AUDITORIA DE

SISTEMAS DE GESTIN
DE CALIDAD
MDULO 3: AUDITORIA DE SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Identifica cada uno de aspectos importantes para el inicio de la auditora.

Comprende la metodologa propuesta para la revisin de la documentacin.
Comprende las orientaciones para preparar las auditoras in situ.
Expone las orientaciones para realizar las auditoras in situ.
Conoce el procedimiento para preparar, aprobar y distribuir el informe de auditora.

CONTENIDO

I. INICIO DE LA AUDITORA ........................................................................................................ 3

II. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN.................................................................................... 5
III. PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU ............................... 5
IV. REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU .................................. 7
V. PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE LA
AUDITORA ........................................................................................................................................ 11
VI. BIBLIOGRAFIA:...................................................................................................................... 14

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 INTRODUCCIN

La auditora de la calidad es una herramienta de gestin que se realiza por diversos

motivos y para diferentes razones, entre ellas podemos destacar las siguientes:
Conocer la capacidad del sistema de gestin de calidad para cumplir con los
requisitos (Del cliente, ISO 9001, requisitos legales y de la organizacin).

Evaluar las fortalezas y aspectos por mejorar del sistema de gestin de calidad.

Determinar si el sistema de gestin de la calidad de la organizacin, cumple con los

objetivos de sta y se est implementando.

Evaluar la competencia, conciencia y pertinencia del recurso humano con su

sistema de gestin.

Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos.

Mejorar las relaciones con las partes interesadas.

Comprobar la aplicacin de los procesos y su eficacia.

Adems de las anteriores es posible que existan situaciones que motiven a una
organizacin a gestionar y llevar a cabo auditoras por ciclos peridicos que permitan
aportarle valor agregado a la misma. A continuacin se presentan las orientaciones para
realizar una auditora de conformidad con el numeral 6 de la norma ISO 19011 de 2012.

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 I. INICIO DE LA AUDITORA

Cuando se inicia una auditora la responsabilidad corresponde al lder del equipo auditor
designado hasta que la auditora finalice.

Para iniciar una auditora debe considerarse las actividades que se presentan a
continuacin:

Sin embargo la secuencia puede diferir dependiendo del auditado, de los procesos y de las
circunstancias especficas de la auditora.

La primera recomendacin para el inicio de la auditora est definida en el numeral 6.2.2

establecimiento del contacto inicial con el auditado; en este numeral se plantea contactar
informal o de manera formal al auditado con el fin de:

Establecer comunicaciones con los representantes del auditado

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 Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditora

Proporcionar informacin sobre los objetivos de la auditora, el alcance los mtodos

y la composicin del equipo auditor, incluyendo los expertos tcnicos

Solicitar acceso a los documentos y registros pertinentes con propsitos de

planificacin

Determinar los requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos

pertinentes para las actividades y productos del auditado

Confirmar lo acordado con el auditado respecto al grado de difusin y al tratamiento

de la informacin confidencial

Hacer los preparativos para la auditora incluyendo la programacin de las fechas

Determinar los requisitos especficos de la ubicacin en cuanto al acceso de

seguridad, salud y proteccin u otros requisitos especiales

Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guas para el equipo

auditor

Determinar cualquier rea de inters o preocupacin para el auditado en relacin

con la auditora especfica.

En el numeral 6.2.3 Determinacin de la viabilidad de la auditora, se propone

determinar si es viable cumplir con los objetivos de la auditora, teniendo en cuenta los
siguientes factores:

La informacin suficiente y apropiada para planificar y llevar a cabo la auditora

La cooperacin adecuada del auditado

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 El tiempo y los recursos adecuados para llevar a cabo la auditora

Cuando la auditora no es viable, debera proponerse al cliente una alternativa, de acuerdo

con el auditado.

II. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

El numeral 6.3.1 de la norma ISO 19011 plantea que la

documentacin pertinente del sistema de gestin del auditado debe
revisarse para:

Reunir informacin para preparar las actividades de auditora y los documentos de

trabajo aplicables, por ejemplo, sobre procesos o funciones

Establecer una visin general del grado de la documentacin del sistema para
detectar posibles carencias

La documentacin debera incluir, cuando sea aplicable, documentos y registros del

sistema de gestin, as como informes de auditoras previas. La revisin de la
documentacin debera tener en cuenta el tamao, la naturaleza y la complejidad del
sistema de gestin y de la organizacin del auditado, as como los objetivos y el alcance de
la auditora.

III. PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU

La preparacin adecuada de una auditora requiere de elementos fundamentales como el

plan de auditora, el cual constituye la principal herramienta de preparacin del auditor.
Con relacin al plan de auditora, el numeral 6.3.2 de la norma ISO 19011 presenta las
siguientes orientaciones:

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El lder del equipo auditor debe preparar un plan de auditora basado en la informacin
contenida en el programa de auditora y en la documentacin proporcionada por el
auditado.

Este plan de auditora debe hacer referencia a lo siguiente:

a. Los objetivos de la auditora

b. El alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la organizacin

y unidades funcionales, as como los procesos que van a auditarse

c. Los criterios de auditora y cualquier documento de referencia

d. Las ubicaciones, las fechas, el horario y la duracin previstos de las actividades de

auditora que se van a llevar a cabo, incluyendo las reuniones con la direccin del auditado

e, Los mtodos de auditora que se van a usar, incluyendo el grado en que se necesita el
muestreo de la auditora para obtener las evidencias de auditora suficientes y el diseo del
programa de muestreo

f. Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, as como los
guas y los observadores

g. La asignacin de los recursos apropiados para las reas crticas de la auditora

El plan de auditora debe ser revisado y aceptado por el cliente de la auditora, y debera
presentarse al auditado, Cualquier objecin por parte del auditado sobre el plan de
auditora debera resolverse entre el lder del equipo auditor, el auditado y el cliente de la
auditora.

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La norma ISO 19011 tambin plantea las orientaciones sobre la asignacin de las tareas al
equipo auditor (cuando se trata de un equipo auditor, numeral 6.3.3) y la preparacin de
los documentos de trabajo (numeral 6.3.4), donde se proponen los siguientes documentos:
Listas de verificacin
Planes de muestreo de la auditora
Formularios para registrar la informacin

IV. REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU

Las actividades de auditora se realizan en una secuencia definida como se indica a

continuacin:

6.4.2 Realizacin de la reunin de apertura, la cual se realiza para:

a. Confirmar el acuerdo de todas las partes sobre el plan de auditora

b. Presentar al equipo auditor

c. Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditora planificadas.

Esta reunin la preside el lder del equipo auditor y debe tenerse en cuenta para presentar
al equipo auditor, presentar el plan de auditoria y confirmar objetivos, alcance y criterios de
la auditora, como la informacin pertinente y relevante para aclarar dudas y explicar
adecuadamente las etapas de la auditora.

6.4.3 Realizacin de la revisin de la documentacin durante la auditora, la cual se

realiza para:

Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditora, con base en la
documentacin disponible

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 Reunir informacin para apoyar las actividades de auditora

6.4.4 Comunicacin durante la auditora, se refiere a que el equipo auditor debe reunirse
peridicamente para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y
reasignar las tareas entre los miembros del equipo auditor, segn sea necesario.

Durante la auditora, el auditor debe comunicar peridicamente los progresos de la

auditora y cualquier inquietud al auditado.

6.4.5 Asignacin de funciones y responsabilidades de los guas y los observadores;

Los guas y los observadores pueden acompaar al equipo auditor, pero no deben influir ni
interferir en la realizacin de la auditora. Si esto no se puede asegurar, el lder del equipo
auditor debera tener el derecho a negarse a que los observadores tomen parte en ciertas
actividades de auditora.

6.4.6 Recopilacin y verificacin de la informacin; durante la auditora, debe

recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse la informacin pertinente a los
objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la informacin relativa a las
interrelaciones entre funciones, actividades y procesos.

Slo la informacin que es verificable debe aceptarse como evidencia de la auditora.

Los mtodos para recopilar la informacin incluyen lo siguiente:

Entrevistas

Observaciones

Revisin de documentos, incluyendo los registros

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6.4.7 Generacin de hallazgos de la auditora; La evidencia de la auditora debe
evaluarse frente a los criterios de auditora para determinar los hallazgos de la auditora.

Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los

criterios de auditora.

Deben registrarse las no conformidades y la evidencia de la auditoria que las apoya. Las
no conformidades pueden clasificarse (ejemplo: No conformidad mayor y no conformidad
menor cuando no tiene un riesgo significativo para la eficacia del sistema o la satisfaccin
del cliente), deben revisarse con el auditado para reconocer que la evidencia de la
auditora es exacta y que las no conformidades se han comprendido.

Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinin divergente relativa
a las evidencias o a los hallazgos de la auditora.

6.4.8 Preparacin de las conclusiones de la auditora; el equipo auditor debe reunirse

antes de la reunin de cierre para:

a. Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin apropiada recopilada

durante la auditora frente a los objetivos de la misma

b. Acordar las conclusiones de la auditora

c. Preparar recomendaciones

d. Comentar el seguimiento de la auditora

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Las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como los siguientes:

El grado de conformidad y el reconocimiento de la fortaleza del sistema de gestin

con los criterios de auditora, incluyendo la eficacia del sistema de gestin para
cumplir los objetivos establecidos

La implementacin, el mantenimiento y la mejora eficaces del sistema de gestin

La capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua

idoneidad, adecuacin, eficacia y mejora del sistema de gestin

El logro de los objetivos de la auditora, cobertura del alcance de la auditora y

cumplimiento de los criterios de la auditora

Las causas raz de los hallazgos, si se incluyen en el plan de auditora

Hallazgos similares encontrados en distintas reas que se auditaron con el propsito

de identificar tendencias

Si se especifica en el plan de auditora, las conclusiones de auditora pueden llevar a

recomendaciones para la mejora, o a futuras actividades de auditora.

6.4.9 Realizacin de la reunin de cierre; debe realizarse para presentar los hallazgos y
las conclusiones de la auditora. Entre los participantes de la reunin de cierre debe
incluirse a los representantes de la direccin del auditado, y cuando sea apropiado, a
aquellos responsables de las funciones o procesos que se han auditado, y tambin puede
incluirse al cliente de la auditora y otras partes.

El grado de detalle debera ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso
de auditora. Para algunas situaciones de auditora, la reunin puede ser formal y las actas,
incluyendo los registros de asistencia, deberan conservarse. En otras situaciones por

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ejemplo, en auditoras internas, la reunin de cierre es menos formal y puede consistir slo
en comunicar los hallazgos de la auditora y las conclusiones de la misma.

Cuando sea apropiado, en la reunin de cierre debera explicarse al auditado lo siguiente:

Aclarar que la evidencia de la auditora recopilada se bas en una muestra de la

informacin disponible

El mtodo de presentacin de la informacin

El proceso de tratamiento de los hallazgos de la auditora y sus posibles

consecuencias

La presentacin de los hallazgos y conclusiones de la auditora de tal manera que

se comprendan y se reconozcan por la direccin del auditado

Todas las actividades posteriores a la auditora relacionadas (por ejemplo:

implementacin de acciones correctivas, tratamiento de quejas de la auditora,
proceso de apelacin)

Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora o las conclusiones

entre el equipo auditor y el auditado deberan discutirse y, si es posible, resolverse. Si no
se resuelve, deberan registrarse todas las opiniones.

V. PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE LA

AUDITORA

La preparacin y distribucin del informe de auditora, se relaciona en el numeral 6.5 de la

norma ISO 19011 de 2012, donde se presentan las siguientes orientaciones:

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 6.5.1 Preparacin del informe de auditora; El lder del equipo auditor debe informar
los resultados de la auditora de acuerdo con los procedimientos del programa de
auditora.

El informe de auditora debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro

de la auditora, y debera incluir o hacer referencia a lo siguiente:

a. Los objetivos de la auditora

b. El alcance de la auditora

c. La identificacin del cliente de la auditora

d. La identificacin del equipo auditor y de los participantes del auditado en la auditora

e. Las fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades de auditora

f. Los criterios de auditora

g. Los hallazgos de la auditora y las evidencias relacionadas

h. Las conclusiones de la auditora

i. Una declaracin del grado en el que se han cumplido los criterios de auditora

6.5.2 Distribucin del informe de auditora; El informe debe emitirse en el periodo de

tiempo acordado. Si se retrasa, las razones deberan comunicarse al auditado y a la
persona responsable de la gestin del programa de auditora.
El informe de auditora debe estar fechado, revisado y aprobado, cuando sea apropiado,
de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora.

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6.6 Finalizacin de la auditora; La auditora finaliza cuando se hayan realizado todas las
actividades de auditora planificadas, o si se ha acordado de otro modo con el cliente de la
auditora (por ejemplo, podra haber una situacin inesperada que impida que la auditora
se finalice de acuerdo con el plan)

Los documentos pertenecientes a la auditora deberan conservarse o destruirse de comn

acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa
de auditora y los requisitos aplicables.

Salvo que se requiera por ley, el equipo auditor y la persona que gestiona el programa de
auditora no deberan revelar el contenido de los documentos, otra informacin obtenida
durante la auditora ni el informe de auditora a ninguna otra parte, sin la aprobacin
explcita del cliente de la auditora y, cuando sea apropiado, la del auditado. Si se requiere
revelar el contenido de un documento de la auditora, el cliente de la auditora y el auditado
deberan ser informados tan pronto como sea posible.

6.7 Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditora; Las conclusiones

de la auditora pueden, dependiendo de los objetivos de la auditora, indicar la necesidad
de correcciones, o de acciones correctivas, preventivas o de mejora. Tales acciones
generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo
acordado. Cuando sea apropiado, el auditado debera mantener informada a la persona
responsable de la gestin del programa de auditora y al equipo auditor sobre el estado de
estas acciones.

Debera verificarse si se completaron las acciones y su eficacia. Esta verificacin puede

ser parte de una auditora posterior.

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 VI. BIBLIOGRAFIA:

ICONTEC. Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o

ambiental, norma tcnica colombiana NTC-ISO 19011. 65p. I.C.S. 03.120.10

ASOCIACIN ESPAOLA PARA LA CALIDAD - AEC. Auditoras de calidad. Madrid.

Espaa. 2008. 5p.

CIBERGRAFA:
www.encalidad.blogspot.com
http://www.iso.org
www.normas9000.com

ACTUALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Comit de Diseo Curricular Consejo Acadmico Rectora
FECHA: FECHA: FECHA:
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