Manual de Funciones

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
http://univirtual.ean.edu.co/publico/guias_interactivas/gestion%20del%20talento%2
0humano/g_02a_01.html
DAVID ESPITIA BOTERO
CC.14.800.066
FICHA: 1412985
GESTIN DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
2017
JUSTIFICACIN
El manual de funciones contiene informacin valida correspondiente a las labores

que realizan los empleados, describe la organizacin formal mencionando para
cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones que desempea,
autoridad y responsabilidades. Este es un instrumento de apoyo administrativo ya
que el empleador puede llevar un seguimiento de lo que se espera de cada
trabajador en materia de actividades, y responsabilidades, facilita las labores de
auditora, evaluacin, control interno y vigilancia en el desarrollo de tareas
manteniendo un registro del trabajo que realizan los funcionarios y as mismo
saber si el trabajo se est realizando o no adecuadamente.
POLITICAS Y NORMAS
POLITICAS:
Las polticas son reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que
estas se desempeen de acuerdo con los objetivos deseados, son guas para la
accin y sirven para dar respuestas a las interrogantes o problemas que se
pueden presentar con frecuencia, se refieren a la manera como las organizaciones
aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por intermedio de ellos los
objetivos organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos individuales.
Cada Organizacin pone en prctica las polticas de Gestin de Talento Humano
que ms le convenga a su filosofa y a sus necesidades; por tanto, una poltica
debe abarcar lo que la organizacin pretenda en aspectos como provisin de
recurso humano, polticas de aplicacin de recursos humanos (en lo que concierne
en la determinacin de los requisitos para el desempeo de tareas), criterios de
remuneracin de los empleados, criterios de higiene y seguridad relativos a las
condiciones fsicas, ambientales en que se desempean las tareas y funciones del
conjunto de cargos de la organizacin y el desempeo de las operaciones y
actividades, teniendo en cuenta los objetivos de la organizacin.
Las polticas tambin establecen el cdigo de valores ticos de la organizacin,
que rigen las relaciones con los empleados, accionistas, clientes, proveedores,
etc.; a partir de las polticas, pueden definirse los procedimientos que se
implantarn, los cuales son caminos de accin predeterminados para orientar.
NORMAS:
Son la expresin estandarizada de una descripcin de competencias laborales

identificadas previamente. Es importante considerar la norma en su acepcin de
estndar, de patrn de comparacin, ms que de instrumento jurdico de
obligatorio cumplimiento. La norma est conformada por los conocimientos,
habilidades, destrezas, comprensin y actitudes, que se identificaron en la etapa
de anlisis funcional, para un desempeo competente en una determinada funcin
productiva. En este sentido, es un instrumento que permite la identificacin de la
competencia laboral requerida en una cierta funcin productiva.
Una norma tcnica de competencia laboral usualmente incluye:
Lo que una persona debe ser capaz de hacer.
La forma en que puede juzgarse si lo que hizo est bien hecho.
Las condiciones en que la persona debe demostrar su competencia.
Los tipos de evidencia necesarios y suficientes para asegurar que lo que

hizo se realiz de manera consistente, con base en un conocimiento
efectivo.
La capacidad para obtener resultados de calidad con el desempeo

eficiente y seguro de una actividad.
La capacidad para resolver los problemas emergentes en el ejercicio de la

funcin productiva.
La capacidad para transferir los conocimientos, habilidades y destrezas que

ya posee, a otros contextos laborales.
DEFINICIN DE MANUAL DE FUNCIONES
Y DESCRIPCIN DE CARGOS
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que

desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas y ser elaborado
tcnicamente basados en los procedimientos, sistemas y normas que resumen el
establecimiento de guas y orientaciones para desarrollar las labores cotidianas,
sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e
independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios
de una empresa ya que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas
apoyados por las directrices de los superiores y estableciendo con claridad la
responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus
requisitos, perfiles.
Los manuales debern ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes
para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin.
El manual de funciones indica que hacer y cmo hacer el trabajo en funcin de

cumplir con la planeacin, aplicable al Recurso Humano, es decir misin, visin,
objetivos, procedimientos para que stos se cumplan con eficiencia y eficacia,
Para su desarrollo se tendr en cuenta los manuales de procedimientos,
reglamento de trabajo, manuales de operaciones y mantenimiento, anlisis de
cargos, valuacin de cargos, anlisis de carga laboral.
DESCRIPCIN DE CARGOS
La descripcin y anlisis de cargos son una fuente de informacin bsica para

toda la planeacin de recursos humanos, ya que es necesario para el proceso de
seleccin de nuevo personal, para la programacin de planes de capacitacin,
determinar la carga de trabajo e incentivos y la administracin de remuneraciones.
La descripcin del cargo se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del

cargo, en tanto que el anlisis del cargo se ocupa de los requisitos que el
aspirante necesita cumplir.
La descripcin del cargo considera la informacin detallada de las atribuciones o

tareas del cargo qu hace el ocupante la periodicidad de la ejecucin cundo lo
hace, los mtodos aplicados para la ejecucin de las atribuciones o tareas cmo
lo hace y los objetivos del cargo por qu lo hace. Bsicamente es hacer un
inventario de los aspectos significativos del cargo, de los deberes y
responsabilidades que comprende.
Es importante observar que a descripcin se basa en la naturaleza del trabajo, y

no en el individuo que lo desempea en la actualidad.
Las descripciones de puestos pueden confeccionarse de diferentes maneras que

se explican a continuacin:
LAS DESCRIPCIONES GENRICAS
Se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia especficas.

Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los
denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora.
DESCRIPCIONES DE PUESTOS ESPECFICAS
Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas precisas

de un puesto. Indican su relacin con otros puestos especficas dentro de las ms
pequeas unidades organizacionales; stas tambin tienen otros propsitos tales
como: Anlisis precisos de puestos, evaluacin de puestos (para la gestin de
sueldos y salarios), Organigrama, elementos que componen las descripciones de
puesto, designacin del puesto, unidad organizacional y relacin de dependencia.
Estos puntos identifican el puesto y le dan sus caractersticas propias. Diferencian
a cada puesto de los dems.
BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
Los Manuales de Funciones por Competencias Laborales son un soporte tcnico,

el cual le da el fundamento y sentido a la existencia de los cargos de las entidades
u organizaciones. As mismo facilita la organizacin, coordinacin y control de
algunos de los procesos administrativos comunes a todas las organizaciones,
tales como la seleccin de personal, la induccin de nuevos funcionarios, la
capacitacin y entrenamiento en los puestos de trabajo establecidos y el desarrollo
de la evaluacin del desempeo.
Genera la competitividad fundamentada en el desempeo para el desarrollo de los
colaboradores de la organizacin, oportunidades de desarrollo de las personas.
La distribuidora LAP, se enfrenta diariamente a diversos desafos competitivos lo

cual la obliga a mejorar la calidad de sus servicios y a sentir la necesidad de
mejoramiento de su gestin, procesos productivos y productos y es por tanto una
prioridad de la distribuidora disponer de personal competente que supla la
demanda de esas necesidades.
Un modelo de gestin por competencias brinda muchos beneficios a la
organizacin:
Facilidad en los procesos de reclutamiento, seleccin, contratacin, y

evaluacin tanto de empleados nuevos como antiguos.
Un manual de funciones por competencia le permitir a la distribuidora LAP

contar con una herramienta para evaluar el personal nuevo y antiguo.
Identificacin de aquellos requerimientos de capacitacin que refuercen los
conocimientos del capital humano aportando beneficio tanto para ellos
como para la organizacin misma.
Optimizacin en los niveles de satisfaccin laboral y el clima organizacional,

un modelo de gestin por competencias les permite a sus colaboradores
contar con herramientas para evaluar los conocimientos adquiridos as
como sus habilidades y actitudes desarrolladas en su vida laboral y
profesional mejorando de esta manera sus posibilidades futuras de
aplicabilidad a nuevos cargos.
El manual de funciones por competencias permitir a los colaboradores de

la organizacin identificar a plenitud cual es el alcance del cargo, entienda y
conozca sus deberes y obligaciones con la compaa.
PERIODICIDAD DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
Es importante realizar una revisin cada seis (6) meses donde se verificar la
funcionalidad del mismo con el fin de establecer si se requieren ajustes o
actualizaciones, el reajuste, de cada manual se realizar cuando se operen
cambios en la nomenclatura o estructura orgnica ya sea por modificacin,
crecimiento o compactacin; distinta distribucin de funciones entre las reas que
integran a la unidad administrativa; as como por modificaciones al reglamento
interior.
PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL
El rea de Gestin humana primero, establece los criterios y la obligatoriedad para

definir e incorporar en los manuales especficos de funciones y de requisitos las
competencias laborales mnimas para los diferentes cargos de la organizacin. El
segundo, establece las competencias laborales generales para los cargos de los
distintos niveles jerrquicos de la entidad.
La elaboracin del manual de funciones debe buscar concretar esfuerzos en lograr

elaborar un modelo, en el cual se consignen de manera dinmica las
competencias requeridas en cada uno de los niveles y cargos de la entidad, y que
el mismo se constituya en un instrumento funcional para la gestin del recurso
humano, para la concertacin de objetivos, estmulo a sus empleados y no
contine simplemente reposando en los anaqueles de la oficina de recursos
humanos como un instrumento ms que el Estado pide sin ninguna utilidad ni
respeto.
Con el objetivo de identificar las responsabilidades y competencias exigidas por

gerencia se tendrn en cuenta los siguientes aspectos evidencias:
Identificacin del propsito principal del cargo

Identificacin del rea
Definicin de propsitos principales
Funciones especficas para el cargo
Definicin de los criterios de desempeo
Campo de aplicacin
Definicin de conocimientos para el rea
Requisitos de experiencia
Competencias organizacionales
INSTRUMENTOS DE MEDICIN
En los sistemas normalizados de competencia laboral, la evaluacin es el proceso

mediante el cual se recogen evidencias sobre el desempeo laboral de un
individuo, con el fin de determinar si es competente o an no, para realizar una
funcin laboral determinada.
Es un derecho del supervisado saber cmo se ha desempeado en un plazo

determinado, conociendo tanto sus aciertos y contribuciones como sus
limitaciones y necesidades de mejora, con vistas al desarrollo de su carrera
laboral.
Los sistemas tradicionales de evaluacin suelen presentar todas o algunas

de las siguientes caractersticas:
Evaluacin asociada a un curso o programa.

Partes del programa se evalan a partir de las materias.
Partes del programa se incluyen en el examen final.
Aprobacin basada en escalas de puntos.
No se conocen las preguntas.
Se realiza en tiempos definidos.
Utiliza comparaciones estadsticas.
La evaluacin de competencias se caracteriza por:
Se centra en los resultados del desempeo laboral (definidos en la norma).

Tiempo no determinado.
Individualizada.
No asociada a un curso o programa de estudio.
No compara a diferentes individuos.
No utiliza escalas de puntuacin.
Su resultado es competente o an no competente.
Para lo anterior se utilizan las siguientes tcnicas:

Entrevistas.
Observacin.
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL
El rea de Gestin humana, deber a travs de induccin a todos los empleados y

miembros de la Organizacin, hacer conocer este instructivo de una manera
eficaz; y por ende entregar a cada empleado el manual de funciones y descripcin
de cargos que le compete segn su cargo; dicha induccin debe quedar registrada
en el formato correspondiente, con el fin de consignar las evidencias de
conocimiento y comprensin, tanto de este instructivo como del manual de
funciones y descripcin de cargos.
Qu es un Manual de Funciones?
Es un elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento

instrumental de informacin detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y
sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben
realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas,
secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y sealar el Quin?,
Cundo?, Dnde?, Con quin? y Para qu? de cada uno de los cargos.
En l se registra el conjunto de actividades (funciones) dentro de la Organizacin
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL
Quines deben Usar el Manual de Funciones?
Todos los empleados de la Organizacin debern consultar permanentemente

este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su
resultado y ejerciendo apropiadamente el autocontrol; adems de presentar
sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.
Los jefes de las diferentes reas, porque podrn evaluar objetivamente el

desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin de
procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y
externo de la empresa, para analizar resultados en las distintas operaciones.
Los organismos de control a nivel interno y externo, que facilitan la medicin del
nivel de cumplimiento de las funciones establecidas para prevenir prdidas o
desvos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en
el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases slidas para la
evaluacin de la gestin en cada una de sus reas y operaciones.
Para qu una descripcin de Perfiles de cargo? (DPC)
El Manual que contiene las DPC le permite a los miembros de la organizacin

conocer y comprender la estructura de las distintas reas, los niveles establecidos
para cada una de ellas, el alcance general de su trabajo en la estructura de la
organizacin, los requisitos definidos para el ejercicio de cada cargo en el rea,
las asignadas por cargo de esta estructura, las relaciones de cada cargo en la
organizacin tanto internas como externas, as como las competencias
organizacionales, funcionales y especficas establecidas por cargo, con su
respectiva valoracin por indicadores comportamentales.
Los procesos y las responsabilidades, gracias al manual son divididos, clasificados
y distribuidos entre los puestos de trabajo y deben estar definidos de forma clara y
precisa para el logro del cumplimiento de los objetivos asignados a cada uno de
los cargos contenidos en el manual; por tanto, el manual de DPC contiene la
descripcin de las funciones y actividades (conjunto de tareas homogneas, afines
e interrelacionadas cuya realizacin contribuye al cumplimiento de determinada
funcin.)
El manual de DPC se aplica una vez emitido, siempre que se garantice su difusin
y conocimiento al personal que compone la empresa.
MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP
DEPARTAMENTO COMERCIAL
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Denominacin Del Cargo: Director Comercial Ventas
rea: Directiva
Cargo Al Cual Reporta: Gerente General
Nmero De Cargos: 1
II. DESCRIPCIN DEL CARGO
OBJETIVO
Encargado de Cumplir con los presupuestos y metas de venta, establecidas por la

compaa, a travs de la eficiente administracin del departamento y su fuerza de
ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando
nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelizacin de clientes y un servicio
de venta y post venta de excelencia
REQUISITOS MINIMOS
ACADEMICOS:
Profesional en mercadeo y ventas

Formacin en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS
Formacin en servicio al cliente
DE DESEMPEO:
Certificar Cinco (5) aos de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:
Certificacin de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas

con el cargo.
III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

CARGO
LIDERAZGO
Capacidad para emprender, desarrollar y dirigir proyectos importantes

con resultados satisfactorios; estableciendo y manteniendo cohesin de
grupo para alcanzar los objetivos Organizacionales.
Capacidad de identificar objetivos y establecer organismos de ejecucin,
que paso a paso con la debida organizacin y control le permitan su
debido cumplimiento e implementacin efectiva.
Capacidad para elegir entre una o varias alternativas para solucionar un
problema o atender una situacin, comprometindose con acciones
correctivas y consecuentes con la decisin.
Capacidad para llegar a acuerdos ventajosos a travs del intercambio
de informacin, debate de ideas y utilizacin de estrategias efectivas,
con personas o grupos que puedan representar un inters de negocio o
un conflicto.
Disposicin para Gestin no voluntaria e incondicionalmente actividades
que contribuyan al fortalecimiento de sus componentes profesionales y
personales.
Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos destrezas y
habilidades con el fin de mantener altos Estndares de eficacia
organizacional.
Capacidad para trabajar con otros de forma conjunta y de manera
participativa, integrando esfuerzos para la consecuencia de metas y
actuando con eficacia en situaciones de presin de tiempo.
Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la
comunicacin abierta y fluida en el respeto por los dems.
Manejar con respeto y confidencialidad la informacin empresarial de la
que disponga.
IV. FUNCIONES DEL CARGO
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los establecimientos

y el departamento comerciales comprometidas con las Ventas, Mercadeo,
Publicidad y Relaciones Pblicas.
Coordinar la accin de ventas segn comportamientos del mercado y
estrategia comercial de la organizacin.
Desarrollar estrategias de promocin de ventas segn plan estratgico y
objetivos de mercadeo y ventas de la empresa
Implementar acciones estratgicas de mercadeo de acuerdo con
segmentos y escenarios del mercado.
Organizar el equipo de ventas de acuerdo con los objetivos y metas
comerciales
Estructurar estrategias de promocin de ventas segn direccionamiento
estratgico y objetivos de mercadeo y ventas.
Definir los recursos necesarios para la produccin segn plan de ventas o
pedido y caractersticas del mercado.
Preparar informes presupuestales, estadsticos y cronogramas
Analizar comportamiento y demanda.
Elaborar el plan general de produccin, segn plan de ventas, niveles de
inventario y capacidad de produccin.
Evaluar resultados de acciones de mercadeo con base en objetivos
organizacionales.
Definir perfiles de personal a su cargo
Denominacin Del Cargo: Jefe de Centro de Distribucin
rea: Comercial
Cargo Al Cual Reporta: Director Comercial Ventas
Nmero De Cargos: 1
OBJETIVO
Liderar, Planear y controlar la operacin del centro de distribucin, dirigir los

equipos encargados de desarrollar todas las operaciones logsticas, desde la
recepcin de los pedidos hasta la entrega, coordinando el movimiento de los
productos, su almacenaje y transporte de acuerdo con los procedimientos
establecidos por la compaa.
REQUISITOS
ACADEMICOS:
Profesional en Ingeniera Industrial o Ingeniera Logstica

Formacin en Nivel Avanzado Excel y Sistemas de Informacin y CEDIS
DE DESEMPEO:
Cuatro (4) aos de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:

con el cargo.
CARGO
Capacidad de coordinar y organizar eficazmente su(s) equipos de trabajo,

propiciando un adecuado ambiente de trabajo, orientando y dirigiendo a los
dems para motivarlos e inducirlos a que se llegue a las metas y objetivos
planteados.
Capacidad de evaluar alternativas y seleccionar aquella que sea objetiva,
lgica y acorde a la situacin presentada.
Habilidad para utilizar las herramientas verbales para convencer y/o
persuadir con el fin de materializar los objetivos del departamento.
Capacidad de interpretacin de datos cualitativos y cuantitativos con el fin
de establecer estrategias tiles a los objetivos del departamento y de la
organizacin.
Capacidad para mantener relaciones positivas con los clientes,
escuchndolos, asesorndolos y/o solucionando sus dificultades, entiende
sus necesidades y requerimientos con el objetivo de satisfacer o superar
sus expectativas.
Capacidad para desarrollar actividades en conjunto hacia un objetivo
comn donde se suman los conocimientos y habilidades de todo el grupo.
Controlar el desarrollo de las actividades segn indicadores de gestin,

metas y polticas de calidad.
Orientar la solucin de los procesos segn, requerimientos del cliente y
polticas de la organizacin.
Aplicar controles de inventarios segn mtodos o tcnicas establecidas.
Determinar, monitorear y controlar los costos de operacin segn las
necesidades y requerimientos de los clientes.
Definir las metas y planes de accin que lleven a cumplir los objetivos del
rea a cargo.
Promover y liderar proyectos de optimizacin de las instalaciones, red de
distribucin y sistemas operativos.
Promover proyectos de mejora que propendan por aumentar el nivel de
satisfaccin del servicio a los clientes.
Supervisar la flota de transporte para garantizar que las entregas a los
clientes sean eficientes y puntuales.
Velar por la buena conservacin y operacin de todos los activos a su
cargo.
Procesar la informacin de acuerdo con las requisiciones y procedimientos
establecidos por la empresa.
Definir polticas de inventarios y mtodos de almacenamiento segn
estrategias de logstica y objetivos de la organizacin.
Coordinar la recepcin y despacho de objetos segn estrategias de la
compaa y medios de transporte
Elaborar el plan operativo segn requerimientos de los clientes, objetivos y
estrategias de la operacin.
Denominacin Del Cargo: Coordinador de Alimentos
rea: Comercial
Cargo Al Cual Reporta: Jefe de Centro de Distribucin
Nmero De Cargos: 1
OBJETIVO
Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeacin, formulacin y puesta

en prctica de polticas de comercializacin y mercadeo establecidas por la
empresa.
REQUISITOS MINIMOS
ACADEMICOS:
Tcnico o tecnlogo en las carreras de: Gestin logstica, Gestin

Empresarial, de alimentos.
Formacin en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS.
Formacin en servicio al cliente
DE DESEMPEO:
Certificar dos (2) aos de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:

con el cargo.
CARGO
Adaptarse a las polticas Institucionales y buscar informacin de los

cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema
hasta que este quede resuelto.
Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar
los cambios positivos y constructivamente.
Manejar con respeto y confidencialidad la informacin empresarial de la que
disponga.
Disposicin para Gestin no voluntaria e incondicionalmente a actividades
que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes
profesionales y personales.
comunicacin abierta y fluida y en el respeto por los dems.
Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presin de tiempo, de
desacuerdo, oposicin y/o diversidad. Es la capacidad para responder y
trabajar con alto desempeo en situaciones de mucha exigencia.
Ingresar productos e insumos segn procedimiento establecido y ficha

tcnica.
Disponer los productos alimenticios en almacn segn naturaleza del
producto y tcnicas de almacenamiento.
Entregar productos alimenticios al cliente bajo condiciones de seguridad
alimentaria cumpliendo normatividad legal vigente.
Adecuada administracin de los recursos disponibles.
Supervisin y seguimiento de las rutas de Despacho diarias.
Supervisar y controlar que la carga de los transportes sean dentro de los
tiempos indicados.
Realizar seguimiento a los inconvenientes durante la ruta de distribucin de
la mercanca.
Asegurar y garantizar que la mercanca despachada en puerta sea
chequeada por el cliente.
Revisar y procesar devoluciones de mercanca, en buen estado y mal
estado.
Llevar indicadores de Gestin del rea.
Organizacin del departamento logstico
Adecuada administracin del personal a su cargo, Supervisin, formacin,
apoyo y evaluacin tcnica del personal logstico en las bases
Induccin del personal que ingresa (organizacin de tareas, descripcin de
puesto )
Proyeccin de las necesidades de personal en el rea
Efectuar inventario segn procedimiento establecido por la empresa.
Garantizar condiciones de seguridad alimentaria durante el transporte de
productos alimenticios segn naturaleza del mismo y normativa.
Denominacin Del Cargo: Coordinador de Aseo
rea: Comercial
Cargo Al Cual Reporta: Jefe de Centro de Distribucin
Nmero De Cargos: 1
OBJETIVO
Supervisar las actividades tcnicas y administrativas referentes a proveedura,

compras, custodia de materiales y/o equipos, de aseo y dems bienes de
consumo, controlando y ejecutando las solicitudes de mantenimiento y
reparaciones, a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y garantizar las
ptimas condiciones de las instalaciones de las oficinas.
REQUISITOS MINIMOS
ACADEMICOS:
Tcnico en conocimientos administrativos y sistemas.
DE DESEMPEO:
Un (1) ao de experiencia progresiva, de carcter operativo y supervisora

en el rea de servicios generales de una dependencia y/o unidad.
PREFERIBLE:

con el cargo.
CARGO

disponga.
Colaborar con los dems con el fin de alcanzar los objetivos institucionales;
acatar rdenes y tener compromiso con la empresa.
Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parmetros de tiempo
establecidos; orientando sus acciones al cumplimiento de las normas,
polticas y procedimientos institucionales, establecidos para la
operacionalizacin de los procesos en los que participo.
Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, tcnicos
y/o econmicos de que dispone para la ejecucin de sus labores,
invirtindolos y/o utilizndolos de manera adecuada y necesaria en torno al
logro de resultados.

Recolectar la informacin y datos teniendo en cuenta los procedimientos y
requerimientos de la organizacin.
Elaborar informes y reportes segn requerimientos de la organizacin y
metodologas.
Definir polticas de inventarios y mtodos de almacenamiento segn
estrategias de logstica y objetivos de la organizacin.
Establecer mtodos de almacenamiento y manejo de inventarios segn
polticas y estrategias de logstica.
Definir los embalajes y empaques para la carga, segn normatividad y
medios de transporte.
Controlar el desarrollo de las actividades segn indicadores de gestin,
metas y polticas de calidad.
Coordinacin de los procesos logsticos en el almacn, bodegas o centros
de distribucin.
Realizar el seguimiento de las actividades teniendo en cuenta los
indicadores, polticas de calidad y controles establecidos.
Analizar los resultados de la ejecucin segn las estrategias de la
operacin e indicadores de gestin.
Controlar los inventarios segn indicadores de rotacin y mtodos de
manejo.
Valorar los inventarios, segn mtodo y tcnica establecida por la
organizacin.
Aplicar controles de inventarios segn mtodos o tcnicas establecidas.
Manipular alimentos de acuerdo
Tramitar ante el depsito de materiales, pedidos de material de limpieza,
equipos de oficina y bienes de consumo que se requieran en la
dependencia.
Comprar materiales de limpieza y de oficina que se requieran en la
dependencia.
Controlar la existencia y suministro de materiales y equipos de trabajo.
Llevar el control del registro de entrada y salida de material de limpieza
y equipos de oficina, al almacn.
Elaborar requisiciones de compra de materiales y equipos de trabajo.
Custodia el depsito de materiales y equipos de la dependencia.
Realizar inventario de equipos y materiales de trabajo y de limpieza.
Presentar a su superior inmediato las solicitudes y/o requisiciones de
compra de materiales y equipos para su respectiva aprobacin.
Recibir reportes de necesidades de mantenimiento y reparaciones de
las diferentes unidades de la dependencia y verifica daos para ejecutar
la tramitacin correspondiente.
Tramitar solicitudes de mantenimiento y reparaciones ante la unidad
competente.
Inspeccionar las instalaciones y/o equipos y diagnostica las necesidades
de mantenimiento.
Prestar asistencia tcnica en el rea de su competencia.
Recibir y atender a los proveedores.
Coordinar con las unidades solicitantes todo lo relacionado con el
trabajo a ejecutar.
Controlar y verificar la ejecucin de los trabajos asignados.
Calcular y llevar control de los montos correspondientes a horas extras
del personal.
Contactar con proveedores de servicios, para la reparacin de mquinas
de escribir, fotocopiadoras, archivos mecnicos y otros segn se
requieran.
Gestionar y supervisar la reparacin de equipos y mobiliarios de la
dependencia y/o unidad.
Supervisar los servicios de limpieza, mensajera, correo, etc. dentro de
la dependencia.
Solicitar transporte para el traslado de personal, de materiales y
equipos.
Autorizar la reproduccin de material.
Llevar el control del material reproducido en la dependencia y/o unidad.
Elaborar correspondencia, memorndum, informes, oficios o cualquier
otro documento de la unidad.
Coordinar y supervisar las actividades del personal a su cargo.
Controlar y evaluar el personal.
Instruir al personal en el trabajo a realizar.
Ordenar cheques de nmina de personal y efecta la entrega de los
mismos.
Reportar a su superior inmediato sobre la ejecucin de los trabajos o
anomalas presentadas.
Transcribir y registrar informacin, operando un microcomputador.
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la organizacin.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomala.
Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas.
Realizar cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Denominacin Del Cargo: Coordinador Logstico

rea: Comercial
Cargo Al
Cual Reporta: Jefe de Centro de Distribucin
Nmero De Cargos: 1
OBJETIVO
Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso,

almacenamiento, clasificacin, codificacin y entrega de los bienes adquiridos y
desarrollar, mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y
generando eficiencia, eficacia y optimizacin de los recursos de acuerdo a la
normatividad vigente.
REQUISITOS MINIMOS
ACADEMICOS:
Tcnico en logstica.
Conocimiento bsico de internet, Excel, legislacin en servicios pblicos
domiciliarios y dems normas de aplicacin para atencin al cliente
DE DESEMPEO:
Experiencia (1) un ao.
PREFERIBLE:

con el cargo
CARGO

disponga.
Controlar los productos en la cadena en fro de acuerdo con los criterios y

normatividad.
Recoger y entregar la carga segn el plan de rutas y normatividad.
Operar los equipos los objetos segn las normas seguridad de y
herramientas de manipulacin de carga segn el manual del fabricante y
normas de seguridad.
metodologas.
Realizar el almacenamiento de los objetos segn tcnicas, normas de
seguridad industrial e higiene establecidas.
Ubicar los objetos segn los espacios asignados y tcnicas de
almacenamiento.
Efectuar la toma fsica de inventarios, segn mtodos o tcnicas
establecidas por la organizacin.
Revisar las condiciones fsicas de los objetos segn procedimientos de la
organizacin y buenas prcticas de almacenamiento.
Presentar informes de gestin cuando su jefe inmediato lo requiera.
Clasificar y organizar la mercanca en el almacn con el fin de garantizar su
rpida localizacin para las respectivas entregas o salidas del almacn.
Recibir y revisar las requisiciones internas para el despacho de la
mercanca y as asegurar los insumos necesarios para la operacin de la
empresa.
Elaborar las guas de despacho y rdenes de entrega para ejercer control
de la mercanca entregada.
Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo a las normas, el archivo
de los documentos.
Custodiar los bienes que se encuentren en bodega.
Tener constante comunicacin con los proveedores para asegurar que la
mercanca ingrese oportunamente al almacn.
Recibir clasificar, organizar, y distribuir los pedidos y materiales, para su
distribucin y recogida de la carga de los clientes de diferentes sectores.
Denominacin Del Cargo: Asesores Comerciales Junior
rea: Comercial
Cargo Al Cual Reporta: Coordinador de Alimentos y Coordinador de Aseo
Nmero De Cargos: 1
OBJETIVO
Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeacin, formulacin y puesta

en prctica de polticas de comercializacin y mercadeo establecidas por la
empresa.
REQUISITOS MINIMOS
ACADEMICOS:
Ttulo universitario en Economa, Administracin pblico o de Empresas,

Contadura, Ingeniera Industrial, Financiera, o disciplinas acadmicas
afines. Tecnlogo en gestin administrativa, Financiera o disciplinas afines.
DE DESEMPEO:
Certificar Dos (2) aos de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:

con el
CARGO

disponga.
comunicacin abierta y fluda y en el respeto por los dems.
Colaborar con los dems con el fin de alcanzar los objetivos institucionales;
acatar rdenes y tener compromiso con la empresa.
Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parmetros de tiempo
establecidos; orientando sus acciones al cumplimiento de las normas,
polticas y procedimientos institucionales, establecidos para la
operacionalizacin de los procesos en los que participo.
Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, tcnicos
y/o econmicos de que dispone para la ejecucin de sus labores,
invirtindolos y/o utilizndolos de manera adecuada y necesaria en torno al
logro de resultados.
Asesorar al cliente sobre sus necesidades de proteccin, con sujecin a las

polticas de suscripcin y la normatividad vigente.
Asesorar al cliente en el portafolio de productos y servicios de acuerdo a la
poltica interna y normatividad vigente.
Asesorar al cliente y/o asociado en productos y servicios micro financieros
de acuerdo a la normatividad y a las polticas organizacionales vigentes.
Hacer despliegue de objetivos estratgicos y operacionales de las metas
mensuales y anuales institucionales, comprometiendo a todos los
colaboradores, seleccionado y diseando indicadores de gestin que
permitan hacer seguimiento.
Concurrir en el desempeo de sus funciones con todas las dependencias
afines, integrando equipos interdisciplinarios que garanticen una gestin
con calidad, cumplimiento oportuno de los objetivos y metas.
Participar activamente en los programas de induccin, re induccin,
entrenamiento, capacitacin y mejoramiento de la cultura organizacional,
Mantener en el desempeo de su cargo excelentes relaciones humanas,
capacidad de coordinar el trabajo en equipo, receptividad al cambio,
mejoramiento continuo, calidad en la gestin, orientacin y servicio integral
al cliente.
Elaborar, presentar y sustentar informes de gestin oportunos al superior
inmediato y ejercer el control interno del rea comercial.
Denominacin Del Cargo: Auxiliar de Transporte
rea: Comercial
Cargo Al Cual Reporta: Coordinador de Logstico
Nmero De Cargos: 1
OBJETIVO
Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el Ingreso el ingreso,

almacenamiento, clasificacin, codificacin y entrega de los bienes adquiridos y
desarrollar, mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y
generando eficiencia, eficacia y optimizacin de los recursos de acuerdo a la
normatividad vigente.
REQUISITOS MINIMOS
ACADEMICOS
Tcnico en logstica
Conocimiento bsico de internet, Excel, legislacin en servicios pblicos
domiciliarios y dems normas de aplicacin para atencin al cliente
DE DESEMPEO:
Experiencia (1) un ao.
PREFERIBLE:

con el cargo
III.COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE
CARGO

disponga
Controlar los productos en la cadena en fro de acuerdo con los criterios y

normatividad.
Recoger y entregar la carga segn el plan de rutas y normatividad
Operar los equipos los objetos segn las normas seguridad de y
herramientas de manipulacin de carga segn el manual del fabricante y
normas de seguridad
metodologas.
Realizar el almacenamiento de los objetos segn tcnicas, normas de
seguridad industrial e higiene establecidas.
Ubicar los objetos segn los espacios asignados y tcnicas de
almacenamiento.
Efectuar la toma fsica de inventarios, segn mtodos o tcnicas
establecidas por la organizacin.
Revisar las condiciones fsicas de los objetos segn procedimientos de la
organizacin y buenas prcticas de almacenamiento.
Presentar informes de gestin cuando su jefe inmediato lo requiera.
Clasificar y organizar la mercanca en el almacn con el fin de garantizar su
rpida localizacin para las respectivas entregas o salidas del almacn.
Recibir y revisar las requisiciones internas para el despacho de la
mercanca y as asegurar los insumos necesarios para la operacin de la
empresa.
Elaborar las guas de despacho y rdenes de entrega para ejercer control
de la mercanca entregada.
Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo a las normas, el archivo
de los documentos.
Custodiar los bienes que se encuentren en bodega.
Tener constante comunicacin con los proveedores para asegurar que la
mercanca ingrese oportunamente al almacn.
Recibir clasificar, organizar, y distribuir los pedidos y materiales, para su
distribucin y recogida de la carga de los clientes de diferentes sectores.
https://www.gestiopolis.com/el-proceso-de-reclutamiento-y-seleccion-de-personal/

Manual de Funciones

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

DAVID ESPITIA BOTERO

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Para lo anterior se utilizan las siguientes tcnicas:

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Los jefes de las diferentes reas, porque podrn evaluar objetivamente el

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El Manual que contiene las DPC le permite a los miembros de la organizacin

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO

Denominacin Del Cargo: Director Comercial Ventas

Cargo Al Cual Reporta: Gerente General

II. DESCRIPCIN DEL CARGO

Encargado de Cumplir con los presupuestos y metas de venta, establecidas por la

Profesional en mercadeo y ventas

Certificar Cinco (5) aos de experiencia en cargos afines.

Certificacin de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas

III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

Capacidad para emprender, desarrollar y dirigir proyectos importantes

IV. FUNCIONES DEL CARGO

Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los establecimientos

Denominacin Del Cargo: Jefe de Centro de Distribucin