Sistema de Gestin de Repuestos ADMREP

Sistema para Gestin de Repuestos ADMREP

Visin
Versin 1.0
Sistema para Gestin de Repuestos ADMREP Versin: 1.0
Vision Fecha: 15/04/2017
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Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
01/04/2017 0.9 Propuesta inicial del documento Visin con Gabriel Suruy
las primeras capturas de requisitos
funcionales del sistema.
07/04/2017 1.0 Versin 1.0 en estado de preparacin para Gabriel Suruy
primera propuesta
15/04/2017 1.0 Versin 1.0 para la aprobacin al final de la Gabriel Suruy
fase de inicio

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Tabla de Contenidos
1. Introduccin 5
1.1 Propsito 5
1.2 Alcance 5
1.3 Definiciones, Acrnimos, y Abreviaciones 5
1.4 Referencias 5

2. Posicionamiento 6
2.1 Oportunidad de Negocio 6
2.2 Sentencia que define el problema 6
2.3 Sentencia que define la posicin del Producto 7

3. Descripcin de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios 7

3.1 Resumen de Stakeholders 8
3.2 Resumen de Usuarios 8
3.3 Entorno de usuario 9
3.4 Perfil de los Stakeholders 9
3.4.1 Representante del rea tcnica y sistemas de informacin 9
3.5 Perfiles de Usuario 10
3.5.1 Ingeniero de Logstica 10
3.5.2 Jefe de Almacn 10
3.5.3 Tcnico de Almacn 11
3.5.4 Representante de Ventas 11
3.5.5 Operadora 11
3.5.6 Jefe de Ventas 12
3.5.7 Encargado de Transporte 12
3.5.8 Contable 12
3.5.9 Empleado de Marketing 13
3.5.10 Cliente Online 13
3.5.11 Empleado de Recursos Humanos 13
3.5.12 Jefe de Recursos Humanos 14

4. Descripcin Global del Producto 14

4.1 Perspectiva del producto 14
4.2 Resumen de caractersticas 14
4.3 Suposiciones y dependencias 15
4.4 Costo y precio 15

5. Descripcin Global del Producto 15

5.1 Departamento de Recursos Humanos 15
5.2 Departamento de Marketing 15
5.3 Departamento de Logstica 15
5.4 Gestin de Almacn 15
5.5 Gestin de Ventas 16
5.6 Gestin de Envos 16
5.7 Departamento de Contabilidad y Facturacin 17

6. Restricciones 17

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7. Precedencia y Prioridad 17

8. Otros Requisitos del Producto 17

8.1 Estndares Aplicables 17
8.2 Requisitos de Sistema 17
8.3 Requisitos de Desempeo 17
8.4 Requisitos de Entorno 17

9. Requisitos de Documentacin 17
9.1 Manual de Usuario 17
9.2 Ayuda en Lnea 18
9.3 Guas de Instalacin, Configuracin, y Fichero Lame 18

A. Atributos de Caractersticas 18

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Vision
1. Introduccin

1.1 Propsito

El propsito de ste documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel y las
caractersticas del sistema de gestin de una empresa de distribucin de repuestos automotrices. El
documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios
finales.
Esta funcionalidad se basa principalmente en la gestin de los puntos de venta que la empresa tiene
repartidos por las distintas zonas de la capital, de forma que dichos puntos de venta sean capaces de atender
los distintos pedidos que les son realizados.
Los detalles de cmo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la especificacin de los
casos de uso y otros documentos adicionales.

1.2 Alcance

Este documento se centra en el sistema de gestin de compra y venta de repuestos automotrices en una
empresa dedicada a la distribucin de este tipo de artculos. Dicho sistema ser desarrollado por el grupo de
desarrollo de estudiantes de Seminario de Privado de la Universidad Mariano Glvez de Guatemala.
El sistema permitir a los encargados de la empresa controlar todo lo relativo a la distribucin de los
artculos (gestin de stock, gestin de pedidos, gestin de clientes, etc.)..

1.3 Definiciones, Acrnimos, y Abreviaciones

RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodologa para describir el proceso de
desarrollo de software.

1.4 Referencias

- Glosario.
- Plan de desarrollo de software.
- RUP (Rational Unified Process).
- Diagrama de casos de uso.

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2. Posicionamiento

2.1 Oportunidad de Negocio

Este sistema permitir a la empresa informatizar el control de sus actividades principales (gestin de stock
en cada almacn, gestin de pedidos, etc.), lo cual supondr un acceso rpido y sencillo a los datos, gracias
a interfaces grficas sencillas y amigables. Adems, los datos accedidos estarn siempre actualizados, lo
cual es un factor muy importante para poder llevar un control centralizado de los distintos almacenes.
El sistema tambin permitir a los usuarios acceder al software a travs de una interfaz web, de forma
rpida y sencilla y sin necesidad de intermediarios. En su primera versin el alcance ser solo de acceso a
miembros de la empresa, pero sentar la base de un servicio futuro para que los clientes puedan hacer uso
del sistema va internet.

2.2 Sentencia que define el problema

El problema de Controlar el stock existente en los distintos almacenes, de

afecta a
El impacto asociado es
Una solucin adecuada sera
forma que se puedan servir los pedidos que reciben dichos
almacenes.
Gestionar las rdenes de compra realizadas a los proveedores.
Gestionar los pedidos realizados por los clientes.
Gestionar la facturacin de la empresa.
Departamento de logstica,
Jefes de almacenes,
Tcnicos de almacenes,
Usuarios de ventas de cada regin,
Departamento de facturacin,
Almacenar toda la informacin referente a los almacenes,
pedidos y rdenes de compra recibidas, y que esta informacin
est al instante accesible y actualizada en lugares fsicamente
muy distantes es un proceso prcticamente imposible de
realizar en el caso de que no est informatizado.
Informatizar el proceso, usando una red local con una base de
datos accesible desde los distintos nodos de la red y generar
interfaces amigables y sencillas con las que acceder a dicha
base de datos.

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2.3 Sentencia que define la posicin del Producto

para Departamento de logstica,

Jefes de almacenes,
Tcnicos de almacenes,
Usuarios de ventas de cada regin,
Departamento de facturacin,
quienes Controlan los pedidos, las sucursales, los almacenes (stock), las
rdenes de pedido y la facturacin.
El nombre del producto Es una herramienta software bautizada como ADMREP
que Almacena la informacin necesaria para gestionar una empresa
de compra/venta de repuestos.
no como El sistema actual que es manual.
Nuestro producto Permite gestionar las distintas actividades de la empresa
mediante una interfaz grfica sencilla y amigable. Adems,
proporciona un acceso rpido y actualizado a la informacin
desde cualquier punto que tenga acceso a la base de datos.

3. Descripcin de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios

Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las necesidades de los usuarios,
es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del proceso de
modelado de requerimientos. Tambin es necesario identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de
que el conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente. Esta seccin muestra un
perfil de los participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, as como los problemas ms
importantes que stos perciben para enfocar la solucin propuesta hacia ellos. No describe sus requisitos
especficos ya que stos se capturan mediante otro artefacto. En lugar de esto proporciona la justificacin
de por qu estos requisitos son necesarios.

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3.1 Resumen de Stakeholders

Nombre Descripcin Responsabilidades

Gerente General Representante Global de la
empresa distribuidora de
Repuestos automotrices
El stakeholder realiza:
Representa a todos los usuarios posibles del
sistema.
Seguimiento del desarrollo del proyecto.
Aprueba requisitos y funcionalidades

3.2 Resumen de Usuarios

Nombre Descripcin Stakeholder

Jefe de Compras Responsable del Departamento de Compras

Compras, encargado de la gestin del
almacn central, del aprovisionamiento del
resto de almacenes y del contacto con los
proveedores.
Jefe de Almacn Supervisor del buen funcionamiento del Almacn
almacn y de gestionar las incidencias de
los pedidos, ya sea tratando con otro
almacn, o bien en contacto con el Jefe de
Compras.
Auxiliar de Encargado directo del almacn, control de Almacn
Almacn stocks, preparacin y despacho de pedidos.

Representante de Responsable de ventas del producto a los Ventas

Ventas clientes, mediante las visitas efectuadas
por el cliente a la sucursal. Informa de las
ofertas y confecciona las rdenes de
pedido.
Facturador Encargado de la facturacin a los clientes. Facturacin

3.3 Entorno de usuario

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Los usuarios entrarn al sistema identificndose sobre un ordenador con un sistema operativo Windows 8 o
10 y tras este paso entrarn a la parte de aplicacin diseada para cada uno segn su papel en la empresa.
Este sistema es similar a cualquier aplicacin basada en web y por tanto los usuarios estarn familiarizados
con su entorno.
Los informes sern generados desde el sistema, lo cual tambin resultar familiar.

3.4 Perfil de los Stakeholders

3.4.1 Representante del rea tcnica y sistemas de informacin

Representante Gerente General

Descripcin Representante Global de la empresa distribuidora de Repuestos
Tipo Experto en el negocio
Responsabilidades Encargado de mostrar las necesidades de cada usuario del sistema. Adems, lleva a
cabo un seguimiento del desarrollo del proyecto y aprobacin de los requisitos y
funcionalidades del sistema
Criterio de xito A definir por el cliente
Grado de Revisin de requerimientos, estructura del sistema
participacin
Comentarios Ninguno

3.5 Perfiles de Usuario

3.5.1 Ingeniero de Logstica

Representante Compras
Descripcin Jefe del Departamento de Compras de la Empresa.
Tipo Gur.
Responsabilidades Responsable del Departamento de Logstica, encargado de la gestin del almacn
central, del aprovisionamiento del resto de almacenes y del contacto con los
proveedores. Control de estadsticas para la optimizacin de recursos.
Criterio de xito A definir por el cliente
Grado de A definir por el cliente
participacin
Comentarios Ninguno

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3.5.2 Jefe de Almacn

Representante Almacn
Descripcin Jefe del almacn de una regin determinada.
Tipo Usuario casual del sistema.
Responsabilidades Supervisor del buen funcionamiento del almacn y de gestionar las incidencias de
los pedidos, ya sea tratando con otro almacn, o bien en contacto con el Jefe de
Compras. Capacidad de toma de decisiones en cuanto a distribucin de mercancas
desde otro almacn y cancelacin de pedidos que han sido atendidos.
Criterio de xito A definir por el cliente
Grado de A definir por el cliente
participacin
Comentarios Ninguno.

3.5.3 Tcnico de Almacn

Representante Almacn
Descripcin Responsable del almacn de una regin determinada.
Tipo Usuario experto.
Responsabilidades Encargado directo del almacn, control de stocks y distribucin de los productos,
preparacin y atencin de las rdenes de pedido y solicitudes de despacho al
cliente.
Criterio de xito A definir por el cliente
Grado de A definir por el cliente
participacin
Comentarios Niniguno.

3.5.4 Representante de Ventas

Representante Ventas
Descripcin Representante de ventas de los productos
Tipo Usuario experto.
Responsabilidades Responsable de ventas del producto a los clientes, mediante las visitas del cliente a
la sucursal de ventas. Informa de las ofertas y confecciona las rdenes de pedido.
Tambin participa en las incidencias de pedidos ponindose en contacto con el
cliente para la resolucin de los mismos. Puede cancelar pedidos en estado de
elaboracin.

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Criterio de xito A definir por el cliente

Grado de A definir por el cliente
participacin
Comentarios Ninguno.

3.5.5 Jefe de Ventas

Representante Ventas
Descripcin Jefe del Departamento de Ventas de una regin determinada.
Tipo Usuario experto.
Responsabilidades Supervisor del Departamento de Ventas, encargado de otorgar incentivos y del
control de estadsticas.
Criterio de xito A definir por el cliente
Grado de A definir por el cliente
participacin
Comentarios Ninguno.

3.5.6 Facturador

Representante Contabilidad / Facturacin

Descripcin Empleado del Departamento de Contabilidad y Facturacin.
Tipo Usuario experto.
Responsabilidades Encargado de la facturacin y cobranzas, poltica de cobro de los clientes.
Criterio de xito A definir por el cliente
Grado de A definir por el cliente
participacin
Comentarios Niguno.

3.5.7 Jefe de Recursos Humanos

Representante Recursos Humanos

Descripcin Empleado del Departamento de Recursos Humanos.
Tipo Usuario casual.
Responsabilidades Responsable de la gestin de personal, es decir, gestin de contrataciones y gestin
de despidos. Tambin es responsable de la redistribucin de la plantilla.
Criterio de xito A definir por el cliente
Grado de A definir por el cliente

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participacin
Comentarios Ninguno.

4. Descripcin Global del Producto

4.1 Perspectiva del producto

El producto a desarrollar es un sistema global para la empresa Distribuidora de Repuestos Automotrices,
con la intencin de agilizar su funcionamiento. Las reas a tratar por el sistema son: Compras, facturacin e
inventarios.

4.2 Resumen de caractersticas

A continuacin, se mostrar un listado con los beneficios que obtendr el cliente a partir del producto:

Beneficio del cliente Caractersticas que lo apoyan

Mayor agilidad en los pedidos pues el vendedor en Aplicacin web desde la cual el vendedor podr
el mostrador tendr informacin actualizada. realizar los pedidos.
Gestin automatizada del stock del almacn. Sistema de optimizacin de del stock en el almacn
y previsin de pedidos
Mayor facilidad para el control de catlogos para Base de datos con acceso remoto desde la que poder
las distintas sucursales controlar existencias y ubicaciones.

4.3 Suposiciones y dependencias

Se da por sentado que las computadoras del cliente cuentan con sistema operativo Windows 8 o Windows
10, con acceso a un navegador de internet. Adems, que se cuenta con una red de rea local para poder
acceder al servidor web que se utilizar para servir las pginas del proyecto.

4.4 Costo y precio

No tendr costo al ser parte de un proyecto de Seminario de Privado.

5. Descripcin Global del Producto

5.3 Departamento de Compras

Departamento que dirige y gestiona el almacn centralizado de la compaa, que es el abastecimiento
principal del resto de almacenes. Este departamento dispondr de una parte del sistema que automatizar el
proceso de reposicin de stocks de los almacenes y el reabastecimiento de los distintos almacenes, tanto el
central como los regionales mediante los proveedores de la compaa.

5.3.1 Control de estadsticas de distintos datos

Para llevar un buen control de los requerimientos de la empresa, las necesidades de cada almacn y de cada
departamento es necesario que el sistema genere una serie de datos estadsticos histricos que clarifiquen el
excesivo volumen de datos numricos que se generan en la compra-venta de artculos.

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5.4 Gestin de Almacn

En el subsistema de almacn se atienden los pedidos que han sido elaborados en el departamento de ventas
y que han sido pasados a la gestin de almacenes. Los pedidos que figuran como no atendidos pueden pasar
a ser atendidos una vez que el tcnico de almacn reserva stock de productos para dichos pedidos. Durante
el proceso de atencin el pedido puede sufrir diversas modificaciones en la asignacin de stock, y una vez
confeccionado en su totalidad, pasa a pedido listo para despacho, y una vez en este estado pasar a ser
tratado por el subsistema de gestin de entregas.
5.4.1 Atencin de las rdenes de pedido procedentes de elaboracin .
Un pedido que ha pasado del estado de elaboracin al estado de pedido no atendido figurar en el almacn
en el listado de pedidos no atendidos. El tcnico de almacn podr atender un pedido asignndole stock del
almacn. Una vez confeccionado completamente el pedido, el tcnico de almacn podr hacer que figure el
pedido como listo para envo, de tal forma que el encargado de entregas sepa que lo puede entregar al
cliente. En cualquier momento, el pedido podr ser cancelado.
5.4.3 Consulta del estado de los pedidos
En todo momento, se podr consultar el estado de los pedidos que se encuentran en periodo de no atencin,
en periodo de atencin, listos para envo y pedidos en estado de envo. La informacin presentar los datos
relevantes para cada estado que se haya definido.

5.5 Gestin de Ventas

El departamento de ventas dispone de un solo tipo de venta: las ventas realizadas al cliente por medio de la
visita que ste efecta en las sucursales de ventas.
5.5.1 Informacin de ofertas y elaboracin de pedidos
Un representante de ventas puede elaborar pedidos. Los pedidos figurarn en estado de elaboracin y
eliminar a peticin del cliente o modificar las lneas del pedido, ya sea en cantidades de productos como en
los distintos productos de que consta el pedido.
5.5.2 Gestin de los datos de los clientes
Un representante de ventas puede modificar los datos de los clientes. Tambin podrn darse de baja
clientes, o darse de alta unos nuevos.
5.5.3 Consulta de los productos del catlogo
Un representante de ventas, encargado o tcnico de almacn pueden consultar en todo momento el catlogo
a la hora de elaborar su pedidos.

5.6 Gestin de Entregas

En el sistema de envos, los pedidos se despachan en la sucursal donde se realiz la compra.

5.6.1 Enviar los pedidos del almacn pendientes de envo

Cuando se realiza un envo se incorporan los datos del transportista, referencia del envo y fecha en la que
se realiz el transporte.

5.6.2 Control de los recibos de entrega

Posteriormente se lleva un control de recibos una vez que el cliente ha recibido los pedidos en la direccin
de envo especificada. El estado de los envos de los pedidos se podr consultar va los servicios web por

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parte del cliente o mediante el propio sistema por parte del personal tanto de ventas como de almacn y
transportes.

5.7 Departamento Facturacin

El departamento de facturacin tendr acceso a todo el subsistema de facturacin, es decir, todo aquello que
englobe facturacin a clientes, facturacin a clientes segn modalidad de pago, etc.

6. Restricciones
[A definir por el cliente]

7. Precedencia y Prioridad
[A definir por el cliente]

8. Otros Requisitos del Producto

8.1 Estndares Aplicables

[A definir por el cliente]

8.2 Requisitos de Sistema

[A definir por el cliente]

8.3 Requisitos de Desempeo

[A definir por el cliente]

8.4 Requisitos de Entorno

[A definir por el cliente]

9. Requisitos de Documentacin
[A definir por el cliente]
9.1 Manual de Usuario
[A definir por el cliente]

9.2 Ayuda en Lnea

[A definir por el cliente]

9.3 Guas de Instalacin, Configuracin, y Fichero Lame

[A definir por el cliente]

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A. Atributos de Caractersticas

Nmero y
nombre de la Estado Beneficio Esfuerzo Riesgo Estabilidad Asignacin
caracterstica
Propuesta: S
5.1 Depart. de [A definir por [A definir por
Aprobada: S Importante Medio Ninguna
Compras el cliente] el cliente]
Incorporada: No
5.1.1 Control de Propuesta: S
[A definir por [A definir por
estadsticas de Aprobada: S til Medio Ninguna
el cliente] el cliente]
datos Incorporada: No
Propuesta: S
5.2 Gestin de [A definir por [A definir por Encargado de
Aprobada: S Crtica Alto
Almacn el cliente] el cliente] Almacn
Incorporada: S
5.2.1 Atencin Propuesta: S
[A definir por [A definir por
de rdenes de Aprobada: S Crtica Alto Tcnico de Almacn
el cliente] el cliente]
pedido Incorporada: S
5.2.2 Gestin de Propuesta: S
[A definir por [A definir por
incidencias de Aprobada: S til Medio Ninguna
el cliente] el cliente]
pedido Incorporada: No
5.2.3 Consulta Propuesta: S
[A definir por [A definir por
de estado de los Aprobada: S Importante Medio Tcnico de Almacn
el cliente] el cliente]
pedidos Incorporada: S
Propuesta: S
5.3 Gestin de [A definir por [A definir por
Aprobada: S Crtica Alto Vendedor
Ventas el cliente] el cliente]
Incorporada: S
Propuesta: S
5.3.1 Gestin de [A definir por [A definir por
Aprobada: S Importante Medio Ninguna
datos de clientes el cliente] el cliente]
Incorporada: No
5.3.2 Consulta Propuesta: S
[A definir por [A definir por
de productos del Aprobada: S Importante Medio Ninguna
el cliente] el cliente]
catlogo Incorporada: No
Propuesta: S
5.4 Gestin de [A definir por [A definir por
Aprobada: S Importante Medio Ninguna
Despachos el cliente] el cliente]
Incorporada: No
Propuesta: S
5.5 Depart. de [A definir por [A definir por
Aprobada: S til Medio Ninguna
Facturacin el cliente] el cliente]
Incorporada: No

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