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Manual de
Planificacin
en Catastro
Manual de
Planificacin
en Catastro
Programa de Fortalecimiento del Rgimen Municipal
y Desarrollo Local en Honduras.
46 pginas.
Copyright 2009
Socializacin de resultados | 25
Anexo | 39
Ejemplo plan operativo anual | 41
Presentacin
El Programa de Fortalecimiento del Rgimen Municipal, con el apoyo financiero de la
Agencia Espaola de Cooperacin para el Desarrollo y ejecutado por la Asociacin de
Municipios de Honduras (AMHON), impulsa un proyecto en cinco mancomunidades
de Honduras, que busca mejorar la condicin de vida de los habitantes, a travs
de los gobiernos locales como responsables de gestionar su propio desarrollo.
La intervencin directa en los municipios incluye tres componentes principales de
fortalecimiento:
Finanzas Municipales
Se potencia el impacto de estos componentes por medio del apoyo al ente gremial
de los municipios (la AMHON) y a las mancomunidades, con quienes se ejecutan
procesos para fortalecer la autonoma municipal, las capacidades de cohesin
y la coordinacin con diferentes iniciativas de cooperacin dentro de la misma
temtica.
Levantamiento Catastral
Valuacin Urbana
Valuacin Rural
Mantenimiento no Digital
Planificacin en Catastro
Capacitacin de Personal
Ponemos a disposicin este documento para que sea utilizado por tcnicos y
funcionarios de las municipalidades y mancomunidades, as como por otros usuarios
que tengan a bien trabajar la temtica, bajo el entendido que los aportes brindados
son de uso tcnico, amparados en el basamento jurdico que orienta al catastro
municipal.
Procesos Procesos
tcnicos tecnolgicos
Planificar en Organizacin
Catastro Cap. 3
Cap. 1
Procesos
administrativos
El proceso de planificar
La planificacin es indispensable en la administracin
pblica municipal, sta permite la asignacin y el La planificacin debe dar respuesta a
uso eficiente de recursos escasos para obtener los las siguientes preguntas:
resultados esperados. Cualquier tarea o proyecto, Qu hay que hacer?
por grande que sea, se desarrolla mejor si se dedica
Cmo hay que hacerlo?
el tiempo necesario para preparar un plan de accin
Quin lo va a hacer?
que dirija los pasos hacia la consecucin de un fin.
Cundo hay que hacerlo?
La concepcin de este plan se conoce como el
Cunto costar?
proceso de planificar y, aunque no existen reglas
nicas sobre cmo elaborarlo, se pueden seguir los
pasos bsicos mostrados a continuacin:
Definir objetivos.
Desglosar actividades.
Establecer plazos.
Establecer secuencias.
Asignar recursos.
Control.
Recursos Controlar Actividades
Evaluacin.
El catastro operativo
y sus procesos cclicos
Las actividades operativas del catastro emanan
de la Ley de Municipalidades y constituyen sus
funciones principales. Algunas de ellas son de
carcter general y otras son atribuciones explcitas
del departamento.
Perodos
Procesos
Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4
Tecnificacin del catastro
Permetros urbanos
Lmites administrativos
Implementacin de sistemas
de informacin
Plan de ordenamiento urbano
Fechas inamovibles
En la tabla anterior se divide la duracin de los
procesos en perodos de 6 meses, que son luego Fechas flexibles
distribuidos tomando en cuenta factores internos y
externos relacionados con los procesos. Este tipo de
calendarizacin debe responder a una estrategia de
mediano y largo plazo enfocada en los objetivos de
la corporacin municipal.
Planificacin
estratgica y operativa
Una visin estratgica consensuada con las autoridades municipales permite enfocarse en ob-
jetivos definidos de mediano y largo plazo, esbozando la ruta a seguir para alcanzarlos dentro
de las limitaciones de un presupuesto fijo.
Un requisito fundamental para planificar las acciones a emprender es el conocimiento del estado
actual del catastro en sus puntos dbiles y fuertes.
Visin institucional
Asumir la direccin de la administracin municipal
es un reto para el equipo de trabajo conformado Para definir una visin institucional en
por la Corporacin y los empleados contratados la municipalidad, se requiere proyectar
con funciones especficas. La visin institucional a futuro el estado ideal que se espera
alcanzar dentro de cuatro aos de
define el estado ideal que, como municipalidad, se
gestin responsable.
quiere alcanzar para cumplir con las expectativas de
una poblacin que demanda cada vez ms mejores
condiciones de vida en el municipio. La estrategia representa un plan a
largo plazo con acciones definidas para
Cuando las autoridades municipales disean una
alcanzar la visin planteada. Parte de
estrategia para cumplir los compromisos adquiridos
un anlisis descriptivo de la situacin
con los distintos sectores sociales, el departamento actual mediante:
de catastro debe elaborar su estrategia interna
enmarcada en la visin institucional. Hay casos en Anlisis interno y del contexto
donde no existe una visin definida previamente, ni (FODA, rbol de problemas, etc.)
Objetivos estratgicos a mediano
una estrategia conjunta; en esta situacin se debe
y largo plazo.
planificar en funcin de objetivos consensuados con
la Corporacin Municipal.
Plan estratgico
del catastro
Se pueden establecer algunos atributos deseables
de la administracion del catastro, Algunos de ellos
pueden ser generales y estar relacionados con otras
dependencias y otros especficos, segn el contexto
en que se desarrollan los eventos:
Eficiencia administrativa.
Modernizacin y tecnificacin.
Transparencia y legalidad.
Calidad en servicios.
La mancomunidad debe brindar asistencia
Incremento de recaudacin. tcnica para facilitar y coordinar los procesos
de planificacin y organizacin de los catastros
Seguridad jurdica. municipales.
Ordenamiento urbano.
Perodos
Ejes
Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Objetivos
Eje Estratgico 1 o1,o2etc.
Eje Estratgico 2 o1,o2etc.
Eje Estratgico 3 o1,o2etc.
Eje Estratgico 4 o1,o2etc.
Productos.
Recursos.
Desglose en sub-actividades
Para lograr un objetivo se requiere planificar las
actividades con un nivel de detalle en el tiempo. En
el POA, una sub-actividad debe ser concisa, con una
duracin estimada de entre 1 a 4 semanas, facilitando
la ejecucin y el control de los planes establecidos
junto al alcance de los objetivos deseados.
Cotizaciones (1 semana).
Recursos necesarios
Asignar recursos a las actividades es lo que finalmente Equipo Suministros
determina si el plan se puede realizar o no. Se debe
actuar con austeridad, pero a la vez con eficiencia. Se
debe tener en mente la escasez de fondos municipales
y los procesos burocrticos de adquisicin. Recursos a asignar en cada actividad.
Una vez definidos, se deben socializar con las
autoridades y gestionar su inclusin en el presupuesto
del siguiente ao.
En las fichas de costo se incluyen
Los recursos pueden ser de tres tipos: nicamente los recursos de los que la
municipalidad carece, pero que son
Personal: tcnico, administrativo, consultores.
necesarios para ejecutar la actividad
Equipo: topogrfico, informtico, mobiliario, planeada.
herramientas.
Control y evaluacin
de procesos
Manejar fondos pblicos y aportaciones de donantes
compromete a la municipalidad a ejercer controles y Los controles son aplicados por el jefe
evaluaciones peridicas de los procesos y proyectos de catastro al personal y procesos a su
que consumen esos recursos econmicos. cargo.
Evaluacin de resultados
Obtener una buena evaluacin genera
Idealmente, la evaluacin debe llevarse a cabo confianza en la capacidad del personal,
durante la ejecucin de los procesos y una vez y garantiza incrementar el presupuesto
obtenido el producto final. En el POA se debe indicar asignado al departamento para el ao
la forma en que se realizar. Entre las ms comunes siguiente.
estn:
Evaluacin cualitativa
Precisin de la informacin.
Agilidad en servicios.
Satisfaccin del cliente final.
Imagen institucional, etc.
Socializacin
de resultados
Para elevar el perfil del catastro y posicionarlo como
un departamento clave en la gestin municipal y Socializar requiere de habilidades
en el desarrollo local, se deben hacer esfuerzos de comunicacin verbal y escrita. Su
para sensibilizar sobre la importancia del trabajo finalidad es reportar, informar, obtener
aprobacin y apoyo.
que ah se realiza. En ese sentido, se deben disear
estrategias sencillas de comunicacin, mediante las
cuales se informe a distintos pblicos (pobladores,
autoridades municipales y nacionales, cooperacin
internacional, etc.), sobre sus objetivos, proyectos,
beneficios, logros. La forma de hacerlo depender
del destinatario y de los medios de comunicacin
a su alcance.
Informe tcnico
Es un documento formal que reporta las condiciones,
progresos o resultados de las acciones que se
emprenden en el departamento. Se presenta ante
un superior (alcalde, corporacin municipal). En
general, un informe tcnico brinda informacin El personal de catastro debe llevar un registro
de las actividades realizadas semanalmente.
concisa sobre:
Para definir una estructura organizativa que se adapte a las condiciones locales y a las demandas
externas, se requiere entender los procesos propios de la oficina y su vinculacin con otras
dependencias.
Organizacin bsica
Recurso humano
Categorizacin municipal (Direccin General
La fortaleza del departamento de catastro descansa
de Fortalecimiento Local, 2007).
en su personal, cuya estructura funcional se define
mediante los siguientes organigramas:
Organigrama bsico del departamento de
catastro (Categora C)
Digitalizador
Digitalizar en la base de datos toda la informacin
grfica y alfanumrica recolectada en campo. Ser el digitalizador me compromete con la
creacin y mantenimiento de la base de datos
Participar en el mantenimiento y control de la catastral, entre otras atribuciones
informacin catastral.
Delmer Perdomo
(El Porvenir, Atlntida, 2009)
Personal de campo
Idealmente el departamento de catastro debe
Como parte del personal de campo debo
contar con personal capacitado para ejecutar los realizar levantamientos y valuaciones de
procedimientos relacionados con el trabajo de inmuebles urbanos y rurales, aplicando las
agrimensura y valuacin. En municipios pequeos, metodologas actuales y requerimientos del
Jefe de Departamento
con pocos recursos y con poco mercado inmobiliario,
estas funciones son desempeadas por el jefe de Merlin Villalvir
(Azacualpa, Santa Brbara, 2009)
catastro y su asistente, mientras que el personal de
campo es contratado de forma temporal en procesos
de actualizacin y levantamiento catastral.
Atender las consultas solicitadas por las autoridades Asesora legal, etc.
y la Corporacin Municipal.
Observancia de la ley.
Espacio fsico
Para las labores normales del departamento de
catastro, se requiere un ambiente apropiado e
independiente que facilite la realizacin de las
siguientes funciones:
Atencin al pblico.
Labores administrativas.
Trabajo de gabinete.
El espacio fsico requerido ronda los 20-25 m2, debe Propuesta de distribucin en un departamento
contar con buena iluminacin, ventilacin e higiene de catastro en un rea de 25 m2.
propias de una oficina pblica.
Mobiliario
El mobiliario debe ser funcional y responder al
espacio y a las necesidades del trabajo, mnimamente
se requiere de:
1 mesa de trabajo.
Equipo de trabajo
Este vara segn las necesidades proyectadas en el
plan estratgico, se puede conformar inicialmente
de la siguiente manera:
2 computadoras de escritorio conectadas a la red
municipal.
1 computadora porttil.
1 cmara digital.
Vinculacin
del departamento
de catastro
En el desempeo de sus actividades normales, el
departamento de catastro necesita intercambiar
Para el cobro de impuestos como bienes
informacin con instancias internas (mbito
inmuebles, servicios pblicos y contri-
municipal) y externas (mbito institucional).
bucin por mejoras se necesita la infor-
macin que proviene de catastro.
Vinculacin municipal
Esta relacin obedece a la naturaleza de los
procesos que se realizan en catastro, que demandan
una comunicacin de doble va con las dems
dependencias municipales como parte de las
atribuciones del departamento. Esta relacin puede
ser de carcter:
Jurdico
Servicios
Vinculacin institucional
En la comunicacin externa se utiliza la va escrita
con el visto bueno del jefe de departamento y,
en su caso, de la corporacin municipal, quienes El control urbano se complementa con la
son responsables de la custodia y seguridad de la informacin de catastro.
informacin. En ningn momento se niega el acceso
a la informacin pblica, pero se consideran ciertas Art. 3: Todo ciudadano tiene derecho
restricciones: de acceder a informacin generada,
administrada o en poder de las
El acceso ser parcial limitndose al rea de inters
instituciones obligadas previstas
del solicitante.
en la presente Ley (entre ellas las
Compromiso de no divulgar informacin particular autnomas).
de los contribuyentes.
Art. 20: La solicitud de informacin
Hay cierta informacin que es confidencial pblica debe presentarse por escrito o
temporalmente dentro de los procedimientos por medios electrnicos, indicndose
internos. con claridad la informacin solicitada,
sin motivacin o formalidad alguna.
Las instituciones externas con las que se vincula el
Esto no faculta para copiar total o
catastro tambin tienen sus polticas y restricciones
parcialmente la base de datos.
al momento de brindar informacin, debiendo
respetar siempre los procedimientos y canales de Ley de Transparencia y Acceso
comunicacin ms apropiados. a la Informacin Pblica
Educacin
Salud
Recursos Naturales y Ambiente
Agricultura y Ganadera
Obras Pblicas
Seguridad
Gobernacin y Justicia.
En este captulo se desarrolla el ejemplo de un POA, que puede servir de gua para
elaborar los planes anuales en cada municipio.
1. Fuentes de financiamiento
Ingresos corrientes de la municipalidad, transferencias del gobierno central y
asistencia tcnica de la AMHON.
2. Justificacin
Dentro de la visin institucional de la municipalidad, se pretende mejorar la eficiencia
administrativa interna, para lo que se ha previsto la planificacin de las actividades
del departamento mediante la elaboracin de un Plan Operativo Anual (POA),
considerado como una propuesta que se debe someter a la aprobacin de las
autoridades locales.
3. Objetivo general
Determinar los procesos funcionales a ejecutar durante 2010 en el departamento
de catastro, su alcance, necesidades y resultados esperados.
4. Objetivos especficos
Identificar las necesidades de recursos para el funcionamiento operativo normal
de 2010.
5. Descripcin de la metodologa
El estudio del presupuesto asignado al departamento de catastro durante 2009
es la fuente de informacin principal para la proyeccin de las necesidades de
2010. Se analiza si estos recursos han sido suficientes y efectivos para atender el
funcionamiento normal del departamento, y se definen las necesidades a futuro
con base en la propia planificacin y situacin actual del catastro.
El levantamiento catastral de aldeas y los permetros urbanos han sido tratados
como proyectos que requieren la contratacin temporal de personal adicional bajo
la supervisin y control del mismo departamento.
Gestin del cobro del IBI, organizacin de todos los avisos de cobro en paquetes
para ser repartidos inmueble por inmueble, principalmente en las zonas urbanas
catastradas, atencin de consultas y reclamos de los contribuyentes.
Personal -- --
Suministros Materiales de oficina, viticos, combustible, 15,000
etc.
Equipo y mobiliario escritorio metlico y 2 sillas secretariales 10,000
Costo total de actividad 25,000