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TESIS:
POR
EN EL GRADO ACADMICO DE
LICENCIADO
Por lo tanto, manifiesto al seor Decano que el trabajo de tesis antes descrito, satisface
los requisitos tcnicos y acadmicos para que se acepte para discusin en el Examen
Privado de Tesis, como parte del proceso de evaluacin final de esa casa de estudios,
previo a conferir el ttulo de Contador Pblico y Auditor, en el grado acadmico de
Licenciado, al estudiante JULIO EDUARDO SAQUIC CCERES.
Atentamente,
cc: Archivo
ACTO QUE DIDICO:
DESCRIPCIN PGINA
INTRODUCCIN.. i-iv
CAPTULO I
SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA
1.1 ANTECEDENTES. 1
1.2 MARCO JURCO INSTITUCIONAL....................................................... 5
1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..................................................... 6
1.4 FUNCIONES Y ATRIBUCIONES........................................................... 12
1.5 RGIMEN FINANCIERO........................................................................ 15
1.6 FISCALIZACIN DE LOS RECURSOS................................................. 18
CAPULO II
EL CONTROL INTERNO EN LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PBLICO
CAPTULO III
LA AUDITORA INTERNA
CAPTULO IV
NORMAS DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL
CAPTULO V
CASO PRCTICO
ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA -UDAI- EN UNA
SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA CONFORME A
NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL
CONCLUSIONES.. 150
RECOMENDACIONES 153
BIBLIOGRAFA................ 155
INTRODUCCIN
Las Unidades de Auditora Interna constituyen uno de los componentes del Sistema
de Auditora Gubernamental SAG- y, por lo tanto, estn subordinadas a la
Contralora General de Cuentas, a quien la Ley le asigna la funcin rgano rector del
control gubernamental. El artculo 6 de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas, Decreto 31-2002 del Congreso de la Repblica, establece: La Contralora
General de Cuentas normar lo relativo a las actividades tcnicas que ejercern las
unidades de auditora interna de los organismos, instituciones y entidades del Estado.
Asimismo, dicha ley seala como uno de los objetivos de la Contralora General de
Cuentas Promover la modernizacin de la auditora interna y externa gubernamental,
para garantizar un mejor servicio a las instituciones pblicas, con el fin de mantener
actualizados los procesos y sistemas operativos y de control.
i
profesional en los nuevos ambientes tecnolgicos del sector pblico, diversas
declaraciones tcnicas de la profesin contable a nivel nacional y de autores
destacados en el mbito internacional, as como de los organismos especializados,
tanto nacionales como internacionales, que regulan la profesin de la auditora. Estas
Normas son de cumplimiento obligatorio por parte de todos los auditores que ejecutan
auditoras de carcter interno y externo en todas las entidades del sector pblico
guatemalteco. Con su aplicacin se persigue que los trabajos de auditora del sector
Gubernamental, se realicen dentro de un contexto moderno de la profesin y bajo
estndares exigidos por el ambiente cambiante de la administracin pblica y en
congruencia con los sistemas integrados de administracin y finanzas.
Con el presente trabajo de tesis que lleva como ttulo Organizacin de la Unidad de
Auditora Interna UDAI en una Secretara de Estado del Gobierno de Guatemala
conforme a las Normas de Auditora Gubernamental, se persigue dar a conocer los
aspectos fundamentales de carcter formal, tcnico y administrativo que deben
considerarse tanto en su constitucin como en el ejercicio de su trabajo, a efecto que
sea apreciada como una unidad tcnica de alto nivel, que acta como asesor gerencial
en todos los campos de la organizacin a la que pertenece, en base a los exmenes que
realiza para determinar la eficiencia, efectividad y economa con que se ejecutan,
controlan e informan las actividades sustantivas del ente pblico.
Para el efecto, se analizan los antecedentes histricos de las actividades para organizar
e impulsar la ciencia y la tecnologa en Guatemala, as como el marco jurdico
institucional, la estructura organizacional, funciones y atribuciones de la SENACYT,
ii
su rgimen financiero y lo que establecen las leyes de la materia en cuanto a
fiscalizacin de los recursos.
El Captulo II, est dedicado al estudio del control interno en las instituciones del
sector pblico no financiero, desde aspectos generales como su definicin moderna,
en concordancia con el Informe COSO, sus objetivos, alcance, caractersticas, as
como los principios, elementos que lo integran, tipos de control interno y los
funcionarios y entidades que son responsables por el mismo; todo esto, desde la
perspectiva del Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental elaborado por
la Contralora General de Cuentas, que constituye el marco de referencia para
organizar el ambiente y estructura de control interno que cada ente pblico requiere
para alcanzar sus objetivos en forma eficiente, efectiva y econmica.
iii
requerido por los avances de la profesin. Constituyen un medio tcnico para
fortalecer y estandarizar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten
la evaluacin del desarrollo y resultado de su trabajo.
El anlisis de las Normas de Auditora Gubernamental, abarca los cinco grupos en los
que se clasifican, a saber:
1. Normas Personales.
2. Normas para la Planificacin de la Auditora Gubernamental.
3. Normas para la Ejecucin de la Auditora Gubernamental.
4. Normas para la Comunicacin de Resultados.
5. Normas para el Aseguramiento de Calidad.
iv
CAPTULO I
1.1 ANTECEDENTES
1
f) La formacin de recursos humanos en reas cientfico-tecnolgico;
g) La obtencin, generacin, procesamiento y difusin de informacin cientfico-
tecnolgica;
h) La formulacin, planificacin, seguimiento de polticas cientfico-tecnolgicas;
i) La invencin.
2
miembros, tres por cada uno de los sectores pblico, privado y acadmico del pas, siendo
ellos los siguientes:
1. El Vicepresidente de la Repblica,
2. El Ministro de Economa,
3. El Presidente de la Comisin de Ciencia y Tecnologa del Congreso de la Repblica,
4. El Presidente de la Cmara de Industria,
5. El Presidente de la Cmara del Agro.
6. El Presidente de la Cmara Empresarial.
7. El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
8. Un Rector en representacin de las Universidades Privadas.
9. El presidente de la Academia de Ciencias Mdicas, Fsicas y Naturales de Guatemala.
La Comisin Consultiva, como rgano asesor de alto nivel, est integrada por nueve
miembros titulares y nueve suplentes, nombrados por las respectivas instituciones que
integran el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa. Sus funciones bsicas son las de
asesorar y apoyar la accin del Consejo, as como colaborar con la Secretara Nacional de
Ciencia y Tecnologa, para el buen desempeo de sus funciones.
El Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa (FONACYT), fue creado por medio del
Decreto Ley No. 73-92 del Congreso de la Repblica del 18 de noviembre de 1992, y es
el instrumento de financiamiento con que cuenta el Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnologa para apoyar el desarrollo cientfico y tecnolgico nacional.
3
Las Comisiones Tcnicas Sectoriales e Intersectoriales, son integradas por el Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnologa, para la ejecucin e instrumentacin de sus decisiones.
Corresponde a la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa convocar a las
instituciones con intereses cientficos y tecnolgicos de los sectores: pblico, privado y
acadmico, para que nombren un representante titular y un suplente, quienes deben tener
grado acadmico y/o cinco aos de experiencia, como mnimo, en el rea que representan.
4
RGANOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA NACIONAL
DE CIENCIA Y TECNOLOGA
Consejo Nacional de
Ciencia y Tecnologa Comisin Consultiva
Adicionalmente, por Acuerdo Gubernativo No. 185-2004, del 24 de junio de 2004, fue
creada, con carcter temporal y como parte del Organismo Ejecutivo, la figura del
Comisionado Presidencial para la Ciencia y la Tecnologa, para apoyar al CONCYT, a la
SENACYT y a las dems estructuras tcnicas o administrativas existentes en el campo de
la Ciencia y la Tecnologa. El cargo de Comisionado Presidencial para la Ciencia y la
Tecnologa, estuvo en efecto hasta el 16 de noviembre de 2007.
La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa (SENACYT), fue creada por medio del
Decreto Nmero 63-91 del Congreso de la Repblica de Guatemala, de fecha 18 de julio
de 1991, Ley de Promocin del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Nacional, para
apoyar al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa en el desempeo de sus
responsabilidades de direccin y coordinacin del desarrollo cientfico y tecnolgico
nacional, al ms alto nivel de decisin de los sectores pblico, privado y acadmico del
pas.
5
La SENACYT es la institucin responsable de ejecutar las decisiones que emanen del
Consejo y de dar seguimiento a sus respectivas acciones y constituye el vnculo entre las
instituciones que integran el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa y el Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnologa.
1. Secretario Nacional;
2. Subsecretario Nacional;
3. Direccin Tcnica de Programas y Proyectos;
6
4. Direccin de Innovacin Tecnolgica;
5. Direccin de Planificacin, Evaluacin y Desarrollo;
6. Direccin de Cooperacin;
7. Asesora Jurdica;
8. Auditora Interna;
9. Direccin Financiera;
10. Direccin Administrativa;
11. Direccin de Informtica;
12. Departamento de Comunicacin Social;
13. Departamento de Recursos Humanos; y
14. Centro de Informacin y Documentacin.
Los objetivos generales del puesto, tanto del Despacho Superior como de los titulares de
las distintas direcciones y jefaturas antes enumeradas, segn se describen en el Manual de
Funciones y Descripciones de Puestos implementado en la Secretara, son los siguientes:
Secretario(a) Nacional
Subsecretario(a) Nacional
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a cargo del Fondo Nacional de
Ciencia y Tecnologa, de acuerdo a las normas legales y reglamentarias y a los
lineamientos proporcionados por el (la) Secretario(a) Nacional del Ciencia y Tecnologa.
Substituye al Secretario(a) Nacional en caso de ausencia.
7
Director Tcnico de Programas y Proyectos
Director de Cooperacin
Asesor Jurdico
8
necesarios para el desarrollo de la gestin de la Institucin, velando por el adecuado
resguardo de los intereses de la misma.
Auditor Interno
Director Financiero
Para el logro de este objetivo general, el Director Financiero cuenta con el apoyo de las
siguientes reas operativas: Presupuestos, Contabilidad, Tesorera, Administracin
Financiera de Proyectos y Planillas de Proyectos.
Director Administrativo
Director de Informtica
9
Ciencia y Tecnologa, a fin de contribuir al proceso de toma de decisiones y gestin de la
Secretara.
Adems del Despacho Superior y las direcciones y jefaturas antes enumeradas, existen
otros departamentos o unidades que brindan el apoyo tcnico y administrativo que
requieren las direcciones, para el adecuado desempeo de sus funciones.
10
11
1.4 FUNCIONES DE LA SECRETARA NACIONAL DE CIENCIA Y
TECNOLOGA
12
f) Coordinar con el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa las actividades que
permitan preparar la propuesta de candidatos a la Medalla de Ciencia y Tecnologa
del Congreso de la Repblica.
13
a) Realizar la gestin y ejecucin operativa del Fondo para la eficacia de sus programas
y actividades.
c) Elaborar los instructivos, formularios y guas para las diferentes clases o lneas de
financiamiento.
14
de Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, Acuerdo Gubernativo No. 109-
96, de fecha 25 de marzo de 1996, cre la Subsecretara Nacional la cual estara a cargo
del Subcoordinador Nacional, quien sera seleccionado por el Consejo Nacional de
Ciencia y Tecnologa, de una terna de candidatos propuesta por la Comisin Consultiva.
Sin embargo, como parte de las modificaciones introducidas por el Decreto No. 38-2006
del Congreso de la Repblica de Guatemala, de fecha 16 de noviembre de 2006, se
modific el rango institucional del titular de la Subsecretara, elevndolo a la categora de
Subsecretario Nacional, quien actualmente es nombrado por el Presidente de la Repblica
de Guatemala, a propuesta del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa.
Con la finalidad de obtener recursos para dirigir, coordinar y financiar en forma eficaz el
desarrollo cientfico y tecnolgico nacional, se cre el Fondo Nacional de Ciencia y
Tecnologa (FONACYT), mediante el Decreto Nmero 73-92 del Congreso de la
Repblica de Guatemala, del 18 de noviembre de 1992, Ley de Creacin del Fondo
Nacional de Ciencia y Tecnologa.
15
apoya el financiamiento de proyectos, programas y actividades enmarcadas dentro del
Plan Nacional de Desarrollo Cientfico y Tecnolgico, siendo los beneficiarios del fondo
el conjunto de instituciones, entidades y rganos del sector pblico, del sector privado,
del sector acadmico, personas individuales y jurdicas y centros de investigacin y
desarrollo que conforman el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa.
1. Una asignacin anual de parte del Estado por la suma de quince millones de
quetzales (Q. 15,000,000.00). Este monto puede ser incrementado en funcin del
Programa de Trabajo del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, y de los
requerimientos del desarrollo cientfico y tecnolgico del pas;
16
2. Donaciones, contribuciones y aportes que realicen el Sector Privado, as como la
cooperacin bilateral o multilateral; y
Los recursos del FONACYT deben ser administrados, por mandato legal, a travs de
fideicomisos que el Estado, por conducto del Ministerio de Fianzas Pblicas, constituye
en el Banco de Guatemala y / o Bancos del Sistema, bajo las condiciones generales y
especficas de los contratos que suscriba el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa y
el Banco de Guatemala. Mediante la Escritura Pblica No. 294 de fecha 12 de julio de
1996, autorizada por el Escribano de Gobierno, se aprob en el Banco de Guatemala el
fideicomiso denominado Fideicomiso de Administracin del Fondo Nacional de Ciencia
y Tecnologa FONACYT-.
17
A travs de la lnea FODECYT se financia proyectos que busquen desarrollar y fortalecer
la infraestructura para la investigacin cientfica y tecnolgica que consolide a mediano y
largo plazos, ncleos de excelencia en sectores y reas estratgicas para el desarrollo
nacional; y los que tengan como propsito realizar investigacin y desarrollo tecnolgico
en reas identificadas como prioritarias y aquellos que promuevan el mejoramiento de las
condiciones de educacin, salud, nutricin y vivienda; el uso racional de los recursos
naturales renovables, la prevencin de la contaminacin ambiental y la proteccin del
ecosistema nacional.
Los programas o proyectos que son apoyados financieramente por la lnea MULTICYT,
comprenden aquellos que tengan como objetivo la integracin, desarrollo y
fortalecimiento del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa y de sus actividades; la
formacin de recursos humanos en reas importantes para el desarrollo nacional, y la
vinculacin de los sectores pblico, privado y acadmico para la modernizacin y el
fortalecimiento del sistema productivo nacional.
La Ley de Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, Decreto Nmero 73-92
del Congreso de la Repblica de Guatemala, en su artculo 8, establece en forma concreta
que el Fondo ser fiscalizado por la Contralora General de Cuentas, y que adems deben
contratarse en forma permanente los servicios de auditora interna, as como de auditora
externa privada, para garantizar el uso adecuado de los recursos del FONACYT.
18
compromiso de contribuir al mejoramiento continuo de la administracin del Estado, a
travs del control interno y externo del sector pblico no financiero.
La Contralora General de Cuentas, por ser el rgano rector del control gubernamental,
tiene la facultad de dictar disposiciones, polticas y procedimientos, las cuales son de
observancia y cumplimiento obligatorio para los organismos, instituciones, entidades y
dems personas que estn en el mbito de su competencia.
19
autores destacados en el mbito internacional, as como de los organismos especializados
que regulan la profesin de la auditora.
En las Instituciones del Estado, las funciones de Auditora Interna son realizadas por
unidades denominadas Unidad de Auditora Interna UDAI-, cuya gestin es normada
por la Contralora General de Cuentas, quien est facultada para proponer las medidas que
20
contribuyan a mejorar la eficiencia y eficacia de las mismas, incluyendo las
caractersticas personales y profesionales que deben reunir sus integrantes. La Contralora
General de Cuentas evala peridicamente la funcin tcnica de las Unidades de
Auditora Interna, con el fin de contribuir a que las mismas alcancen y mantengan el nivel
tcnico, profesional y la independencia para realizar eficientemente su funcin.
La Descripcin Tcnica del Puesto de Auditor Interno, incluida como parte del Manual de
Funciones ya citado, incluye las siguientes atribuciones:
21
Verificar la correcta utilizacin de los recursos provenientes de cooperacin
nacional e internacional, velando por el cumplimiento de los convenios suscritos.
22
El control gubernamental, a travs de una auditora moderna se basa en la actuacin
ejercida por la Contralora General de Cuentas, as como en la relacin tcnica
permanente con las Unidades de Auditora Interna, quienes deben actuar en forma
independiente de todas las operaciones, a pesar de su dependencia orgnica del ente
pblico al cual pertenecen.
23
CAPTULO II
2.1.1 Definicin
Desde la primera definicin del control interno establecida por el Instituto Americano de
Contadores Pblicos Certificados AICPA- en 1949 y las modificaciones incluidas en
SAS No. 55 en 1978, este concepto no sufri cambios importantes sino hasta 1992,
cuando la Comisin Nacional sobre Informacin Fraudulenta en los Estados Unidos,
conocida como la Comisin Treadway, establecida en 1985 como uno de los mltiples
actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso
Watergate, emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno
(Internal Control - Integrated Framework), el cual desarrolla con mayor amplitud el
enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO I
(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).
El Informe COSO sobre control interno surgi como una respuesta a las inquietudes que
planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno
a este tema, y plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por el
grupo de trabajo integrado por representantes de diversas organizaciones, entre ellas,
American Accounting Association (AAA), American Instutute of Certified Public
Accountants (AICPA), Financial Executive Institute (FEI), Intitute of Internal Auditors
(IIA), Institute of Management Accountants (IMA). La redaccin del informe fue
encomendada a la Firma Coopers & Lybrand.
La idea fue materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del
control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venan siendo
utilizados sobre este tema, logrando as que, al nivel de organizaciones pblicas o
privadas, de auditora interna o externa, o de los niveles acadmicos o legislativos, se
24
cuente con un marco conceptual comn, una visin integradora que satisfaga las
demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.
25
En septiembre de 2004, se publica el informe denominado Enterprice Risk Managemente
- Integrated Framework, tambin conocido como Informe COSO II ERM, el cual
incluye el marco global para la administracin integral de riesgos.
En el sector pblico, despus de haber sido materia de discusin el tema del control
interno en sucesivos Congresos internacionales, en el Seminario Internacional de
Auditora Gubernamental realizado en Austria en 1971, bajo el patrocinio de la
Organizacin de Naciones Unidas e INTOSAI, se define el concepto de control interno de
la manera siguiente: El Control Interno comprende el Plan de organizacin y el conjunto
de medidas y mtodos coordinados, adoptados dentro de una entidad pblica para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observancia de las
polticas. (14)
Con ocasin del XII Congreso Mundial de Entidades Fiscalizadoras Superiores realizado
en Washington en 1992, se aprueban las directrices del control interno que fueron
elaboradas por la Comisin de Normas de Control Interno integrada por diversas
Instituciones Superiores de Auditora ISAs. Estas directrices fueron instituidas con el
propsito de fortalecer la gestin financiera en el sector pblico, mediante la
implementacin de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad
los objetivos del control interno en el mbito pblico, as como las responsabilidades de
cada entidad en la creacin, mantenimiento y actualizacin de su estructura de control
interno.
26
medidas de una institucin, tendientes a ofrecer una garanta razonable de que se cumplan
los siguientes objetivos principales:
Preservar los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso, mala gestin,
errores, fraude o irregularidades.
27
Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y
administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables. (10: 3)
2.1.2 Objetivos
d) Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta
oportuna de los resultados de su gestin.
28
e) La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo
inadecuado de los recursos del Estado.
2.1.3 Importancia
3. Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar sus causas
y promover acciones para eliminar las debilidades de control existentes.
2.1.4 Alcance
29
conforman el sector pblico, independientemente de dnde stas se realicen y de quines
intervengan en la ejecucin y conduccin de las mismas.
El control interno abarca toda la organizacin, es decir que nada queda fuera del mismo;
esto quiere decir que no hay operacin que no se controle o que no se informe de su
funcionamiento, ni que se deje de medir sus resultados, incluyendo a las personas,
quienes son las que, en ltima instancia, hacen buenos o malos los procesos. (16:115)
2.1.5 Funcionamiento
2.1.6 Caractersticas
30
Controles de Oportunidad: por medio de los cuales las transacciones autorizadas se
ejecutan y se registren oportunamente como fueron autorizadas. La oportunidad est
relacionada con los criterios que ayuden a identificar las prioridades y las causas y efectos
si esto no se toma en cuenta; en otras palabras, los controles deben permitir identificar los
riesgos y detectar sus efectos, para tomar acciones correctivas.
Controles Preventivos: a travs de los cuales se evite la colusin para cometer delitos
contra la administracin pblica. Este tipo de controles fomenta la lucha contra la
corrupcin, ya que si cada empleado o funcionario se convierte en el control previo del
paso anterior, se disminuira la corrupcin y se evitara cualquier posibilidad de malos
manejos.
Controles detectivos: los que permiten que se detecten a tiempo los riesgos de errores e
irregularidades en la ejecucin o registro de las operaciones, y sirven como base de
acciones correctivas para minimizar el efecto de esos riesgos.
Controles prcticos: este criterio exige que slo se diseen e implanten medidas de
control que obedezcan a un anlisis del costo frente al beneficio institucional, evitando la
abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos.
Controles funcionales: se refiere a que las medidas de control que se tomen no debiliten
o complique los procesos ya existentes, sino que ms bien, sean complementarios
hacindolos ms giles.
31
Controles generales: por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran todos
los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a las
necesidades.
Controles especficos: son aquellos diseados en el detalle necesarios para cubrir todos
los ngulos de la operacin que se quiere controlar. El diseo de controles especficos
debe basarse en la complejidad, la especializacin y en el ambiente tecnolgico de cada
operacin, programa o proyecto. Los controles deben estar integrados a la parte
tecnolgica, as como a todo proceso que est en su entorno.
2.1.7 Limitaciones
Los Principios de Control Interno son los indicadores fundamentales que sirven de base
para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada rea de
funcionamiento institucional. De conformidad con el Marco Conceptual de Control
Interno Gubernamental, promulgado por la Contralora General de Cuentas, los Principios
de Control Interno se clasifican de acuerdo a su aplicacin, en los siguientes grandes
grupos:
32
2.2.1 Aplicables a la Estructura Orgnica
La estructura organizacional necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la
separacin de funciones incompatibles, as como con la asignacin de responsabilidades y
autoridad, para lo cual son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:
a. Responsabilidad delimitada
Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una operacin, dentro
de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorizacin, el registro y la
custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, segn sea el caso.
Este principio pretende evitar que se manipulen los datos y se generen riesgos y actos
de corrupcin.
Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por todos
los servidores gubernamentales, las rdenes y las polticas generales y especficas,
dictados por los distintos niveles jerrquicos, as como los procedimientos para
ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseados.
33
2.2.2 Aplicables a los sistemas contables integrados
Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseados tomando en cuenta que el control
es para salvaguardar los recursos del ente pblico, por tanto, son aplicables los siguientes
Principios de Control Interno:
El uso de numeracin consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseados
para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema
integrado de administracin financiera, permite el control suficiente sobre la emisin
y uso de los mismos; adems, sirven de respaldo de la operacin, as como para el
seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.
La alta tecnologa actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que
los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los
servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a
travs de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios,
segn las necesidades y facilidades del ente pblico.
34
d. Uso de cuentas de control
Segn la tecnologa utilizada, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos
al ente beneficiario, quienes informan de la gestin y de las transferencias hacia la
Cuenta nica.
En los casos de recaudaciones directas de fondos privativos, esos valores deben ser
depositados en forma inmediata e intacta, para evitar que se utilice el efectivo en
operaciones ordinarias.
35
El concepto de mnimo, no necesariamente se refiere a una o dos cuentas bancarias,
ya que si se trata de un ente pblico que maneja o administra proyectos, el mnimo de
cuentas bancarias ser tantas cuentas como proyectos existan.
36
a. Seleccin de personal capacitado
Permite que cada puesto de trabajo disponga del servidor idneo, seleccionado bajo
criterios tcnicos que se relacionen con su especializacin, el perfil del puesto y su
respectiva jerarqua, y dentro del marco legal correspondiente.
Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, debern coordinar con las
unidades solicitantes, para que el proceso de seleccin sea el ms adecuado a los
intereses del ente pblico.
b. Capacitacin continua
Los entes pblicos debern coordinar con los entes rectores del Sistema Integrado de
Administracin Financiera y Control (SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas Pblicas y
la Contralora General de Cuentas, para la programacin de la capacitacin de su
personal, en forma permanente, as como el seguimiento de la aplicacin de lo
aprendido.
37
d. Cauciones (Plizas de seguro)
Cada ente pblico, especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y
custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o de
seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias, y se
asegure la recuperacin del bien.
El Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental, reconoce que aunque el Control
Interno es global, son identificables cinco elementos que se relacionan con los siguientes
aspectos:
9 El Ambiente de Control
9 Evaluacin de Riesgos
9 Los Sistemas Integrados de Contabilidad y de Informacin
9 Las Actividades de Control
9 Supervisin y Seguimiento del Ambiente y Estructura de Control
El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que, bsicamente,
tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del ente pblico, sus
polticas, su planificacin estratgica, el conjunto de operaciones, el personal, sus
recursos y obligaciones, etctera; sus componentes son los siguientes:
38
a. Filosofa de control interno
Son factores esenciales del ambiente de control. Se refieren a las polticas, criterios y
mecanismos que marcan las pautas que establecen los valores ticos institucionales
que regulan la conducta de todo el personal de la organizacin.
Disear y poner en prctica los perfiles y requisitos mnimos para que una persona
forme parte de la organizacin, es un acto institucional, por cuanto no se contrata una
persona para que trabaje para otra, sino para que trabaje para y por la organizacin.
39
que incluya planes de desarrollo y los mecanismos de control y seguimiento, dentro
del concepto de empresa en marcha.
e. Estructura organizacional
Dependiendo del tipo de organizacin del ente, la definicin del rol del cuerpo
colegiado de ms alto nivel (Consejo de administracin, Directorio, etctera) para
que intervenga en las decisiones y conduccin de las operaciones, es fundamental, as
como la creacin de Comits que ejecuten y controlen reas especficas, dentro del
proceso administrativo y operacional.
Las polticas y estrategias permitirn definir los mtodos que faciliten la asignacin
de responsabilidades especficas y el establecimiento de la autoridad requerida para
la ejecucin de las actividades de cada servidor pblico. Dichas polticas y
procedimientos, deben formar parte de un manual de organizacin y funciones.
40
h. Mtodos de control gerencial
j. Influencias externas
41
2.3.2 Evaluacin de riesgos
a. Objetivos de control
b. Evaluacin de riesgos
c. Manejo de cambios
Esta actividad est enfocada a la identificacin de los cambios que pueden influir en
la efectividad de los controles internos, debido a que ciertos controles, diseados bajo
ciertas condiciones, pueden no funcionar favorablemente en otras. Es de vital
42
importancia la identificacin de las condiciones que pueden tener un efecto
desfavorable sobre los controles internos, as como la seguridad razonable de que los
objetivos sean logrados.
a. Polticas contables
43
c. Adecuacin a las Leyes
d. Registros contables
e. Informacin peridica
La produccin de informacin interna y externa debe ser oportuna y acorde con las
necesidades de los diferentes niveles ejecutivos, su campo de accin y la autoridad
asignada, as como para el control, integracin y consolidacin que realicen otros
organismos, con base en la informacin que produzcan los sistemas integrados de
administracin y finanzas.
f. Comunicacin
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institucionales, sectoriales y nacionales; la comunicacin es de vital importancia para
la toma de decisiones oportunas y correctas.
g. Procedimientos de registro
ste es otro elemento del control interno que garantiza que las operaciones se controlen e
informen con base en las necesidades generales y especficas que se desprenden del
contexto del ente pblico y sus sistemas integrados de administracin y finanzas, y se
relacionan con los siguientes aspectos:
a. Necesidad de controlar
Los datos que se produzcan en las diferentes etapas del proceso, deben documentar
adecuadamente el ingreso o egreso de los recursos del Estado, creando un marco
ptimo para la seguridad e integridad de la informacin, a travs de los sistemas
integrados de administracin y finanzas.
45
b. Necesidad de informar
Basada en las necesidades de los distintos sectores y niveles jerrquicos, ya que cada
uno de ellos necesita informacin especfica para la toma de decisiones en forma
oportuna, por lo que los sistemas integrados de administracin y finanzas, deben
producir los informes necesarios para cumplir con una gestin administrativa
oportuna y eficaz.
46
pblico adquiera la eficiencia operativa necesaria, fortaleciendo sus controles y
agilizando sus acciones.
Las grandes actividades operativas dentro de una institucin deben quedar bien
establecidas, para que se puedan especificar los lmites de actuacin en lo que se
refiere a la autorizacin, al registro y a la custodia de los bienes.
47
g. Generar historia operacional
Los procesos de control interno deben permitir crear la historia operacional, sin
perjuicio de que la informacin pueda ser controlada y conservada en los archivos, en
la medida de las necesidades y con base en las leyes especficas.
a. Actividades de supervisin
b. Evaluaciones independientes
48
c. Informes de deficiencias
En muchas de las instituciones del sector pblico, y tambin en buena parte de las
empresas del sector privado, existe la tendencia equivocada de considerar a la auditora
interna como la principal, sino la nica, responsable por el control interno, llegndose al
extremo de atribuirle negligencia, y hasta culpa, cuando se detectan irregularidades en la
gestin dentro de alguna institucin o empresa.
El control interno, entonces, abarca todo el contexto institucional. Es por ello que dentro
de cada campo de accin, los distintos procedimientos involucran a los responsables de la
ejecucin de las funciones. Dentro del Marco Conceptual del Control Interno
Gubernamental se define la manera que cada nivel de direccin y operacin, que
conforma la estructura organizativa de un ente pblico, est comprometida con las
funciones de control de la entidad.
49
2.4.1 La Gerencia (Ministros, Secretarios, Directores, Rectores, etctera)
b. Divulgar e instruir para que se apliquen las Normas Generales de Control Interno
emitidas por la Contralora General de Cuentas.
Adems de sus funciones tpicas del rea, que son planificar, organizar, dirigir y
supervisar las operaciones financieras, debern exigir la aplicacin de las normas y
procedimientos de control interno para apoyar la prevencin y deteccin de operaciones e
informes financieros fraudulentos.
50
2.4.3 Comit de Auditora
Este rgano, que generalmente forma parte del cuerpo colegiado ms alto (Junta
Directiva, Directorio, etc.), tiene la facultad de cuestionar a la gerencia sobre asuntos
relacionados con el cumplimiento de sus responsabilidades, adems de asegurar que se
tomen las medidas correctivas necesarias.
Este comit tiene la responsabilidad de asegurar que las operaciones en el rea financiera
se llevan a cabo de acuerdo a lo previsto y se ajustan a los lineamientos que dicta el
rgano superior. Como responsable del control interno, contribuye a fortalecer el control
interno a travs de evaluar la consistencia de los presupuestos con los planes operativos y
los resultados esperados.
El rea jurdica generalmente se encarga de los aspectos legales que se producen en las
operaciones, y su papel como responsable por el control interno, es contribuir con la
revisin de los controles y otros instrumentos jurdicos, con el fin de salvaguardar los
recursos. Un rea jurdica bien organizada apoya a la organizacin a cumplir en forma
adecuada con las leyes y regulaciones.
51
2.4.7 Los funcionarios pblicos
Todo auditor independiente o firma privada de auditora que sea contratada para que
realice trabajos de auditora en el sector pblico, es responsable por evaluar el control
interno para detectar los niveles de riesgo existentes en todos los elementos del control
interno, e informar el resultado de su trabajo, incluyendo las recomendaciones respectivas
para mejorar las deficiencias detectadas.
52
2.4.10 Autoridades (Ejecutivas, Legislativas)
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y
economa de los procesos de decisin.
53
2.5.2 Control Interno Financiero
Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o de que
sus actos causen efecto; verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los
hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en funcin de los fines
y programas de la institucin.
De acuerdo al referido Reglamento, son los procedimientos aplicados por las jefaturas de
las Unidades de Administracin Financiera que establecern y aplicarn mecanismos de
supervisin permanentes durante la ejecucin de las operaciones y en el proceso de
54
registro, para asegurarse del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias,
tcnicas y normativas.
55
introducir cambios y otras medidas a ser consideradas y aplicadas por los funcionarios
encargados de la administracin.
En conclusin, el sistema de control interno rige en todas las instituciones del sector pblico;
y se singulariza porque mientras el control interno previo y concurrente est inmerso en el
proceso de las operaciones, el control posterior, la auditora interna, se practica por personal
independiente que en modo alguno participa en tales operaciones.
56
CAPTULO III
LA AUDITORA INTERNA
3.1.1 Definicin
57
Como se puede observar, los dos autores anteriores concuerdan en que la Auditora
Interna es un servicio a la gerencia o direccin de la organizacin, pero dan una idea
limitada del alcance de dicha funcin, ya que segn ellos, la auditora interna se dedica a
la verificacin puramente contable, o bien, la limita al campo econmico y financiero.
El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos de Amrica (The IIA, por sus
siglas en ingls), creado en 1941 como la nica organizacin internacional dedicada con
exclusividad a la superacin del auditor interno individual y de la profesin de la
Auditora Interna, public en 1978 la primera versin de sus Normas para el Ejercicio
Profesional de la Auditora Interna, donde se incluye la siguiente definicin:
58
En el mes de octubre de 2004, el Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos de
Amrica public la ltima versin, revisada y actualizada, de los Normas para el Ejercicio
Profesional de la Auditora Interna, y proporciona la siguiente definicin:
Esta definicin emplea ciertos trminos bsicos, los cuales es conveniente analizar por
separado para comprender, en mejor forma, la naturaleza y alcance de la Auditora
Interna.
Auditora: este trmino, en s mismo, sugiere una gran variedad de ideas: por un lado,
puede ser circunscrito hacia la comprobacin de la veracidad aritmtica de cifras o la
existencia de activos, por otro, como la revisin y evaluacin a fondo de los aspectos
administrativos y operacionales a cualquier nivel; ms aun, en trminos genricos puede
aplicarse como sinnimo de revisin.
Interna: se aplica para dejar claro que es una actividad llevada a cabo por la misma
organizacin, empleando su propio personal, por tanto, su alcance puede y debe
entenderse hacia la revisin conjunta (integral), o separada, de los aspectos
administrativos, operacionales, financieros y del sistema de informacin en general.
59
Aseguramiento: Es el examen objetivo de la evidencia con el propsito de proporcionar
una evaluacin independiente sobre una actividad o proceso para la organizacin.
Agregar Valor: Las organizaciones existen para crear valor o beneficio a travs del
desarrollo de sus productos o servicios. En el proceso de recoleccin de informacin para
entender y evaluar los riesgos, los auditores internos realizan un anlisis profundo de las
operaciones, lo que los sita en una magnfica posicin para identificar las oportunidades
de mejora, lo cual resulta de mucho beneficio para la organizacin a la que presta sus
servicios el auditor interno.
Despus de este anlisis, se puede concluir que esta reciente definicin, adoptada y
difundida por el Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos de Amrica (The
IIA), es la que mejor define la naturaleza, alcance y objetivos de la Auditora Interna, y es,
adems, la ms utilizada a nivel mundial, puesto que dicho Instituto alberga hoy en da a
ms de 100,000 miembros, de ms de 120 pases alrededor del mundo.
El modernismo del mercado y el grado de sofisticacin de las operaciones que los agentes
econmicos realizan actualmente, se han convertido en factores desafiantes de la funcin
y los tradicionales esquemas de trabajo del Departamento de Auditora Interna, tanto en
organizaciones de negocios, como en instituciones gubernamentales y entidades no
lucrativas.
60
Impactadas por la revolucin de los sistemas de tecnologa de la informacin y por la
aplicacin de nuevas estrategias comerciales para atender las crecientes necesidades de
sus clientes, expandir sus segmentos de mercado y diversificar sus productos y servicios,
asegurando la calidad de los mismos, las empresas han transformado sus plataformas de
negocios, sus procesos administrativos y sus sistemas de informacin y de
comunicaciones, creando espacios que requieren de la implementacin de mayores y
mejores sistemas de control y de evaluacin de riesgos.
61
gerencia, a travs de sus opiniones, sugerencias y recomendaciones que permitan
optimizar los procesos y sistemas.
Actitud proactiva. De acuerdo al nuevo enfoque del trabajo del auditor interno, ste debe
dejar de lado la actitud ms bien pasiva que ha venido mostrando, y participar en la
solucin de los problemas a travs de la evaluacin de los procesos, ofreciendo soluciones
y ayudando a implementar las alternativas de mejora sugeridas, pero procurando
mantener a salvo el principio de independencia respecto a las operaciones que audita.
Presentacin de hechos. Esta actitud requiere que el auditor interno est seguro de lo que
va a presentar como hallazgo, a efecto de que sus conclusiones y recomendaciones no
sean refutadas.
62
Actitud crtica de xito. La actitud crtica de xito exige que el auditor interno no vea en
los procesos solamente firmas y sellos de hule como evidencia de los pasos que sigui el
proceso, sino que vaya ms all de lo evidente; es decir, su examen debe enmarcarse en
su contexto general, lo cual originar recomendaciones que puedan mejorar lo que se
identifique como deficiente, o un posible riesgo. De lo contrario, las apreciaciones sern
limitadas a un aspecto especfico, y no al conjunto de esa operacin o proceso.
Para esto es necesario que el auditor interno examine, valore y seleccione todas las
evidencias dentro de las caractersticas necesarias (suficiente, competente y pertinente),
de tal manera que la discusin se centre en las acciones para solucionar los problemas y
no en el hallazgo, evitando que el auditado caiga en el vicio de tratar de minimizar su
efecto negativo, o hasta de sembrar la duda de si es cierto o no.
Criterio innovador. Las recomendaciones que proporcione el auditor interno deben ser
para ayudar a mejorar y proyectar las operaciones, proponiendo mejoras que cambien la
imagen de la organizacin y sus productos. El criterio innovador es una actitud mental, en
la que juegan varios elementos como el estado de nimo, la libertad para pensar y decir
las cosas, el conocimiento actualizado de los auditores internos, y la posibilidad de
mejorar o innovar lo que se ha evaluado.
63
procesos. Lo ms importante, debe contar con un personal altamente calificado, motivado
y de gran solvencia moral
Desde el punto de vista del Departamento de Auditora Interna, el auditor interno tiene la
autoridad para ordenar trabajos, supervisar a su personal y administrar en si las
operaciones de su departamento, y por consiguiente, controlar los resultados que se
obtengan en su gestin; es decir, es responsable de la calidad del trabajo llevado a cabo,
as como de la imagen y prestigio de su departamento.
64
Informar y asesorar a la administracin y ejercer sus funciones en tal forma que
cumpla con la Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna y las
disposiciones del Cdigo de tica, emitidos por el Instituto de Auditores Internos.
Con el propsito que su trabajo sea conocido, entendido y valorado por toda la
organizacin, es conveniente que la unidad o departamento de Auditora Interna defina
por escrito y comunique apropiadamente, la misin y visin del departamento, la
naturaleza y alcance de sus funciones y responsabilidades, y los procedimientos de
administracin de dicha unidad. Un documento de esta naturaleza se conoce como
Estatuto o Declaracin de Responsabilidades de la Auditora Interna.
65
sino tambin para evaluar el cumplimiento de sus responsabilidades, por lo que se
constituye como un buen parmetro para medir la eficiencia de la Auditora Interna.
La tica General comprende las normas mediante las cuales un individuo decide su
conducta. La tica Profesional es parte de sta, en la cual como profesional, las personas
mantienen pautas de conducta especficas en asuntos que reflejan su responsabilidad
hacia la sociedad, hacia los clientes, hacia otros miembros de la profesin y hacia s
mismos.
El Cdigo de tica del Auditor Interno, fue adoptado por el Consejo de Administracin
del Institute of Internal Auditors (The IIA), el 17 de junio de 2000, y abarca, adems de la
definicin de Auditora Interna, dos componentes esenciales:
2. Reglas de Conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean
observadas por los auditores internos. Estas reglas son una ayuda para interpretar los
Principios en aplicaciones prcticas. Su intencin es guiar la conducta tica de los
auditores internos.
El propsito del Cdigo de tica del Instituto es promover una cultura tica en la
profesin de auditora interna y se aplica tanto a las personas como a las entidades que
suministran servicios de auditora interna.
66
3.1.5 Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna
Desde que las Normas del Instituto de Auditores Internos fueron publicadas por primera
vez en 1978, han sido reconocidas cada vez ms como el referente de calidad de la
profesin de Auditora Interna, y adoptadas por organizaciones profesionales de auditores
internos de todo el mundo. En Amrica Latina, el texto oficial de las Normas emitidas
por el IIA, estn siendo divulgadas por la Federacin Latinoamericana de Auditores
Internos (FLAI).
67
De conformidad con las referidas Normas, Las actividades de auditora interna son
ejercidas en ambientes legales y culturales diversos, dentro de organizaciones que varan
segn sus propsitos, tamao y estructura, y por personas de dentro o fuera de la
organizacin. Si bien estas diferencias pueden afectar la prctica de la auditora interna
en cada ambiente, el cumplimiento de las Normas Internacionales para el Ejercicio
Profesional de la Auditora Interna es esencial para el ejercicio de las responsabilidades
de los auditores internos. (24)
Los servicios de consultora son por naturaleza consejos, y son desempeados, por lo
general, a pedido de un cliente. La naturaleza y el alcance del trabajo de consultora
estn sujetos al acuerdo efectuado con el cliente. Por lo general, existen dos partes en los
servicios de consultora: (1) la persona o grupo que ofrece el consejo, es decir el auditor
interno, y (2) la persona o grupo que busca y recibe el consejo, es decir el cliente del
trabajo. Cuando desempea servicios de consultora, el auditor interno debe mantener la
objetividad y no asumir responsabilidades de gestin. (24)
68
Las Normas fueron instituidas con el propsito de definir los principios bsicos que deben
caracterizar el ejercicio de la auditora interna tal como ste ha sido definido,
proporcionando un marco para ejercer y promover un amplio rango de actividades de
auditora interna que agreguen valor, as como establecen las bases para evaluar el
desempeo de la auditora interna y fomentar la mejora en los procesos y operaciones de
la organizacin.
Las Normas estn constituidas por las Normas sobre Atributos, las Normas sobre
Desempeo y las normas de Implantacin. Las Normas sobre Atributos tratan las
caractersticas de las organizaciones y los individuos que desarrollan actividades de
auditora interna. Las Normas sobre Desempeo describen la naturaleza de las actividades
de auditora interna y proveen criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el
desempeo de estos servicios. Las Normas sobre Atributos y sobre Desempeo se aplican
a todos los servicios de auditora interna en general, mientras que las Normas de
Implantacin se aplican a determinados tipos de trabajos. Estas ltimas han sido
identificadas (A) si se aplican a trabajos de aseguramiento y (C), si se refieren a
actividades de consultora.
Las Normas forman parte del Marco para la Prctica Profesional. Este Marco comprende
la Definicin de Auditora Interna, el Cdigo de tica, las Normas, y otras guas
profesionales.
El departamento de auditora interna puede definirse como una unidad tcnica de alto
nivel, que acta como asesor gerencial en todos los campos de la organizacin a la que
pertenece, basado en los exmenes que realiza para determinar la eficiencia, efectividad y
economa con que las organizaciones realizan la ejecucin, control e informacin de sus
actividades, y, como producto de lo cual, proporciona recomendaciones para la
actualizacin y mejoramiento de la organizacin y los sistemas en funcionamiento.
69
Desde el punto de vista de Organizacin, el Departamento de Auditora Interna constituye
la mejor garanta de la existencia y funcionamiento de un slido ambiente y estructura de
control interno. Es una pieza fundamental de control en grandes empresas y se estructura,
dentro de las mismas, como un departamento que funciona independientemente y
depende directamente de la gerencia.
Los miembros del Departamento de Auditora Interna, deben ser independientes de todo
proceso de la organizacin, por lo que no deben aprobar operaciones, ni llevar registros
de la ejecucin de las mismas, ni del presupuesto. Tampoco deben realizar controles
previos, su actuacin es posterior en cualquier etapa de la operacin, como una accin
preventiva que ayude a detectar y controlar los riesgos existentes, para evitar prdidas,
deterioro o corrupcin.
70
e. Promover la observancia de la legislacin, las normas, y polticas a las que est sujeta
la organizacin, as como el cumplimiento de sus objetivos y metas y presupuestos
aprobados.
71
El campo de accin de un Departamento de Auditora Interna abarca todas las
operaciones de una organizacin; es decir el examen y evaluacin de la efectividad,
eficiencia y economa de todas las unidades administrativas, sus sistemas, procesos y los
controles a ellos incorporados, as como los resultados obtenidos, en relacin a las
polticas, planes y programas de la organizacin.
Este enfoque comenz a perder vigencia en los pases de mayor desarrollo a partir de los
aos 70s. Empero, a nivel latinoamericano todava est muy arraigado este perfil
tradicional del departamento de Auditora Interna. El Dr. Ren Fonseca Borja, en su obra
Auditora Interna: Un Enfoque Moderno de Planificacin, Ejecucin y Control, al
comentar este fenmeno sostiene que producto de la investigacin de 100 empresas ()
slo el 46% realmente realiza funciones concordantes con la verdadera concepcin de la
funcin de Auditora Interna. (16:57)
72
entre una crisis y otra, sino que requiere de la aplicacin de recursos humanos y tcnicos
de manera permanente que permitan un cabal conocimiento del negocio y de los
diferentes factores que afectan a la organizacin.
El Departamento de Auditora Interna, por ser considerado como una unidad de asesora a
la mxima autoridad de la organizacin, debe estar ubicado al ms alto nivel, lo cual
asegurar que exista independencia y respaldo suficientes para el cumplimiento de sus
responsabilidades.
Los auditores internos deben tener el apoyo de la alta direccin de tal forma que puedan
obtener la cooperacin de sus clientes y realizar el trabajo libre de interferencias, tanto al
determinar el alcance de la auditora, como al realizar su trabajo y al comunicar sus
resultados.
El director del departamento debe ser responsable ante una persona de la organizacin,
con suficiente autoridad para promover la independencia y asegurar una amplia cobertura
de auditora, adecuada consideracin de sus informes y apropiada accin sobre sus
recomendaciones.
A mayor nivel jerrquico del Departamento de Auditora Interna, mayor peso tiene en la
organizacin y mayor respeto y autoridad encontrar sobre los hallazgos u observaciones
detectados como producto de su trabajo, y aceptacin a las recomendaciones o
sugerencias propuestas, con lo cul tendr una mayor interaccin con los niveles de toma
de decisiones y, por supuesto, mayor y mejor ser el servicio que brinde a la
organizacin.
73
Es importante tener presente que la jerarqua y el prestigio del Departamento de Auditora
Interna no vendr dado exclusivamente por su situacin en el organigrama, sino tambin
por la exactitud y objetividad de sus juicios y por la aceptacin que tengan sus
recomendaciones. Pero tambin es necesario reconocer que cuando el Departamento de
Auditora Interna no est colocado organizacionalmente en el mximo nivel de la
empresa, su labor se hace innecesariamente ms difcil e ineficaz.
En conclusin, es posible afirmar que para que la Auditora Interna pueda cumplir
eficientemente con su tarea, en forma independiente y objetiva, debe depender
jerrquicamente de la mxima autoridad de la organizacin.
Las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna, emitidas por el Instituto
de Auditores Internos de los Estados Unidos de Amrica, indican: El propsito, la
autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditora interna deben estar formalmente
definidos en un Estatuto, de conformidad con las Normas, y estar aprobados por el Consejo. (24)
74
El Estatuto debe (a) establecer la posicin de la actividad de auditora interna dentro de la
organizacin, (b) autorizar el acceso a los registros, al personal y a los bienes relevantes
para la ejecucin de los trabajos, y (c) definir el mbito de actuacin de las actividades de
auditora interna.
Contar con este documento escrito formal, es crtico para administrar la funcin de
auditora interna dentro de cualquier organizacin, pero para que cumpla a cabalidad su
objetivo, es imprescindible que sea comunicado apropiadamente a todos los niveles de
direccin y a todo el personal de la empresa u organizacin.
75
Ser la prueba de oro de su capacidad para conseguir la aceptacin e implementacin de
su ms importante recomendacin de auditora interna: suscribir y divulgar el Estatuto del
Departamento de Auditora Interna.
Tanto el Cdigo de tica del Auditor Interno como las Normas para el Ejercicio
Profesional de la Auditora Interna, analizadas previamente en este captulo, se refieren a
que un departamento de Auditora Interna, en forma colectiva, debe reunir u obtener los
conocimientos, las aptitudes, la experiencia y otras competencias necesarias para cumplir
con las responsabilidades asignadas por la administracin, y plasmadas en la Declaracin
o Estatuto de Responsabilidades de la Actividad de la Auditora Interna.
76
amplio plan de induccin y familiarizacin con todos los departamentos, sistemas y
procesos de la organizacin.
En cuanto a las caractersticas especficas de los auditores internos a ser contratados, esto
depender del tamao y complejidad de las operaciones de la organizacin. Las
caractersticas mnimas que deben llenar los Auditores que sean contratados para formar
parte de un Departamento de Auditora Interna, son las siguientes:
77
c. Competencia: demostrar conocimientos sobre las leyes que regulan el campo de
accin de la organizacin, funciones y actividades de los sistemas, y de los rganos
rectores de la profesin, as como las normas y procedimientos de auditora tanto
externa como interna.
e. Carcter crtico de evaluacin: tener la capacidad suficiente para interpretar los datos,
utilizando todos los medios, para llegar a resultados concretos, en forma imparcial.
f. Actitud positiva: dejar evidencia de todos los actos de una actitud positiva, lo cual
debe traducirse en ayuda a los auditados, en trminos de respeto y solidaridad.
h. Discreto: evitar el uso de informacin analizada para otros fines, como un acuerdo
moral entre el auditor y su empleador.
i. Lder: hbil para llevarse bien con los dems. Habilidad para concebir y vender ideas.
Ser un lder para los colaboradores directos.
Un aspecto que juega un papel preponderante en todas las actividades que lleva a cabo el
ser humano, es el que se relaciona precisamente con las relaciones humanas. Para el
Auditor Interno a quien le corresponde evaluar las operaciones de todos los niveles de la
organizacin, es de trascendental importancia asumir una actitud positiva para que su
trabajo se desarrolle con naturalidad, esto es, integrndose al personal como ser humano,
como otro colaborador de la organizacin, como un profesional que est aportando desde
su nivel, para la buena marcha y desarrollo de la organizacin.
78
Es por eso que para garantizar la comunicacin armoniosa y de mutuo respeto con todos
los sectores de la organizacin, el auditor interno debe aplicar todas aquellas reglas,
normas, actitudes, etc., que exigen las buenas relaciones humanas, de manera que
motiven a que los colaboradores de la organizacin confan en l y se consolide una
imagen clara y positiva de ayuda, ya que su actitud ser determinante para la apertura o
limitacin de su campo de accin y el xito en la presentacin y aceptacin de sus
recomendaciones.
Las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna emitidas por el Instituto
de Auditores Internos de los Estados Unidos de Amrica, establecen en relacin a la
Planificacin, lo siguiente:
El director ejecutivo de auditora debe establecer planes basados en los riesgos, a fin de
determinar las prioridades de la actividad de auditora interna. Dichos planes debern ser
consistentes con las metas de la organizacin. (24)
La Norma agrega que la evaluacin de riesgos por parte del Auditor Interno debe ser
realizada al menos una vez al ao y que en este proceso deben tomarse en cuenta los
comentarios de la alta direccin y del Consejo.
Como se puede observar, las Normas atribuyen al director del departamento de auditora
interna, la responsabilidad directa por la planificacin, pero esto no significa que los
dems miembros del departamento no deben participar. En la formulacin del Plan Anual
de Auditora Interna es deseable que participen todos los miembros del departamento de
auditora interna, aunque, la responsabilidad final debe ser asumida por el jefe o director
del departamento, quien lo someter a la consideracin del Gerente General y/o al
Consejo.
Para realizar una adecuada planificacin, el auditor interno debe recopilar informacin
acerca de: a) Perfil de la organizacin, b) Las necesidades de la gerencia, c)
79
Coordinacin con los auditores externos, d) Potenciales reas de riesgo y, e) Posibles
eventualidades.
Desde el punto de vista del perfil de la organizacin, es esencial que el auditor interno
obtenga informacin relativa a la escritura de constitucin de la organizacin, su
estructura orgnica, las polticas y objetivos establecidos, manuales de organizacin y
descripcin de funciones, procedimientos de operacin y control, as como los sistemas
de informacin y comunicacin existentes.
80
9 Acceso mutuo a los programas y papeles de trabajo.
9 Intercambio de los informes de auditora y de las comunicaciones de la direccin.
9 Entendimiento comn sobre tcnicas, mtodos y terminologa de auditora.
Comunicacin de Resultados
Los auditores internos deben comunicar los resultados del trabajo. (24)
Dicha Norma tambin indica que en la comunicacin de resultados, los auditores internos
deben incluir los objetivos y alcance del trabajo realizado, as como las conclusiones
81
correspondientes, las recomendaciones, y los planes de accin. Asimismo, en referencia a
la Calidad de la Comunicacin, establece:
82
3. Marco de referencia de la accin administrativa. Las recomendaciones en el
informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser
tomadas por la administracin. Con base en las condiciones reportadas y en la
identificacin de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia
para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones.
Asimismo, el informe tambin cumple propsitos de referencia, tanto para la
revisin de otras reas de la organizacin, como para dar seguimiento a las
acciones correctivas adoptadas.
4. Aclarar puntos de vista del auditado. Es normal que el auditado trate de mitigar
las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que est en desacuerdo. Una
clara posicin del auditor interno y los comentarios del auditado ayudarn a
puntualizar los criterios de la administracin y proporcionarn bases para llegar a
las decisiones que requieran las circunstancias, reduciendo el riesgo que los
resultados sean mal interpretados o interpretados slo superficialmente.
La Capacidad y habilidad del auditor en la redaccin del informe, son fundamentales para
que ste logre sus objetivos y cumpla con los propsitos de ofrecer los elementos que
83
permitan al lector conocer, de forma fcil, los resultados del trabajo realizado por los
auditores.
a) Formato del informe: Definir un formato estndar de informe que asegurare que la
informacin que se requerir ser obtenida desde el inicio de la auditora; ser una
gua inmejorable para los auditores en el buen desempeo de su asignacin. Los
hallazgos sern desarrollados, completados e insertados en las propias secciones del
informe, conjuntamente con los comentarios. Un buen modelo de formato es el que
requiere del desarrollo de los siguientes atributos: Condicin, Criterio, Causa, Efecto
y Recomendacin.
84
Es muy importante que el borrador final del informe de auditora interna, previo a su
discusin con la administracin y el personal del rea auditada, haya sido sometido a un
riguroso proceso de control de calidad, que va desde la ortografa y la redaccin, la
coherencia de los temas, la conveniencia de los captulos o ttulos escogidos, la
descripcin de los atributos de los hallazgos y de las recomendaciones; con un nfasis
especial en la calidad de la evidencia que lo respalda, con el fin de presentar un informe
contundente, pero positivo y de utilidad gerencial.
Es conveniente que la administracin, como una manifestacin del apoyo que le brinda a
la auditora interna, convoque a una reunin de trabajo al personal directivo del rea
auditada, en la cual el auditor interno presente los resultados de la auditora contenidos en
el borrador del informe. Es recomendable que el auditor interno defina los objetivos de
dicha reunin, los puntos principales a exponer y las personas que debern estar
presentes, lo que deber quedar integrado a la agenda de trabajo, con el fin que la
discusin sea ordenada y productiva.
Como resultado final de la reunin con los ejecutivos, y luego de haber discutido el
contenido del informe, el auditor interno podr aclarar, consolidar o modificar sus
apreciaciones, y todos los participantes estarn seguros de lo que deben hacer para
subsanar los problemas reportados. Es recomendable elaborar una especie de acta para
dejar constancia de lo tratado y de los acuerdos a que se lleg con el personal que
particip en la reunin.
Seguimiento de Resultados
85
garanta de que esto efectivamente ocurrir. Por lo tanto, aqu surge otro aspecto importante
donde se pone de manifiesto el apoyo de la alta gerencia a la auditora interna: el continuo
seguimiento que debe dar la administracin a la aplicacin de las recomendaciones de
auditora interna para lograr el mejoramiento de la operacin institucional y de la eficiencia
en la utilizacin de los recursos.
En la seccin 2500 Supervisin del Progreso, las Normas para el Ejercicio Profesional
de la Auditora Interna, emitidas por el Instituto de Auditores Internos de los Estados
Unidos de Amrica, indica:
86
3.2.9 Aseguramiento de la Calidad
Las Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna, seccin 1300 Programa
de Aseguramiento de Calidad, del Instituto de Auditores Internos (The IIA), proporcionan
orientacin para la implementacin de un programa de aseguramiento de la Calidad en un
Departamento de Auditora Interna. Esta norma establece:
87
valor y a mejorar las operaciones de la organizacin y a proporcionar aseguramiento de
que la actividad de auditora interna cumple con las Normas y el Cdigo de tica. (24)
9 Supervisin.
88
9 Revisiones Internas.
9 Revisiones Externas.
Supervisin. La supervisin del trabajo de los auditores internos deber llevarse a cabo
continuamente, para asegurar que lo ejecutan de acuerdo con las Normas, Polticas y
Programas de Auditora Interna. El proceso de supervisin incluye, entre otras, las
siguientes reglas: a) Planeacin adecuada con instrucciones cuidadosamente estructuradas
para los subordinados; b) Convencimiento de que el Programa de Auditora previamente
autorizado, ha quedado documentado con los Papeles de Trabajo; y c) Certeza de que
todas las actividades de auditora han sido debidamente supervisadas de manera adecuada
y documentada.
Los Departamentos de Auditora Interna con gran nmero de auditores, debern contar
con una Gerencia de Aseguramiento de la Calidad a efecto de poder llevar esta actividad
con eficacia.
89
peridicas o cualquier otro mtodo que permita configurar un razonable Programa de
Aseguramiento de la Calidad del departamento de auditora interna.
Con propsitos ilustrativos, a continuacin se presentan algunos ndices por medio de los
cuales se puede medir la calidad de un Departamento de Auditora Interna:
o Razn entre tiempo planificado para los proyectos y tiempo real incurrido.
90
ndices de medicin sobre la organizacin del departamento de auditora interna:
91
CAPTULO IV
Los objetivos de las Normas de Auditora para el Sector Gubernamental, son los
siguientes:
92
d) Facilitar la evaluacin de la eficacia, eficiencia y economa de la administracin
ejercida en el control del sector Pblico no Financiero.
9 Normas Personales
El auditor del sector gubernamental debe poseer una adecuada capacidad tcnica, experiencia
y competencia profesional necesarios para la ejecucin del trabajo.
93
La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al auditor del sector
gubernamental, por la idoneidad y habilidad profesional, para efectuar su labor acorde
con los requerimientos y exigencias que demanda el trabajo.
4.1.2 Independencia
El auditor del sector gubernamental debe adoptar una actitud de independencia de criterio
respecto de la entidad y hechos examinados, y mantenerse libre de cualquier situacin que,
terceras personas, pudiesen sealarle como incompatibles con su integridad y objetividad.
La independencia de criterio permite que los juicios emitidos por el auditor del sector
gubernamental, estn fundamentados en elementos objetivos de los aspectos examinados.
El auditor del sector gubernamental debe considerar si es independiente respecto del ente
auditado, y si sus actitudes y actividades le permiten proceder de acuerdo a ello; de lo
contrario, debe abstenerse de participar en la realizacin de la auditora por
incompatibilidad o conflicto de inters manifiestos, o si existe motivo que pudiese dar
lugar a que otros cuestionen su independencia.
El auditor del sector gubernamental debe actuar con el debido cuidado y esmero profesional,
durante todo el proceso de la auditora.
El debido cuidado y esmero profesional del auditor del sector gubernamental, significa
aplicar correctamente sus conocimientos, habilidades, destrezas y juicio profesional en
todo el proceso de la auditora, para garantizar la calidad de su trabajo.
94
La prctica constante, la supervisin adecuada y la capacitacin continua, promueven que
el auditor del sector gubernamental desarrolle las habilidades necesarias que exigen su
funcin, mayor capacidad, madurez y juicio profesional.
4.1.4 Confidencialidad
4.1.5 Objetividad
El auditor del sector gubernamental debe actuar con objetividad durante el proceso de la
auditora.
La objetividad es una actitud mental que le permite al auditor del sector gubernamental
analizar todos los componentes de los hechos examinados para documentar con evidencia
suficiente, competente y pertinente los hallazgos que presente en su informe.
95
El auditor del sector gubernamental debe abstenerse de participar en la prctica de
auditoras en cualquier entidad donde haya tenido anteriormente autoridad,
responsabilidad o mantenga lazos familiares.
Las normas para el proceso de planificacin de la auditora se dividen en: Plan Anual de
la Auditora Gubernamental y Planificacin Especfica de la Auditora.
96
El Plan Anual de Auditora Gubernamental debe ser aprobado por las autoridades
superiores de la Contralora General de Cuentas e incorporado al Plan Operativo Anual
(POA).
El Plan Anual de Auditora Gubernamental debe ser evaluado peridicamente por quien
los ejecuta y los resultados podrn originar modificaciones, previa autorizacin de las
autoridades superiores.
El trabajo del auditor del sector gubernamental debe ser adecuadamente planificado, para
contribuir a realizar auditoras de alta calidad, con base en el conocimiento general de las
actividades que desarrolla la entidad auditada, as como los factores que la afectan.
97
a. Familiarizacin con el Ente a Auditar
Toda actividad realizada en esta fase debe quedar documentada en papeles de trabajo
y sustentada con la documentacin obtenida.
98
d. Elaboracin de los Programas de Auditora
Cada auditora del sector gubernamental debe disponer de los programas especficos
que incluyen objetivos y procedimientos aplicables a las muestras establecidas y
debern ser archivados como referencia para futuras auditoras.
Las normas para la ejecucin de la auditora se dividen en: Estudio y Evaluacin del
Control Interno, Evaluacin del Cumplimiento de Disposiciones Legales y
99
Reglamentarias, Actualizacin del Archivo Permanente, Supervisin del Trabajo de
Auditora, Obtencin de Evidencia Comprobatoria, Elaboracin de Papeles de Trabajo,
Propiedad y Archivo de los Papeles de Trabajo, Corroboracin de Posibles Hallazgos y
Recomendaciones, Comunicacin y Acciones Legales y Administrativas ante
Identificacin de Hallazgos y Solicitud de Carta de Representacin.
100
La evaluacin del cumplimiento de las leyes y reglamentos es importante debido a que los
organismos, entidades, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales,
estn sujetos a disposiciones legales y reglamentarias generales y especficas.
Todo auditor del sector gubernamental durante el proceso de la auditora est obligado a
actualizar el archivo permanente.
101
Todo supervisor debe dejar constancia y evidencia de su labor, a efecto de evaluar la
oportunidad y el aporte tcnico al equipo de auditora, ya que la supervisin es la garanta
de calidad del trabajo.
El auditor del Sector Gubernamental debe obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la
naturaleza y objetivos del examen, mediante la aplicacin de pruebas de cumplimiento y
sustantivas que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que
formule respecto a la entidad auditada.
a) Suficiencia
Esta caracterstica debe permitir a terceras personas, llegar a las mismas conclusiones
que el auditor gubernamental.
b) Competencia
102
El auditor del sector gubernamental, para cumplir con esta caracterstica, debe agotar
los procedimientos necesarios para obtener la evidencia disponible en todas las
fuentes.
c) Pertinencia
La evidencia ser pertinente si guarda relacin directa, lgica y clara con el hecho
examinado.
Para que la evidencia obtenida cumpla con estas tres caractersticas, el auditor del sector
gubernamental, cuando as lo estime conveniente, deber, adems, obtener de los
funcionarios de la entidad auditada, declaraciones por escrito adicionales, para concluir
respecto de dichas caractersticas.
El auditor del sector gubernamental debe elaborar y organizar un registro completo y detallado
de papeles de trabajo, sobre el proceso de auditora y sus resultados.
Los papeles de trabajo son propiedad de la Contralora General de Cuentas, de las Unidades de
Auditora Interna de las entidades del sector pblico y de las firmas privadas de auditora,
103
debern permanecer en el archivo de papeles de trabajo de la institucin que corresponda, por
el tiempo que establece la ley.
Los posibles hallazgos identificados deben ser discutidos con los responsables del rea
evaluada, as como con el personal tcnico para corroborar los mismos, ratificar la evidencia y
establecer la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones.
La aplicacin de esta norma le permite al auditor del sector gubernamental confirmar los
hallazgos que incluir en el borrador del informe para la discusin posterior.
Durante el proceso de auditora, el auditor del sector gubernamental debe establecer las
posibles acciones legales y administrativas que se deriven de los hallazgos identificados en la
entidad examinada.
En el caso de que el auditor del sector gubernamental tenga indicios de actos ilcitos y
otro tipo de deficiencia proceder de la siguiente forma:
104
a) El auditor gubernamental de la Contralora General de Cuentas proceder a iniciar los
procesos conforme a la ley, ante la autoridad competente segn corresponda.
b) Los auditores internos de las entidades del sector pblico procedern a informar de
tales actos a la autoridad superior, para que sta inicie las acciones legales
correspondientes, quien adems deber informar a la Contralora General de Cuentas
en un plazo de cinco das.
El auditor gubernamental designado por la Contralora General de Cuentas, debe obtener una
carta de representacin de la autoridad superior de la entidad auditada, a fin de corroborar la
veracidad y confiabilidad de la informacin proporcionada durante el proceso de la auditora.
105
En conclusin, el proceso de la auditora de conformidad con las presentes normas, no
est orientado al descubrimiento de actos ilcitos e irregulares, excepto en los casos que la
prctica de dichas auditoras corresponda a denuncias o investigacin de dichos actos.
El descubrimiento posterior de tales actos, ocurridos durante el perodo que haya sido
objeto de la auditora, tampoco significa, necesariamente, que el desempeo del auditor
fue inadecuado, a condicin de que la auditora se haya efectuado de acuerdo con las
Normas de Auditora del Sector Gubernamental.
Estas normas establecen los criterios tcnicos del contenido, elaboracin y presentacin
del informe de auditora del sector gubernamental, asegurando la uniformidad de su
estructura, as como la exposicin clara y precisa de los resultados.
Las normas para la comunicacin de resultados se dividen en: Forma Escrita, Contenido,
Discusin, Oportunidad en la Entrega del Informe, Aprobacin y Presentacin y
Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones.
El auditor del sector gubernamental debe preparar informes de auditora por escrito para
comunicar los resultados de cada auditora.
Su preparacin debe ser en lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando los asuntos
en forma concreta y concisa, lo que debe coincidir de manera exacta y objetiva con los
hechos observados.
El informe de auditora en forma escrita tiene como propsito comunicar los resultados
del trabajo, para garantizar el entendimiento de su contenido y las acciones correctivas
necesarias por parte de los responsables del ente auditado.
106
4.4.2 Contenido
Todo informe de auditora del sector gubernamental debe ajustarse a la estructura y contenido
que se ha definido en los manuales respectivos.
Los informes deben ser presentados de manera objetiva y clara, con suficiente
informacin que permita al usuario una adecuada interpretacin de los resultados.
Todo informe de auditora del sector gubernamental debe incluir un resumen gerencial
que debe contener un extracto que haga referencia a los hallazgos y recomendaciones ms
relevantes.
4.4.3 Discusin
El contenido de cada informe de auditora del sector gubernamental debe ser discutido con los
responsables de la entidad o unidad administrativa auditada, para asegurar el cumplimiento de
las recomendaciones.
Por ser los principales responsable de las operaciones, la discusin con las mximas
autoridades tiene por objeto obtener el compromiso formal de que van a llevar a la
prctica las recomendaciones, delegando los responsables y asignando los recursos
necesarios en un tiempo determinado.
107
Como resultado de la discusin se debe concluir sobre la condicin final de los hallazgos
y su inclusin e incidencia en el informe definitivo.
Todo informe de auditora del sector gubernamental debe emitirse al haber finalizado el
trabajo, segn los plazos establecidos en el manual de auditora.
Para que el resultado de la auditora del sector gubernamental sea de utilidad, y los
responsables tomen las medidas correctivas necesarias para eliminar las causas de los
problemas, es importante que el auditor del sector gubernamental cumpla con las fechas
establecidas en los cronogramas correspondientes.
Todo informe de auditora gubernamental emitido por la Contralora General de Cuentas debe
ser aprobado y presentado oficialmente por parte del Contralor General de Cuentas.
Luego que los informes han sido sometidos al proceso de control de calidad, sern
aprobados y se oficializar la entrega de los mismos a la mxima autoridad de la entidad
auditada, a los responsables de las reas involucradas as como a los distintos usuarios
que corresponda, acreditando la respectiva recepcin.
En el caso de las unidades de auditora interna de los entes del sector gubernamental, los
informes debern ser aprobados y presentados oficialmente por el jefe de dicha unidad,
108
ante la mxima autoridad de la entidad que corresponda y enviar una copia de los mismos
a la Contralora General de Cuentas para el seguimiento y coordinacin de actividades.
La Contralora General de Cuentas y las Unidades de Auditora Interna de las entidades del
sector pblico, peridicamente, realizarn el seguimiento del cumplimiento de las
recomendaciones de los informes de auditora emitidos.
Estas normas aseguran que todos los productos o servicios que brinda la Contralora
General de Cuentas y las Unidades de Auditora Interna del sector Gubernamental, hayan
sido sometidos a un proceso de control de calidad en todas sus etapas.
109
4.5.1 Polticas de Calidad
a. Personal
Para asegurar que el procedimiento de capacitacin sea integral, debe abarcar todos
los niveles institucionales, con el fin de elevar el grado de profesionalismo y calidad
que brindan.
b. Planificacin
Para asegurar que los procedimientos de planificacin, tanto general como especfica,
se ajustan a los estndares establecidos en los manuales tcnicos respectivos.
c. Ejecucin
Para asegurar que los procedimientos de ejecucin de cada auditora, culmine con las
evidencias suficientes, competentes y pertinentes de acuerdo a las circunstancias.
110
d. Informe y Seguimiento
e. Informacin Gerencial
Todos los auditores del sector gubernamental deben conocer las polticas y aplicar los
procedimientos establecidos para el control de calidad institucional
Cada auditor del sector gubernamental tiene la obligacin de proyectar la calidad de los
trabajos realizados agregando valor a los procesos de los entes pblicos que evale, a
111
travs de recomendaciones que simplifiquen o mejoren los mismos y sirvan como medio
para elevar la imagen institucional.
112
CAPTULO V
CASO PRCTICO
5.1 ANTECEDENTES
113
La UDAI debe actuar como asesor gerencial en todos los campos de la institucin a la que
pertenece, basado en los exmenes que realiza para determinar la eficiencia, efectividad y
economa con que la institucin realizan la planificacin, la ejecucin, control e
informacin de sus actividades, producto de lo cual, proporciona recomendaciones para la
actualizacin y mejoramiento de la organizacin institucional y los sistemas en
funcionamiento.
El objetivo de este Captulo, es presentar los aspectos bsicos y prcticos que deben
considerarse para la organizacin de una Unidad de Auditora Interna -UDAI-, en la
Secretaria Nacional de Ciencia y Tecnologa SENACYT-, conforme a los lineamientos
contenidas en el Marco Conceptual del Sistema de Auditora Gubernamental SAG- y a
las Normas de Auditora Gubernamental.
114
5.2 REASIGNACIN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES
Como parte del proceso de organizacin de una Unidad de Auditora Interna UDAI-, es
fundamental la correcta definicin y asignacin de sus funciones. Esta actividad es
relativamente sencilla cuando se trata de organizar, por primera vez, una Unidad de
Auditora Interna; sin embargo, cuando se debe reorientar tcnicamente el enfoque del
trabajo de un departamento o unidad de Auditora Interna ya existente, el cual en mayor o
menor grado est realizando algunas funciones que no le corresponden, por ser parte del
proceso de las operaciones de la entidad, necesariamente se tiene que prestar atencin a la
identificacin de tales funciones incompatibles con la Auditora Interna, ya que le restan
independencia y objetividad, y proceder a reasignarlas a otros empleados, unidades o
departamentos de la institucin.
El sistema de control interno que rige en todas las instituciones del sector pblico, se
singulariza porque mientras el control interno previo y concurrente est inmerso en el
proceso de las operaciones, el control posterior, la auditora interna, se practica por personal
independiente que en modo alguno participa en tales operaciones.
Para el proceso de reasignacin de las funciones de control previo y de control
concurrente, en el cuadro siguiente se presentan algunos ejemplos de funciones
actualmente a cargo de la Unidad de Auditora Interna UDAI- de la Secretara Nacional
de Ciencia y Tecnologa, y se sugieren las unidades o departamentos de la entidad que
deberan hacerse cargo de ellas, as:
115
Funciones Incompatibles con la Tipo de Control Departamento al que deben
Auditora Interna ser Transferidas
a. Visa previa de cheques Concurrente Financiero
b. Revisin de Borradores de Contratos Previo Administrativo / Contratante
c. Elaboracin de Conciliaciones Bancarias Concurrente Financiero
d. Revisin o visado de CUR Concurrente Financiero
e. Integracin de Cuentas Concurrente Contabilidad
f. Conciliacin de la Caja Fiscal Concurrente Financiero
g. Preparacin Anteproyecto de Presupuesto Previo Financiero /Planificacin
h. Diseo de Procedimientos Previo Administrativo / Usuario
i. Operacin de Sistemas Previo Usuario
j. Revisin de Bases de Cotizacin Previo Administrativo / Legal
k. Visa de Liquidaciones de Fondo Rotatorio Concurrente Financiero
l. Arqueos rutinarios de valores Concurrente Financiero / Depto. Custodio
m. Determinacin Prdidas por Robo/Hurto Concurrente Financiero /Depto. Afectado
n. Recepcin /Entrega de Cargos Concurrente Administracin /Involucrados
116
5.3 DECLARACIN DE PROPSITO, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
117
SECRETARA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGA
SENACYT
118
I. PRESENTACIN
1.1 OBJETIVO
Asimismo, este Estatuto proporciona una base para que la Administracin pueda
evaluar las actividades realizadas por la Unidad de Auditora Interna.
1.2 ALCANCE
119
1.4 BASE LEGAL
120
CONTENIDO
I. GENERALIDADES
1.1 Naturaleza
1.3 Propsito
II. RESPONSABILIDAD
III. INDEPENDENCIA
IV. OBLIGACIONES
V. AUTORIDAD
121
I. GENERALIDADES
1.1 Naturaleza
1.3 PROPSITO
122
El ambiente y estructura de control interno ofrece las garantas necesarias para el
registro, control, uso e informacin de los activos, derechos y obligaciones de la
institucin.
El proceso presupuestario cumple con todas sus fases, observando las polticas,
objetivos, planes y programas institucionales y nacionales
123
II. RESPONSABILIDAD
III. INDEPENDENCIA
IV. OBLIGACIONES
124
Desarrollar un plan anual de auditora interna flexible usando una metodologa
apropiada basada en riesgos, incluyendo cualquier riesgo o preocupacin de control
identificados por la administracin, y presentar dicho plan al Despacho Superior para
su revisin y aprobacin.
125
Apoyar en la investigacin de actividades fraudulentas significativas que podran
haber ocurrido dentro de la Secretaria Nacional de Ciencia y Tecnologa y notificar al
Despacho Superior de los resultados.
Tomar en cuenta el alcance del trabajo de los auditores externos, con el propsito de
proporcionar una cobertura ptima de auditora a la organizacin a un costo global
razonable.
V. AUTORIDAD
Tener acceso ilimitado a todas las funciones, los registros, las propiedades y al
personal.
126
dichos empleados hayan sido apropiadamente asignados a equipos de trabajo de
auditora o que de alguna manera apoyen a los auditores internos.
Las funciones de la Unidad de Auditora Interna UDAI- estn reguladas por las Normas
de Auditora del sector Gubernamental emitidas por la Contralora General de Cuentas
para las instituciones del sector Pblico no Financiero y su observancia es obligatoria.
APROBACIN:
_____________________________________ ________________
Secretario(a) Nacional de Ciencia y Tecnologa Fecha
_____________________________________ _______________
Director de la Unidad de Auditora Interna Fecha
127
5.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA
5.4.2 Organizacin
128
Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa
-SENACYT-
DIRECCIN DE LA
UNIDAD DE
AUDITORA INTERNA
ASISTENTE
129
Interna emitidas por la Contralora General de Cuentas, el titular de la UDAI debe
acreditar cinco (5) aos de experiencia en el ejercicio de la auditora y reunir adems las
siguientes caractersticas:
Competencia: demostrar conocimientos sobre las leyes que regulan el sector pblico,
funciones y actividades del Sistema Integrado de Administracin Financiera y de sus
rganos rectores, as como las normas y procedimientos del Sistema de Auditora
Gubernamental.
Carcter crtico de evaluacin: tener la capacidad suficiente para interpretar los datos,
utilizando todos los medios, para llegar a resultados concretos, en forma imparcial.
Actitud positiva: dejar evidencia en su trabajo, de una actitud positiva, lo cual debe
traducirse en ayuda a los auditados, en trminos de respeto y solidaridad.
Para los Auditores de rea se requiere acreditar, por lo menos, tres (3) aos de
experiencia en el ejercicio de la auditora y reunir adems las caractersticas antes
indicadas.
130
Finalmente, se debe tomar en cuenta lo establecido en el Manual de Auditora Interna
Gubernamental, emitido por la Contralora General de Cuentas, el cual en su parte
introductoria al referirse a la Norma 2.1 Capacidad tcnica y profesional, indica:
La capacitacin tcnica del auditor interno gubernamental trasciende los lmites del
conocimiento sobre contabilidad y auditora. El auditor interno gubernamental debe
adquirir conocimientos sobre administracin financiera gubernamental, funcin y
estructura de las entidades gubernamentales, polticas de gobierno que involucran a la
entidad a la que presta sus servicios, entorno legal y jurdico, y debe tener adems un
dominio avanzado del idioma que le permita comunicarse verbalmente en forma efectiva
y escribir sus informes con claridad, energa y convencimiento.
131
Funciones Especficas:
h) Aprobar la planificacin especfica que deben presentar los auditores designados para
realizar cualquier trabajo de auditora.
132
i) Asistir y designar a los auditores internos a participar en los diferentes eventos de
capacitacin que promueva la Contralora General de Cuentas.
m) Apoyar a los auditores internos para que prevalezca el libre acceso a todas las fuentes
de evidencia necesarias para alcanzar los objetivos de las auditoras, lo cual
contribuir a fortalecer la objetividad del trabajo.
o) Velar porque los auditores discutan previamente los resultados de las auditoras
previo a la redaccin final de cada informe de auditora.
133
5.6.2 Auditor de rea
Funciones Especficas:
e) Dejar evidencia del trabajo realizado, por medio de papeles de trabajo elaborados
tcnicamente, conforme las directrices vigentes.
134
h) Participar en la discusin de los hallazgos de auditora, conjuntamente con el
Director.
5.6.3 Asistente
Funciones Especficas:
b) Recibir, clasificar, registrar, distribuir y archivar los documentos que ingresan y los
que genera la Unidad de Auditora Interna.
135
c) Revisar y preparar la documentacin para la firma del Director de la Unidad de
Auditora Interna.
d) Mantener actualizada la agenda diaria del Director de la UDAI y velar por su oportuno
recordatorio.
i) Velar por el oportuno requerimiento de los materiales de oficina, as como por el uso
racional de los mismos.
136
5.7 PLAN ANUAL DE AUDITORA INTERNA
Toda actividad productiva, y en general en toda actividad que realiza el hombre, que
involucra la utilizacin de recursos humanos, materiales y financieros, debe efectuarse
bajo una planificacin sistemtica y racional orientada hacia la consecucin de objetivos
y metas bien definidos que conlleven, asimismo, a la utilizacin de esos recursos en
forma econmica.
La actividad de la Auditora Interna, con mayor razn, debe ser planificada para cumplir
con sus objetivos en forma oportuna y adecuada, para utilizar los recursos disponibles
para este efecto, en forma concordante con los beneficios que persigue la organizacin a
la que pertenece.
Primer Paso:
137
9 Conocimiento de las Normas de Auditora y Control Interno Gubernamental
Segundo Paso:
Tercer Paso:
Cuarto Paso:
Quinto Paso:
Sexto Paso:
Otras Actividades:
9 Evaluacin de contrataciones
138
9 Evaluacin de Recursos Humanos
9 Evaluaciones de Almacn
9 Evaluaciones de Viticos
Sptimo Paso:
A continuacin se presenta el Proyecto del Plan Anual de Auditora Interna PAA- para
la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa SENACYT-, elaborado en base a los
lineamientos y metodologa establecidos por la Contralora General de Cuentas.
139
SECRETARA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGA
SENACYT
PROYECTO DEL
PLAN ANUAL DE AUDTIORA INTERNA PAA-
AO 200_
140
CONTENIDO
1. Objetivo General
2. Objetivos Especficos
3. Metas
4. Polticas
5. Estrategias
6. Tipos de Auditoras
7. Areas a Auditar
8. Cronograma de Actividades
141
SECRETARA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGA SENACYT-
AO 200 _
1. OBJETIVO GENERAL
2. OBJETIVOS ESPECFICOS
142
3. METAS
De acuerdo con las polticas y estrategias establecidas para el presente ao, la UDAI
espera alcanzar las siguientes metas especficas:
Evaluar un mnimo de veinte programas, proyectos, procesos, etc. que conforman las
actividades sustantivas de la SENACYT.
4. POLTICAS
143
El control de calidad que se ejercer en todo el proceso de las auditoras para
garantizar el cumplimiento oportuno y adecuado de la metodologa de la auditora
interna y de los procedimientos especficos definidos en los programas de auditora.
5. ESTRATEGIAS
6. TIPOS DE AUDITORA
144
Auditora Financiera: Es la auditora que evala la informacin financiero y la
liquidacin del presupuesto, con el fin de dar una opinin profesional independiente sobre
la razonabilidad del contenido de los mismos, incluyendo la revisin de la evidencia que
sustenta la veracidad de los mismos.
7. REAS A AUDITAR
145
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
146
9. REGISTRO DE EJECUCIN DEL PAA
La elaboracin y presentacin de los informes de auditora ser dentro de los cinco das
de haber finalizado el trabajo asignado a los auditores. En el mismo plazo debe enviarse
copia de cada informe a la Contralora General de Cuentas.
147
5.8 UTILIZACIN DEL MANUAL DE AUDITORA INTERNA
GUBERNAMENTAL
La aplicacin del manual permite ejercer un control de calidad en los trabajos realizados,
ya que regula la ejecucin de las diferentes fases del proceso de toda auditora, que son:
a) planificacin, b) ejecucin y c) comunicacin de resultados, cada una de estas fases se
haya desglosada en actividades especficas que deben cumplir los auditores para realizar
satisfactoriamente cualquier tipo de trabajo.
Asimismo, dicho manual facilita y apoya la funcin directriz de las autoridades superiores
de las instituciones, al definir la metodologa y los procedimientos tcnicos que deben
observar los auditores internos, para que el resultado de su trabajo se convierta en
opciones viables para mejorar sus resultados operacionales (objetivos y metas), bajo
criterios de eficiencia, eficacia, economa, equidad y transparencia, de acuerdo con la
misin y visin institucional que gua sus programas de trabajo.
148
Uniformar el trabajo de los auditores internos gubernamentales y promover un mayor
grado de eficiencia, efectividad y economa en el desarrollo de la auditora interna
gubernamental en su conjunto.
Servir de base para los programas de capacitacin dirigidos a los auditores internos
miembros de las Unidades de Auditora Interna de los Organismos del Estado,
entidades autnomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y
dems instituciones que conforman el sector pblico no financiero.
149
CONCLUSIONES
Despus de haber desarrollado, en los cinco captulos, el tema del presente trabajo de tesis
denominado Organizacin de la Unidad de Auditora Interna UDAI- en una Secretara
de Estado del Gobierno de Guatemala conforme a Normas de Auditora Gubernamental,
se presentan las siguientes conclusiones:
Las Normas de Auditora Gubernamental constituyen la base conceptual que fija los
lineamientos tcnicos y metodolgicos de la auditora gubernamental, porque ayudan
a desarrollar adecuadamente un proceso de auditora con las caractersticas tcnicas
actualizadas y el nivel de calidad requerido por los avances de la profesin.
Constituyen un medio tcnico para fortalecer y estandarizar el ejercicio profesional
del auditor gubernamental y permiten la evaluacin del desarrollo y resultado de su
trabajo.
150
marco conceptual comn que satisfaca las demandas generalizadas de todos los
sectores involucrados.
151
ejecucin, control e informacin de sus actividades, y, como producto de lo cual,
proporciona recomendaciones para la actualizacin y mejoramiento de la
organizacin y los sistemas en funcionamiento.
152
RECOMENDACIONES
153
lineamientos para la organizacin e implementacin de la Unidad de Auditora Interna
UDAI-, con base a dichas normativas.
Es importante que como producto de dicha actividad, se acuerde con las autoridades
responsables de cada ente pblico, un plazo razonable para que cada institucin
implemente las mejoras que consideren necesarias.
El efecto multiplicador del trabajo de las UDAI ser de beneficio para alcanzar en
forma eficiente y econmica, los objetivos previstos por la auditora gubernamental,
ya que se podr cubrir en menos tiempo un mayor nmero de entidades auditadas, lo
cual promovera una mayor transparencia y contribuira en la lucha contra la
corrupcin, al evaluar en forma coordinada los resultados obtenidos por las
instituciones pblicas en la ejecucin de sus programas y dems actividades
sustantivas.
154
BIBLIOGRAFA
155
11. Contralora General de Cuentas. Marco Conceptual del Sistema de Auditora
Gubernamental. Guatemala, Junio 2006.
156
22. Santillana Gonzlez, Juan Ramn. Auditora Interna Integral: Administrativa,
Operacional y Financiera. 2. edicin. Mxico: Thomson 2002. 415 p.
24. The Institute of Internal Auditors (IIA). Standards for the Professional Practice of
Internal Auditing. United States of America, 2004.
157