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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
TABLA DE CONTENIDO
1
Introduccin 11
2
Objetivos 12
3 Marco legal 13
3.1 Marco conceptual 14
3.2 Naturaleza jurdica, funcin social y actividades que
desarrolla la Empresa de vivienda de Antioquia - VIVA 15
3.2.1 Naturaleza jurdica 15
3.2.2 Marco legal 15
3.2.3 Objeto social 15
3.3 Principios de contabilidad pblica 16
3.3.1 Gestin continuada 16
3.3.2 Registro 17
3.3.3 Devengo o causacin 17
3.3.4 Asociacin 17
3.3.5 Medicin 17
3.3.6 Prudencia 18
3.3.7 Periodo contable 18
3.3.8 Revelacin 18
3.3.9 No compensaciones 18
3.3.10 Hechos posteriores al cierre 19
3.4 Caractersticas de la informacin contable 19
3.4.1 Confiabilidad 19
3.4.1.1 Razonabilidad 19
3.4.1.1.1
3.4.2.1 3.5
3.4.1.1.2
3.4.2.2 3.5.1
3.4.1.1.3
3.4.2.3 3.5.1.1
3.4.1.1.4
3.4.2.4 3.5.1.2
3.4.1.1.5
3.4.2.5 3.5.1.3
3.4.2
3.4.2.6 3.5.1.4
Registro total de las operaciones 19
3.5.1.5 Individualizacin de bienes, derechos y obligaciones 20
3.6
Reconocimiento de cuentas evaluativas 20
3.6.1
Objetividad 20
3.6.1.1
Verificabilidad 20
3.6.2
Relevancia 20
3.6.3
Oportunidad 20
3.6.4
Materialidad 21
3.6.5
Universalidad 21
3.6.5.1
Comprensibilidad 21
Racionalidad 21
Consistencia 21
Proceso contable 21
Actividades del proceso contable 22
Identificacin 22
Clasificacin 22
Registros y ajustes 22
Elaboracin y presentacin de los estados contables y
dems informes 22
Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin 23
Estados financieros bsicos 23
Balance general 23
Componentes del Balance General 23
Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental 24
Estado de cambios en el patrimonio 24
Estado de flujos de efectivo 24
Notas a los estados financieros bsicos 25
Notas de carcter general 25
3.6.5.2
3.7.2.2.3 3.7.2.4.2.2
3.7
3.7.2.2.4 3.7.2.4.3
3.7.1
3.7.2.3 3.7.2.4.4
3.7.2
3.7.2.4 3.7.2.4.5
3.7.2.1
3.7.2.4.1 3.7.2.4.6
3.7.2.2
3.7.2.4.1.1 3.7.2.5
3.7.2.2.1
3.7.2.4.2 3.7.2.5.1
3.7.2.4.2.1 3.7.2.5.2
3.7.2.2.2
3.7.2.5.3 Notas de carcter especfico 25
3.7.2.5.4
Polticas contables 26
3.7.2.5.5
Fechas de cierres o de cortes 26
3.7.2.6
Principales polticas contables 27
Depsito en instituciones financieras 28
Deudores 29
Avances y anticipos entregados - Recursos entregados en
administracin 29
Amortizacin anticipo 33
Otros deudores 34
Provisin para deudores 34
Inventarios 34
Propiedad, planta y equipo 35
Depreciacin acumulada 36
Activos de menor cuanta 36
Actualizacin 36
Frecuencia de las actualizaciones 36
Excepciones a la actualizacin 36
Valorizaciones 37
Retiro de propiedad planta y equipo 37
Valor residual 38
Revisin de la vida til 38
Otros activos 38
Bienes y servicios pagados por anticipado 38
Cargos diferidos 39
Bienes entregados a terceros 39
Amortizacin acumulada de bienes entregados a terceros 39
Activos intangibles 40
Pasivos 40
3.7.2.6.1
3.7.2.8.2 3.8
3.7.2.6.2
3.7.2.9 3.8.1
3.7.2.6.3
3.7.2.9.1 3.8.2
3.7.2.6.4
3.7.3 3.8.2.1
3.7.2.6.5
3.7.4 3.8.2.2
3.7.2.7
3.7.5 3.8.2.3
3.7.2.8
3.7.6 3.8.2.4
3.7.2.8.1
3.8.3 Cuentas por pagar 40
3.8.3.1
Intereses por pagar 40
3.8.3.1.1
Acreedores 40
3.8.3.1.2
Avances y anticipos recibidos 41
3.8.3.1.3
Recursos recibidos en administracin 41
3.8.3.2
Obligaciones laborales y de seguridad social integral 41
3.8.3.3
Pasivos estimados 41
Provisiones prestaciones sociales 41
Provisiones diversas 42
Otros pasivos 42
Ingresos recibidos por anticipados 42
Gastos 43
Costos 43
Ingresos 43
Cuentas de orden deudora y adreedoras 43
Practicas contables 44
Forma de elaborar las notas a los estados financieros 44
Conciliaciones 45
Bancarias 45
Recprocas 45
Presupuestales 45
Cartera de clientes 45
Presentacin de informes 46
Entidades de control 46
Contadura General de la Nacin 46
Contralora General de Antioquia 47
Alta Direccin 47
Fechas de publicacin o exhibicin de la informacin contable 47
Libros oficiales de contabilidad 48
3.8.3.4
3.8.6 3.9.3
3.8.3.4.1
3.9 3.9.3.1
3.8.3.4.1.1
3.9.1 3.9.3.2
3.8.3.4.1.2
3.9.1.1 3.9.3.3
3.8.3.4.2
3.9.1.1.1 3.9.3.4
3.8.4
3.9.1.1.1.1 3.9.3.5
3.8.5
3.9.2 3.9.3.5.1
3.9.4 Clasificacin de los libros 48
3.9.4.1
Libros principales: el Diario y el Mayor 48
3.9.4.2
Libro Diario 48
3.9.4.3
Libro Mayor 48
3.9.4.4
Libros auxiliares 48
3.9.4.5
Forma de conservar los libros 48
3.9.4.6
Copia de seguridad 49
3.9.5
Tipos de comprobantes utilizados 49
3.9.5.1
Procedimientos contables 50
Activos 50
Efectivo 50
Caja 50
Caja menor 51
Depsito en instituciones financieras 52
Inversiones e instrumentos derivados 53
Rendimientos 54
Liquidacin de intereses 54
No renovacin 55
Renovacin 55
Provisin para proteccin de inversiones (CR) 55
Inversiones patrimoniales en entidades no controladas 55
Deudores 56
Prestacin de servicios 56
Avances y anticipos entregados 57
Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones 58
Recursos entregados en administracin 59
Otros deudores 60
Provisin para deudores (CR) 61
Inventarios 62
Mercancas en existencias 62
3.9.6
3.9.6.6.1 3.9.7.2.2
3.9.6.1
3.9.6.6.2 3.9.7.3
3.9.6.2
3.9.6.6.3 3.9.7.4
3.9.6.3
3.9.7 3.9.7.5
3.9.6.4
3.9.7.1 3.9.8
3.9.6.5
3.9.7.2 3.9.8.1
3.9.6.6
3.9.7.2.1 3.9.8.1.1
3.9.8.1.2 Propiedad planta y equipo 63
3.9.8.1.3
Construcciones en curso 63
3.9.8.1.4
Edificaciones 64
3.9.8.1.5
Muebles, enseres y equipo de oficina 66
3.9.8.1.6
Equipos de comunicacin y computacin 68
3.9.8.1.7
Equipos de transporte, traccin y elevacin 70
Depreciacin 72
Actualizacin 74
Retiros 74
Reclasificacin 76
Otros activos 76
Bienes y servicios pagados por anticipado 76
Cargos diferidos 77
Estudios y proyectos 78
Otros cargos diferidos 78
Bienes entregados a terceros 79
Amortizacin acumulada de bienes entregados a terceros (CR) 80
Valorizaciones 81
Pasivo 82
Cuentas por pagar 82
Adquisicin de bienes y servicios nacionales 82
Intereses por pagar 83
Acreedores 84
Retencin en la fuente e impuesto de timbre 85
Impuestos, contribuciones y tasas por pagar 87
Impuesto al valor agregado - IVA 87
Avances y anticipos recibidos 88
3.9.8.1.8
3.9.9 3.9.10.2.1
3.9.8.1.9
3.9.9.1 3.9.10.3
3.9.8.1.10
3.9.9.1.1 3.9.10.3.1
3.9.8.2
3.9.9.1.2 3.9.11
3.9.8.2.1
3.9.9.1.3 3.9.11.1
3.9.8.2.2
3.9.10 3.9.11.1.1
3.9.8.2.3
3.9.10.1 3.9.11.2
3.9.8.3
3.9.10.1.1 3.9.11.3
3.9.8.3.1
3.9.10.2
3.9.8.3.2
Recursos r Recaudos a favor de terceros 89
ecibidos e 90
n administ Ingresos recibidos por anticipados
racin Patrimonio 91
Otras cue Patrimonio institucional 92
ntas por p Capital fiscal 92
agar Resultado del ejercicio 93
Salarios y Supervit por valorizacin 94
prestacion Cuenta de orden deudoras 95
es sociale Derechos contingentes 95
s Litigios y mecanismos alternativos de solucin de conflictos 96
Pasivos es Deudoras de control 97
timados Activos retirados 97
Provisin p Deudoras por contra (CR) 97
ara obliga Derechos contingentes por contra (CR) 98
ciones fisc Cuentas de orden acreedoras 99
ales Responsabilidades contingentes 100
Provisin p Litigios y mecanismos alternativos de solucin de conflictos 100
ara contin Acreedoras por contra (DB) 100
gencias Responsabilidades contingentes por el contra (DB) 101
Provisin p 101
ara presta 102
ciones soc 102
iales 103
Otros pasi 103
vos 103
104
104
1. Introduccin
La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA es una Empresa Industrial y Comercial del
Estado del orden departamental est sujeto a la aplicacin de los principios, normas
tcnicas y procedimientos fijados en el Rgimen de la Contabilidad Pblica y al control
de los diferentes rganos de vigilancia y fiscalizacin y a la rendicin de cuentas por el
manejo y uso de sus recursos. Conforme a lo anterior la informacin financiera debe
presentar caractersticas cualitativas, al igual que ser oportuna, razonable, confiable,
relevante y comprensible, con el fin de servir de instrumento para la toma de decisiones
por parte de los usuarios internos y externos; relacionadas con el control y optimizacin
de los recursos pblicos.
Las caractersticas cualitativas de la informacin financiera, buscan la representacin
razonable de la realidad econmica de la entidad, en la medida que incluye todas las
transacciones, hechos y operaciones financieras.
Para lograr el objetivo es importante contar con instrumentos normativos que guen a
los ejecutores de las actividades que participan en el proceso de registro, preparacin
y consolidacin de informes financieros; dotarlos con el Manual de Polticas y
Procedimientos contables con el objetivo de proporcionar a la entidad, los elementos
necesarios que le permitan contabilizar sus operaciones con criterio unificado.
Este manual se considera una herramienta que facilita la consistencia en la preparacin
y presentacin de la informacin financiera, as como su interpretacin y comparacin
para efectos de control y toma de decisiones, en cuanto contiene las polticas y prcticas
contables adoptadas por la entidad tales como, las fechas de cierre o corte para la
preparacin de informacin definitiva, mtodos de depreciacin aplicados, vidas tiles
aplicables, periodos de amortizacin, mtodos de provisin, porcentajes de provisin,
tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicacin o exhibicin de informacin
contable, perodos de actualizacin de valores, forma de conservar los libros y dems
soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma
de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentacin de informacin a
los entes de control y criterios de identificacin, clasificacin de las operaciones.
Para el desarrollo del Manual de Polticas y Procedimientos contables se tom como
base el Rgimen de Contabilidad Pblica y aplicacin y desarrollo de la Resolucin 357
del 23 Julio de 2008, de la Contadura General de la Nacin.
11
2. Objetivos
Objetivo general
Elaborar el Manual de polticas y procedimientos de las actividades contables de la
Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA, as como la correspondiente asignacin
de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que intervienen en el
proceso contable.
Objetivos especficos
Establecer procedimientos de Control Interno Contable para el registro y control
de las operaciones.
Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras
realizadas por VIVA sean vinculadas al proceso contable.
Mantener actualizados los registros de los bienes, derechos y obligaciones a
cargo de la VIVA.
Garantizar que la informacin financiera, econmica, social y ambiental de VIVA
se registre y revele con sujecin a las normas sustantivas y procedimentales
del Rgimen de Contabilidad Pblica.
Lograr que los estados financieros, informes y reportes contables que se
produzcan, sean de utilidad y satisfagan las necesidades de informacin de
todos los usuarios tanto internos como externos.
Servir de herramienta para la toma de decisiones por parte de la gerencia y
permitir ejercer el control interno y externo y el seguimiento a la gestin de la
entidad.
12
3. Marco legal
El artculo 354 de la Constitucin Poltica le asigna al Contador General de la
Nacin la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nacin y consolidarla
con la de sus entidades descentralizadas territorialmente, as como determinar las
normas contables que deben regir en el pas conforme a la Ley de acuerdo con el
literal f) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996 es funcin del Contador - General de
la Nacin Impartir instrucciones de carcter general sobre aspectos relacionados
con la Contabilidad Pblica.
De conformidad con el literal a) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996 corresponde
a la Contadura General de la Nacin: Determinar las polticas, principios y
normas sobre contabilidad que deben regir en el pas para todo el sector pblico.
Los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica determinan el marco general
sobre la obligatoriedad de disear y aplicar mtodos y procedimientos de Control
Interno por parte de las entidades y organismos del sector pblico.
El artculo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno
forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeacin y
operacin de la respectiva Entidad.
El literal k) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996 establece que el Contador
General de la Nacin tiene la funcin de disear, implantar y establecer polticas de
Control Interno, conforme con la ley.
El literal r) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996 establece que la Contadura
General de la Nacin tiene la funcin de Coordinar con los responsables del control
interno y externo de las entidades sealadas en la Ley, el cabal cumplimiento de las
disposiciones contables.
La Corte Constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997 ratific las atribuciones
constitucionales y legales del Contador General de la Nacin de expedir normas de
carcter obligatorio y vinculante a todas las entidades del sector pblico, respecto
del alcance de las facultades que en materia de Control Interno le corresponden
al Contador General de la Nacin y que estn contenidas en el literal k) del artculo
3 de la Ley 298 de 1996.
13
14
15
16
3.3.2. Registro
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales se deben contabilizar
de manera cronolgica y conceptual observando la etapa del proceso contable
relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolgicos de que
disponga la entidad contable pblica con base en la unidad de medida.
3.3.3. Devengo o causacin
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en
el momento en que sucedan, con independencia del momento en que se produzca
la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de stos. El reconocimiento
se efectuar cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transaccin u
operacin originada por el hecho incida en los resultados del periodo.
3.3.4. Asociacin
El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los costos necesarios para
la ejecucin de las funciones de cometido estatal y con los gastos relacionados con
el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos.
Cuando deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los
resultados, la informacin relacionada a la cuanta y origen se revelar en las notas
a los estados financieros.
3.3.5. Medicin
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse
en funcin de los eventos y transacciones que los originan, empleando tcnicas
cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados
monetariamente se valuarn al costo histrico y sern objeto de actualizacin.
17
3.3.6. Prudencia
Deben contabilizarse nicamente los ingresos realizados durante el perodo contable
y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Con relacin a los gastos no
slo deben contabilizarse en los que se incurre durante el periodo contable, sino
tambin los potenciales desde cuando se tenga conocimiento.
3.3.8. Revelacin
Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situacin financiera,
econmica, social y ambiental de la entidad, los resultados del desarrollo del
objeto social y la informacin adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretacin cuantitativa y cualitativa de la realidad de la entidad, informacin sta
que debe revelarse en las notas a los estados financieros. La informacin debe
servir para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluaciones
de acuerdo con sus necesidades y para informarse sobre el grado de avance de
planes, programas y proyectos de la entidad.
3.3.9. No compensaciones
No se deben presentar partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos
del balance, o ingresos, gastos que integran el estado de actividad financiera,
econmica social y ambiental.
18
3.4.1. Confiabilidad
La informacin contable es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos
y si se elabora a travs de un conjunto homogneo y transversal de principios,
normas tcnicas y procedimientos que permitan conocer la gestin, el uso y control
de los recursos. Las caractersticas cualitativas que garantizan la confiabilidad son:
razonabilidad, la objetividad y la verificabilidad.
3.4.1.1. Razonabilidad
La informacin es razonable cuando se refleja la situacin y actividad real de la
entidad. La informacin debe representar con palabras y cantidades a la entidad y
su evolucin, teniendo en cuenta los siguientes elementos:
19
3.4.1.1.4 Objetividad
La informacin contable es objetiva cuando su elaboracin y presentacin
se fundamenta en la identificacin y aplicacin de los principios, normas y
procedimientos ajustados a la realidad de la entidad.
3.4.1.1.5 Verificabilidad
La informacin contable es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad
y objetividad, a travs de diferentes mecanismos de comprobacin.
3.4.2. Relevancia
Consiste en seleccionar los elementos que permiten al usuario disponer
oportunamente de la informacin contable, de acuerdo a sus objetivos y
necesidades. La relevancia procura el equilibrio entre niveles de oportunidad,
materialidad y universalidad.
3.4.2.1. Oportunidad
Cualidad esencial que consiste en que la informacin llegue a manos del usuario
en tiempos que le permita utilizarla en la toma de decisiones. Tener la informacin
contable disponible para satisfacer las demandas de los usuarios en la medida que
le permita evaluar la eficiencia y eficacia de dicha informacin.
20
3.4.2.2. Materialidad
La informacin presentada en informes, estados y reportes contables debe
contener aspectos importantes de la entidad y por tanto informacin relevante y
confiable para tomar decisiones.
3.4.2.3. Universalidad
Corresponde al reconocimiento de la totalidad de los hechos financieros,
econmicos y sociales medidos en trminos cualitativos y cuantitativos.
3.4.2.4. Comprensabilidad
La informacin contable es comprensible, si los usuarios se forman un juicio objetivo
sobre su contenido, teniendo un conocimiento razonable sobre las actividades y
resultados de la entidad, la informacin contable es comprensible si es racional y
consistente.
3.4.2.5. Racionalidad
Es producto de un proceso racional y sistemtico que reconoce y revela las
transacciones, hechos y operacin de la entidad, con base en un conjunto
homogneo, comparable y transversal de principios, normas tcnicas y
procedimientos.
3.4.2.6. Consistencia
La informacin contable es consistente cuando se elaboran con criterios coherentes
y uniformes.
21
3.5.1.1. Identificacin
Se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura
financiera, econmica y social y se debe contabilizar, con el fin que todos los
hechos sean de conocimiento del rea contable para su clasificacin y registro
oportuno.
3.5.1.2. Clasificacin
De acuerdo con las caractersticas de la operacin se determina, la ubicacin en
el Catlogo General de Cuentas, de acuerdo con su naturaleza, evaluando que el
hecho financiero, econmico o social cumpla con elementos propios a la cuenta
en la cual se clasifica.
22
Balance General.
Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental.
Estado de cambios en el patrimonio.
Estado de flujos de efectivo.
Notas a los estados financieros.
Activo
Pasivo
Patrimonio
23
24
25
26
Activo
Efectivo
Caja
Cajas menores
Anualmente se genera Resolucin para constituir caja menor para atender gastos
del funcionamiento y desarrollo de los diferentes convenios interadministrativos,
por una cuanta mnima de dos (2) SMMLV, destinada exclusivamente para
atender gastos generales, urgentes e imprescindibles de menor cuanta, en lo que
corresponde al funcionamiento de la empresa y al desarrollo de los diferentes
convenios que ejecute VIVA. Lo anterior, acorde con lo establecido en el Art. 5
de la Resolucin 001 de enero 2 de 2012 emanada de la Direccin General del
Presupuesto Pblico Nacional.
No se podrn realizar las siguientes operaciones por caja menor:
27
28
3.7.2.2. Deudores
Solo se reconoce como deudores aquellos derechos que estn amparados en
actos administrativos, acuerdos de pago o conciliaciones amparados en un debido
proceso.
La facturacin de honorarios estn supeditados a la ejecucin presupuestal que es
la base para el clculo de los honorarios y a la emisin de informes de ejecucin
presupuestal, los cuales deben estar avalados por el interventor.
31
El Contratista deber presentar un Plan de Inversin del Anticipo, el cual deber
ser aprobado por el Interventor del contrato en forma previa a su desembolso.
En dicho plan no se podrn incluir gastos de legalizacin del contrato. El
Interventor deber presentar en sus informes mensuales la relacin de gastos
efectuados de acuerdo con el Plan de Inversin aprobado.
Los gastos con cargo a la cuenta de anticipo debern estar soportados con las
facturas correspondientes.
La iniciacin de los trabajos o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones
contractuales no se hallan supeditados, en ningn caso, a la entrega del anticipo.
En el caso de Concurso de Mritos: una vez cumplidos los requisitos de
perfeccionamiento y legalizacin del contrato, la Empresa de Vivienda de
Antioquia - VIVA entregar un anticipo equivalente al veinte por ciento (20%)
del valor inicial del contrato, el cual ser amortizado mediante deducciones
del veinte por ciento (20%) del valor de cada acta de pago mensual, hasta
completar el 100% de la suma anticipada.
El valor del anticipo ser entregado dentro de las dos (2) semanas siguientes
a la fecha en que se radique en la Tesorera de la Empresa de Vivienda de
Antioquia - VIVA la orden de pago debidamente diligenciada y soportada,
siempre que se cumplan los requisitos exigidos.
La constitucin y aprobacin de la garanta que ampara la correcta inversin
y el buen manejo del anticipo, son requisitos indispensables previos para la
entrega del mismo.
32
Los fondos de la cuenta del anticipo slo podrn ser utilizados para gastos
propios del contrato, de conformidad con el Plan de Inversin del Anticipo
aprobado por la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA. Los gastos debern
estar soportados con las facturas correspondientes. Por ningn motivo se
aceptarn rdenes de compra o cotizaciones para justificar el anticipo. El
Interventor deber presentar en sus informes mensuales la relacin de gastos
efectuados de acuerdo con el Plan de Inversin aprobado por la CONTRATANTE.
Entrega del Anticipo: el valor del anticipo ser pagado dentro de las dos (2)
semanas siguientes a la fecha en que se radique en la Tesorera de la Empresa
de Vivienda de Antioquia - VIVA. La orden de pago debidamente diligenciada y
soportada. La constitucin y aprobacin de la garanta que ampara la correcta
inversin y el buen manejo del anticipo, y su Plan de Inversin aprobado, son
requisitos indispensables previos para la entrega del mismo.
Manejo del Anticipo: El CONTRATISTA se obliga a realizar la apertura de una
cuenta de ahorros a su nombre para el manejo exclusivo de dicho anticipo.
Rendimientos del Anticipo: los rendimientos que llegaren a producir los
recursos as entregados, sern consignados en la cuenta que indique la
Tesorera de la Empresa de Vivienda - VIVA, en el momento de la liquidacin del
contrato, acompaado de copias de los extractos bancarios, previa verificacin,
seguimiento y control de estos rendimientos.
En el caso de constituirse una fiducia, las comisiones sern a cargo del
CONTRATISTA.
La iniciacin de los trabajos o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones
contractuales no se hayan supeditadas, en ningn caso, a la entrega del anticipo.
33
3.7.2.3. Inventarios
Representa el valor de los terrenos adquiridos por VIVA, con el objeto de ser vendidos
o cedidos y que no requieren ser sometidos a ningn proceso de transformacin,
construccin o tratamiento.
34
Las ventas y retiros de tales activos se descargan al respectivo costo neto y las
diferencias entre el precio de venta y el costo neto se llevan a los resultados del
ejercicio.
Los desembolsos por concepto de mejoras cuyo objeto es aumentar la eficiencia
e incrementa la vida til de los activos se capitalizan.
35
3.7.2.4.2. Actualizacin
El valor de las propiedades planta y equipo es objeto de actualizacin mediante la
incorporacin del valor en libros con el costo de reposicin o valor de realizacin.
36
Para los bienes inmuebles se har la actualizacin mediante avalu tcnico y para
los bienes muebles se har toma fsica de estos.
3.7.2.4.3. Valorizaciones
Las valorizaciones corresponden a la diferencia positiva entre el valor de mercado
de los bienes inmuebles y el costo histrico en libros y determinado por los
avaladores que contrate la entidad.
Si el avalo tcnico resulta inferior al costo histrico, la diferencia se contabiliza como
menor valor de la valorizacin hasta agotarla, y cualquier exceso como provisin.
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3.7.2.6. Pasivos
3.7.2.6.3 Acreedores
Corresponde a las obligaciones adquiridas por VIVA, en cumplimientos de sus
funciones por conceptos de seguridad social y parafiscales, descuento de nmina,
embargos judiciales, cheques no cobrados o por reclamar, honorarios y servicios
de convenios interadministrativos.
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Los porcentajes para los conceptos de prestaciones sociales son los siguientes:
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3.7.3. Gastos
Toda erogacin debe documentarse mediante soportes de origen interno o externo,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los
elaboren. As mismo los hechos econmicos, deben reconocerse y contabilizarse
en el periodo contable en que estos ocurran, es decir en el periodo que se reciba
el bien o servicio. Toda erogacin debe estar autorizada por el ordenador del gasto
o funcionario autorizado y ajustarse al presupuesto.
3.7.4. Costos
Comprende el importe de las erogaciones y cargos asociados directamente a la
generacin de ingresos por la prestacin de servicios de la entidad durante el
periodo contable. Los costos de operacin constituyen los valores necesarios para
la ejecucin de los convenios suscritos con los diferentes entes pblicos bajo la
modalidad de administracin delegada de los recursos, como el Departamento de
Antioquia y sus distintas secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y
Entidades privadas vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia.
3.7.5. Ingresos
Son los derechos percibidos por VIVA en el perodo contable, originados en el
desarrollo de su actividad principal. Las devoluciones y rebajas por estos conceptos
se registran en cuentas separadas, como menor valor del ingreso.
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Las notas a los estados contables de carcter especfico como su nombre lo indica,
se refieren a los hechos particulares sobre el manejo de la informacin contable,
estructurados acorde al catlogo general de cuentas, que por su materialidad
ameriten revelarse para que permitan conocer los elementos sobre el tratamiento
contable en lo concerniente a los siguientes aspectos:
Consistencia y razonabilidad de las cifras: se preparan cuando existen
limitaciones o deficiencias que afectan la consistencia y razonabilidad de
la informacin contable, tales, como bienes, derechos y obligaciones no
reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos con posteridad a la fecha
de cierre del perodo contable que puedan tener efectos futuros importantes o
saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar.
Relativas a la valuacin: en estas notas se consignan las bases particulares
de medicin adoptadas por VIVA para la cuantificacin de sus operaciones que
afectan la informacin contable pblica.
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3.8.2. Conciliaciones
3.8.2.1. Bancarias
En el Instructivo para elaboracin d conciliaciones bancarias, se establecen los
responsables de efectuar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes
y de ahorros de la Entidad, cuentas de recursos propios y de convenios
interadministrativos.
3.8.2.2. Recprocas
Trimestralmente se circularizan los derechos y obligaciones reciprocas existentes
entre entidades pblicas con miras a reportar a la CGN a travs del chip los saldos.
3.8.2.3. Presupuestales
Para conciliar cuentas presupuestales y contable de las cuentas de los convenios
interadministrativos con el fin de que hayan consistencias con lo ejecutado y
pagado.
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3.9.1. Activos
3.9.1.1. Efectivo
3.9.1.1.1. Caja
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3.9.1.1.1.1. Caja menor
Reembolso y legalizacin:
Los reembolsos se harn cada vez que se haya consumido mximo el 70% del
valor total de la misma a fin de esta no se agote.
Para efectos de la correspondiente legalizacin se deben cumplir los siguientes
requisitos:
Los soportes relacionados deben ser originales, firmados o con sello por los
proveedores de los bienes o servicios prestados o de quienes recibieron los
recursos para los gastos, con identificacin del nombre o razn social y el nmero
del documento de identidad o NIT, objeto y cuanta.
Que la fecha de los gastos generados corresponda a la vigencia fiscal que se est
legalizando.
Todas las cajas menores sern legalizadas a ms tardar el 31 de diciembre de
cada anualidad.
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Se debita con:
El valor de los depsitos efectuados mediante consignaciones traslados bancarios
por los diferentes conceptos.
El valor de las notas crdito expedidas por las entidades financieras por diferentes
conceptos.
El valor de los cheques girados que se anulen por no haber sido retirados de la
entidad contable pblica o que, habiendo sido retirados, no hayan sido cobrados
en el tiempo fijado por las normas vigentes.
Se acredita con:
El valor retirado o trasladado y de cheques girados a diferentes beneficiarios por
diferentes conceptos.
El valor de las notas dbitos expedidas por las entidades financieras por conceptos
tales como, gastos bancarios, cheques devueltos y pagos de obligaciones
financieras.
Registro contable:
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3.9.3.1. Rendimientos
A continuacin se muestra el registro contable de los rendimientos en inversiones
de liquidez los cuales se actualizan con base en mtodos establecidos por la
Superintendencia financiera para estos instrumentos.
Registro contable:
3.9.3.2. Liquidacin de intereses
Si como resultado de la actualizacin el derecho se incrementa en mayor proporcin
que la obligacin, el registro es el siguiente:
Registro contable:
Si como resultado de la actualizacin el derecho se disminuye en menor proporcin
que la obligacin, el registro es el siguiente:
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3.9.3.3. No renovacin
3.9.3.4. Renovacin
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Registro contable:
3.9.4. Deudores
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Registro contable:
Registro contable:
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Registro contable:
Se acredita con:
El valor de los recursos reintegrados.
El valor de los gastos generados.
El valor de los activos adquiridos.
El valor de los pasivos cancelados.
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Registro contable:
60
Registro contable:
Registro contable:
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3.9.5. Inventarios
Registro contable:
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Registro contable:
3.9.6.2. Edificaciones
Representa el valor de las edificaciones adquiridas a cualquier ttulo por VIVA, para
el desarrollo de su objeto. Se excluye el valor de los terrenos sobre los cuales se
encuentran, que deben registrarse en la cuenta correspondiente.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
2401-Adquisicin de Bienes y Servicios Nacionales, 1615-Construcciones en
Curso, 1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 1682- Propiedades
de Inversin, 3235-Supervit por Donacin, 3255-Patrimonio Institucional
Incorporado, 1930- Bienes Recibidos en Dacin de Pago y 1941-Bienes
Adquiridos en Leasing Financiero.
Se debita con:
El costo de las edificaciones adquiridas a cualquier ttulo, ms todas las erogaciones
en que se incurra para su adquisicin.
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Registro contable:
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3.9.6.4. Equipos de comunicacin y computacin
Representa el valor de los equipos de comunicacin y computacin de propiedad
de VIVA, adquiridos a cualquier ttulo, para el desarrollo de su objeto social.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 2401-Adquisicin de
Bienes y Servicios Nacionales, 1620-Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje,
1625-Propiedades, Planta y Equipo en Trnsito, 1635-Bienes Muebles en
Bodega, 1636-Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento, 1941-Bienes
Adquiridos en Leasing Financiero, 1930-Bienes Recibidos en Dacin de Pago,
3120, 3235-Supervit por Donacin y 3255- Patrimonio Institucional Incorporado.
Se debita con:
El costo del equipo de comunicacin y computacin adquirido a cualquier ttulo,
ms todas las erogaciones en que se incurra para su adquisicin.
El valor del equipo de comunicacin o computacin que se reciba en calidad
de donacin, cesin, aporte o incorporacin, una vez surtidos los trmites de
legalizacin correspondientes.
El valor de las adiciones y mejoras.
El valor de los traslados de otras cuentas.
Se acredita con:
El valor de los equipos de comunicacin y computacin que se enajenen o
transfieran a cualquier ttulo.
El valor de los equipos de comunicacin y computacin retirados del servicio por
deterioro, obsolescencia, destruccin, prdida u otra causa.
El valor del equipo de comunicacin y computacin que se traslade a mantenimiento.
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Registro contable:
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Registro contable:
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3.9.6.6. Depreciacin
Representa el valor acumulado por el reconocimiento de la prdida de capacidad
Operacional de la propiedad, planta y equipo por el uso u otros factores normales,
teniendo en cuenta su vida til estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta
5330-Depreciacin de Propiedades.
Se debita con:
El valor acumulado de la depreciacin que tengan los bienes a la fecha de
enajenacin, cesin, aporte u otra modalidad de retiro.
El valor de la depreciacin acumulada de los bienes retirados del servicio por
deterioro, obsolescencia, destruccin, prdida u otras causas.
Se acredita con:
El valor de la depreciacin calculada peridicamente.
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Registro contable:
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3.9.6.6.1. Actualizacin
Si el costo de reposicin o el valor de realizacin es mayor al valor en libros, la
diferencia se registra as:
En caso contrario:
El exceso debe registrarse como gasto:
3.9.6.6.2. Retiros
Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se
retiran de los activos.
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3.9.6.6.3. Reclasificacin
Los bienes inmuebles que se destinen a generar ingresos como producto de su
arrendamiento.
Las depreciaciones provisiones y valorizaciones continuarn registrndose
conforme a la naturaleza del bien. Los bienes destinados por VIVA para su uso, y a
la vez para obtener ingresos por arrendamientos, no son objeto de reclasificacin
a la cuenta 1682-PROPIEDADES DE INVERSIN.
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Se debita con:
El valor de los pagos anticipados por cada uno de los conceptos.
Se acredita con:
El valor de la amortizacin durante el perodo de causacin del gasto o costo.
El valor de los bienes y servicios recibidos, en cumplimiento de los contratos, los
cuales deben ser registrados en las cuentas de activo o gasto que correspondan.
El valor de la recuperacin por la terminacin anticipada de los compromisos
contractuales.
Registro contable:
Registro contable para la amortizacin:
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Se acredita con:
El valor de los gastos y costos causados peridicamente.
Registro contable:
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Se debita con:
El valor de la amortizacin acumulada que tengan los bienes al momento de su
enajenacin.
El valor de la amortizacin acumulada de los bienes retirados del servicio por
deterioro, destruccin, prdida u otras causas.
El valor de la amortizacin acumulada de los traslados de bienes que se efecten
a otros entes pblicos.
Se acredita con:
El valor de la amortizacin causada peridicamente.
Registro contable:
3.9.7.5. Valorizaciones
El valor que corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos
determinado como resultado de la actualizacin, de conformidad con las normas
tcnicas.
La contrapartida corresponde a la subcuenta de la cuenta 3240 -Supervit por
Valorizacin.
Se debita con:
El exceso del valor intrnseco de las inversiones frente a su valor en libros.
El exceso del valor de realizacin o costo de reposicin de los bienes sobre el valor
en libros.
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Se acredita con:
El defecto del valor intrnseco de las inversiones frente a su valor en libros.
El defecto del avalo tcnico de los bienes frente a su valor en libros.
La valorizacin correspondiente a los bienes que sean vendidos, cedidos o dados
de baja.
La reversin de la valorizacin de las inversiones patrimoniales en entidades no
controladas cuando se adquiera o comparta el control, o se comience a ejercer
influencia importante, y en consecuencia se aplique el mtodo de participacin
patrimonial.
La reversin de la valorizacin de las inversiones patrimoniales en entidades que
entran en proceso de liquidacin.
Registro contable:
3.9.8. Pasivo
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Registro contable:
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Se debita con:
El valor de la cancelacin de los intereses causados.
Se acredita con:
El valor de los intereses causados.
Registro contable:
3.9.8.1.3. Acreedores
Representa el valor de las obligaciones adquiridas por VIVA, en cumplimiento de
sus funciones, por concepto de descuentos de nmina, servicios, seguridad social
(pensin y salud), parafiscales, embargos judiciales, cheques no cobrados o por
reclamar, riesgos profesionales, libranzas, honorarios, fondo de solidaridad y otros
acreedores.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 5103-
Contribuciones Efectivas, 5104-Aportes sobre la Nmina, 5111-Generales las
subcuentas de las cuentas 1110-Depsitos en Instituciones Financieras.
Se debita con:
El valor del pago parcial o total efectuado por cada uno de los conceptos.
Se acredita con:
El valor de las obligaciones que se adquieran por los diferentes conceptos.
El valor de los descuentos y aportes liquidados con base en la nmina de los
empleados.
El valor de los cheques girados no reclamados o que habiendo sido reclamados no
se hicieron efectivos en el tiempo determinado por la entidad.
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Registro contable:
El valor retenido por concepto de IVA por las entidades contables pblicas que son
agentes de retencin.
Registro contable:
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3.9.8.1.5. Impuestos, contribuciones y tasas por pagar
Representa el valor de las obligaciones a cargo de VIVA por concepto de impuestos,
contribuciones y tasas, originados en las liquidaciones privadas y sus correcciones,
liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
5120-Impuestos, Contribuciones y Tasas.
Se debita con:
El valor de los pagos efectuados.
Los valores compensados.
El valor liquidado de los impuestos, contribuciones y tasas pendientes de pago.
Registro contable:
87
Se debita con:
El valor del impuesto facturado a VIVA por la adquisicin de bienes y servicios.
El valor de los impuestos correspondientes a las devoluciones de bienes y servicios
prestados.
El valor pagado del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres.
El valor de las retenciones debidamente certificadas que le hayan sido practicadas
a la Empresa.
Se acredita con:
El valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o servicios
gravados.
El valor de los impuestos correspondientes a las devoluciones de bienes y servicios
comprados.
El valor trasladado a la cuenta 1422-Anticipos o Saldos a Favor por Impuestos y
Contribuciones.
El valor de las retenciones correspondiente a las devoluciones y anulaciones de
operaciones.
88
Registro contable:
3.9.8.1.8. Recursos recibidos en administracin
Representa el valor de los dineros recibidos por la ejecucin de los convenios
suscritos con los diferentes entes pblicos bajo la modalidad de administracin
delegada de los recursos, como el Departamento de Antioquia y sus distintas
Secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y Entidades privadas
vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia.
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Se debita con:
El valor de los recursos reintegrados.
El valor de los recursos aplicados, de conformidad con lo pactado.
El valor de las devoluciones de los avances y anticipos recibidos.
El valor de los recursos recibidos.
Registro contable:
90
Registro contable:
3.9.8.1.10. Salarios y prestaciones sociales
Representa el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como resultado
de la relacin laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho
adquirido por acuerdos laborales, de conformidad con las disposiciones legales.
La contrapartida corresponde al concepto Sueldos y Salarios de los grupos 5101
- Sueldos y salarios. Cuando se trate de prestaciones que previamente debieron
ser provisionadas, la contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la
cuenta 2715-Provisin para Prestaciones Sociales.
Se debita con:
El pago parcial o total de los salarios y prestaciones sociales.
Los traslados a los fondos administradores de cesantas.
El valor de las liquidaciones de nmina por cada uno de los conceptos.
El valor trasladado de los pasivos por provisiones para prestaciones sociales.
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Registro contable:
Registro contable:
92
Registro contable:
93
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Se debita con:
El valor del traslado de las provisiones a las correspondientes cuentas del pasivo.
El valor de las provisiones constituidas cuando no se cumpla el lleno de los
requisitos para ser exigible.
El valor de las provisiones calculadas tcnicamente por cada uno de los conceptos.
Registro contable:
95
Registro contable:
96
Registro contable:
3.9.9. Patrimonio
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Registro contable:
98
Registro contable:
99
Registro contable:
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Se debita con:
El valor estimado de las pretensiones econmicas.
El mayor valor estimado durante el proceso.
Se acredita con:
El menor valor estimado durante el proceso.
El valor de los derechos adquiridos en el proceso, momento en el cual debe
reflejarse en el balance.
La extincin de la causa que dio origen al proceso.
Registro contable:
Se debita con:
El valor de realizacin de los bienes.
El valor de recuperacin de los derechos.
Se acredita con:
El valor de disposicin de los bienes.
El valor de recuperacin de los derechos.
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EMPRESA DE VIVIENDA DE ANTIOQUIA - VIVA
Carrera 43 A N 34 - 95.
Centro Comercial Almacentro - Torre sur piso 10.
Telfono: 444 86 08
www.viva.gov.co
viva@antioquia.gov.co
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