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EVALUACIN DE LA CONFORMIDAD EN SISTEMAS DE

GESTIN 21VE02

Fecha: Junio 17, y 20 y 21 de 2016


Facilitador: Gustavo Adolfo Salcedo Castro
Correo Electrnico: gsalcedo@icontec.org

Objetivo: Proporcionar herramientas que permitan realizar auditoras internas al SGI


garantizando su objetividad e imparcialidad segn las directrices establecidas en la
NTC ISO 19011:2012 y los criterios establecidos en las NTC ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 y OHSAS 18001:2007

Contenido:

1. Concepto de auditora
2. Conceptos relacionados con auditora.
3. Principios del Proceso de Auditora
4. Proceso de Auditora
5. Competencias del auditor
6. Examen (^_^)
CONCEPTOS RELACIONADOS CON AUDITORIA

1. Auditora: Es un proceso sistemtico documentado independiente que nos permite


obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva para determinar el grado en
que se cumplen los criterios de auditora.

TIPO DE AUDITORIA
INTERNA EXTERNA
Segunda Parte Tercera parte
Conocidas como auditoras de Realizadas por cualquiera de Son solicitadas por la
primera parte. las partes que tienen cierto organizacin.
Verificar el cumplimiento de inters en las actividades que Su objetivo es obtener un
requisitos. desarrolla la organizacin reconocimiento.
Son solicitadas por la (Proveedor, Cliente, Son realizadas por los
organizacin. Comunidad, Ente de vigilancia organismos de certificacin
Se pueden realizar con y control). acreditados por ONAC.
personal interno o externo. Se realizan bajo los requisitos
establecidos por la NTC
ISO/IEC 17021:2011

Estas auditoras pueden ser:


Combinadas
Conjuntas

2. Criterios de Auditora: Referencias, procedimientos, requisitos a los cuales vamos


a verificar su cumplimiento. (Normas tcnicas, Documentos de la organizacin,
requisitos del cliente, Requisitos legal).

3. Evidencias de auditora: Registros, declaraciones de hecho que se deben evaluar


de manera objetiva.

Estas evidencias deben ser exactas, por lo tanto evitar palabras como:
Me parece
Supongo
Me dijeron
So
Tengo la corazonada
Mi sexto sentido me dice.
Me imagino

Las fuentes para obtener dichas evidencias son:

Personas: Entrevistas
Documentos: Revisin
Sentidos: Observacin
TALLER DE CONCEPTOS

PRINCIPIOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

Estos principios garantizan la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditora.

PRINCIPIO DESCRIPCION
INTEGRIDAD Profesionalismo del auditor
PRESENTACION IMPARCIAL Informacin veraz, confiable, oportuna
DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL Desarrollo de competencias
CONFIDENCIALIDAD Seguridad de la informacin
El auditor debe estar libre de responsabilidades
INDEPENDENCIA en el proceso que audita.
Conflicto de intereses
Auditora es un muestreo con recursos finitos.
EVIDENCIA Deben ser verificables. Exactas
PROCESO DE AUDITORIA

La alta direccin debe participar en la planeacin de la auditora.


La alta direccin debe demostrar su compromiso con el proceso de auditora
cuando:

Asigna recursos.
Designa una persona que gestiona el programa de auditora.

La persona que gestiona el programa de auditora debe:

Gestionar los recursos necesarios para el desarrollo del programa de


auditora.
Establecer el objetivo del programa de auditora, as como el objetivo de las
auditoras individuales.
Identificar los riesgos asociados al programa de auditora.
Establecer las competencias del equipo auditor.
Establecer el programa de auditora.
PROCESO DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE AUDITORIAS INTERNAS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA A UN


SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

GESTION ACTIVIDAD

1. Gestin del programa de auditora.


2. Revisin documental: Planeacin de la
auditora. (Etapa 1)
P
3. Plan de auditora.
4. Elaboracin de los documentos de auditora
(Lista de Verificacin).
5.1 Reunin de apertura
5. Realizacin de 5.2 Revisin documental:
H la auditora (IN Anlisis de evidencias.
SITU) Etapa 2 5.3 Reunin de balance
5.4 Reunin de cierre
6. Finalizacin de la auditora
V 7. Preparacin, Aprobacin y distribucin del
informe de auditora.
8. Seguimiento a las actividades posteriores a la
A auditora.
GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Detalles acordados para el establecimiento de una o ms auditoras planificadas a


desarrollar en un perodo de tiempo.

Para establecer el programa de auditora se debe tener en cuenta:


Prioridades de la alta direccin.
El estado de los procesos (Desempeo).
Importancia de los procesos.
Resultados de auditora previas.

EMPRESA: LOS POLLITOS CANBALES


SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA
OBJETIVO: Verificar el cumplimiento, conformidad, eficacia, mantenimiento y la
mejora del SGC de la organizacio n en relacio n con sus requisitos aplicables.

ALCANCE: Junio/2013 Junio/2014

AUTORIDAD: Jefe Proceso Mejora continua

FECHA ELABORACION: Mayo de 2013 FECHA ACTUALIZACION:

CICLO ALCANCE OBJETIVO FECHA RECURSOS


Proceso
Equipo auditor
Gerencial,
Permiso de ingreso
Planificacin,
Transporte
Prestacin del
Verificar el cumplimiento Acceso red interna
servicio, Julio del
1 comercializacin,
y conformidad del
2013
Internet
SGC Auditorio
Talento Humano,
Equipo de computo
Mantenimiento,
Proyector
Mejoramiento
EPP
Continuo
Equipo auditor
Permiso de ingreso
Transporte
Prestacin del
Verificar el cumplimiento, Acceso red interna
servicio, Septiembre
2 Comercializacin,
conformidad y
del 2013
Internet
eficacia del SGC. Auditorio
Talento Humano
Equipo de computo
Proyector
EPP
Equipo auditor
Permiso de ingreso
Verificar el cumplimiento, Transporte
Prestacin del
conformidad, Acceso red interna
servicio, Febrero del
3 Comercializac
eficacia,
2013
Internet
mantenimiento y Auditorio
in
mejora del SGC. Equipo de computo
Proyector
EPP
OBSERVACIONES:

1. La alta direccin se compromete en asignar los recursos necesarios para el


desarrollo del programa de auditora.
2. Las fechas establecidas para la realizacin de los ciclos de auditora no sern
modificadas.
3. Alguna modificacin ser aprobada por la alta direccin.
4. La inclusin de un nuevo ciclo de auditora ser aprobada por la alta direccin.

ELABORO: Jefe Proceso Mejora APROBO: Alta Direccio n


continua
REVISION DOCUMENTAL EN LA PLANEACION DE LA AUDITORIA

Actividad que nos permite conocer los procesos a los cuales se les harn auditoras.
Permite preparar la auditora.

La informacin que se debe tener en cuenta para su revisin es:


Manual de calidad.
Caracterizaciones de procesos
Listado maestro de documentos
Procedimientos documentados (obligatorios).
Documentos referenciados en las caracterizaciones.
Planeacin estratgica.
Resultados de indicadores
Resultados de auditoras anteriores.
Resultados de la revisin por la direccin.

De esta revisin documental se genera un informe que contiene:


Aspectos positivos.
Aspectos negativos
Dudas generadas por los documentos
Requisitos de la NTC ISO 9001:2015 aplicable al proceso.

La conclusin de la revisin documental nos debe llevar a la viabilidad de la


auditora, y a la necesidad de apoyarnos en un experto tcnico.
EMPRESA: LOS POLLITOS CANBALES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
INFORME DE REVISION DOCUMENTAL
PROCESO: JEFE DEL PROCESO:

FECHA REVISION DOCUMENTAL:


AUDITOR:

DUDAS DE LA REVISION ASPECTOS POSITIVOS DE LA


DOCUMENTAL REVISION DOCUMENTAL

ASPECTOS NEGATIVOS DE LA REQUISITOS A EVALUAR


REVISION DOCUMENTAL PLANEAR HACER
ISO 9001 ISO 14001 OHSAS ISO 9001 ISO 14001 OHSAS
18001 18001

VERIFICAR ACTUAR
ISO 9001 ISO 14001 OHSAS ISO 9001 ISO 14001 OHSAS
18001 18001

CONCLUSION:
PLAN DE AUDITORIA

Detalle de las actividades a desarrollar en cada una de las auditoras internas.


El plan de auditora lo debe establecer el equipo auditor.
Se debe desarrollar y enviar con anterioridad.
Se le enva a cada uno de los lderes de los procesos, de acuerdo al alcance de la
auditora.

EMPRESA: INDUSTRIAS A CAJASAN S.A.


SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
PLAN DE AUDITORIA INTERNA
OBJETIVO:
Verificar el cumplimiento y conformidad del SGI.
Verificar la coherencia y alineacio n con los objetivos estrate gicos.
Identificar oportunidades de mejoras en los procesos establecidos en el alcance.

ALCANCE:
En Febrero 27 de 2016 sera n auditados los procesos :
Produccio n, compras, gestio n HSEQ, gestio n humana, planificacio n gerencial.
CRITERIOS: NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC OHSAS 18001:2007, Documentos
de la organizacio n, Requisitos legales y otros establecidos por la organizacio n, Requisitos
del cliente.
Equipo Auditor:
Auditor Lder: Cristian Fernando Lopez Uribe
Auditores acompaantes:
Silvia Diaz (Alta gerencia)
Cindy Acevedo (Alta gerencia)
Laura Perez (Produccion)
Andrea Ordoez (Produccion)
Mady Caceres (Compras)
Carlos Sanchez (Mantenimiento)
David Pedreros (Mantenimiento)
Jorge Archila (Talento humano)
Neify Duarte (Talento humano)
Adriana Joya (HSEQ)
Yulayth Vega (HSEQ)
Auditores Observadores:
Jacobo Cuao (Compras)
Jorge Melo (Compras)
Lida Fontecha (Compras)
Karina Muoz (Mantenimiento)
Silvia Novoa (Mantenimiento)
Miler Quiroga (Mantenimiento)
Lady Vasquez (Mantenimiento)
Paola Ortiz (Talento humano)
Maria Clara Forero (Talento humano)
Veronica Vega (Talento humano)
Neify Duarte (Talento humano)
Karol Herrera (Alta gerencia)
Nicolas Tavera (Alta gerencia)
Jully Parada (Alta gerencia)
Andrea Florez (Produccion)
Juan Pablo Gonzalez (Produccion)
Juan Carlos Yepes (Produccion)
Eliana Larrota (HSEQ)
Oscar Mauricio (HSEQ)
Dayana Mejia (HSEQ)
Gua:
Expertos Tcnicos:
Jorge Saenz (Produccion)
Jorge Ortiz (Compras)
FECHA DE ELABORACION: Marzo 15 de 2016
ETAPA FECHA HORA PROCESO/ACTIVIDAD LUGAR AUDITADO AUDITOR RECURSOS
2 Marzo 15 de 11:00 Reunin de apertura Saln Todo el Equipo Auditora
11:20
2016 Grupo 1 Personal Auditor Equipo de
HSEQ cmputo
Proyector
Proceso: Auditora
Saln Gerente: Silvia Diaz,
11:20 Planificacin Equipo de
11:40 Grupo 1 Gustavo Cindy
Gerencial Salcedo
cmputo
HSEQ Acevedo
Proyector

Jefe Leidy Equipo de cmputo


Saln gestin Afanador Proyector
11:40 Proceso: Gestin
12:00 Grupo 1 humana:
Humana Andrs
HSEQ
Vargas
Saln Jefe de Michael Equipo de cmputo
12:00 Abasteci Proyector
12:20 Proceso: Compras Grupo 1 Garcia
HSEQ miento:
Saln lvaro Equipo de cmputo
12:20 Proceso: Gestin Velsquez Proyector
12:40 Grupo 1
HSEQ Valdivieso
HSEQ
Javier Equipo de cmputo
Saln
12:40 Carreo Proyector
13:00 Proceso: Produccin Grupo 1
Suilem
HSEQ Espinosa

Saln Equipo de cmputo


13:00 Proceso: Proyector
13:20 Grupo 1
Mantenimiento
HSEQ
Saln Equipo Equipo de cmputo
13:20 Todo el Auditor Proyector
13:40 Reunin de cierre Grupo 1
Personal
HSEQ
OBSERVACIONES:

1. Las fechas y horas establecidas en el plan de auditora no sern modificadas.


2. El personal que participar en las auditoras debe estar presente en el horario
establecido.
3. Este plan de auditora est sujetos a cambios, siempre y cuando los autorice la alta
direccin, dados a conocer en la reunin de apertura.

APROBO: Gerencia
ELABORO: Auditor Lder A.V.
PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL NMERO DE PERSONAS A PARTICIPAR EN
LA AUDITORIA INTERNA

PROCESO JEFE PROCESO NUMERO DE TOTAL DE TOTAL DE LA


COLABORADORES PERSONAS MUESTRA
Aplicacin de
Raz cuadrada

Gerencial 1 2= 1 3 2
Planificacin 1 1 2 2
Prestacin del
servicio
1 16=4 17 5
Comercializacin 1 8=3 9 4
Mantenimiento 1 1 2 2
Talento Humano 1 5=2 6 3
TOTAL 39 18

Para calcular la duracin de la auditora, se debe tener en cuenta las siguientes


actividades:

ACTIVIDAD DURACION
Reunin de apertura hora
Bsqueda de la informacin 1 Hora por persona = 18 Horas
Desplazamientos 2 Horas
Reunin de Balance 1 Hora
Reunin de cierre 1 Hora
Imprevistos 3 Horas
DURACION 25 Horas

Aproximadamente 3 das de auditora = 1 auditor


1 Da de auditora= 3 auditores.

Equipo Auditor:
1 Auditor Lder
2 Auditores Acompaantes
3 Auditores en Formacin.
LISTA DE VERIFICACION

Documento que permite direccionar la auditora.


Es una ayuda para el cumplimiento del objetivo de la auditora.
Se elaboran de acuerdo al objetivo y alcance de la auditora.
Nos debe llevar a que la auditora sea una conversacio n natural
Puede contener preguntas, aspectos a verificar su cumplimiento.

EMPRESA:
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
LISTA DE VERIFICACION
PROCESO A AUDITAR: Compras AUDITOR: Joselito Carnaval
FECHA DE ELABORACION: Marzo 2013 FECHA DE AUDITORIA: Julio 05 de
2013
GESTION TEMAS A TRATAR EVIDENCIAS ANOTACIONES
Caracterizacin
Caracterizacin
En qu consiste el proceso? Declaracin de la
PLANEAR persona

Cmo hace la evaluacin y Procedimiento


seleccin de sus proveedores Registro

HACER

Que fuentes utiliza para tomar


decisiones
Qu controles aplica en su
Indicadores
VERIFICAR procesos

Acciones tomadas Procedimiento


Registro
Seguimiento a la eficacia
ACTUAR
REUNION DE APERTURA

EMPRESA:
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
ACTA DE REUNION DE APERTURA
FECHA: HORA INICIO:
AUDITOR LIDER: HORA FINALIZACION:
TEMAS TRATADOS:

ASISTENTES
NOMBRE FIRMA

ELABORO: APROBO:
ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN-SITU

REUNION DE BALANCE

EMPRESA:
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PREINFORME DE AUDITORIA
EQUIPO AUDITOR:
FECHA DE AUDITORIA: FECHA DE ELABORACION:
TIPO DE
PROCESO HALLAZGO
HALLAZGO
FORTALEZA

D1 RIESGO
NO
CONFORMIDAD
FORTALEZA

M1 RIESGO
NO
CONFORMIDAD
FORTALEZA

M2 RIESGO
NO
CONFORMIDAD
FORTALEZA

A1 RIESGO
NO
CONFORMIDAD
CONCLUSION(ES) DE LA AUDITORIA:

ELABORO: APROBO:
ACTIVIDADES DE AUDITORIA IN-SITU

REUNION DE CIERRE

EMPRESA:
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
ACTA DE REUNION DE CIERRE
FECHA: HORA INICIO:
AUDITOR LIDER: HORA FINALIZACION:
TEMAS TRATADOS:

ASISTENTES
NOMBRE FIRMA

ELABORO: APROBO:
PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA

EMPRESA:
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
INFORME DE AUDITORIA
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:

ALCANCE DE LA AUDITORIA:

CRITERIOS DE LA AUDITORIA:

EQUIPO AUDITOR:

FECHA DE AUDITORIA:
RESULTADOS DE AUDITORIA:
TIPO DE
PROCESO HALLAZGO
HALLAZGO
FORTALEZA

D1 RIESGO

NO CONFORMIDAD

FORTALEZA

M1 RIESGO

NO CONFORMIDAD

FORTALEZA

M2 RIESGO
NO CONFORMIDAD

FORTALEZA

A1 RIESGO

NO CONFORMIDAD

CONCLUSION(ES) DE AUDITORIA:

ELABORO: APROBO:
FINALIZACION DE AUDITORIA

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO A LOS RESULTADOS DE AUDITORIA

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