MANAJEMEN PERSEDIAAN

Biaya Persediaan

Jika persediaan merupakan bahan baku atau barang yang dibeli dari sumber
luar, maka biaya yang terkait dengan persediaan tersebut disebut biaya pemesanan
dan biaya penyimpanan. Jika bahan baku atau barang diproduksi secara internal,
maka biayanya disebut biaya persiapan dan biaya penyimpanan.

Biaya pemesanan adalah biaya-biaya untuk menempatkan dan menerima pesanan.

Biaya persiapan atau penyetelan adalah biaya-biaya untuk menyiapkan peralatan
dan fasilitas sehingga dapat digunakan untuk memproduksi produk atau komponen
tertentu. Biaya penyimpanan adalah biaya-biaya untuk menyimpan persediaan.
Biaya habisnya persediaan adalah biaya-biaya yang terjadi karena tidak dapat
menyediakan produk ketika diminta oleh pelanggan.

Alasan Tradisional Memiliki Persediaan

Alasan tradisional untuk menyimpan persediaan :

1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dengan biaya

penyimpanan.

2. Untuk memenuhi permintaan pelanggan.

3. Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :

a. Kerusakan mesin

b. Kerusakan komponen

c. Tidak tersedianya komponen

4. Untuk meyangga proses produksi yang tidak dapat diandalkan.

5. Untuk memanfaatkan diskon.

6. Untuk menghindari kenaikan harga di masa depan.

Kualitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity) : Model persediaan

Tradisional

Kuantitas pesanan dan Total Biaya Pemesanan dan Penyimpanan. Total biaya
pemesanan dan penyimpanan dapat digambarkan melalui persamaan berikut :

TC = PD/Q + CQ/2

= Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan

di mana TC = Total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan

 P =Biaya menempatkan pesanan dan penerimaan pesanan

D = Jumlah permintaan tahunan yang diketahui

Q = Jumlah unit yang dipesan setiap kali pesanan dilakukan

C = Biaya penyimpanan satu unit persediaan selama satu tahun

Beberapa kuantitas pesanan lainnya mungkin menghasilkan total biaya

yang lebih rendah. Tujuannya adalah menentukan kuantitas pesanan yang akan
meminimalkan total biaya. Kuantitas pesanan ini disebut kuantitas pesanan
ekonomis (EOQ). Model EOQ adalah sebuah contoh dari sistem persediaan yang
didorong.

Menghitung EOQ

Rumus untuk menghitung kuantitas ini dapat dengan mudah diturunkan.

Rumusnya adalah :

Q = EOQ = 2PD/C

Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)

Titik pemesanan kembali adalah titik waktu di mana sebuah pesanan baru
harus dilakukan. Hal ini merupakan fungsi dari EOQ, tenggang waktu, dan tingkat di
mana persediaan hampir habis. Tenggang waktu adalah waktu yang diperlukan
untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis setelah pesanan dilakukan atu
persiapan dimulai.

Mengetahui tingkat penggunaan dan tenggang waktu akan memungkinkan kita

untuk menghitung titik pemesanan kembali yang memenuhi tujuan berikut :

ROP = Tingkat penggunaan x Tenggang waktu

Ketidakpastian Permintaan dan Titik Pemesanan Kembali. Persediaan pengaman

adalah persediaan ekstra yang disimpan sebagai jaminan atas fluktuasi permintaan.
Persediaan pengaman dihitung melalui perkalian tenggang waktu dengan selisih
antara tingkat penggunaan maksimal dan tingkat rata-rata penggunaan. Dengan
keberadaan persediaan pengaman, titik pemesanan kembali dihitung sebagai
berikut :

ROP = (Tingkat rata-rata penggunaan x Tenggang waktu) + Persediaan pengaman

EOQ dan Manajemen Persediaan

Pendekatan tradisonal untuk mengelola persediaan telah dikenal sebagai

sistem just-in-case. Dalam beberapa situasi, sistem persediaan just-in-case benar-
benar sangat tepat. Model EOQ sangat berguna dalam mengidentifikasi pertukaran
optimal antara biaya penyimpanan persediaaan dan biaya persiapan. Model EOQ
juga berguna untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan ketidakpastian
melalui penggunaan persediaan pengaman.

Manajemen Persediaan JIT

Manufaktur JIT (just-in-time manufacturing) adalah suatu sistem

berdasarkan tarikan permintaan yang membutuhkan barang untuk ditarik melalui
sistem oleh permintaan yang ada, bukan didorong ke dalam suatu sistem pada
waktu tertentu berdasarkan permintaan yang diantisipasi.

Pembelian JIT mensyaratkan para pemasok untuk mengirimkan suku cadang

dan bahan baku tepat pada waktunya untuk produksi. Hubungan dengan pemasok
adalah hal yang sangat penting. Pasokan suku cadang harus dihubungkan dengan
produksi, yang mana berhubungan dengan permintaan.

Karakteristik Dasar JIT

Tata Letak Pabrik. Jenis dan efisiensi tata letak pabrik dikelola secara berbeda dalam
proses manufaktur JIT. Dalam pekerjaan secara tradisional dan proses manufaktur
secara batch, produk dipindahkan dari satu kelompok mesin yang sama ke
kelompok mesin yang lainnya. Sel manufaktur terdiri dari mesin-mesin yang
dikelompokkan dalam kumpulan, biasanya dalam bentuk setengah lingkaran.

Pengelompokan dan Pemberdayaan Karyawan. Perbedaan struktural utama lainnya

antara organisasi JIT dan tradisional berhubungan pada pengelompokan dan
tanggung jawab karyawan. Sebagaimana baru saja ditunjukkan, tiap sel dipandang
sebagai suatu pabrik mini.

Total Quality Control. Secara sederhana, JIT tidak dapat diimplementasikan tanpa
suatu komitmen pada pengendalian kualitas total. TQC pada intinya adalah suatu
pengejaran tanpa henti untuk suatu kualitas sempurna, usaha untuk mendapatkan
suatu desain produk dan proses manufaktur tanpa cacat.

Ketelusuran Biaya Overhead. Suatu sistem pembiayaan menggunakan tiga metode

untuk membebankan biaya pada produk individual : penelusuran langsung,
penelusuran penggerak, dan alokasi. Dari ketiga metode, penelusuran langsung
adalah yang paling akurat dan, sehingga, lebih disukai daripada dua metode
lainnya.

Biaya Persiapan dan Penyimpanan : Pendekatan JIT

Perbandingan manufaktur JIT dengan tradisional :

JIT

Tradisional

1. Sistem tarik
2. Persediaan tidak signifikan

3. Pemasok kecil

4. Kontrak pemasok jangka panjang

5. Struktur selular

6. Tenaga kerja berkeahlian ganda

7. Pelayanan terdesentralisasi

8. Keterlibatan karyawan tinggi

9. Gaya manajemen memfasilitasi

10. Pengendalian kualitas total

11. Dominasi penelusuran langsung (perhitungan biaya produk)

1. Sistem dorong

2. Persediaan signifikan

3. Pemasok besar

4. Kontrak pemasok jangka pendek

5. Struktur departemental

6. Tenaga kerja terspesialisasi

7. Pelayanan tersentralisasi

8. Keterlibatan karyawan rendah

9. Gaya manajemen mengawasi

10. Tingkat kualitas yang dapat diterima

11. Dominasi penelusuran penggerak (perhitungan biaya produk)

Kontrak Jangka Panjang, Pengisian Kembali yang Berkelanjutan, Pertukaran Data

Elektronik dan JIT II. Dengan pengisian kembali berkelanjutan, pembuat barang
mengambil alih fungsi manajemen persediaan pengecer. Pembuat barang
memberitahu pengecer kapan dan berapa banyak persediaan yang harus dipesan
kembali.
 Pertukaran data elektronik adalah suatu bentuk awal dari perdagangan
elektronik yang pada intinya adalah suatu metode terotomatisasi dari pengiriman
informasi dari komputer ke komputer.Pengaturan bersama sering didukung dengan
kontrak terbuka, jangka panjang yang dianggap sebagai suatu kontrak abadi.
Kontrak abadi tidak memiliki tanggal berakhir, tidak membutuhkan penawaran
ulang, sehingga menurunkan resiko permintaan bagi pemasok.

Kinerja Jatuh Tempo : Solusi JIT

Kinerja jatuh tempo adalah ukuran kemampuan perusahaan untuk

menanggapi kebutuhan pelanggan. Sistem JIT memecahkan maslah kinerja jatuh
tempo bukan dengan menimbun persediaan, tetapi dengan mengurangi tenggang
waktu secara dramatis.

Menghindari Penghentian Produksi dan Keandalan Proses : Pendekatan JIT

Kebanyakan penghentian produksi terjadi karena salah satu dari tiga

alasan : kegagalan mesin, kecacatan bahan baku atau subperakitan, dan
ketidaktersediaan bahan baku atau subperakitan. Memiliki persediaan adalah suatu
solusi tradisional atas semua masalah tersebut.

Pemeliharaan Pencegahan Total. Kegagalan mesin nol adalah tujuan pemeliharaan

pencegahan total. Dengan memberikan perhatian lebih pada pemeliharaan
pencegahan, sebagian besar kegagalan mesin dapat dihindari.

Sistem Kanban. Untuk menjamin bahwa komponen atau bahan baku tersedia ketika
dibutuhkan, digunakan sebuah sistem yang disebut sistem kanban. Ini adalah
sebuah sistem informasi yang mengendalikan produksi melalui penggunaan tanda
atau kartu. Kanban penarikan merinci kuantitas proses berikutnya yang harus
ditarik dari proses sebelumnya. Kanban produksi merinci kualitas yang harus
diproduksi oleh proses sebelumnya. Kanban pemasok digunakan untuk
memberitahukan pemasok agar menyerahkan lebih banyak komponen; dan juga
merinci komponen tersebut dibutuhkan.

Diskon dan Kenaikan Harga : Pembelian JIT versus Menyimpan Persediaan

Secara tradisional, persediaan disimpan sehingga perusahaan dapat

mengambil keuntungan diskon kuantitas dan melindungi diri dari kenaikan harga di
masa mendatang atas barang yang dibeli. Tujuannya adalah untuk menurunkan
biaya persediaan. Sistem JIT mencapai tujuan yang sama tanpa harus menyimpan
persediaan. Solusi JIT adalah menegosiasikan kontrak jangka panjang dengan
sejumlah kecil pemasok terpilih yang berlokasi sedekat mungkin dengan fasilitas
produksi dan membangun keterbatasan pemasok secara lebih intensif.

Keterbatasan JIT
 JIT bukan merupakan pendekatan yang dapat dibeli dan diterapkan dengan
hasil segera. Implementasinya merupakan proses evolusioner, bukan revolusioner.
Di sini dibutuhkan kesabaran. JIT sering kali disebut sebagai program
penyederhanaan namun ini bukan berarti ia mudah atau sederhana untuk
diterapkan.

Pekerja juga dapat terpengaruh oleh JIT. Dari studi yang dilakukan terlihat
bahwa pengurangan dan peyangga persediaan secara tajam dapat menyebabkan
arus kerja yang terpecah dan tingkat stress yang tinggi diantara para pekerja
produksi. Kekurangan yang paling menonjol dari JIT adalah tidak adanya persediaan
untuk menyangga berhentinya produksi. Pilihan lain, yang mungkin sebagai
pendekatan pelengkap, adalah teori kendala (TOC).

Teori Kendala

Setiap perusahaan menghadapi sumber daya yang terbatas dan permintaan

yang terbatas atas setiap produk. Keterbatasan-keterbatasn ini disebut kendala.

Konsep Dasar

TOC memfokuskan pada tiga ukuran kinerja organisasi : throughput,

persediaan, dan beban operasi. Throughput adalah tingkat di mana suatu organisasi
menghasilkan uang melalui penjualan. Dalam istilah operasional, throughput adalah
selisih antara pendapatn penjualan dan biaya variabel tingkat unit seperti bahan
baku dan listrik. Persediaan adalah seluruh uang yang dikeluarkan organisasi dalam
mengubah bahan baku menjadi throughput. Beban operasi disefinisikan sebagai
seluruh uang yang dikeluarkan organisasi untuk mengubah persediaan menjadi
throughput.

Produk yang Lebih Baik. Produk yang lebih baik berarti kualitas yang lebih tinggi.
Hal ini juga berarti bahwa perusahaan mampu memperbaiki produk dan
menyediakan produk yang sudah diperbaiki tersebut secara cepat ke pasar.

Harga yang Lebih Rendah. Persediaan yang rendah akan mengurangi biaya
penyimpanan, biaya investasi per unit, dan beban operasi lainnya seperti lembur
dan beban pengiriman khusus. Harga yang lebih rendah atau margin produk yang
lebih tinggi dapat saja terjadi jika kondisi kompetitif tidak memerlukan pemotongan
harga.

Daya Tanggap. Tingkat persediaan menandakan kemampuan perusahaan untuk

merespon. Tingkat yang tinggi secara relatif terhadap pesaing akan mengakibatkan
kelemahan kompetitif. Dengan kata lain, TOC menekankan pengurangan persediaan
dengan mengurangi teggang waktu.

Langkah-langkah TOC.
 Teori kendala menggunakan lima langkah untuk mencapai tujuan
memperbaiki kinerja organisasi :

1. Mengidentifikasi kendala(-kendala) perusahaan.

2. Mengeksploitasi kendala(-kendala) yang mengikat.

3. Mensubordinasi apa saja yang lain dari keputusan yang dibuat pada langkah
2.

4. Mengangkat kendala(-kendala) yang mengikat.

5. Mengulangi proses.