CARACTERSTICAS DEL SISTEMA ACTUAL

La IEP KEPLER fue fundada en marzo del 2009 y tiene como objetivo
principal brindar una educacin de calidad de acorde a los nuevos tiempos.
Actualmente cuenta con 500 alumnos y atiende un promedio de 30 personas al
da.
En el sistema de atencin del colegio se encuentra el director general, quien
est a cargo de atender a los padres de familia y organizar las actividades; la
secretaria, quien est a cargo de matrculas y pagos; el jefe de Registro y
Evaluacin quien se encarga de llenar notas y elaborar libretas de notas en la
institucin; as tambin estn involucrados alumnos, docentes, auxiliares y
padres de familia.
Actualmente los alumnos son matriculados en Secretaria y despus de ello se
solicita su documentacin, pagando un derecho de matrcula de S/.350. La
secretaria llena una ficha de matrcula de manera manual y con ello, el alumno
se considera como matriculado, crendose un archivo en folder conteniendo
dicha ficha y su documentacin. El registro de notas lo hace el Jefe de Registro
y Evaluacin, quien elabora los formatos de Registro de Notas y hacen el
llenado de Notas en Excel.
El problema central es la demora existente al registrar una matrcula y al
organizar la informacin de alumnos matriculados para que luego se generen
las listas para profesores y para consolidados de notas, debido a que no existe
un sistema informtico que nos ayude a acelerar estos procesos.
El sistema a implementar deber mejorar el proceso de atencin en el registro
de matrculas y de notas, adems de acelerar la obtencin del listado de
alumnos y de obtencin de consolidados de notas.
En vista de los problemas detectados, se plantea como solucin la
implementacin de un sistema informtico para mejorar los servicios de
atencin, registro de matrcula de notas y reporte de listado de alumnos
matriculados.
 FORMULACIN DEL PROBLEMA

Actualmente la empresa tiene los datos de los alumnos en

fichas de matrculas y los datos de las notas los tiene
PROBLEMA
registradas en Excel no contando con un sistema de bases de
datos sistematizado que permita agilizar los procesos de registro
de matrculas y notas.

AFECTA Secretaria y Jefe de Registro de Evaluaciones.

El impacto se notar en los procesos de registro de alumnos,

IMPACTO listados, consolidados de notas.

Implementar una base de datos que contenga toda la

informacin necesaria para agilizar los procesos de matrculas y
SOLUCIN
notas.

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 SISTEMA ACTUAL

DIAGRAMAS DE CASOS DE USO DEL MODELO DEL NEGOCIO

Listar Matriculados Registrar Notas

Jefe de Registro y Evaluaciones

Director

Elaborar Cronograma Pagos

Elaborar Consolidados Notas

Registrar Matricula
Reservar Matricula

Secretaria

Elaborar Ficha Matrcula

Apoderado
Presentar Documentacion

Registrar Pagos

Efectuar Pago Matrcula

Listar Alumnos Deudores

Procesar Pagos Pensiones

Tesorera

Procesar Pagos Planilla

Pgina 3
 DIAGRAMAS DE CASOS DE USO DEL SISTEMA

PACKAGE - Procesar Notas

<<include>>

VERIFICAR MATRCULA REGISTRAR NOTAS

PROMEDIAR NOTAS

JEFE DE REGISTRO Y
EVALUACIONES
(f rom PROCESAR REGISTROS
...)Y PAGOS)
REGISTRAR ASISTENCIAS

INGRESAR NOTAS A SIAGIE

EMITIR REGISTRO DE
EVALUACIONES
PROFESOR

<<extend>>

VERIFICAR NOTAS ACTUALIZAR NOTAS

ESTABLECER SILABO

Pgina 4
 Procesar Registros y Pagos

ESTABLECER PLANILLA

ACTUALIZAR DATOS DEL ALUMNO

TESORERO

EFECTUAR PAGOS
REGISTRAR ALUMNO

DIRECTOR
ASIGNAR CARGA LECTIVA

ESTABLECER HORARIO

VISAR SILABO
JEFE DE REGISTRO Y
EVALUACIONES
MATRICULAR ALUMNO ANTIGUO REGISTRAR ALUMNO EN SIAGIE

REGISTRAR MATRCULA MATRICULAR ALUMNO NUEVO CONSULTAR PRECIO

APODERADO

SECRETARIA

<<extend>>

REGISTRAR PAGOS VERIFICAR TARIFAS

Pgina 5
 Procesar Reportes

EMITIR ACTAS DE NOTAS

LISTAR POR ORDEN MRITO

JEFE DE REGISTRO Y
EVALUACIONES
(f rom PROCESAR REGISTROS
...)Y PAGOS)

EMITIR REPORTE NOTAS

<<extend>>

EMITIR REPORTE PAGOS REPORTAR ALUMNOS DEUDORES

Tesorera
(f rom Business Use-Case Model)

LISTAR ALUMNOS MATRICULADOS

SECRETARIA
(f rom PROCESAR REGISTROS
...) Y PAGOS)

Pgina 6
 DIAGRAMAS DE SECUENCIA

Administracin de Notas

: Tecnico de Registros y : frmAdministracion_de_Notas : ctrlGenerar : ctrlNuevo : ctrlRegistrar : ctrlSalir : MATRICULA : NOTA

Evaluaciones

Solicitar seleccion de parametros

Ingresar ao

Seleccionar el grado

Seleccionar la seccion

Seleccionar el curso

Seleccionar el bimestre

Pulsar boton Generar

listar()

leer()

Mostrar Registros

Pulsar boton Nuevo

limpiar()

Solicitar ingreso de notas

Ingresar notas

Pulsar boton Registrar

guardar()

actualizar()

Desplegar mensaje "Notas registradas"

Pulsar boton Salir

volver()

Pgina 7
 Administracin de Matrcula

: ctrlAgregar : ctrlQuitar : CURSO : MATRICULA

: Secretaria : frmAdministracion_de_Matricula : ctrlBuscarAlumno : ctrlBuscarCurso : ctrlNuevo : ctrlRegistrar : ctrlSalir : ALUMNO

Solicitar seleccion de datos de la matricula

Seleccionar modalidad

Ingresar fecha

Seleccionar grado

Seleccionar seccion

Pulsar boton BuscarAlumno

buscarAlumno()

buscar()

Mostrar datos del Alumno (Codigo, Apellidos, Nombres)

Pulsar boton BuscarCurso

buscarCurso()

buscar()

Mostrar datos del Curso (Codigo, Descripcion)

Pulsar boton Agregar

agregarCurso()

Pulsar boton Quitar

quitarCurso()

Pulsar boton Nuevo

limpiar()

Pulsar boton Registrar

guardar()

actualizar()

Desplegar mensaje "Matricula registrada!"

Pulsar boton Salir

volver()

Pgina 8
 Administracin de Alumno

: Secretaria : frmAdministracion_del_Alumno : ctrlNuevo : ctrlBuscarApoderado : ctrlSubir : ctrlQuitar : ctrlGuardar : ctrlBuscar : ctrlEditar : ctrlEliminar : ctrlSalir : APODERADO : ALUMNO

Ingresar a Formulario

Pulsar boton Nuevo

limpiar()

Solicitar ingreso de datos

Ingresar datos

Pulsar boton BuscarApoderado

buscarApoderado()

buscar()

Mostrar datos del Apoderado (Codigo, Nombre completo)

Pulsar boton Subir

seleccionarImagen()

Pulsar boton Quitar

quitarImagen()

Pulsar boton Guardar

guardar()

actualizar()

Desplegar mensaje "alumno registrado!"

Ingresar Apellidos

buscarAlumno (Apellidos)

buscar()

Mostrar datos del Alumno

Pulsar boton Editar

editarAlumno()

leer()

Mostrar datos del alumno

Pulsar boton Eliminar

eliminar()

actualizar()

Desplegar mensaje "Eliminado correctamente!"

Pulsar boton Salir

volver()

Pgina 9

1: Solicitar sel eccion de parametros
: Tecnico de Registros y
Evaluaciones
DIAGRAMAS DE COLABORACIN
Administracin de Notas
9: leer()
8: listar()
: ctrlGenerar : MATRICULA
7: Pulsar boton Generar
17: actualizar()
2: Ingresar ao 10: Mostrar Registros
3: Seleccionar el grado
4: Seleccionar la seccion
5: Seleccionar el curso
6: Seleccionar el bi mestre
14: Ingresar notas
18: Desplegar mensaje "Notas registradas"
: frmAdministracion_de_Notas : NOTA
13: Solicitar ingreso de notas
19: Pulsar boton Salir
20: volver()
16: guardar()
15: Pulsar boton Registrar
: ctrlSali r
11: Pulsar boton Nuevo
: ctrlRegistrar
12: limpi ar()
: ctrlNuevo
Pgina
10
 Administracin de Matrcula

15: agregarCurso()

: ctrlAgregar 22: actualizar()

14: Pulsar boton Agregar

21: guardar()

20: Pulsar boton Registrar

: ctrlRegistrar : MATRICULA

23: Desplegar mensaje "Matricula registrada!"

25: volver()

8: buscar()

24: Pulsar boton Salir

2: Seleccionar modalidad
3: Ingresar fecha
: ctrlSalir
4: Seleccionar grado
5: Seleccionar seccion

1: Solicitar seleccion de datos de la matricula 9: Mostrar datos del Alumno (Codigo, Apellidos, Nombres)
: Secretaria : frmAdministracion_de_Matricula : ALUMNO
18: Pulsar boton Nuevo 19: limpiar()

: ctrlNuevo

10: Pulsar boton BuscarCurso

13: Mostrar datos del Curso (Codigo, Descripcion)

7: buscarAlumno()

12: buscar()
16: Pulsar boton Quitar
11: buscarCurso()
: ctrlBuscarCurso

17: quitarCurso()

: CURSO
6: Pulsar boton BuscarAlumno

: ctrlQuitar

: ctrlBuscarAlumno

Pgina
11
 Administracin de Alumno

31: volver()

: ctrlSalir

30: Pulsar boton Salir

: ctrlEditar

22: Pulsar boton Editar

: ctrlBuscar 23: editarAlumno()

18: Ingresar Apellidos

19: buscarAlumno (Apellidos) 16: actualizar()

20: buscar()
24: leer()
28: actualizar()
27: eliminar()
26: Pulsar boton Eliminar : ctrlEliminar

15: guardar()

14: Pulsar boton Guardar

: ctrlGuardar
1: Ingresar a Formulario
5: Ingresar datos : ALUMNO
17: Desplegar mensaje "alumno registrado! "
21: Mostrar datos del Alumno
25: Mostrar datos del alumno
4: Solicitar ingreso de datos 29: Desplegar mensaje "Eliminado correctamente! "
: Secretaria : frmAdministracion_del_Alumno 8: buscar()

6: Pulsar boton BuscarApoderado

9: Mostrar datos del Apoderado (Codigo, Nombre completo)

7: buscarApoderado()

: APODERADO

: ctrlBuscarApoderado

2: Pulsar boton Nuevo

3: limpiar()

10: Pulsar boton Subir

: ctrlNuevo

11: seleccionarImagen()

12: Pulsar boton Quitar

: ctrlSubir

13: quitarImagen()

: ctrlQuitar

Pgina
12
 DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD

DA Emitir Registro de Evaluaciones

DOCENTE JEFE DE REGISTRO Y EVALUACIONES DIRECTOR

Autentificar nuevo Registro

de Evaluaciones

REGISTRO DE EVALUACIONES
Autentificado

Seleccionar primer
registro de alumno

PRIMER REGISTRO DE ALUMNO

Seleccionado

Transcribir notas al INFORME DE ERRORES

registro de evaluaciones Emitido

REGISTRO DE EVALUACIONES
NOTAS Emitir informe
Verificado
Transcritas de errores

FINALIZO REGISTROS? Verificar registro de

evaluaciones
[ NO ] [ SI ] [ SI ]

[ NO ]
Seleccionar siguiente
registro de alumno EXISTEN ERRORES
EN EL REGISTRO?
Aprobar Registro
de Evaluaciones

Emitir Registro de REGISTRO DE EVALUACIONES

Evaluaciones Aprobado

REGISTRO DE EVALUACIONES Recibir registro de

Emitido evaluaciones

REGISTRO DE EVALUACIONES
Recibido
DA Promediar Notas

JEFE DE REGISTRO Y EVALUACIONES SECRETARIA

INICIO

Seleccionar CURSO Verificar

ALUMNO Curso Seleccionado
Verificado Matricula

Verificar Alumno MATRICULA

Verificada

PROMEDIO QUINCENAL
Ingresado

Ingresar promedio
quincenal

PROMEDIO ACTITUD
Ingresado

Ingresar promedio
actitudinal

PROMEDIO TAREAS
Ingresado

Ingresar promedio de
tareas

NOTA EXAMEN BIMESTRAL

Ingresado

Ingresar nota de
examen bimestral

NOTA PROMEDIO Obtener nota

Obtenido promedio

FIN

Pgina 2
DA Registrar Asistencias

DOCENTE ALUMNO

Colocar fecha en FECHA

Registro de asistencias Colocada

PRIMER REGISTRO Seleccionar

Seleccionado primer registro

Llamar alumno por ALUMNO Responder

apellido llamado asistencia

ASISTENCIA
Registrar ASISTENCIA
Registrada
asistencia Respondida

FINALIZO LISTA?
REGISTRO DE ASISTENCIA
[ NO ] [ SI ] Guardado

Seleccionar Guardar registro de

siguiente registro asistencia

SIGUIENTE REGISTRO
Seleccionado

Pgina 3
DA Registrar Notas

JEFE DE REGISTRO Y EVALUACIONES PROFESOR SECRETARIA

INICIO

Elaborar
Registros

REGISTROS Verificar matricula

Elaborados

Llenar registros de cursos MATRICULA

Verificada

REGISTROS DE CURSOS
Llenados

NOTAS
Entregar registros Llenadas

REGISTROS Llenar notas

Entregados

Registrar notas NO ES EXONERADO?

SI

NOTAS
Registradas

FIN

Pgina 4
DA Matricular Alumno Antiguo

APODERADO JEFE DE EVALUACION Y REGISTRO SECRETARIA

INICIO

Solicitar matricula

MATRICULA Verificar ALUMNO

Solicitada alumno Verificado
DEUDAS
Verificadas

Verificar
NOTAS deudas
Verificar notas
Verificadas

TIENE DEUDAS?
TIENE NOTAS?

NO
SI

SI

NO

Aceptar Rechazar
matricula matricula

MATRICULA MATRICULA
Aceptada Rechazada

FIN

Pgina 5
DA Matricular Alumno Nuevo

APODERADO SECRETARIA

INICIO

Solicitar matricula

MATRICULA Recepcionar datos del DATOS DEL ALUMNO

Solicitada alumno Recibidos

Buscar reserva del RESERVA DEL ALUMNO

alumno Buscada

EXISTE RESERVA?
NO
Registrar datos del
alumno

SI DATOS DEL ALUMNO

Registrados

Registrar matricula MATRICULA

Registrada

FIN

Pgina 6
DA Registro de Pagos

APODERADO SECRETARIA

INICIO

Solicitar pago de DATOS DEL ALUMNO

Recepcionar datos del
matricula Recibidos
alumno

PAGO DE MATRICULA
Solicitado
DEUDAS Verificar
Verificadas deudas

NO
TIENE DEUDAS? Solicitar mayor
plazo

SI

Pagar matricula PAGO MAYOR PLAZO

Solicitado Solicitar pago Solicitado

MATRICULA Registrar pago Presentar Declaracion

Pagada Jurada

PAGO
Recepcionar Registrado
recibo DECLARACION JURADA
Presentada

RECIBO
Recepcionado

Registrar ALUMNO
alumno Registrado

FIN

Pgina 7
DA Establecer Silabo

DOCENTE DIRECTOR DE ESCUELA

SILABO
Corregido

Establecer los temas de Corregir Silabo

enseanza

TEMAS DE ENSEANZA SILABO

Establecidos Verificado

Establecer modo de Verificar silabo

calificacin

EXISTEN
MODO DE CALIFICACIN ERRORES?
Establecido
[ NO ] [ SI ]

Enviar Silabo Emitir informe de

Visar Silabo correcciones

SILABO
Enviado SILABO
Visado

Pgina 8
 DA Emitir Reporte de Notas

DIRECTOR JEFE DE EVALUACION Y REGISTRO PROFESOR

INICIO

Solicitar
libretas

LIBRETAS GRADO Seleccionar

Seleccionar grado
Solicitadas Seleccionado seccion

Verificar notas SECCION

Seleccionado

ESTA CONFORME?
NO REGISTRO DE NOTAS
Solicitar registro de notas Efectuar
Solicitado correccion
NOTAS
Verificadas

NOTAS Actualizar notas CORRECCION

Actualizadas Efectuada

SI

Reportar LIBRETAS
libretas Reportadas

FIN

Pgina 9
DA Emitir Reporte de Pagos

TESORERA DIRECTOR

Seleccionar primera
carpeta de alumno

PRIMERA CARPETA DE ALUMNO

Seleccionada

Verificar pago
mensual

PAGO MENSUAL
Verificado

ALUMNO
Agregado

HA CANCELADO?
Agregar alum no a
Reporte de pagos [ SI ] [ NO ]

FINALIZO REGISTRO
DE ALUMNOS? Revisar
[ NO ]
Compromiso...
[ SI ]
Seleccionar siguiente
carpeta de alumno
COMPROMISO DE
PAGO Revisado

CARPETA DE ALUMNO Preparar reporte

Seleccionada de Pagos

REPORTE DE PAGOS
REPORTE DE PAGOS Recibido
Preparado

Em itir Reporte REPORTE DE Recibir Reporte

de Pagos PAGOS Emitido de Pagos

Pgina
10
DA Listar Alumnos Matriculados
SECRETARIA DIRECTOR

Seleccionar primera
Ficha de Matricula

PRIMERA FICHA DE MAT RICULA

Seleccionada

Agregar alumno a Reporte

de Matriculados

ALUMNO
Agregado

FINALIZO CON LAS FICHAS

[ NO ] DE MATRICULA?

[ SI ]

Seleccionar siguiente Ordenar Fichas de

Ficha de Matricula Matricula por grado

FICHA DE MAT RICULA FICHAS DE MATRICULA

Seleccionada Ordenados por Grado

FICHAS DE MATRICULA REPORTE DE MATRICULADOS

Ordenar Fichas de
Ordenados por Seccion Recibido
Matricula por seccin

Entregar Reporte de REPORTE DE MATRICULADOS Recibir Reporte

matriculados Entregado de Matriculados

Pgina
11
DA Listar por orden de mrito

JEFE DE REGISTRO Y EVALUACIONES SECRETARIA DIRECTOR

Entregar Registro de
Evaluaciones

REGISTRO DE EVALUACIONES PROMEDIOS

Ordenar los promedios en
Entregado Ordenados
forma descendente

Emitir Reporte por

orden de mrito

REPORTE POR ORDEN DE MERITO

Recibir Reporte
Emitido

REPORTE
Recibido

Pgina
12
 DIAGRAMAS DE ESTADOS

DIAGRAMA DE ESTADO ENTIDAD ALUMNO

Recibir() Recibido Registrar() Registrado Matricular() Matriculado Verificar() Verificado

Guardar()
Solicitar()

Solicitado Buscar() Buscado Modificar() Modificado Guardar() Guardado

Eliminar()

Eliminado

DIAGRAMA DE ESTADO ENTIDAD REPORTE PAGOS

Preparar() Preparado Emitido Recibir() Recibido

Verificar() Emitir() Solicitar()

Verificado Solicitado Buscar() Buscado

DIAGRAMA DE ESTADO ENTIDAD SILABO

Elaborar() Elaborado Verificar() Verificado Enviar() Enviado Recibir() Recibido

Evaluar()

Corregir() Corregido Enviar()

Evaluado

Visar()
Visado

Pgina
13
 DIAGRAMA DE ESTADO ENTIDAD LIBRETA

Registrar() Registrada Reportada() Reportada

Reportada()

Solicitar() Solicitada Buscar() Buscada

Modificar() Reportada()

Modificada

DIAGRAMA DE ESTADO ENTIDAD MATRCULA

Aceptar() Aceptada Registrar() Registrada Verificar() Verificada Guardar() Guardada Pagar() Pagada

Solicitar() Guardar()

Solicitada Buscar() Buscada Modificar() Modificada

Rechazar()

Pagar()
Eliminar()

Eliminada

Rechazada

DIAGRAMA DE ESTADO ENTIDAD NOTA

Ingresar() Ingresada Verificar() Verificada Guardar() Guardada Actualizar() Actualizada

Guardar()

Obtener() Modificada
Actualizar()

Verificar()
Solicitar()
Modificar()

Obtenida Solicitar() Solicitada Buscar() Buscada Eliminar() Eliminada

Pgina
14
 DIAGRAMA DE ESTADO ENTIDAD PAGO

Ingresar() Ingresado Verificar() Verificado Registrar() Registrado Cancelar() Cancelado

Solicitar() Cancelar() Cancelar()

Solicitado Buscar() Buscado Modificar() Modificado

Eliminar()

Eliminado

DIAGRAMA DE ESTADO ENTIDAD REGISTRO DE ASISTENCIAS

Seleccionar() Seleccionada Respondida Solicitado

Responder() Solicitar()
Llamar() Registrar() Buscar()

Llamada Registrada Buscado

Guardar()

Guardada

DIAGRAMA DE ESTADO ENTIDAD REGISTRO DE EVALUACIONES

Autentificar() Autentificado Llenar() Llenado Verificar() Verificado Emitir() Emitido

Emitir()
Seleccionar() Recibir()

Seleccionado Modificar() Modificado Recibido

Aprobar()
Aprobado

Pgina
15