Organizacin

PROCESO ADMINISTRATIVO
AUTOR: ngela Cristina Ochoa Serrano
NDICE
NDICE

Introduccin

Recomendaciones acadmicas

1. QU ES ORGANIZAR?

2. Elementos y Principios de la Organizacin

Acceso rpido
2.1. Principios

3. Etapas de la Organizacin

4. Departamentalizacin y elementos

4.1. Departamentalizacin
GENERALIDADES DESARROLLO
4.2. Elementos clave

Referencias

o Textos

REFERENCIAS

Este material pertenece al Politcnico

Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproduccin total
o parcial.
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INTRODUCCIN Presentacin de exmenes virtuales

La unidad se centra en el conocimiento y aplicacin de la funcin organizacin del proceso Participacin en los foros de discusin
administrativo y cmo esta aporta al cumplimiento de objetivos mediante las diferentes
Se recomienda, por tanto, consultar permanentemente el cronograma detallado de actividades
actividades y tareas que deben realizarse, se busca desarrollar la estrategia para encauzar los
y evaluaciones en el aula virtual.
esfuerzos a los propsitos de la empresa en trminos de su misin y visin.

Se trata de entender las funciones que deben ser realizadas, las relaciones que se deben
establecer y las herramientas que pueden ser usadas para organizar los cargos dentro de una

estructura organizacional que ayudar a la empresa a operar eficiente y eficazmente.

Al aplicar la funcin de organizacin los administradores deben tener en cuenta que es

necesario identificar las tareas y actividades que se deben realizar para obtener los resultados;
disear los cargos de manera que las personas los encuentren interesantes y desafiantes;
entender las ventajas y desventajas de la especializacin, del enriquecimiento de los trabajos y
de la rotacin en los cargos; comprender la importancia de la cadena de comando y el alcance
del control; aprender a delegar efectivamente, y lograr que las personas asuman las
responsabilidades y rindan cuentas de sus asignaciones.

RECOMENDACIONES ACADMICAS

Para el desarrollo de la unidad es importante que diariamente disponga de 2 horas de trabajo
para la realizacin de actividades individuales y el estudio independiente de unidades didcticas
y de documentos complementarios.

El logro del autoaprendizaje est en el estudio del material correspondiente a la unidad y la
profundizacin por medio de los enlaces que se le sugieren; as mismo, en la revisin de los
materiales y textos digitales recomendados en la bibliografa del ncleo.

Por otra parte usted debe trabajar, tanto de manera individual como en equipo, en la
investigacin y preparacin de temas propuestos, en la solucin de ejercicios o talleres y en la
presentacin de informes.

Adicional a lo anterior, usted deber demostrar su capacidad de implementacin de los

conceptos y competencias centrales de esta asignatura mediante:

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1. QU ES ORGANIZAR? La imagen muestra que para llegar a la estructura de la organizacin se requiere de:

Para hablar de la funcin administrativa de organizacin es importante remontarse a la poca Recursos

de los primitivos, en la que se evidencia que el trmino organizar es una actividad innata del ser
humano; nace de la unin de los hombres que trabajando juntos logran un fin comn, mediante Procesos
la determinacin de tareas que deben realizarse, de las personas que deben hacerlas y de cmo
dichas tareas deben ser dirigidas y coordinadas. Stakeholders

Desde el punto de vista empresarial la funcin administrativa de organizacin se define como o Organizacin de estos elementos
una estructura tcnica de relaciones entre niveles jerrquicos, funciones, actividades, elementos

materiales y su capital humano para alcanzar su mxima eficiencia dentro del marco del los
objetivos corporativos.
La funcin de organizar incluye a los diferentes grupos de inters que influyen en las acciones de Y el resultado es la estructura organizacional.
la empresa y deben verse como aliados para alcanzar los propsitos de la empresa. As se
representa: Trabajar juntos ha sido uno de los problemas ms comunes de la organizacin, del cual deriva su
importancia y una de las fases ms creativas del proceso administrativo, pues en ella se deben
establecer todas las consideraciones para definir hacia dnde se va y la forma correcta de
ejecucin para lograr los objetivos.

El diseo de cargos es una herramienta que le permite al administrador reunir tareas y

actividades en una posicin particular dentro de una organizacin. La descripcin adecuada de
un cargo incluye las tareas, las responsabilidades y las relaciones de autoridad (jefes,
subordinados) asociadas con dicha posicin.

El cargo se define como una funcin bajo la responsabilidad de una persona, y contiene varias
dimensiones que pueden afectar de forma significativa la satisfaccin y el desempeo de las
personas que lo ocupan:

Variedad de competencias. Se refiere al grado en el que un cargo exige que las personas posean
mltiples habilidades y destrezas.

Identidad. Grado en el que el cargo necesita la terminacin de productos o servicios que son
identificables y pueden ser atribuidos a los esfuerzos de la persona.

Relevancia del trabajo. Se refiere al grado en el que un cargo contribuye a los resultados
globales de la empresa o al mundo en general.
Figura 1. Proceso de organizar
Autonoma. Refleja los cargos que ocupan las personas con libertad, independencia y autoridad
Fuente: Elaboracin propia para tomar decisiones.

Retroalimentacin. Denota la extensin en la que las personas reciben informacin sobre los

resultados del trabajo que realizan.

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Los cargos generados como consecuencia de organizar requieren ser especializados para 2.1. Principios
obtener calidad y eficiencia, siempre y cuando se actualicen permanentemente, pues las
actividades se descomponen en acciones rutinarias y repetitivas que se pueden realizar con Aunque no hay dos empresas que sean idnticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas.
maestra fcilmente. Su aplicacin vara de acuerdo a las necesidades y circunstancias de cada empresa. Veamos:

La especializacin es un elemento clave de la funcin administrativa de organizacin que

permite concentrarse en una actividad especfica dentro de contexto intelectual, asi: Cmo
puede la empresa ver en la especializacin un beneficio para alcanzar los objetivos con calidad? Tabla 2. Principios de la organizacin
Al producirse un aprendizaje para trabajar mejor, con calidad y con eficiencia.

PRINCIPIOS A QU SE REFIERE?

Objetivo perseguido Inicio de cualquier empresa; su formulacin debe ser clara, precisa,
2. Elementos y principios de la organizacin concreta, factible, en un periodo de tiempo y cuantificable para su
medicin.
Las personas, recursos y objetivos son elementos de la funcin administrativa de organizacin
que crean interrelaciones e interacciones conformando un proceso integral para alcanzar un fin.
El siguiente cuadro resume estos elementos: Anlisis Toda empresa debe ser analizada sistmica y holsticamente en su
inicio, ante los cambios, ante la innovacin, etc.

Tabla 1. Elementos de la organizacin Sencillez Actividad que no genere valor debe eliminarse y es necesario
concentrarse en aquellas necesarias con un manejo sencillo.

1. Objetivos 1.1 Corporativos: rentabilidad a partir de la produccin y comercializacin bienes o servicios.

Funcionalizacin Agrupar las actividades de acuerdo al grado de afinidad entre ellas
1.2 Funcionales: incremento del capital mediante el enganche y fidelizacin de clientes. (analoga y complementariedad).

2. Recursos 2.1 Materiales (tangibles): infraestructura, vehculos, muebles y enseres, instalaciones. Departamentalizacin Dividir las tareas tiene como consecuencia este principio, que secciona
las actividades de la empresa con sus respectivas funciones, que deben
2.2 Materiales (intangibles): imagen, marca, logotipo. ser coordinadas para su funcionamiento.

3. Personal Equipo humano con el cual se construye colectivamente para lograr objetivos que dan sostn a la Centralizacin Concentra aquellas decisiones encaminadas al rumbo que tomar la
empresa. organizacin a futuro a niveles altos y delega algunas actividades a
niveles inferiores para apoyar en forma conjunta los objetivos
corporativos.
Fuente: Elaboracin propia

Equilibrio Este principio se logra estableciendo controles en los procesos

descentralizados que para su ejecucin requieren de autoridad para
exigir.

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b. Asignar las tareas.

Especializacin Se busca profundizar en conocimiento, perfeccin, precisin y
destreza. o Acordar la misin y los objetivos.

o Establecer los lmites y las polticas.

Unidad de mando Una nica cabeza capaz de dirigir, quien coordina el trabajo mediante
el establecimiento de objetivos y medios para alcanzarlos. o Estar de acuerdo en los resultados esperados.

o Determinar la forma de medicin y los medios de retroalimentacin de los

Divisin del trabajo Dividir el trabajo de las personas apoya la adquisicin de habilidades y resultados.
la precisin en labores y funciones en forma eficiente.
o Proporcionar la informacin necesaria.

Equilibrio: direccin y control Cada nivel jerrquico establece los mecanismos de control asegurando
la unidad de mando del cuerpo administrativo.
c. Otorgar la autoridad para actuar.

Personal Una vez se estructura la empresa, se derivan el nmero y tipo de o Obtener el compromiso y definir la responsabilidad.
personas a las que se les debe disear el perfil en coherencia con el
sistema funcional. o Transferir el derecho a tomar decisiones y comprometer recursos.

o Difundir o hacer pblica esta autoridad ante los que tienen que saberlo.
Fuente: Elaboracin propia con base en varios autores
o No interferir.

d. Controlar el desempeo y los resultados.

3. Etapas de la organizacin o Ensear, recompensar, comunicar, dar informacin.

Al definir a la organizacin como una estructura tcnica de relaciones entre niveles jerrquicos o Proporcionar recursos, remover obstculos.
para alcanzar los objetivos, se hace necesario establecer relaciones jerrquicas que se articulan
mediante el proceso de delegacin. La delegacin es el proceso de conferir la autoridad de una o Permitir el error.
tarea especfica o conjunto de actividades a otro miembro de la organizacin, junto con la
responsabilidad y el poder para tomar decisiones. o Manejar los problemas y retos como oportunidades de aprendizaje.

El proceso tiene varias etapas: e. Asignar personal.

a. Decidir qu objetivos o tareas se pueden delegar. o Disear los perfiles.

o Tener clara la misin de la organizacin o del departamento. o Decidir las actividades a desempear.

o Encontrar la persona capacitada para la tarea o capacitarla. o Definir qu y quin.

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f. Delegar autoridad. Nmeros simples: en el pasado se buscaba reunir actividades y personas bajo la
supervisin de un jefe. Hoy este tipo de agrupacin ha declinado por la tecnologa y

la especializacin.
Para que cada miembro del grupo cumpla con los objetivos, se deben asignar
responsabilidades de acuerdo al puesto de trabajo. Muchas veces las personas en cargos de Por tiempo: agrupacin de acuerdo al tiempo basado en la definicin de la jornada
direccin fallan en el momento de delegar por razones como: laboral. Hay organizaciones que por su naturaleza tienen 2 o 3 turnos.

Por funciones: agrupa de acuerdo a las funciones expresando lo que hace la

organizacin (sea produccin, ventas, finanzas).
No tienen el tiempo para realizar la planeacin del proceso de delegacin.
Territorial o geogrfica: agrupacin de acuerdo a la forma de operar tanto fsica
No confan en las habilidades de las personas a su cargo.
como geogrfica de una empresa, como el caso de Ecopetrol.
Evitar los posibles problemas que resultan de dividir la responsabilidad.
Por clientes: agrupa de acuerdo a los clientes respondiendo a un inters.
Inseguridad de su propio valor dentro de la organizacin.
Por proceso o equipo: aplica fundamentalmente a procesos de manufactura de un
producto o equipo especializado.
Para delegar efectivamente es importante tener en cuenta que la persona debe ser la Por producto: agrupa de acuerdo al producto o lnea de productos en una
adecuada; la autoridad y responsabilidad debe ser equilibrada; sin embargo, quien delega
organizacin.
conserva la responsabilidad y debe responder por su decisin de delegar.

Matricial: agrupamiento que surge de la combinacin entre la departamentalizacin

funcional y de proyectos.

Lo anterior presenta el marco formal de la funcin administrativa de organizacin, de acuerdo

4. Departamentalizacin y elementos con la cual las tareas son divididas, agrupadas y coordinadas. Cuando los gerentes desarrollan o
modifican la estructura es porque realizan actividades de diseo organizacional, que son
importantes porque:
4.1. Departamentalizacin

Son las unidades (niveles, reas, divisiones, departamentos) definidos en una organizacin.
Aclaran expectativas en cuanto a lo que debera hacerse.
Cmo puede una empresa optimizar la departamentalizacin? Agrupando actividades y
Dividen el trabajo para evitar duplicaciones, desperdicios en esfuerzos, conflictos, mal
personas en funcin de los siguientes tipos de departamentalizacin:
uso de recursos.

Proveen flujo lgico de actividades propias del trabajo.

Determinan canales de comunicacin.

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Proporcionan un nivel de coordinacin.

Encauzan esfuerzos del personal para lograr objetivos. Tabla 3. Caractersticas de organizaciones mecnicas y orgnicas

CARACTERSTICAS ORGANIZACIONES MECNICAS ORGANIZACIONES ORGNICAS

4.2. Elementos clave

Estructuras Rgidas Flexibles y adaptativas
Especializacin del trabajo: La divisin de tareas trae como consecuencia la especializacin, que
permite enfocarse en ciertos trabajos para ser ms eficientes.
Especializacin Alta Baja
Departamentalizacin: describe la forma en que los trabajos se agrupan a fin de alcanzar las
metas.
Departamentalizacin Alta Baja
Cadena de mando: lnea ininterrumpida de autoridad que se dispersa desde los niveles altos
hasta los inferiores, identificando las relaciones entre niveles determinando quin le rinde
cuantas a quin. Amplitud control Escasa Amplia

Amplitud de control: capacidad de un director para supervisar efectivamente al grupo de

personas a su cargo. Formalizacin Alta Baja

Centralizacin: Grado en que las decisiones deban estar concentradas en los niveles altos de la
organizacin. Red de informacin Limitada Ilimitada y compartida

Descentralizacin: se origina cuando las personas de los niveles inferiores aportan ideas para
participar del proceso decisorio, por lo tanto la gerencia concede autoridad para facultar a Participacin Escasa Amplia y requerida
dichas persona.

Formalizacin: grado en la que las actividades y procesos deban estandarizarse, as como el Centralizacin Alta Baja
comportamiento de las personas, mediante el establecimiento de reglas y procedimientos.

Descentralizacin Baja Alta

Los elementos descritos determinan los tipos de organizaciones, que se definen por sus
tendencias a identificar dichos elementos con mayor nfasis, por lo que adquieren
caractersticas propias as: Fuente: Elaboracin propia

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REFERENCIAS

Textos

Pascual, A., y Macazaga, J. (2007). Organizacin basada en procesos. Bogot, Colombia: Alfa
Omega.

Michaud, S., y Fradette, M. (1995). El poder de la organizacin cintica. Bogot, Colombia:

Norma.

Schein, E. H. (2004). Organizational Culture and Leadership (3 ed.). Nueva York, NY: Wiley.

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