CONTINGENCIAS EN LA TOMA DE DECISIONES

Descripcin de la situacin

Como he mencionado en otras ocasiones, colaboro para una institucin universitaria en

P.R. Para junio de 2016, en una reunin de staff, la Rectora del recinto present la idea de crear

un fondo de emergencias para ayudar a cualquiera de los empleados que tuviera alguna

emergencia econmica. Esta idea fue originada por un profesor, quien haba vivido una

experiencia de esta ndole en el Departamento de Administracin al cual perteneca. En el

Departamento de Administracin un compaero profesor fue diagnosticado con una enfermedad

terminal, cuyo tratamiento era muy costoso. Ya que la universidad no provee ninguna ayuda para

estas emergencias, los mismos miembros del Departamento hicieron una recolecta entre ellos

mismos para ayudarlo. Es aqu cuando el profesor le sugiere a la Rectora la idea de realizar un

fondo entre todos los empleados que pudiese ayudar a colaboradores que tuvieran alguna crisis

econmica de emergencias. La Rectora trae la iniciativa al staff, este la acepta y se realiza de la

manera que expresamos a continuacin.

A. Estructura de la Decisin

La decisin de implementar esta iniciativa es nueva, ya que nunca antes haba existido un fondo

de emergencias para estos fines. Para lograr estructurar esta idea se cumpli con lo siguiente:

a. Establecimiento de metas y objetivos especficos:

Luego de traer la iniciativa al staff, se escogi un grupo que se encargara de presentar

el nombre del proyecto, el propsito, y hasta un logo y un slogan. Finalmente, la meta

del proyecto es: Crear un fondo de emergencias que servir de ayuda a algn empleado

que han pasado por una emergencia de carcter econmico. Fomentar la identidad de

grupo entre los empleados.

b. Identificacin y definicin del problema (problemas perceptuales, definicin del

problema en trminos de soluciones, identificacin de los sntomas como problemas)

Se identific la necesidad de ayudar econmicamente a empleados con situaciones

catastrficas creando un fondo de emergencias.

c. Establecimiento de prioridades

Para agilizar la ayuda ante la crisis se escogi un comit compuesto por tres empleados

que evaluarn cada solicitud de ayuda, la aprobarn o denegarn, segn sea el caso y le

asignarn la cantidad de ayuda que se le bridar. Esta decisin se atender en un

perodo mximo de 24 horas.

d. Consideracin de causas -

La causa de tomar esta decisin es la ausencia de ayuda al empleado ante una crisis

econmica.

e. Desarrollo de soluciones alternas

Al plantearse la situacin se analizaron las siguientes posibles soluciones:

1. Realizar un sondeo para saber el sentir de los empleados en cuanto a la

aportacin semanal para esta iniciativa, con la finalidad de establecer una

cantidad especfica. Esto fue descartado. Se decidi que cada empleado

iba a decidir cunto aportar. La razn para esto fue el desconocimiento

del estatus econmico de cada uno.

2. Realizar un sondeo por departamento para conocer cuntos empleados

al momento estaban pasando por alguna crisis, para de esta manera tener

un panorama de la rapidez en la cual la iniciativa deba ponerse en

marcha Esto se hizo a principios de junio 2016 y como resultado del

 sondeo se decidi comenzar el ltimo viernes del dicho mes. Este sondeo

evidentemente mostr una cifra desconocida que tena que ser atendida.

3. Enviar una peticin de ayuda al nivel central Esto se descart por

razn de los procesos burocrticos que atrasaran la ayuda inmediata que

necesitaban estos empleados.

4. Realizar una vez al mes una actividad en la cual participaran todos los

empleados del recinto en la cual confraternizaran y a su vez se le

brindara un informe de las ayudas cubiertas por el fondo comunitario

Esta actividad se implement desde junio 2016 hasta el presente.

f. Evaluacin de soluciones alternas

Certeza La decisin la tom un equipo altamente cualificado y confiable. El equipo

escogido lo componen la Capellana de la universidad, un miembro de la facultad y un

administrativo.

g. Seleccin de solucin

La solucin tomada consisti en: todos los viernes de cada semana se permitir que los

empleados puedan venir vestidos de forma casual casual dayvistiendo una polo alusiva

a la iniciativa o a la universidad y jeans. Ese viernes cada secretaria de departamento

recoger la aportacin que cada empleado quiera dar y la llevar al tesorero. Los

ltimos viernes de mes se llevar a cabo una actividad donde los empleados podrn

confraternizar y obtener un informe de seguimiento que incluir la cantidad recolectada

hasta el momento y en lo que se ha utilizado los fondos. Los empleados que tengan

alguna crisis econmica, debern llenar una solicitud de peticin que se atender en un

plazo no mayor a 24 horas, desde el momento en que surgi la emergencia.

h. Instrumentalizacin

En cada actividad mensual los empleados que participen deben firmar al llegar una hoja

de asistencia que se utilizar con el fin de medir el apoyo a la iniciativa. Tambin habr

un buzn de sugerencias que dar un cuadro claro del sentir de los empleados.

i. Seguimiento

Se volvi a realizar el sondeo por departamento para determinar los empleados en crisis

y evaluar si los empleados que estaban previamente en la lista ya haban sido atendidos

e identificar los casos nuevos. Esto se realizara mensualmente.

B. Fuente de Conocimiento de la Decisin

En este caso el equipo escogido est muy capacitado y con conocimiento cabal de la

situacin que sufre cada uno de los empleados que enfrentan cualquier situacin de

emergencia que los lleve a una crisis econmica que no puedan sufragar por ellos

mismos.

C. El Compromiso de la Decisin

Esta decisin al ser una de ayuda directa al empleado no ha tenido mayor dificultad en

establecerse y acogerse. Los empleados han respondido muy bien a esta iniciativa y

esto lo evidencia las actividades de recoleccin de dinero semanal y la actividad

mensual.

D. Riesgo de Conflicto

En este caso el nico riesgo que se corra era la no colaboracin en cuanto a la

aportacin econmica que cada empleado deba realizar, pero afortunadamente

la implementacin de esta iniciativa y su objetivo se est cumpliendo y ha superado las

expectativas.
 Evaluacin de la idoneidad de la medida de la participacin de los empleados que se utiliz

efectivamente en la toma de esta decisin.

En este caso en particular la decisin estuvo a cargo de un equipo. Este equipo se dio a la

tarea de establecer las metas, identificar las causas, desarrollar soluciones alternas y evaluarlas,

seleccionar la solucin, la instrumentalizacin y seguimiento de la decisin. Segn nos menciona

el libro de texto una decisin no programada como esta es ms conveniente que se tomen en

equipos o grupos. (Ivancevich, 2006) El escoger un equipo para realizar esta tarea es una

decisin acertada para el xito de la misma. Fincowsky (2011), nos afirma que el ejercicio de

toma de decisiones en grupo o equipos reduce el margen de error en las mismas; ya que

combinar todas las experiencias, conocimientos (expertise) y habilidades disminuye

significativamente el riesgo de tomar una decisin perjudicial o errnea. Adicional a esto se

fomenta el trabajo en equipo.

Como parte del estudio de esta semana y adentrndome en que motiva o de que forma un

individuo toma una decisin, especficamente en una organizacin, encontr al

terico Herbert Alexander Simon (1989), quin estudi los procesos de pensamiento que utilizan

los gerentes o directivos para la toma decisiones. En relacin al caso antes expuesto, estoy de

acuerdo con Simon en lo que cataloga como racionalidad limitada y creo que consciente o

inconscientemente este fue el racionamiento utilizado por este equipo a la hora de tomar la

decisin.

Este racionamiento bsicamente se concentra en dos factores: la bsqueda y la

satisfaccin. Esto es, la persona o equipo a cargo de tomar la decisin al ser una nueva se

concentra en realizar un proceso de indagacin hasta encontrar la solucin que satisfaga la

necesidad. Esto tambin se conoce como racionalidad procesal, ya que encierra un proceso de

racionamiento. (Simon, 1989)

Tomar una decisin no es una tarea fcil y mucho menos si tenemos personal a cargo. Por

este motivo necesitamos realizar el proceso antes expuesto para ser certeros y eficaces en la toma

de la misma.

Referencias

Franklin Fincowsky, E. B. (2011). Comportamiento organizacional. Enfoque para

Amrica Latina. Mxico: PEARSON EDUCACIN.

Ivancevich, K. y. (2006). Comportamiento organizacional y administracin de

empresas, 7ma. edicin. Mxico, D. F.: McGraw-Hill Create.

Simon, H. A. (1989). Naturaleza y lmites de la razn humana. Mxico: Fondo de

Cultura Econmica.