PENGENDALIAN DOKUMEN

PUSKESMAS
SOP No. Dokumen :
No. Revisi :
Tanggal Terbit :
Halaman :

PUSKESMAS BATAKTE Antonia Nogo, S.ST, M.Kes

NIP: 19630508 199603 2
001
1. Pengertian Pengendalian dokumen merupakan pedoman didalam pengelolaan
dokumen di Puskesmas.
2. Tujuan Memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian
untuk diberlakukan pelaksanaannya.
1. Kebijakan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pelaksanaan program dan
pelayanan puskesmas yang sesuai dengan langkah-langkah dalam
SPO.
2. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 290/MENKES/PER/III/2008,.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 tahun 2014
Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.
3. Prosedur
4. Langkah-langkah 1. Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode
2. Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan
sebagai berikut:
a. Klasifikasi nomor SPO dan SK:
1) Kesehatan: 440
2) Kepegawaian: 800
3) Bendahara/ Keuangan: 900
b. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a) Bab I, (A/I),
b) Bab II, (A/II),
c) Bab III, (A/ III),
2) Pelayanan Program kode : B,
a) Bab IV, (B/ IV),
b) Bab V, (B/ V),
c) Bab VI, (B/ VI),
d) Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan
upaya (contoh upaya KIA= B/IV/KIA, upaya
 promkes = B/IV/Promkes, dan lain- lain),
3) Pelayanan Klinis kode : C,
a) Bab VII, (C/ VII),
b) Bab VIII, (C/ VIII),
c) Bab IX, (C/ IX),
4) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
5) Daftar tilik disingkat: Dt,
6) Kerangka Acuan disingkat: KA,
7) Surat Keputusan disingkat: SK,
8) Kebijakan disingkat: Kb,
9) Dokumen ekternal disingkat: Dek,
10) Manual Mutu disingkat MM.
11) Pedoman Mutu disingkat PM,
a. Penyimpanan Dokumen/ arsip.
1) Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun dan pada setiap resep harus diberitanda:
a) Umum: resep umum,
b) Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta
asuransi kesehatan,
c) Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/ Jampersal
untuk resep yang diberikan kepada pasien yang
dibebaskan dari pembiayaan retribusi,
3) Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Puskesmas
Selomerto,
4) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi
dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan program,
 b. Sistempenomoran:
1) Suratmasuk dan keluar sesuai dengan aturan Puskesmas
Selomerto
2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan dengan
sistem pengkodean yang telah ditentukan,
3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan
pengodean,
4) Urutan penomoran meliputi: Klasifikasi nomor,
Kodepelayanan, Kodedokumen, Bulan, Tahun dan
nomor urut dokumen:

Contoh: 440/B/ IV/KIA/ SPO/ 6/ 13/ 005

(440: Kode kesehatan B: Kode pelayanan upaya, IV:
Bab IV, SPO: Standar Prosedur Operasional,6:
bulan 6/ Juni, 13 tahun 2013, 005: nomor urut SPO),

3. Petugas memasukkan dokumen dalam file yang sesuai dalam

jangka waktu yang telah diatur di atas.
5. Diagram Alir
Petugas menyiapkan dokumen yang
akan diberi nomor kode

Petugas memberikan nomor kode

pada dokumen sesuai acuan

Petugas memasukkan dokumen dalam

file dan dalam dalam jangka waktu
yang sesuai

6. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
7. Unit terkait Admen, penanggung jawab program, pelaksana pelayanan
8. Dokumen terkait Dokumen eksternal, SPO, SK, Kerangka acuan, Daftar tilik,
Manual Mutu, Pedoman Mutu, Resep
 9. Rekaman
hidtoris
perubahan
No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan