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GONZALOGUERREROSNCHEZ
El objetivo del curso es brindar a los participantes los
conceptos, tcnicas y herramientas que permitan abordar
una efectiva gestin estratgica de los procesos de la
empresa, por ser un factor clave que permite a esta
adaptarse con xito al nuevo entorno e influir decisivamente
en su evolucin
Administracin por procesos
ACTUALIZACIN
PROCESOS
MEJORACONTINUA
LEALTADDEL
CLIENTE
Introduccin a la Administracin por procesos
Entradas:
MTODO
Es fundamental para
evaluar la marcha del
proceso, corregir
deficiencias y mejorar
continuamente.
1.2 Tipos de procesos
(Qusequiere) (Quselogra)
Responsabilidades(quien)
Recursos(conqu)
Metodologas(cmo)
Programas(cuando)
(Qusequiere) (Quselogra)
Responsabilidades(quien)
Recursos(conqu)
Metodologas(cmo)
Programas(cuando)
El principio de enfoque basado en procesos
La familia de normas ISO 9000 se sustenta en ocho Principios de
Gestin de la Calidad.
3.1 Principios de Gestin de la Calidad
Responsabilidad de la direccin..captulo 5
Gestin de los recursos...captulo 6
Realizacin del producto.....captulo 7
Medicin, anlisis y mejora...captulo 8
Pasos para el establecimiento, implantacin y mantenimiento de un
S.G.C.
A) Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la
calidad y su aplicacin a travs de la organizacin.
Realizacindemapadeprocesos
1.Identificarquinessonlosdueos,clientesyproveedores
2.Plantearobjetivoaalcanzar
3.Quyquindaimpulsoalproceso
4.Culessonloselementosdeentradadelproceso
5.Cmoyatravsdequinyconquinseejecutaelproceso
6.Culessonlosresultadosdelproceso
7.Cmoycundosemide,visualizayevalalaaptituddefuncionamiento
8.Visualizarqueelprocesoesclaroycomprensible
9.Evidenciarqueelclienteestsatisfecho,clasificarprocesos,prepararmodelo
paralaempresayprepararladocumentacindelosprocesos.
La manera ms representativa de reflejar los procesos identificados y sus
interrelaciones es precisamente a travs de un mapa de procesos, que
viene a ser la representacin grfica de la estructura de procesos que
conforman el sistema de gestin.
MAPADEPROCESOS
PROCESOSESTRATGICOS PROCESOSDEEVALUACINYCONTROL
INTEGRACINDELAORGANIZACIN REGSITROSDEOPERACIN
GESTINDECONOCIMIENTO
SATISFACCINDENUESTROSCLIENTES
LABORATORIOSDECONTROL
ADMINISTRACINDELSISTEMA
NECESIDADESDENUESTROSCLIENTES
DEGESTIN CARTASDEPROCESOS
PROCESOSMISIONALES
APOYOSECONMICOSYFINANCIAMIENTO
EMPRESARIZACINDELASACTIVIDADESAGRCOLAS
OPORTUNIDADESPARALAEQUIDADAGRCOLA
ACCESOAMERCADOS
PROCESOSDEAPOYO
GESTINFINANCIERA GESTINDEAPOYOLOGSTICOEINFRAESTRUCTURA
GESTINDELTALENTOHUMANO GESTINJURDICA
Principales factores para la identificacin y seleccin de los
procesos
Influencia en la satisfaccin del cliente
Los efectos en la calidad del producto/servicio
Influencia en Factores Clave de xito (FCE)
Influencia en la misin y estrategia
Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios
Los riesgos econmicos y de insatisfaccin
Utilizacin intensiva de recursos
Una organizacin puede
recurrir a diferentes
herramientas de gestin que
permitan llevar a cabo la
identificacin de los procesos
que componen la estructura,
pudiendo aplicar tcnicas de
Brainstorming, dinmicas de
equipos de trabajo, etc.
PROCESOSESTRATGICOS
C C
L L
I I
E PROCESOSOPERATIVOS
E
N N
T T
E PROCESOSDEAPOYO E
OPERATIVOS
ESTRATGICOS
MEDICIN,
REALIZACIN ANLISISYMEJORA
DELPRODUCTO
GESTINDERECURSOS
PLANIFICACIN
C C
L L
I I
E
E
N
N T
T E
E
PLANIFICACIN INVESTIGACINDE
I+D REVISINANUAL
ESTRATGICA MERCADO
OPERATIVOS
PLANIFICACIN
PEDIDOS MEZCLADO CONFORMADO TRANSPORTE
DEPRODUCTOS
DEAPOYO
SISTEMADE
MANTENIMIENTO
INFORMACIN
FORMACIN
CLIENTE
DIAGRAMA FICHADE
DEPROCESO PROCESO
Cmoeselproceso?
Quactividadesserealizan?
Culeselpropsito?
Quinrealizalasactividades?
Cmoserealizaelresto?
Cmoserealizanlas
Culessonsusentradasy
actividades?
salidas?
Esquemasdedescripcindeprocesos
5.2.1 Descripcin de las actividades del proceso (Diagrama de
proceso)
Cliente
2
Director
Comercial NO
SI
NO
SI
SI
NO
NO SI
Director
Produccin
Depto. 1
Produccin
Las ofertas deben incluir las especificaciones tcnicas y requisitos de calidad, as como la capacidad
1 de fabricacin y costos previstos
Se revisarn si un contrato coincide con la oferta presentada o si un pedido coincide con los
2 requisitos del contrato, segn depende
Se suele utilizar este smbolo para representar el origen de
INICIO
una entrada o el destino de una salida. Se emplea para
expresar el comienzo o el fin de un conjunto de actividades.
Dentro del diagrama de proceso, se emplea para
Actividad representar una actividad, si bien tambin puede llegar a
representar un conjunto de actividades.
INSPECCIONES: REGISTROS:
Inspeccin mensual de las ofertas y Reclamaciones, devoluciones, FORM
pedidos 722.1
INDICADORES:
VARIABLES DE CONTROL:
1722.1 = % de ofertas aceptadas
Inmovilizado de producto final
Capacidad de produccin 1722.2 = % ofertas/pedidos/contratos no
Plazo de entrega estndar conformes
Catalogo de productos
Poltica comercial 1722.3 = % modificaciones de requisitos
por causa propia
Informacin incluida en la Ficha de Proceso
Misin u objeto: es el propsito del proceso. Hay que preguntarse Cul es la razn de
ser del proceso?Para que existe el proceso?. La misin u objeto debe inspirar los
indicadores y la tipologa de resultados que interesa conocer.
Lmites del proceso: los lmites del proceso estn marcados por las entradas y las
salidas, as como por los proveedores (quienes dan las entradas) y los clientes (quienes
reciben las salidas). Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de procesos y
es necesario asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y
en el propio mapa de procesos. La exhaustividad en la definicin de las entradas y
salidas depender de la importancia de conocer los requisitos para su cumplimiento.
Informacin incluida en la Ficha de Proceso
Alcance del proceso: Aunque debera estar definido por el propio diagrama de proceso, el
alcance pretende establecer la primera actividad (inicio) y la ltima actividad (fin) del proceso,
para tener nocin de la extensin de las actividades en la propia ficha.
Indicadores del proceso: son los indicadores que permiten hacer una medicin y seguimiento de
cmo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misin u objeto. Estos indicadores van a
permitir conocer la evolucin y las tendencias del proceso, as como planificar los valores
deseados para los mismos.
Variables de control: Se refieren a aquellos parmetros sobre los que se tiene capacidad de
actuacin dentro del mbito del proceso (es decir, que el propietario o los actores del proceso
pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o comportamiento del proceso, y por
tanto de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dnde se puede tocar el
proceso para controlarlo.
Inspecciones: Se refiere a las inspecciones sistemticas que se hacen en el mbito del proceso con
fines de control del mismo. Pueden ser inspecciones finales o inspecciones en el propio proceso.
PROCESO PROCEDIMIENTO
Conjuntodeactividades
mutuamenterelacionadaso Formaespecificadapara
queinteractan,lascuales llevaracabounaactividado
transformanentradasen unproceso
salidas
PROCEDIMIENTOS PROCESOS
Los procedimientos existen, son estticos Los procesos se comportan, son dinmicos
Los procedimientos estn impulsados por la Los procesos estn impulsados por la
finalizacin de la tarea consecucin de un resultado
Los procedimientos recogen actividades que Los procesos contienen actividades que
pueden realizar personas de diferentes pueden realizar personas de diferentes
departamentos con diferentes objetivos departamentos con unos objetivos comunes
5.3 El seguimiento y la medicin de los procesos
El enfoque basado en procesos de los sistemas de gestin pone de
manifiesto la importancia de llevar a cabo un seguimiento y medicin de
los procesos con el fin de conocer los resultados que se estn obteniendo y
si estos resultados cubren los objetivos previstos.
?
PROCESO
Dado que la finalidad de los indicadores es conocer la capacidad y
eficacia asociadas a un proceso, es importante en este punto introducir
estos conceptos.
DATOS
DATOS
5.4 la mejora de los procesos
Los datos recopilados del seguimiento y la medicin de los
procesos deben ser analizados con el fin de conocer las
caractersticas y la evolucin de los procesos. De este anlisis
de datos se debe obtener la informacin relevante para
conocer:
Actuar
Verificar
Planificar
CICLODEDEMING
Estratificacin
Hojadede control
Controlestadstico(CEP)
Histograma
DiagramadePareto
Diagramadecausaefecto
Diagramadecorrelacin
Diagramaderbol
Diagramadeafinidades
DiagramaGantt
con la fase del ciclo PDCA donde ms encaja su uso.
DiagramadePERT
Diagramadedecisiones
Brainstorming
AMFEC
QFD
Diseo de experimentos
Diagramas de flujo
Anlisis de Valor
En la siguiente tabla se muestra una relacin de algunas de las herramientas
de la calidad ms frecuentemente utilizadas, asociando dichas herramientas
Benchmarking
Cuando en un proceso se aplica el ciclo de mejora continua (PDCA), se
adoptan una serie de acciones que permiten ejecutar el proceso de
forma que la capacidad del mismo (y pos tanto su eficacia) aumente
Cuando las acciones son eficaces, la ltima fase del ciclo de
mejora debe materializarse en una nueva forma estabilizada de
ejecutar el proceso, actualizndolo mediante la incorporacin de
dichas acciones al propio proceso.
La actualizacin de
CICLOPDCAPARALA
un proceso como
consecuencia de P D MEJORADELOS
PROCESOS
A C
Con el proceso actualizado, su ejecucin debe seguir un
ciclo SDCA que permita la ejecucin, el control y en
general la gestin del proceso.
S:Conocer D:Ejecutarel
proceso
elestndar
S D conformeel
estndar
C:Comprobarel
A:Actuarpara
ajustarconforme
A C trabajo
conformeel
estndar
elestndar
De acuerdo con la familia ISO 9000:2005, el objetivo de la mejora continua en los
sistemas de gestin de la calidad es incrementar la probabilidad de aumentar la
satisfaccin de los clientes y otras partes interesadas (segn la orientacin del sistema).
Para la mejora de los procesos, el sistema de gestin de la calidad
debe permitir el establecimiento de objetivos y la identificacin de
oportunidades de mejora a travs del uso de los hallazgos y las
conclusiones de la auditora, el anlisis de datos, la revisin del
sistema por la direccin u otros medios, lo que generalmente conduce
al establecimiento de acciones correctivas o preventivas.
REVISINPOR
OPORTUNIDADESDEMEJORA
LADIRECCIN
(AP.5.6)
INFORMACIN
DELENTORNO
ACCIONES
CORRECTIVASY
ANLISISDE PREVENTIVAS
DATOS (8.5)
SEGUIMIENTO AP.8.4
YMEDICIN
(AP.8.2Y8.3)
AUDITORAS
AP.8.2.2
PROCESOS
Como se puede deducir de la figura anterior, la herramienta general de
mejora continua que establece la norma ISO 9001:2008 es precisamente
el establecimiento de acciones correctivas y preventivas, sobre la base del
anlisis de la informacin recopilada del propio Sistema de Gestin de la
calidad.
OBJETIVOS RESULTADOS
(Quselogra)
(Qusequiere)
Como consecuencia de lo anterior, cada uno de los procesos que
componen el sistema debe contribuir a la consecucin de los objetivos de la
organizacin, lo que implica la existencia de unas relaciones causa-
efecto entre los resultados de los procesos individuales y los resultados
globales del sistema.
En general, para la concesin de los objetivos globales establecidos, una
organizacin debe ser consciente de estas relaciones para plantear el
despliegue de los mismos en los diferentes procesos del sistema. El
esquema general para llevar a cabo este despliegue sera el siguiente:
INFLUENCIA
IDENTIFICACINDE
LOSPROCESOS PROCESO
CLAVE CLAVE?
OBJETIVOSDE
PROCESOS PROCESO
CLAVE?
METASYACCIONES
ESPECIFICAS
Determinar los objetivos globales de la organizacin
OBJETIVO1OBJETIVO2OBJETIVO3
INFLUENCIA
Establecer los objetivos en los procesos CLAVE
Para la consecucin
de los objetivos en los
procesos, es
necesario determinar
qu va a hacer la
organizacin para
tratar de conseguirlos,
es decir, planificar las
metas y acciones
necesarias para ello.
Esta planificacin es necesaria para conocer los recursos o medios
que se prevn utilizar para la consecucin de los objetivos, as como
los plazos de tiempo y los responsables para la implantacin de las
metas o acciones. Esto permite conocer a priori el costo de
consecucin de los objetivos.
7. Soporte documental de los sistemas con enfoque basado en procesos