You are on page 1of 114

INDICE

PRESENTACION ........................................9

PROGRAMA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

UN SYSTEME CORPORATIF ET INTEGRE DE GESTION


AUTOMATISEE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
MichelRoberge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Les conditions a respecter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Une dfinition de la gestion des documents administratifs . . . . . . 17
Les objetifs a atteindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Le systeme corporatif de classification des documents . . . . . . . . . 18
Le systeme corporatif de conservation et d'limination des
documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Le systeme corporatif de description et de reprage des
documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
L'impact d'un systeme de gestion des documents administratifs . 20
Le plan corporatif de classification: la pierre d'assise d'un
systeme de gestion des documents administratifs . . . . . . . . . . . . .20
Les niveaux d'automatisation d'un systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Le traitement manuel des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Le traitement partiellement automatis des documents . . . . . . . . . 21
Le traitement completement automatis des documents . . . . . . . . 21
Le dveloppement d'un systeme automatis . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
L'analyse du systeme existan1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
L'analyse des ressources disponible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
La conception du nouveau systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
L'analyse fonctionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
L'analyse organique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
La mise en oeuvre du nouveau systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
L'automatisation et le facteur humain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Enconclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

LA INFORMATIZACION DEL SERVICIO EN EL ARCHIVO


MUNICIPAL DE ALCOBENDAS. Julia Mara Rodrguez Barredo . . . .27
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Elaboracin y desarrollo de la aplicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1. Captacin de la Informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.. Men principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.. Actualizacin del Archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
4.. Consultas al Archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
5.. Peticin de Prestamos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 .
6.. Devolucin de Prestamos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
7.. Consultas de Prestamos no devueltos . . . . . . . . . . . . . . 38
8.. Listado de Prstamos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
9.. Generacin de lndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
10.. Copias de Seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40
Nuevos programas de la aplicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Datos y estadsticas de servicios en 1991 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41
Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

SISTEMA DE GESTION DE EXPEDIENTES DE LAS JUNTAS


GENERALES DE ALAVA . Jess Sobrn Ortiz . . . . . . . . . . . . . . . . . .43
Procedimiento de entrada de datos para la gestin y creacin de
labasededatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
Consultadelabasededatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

LA INFORMATIZACION DEL ARCHIVO DE LA DIPUTACION DE


GIRONA: DOS INTENTOS. DOS ESTRATEGIAS.
Narcs Castells i Calzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
Un servicio de archivo con connotaciones documentales . . . . . . . 59
Primer intento: un SGBD para todos los usos. . . . . . . . . . . . . . . . .61
Segundo intento: diferenciacin y especializacin . . . . . . . . . . . . .66
Expediente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

EXPERIENCIAS EN LA INFORMATIZACION DE GRANDES


SERIES: LA DIPUTACION FORAL DE GIPUZKOA. P. Etxeberria . .75
Estructura del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77
El papel del archivero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Aspectos informaticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79
El intercambio de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79
Los programas a utilizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
El equipo informatico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

6 lkerlanak VI
PROCESO DE ORGANIZACION E INFORMATIZACION DEL
SISTEMA DE ARCHIVO DE UNA ENTIDAD. Lola Garca . . . . . . . . .83
Planteamiento de la colaboracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Objetivos de la colaboracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Contenido bsico de la colaboracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Plan de desarrollo de la fase 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
Plan de desarrollo de la fase 2: Organizacin y puesta en
marcha del sistema diseado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

INFORMATICA Y DOCUMENTOS EN LA JUNTA DE ANDALUCIA .


EstherCruces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Estado general de la cuestin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
La poltica informtica en la Junta de Andaluca . . . . . . . . . . . . . 103
Los archivos y la informtica en la Junta de Andaluca . . . . . . . .106

LA AUTOMATIZACION DEL SISTEMA ARCHIVISTICO DEL


GOBIERNO VASCO: UNA EXPERIENCIA FRUSTRADA.
lrune Zumalde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Experiencia piloto en el Departamento de Educacin . . . . . . . . .115
El intento en la Viceconsejera de Administracin y Funcin
Publica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Situacin actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 .

lkerlanak VI 7