.
o Fecha Cierre: campo obligatorio si la No Conformidad est cerrada
o Responsable Cierre: con desplegable que muestra los usuarios dados de

alta en el mdulo. Campo obligatorio si la No Conformidad est cerrada.
o Cierre: campo tipo comentario donde se especifica el detalle del cierre

de la No Conformidad.
o Botn de Acceso a Gestor Documental.
o Botn Imprimir Informe: imprime informe de la No Conformidad segn

modelo proporcionado.
Para activar el grid inferior hay que grabar anteriormente la NC.
Pestaa Datos de la Deteccin:
o Fecha Deteccin: nuevo campo para especificar la fecha a la que se

detect la incidencia. Campo obligatorio.
o Detectado por: desplegable con relacin de las formas de deteccin de

no conformidad parametrizados por el usuario en el nuevo
Mantenimiento de Deteccin de no conformidades. Estos datos aparecen
filtrados segn si la No Conformidad es Interna o Externa. Campo
obligatorio.
o Seleccin Valor: segn el cdigo de deteccin elegido el usuario deber

especificar un cliente, proveedor, etc. Se podrn realizar bsquedas por
estos elementos.
o Proceso: desplegable con relacin de los tipos de proceso en los que se
puede detectar la No Conformidad. Campo obligatorio.
o Descripcin: campo alfanumrico de 100 caracteres donde se puede

incluir informacin adicional del origen de la deteccin.
Pestaa Acciones Correctoras y Acciones Preventivas (AF100)
Permite indicar si la No Conformidad lleva asociada una accin correctora o

preventiva y adems darla de alta desde esta pantalla y vincular la accin con
la No Conformidad. Se plantea la posibilidad de dar de alta ms de una accin.
o Botn Generar: al pulsarlo se abre ficha de Acciones para dar de

alta la accin. AF100
Esta pestaa dispone de grid con los campos siguientes y con la relacin de
Acciones vinculadas a la No Conformidad.
11
o Tipo Accin: Preventiva/Correctiva, este campo no es modificable
y muestra el valor correspondiente a la accin.
o Nmero: indica el nmero de la accin. Campo no modificable.
Pestaa Notificaciones:
El objetivo es notificar el alta de No Conformidades a los usuarios designados.
o Especificaciones
Existe un punto de men donde el usuario podr informar de las cuentas de correo o
destinatarios a los que se enviar la comunicacin.
En esta pestaa se incluyen los campos siguientes:

o Notificacin enviada: campo tipo check, si est marcado indica que la
notificacin ha sido enviada. Se puede desmarcar para reenviar.
o Fecha envo: fecha de envo de la notificacin.
o Destinatarios: si se ha enviado muestra las cuentas de correo a las que se ha
enviado.
Se programar proceso para que se proceda al envo de correos electrnicos de

notificacin de las No Conformidades pendientes de notificar.
12
Se escribe el texto en el grid inferior y una vez seleccionados los destinatarios,
se pulsa el botn ENVIAR. (A la derecha del grid)
Pestaa Datos del Tratamiento:
En esta pestaa se realizar la gestin del tratamiento que se da a la No

Conformidad. Es posible que una No Conformidad tenga ms de un
tratamiento. Por ejemplo: se enva harina a un cliente y la rechaza por
incidencia en el tipo de envase. Se acuerda con el cliente que se va a re
envasar. En este caso la No Conformidad tendra un tratamiento de
Reclasificacin pero si despus de esto el cliente la vuelve a rechazar sera
necesario indicar otro tratamiento en la misma No Conformidad.
Por otro lado cada tratamiento lleva a asociado una relacin de comunicaciones
o tareas a realizar como consecuencia de dicho tratamiento. Por ejemplo:
comunicacin al operario de almacenaje para que re envase la harina.
Los campos de que dispone esta pestaa son:
13
Grid de tratamientos, incluye los campos siguientes:
Fecha: campo obligatorio

Tratamiento: campo obligatorio que dispone de desplegable con la
relacin de tratamientos dados de alta. Se muestra la descripcin.
Descripcin: campo tipo comentario donde ampliar la descripcin del
tratamiento. Este campo se muestra en el informe de la No
Conformidad.
Botn Comunicaciones: al pulsarlo muestra otra pantalla con la relacin
de comunicaciones o tareas a realizar como consecuencia del
tratamiento. Esta pantalla dispone de grid con los campos siguientes.
Estas comunicaciones podrn ser enviadas a travs de correo
electrnico.
14
o Fecha: campo obligatorio
o Descripcin: campo tipo comentario para especificar el detalle de
la comunicacin.
o Botn Destinatarios: botn que da acceso a pantalla donde se
incluyen los destinatarios del correo electrnico. El usuario podr
seleccionar correos de una listad de usuarios dados de alta en el
mdulo o teclear directamente la cuenta de correo.
Los usuarios escogidos son los del grid inferior.

o Botn Enviar: realiza el envo del correo electrnico.
o Incluir texto: campo tipo check, si est marcado, la descripcin
de esta comunicacin ser incluida en el informe de la No
Conformidad junto con la descripcin del tratamiento.
15
Coste: campo numrico de dos decimales. Permite indicar el coste del
tratamiento. El coste de todos los tratamientos se totaliza en otro
campo.
Otros campos de la pestaa Tratamientos:
Disposicin: campo tipo comentario

Coste: campo no modificable. Totaliza el coste de todos los
tratamientos.
Pestaa Elementos Afectados:
Permite especificar los elementos donde se ha originado la No Conformidad por

ejemplo un producto, una moltura, un albarn de venta, etc.
La pestaa contendr un grid con los campos siguientes:

o Elemento: campo obligatorio con desplegable que muestra la
relacin de los elementos afectados dados de alta en el mdulo.
Se muestra el campo descripcin.
o Detalle: si el elemento seleccionado tiene detalle se muestra en
este campo. Campo modificable.
16
o Seleccin Valor: segn el tipo de elemento elegido el usuario
deber especificar un producto, factura de venta, factura de
compra, etc. Se podrn realizar bsquedas por estos elementos.
o Observaciones:
o Botn Datos adicionales: botn que muestra pantalla con datos
adicionales del elemento en caso de haber especificado valor.
Albaranes: se muestra cdigo y nombre del
proveedor/cliente, cdigo y descripcin del artculo,
cantidad, serie/lote, fecha de caducidad, fecha del
albarn. Puede haber ms de un artculo.
Producto: se muestra descripcin del producto
Facturas: se muestra cdigo y nombre del
proveedor/cliente, cdigo y descripcin del artculo,
cantidad, serie/lote, fecha de caducidad, fecha de la
factura. Puede haber ms de un artculo.
Transportista: nombre del transportista.
17
AF090 Listado de No Conformidades
Descripcin general
El objetivo es disponer de funcionalidad para poder listar la relacin de No

Conformidades dadas de alta en el mdulo.
Especificaciones
A continuacin se detallan los campos de filtro:
o Nmero de No Conformidad: Todas/Desde-Hasta

o Situacin: Todas/Desde-Hasta
o Fecha alta: Todas /Desde-Hasta
o Fecha deteccin: Todas /Desde-Hasta
o Fecha cierre: Todas /Desde-Hasta
o Responsable: campo con desplegable, si no se indica valor se consideran todos.
o Responsable cierre: campo con desplegable, si no se indica valor se consideran
todos.
18
o Detectado por: desplegable con relacin de las formas de deteccin de no
conformidad parametrizados por el usuario. Segn el valor elegido se habilitar
nuevo campo para la seleccin de valores fijos. Ejemplo: si se ha elegido
detectado por Cliente se habilitar campo adicional para que el usuario
especifique un cdigo de cliente si lo desea.
o Mostrar tratamientos: campo tipo check, si est marcado se muestra detalle de
los tratamientos y comunicaciones.
o Mostrar elementos afectados: campo tipo check, si est marcado se muestra
detalle los elementos afectados en la No Conformidad.
El listado muestra los campos siguientes:
o Nmero de No Conformidad
o Tipo: Interna o Externa
o Fecha alta
o Fecha deteccin
o Responsable
o Situacin
o Fecha cierre
o Responsable Cierre
o Descripcin
A continuacin se muestra el detalle de tratamientos y elementos afectados si se ha

seleccionado.
19
AF010 Ficha de Acciones
Especificaciones
Nuevo formulario para el mantenimiento de las acciones correctivas o preventivas

emprendidas para resolver las no conformidades.
A este formulario se acceder desde Mdulo de Calidad> Acciones Correctivas-
Preventivas >Ficha Acciones Correctivas-Preventivas.
Los campos disponibles son:
Marco Datos Generales:
o N Accin: contador automtico, se asigna al generar una nueva accin de

acuerdo con la parametrizacin del contador.
Al dar de alta la accin, primero se pregunta al usuario si la accin es
Correctiva o Preventiva y en funcin de la seleccin se asigna el contador.
o Tipo de accin: Correctiva Preventiva. Se informa al dar de alta la accin

y no es modificable por el usuario.
o Fecha de alta: por defecto se carga la fecha del sistema

20
o Responsable: con desplegable que muestra los usuarios dados de alta en el
mdulo. Campo obligatorio.
o Fecha de inicio:
o Situacin: estado o situacin de la accin. Los valores correspondientes se

dan de alta el Mantenimiento de Situaciones de Acciones. Este campo
dispone de desplegable con las situaciones dadas de alta en el mdulo. Al
dar de alta la Accin se asigna por defecto la situacin 1. Campo
obligatorio. El valor visualizado es la descripcin de la situacin.
o Fecha de cierre: si la situacin es cerrada este campo es obligatorio

o Responsable Cierre: con desplegable que muestra los usuarios dados de
alta en el mdulo. Campo obligatorio si la Accin est cerrada.
o Resultados obtenidos: campo tipo comentario.
o Botn de Acceso a Gestor Documental.
o Botn Imprimir Informe: imprime informe de la No Conformidad segn

modelo proporcionado.
Pestaa Datos Generales:
o Equipo responsable: campo tipo comentario.

o Descripcin del problema a eliminar/evitar: campo tipo comentario.
o Acciones precedentes o primeras acciones adoptadas: campo tipo
comentario.
o Causa/causas reales/potenciales que generan el problema: campo tipo
comentario.
Pestaa No Conformidades relacionadas:
Dispone de un grid con los campos siguientes.
o Botn seleccin: se muestra pantalla de bsqueda de No

Conformidades. Desde esta pantalla se selecciona la No conformidad
y se carga en el grid.
o Nmero: es el nmero de informe de la no conformidad. No

modificable.
o Descripcin: descripcin de la no conformidad. No modificable.
Si el usuario elimina un registro del grid estar desvinculando No

Conformidad y Accin.
21
o Pestaa Acciones: se informar de las acciones que se efectuarn para
verificar eficacia de soluciones implantadas. Grid que dispone de los campos
siguientes.
o Cdigo: campo numrico interno

o Responsable: campo alfanumrico de 100 caracteres
o Descripcin: campo tipo comentario.
o Fecha prevista de inicio
o Fecha prevista de fin
o Fecha cierre
o Ejecucin: campo tipo check, si est marcado indica que esta accin
se va a llevar a cabo.
o Observaciones: campo tipo comentario. Si la accin no se ejecuta el
usuario puede especificar aqu porque no se ha llevado a cabo.
o Botn Seguimiento: muestra pantalla con grid con los campos
siguientes:
Fecha
Responsable: con desplegable que muestra los usuarios
dados de alta en el mdulo. Indica qu persona es la que ha
realizado el seguimiento.
Observaciones: campo tipo memo
22
AF110 Reports NC y ACCIONES
23
Los datos los coge de las etiquetas en rojo.
24

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GESTION PROCESOS CALIDAD

Estas adaptaciones se desarrollarn en un nuevo mdulo: Mdulo de Calidad,

El objetivo es disponer de un punto de men o seccin dnde se puedan gestionar los

En la pestaa Parmetros Generales se incluir un marco Series Numeracin para

Mantenimiento donde se podrn gestionar las situaciones posibles en las que se

El mantenimiento consta de los campos siguientes:

Una vez dado de alta el registro la descripcin ser modificable.

La situacin 3 es considerada internamente como Cerrada.

AF030 Mantenimiento de deteccin de No

Nuevo formulario para el mantenimiento de la deteccin de no conformidades.

Cdigo: contador numrico. Campo obligatorio.

Cdigo I/E Descripcin Seleccin Valor

En el apartado correspondiente en la ficha de la No Conformidad veremos que si la

AF040 Mantenimiento de Procesos de Deteccin

Mantenimiento donde se podrn gestionar los puntos operacionales o procesos en los

El mantenimiento consta de los campos siguientes:

Una vez dado de alta el registro la descripcin ser modificable.

Mantenimiento donde se podrn gestionar tipos de tratamiento la No Conformidad.

El mantenimiento consta de los campos siguientes:

Una vez dado de alta el registro la descripcin ser modificable.

AF060 Mantenimiento de Elementos afectados

Mantenimiento donde se podrn gestionar los elementos afectados en las no

El mantenimiento consta de los campos siguientes:

Una vez dado de alta el registro la descripcin ser modificable.

Cdigo Descripcin Detalle Seleccin Valor

En el apartado correspondiente en la ficha de la No Conformidad veremos que si el

Mantenimiento donde se podrn gestionar las situaciones posibles en las que se

El mantenimiento consta de los campos siguientes:

Una vez dado de alta el registro la descripcin ser modificable.

La situacin 3 es considerada internamente como Cerrada.

AF080 Ficha de No Conformidades

La gestin de las no conformidades se realizar mediante un formulario tipo ficha que

Esta ficha constar de un marco de datos generales y varias pestaas.

Marco Datos Generales:

o Informe: contador automtico, se asigna al generar un nuevo informe

o Tipo de no conformidad: marco con dos opciones para indicar si la no

o Plazo: plazo establecido para la resolucin de la no conformidad. Campo

o Responsable: con desplegable que muestra los usuarios dados de alta

o Situacin: estado o situacin de la no conformidad. Los valores

o Fecha Cierre: campo obligatorio si la No Conformidad est cerrada

o Responsable Cierre: con desplegable que muestra los usuarios dados de

o Cierre: campo tipo comentario donde se especifica el detalle del cierre

o Botn de Acceso a Gestor Documental.

o Botn Imprimir Informe: imprime informe de la No Conformidad segn

Para activar el grid inferior hay que grabar anteriormente la NC.

Pestaa Datos de la Deteccin:

o Fecha Deteccin: nuevo campo para especificar la fecha a la que se

o Detectado por: desplegable con relacin de las formas de deteccin de

o Seleccin Valor: segn el cdigo de deteccin elegido el usuario deber

o Descripcin: campo alfanumrico de 100 caracteres donde se puede

Pestaa Acciones Correctoras y Acciones Preventivas (AF100)

Permite indicar si la No Conformidad lleva asociada una accin correctora o

o Botn Generar: al pulsarlo se abre ficha de Acciones para dar de

El objetivo es notificar el alta de No Conformidades a los usuarios designados.

En esta pestaa se incluyen los campos siguientes:

Se programar proceso para que se proceda al envo de correos electrnicos de

Pestaa Datos del Tratamiento:

En esta pestaa se realizar la gestin del tratamiento que se da a la No

Los campos de que dispone esta pestaa son:

Fecha: campo obligatorio

Los usuarios escogidos son los del grid inferior.

Disposicin: campo tipo comentario